PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES

EMITIDO POR:
Direccin HSEQ

APROBADO POR:
DORA MEJIA

FECHA:
12 de diciembre de 2012

REVISION:
6

VQ-S S&SO-P013
Pg. 1 de 8

Control de Revisiones

REV.
No.

FECHA

03-07-07

05-06-09

DATOS REVISION

Primera emisin

Se cambia el ttulo.
Se
incluyen
nuevos
aspectos a modificar en la
matriz de comunicaciones.

20-11-09

Se modifica la matriz de
comunicaciones aclarando
responsabilidades,
los
aspectos a comunica, las
estrategias y medios de
comunicacin
para
contratistas y visitantes.

25-012010

Se incluyen los aspectos

relacionados
con
el
sistema
de
gestin
ambiental

29-112010

Se
incluye
la
comunicacin
de
resultados de
acciones
correctivas y preventivas.

ELABOR

APROBACIN

D. Garzn
Direccin HSEQ

D. Meja
Subgerente

Y. Sanchez
Direccin HSEQ

D. Meja
Subgerente

Y. Sanchez
Direccin HSEQ

D. Meja
Subgerente

Y. Sanchez
Direccin HSEQ

D. Meja
Subgerente

Y. Snchez
Direccin HSEQ

D. Meja
Subgerente

Y. Sanchez
Direccin HSEQ

D. Meja
Subgerente

Se modifica matriz de
comunicaciones
con
nuevas responsabilidades
en COPASO
5

4-08-2011 Se modifica matriz con

con
nuevas
reponsabilidades
de
comunicacin
con
MEDEVAC

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
EMITIDO POR:
Direccin HSEQ

APROBADO POR:
DORA MEJIA

12-122012

FECHA:
12 de diciembre de 2012

Se incluye frecuencia de
seguimiento
al
cumplimiento
de
lo
establecido en la matriz
de comunicaciones

REVISION:
6

Y. Sanchez
Direccin HSEQ

VQ-S S&SO-P013
Pg. 2 de 8

D. Meja
Vicepresidente

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
EMITIDO POR:
Direccin HSEQ

APROBADO POR:
DORA MEJIA

FECHA:
12 de diciembre de 2012

VQ-S S&SO-P013

REVISION:
6

Pg. 3 de 8

Objetivo
Establecer un procedimiento para asegurar que la informacin pertinente sobre el
Sistema de Gestin de Seguridad & Salud Ocupacional y Sistema de Gestin
Ambiental se comunica a todas las reas, actividades, operaciones y partes
interesadas de VQ Ingeniera.
Alcance
Este procedimiento aplica a todas las comunicaciones pertinentes en Salud
Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente efectuadas en VQ Ingeniera, a
y desde los empleados, contratistas, visitantes y otras partes interesadas.
Responsabilidades
El Director HSEQ es el responsable de establecer los mecanismos de comunicacin
interna y externa en la organizacin.
Referencias Normativas
NTC OHSAS 18001: Sistemas de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
NTC ISO 14001: Sistemas de Gestin Ambiental

Descripcin
Para asegurar la eficacia de las comunicaciones, este procedimiento cubre a
trabajadores propios y terceros en las oficinas, instalaciones y locaciones operativas,
clientes, entidades, en general a todas las partes interesadas.
1. Matriz de comunicaciones
En la matriz de comunicaciones que se presenta a continuacin, se relacionan los
mecanismos de comunicacin establecidos en la organizacin en lo relacionado al
sistema de seguridad y salud ocupacional, con los aspectos ambientales y el sistema
de gestin ambiental.
Se incluyen las comunicaciones a nivel interno entre los diferentes niveles y
funciones de la organizacin, las comunicaciones con contratistas y visitantes y otras
partes interesadas.
El seguimiento al cumplimiento de los parmetros establecidos en la matriz de
comunicaciones se realizar trimestralmente en el formato VQ-S&SO-F-75.

