Tesis de Keila Definitivo

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES

EZEQUIEL ZAMORA
VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA INGENIERIA, ARQUITECTURA Y TECNOLOGA
SISTEMA DE INFORMACIN COMPUTARIZADO PARA EL CONTROL DE

LOS PROCESOS DE INSCRIPCIN, ACTUALIZACIN DE DATOS DE
ESTUDIANTES, PROFESORES Y CARGA DE NOTAS DE LA ESCUELA DE
MSICA JOS NGEL LAMAS DEL MUNICIPIO BARINAS
ESTADO BARINAS.
AUTORES
LOBO KEILA
JAVIER CASTRO
Barinas, abril de 2009.

EZEQUIEL ZAMORA

ESTADO BARINAS.
Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial para optar por el titulo
de: Tcnico Superior Universitario en Informtica
AUTORES
Lobo Keila CI: 18.838.308
Javier Castro CI: 16.980.457
Carrera: T.S.U INFORMTICA
Tutora: Linette Colmenares.
APROBACIN DEL TUTOR
En mi carcter de Tutora del Trabajo de Especial de Grado presentado por los

ciudadanos Keila Lobo y Javier Castro, para optar al titulo de Tcnico Superior
Universitario en Informtica, considero que este rene los requisitos y mritos suficientes
para ser sometido a presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado examinador que
se designe.
En la ciudad de Barinas a los _______ das del mes de_______ de
_____________________________
Tutora: Linette Colmenares
C.I.:

EZEQUIEL ZAMORA

ESTADO BARINAS.
POR AUTORES
LOBO KEILA
CASTRO JAVIER
Trabajo Especial de Grado aprobado en nombre de la Universidad Nacional Experimental

de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora por el siguiente jurado, a los _______das
del mes de ______________________ de ___________.
JURADO:
C.I.
JURADO:
C.I.
TUTORA:
C.I.
AGRADECIMIENTO
Los autores de este trabajo queremos agradecer a todos aquellas personas que de
una u otra forma brindaron su apoyo y orientacin para el logro y realizacin del mismo
para as cumplir con unas de las actividades prcticas del estudiante que cursa el ltimo
semestre de la carrera de TSU de Informtica.
A nuestro PADRE CELESTIAL, por darnos fortaleza en todo los momentos

difciles y permitirnos alcanzar una de nuestras tantas metas.
A nuestros padres, porque han sido de gran apoyo y motivacin para lograr cada
una de nuestras metas.
A nuestros hermanos, porque son de mucho apoyo para cumplir esta meta.
A nuestros amigos y compaeros de clases, por acompaarnos en todos los
momentos difciles de la carrera y ser de gran ayuda.
Al Jefe del Programa de T.S.U. en
Informtica en la Universidad Nacional
Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ) el Ing. Jos

Vicente Rojas por darnos su apoyo.
A la tutora acadmica Lic. Linette Colmenares por sus colaboraciones oportunas y
orientaciones.
A la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel
Zamora (UNELLEZ) por brindarnos la oportunidad de formarnos acadmicamente.
DEDICATORIA
En la vida del ser humano siempre se tienen sueos, pero para lograrlos es preciso
trazrselos como una meta y realizarlos con el apoyo de algunas personas. Actualmente
queremos dedicarles a todas aquellas personas que nos apoyaron para que este sueo fuese
posible alcanzarlo, le aseguro que lo logramos juntos, Gracias.
A nuestro PADRE CELESTIAL que es nuestro mentor y el centro de nuestras

vidas, por ser ese amigo fiel que nos acompaa en cada instante de nuestra existencia.
A nuestros padres por servir de gua y fuente de inspiracin para alcanzar nuestras
metas personales.
A nuestros hermanos por ser una parte espacial en nuestra vida.
A mis compaeros de clases, porque compartieron los momentos mas difciles de la
carrera.
A mis amigos por estar conmigo no solo en este momento sino en muchos otros, los
aprecio mucho.
INDICE
pp.
Resumen..
xi
Introduccin.
12
CAPTULO I PLANTEAMIENTO Y FORMULACIN DEL PROBLEMA

Planteamiento del problema...
14
Objetivos de la investigacin
Objetivo General.
18
Objetivos Especficos..
18
Justificacin
19
Alcances.
20
Limitaciones...
20
CAPTULO II MARCO METODOLGICO

rea de la investigacin
21
Tipo de investigacin....
21
Diseo de la Investigacin
22
Metodologa Aplicada
22
Estudio de la factibilidad
25
CAPTULO III DISEO

El sistema actual.
31
El sistema Propuesto..............
35
pp.
Diccionario de datos.
41
Manual de Usuario (Pantallas)......
56
CAPTULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones
64
Recomendacin....
65
Referencias Bibliogrficas...
66
Anexos
67
INDICE DE TABLAS
pp.
Tabla N 1. Factibilidad Tcnica del Sistema Propuesto......
28
Tabla N 2. Factibilidad Econmica del Sistema Propuesto ...........
28
INDICE DE FIGURAS
pp.
Figura N 1. Modelo de Dominio del Sistema Actual....
32
Figura N 2. Caso de Uso del Sistema Actual de Inscripcin...
33
Figura N 3. Caso de Uso del Sistema Actual de Consignaciones de Notas y

Solicitud de Constancias.....
Figura N 4 Figura N 4. Caso de Uso del Sistema Actual para la Solicitud de
Constancias de Notas, Historiales Acadmicos y Certificados..
Figura N 5. Determinacin de Requerimientos Funcionales del Sistema
Propuesto....
33
34
36
Figura N 6. Diagrama de componentes del sistema propuesto.
37
Figura N 7. Base de datos del sistema propuesto..
38
Figura N 8. Diagrama de clases del sistema propuesto.....
40
Figura N 9. Diagrama de secuencias del proceso de registro de docentes
50
Figura N 10. Diagrama de secuencias del proceso de registro de estudiantes..
51
Figura N 11. Diagrama de secuencias del proceso de registro de materias...
52
Figura N 12. Diagrama de secuencias del proceso de registro de secciones.
53
Figura N 13. Diagrama de secuencias del proceso de registro de usuarios...
54
Figura N 14. Diagrama de Despliegue en Nodo de Ejecucin del Sistema

Propuesto
10
55

EZEQUIEL ZAMORA

ESTADO BARINAS.
POR AUTORES:
LOBO KEILA
CASTRO JAVIER
Abril, de 2009.
Resumen
La Escuela de Msica Jos ngel Lamas, presenta una problemtica en cuanto al control
de los procesos de inscripcin, actualizacin de datos de estudiantes, profesores y carga de
notas, ya que son procesos manuales y muy lentos. Cada ao en el momento de la
actualizacin de los datos y las inscripciones, se entorpece el buen funcionamiento de la
institucin debido a que los procesos manuales se convierten en un caos total. Debido a
ello, se propuso desarrollar un sistema de informacin computarizado que permita agilizar
y manejar de manera efectiva toda la informacin en cuanto a los procesos de inscripcin,
actualizacin de datos de estudiantes, profesores y control de notas de dicha institucin.
Para el desarrollo del presente proyecto se aplicaron las fases de la metodologa del Proceso
Unificado de Rational (RUP), ajustadas a las necesidades encontradas. Como herramientas
de desarrollo se utilizaron el lenguaje de programacin Microsoft Visual Basic 6.0,
Microsoft SQL SERVER 7.0, el diseador de reportes de Report Manager, los
componentes de Microsoft Windows Common Control 6.0 SP6, Microsoft ActiveX Data
Object 2.8, VB Acelerador y Help & Manual. Dicho sistema computarizado facilita las
actividades que se realizan en los procesos administrativos, brindando as un mejor servicio
a la poblacin estudiantil.
11
INTRODUCCIN
La Escuela de Msica Jos ngel Lamas es una institucin educativa de carcter

pblico que tiene como misin fundamental la formacin msicos ejecutores de diferentes
instrumentos entre los que se pueden mencionar el arpa llanera, cuatro, guitarra clsica,
piano entre otros con la finalidad de fomentar la cultura musical en la ciudadana Barinesa.
En esta institucin como en cualquier organizacin se llevan a cabo una serie de procesos
administrativos entre los que se pueden mencionar los procesos de inscripcin, control de
notas, emisiones de boletas de calificaciones, entre otros. Estos procesos actualmente se
llevan algunos de manera manual y otros ya se hacen mediante el uso del computador.
Uno de los procesos que se lleva de forma manual es el proceso de inscripciones de

