PROCEDIMIENTO GENERAL

RAZN SOCIAL DE LA EMPRESA

Auditorias Internas de Calidad

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PG-09

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ndice:

1. TABLA RESUMEN..................................................................................... 2
2. OBJETO................................................................................................... 2
3. ALCANCE................................................................................................. 2
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................ 3
5. ENTRADAS .............................................................................................. 3
6. SALIDAS ................................................................................................. 3
7. PROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 4
8. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4
9. DESARROLLO .......................................................................................... 5
9.1. ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE AUDITORAS............................ 6
9.2. APROBACIN DEL PLAN ................................................................... 7
9.3. SELECCIN EQUIPO AUDITOR............................................................... 8
9.4. PREPARACIN DE LA AUDITORA .................................................... 9
9.5. REUNIN INICIAL .......................................................................... 11
9.6. EXAMEN Y RECOGIDA DE EVIDENCIAS ........................................... 12
9.7. REUNIN FINAL Y PRESENTACIN DEL INFORME .......................... 13
9.8. TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES ................................. 14
9.8.1. CIERRE DE LA AUDITORA ........................................................... 14
10. ARCHIVO ............................................................................................ 14
11. DEFINICIONES ................................................................................... 15
12. FORMATOS Y REFERENCIAS ................................................................ 16

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado:

Revisado y aprobado:

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1. TABLA RESUMEN
SECTORES

TODOS, EN GENERAL

TIPOLOGA DEL PROCESO

GENERAL

PROCESO

AUDITORAS DE CALIDAD

RESPONSABLE PROCESO

AUDITOR JEFE

PROCESOS RELACIONADOS

ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS

ENTRADAS: COMPROBACIN DE QUE EL

SGC FUE IMPLANTADO Y ES EFICAZ

RESPONSABLE: RESPONSABLE
DE CALIDAD

SALIDAS: CIERRE DE LA AUDITORA

INTERNA E INFORME DE LA AUDITORA

RESPONSABLE: EQUIPO
AUDITOR

2. OBJETO
En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo la
auditora interna de calidad, que ser ver si el Sistema de Gestin de Calidad es
conforme con los requisitos de la norma y con los establecidos por la propia
organizacin, y tambin si dicho sistema ha sido implantado y se mantiene de
forma eficaz.

3. ALCANCE
El proceso engloba todas las actividades relativas a la ejecucin de la Auditora, su
planificacin, los requisitos de los auditores internos, y cmo se prepara, realiza,
documenta y se comunican los resultados de la auditora.
ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO:

Todas las actividades.

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4. RESPONSABILIDADES

Responsable de Calidad
- Elaboracin del Programa Anual de Auditoras
- Designacin del Equipo Auditor

Auditor Jefe
- Asumir todas las responsabilidades de los integrantes del equipo auditor y
adems el examen y recogida de evidencias.

Equipo Auditor
- Discusin del Plan de Auditora
- Reunin Inicial
- Examen y recogida de evidencias
- Reunin Final

Gerencia.
- Aprobacin del Programa Anual de Auditoras

5. ENTRADAS
El proceso da comienzo con la elaboracin del Plan Anual de Auditoras por parte
del Responsable de Calidad de la organizacin.

6. SALIDAS
El proceso se termina con la realizacin del Informe de Auditora por parte del
equipo auditor y el cierre de la auditora interna, una vez abiertas la acciones
correctivas/preventivas pertinentes y comprobada su eficacia.

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7. PROCESOS RELACIONADOS

Acciones Correctivas y Preventivas.

8. DIAGRAMA DE FLUJO

NOTA: El nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del
procedimiento, DESARROLLO al que pertenece.

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9. DESARROLLO

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9.1. ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DE

AUDITORAS
Durante el primer mes de cada ao, el Responsable de Calidad preparar el
Programa Anual de Auditoras, en formato adjunto "Plan Anual de Auditoras".
Tambin se incluirn las fechas previstas para la realizacin de las auditoras, que
se elegirn de forma que perturben lo menos posible las actividades habituales de
las reas auditadas. Todos los requisitos del Sistema de Calidad sern auditados,
como mnimo, una vez al ao.
Asimismo, para la planificacin de la/s Auditora/s, se han de tener en cuenta los
resultados de auditoras anteriores y los aspectos ms crticos de la calidad en la
organizacin, los problemas de calidad detectados y los criterios o requisitos de
entidades externas.