VQ-S S&SO-P013

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
EMITIDO POR:
Direccin HSEQ

APROBADO POR:
DORA MEJIA

FECHA:
12 de diciembre de 2012

REVISION:
6

Pg. 4 de 8

La organizacin decide no comunicar externamente

MATRIZ DE COMUNICACIONES

ASPECTO A
COMUNICAR

RESPONSABLE DE
COMUNICAR

A QUIEN LE
COMUNICA?

Direccin HSEQ
Director Recursos
Humanos

Poltica y
Objetivos Salud
Personal que
ocupacional,
seguridad industrial y realiza inducciones
ambiente

CUNDO
COMUNICA?

Induccin

Todos los
funcionarios

Cuando se modifique
la poltica los
objetivos
Durante la induccin

Alta Direccin

Planes de accin
para cumplimiento
de objetivos
(Programas de
Gestin)

A todo el personal

Una vez autorizado el

cambio de la poltica
por la Alta Direccin

Comunicaciones
internas
Carteleras
Capacitaciones
Reinduccin
Manual SSOA
Boletines

Todos los
funcionarios

Como resultado de la
revisin por la
direccin y de la
revisin del
desempeo del
sistema
Cuando se requiere
de la participacin de
los funcionarios para
el desarrollo de estos
planes de accin

Reuniones COPASO
Carteleras
Informe de desempeo
Plan de Accin
resultante
Boletines HSE

Lideres de
Proyectos.
Directores de rea
Coordinadores
HSE

Cuando se modifique
o surja la necesidad

COPASO

Manual SSOA

Direccin HSEQ
Personal HSE

Peligros y riesgos,
disposiciones a
seguir en caso de
emergencia

Responsable del
proceso
Directores de
Proyecto
Direccin HSEQ
Responsable de
Salud Ocupacional,
Seguridad Industrial
y Ambiental en
campo
-Recepcionista
Brigadistas

Comunicaciones
internas
Intranet y Pagina Web
Carteleras y Plegables
Manual SSOA
Formato de solicitud de
documento nuevo o
modificacin VQ-SC-F-003

Direccin HSEQ

Gerencia Subgerencia

Capacitaciones

Cuando se
identifiquen
necesidades de
modificacin

Alta Gerencia
Modificacin a
Poltica y Objetivos
Direccin HSEQ
Salud ocupacional,
seguridad industrial y Alta Direccin
ambiente.

ESTRATEGIAS Y
MEDIOS

Reuniones

Capacitaciones
Durante la induccin y
reinduccin

A todo el personal,
Contratistas y
visitantes

Intranet

Peridicamente en
capacitaciones
Para contratistas y
visitantes: Al ingresar
a las instalaciones de
la empresa o sitios de
obra

Induccin
Capacitaciones
Boletines HSE
Los contratistas y
visitantes diligenciaran un
cuadro de control de
ingreso con la informacin
mnima en caso de
emergencia.

VQ-S S&SO-P013

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
EMITIDO POR:
Direccin HSEQ

Aspectos
ambientales
significativos

ASPECTO A
COMUNICAR

Objetivos, metas y
programas del
Sistema de Gestin
ambiental

APROBADO POR:
DORA MEJIA

-Direccin HSEQ

RESPONSABLE DE
COMUNICAR

. Direccin HSEQ

Responsable del
proceso
Directores de
Proyecto
Requisitos Salud
ocupacional,
Direccin HSEQ
seguridad industrial y Responsable de
ambiente.
Salud Ocupacional,
Seguridad Industrial
y Ambiente en
campo
Direccin de
Las funciones,
Recursos Humanos
responsabilidad y
Direccin HSEQ
autoridad con el
Sistema de Gestin
Salud Ocupacional,
Responsable de
Seguridad Industrial Salud Ocupacional,
y Medio ambiente
Seguridad Industrial
(rendicin de
y Ambiental en
cuentas)
campo

FECHA:
12 de diciembre de 2012

A todo el personal

A QUIEN LE
COMUNICA?

A todos los
empleados

Solicitud de
modificacin de
Procedimientos del
Sistema
Documentos
modificados o
nuevos del Sistema
de Salud
ocupacional,
seguridad industrial y
ambiente
Estado y desempeo
del Sistema Salud
ocupacional,
seguridad industrial y
del Sistema de
gestin ambiental
(rendicin de
cuentas)

Todos los
funcionarios

Direccin HSEQ

Representante de
la direccin

Durante la induccin y
Induccin
reinduccin
. Capacitaciones
Peridicamente en
capacitaciones

CUNDO
COMUNICA?