estudiantes, lo cual ha trado problemas en los ltimos aos debido al crecimiento de la
poblacin estudiantil. Entre estos problemas se cuentan prdida de tiempo en la verificacin
de documentos, poca seguridad de la informacin entre otros.
Debido a que las exigencias en cuanto al manejo de la informacin tratada en los

procesos antes mencionados son cada vez mayores, se hace necesario el desarrollo de un
sistema de informacin computarizado que permita realizar las tareas de inscripciones y
control de notas de una manera rpida y eficiente, de forma que la informacin procesada
sea confiable y oportuna para la toma de decisiones en las diferentes actividades
administrativas de la institucin.
El caso de estudio del presente proyecto de investigacin trata del proceso de

inscripcin, actualizacin de datos de estudiantes, profesores y carga de notas de la Escuela
de Msica Jos ngel Lamas Dicho estudio se hace con la finalidad de establecer cules
12
son las fallas que se presentan en dicho proceso para luego proponer una solucin
computarizada. Para ello el proyecto se ha estructurado de la siguiente forma:
Captulo I: Este captulo describe la naturaleza del problema, qu inconvenientes ocasiona

a la institucin y cuales son sus repercusiones para el buen desempeo de las labores
administrativas en la misma. Adems se establecen los objetivos de la investigacin,
alcances justificacin o importancia y las limitaciones del proyecto.
Captulo II: Se explican todos los detalles referentes al rea de investigacin la aplicacin
de las fases de la metodologa aplicada que fue la del Proceso Unificado de Rational y el
estudio de la factibilidad.
Captulo III: En este captulo se describe a fondo la situacin estudiada se muestra el

modelo de dominio y los respectivos casos de usos del sistema actual. Tambin se hace una
descripcin del sistema propuesto, sus diagramas de requerimientos funcionales, clases,
componentes, secuencias y clases. Tambin se muestra la base de datos, modelo entidad
relacin, el diagrama de despliegue as como la respectiva interfaz grfica, manual de
usuario y diccionario de datos.
Capitulo IV: Aqu se describen las conclusiones del trabajo realizado las recomendaciones
para la institucin, la universidad y los estudiantes en miras a presentar trabajo especial de
grado.
13
CAPTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Las tecnologas de informacin existieron desde que el hombre comenz a

comunicarse y a procesar datos producto de sus actividades cotidianas. Al pasar el tiempo,
se han producido innumerables cambios en estas tecnologas, que han permitido procesar y
registrar informacin en una forma masiva, simple y rpida. Particularmente la inclusin de
la informtica en los diferentes sectores de la sociedad tiende a considerarse, en primera
instancia, como un fenmeno de tipo tecnolgico. Sin embargo, al profundizar el anlisis se
descubre que sus implicaciones trascienden el marco meramente tcnico, y cobran
fundamental importancia al tomar en cuenta los aspectos econmicos, polticos y culturales
involucrados (Castellano y Ferreyra 2000).
La evolucin de la sociedad se ha apoyado fundamentalmente en los avances de

nuevas tecnologas de la informacin y comunicaciones, impulsadas por los adelantos de la
Informtica, que marcan un cambio de paradigma en todos los mbitos de la vida en
sociedad. El desarrollo de los sistemas informticos, definido como el proceso mediante el
cual, el conocimiento humano y el uso de las ideas son llevados a las computadoras, de
manera que se puedan realizar diferentes tareas de forma automatizada (emagister.com
2004), ha conllevado que hoy da la mayora de las actividades que tienen lugar en la
diferentes organizaciones sean realizadas con estndares computarizados. Un ejemplo de
ello es el sistema de registro y control de inscripcin, notas y pagos de los estudiantes de la
14
Unidad Educativa Cristiana El Buen Pastor, desarrollado por Cordero Wilson en el ao

2004.
Para que estos sistemas sean utilizados deben funcionar adecuadamente, ser de fcil
manejo, adecuarse a la empresa o institucin para la cual fue diseado y debe ayudar al
personal a realizar su trabajo de forma eficiente, a simplificar sus tareas y proporcionar
informacin rpida y segura.
Por tanto, el manejo de la informtica requiere un enfoque interdisciplinario mucho

ms amplio: la mquina es slo el medio, pero el fin ltimo es la sociedad. En ella se deben
detectar las reales necesidades que luego atender la herramienta tecnolgica ahora
disponible y, a partir de all, plantear, ordenada y conjuntamente, las acciones ms
adecuadas para darles solucin.
La educacin debe estar encaminada al uso cada vez mayor y oportuno de los
avances tecnolgicos, como estrategia de fortalecimiento de la calidad y excelencia en la
formacin del recurso humano y como un signo distintivo de la era actual.
Segn Enciclopedia Temtica Autoevaluativa Lexus la msica por tratarse de la

manifestacin de una de las facultades creativas del hombre, guarda ntima relacin con los
aspectos sociales y culturales de la humanidad y tambin se encuentra influenciada por la
informtica. En el Estado Barinas funciona la Escuela de Msica Jos ngel Lamas
fundada en el ao de 1965, en el gobierno del presidente Ral Leoni, el 06 de abril de ese
ao, por el Dr. Jos Octavio Henrquez, como gobernador del estado, segn el decreto N
37 de la gaceta oficial del Estado Barinas con el fin de desarrollar una actitud reflexiva,
crtica y amplia respecto de la msica como expresin de arte, con criterio metodolgico,
plural e innovador para la poblacin barinesa. La misma cuenta con una serie de ctedras
15
tales como: Kinder musical, teora y solfeo, clarinete y saxofn, trompeta y genis,
trombones, cueros, arpa, cuatro, guitarra clsica, piano complementario, piano normal,
flauta dulce y transversal, coral de voces blancas, violn, bandola y canto. En la actualidad
la escuela se encuentra bajo la coordinacin de un director, una secretaria y catorce
profesores especialistas de las diferentes ctedras, y tiene una poblacin estudiantil de
trescientos estudiantes que reciben clases de manera gratuita distribuidos en secciones de
clases en la maana y en la tarde.
Actualmente existen procesos administrativos en dicha institucin que se manejan

de dos formas: unos manuales como el registro de las inscripciones, actualizaciones datos
de docentes, estudiantes, vaciado de notas y emisin de certificados. Tambin utilizan
aplicaciones computarizadas como paquetes de aplicacin Microsoft Office para realizar:
constancias de estudios, constancias de trabajo, historiales acadmicos, horarios,
certificados, entre otros. El desempeo de las actividades antes descritas no facilita el
manejo de la informacin, porque las herramientas utilizadas no permiten agilizar los
procesos solicitados, ni garantizan un buen servicio a los usuarios. Esta informacin es
archivada en carpetas y estantes, generando los siguientes problemas:
Deterioro de las fichas de inscripcin (Ver Anexo C), si no se encuentran registrados en

una base de datos al deteriorarse la planilla de inscripcin se pierde la informacin
importante del registro del estudiante.
Extravos de carpetas, todo documento debe de permanecer en fsico y digitalizado para

evitar la prdida de la informacin. Es elemental poseer un sistema para evitar la
prdida total de la informacin.
16
Traspapelacin de datos se sugiere tener un sistema eficiente, para lograr la eficacia al

momento de la manipulacin de la informacin y as agilizar el trabajo del proceso
administrativo.
Prdida de tiempo en cuanto a bsqueda de datos o registros, redundancia de

informacin como: duplicacin de datos de cdulas y nombres causando inconvenientes
al realizar el vaciado de notas, su actualizacin en cuanto a los datos personales,
cambio de ctedra, de nivel acadmico y su validacin tambin resulta ineficiente al
momento de la entrega cualquier documento como constancias de estudios, constancias
de trabajo para el personal que labora en la institucin, certificados
del nivel
aprobatorio, descontrol de los horarios debido a que los registros son prcticamente
manuales, entre otras solicitudes o funciones y actividades dentro de la institucin.
En vista de la situacin antes descrita, cada ao en el momento de actualizacin de

los datos y las inscripciones, se entorpece el buen funcionamiento de la institucin debido a
que los procesos manuales se convierten en un caos total. Por lo tanto surge la interrogante:
cmo optimizar el manejo de la informacin de manera que se permita lograr la
operatividad, eficiencia y eficacia en los procesos mencionados y adems que facilite la
toma de decisiones por parte de los directivos y profesores de la Escuela de Msica Jos
ngel Lamas?, Para dar respuesta a la interrogante se propuso desarrollar un sistema
computarizado que permita agilizar y manejar de manera efectiva toda la informacin en
cuanto al a los procesos de inscripcin, actualizacin de datos de estudiantes, profesores y
control de notas de la escuela de msica Jos ngel Lamas del Municipio Barinas, Estado
Barinas.
17
Objetivo General
Desarrollar un sistema de informacin computarizado para el control de los

procesos de inscripcin, actualizacin de datos de estudiantes, profesores y carga de notas
de la escuela de msica Jos ngel Lamas del Municipio Barinas, Estado Barinas.
Objetivos Especficos
1. Analizar la situacin actual del proceso de inscripcin y actualizacin de datos de

estudiantes, profesores y vaciados de notas de la de la Escuela de msica Jos ngel
Lamas.
2. Establecer los requerimientos funcionales del sistema a desarrollar con base en los
resultados del anlisis de la situacin actual.
3. Disear un Sistema de informacin computarizado para el proceso de inscripcin y

actualizacin de datos de la escuela de msica Jos ngel Lamas mediante el uso del
Lenguaje de Modelado Unificado UML.
4. Desarrollar la aplicacin de acuerdo con las especificaciones diseadas.
18
Justificacin
Los sistemas de informacin computarizados, en la actualidad, constituyen una

necesidad esencial en cuanto al manejo de la informacin para lograr una mayor efectividad
en el trabajo o en los procesos, funciones y actividades que se emplean en las diferentes
organizaciones independientemente de su carcter. Es por ello que las instituciones los
estn implementando para mantener un mejor control sobre la informacin, ya que los
volmenes de las mismas son cada vez mayores, por lo tanto el uso de los procesos
manuales se vuelven lentos e incongruentes, existe mucha redundancia de los datos
traspapelacin de documentos con mucha informacin valiosa para las organizaciones o
escuelas entre otros. De all la necesidad que la Escuela de Msica Jos ngel Lamas,
implemente un sistema computarizado que facilite las actividades que se realizan,
brindando as un mejor servicio a la poblacin estudiantil. El sistema abarcar los procesos
que se realizan en el registro de los estudiantes como son: Registro histrico de estudiantes
y profesores, estadsticas de estudiantes, elaboracin de constancias, certificados y carga de
notas.
Lo que se pretende lograr con la realizacin de este sistema computarizado es la

agilizacin de los procesos administrativos y actividades efectuados en el rea de registro
acadmico, as como la simplificacin del trabajo para el personal que interacta con el
mismo, la cual incluyen directivos, secretarias y profesores para evitar todos los procesos
que entorpecen el buen funcionamiento de dicha institucin.
19
Alcances
El desarrollo del sistema reduce sustancialmente el tiempo real para procesar la

informacin del estudiante o profesor al momento de su ingreso y posteriormente la
localizacin de ser necesario. En lo acadmico el personal administrativo con la
implementacin del sistema incrementa sus conocimientos informticos, en lo social
permite atender mayor nmero de personas en menor tiempo posible permitiendo ms
tiempo para realizar otras actividades dentro de la institucin.
Limitaciones
Este sistema va dirigido exclusivamente a instituciones de msica que manejen el

mismo perfil educativo como la Escuela de Msica Jos ngel Lamas del Estado Barinas
ya que el mismo fue diseado de acuerdo a las polticas administrativas y acadmicas de
dicha institucin. No podr ser utilizado en otras instituciones que no manejen el mismo
perfil educativo ya que las ctedras y niveles acadmicos fueron ajustadas de acuerdo a las
que existen adscritas en la mencionada institucin.
20
CAPTULO II
MARCO METODOLGICO
rea de investigacin
La investigacin se desarroll en la direccin de la Escuela de Msica Jos ngel

Lamas, Municipio Barinas, Edo Barinas.
Tipo de Investigacin
La presente investigacin est enmarcada dentro de la modalidad de Tipo de

investigacin Proyecto Factible. La Universidad Pedaggica Experimental Libertador
UPEL, en el Manual de Trabajos de Grado de Especializacin y Maestra y Tesis
Doctorales, Tercera Edicin, Segunda Reimpresin (Ao 2004), Pg.16, afirma:
El proyecto factible consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo
de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar
problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos
sociales; puede referirse a la formulacin de polticas, programas,
tecnologas, mtodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una
investigacin de tipo documental, de campo o un diseo que incluya
ambas necesidades
Tambin seala que:
El proyecto factible comprende las siguientes etapas generales:
diagnstico, planteamiento y fundamentacin terica de la propuesta;
21
procedimiento metodolgico, actividades y recursos necesarios para su

ejecucin; anlisis y conclusiones sobre la viabilidad y realizacin del
proyecto; y en caso de su desarrollo, la ejecucin de la propuesta y la
evaluacin tanto del proceso como de sus resultados
Diseo de la investigacin
Existen numerosas metodologas para el anlisis y desarrollo de un sistema de

informacin donde cada una de ellas se adapta a las necesidades determinadas. Para poder
alcanzar los objetivos propuestos se aplicar la metodologa Proceso Unificado de Rational
(RUP), ya que sta se ajusta a las necesidades del presente proyecto de investigacin.
Rational Unified Process (RUP)
Rational Unified Process (RUP) es un proceso de Ingeniera de Software planteado

por Kruchten (1996) cuyo objetivo es producir software de alta calidad, es decir, que
cumpla con los requerimientos de los usuarios dentro de una planificacin y presupuesto
establecidos. Cubre el ciclo de vida de desarrollo de software.
Segn JACOBSON I., BOOCH, G. y RUMBAUGH, J. (2000) El Proceso

Unificado de Desarrollo de Software, toma en cuenta las mejores prcticas en el modelo de
desarrollo de software en particular las siguientes caractersticas:
1.
Iterativo e Incremental
2.
Dirigido por los casos de uso
3.
Centrado en la arquitectura
4.
Enfocado en los riesgos
22
Iterativo e Incremental
El Proceso Unificado es un marco de desarrollo iterativo e incremental compuesto

de cuatro fases denominadas Inicio, Elaboracin, Construccin y Transicin. Cada una de
estas fases es a su vez dividida en una serie de iteraciones (la de inicio slo consta de varias
iteraciones en proyectos grandes). Estas iteraciones ofrecen como resultado un incremento
del producto desarrollado que aade o mejora las funcionalidades del sistema en desarrollo.
Cada una de estas iteraciones se divide a su vez en una serie de disciplinas que recuerdan a
las definidas en el ciclo de vida clsico o en cascada: Anlisis de requisitos, Diseo,
Implementacin y Prueba. Aunque todas las iteraciones suelen incluir trabajo en casi todas
las disciplinas, el grado de esfuerzo dentro de cada una de ellas vara a lo largo del
proyecto.
Dirigido por los casos de uso
En el Proceso Unificado los casos de uso se utilizan para capturar los requisitos
funcionales y para definir los contenidos de las iteraciones. La idea es que cada iteracin
tome un conjunto de casos de uso o escenarios y desarrolle todo el camino a travs de las
distintas disciplinas: diseo, implementacin, prueba, etc. el proceso dirigido por casos de
uso es el RUP. Nota: en UP se est Dirigido por requisitos y riesgos ARLOW, J. (2005)
que menciona el tema.
Centrado en la arquitectura
El Proceso Unificado asume que no existe un modelo nico que cubra todos los
aspectos del sistema. Por dicho motivo existen mltiples modelos y vistas que definen la
arquitectura de software de un sistema. La analoga con la construccin es clara, cuando se
23
construye un edificio existen diversos planos que incluyen los distintos servicios del
mismo: electricidad, fontanera, etc.
Enfocado en los riesgos
El Proceso Unificado requiere que el equipo del proyecto se centre en identificar los
riesgos crticos en una etapa temprana del ciclo de vida. Los resultados de cada iteracin,
en especial los de la fase de Elaboracin, deben ser seleccionados en un orden que asegure
que los riesgos principales son considerados primero.
Fases de RUP
Fase de Comienzo o Inicio
En esta fase se observ las necesidades que presenta la Escuela de Msica Jos
ngel Lamas en cuanto a la automatizacin de los procesos de inscripcin y control de
notas ya que, son lentos y manuales porque al momento de la solicitud de alguna
informacin correspondiente a notas, constancias y certificados tardan mucho tiempo para
dar respuesta a la informacin solicitada por la comprobacin de los datos; por tal motivo
se decidi proponer a la direccin del plantel el desarrollo de un sistema de informacin
que junto a los lineamientos como: funciones y actividades de la institucin sea factible a
la hora de los realizar los procesos mencionados.
Posteriormente se le realiz una entrevista a los directivos de la escuela utilizando

las siguientes peguntas para conocer con mayor claridad el funcionamiento del rea
administrativa y su organizacin:
24
1. Cmo es la estructura organizacional?

2. Cules son las actividades y funciones del personal administrativo y cmo la
realizan?
3. Cules son los pasos a seguir al momento de la solicitud de cualquier documento y
qu sistema utilizan para tal fin?
4. Qu inconvenientes presenta el departamento administrativo de la institucin?
De la entrevista realizada a los funcionarios involucrados en los procesos antes

mencionados se propuso el desarrollo de un Sistema de Informacin Computarizado para
el Control de los Procesos de Inscripcin, Actualizacin de datos de Estudiantes, Profesores
y Vaciados de Notas de la Escuela De Msica Jos ngel Lamas del Municipio Barinas,
Estado Barinas, el cual fue aceptado por los directivos al mismo tiempo que proporcionaron
la informacin de las necesidades administrativas y el material utilizado en los procesos
en estudio entre los que se cuenta una gua de la historia de la escuela de msica, planilla
de inscripcin, constancia de estudio y logotipo de la institucin.
Luego se hizo un diseo del modelo de dominio y los casos de uso con base en las
necesidades que presenta la institucin, todo enmarcado en las normativas establecidas.
Este sistema de informacin va controlar de manera integral y eficiente todo el proceso
administrativo; permitiendo as el suministro de
informacin de
manera veraz
oportuna, lo que contribuye al mejoramiento sustancial de la calidad de servicio prestado a

los estudiantes y pblico en general.
Estudio de Factibilidad
Aunque la Escuela de Msica Jos ngel Lamas ya cuenta con un equipo de

computacin en sus diferentes reas funcionales, es necesario inspeccionar el equipo de tal
25
manera que cumpla y se adapte al Sistema de Informacin Computarizado para el Control

de los Procesos de Inscripcin, Actualizacin de Datos de Estudiantes, Profesores y Carga
de Notas de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas para lograr agilizar los procesos y
evitar retraso en las inscripciones que se realizan cada ao escolar.
Por lo expuesto, resulta imprescindible el conocimiento del "problema" que se

presenta en la institucin objeto de estudio, antes de iniciar la evaluacin tcnica que
permita definir la filosofa, arquitectura y tipo de procesamiento a emplear.
Por tal motivo, ser necesario conocer y comprender las particularidades del sistema
de inscripcin, actualizacin de datos de estudiantes, profesores y vaciados de notas que
actualmente utiliza la institucin, lo que evitar desvos en la caracterizacin de sus
problemas por consideraciones de tipo terico fuera de su contexto.
Por otra parte, se debe analizar los motivos por los cuales la Escuela de Msica
Jos ngel Lamas decidir invertir o no en equipos de computacin. Estos pueden ser:
Por encontrarse en etapa de expansin.
Por prever una futura etapa de expansin
Por encontrarse en etapa de recesin (Necesidad critica de reducir costos)
En el caso de estudio del presente trabajo de investigacin, aunque el desarrollo del

sistema est ligado al desarrollo de la institucin la inversin en computacin forma parte
de un "Plan de Austeridad" y entonces, slo el ahorro inmediato justifica la misma.
Puede observarse que, en cada caso, las restricciones sobre el proyecto actan de
manera diferente, y son un condicionante crtico tanto para definir la configuracin, como
26
para dimensionar la instalacin, si bien en los tres casos se est frente a un "Estudio de
Factibilidad para incorporar un computador", o bien un simple estudio de la factibilidad
Operativa.
Ya que si se habla de operatividad, cualquiera que sea la caracterstica del

computador a utilizar el sistema a desarrollar podr ser utilizado por cualquier usuario o
persona vinculados con las operaciones de la institucin luego de una sencilla capacitacin,
este sistema es operativamente factible.
Factibilidad Operacional: El diseo y desarrollo de un Sistema de Informacin

Computarizado para el Control de los Procesos de Inscripcin, Actualizacin de datos de
Estudiantes, Profesores y Vaciados de Notas de la Escuela De Msica Jos ngel Lamas
del Municipio Barinas, Estado Barinas, surgi de la necesidad de mejorar el flujo de
informacin en los procesos de inscripcin que anualmente se llevan a cabo en la
institucin. La necesidad fue planteada por los directivos y docentes involucrados en dichos
procesos, los cuales reconocieron que el diseo y desarrollo del sistema antes mencionado
ser una solucin factible para lograr una mayor eficiencia. Es por ello que estn dispuestos
a adoptar la
nueva forma de trabajo que implicar la puesta en marcha del sistema
propuesto. