Manual Contra Tac I On

MANUAL DE CONTRATACIN
DE PROVEEDORES
DE BIENES Y SERVICIOS
DE ARGOS EN COLOMBIA
CONTENIDO

Pgina
PARTE I- DISPOSICIONES GENERALES

1. INTRODUCCIN
2. ALCANCE
3. COMIT DE CONTRATACIN
4. DISPOSICIONES LABORALES
5. MANEJO AMBIENTAL
7
7
7
7
8
PARTE II - PROCESO DE CONTRATACIN

10
1. DEFINICIN DE LA NECESIDAD
2. PRESUPUESTO
3. ATRIBUCIONES
4. REA ENCARGADA DE LA NEGOCIACIN Y CONTRATACIN
11
11
11
11
5. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN SEGN LA CUANTA DEL NEGOCIO

5.1. PROCEDIMIENTO DE SUPERIOR CUANTA
5.1.1. Etapa Precontractual: Seleccin del Proveedor
5.1.1.1. Invitacin a cotizar
5.1.1.2. Evaluacin de las Propuestas
5.1.1.3. Adjudicacin
5.1.2 Etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato
5.1.2.1. Introduccin a la Administracin de Contratos
5.1.2.2. Procedimiento de Administracin de Contratos
5.1.3. Etapa de Ejecucin Contractual
5.1.3.1. Interventora del Contrato
5.1.3.2. Modificaciones Contractuales
5.1.4. Evaluacin del Desempeo
12
13
13
12
14
14
14
14
16
16
16
17
17
5.2. PROCEDIMIENTO DE MAYOR CUANTA

17
17
17
18
18
5.2.2. Etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato

5.2.3.3. Evaluacin del Desempeo
18
18
18
19
19
19
19
5.3. PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA

5.3.2. Etapa de Formalizacin Contractual
19
20
20
20
20
20
21
21
21
5.4. PROCEDIMIENTO DE MNIMA CUANTA

5.4.1.2. Evaluacin de la Propuesta
5.5 Compras Especiales
21
21
21
21
21
22
22
PARTE III REGLAS ESPECIALES DE CONTRATACIN
23
1. ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO

1.1. Impuestos
1.2. Estipulacin de la Moneda del Contrato
1.3. Proveedores del Exterior
1.4 Anticipos
1.4. Plizas y Garantas
24
24
24
24
25
25
2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO
27
3. CONTENIDO MNIMO DE LOS CONTRATOS

3.1. Elementos Esenciales del Negocio
3.2. Confidencialidad
27
27
27
3.3. Cesin y subcontratacin

3.4. Vigencia y Renovacin de los Contratos
3.5. Clusula de Auditora
3.6 Modificacin a los Contratos
3.7. Condiciones de Terminacin
3.8. Contactos de las Partes
3.9. Resolucin de Conflictos
3.10. Clusula de Responsabilidad
28
28
28
29
29
29
29
30
4. CONTRATOS SOBRE INMUEBLES
30
5. SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS
30
6. PRESTACIN DE SERVICIOS CON PERSONAL EXTRANJERO
30
PARTE IV PROHIBICIONES, OBLIGATORIEDAD

Y VIGENCIA DEL MANUAL
31
4.1. PROHIBICIONES
4.2 OBLIGATORIEDAD
4.3. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS DEL PRESENTE
MANUAL
32
32
ANEXO 1 - DEFINICIONES
ANEXO 2 - ATRIBUCIONES
ANEXO 3 - SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES
DE ARGOS
ANEXO 4 - FLUJOGRAMA PROCESOS DE CONTRATACIN
33
37
32
41
44
PARTE I
DISPOSICIONES
GENERALES
1. INTRODUCCIN
El presente Manual contiene las normas y polticas de obligatorio cumplimiento en los procesos de
contratacin de bienes y servicios de Cementos ARGOS S.A, Inversiones ARGOS S.A. y sus empresas
subordinadas.
Las disposiciones en l contenidas son un reflejo y se constituyen en la materializacin de los Principios Corporativos en materia de Contratacin adoptados por todas las compaas del Grupo Empresarial ARGOS a nivel internacional, los cuales debern ser observados por todas aquellas personas que
den aplicacin al Manual.
2. ALCANCE
El Manual con sus polticas y procedimientos de contratacin, se aplicar en todos los procesos de
contratacin de bienes y servicios que se adelanten con Proveedores en Colombia o cuyo destinatario
sea una de las compaas colombianas del Grupo Empresarial ARGOS.
Para efectos de este Manual el trmino Proveedores se entender de manera genrica, comprendiendo a aquellos que presten sus servicios o suministren bienes en las instalaciones de ARGOS (Contratistas) o los que lo realizan por fuera de las mismas.
3. COMIT DE CONTRATACIN
Estar conformado por los Vicepresidentes de Asuntos Corporativos, Gestin Humana y Organizacional, Finanzas Corporativas y Regional Colombia y se encargar de resolver las situaciones no contempladas en el Manual, as como de autorizar excepciones a sus procedimientos y reglas.
4. DISPOSICIONES LABORALES
Los Proveedores que celebren contratos o negocios jurdicos con las compaas del Grupo ARGOS y
que para el efecto empleen personal, observarn las disposiciones establecidas en materia laboral en
el documento de Principios Corporativos de Contratacin, adoptado por ARGOS.
Para el efecto, en todos los contratos que se suscriban se establecer en materia laboral lo siguiente:
a). Si los trabajos se realizan en las instalaciones de ARGOS, el Proveedor est obligado a cumplir los
reglamentos establecidos por ARGOS, y las normas que se establezcan en los reglamentos Internos de
Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial de ARGOS.
b). Si los trabajos se realizan en las instalaciones del Proveedor, ARGOS podr verificar que exista y
se cumpla con el Reglamento Interno de Trabajo y el de Higiene y Seguridad Industrial del Proveedor.
c). En caso de ser requerido, el Proveedor deber demostrar que al personal empleado para la ejecucin del
contrato celebrado con ARGOS, le ha efectuado el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones a que hubiese lugar. En caso de que se verifique el no cumplimiento por parte del Proveedor de sus
obligaciones laborales, ARGOS podr retener de los pagos derivados del contrato, las sumas necesarias
para el cumplimiento.
d). ARGOS realizar de manera peridica auditoras laborales integrales, internas y externas, en las
cuales se realizar entre otros, la verificacin del cumplimiento de los estndares del RUC.
e). Los contratistas que presten sus servicios en las instalaciones de Argos en un porcentaje equivalente al 70% calculado sobre el 100% del tiempo laborable en Argos y que tengan ms de 10 trabajadores
vinculados, o esten ejecutando una actividad de alto riesgo, entendiendo por actividad de alto riesgo
aquella que se encuentre catalogada como nivel 5 dentro de la normatividad de riesgos profesionales
colombiana, debern cumplir con el RUC en un porcentaje equivalente al 80%.
5. MANEJO AMBIENTAL
Los Proveedores debern cumplir con la Poltica de Sostenibilidad y con el Cdigo de Buen Gobierno
en materia ambiental de ARGOS, mediante la aplicacin de los requisitos establecidos en el Sistema
de Gestin Ambiental (SGA), con los Planes de Manejo Ambiental (PMA) o Planes de Gestin Ambiental (PGA) y el Plan de manejo de residuos (PMIR) y dems documentos requeridos por ARGOS. Deben
adems, informar de eventualidades o formular las inquietudes al Interventor del Contrato.
La Poltica de Sostenibilidad en materia ambiental de ARGOS se deber difundir a los Proveedores
como gua general para el desarrollo de las actividades especficas, y para asegurar su cumplimiento,
se debern realizar las siguientes actividades:
1. El Interventor del Contrato por parte de ARGOS, deber coordinar una reunin inicial con el Proveedor para la difusin y explicacin de la Poltica de sostenibilidad, los requisitos del SGA y del
PMA o PGA, PMIR relacionados con el trabajo a realizar.
2. El Interventor del Contrato de ARGOS debe asegurarse que todos los trabajadores vinculados por
el Proveedor reciban la instruccin inicial sobre la poltica, requisitos del sistema de gestin ambiental SGA o con los Planes de Manejo Ambiental PMA o de Gestin Ambiental PGA y
que conozcan la importancia del cumplimiento de las normas ambientales relacionadas con el
Contrato.
3. El Proveedor deber involucrar la ejecucin de las medidas ambientales en los procedimientos
de preparacin para el desarrollo de sus actividades diarias.
4. El Proveedor deber llevar los indicadores ambientales establecidos en las fichas de manejo de
los PGA, PMA, de los SGA o de normas especficas, si estas as lo exigen y tenerlos a disposicin
de ARGOS cuando le sean requeridos.
5. Los Proveedores debern tramitar y mantener vigentes los permisos o autorizaciones ambientales que le sean aplicables.
6. Los Proveedores debern realizar el control de los aspectos e impactos ambientales generados
en el desarrollo de sus actividades.
7. Los Proveedores debern cumplir lo requisitos legales ambientales para el desarrollo de sus actividades.
8. Los Proveedores debern informar de manera inmediata al interventor del contrato cualquier situacin ambiental no prevista o contingencia ambiental, con miras a que se le de un manejo adecuado.
9. El Proveedor antes de iniciar trabajos debe efectuar difusin en su personal del control de los
aspectos e impactos ambientales asociados a su labor y conservar las evidencias respectivas.
10. El Proveedor deber tener disponible y actualizada en el sitio de ejecucin de actividades la
informacin ambiental asociada a sus actividades para eventuales seguimientos por parte de
ARGOS (informacin como licencias, permisos, registros de capacitaciones y dems registros
requeridos por ARGOS).
11. Si durante la ejecucin de los trabajos y/o actividades surge algn tipo de duda relacionada
con la afectacin de los recursos naturales, se deber detener la actividad de inmediato, la duda
o la falta de conocimiento no sern utilizadas como excusa para incumplir las obligaciones en
materia ambiental. En este caso se consultar con el profesional de Gestin Ambiental y al Interventor del contrato.
12. Cuando quiera que el Proveedor producto del desarrollo de su labor genere contaminacin o
dao ambiental, ste ser responsable econmicamente por las actividades de recuperacin,
por los daos y perjuicios generados a ARGOS tanto desde el punto de vista operativo como desde el punto de vista legal.
Las dudas que se presenten por parte de los Proveedores y por parte de los Interventores en materia
ambiental, debern ser consultadas con el Profesional de Gestin Ambiental.
PARTE II
PROCESO
DE CONTRATACIN
10
1. DEFINICIN DE LA NECESIDAD
Consiste en la identificacin del bien o servicio que ARGOS requiere, en trminos de cantidad, calidad
y dems especificaciones, por parte del rea Contratante.
El rea Contratante ser responsable por la idoneidad tcnica y econmica del bien o servicio contratado y por las especificaciones definidas para la adquisicin de los mismos.
2. PRESUPUESTO
El rea Contratante verificar la disponibilidad presupuestal para la adquisicin del bien o servicio, de
acuerdo con el presupuesto de gastos del rea o de acuerdo con el presupuesto del proyecto, segn
el caso.
El presupuesto definido para cada rea anualmente no es acumulable para el perodo siguiente, es decir, en el caso en que el presupuesto de un rea no se utilicen completamente en un ao, la diferencia
no utilizada no se sumar al presupuesto del ao siguiente.
3. ATRIBUCIONES
El rea Contratante, adems de la disponibilidad presupuestal antes mencionada, deber sujetarse
a las atribuciones definidas en el Anexo 2 Atribuciones del presente Manual. As mismo, deber tenerse en cuenta lo siguiente:
Las Atribuciones estn limitadas atendiendo la rbita de accin y los procesos a cargo del titular de
la atribucin.
Las Atribuciones no podrn ser delegadas, salvo en casos excepcionales tales como vacaciones,
incapacidades, licencias o inexistencia de la posicin en la estructura organizacional. En dichos
casos, la delegacin deber hacerse a personas del mismo nivel o superior al de quien delega. En
todos los casos quien delega la atribucin, como quien la asume, sern responsables por la decisin. La persona que recibe la delegacin deber contar con un usuario y clave independientes en
el sistema a travs de los cuales realizar la operacin.
Ninguna negociacin de bienes o servicios debe ser fraccionada para efectos de sustraerse de las
reglas de competencia o Atribuciones ac establecidas.
Las inquietudes que se presenten respecto a las Atribuciones debern ser consultadas con la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
4. REA ENCARGADA DE LA NEGOCIACIN Y CONTRATACIN

El rea de Compras ser la responsable de participar, negociar y apoyar a las diferentes reas de ARGOS en la negociacin y contratacin de todas las adquisiciones de bienes y servicios, salvo que se
trate de lo siguiente:
i). Contrataciones relacionadas con personal que pueda tener implicaciones laborales, las cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia de Gestin Humana y Organizacional.
11
ii). Adquisiciones y enajenaciones de ttulos mineros, las cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia
de Recursos Estratgicos y/o Vicepresidencia Regional Colombia.
iii). Negociaciones de bienes inmuebles, las cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia de Finanzas
Corporativas y/o la Vicepresidencia de Gestin Humana y Organizacional y/o la Vicepresidencia
de Inversiones Forestales y/o Vicepresidencia de Recursos Estratgicos.
iv). Negociaciones de servicios financieros, las cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas.
v). Servicios de asesora y consultora de las Vicepresidencias Corporativas, los cuales estarn a cargo
de dichas Vicepresidencias.
vi). Los servicios de asesora y consultora de la Vicepresidencia Regional Colombia y/o de la Vicepresidencia Regional Caribe que por su confidencialidad, se considere conveniente sean manejados
directamente por dichas Vicepresidencias. En estos casos debern contar con la aprobacin previa del Vicepresidente respectivo.
vii). Servicios de transporte relacionados con el negocio, los cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia.
viii). Servicios de Mercadeo, los cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia.
ix). Compra de materias primas y contratacin de servicios de mantenimiento del negocio industrial,
los cuales estarn a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia.
5. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN SEGN LA CUANTA DEL NEGOCIO

Para la contratacin de bienes y servicios, el rea Contratante o el rea de Compras segn el caso,
seguirn los procedimientos establecidos a continuacin, dependiendo de la cuanta estimada del negocio incluyendo los impuestos aplicables, calculada con base en el plazo estimado de la negociacin.
A Continuacin se presenta un resumen con los principales aspectos de cada procedimiento de contratacin:
12
5.1. PROCEDIMIENTO DE SUPERIOR CUANTA

Se regirn por el procedimiento de superior cuanta aquellas negociaciones que sean iguales o superiores a 8.000 SMLMV.
5.1.1. Etapa Precontractual: Seleccin Del Proveedor

El rea Contratante o el rea de Compras, segn el caso, debe adelantar un Proceso de Licitacin Privada, con base en lo definido a continuacin:
1. Se debe convocar un Comit de Expertos, grupo de personas conocedoras del objeto del contrato
(profesionales, tcnicos, directores, etc.) a eleccin del rea Contratante o del rea de Compras,
segn sea el caso, con el fin de preseleccionar los proponentes a invitar.
El Comit de Expertos define los criterios de preseleccin de los proponentes y el peso de cada
criterio en la evaluacin de las propuestas.
La preseleccin se har con base en sondeos hechos en el mercado. Ser considerado como un
aspecto positivo para la preseleccin, el hecho de que el proponente haga parte del RUC y tenga
una calificacin superior al 80%.
2. El Proceso de Licitacin deber tener como mnimo tres (3) proponentes como invitados.
3. La carta de invitacin siempre deber indicar la facultad discrecional de ARGOS para terminar el
Proceso de Licitacin Privada en cualquier momento. La carta de invitacin al Proceso de Licitacin Privada deber presentarse en el formato que para ello disponga ARGOS.
4. Todo Proceso de Licitacin Privada deber estar estructurado a travs de pliego de condiciones,
en el cual se detalle:
- El objeto a contratar y su alcance
- Las necesidades y requerimientos de la Compaa
- Cronograma del proceso de invitacin
- Factores de ponderacin para evaluacin
- Garantas de cumplimiento y/o plizas de seguros
- Minuta del contrato a suscribir
- Facultad de terminacin anticipada por parte de ARGOS; (a) Cuando no se presenten propuestas
o se presente una sola que no cumpla con los requisitos definidos; y (b) Cuando ninguna de las
propuestas se ajuste a los requerimientos formales o tcnicos estipulados en el pliego de condiciones.
- El compromiso de confidencialidad que deber asumir el participante en el proceso, respecto a
la informacin entregada por ARGOS.
- La posibilidad para el Proponente de presentar su oferta por medios digitales.
- Los requerimientos que debe cumplir el Proponente adjudicatario en materia de salud ocupacional.
13
El Pliego de Condiciones deber ser redactado por el rea Contratante en el formato dispuesto por
ARGOS y presentado posteriormente al Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos
para su aprobacin final.
5. Cualquier cambio que se haga al pliego de condiciones deber informarse oportunamente a los
proponentes invitados.

