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INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL
SECRETARA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
EN LAS UNIDADES RESPONSABLES DEL
INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO

DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS
UNIDADES RESPONSABLES DEL IPN
INDICE
PGINA
INTRODUCCIN
I. OBJETIVO DEL MANUAL
II. POLTICAS GENERALES
III. PROCEDIMIENTOS:
III.1 Revisin, Recepcin, Registro y Control de Correspondencia

de Entrada
1/1 - 5
III.2 Clasificacin, Catalogacin y Apertura de Expedientes de

de Archivo de Trmite
2/1 - 17
III.3 Control de Correspondencia en Trmite
3/1 - 24
III.4 Anlisis de Trmite, Expurgo y Glosa de Documentos
4/1 - 33
III.5 Prstamo de Documentos Activos
5/1 - 41
III.6 Recepcin, Caracterizacin, Registro, Tasa, Franqueo y

Despacho de Correspondencia de Salida
6/1 - 52
III.7 Registro y Tramitacin de Transferencia Primaria y Recepcin

de Documentacin Concentrada
7/1 - 72
III.8 Prstamo de Expedientes Concentrados en el Archivo

General del Instituto
8/1 - 81
III.9 Cancelacin de Documentacin Semiactiva
9/1 - 92
IV. GLOSARIO DE TRMINOS
98
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO EN LAS UNIDADES
RESPONSABLES DEL IPN
Hoja: 1
Hoja:
De: 106
De:
INTRODUCCIN
En respuesta a las acciones emprendidas en el mbito de la Administracin Pblica Federal,
en lo relativo a la modernizacin de los servicios archivsticos y documentarios se elabor el
presente manual, que sentar las bases para el desarrollo coherente y homogneo de las
actividades inherentes a la administracin de la documentacin en las unidades
responsables del Instituto Politcnico Nacional, que resuelva efectivamente las demandas al
respecto.
La modernizacin de los servicios archivsticos de la institucin, adquiere una singular
importancia, en virtud del carcter estratgico que estos servicios poseen con relacin a la
actividad regular de las unidades responsables que integran al Instituto y consecuentemente,
respecto al propio desarrollo del proceso de modernizacin de la Administracin Pblica en
su conjunto.
A la par del valor que los archivos revisten como depsitos de informacin indispensable
para el eficaz desempeo de las tareas administrativas, es innegable su importancia como
factor institucionalizador y catalizador de la gestin pblica, ya que la existencia y el
adecuado funcionamiento de los archivos soportan tanto la atingencia como la continuidad
de la accin de la institucin, relacionndose con todos los aspectos y eventos del proceso
administrativo, que sirve como memoria de la vida del Politcnico y como acervo de datos y
antecedentes que en algunos casos son nicos; asimismo, fungen como instrumentos
directos para la regulacin de las actividades cotidianas y como fuentes de informacin para
la toma de decisiones, constituyndose como testimonio del curso concreto de la gestin
institucional y de las particularidades y resultados de los procesos que implica, por lo que la
continuidad y calidad de las labores de la administracin requiere de eficientes sistemas de
archivo.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
I.

Hoja: 2
Hoja:
De: 106
De:
OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a las reas de correspondencia y archivo de las unidades responsables del

Instituto Politcnico Nacional un instrumento tcnico administrativo que contenga los
principales procedimientos para la recepcin, seguimiento, organizacin, conservacin,
transferencia, prstamo, seleccin y control de la documentacin manejada por la unidad,
as como de la generada por la misma.
II.
POLTICAS GENERALES
El Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y

Mantenimiento de la Direccin Administrativa, ser la instancia responsable de la
recepcin oficial de la documentacin dirigida al Instituto, debiendo establecer los
mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia de
entrada; sin embargo, a efecto de promover un tratamiento ms gil y eficaz de los
documentos que ingresan al Instituto, sus unidades responsables podrn recibir
descentralizadamente los documentos dirigidos a stas.
Todo documento que ingrese al rea de correspondencia y archivo de las unidades
responsables se considerar oficial, de acuerdo con la legislacin vigente, y se le dar el
trmite que institucionalmente le corresponda con la debida discrecin y eficiencia.
El servicio de despacho de correspondencia constituye una actividad de alta significacin
para el desarrollo ordenado y culminacin satisfactoria de la gestin institucional, por lo
que ser esencial garantizar que los documentos generados por la unidad responsable
sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, resguardando y
promoviendo los intereses del Instituto y de sus unidades responsables ante las diversas
instancias de gestin intra e interinstitucionales.
Mantenimiento de la Direccin Administrativa ser la instancia responsable del despacho
de los documentos del Instituto, siendo la nica autorizada para distribuir por intercambio
gubernamental, franqueo o valija la correspondencia de salida de las diversas unidades
responsables, la cual le ser entregada directamente. En el caso de las escuelas, centros
y unidades ubicadas en el interior de la Repblica podrn manejar tambin el servicio de
valija. Asimismo, dados los recursos asignados para el franqueo de correspondencia se
debern llevar los registros contables correspondientes, para acreditar el correcto empleo
del presupuesto.
Las unidades responsables debern conservar todos los documentos oficialmente
generados o recibidos en el curso de sus trmites, as como mantenerlos correctamente
organizados, integrando sistemticamente las fuentes de informacin documentaria para
su efectivo aprovechamiento y consulta dentro de las gestiones institucionales, siendo
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL

Hoja: 3
Hoja:
De: 106
De:
indispensable para ello mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a

trmite hasta su integracin final al archivo; auspiciar que al archivo ingresen slo
documentos oficiales; y conservar permanentemente organizados los documentos
gestionados, al ordenar lgicamente los antecedentes y garantizar su fcil localizacin y
consulta.
Las unidades responsables para garantizar la agilidad de los servicios archivsticos
debern transferir sistemticamente al Departamento de Archivo y Correspondencia de la
Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa la
documentacin archivada que concluye su ciclo vital para el desahogo de los trmites. La
identificacin y transferencia es una actividad sumamente delicada, por lo que al llevarla a
cabo se tendr cuidado en que sea entregada completa y oportunamente; en que slo sea
documentacin que as lo amerite y que sea rpida y correctamente organizada para
facilitar su localizacin y consulta cuando se requiera.
El adecuado control de la documentacin oficial ser responsabilidad de todos y cada uno
de los servidores pblicos que laboren en el Instituto, en la perspectiva de que
institucionalizar la conservacin y uso de la documentacin oficial representa una
necesidad prioritaria para la administracin, ya que contribuye a hacerla ms eficiente y
racional.
La Direccin Administrativa a travs del Departamento de Archivo y Correspondencia de
la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento ser la responsable de supervisar el
correcto tratamiento y control de la documentacin oficial en el Instituto, quien crear y
establecer los elementos preventivos y correctivos necesarios para garantizar que la
produccin, manejo y uso de los documentos oficiales se lleve a cabo de acuerdo con las
normas legislativas, reglamentarias o tcnicas vigentes al respecto.
Las acciones que se efecten para controlar los documentos oficiales debern
desarrollarse de manera coordinada con las instancias afines ya existentes en el Instituto
(Control de Gestin, Contralora Interna), aprovechando al mximo los recursos e
instrumentos disponibles, en una perspectiva de cooperacin institucional y apoyo
recproco.
Las reas de correspondencia y archivo de las unidades responsables debern controlar
eficazmente el manejo y uso de los documentos, evitando la sustraccin, destruccin,
ocultamiento o inutilizacin indebidas de la documentacin oficial, notificando cualquier
irregularidad que detecten al respecto, para que se proceda de acuerdo a las
disposiciones legales y administrativas vigentes.
.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL

III. PROCEDIMIENTOS
Hoja: 4
Hoja:
De: 106
De:
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Hoja:
1/1 de 12
Hoja:
5 de 106
De:
OBJETIVO
Contribuir a que en las unidades responsables del Instituto se realicen de manera expedita y
eficiente la revisin, recepcin, registro y control de la correspondencia que ingresa a la
misma, para evitar demoras en el desahogo de los trmites de su competencia.
FUNDAMENTO LEGAL
Ley Orgnica del Servicio Postal Mexicano
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47, fraccin IV.
Cdigo Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Comn y para toda la
Repblica en Materia del Fuero Federal. Artculo 234 fraccin IV.
Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad
central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e
histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2o. fracciones II y III
Lineamientos del Servicio Postal Mexicano.
Manual de Polticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Direccin de
Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin.
Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de
la Direccin de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin.
NORMAS DE OPERACIN
Las unidades responsables al recibir la documentacin oficial debern elaborar de
inmediato las fichas de control respectivas, estableciendo el mecanismo de seguimiento
administrativo de la gestin a que da lugar la pieza ingresada.
Las unidades responsables debern enviar, al trmino del ao correspondiente, las fichas
de registro general de las piezas recibidas durante el periodo al Departamento de Archivo
y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin
Administrativa.
La documentacin que ingrese a la unidad responsable deber ser distribuida con la
mayor rapidez posible, en especial la correspondencia con carcter de urgente,
mantenindose cerrada y con controles adicionales la correspondencia confidencial o con
valores y riesgos.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
1/2 de 12
Hoja:
6 de 106
De:
En la documentacin que se reciba en la unidad responsable sin envase y sea entregada

por el propio interesado o su representante se deber verificar lo siguiente:
Que las piezas estn dirigidas a la unidad responsable o a los servidores pblicos que
laboran en la misma;
Que el asunto de que trate el documento sea competencia de la unidad responsable;
Que los documentos estn firmados autogrficamente o autorizados con huella digital por
el remitente;
Que la fecha de los documentos sea actual;
Que los documentos citen el domicilio del remitente, en caso contrario, no se aceptar el
documento;
Que si en el documento se menciona la remisin de anexos, stos acompaen a la pieza,
ya sea adheridos tratndose de otros escritos o por separado cuando son muy
voluminosos, si no vienen, se reclamar a quien entrega la pieza, asentndose en el
documento las aclaraciones pertinentes; y
Que el documento no contenga expresiones injuriosas o trminos inconvenientes.
En la documentacin que se reciba en la unidad responsable por servicio postal,
telegrfico, autotransporte o mensajera particular, en sobre cerrado, bajo cubierta o valija
se deber verificar lo siguiente:
Que la cantidad de piezas recibidas corresponda con el nmero de piezas facturadas, y
que los datos de los envases correspondan con los de las facturas;
Que en los envases de las piezas se especifique que estn dirigidas a la unidad
responsable o a servidores pblicos que trabajan en ella, en caso contrario, se
devolvern inmediatamente al servicio respectivo, para que se les d el cauce adecuado;
y
Que los envases de las piezas estn en buenas condiciones, de no ser as, se revisar el
contenido y, de encontrarse faltantes, sobre todo si es valija, se levantar un acta que
haga constar tal anomala, asentndolo en la factura respectiva para cualquier aclaracin
subsecuente.
Sobre cualquier pieza que ingrese a la unidad responsable deber establecerse un
seguimiento y control efectivos, abrindola en caso de que sea entregada bajo cubierta.
Cuando la pieza ingresada sea de carcter confidencial o con valores y riesgos, antes de
abrir los envases se deber consultar a la instancia que corresponda dentro de la unidad
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
1/3 de 12
Hoja:
7 de 106
De:
responsable, para que resuelva sobre el tratamiento de deba drsele a tal documentacin,
aplicando puntualmente las instrucciones recibidas en este sentido.
Al abrir una pieza, ya ingresada a la unidad responsable, que viene envasada se deber
verificar lo siguiente:
Que los documentos estn dirigidos a la unidad responsable o a los servidores pblicos
que laboran en ella, en caso contrario, se regresarn al remitente;
Que el asunto de que traten los documentos sea competencia de la misma;
Que si los documentos indican la remisin de anexos, stos se adjunten efectivamente,
de no ser as se asentar lo procedente en el propio documento; y
Que en los documentos se cite la direccin del remitente, si no, se anexar el sobre a la
pieza, cuidando de no desprender los timbres postales.
Las unidades responsables debern promover la sistematizacin del registro y control de
la correspondencia de entrada.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
INTERESADO
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
Hoja:
Hoja:1/4 de 12
8 de 106
De:
TMPO FORMA Y/O DOCTO.
1. Entrega correspondencia en la unidad responsable

destinataria del Instituto Politcnico Nacional.
DOCUMENTO
SERVICIO DE TRANS 2. Entrega correspondencia y la factura corresponPORTE

diente en la unidad responsable destinataria del
Instituto Politcnico Nacional.
DOCUMENTO
FACTURA
REA DE CORRES- 3. Recibe la correspondencia y, en su caso, factura

PONDENCIA DE LA
dirigida a la unidad responsable y examina la
UNIDAD RESPONSA
correspondencia entregada, de acuerdo a su
carc-ter y los conductos de la propia
BLE
correspondencia (entrega en ventanilla y
recoleccin).
Es entregada sin envase por el propio interesado
o su representante (mensajero)?
4. S, verifica que cumpla con los requisitos establecidos.
Estn correctos los requisitos?
5. No, consulta al interesado y realiza modificaciones
o en el caso de que no corresponda a la unidad
responsable se lo devuelve para que lo encauce
debidamente.
6. S, otorga el acuse de recibo de las piezas de
entrada, imprimiendo en el original y las copias del
documento el sello de recibido de la unidad
respon-sable, marca la hora y la fecha de su
recepcin e inmediatamente imprime tambin en el
original y las copias del propio documento el folio
de registro correspondiente. Entrega al interesado
la copia res-pectiva y procede a la caracterizacin
del original y las copias dirigidas restantes. Pasa a
la actividad nmero 16.
INTERESADO
7. Recibe copia del documento como acuse de recibo

o la correspondencia, en caso de que no corresponda al destinatario.
REA DE CORRES- 8. No, es entregada por servicio postal, telegrfico,

PONDENCIA DE LA
autotransporte o mensajera particular en sobre
UNIDAD RESPONSA
cerrado, bajo cubierta o valija, verifica que est
completa y que cubra los requisitos establecidos.
BLE
Est completa y cubre requisitos?
AUTORIZ
_____________________________________
C.P. HERIBERTO OBESO MONTOYA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
AUTORIZ
_____________________________________
LIC. JORGE HERRERA ESPINOSA
DIRECTOR DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN
Vo. Bo.
_____________________________________
ING. BENJAMIN LPEZ SOLANO
JEFE DE LA DIV. DE SERVICIOS DE APOYO Y
MANTENIMIENTO.
DIRECCIN DE PLANEACIN Y ORGANIZACIN
Vo. Bo.
_____________________________________
LIC. ALEJANDRO SNCHEZ BORDES
JEFE DE LA DIVISIN DE ORGANIZACIN Y
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
LIC. ERIC G. CONDE LPEZ
JEFE DEL DEPTO. DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
JEFE DEL DEPTO. DE DESARROLLO ORGNICO
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:1/5 de 12
9 de 106
De:
REA DE CORRES- 9. No, asienta las anomalas detectadas en la factura

y, en caso de que no est dirigida a la unidad resPONDENCIA DE LA
ponsable la devuelve.
UNIDAD RESPONSA
BLE
SERVICIO DE TRANS 10. Recibe factura como acuse de recibo o documenPORTE
tacin y factura para que le d el cauce correcto.
REA DE CORRES- 11. S, ingresa a la unidad responsable las piezas
recibidas y abre, en su caso, el envase, siguiendo
PONDENCIA DE LA
los lineamientos marcados para la correspondencia
UNIDAD RESPONSA
confidencial o con valores y riesgos; y verifica que
BLE
los requisitos estn correctos.
Estn correctos los requisitos?
12. No, devuelve al remitente para las modificaciones
pertinentes.
INTERESADO
13. Recibe documentacin y realiza las modificaciones

correspondientes. Reinicia en la actividad nmero
1.
REA DE CORRESPONDENCIA DE LA
UNIDAD
RESPONSA BLE
14. S, imprime en todas las piezas de entrada el sello

de la unidad responsable, marcando la fecha y la
hora de su recepcin.
15. Imprime en el documento de entrada el folio de
registro correspondiente, siguiendo al efecto una
numeracin sucesiva para toda la unidad responsable o, en su caso, del rea respectiva, en series
que iniciarn cada ao.
16. Elabora para cada una de las piezas de entrada un
juego de Fichas de Control de Correspondencia
en Trmite en original y dos copias, anotando los
da-tos generales del documento segn proceda y
la fecha en que el documento fue recibido para su
trmite.
FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA

EN
TRMITE
(FORMATO UCC-1)
17. Engrapa a cada documento de entrada el juego de

fichas de control correspondiente, debidamente
requisitado y entrega al responsable del rea de
correspondencia.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:1/6 de 12
10 de 106
De:
RESPONSABLE DEL 18. Revisa las piezas de entrada, acompaadas por

sus respectivas fichas de control y verifica que
REA DE CORREScada juego de fichas de control se encuentre
PONDENCIA DE LA
completo y bien adherido a la pieza corresponUNIDAD RESPONSAdiente, as como que los datos que las fichas conBLE
tienen coincidan con los documentos; que todas
las piezas hayan sido selladas y registradas y que
los anexos mencionados en las piezas estn
comple-tos, bien adheridos y en buenas
condiciones.
Estn correctas?
19. No, devuelve piezas y fichas para las modificaciones correspondientes.
REA DE CORRES- 20. Efecta modificaciones y entrega. Se conecta con
PONDENCIA DE LA
la actividad nmero 18.
UNIDAD RESPONSA
BLE
RESPONSABLE DEL 21. S, desprende el original de la ficha de registro
general del juego respectivo, la agrupa con las ya
REA DE CORRESreunidas para la remisin anual de fichas de regisPONDENCIA DE LA
tro general al Departamento de Archivo y CorresUNIDAD RESPONSApondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y
BLE
Mantenimiento de la Direccin Administrativa para
su integracin al registro general del Instituto.
22. Remite la pieza de entrada, acompaada por la
ficha de registro local y las dos copias de la ficha
de control de correspondencia en trmite respectiva al rea de archivo de trmite de la propia unidad responsable, allegndose los elementos de seguimiento que sean necesarios para evitar demoras o extravos. Se conecta con el Procedimiento
de Clasificacin, Catalogacin y Apertura de Expedientes de Archivo de Trmite.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja 1/7 de 12
11 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
SERVICIO DE TRANSPORTE
INTERESADO
REA DE CORRESPONDENCIA
INICIO
INICIO
1
ENTREGA CORRESPONDENCIA EN LA UNIDAD
RESPONSABLE DEL IPN
DESTINATARIA
DOCUMENTO
2
RECIBE Y EXAMINA LA
CORRESPONDENCIA CON
BASE A SU CARCTER Y
LOS CONDUCTOS DE LA
MISMA
ENTREGA CORRESPONCIA Y FACTURA EN LA UNIDAD RESPONSABLE DESTINATARIA DEL IPN

O
1
DOCUMENTO
DOCUMENTO
O
1
FACTURA
FACTURA
NO
ENTREGA SIN
ENVASE POR
INTERESADO O
MENSAJERO?
A
4
VERIFICA QUE LOS REQUISITOS ESTN DE ACUERDO

A LO ESTABLECIDO
DOCUMENTO
O
1
ESTN
CORRECTOS LOS
REQUISITOS?
NO
CONSULTA AL
INTERESADO, REALIZA
MODIFICACIONES O, EN SU
CASO, DEVUELVE
DOCUMENTO
O
1
I IMPRIME EN ORIG. Y COPIA
RECIBE COPIA COMO

ACUSE DE RECIBO O
DOCUMENTO QUE NO
CORRESPONDE
DOCUMENTO
SELLO, HORA Y FECHA DE

RECEPCIN, AS COMO No.
DE FOLIO Y ENTREGA
ACUSE DE RECIBO
O
1
DOCUMENTO
O
1
RESP. REA DECORRESP.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja 1/8 de 12
12 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
INTERESADO
8
VERIFICA QUE EST COMPLETA Y QUE CUBRA LOS
REQUISITOS
ESTABLECIDOS
DOCUMENTO
O
1
FACTURA
S
EST COMPLETA Y
CUBRE LOS
REQUISITOS?
NO
10
RECIBE FACTURA COMO

ACUSE DE RECIBO O
DOCUMENTO QUE NO
CORRESPONDE
DOCUMENTO
ASIENTA
ASIENTA
LAS
LAS
ANOMALAS
ANOMALAS
DETECTADAS EN FACTURA
O EN EL CASO DE QUE EL
DESTINATARIO EST
EQUIVOCADO DEVUELVE
O
DOCUMENTO
O
1
FACTURA
FACTURA
11
INGRESA LAS PIEZAS RECIBIDAS Y, EN SU CASO, ABRE
EL ENVASE Y VERIFICA QUE
CUMPLA CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS
DOCUMENTO
O
1
S
ESTN
CORRECTOS LOS
REQUISITOS?
B
13
RECIBE DOCUMENTACIN
Y REALIZA LAS
CORRECCIONES
CORRESPONDIENTES
DOCUMENTO
NO
12
DEVUELVE AL REMITENTE
PARA LAS MODIFICACIONES
PERTINENTES
DOCUMENTO
RESP. REA DECORRESP.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja 1/9 de 12
PROCEDIMIENTO:
13 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
INTERESADO
RESP. REA DE CORRESP.
3
18
14
IMPRIME EN TODAS LAS
PIEZAS DE ENTRADA EL
SELLO, FECHA Y HORA DE
RECEPCIN
REVISA LA PIEZAS DE ENTRADA Y QUE LAS FICHAS

RESPECTIVAS ESTN BIEN
ADHERIDAS Y LLENADAS
DOCUMENTO
DOCUMENTO
O
O
FICHA
15
IMPRIME EN EL DOCUMENTO DE ENTRADA EL FOLIO

RESPECTIVO, DE ACUERDO
A LA NUMERACIN SUCESIVA PARA EL EFECTO
DOCUMENTO
O
SI
ESTN
CORRECTAS?
2
16
ELABORA PARA CADA PIEZA
UN JUEGO DE FICHAS DE
CONTROL DE CORRESPONDENCIA, ANOTA DATOS GENERALES Y FECHA RECEP.
DOCUMENTO
NO
19
DEVUELVE PIEZAS Y FICHAS

PARA QUE SE REALICEN
LAS MODIFICACIONES
CORRESPONDIENTES
0
FICHA
DOCUMENTO
1
2
O
O
FICHA
1
17
ENGRAPA A CADA DOCUMENTO DE ENTRADA EL

JUEGO DE FICHAS Y
ENTREGA
DOCUMENTO
21
DESPRENDE ORIGINAL DE
LA FICHA Y LAS AGRUPA
PARA LA REMISIN ANUAL
AL DEPTO. DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
O
O
DOCUMENTO
FICHA
1
O
O
FICHA
1
2
20
22
EFECTA MODIFICACIONES
Y ENTREGA
DOCUMENTO
REMITE PIEZAS DE ENTRADA CON LAS DOS COPIAS

DE LA FICHA DE CONTROL
O
DOCUMENTO
O
3
FICHA
FICHA
2
ACTI VIDAD 1
DEL PROC. 2/1
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja: 1/10 de 12
14 de 106
REGISTRO LOCAL (COPIA 2)
CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE (COPIA 1)

REGISTRO GENERAL (ORIGINAL)
FICHAS DE CONTROL DE
CORRESPONDENCIA EN TRMITE
REMITENTE (1)
FECHA DE RECEPCIN
(2)
NMERO DE REGISTRO
UNIDAD DESTINATARIA (3)
(4)
ASUNTO:
FECHA DE RECEPCIN
DA
MES
(6)
AO
(5)
(7)
NOMBRE Y FIRMA DEL
RESPONSABLE
CARCTER DEL TRMITE
(8)
URGENTE ( )
BREVEDAD POSIBLE ( )
CLASIFICACIN
(9)
TRNESE A:
(10)
RESPUESTA
DA
MES
(11)
AO
DA
MES
(12)
AO
REAL
REQUERIDA
ACUERDO:
(13)
SEGUIMIENTO
(14)
1.-____________________
2.-____________________
3.-____________________
4.-____________________
RESOLUCIN FINAL:
FECHA
____________
____________
____________
____________
FECHA DE RECEPCIN
REA TRAMITADORA
(17)
DA
MES
(15)
AO
(16)
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE
UCC-1
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL
Hoja:
1/11 de 12
Hoja:
15 de 106
De:
FICHAS DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE

Objetivo:
Establecer a nivel institucional un control administrativo unitario y

efectivo sobre los documentos recibidos por las unidades
responsables para su tramitacin, apoyando el seguimiento de
las gestiones a que den lugar los documentos y que induzcan a
la recuperacin y conservacin oportuna y completa de las
piezas tramitadas.
Clave de Control:
UCC-1
Elabora:
Unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional.
Fuente de Datos:
Las piezas de correspondencia de entrada.
Nmero de Formulacin:
Tres: original registro general para el control general de

distribucin de correspondencia: copia 1 control de correspondencia en trmite, permanece como control de asuntos
pendientes en trmite hasta su resolucin final; copia 2 registro
local para su integracin en el registro local de correspondencia
de entrada.
Tamao:
13X17 centmetros.
(1) Remitente:
Nombre, cargo, domicilio completo y localidad del remitente.
(2) Fecha de Recepcin:
Da, mes y ao de recepcin del documento.
3) Unidad Destinataria:
Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento.
(4) Nmero de Registro:
Nmero de folio de entrada del documento.
(5) Asunto:
Extracto del asunto de que trata el documento.
6) Fecha de Recepcin:
Fecha en la que recibe la unidad responsable a la que se le dirige el documento.
(7) Nombre y Firma del

Responsable:
Nombre y firma del receptor de la unidad responsable.
(8) Carcter del Trmite:
En su caso, instrucciones para el manejo especial del documento ingresado.
(9) Clasificacin:
Clave de clasificacin completa del documento y sus antecedentes.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
REVISIN, RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL
Hoja:
1/12 de 12
Hoja:
16 de 106
De:
(10) Trnese a:
Identificacin del rea a la que se le entregar el documento

para su trmite, de acuerdo a las indicaciones del rgano de
instruccin para trmite de la unidad responsable.
(11) Respuesta
Requerida:
Da, mes y ao indicada por el rgano de instruccin al rea tramitadora para su desahogo.
(12) Respuesta Real:
Fecha de descargo del documento atendido.
(13) Acuerdo:
Modalidades de trmite definidas por el rgano de instruccin de

la unidad responsable.
(14) Seguimiento:
Nombre del rea o persona por las que, en su caso, circula el

documento dentro del rea tramitadora.
15) Fecha de Recepcin

Da, mes y ao en la que el rea tramitadora recibe el documendel rea Tramitadora: to para su atencin.
(16) Nombre y Firma
del Responsable:
Nombre y firma del receptor del rea tramitadora.
(17) Resolucin Final:
El nmero de oficio de atencin, en el caso de que haya

respuesta, o extracto breve del resultado del trmite desarrollado.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
CLASIFICACIN, CATALOGACIN Y APERTURA DE
EXPEDIENTES DE ARCHIVO DE TRMITE
Hoja:
2/1 de 7
Hoja:
17 de 106
De:
OBJETIVO
Clasificar, catalogar e integrar los expedientes correspondientes a la documentacin de la
unidad responsable para agilizar su localizacin, seguimiento y archivacin.
FUNDAMENTO LEGAL
histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2o. fracciones II, III y IV.
NORMAS DE OPERACIN
El seguimiento de los documentos en trmite de la unidad responsable se har por medio
de las fichas de control confeccionadas para cada pieza en el momento de su recepcin.
Se deber reducir al mximo el tiempo necesario para el establecimiento de los controles
y clasificacin de los materiales ingresados, sobre todo en el caso de correspondencia
urgente.
La clasificacin de la documentacin deber realizarse de acuerdo con el Catlogo de
Claves de las Unidades Responsables del Instituto vigente, por rea de competencia y se
anotar en la parte superior derecha del documento correspondiente.
Para la catalogacin de las unidades documentales se elaborar una tarjeta provisional
que contendr el nombre del expediente, extracto del asunto, la clave identificadora y
clasificadora, y la fecha de apertura del expediente.
En la apertura de un nuevo expediente se debern elaborar las cdulas de inventario y de
referencia correspondientes.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:2/2 de 7
18 de 106
De:
REA DE ARCHIVO 1. Recibe los documento(s) y las copias de la(s) fichas

de control de correspondencia, procede a su clasiDE TRMITE DE LA
ficacin, lee cuidadosamente el documento en cuesUNIDAD RESPONSAtin para determinar el asunto, tema o materia de que
BLE
trata, as como la persona fsica o moral, lugar geogrfico, etctera, del mismo.
2. Identifica los nmeros o smbolos que le corresponden dentro del cuadro de clasificacin (clave de
unidad responsable por mbito de competencia en el
Catlogo de Claves) vigente en el Instituto al asunto,
tema o materia de que trata el documento.
CATLOGO DE CLAVES DE LAS UNIDADES RESPONSABLES
3. Anota en las copias de las fichas la clave correspondiente y en el documento en la parte superior
derecha del mismo.
4. Investiga en los catlogos de la unidad responsable
si ya existen antecedentes del documento(s) precisado(s).
Existen antecedentes?
5. S, anota tanto en el documento como en las fichas
de registro local y de control de trmite interno, en el
caso de correspondencia de entrada, despus de la
diagonal que los separa de los clasificadores, los
nmeros identificadores del expediente. Pasa a la
actividad nmero 1 del Procedimiento de Control de
Correspondencia en Trmite.
6. No, procede a la catalogacin de la unidad documental y elabora en original y copia una tarjeta provisional
con los datos de catalogacin y apertura de la nueva
unidad documental.
TARJETA PROVISIONAL
7. Anota tanto en el documento en cuestin como en la

ficha de registro local y de control de trmite (en caso
de correspondencia de entrada), despus de la
diagonal que los separa de los clasificadores los
nmeros identificadores del nuevo expediente.
8. Revisa y confronta cuidadosamente los datos de la
tarjeta provisional con los del documento sujeto a
catalogacin.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
CATLOGO-INVENTARIO
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:2/3 de 7
19 de 106
De:
9. Turna documento y fichas de control de corresponREA DE ARCHIVO

dencia al rea de correspondencia de la propia uniDE TRMITE DE LA
dad responsable. Pasa a la actividad nmero 1 del
UNIDAD RESPONSAProcedimiento de Control de Correspondencia en
BLE
Trmite.
10.Integra como corresponda la copia de la tarjeta
provisional en el catlogo-inventario de la unidad como control para evitar demoras, extravos o incorrecciones.
11.Elabora las cdulas de inventario y de referencia y
los marbetes del nuevo expediente, con base a los
datos asentados en la tarjeta provisional, de acuerdo
con las caractersticas y el nmero prescritos.
CDULA DE REFERENCIA
MARBETE
CDULAS DE INVENTARIO
12.Destruye la copia de la tarjeta provisional y coloca en

su lugar las cdulas catalogrficas, previa revisin,
en el catlogo inventario.
CATLOGOINVENTARIO
13.Adhiere los marbetes segn corresponda en las

carpetas respectivas y destruye el original de la tarjeta provisional.
14.Mantiene las carpetas ordenadas y separadas del
cuerpo del archivo, con el objeto de tener
conocimien-to preciso de los documentos por integrar
a los nue-vos expedientes, as como para incorporar
inmediata-mente la documentacin ya tramitada a
sus carpetas, agilizando la archivacin. Se conecta
con la actividad nmero 1 del Procedimiento de
Anlisis de Trmite, Expurgo y Glosa de
Documentos.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja 2/4 de 7
20 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
REA DE ARCHIVO DE TRMITE
INICIO
RECIBE DOCTO. Y FICHA,

REVISA Y CLASIFICA POR
ASUNTO, TEMA O MATERIA
QUE CORRESPONDE AL
DOCUMENTO
ANOTA EN PIEZAS LOS NMEROS IDENTIFICADORES

DEL EXPEDIENTE Y TURNA
DOCUMENTO
12
REVISA Y CONFRONTA LOS

DATOS DE LA TARJETA
PROVISIONAL CON LOS DEL
DOCTO. A CATALOGAR
DESTRUYE COPIA DE TARJETA PROVISIONAL Y COLOCA CDULAS CATALOGRFICAS EN EL CATLOGOINVENTARIO
DOCUMENTO
TARJETA
1
FICHA
DOCUMENTO
CD. INV.
2
CD. REF.
O
TARJETA
FICHA
MARBETE
FICHA
2
2
9
13
TURNA DOCUMENTO Y
FICHA DE CONTROL AL
2
ACTIVIDAD 1 DEL
PROC. 3/1
IDENTIFICA LA CLAVE DE LA
UNIDAD RESPONSABLE, DE
ACUERDO AL MBITO DE
COMPETENCIA DE STA EN
EL CATLOGO DE CLAVES
DOCUMENTO
DOCUMENTO
ADHIERE MARBETES
SEGN CORRESPONDA EN
LAS CARPETAS
RESPECTIVAS Y DESTRUYE
ORIGINAL DE TARJETA
PROVISIONAL
TARJETA
O
FICHA
6
FICHA
2
3
ANOTA LA CLAVE EN LAS
COPIAS DE LA FICHA Y EN
LA PARTE SUPERIOR
DERECHA DEL
DOCUMENTO
TARJETA
PROCEDE A CATALOGAR
EL DOCUMENTO Y
ELABORA UNA TARJETA
PROVISIONAL CON DATOS
DE CATALOGA- CIN Y
APERTURA
DOCUMENTO
14
MANTIENE CARPETAS
ORDENADAS Y SEPARADAS
DEL CUERPO DEL ARCHIVO
O
ACTIVIDAD 1 DEL
PROC. 3/1
CARPETA
FICHA
2
DOCUMENTO
O
O
TARJETA
ANOTA EN DOCUMENTO Y
FICHAS EL NMERO IDENTIFICADOR DEL NUEVO EXPEDIENTE
INVESTIGA EN LOS CATLOGOS DE LA U. R. SI EXISTEN ANTECEDENTES DEL

DOCUMENTO EN CUESTIN
DOCUMENTO
ACTIVIDAD 1 DEL
PROC. 4/1
INTEGRA COPIA DE TARJETA PROVISIONAL EN EL

CATLOGO-INVENTARIO DE
LA UNIDAD PARA LLEVAR
SU CONTROL
10
FICHA
TARJETA
O
1
O
11
DOCUMENTO
FICHA
2
1
FICHA
2
TARJETA
ELABORA CDULAS DE INVENTARIO Y REFERENCIA,

AS COMO MARBETES DEL
NUEVO EXPEDIENTE
1
TARJETA
CD. INV.
CD. REF.
EXISTEN
ANTECEDENTES?
MARBETE
NO
MARBETE
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja: 2/5 de 7
21 de 106

REMITENTE (1)
FECHA DE RECEPCIN
(2)
NMERO DE REGISTRO
(4)
ASUNTO:
FECHA DE RECEPCIN
DA
MES
(6)
AO
(5)
(7)
NOMBRE Y FIRMA DEL
RESPONSABLE
CARCTER DEL TRMITE
(8)
URGENTE ( )
CLASIFICACIN
(9)
TRNESE A:
(10)
RESPUESTA
DA
MES
(11)
AO
DA
MES
(12)
AO
REAL
REQUERIDA
ACUERDO:
(13)
SEGUIMIENTO
(14)
1.-____________________
2.-____________________
3.-____________________
4.-____________________
RESOLUCIN FINAL:
FECHA
____________
____________
____________
____________
FECHA DE RECEPCIN
REA TRAMITADORA
(17)
DA
MES
(15)
AO
(16)
UCC-1
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
2/6 de 7
Hoja:
22 de 106
De:

Objetivo:

piezas tramitadas.
Clave de Control:
UCC-1
Elabora:
Fuente de Datos:

de entrada.
Tamao:
13X17 centmetros.
(1) Remitente:
(3) Unidad Destinataria:
(5) Asunto:

Responsable:
(9) Clasificacin:
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
2/7 de 7
Hoja:
23 de 106
De:
(10) Trnese a:

(11) Respuesta
Requerida:
(13) Acuerdo:

(14) Seguimiento:

(15) Fecha de Recepcin Da, mes y ao en la que el rea tramitadora recibe el documendel rea Tramitadora: to para su atencin,
(16) Nombre y Firma
del Responsable:

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE
Hoja:
3/1 de 9
Hoja:
24 de 106
De:
OBJETIVO
Llevar un efectivo seguimiento y control de la documentacin de las unidades responsables
del Instituto para el correcto y oportuno desahogo de los trmites y asuntos de su
competencia.
FUNDAMENTO LEGAL
NORMAS DE OPERACIN
Las unidades responsables debern mantener el seguimiento y control de los documentos
sujetos a trmite hasta su integracin final al archivo.
En las unidades responsables se deber integrar la base de datos para registrar las fichas
de control de correspondencia en trmite, que tendrn anotado el tiempo mximo de
gestin.
Se deber revisar diariamente en la base de datos de las fichas de control de
correspondencia en trmite de la unidad responsable que no haya documentos no
atendidos por las reas tramitadoras en los plazos establecidos, a efecto de determinar
oportuna y correctamente el tratamiento que corresponda a la documentacin de acuerdo
con su utilidad administrativa inmediata.
Los documentos captados por la unidad responsable debern ser integrados rpida y
correctamente al expediente respectivo, una vez liberados por las reas que se
encargaron de gestionarlos.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:3/2 de 9
25 de 106
De:
REA DE CORRES- 1. Recibe el documento y las dos copias de la ficha de

control de correspondencia en trmite y solicita al
PONDENCIA DE LA
rea competente de la unidad responsable las
UNIDAD RESPONSA
instruc ciones para trmite.
BLE
RESPONSABLE DE
INSTRUCCIN TRMITE
2. Analiza el documento en cuestin, da instrucciones

sobre el rea de la unidad responsable a la que deber entregarse el documento, las modalidades de
trmite y el tiempo mximo para la gestin respectiva.
REA DE CORRES- 3. Anota en las fichas de control de correspondencia en

PONDENCIA DE LA
trmite las instrucciones proporcionadas respecto al
UNIDAD RESPONSA
rea tramitadora, el tiempo mximo de gestin y
asienta tambin en la ficha, las indicaciones
BLE
recibidas sobre las modalidades de trmite.
4. Separa las piezas por reas tramitadoras, segn el
curso que deba drseles y verifica si procede el trmite.
Procede el trmite?
5. No, recibe la instruccin de archvese o
equivalente, desprende la copia 2 de la ficha de
control de correspondencia en trmite, la integra al
registro local de correspondencia y turna el
documento para su archivacin. Se conecta con la
actividad nmero 1 del procedimiento de Anlisis de
Trmite, Expurgo y Glosa de Documentos.
REGISTRO LOCAL DE
CORRESPONDENCIA
DE ENTRADA
6. S, entrega el documento y las copias de la ficha al

rea tramitadora.
REA TRAMITADORA DE LA UNIDAD
RESPONSABLE
7. Recibe las piezas para su trmite, previa revisin,

asienta en el lugar correspondiente de las fichas de
control la fecha de recepcin; desprende la copia 1
de la ficha de control de trmite, la firma en el sitio
respectivo y entrega como constancia de recibo.
Pasa a la actividad nmero 10.
REA DE CORRES- 8. Recibe del rea tramitadora, debidamente requiPONDENCIA DE LA

sitada la copia 1 de la ficha de control, la registra en
UNIDAD RESPONSA
la base de datos de control de asuntos pendientes
de trmite, segn el orden establecido.
BLE
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:3/3 de 9
26 de 106
De:
REA DE CORRES- 9. Revisa que no haya documentos no atendidos en el

plazo establecido y archiva temporalmente la copia 1
PONDENCIA DE LA
de la ficha de control.
UNIDAD RESPONSA
BLE
10. Verifica que la copia 2 se encuentre bien adherida al
documento, procede a su atencin y, en su caso,
ela-bora documento de respuesta y entrega junto
con la documentacin fuente.
DOCUMENTO DE
CONTESTACIN
REA DE CORRES- 11. Recibe del rea tramitadora el documento que fue
PONDENCIA DE LA
entregado para su trmite, acompaado por la copia
UNIDAD RESPONSA
2 de la ficha de control respectiva, registra en la base
BLE
de datos de control de asuntos pendientes de trmite
la fecha de entrega, y en la ficha de control de
trmite asienta la firma de descargo y entrega al rea
tramitadora.
BASE DE DATOS

RESPONSABLE

RESPONSABLE
12. Recibe la copia 1 de la ficha de control con la firma

de descargo y archiva para su control.
REA DE CORRES- 13. Desprende la ficha de registro local del documento

PONDENCIA DE LA
tramitado y la integra, segn el orden establecido, en
UNIDAD RESPONSA
el registro local de correspondencia de entrada.
BLE
REGISTRO LOCAL DE
CORRESPONDENCIA
DE ENTRADA
14. Revisa el documento tramitado para su archivacin,

segn proceda.
Hubo respuesta por parte del rea tramitadora?
15. No, se remite directamente para su integracin en el
expediente correspondiente. Pasa a la actividad nmero 1 del procedimiento de Anlisis de Trmite,
Expurgo y Glosa de Documentos.
16. S, remite el documento tramitado acompaado por
una copia del documento de contestacin para su
integracin al expediente correspondiente. Pasa a la
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja 3/4 de 9
27 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
RESPONSABLE INSTRUCCIN TRMITE
INICIO
2
ANALIZA DOCUMENTO,
SEALA MODALIDADES DE
TRMITE, REA
TRAMITADORA, TIEMPO DE
GESTIN Y ENTREGA
RECIBE DOCUMENTO Y COPIAS DE FICHA Y SOLICITA

INSTRUCCIONES PARA
TRMITE
DOCUMENTO
DOCUMENTO
1
1
FICHAS
FICHAS
2
ANOTA EN LAS FICHAS LAS

INSTRUCCIONES
RECIBIDAS
DOCUMENTO
O
1
FICHAS
2
SEPARA LAS PIEZAS POR

REA TRAMITADORA Y
VERIFICA SI PROCEDE EL
TRMITE
DOCUMENTO
O
1
FICHAS
2
S
PROCEDE EL
TRMITE?
A
NO
INTEGRA LA COPIA 2 DE LA
FICHA AL REGISTRO LOCAL
DE CORRESPONDENCIA Y
TURNA EL DOCUMENTO
PARA SU ARCHIVO
DOCUMENTO
O
1
FICHAS
2
ACTIVIDAD 1
DEL PROC. 4/1
REA TRAMITADORA
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja 3/5 de 9
PROCEDIMIENTO:
28 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
REA TRAMITADORA
ENTREGA EL DOCUMENTO
Y LAS COPIAS DE LA FICHA
AL REA TRAMITADORA
REVISA, ANOTA EN FICHAS

LA FECHA DE RECEPCIN,
FIRMA LA COPIA 1 DE LA
FICHA COMO ACUSE Y
ENTREGA
DOCUMENTO
DOCUMENTO
FICHAS
FICHAS
2
10
PROCEDE A SU ATENCIN,
EN SU CASO, ELABORA
RESPUESTA Y ENTREGA
CON DOCUMENTOS
FUENTE
REGISTRA LOS DATOS DE

LA FICHA EN LA BASE DE
DATOS DE CONTROL DE
ASUNTOS PENDIENTES DE
TRMITE
DOCUMENTO
FICHA
O
1
FICHAS
9
RESP.
DOCTO.
REVISA QUE NO HAYA

DOCUMENTOS SIN
ATENCIN Y ARCHIVA EN
FORMA TEMPORAL LA
COPIA DE LA FICHA
1
FICHA
12
11
RECIBE COPIA 1 DE LA
FICHA CON LA FIRMA DE
DESCARGO Y ARCHIVA
PARA SU CONTROL
RECIBE, REGISTRA EN
BASE DE DATOS LA FECHA
DE ENTREGA Y EN LA
COPIA 1 DE LA FICHA FIRMA
DE DESCARGO Y ENTREGA
DOCUMENTO
FICHA
O
1
FICHAS
2
RESP.
DOCTO.
13
DESPREN DEL
DOCUMENTO LA COPIA 2
DE LA FICHA Y LA ARCHIVA
EN EL REGIS- TRO LOCAL
DE CORRES- PONDENCIA
DE ENTRADA
DOCUMENTO
O
2
FICHA
DOCTO.
B
RESP.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja 3/6 de 9
29 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
B
14
REVISA EL DOCUMENTO
TRAMITADO PARA SU
ARCHIVACIN Y VERIFICA SI
HUBO RESPUESTA
DOCUMENTO
DOCTO.
RESP.
HUBO RESPUESTA
DEL REA
TRAMITADORA?
NO
15
REMITE DOCUMENTO PARA

QUE SEA INTEGRADO AL
EXPEDIENTE
CORRESPONDIENTE
DOCUMENTO
ACTIVIDAD 1
DEL PROC. 4/1
16
REMITE DOCUMENTO
TRAMITADO Y COPIA DE LA
RESPUESTA PARA QUE SE
ARCHIVEN EN EL
EXPEDIENTE RESPECTIVO
DOCUMENTO
DOCTO.
RESP.
ACTIVIDAD 1
DEL PROC. 4/1
REA TRAMITADORA
PROCEDIMIENTO:
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja: 3/7 de 9
30 de 106

REMITENTE (1)
FECHA DE RECEPCIN
(2)
NMERO DE REGISTRO
(4)
ASUNTO:
FECHA DE RECEPCIN
DA
MES
(6)
AO
(5)
(7)
NOMBRE Y FIRMA DEL
RESPONSABLE
CARCTER DEL TRMITE
(8)
URGENTE ( )
CLASIFICACIN
(9)
TRNESE A:
(10)
RESPUESTA
DA
MES
(11)
AO
DA
MES
(12)
AO
REAL
REQUERIDA
ACUERDO:
(13)
SEGUIMIENTO
(14)
1.-____________________
2.-____________________
3.-____________________
4.-____________________
RESOLUCIN FINAL:
FECHA
____________
____________
____________
____________
FECHA DE RECEPCIN
REA TRAMITADORA
(17)
DA
MES
(15)
AO
(16)
UCC-1
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
3/8 de 9
Hoja:
31 de 106
De:

Objetivo:

piezas tramitadas.
Clave de Control:
UCC-1
Elabora:
Fuente de Datos:

de entrada.
Tamao:
13X17 centmetros.
(1) Remitente:
(5) Asunto:

Responsable:
(9) Clasificacin:
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
3/9 de 9
Hoja:
32 de 106
De:
(10) Trnese a:

(11) Respuesta
Requerida:
(13) Acuerdo:

(14) Seguimiento:

(15) Fecha de Recepcin Da, mes y ao en la que el rea tramitadora recibe el documendel rea Tramitadora: to para su atencin,
(16) Nombre y Firma
del Responsable:

INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
ANLISIS DE TRMITE, EXPURGO Y GLOSA
DE DOCUMENTOS
Hoja:
4/1 de 8
Hoja:
33 de 106
OBJETIVO
Organizar y preservar en forma ordenada los antecedentes documentales de las gestiones
realizadas por la unidad responsable para su efectivo aprovechamiento y consulta.
FUNDAMENTO LEGAL
Acuerdo Presidencial sobre Archivos Contables.
Ley Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda. Artculos 3 fraccin VII; 11 13, 17 y
18.
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal. Artculos 8 y
102
NORMAS DE OPERACIN
Se debern conservar todos los documentos oficialmente recibidos o generados por las
unidades responsables de manera ordenada y organizada, ya sea en orden cronolgico o
por trmite.
En el archivo slo ingresarn documentos oficiales, captando ntegra y oportunamente los
documentos recibidos o producidos por la unidad responsable en el curso de sus
gestiones regulares, reuniendo sistemticamente los antecedentes de los trmites.
Dentro de las unidades responsables debern existir catlogos completos y precisos de
los expedientes que se encuentran en el acervo.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE DOCUMENTOS
Hoja:
4/2 de 8
Hoja:
34 de 106
Todos los documentos que se integren a los archivos debern estar perfectamente
clasificados.
Cada documento existente dentro del archivo deber estar debidamente catalogado,
ubicado en el sitio preciso que le corresponda y asegurado de manera adecuada.
A los expedientes dados de baja dentro de los archivos de la unidad responsable se les
deber efectuar el expurgo correspondiente, que consistir en el retiro de los documentos
repetidos, copias fotostticas excedentes o que no tienen ningn valor administrativo,
legal y fiscal dentro de un expediente determinado.
La conservacin de la documentacin activa se apegar a las necesidades y
caractersticas del trmite de la propia unidad responsable.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE
REA DE ARCHIVO
DE TRMITE DE LA
UNIDAD RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:4/3 de 8
35 de 106
De:
1. Recibe los documentos que son remitidos para

archivacin, los analiza cuidadosamente para
determinar si dan por terminado el asunto al que
se refieren o si el asunto en cuestin no ha
llegado a su trmino.
Est concluido el asunto?
2. S, retira del cuerpo del archivo el expediente al
que corresponde el documento en cuestin, se
cerciora de que su apreciacin ha sido la correcta y localiza en el catlogo-inventario de la unidad responsable la cdula correspondiente al
expediente.
EXPEDIENTE
3. Asienta en la portada de la carpeta respectiva y

en la cdula correspondiente la anotacin baja
parcial, as como una breve justificacin de tal
determinacin y la fecha en que se da por cerrado el expediente; y deja la tarjeta en el lugar
donde se encontraba.
4. Revisa el expediente concluido, retira las copias
innecesarias de documentacin duplicada que
contenga, y lo remite al rea de glosa de la unidad responsable.
REA DE GLOSA DE
LA UNIDAD RESPON
SABLE
CATLOGO INVENTARIO
5. Verifica que los documentos que contiene estn

ordenados, integra el nuevo documento en el lugar respectivo, asegura el expediente, completa
la foliacin del mismo y anota en el documento
recin glosado el nmero que le corresponde
dentro de la secuencia establecida.
6. Entrega los expedientes de baja parcial al rea
de archivo de trmite de la propia unidad responsable para que se les d el curso correspondiente, as como los expedientes para su reintegracin en el archivo de la unidad responsable.
REA DE ARCHIVO
DE TRMITE DE LA
UNIDAD RESPONSA
BLE
7. Recibe los expedientes por integrar al archivo

de la unidad responsable, revisa que se
encuentren debidamente glosados, completos y
en buenas condiciones, localiza el lugar exacto
que le co-rresponde, de acuerdo con su
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:4/4 de 8
36 de 106
De:
clasificacin en el cuerpo del archivo y los

coloca precisamente en ese sitio.
REA DE ARCHIVO
DE TRMITE DE LA
UNIDAD RESPONSA
BLE
8. No, turna la pieza para su glosa en el

expediente respectivo.
REA DE GLOSA DE
LA UNIDAD RESPON
SABLE
9. Recibe los documentos que deben integrarse a

los expedientes activos que les correspondan,
localiza la carpeta respectiva, sea que se conserve dentro del cuerpo del archivo, en caso de
documentos que cuentan con antecedentes, o
que se d inicio a expediente.
Se inicia expediente?
10. S, toma la carpeta que conserva para la
integra-cin del documento de apertura del
expediente y asegura en ella la pieza en
cuestin y procede a su foliacin.
11. No, localiza el expediente correspondiente al
do-cumento por glosar.
Est prestado el expediente?
CARPETA
12. S, toma la carpeta supletoria respectiva, coloca

en ella la pieza en cuestin y la devuelve al
lugar en donde estaba.
13. No, retira el expediente y verifica que los documentos que contiene estn ordenados, integra
el nuevo documento en el lugar respectivo,
asegu-ra el expediente, completa la foliacin del
mismo y anota en el documento recin glosado
el n-mero que le corresponde dentro de la
secuencia establecida.
14. Entrega los expedientes para su reintegracin
en el archivo de la unidad responsable.
REA DE ARCHIVO
DE TRMITE DE LA
UNIDAD RESPONSABLE
CARPETA SUPLETORIA
15. Recibe los expedientes por integrar al archivo

de la unidad responsable, revisa que se
encuentren debidamente glosados, completos y
en buenas condiciones, localiza el lugar exacto
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:4/5 de 8
37 de 106
De:
que le co-rresponde, de acuerdo con su

clasificacin en el cuerpo del archivo y los
coloca precisamente en ese sitio.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
PROCEDIMIENTO:
POLITCNICO ANLISIS DE TRMITE, EXPURGO Y GLOSA DE DOCUMENTOS
NACIONAL
Hoja 4/6 de 8
38 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
REA DE GLOSA
INICIO
1
ANALIZA PIEZAS RECIBIDAS
PARA ARCHIVO Y DETERMINA SI SE DA POR
CONCLUIDO EL ASUNTO
DOCTO. TRAM.
RESP.
DOCTO.
NO
EST CONCLUIDO
EL ASUNTO?
RETIRA EXPEDIENTE DEL

ARCHIVO Y LOCALIZA CDULA RESPECTIVA EN EL
CATLOGO-INVENTARIO
DOCTO. TRAM.
RESP.
DOCTO.
EXPED.
CDULA
3
ANOTA EN PORTADA DE
CARPETA Y CDULA "BAJA
PARCIAL", AS COMO JUSTIFICACIN Y FECHA DE
BAJA Y ARCHIVA CDULA
VERIFICA EL ORDEN DEL

EXPEDIENTE, INTEGRA Y
ASEGURA DOCUMENTO,
FOLIA Y ANOTA NMERO
CORRESPONDIENTE
DOCTO. TRAM.
DOCTO. TRAM.
RESP.
RESP.
DOCTO.
DOCTO.
EXPED.
EXPED.
CDULA
6
4
ENTREGA EXPEDIENTES DE
BAJA PARCIAL PARA QUE
SE LES D EL CURSO RESPECTIVO Y EXPEDIENTES
PARA ARCHIVO
REVISA EXPEDIENTE, LO
EXPURGA Y LO REMITE
PARA SU GLOSA
EXPEDIENTE
DOCTO. TRAM.
RESP.
DOCTO.
EXPED.
C
A
INSTITUTO
PROCEDIMIENTO:
NACIONAL
Hoja 4/7 de 8
39 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
REA DE GLOSA
A
9
RECIBE DOCUMENTOS
ACTIVOS PARA SU GLOSA Y
REVISA SI HAY ANTECEDENTES O SE ABRE
EXPEDIENTE
7
REVISA QUE ESTN BIEN
GLOSADOS, COMPLETOS Y
EN BUEN ESTADO Y
ARCHIVA CON BASE A
CLASIFICACIN
DOCTO. TRAM.
RESP.
DOCTO.
EXP. BAJA PARCIAL
EXPEDIENTE
NO
SE INICIA
EXPEDIENTE?
FIN
S
10
TOMA CARPETA PARA

ABRIR EXPEDIENTE,
ASEGURA PIEZAS Y
PROCEDE A FOLIARLO
DOCTO. TRAM.
RESP.
DOCTO.
EXPED.
ENTREGA PIEZAS PARA SU
GLOSA EN EL EXPEDIENTE
CORRESPONDIENTE
11
LOCALIZA EL EXPEDIENTE
DEL DOCUMENTO POR
GLOSAR
DOCTO. TRAM.
RESP.
DOCTO.
DOCTO. TRAM.
RESP.
DOCTO.
NO
EST PRESTADO
EL EXPEDIENTE?
C
SI
12
TOMA CARPETA SUPLETORIA, INTEGRA DOCUMENTOS Y LA COLOCA EN

SU LUGAR
DOCTO. TRAM.
RESP.
DOCTO.
CARP. SUP.
INSTITUTO
PROCEDIMIENTO:
NACIONAL
Hoja 4/8 de 8
40 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
REA DE GLOSA
13
RETIRA EXPEDIENTE,
REVISA QUE EST
ORDENADO, ASEGURA
DOCUMENTOS Y
COMPLETA FOLIACIN
DOCTO. TRAM.
RESP.
DOCTO.
EXPED.
15
RECIBE Y REVISA QUE
ESTN BIEN GLOSADOS,
INTEGRA EN ARCHIVO CON
BASE EN CLASIFICACIN
EXPEDIENTE
FIN
14
ENTREGA LOS EXPEDIENTES PARA SU REINTEGRACIN AL ARCHIVO DE LA
UNIDAD RESPONSABLE
EXPEDIENTE
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
PRSTAMO DE EXPEDIENTES ACTIVOS
Hoja:
5/1 de 11
Hoja:
41 de 106
De:
OBJETIVO
Brindar el apoyo informativo indispensable a los rganos que conforman a la unidad
responsable, as como a personas externas a ella que lo soliciten para la correcta y oportuna
atencin de las actividades cotidianas.
FUNDAMENTO LEGAL
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Artculo 47 fraccin IV.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Artculo 20.
NORMAS DE OPERACIN
Todos los expedientes que se encuentren archivados en la unidad responsable estarn a
disposicin de las diversas reas de sta, que los podrn recibir en prstamo, previa
autorizacin y presentacin del vale de prstamo debidamente requisitado.
Ningn expediente podr ser prestado sin que se realice la certificacin de la identidad del
solicitante y sobre la procedencia de la peticin.
El prstamo de expedientes se deber realizar nicamente si el vale de prstamo
correspondiente esta correctamente requisitado, con el objeto de garantizar su
recuperacin una vez concluido el plazo de consulta.
En el vale de prstamo deber estar anotado el nombre de la instancia solicitante; el
nombre de la persona que recibe bajo su responsabilidad el expediente solicitado; la fecha
en que se solicita el expediente en prstamo; el asunto al que se refiere el expediente; la
clave de identificacin del expediente; la fecha de devolucin y deber estar firmado
autogrficamente.
Se deber revisar constantemente el registro de expedientes en prstamo para verificar si
hay expedientes con atraso en la entrega para proceder a su recuperacin.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
5/2 de 11
Hoja:
42 de 106
De:
Cuando un expediente prestado es devuelto se deber verificar que viene completo y en
buen estado, de no ser as se llevar a cabo el reclamo correspondiente y, en su caso,

para que se apliquen las sanciones legales o administrativas correspondientes.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja:
Hoja:5/3 de 11
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
43 de 106
De:
SOLICITANTE
1. Solicita el prstamo de expediente(s) del archivo de

la unidad responsable y presenta identificacin
vigen-te y oficial.
REA DE PRSTAMO DE LA UNIDAD

RESPONSABLE
2. Efecta las certificaciones, respecto a la identidad

del solicitante y sobre la procedencia de la peticin
del prstamo de expediente(s) del archivo.
Procede el prstamo?
IDENTIFICACIN
3. No, indica al solicitante las razones por las que no se

le puede prestar el expediente solicitado y devuelve
identificacin.
SOLICITANTE
4. Recibe indicaciones sobre las razones por las que no

le prestaron el expediente y conserva su identificacin.

RESPONSABLE
5. S, entrega vale de prstamo al solicitante para que

sea requisitado en original y copia.
SOLICITANTE
6. Recibe el vale de prstamo, lo requisita en original y

copia y lo entrega al rea de prstamo de la unidad
responsable.

RESPONSABLE
7. Revisa que tanto el original como la copia del vale de

prstamo se encuentre debidamente requisitado y
busca el expediente(s) requerido(s) dentro del acervo.
Se encuentra el expediente en el acervo?
8. No, efecta las investigaciones procedentes respecto
a su ubicacin en el registro de expedientes en prstamo por si se encuentra prestado y en el catlogoinventario por si ha sido transferido a otra unidad
responsable.
VALE DE PRSTAMO
(FORMATO UDT-1)
CATLOGOINVENTA-RIO
9. Cancela el original y la copia del vale de prstamo, le

brinda al solicitante toda la orientacin necesaria para facilitar su acceso al expediente(s) requerido(s) y
devuelve cancelados al solicitante el original y la
copia del vale de prstamo.
SOLICITANTE
10. Recibe original y copia del vale cancelados y

procede de acuerdo a las indicaciones.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
RESPONSABLE
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:5/4 de 11
PROCEDIMIENTO:
44 de 106
De:
11. S, retira el expediente(s) de su sitio y en el mismo

lugar coloca una carpeta supletoria, en cuyo interior
deja el original del vale de prstamo correspondiente
al expediente(s) retirado(s), anota previamente en el
original y la copia del vale, el nmero de fojas con
que cuenta el expediente en cuestin.
12. Entrega al solicitante del prstamo el expediente(s)
requerido(s), le pide que tome nota de la fecha de
devolucin establecida; integra la copia del vale de
prstamo en el registro de expedientes en prstamo,
mismo que revisar para determinar si algn expediente no fue devuelto en el plazo establecido.
SOLICITANTE
13. Recibe el expediente(s) solicitado(s), lo consulta, entrega dentro del plazo establecido.

RESPONSABLE
14. Recibe el expediente y verifica que se encuentre

completo y en buen estado.
REGISTRO DE EXPEDIENTES EN
PRSTAMO
15. Localiza dentro del registro de expedientes en

prstamo la copia del vale de prstamo correspondiente, y dentro del acervo el lugar que corresponda
al expediente devuelto, retira la carpeta supletoria
respectiva, saca de la carpeta el original del vale de
prstamo y anota la fecha de devolucin del expediente.
16. Cancela el original y la copia del vale de prstamo,
firma como acuse de recibo en el original y entrega.
SOLICITANTE
17. Verifica la cancelacin del original y la copia del vale

de prstamo respectivo, recibe y conserva el original
como factor de descargo.

RESPONSABLE
18. Integra la copia del vale cancelada en el registro de

expedientes prestados siguiendo el orden de clasificacin del expediente respectivo y verifica si se
recibieron durante el prstamo ms documentos
rela-tivos al expediente.
Existen documentos por glosar?

RESPONSABLE
19. S, turna para su glosa el expediente devuelto con

los documentos recibidos. Se conecta con la
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja:
Hoja:5/5 de 11
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
45 de 106
De:

20. No, se archiva el expediente en el lugar respectivo.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja 5/6 de 11
PROCEDIMIENTO:
46 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
SOLICITANTE
REA DE PRSTAMO
INICIO
SOLICITA EL PRSTAMO DE
EXPEDIENTE Y PRESENTA
IDENTIFICACIN VIGENTE Y
OFICIAL
EFECTA CERTIFICACIN
DE IDENTIDAD Y ORIGEN
DE LA PETICIN DEL
PRSTAMO
O
IDENTIFICACIN
IDENTIFICACIN
PROCEDE EL
PRSTAMO?
NO
RECIBE INDICACIONES POR

LAS QUE NO PROCEDE EL
PRSTAMO Y CONSERVA
IDENTIFICACIN
INDICA RAZONES POR LAS

CUALES NO PUEDE
PRESTAR EXPEDIENTE Y
DEVUELVE IDENTIFICACIN
O
IDENTIFICACIN
IDENTIFICACIN
5
ENTREGA VALE DE
PRSTAMO EN ORIGINAL Y
COPIA PARA QUE SEA
REQUISITADO
VALE PRSTAMO
RECIBE VALE DE
PRSTAMO, LO REQUISITA
ENTREGA
VALE PRSTAMO
O
1
O
7
1
REVISA QUE EST BIEN
REQUISITADO EL VALE Y
LOCALIZA EXPEDIENTE EN
EL ACERVO
VALE PRSTAMO
O
1
SE ENCUENTRA EL
EXPEDIENTE EN EL
ACERVO?
NO
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja 5/7 de 11
PROCEDIMIENTO:
47 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
SOLICITANTE
REA DE PRSTAMO
8
EFECTA LAS INVESTIGACIONES EN EL
REGISTRO DE
EXPEDIENTES EN
PRSTAMO Y EN EL
CATLOGO-INVENTARIO
VALE PRSTAMO
O
1
10
RECIBE INFORMACIN Y
VALE DE PRSTAMO
CANCELADO Y PROCEDE
DE ACUERDO A
INSTRUCCIONES
CANCELA VALE DE
PRSTAMO, LO DEVUELVE
AL SOLICITANTE Y LE DA
INDICACIONES AL
RESPECTO
VALE PRSTAMO
VALE PRSTAMO
X
B
ACTIVIDAD 1
DEL PROC. 8/1
11
RETIRA EXPEDIENTE, ANOTA EN VALE EL NMERO DE
FOJAS Y COLOCA CARPETA
SUPLETORIA CON
ORIGINAL DEL VALE EN SU
LUGAR
VALE PRSTAMO
SUPLET.
CARPETA
PRSTAMO
VALE
12
13
ENTREGA EXPEDIENTE,
INDICA FECHA DE DEVOLUCIN E INTEGRA COPIA
DEL VALE EN EL REGISTRO
DE EXP. EN PRSTAMO
VALE PRSTAMO
RECIBE EXPEDIENTE, LO
CONSULTA Y DEVUELVE EN
LA FECHA ESTABLECIDA
EXPEDIENTE
14
EXPEDIENTE
RECIBE EXPEDIENTE,
REVISA QUE EST
COMPLETO Y EN BUEN
ESTADO
EXPEDIENTE
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja 5/8 de 11
PROCEDIMIENTO:
48 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
SOLICITANTE
REA DE PRSTAMO
15
LOCALIZA COPIA DEL VALE
EN EL REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO Y
CARPETA SUPLETORIA Y
ANOTA FECHA DE
DEVOLUCIN
VALE PRSTAMO
O
1
17
16
CANCELA ORIGINAL Y
COPIA DEL VALE, FIRMA DE
ACUSE EN ORIGINAL Y
ENTREGA
RECIBE ORIGINAL DEL VALE

CANCELADO COMO
DESCARGO Y CONSERVA
VALE PRSTAMO
VALE PRSTAMO
O
1
18
INTEGRA LA COPIA DEL
VALE CANCELADO EN EL
REGISTRO DE EXPEDIENTES EN PRSTAMO, Y REVISA SI HAY DOCTOS. POR
GLOSAR
VALE PRSTAMO
EXPEDIENTE
EXISTEN
DOCUMENTOS POR
GLOSAR?
NO
S
19
TURNA EL EXPEDIENTE Y
LOS DOCUMENTOS
RECIBIDOS PARA SU GLOSA
EXPEDIENTE
ACTIVIDAD 1
DEL PROC. 4/1
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja 5/9 de 11
PROCEDIMIENTO:
49 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
SOLICITANTE
REA DE PRSTAMO
20
ARCHIVA EXPEDIENTE EN
LUGAR
CORRESPONDIENTE
EXPEDIENTE
FIN
PROCEDIMIENTO:
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja: 5/10 de 11
50 de 106
VALE DE PRSTAMO
(1)
REA SOLICITANTE
(2)
VALE AL ARCHIVO
POR EL EXPEDIENTE:
(3)
(ASUNTO DE QUE TRATA)
(4)
FOJAS
(5)
(CLAVE Y NMERO DE EXPEDIENTE)

DA
MES
(6)
AO
FECHA DE SOLICITUD
(8)
FIRMA DE AUTORIZACIN
DA
MES
(7)
AO
FECHA DE DEVOLUCIN
(9)
NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE RECIBE
UDT-1
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
5/11 de 11
Hoja:
51 de 106
De:
VALE DE PRSTAMO
Objetivo:
Asegurar que los expedientes activos y que fueron prestados, sean devueltos completos y en forma oportuna al archivo de trmite de la unidad responsable para evitar prdidas y sustracciones de la documentacin que los integra.
Clave de Control:
UDT-1
Elabora:
Las unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional.
Fuente de Datos:
Expedientes activos de las unidades responsables.
Nmero de Tantos:
Dos, original y copia.
Tamao:
11X18 centmetros.
(1) rea Solicitante:
Identificacin oficial del rea de la unidad responsable o de

la dependencia solicitante.
(2) Vale al Archivo:
Identificacin oficial del rea responsable a que se solicita el

expediente en prstamo.
(3) Por el Expediente:
Identificacin del asunto de que trate el expediente solicitado.
(4) Clave y Nmero de

Expediente:
Clave de clasificacin y nmero de identificacin del expediente solicitado.
(5) Fojas:
Total de hojas que integran el expediente solicitado.
(6) Fecha de Solicitud:
Da, mes y ao en que se entrega el expediente al solicitante

del prstamo.
(7) Fecha de Devolucin:
Da, mes y ao mxima en que deber ser devuelto el

expediente por el solicitante del prstamo.
(8) Firma de Autorizacin:
Firma del funcionario de la unidad responsable solicitante

que se encuentre registrado para autorizar el prstamo de
expedientes.

Empleado que Recibe:
Nombre y firma del empleado que fsicamente recibe el

expediente bajo su responsabilidad.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA,
FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE
DE SALIDA
Hoja:
6/1 de 20
Hoja:
52 de 106
De:
OBJETIVO
Distribuir la documentacin generada por la unidad responsable para garantizar que sea
recibida oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso
continuo de tramitacin y comunicacin intra y extrainstitucional.
FUNDAMENTO LEGAL
NORMAS DE OPERACIN
Se procurar que los documentos entregados por las reas tramitadoras cumplan con los
siguientes requisitos:
Que est formulada en papel con sello o membrete oficial;
Que en el ngulo superior derecho lleve inscritos los datos identificadores de la unidad
responsable, del rea remitente y el nmero de oficio;
Que la fecha de la comunicacin sea actual;
Que los datos del destinatario estn escritos en forma correcta y completa;
Que el original est firmado autogrficamente, indicando de manera precisa y completa el
nombre y el cargo del servidor pblico remitente;
Que las copias dirigidas estn debidamente marcadas, completas y firmadas
autogrficamente;
Que se anexen tres copias adicionales para expeditacin y control, llevando estampado el
facsmil correspondiente;
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE SALIDA
Hoja:
6/2 de 20
Hoja:
53 de 106
De:
Que si llevan la anotacin de anexos en el margen izquierdo, stos se encuentren

completos y bien adheridos, si se anexan expedientes o legajos, se indicar al margen de
la comunicacin el nmero de fojas de cada uno y si son documentos con valores se
anotarn los datos necesarios para su identificacin;
Que si se menciona la remisin de objetos voluminosos, stos vayan debidamente
empacados, y con la anotacin al margen de la comunicacin respectiva paquete por
separado;
Que las piezas que se reciben bajo cubierta lleven inscritos los datos del remitente, la
direccin completa del destinatario, el contenido y el sello oficial;
Que si se desea algn servicio en especial para el despacho de las piezas stas lleven
inscrito el nombre de la clase de servicio (urgente, confidencial, correo areo, etctera); y
Que si la pieza por despachar es contestacin a algn documento tramitado, sta
acompae a la pieza en cuestin, la cual llevar en el ngulo superior derecho, adems
de los datos ya sealados, el nmero identificador del expediente a que corresponde el
documento.
Las unidades responsables establecern un registro local de la correspondencia de salida
generada por los rganos de la misma.
El servicio de despacho de correspondencia de salida se efectuar con la mxima agilidad
y control en la tramitacin y entrega de los documentos despachados, aplicando los
recursos existentes en la distribucin de la documentacin oficial que la unidad
responsable genere en el desarrollo de sus actividades.
Para el control de la documentacin de salida se utilizar numeracin sucesiva para toda
la unidad responsable o, en su caso, del rgano respectivo, en series que se iniciarn
cada ao.
En el despacho de la correspondencia se deber elaborar la factura de correspondencia
de salida, en donde se asentarn los datos de las piezas recibidas en un periodo
determinado de acuerdo con la va de despacho y en donde se anotar lo siguiente:
Denominacin de la dependencia destinataria;
Fecha de elaboracin y nmero de folio de la factura;
Numeracin por pieza facturada;
Nmero de registro de salida de cada pieza;
Cargo y nombre del destinatario;
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE SALIDA
Hoja:
6/3 de 20
Hoja:
54 de 106
De:
Domicilio de la dependencia destinataria;

Nmero total de piezas facturadas; e
Importe de franqueo por pieza y total.
En el caso de las unidades responsables forneas debern, adems de la sealada en el
prrafo anterior, elaborar la factura de correspondencia por valija en donde anotarn los
datos de las piezas de salida dirigidas a las Oficinas Centrales del Instituto en un periodo
determinado y que contendr:
La Entidad Federativa en que se encuentran ubicadas las Oficinas Centrales;
Nombre y direccin exacta del Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin
de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa.
Nmero de remesa;
Fecha de recepcin de las piezas de salida;
Nmero de registro de la documentacin que se despacha;
Nombre del rea tramitadora de la unidad responsable que enva la documentacin;
Numeracin por pieza facturada;
Nmero de anexos, especificando si se trata de valores o sobres cerrados; y
Nmero de gua otorgada por el servicio de transporte
Toda la correspondencia que se entregar a un mismo receptor deber facturarse junta,
independientemente de la localizacin de su destinatario, al igual que las que se remiten
por los servicios de transporte; en cambio, la correspondencia exterior local que se
despacha por mensajero de la propia unidad se facturar de acuerdo a la dependencia
destinataria.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
DE SALIDA
RESPONSABLE
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:6/4 de 20
55 de 106
De:
1. Entrega la pieza de correspondencia para su despacho.
DOCUMENTO
REA DE CORRES- 2. Recibe la pieza que le es entregada para su despaPONDENCIA DE LA

cho por el rea tramitadora de la unidad responsable
UNIDAD RESPONSA
y verifica que la documentacin cumpla con los
BLE
requisitos establecidos.
Requisitos correctos?
3. No, turna al rea tramitadora para que realice las
mo-dificaciones pertinentes.
RESPONSABLE
4. Recibe la correspondencia de salida, realiza las adecuaciones necesarias y entrega. Se conecta con la
actividad nmero 2.
REA DE CORRES- 5. S, estampa en el original y las copias del documento

PONDENCIA DE LA
de salida el sello o firma oficial de la unidad resUNIDAD RESPONSA
ponsable, entrega al rea tramitadora una de las copias como acuse de recibo, en el caso de que la pieBLE
za por despachar sea un paquete voluminoso se otorgar el acuse de recibo en la factura que presente
el solicitante del servicio.
RESPONSABLE
6. Recibe copia del documento de salida como acuse

de recibo y archiva.
REA DE CORRES- 7. Verifica si el documento da respuesta a otro recibido

PONDENCIA DE LA
y tramitado en la unidad responsable.
UNIDAD RESPONSA
Da respuesta a otro?
BLE
8. No, inicia una comunicacin de la unidad responsable, clasifica y anota en el documento original y
sus copias los nmeros identificadores de la unidad
do-cumental e integra una copia en el expediente
res-pectivo.
9. S, registra en la base de datos de control de asuntos
pendientes de trmite la fecha de respuesta, como
descargo del asunto.
REA DE CORRES-
10. Separa la correspondencia de salida de acuerdo al
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE SALIDA
RESPONSABLE
PONDENCIA DE LA
UNIDAD RESPONSA
BLE
Hoja:
Hoja:6/5 de 20
56
De:de 106
carcter de servicio (ordinario, urgente, confidencial,

con valores y riesgos) y la va de despacho (correo,
telgrafo, servicio de transporte terrestre o areo, valija, mensajero).
11. Asienta en la pieza de salida, mediante sello, la identificacin establecida respecto a la clase de servicio
a utilizar (entrega inmediata, correo areo,
certificado, ordinario, etc.)
12. Imprime en la pieza de salida el nmero de folio
correspondiente, de acuerdo a la numeracin sucesiva, integra la copia sobrante de la pieza en el registro local de correspondencia de salida de la unidad
responsable.
REGISTRO LOCAL DE
CORRESPONDENCIA
DE SALIDA
13. Verifica si la documentacin ser enviada por valija.

Envo por valija?
14. No, elabora en original y copia la factura de correspondencia de salida, asentando los datos de las piezas de salida recibidas en un periodo dado, de
acuer-do a la va de despacho, excepto las que se
envan por valija.
FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE
SALIDA
(FORMATO UCC-3)
15. S, elabora la etiqueta identificadora y la factura de

correspondencia por valija, en original y dos copias;
y revisa si el envo implica costo de franqueo.
Tiene costo el envo?.
FACTURA DE CORRESPONDENCIA
POR VALIJA
(FORMATO UCC-4)
ETIQUETA IDENTIFICADORA
16. No, entrega la documentacin y factura respectiva.

MENSAJERO
17. Recibe de conformidad las piezas por despachar,

previo examen del material, firma autogrficamente
el original y la copia de la factura respectiva y anota
en el lugar correspondiente la fecha y la hora en la
que los documentos le son entregados para su
despacho.
18. Conserva el original de la factura y devuelve la copia
como acuse de recibo.
19. Recibe copia de la factura, la conserva para su control en el registro de distribucin y verifica que no ha-
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE SALIDA
RESPONSABLE
UNIDAD RESPONSA
BLE
Hoja:
Hoja:6/6 de 20
57 de 106
De:
ya documentos demorados en su entrega.
MENSAJERO
20. Entrega directa y exclusivamente a la dependencia

respectiva o al rgano oficial de manejo de correspondencia acreditado en el caso de destinatarios ajenos a la Administracin Pblica.
DESTINATARIO
21. Recibe correspondencia y revisa que est correcta.

Est correcta?
22. No, devuelve documentos y el original de la factura.
23. S, imprime sello y/o firma en el original de la factura
y entrega.
MENSAJERO
24. Recibe la factura original sellada y/o firmada y, en su

caso, la factura y los documentos devueltos y entrega.
REA DE CORRES- 25. Recibe las facturas de la correspondencia despachada y entregada y verifica si hay documentacin dePONDENCIA DE LA
vuelta.
UNIDAD RESPONSA
Hay documentos devueltos?
BLE
26. S, analiza los motivos por los cuales no fue recibida
en despacho, efecta los ajustes necesarios y entrega. Se conecta con la actividad nmero 2.
27. No, integra la factura original debidamente sellada
y/o firmada en forma definitiva en el control de despacho de correspondencia y la copia la entrega al
mensajero como constancia de la entrega.
MENSAJERO
28. Recibe copia de la factura como descargo de la documentacin despachada y entregada.
REA DE CORRES- 29. S, Tasa las piezas de salida de acuerdo con la tarifa
PONDENCIA DE LA
vigente por el medio a utilizar, la clase de servicio y
UNIDAD RESPONSA
su peso, franquea y verifica si es por valija.
BLE
Envo por valija?
30. No, anota en la factura de correspondencia de salida
el importe del franqueo de cada pieza, as como el
total del gasto implicado por el despacho de todas
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE SALIDA
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:6/7 de 20
58 de 106
De:
las piezas amparadas por la factura y entrega

documen-tacin y factura.
REA DE CORRES- 31. S, recaba la firma de visto bueno del responsable
del envo de la correspondencia en la factura, coloca
PONDENCIA DE LA
dentro de la valija las piezas a despachar y una de
UNIDAD RESPONSA
las copias de la factura.
BLE
32. Elabora y coloca la etiqueta identificadora, as como
el candado de la valija, revisa que quede bien cerrada y entrega.
MENSAJERO
33. Recibe de conformidad las piezas y la valija por despachar, previo examen del material, firma autogrficamente el original y la copia de la factura respectiva
y anota en el lugar correspondiente la fecha y la hora
en la que los documentos le son entregados para su
despacho.
34. Devuelve la copia y conserva el original de la factura.
REA DE CORRES- 35. Recibe copia de la factura, la conserva para su

PONDENCIA DE LA
control en el registro de distribucin y verifica que no
UNIDAD RESPONSA
haya documentos demorados en su entrega.
BLE
MENSAJERO
36. Entrega la correspondencia de salida a los receptores de la misma.
SERVICIO DE
TRANSPORTE
37. Recibe correspondencia por franqueo y/o valija, entrega la gua(s) correspondiente(s) y el original de la
factura debidamente sellada o firmada.
MENSAJERO
38. Recibe la(s) gua(s) y la factura original sellada y/o

firmada, anota en ella la fecha y hora de entrega y
devuelve al rea de correspondencia de la unidad
responsable.
UNIDAD RESPONSA
BLE
39. Recibe la(s) factura(s) sellada(s) y/o firmada(s) y

la(s) gua(s) de las piezas de envo, y telegrafa al
destinatario los datos del envo.
DESTINATARIO
40. Recibe telegrama con datos de envo y conserva para cualquier aclaracin.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
GUA
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE SALIDA
RESPONSABLE
UNIDAD RESPONSA
BLE
Hoja:
Hoja:6/8 de 20
59 de 106
De:
41. Archiva en el control de despacho de correspondencia la(s) factura(s) y la(s) gua(s) y la copia retirada, firmada de visto bueno cuando hubo franqueo o
gastos de transporte, la entrega al rea de contabilidad para su registro.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA, FRANQUEO
Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
UNIDAD RESPONSABLE
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
INICIO
ENTREGA PIEZA DE
CORRESPONDENCIA PARA
SU DESPACHO
VERIFICA QUE LA
DOCUMENTACIN POR
DESPACHAR CUMPLA CON
LOS REQUISITOS
ESTABLECIDOS
DOCUMENTO
DOCUMENTO
COPIAS
COPIAS
COPIAS
COPIAS
S
REQUISITOS
CORRECTOS?
1
NO
4
REALIZA LAS
ADECUACIONES
NECESARIAS Y ENTREGA
DOCUMENTO
TURNA PARA QUE SE

REALICEN LAS
MODIFICACIONES
DOCUMENTO
COPIAS
COPIAS
COPIAS
COPIAS
RECIBE COPIA DEL

DOCUMENTO DE SALIDA
COMO ACUSE DE RECIBO Y
ARCHIVA
ESTAMPA EN EL ORIGINAL Y
COPIAS DEL DOCUMENTO
EL SELLO O FIRMA OFICIAL
Y ENTREGA UNA COPIA
COMO ACUSE DE RECIBO
DOCUMENTO
DOCUMENTO
COPIAS
COPIAS
7
VERIFICA SI EL
DOCUMENTO DA
RESPUESTA A OTRO
RECIBIDO Y TRAMITADO EN
LA UNIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO
COPIAS
COPIAS
NO
DA RESPUESTA A
OTRO?
DESTINATARIO
MENSAJERO
Hoja 6/9 de 20
60 de 106
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
A
8
INICIA UNA COMUNICACIN
DE LA UNIDAD, CLASIFICA Y
ANOTA LOS NMEROS
IDENTIFICADORES Y
ARCHIVA COPIA EN EL
EXPEDIENTE RESPECTIVO
DOCUMENTO
O
2
COPIAS
9
REGISTRA EN LA BASE DE
DATOS DE CONTROL DE
ASUNTOS PENDIENTES DE
TRMITE LA FECHA DE
RESPUESTA COMO
DESCARGO DEL ASUNTO
DOCUMENTO
COPIAS
COPIAS
10
SEPARA LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA DE
ACUERDO AL CARCTER
DE SERVICIO Y LA VA DE
DESPACHO
DOCUMENTO
COPIAS
COPIAS
11
ASIENTA EN LA PIEZA DE
SALIDA, MEDIANTE SELLO,
LA IDENTIFICACIN
RESPECTO A LA CLASE DE
SERVICIO A UTILIZAR
DOCUMENTO
COPIAS
COPIAS
12
IMPRIME EN LA PIEZA EL
NMERO DE FOLIO
CORRESPONDIENTE E
INTEGRA COPIA SOBRANTE
EN EL REGISTRO LOCAL DE
CORRESPONDENCIA DE
SALIDA
DOCUMENTO
O
COPIAS
DESTINATARIO
MENSAJERO
Hoja 6/10 de 20
61 de 106
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE
REA TRAMITADORA
DESTINATARIO
MENSAJERO
REA CORRESPONDENCIA
C
13
VERIFICA SI LA
DOCUMENTACIN SER
ENVIADA POR VALIJA
DOCUMENTO
ENVO POR
VALIJA?
NO
14
ELABORA FACTURA DE
CORRESPONDENCIA DE
SALIDA CON LOS DATOS
DE LAS PIEZAS DE
ACUERDO A LA VA DE
DESPACHO, A EXCEPCIN
DE LAS DE VALIJA
DOCUMENTO
O
OY1
COPIAS
FACTURA
15
ELABORA ETIQUETA
IDENTIFICADORA, FACTURA
DE CORRESPONDENCIA
POR VALIJA Y REVISA SI
IMPLICA COSTO
DOCUMENTO
O
OY2
FACTURA
ETIQUETA
TIENE COSTO EL
ENVO?
E
NO
16
RECIBE PIEZAS DE SALIDA,

REVISA, FIRMA FACTURA,
ANOTA FECHA Y HORA DE
RECEPCIN
ENTREGA LA
DOCUMENTACIN Y
FACTURA RESPECTIVA
DOCUMENTO
17
DOCUMENTO
OY2
O
OY2
FACTURA
FACTURA
ETIQUETA
D
Hoja 6/11 de 20
62 de 106
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
DESTINATARIO
18
RECIBE COPIA DE LA
FACTURA Y CONSERVA
PARA SU CONTROL EN EL
REGISTRO DE
DISTRIBUCIN
FACTURA
CONSERVA EL ORIGINAL DE
LA FACTURA Y DEVUELVE
LA COPIA COMO ACUSE DE
RECIBO
DOCUMENTO
O
O
FACTURA
20
21
RECIBE
CORRESPONDENCIA Y
REVISA QUE EST
CORRECTA
ENTREGA PIEZA
DIRECTAMENTE AL
DESTINATARIO
DOCUMENTO
DOCUMENTO
O
O
FACTURA
FACTURA
25
RECIBE LAS FACTURAS DE
LA CORRESPONDENCIA
DESPACHADA Y
ENTREGADA Y VERIFICA SI
HAY DOCTOS. DEVUELTOS
FACTURA
S
EST CORRECTA?
O
NO
DEVUELTO
DOCUMENTO
22
DEVUELVE DOCUMENTOS Y
EL ORIGINAL DE LA
FACTURA
HAY
DOCUMENTOS
DEVUELTOS?
NO
DOCUMENTO
O
O
FACTURA
S
26
ANALIZA LOS MOTIVOS POR

LOS QUE NO FUERON
RECIBIDOS, EFECTA LOS
AJUSTES NECESARIOS Y
ENTREGA
DOCUMENTO DEVUELTO
RECIBE LA FACTURA
ORIGINAL FIRMADA Y/O
SELLADA Y, EN SU CASO,
LOS DOCUMENTOS
DEVUELTOS Y ENTREGA
O
FACTURA
IMPRIME SELLO Y/O FIRMA

EN EL ORIGINAL DE LA
FACTURA Y ENTREGA
DEVUELTO
DOCUMENTO
1
27
INTEGRA LA FACTURA
DEBIDAMENTE SELLADA
Y/O FIRMADA EN FORMA
DEFINITIVA EN EL CONTROL
DE DESPACHO DE
CORRESPONDENCIA Y
ENTREGA COPIA
FACTURA
O
1
23
24
28
RECIBE COPIA DE LA
FACTURA COMO
DESCARGO DE LA
DOCUMENTACIN
DESPACHADA Y
ENTREGADA
FACTURA
DOCUMENTO
O
O
O
FACTURA
63 de 106
MENSAJERO
19
Hoja 6/12 de 20
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE
REA TRAMITADORA
DESTINATARIO
Hoja 6/13 de 20
64 de 106
MENSAJERO
REA CORRESPONDENCIA
E
2
33
29
TASA LAS PIEZAS CON
BASE A TARIFA VIGENTE
POR EL MEDIO A UTILIZAR,
LA CLASE DE SERVICIO Y
SU PESO, FRANQUEA Y
VERIFICA SI ES POR VALIJA
DOCUMENTO
REVISA PIEZAS Y VALIJA,

FIRMA DE RECIBO Y ANOTA
EN LA FACTURA LA FECHA
Y HORA DE RECEPCIN
DOCUMENTO
O
OY1
OY2
FACTURA
FACTURA
VALIJA
ETIQUETA
34
CONSERVA EL ORIGINAL DE
LA FACTURA Y DEVUELVE
COPIA
ENVO POR
VALIJA?
DOCUMENTO
NO
30
O
FACTURA
ANOTA EN LA FACTURA DE
CORRESPONDENCIA EL
IMPORTE DEL FRANQUEO Y
ENTREGA
FACTURA
VALIJA
F
36
O
O
ENTREGA LA
CORRESPONDENCIA DE
SALIDA A LOS
RECEPTORES
DOCUMENTO
2
31
RECABA VISTO BUENO EN

LA FACTURA, COLOCA
DENTRO DE LA VALIJA LAS
PIEZAS A DESPACHAR Y
UNA DE LAS COPIAS DE LA
FACTURA
DOCUMENTO
37
DOCUMENTO
O
O
FACTURA
GUA
VALIJA
O
O
38
OY2
FACTURA
RECIBE GUAS Y FACTURA

CON ACUSE DE RECIBO Y
ENTREGA
VALIJA
32
FACTURA
ELABORA ETIQUETA
IDENTIFICADORA Y LA
COLOCA JUNTO CON EL
CANDADO EN LA VALIJA Y
ENTREGA BIEN CERRADA
FACTURA
ETIQUETA
VALIJA
2
RECIBE
CORRESPONDENCIA POR
FRANQUEO Y/O VALIJA,
FIRMA FACTURA COMO
ACUSE Y ENTREGA CON LA
GUA
OY1
GUA
FACTURA
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE
REA TRAMITADORA
REA CORRESPONDENCIA
DESTINATARIO
35
CONSERVA COPIA DE LA
FACTURA PARA SU
CONTROL EN EL REGISTRO
DE DISTRIBUCIN DE
CORRESPONDENCIA Y
VERIFICA QUE NO HAYA
DOCTOS. DEMORADOS
FACTURA
1
RECIBE GUAS Y FACTURA,

Y TELEGRAFA AL
DESTINATARIO LOS DATOS
DEL ENVO
FACTURA
GUA
TELEGRAMA
41
ARCHIVA EN EL CONTROL
DE DESPACHO DE
CORRESPONDENCIA LAS
FACTURAS Y LAS GUAS
GUA
O
FACTURA
FIN
GUAS
GUA
40
RECIBE TELEGRAMA CON

LOS DATOS DEL ENVO Y
CONSERVA PARA
CUALQUIER ACLARACIN
TELEGRAMA
65 de 106
MENSAJERO
39
Hoja 6/14 de 20
PROCEDIMIENTO:
FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja: 6/15 de 20
66 de 106
FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
DEPENDENCIA DESTINATARIA
(1)
FOLIO
VA DE DESPACHO
(2)
FECHA
No.
PIEZA
No. DE
REGISTRO
DE SALIDA
(5)
(6)
(10)
CARGO Y NOMBRE
DEL DESTINATARIO
(7)
PIEZAS FACTURADAS
LOCALIZACIN
DEL DESTINATARIO
(3)
(4)
DA MES AO
IMPORTE
FRANQUEO
(8)
(9)
TOTAL IMPORTE FRANQUEO
(11)
(12)
(14)
FECHA Y HORA DE RECEPCIN
FECHA Y HORA DE ENTREGA
(13)
(15)
NOMBRE Y FIRMA DEL MENSAJERO
NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE

UCC-3
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA
DE SALIDA
Hoja:
6/16 de 20
Hoja:
67 de 106
De:
FACTURA DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

Objetivo:
Asegurar el despacho oportuno, completo y seguro de las

piezas de correspondencia emitidas por las diversas
unidades responsables del Instituto.
Clave de Control:
UCC-3
Elabora:
Fuente de Datos:
Las piezas de correspondencia de salida.
Nmero de Tantos:
Dos: original y copia.
Tamao:
21.5X28 centmetros.
(1) Dependencia Destinataria:
Nombre de la dependencia a la cual se remiten los

documentos.
(2) Va de Despacho:
Identificacin de la va de despacho a utilizar (correo,

intercambio gubernamental, entrega directa, etctera).
(3) Folio:
Nmero de folio de la factura, en serie que se iniciar con

el ao.
(4) Fecha:
Fecha en que se elabora la factura.
(5) Nmero de Pieza:
El nmero consecutivo de cada pieza facturada por cada

factura.
(6) Nmero de Registro de

Salida:
Nmero de folio de salida de cada pieza.
(7) Cargo y Nombre del

Destinatario:
Nombre y cargo de la persona a la que va dirigida la pieza.
(8) Localizacin del Destinatario: Domicilio de la entidad administrativa a que se enva la

pieza, consignando la ciudad, estado o pas de destino.
(9) Importe Franqueo:
Costo, en su caso, del despacho de la pieza.
(10) Piezas Facturadas:
Total de piezas amparadas por la factura.
(11) Total Importe Franqueo:
Suma de los gastos de franqueo de las piezas despachadas.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RECEPCIN, CARACTERIZACIN, REGISTRO, TASA
DE SALIDA
Hoja:
6/17 de 20
Hoja:
68 de 106
De:
(12) Fecha y Hora de Recepcin: Fecha y hora en que recibe el mensajero las piezas para
su despacho.
Mensajero:
Nombre completo y firma autogrfica de quien recibe las

piezas para su distribucin.
(14) Fecha y Hora de Entrega:
Fecha y hora de entrega al destinatario o a la va de

despacho de las piezas facturadas.
(15) Nombre y Firma de Quien

Recibe:
Nombre, sello y/o firma autgrafa de la instancia receptora.
PROCEDIMIENTO:
FRANQUEO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja: 6/18 de 20
69 de 106
FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA
UNIDAD DESTINATARIA
(1)
No. FACTURA
(4)
DOMICILIO
(2)
No. REMISIN
(5)
ENTIDAD
(3)
FECHA
No.
PIEZA
No. REG.
DOCUMENTO
FECHA DEL
DOCUMENTO
UNIDAD
REMITENTE
(7)
(8)
(9)
(10)
(12)
PIEZAS FACTURADAS
(14)
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE
ENVI POR VALIJA CERRADA
FECHA
DA
(15)
MES AO
(6)
DA
MES
AO
ANEXOS
(11)
(13)
NMERO DE GUA
(16)
NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE RECEPTOR
DE LA VALIJA CERRADA
FECHA
DA
(17)
MES AO
UUC-4
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE SALIDA
Hoja:
6/19 de 20
Hoja:
70 de 106
De:
FACTURA DE CORRESPONDENCIA POR VALIJA

Objetivo:
Asegurar el despacho oportuno, completo y controlado de

la correspondencia dirigida por las escuelas, centros y
unidades forneas del Instituto a las Oficinas Centrales y
viceversa.
Clave de Control:
UCC-4
Elabora:
Unidades responsables forneas y el Departamento de

Archivo y Correspondencia del Instituto Politcnico
Nacional.
Fuente de Datos:
Las piezas de correspondencia de salida interior fornea.
Nmero de Tantos:
Tres: original y dos copias.
Tamao:
21.5X28 centmetros.
Denominacin oficial de la unidad responsable a que se

remite la valija o, en su caso, del Departamento de Archivo y Correspondencia de la Direccin Administrativa del
Instituto.
(2) Domicilio:
Domicilio exacto de la unidad destinataria.
(3) Entidad:
Entidad Federativa a la que se remite la valija.
(4) Nmero de Factura:
Folio de la factura, segn numeracin sucesiva para el

Instituto, que se iniciar con el ao.
(5) Nmero de Remisin:
Nmero de remisin en serie exclusiva para la unidad

responsable a que se remite la valija, por secuencia que
se iniciar con el ao.
(6) Fecha:
Fecha en que se elabora la factura.
(7) Nmero de Pieza:
El nmero consecutivo de cada pieza facturada por cada

factura.
(8) Nmero de Registro del

Documento:
Nmero de folio de salida de cada pieza facturada.
(9) Fecha del Documento:
Fecha del documento a remitir.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
DE SALIDA
Hoja:
6/20 de 20
Hoja:
71 de 106
De:
(10) Unidad Remitente:
Identificacin oficial de la unidad responsable que produjo

la pieza.
(11) Anexos:
Nmero de anexos, especificando claramente si se trata

de valores o sobres cerrados.
(12) Piezas Facturadas:
Total de piezas amparadas por la factura.
(13) Nmero de Gua:
Nmero de la gua entregada por la lnea transportadora

de la valija.

Responsable del Envo de Valija Cerrada:
Nombre y firma del responsable de entregar la valija

a la lnea transportadora.
(15) Fecha:
Fecha en que el responsable recibe la valija para su

entrega a la lnea transportadora.

Responsable Receptor
de la Valija Cerrada:
Nombre y firma autgrafa del receptor de la valija en

la lnea transportadora.
(17) Fecha:
Fecha en que la valija es recibida por la lnea

transportadora.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
REGISTRO Y TRAMITACIN DE TRANSFERENCIA
PRIMARIA Y RECEPCIN DE DOCUMENTACIN
CONCENTRADA
Hoja:
7/1 de 9
Hoja:
72 de 106
De:
OBJETIVO
Detectar y transferir sistemticamente la documentacin archivada que deja de tener utilidad
inmediata en la atencin de los trmites de la unidad responsable para que el manejo sea
ms eficiente y racional.
FUNDAMENTO LEGAL
histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2 fraccin IV.
Instructivo para la Solicitud de Transferencias y Dictamen de Baja Documental del Archivo
General de la Nacin.
NORMAS DE OPERACIN
En las transferencias primarias se deber garantizar que sea documentacin que carezca
de utilidad inmediata para los trmites de la unidad responsable; que sea entregada
completa y oportunamente y que sea rpida y correctamente organizada, de modo que
pueda ser fcilmente localizada y consultada cuando se requiera.
La instancia responsable de la captacin y conservacin de la documentacin semiactiva
ser el Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo
y Mantenimiento de la Direccin Administrativa, quin recibir directa y exclusivamente de
las unidades responsables del Instituto los documentos cuya utilidad inmediata para las
gestiones haya concluido.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
CONCENTRADA
Hoja:
7/2 de 9
Hoja:
73 de 106
De:
Las unidades responsables debern detectar y promover la transferencia inmediata de los

materiales susceptibles de ser dados de baja en su propio acervo, de acuerdo con el
Catlogo de Disposicin Documental vigente para el Instituto.
Toda transferencia de documentacin semiactiva deber ser organizada conforme a la
serie documental a que pertenece cada expediente y su ao de tramitacin, asimismo se
les colocarn tapas de identificacin donde se asentar:
El nmero del legajo dentro de la remesa;
La identificacin de la unidad responsable de adscripcin que transfiere;
La serie a que corresponden los expedientes por transferir; y
El nmero de identificacin del expediente inicial y final del legajo.
Las unidades responsables debern de llevar un registro completo y preciso de las
transferencias que efecten, para lo cual elaborarn la relacin de transferencia primaria
que ir numerada secuencialmente, de acuerdo a la remesa respectiva, en series que
iniciarn cada ao y en donde se anotar:
El nmero de legajos;
La serie a que corresponden los expedientes que contienen;
La clave de clasificacin de cada uno de los expedientes; y
El periodo que cubre cada uno de los expedientes de los legajos.
La documentacin transferida por las unidades responsables deber estar ordenada en
cajas de cartn de medidas estndar 50 X 36 X 25 centmetros.
Mantenimiento de la Direccin Administrativa deber revisar y, en su caso, validar la

documentacin transferida.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
CONCENTRADA
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:7/3 de 9
74 de 106
De:
REA DE ARCHIVO 1. Revisa los expedientes que integran el acervo de la

unidad responsable para identificar los de poca conDE TRMITE DE LA
sulta y cuyo plazo mximo de conservacin en arUNIDAD RESPONSA
chivo de trmite se haya cumplido, de acuerdo al CaBLE
tlogo de Disposicin Documental del Instituto y
retira del cuerpo del archivo.
CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL
2. Localiza las cdulas correspondientes en el

catlogo-inventario y les anota la leyenda baja
parcial por ca-ducidad, as como la fecha del retiro y
recaba la firma del responsable. Archiva el catlogo
inventario.
CATLOGO-INVENTARIO
3. Rene los expedientes dados de baja y los agrupa

de acuerdo a la serie documental a que pertenece
cada expediente y el ao de tramitacin de cada
uno, de tal manera que queden reunidos los
expedientes de una misma serie documental, cuyo
plazo de conser-vacin en el archivo de
concentracin concluir en el mismo ao.
4. Forma legajos con la documentacin, de acuerdo a
la secuencia numrica de los expedientes
contenidos, por serie documental y ao de
tramitacin; y les colo-ca tapas con los datos de
identificacin.
TAPAS DE IDENTIFICACIN
5. Elabora en original y dos copias la relacin de transferencia primaria, numera las hojas de la relacin, de
acuerdo a la numeracin sucesiva para las transferencias de la unidad responsable y el nmero de remesa.
RELACIN DE TRANS
FERENCIA PRIMARIA
(FORMATO UAC-1)
6. Anota en la relacin el nombre y la firma del responsable de la ordenacin y registro de los expedientes
a transferir y recaba la firma de autorizacin del
titular de la unidad responsable para la transferencia.
7. Solicita por escrito al Departamento de Archivo y
Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Direccin Administrativa se
asigne da y hora para la remisin del material, y
ane-xa copia de la relacin de los expedientes por
trans-ferir.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
OFICIO
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
CONCENTRADA
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja: 7/4 de 9
De:
75 de 106
8. Recibe oficio de solicitud y copia de la relacin de los

DEPTO. DE ARCHIexpedientes por transferir y notifica da y hora para la
VO Y CORRESPONtransferencia.
DENCIA DE LA DIVISIN DE SERVICIOS
DE APOYO Y MANTENIMIENTO
REA DE ARCHIVO 9. Recibe notificacin, solicita transporte para el trasDE TRMITE DE LA
lado de la documentacin y traslada en la fecha y
UNIDAD RESPONSA
hora establecida al Archivo General, presenta en el
momento de la entrega el original y una copia de la
BLE
relacin respectiva, debidamente requisitada.
DEPTO. DE ARCHI10. Recibe la documentacin y la relacin, coteja la
VO Y CORRESPONdocumentacin contra la relacin, integra la copia de
DENCIA DE LA UNIla relacin de transferencia en su registro de docuDAD RESPONSABLE
mentacin transferida, de acuerdo con el nmero de
remesa correspondiente y entrega la copia 2 de la
re-lacin como acuse de recibo.
REGISTRO DE DOCUMENTACIN TRANSFERIDA
REA DE ARCHIVO 11. Recibe la segunda copia de la relacin con el acuse

DE TRMITE DE LA
de recibo y la integra a su registro de documentacin
UNIDAD RESPONSA
transferida.
BLE
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
REGISTRO Y TRAMITACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
Y RECEPCIN DE DOCUMENTACIN CONCENTRADA
76 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
INICIO
1
REVISA LOS EXPEDIENTES
PARA IDENTIFICAR LOS DE
POCA CONSULTA Y CUYO
PLAZO DE CONSERVACIN
SE HAYA CUMPLIDO
EXPEDIENTE
2
LOCALIZA CDULA EN EL
CATLOGO-INVENTARIO,
ANOTA "BAJA PARCIAL POR
CADUCIDAD", FECHA DE
RETIRO Y RECABA FIRMA
EXPEDIENTE
INVENT.
CATLOGO
3
RENE EXPEDIENTES
DADOS DE BAJA Y AGRUPA
POR SERIE Y AO DE
TRAMITACIN
EXPEDIENTE
4
FORMA LEGAJOS CON LA
DOCUMENTACIN POR
SERIE DOCUMENTAL Y AO
DE TRAMITACIN, Y
COLOCA TAPAS DE
IDENTIFICACIN
EXPEDIENTE
5
ELABORA RELACIN DE
TRANSFERENCIA PRIMARIA,
NUMERA LA HOJAS Y
ANOTA EL NMERO
CONSECUTIVO DE REMESA
EXPEDIENTE
TRANSF. O
RELACIN
1
1111
2
6
ANOTA EN RELACIN EL
NOMBRE Y LA FIRMA DEL
RESPONSABLE DE LA
ORDENACIN Y RECABA
FIRMA DEL TITULAR PARA
LA TRANSFERENCIA
A
Hoja 7/5 de 9
111
EXPEDIENTE
TRANSF. O
RELACIN
1
1111
2
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
REGISTRO Y TRAMITACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
Y RECEPCIN DE DOCUMENTACIN CONCENTRADA
Hoja 7/6 de 9
77 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
ELABORA OFICIO
SOLICITANDO SE LE ASIGNE
DA Y HORA PARA LA
REMISIN DEL MATERIAL Y
ANEXA COPIA DE LA
RELACIN
NOTIFICA DA Y HORA PARA

QUE SE REALICE LA
TRANSFERENCIA
EXPEDIENTE
OFICIO
TRANSF. O
O
TRANSF. 1
RELACIN
RELACIN
1
1111
2
O
OFICIO
10
RECIBE NOTIFICACIN,
SOLICITA TRANSPORTE Y
TRASLADA EN LA FECHA Y
HORA ESTABLECIDA Y
PRESENTA RELACIN
COTEJA LA DOCUMENTACIN RECIBIDA CONTRA LA

RELACIN, INTEGRA COPIA
EN REGISTRO DE DOCUMENTACIN TRANSFERIDA,
ENTREGA COPIA DE ACUSE
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
TRANSF. O
RELACIN
2
1111
11
RECIBE LA COPIA 2 DE LA
RELACIN CON ACUSE DE
RECIBO Y LA ARCHIVA A SU
RELACIN TRANSF. 2
FIN
TRANSF. O
RELACIN
2
1111
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja: 7/7 de 9
PROCEDIMIENTO:
REGISTRO Y TRAMITACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y
RECEPCIN DE DOCUMENTACIN CONCENTRADA
78 de 106
RELACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

HOJA
UNIDAD REMITENTE
No. DE
LEGAJO
SERIE
DOCUMENTAL
(5)
(6)
(1)
CLAVE DE
CLASIFICACIN
(7)
DE
No. DE TRANSFERENCIA
(3)
No. DE REMESA
(4)
PERIODO DE
TRAMITACIN
CLAVE
TOPOGRFICA
PLAZO DE CONSERVACIN
PRECAUCIONAL
(8)
(9)
(10)
FECHA:
(11)
NOMBRE Y FIRMA
UNIDAD RESPONSABLE
(2)
(12)
NOMBRE Y FIRMA
DEPTO. DE ARCHIVO Y CORRESP.
(13)
UAC-1
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
CONCENTRADA
Hoja:
7/8 de 9
Hoja:
79 de 106
De:
RELACIN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Objetivo:
Asegurar un control efectivo y ordenado sobre la

documentacin semiactiva en transferencia al Archivo
General del Instituto, estableciendo a la vez un registro
completo y preciso de estos materiales para su
conservacin y manejo.
Clave de Control:
UAC-1
Elabora:
Fuente de Datos:
Expedientes liberados por las unidades responsables del

Instituto.
Nmero de Tantos:
Tres: original y dos copias.
Tamao:
21X34 centmetros.
(1) Unidad Remitente:
Nombre de la unidad responsable que transfiere.
(2) Hoja__De__:
Nmero de foja que corresponda en el conjunto de la

relacin de envo.
(3) Nmero de Transferencia:
Nmero general de transferencia, de acuerdo al

consecutivo del Instituto, asignado por el Departamento de
Archivo y Correspondencia.
(4) Nmero de Remesa:
Nmero local de transferencia, de acuerdo al consecutivo

asignado por la unidad responsable.
(5) Nmero de Legajo:
Numeracin sucesiva por legajo de

amparado por la relacin de transferencia.
(6) Serie Documental:
Identificacin de la serie documental a que corresponden

los expedientes agrupados en cada uno de los legajos
amparados por la relacin.
(7) Clave de Clasificacin:
Clave y nmero de identificacin de cada uno de los

expedientes contenidos en los legajos que se transfieren.
(8) Periodo de Tramitacin:
Ao(s) de tramitacin de cada uno de los expedientes por

transferir.
documentacin
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
CONCENTRADA
Hoja:
7/9 de 9
Hoja:
80 de 106
De:
(9) Clave Topogrfica:
Clave de localizacin de cada legajo dentro del acervo del

Archivo General.
(10) Plazo de Conservacin

Precaucional:
Periodo estipulado dentro del Catlogo de Disposicin Documental del Instituto para la conservacin precaucional de
materiales de la serie a que correspondan los expedientes
contenidos en cada legajo.
(11) Nombre y Firma:
Nombre y firma del responsable de la unidad responsable

que transfiere.
(12) Nombre y Firma:
Nombre y firma del responsable del Departamento de

Archivo y Correspondencia.
(13) Fecha:
Fecha en que se realiza la operacin entrega-recepcin de la

documentacin transferida.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
PRSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS
EN EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO
Hoja:
8/1 de 11
Hoja:
81 de 106
De:
OBJETIVO
Prestar y proporcionar los expedientes concentrados en el Archivo General del Instituto, a los
usuarios que lo soliciten para contribuir eficazmente al desarrollo de sus actividades.
FUNDAMENTO LEGAL
NORMAS DE OPERACIN
Mantenimiento de la Direccin Administrativa deber mantener a disposicin de las
unidades responsables los documentos que se encuentran bajo su custodia para que
sean consultados en el curso de las gestiones institucionales.
Mantenimiento de la Direccin Administrativa prestar los expedientes nicamente a la
unidad responsable que los haya transferido.
La unidad se har responsable junto con el solicitante por la oportuna y completa
devolucin de los materiales recibidos.

El representante designado por la unidad responsable para recoger el expediente en el
Archivo General deber presentar ante ste una identificacin vigente y oficial para su
acreditacin, en caso contrario no se le entregar.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
PRSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS EN
EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:8/2 de 11
82 de 106
De:
SOLICITANTE
1. Solicita el prstamo de expediente(s) del archivo de

la unidad responsable y presenta identificacin oficial
vigente.

RESPONSABLE
2. Efecta las certificaciones correspondientes respecto

a la identidad del solicitante y sobre la procedencia
de la peticin del prstamo de expediente(s) del
archivo.
Procede el prstamo?
3. No, indica las razones al solicitante de por qu no se
le puede prestar el expediente solicitado y devuelve
identificacin.
SOLICITANTE
4. Recibe razones del por qu no le prestaron el expediente y conserva la identificacin presentada.

RESPONSABLE
5. S, entrega vale de prstamo al solicitante para que

sea requisitado en original y copia.
SOLICITANTE
6. Recibe el vale de prstamo y lo requisita en original y

copia, y lo entrega al rea de prstamo de la unidad
responsable.

RESPONSABLE
7. Revisa que tanto el original como la copia del vale de

prstamo se encuentre debidamente requisitado y
busca el expediente requerido dentro del acervo.
Est en el acervo?
VALE DE PRSTAMO
(FORMATO UDT-1)
8. S, localiza el expediente y lo entrega al solicitante.

Ver a partir de la actividad nmero 13 del Procedimiento de Prstamo de Expedientes Activos.
9. No, efecta las investigaciones respecto a su
ubicacin en el registro de expedientes en prstamo
por si se encuentra prestado y en el catlogo-inventario por si ha sido dado de baja en forma parcial.
Baja parcial?
10. No, devuelve debidamente cancelados al solicitante
el original y la copia del vale de prstamo, y le brinda
la orientacin necesaria para facilitar su acceso al
expediente requerido.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:8/3 de 11
83 de 106
De:
SOLICITANTE
11. Recibe orientacin y original y copia del vale cancelado.

RESPONSABLE
12. S, informa al solicitante sobre este particular y la

fecha en que se retir el expediente del archivo local
o de trmite, pide se dirija comunicacin oficial con
los datos de identificacin y la fecha de retiro del
expediente respectivo, para que se gestione al Archivo General el prstamo del material requerido.
Cancela vale de prstamo y devuelve al solicitante.
SOLICITANTE
13. Recibe informacin, elabora oficio solicitando el prstamo del expediente, indica los datos de identificacin y la fecha de retiro del expediente y entrega.
OFICIO

RESPONSABLE
14. Recibe oficio y recaba el nmero de transferencia

con que qued registrada la remesa, as como el
nmero de legajo y el nmero de caja en que qued
el expediente requerido, con estos datos elabora
oficio dirigido al Archivo General, solicitando el prstamo del material y lo turna con un representante autorizado de la propia unidad responsable para que lo
presente personalmente. Conserva copia de oficio
para su control.
OFICIO
REPRESENTANTE
15. Recibe oficio, firma de acuse de recibo en copia y
DESIGNADO DE LA
entrega personalmente el original del oficio.
UNIDAD RESPONSA
BLE SOLICITANTE
ARCHIVO GENERAL
DEL IPN
16. Recibe oficio, verifica que el material en cuestin

haya sido concentrado por la unidad responsable
que lo requiere, entrega vale de prstamo en original
y dos copias y archiva oficio.
VALE DE PRSTAMO
(FORMATO UAC-2)
REPRESENTANTE
17. Recibe vale de prstamo, lo requisita en original y
DESIGNADO DE LA
dos copias y entrega.
UNIDAD RESPONSA
BLE SOLICITANTE
ARCHIVO GENERAL
DEL IPN
18. Recibe el vale de prstamo debidamente requisitado

en original y dos copias, localiza el expediente requerido, anota en el vale de prstamo el nmero de
fojas de que consta y entrega expediente junto con
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:8/4 de 11
84 de 106
De:
las dos copias del vale de prstamo.

19. Recibe expediente y dos copias del vale de prstamo
REPRESENTANTE
y entrega a la unidad responsable.
DESIGNADO DE LA
UNIDAD RESPONSA
BLE SOLICITANTE
RESPONSABLE
20. Recibe expediente y copias del vale de prstamo,

verifica que est correcto y notifica al solicitante que
el material requerido se encuentra a su disposicin
para que sea recogido a la brevedad posible.
SOLICITANTE
21. Recibe notificacin, se presenta a recoger el expediente solicitado y presenta identificacin oficial
vigente.

RESPONSABLE
22. Realiza certificaciones sobre la identidad de la

persona que se presenta a recoger el expediente y
sobre su autorizacin para hacerse cargo del material, anota en las dos copias del vale de prstamo
la fecha en que el expediente es entregado,
23. Recaba el nombre y firma de la persona que recoge,
entrega el expediente junto con una copia del vale de
prstamo y pide que tome nota de la fecha de devolucin del expediente.
24. Integra dentro del registro de expedientes en prstamo de la unidad responsable, la copia del vale de
prstamo correspondiente y revisa que no existan
expedientes no devueltos en la fecha establecida.
SOLICITANTE
25. Recibe expediente y copia del vale de prstamo, realiza las consultas necesarias y entrega dentro del
pla-zo establecido.

RESPONSABLE
26. Recibe expediente, retira del registro de expedientes

en prstamo la copia del vale correspondiente, revisa
que el expediente se encuentre completo y en buen
estado y cancela las dos copias del vale de prstamo.
PRSTAMO
PRSTAMO
27. Anota la fecha en que el material fue devuelto, entrega al solicitante una copia del vale debidamente
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:8/5 de 11
85 de 106
De:
cancelada y la otra junto con el expediente al representante designado para su remisin al Archivo General.
SOLICITANTE
28. Recibe la primera copia del vale de prstamo cancelada como constancia de descargo y archiva para cualquier aclaracin.
REPRESENTANTE
29. Recibe la segunda copia del vale de prstamo canDESIGNADO DE LA
celada y el expediente y entrega.
UNIDAD RESPONSA
BLE SOLICITANTE
ARCHIVO GENERAL
DEL IPN
30. Recibe el expediente junto con la copia del vale de

prstamo y procede a retirar del registro de
expedien-tes en prstamo el original del vale
correspondiente y revisa que el expediente se
encuentre completo y en buen estado.
31. Cancela el original del vale de prstamo, anota
fecha en que el material fue devuelto, entrega
representante de la unidad responsable solicitante
original del vale debidamente cancelada y archiva
copia y el expediente.
PRSTAMO
la
al
el
la
REPRESENTANTE
32. Recibe original cancelado del vale de prstamo
DESIGNADO DE LA
como factor de descargo, la conserva y se cerciora
UNIDAD RESPONSA
de la cancelacin de la copia.
BLE
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE
SOLICITANTE
REA DE PRSTAMO
INICIO
EFECTA
CERTIFICACIONES SOBRE
IDENTIDAD Y
PROCEDENCIA DE
PETICIN DEL PRSTAMO
SOLICITA PRSTAMO DE
EXPEDIENTE Y PRESENTA
IDENTIFICACIN OFICIAL
VIGENTE
IDENTIFICACIN
IDENTIFICACIN
PROCEDE EL
PRSTAMO?
NO
4
RECIBE INDICACIONES DE
PORQUE NO PROCEDI EL
PRSTAMO Y CONSERVA
SU IDENTIFICACIN
IDENTIFICACIN
INDICA MOTIVOS POR LOS

QUE NO PROCEDE EL
PRSTAMO Y ENTREGA
IDENTIFICACIN
O
IDENTIFICACIN
RECIBE EL VALE DE
EN ORIGINAL Y COPIA Y
ENTREGA
ENTREGA EL VALE DE
PRSTAMO PARA QUE SEA
REQUISITADO EN ORIGINAL
Y COPIA
VALE PRSTAMO
VALE PRSTAMO
O
1
7
REVISA QUE EL VALE DE
PRSTAMO EST
DEBIDAMENTE
REQUISITADO Y BUSCA EL
EXPEDIENTE SOLICITADO
VALE PRSTAMO
O
1
NO
EST EN EL
ACERVO?
REPRESENTANTE DESIGNADO
Hoja 8/6 de 11
86 de 106
ARCHIVO GENERAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE
SOLICITANTE
REA DE PRSTAMO
LOCALIZA EL EXPEDIENTE Y
LO ENTREGA AL
SOLICITANTE
VALE PRSTAMO
O
1
ACTI VIDAD 13
DEL PROC. 5/1
9
EFECTA LAS INVESTIGACIONES EN EL REGISTRO DE EXPS. EN PRSTAMO Y EN EL CATLOGO
INVENTARIO POR SI ES
BAJA PARCIAL
VALE PRSTAMO
O
1
S
BAJA PARCIAL ?
NO
11
RECIBE ORIENTACIN
PARA ACCEDER AL
EXPEDIENTE Y CONSERVA
VALE CANCELADO COMO
DESCARGO
VALE PRSTAMO
X
X
O
1
10
CANCELA VALE DE
PRSTAMO, LE BRINDA
ORIENTACIN Y ENTREGA
VALE CANCELADO
VALE PRSTAMO
O
1
Hoja 8/7 de 11
87 de 106
ARCHIVO GENERAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
REA DE PRSTAMO
88 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
SOLICITANTE
Hoja 8/8 de 11
ARCHIVO GENERAL
C
A
13
RECIBE VALE CANCELADO,

ELABORA OFICIO
SOLICITANDO EXPEDIENTE
CON DATOS DE IDENTIFICACIN, FECHA DE RETIRO
Y ENTREGA
VALE PRSTAMO
12
INFORMA AL SOLICITANTE
SOBRE EL PARTICULAR E
INDICA LA FECHA DE
RETIRO DEL EXP. Y QUE SE
DIRIJA ESCRITO CON
DATOS DE IDENTIFICACIN
O
VALE PRSTAMO
O
1
OFICIO
14
15
RECABA NMERO DE
REMESA, LEGAJO Y CAJA
DONDE QUEDO EL
EXPEDIENTE, ELABORA
OFICIO Y ENTREGA
OFICIO
OFICIO
OFICIO
VALE PRS.
IDENTIFICACIN
20
REVISA QUE EL
EXPEDIENTE EST
CORRECTO Y NOTIFICA AL
SOLICITANTE PARA QUE
PASE A RECOGERLO
RECIBE NOTIFICACIN Y SE
PRESENTA CON
IDENTIFICACIN VIGENTE
OFICIO
1
O
21
16
RECIBE OFICIO, REVISA

QUE EL MATERIAL EST
CONCENTRADO Y
ENTREGA VALE DE
PRSTAMO
RECIBE OFICIO, FIRMA DE

RECIBIDO EN COPIA Y
ENTREGA
PERSONALMENTE
VALE PRSTAMO
0
1
17
RECIBE VALE DE
EN ORIGINAL Y 2 COPIAS Y
ENTREGA
VALE PRSTAMO
18
O
1
2
2
RECIBE VALE DE
PRSTAMO, LOCALIZA EL
EXPEDIENTE, ANOTA
NMERO DE FOJAS DE
STE Y ENTREGA
VALE PRSTAMO
O
1
EXPEDIENTE
2
22
EXPEDIENTE
CERTIFICA IDENTIDAD Y
AUTORIZACIN, Y ANOTA
EN EL VALE LA FECHA EN
QUE SE ENTREGA EL
EXPEDIENTE
19
VALE PRSTAMO
RECIBE EL EXPEDIENTE
SOLICITADO, COPIAS DEL
VALE Y ENTREGA
2
VALE PRSTAMO
EXPEDIENTE
2
25
EXPEDIENTE
RECABA NOMBRE Y FORMA

DE LA PERSONA QUE
RECOGE EL EXPEDIENTE,
INDICA FECHA DE
DEVOLUCIN Y ENTREGA
RECIBE EXPEDIENTE Y
COPIA DEL VALE, REALIZA
CONSULTA Y ENTREGA EN
LA FECHA ESTABLECIDA
VALE PRSTAMO
23
VALE PRSTAMO
1
2
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
E
D
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
REA DE PRSTAMO
89 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
SOLICITANTE
Hoja 8/9 de 11
ARCHIVO GENERAL
D
A
24
INTEGRA COPIA DEL VALE

EN EL REGISTRO DE
EXPEDIENTES EN
PRSTAMO Y REVISA QUE
NO HAYA PENDIENTES
VALE PRSTAMO
26
RETIRA COPIA DEL VALE

DEL REGISTRO DE
EXPEDIENTES EN
PRSTAMO Y CANCELA LAS
COPIAS DEL VALE
VALE PRSTAMO
X
X
1
2
EXPEDIENTE
27
28
ANOTA LA FECHA DE
DEVOLUCIN, ENTREGA
COPIA DEL VALE
CANCELADA Y EXPEDIENTE
Y OTRA COPIA A
REPRESENTANTE
RECIBE COPIA CANCELADA

DEL VALE COMO
CONSTANCIA DE
DESCARGO Y ARCHIVA
VALE PRSTAMO
VALE PRSTAMO
X
X
VALE PRSTAMO
3O
RETIRA DEL REGISTRO DE
EXPEDIENTES EN
PRSTAMO EL ORIGINAL
DEL VALE Y REVISA QUE EL
EXPEDIENTE EST EN
BUEN ESTADO
RECIBE EXPEDIENTE Y LA
COPIA 2 DEL VALE
CANCELADA Y ENTREGA
1
2
29
VALE PRSTAMO
O
2
EXPEDIENTE
X
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
31
32
CANCELA EL ORIGINAL DEL

VALE, ANOTA LA FECHA DE
DEVOLUCIN Y ENTREGA.
ARCHIVA COPIA Y
EXPEDIENTE
RECIBE ORIGINAL DEL VALE

CANCELADO Y CONSERVA
COMO FACTOR DE
DESCARGO
VALE PRSTAMO
VALE PRSTAMO
X
X
EXPEDIENTE
FIN
PROCEDIMIENTO:
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja: 8/10 de 11
90 de 106
VALE DE PRSTAMO
(1)
REA SOLICITANTE
(2)
VALE AL ARCHIVO
POR EL EXPEDIENTE:
(3)
(ASUNTO DE QUE TRATA)
(4)
FOJAS
(5)
(CLAVE Y NMERO DE EXPEDIENTE)

DA
MES
(6)
AO
FECHA DE SOLICITUD
(8)
FIRMA DE AUTORIZACIN
DA
MES
(7)
AO
FECHA DE DEVOLUCIN
(9)
NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO QUE RECIBE
UDT-1
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
8/11 de 11
Hoja:
91 de 106
De:
VALE DE PRSTAMO
Objetivo:
Asegurar que los expedientes activos y que fueron prestados, sean devueltos completos y en forma oportuna al archivo de trmite de la unidad responsable para evitar prdidas y sustracciones de la documentacin que los integra.
Clave de Control:
UDT-1
Elabora:
Las unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional.
Fuente de Datos:
Expedientes activos de las unidades responsables.
Nmero de Tantos:
Dos, original y copia.
Tamao:
11X18 centmetros.
(1) rea Solicitante:
Identificacin oficial del rea de la unidad responsable o de

la dependencia solicitante.
(2) Vale al Archivo:
Identificacin oficial del rea responsable a que se solicita el

expediente en prstamo.
(3) Por el Expediente:
Identificacin del asunto de que trate el expediente solicitado.
(4) Clave y Nmero de

Expediente:
Clave de clasificacin y nmero de identificacin del

expediente solicitado.
(5) Fojas:
Total de hojas que integran el expediente solicitado.
(6) Fecha de Solicitud:
Da, mes y ao en que se entrega el expediente al solicitante

del prstamo.
(7) Fecha de Devolucin:
Da, mes y ao mxima en que deber ser devuelto el

expediente por el solicitante del prstamo.
(8) Firma de Autorizacin:
Firma del funcionario de la unidad responsable solicitante

que se encuentre registrado para autorizar el prstamo de
expedientes.

Empleado que Recibe:
Nombre y firma del empleado que fsicamente recibe el expe

diente bajo su responsabilidad.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
CANCELACIN DE DOCUMENTACIN SEMIACTIVA
Hoja:
9/1 de 6
Hoja:
92 de 106
De:
OBJETIVO
Retirar oportunamente los materiales documentales de las unidades responsables, cuya
utilidad primaria haya prescrito y que carecen de la importancia que justifique su ulterior
conservacin para asegurar la preservacin de aquellos con valor permanente.
FUNDAMENTO LEGAL
histricos de la Administracin Pblica Federal. Artculo 2 fraccin IV.
Instructivo para la Solicitud de Transferencias y Dictamen de Baja Documental del Archivo
General de la Nacin.
NORMAS DE OPERACIN
Mantenimiento de la Direccin Administrativa deber efectuar la seleccin final de los
documentos que le hayan sido transferidos y cuyo plazo de conservacin precaucional
haya concluido, en el entendido de que ninguna otra instancia tendr facultades para
dictaminar acerca del destino final de la documentacin caduca, o para promover la
transferencia o baja de la misma.
El Departamento de Archivo y Correspondencia de la de la Divisin de Servicios de Apoyo
y Mantenimiento Direccin Administrativa registrar en un calendario de caducidades
todos los legajos que le sean transferidos por las unidades responsables, a efecto de
detectar y retirar oportunamente la documentacin caduca que conserve.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
Hoja:
9/2 de 6
Hoja:
93 de 106
De:
Los plazos de conservacin y las modalidades de depuracin de la documentacin de las

unidades responsables se debern aplicar conforme al Catlogo de Disposiciones
Documentales del Instituto.
Antes de proceder a la depuracin de la documentacin inactiva que conserva el
Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y
Mantenimiento de la Direccin Administrativa, recabar la aprobacin de la unidad
responsable que haya transferido los materiales en cuestin para garantizar la prescripcin efectiva de los valores primarios de tales documentos.
Cuando no se conceda prrroga para la conservacin de la documentacin transferida, la
unidad responsable proceder a la cancelacin y baja definitiva de las cdulas de

referencia de los materiales depurados y conservar las cdulas de inventario como
registro local permanente.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:9/3 de 6
94 de 106
De:
ARCHIVO GENERAL 1. Elabora oficio notificando a la unidad responsable el

DEL IPN
vencimiento de documentacin concentrada en el
Archivo General del Instituto. Archiva copia del oficio
con acuse de recibo.
OFICIO
UNIDAD RESPONSA 2. Recibe oficio del Archivo General del IPN relativo al
BLE
vencimiento de documentacin concentrada en ste,
revisa y solicita opinin al rea tramitadora respecto
a si se solicita extensin para el proceso de
depuracin.
REA TRAMITADO- 3. Emite opinin con apego al Catlogo de Disposicin
RA DE LA UNIDAD
Documental y a la utilidad de la documentacin por
RESPONSABLE
depurar.
UNIDAD RESPONSA 4. Recibe opinin y determina si se destruye.
BLE
Se destruye?
5. S, localiza en el registro de documentacin transferida la relacin de la transferencia correspondiente al
material que ser depurado y coteja los legajos y las
claves identificadoras de los expedientes por depurar.
6. Retira de los catlogos de la unidad responsable las

cdulas de referencia de los expedientes en cuestin
y las empaqueta para baja definitiva.
CDULAS DE REFERENCIA
7. Elabora oficio para comunicar que procede la depuracin del material correspondiente, entrega, recaba
acuse de recibo en la copia y archiva.
OFICIO
ARCHIVO GENERAL 8. Recibe oficio y realiza la depuracin de la documenDEL IPN

tacin correspondiente.
UNIDAD RESPONSA 9. No, Elabora oficio para solicitar no se lleve a cabo el
BLE
proceso de depuracin correspondiente, en donde
se explique de manera precisa y detallada las
razones que fundamentan tal requerimiento, as
como el plazo de conservacin adicional propuesto,
turna, recaba acuse en copia del oficio y archiva.
OFICIO
ARCHIVO GENERAL 10. Recibe oficio, revisa justificacin y determina si

DEL IPN
procede la extensin del plazo de conservacin.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Hoja:
Hoja:9/4 de: 6
95 de 106
De:
Se concede plazo de extensin?

ARCHIVO GENERAL 11. S, elabora oficio notificando la extensin del plazo
DEL IPN
de conservacin de la documentacin, en donde se
seale el plazo durante el cual ser conservada,
turna, recaba acuse de recibo en copia y archiva.
OFICIO
UNIDAD RESPONSA 12. Recibe oficio, establece en las cdulas corresponBLE

dientes el nuevo plazo de conservacin de la documentacin con tinta roja y archiva oficio.
ARCHIVO GENERAL 13. No, elabora oficio en el cual notifica a la unidad
DEL IPN
responsable que no existe motivo justificado para
solicitar la extensin del plazo, turna, recaba acuse
de recibo en copia y archiva.
OFICIO
UNIDAD RESPONSA 14. Recibe oficio con notificacin de que no procede la

BLE
extensin del plazo, localiza en el registro de documentacin transferida la relacin de la transferencia
correspondiente al material que ser depurado y coteja los legajos y las claves identificadoras de los
expedientes por depurar.
15. Retira de los catlogos de la unidad responsable las
cdulas de referencia de los expedientes en cuestin
y las empaqueta para baja definitiva.
.
16. Elabora oficio para gestionar la baja definitiva de
este material, como de desecho, entrega, recaba
acuse de recibo en copia y archiva.
OFICIO
ARCHIVO GENERAL 17. Recibe oficio y realiza la depuracin de la documenDEL IPN

tacin correspondiente.
AUTORIZ
_____________________________________
AUTORIZ
_____________________________________
Vo. Bo.
_____________________________________
MANTENIMIENTO.
Vo. Bo.
_____________________________________
MTODOS
ELABOR
_____________________________________
CORRESPONDENCIA
ELABOR
_____________________________________
LIC. HERLINDA NJERA
FUNCIONAL
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja 9/5 de 6
PROCEDIMIENTO:
96 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
ARCHIVO GENERAL DEL IPN
UNIDAD RESPONSABLE
REA TRAMITADORA
INICIO
1
OFICIO
RECIBE OFICIO, REVISA Y

SOLICITA OPININ
RESPECTO A SI SE
SOLICITA EXTENSIN PARA
EL PROCESO DE
DEPURACIN
ELABORA OFICIO
NOTIFICANDO
VENCIMIENTO DE
DOCUMENTACIN
CONCENTRADA
O
OFICIO
EMITE OPININ CON APEGO

AL CATLOGO DE
DISPOSICIN DOCUMENTAL
Y A LA UTILIDAD DE LA
DOCUMENTACIN
O
OFICIO
4
RECIBE OPININ Y
DETERMINA SI SE
DESTRUYE
OFICIO
NO
SE DESTRUYE?
A
S
LOCALIZA EN EL REGISTRO
DE DOCUMENTACIN
TRANSFERIDA LA
RELACIN DE
TRANSFERENCIA Y COTEJA
DATOS
OFICIO
OFICIO
RELACIN
6
RETIRA DE LOS
CATLOGOS LAS CDULAS
DE REFERENCIA DE LOS
EXPE- DIENTES Y LAS
EMPAQUETA PARA BAJA
DEFINITIVA
CDULAS
7
8
RECIBE OFICIO Y REALIZA
LA DEPURACIN DE LA
DOCUMENTACIN
CORRESPONDIENTE
ELABORA OFICIO DONDE

COMUNICA QUE PROCEDE
LA DEPURACIN, ENTREGA
Y RECABA ACUSE DE
RECIBO Y LO ARCHIVA
OFICIO
OFICIO
FIN
O
1
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja 9/6 de 6
PROCEDIMIENTO:
97 de 106
UNIDAD RESPONSABLE
ARCHIVO GENERAL DEL IPN
UNIDAD RESPONSABLE
10
RECIBE OFICIO, ANALIZA

JUSTIFICACIN Y
DETERMINA SI PROCEDE
LA EXTENSIN DEL PLAZO
OFICIO

JUSTIFICA QUE NO SE
REALICE LA DEPURACIN,
TURNA Y RECABA ACUSE
O
OFICIO
O
1
NO CONCEDE PLAZO
DE EXTENSIN?
11
12
ESTABLECE EN LAS
CDULAS
CORRESPONDIENTES EL
NUEVO PLAZO DE
CONSERVACIN Y
ARCHIVA OFICIO
ELABORA OFICIO NOTIFICANDO EL PLAZO DE

CONSERVACIN, TURNA Y
RECABA ACUSE
OFICIO
OFICIO
1
CDULA
13
14
LOCALIZA LA RELACIN DE
TRANSFERENCIA
CORRESPONDIENTE AL
MATERIAL POR DEPURAR
Y COTEJA DATOS
ELABORA OFICIO NOTIFICANDO NEGATIVA DE

EXTENSIN DE PLAZO,
TURNA Y RECABA ACUSE
OFICIO
OFICIO
OFICIO
1
OFICIO
RELACIN
15
RETIRA LAS CDULAS DE
REFERENCIA DE LOS
CATLOGOS Y
EMPAQUETA PARA BAJA
DEFINITIVA
CDULAS
17
RECIBE OFICIO Y REALIZA
LA DEPURACIN DE LA
DOCUMENTACIN
CORRESPONDIENTE
OFICIO
16
COMUNICA QUE PROCEDE
LA DEPURACIN,
ENTREGA Y RECABA
ACUSE DE RECIBO EN
COPIA
OFICIO
O
1
FIN
REA TRAMITADORA
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
IV.
GLOSARIO DE TRMINOS
Hoja: 98
Hoja:
De: 106
De:
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Abreviatura.- Representacin de una

palabra por medio de una o varias de sus
letras. En clasificacin, una abreviatura
se tiene en cuenta como si estuviera escrita la palabra completa.
Acervo.- Conjunto de documentos.
Acuerdo.- Resolucin tomada por varios
funcionarios sobre un asunto en particular.
Alfabetizar.- Ordenar en secuencia de acuerdo con las letras del alfabeto.
Hoja: 99
Hoja:
De: 106
De:
Archivo Alfabtico.- Cualquier sistema

en el cual los encabezamientos son nombres de personas, empresas o letras del
alfabeto.
Archivo de Estantera Abierta.- Mtodo
de archivo en el cual se utilizan estantes
en vez de gabinetes con gavetas para
guardar los documentos.
Archivo de Formas.- Archivo utilizado
para el almacenamiento de formularios
en blanco o ya tramitados.
Almacenar.- Colocar documentos en un

archivo o gabinete.
Archivo de Nombres.- Tarjetero que

contiene informacin para identificar ciertos nombres.
Anlisis de Formas.- Estudia la necesidad de un formulario, la informacin

estadstica que debe contener, en qu
orden y el diseo.
Archivo Departamentalizado.- Archivo

en el cual los documentos de un departamento se guardan separados de los otros.
Archivadores.- Muebles para guardar

documentos: gabinetes, estantes abiertos, cajas o cualquier otro tipo de mueble
destinado para este fin.
Archivo Geogrfico.- Arreglo alfabtico

por localidad geogrfica.
Archivar.- Procedimiento para conservar los documentos en orden lgico al

clasificarlos y ordenarlos, de tal manera
que puedan ser localizados fcilmente
cuando se requieran.
Archivero.- Mueble destinado a contener
los expedientes (archivero vertical, lateral, estante, gaveta, etctera).
Archivista.- Persona con amplios conocimientos en la materia y cultura en general.
Archivo Activo.- Gabinete de archivo reservado para documentos que se utilizan
con frecuencia.
Archivo Lateral.- Gabinete en el cual los

documentos se almacenan perpendicularmente al sitio por donde se abre el archivador.
Archivo Numrico.- Archivo de correspondencia o tarjetas por orden numrico.
Archivo o Caja de Transferencia.- Empaque que sirve para guardar documentos. Este empaque est hecho generalmente de cartn o materiales metlicos y
sirve para guardar documentos de transferencia.
Archivo por Asuntos.- Arreglo alfabtico de documentos por nombres de temas o cosas.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Archivo Vertical.- Almacenamiento de

documentos sobre su borde.
Archivo Visible.- Almacenamiento de
tarjetas en equipo especialmente diseado para que la informacin que quede
cerca de los bordes se pueda leer fcilmente.
Archivonoma.- Materia que estudia los
diferentes sistemas de archivo (alfabtico, geogrfico, cronolgico, por asuntos
y numrico).
Arreglo Alfabtico.- Listas de nombres
o temas en secuencia de acuerdo con el
alfabeto. El procedimiento se denomina
alfabetizar.
Arreglo de Tipo Diccionario.- Organizacin de un archivo por asuntos con ttulos que no tienen divisiones o subdivisiones.
Arreglo Enciclopdico.- Organizacin
de un archivo por asuntos con ttulos
principales, divisiones y subdivisiones.
Arreglo ndice.- Orden en el cual se
consideran las unidades de un nombre
para el archivo.
Canaletas.- Dobleces a lo largo de la
parte delantera de una carpeta que permiten su expansin.
Carpeta de Salida o Supletoria.- Carpeta que se emplea para guardar la correspondencia mientras la carpeta original
esta fuera.
Carpeta de Seguimiento.- Carpeta con
fechas a lo largo del borde superior para
marcarlas claramente como seal indica-
Hoja:
Hoja: 100
De: 106
De:
dora de que se debe tomar una decisin

acerca de los documentos contenidos en
ella.
Carpeta Individual.- Carpeta que contiene solamente correspondencia de un individuo.
Carpeta Miscelnea.- Carpeta que contiene documentos de corresponsales o asuntos que no son lo bastante activos como para necesitar carpeta individual.
Carpeta.- Recipiente de diferentes materiales y colores que se utiliza para guardar la correspondencia y documentos en
los archivadores. Tambin se conoce como folder y file.
Catlogo.- Series ordenadas de todas
las materias o asuntos que maneja un
archivo o bien de las entidades fsicas o
morales que intervienen en la tramitacin
de ellos.
Catlogo Topogrfico.- En los registros
se indica el lugar en el cual se conserva
el material documental, lo que permite
conocer con rapidez y precisin la colocacin que le corresponde.
Cdula de Catalogacin.- Registro de
cada uno de los expedientes para localizarlos con mayor rapidez y para llevar un
control de ellos.
Cdula de Extensin.- Se utilizan
cuando la superficie de una cdula dedicada al asunto no es suficiente para contenerlo completamente, por lo que se
contina en otra que lleve exactamente
los mismos elementos pero con la modificacin de contener la parte del asunto
que no cupo en la primera cdula.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Cdula de Referencia.- Remiten a las

cdulas que correspondan al encabezamiento con que originalmente se abri el
expediente.
Clasificacin.- Arreglo en grupos de
acuerdo con un plan determinado. Designar a un documento la clave que corresponda a los asuntos de la misma especie
o de acuerdo al mbito de competencia
de las reas dentro del Catlogo de Claves de las Unidades Responsables del
Instituto.
Codificacin.- Procedimiento de marcar
la correspondencia con el encabezamiento bajo el cual debe ser archivada.
Comprobante de Requisicin.- Formulario utilizado para solicitar documentos
de los archivos.
Copia.- Reproduccin exacta de un escrito (fotocopia).
Correspondencia.- Comunicacin escrita (carta, oficio, memorndum, circular,
telegrama, entre otros), que se enva o
se recibe y que no ha sido diseada para
ser colocada en una tarjeta o en un formulario.
Correspondencia Interior.- Es toda aquella que se recibe y despacha entre las
unidades responsables del Instituto.
Correspondencia Exterior.- Es toda aquella que se recibe o dirige a entidades
ajenas al Instituto.
Correspondencia de Salida.- Es la que
se origina como producto de un trmite y
que se remite a un destinatario.
Hoja:
Hoja: 101
De: 106
De:
Corte.- Tamao de la pestaa en la parte posterior de la carpeta, generalmente

expresada en una fraccin. Por ejemplo,
el corte de un medio significa que la pestaa se extiende hasta la mitad de la parte posterior de la carpeta.
Cronolgico.- En secuencia de acuerdo
con la fecha. Cuando los documentos se
archivan cronolgicamente, el documento que tiene la fecha ms reciente se coloca al frente.
Charolas.- Dispositivos que se colocan
sobre los escritorios para la correspondencia de entrada y salida.
Depuracin.- Accin de retirar los documentos que han perdido su valor admnistrativo, legal contable o fiscal, trmino del
ciclo vital del documento.
Directo.- Sistema de archivo que permite
la localizacin de documentos sin tener
que consultar un ndice.
Diskette.- dispositivo magntico de almacenamiento, el disco flexible tiene diferentes tamaos (3 y 5 pulgadas).
Disposicin.- Destruccin o eliminacin
de documentos cuando ya no se necesitan.
Distribucin.- Arreglo de documentos en
orden despus de que han sido clasificados y codificados para facilitar su almacenamiento.
Divisin Poltica.- rea creada por la
ley, por ejemplo, un municipio, una ciudad, un condado, un estado, una nacin,
etc.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Documento.- Escrito que contiene informacin, se puede archivar en carpetas,

rollos de pelcula, transparencias, disco
flexible o en el disco duro de la computadora. Toda la informacin que guarda
una organizacin en forma de correspondencia, tarjetas, cintas o microfotografas.
Elctrico.- Se refiere al funcionamiento
de archivadores automticos y a las mquinas procesadoras de datos por medio
de corriente elctrica y un mnimo de
partes movibles.
Eliminacin.- Destruccin de los documentos que ya no se utilizan en una organizacin, se puede realizar en diferentes formas, pero la ms adecuada es por
medio de la destructora de documentos.
Empleado de Archivo.- Personal cuyo
trabajo especializado es inspeccionar,
clasificar, codificar, distribuir y almacenar
documentos, localizarlos y sacarlos de
los archivos cuando los solicitan.
Encabezamiento.- Nombre, letra o nmero bajo el cual se archivan los documentos.
Entrada.- Informacin que se coloca
dentro de un sistema comercial.
Equipo.- Gabinetes, muebles y dispositivos miscelneos que se utilizan para manejar y almacenar los documentos.
Expediente.- Conjunto de documentos
ordenados en una carpeta, la cual tiene
la pestaa rotulada.
Hoja:
Hoja: 102
De: 106
De:
Expurgo.- Accin de retirar los documentos en copia al carbn o fotostticas

repetidas o sin valor.
Folio.- Nmero consecutivo que se asigna a cada documento que integra un ex
pediente o registro.
Formulario para Volver a Cargar.- Com
probante que se utiliza para cargar documentos cuando se pasan de una persona a otra sin devolverlos a los archivos.
Gabinete.- Muebles con una o ms gavetas para almacenar documentos archivados.
Grfica de Flujo.- Diagrama de una operacin en el papel que seala el seguimiento de la operacin desde su comienzo hasta su terminacin, de tal manera
que todos los pasos puedan ser fcilmen
te visualizados y evaluados.
Gua de Salida.- Gua empleada para
indicar que una carpeta ha sido sacada
de los archivos.
Gua de Envo.- Formato que utilizan los
servicios de transporte para controlar la
remisin de paquetes y documentos.
Gua Primaria.- Gua principal para una
seccin de documentos archivados.
Gua Secundaria.- Gua que subdivide la
seccin de un archivo controlado por una
gua primaria o principal.
Gua.- Es de cartn resistente y tiene una pestaa que siempre va al frente de
los expedientes para indicar cmo estn
archivados los documentos. Hoja de car-
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
tn resistente con una pestaa y encabezamiento que se emplea para indicar la

seccin deseada en una gaveta de archi
vo. Una gua tambin sirve como soporte
para los expedientes en la gaveta y puede ser con diferentes posiciones.
Inactivo.- Documento que no est sujeto
a utilizacin frecuente. Se guardan en equipo menos costoso y en lugares menos accesibles que los documentos activos. Expedientes que no se utilizan con
frecuencia y se archivan en gavetas de
cartn o se microfilman almacenndose
en el archivo muerto.
ndice Relativo.- Lista alfabtica de todos los ttulos y subttulos de un archivo
por asuntos.
Indirecto.- Sistema de archivo que generalmente requiere consultar un ndice antes de poder encontrar los documentos.
Iniciales de Autorizacin.- Anotacin
que indica que un documento ha recibido
la atencin necesaria y est listo para ser
archivado.
Inspeccin.- Revisin de la correspondencia para buscar la marca de liberacin antes de clasificarla.
Legajo.- Una o varias partes en las que
se puede dividir un expediente.
Manejo de Documentos.- Planeacin.
organizacin y control de la creacin,
proteccin, utilizacin, almacenamiento y
eliminacin de documentos.
Mtodos para Cargas.- Procedimiento
utilizado para responder por documentos
que han sido sacados del archivo.
Hoja:
Hoja: 103
De: 106
De:
Microfilm.- Informacin microfilmada que

se almacena en rollos de pelcula o
transparencias que posteriormente se
pueden consultar.
Microfotografa.- Fotografa de documentos para reducirlos considerablemente en tamao con el fin de que puedan
ser almacenados en pelculas, tarjetas o
rollos.
Nombre Compuesto.- Nombre de un individuo u organizacin que consta de dos
palabras o letras conectadas por un guin. Un apellido con guin se considera
como una sola unidad para clasificacin,
mientras que las palabras del nombre de
una compaa unidas por un guin se
consideran como unidades separadas.
Nombre de Pila.- Nombre bautismal o
primer nombre de un individuo.
Nombre Legal.- 1) El nombre completo
de una persona. 2) El nombre completo
de una mujer soltera. 3) El primero y el
segndo nombre de una mujer combinados con el del esposo, o el primer nombre, el apellido de soltera y el apellido del
esposo. En algunos pases se utiliza la
partcula de para unirlos. Ejemplo: Beatriz Daza de Crdenas.
Numrico Decimal.- Sistemas por asuntos utilizado ampliamente en bibliotecas,
en el cual los ttulos, divisiones, subdivisiones, etc. se identifican por un nmero,
etc. Algunos sistemas numricos dplex
utilizan una combinacin de nmeros y
letras y otros slo nmeros (por ejemplo:
44-01/142.51; 2a.-4-85-71; 201.1 79; 31-1).
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Hoja:
Hoja: 104
De: 106
De:
Periodo de Archivo.- Cantidad de tiempo durante el cual permanecen los documentos en el archivo activo.
Registro.- Lista de corresponsales y de

los nmeros que se les han asignado en
un archivo de correspondencia numrica.
Periodo de Retencin.- Cantidad de

tiempo que se guardan los documentos
antes de descartarlos.
Rtulo.- Papel engomado que se fija en

una pestaa de una gua o carpeta y sobre el cual aparece el encabezamiento.
Pestaa.- Parte que se proyecta del

cuerpo de una gua o carpeta y sobre la
cual aparece el encabezamiento. Saliente de una carpeta o gua, la cual se rotula.
Seguidores.- Soportes movibles que sirven para ensanchar o acortar el espacio

til dentro de una gaveta de archivo.
Posicin.- Localizacin, contando de izquierda a derecha, de la pestaa de una

gua o carpeta.
Prefijo de Apellido.- Parte de un apellido que precede al cuerpo de ste. Por
ejemplo: De, Del, Du, La, Le, Mac, etc.
stos se clasifican como parte del apellido.
Preposicin y Conjuncin.- Palabras
utilizadas como nexos. Las preposiciones y conjunciones como y, para, en
y de del idioma espaol y and, &,
for.
Referencia Cruzada.- Anotacin en un
archivo o en un ndice que seala que el
documento buscado est almacenado en
otra parte, o archivar el duplicado del
documento original en otro sitio donde
pueda ser buscado. Se elabora cuando
un documento se puede archivar en dos
o ms expedientes, por lo que es necesa
rio elaborar una referencia cruzada.
Referencia.- Dirigir la atencin de un indi
viduo hacia una fuente de informacin.
Seguimiento.- Sistema de revisin de

los documentos prestados para su devolucin al archivo.
Sello Fechador.- Anotacin hecha sobre
la correspondencia con un reloj fechador
o con un sello especial que indica la fecha y a menudo la hora de su recibo.
Sigla.- Palabra que se construye con las
iniciales o partes de otras palabras. Por
ejemplo: ONU Organizacin de las Nacio
nes Unidas.
Sistema de Archivo.- Arreglo de equipo
y suministros que permiten el almacenamiento de documentos de acuerdo con
un plan definido.
Supervisor.- Persona responsable del
funcionamiento y mantenimiento de los
archivos en un sistema de archivo.
Tarjeta de Archivo.- Cartulina de dimensin pequea que se emplea en archivos
verticales y visibles.
Tarjetas ndice de Registro.- Tarjeta
que se utiliza principalmente como referencia para otra informacin. Por ejemplo: una tarjeta para archivo de direcciones.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Tarjeta de Registro de Datos.- Tarjeta

sobre la cual se escribe informacin como parte de las operaciones diarias de
una organizacin.
Tarjeta de Sustitucin.- Tarjeta que se
utiliza para reemplazar documentos saca
dos de una carpeta de archivo. Esta tarjeta indica el nombre de la persona a quien se le prestaron los documentos.
Ttulo.- Palabra que indica rango, oficio,
o privilegio. Un ttulo se considera comunidad de clasificacin solamente cuando
se precede a un solo nombre. Por ejemplo: Reyna Isabel.
Hoja:
Hoja: 105
De: 106
De:
ltimo.- Postrero, final, zaguero, posterior, v, ulterior, lejano, actual.

Uncir.- Atar, sujetar, amarrar, unir, juntar, aparear, acoplar.
nico.- Solo, singular, exclusivo, uno, pu
ro, peculiar, caracterstico, escaso.
Unidad.- Nmero, cifra, cantidad, uno,
comparacin. Entidad, esencia, ser, sujeto.
Uniforme.- Parejo, regular, equilibrado,
similar, anlogo, liso, llano, regular, fino,
montono.
Transferencia.- Extraccin de documentos de los archivos activos para pasarlos

a los inactivos.
Unir.- Mezclar, fusionar, reunir, acercar,

juntar, agrupar, ligar, vincular, soldar, atar, ensamblar.
Transferencia Peridica.- La extraccin

de documentos a intervalos previamente
determinados para pasarlos a los archivos inactivos o de transferencia.
Urgente.- Apremiante, necesario, obligatorio, precipitado, rpido, apresurado.
Transferencia de un Periodo.- Plan en

el cual los archivos activos contienen espacio para los documentos del periodo
de archivo actual y del anterior. En el mo
mento de transferencia, solamente se sacan los documentos antiguos.
Transferencia Perpetua.- Transferencia
de documentos de los archivos actuales
a los inactivos con base en la actualidad
y no en periodos de archivo predeterminados.
Ubicar.- Colocar, poner, situar, hallarse,
estar, encontrarse.
Ulterior.- Subsiguiente, posterior, siguien
te, consecutivo, accesorio y ltimo.
Uso.- Empleo, utilizacin, aplicacin, provecho, menester.

Vacante.- Desocupado, libre, expedito,
disponible, vaco, abierto, abandonado,
ausente.
Vaco.- Desocupado, libre, descargado,
despejado, limpio, evacuado, desagotado, solitario. Ausencia, carencia, falta, en
rarecimiento.
Vlido.- Legal, legtimo, justo, vigente,
efectivo, permitido.
Valija.- Maleta, bal, maletn.
Valor.- Precio, estimacin, coste, costo,
importe, total, cuanta, monto, gasto. Mrito, beneficio, provecho, utilidad, importancia, trascendencia.
INSTITUTO
POLITCNICO
NACIONAL
Vital.- Trascendental, grave, importante,

indispensable, valioso.
Hoja:
Hoja: 106
De: 106
De:
Xerogrfica.- Equipo que se utiliza en la

reproduccin de materiales en soporte de
papel.
Volmen.- Masa, espacio, dimensin,

bulto, magnitud, mole. Capacidad, cabida, tonelaje.
Yuxtaponer.- Juntar, adosar, arrimar, en

frentar, acercar.
Voluminoso.- Corpulento, abultado, amplio, grande, considerable, vasto.
Zafarse.- Soltarse, liberarse, desembarazarse.
Xerografa.- Reproduccin de materiales

en soporte de papel.
Este documento se elabor conjuntamente entre la Direccin Administrativa y la Direccin de

Planeacin y Organizacin, para cualquier modificacin ser imprescindible que se someta a
la consideracin de esta ltima.

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INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO

I. OBJETIVO DEL MANUAL

II. POLTICAS GENERALES

III.1 Revisin, Recepcin, Registro y Control de Correspondencia

III.2 Clasificacin, Catalogacin y Apertura de Expedientes de

III.3 Control de Correspondencia en Trmite

III.4 Anlisis de Trmite, Expurgo y Glosa de Documentos

III.5 Prstamo de Documentos Activos

III.6 Recepcin, Caracterizacin, Registro, Tasa, Franqueo y

III.7 Registro y Tramitacin de Transferencia Primaria y Recepcin

III.8 Prstamo de Expedientes Concentrados en el Archivo

III.9 Cancelacin de Documentacin Semiactiva

IV. GLOSARIO DE TRMINOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA

Proporcionar a las reas de correspondencia y archivo de las unidades responsables del

El Departamento de Archivo y Correspondencia de la Divisin de Servicios de Apoyo y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA

indispensable para ello mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA

En la documentacin que se reciba en la unidad responsable sin envase y sea entregada

1. Entrega correspondencia en la unidad responsable

SERVICIO DE TRANS 2. Entrega correspondencia y la factura corresponPORTE

REA DE CORRES- 3. Recibe la correspondencia y, en su caso, factura

7. Recibe copia del documento como acuse de recibo

REA DE CORRES- 8. No, es entregada por servicio postal, telegrfico,

REA DE CORRES- 9. No, asienta las anomalas detectadas en la factura

13. Recibe documentacin y realiza las modificaciones

14. S, imprime en todas las piezas de entrada el sello

FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA

17. Engrapa a cada documento de entrada el juego de

RESPONSABLE DEL 18. Revisa las piezas de entrada, acompaadas por

ENTREGA CORRESPONCIA Y FACTURA EN LA UNIDAD RESPONSABLE DESTINATARIA DEL IPN

VERIFICA QUE LOS REQUISITOS ESTN DE ACUERDO

I IMPRIME EN ORIG. Y COPIA

RECIBE COPIA COMO

SELLO, HORA Y FECHA DE

RESP. REA DECORRESP.

RECIBE FACTURA COMO

RESP. REA DECORRESP.

RESP. REA DE CORRESP.

REVISA LA PIEZAS DE ENTRADA Y QUE LAS FICHAS

IMPRIME EN EL DOCUMENTO DE ENTRADA EL FOLIO

DEVUELVE PIEZAS Y FICHAS

ENGRAPA A CADA DOCUMENTO DE ENTRADA EL

REMITE PIEZAS DE ENTRADA CON LAS DOS COPIAS

REGISTRO LOCAL (COPIA 2)

CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE (COPIA 1)

UNIDAD DESTINATARIA (3)

FICHAS DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRMITE

Establecer a nivel institucional un control administrativo unitario y

Unidades responsables del Instituto Politcnico Nacional.

Las piezas de correspondencia de entrada.

Tres: original registro general para el control general de

Nombre, cargo, domicilio completo y localidad del remitente.

(2) Fecha de Recepcin:

Da, mes y ao de recepcin del documento.

Nombre de la unidad a la cual se dirige el documento.

(4) Nmero de Registro:

Nmero de folio de entrada del documento.

Extracto del asunto de que trata el documento.