Funcionalidades principales de OnBase

Es tiempo de marcar la diferencia

OnBase es un producto de gestin de contenidos empresariales
(ECM, por sus siglas en ingls) de nivel empresarial diseado para
impulsar procesos de transaccin de gran volumen y gran valor. Con
OnBase, las organizaciones cumplen sus objetivos corporativos,
imponen controles sistmicos empresariales e implementan la
recuperacin de datos en casos catastrficos. Ms de 9,500
organizaciones en todo el mundo han escogido OnBase porque su
relacin precio/rendimiento es fcil de justificar, su configurabilidad
y rpida implementacin resultan en menores costos de servicio
tcnico profesional que los ofrecidos por muchos productos de la
competencia y su facilidad de uso reduce el tiempo de capacitacin y
las interrupciones en la actividad comercial.
La gestin de procesos comerciales orientados a los contenidos con
OnBase reduce gastos, aumenta ingresos, mejora el servicio al cliente
y desarrolla una plataforma de apoyo para el gobierno corporativo y
las iniciativas de gestin del riesgo y de cumplimiento.

Razones para escoger OnBase

Un producto con soluciones innumerables:

A diferencia de otros numerosos productos ECM, OnBase no es

una coleccin de tecnologas adquiridas. Se trata de un paquete de
aplicaciones ECM que ha sido desarrollado orgnica y continuamente
para compartir la misma base de cdigo, interfaz de usuario, el
depsito de contenidos y los mdulos de seguridad y administracin.
Gracias a la profundidad y amplitud de sus funciones de nivel
empresarial, OnBase reduce los gastos generales administrativos
as como los costos de capacitacin. Con la satisfaccin de las
necesidades de mltiples reas comerciales, OnBase fomenta la
rpida adopcin de la tecnologa por parte del usuario final.

Estabilidad, innovacin y rendimiento:

Tanto el desarrollo de productos como la gestin corporativa

demuestran una concentracin constante en el mejoramiento
continuo, el crecimiento estable y el ofrecimiento de un buen valor.
Hyland Software, una compaa de capitales privados ajena a las
distracciones causadas por los desafos de la consolidacin del
mercado, ha demostrado una rentabilidad constante, ha mantenido
tasas de crecimiento que superan el promedio de la industria y opera
con el equipo gerencial competente que ha cultivado su cultura
centrada en el cliente.

Queda de inmediato de manifiesto la

ndole definitivamente positiva de Hyland.
Quienes trabajan en Hyland tienen
experiencia y demuestran una actitud muy
positiva. Disfrutan de lo que hacen y les
gusta dnde trabajan. Ellos saben que
OnBase va a funcionar, lo cual les infunde
confianza, as como la competencia
obtenida de las certificaciones y la
capacitacin que reciben. Ha sido una
experiencia estupenda.
- Susan Wendel,
Gerente de cuentas por pagar de Advocate Health Care

Tecnologas de fcil asimilacin:

OnBase, diseado para vencer la resistencia del usuario final a la

adopcin de nuevas tecnologas, permite que el nuevo usuario
comience a trabajar con documentos de OnBase con apenas unos
minutos de instruccin. Puede configurarse la interfaz de OnBase
con rapidez y facilidad para satisfacer las necesidades especficas
de todos los empleados de una organizacin. Tambin puede
integrarse el producto en casi cualquier inversin tecnolgica actual
para operar como extensin de aplicaciones o portales esenciales
especializados ya instalados, como Microsoft SharePoint. Gracias
a su configurabilidad basada en apuntar y seleccionar con el ratn,
OnBase permite no slo a los programadores sino tambin a los
usuarios comerciales configurar, implementar, modificar y ejecutar
informes en productos ECM sofisticados sin tener que verse
limitados a usar una aplicacin de cdigo rgido.

Pericia industrial:

No importa si formulan una pregunta sobre el uso de OnBase para

un proceso comercial especfico o para una llamada de asistencia
tcnica, los clientes de OnBase trabajan con proveedores
capacitados en los productos y con empleados que conocen la
aplicacin comercial especfica. Colaboran diariamente con los
clientes peritos competentes poseedores de conocimientos sobre
procesos industriales o comerciales especficos.

Implementacin rpida y una breve relacin

tiempo/beneficio efectivo:

Como se necesita de escasa o ninguna codificacin personalizada

para implementar OnBase, el producto puede implementarse en
un tiempo ms corto que requiere menos servicios profesionales
comparado con los paquetes de productos ECM de plataforma
especfica. Gracias a ello, las organizaciones realizan un rendimiento de
la inversin ms acelerado y una mayor flexibilidad presupuestaria para
iniciar gradualmente las iniciativas de ECM en varios departamentos.

