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Cargas de Trabajo
Equipo de trabajo
Equipo Consultor
Inga. Carolina Vsquez Soto
Inga. Patricia Ramrez Barrantes
Ing. Ronny Pacheco
Inga. Ana Laura Lpez Prez
Inga. Evelyn Salas Valerio
Inga. Luca Zeledn Quirs
Sr. Ricardo Barsallo
Universidad
Universidad
Universidad
Universidad
Universidad
Universidad
Universidad
de
de
de
de
de
de
de
Costa
Costa
Costa
Costa
Costa
Costa
Costa
Rica
Rica
Rica
Rica
Rica
Rica
Rica
TABLA DE CONTENIDOS
TABLA DE CONTENIDOS ............................................................................................ 3
1
Introduccin ................................................................................................ 4
2
Metodologa de Trabajo ................................................................................ 5
3
Marco Terico .............................................................................................. 6
4
Metodologa para Determinar las Cargas de Trabajo ................................... 19
5
Anexos ....................................................................................................... 28
1 Introduccin
El presente informe contiene la metodologa para estimar las cargas de trabajo
para cada una de las unidades organizativas del Ministerio de Salud, en sus tres
niveles de gestin. Se establecen dos momentos importantes en la utilizacin de
esta metodologa, durante la implementacin de los procesos, donde prevalece el
criterio experto, y luego de la implementacin de estos, en el cual se contar con
registros histricos que permitirn mayor precisin en definicin de tiempos.
En el documento se presenta la metodologa para caracterizar la demanda y
estimar la capacidad que se aplic en la unidad de Plataforma de Servicio, como
prueba piloto.
Las metodologas y herramientas diseadas tienen la finalidad de facilitar la
deteccin de las brechas en recursos humanos que deben ser subsanadas para
garantizar el ejercicio pleno de la Rectora de la Salud por parte de la institucin.
2 Metodologa de Trabajo
En el desarrollo del componente, el equipo consultor ha utilizado la siguiente
metodologa:
Revisin de material del Ministerio de Salud relacionado con el tema:
Se realiz una bsqueda del material relaciona con los temas en el
Ministerio de Salud, como punta de partida para establecer la situacin
actual y el avance en el tema.
Revisin de material bibliogrfico: Bsqueda de informacin
bibliogrfica como sustento terico y gua para la elaboracin de las
metodologas.
Entrevistas: Se realizaron entrevista con funcionarios del Ministerio de
Salud involucrados en los temas.
3 Marco Terico
Desde la perspectiva terica una medicin del trabajo, conocida tambin como
cargas de trabajo, puede ser utilizada para varios propsitos tales como
evaluacin del desempeo del trabajador, planeacin de las necesidades de fuerza
de trabajo, determinacin de la capacidad disponible, determinacin del precio o
costo de un producto, comparacin de los mtodos de trabajo, facilitacin de la
programacin de operaciones y establecimiento de incentivos salariales.
La carga de trabajo estar definida no solo por el trabajo fsico sino tambin por
las exigencias mentales y la exposicin a las condiciones ambientales agresivas,
como el ruido, la iluminacin, la temperatura, entre otros. As mismo, las tareas
que se deben realizar no sern el nico componente de la cantidad de trabajo,
sino que, tambin, habr que tener en cuenta los mtodos de trabajo,
herramientas y equipo utilizado. Por ltimo, el nivel de entrenamiento de cada
persona influir tambin, en la carga de trabajo subjetiva y percibida por cada
trabajador.
A la hora de calcular la carga de trabajo, se deber tener en cuenta una serie de
variables relevantes:
Ritmo de trabajo controlado por el trabajador o la mquina: existen ocasiones
en que el ritmo de trabajo est condicionado, nicamente por el trabajador, que
segn su formacin o motivacin, las condiciones ambientales etc., va a actuar
ms rpido o lentamente. En este caso depender de que el trabajador sea
repetitivo o no para determinar la tcnica ms adecuada para definir la carga de
trabajo. En algunos casos va estar determinado por la velocidad de la mquina,
en estos casos la carga de trabajo se puede determinar utilizando tcnicas como
el muestreo de trabajo, diagrama de actividades mltiples entre otros, o por la
velocidad del operador.
Ritmo de trabajo predecible o aleatorio: hay empresas, que por sus
caractersticas tiene un ritmo de produccin predecible a lo largo del tiempo por
lo que es sencillo determinar las cargas de cada puesto. En este tipo de trabajo la
forma de determinar la carga depender de las restantes caractersticas de los
mismos.
Sin embargo, lo normal es que los ritmos de produccin dependan de la hora del
da, de la semana o el ao. En estos casos la determinacin de la plantilla idnea
es ms difcil, ya que en los periodos punta de produccin se necesitaran ms
personas que en los momentos valle. (Ejemplo, empresa de detalle, fechas punta
navidad, rebajas).
Para calcular la carga de trabajo cuando el ritmo es aleatorio, se suele emplear la
teora de colas, se suele usar la teora de colas.
personas en
los puestos.
de recursos
no es una
3.1
Estudio de tiempos:
El tiempo estndar para una operacin dada es el tiempo requerido para que un
operario de tipo medio, plenamente calificado y adiestrado, y trabajando a un
ritmo normal, lleve a cabo su trabajo.
Hay varias clases de tiempos estndar, as:
- Estndares Subjetivos: Los establece el responsable de una dependencia,
basndose en su experiencia.
- Estndares Estadsticos: Segn promedios de perodos anteriores.
- Estndares Tcnicos: Fijados como resultado de la aplicacin de tcnicas
especiales.
Para la determinacin del Tiempo Estndar por cada tarea, se emplear, segn
el caso, una de las siguientes tcnicas para la medicin de tiempos:
Mtodo de los Estndares Subjetivos:
Ms que una tcnica, es un procedimiento, y puede ser til para medir trabajos
de tipo administrativo y de carcter intelectual donde es difcil la aplicacin de
otras tcnicas.
Consiste en determinar el tiempo de una tarea con base en estimaciones de
tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas.
Se les pide a las personas experimentadas en la realizacin de las tareas, que den
un tiempo mnimo, un tiempo promedio y un tiempo mximo para realizar la
tarea dentro de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos de las
situaciones extremas que se den ocasionalmente. El tiempo resultante para
realizar la tarea se calcula con la frmula:
T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6.
Donde:
T = Tiempo resultante.
Tm = Tiempo mnimo asignado a la tarea.
Tp = Tiempo promedio asignado a la tarea.
TM = Tiempo mximo asignado a la tarea.
En esta frmula se le da ms ponderacin al tiempo promedio (4 veces) para que
el tiempo resultante tienda hacia ste, y se divide toda la suma por 6, porque es
el promedio de seis tiempos.
Este mtodo tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo costo, y como
inconvenientes un grado de precisin relativo pero aceptable.
10
3.2
11
3.3
12
Zona de
ausencia de
servicio
Nivel ptimo= 70
Zona de
servicio
En la zona crtica, los pedidos de los clientes se procesan a travs del sistema,
pero la calidad del servicio disminuye, sobre la zona crtica las filas aumentan y
probablemente muchos clientes no reciban atencin.
13
3.4
Proyeccin de la demanda
En el proceso de determinacin de las necesidades de capacidad, es necesario
realizar una determinacin de la demanda futura a satisfacer y eso se logra por
medio del proceso de caracterizacin de la misma.
Se pretende proyectar la demanda para estimar la cantidad de personas que hay
que atender en determinado periodo de tiempo, pese a la importancia que tiene
este paso en la determinacin de la capacidad requerida, es importante que se
tenga en cuenta las siguientes consideraciones :
Rara vez las previsiones son perfectas. Existen factores externos que no se
pueden predecir o controlar e inciden en la previsin. Sin embargo se
puede medir los errores asociados para tener una buena eleccin del
mtodo de previsin
La mayora de tcnicas de previsin asumen que una estabilidad sostenida
en sistema y por esto se automatizan los mtodos de prediccin, sin
embargo se debe estar revisando constantemente la validez del modelo,
inclusive algunas tcnicas modernas lo hacen iteracin a iteracin,
buscando un mejor ajuste.
Las predicciones de familias de productos como las predicciones en
conjunto son ms precisas que las predicciones de productos individuales
La demanda est compuesta por las siguientes caractersticas, que son las que la
definen, y por lo tanto hay que estudiar:
1. Demanda promedio del periodo.
Indica un punto de referencia que ayuda al analista a entender donde est
posicionada la demanda. Es un punto de tendencia central, un centro de
gravedad, que indica una referencia de posicin. Si el promedio fue 1000 clientes
a la semana, se est en una escala diferente que si hubiesen sido 5000 clientes a
la semana.
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2. Tendencia
Por lo general las lneas de tendencia son el punto de partida para hacer un
pronstico, lo primero es determinar si la demanda est creciendo o decreciendo,
de ah, determinar, que tipo de lnea se ajusta a la tendencia. En otras palabras
se dice que una serie de tiempo tiene una tendencia si su valor promedio vara a
travs del tiempo, de modo que se espera que aumente o disminuya durante el
periodo para el que se va a hacer el pronstico.
3. Elemento estacional
Se considera que una serie de tiempo tiene un elemento estacional, cuando
presenta un patrn de cambio que se repite a si mismo ao tras ao. Por lo
regular, el desarrollo de una tcnica de pronstico estacional comprende la
seleccin de un mtodo multiplicativo o aditivo y estimar despus ndices
estacionales a partir de la historia de la serie. Estos ndices se utilizan
posteriormente para incorporar la estacionalidad al pronstico o para eliminar la
estacionalidad para efectos de anlisis.
4. Elementos cclicos
Son difciles de determinar debido a que tal vez no se conozca el plazo de tiempo o
no se haya considerado la causa del ciclo, debido a que no son estables. Los
elementos cclicos de la demanda pueden provenir de factores tales como guerras,
condiciones econmicas, elecciones. Es una fluctuacin en forma de onda hacia
arriba o hacia abajo alrededor de la tendencia
5. Aleatoriedad
Variaciones debidas a hechos fortuitos. En trminos estadsticos, cuando
restamos todas las causas conocidas de la demanda (promedio, tendencia,
estacionalidad, entre otros) de la demanda total, el resultado de la resta ser la
parte inexplicable de la demanda. Si no se puede identificar la causa de ese
remanente, suponemos que es meramente fortuito o aleatorio.
6. La correlacin propia.
Denota la persistencia del hecho que ha ocurrido. Concretamente el valor
esperado en un punto cualquiera guarda una correlacin estrecha con sus
valores en el pasado. Esto significara que niveles de demanda altos en un
periodo de tiempo, induciran a niveles altos en el futuro.
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16
17
Pasos de la Metodologa
4.1
Definir el tipo de informacin necesaria:
Definir el tipo de informacin necesaria para disear la metodologa y
herramienta para la determinacin de cargas de trabajo. Este anlisis de
cargas se realizar con las actividades que genera cada proceso que se realiza
en el Ministerio de Salud, aplicable a los tres niveles de gestin, con
informacin completa y disponible en el momento que sea necesario aplicar la
metodologa por parte de los responsables del proceso en los tres niveles de
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Costa Rica
4.2
Ajuste de la herramienta:
4.3
Definicin de Tiempos:
Donde:
T = Tiempo resultante.
Tm = Tiempo mnimo asignado a la tarea.
Tp = Tiempo promedio asignado a la tarea.
TM = Tiempo mximo asignado a la tarea.
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Costa Rica
21
Costa Rica
5.1
22
Costa Rica
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Costa Rica
24
Costa Rica
25
Costa Rica
X
=
X
=
8
5
40
50
2000
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Costa Rica
5.3
Etapa 3. Proyeccin de la disponibilidad de mano de obra en
el horizonte de planeacin
Para el horizonte de planeacin, se debe determinar si la cantidad de personas
con se cuenta en la unidad operativa, ser suficiente.
Para esto se debe realizar el contraste de la tasa de utilizacin para cada el
periodo y validar si se tiene actualmente la cantidad de personal suficiente
para alcanzar el nivel de servicio deseado.
Es requerido programar la tasa de utilizacin a la que se desea trabajar. En la
Nota Tcnica: Caractersticas de la planeacin de la capacidad en servicios,
se recomienda trabajar cerca de un 70% de capacidad para lograr una
adecuada atencin al cliente, en lugares donde este proceso se realiza. Esta
sera la capacidad proyectada del sistema.
El equipo que debe tomar la decisin a la capacidad requerida, debe procurar
buscar un nivel adecuado de la utilizacin del personal y contrastarlo con un
nivel deseado de calidad de servicio al cliente.
Si se requiere mayor cantidad de personal, se debe procurar los medios para
brindar el servicio adecuado o tomar la decisin de sacrificar el servicio por un
periodo especfico. Si por el contrario, se tiene capacidad de sobra, la direccin
debe tomar la decisin de qu hacer con esta capacidad de sobra, si tiene
alguna asignacin especial en que utilizarlo o ponerlo a disposicin de otros
departamentos que tengan necesidades de capacidad adicionales para el
periodo de tiempo especfico.
A continuacin se muestra la representacin grfica de estas situaciones,
donde los periodos primero, segundo y cuarto presentan una capacidad
inferior a la proyectada, mientras que los periodos 3 y 5 se presentan con una
capacidad superior.
Grfico 1. Comparacin de Capacidad Total, Capacidad Proyectada y Tasa de
Utilizacin.
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Costa Rica
6 Anexos
Lista de Anexos
6.1
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Costa Rica