Una vez recibidas las propuestas de acuerdo con el pliego de condiciones, el rea Contratante o de
Compras segn el caso, deber convocar un Comit Ocasional de Contratacin, conformado por representantes de la Vicepresidencia Finanzas Corporativas, un abogado de la Vicepresidencia de Asuntos
Corporativos segn sea la especialidad, un representante del rea de Compras y un representante del
rea Contratante, el cual se encargar de discutir y analizar las distintas propuestas recibidas, sus
condiciones, de revisar los resultados del informe de visita a los proponentes, en caso de que se haya
efectuado, y de seleccionar el Proveedor.
El Proponente mejor calificado de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral anterior,
ser el Proponente Adjudicatario.
No obstante lo anterior, hasta tanto no se formalice la relacin contractual con el Proponente Adjudicatario, este no ser considerado como Proveedor de ARGOS (en el bien o servicio objeto de licitacin), ni
podr iniciarse ninguna prestacin de servicio o suministro de bienes por parte del mismo.
5.1.2 Etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato

Todos los negocios de Superior Cuanta debern formalizarse mediante la suscripcin de un contrato,
previamente aprobado por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos y estarn sometidos al procedimiento de Administracin de Contratos.
Sin embargo, cuando se trate de la compra de materias primas o bienes que la Organizacin compra
de manera masiva y reiterada, la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos podr autorizar a solicitud
del rea Contratante, la realizacin de la compraventa sin necesidad de suscribir contrato, y en dichos
casos, esas compraventas quedarn reguladas por los Trminos y Condiciones de la orden de compra.

El procedimiento de Administracin de Contratos conlleva la existencia de un rol en ARGOS, denominado Administrador de Contratos, el cual es asumido por varios funcionarios de la Organizacin, con las
funciones y responsabilidades que se sealan ms adelante.
El Administrador de Contratos puede pertenecer a diferentes reas segn se explica a continuacin:
rea de Compras: El Administrador ser un funcionario del rea de Compras cuando esta gerencia sea la encargada de negociar los bienes y servicios para la Organizacin de acuerdo con ste
Manual.
14
rea Contratante: Para las dems negociaciones, es decir, aquellas que son manejadas por las
reas de manera independiente, segn este Manual, el Administrador de Contratos ser un funcionario designado por el rea Contratante.

Aprobacin del rea Contratante: El Administrador de Contratos deber obtener por parte del
rea Contratante el visto bueno de los documentos de negociacin. Tal visto bueno se otorgar
en cada una de las pginas del documento.
Aprobacin de los trminos legales: El Administrador de Contratos solicitar al Abogado de la
Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, la aprobacin de los trminos legales de los Contratos. Por regla general se utilizarn los modelos de contrato definidos por la Vicepresidencia de
Asuntos Corporativos, sin que ello obste para que los abogados de tal Vicepresidencia puedan
autorizar la utilizacin de otros modelos.
Firma del representante legal de ARGOS y del Proveedor: Obtenida la aprobacin antes mencionada, el Administrador deber gestionar la firma del contrato por parte del representante legal
de ARGOS y por parte del representante legal del Proveedor.
Entrega de Contratos al Proveedor: Una de las versiones firmadas del contrato deber ser entregada por el Administrador, al Proveedor.
Registro del Proveedor: El Administrador de Contratos ser el encargado de velar que el Proveedor diligencie el formato establecido para su registro en ARGOS, el cual se encuentra en el Mtodo ARGOS.
Adicionalmente, el Proveedor deber firmar la autorizacin para consulta y reporte a centrales de
informacin financiera y consulta a las listas para el control de lavado de activos y financiacin
del terrorismo. No se debe realizar ningn desembolso a Proveedores que no hayan realizado su
vinculacin formal a travs del registro de proveedores.
Expedicin de plizas y garantas: El Administrador deber solicitar al Proveedor la expedicin
de las plizas y/o garantas que se hayan pactado en el respectivo Contrato, de acuerdo con las
directrices establecidas en este Manual y las que para el efecto seale la Gerencia de Compras.
Cualquier duda que tenga el Administrador de Contratos relacionada con la expedicin de las
plizas, deber consultarla al rea de Compras.
Custodia y archivo: Una vez se haya firmado el Contrato, el Administrador deber enviarlo al Centro de Administracin de Documentos (CAD), para su custodia y archivo.
Recibidos por el CAD los documentos, ste enviar una copia digitalizada de los mismos al Administrador, quien tendr la responsabilidad de ingresarlos al Repositorio, detallando en el sistema
los atributos y datos bsicos del Contrato, previamente definidos por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
15
Envo de copias digitalizadas al Abogado: El Administrador deber enviar va correo electrnico

una copia digitalizada de los documentos definitivos de la contratacin (incluidos anexos del
contrato y plizas) al Abogado.
Generacin de Consecutivo: El CAD generar un consecutivo numrico para cada Contrato de
la Organizacin, lo cual facilitar la consulta posterior por parte de los interesados en los mismos. Igualmente, el CAD contar con un software de consulta en el que se permitir acceder a
los diferentes contratos por los temas previamente definidos por la Vicepresidencia de Asuntos
Corporativos.
Impuestos y registros especiales del contrato: El Administrador deber informar al rea de Impuestos sobre las negociaciones de las que sea responsable, de manera que esta defina cules
son los impuestos generados por el Contrato.
Igualmente, en los casos en que el Contrato requiera un registro especial ante cualquier entidad
(v.gr registro ante Ministerio de Comercio), el Administrador ser el encargado de realizar tal registro con el acompaamiento del rea de Compras.
La Gerencia Legal Tributaria, Aduanera y Cambiaria y la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas
brindarn la asesora necesaria al Administrador en estos temas.
Entrega de informacin al Interventor: Antes del inicio de la ejecucin del Contrato, el Administrador enviar al Interventor designado por ARGOS para el Contrato, copia del mismo con sus
respectivos anexos y plizas, con el fin de permitirle conocer los trminos contractuales.
Inventario de los Contratos: El Administrador deber tener un inventario actualizado de los Contratos que tiene a su cargo, con los siguientes atributos: partes del Contrato, objeto, valor, plizas
identificando fecha de vencimiento de las mismas, fecha de inicio y fecha de finalizacin.

Una vez agotada la etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato, se adelantarn
las gestiones definidas a continuacin por parte del rea Contratante:
Cuando la naturaleza o complejidad del contrato de obra lo amerite, el rea Contratante podr recomendar la contratacin de una firma de interventora externa.

Consiste en la supervisin por parte del rea Contratante de la correcta ejecucin por parte del Proveedor, de las obligaciones asumidas en virtud de la celebracin del contrato, en los siguientes aspectos:
Completa ejecucin de las prestaciones a cargo del Proveedor (ANS, en los casos en que aplique)
Adecuada facturacin segn el procedimiento establecido por ARGOS
Aspectos econmicos del contrato, tales como: pagos, anticipos y cuentas por pagar
16
Requerimientos de salud ocupacional

Cumplimiento de normas laborales por parte del Proveedor
Adecuada resolucin de conflictos con el Proveedor. Para el efecto deber apoyarse en el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos

El rea Contratante ser la encargada de informarle al Administrador del Contrato aquellos eventos
en los cuales se haga necesario llevar a cabo una modificacin, prrroga o renovacin del Contrato.
La renovacin de contratos puede llevarse a cabo, previa calificacin favorable del rea Contratante,
con el mismo Proveedor, siempre que las prrrogas no sean superiores a tres (3) aos consecutivos,
en cuyo caso debe iniciarse nuevamente el proceso de contratacin.
El Administrador deber realizar el mismo procedimiento que se hace para un Contrato nuevo, de conformidad con las reglas establecidas en el presente Manual.
En el mismo sentido, el Administrador deber velar por la renovacin de las plizas o garantas inicialmente pactadas.
5.1.4. Evaluacin del Desempeo

Una vez finalizado el plazo contractual y cumplidas por parte de ARGOS y del Proveedor la totalidad de
las obligaciones contractuales, se proceder por parte del rea Contratante a evaluar el desempeo
de los Proveedores sujetos a evaluacin.
Los Proveedores cuyo desempeo se evala sern los catalogados como crticos en la base de datos
de los proveedores crticos definida por el rea de Compras, de conformidad con el procedimiento
definido por dicha Gerencia.
5.2. PROCEDIMIENTO DE MAYOR CUANTA

Se regirn por el procedimiento de mayor cuanta aquellas negociaciones que sean menores a 8.000
SMMLV y mayores o iguales a 400 SMMLV.

En las negociaciones de Mayor Cuanta se deben solicitar como mnimo tres (3) cotizaciones, las cuales deben ser homogneas en cuanto al bien o servicio ofrecido, de manera que puedan ser comparables entre s.
Ser considerado como un aspecto positivo para la seleccin, el hecho de que el Proponente haga
parte del RUC y tenga una calificacin superior al 80%.
17

Una vez recibidas las propuestas el rea Contratante o el rea de Compras las evaluar segn el caso,
a travs del Mtodo de Expertos, de conformidad con lo establecido por el rea de Compras.
El Comit de expertos se encargar de discutir y analizar las distintas propuestas recibidas, sus condiciones, as como de revisar los resultados del informe de visita a los proponentes, en caso de que se
haya efectuado.
El Comit de expertos determina los factores a evaluar y su ponderacin, califica los factores definidos
generando un cuadro comparativo, recomienda basado en las evaluaciones, el proveedor a seleccionar y presenta la evaluacin de las propuestas a la respectiva instancia en la Organizacin que avala
la decisin.
En todos los casos se deben considerar como factores de evaluacin de las propuestas el precio y la
calidad del bien o servicio ofrecido, los cuales deben tener en el proceso de ponderacin un peso mnimo del quince por ciento (15%).
No obstante lo anterior, hasta tanto no se formalice la relacin contractual con el Proponente Adjudicatario, este no ser considerado como Proveedor de ARGOS (en el bien o servicio objeto del proceso
de contratacin), ni podr iniciarse ninguna prestacin de servicio o suministro de bienes por parte
del mismo.
5.2.2. Etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato

Todos los negocios de Mayor Cuanta debern formalizarse mediante la suscripcin de un contrato,
previamente aprobado por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos y estarn sometidos al procedimiento de Administracin de Contratos.
Sin embargo, cuando se trate de la compra de materias primas o bienes que la Organizacin compra
de manera masiva y reiterada, la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos podr autorizar a solicitud
del rea Contratante, la realizacin de la compraventa sin necesidad de suscribir contrato, y en dichos
casos, esas compraventas quedarn reguladas por los Trminos y Condiciones de la orden de compra.

Se seguirn las reglas definidas para el Procedimiento de Superior Cuanta contenidas en el numeral
5.1.2.1.

Se seguirn las reglas definidas para el Procedimiento de Superior Cuanta contenidas en el numeral 5.1.2.2.
18

Una vez agotada la etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato, se adelantarn
las gestiones definidas a continuacin por parte del rea Contratante.

Consiste en la supervisin por parte del rea Contratante de la correcta ejecucin por parte del Proveedor, de las obligaciones asumidas en virtud de la celebracin del contrato, en los siguientes aspectos:
Completa ejecucin de las obligaciones a cargo del Proveedor (ANS, en los casos en que aplique)
Aspectos econmicos del contrato, tales como: pagos, anticipos y cuentas por pagar

El rea Contratante ser la encargada de informarle al Administrador del Contrato aquellos eventos en
los cuales se haga necesario llevar a cabo una modificacin, prrroga o renovacin del Contrato.
La renovacin de contratos puede llevarse a cabo, previa calificacin favorable del rea Contratante,
con el mismo Proveedor, siempre que las prrrogas no sean superiores a tres (3) aos consecutivos,
en cuyo caso debe iniciarse nuevamente el proceso de contratacin.
El Administrador deber realizar el mismo procedimiento que se hace para un Contrato nuevo, de conformidad con las reglas establecidas en el presente Manual.
En el mismo sentido, el Administrador deber velar por la renovacin de las plizas o garantas inicialmente pactadas.
de los proveedores sujetos a evaluacin.
de los proveedores crticos definida por el rea de Compras, de conformidad con el procedimiento definido por dicha rea.
5.3. PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA

Se regirn por el procedimiento de menor cuanta aquellas negociaciones que sean menores a 400
SMMLV y mayores o iguales a 10 SMMLV.
19

En las negociaciones de Menor Cuanta se deben solicitar como mnimo dos (2) cotizaciones, las cuales deben ser homogneas en cuanto al bien o servicio ofrecido, de manera que puedan ser comparables entre s.
Ser considerado como un aspecto positivo para la seleccin, el hecho de que el Proponente haga
parte del RUC y tenga una calificacin superior al 80%.

Una vez recibidas las propuestas el rea Contratante o el rea de Compras, segn el caso, deber
documentar el proceso de evaluacin realizado respecto a las propuestas recibidas, as como evaluar
la solvencia econmica y la capacidad financiera del Proponente para responder por las obligaciones
de su propuesta.

Las negociaciones de bienes o servicios de ARGOS cuyo valor corresponda a la Menor cuanta no
requieren contrato escrito y se regulan en el documento denominado Trminos y Condiciones. Este
documento se anexa a todas las rdenes de compra emitidas por ARGOS.
No obstante lo anterior, si el rea Contratante o el rea de Compras, segn el caso, consideran importante la celebracin de un contrato escrito atendiendo la naturaleza del negocio, podrn dirigir una
solicitud en dicho sentido a la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, quien analizar en conjunto
con el rea Contratante o el rea de Compras segn el caso, la conveniencia de suscribir el contrato.
En este ltimo caso, se seguir el Procedimiento de Formalizacin Contractual y Administracin de
Contratos establecido para los procedimientos de superior y mayor cuanta del presente Manual.
El rea Contratante o el rea de Compras, segn el caso, debern asegurarse de la efectiva recepcin
por parte del Proveedor del documento de Trminos y Condiciones.
El rea Contratante ser la encargada de velar que el Proveedor diligencie el formato establecido para
su registro en ARGOS, el cual se encuentra en el Mtodo ARGOS,
No se debe realizar ningn desembolso a Proveedores que no hayan realizado su vinculacin formal
a travs del registro de proveedores y que hayan firmado la autorizacin para la consulta y reporte a
centrales de informacin financiera y consulta a las listas para el control de lavado de activos y financiacin del terrorismo.
20

Una vez agotada la etapa de Formalizacin Contractual, se adelantarn las gestiones definidas a continuacin por parte del rea Contratante.

Consiste en la supervisin por parte del rea Contratante de la correcta ejecucin por parte del Proveedor, de las obligaciones asumidas en virtud de la celebracin del negocio, en los siguientes aspectos:
Completa ejecucin de las obligaciones a cargo del Proveedor
Aspectos econmicos, tales como: pagos y cuentas por pagar
de los Proveedores sujetos a evaluacin.
de los proveedores crticos definida por el rea de Compras, de conformidad con el procedimiento definido por dicha rea.
5.4. PROCEDIMIENTO DE MNIMA CUANTA

Se regirn por el procedimiento de mnima cuanta aquellas negociaciones que sean menores a 10
SMMLV.

En las negociaciones de Mnima Cuanta ser suficiente la solicitud de una (1) cotizacin.
5.4.1.2. Evaluacin de la Propuesta

Una vez recibida la propuesta, el rea Contratante o el rea de Compras, segn el caso, deber documentar el proceso de evaluacin realizado.
El Proponente invitado ser el adjudicatario si su propuesta es considerada conveniente por ARGOS en
la evaluacin efectuada a la misma.
21
5.4.2 Etapa de Formalizacin Contractual

Las negociaciones de bienes o servicios de ARGOS cuyo valor corresponda a la Mnima cuanta no
requieren contrato escrito y se regulan en el documento denominado Trminos y Condiciones. Este
documento se anexa a todas las rdenes de compra emitidas por ARGOS.
El rea Contratante o el rea de Compras, segn el caso, debern asegurarse de la efectiva recepcin
por parte del Proveedor del documento de Trminos y Condiciones.
El rea Contratante ser la encargada de velar que el Proveedor diligencie el formato establecido para
su registro en ARGOS, el cual se encuentra en el Mtodo ARGOS.
No se debe realizar ningn desembolso a Proveedores que no hayan realizado su vinculacin formal
a travs del registro de proveedores y que hayan firmado la autorizacin para la consulta y reporte a
centrales de informacin financiera y consulta a las listas para el control de lavado de activos y financiacin del terrorismo.
5.5 Compras Especiales

Para los siguientes casos se permitir la solicitud de una sola cotizacin:
i). Los trabajos o servicios que por su especialidad o por sus calidades, slo determinada persona
pueda ejecutar, o la adquisicin de bienes que solamente un Proveedor pueda suministrar, como
por ejemplo, los contratos con un representante exclusivo de determinada marca, previa autorizacin del Gerente de Compras o vicepresidente respectivo.
ii). La adquisicin de un bien para prueba, ensayo o proyecto piloto.
iii). La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor y caso fortuito.
iv). Cuando se hayan solicitado varias cotizaciones y se reciba respuesta de solo una de ellas. En
estos casos deber dejarse constancia de la solicitud inicial de las cotizaciones.
v). Los contratos entre compaas vinculadas.
vi). La adquisicin de bienes inmuebles.
22
PARTE III
REGLAS ESPECIALES
DE CONTRATACIN
23
1.
ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO
1.1. Impuestos
Las negociaciones con Proveedores, nacionales y extranjeros, estn sujetas a impuestos, generalmente IVA, Retenciones, Industria y Comercio, Timbre; por lo tanto, es indispensable que al momento de la
negociacin se analicen las condiciones para que cada parte pague los impuestos que le correspondan.
ARGOS cuenta con la Gerencia Jurdica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios como rea que
podr brindar asesora en estos aspectos durante la negociacin.
Por poltica, ARGOS no debe asumir ms del 50% del Impuesto de Timbre en los contratos que se celebren y que causen dicho impuesto.
Cuando se suscriban contratos (licencia de uso, asistencia tcnica, servicios tcnicos, entre otros) con
Proveedores del exterior, los gravmenes correspondientes a Impuesto sobre la Renta deben ser asumidos en su totalidad por el Proveedor de acuerdo con la legislacin Colombiana. ARGOS debe actuar
como agente retenedor y expedir el certificado de retencin en la fuente para los efectos pertinentes.
La retencin en la fuente es un mecanismo de recaudo de los impuestos, y por lo tanto es una obligacin de ARGOS realizarla, por lo que no es negociable con el Proveedor la posibilidad de retenerle los
impuestos que se causen en Colombia.
1.2. Estipulacin de la Moneda del Contrato

En los contratos, ofertas mercantiles, u rdenes de compra que celebre ARGOS con residentes en Colombia, debe pactarse el pago en pesos colombianos, de acuerdo con lo establecido en la legislacin
colombiana, donde se prohbe a los residentes colombianos pagar en moneda extranjera sus operaciones, salvo que correspondan a excepciones expresamente autorizadas.
Slo puede pactarse pago de contratos, ofertas mercantiles u rdenes de compra con obligaciones en
divisas, cuando se celebren con un Proveedor del exterior en los trminos que establezcan las normas
aplicables.
Lo anterior no obsta para que, si el Proveedor residente tiene a su vez un Proveedor del exterior que le
factura en dlares, sea posible realizar la operacin con ARGOS utilizando dicha divisa como referente
(clusula valuativa).
Los pagos que se pacten en divisas y se paguen en pesos colombianos se calcularn segn la tasa
representativa del mercado vigente para el da anterior a la fecha de pago.
1.3. Proveedores del Exterior

Para la celebracin de negociaciones con residentes en el exterior, se debe solicitar asesora de la
Gerencia Jurdica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios, as como a la Gerencia Legal Colombia, segn el caso, con el fin de buscar para ARGOS la obtencin de beneficios tributarios y/o evitar
riesgos cambiarios y mayores costos para ARGOS. No obstante lo anterior, a continuacin se dan algunas pautas para tener en cuenta en la contratacin con Proveedores del exterior:
24
Mecanismos para eliminar o atenuar la doble imposicin internacional: Es importante tener presente
al momento de negociar un contrato de prestacin de servicios celebrado con Proveedores del exterior,
que estos estn sujetos a una retencin por impuesto de renta en Colombia; pero que estos Proveedores del exterior, frecuentemente pueden usar esa retencin como un descuento del pago de sus
impuestos en su pas de origen.
Por ello desde el principio de la negociacin se debe advertir al Proveedor de la retencin en la fuente,
consultando previamente la tarifa con la Gerencia Jurdica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios, para que de esta forma, el Proveedor sepa a ciencia cierta cunto va a recibir por el servicio y
en consecuencia, pueda cotizar conforme esta previsin.
Otros aspectos importantes de los pagos por servicios del exterior: No es obligatoria la expedicin de
facturas. Aunque es deseable que el Proveedor expida factura siempre por los servicios prestados,
la factura no es, desde el punto de vista tributario, necesaria para el soporte de gastos por contratos
celebrados con extranjeros sin residencia o domicilio en el pas.
1.4. Anticipos
Por regla general, en los contratos que celebre Argos no se pactar el pago de anticipo al Proveedor.
Sin embargo, atendiendo la naturaleza del contrato se podr pactar pago anticipado por un monto que
no exceder el 40% del valor del respectivo contrato. En todos los casos en los que se pacte el pago
de anticipo, el Proveedor deber constituir una pliza de buen manejo e inversin del anticipo por un
valor asegurado equivalente al 100% del valor del anticipo.
1.5. Plizas y Garantas

El rea Contratante debe informar al proveedor, desde el inicio de la negociacin, sobre las plizas y
garantas que se deben otorgar a favor de ARGOS.
El Proveedor podr contratar las garantas con las aseguradoras del mercado aprobadas por ARGOS,
las cuales pueden consultarse con la rea de Compras. Sin embargo, se dar preferencia a las garantas que se obtengan a travs de los Convenios que haya suscrito ARGOS para la expedicin de plizas
de sus Proveedores con compaas aseguradoras o intermediarios de seguros.
El rea Contratante debe revisar que las plizas que entregue el Proveedor cumplan con las coberturas
correspondientes de acuerdo con el presente Manual respecto a objeto, valores y vigencias. Adems,
solicitar constancia de pago de las primas por parte del Proveedor.
Las plizas y garantas que se indican en el presente Manual son las mnimas requeridas, pero el rea
Contratante podr solicitar garantas adicionales o aumentar los porcentajes y vigencias de las establecidas, de conformidad con el anlisis de riesgo realizado al negocio.
En toda contratacin que supere los 400 SMMLV, es decir, las de Superior y Mayor Cuanta, o en aquellas en las que el rea Contratante lo considere necesario segn el riesgo asociado al contrato, se
deben exigir las plizas y garantas mnimas relacionadas a continuacin:
25
26
2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

En los contratos de prestacin de servicios cuyo valor sea igual o superior a 8.000 SMLMV ARGOS deber pactar un Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS) con el Proveedor. En los contratos de prestacin
de servicios inferiores a dicho monto, estos podrn pactarse cuando el rea Contratante lo estime
conveniente.
En los Acuerdos de Niveles de Servicio, se incluir a criterio del rea Contratante aspectos como los
siguientes:
Tipo de informes que deben ser presentados por el Proveedor y fechas de entrega
Indicadores que permitan medir la calidad del servicio
Cronograma para el desarrollo de actividades o del proyecto a ejecutar
Disponibilidades asociadas a la prestacin del servicio
Los anteriores aspectos debern tener asociadas unas penalidades en caso de incumplimiento, las
cuales sern definidas por el rea Contratante en conjunto con el Abogado de la Vicepresidencia de
Asuntos Corporativos.
3. CONTENIDO MNIMO DE LOS CONTRATOS

