FACULTAD DE PSICOLOGA

CONSECUENCIAS DE LA
INFORMTICA EN LA
ADMINISTRACIN

CURSO: ADMINISTRACIN
EMPRESARIAL.
CICLO: II.
AUTOR: ELVITA LIZANO ABAD.
TUTOR: CAPPILLO SALAZAR
MARCO.
1

2014

DEDICATORIA
Este trabajo lo dedico a mis hijos
y a mi esposo que siempre estn
conmigo y me dan fuerzas para
seguir adelante, a pesar de
todas las adversidades.

AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios y a mi Tutor
por las pautas expuestas en el
aula virtual para el desarrollo de
esta monografa.

NDICE
PG

Introduccin

Consecuencias de la Informtica en la Administracin

1. La informtica en la administracin de empresas

1.1. La Informtica y el Administrador

1.2. Ventajas de la informtica en la Administracin

1.3. Importancia de la Informtica en la Administracin

1.4. Auditoria Informtica

10

2. La teora ciberntica

13

2.1. Aspectos introductorios de la Teora Ciberntica

13

2.2. Concepto de Ciberntica

13

2.3. Un sistema es

14

2.4. Consecuencias de la Ciberntica en la Administracin

15

2.5. Automatizacin

15

3. La base de datos como estructura de los datos de

16

la empresa
4. Control e Informacin.

18

4.1. La Informacin como base del Sistema de Control

18

4.2. Factores claves en los sistemas de informacin

23

Administrativa.
5. Recursos humanos como sistema en el contexto

26

empresarial.
5.1. La Informacin en el rea de personal

29

Conclusiones

31

Bibliografa

32

INTRODUCCIN
La administracin, maneja mucha informacin en todas las reas,
la misma informacin requiere de orden y almacenamiento, una de
las formas de almacenamiento muy usual y muy til, hoy en da es
mediante sistemas de cmputo. El hecho de ya no tener que
manejar esos volmenes de informacin fsicamente ( en el papel,
o en la cabeza) hace ms gil una organizacin, lo cual se traduce
en menor tiempo de trabajo y menor personal necesario, en los dos
casos se traduce en dinero no gastado o en un ahorro en cualquier
organizacin.
La informtica, hace posible el procesamiento y flujo de la
informacin de una manera ordenada, lo cual es uno de los
principios de la administracin (el orden). Y si uno se da cuenta las
organizaciones mueven y tienen volmenes de informacin muy
grandes para lo cual requieren de la informtica para crear sistemas
de organizacin de la misma, as como de almacenamiento.
Tomando

esto

en

cuenta

entonces

no

podra

decir

las

consecuencias de la Informtica en la Administracin, sino

APORTES de la Informtica en la Administracin, ya que la
informtica aporta en el orden de la informacin de todas las reas
que compone una organizacin, la vuelve ms gil, al tenerla
ordenada y almacenada correctamente, la sistematiza, como
sabemos la administracin actual requiere de respuestas rpidas en
todas sus reas para poder satisfacer los requerimientos de los
clientes (tanto internos como externos).
6

CONSECUENCIAS DE LA INFORMTICA EN LA
ADMINISTRACIN

Las consecuencias o aportes de la informtica en la administracin son los

siguientes:
1. LA INFORMTICA EN LA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS.
El administrador desempea un papel de crucial importancia en la operacin y
xito de las empresas, se ocupe de dosificar racionalmente los recursos
destinados a entender cualquier tipo de necesidades dentro de la empresa;
garantiza el logro pleno de objetivos generales de la empresa.
El administrador enfrenta de manera cotidiana el reto de atender de manera
constante demandas crecientes y diversas de recursos, hasta situaciones la
enfrenta, paradjicamente con volmenes de recursos cada vez ms
reducidos.

Para

solventar

esta

situacin

el

administrador

tendr

necesariamente que adoptar dentro de la empresa una posicin creativa,

innovadora y eficiente, una actitud diferente a las formas de organizacin
vigentes, para lograr lo anterior es necesario que el administrador establezca
dentro de la empresa una nueva cultura organizacional.
El administrador del siglo XXI, orienta sus funciones hacia la bsqueda de
soluciones creativas que faciliten a la empresa posicionarse de manera
inmediata en situaciones de liderazgo privilegiado. El profesional de esta
disciplina se ve obligado a mantener una actitud de bsqueda constante; de
desarrollo de una imaginacin creativa, de permanente innovacin, de actuar
de manera inmediata y con un sentido claro de oportunidad ante los diversos
estmulos de su entorno.

1.1.

La Informtica y el Administrador

Las computadoras, los software, Internet, fax, mdems, radio comunicadores

porttiles, etc. Son algunos de los mltiples recursos utilizados por el
administrador.
Para el administrador estos elementos son considerados como herramientas, a
travs de las cuales puede obtener, por ejemplo acceso inmediato a diversos
bancos de datos de informacin de cualquier tipo, lo cual lo posiciona en una
situacin privilegiada para efectuar acciones preventivas y correctivas en el
momento oportuno. Gracias a estos avances tecnolgicos, el administrador
moderno puede efectuar su trabajo de manera ms eficaz y mediante ella
disminuir costos y optimizar el uso de recursos disponibles dentro de una
empresa.
La administracin no debe estar sujeta a la aplicacin de formatos
preestablecidos, ni al uso de manuales se procedimientos rgidos. Para salvar
estos obstculos, debe incorporar dentro de la tarea de la administracin, el
uso de la informtica, su propsito central en simplificar sus tareas de manera
significativa y a travs de este medio obtener las cosas y medios de manera
ms sencillas, suprimiendo pasos y personas que no son necesarias.
La administracin debe cambiar, no seguir sujeta a formatos innecesarios, con
la informtica podemos simplificar el trabajo, as mismo podemos acelerar,
revolucionar procesos lentos, lo anterior es factible mediante el establecimiento
de redes de intercomunicacin nter empresarial.
Para la administracin, la informtica constituye una herramienta de gran
importancia para la realizacin de sus actividades cotidianas ya que a travs de
ella puede crear una base de datos til para proyectar hacia el futuro y corregir
anomalas del presente.

1.2.

Ventajas de la informtica en la Administracin

Se puede simplificar el trabajo

Se puede acceder, revolucionar procesos lentos

El administrador no tiene que depender de otro para realizar su trabajo si

no que con la ayuda de la informtica lo puede hacer por si solo

La informtica es una poderosa herramienta del cambio ya que con el

simple hecho de oprimir un grupo de teclas se puede tener informacin

Mediante la informtica, los datos los puede consultar y utilizar cualquier

rea de la empresa interesada en consultar la base de datos

Los programas de administracin son diseados pensando en que

puede ser manejado por cualquier persona

1.3.

Es un excelente medio para hacer las cosas ms sencillas

Importancia de la Informtica en la Administracin

La informtica juega un papel muy importante, ya que es una herramienta para

pensar, ver y relacionar las cosas con el objetivo de obtener un cambio el cual
brinda a la empresa metas espectaculares; es un excelente medio para hacer
las cosas ms sencillas, sin que exista la necesidad de manuales.
El uso de la informtica transforma la administracin de los recursos en una
tarea sencilla y de fcil ejecucin al grado de automatizarlas totalmente.
Para la administracin, la informtica constituye una herramienta de gran
importancia para la realizacin de sus actividades cotidianas ya que atajes de
ella puede crear una base de datos til para proyectar hacia el futuro y corregir
las anomalas del presente.
Con la ayuda de la informtica, el administrador podr disear un sistema de
control automatizado, integrado a un sistema accesible para todos los que
9

forman la organizacin, generando una base de datos capaz se ser leda en

cualquier lenguaje, es decir que sea ledo por igual, tanto un contador, un
administrador, gerente, directivos o cualquier mando operativo.
La clave de la informtica dentro de la administracin es encontrar una base de
datos que todos puedan acceder sin dificultades, capaz se ser nutrida por todos
los integrantes de la organizacin, la cual pueda traducir los datos en un
lenguaje funcional, es decir, que todos puedan entender, ya sean idiomas o
lenguajes cientficos diferentes teniendo en si misma capacidad de descodificar
y traducir informacin. Que sean por si misma un sistema de autocontrol
computarizado.
En las ltimas dcadas, las computadoras han cambiado drsticamente las
prcticas de negocios en todo el mundo. Se utilizan computadoras en tres
reas bsicas de la administracin:

Aplicaciones para manejo de transacciones: se refiere al registro

de un evento al que el administrador debe responder

Aplicacin de productividad personal: estas aplicaciones se

enfocan a mejorar la productividad de las personas que las utilizan.
Aromatizan las tareas que consumen mucho tiempo y hacen que la
informacin este ms disponible, haciendo que las personas sean
ms eficientes.

Computacin en grupos de trabajo: esta es un rea de

aplicaciones de negocios surgida en los ltimos aos y que aun esta
siendo definida. Combina elementos de productividad personal con
aplicaciones de transacciones, para crear programas que permita a
grupos de usuario trabajar con una meta comn.

Una de las tareas centrales de los administradores es crear negocios en

espacio donde actualmente no se hacen. El administrador debe crear
necesidades, no buscar soluciones a problemas, sino crear soluciones a
problemas que todava no existen; no limitarse a hacer o lograr lo que otras
empresas han logrado, si no aun ir ms all.
10

El administrador moderno debe crear cambios mediante la alianza estratgica,

reduccin de gastos, oportunidades en nuevos mercados, inversiones, siempre
tratando de aprovechar las oportunidades que el mercado le ofrece.

1.4.

Auditoria Informtica

La informacin de la empresa y para la empresa, siempre importante, se ha

convertido en un Activo Real de la misma, como sus Stocks o materias primas
si las hay. Por ende, han de realizarse inversiones informticas, materia de la
que se ocupa la Auditoria de Inversin Informtica.
Del mismo modo, los Sistemas Informticos han de protegerse de modo global
y particular: a ello se debe la existencia de la Auditoria de Seguridad
Informtica en general, o a la auditoria de Seguridad de alguna de sus reas,
como pudieran ser Desarrollo o Tcnica de Sistemas.
Cuando se producen cambios estructurales en la Informtica, se reorganiza de
alguna forma su funcin: se est en el campo de la Auditora de Organizacin
Informtica.
Estos tres tipos de auditoras engloban a las actividades auditoras que se
realizan en una auditoria parcial. De otra manera: cuando se realiza una
auditoria del rea de Desarrollo de Proyectos de la Informtica de una
empresa, es porque en ese Desarrollo existen, adems de ineficiencias,
debilidades de organizacin, o de inversiones, o de seguridad, o alguna mezcla
de ellas.

1.4.1. Sntomas de Necesidad de una Auditora Informtica:

11

Las empresas acuden a las auditoras externas cuando existen sntomas

bien perceptibles de debilidad. Estos sntomas pueden agruparse en
clases:

Sntomas de descoordinacin y desorganizacin:

-

No

coinciden

los

objetivos

de la

Informtica de la

Compaa y de la propia Compaa.

-

Los estndares de productividad se desvan sensiblemente

de los promedios conseguidos habitualmente.

(Puede ocurrir con algn cambio masivo de personal, o en una

reestructuracin fallida de alguna rea o en la modificacin de
alguna Norma importante)

Sntomas de mala imagen e insatisfaccin de los usuarios:

-

No se atienden las peticiones de cambios de los usuarios.

Ejemplos: cambios de Software en los terminales de
usuario, refrescamiento de paneles, variacin de los
ficheros que deben ponerse diariamente a su disposicin,
etc.

No se reparan las averas de Hardware ni se resuelven

incidencias en plazos razonables. El usuario percibe que
est abandonado y desatendido permanentemente.

No se cumplen en todos los casos los plazos de entrega de

resultados peridicos. Pequeas desviaciones pueden
causar importantes desajustes en la actividad del usuario,
en especial en los resultados de Aplicaciones crticas y
sensibles.

12

Sntomas de debilidades econmico-financiero:

-

Incremento desmesurado de costes.

Necesidad de justificacin de Inversiones Informticas (la

empresa no est absolutamente convencida de tal
necesidad y decide contrastar opiniones).

Desviaciones Presupuestarias significativas.

Costes y plazos de nuevos proyectos (deben auditarse

simultneamente a Desarrollo de Proyectos y al rgano
que realiz la peticin).

Sntomas de Inseguridad: Evaluacin de nivel de riesgos

-

Seguridad Lgica

Seguridad Fsica

Confidencialidad: (Los datos son propiedad inicialmente de

la organizacin que los genera. Los datos de personal son
especialmente confidenciales)

Continuidad del Servicio. Es un concepto an ms

importante que la Seguridad. Establece las estrategias de
continuidad entre fallos mediante Planes de Contingencia
Totales y Locales.

Centro de Proceso de Datos fuera de control. Si tal

situacin llegara a percibirse, sera prcticamente intil la
auditoria. Esa es la razn por la cual, en este caso, el
sntoma debe ser sustituido por el mnimo indicio.

13

2. TEORIA CIBERNETICA

2.1.

Aspectos introductorios de la Teora Ciberntica

Fue creada por Norbert Wiener entre 1943 y 1947. La ciberntica
comenz como una ciencia interdisciplinaria, de conexin entre las
dems ciencias.

Inicialmente las aplicaciones de la ciberntica se limitaron a la creacin

de mquinas de comportamiento auto regulable; posteriormente sus
aplicaciones se extendieron de la ingeniera, a la biologa, psicologa,
medicina, llegando rpidamente a la administracin.

2.2.

Concepto de Ciberntica
Es la ciencia de la comunicacin y el control, ya sea en los seres vivos o
en la mquina; la comunicacin integra y da coherencia a los sistemas y
el control regula su comportamiento.
14

La ciberntica es una teora de los sistemas de control basada en la

comunicacin entre el sistema y el medio.
El campo de accin de la ciberntica son los sistemas los que son un
conjunto de elementos dinmicamente relacionados entre s que realizan
una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas y
proveyendo salidas procesadas.

2.3.

Un sistema es:
-

Un conjunto de elementos

Dinmicamente relacionados

Formando una actividad

Para alcanzar un objetivo

Operando sobre datos / energa / materia

Para promover informacin / energa / materia.

2.3.1. Principales conceptos de sistemas

-

Entrada (imput).- Es aquello que el sistema importa de su

mundo exterior y esta constituido por informacin, energa,
materiales los cuales le permiten trabajar.

Salida (output).- Es el resultado final del procesamiento de un

sistema, el cual permite al sistema exportar al medio ambiente
el resultado de sus operaciones.

Caja negra (black box).-Se refiere al sistema cuyos elementos

internos son desconocidos y solo pueden conocerse por fuera
a travs de observaciones externas.

15

Retroalimentacin (feedback).- Es un mecanismo mediante el

cual una parte de la energa de salida de un sistema vuelve a
la entrada, es un sistema de comunicacin de retorno.

Homeostasis.- Es el equilibrio dinmico entre las partes del

sistema. Los sistemas tienden a adaptarse para lograr un
equilibrio interno frente a las variaciones del ambiente.

Informacin.- Es el conocimiento disponible para el uso

inmediato, que permite orientar la accin a reducir el margen
de incertidumbre que rodea a las decisiones cotidianas.

2.4.

Consecuencias de la Ciberntica en la Administracin.

-

Con La Mecanizacin iniciada por la Revolucin Industrial, la

mquina remplaz el esfuerzo del hombre y debido a la
industrializacin provocada por la ciberntica.

La

Segunda

Revolucin

Industrial (provocada

por

la

ciberntica) conduce a una sustitucin del cerebro humano.

-

El Computador tiende a sustituir al hombre en una amplia realizacin

de actividades.

La automatizacin y la informtica son las dos principales

consecuencias de la ciberntica en la administracin.

2.5.

Automatizacin:
-

Es una sntesis de un mejor aprovechamiento de los medios por la

retroalimentacin de maquinas con su propio producto.

Surgieron fbricas auto dirigidas.

Algunas Industrias Qumicas como las refineras de petrleo

16

Lo mismo ocurre con las organizaciones cuyas actividades son

relativamente estables como:
-

Centrales Elctricas, Ferrocarriles y Metros

3. LA BASE DE DATOS COMO ESTRUCTURA DE LOS DATOS DE LA

EMPRESA.
Una de las principales aportaciones, que para los SI ha trado consigo la
informtica es el concepto de Base de Datos (BD), pues supone una disciplina
en la organizacin y acceso a los datos que posee la empresa, segn las
necesidades que aparezcan en cada caso la BD nos sirve para:

Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa en un nico lugar

la BD.

Evita duplicaciones, evitando equvocos, al no repetirse los datos.

Estructura los datos de una nica forma desde la perspectiva del SI a lo

largo del tiempo.

Proporciona un acceso fcil a los datos.

La BD ha sido muy til para el SI, porque impone disciplina al obligar a actuar
de forma uniforme a todos los usuarios, normalizando la informacin para toda
la empresa.

Exige disciplina en el proceso de definicin de las colecciones de datos

necesarias en las operaciones del SI, depurando o filtrando los datos
que se van a utilizar.

Ha incorporado una visin global nica, del conjunto de datos de la

empresa, en cuyo diseo participan todos los departamentos de forma
consensuada.

Facilita la estructuracin del SI, para poder ser accesible y comprensible

por todas las personas de la organizacin.
17

La BD, se ha constituido en el centro del SI, cualquier referencia a datos

requeridos por el SI pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez,
para consultarlos, modificarlos o eliminarlos. Debido a estas funciones que
realiza la BD, los responsables de las reas funcionales de la empresa, deben
involucrarse en el diseo y creacin de la BD que ms se adecue a sus
necesidades.
La BD le da un grado de centralizacin al SI, pues ste gira alrededor de la BD
como ncleo central del cual parten las funciones del SI. Esta centralizacin de
datos, contribuye a visionar la empresa, como un todo, de forma global, por ello
se debe disear la estructura de la BD, su administracin y uso de forma
conjunta, acercando los datos de toda la empresa a aquellos que los necesitan,
sin tener que ir a buscarlos a los distintos departamentos que integran la
empresa, con una prdida de tiempo innecesaria. Descentralizacin de la
empresa a travs de la BD.

El avance de las TI, con la aparicin de los ordenadores personales PCs, y

programas de tratamiento de datos incorporados (hojas de clculo, BD...), lleva
consigo la utilizacin por parte de los usuarios del SI, buscar soluciones por si
mismos a travs de la informtica, pudiendo construirse ellos mismos sus
programas o herramientas para tomar decisiones. La descentralizacin del SI a
travs de las nuevas TI, debe realizarse de acuerdo con el SI diseado en la
empresa, pero la utilizacin de herramientas o programas especficos, requiere
el acceso de los usuarios a la BD para los procesos de clculo y anlisis, y no
renunciar a la perspectiva global de la empresa que proporciona la BD, podran
llevar a conclusiones contradictorias con los objetivos. La BD, no impide que
cada usuario disponga de datos especficos propios en sus PCs, pero no
pertenecen a la BD del SI general, para evitar duplicidades, interferencias o
inconsistencias.

18

La informacin que maneja el SI, aunque generada o utilizada para/por

actividades concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la
empresa considerada globalmente (infraestructura).

4. CONTROL E INFORMACIN.
4.1.

La Informacin como base del Sistema de Control.

Es de gran importancia para los sistemas de informacin el conocimiento de la

diferencia entre informacin y dato.
Bishop plantea que: Informacin es un trmino general que abarca hechos y
representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su
sentido generalmente aceptado. La informacin puede ser vital o trivial,
verdadera o falsa
En cuanto a dato, es ms precisa la definicin, los datos son informacin en
forma codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier
ordenador. En otras palabras son representaciones de la informacin. Pueden
usarse como objetos individuales pero con mucha ms frecuencia se
encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura, los datos son
significativos en s y en relacin con la estructura a la que pertenecen.
Es importante destacar que los datos por si solos carecen de significado, solo
adquieren este cuando son interpretados convirtindose as en informacin til
George W. Reynolds define:
Dato: Es la coleccin desorganizada de hechos que no han sido procesados
en informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser
desentraadas. Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas,
procesos o eventos.
19

El dato es la personificacin material de la informacin, constituye su base, por

dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un
lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda
producir en l, utilizarlo.

Resultado de la Observacin
El dato es la imagen sobre algn soporte material de un fenmeno o proceso
en la actualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales
de por s no pueden estar relacionados con la solucin de una tarea
determinada con un usuario en particular.
Lo que constituye datos para unos puede ser informacin para otros y
viceversa; todo est en dependencia del usuario y de las caractersticas del
trabajo que se quiera realizar, es decir, la informacin que necesitan los
directivos vara con la naturaleza del trabajo que efectan, segn el nivel de
actividad y de acuerdo a las metas que buscan. Al establecerse la delimitacin
entre dato e informacin, as como la definicin de las informaciones a utilizar a
todos los niveles de direccin se dan grandes pasos de avance en el
establecimiento de los sistemas de informacin

y son precisamente estos

sistemas los que proporcionan la informacin que le permitir al control fijar

niveles de desempeo con objetivos de planeacin, comparar el desempeo
real con esos niveles

determinados de antemano, determinar si hay

desviaciones, medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar

que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma ms eficaz y
eficiente posible.
Informacin: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de
datos.
En contradiccin a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de
servicios, lo que es dato para un cliente es informacin para el proveedorprocesador.
20

Segn Reynolds los datos tienen las siguientes caractersticas: exactitud,

totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse
la informacin del dato estas cinco caractersticas pueden ser aplicables a
ellas.
En cambio para que la informacin sea til al investigador, ha de reunir las
siguientes cualidades:
-

Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el

objeto o hecho.

Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado

retraso

Pertinencia: debe relacionarse con la situacin en cuestin.

Integridad:proporcionar al investigador todos los detalles que necesite

para entender la situacin.

Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante

frecuencia para actualizarlos.

Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados,

presentes y futuros.

Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un rea de inters.

Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.

Forma de Presentacin: Las tablas de nmeros o las presentaciones

grficas de informacin, son las firmas escritas o impresas ms
comunes. Puede incluir adems una presentacin verbal.

La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos,

constituyendo as el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma
como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a su vez
son el resultado de las continuas observaciones y apuntes que el hombre ha
realizado como ser consciente o de los registros fsiles, deformaciones o
trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su propia
atmsfera, o como resultado de equipos registradores conectados a
maquinarias o sistemas.
Por tanto la informacin es aquel dato procesado para un nivel tcnico o social
a partir de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada
21

a los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al contexto en

que este se desarrolla, siendo as la base estadstica para toda investigacin.
La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir informacin
sobre lo que est funcionando bien o lo que est funcionando mal determinan,
en gran medida, la eficacia que tendrn los sistemas de control.
La informacin es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor
medular que ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y
turbulento en el que se desempean las empresas de hoy en da.
No es posible que hablemos de control sin hablar de informacin. La
efectividad del proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de
su sistema de informacin. El sistema de informacin que se disee debe servir
para controlar aquellas actividades de vital importancia en la administracin.
Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores crticos de sus
planes y de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar tcnicas e
informacin apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la informacin
pretenden ayudar a cada administrador a llevar a cabo su funcin de control, es
por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de ellos. Para esto
se hace necesario:

Evitar la informacin sobrante. Es comn encontrar en las

organizaciones de vez en cuando a alguien quejndose de la falta de
informacin, lo que en ocasiones puede ser cierto, pero en la
mayora de los casos lo que sucede es lo contrario, es decir, que se
dispone de grandes volmenes de informacin, mucha ms de la
necesitada y las personas no saben discernir entre lo que constituye
informacin relevante y la que no lo es, se ahogan en un mar de
papeles y comienzan a culpar a sus jefes de que les informan poco.
Incluso pueden prestarle atencin a informaciones que no le son
tiles, olvidando las que les son imprescindibles.

Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no

cuentan con suficiente informacin. No obstante, con frecuencia, los
directivos reciben demasiada informacin irrelevante e intil. Si
22

reciben ms informacin de la que pueden utilizar en forma

productiva, quizs pasen por alto la informacin sobre problemas
graves.

Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero

otros que sera imprudente mostrar a quienes no se debe por lo
desestabilizadores que pueden resultar.

Conseguir que la informacin sea lo ms completa y exacta posible:

la omisin de algn acontecimiento, puede llevar a una valoracin
errnea de la situacin y, por tanto, a una decisin desafortunada e
incompleta. Mientras ms exacta sea una informacin, ms calidad
tendr y podr recurrirse a ella con ms confianza a la hora de tomar
decisiones. Sin embargo, en general, el costo de obtener informacin
aumenta conforme a la calidad deseada; se eleva. Si una informacin
de mejor calidad no suma nada a la capacidad del directivo para
tomar la decisin, entonces no vale el costo extra.

Lograr que la informacin sea oportuna de forma tal que este

disponible a tiempo para intervenir. El momento oportuno depender
de la situacin. El dirigente no debe tener la informacin ni antes ni
despus de lo que la necesita, ya que una anticipacin podra
distraer su atencin hacia cosas que no le son tiles en ese momento
y una informacin tarda imposibilita la toma de decisiones en el
momento preciso.

La informacin ofrecida por un sistema de informacin debe estar al

alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que
se emprendan las medidas adecuadas.

Evitar la redundancia de la informacin. Aunque pueda parecer que

la repeticin de datos por varios canales informativos es beneficiosa;
no lo es, ya que generalmente ninguna informacin obtenida por dos
o ms fuentes coincide, lo cual hace dudar de su veracidad. En
cambio al obtenerla mediante un emisor nico este se siente
comprometido a que sea la ms veraz posible, pues de lo contrario
ser suya la responsabilidad de no tomar correctamente la decisin
correspondiente
23

La informacin debe llegar en forma clara y legible a los que van a

hacer

uso

de

ella.

Se

deben

eliminar

los

tecnicismos

complicaciones que entorpeceran la labor del dirigente.

La informacin que reciben los directivos debe ser relevante para sus
funciones y labores. El director de recursos humanos seguramente
no necesita saber cuntos son los niveles de inventarios, y el director
a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la
condicin del personal de otros departamentos.

Lograr que la informacin vaya acompaada de una buena dosis de

motivacin, de forma tal que aquel que recibe las indicaciones, si
estas son emitidas con claridad, las pueda hacer propias e
incentivarlos a tomar decisiones.

Para brindar esta informacin a

los directivos se utilizan los sistemas de

informacin

estn

administrativa

que

diseados

para

ofrecer

los

administradores la informacin relevante y oportuna para tomar decisiones

ptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de mantener una extensa
variedad de bases de datos o cuerpos de informacin casi en todas las
categoras funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia,
finanzas,

recursos

humanos,

investigacin

desarrollo

planeacin

estratgica. Adems, en el entendido de que "la informacin es poder", los

sistemas de informacin administrativa pueden representar un activo muy
valioso. Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido
en serio con la funcin de los sistemas de informacin administrativa han
creado el puesto de director de informacin, encargado de supervisar sus
operaciones, de igual manera que un director general es responsable a final de
cuentas de la organizacin entera.

4.2.

Factores claves en los sistemas de informacin administrativa

Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas

tecnologas para abordar los problemas de la gestin. Estn ejerciendo una
considerable influencia en las compaas que se dedican a la produccin y
venta de tecnologas de la informacin.
24

Los Sistemas de Informacin Administrativa se han convertido en el reto

estratgico ms importante de la industria de ordenadores en la actualidad.
Semejante explosin de inters ha venido dada por los siguientes factores
tecnolgicos y econmicos.
-

La presin para operar a escala mundial y para competir con

corporaciones globales integradas, en el contexto de una economa
recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rpidamente, decisiones
importantes. El directivo debe tomar decisiones rpidas y consistentes
con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el
momento a la fuerte presin de tener que contar con una informacin
fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas
en el momento adecuado.

Los avances en la tecnologa de los sistemas de inteligencia artificial

estn siendo evaluados en la actualidad como instrumento potencial
para el desarrollo del tipo de Sistema de Informacin Administrativa que
las grandes empresas contemplan para el presente y los prximos aos.

Los

sistemas

de

inteligencia

artificial

proveen

una

capacidad

automatizada para racionalizar un gran nmero de imponderables

complejos, que es perfectamente aplicable a una lgica basada en un
rbol de decisin.

A finales de la dcada de los 80 y durante los aos 90, se produjo un gran

avance con la aparicin de software especialmente diseados para el directivo.
Estos productos ponan el nfasis en la simplicidad y en una va inaccesible
para la formacin del ejecutivo.
Algunas prestaciones dignas de mencin son las siguientes:

Gran variedad de formatos grficos

Las teclas de funcin activadas por Mouse.

Las tcnicas para derivar, progresivamente informacin ms detallada

sobre un asunto determinado.
25

Aunque

se super la barrera, a medida que los sistemas ganaron en

aceptacin surgi un nuevo obstculo an ms complicado. El Directivo se

percat que el nuevo enfoque del ordenador personal podra solventar el tipo
de problemas e interrogantes de carcter ejecutivo

que requeran una

agregacin de datos procedentes de fuentes existentes. Este puzzle es el reto

fundamental en la actualidad: cmo preservar la filosofa del (Fcil de usar)
necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas tecnologas y, al mismo
tiempo, introducir una infraestructura (invisible) para superar las numerosas
complicaciones de la tecnologa asociadas con las exigentes necesidades de
informacin del directivo.
En trminos sencillos, un Sistema de Informacin Administrativa proporciona al
directivo informacin vital de carcter estratgico, tctico y operativo de una
manera y en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de
decisiones.
Para convertirse en un elemento estratgico del repertorio de la toma de
decisiones del directivo, El Sistema de Informacin Administrativa del presente
y de los prximos aos debe incorporar apropiadamente los conceptos de
informacin y tecnologa integrados. Los elementos ideales incluyen:

Criterios de accin ejecutiva global en la empresa.

Tecnologas integradas, indivisible al directivo.

Principios consistentes de un sistema de informacin administrativa y de

tecnologas de informacin en la empresa.

Interfaz grfica simple.

Informacin Integrada.

Interfaces que faciliten un acceso fluido a la informacin externa.

La ventaja ms notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de

este tipo es la disponibilidad de informacin, antes no disponible de ninguna
manera para apoyar los esfuerzos en la toma de decisiones.

Adems,

beneficios intangibles o beneficios adicionales, tales como la disponibilidad de

26

una informacin ms intuitiva sobre la cual decidir una compra o informacin de

mercado relativa a la satisfaccin del consumidor y al servicio pos venta, son
tambin algunas de las ventajas derivadas de un Sistema de Informacin
Administrativa.
Todo lo anterior indica que un sistema de informacin administrativa puede ser,
en muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos
juntos a habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la
eficiencia en la toma de decisiones.

5. RECURSOS

HUMANOS

COMO

SISTEMA

EN

EL

CONTEXTO

EMPRESARIAL.
La Administracin de Recursos Humanos como todo sistema est compuesta
por subsistemas, como muestra la figura del, referido por Chiavenato (1988).
Estos pueden relacionarse como:

Subsistema de provisin de RH: que incluye la investigacin del

mercado moderno, mano de obra, reclutamiento y seleccin.

Subsistema de aplicacin de los RH: que incluye la descripcin y anlisis

de puestos o de cargos y la evaluacin del desempeo.

Subsistema de mantenimiento de los RH: que incluye la compensacin o

administracin de salarios, los beneficios sociales e higiene y seguridad
del trabajo.

Subsistema de desarrollo de los RH: que incluye el entrenamiento y

desarrollo de personal as como el desarrollo organizacional.

Subsistema de control de los RH: que incluye la recoleccin de datos y

su tratamiento, informes y auditoria de recursos humanos.

A este ltimo subsistema es al que dedicaremos toda nuestra atencin en el

presente trabajo.

27

Esos subsistemas tienen carcter contingencial o situacional, es decir, varan

de acuerdo con la organizacin y dependen de factores ambientales,
organizacionales, humanos, tecnolgicos, etc.
La

interrelacin

entre

estos

subsistemas

no

significa

que

sigan

obligatoriamente la secuencia mostrada, pero la presencia de un cambio en

alguno de ellos s afecta al resto de los subsistemas aunque no en igual
direccin y magnitud.
Siempre debe existir un subsistema de control de recursos humanos para que
las diversas partes de una organizacin pueda desempear su responsabilidad
de lnea en relacin al personal. Mientras mayor sea la organizacin y ms
descentralizada sea su estructura, mayor ser la necesidad de control respecto
de recursos humanos.
El control es un sistema automtico que mantiene un grado constante de flujo o
de funcionamiento del sistema total. El mecanismo de control detecta cualquier
desvo de los patrones normales y permite la debida regulacin del proceso.
La esencia del control es la accin que ajusta las operaciones a los patrones
predeterminados y su base es la informacin que los gerentes reciben.
Se hace necesario un sistema integrado de recoleccin procesamiento,
almacenamiento y suministro de informaciones sobresalientes de los recursos
humanos para que tanto las recolecciones y servicios de staff, como las
decisiones de lnea, sean las ms adecuadas a cada situacin. Se trata de la
necesidad de un banco de datos y Sistemas de Informacin de Recursos
Humanos.
El desarrollo de los Recursos Humanos es un aspecto de gran importancia en
la actualidad que requiere de su estudio y anlisis. Este desarrollo lleva consigo
una informatizacin de su sistema en s, para brindar un trabajo ms cmodo y
eficiente. Un ejemplo de esta informatizacin la encontramos en el Sistema de
Informacin.
El Sistema de Informacin de Recursos Humanos (Anexo 2) ha de proveer las
bases para la toma de decisiones actuales y futuras. Este Sistema es un
elemento imprescindible para el proceso de accin y de los subsistemas. Ha
pasado ha de ser un proceso de datos a gestionar la informacin.

28

Esta evolucin se explica de la siguiente manera: El Sistema de Informacin es

un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), lgicamente
asociados, que nter unidos generan informaciones necesarias para la toma de
decisiones.
En el proceso de datos informacin conocimiento, intervienen los
elementos, entre los que estn, la informacin y los datos, y los elementos de
soporte (hardware y software); los objetivos, que consisten en proporcionar
informacin que facilite la toma de decisiones; y las funciones.
La estructura y funciones del sistema de Informacin de Recursos Humanos
coinciden con la de un sistema de informacin en general, salvo que aqu se
maneja la informacin preferentemente sobre la funcin o subsistema de los
Recursos Humanos.
Un sistema de Informacin de Recursos Humanos, utiliza, como fuentes de
datos, elementos suministrados por:

Bancos de Datos de Recursos Humanos.

Reclutamiento y seleccin de personal.

Entrenamiento y desarrollo de personal.

Evaluacin del desempeo.

Administrador de salarios.

Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos,

disciplina, etc.

Estadsticas de personal.

Higiene y seguridad.

Respectivas jefaturas.

Este sistema es la red generalmente basada en el computador que contiene

uno o ms sistemas operacionales, y que permite el suministro de datos
sobresalientes para la toma de una decisin, y para la implantacin de
cambios. Los parmetros deben estar siempre listos a ser modificados y el
sistema debe ser capaz de responder a cambios, para suministrar
informaciones oportunas, precisas y sobresalientes a la administracin. El
29

sistema de informacin de recursos humanos es un sistema parcialmente

abierto que engloba ciertos tipos de flujo de informacin importantes dentro de
una organizacin empresarial.
Con el advenimiento de la computadora personal, el ejecutivo pas a tener ms
tiempo para pensar porque el ordenador provee los datos y los procesa dando
las informaciones deseadas.
5.1.

La Informacin en el rea de personal.

La administracin de personal enfrenta desafos mltiples en su labor. El

principal desafo consiste en ayudar a las organizaciones a mejorar su
efectividad

su

eficiencia.

Lograr

esos objetivos

requiere

que

los

departamentos de personal se organicen de manera adecuada. Para este fin se

necesita una informacin adecuada de dicho personal.
Esta informacin tiene como objetivos bsicos, gestionar los volmenes de
informacin, rapidez y exactitud, facilitar la toma de decisiones, en este objetivo
son de gran ayuda la comodidad, la confidencialidad, la filosofa abierta, y el
conectar capacidades con conocimientos.
Tiene como ventajas:

Respecto al equipo humano: obtener rentabilidad en tiempo y en

personal.

Respecto a la informacin: minimizar la informacin en material impreso.

Existen lmites en la informacin, los que traen consigo algunos fallos en el

Sistema de Informacin de los Recursos Humanos, entre los cuales se pueden
mencionar:

Escasa

comunicacin

entre

Recursos Humanos y Sistema

de

Informacin.

Metas y objetivos pocos claros.

Resuelve problemas equivocados.

Escasa involucracin del usuario.

30

Falta de expertos en informtica.

Expectativas poco realistas.

Falta de flexibilidad y adaptabilidad.

El xito en los sistemas de informacin de Recursos Humanos depende de la

adecuada planificacin del sistema, que requerir una correcta comunicacin
entre usuarios y personal informtico.
El xito del departamento de personal en su labor de asesora y ayuda
depende de su capacidad de mantener siempre consciente de sus objetivos
especficos y de los objetivos de la organizacin.

31

CONCLUSIONES
Sin lugar a duda, hoy en da, la informtica juega un papel de gran
importancia en el diseo de los negocios. Para las empresas la
informtica representa una herramienta de trabajo de importancia
fundamental para la consecucin eficiente de sus fines. Para la
administracin la informtica le ayuda a tener una visin ms amplia
y clara sobre el futuro de la organizacin, debido a que le facilita el
uso creativo y eficiente de los recursos disponibles dentro de la
empresa.
La informtica es una actividad que hoy en da, y cada vez ms,
est presente en casi todos los sectores de la actividad econmica.
Asimismo, las empresas demandan profesionales con un claro
equilibrio

entre

conocimientos

acadmicos

habilidades

empresariales.
Todas las personas que fundan una empresa esperan con ello
recibir beneficios, o mejor dicho, ms beneficios que gastos. Pero la
tecnologa nos permite ofrecer a los clientes sistemas informticos
integrados.

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BIBLIOGRAFA

https://espanol.answers.yahoo.com/question/index?
qid=20070912095752AAggNZC

http://rincondefelucho.blogspot.com/2007/12/aportes-de-la-informticala.html

http://www.monografias.com/trabajos16/sistemas-informacionempresa/sistemas-informacion-empresa.shtml

http://leslygonzalez7.blogspot.com/2012/05/importancia-de-lainformatica-en-la.html

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