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9.2. APROBACIN DEL PLAN

Una vez elaborado el Plan Anual de Auditoras se presentar al Gerente para su
aprobacin. Una vez aprobado se comunica al resto del personal. En caso
necesario, y especialmente durante el perodo de implantacin de una nueva
actividad del Sistema de Calidad, se pueden realizar auditoras no incluidas en el
Plan, con objeto de conseguir en el plazo ms breve posible una implantacin
efectiva de todos los requisitos y documentos aplicables.

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9.3. SELECCIN EQUIPO AUDITOR

La fase de preparacin de una auditora comienza con la asignacin del equipo
auditor. Dicha asignacin es realizada conjuntamente por la Gerencia. El equipo
auditor podr estar integrado por personal externo especialista en gestin de
calidad, pudiendo asignarse tambin observadores.
En ningn caso un auditor podr auditar requisitos de la norma internacional que
sean responsabilidad directa de su propia rea o departamento de trabajo.
Posteriormente, por parte del Auditor Jefe, se asignan responsabilidades a los
integrantes del equipo auditor segn las necesidades, asignando elementos,
funciones o actividades especficos a auditar, y se les comunican.
Los requisitos a cumplir por los Auditores Internos son una combinacin adecuada
de conocimientos, aptitudes y experiencia para asumir sus responsabilidades,
incluyendo:
Conocimientos de la Norma ISO 9001:2000.
Haber participado en otras auditoras (al menos tres).
Conocimientos del Sistema a auditar.
Experiencia profesional.
Formacin en Auditora (mnimo 20 horas).

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9.4. PREPARACIN DE LA AUDITORA

El proceso de Auditora se inicia con la preparacin de la misma. Inicialmente, el
auditor deber revisar la documentacin de la Organizacin, como:
Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad afectada (manual,
procedimientos, instrucciones, etc.)
Quejas y reclamaciones de clientes.
Registros de no conformidades.
Resultados obtenidos en auditoras anteriores.
Registros de acciones correctivas o preventivas.
Documentacin sobre posibles problemas puntuales de calidad detectados
desde la ltima auditora.
En caso de que la auditora se realice conforme a la norma ISO 9001:00 "Sistemas
de Gestin de la Calidad. Requisitos", los requisitos de dicha norma son los que se
detallan a continuacin:
4.-Requisitos del Sistema de Gestin de Calidad
-4.1.-Requisitos generales
-4.2.-Requisitos de la documentacin
5.-Responsabilidad de la Direccin
6.-Gestin de los recursos
7.-Realizacin del producto
-7.1.-Planificacin de la realizacin del producto
-7.2.-Procesos relacionados con el cliente
-7.3.-Diseo y desarrollo
-7.4.-Compras
-7.5.-Produccin y prestacin del servicio
-7.6.-Control de los dispositivos de segimiento y medicin
8.-Medicin, anlisis y mejora
Por tanto, el equipo auditor debe tener en cuenta de qu forma afectan y cmo va
a auditar los requisitos descritos en el rea auditada.
El formato "Programa de Auditora", es elaborado por el Auditor Jefe en
colaboracin con el resto del equipo auditor ms los responsables de las distintas
reas a auditar. Conviene que el Programa sea flexible, para que permita introducir
cambios basados en la informacin que se recoja durante la auditora. Para elaborar
el Programa de Auditora se debe:

definir el objeto de la auditora

definir el alcance de la auditora
identificar a las personas que deben entrevistarse durante la auditora

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identificar las normas y otros documentos que se emplearn como

referencia
fijar una fecha, hora y duracin
nombre y firma del auditor jefe

El Auditor Jefe ser el responsable de la difusin del Programa, es decir, deber

informar a los responsables de las reas a auditar del Programa de Auditora,
facilitndoles una copia cuando as lo estime oportuno, e indicndoles la fecha
prevista de realizacin y el equipo auditor asignado.
Para facilitar la labor de los auditores, se podrn utilizar como documentos de
trabajo impresos que soporten documentalmente las evidencias y hallazgos, listas
de comprobacin o "check lists" y registros de reuniones.

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9.5. REUNIN INICIAL

La fase de ejecucin de la auditora comienza con una breve reunin inaugural con
los responsables de los departamentos implicados. Dicha reunin tiene como
objetivos:

presentar y comentar el Programa de Auditora.

comunicar al equipo auditor las reas de inters para el auditado.
establecer los canales de comunicacin oficial entre auditor y auditado

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9.6. EXAMEN Y RECOGIDA DE EVIDENCIAS

Las evidencias se recogen bsicamente mediante entrevistas, el examen de
documentos y registros y la observacin de las actividades y situaciones en los
departamentos/reas afectadas.
Es de especial inters para el auditor que, durante la realizacin de entrevistas,
evite preguntas que predispongan al entrevistado a dar una respuesta determinada.
Deber adems resumir y revisar con el entrevistado los resultados de dicha
entrevista, siempre que sea posible. Finalmente, se debe agradecer a los
entrevistados su participacin y cooperacin. La informacin de las entrevistas debe
contrastarse con otras informaciones.
Durante la ejecucin de la auditora, el auditor, de acuerdo con el auditado, puede
realizar cambios en el Programa de Auditora para asegurar la consecucin de los
objetivos fijados.
Todas las observaciones y evidencias objetivas son revisadas para determinar las
que se deben considerar como no conformidades con respecto a los criterios de
auditora.
En este caso el Equipo Auditor se asegurar que stas se documentan de forma
clara y precisa, y tratar de averiguar las causas que producen la no conformidad
(falta de recursos, formacin, carencias de algn documento del Sistema de
Gestin de Calidad), los efectos o incidencias sobre la calidad del trabajo o
actividades, si la no conformidad es fortuita, o continua y sistemtica.
Asimismo, si se incluye dentro del alcance, se pueden documentar hallazgos de
conformidad y puntos fuertes.
Tambin se pueden documentar aquellas desviaciones que, sin tener el rango de No
Conformidad, se incluyen en el Informe de auditora como Observaciones.

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9.7. REUNIN FINAL Y PRESENTACIN DEL

INFORME
Es conveniente dejar al menos 15 minutos al final de cada auditora para que se
rena el equipo auditor, con el objeto de conseguir una puesta en comn de los
hechos, las conclusiones provisionales y los problemas detectados.
De este modo, el equipo auditor y los responsables de los departamentos auditados
se reunirn para presentar las no conformidades y observaciones de la auditora, de
tal modo que se asegure que se entienden claramente los resultados de la misma.
El informe de auditora es la nica evidencia que quedar del trabajo realizado
durante la auditora. Ser preparado y dejado por escrito en el mismo momento de
concluirla, con la presencia del auditado para dar su conformidad a lo expuesto.
Todas las no conformidades y observaciones sern incluidas en el formato "Informe
de auditora", cada una de ellas en su apartado correspondiente. Debe ir fechado y
firmado por los auditores y observadores.
Una vez firmado el informe, se presentar y se explicar a la Gerencia.

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9.8. TRATAMIENTO DE LAS NO

CONFORMIDADES
Los responsables del Sistema junto con los responsables de las reas auditadas,
debern analizar las no conformidades y observaciones detectadas e iniciarn las
acciones correctivas y/o preventivas que consideren necesario; teniendo en cuenta
que para cada una de las no conformidades sistemticas es preciso siempre el inicio
de una accin correctiva. Procedern tal y como se indica en el Procedimiento
"Acciones Correctivas y Preventivas".
Las no conformidades ocasionales sern evaluadas por la Gerencia y por el
Responsable de Calidad para determinar el tratamiento que se le aplicar,
determinando si es necesario abrir una accin correctiva o no. Se har un
seguimiento peridico por parte del Responsable de Calidad de las no
conformidades ocasionales que no generarn un parte de accin correctiva para
verificar su resolucin. Las observaciones sern analizadas por el responsable del
sistema, el cual decidir si es necesario abrir una accin correctiva o no.
El equipo auditor comprobar que las acciones correctivas y preventivas se llevan a
cabo en el plazo de tiempo previsto, y si stas son efectivas. De no ser as, el
responsable del rea auditada propondr nuevas acciones correctivas o preventivas
documentadas en sus formatos correspondientes.

9.8.1. CIERRE DE LA AUDITORA

La auditora se considera cerrada una vez implantadas las acciones correctivas y
preventivas, y comprobada su efectividad. La informacin contenida en el Informe
de auditora sirve de entrada para las actividades de revisin del Sistema por la
Gerencia.

10. ARCHIVO
El Plan Anual de Auditoras, Informes de Auditora, as como todos los documentos
generados debido a la aplicacin de este procedimiento sern archivados por el
Responsable de Calidad.

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11. DEFINICIONES
Las definiciones aqu recogidas se basan en las recogidas por la Norma ISO
9000:2005 de Vocabulario, mediante la cual se pretende normalizar los trminos
relativos a la calidad, as:

Auditora: Instrumento de gestin que comprende la evaluacin sistemtica,

documentada, peridica y objetiva que se realiza para determinar si el
sistema de gestin satisface las disposiciones previamente establecidas, si el
sistema se ha implantado de forma efectiva, y si es adecuado para alcanzar
la poltica y objetivos de la organizacin

Auditor/Equipo Auditor: Auditor o grupo de auditores designados y

cualificados para realizar la auditora, pudiendo incluir expertos tcnicos y
auditores en formacin.

Auditado: Organizacin o parte de la misma a la que se realiza la auditora.

Sus responsabilidades son poner a disposicin del equipo auditor todos los
medios necesarios para asegurar el buen desarrollo de la auditora,
facilitando los elementos probatorios si as lo solicitan, para alcanzar los
objetivos de la auditora. Tambin deben determinar e iniciar las acciones
correctivas derivadas del informe de la auditora.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito debido al incumplimiento

de la norma de referencia, a no implementar documentos del SGC (Manual
de Calidad, procedimientos, instrucciones) o bien a una reglamentacin, un
contrato, etc.

Acciones Correctivas: Accin tomada para eliminar las causas de una no

conformidad, de un defecto o cualquier otra situacin indeseable existente,
para impedir su repeticin

Acciones Preventivas: Accin tomada para eliminar las causas de una no

conformidad potencial, de un defecto o cualquiera otra situacin, para
impedir que se produzca.

Criterios de auditora: Polticas, prcticas, procedimientos, etc. con respecto

a los cuales el auditor contrasta las evidencias que se han reunido acerca del
Sistema de Gestin de Calidad de la Organizacin.

Evidencias: informaciones verificables, registros o declaraciones de hechos.

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Tipos de Auditora, en funcin de su objetivo:

-Auditorias de Sistema de Gestin de Calidad Verificar eficacia y grado de
cumplimiento (completa / parcial).
-Auditora de Proceso: Determinar que el proceso consigue la calidad
requerida y que las deficiencias estn siendo informadas de modo
satisfactorio.
-Auditora de Producto: Detectar y diagnosticar posibles deficiencias del
Sistema de la Calidad a travs de productos fabricados, inspeccionados y
aceptados bajo la aplicacin de dicho Sistema.
-Auditora de Documentacin: Verificar grado de adecuacin de la
documentacin del Sistema a los requisitos de la Norma de referencia

12. FORMATOS Y REFERENCIAS

"Plan anual de auditora"

"Programa de auditora"
"Informe de Auditora"

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PLAN ANUAL DE AUDITORA

AO:____________
REA

EQUIPO AUDITOR

MES
ENE

FEB

MAR

ABR

Aprobado por:

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

Fecha:
Edicin:

17

DIC

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PROGRAMAS DE ADITORA DE CALIDAD

PROGRAMA DE AUDITORA DE CALIDAD

OBJETIVO DE LA AUDITORA

FECHA DE LA AUDITORA

__VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE
LAS DISPOSICIONES PREVISTAS
__DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DEL
SISTEMA
__OTROS (CITAR BREVEMENTE)
ALCANCE DE LA AUDITORA (INDICARA ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS
O REAS DE LA EMPRESA)

DOCUMENTACIN DE REFERENCIA
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE
NORMA UNE-EN/ISO 9001:2000
RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES AUDITOR(ES)
O REAS AUDITADAS

AGENDA DE LA AUDITORA

OBSERVADOR
(ES)

HORA AUDITOR INTERLOCUTOR

1.- Reunin inicial

Reunin equipo auditor

Reunin final da auditora.
Comunicacin de resultados
Fin de la auditora

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INFORME DE AUDITORA INTERNA

INFORME DE AUDITORA DE CALIDAD

MODIFICACIONESS AL PLAN DE AUDITORA

HALLAZGOS
DESCRIPCIN
N

EVIDENCIAS

APDO.UNE/EN ISO 9001:2000

N.C. OBS

EL AUDITOR

FECHA

PGINA

DE

19