Todos los Contratos que celebre ARGOS por escrito debern ser aprobados por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
Por regla general los Contratos se harn en las minutas establecidas y aprobadas por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, sin perjuicio de que en casos concretos, se utilicen otras minutas o se
hagan modificaciones a las existentes.
Los contratos en ARGOS se sujetarn a lo siguiente:
3.1. Elementos Esenciales del Negocio:

Los contratos debern sealar de manera clara la identificacin de las partes, el objeto del mismo, su
valor (en caso de ser aplicable), la forma de pago y su vigencia.
3.2. Confidencialidad:
En las negociaciones que por su objeto impliquen suministro o entrega de informacin confidencial de
ARGOS a un Proveedor, el Proveedor debe suscribir un compromiso de Confidencialidad, el cual podr
estar contenido en un documento independiente, o en una clusula dentro del Contrato.
El formato de documento de confidencialidad deber ser suministrado por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
No se debe suministrar dicha informacin confidencial hasta tanto no est formalizado el acuerdo.
Se entender por informacin confidencial cualquier informacin relativa a los negocios y operaciones
de ARGOS que no sea de conocimiento pblico.
27
3.3. Cesin y subcontratacin:

En todo contrato debe consagrarse la clusula de prohibicin de cesin, en virtud de la cual, el Proveedor no puede ceder el contrato en todo o en parte, o hacerse sustituir por terceros en ejercicio o
cumplimiento de las obligaciones que por el mismo contrae, sin el previo y expreso consentimiento
de ARGOS. Sin embargo, debe dejarse claramente expresado que ARGOS si podr ceder el contrato
siempre y cuando lo haga a sus Compaas subordinadas o pertenecientes a su Grupo Empresarial.
Igualmente, se debe consagrar en todos los contratos, que el Proveedor no puede subcontratar sin
autorizacin previa y escrita de ARGOS.
3.4. Vigencia y Renovacin de los Contratos:

Los contratos deben tener una vigencia determinada o al menos determinable, en caso contrario deber contarse con la aprobacin del Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
En ningn caso se pactarn prrrogas automticas o clusulas de renovacin automtica.
Por regla general, los contratos de prestacin de servicios no debern superar los 3 aos de vigencia,
una vez transcurrido dicho plazo, el servicio deber ser cotizado nuevamente por diferentes proponentes, de acuerdo a las reglas de seleccin de Proveedores mencionadas en la Parte 2 de ste Manual.
3.5. Clusula de Auditoria:

En todos los contratos y dems documentos legales que vinculen a ARGOS, deber establecerse a su
favor la posibilidad de realizar auditorias con la finalidad de verificar la proteccin de todos los derechos que se pretenden proteger mediante la puesta en prctica del presente Manual, el RUC y otros
registros sobre el cumplimiento de las obligaciones laborales, bajo el siguiente texto:
ARGOS podr en cualquier tiempo realizar visitas a las instalaciones del Contratista para efectuar
evaluaciones del servicio contratado y en especial respecto a la seguridad industrial de los procesos
relacionados con los servicios prestados por el Contratista.
Las revisiones de los auditores autorizados por ARGOS podrn efectuarse en las instalaciones del
Contratista y/o en el sitio en el que se preste el servicio contratado, en horas hbiles de trabajo. La
auditoria podr estar acompaada por un funcionario de el Contratista, quien le prestar su mayor
colaboracin para realizar la labor encomendada. En caso de no requerirse la visita, ARGOS podr solicitar por escrito la informacin objeto de la evaluacin, siempre que est relacionada con el servicio
contratado.
ARGOS tendr derecho a revisar cualquier suma facturada en relacin con el servicio contratado, hasta dos (2) aos despus de la terminacin del mismo. Para tal fin, el Contratista se obligar a poner
disposicin de los auditores de ARGOS todos los documentos relacionados.
El Contratista atender oportunamente las observaciones, requerimientos de control y reclamos justificados que hiciere ARGOS como resultados de tales revisiones. Si el Contratista rehsa facilitar el
acceso a los auditores de ARGOS, o rehsa atender reclamos razonables, cualquier suma en discusin
no ser reconocida si se debiere a la falencia observada, sin perjuicio de las dems consecuencias
derivadas de la relacin contractual.
28
La anterior clusula podr ser modificada por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos en el proceso de negociacin del contrato.
3.6. Modificacin a los Contratos:

Todas las modificaciones que se hagan a los Contratos deben contar con la previa aprobacin de las
partes contratantes y del Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
3.7. Condiciones de Terminacin:

Todos los contratos deben especificar claramente los eventos en los que puede darse por terminado
por las partes, y la opcin de terminacin anticipada por parte de ARGOS. Por regla general esta terminacin anticipada podr avisarse con 30 das de anticipacin por parte de ARGOS.
En el evento de terminacin anticipada de un contrato, el rea Contratante debe solicitar asesora al
Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
3.8. Contactos de las Partes:

Todo Contrato deber indicar el nombre de la persona responsable de atender las inquietudes y el
manejo del Contrato por parte de cada una de las partes, as como sus datos de localizacin.
3.9. Resolucin de Conflictos:

Por regla general todos los contratos debern someterse a la Jurisdiccin Ordinaria Colombiana.
No se pactar clusula compromisoria o arbitramento, salvo en los siguientes casos:
Contratos de cuantas superiores a 8.000 SMLMV en los que la contraparte se niegue rotundamente a contratar sin pactar arbitramento.
Contratos donde la contraparte sea una sociedad con domicilio fuera de Colombia.
En estos casos se utilizar la siguiente clusula compromisoria:
Clusula Compromisoria: Toda diferencia o controversia derivada del presente Contrato o que tenga
relacin con el mismo, se resolver por un tribunal de arbitramento, de acuerdo con las siguientes
reglas: (a) El tribunal estar integrado por tres (3) rbitros designados de comn acuerdo por las Partes y a falta de acuerdo, por el Centro de Arbitraje y Conciliacin de la Cmara de Comercio de Bogot
de la lista A de rbitros de dicho Centro; (b) El arbitraje ser en derecho; (c) el tribunal funcionar en
Bogot, en la sede del Centro de Arbitraje y Conciliacin de la Cmara de Comercio de esta ciudad
bajo las reglas de dicho Centro;
La lista A ser aquella conformada por aquellas personas que acrediten las mismas calidades para
desempear una alta magistratura (Magistrado de la Corte Constitucional, Corte Suprema de justicia,
Consejo de Estado o Consejo Superior de la Judicatura).
La inclusin de la clusula compromisoria en eventos distintos a los ac definidos deber ser aprobada previamente por el Vicepresidente de Asuntos Corporativos.
29
3.10. Clusula de Responsabilidad:

En los contratos que ARGOS celebre con sus Proveedores no se podr limitar la responsabilidad del
Proveedor respecto al cumplimiento del contrato.
Cualquier acuerdo al que se llegue con un Proveedor que implique la limitacin de su responsabilidad,
deber contar con la aprobacin del vicepresidente respectivo del rea Contratante.
4. CONTRATOS SOBRE INMUEBLES

Los negocios que impliquen enajenacin de bienes inmuebles y aquellos para los cuales la ley exija el
cumplimiento de alguna formalidad para su perfeccionamiento (p.ej aeronaves), debern celebrarse
por escritura pblica o en cumplimiento de la formalidad establecida por la ley. En estos casos la celebracin del negocio estar siempre precedida de la revisin del Abogado que corresponda.
5. SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS

Los servicios que deban ser prestados por los Proveedores dentro de las instalaciones de ARGOS debern seguir las disposiciones establecidas en el Anexo 3 Suministro de Servicios en las Instalaciones de Argos del presente Manual.
6. PRESTACIN DE SERVICIOS CON PERSONAL EXTRANJERO

El Proveedor que deba prestar sus servicios a Argos en Colombia con personal extranjero deber cumplir con los requisitos exigidos por las leyes vigentes para el ingreso y trabajo de personal extranjero en
Colombia, incluyendo pero sin limitarse a la obtencin de visas y permisos de trabajo.
El Administrador del Contrato deber asegurarse del efectivo cumplimiento de lo dispuesto en este
numeral.
7. CONTRATOS CON ZONA FRANCA ARGOS S.A.

Cualquier contrato que celebren las compaas del Grupo Argos con sus vinculadas econmicas deber hacerse a precios de mercado. Para el caso de ZONA FRANCA ARGOS S.A, dichos precios deben ser
validados por el Comit de Zona Franca.
30
PARTE IV
PROHIBICIONES,
OBLIGATORIEDAD
Y VIGENCIA DEL MANUAL
31
4.1. PROHIBICIONES
Todos los funcionarios de ARGOS que participen en los procesos de contratacin debern respetar los
lineamientos establecidos en el Cdigo de Buen Gobierno, el Cdigo de tica y en el documento de
Principios Corporativos en Materia de Contratacin.
Adicionalmente, se abstendrn de realizar las siguientes conductas:
Pactar bonificaciones (compensaciones econmicas adicionales a las legales) para los dependientes y/o empleados del Proveedor.
Contratar personas naturales para la prestacin de servicios en labores y actividades similares a
las desarrolladas por funcionarios de ARGOS, o que puedan catalogarse como funcionarios bajo
subordinacin de ARGOS, sin la autorizacin previa de la Vicepresidencia de Gestin Humana
y Organizacional. Igualmente, toda prestacin de servicios que la Organizacin requiera debe
contratarse como un servicio y no como la contratacin de personas, salvo autorizacin expresa
de sta misma Vicepresidencia.
4.2 OBLIGATORIEDAD
El presente Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de ARGOS.
El incumplimiento, por accin u omisin, de cualquiera de las normas o poltica establecidas en el presente Manual por parte de un empleado de ARGOS ser considerado como una falta grave al contrato
de trabajo, y por lo tanto tendr las consecuencias que para ello se establecen en dicho contrato y en
la legislacin laboral aplicable.
4.3. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS DEL PRESENTE MANUAL DE CONTRATACION

Las normas aqu establecidas priman sobre cualquier otra disposicin contenida que se refiera a temas relacionados con las actividades de contratacin de ARGOS.
El presente Manual rige a partir del 1 de octubre de 2010 y deroga en su totalidad el Manual Para la
Administracin de Contratistas y Proveedores de Bienes y Servicios y cualquier otro documento que le
sea contrario.
32
ANEXO 1
DEFINICIONES
33
Para efectos del presente Manual, las siguientes palabras tendrn el significado que se les asigna a
continuacin.
Abogado: Es el funcionario de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos competente para asesorar

el proceso de contratacin, que podr pertenecer a alguna de las siguientes gerencias:
i). Gerencia Legal de Asuntos Tributarios, Cambiarios y Aduaneros: Lidera y apoya los asuntos relacionados con la planeacin fiscal corporativa, cambiarios, tributarios, aduaneros, importaciones y exportaciones, inversin extranjera y rgimen de zonas francas.
ii). Gerencia Legal Colombia: Brinda apoyo a las Vicepresidencias de Desarrollo de Negocios y Regional
Colombia en temas de produccin, licencias y trmites y gestin con clientes y proveedores. As mismo, brinda apoyo en temas financieros internacionales, operacin zona franca y temas inmobiliarios
en Colombia.
iii). Gerencia Legal de Asuntos Societarios, Financieros y Burstiles: Apoya los asuntos societarios
nacionales y los temas de propiedad intelectual, mercado y competencia, relaciones con autoridades
nacionales y gobierno corporativo.
iv). Gerencia Legal de Recursos Estratgicos y Concesiones: Brinda apoyo legal en temas de minera,
energa, ambientales y portuarios. Apoya las Vicepresidencias Forestal y de Recursos Estratgicos.
v). Gerencia legal Internacional: Brinda apoyo a las Regionales Caribe y USA en temas de produccin,
licencias, trmites, gestin con clientes y proveedores, operacin martima y portuaria y asuntos societarios internacionales.
Administrador/Administrador de Contratos: Rol que desempea un funcionario de ARGOS
que cumple las funciones definidas en el numeral 5.1.2.2 Procedimiento de Administracin de Contratos del presente Manual.
ANS: Acuerdo de Nivel de Servicio, tal como se define en el numeral 2 de la Parte III- Reglas Especiales de Contratacin del presente Manual.
rea Contratante: Es el rea de ARGOS que va a llevar a cabo la contratacin de un bien o servicio.
rea de Compras: rea perteneciente a la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas.
rea de Impuestos: Dependencia de la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas encargada de
gestionar lo relativo a los tributos a cuyo pago est obligado ARGOS.
ARGOS, Compaa, Organizacin, Grupo Empresarial ARGOS: Comprende a Inversiones

ARGOS S.A, Cementos ARGOS S.A y a sus compaas subordinadas en Colombia.
Atribuciones: Montos en dinero o en Salarios Mnimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) has-
ta los cuales cada funcionario de la Organizacin tiene competencia para contratar, conforme se definen en el Anexo 2 Atribuciones del presente Manual.
Comit Directivo: rgano interno conformado por el Presidente de ARGOS y los diferentes vicepre-
sidentes de la Organizacin.
34
Comit Ocasional de Contratacin: Comit que se convoca para efectos de seleccionar el Proponente Adjudicatario en el procedimiento de Superior Cuanta conforme lo establecido en el numeral
5.1.1.2 Compras de Superior Cuanta del presente Manual.
Contratista: Proveedor que presta sus servicios dentro de las instalaciones de ARGOS. Para efectos
de este Manual la palabra Proveedor comprende tambin al Contratista.
Contrato: Acuerdo de voluntades entre ARGOS y un Proveedor de bienes o servicios, que regula las
condiciones que regirn las relaciones entre las partes, comprende la oferta mercantil con su correspondiente orden de compra.
Interventor: Funcionario de ARGOS que supervisa las actividades de un Contrato con la finalidad de
verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones del Proveedor. El Interventor de ARGOS es distinto al Contratista que desempea las funciones de interventora en los contratos de obra.
Manual de Contratacin/Manual: Es el presente documento.

Mtodo Argos: Herramienta de estudio y aprendizaje diseada para los colaboradores de ARGOS
en la que se determinan las cadenas de valor de los diferentes negocios y el funcionamiento de cada
una de ellas.
Mtodo de Expertos: Procedimiento de evaluacin de Proveedores que puede ser utilizado para
la preseleccin de los Proponentes o para la evaluacin de las propuestas presentadas por los Proponentes.
El Mtodo consiste en la seleccin de un grupo de expertos conformado por funcionarios de ARGOS
a los que se les pregunta su opinin sobre los factores o criterios que deben evaluarse respecto a
cada Proveedor o a su propuesta, segn el caso. Despus de realizar un consenso sobre los factores a
evaluar, cada experto asignar una ponderacin a cada factor para despus calcular el promedio del
equipo de expertos.
Con el anterior mtodo se genera una tabla de criterios de evaluacin y ponderacin con la cual se
evaluarn los diferentes Proponentes y sus ofertas.
Principios Corporativos de Contratacin: Documento de alcance corporativo que contiene los principios reconocidos y aplicados por ARGOS en materia de contratacin de sus bienes y servicios, y en las
relaciones con sus Proveedores en todos los territorios en los cuales la Organizacin tiene presencia.
Proceso de Licitacin /Proceso de Licitacin Privada: Aquel definido en el numeral 5.1.1.1 Compras
de Superior Cuanta del presente Manual.
Proponente(s): Persona natural o jurdica que ofrece la prestacin de un servicio o el suministro o

venta de un bien a ARGOS, dentro de su proceso de contratacin.
Proponente Adjudicatario: Proponente mejor calificado de acuerdo con lo establecido en el presente
Manual.
Proveedor: Es la persona natural o jurdica que le vende bienes o le presta servicios a ARGOS. Com-
prende la nocin de Contratista.
35
Repositorio: Archivo digital centralizado de la Organizacin.