Durante la induccin
Capacitaciones

ESTRATEGIAS Y
MEDIOS

. Induccin
. Capacitaciones

A todos los que

afecten los
Durante la induccin Induccin
requisitos del
Capacitaciones
sistema Salud
Cuando se generen
ocupacional,
actualizaciones de los
seguridad industrial
requisitos
y ambiente

Descripciones de cargo
y funciones
Capacitaciones
A todo el personal

Induccin y
reinduccin

Comunicaciones
internas
Registros de induccin o
reinduccin

Responsables del
proceso
Responsable de
Salud Ocupacional,
Seguridad Industrial
y Medio Ambiente en
campo

Pg. 5 de 8

Comunicaciones
internas

Direccin HSEQ
Procedimientos del
Sistema de Salud
ocupacional,
Seguridad Industrial
y Ambiental; y
procedimientos
operativos

REVISION:
6

A todo el personal
involucrado

Direccin HSEQ

Cuando se inicie un
proyecto.
Cuando se modifique
o surja la necesidad.
Cuando se afecten la
salud y seguridad en
el sitio
Cuando se genere un
nuevo Aspecto o
Impacto
Cuando se
identifiquen
necesidades de
modificacin

Capacitaciones
Intranet

Comunicaciones
internas

Formato de solicitud de
documento nuevo o
modificacin VQ-SC-F-003

Comunicacin por correo

Todos los
electrnico sobre
funcionarios que
modificacin.
Cuando se aprueba el
tengan relacin
documento
con el documentos
Intranet
nuevo o modificado

Alta Gerencia

Trimestralmente

Informe de Medicin de
objetivos

VQ-S S&SO-P013

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
EMITIDO POR:
Direccin HSEQ

ASPECTO A
COMUNICAR

APROBADO POR:
DORA MEJIA

RESPONSABLE DE
COMUNICAR

Direccin HSEQ

FECHA:
12 de diciembre de 2012

A QUIEN LE
COMUNICA?

Al personal bajo el
control de la
organizacin

Requisitos Legales
Responsable de
Salud ocupacional,
seguridad industrial y
ambiente en campo
en campo

REVISION:
6

CUNDO
COMUNICA?

Compromisos
resultantes de las
reuniones del
COPASO
Representante
designado por
Gerencia para el
sistema de gestin
en Salud
ocupacional,
seguridad industrial y
ambiente y otros
representantes de
los empleados
Resultados de la
Investigacin de
accidentes, Casi
accidentes, Actos
inseguros y
Condiciones
inseguras

Todos los
funcionarios

Otras partes
interesadas

Copaso
Responsable en
campo

Responsable Salud
ocupacional,
Directores de
seguridad industrial y Proyecto
ambiente en campo

Cuando se
identifiquen cambios
que afecten la salud y
seguridad o se
generen nuevos
aspectos e impactos
en el sitio

Direccin HSEQ
Representante del
Copaso

Todos los
funcionarios

Comunicaciones
internas
Verbal
Informes de HSE de
campo
Formato de reporte de
actos y condiciones
inseguras
Acta de Copaso

Despus de cada
reunin

Comunicaciones
internas
Boletin informativo de
resultados
Comunicaciones
internas

Alta Direccin

Responsable de
Salud ocupacional,
seguridad industrial y
ambiente en campo

ESTRATEGIAS Y
MEDIOS

Cuando surja la
Comunicaciones internas
necesidad o cuando
- VQ.S&SO-F-58
comience un proyecto

Direccin HSEQ
Cambios en Sitio
que afecten la salud
y seguridad o
generen nuevos
aspectos e impactos
ambientales

Pg. 6 de 8

Todos los
funcionarios

Durante la induccin
Cuando se generen
cambios de
representantes

Reuniones de
divulgacin
Induccin y Boletines
HSE

Direccin HSEQ

Todo el personal
Alta gerencia
ARP

Cuando se presente
el accidente

Comunicaciones
internas
Comunicaciones ARL

Necesidades de
recursos

Direccin HSEQ
Direccin
Administrativa

Alta Direccin

Cuando se presente
la necesidad

-Mail- comunicaciones

Procedimientos y
requisitos para
proveedores y
contratistas

Direccin de
recursos humanos
Direccin de
Logstica y
Abastecimiento

Proveedores y
contratistas

Al momento de la
contratacin

-Contrato Orden de
Servicio

VQ-S S&SO-P013

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
EMITIDO POR:
Direccin HSEQ
Comunicaciones de
partes interesadas
incluidas las quejas

ASPECTO A
COMUNICAR

Resultados de las
Auditoras del
Sistema de Gestin
Ambiental y de
Seguridad y salud
ocupacional

Resultados de
Inspecciones,
Cumplimiento de
objetivos,
Capacitaciones,
reporte de actos y
condiciones
inseguras; casi
accidentes,
accidentes, nuevos
peligros, riesgo,
aspectos e impactos.
(Rendicin de
cuentas)

Plan de emergencia

APROBADO POR:
DORA MEJIA

FECHA:
12 de diciembre de 2012

REVISION:
6

Direccin HSEQ

Alta direccin

Cuando se reciban
las comunicaciones
En revisin por la
direccin

RESPONSABLE DE
COMUNICAR

A QUIEN LE
COMUNICA?

CUNDO
COMUNICA?

Alta Direccin y
empleados

Al realizar auditora
de acuerdo con la
programacin

Direccin HSEQ

Mensual o cuando se
presente un evento

Todos los
trabajadores

En induccin y
capacitaciones

A todo el personal

Anualmente

Direccin HSEQ

Al identificar la
oportunidad de
mejora

Partes interesadas

Cuando se presente
la accin

Auditor lder

Pg. 7 de 8

Comunicaciones
internas

ESTRATEGIAS Y
MEDIOS

-Informe de Auditora

Director de Obra
Ingeniero Residente
Coordinador HSE

Correo electrnico

Lderes Ambientales

Direccin HSEQ

Salidas de la revisin
por la direccin
( Decisiones
relacionadas con
desempeo en Salud Direccin HSEQ
ocupacional,
seguridad industrial y Alta Direccin
ambiente, polticas y
objetivos, recursos y
otros elementos del
sistema)
Sugerencias de
mejoramiento
ambiental

Todos los
trabajadores,
contratistas

Resultados de las
acciones correctivas
y preventivas

Direccin HSEQ

Induccin y capacitaciones

Comunicaciones
internas
Cartelera

Comunicacin verbal o
escrita

Comunicacin por email o

en Boletn

VQ-S S&SO-P013

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES
EMITIDO POR:
Direccin HSEQ

MEDEVAC

APROBADO POR:
DORA MEJIA

Direccin HSEQ

FECHA:
12 de diciembre de 2012

Todo el personal

REVISION:
6

Ingreso a la
organizacin y el
tiempo de
permanencia

Pg. 8 de 8

Induccin, re-induccin y
capacitaciones

2. Recepcin y trmite de las comunicaciones

Las comunicaciones de las partes externas interesadas como el Ministerio de
Proteccin Social, la Administradora de Riesgos profesionales, el Consejo Colombiano
de Seguridad y otras entidades externas que prestan apoyo en situaciones de
emergencia, son recibidas en medio fsico o en magntico, son radicadas y
entregadas a la Direccin HSEQ, quin se encargar de dar el trmite requerido y en
caso de ser necesario, emitir la comunicacin de respuesta en el tiempo oportuno.
El correo electrnico se considera un medio vlido de comunicacin, el cual ser
firmado por las personas autorizadas para ello y generadas desde las cuentas de
correo establecidas en la organizacin. Para asegurar que la informacin es recibida
por el destinatario se solicitar confirmacin de lectura.
Procedimientos relacionados:
No.
VQ-SC-P-001
VQ-SC-P-002
VQ-S&SO-F-75

Descripcin
Control de Documentos
Control de Registros
Seguimiento comunicaciones