Servicio y asistencia excelentes al cliente:

Hyland Software cultiva deliberadamente una cultura corporativa que

tiene por primersima prioridad la satisfaccin de las necesidades de
los clientes de OnBase. Ya sea que se trate de crear nuevas
funciones a partir de comentarios de la clientela o de proporcionar
servicios educativos, eventos y foros de usuarios, los clientes
de OnBase debern anticipar un servicio profesional, oportuno y
apropiado de los empleados de Hyland y de la sobresaliente red de
proveedores autorizados de productos de OnBase.

Arquitectura segura, escalable y confiable:

OnBase crea un conjunto personalizado de derechos y privilegios de

productos para cada grupo de usuarios a fin de mantener un nivel
elevado de seguridad. La arquitectura de OnBase incluye un acceso
escalable y confiable a los depsitos de contenidos de OnBase y
compatibilidad con versiones anteriores de configuraciones para
contenidos actuales, seguridad, grupos de usuarios, bases de datos
y almacenamiento de archivos de OnBase.

Se ofrece ms que un programa informtico para resolver problemas comerciales

A fin de obtener el mximo de ventaja, debe contemplarse ECM
como una estrategia comercial tecnificada y no solamente como
una aplicacin informtica. OnBase tiene la funcionalidad y
escalabilidad de nivel empresarial que exige el mercado actual, pero
supera la norma impuesta por otros proveedores de ECM con el
ofrecimiento de un compromiso incomparable a la prestacin de
productos industriales y la satisfaccin del cliente. Hyland Software,
empresa desarrolladora de OnBase, ha invertido en la gente, los
programas y productos que las organizaciones necesitan para
eliminar demoras costosas y frustrantes, las inexactitudes, los
embotellamientos y la falta de comunicacin.
Los productos de OnBase respaldan los objetivos corporativos
especficos de la organizacin donde prestan servicio y ofrecen una
ventajosa relacin tiempo/beneficio efectivo por las siguientes razones:
Los usuarios de OnBase y los proveedores autorizados
de productos de OnBase desarrollan productos junto con los
empleados que comprenden los procesos comerciales porque
han participado directamente en ellos, entre otros, contadores
pblicos (CPA, por sus siglas en ingls), administradores
titulados de informacin mdica (RHIA, por sus siglas en ingls)
y otros profesionales autorizados en industrias especficas.
La asistencia tcnica continua posventa incluye el acceso
a especialistas en industrias y peritos disponibles para ayudar
a comprender an ms las metodologas de implementacin
y las mejores prcticas, a fin de fomentar el mejoramiento
continuo de los procesos, prestar asistencia tcnica y garantizar
la satisfaccin del cliente.
Los usuarios de OnBase cuentan con acceso a los amplios
conocimientos y experiencia de la diversa comunidad de
profesionales de OnBase, que comprende unas 1.400 personas
provenientes de varias industrias. Ellos asisten al Congreso
anual OnBase de Capacitacin y Tecnologa (OTTC, por sus
siglas en ingls) para compartir ideas y experiencias tanto en
sesiones generales como en foros de industrias especficas.

Respaldo de la agilidad comercial

El 30 de octubre no slo fue el da
inauguratorio de VSR con OnBase
sino tambin el ms ocupado con la
tramitacin de pedidos que hemos
tenido en nuestros 21 aos de trayectoria
y no tenamos a la persona de TI con ms
experiencia en OnBase. Tema que se
combinaran ambas circunstancias, pero
no hubo prdida de produccin. Todo lo
contrario, la produccin aument. Ms
contento con la implementacin no poda
haber estado. Resulta verdaderamente
asombroso que progresramos desde
la ausencia de sistema hasta procesos
completos con flujo de trabajo en la fecha
ms intensa en la historia de la compaa,
sin prdida de la productividad
- Michael Armour, Vicepresidente de Nuevos Negocios
VSR Financial Services, Inc.

Los documentos faltantes y la necesidad de almacenar contenidos en

sistemas mltiples ralentiza los procesos comerciales de transaccin
para los que se necesita aprobacin, evaluacin o documentacin, sea
que dichas actividades estn automatizadas o se realicen manualmente.
OnBase ofrece un producto unitario para consolidar y vincular los
contenidos necesarios que impulsan los procesos y contenidos bsicos
que el usuario crea y recibe a diario para imponer un reglamento
comercial normalizado, directivas coherentes de retencin y una
recuperacin integral de datos en casos catastrficos.
OnBase permite a las organizaciones hacer mucho ms que simplemente
almacenar documentos diversos, entre otros, imgenes escaneadas,
audioarchivos y archivos visuales, pginas de Internet e informes
empresariales. Mediante una interfaz de configuracin sencilla, el usuario
puede hacer lo siguiente:
Definir la relacin entre los documentos y pasar de un documento a
otro con un clic del ratn.
Determinar los papeles que juegan los documentos en varios flujos
de trabajo y decisiones.
Controlar los derechos de visualizacin, impresin, correccin y
distribucin de los documentos.
Imponer los calendarios de retencin apropiados para los
documentos.
Compartir los documentos de varias maneras, entre otras, distribucin
por correo electrnico y presentacin de documentos en Internet.
Configurar estrategias flexibles de almacenamiento para mantener el
rendimiento del sistema.

Mejora en el rendimiento de las aplicaciones de la empresa

Pueden mejorarse las capacidades de rendimiento y recuperacin de
datos en casos catastrficos de muchas aplicaciones con el archivo de
informes o documentos en OnBase, donde pueden formar parte de
un depsito controlado de registros de la empresa. Pueden archivarse
en OnBase los informes de grandes sistemas para garantizar su
accesibilidad. Dichos informes a menudo tienen que volver a ejecutarse,
ocupan toda la capacidad de almacenamiento y no es fcil buscarlos.
Tambin existen mdulos dedicados para el archivo de documentos
generados con SAP ArchiveLink o Microsoft SharePoint Server
2007, los que no afectan al usuario y representan una carga reducida de
trabajo para el personal de TI.

Las organizaciones que hacen la conversin de sistemas heredados

de generacin de imgenes o que reciben documentos de terceros de
oficinas de servicio o de otros socios pueden importar automticamente
a OnBase estos documentos y los ndices correspondientes. OnBase,
diseado para complementar y maximizar las inversiones en TI existentes,
tambin se integra en las aplicaciones comunes de correo electrnico
y as permite la importacin de documentos a OnBase como procesos
automatizados mediante Subscription Server de OnBase o bien permite
que el usuario utilice como interfaz el correo electrnico para importar y
recuperar documentos. OnBase tambin puede emplear las capacidades
inherentes de registro en diario de un servidor de Microsoft Exchange
para crear un archivo integral de correspondencia electrnica a fin de
mejorar la responsabilidad y la investigacin.

Mejor coherencia con un depsito oficial de registros

La administracin unificada de OnBase permite que las
organizaciones impongan criterios de coherencia y responsabilidad
en toda la empresa como si se tratara de un solo sistema oficial de
registros (SOR, por sus siglas en ingls). Por ejemplo, si un contrato
de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en ingls) requiere tomar
medidas respecto a una queja dentro de un plazo determinado,
se registrar fielmente esa queja, la cual tendr el mismo tipo de
documento y registro cronolgico para auditora, sin importar si fue
escaneado, enviado por fax o por correo electrnico. El cumplimiento
de auditoras y leyes que rigen la obtencin de informacin y pruebas
electrnicas se ve enormemente mejorado gracias a esta funcin.

Documentos provenientes de aplicaciones comunes de oficina

como Microsoft Word o Excel.

Con OnBase, desarrollado en una sola plataforma, las organizaciones

pueden captar y gestionar coherentemente todas estas clases de
contenidos sin tener que manejar aplicaciones mltiples:

Correspondencia electrnica, ya sea importada o creada segn

fuera necesario, captada automticamente por destinatario,
tema u otra propiedad, o mantenida en un archivo integral de
todos los mensajes recibidos y enviados.

Datos archivados provenientes de aplicaciones de la empresa,

entre otras, Microsoft SharePoint y SAP ArchiveLink.
Informes de la empresa importados por COLD/ERM sin ejecutar
una aplicacin o servidor por separado.
La situacin de los documentos impresos como las escrituras o
los contratos originales.

Imgenes escaneadas y captadas con escaneadores de alto o

reducido volumen, entre otros, dispositivos multifuncionales.
Pginas web convertidas a imgenes TIFF para la recoleccin
de artculos tales como informes crediticios u otros de tipo
electrnico.
Secuencias de datos, entre otras, secuencias de datos XML
y de datos especficos de una industria como EDI 835/837, HL7
o DSTU X9.37-2003.

OnBase - Client Windows

Server COLD/DIP

OnBase - Client Windows

Server Workflow

Usuarios locales
OnBase Clients
Windows o Web

rk
wo
et
N
l
ca
Lo

Camino

k
or
tw

Firewall

Servidor de archivos - Archivos doc

Disco extraible
(2o copia)

Acceso cliente
OnBase Web
(HTTPS)

OnBase Server(s)

Firewall

r
te
en

ac

at
D

Acceso via Internet

o VPN/Modem Enterprise

Ne

Servidor de archivos - Archivos doc

1o disco
(1o copia)
Base de datos OnBase:
SQL Server
Oracle
Sybase

Servidor de archivos - Archivos doc

Ubicacion secundaria/Mantenimiento
(3o copia)

Los documentos residen donde el usuario desee trabajar con ellos

En el caso de muchas organizaciones, se debilita la ventaja comercial de
ECM debido a las inquietudes sobre la capacitacin del usuario final y su
aceptacin del producto. Se ha diseado OnBase para mitigar dicha
inquietud al no requerir que el usuario final interacte con la interfaz de
ECM de ninguna manera, sin dejar de ofrecerle un acceso completo a
los documentos y a las funciones necesarias. OnBase, equipado para
que el usuario final configure fcilmente la forma y el lugar donde desee
cumplir sus tareas diarias, funciona como extensin de los programas
informticos existentes, entre otros:

Aplicaciones esenciales especializadas (LOB, por sus siglas en ingls)

Para muchas organizaciones, la aplicacin comercial bsica que los
empleados usan cotidianamente es el contexto ms lgico de acceso
a los documentos. Los usuarios de OnBase se valen de esta estrategia
para permitir que los profesionales de cuentas por pagar puedan
recuperar facturas directamente de un sistema de planificacin de
recursos de la empresa (ERP, por sus siglas en ingls), que los cajeros
puedan recuperar tarjetas de firma de un sistema de banca bsico y
que los tramitadores de siniestros puedan ver documentos y tareas
directamente a partir de las solicitudes de tramitacin de siniestros.
OnBase ofrece tanto una herramienta de integracin aprogramtica
as como integraciones dedicadas para algunas de las aplicaciones
empresariales destacadas, como las de SAP, Oracle, Epic Systems
Corp. y ESRI.
Correo electrnico
El correo electrnico se ha convertido en la aplicacin empresarial para
muchos empleados. Con las integraciones dedicadas de OnBase para
Outlook, GroupWise y Lotus Notes, el usuario puede importar y
recuperar documentos y participar en el flujo de trabajo automatizado
en la misma interfaz del mensaje de correo electrnico. El usuario ve
esta funcin integrada en la misma estructura de carpetas que tiene la
aplicacin de correo electrnico.
Portales
Tambin puede incorporarse la funcionalidad de OnBase en portales
corporativos adaptados a las preferencias especficas y los deberes
laborales del usuario. Valindose de la interfaz StatusView de OnBase
Web Server, las compaas pueden disear portales donde se efecte
una consolidacin integral de todo en OnBase, entre otros elementos,
el acceso a las aplicaciones de generacin de grandes volmenes de
imgenes, tareas/avisos de flujo de trabajo y grficos para bosquejar
el rendimiento del procesador. Pueden distribuirse estos mismos
miniportales a travs de un sitio web de SharePoint o mediante
portales J2EE segn norma WSRP 1.0, como IBM WebSphere, SAP
NetWeaver y BEA WebLogic.
Web
Los socios, sectores representados y clientes tambin pueden recibir
acceso limitado por Internet a los documentos de OnBase. Entre
las organizaciones que utiliza OnBase de esta manera se incluyen
una compaa de seguros de la propiedad y seguros contra daos o
desastres que puede entregar pginas de declaraciones a sus agentes
independientes a pocas horas de recibir las solicitudes y la secretara
judicial local que permite a sus votantes buscar en su sitio de Internet
licencias matrimoniales y documentos judiciales.

Las interfaces configurables reflejan los papeles de los usuarios

Desde luego, el usuario puede buscar los documentos necesarios
(sobre los que tiene derechos) por tipo de documento, palabras claves
y perodos gracias al carcter intuitivo y sencillo de la ventana nativa
de recuperacin de OnBase. Los usuarios de OnBase tambin tienen
la opcin de realizar bsquedas en todo el texto para posibilitar la
ubicacin de un documento o conjunto de documentos que contengan
una palabra o frase especfica (por ejemplo, determinar qu contratos
contienen una condicin en particular). Sin embargo, tal vista integral no
es necesaria para algunas funciones laborales, o bien conviene para
stas una vista que refleje una tarea o proceso comercial especfico. En
tal caso, puede adaptarse OnBase para dichos usuarios.
Las carpetas y los gabinetes de archivos de OnBase satisfacen
las necesidades de aquellas organizaciones que deseen retener
el aspecto de sus archivos impresos con la incorporacin de una
interfaz de carpeta con pestaas, que permite al usuario organizar
documentos virtuales en la misma forma lgica que las carpetas de
archivos impresos sin incurrir en costos laborales ni usar recursos
de almacenamiento ni quedar expuesto a desastres naturales ni al
abuso de privacidad relacionados con las salas de archivos. Pueden
configurarse las carpetas para generar automticamente todas las
subcarpetas relacionadas segn un documento entrante (por ejemplo,
un documento de siniestro entrante crea secciones para documentos,
fotos, etc. de uso del liquidador) y determinar automticamente la
ausencia de un documento esencial en una carpeta (por ejemplo, la
falta de un pagar en un archivo de prstamo).
Si las tareas diarias del empleado son ms especializadas, puede
obtener un acceso muy sencillo a los documentos gracias a las
consultas personalizadas. Luego de unos minutos de configuracin,
la consulta personalizada genera una interfaz para recuperar
documentos muy especficos. Por ejemplo, el representante de
servicio al cliente en el departamento de cuentas por cobrar podra
contar con esta funcionalidad (ya sea directamente de OnBase o a
travs de un portal integrado) para buscar documentos que contienen
un nmero de cuenta especfico.

Casi todo en obras pblicas y en el

gobierno comunitario depende de
lugares geogrficos. La meta definitiva
es que todo el personal use GIS [siglas
en ingls para sistema de informacin
geoespacial] y aproveche el poder de la
gestin documental en la aplicacin. Nos
proponemos que el personal jams tenga
que dejar el entorno GIS pero an as
pueda recuperar la informacin espacial,
acceder a los documentos y crear
pedidos de trabajo. Una parte integral del
logro de esta meta es nuestra aplicacin
de OnBase
- Terry Biederman, Director de Obras Pblicas
Municipalidad de rgimen estatutario de Waterford

estado de Michigan

La automatizacin flexible de procesos comerciales

impulsa la productividad y el cumplimiento de normas
Si bien OnBase ofrece una gestin documental de nivel empresarial
de fcil adopcin y costo justificable, los mayores rditos a menudo
emergen de la automatizacin de los procesos comerciales. Hyland, que
Forrester Research* reconoce como lder en la gestin de contenidos
de transaccin, se destaca por la extraordinaria habilidad de gestionar
contenidos generados fuera de una organizacin (facturas, solicitudes,
etc.) y procesos comerciales afines.

Los productos de flujo de trabajo de OnBase, de rpida implementacin:

Aumentan la productividad con la habilitacin del procesamiento
automatizado para eliminar gran parte del procesamiento manual.
Reducen los costos de mano de obra y del archivamiento y
almacenamiento manuales.
Reducen los ciclos para mejorar el servicio al cliente y el registro de
ingresos.

La verdadera ventaja de OnBase radica

en que permite instalar productos con la
flexibilidad necesaria para la empresa en
cuestin
- Mike Sole
Gerente Principal de Proyectos
Podiatry Insurance Company of America

Imponen reglas comerciales que pueden restringirse por motivos

de cumplimiento o que el usuario comercial puede modificar sobre
la marcha para adaptarse rpidamente a condiciones cambiantes.
Conservan la visibilidad tanto de la condicin del documento
como de la actividad en tiempo real, adems de crear un registro
cronolgico para auditora, disponible de inmediato.
Garantizan la priorizacin, distribucin y monitoreo adecuados del
trabajo.
Apoyan la coherencia de los procesos de comienzo a fin para
usuarios mltiples, procesos complejos numerosos y procesos en
paralelo.
Incluyen un simulador para poner a prueba resultados anticipados
y crear situaciones hipotticas a fin de mejorar las posibilidades de
xito.
Validan la aprobacin de pedidos, pagos y otras transacciones
con firmas digitales o recuadros de refrendo para obviar las firmas
manuales.
Divulgan la informacin por mtodos varios y automatizan la
creacin de documentos totalmente nuevos.
Segn las necesidades de la organizacin, puede iniciarse un flujo de
trabajo de OnBase Workflow de varias maneras, entre otras, el recibo
de un documento entrante (imagen escaneada, correo electrnico,
fax, etc.), la finalizacin de un formulario electrnico de OnBase o de
un formulario de Microsoft InfoPath o la ejecucin de una accin
en una aplicacin empresarial integrada en OnBase. Por ejemplo,
un pedido entrante de producto podra inducir varias actividades
(comprobacin crediticia, revisin de ingeniera, verificacin de
disponibilidad de materiales, etc.) y necesitar de aprobaciones
mltiples antes del envo de los artculos al cliente. Con OnBase,
el cliente puede presentar un pedido con el mtodo preferido y as
reducir costos y ciclos para el proveedor.

* The Forrester Wave: Content-Centric Applications, Q1 2006

9

Proteccin de la integridad documental

Muchos documentos que juegan un papel en una transaccin sirven
posteriormente de contenidos fijos que representan pruebas
de una transaccin, decisin o proceso. Adems de la imposicin
de reglas comerciales mediante Workflow, OnBase ofrece varios
mtodos para validar la integridad de los contenidos de un depsito
de OnBase y gestiona estos elementos como si fueran registros
y no slo documentos. OnBase da lugar a la gestin tanto de
documentos como de registros en la misma interfaz y con la misma
base de cdigo, ms bien que integrando aplicaciones desarrolladas
o adquiridas por separado.
Records Management de OnBase puede atender las necesidades
especiales de control de acceso, disposicin y retencin de los registros
declarados durante la vida til de los mismos. Junto con la funcionalidad
de carpetas en OnBase, Records Management constituye una
herramienta potente de responsabilidad. Mediante la creacin
automatizada de carpetas y subcarpetas y la definicin de los contenidos
obligatorios, las organizaciones pueden garantizar la observacin de las
directivas apropiadas y la presencia de los documentos relacionados con
el cumplimiento. Puede gestionarse la vida til de todo el registro en
el nivel de la carpeta.
Por ejemplo, la contratacin de un empleado nuevo puede generar la
creacin de una serie de carpetas para gestionar las evaluaciones,
la nmina, los beneficios y las certificaciones. El usuario puede
determinar, con slo una seleccin del ratn, si faltan documentos
esenciales como un formulario tributario que afecta la nmina o un
certificado necesario para el cumplimiento. Luego de la terminacin del
empleo, puede cerrarse el registro luego de un perodo determinado y
destrurselo finalmente cuando ya no se lo necesite.
El servicio Integration for PFU TimeStamp (Integracin para marca de
hora de PFU) de OnBase ofrece validacin tercerizada de la existencia de
un registro en una fecha determinada que no haya sufrido alteraciones
desde entonces. Cuando cambia la condicin de una carpeta de Records
Management de abierta a cerrada o a cierre, se la puede enviar
al servicio Integration for PFU TimeStamp, donde se asigna a cada
documento una verificacin digital inalterable. Tambin pueden timbrarse
con sello de hora mediante una sencilla accin de seleccin con el botn
derecho del ratn documentos y carpetas individuales de OnBase que
no forman parte de un producto de Records Management.

10

Adems del mantenimiento de valiosos registros cronolgicos para

auditora y de la historia documental, OnBase tiene herramientas de
proteccin y validacin de la integridad de los documentos individuales.
Por ejemplo, Enterprise Document Management (EDM) Services de
OnBase garantiza que el usuario vea solamente las versiones aprobadas
de los documentos y previene las revisiones simultneas. EDM Services
tambin permite que el usuario pueda trabajar con documentos
retirados una vez desconectado de OnBase.

Escogimos OnBase porque ofreca

el precio y las caractersticas que
buscbamos. Ahora que tenemos una
trayectoria con OnBase, estamos muy
contentos con la tecnologa
- Pedro Ernesto
CIO de Scania Latin America

Uso compartido de contenidos fuera de la empresa

Las opciones flexibles para compartir documentos con clientes
internos y externos (an en el caso de organizaciones cuyos
clientes son pacientes, estudiantes, socios comerciales, clientes
o agentes) mejoran el servicio, ya sea que ello signifique el envo de
correspondencia electrnica, discos compactos o comunicaciones
impresas en un formato preferido o el fomento de un autoservicio
eficaz. OnBase tiene la funcionalidad para crear y distribuir cartas,
declaraciones y otros documentos, discos compactos y discos DVD
de distribucin directa a clientes.
Estas son algunas de las formas de uso de OnBase para comunicarse con
socios, clientes, estudiantes, pacientes y otros sectores representados:
Generacin dinmica de documentos con datos de varias fuentes,
mediante el uso de plantillas configurables de Word, incluso la
creacin automatizada de grandes cantidades de documentos y la
capacidad de ejecutar dicha creacin en equipos mltiples.
Finalizacin automatizada de formularios con la combinacin de
datos ingresados por usuarios y de fuentes externas de datos, con
la garanta de que se finalizan coherentemente los campos de
formulario y que se facilitan opciones normales de almacenamiento
de copias para los egistros internos.

Cumplimiento, obtencin de informacin y pruebas

electrnicas y recuperacin de datos en casos
catastrficos
OnBase ofrece posibilidades funcionales intrnsecas as como
productos y servicios especializados que se han incorporado en el
mismo cdigo del producto para responder a las inquietudes de
cumplimiento y de moderacin del riesgo. La sencilla centralizacin
de todos los contenidos en un depsito oficial de registros
garantiza la disponibilidad de los documentos para auditoras y para
la obtencin de informacin y pruebas electrnicas, posibilita la
implementacin de un plan integral de retencin y es compatible con
una estricta seguridad del usuario.
Para moderar los riesgos, OnBase ofrece las siguientes funciones:
Automatizacin de procesos comerciales y formularios
electrnicos interactivos para imponer reglas comerciales
estrictas y reducir la posibilidad de que el usuario pudiera operar
al margen de una directiva o proceso recomendado.
Comprensin sin precedentes por parte de la gerencia de los
procesos y del rendimiento mediante registros cronolgicos
para auditora, informes y visualizaciones grficas en tiempo real.

Creacin de documentos estructurados, como declaraciones, con

un programa de diseo intuitivo para generar documentos simples o
declaraciones compuestas que renen documentos
complementarios (imgenes de cheques o comprobantes de
entrega, por ejemplo).

Control de versiones para garantizar que el usuario siempre

consulte la versin ms reciente o autorizada de los
documentos, tales como directivas y procedimientos, fichas
tcnicas de seguridad de materiales u otros documentos
esenciales, y para impedir la alteracin de dichos documentos
sin la autorizacin debida.

Distribucin de declaraciones, informes y dems documentos por

fax, correo electrnico, publicacin en sitios de Internet, su grabacin
en discos compactos, o cualquier combinacin de opciones segn
las preferencias del destinatario.

Plataforma de distribucin de l a documentacin de lectura

obligatoria, como directivas y procedimientos, y del monitoreo
de los reconocimientos del empleado donde consten que ha
ledo y comprendido dichos documentos.

Publicacin de un minisistema ECM con funciones bsicas de

bsqueda y funcionalidad de recuperacin de datos en un CD/DVD
con cifrado optativo, a fin de compartir con la clientela volmenes de
documentos complejos o extensos.

Creacin automtica de copias de seguridad en CD/DVD

de los depsitos de OnBase como parte de un plan de
recuperacin de datos en casos catastrficos/continuidad de la
actividad comercial.

Acceso limitado al mismo sistema OnBase mediante el

servidor web de OnBase, con funciones de seguridad de nivel
empresarial a fin de eliminar el riesgo de comprometer
documentos confidenciales.

Servicios de validacin de copias de seguridad para comprobar

la capacidad de recuperacin de datos en caso de falla del
servidor, as como servicios de recuperacin de datos, entre
otros, asistencia para restaurar la base de datos en casos
de emergencia y una oficina integral de emergencia para
recuperacin de datos en casos catastrficos, administrada en
un entorno con certificacin SAS 70.

11

Metodologas mltiples de implementacin

Las organizaciones que seleccionan OnBase no tienen que efectuar
cambios drsticos en sus entornos o estrategias de TI a fin de dar
lugar a la implementacin de OnBase. OnBase resulta adecuado para
prcticamente cualquier entorno gracias a una filosofa orientada al
consumidor y a una arquitectura abierta, sin importar los recursos de
TI existentes.
In situ o en lnea
A pesar de la reconocida rpida implementacin de OnBase
y de depender muy poco de servicios profesionales, muchas
organizaciones descubren que no pueden implementar un producto
ECM con la prontitud que quisieran. OnBase OnLine, uno de
los pocos productos ECM alojados de avanzada que la empresa
desarrolladora de software vende y para la que ofrece asistencia
tcnica, resulta ideal para las organizaciones que tienen limitaciones
de TI, requisitos presupuestarios o un modelo comercial de
tercerizacin. Los proveedores autorizados de productos OnBase y
los profesionales de OnBase OnLine brindan pericia consultiva para
recomendar el producto ms adecuado.
Con OnBase OnLine, que tiene certificacin de SysTrust, las
organizaciones pueden disfrutar de inmediato de la funcionalidad y
las ventajas de OnBase en un centro de datos con certificacin SAS
70 completamente tercerizado. OnBase OnLine tambin ha recibido
certificacin de Microsoft en Advanced Infrastructure Solutions
Competency con la especializacin de alojamiento. Como opciones,
OnBase OnLine ofrece la compra de licencias perpetuas y su
alojamiento en un centro de datos seguro o un modelo con
suscripciones para usar el software y la infraestructura.
Maximizacin del valor de todas las inversiones tecnolgicas
La funcionalidad de OnBase salva las brechas que separan las
aplicaciones con la eliminacin de procesos redundantes, inconexos
y manuales. Su arquitectura abierta facilita su incorporacin
en entornos existentes o su adaptacin a nuevas inversiones
tecnolgicas. Gracias a ello, las organizaciones pueden adoptar un
criterio empresarial estratgico para aumentar la productividad y
normalizar los procesos.
Puede implementarse Application Enabler de OnBase para indexar
y recuperar documentos directamente de las aplicaciones de la
empresa que los empleados usan a diario, gracias a la capacidad de
esta aplicacin para operar como una extensin de las aplicaciones
existentes. Puede usarse Application Enabler para generar hojas
de separacin con cdigos de barras, indicar flujos de trabajo
y completar documentos con plantilla base directamente en
aplicaciones esenciales especializadas (LOB, por sus siglas en ingls)
tales como sistemas ERP, de contabilidad, de informacin estudiantil,
de informacin hospitalaria o de tramitacin de prstamos.

12

Las integraciones dedicadas proveen conexiones an ms estrictas

entre los documentos de OnBase y los flujos de trabajo y las
aplicaciones de la empresa. Por ejemplo, OnBase Connector 2.0,
con certificacin de SAP, para usarse con SAP ArchiveLink, vincula
los documentos generados fuera de un producto SAP con objetos
comerciales de SAP, provee un mecanismo para el archivo de listas
de impresin y guarda los documentos salientes en formato PDF.
Este mdulo tambin acepta la importacin de cdigos de barras y la
sincronizacin de palabras clave. Se han desarrollado otros mdulos
de integracin dedicados de OnBase para Microsoft SharePoint,
Oracle eBusiness Suite 11i, Esker DeliveryWare, para aplicaciones
de atencin mdica de Epic Systems Corp. y para sistemas de
informacin geoespacial (GIS, por sus siglas en ingls) de ESRI.
La incorporacin de secuencias de mensajes segn normas de la
industria, como Microsoft BizTalk, EDI 835/837, HL7, XML y DSTU
X937-2003, entre otras, fomenta con mayor facilidad la comunicacin
entre los sistemas internos y los socios. OnBase es compatible
con Web Services para fomentar una rpida integracin entre
aplicaciones de la empresa. Asimismo, OnBase ha establecido
asociaciones con proveedores de tramitacin de formularios
especializados, productos de almacenamiento especializados y con
otros fabricantes de equipos y software.

Tenemos un mayor grado de flexibilidad

porque usamos un producto en
plataforma web. En colaboracin con el
personal en lnea de OnBase, podemos
realizar actualizaciones o agregar
nuevas funciones sin afectar a todas
las estaciones de trabajo. As lo hemos
hecho con mayor rapidez que si lo
hubiramos hecho por cuenta propia.
En estos momentos, tenemos un plan
trienal para instalar media docena de
productos, lo cual es osado pero
factible. Posiblemente pudiramos lograr
solamente uno, quizs dos, proyectos al
ao, si furamos a hacerlo con recursos
propios y tuviramos que afectar las
estaciones de trabajo
- Christopher Masi, Supervisor del Centro de Imgenes
Blue Cross Blue Shield of Vermont

Onbase es compatible con entornos heterogneos

OnBase se compromete a posibilitar al mximo la informacin para
los usuarios finales en cualquier entorno. Por ejemplo, el sistema
de un hospital importante integra OnBase en tres sistemas
principales de la empresa, uno de los cuales se instala mediante
Citrix, otro tiene plataforma Internet y el tercero plataforma
Java. La funcionalidad prestada por un cliente Java, por ejemplo,
que permite el acceso al servidor web mediante un mayor nmero
de exploradores y la integracin para WSRP (compatible con la
presentacin de la funcionalidad de OnBase a travs de portales
segn norma WSRP 1.0), subrayan el compromiso de OnBase para
poner la informacin a disposicin de todos los usuarios.

Tenemos tres sistemas de

empresa [Epic, Keane y Siemens] y
necesitbamos un producto que pudiera
funcionar con todos ellos, para as tener
el mismo acceso a la informacin sin
importar la presencia del paciente en un
lugar determinado. Application Enabler
de OnBase nos permite ver documentos
directamente en aquellas aplicaciones
sin necesidad de ir a otro sistema ni de
duplicar la informacin
- Kate Schlotzer,
Gerente de Sistemas y Automatizacin
Residential Management Group, Royaume-Uni

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Arquitectura
Se ha desarrollado la arquitectura OnBase sobre las plataformas
Microsoft Windows y .NET, con lo cual se han creado modelos
econmicos de instalacin y desarrollo de una infraestructura ECM
escalable. Se disponen de clientes multifuncionales independientes
de Internet y de Microsoft Windows para acceder al mismo depsito
de documentos OnBase. La compatibilidad multiplataforma permite
la implementacin de OnBase con servidores de bases de datos
y de almacenamiento de archivos que operan en otros sistemas
operativos ajenos a Windows, entre otros, Unix, LinuxTM, IBM
WebSphere, BEA WebLogic y IBM AS/400.

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Informacin sobre Hyland Software

Puede obtener informacin adicional sobre las ventajas de las
tecnologas, los servicios, el personal y otros recursos de OnBase de un
gerente de cuentas de Hyland Software o de un proveedor autorizado
de productos de OnBase. Por otro lado, puede obtener informacin
adicional en www.hyland.com, entre otros artculos:
Usos de OnBase en todo el mundo en procesos comerciales
bsicos en servicios financieros, gobiernos, atencin mdica,
educacin universitaria, plantas fabriles y en otras industrias, as como
en los procesos comerciales esenciales para todas las industrias,
como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y recursos humanos.

Ninguno de nuestros clientes

(pacientes, proveedores y mdicos)
podran estar ms satisfechos con la
solucin. Gracias a la mejor eficiencia
y los procesos avanzados de trabajo,
los mdicos pueden pasar ms tiempo
con los pacientes y menos tiempo
cumpliendo tareas administrativas. Los
pacientes pueden quedarse tranquilos
porque saben que los mdicos tienen
ms tiempo para atenderles y porque
disponen de toda la informacin
pertinente en el lugar donde reciben
dicha atencin
- Caryn Hewitt, RN, BSN, Socia Ejecutiva.
Gestin de Informacin Sanitaria (HIM, siglas en ingls)
MeritCare Health System

Estudios de casos prcticos y videotestimonios de clientes

satisfechos en casi todas las industrias.
Sntesis de los servicios que se ofrecen a los usuarios de OnBase,
entre otros, educacin, validacin de bases de datos, recuperacin
de datos en casos catastrficos y productos alojados.
Comprensin del equipo gerencial de Hyland Software y de su
cultura nica, gracias a los cuales es una de las compaas de ECM
ms estables y con mayor crecimiento en el mercado.
Descripciones ms detalladas de las capacidades innovadoras y
fiables del paquete de productos de OnBase y maneras en que
stas mejoran la respuesta a las necesidades comerciales
orientadas a los procesos y las transacciones.

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Hora de sobresalir.
Obtenga informacin adicional de las aplicaciones comerciales existentes.
Reduzca e incluso elimine las tareas poco econmicas y redundantes. Ahora
puede dedicar tiempo a las tareas que realmente tienen importancia. De eso se
trata la gestin eficaz de documentos y gestiones.
De eso se trata la diferencia OnBase.
Entrese en OnBase.com

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