RUC: (Registro nico de Contratistas) Proceso de evaluacin en estndares de gestin en seguridad
industrial, salud ocupacional y medio ambiente, con el objetivo de lograr el mejoramiento continuo de los
Proveedores. Es operado por el Consejo Colombiano de Seguridad. Al RUC de Argos se han adicionado
2 elementos de evaluacin; las relaciones laborales y la responsabilidad social.
SMLMV: Salario mnimo legal mensual vigente definido anualmente por el Gobierno Nacional de Colombia.
Trminos y Condiciones: Documento que aparece al reverso de la orden de compra y contiene las
clusulas que regirn la relacin contractual con el Proveedor en los procesos de contratacin de Menor
y Mnima
Vicepresidencias Corporativas: Sern la Vicepresidencia Gestin Humana y Organizacional, Vice-
presidencia Finanzas Corporativas, Vicepresidencia Recursos Estratgicos, Vicepresidencia Desarrollo de

Negocios, Vicepresidencia de Inversiones Forestales y Vicepresidencia de Asuntos Corporativos.
Vicepresidencias Regionales: Sern la Vicepresidencia Regional Colombia, Vicepresidencia Regional Caribe y Vicepresidencia Regional USA.
36
ANEXO 2
ATRIBUCIONES
37
38
39
40
ANEXO 3
SUMINISTRO
DE SERVICIOS
EN LAS INSTALACIONES
DE ARGOS
41
En caso de requerirse la prestacin de un servicio o la ejecucin de un trabajo por parte de un Proveedor

dentro de las instalaciones de ARGOS, deber contemplarse en el respectivo contrato o documento legal
que se suscriba entre ARGOS y el Proveedor lo siguiente:
1). Se deber definir con el Proveedor quin asumir el costo por concepto de servicios pblicos, llamadas telefnicas, servicios de Internet y otros servicios de comunicacin y en que porcentaje.
2). En caso de que el Proveedor requiera vigilancia dentro de las instalaciones de ARGOS, se establecer
que en todos los casos la vigilancia ser prestada por ARGOS o por quien ste designe y los costos que
se generen por la seguridad y vigilancia al servicio del Proveedor, ser asumidos por l, incluyndose el
valor por la vigilancia.
3). Se deber establecer que en el evento en el cual deban hacerse adecuaciones en las instalaciones de
ARGOS para efectos de la acomodacin del Proveedor para la prestacin de los servicios, stas debern
estar previamente justificadas por el Proveedor y debern ser aprobadas por el Gerente de Planta o el
Director Administrativo de la sede, segn el caso. ARGOS definir si es l quien realiza las adecuaciones
o si las realiza el Proveedor, en todos los casos, su costo ser asumido por el Proveedor.
4). En el caso en que ARGOS vaya a arrendar equipos o herramientas al Proveedor para la prestacin de
los servicios, se estipular en el contrato, el valor correspondiente al arrendamiento.
Una vez suscrito el contrato, y al momento del ingreso del Proveedor a las instalaciones de ARGOS para
su ejecucin, se llevar a cabo lo siguiente:
1). ARGOS y el Proveedor acordarn el lugar de su ubicacin dentro de las instalaciones y suscribirn un
acta en la que se har un inventario de los equipos y herramientas que proporcionar el Proveedor para
la ejecucin del contrato y que sern almacenados en las instalaciones de ARGOS, y de aquellos equipos
y herramientas que sern arrendados por ARGOS al Proveedor para el mismo fin. El acta deber ser
revisada al finalizar el contrato por ARGOS, con miras a verificar el efectivo retiro por parte del Proveedor
de sus herramientas y equipos y la devolucin de los equipos arrendados por ARGOS en debido estado
de conservacin.
3). El Proveedor deber presentar la orden de servicios asignada o en caso de emergencia, la autorizacin del respectivo profesional de ARGOS.
4). El Proveedor deber entregar la lista completa de los empleados que prestarn los servicios o ejecutarn los trabajos, con el fin de permitir su ingreso a las instalaciones. ARGOS deber ponerle de presente
al Proveedor que los empleados cuyo ingreso no est previamente informado no podrn ingresar a las
instalaciones.
5). El Proveedor deber entregar la lista de los vehculos y de los operadores que utilizar para la ejecucin del contrato, los cuales debern cumplir con los requisitos tcnicos establecidos por ARGOS. ARGOS
deber poner de presente al Proveedor que no se permitir el ingreso de vehculos a las instalaciones que
no cumplan los requisitos tcnicos.
6). El Proveedor deber cumplir el procedimiento establecido por ARGOS de Control de Acceso a las instalaciones.
42
6). ARGOS le informar al Proveedor lo siguientes: (a) La prohibicin de ingreso de armas a las instalaciones, las cuales en todos los casos debern permanecer en la portera de la respectiva sede; (b) La
obligatoriedad de cumplir las normas y disposiciones en materia de manipulacin de armas, explosivos y
sustancias controladas; (c) El derecho en cabeza de ARGOS de revisar los antecedentes de los empleados
de los Proveedores, con miras a proteger su seguridad; y (d) La obligacin a cargo del Proveedor de dar
un manejo adecuado a los deshechos peligrosos conforme las leyes aplicables.
En caso de que se presenten dudas por parte del Proveedor respecto a la normatividad de ARGOS en
sus instalaciones, las mismas debern ser resueltas por el responsable de la Vicepresidencia de Gestin
Humana y Organizacional de la respectiva sede.
43
ANEXO 4
FLUJOGRAMA
PROCESOS
DE CONTRATACIN
44
45
46
47

Manual Contra Tac I On

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Contra Tac I On

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE CONTRATACIN

PARTE I- DISPOSICIONES GENERALES

PARTE II - PROCESO DE CONTRATACIN

5. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN SEGN LA CUANTA DEL NEGOCIO

5.2. PROCEDIMIENTO DE MAYOR CUANTA

5.2.2. Etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato

5.3. PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA

5.4. PROCEDIMIENTO DE MNIMA CUANTA

PARTE III REGLAS ESPECIALES DE CONTRATACIN

1. ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO

2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

3. CONTENIDO MNIMO DE LOS CONTRATOS

3.3. Cesin y subcontratacin

4. CONTRATOS SOBRE INMUEBLES

5. SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS

6. PRESTACIN DE SERVICIOS CON PERSONAL EXTRANJERO

PARTE IV PROHIBICIONES, OBLIGATORIEDAD

4. REA ENCARGADA DE LA NEGOCIACIN Y CONTRATACIN

5. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN SEGN LA CUANTA DEL NEGOCIO

5.1. PROCEDIMIENTO DE SUPERIOR CUANTA

5.1.1. Etapa Precontractual: Seleccin Del Proveedor

5.1.1.2. Evaluacin de las Propuestas

5.1.2 Etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato

5.1.2.1. Introduccin a la Administracin de Contratos

5.1.2.2. Procedimiento de Administracin de Contratos

Envo de copias digitalizadas al Abogado: El Administrador deber enviar va correo electrnico

5.1.3. Etapa de Ejecucin Contractual

5.1.3.1. Interventora del Contrato

Requerimientos de salud ocupacional

5.1.3.2. Modificaciones Contractuales

5.1.4. Evaluacin del Desempeo

5.2. PROCEDIMIENTO DE MAYOR CUANTA

5.2.1. Etapa Precontractual: Seleccin Del Proveedor

5.2.1.2. Evaluacin de las Propuestas

5.2.2. Etapa de Formalizacin Contractual y Administracin del Contrato

5.2.2.1. Introduccin a la Administracin de Contratos

5.2.2.2. Procedimiento de Administracin de Contratos

5.2.3. Etapa de Ejecucin Contractual

5.2.3.1. Interventora del Contrato

5.2.3.2. Modificaciones Contractuales

5.2.3.3. Evaluacin del Desempeo

5.3. PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA

5.3.1. Etapa Precontractual: Seleccin Del Proveedor

5.3.1.2. Evaluacin de las Propuestas

5.3.2. Etapa de Formalizacin Contractual

5.3.3. Etapa de Ejecucin Contractual

5.3.3.1. Interventora del Contrato

5.3.3.2. Evaluacin del Desempeo

5.4. PROCEDIMIENTO DE MNIMA CUANTA

5.4.1. Etapa Precontractual: Seleccin Del Proveedor

5.4.1.2. Evaluacin de la Propuesta

5.4.2 Etapa de Formalizacin Contractual

5.5 Compras Especiales

ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO

1.2. Estipulacin de la Moneda del Contrato

1.3. Proveedores del Exterior

1.5. Plizas y Garantas

2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

3. CONTENIDO MNIMO DE LOS CONTRATOS

3.1. Elementos Esenciales del Negocio:

3.3. Cesin y subcontratacin:

3.4. Vigencia y Renovacin de los Contratos:

3.5. Clusula de Auditoria: