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Expo de MECI
Expo de MECI
Compilacin de Conceptos
Frente a la Importancia del
Modelo Estndar de Control
Interno MECI en el Estado
Colombiano
ESCUELA SUPERIOR DE
ADMINISTRACIN PBLICA ESAP-
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN......................................................................................................
CAPTULO I. NORMATIVIDAD.............................................................................
11
13
21
23
4.1.
23
4.2.
Planes de Mejoramiento...............................................................................
24
4.3.
27
4.4.
Auditora Interna...........................................................................................
28
4.5.
Estilo de Direccin.......................................................................................
30
4.6.
Controles.......................................................................................................
31
4.7.
32
4.8.
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Pgs.
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INTRODUCCIN
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Art. 209 de la Constitucin Poltica. La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin,
la delegacin y la desconcentracin de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administracin Pblica, en todos sus rdenes, tendr
un control interno que se ejercer en los trminos que seale la ley.
Art. 269 de la Constitucin Poltica. En las entidades pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos
y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual
podr establecer excepciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas
privadas colombianas.
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Como parte de la
aplicacin de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en cada organizacin deber velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluacin y control
de gestin, segn las caractersticas propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido
en el artculo 343 de la Constitucin Nacional y dems disposiciones legales vigentes.
Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administracin Pblica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupcin
administrativa.
Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de
las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la funcin administrativa, determina
la estructura y define los principios y reglas bsicas de la organizacin y funcionamiento
de la Administracin Pblica.
Determina los fundamentos del sistema de desarrollo administrativo, entendido como el
conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos,
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Captulo I
NORMATIVIDAD
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Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto
a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de
las entidades y organismos del Estado.
Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para
el Estado colombiano. Mediante este decreto se determina la estructura necesaria para
establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las
entidades y agentes obligados conforme al artculo 5 de la Ley 87 de 1993.
Decreto 2913 de 2007, establece que el Modelo Estndar de Control Interno y el Sistema
de Gestin de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propsito comn
el fortalecimiento institucional, la modernizacin de las instituciones pblicas, el mejoramiento continuo, la prestacin de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta
direccin y los funcionarios en el logro de los objetivos; por lo tanto, su implementacin
debe ser un proceso armnico y complementario.
Comunicado del 20 de octubre de 2008, donde se establecen los productos mnimos para
evaluar la implementacin del MECI.
Decreto 4445 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2913 de 2007, y se ampla el
plazo de implementacin del MECI en las entidades de 3, 4, 5 y 6 categora hasta junio
de 2009.
Decreto 3181 de 2009, por el cual se concede un plazo para el fortalecimiento en la implementacin del MECI en las entidades que hacen parte de los municipios de 3, 4, 5 y
6 categora.
Mediante Circular 100-006 de 2009 se definen las fases y fechas para culminar el
proceso de implementacin del MECI en los municipios mencionados en el Decreto
3181 de 2009.
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Capitulo II
IMPLEMENTACIN DEL MECI
Respuesta: Es un Modelo Estndar de Control Interno que tiene como fin servir de control
de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales en el marco legal aplicable a ellas.
Est dispuesto en tres subsistemas secuenciales que se establecen dentro del ciclo de mejoramiento contino (PHVA: planear, hacer, verificar, actuar), partiendo del Subsistema
de Control Estratgico en el cual se crea el ambiente organizacional necesario para mantener el sistema y se organiza la entidad de tal manera que el control sea transversal a todas
sus actividades; as mismo, en este subsistema se establece la administracin de riesgos
como componente esencial del Sistema de Control Interno institucional, a travs del cual
se identifican, analizan y valoran estos, buscando mitigar su presencia y efecto.
El segundo subsistema, el de Control de Gestin, operacionaliza el control dentro de la
entidad por medio de aquellas actividades de control para garantizar el cumplimiento de
sus objetivos y, adems indica cmo se debe desarrollar la captura y procesamiento de
la informacin, y la creacin de canales efectivos de comunicacin para que la toma de
decisiones sea basada en hechos reales, por este medio se desarrolla el Hacer.
Por su parte, el tercer y ltimo subsistema, el de Control de Evaluacin, logra que los
funcionarios evalen los controles y la gestin de la entidad, y le da un papel importante
a las Oficinas de Control Interno y los rganos de Control como evaluadores independientes del sistema, desarrollando el Verificar. Para finalizar, se llevan a cabo planes de
mejoramiento institucionales por procesos e individuales, terminando con el Actuar del
ciclo de mejoramiento continuo.
Finalmente, para entender que el Modelo Estndar de Control Interno ha sido implementado deben estar correctamente desarrollados los 29 elementos de control que hacen parte
del mismo. El nivel de implementacin de stos se establece en el Manual de Implementacin del MECI y los productos mnimos que se requieren para cada uno de ellos han sido
evidenciados en un comunicado expedido por le Consejo Asesor del Gobierno Nacional
en materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial que se
encuentra dentro de la normatividad relacionada en esta cartilla.
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Qu es el MECI?
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Respuesta: El artculo 1 del Decreto 1599 de 2005 establece que Adptase el Modelo
Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar
y mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes obligados conforme al
artculo 5 de la Ley 87 de 1993.
El citado artculo a su vez plantea: Campo de aplicacin. La presente Ley se aplicar a
todos los organismos y entidades de las ramas del poder pblico en sus diferentes rdenes
y niveles, as como en la organizacin electoral, en los organismos de control, en los
establecimientos pblicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las
sociedades de economa mixta en las cuales el Estado posea el 90% o ms de capital
social, en el Banco de la Repblica y en los fondos de origen presupuestal.
Cules son los roles en la implementacin del MECI?
Respuesta: Los roles de la Oficina de Control Interno en la implementacin del MECI,
son los siguientes:
Evaluar peridicamente el nivel de desarrollo e implementacin.
Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados para la
implementacin.
Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas.
Evaluar permanentemente el desempeo de los grupos de trabajo.
Evaluar la gestin de responsables.
Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el directivo responsable.
Concluir y recomendar acciones de ajuste.
Recomendar ajustes al diseo e implementacin.
Por su parte, el representante de la Alta Direccin tiene como funciones:
Evaluar, desde el autocontrol, el diseo e implementacin del MECI.
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Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.
Asegurar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.
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Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la direccin.
Capacitar a los servidores de la entidad.
Asesorar en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.
Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas.
Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea.
El representante legal puede delegar a cualquier funcionario para la implementacin
del MECI?
Respuesta: El Representante Legal de la entidad, como nico responsable de establecer,
desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designar a un directivo de primer
nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos
de garantizar la operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo, implementacin y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estndar de Control Interno que establece el Anexo Tcnico MECI 1000:2005, quien actuar
bajo las polticas establecidas por el Comit de Coordinacin de Control Interno.
La entidad deber contar con un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles de
autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos as:
Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comit de Coordinacin
de Control Interno.
Un segundo grupo operativo, que se denominar Equipo MECI conformado por servidores pblicos de la entidad, de carcter multidisciplinario con representatividad de
todas las reas organizacionales de la entidad, el cual deber ser coordinado y supervisado por el representante de la direccin.
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y por todos los dems organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la
prestacin de servicios pblicos del Estado colombiano.
El mismo artculo determina que las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales son corporaciones administrativas de eleccin popular que cumplen las
funciones que les sealan la Constitucin Poltica y la ley.
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La Corte Constitucional en Sentencia C-538 de 1995 ha sido clara en precisar que los
Concejos municipales y distritales, as como las Asambleas departamentales, son entes
administrativos.
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Al Gerente de cada Empresa: responder por el diseo y aplicacin del control interno
de la respectiva empresa.
A la Auditora Interna u Oficina de Control Interno: evaluar y vigilar el control interno de la respectiva entidad por delegacin del Gerente.
A las Comisiones de Regulacin: promover y regular el balance de los mecanismos de
control y determinar los criterios, evaluaciones y modelos de control interno. Balance de
los mecanismos de control buscado por la respectiva Comisin de Regulacin; velar por
la progresiva incorporacin y aplicacin del control interno en las empresas de servicios
pblicos. Para ello, vigilar que se cumplan los criterios, evaluaciones, indicadores y
modelos que definan las Comisiones de Regulacin, y podr apoyarse en otras entidades
oficiales y particulares.
Por lo tanto, las empresas de servicios pblicos no deben implementar el Modelo Estndar
de Control Interno, sino organizar el control interno de acuerdo a lo establecido en la Ley
142 de 1994.
Las entidades en liquidacin deben implementar el MECI?
Respuesta: El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno se ha
pronunciado en el sentido de indicar que en una entidad en liquidacin, para garantizar una
gestin eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la liquidacin,
se intensifica la obligacin de verificar el buen manejo de los recursos, el cumplimiento de
las normas, la sujecin de los planes, programas y proyectos relacionados con el proceso
de liquidacin institucional, por lo que cobra mayor importancia la necesidad de contar
con un rea o empleo que tenga a su cargo las funciones de asesora, evaluacin y seguimiento a dichos elementos que constituyen el Sistema de Control Interno.
Dentro de los objetivos del Sistema de Control Interno, contemplados en el artculo 2 de la
Ley 87 de 1993, se encuentran los de proteger los recursos de la organizacin, buscando su
adecuada administracin ante posibles riesgos que lo afecten; velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la
entidad; garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin institucional; definir y
aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten
en la organizacin y que puedan afectar el logro de sus objetivos; y garantizar que el Sistema
de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin.
Esta misma norma, en su artculo 6, seala la responsabilidad del Representante Legal de
cada entidad u organismo del Estado, sin exceptuar las entidades en liquidacin, para que
establezcan y desarrollen el Sistema de Control Interno en la organizacin.
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El artculo 34, numeral 31 del Cdigo Disciplinario nico, Ley 734 de 2002, establece
que es deber de los servidores pblicos, en este caso del Representante Legal, adoptar el
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Armonizando los elementos de juicio expuestos, se puede concluir que durante el proceso
de liquidacin de una entidad, cobra mayor vigencia la necesidad de desarrollar las labores
de asesora, seguimiento y evaluacin de todos los componentes del Sistema de Control
Interno.
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Captulo III
ARMONIZACIN MECI-CALIDAD
Respuesta: Los dos sistemas son complementarios y pueden implementarse simultneamente, ya que cada uno aporta insumos importantes al otro, se sugiere que sea el mismo
lder para los dos sistemas, as como el mismo equipo operativo.
Tanto el Sistema de Control Interno, como el Sistema de Gestin de la Calidad, son herramientas que tienen como propsito central contribuir al fortalecimiento de la accin de las
diversas organizaciones que los implementen. Por lo general, estos Sistemas se soportan
en elementos comunes, los cuales deberan ser identificados en etapas tempranas de la
implementacin, a fin de evitar que se dupliquen esfuerzos (NTCGP 1000:2009).
Los tres Subsistemas, el de Control Estratgico, el de Control de Gestin y Control de
Evaluacin que posee el MECI permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos
dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo anterior, la planeacin y formulacin articulada debe ser coherente con el uso de herramientas para evitar la duplicidad de
acciones para el logro de los objetivos comunes.
Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad administrativa, el desempeo
institucional, y la gestin de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales y
financieros.
Es importante precisar que el cumplimiento de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica no implica el implementar el Modelo Estndar de Control Interno y, viceversa, no
obstante aporta a su cumplimiento.
Son armnicos el MECI y el Sistema de Gestin de Calidad? y Cmo interactan dentro del mejoramiento continuo de una entidad?
Respuesta: La complementariedad, tanto de los sistemas de calidad como de control se
encuentra bsicamente bajo la dinmica del proceso de gestin, con una mirada de mejoramiento continuo, donde el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) integra los
elementos prioritarios de la Norma de Calidad y del MECI.
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Capitulo IV
CONCEPTOS PARTICULARES
Respuesta: Teniendo en cuenta que las funciones del Equipo MECI son las siguientes:
Adelantar el proceso de diseo e implementacin del componente de la Administracin
del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la direccin.
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Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea en aquellas actividades requeridas para el diseo e implementacin del Componente de la Administracin
del Riesgo.
El encargado de proponer los ajustes a los mapas de riesgos es el Equipo MECI y quienes
se encargan de realizarlos son los dueos de cada proceso. La Oficina de Control Interno
cumple dentro de la metodologa de Administracin del Riesgo una funcin de asesora
y evaluacin, en ningn momento de ejecucin a no ser que sean los riesgos de su rea.
4.2. PLANES DE MEJORAMIENTO
Cules son los planes de mejoramiento existentes y en qu consisten?
Respuesta: Como est definido en el manual de Implementacin del Modelo Estndar
de Control Interno MECI, los planes de mejoramiento se encuentran enmarcados en el
componente Planes de Mejoramiento del Subsistema Control de Evaluacin. Estos son
elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno.
Ahora, y para mayor claridad, se especificarn cada uno de los planes existentes. Los
planes de mejoramiento institucionales son elementos de control que permiten el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pblica.
Integran las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad
para fortalecer el desempeo institucional.
Los planes de mejoramiento por procesos son elementos de control que contienen los
planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y
de las reas responsables dentro de la entidad pblica deben adelantarse para fortalecer
su desempeo y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el
cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.
Los planes de mejoramiento individuales contienen las acciones de mejoramiento que
debe ejecutar cada uno de los servidores pblicos para mejorar su desempeo y el del rea
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Procesos
Objetivos
rea organizacional responsable
Causas
Acciones
Indicadores
Responsables de la ejecucin
Recursos
Cronograma de ejecucin
Observaciones
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Procesos
Objetivos
Causas
Acciones
Indicadores
Responsables de la Ejecucin
Recursos
Cronograma de Ejecucin
Observaciones
b) Presentar los avances a la ejecucin del Plan de Mejoramiento por Procesos al Representante legal. Responsables: Servidores responsables de los procesos y Equipo
MECI.
c) Hacer seguimiento y evaluacin al Plan de Mejoramiento por Procesos. Responsable:
Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Cmo se deben elaborar los planes de mejoramiento individuales?
Respuesta: Para el diseo del elemento de control de los Planes de Mejoramiento Individual1 es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes
de la Autoevaluacin del Control, Autoevaluacin de la Gestin, la Evaluacin Indepen-
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1
Se recomienda consultar la Circular 100-003 de 2010 del DAFP, en la cual se plantean orientaciones para el manejo de los planes de mejoramiento
individual.
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El contemplar los valores que regirn el buen gobierno tales como objetividad, tolerancia, integridad, responsabilidad, credibilidad, imparcialidad, transparencia, entre otros.
Es decir, que sean claras las polticas internas en la entidad dirigidas a la transparencia
institucional a la atencin a cliente, a la participacin ciudadana y a facilitar el control
social.
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La coordinacin de las auditoras por parte de esta oficina tiene la finalidad de respetar
el rol que se le ha sido asignado por ley, como evaluadora y verificadora de la gestin y
del logro de los objetivos, y de planear las auditoras de tal manera que no se presenten
reprocesos, con el fin de que los encargados de los procesos no se vean sometidos a
reiteradas auditoras.
Es importante recordar que en la Gua de Armonizacin del Modelo Estndar de Control
Interno y el Sistema de Gestin de la Calidad, se estableci que las auditoras tanto de
MECI como de Calidad deben desarrollarse a travs de un programa de auditoras aprobado por el Comit de Coordinacin de Control Interno, razn por la cual las fechas de las
auditoras de Calidad deben ser concertadas con el representante de la Alta Direccin para
el Sistema de Gestin de Calidad.
Las auditoras de calidad podrn ser ejecutadas directamente por el delegado de la direccin para calidad y los auditores de la entidad capacitados para este fin, razn por la cual la
Oficina de Control Interno planea y coordina las auditoras, pero prepara nicamente las
auditoras de gestin y presenta un informe con dos captulos, uno con los resultados de la
auditoria de gestin y otro captulo con los resultados de la auditora de calidad; por ello,
una vez concluida la auditora de Calidad, la Oficina de Control Interno ser la encargada
de consolidar y presentar el informe final a la Alta Direccin de la entidad.
Se debe tener en cuenta que el Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o
quien haga sus veces, es el responsable de la planeacin y desarrollo de los procesos de
auditora; por lo tanto, los registros, evidencias y dems documentos que se generen como
resultado de estas, deben reposar en esta dependencia y ser informados desde ella.
En relacin con los informes de auditora aprobados, estos se entregarn a los receptores
designados por el cliente de la auditora, segn haya quedado estipulado en el objetivo y
alcance de esta, para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar y copia de
este reposar en la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces,
para las acciones de seguimiento correspondientes.
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Respuesta: Todos los aos las Oficinas de Control Interno deben someter a consideracin
del Comit de Coordinacin de Control Interno el programa anual de auditoras; en este
sentido lo que se recomienda es que dentro de este se incluyan las auditoras de calidad,
cuyas fechas sern coordinadas con el encargado por la Direccin del tema de calidad.
Las auditoras de calidad sern realizadas por el encargado de calidad y los auditores a su
cargo y al jefe de control interno deben hacerle llegar los resultados de las auditoras para
incluirlos en el informe que se va a presentar al representante legal de la entidad.
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Una vez implementado el Sistema de Gestin de Calidad en la entidad, uno de los objetivos por los que debe velar la Oficina de Control Interno es el aseguramiento de la calidad,
enfocado a verificar que se mantiene el control y con el fin de identificar posibles desviaciones; esto es, valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento
del sistema de calidad, acompaar y asesorar en la implementacin y desarrollo de este,
realizar su evaluacin y seguimiento, fomentar la cultura de control en relacin con este
sistema y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relacin con entes externos
respecto del mismo.
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4.6. CONTROLES
A qu hace referencia el elemento de control Controles dentro del Componente de Actividades de Control?
Respuesta: Son un conjunto de acciones definidas para prevenir o reducir el impacto de
los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos requeridos para el
logro de los objetivos de la entidad.
Estos controles se disean para las actividades, con el objeto de definir acciones conducentes a reducir los riesgos; estos deben ser suficientes, claros, comprensibles, eficaces,
econmicos y oportunos.
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establecidos sern alcanzados, y cmo estos pueden utilizarse desde el punto de vista de
la prevencin (para evitar hechos no deseados), o de correccin (para evitar que sucedan
nuevamente hechos indeseados), entendiendo que el sistema de control es el conjunto
integrado de componentes y actividades de control utilizados por una entidad para lograr
sus objetivos y metas.
Sin embargo, cuando se determina un riesgo, las diferentes acciones de mitigacin del
riesgo que se establecen en las diferentes actividades deben estar a cargo del responsable
del proceso.
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De acuerdo con la Ley 617 de 2000, artculo 75, los municipios de categora 3, 4, 5 o
6 no estn obligados a tener oficina de Control Interno y en tal caso las funciones de esta
pueden ser ejercidas por una dependencia que cumpla funciones similares, como sera la
oficina de planeacin del municipio, pero eso no significa que deje de existir el ejercicio
del control interno y el Sistema de Control Interno en la entidad, en los trminos descritos
anteriormente.
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De conformidad con la citada disposicin, es viable que las entidades y organismos que
se encuentran dentro del campo de aplicacin de la Ley 87 de 1993 contraten el servicio
de la organizacin del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditoras internas,
siempre que se cumpla una cualquiera de las condiciones sealadas por el legislador para
el efecto. Sobre el alcance de lo que se debe entender por sistema de control interno,
resulta necesario citar el artculo 1 de la citada ley, el cual consagra:
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Posteriormente, mediante el Decreto 1537 de 2001, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan
el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado, en el artculo 3
consagr frente a las Oficinas de Control Interno lo siguiente:
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Finalmente, es necesario precisar que para dar cumplimiento al artculo 3 del decreto 1537
de 2001, las funciones de fomento de cultura del control, asesora y acompaamiento y
relacin de entes externos, en caso de la tercerizacin de la oficina de control interno
deben ser asignadas a un asesor del despacho.
4.8. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS TICOS
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Respuesta: El elemento debe ser elaborado con la participacin de todos los funcionarios
y adems debe contar con el compromiso de los directivos. Igualmente, se debe conformar
un equipo donde se cuente con representantes de cada dependencia de manera que se
encarguen de multiplicar y difundir las acciones.
Se deben desarrollar acciones de sensibilizacin que permitan identificary seleccionar
de los principios y valores ms representativos; as mismo, se debe propender al fortalecimiento de la tica organizacional y pblica para que el tema despierte el inters y
el dominio de todos, de manera que se logre un mayor compromiso frente al cdigo o
documento que se adopte.
Una vez seleccionados y definidos los principios, valores y conductas que tienen que compartir todos los funcionarios y que les son propios en relacin con su funcin social y su
quehacer institucional, se debe contar con mecanismos y compromisos de los servidores
para propender a cabal cumplimiento. (Por ejemplo, una reunin en donde los empleados
firman un acta de compromiso).
Es importante establecer espacios de reflexin donde se renan ya sea por dependencias
o reas mnimo dos veces al ao para verificar que las conductas que se desarrollen en
la entidad estn acordes con lo contemplado en el cdigo de tica o el documento que se
adopt.
Cul es la intencin de conformar un comit de tica?
Respuesta: La intencin de crear este comit en el cual participen funcionarios de la alta
direccin y de otros niveles de la organizacin es precisamente la de generar compromiso
institucional y responsabilidad en la configuracin de los principios y valores que regirn
la organizacin.
Principios y valores que debern generarse con la participacin de los servidores de la
entidad y no por imposicin o decisin de la alta direccin. Con este mecanismo se darn
las orientaciones de poltica en el tema, as como las acciones a desarrollar dentro de la
organizacin para construir un cdigo de tica consensuado y participativo que posteriormente se refleje en el clima y cultura organizacional.
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Cules son los requisitos para elaborar un documento que contenga los Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos?
Para mayor formalidad del documento, es conveniente que se emita un acto administrativo
interno en donde se contemplen mnimo los siguientes aspectos: objetivos, argumentos
legales, tcnicos y humanos sobre la necesidad de tener unos principios y valores institucionales, justificacin, finalidad y mbito de aplicacin; determinacin y definicin de los
principios sobre los cuales se orienta la entidad; determinacin y definicin de los valores
que son importantes para la organizacin y para qu se va a utilizar dicho documento.
Es importante dar a conocer los principios y valores institucionales en el proceso de induccin que se les hace a los nuevos empleados para que, desde luego, conozcan mejor la
entidad y sus normas de conducta.
As mismo, acompaar todo este proceso con el fortalecimiento de la cultura del autocontrol en lo referente a la divulgacin de los procesos de la entidad, misin, visin y
quehacer institucional, el conocimiento de la entidad y de los principios y valores de la
organizacin fortalece el control social, entendido, como aplicar el autocontrol frente a
los compaeros que no lo estn cumpliendo o aplicando, por lo tanto, indistintamente
del nombre que se le d a este documento; lo importante es cumplir con los parmetros
mnimos anteriormente definidos y que el mismo sea plenamente conocido por todos los
funcionarios de la entidad, quienes deben saber dnde pueden consultarlo.
Respuesta: La construccin del documento de Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos parte de la voluntad y participacin de todos los funcionarios para actuar y acoger el
documento, al igual que se genere el ambiente adecuado para la expresin de sentimientos
cuando algn funcionario falte a los principios y valores definidos.
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Captulo V
PUBLICACIONES RELACIONADAS
La Gua de Administracin del Riesgo tiene como fin hacer nfasis en la necesidad
imperiosa de que las entidades pblicas tengan inmersos en sus procesos los controles
necesarios para lograr prestar servicios y productos con altos estndares de calidad. La
gua es un complemento de lo establecido en el Modelo Estndar de Control Interno con
respecto al Componente Administracin de Riesgos y plantea la metodologa a seguir para
dar cumplimiento a lo establecido en dicho modelo.
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Rol de la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces
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META
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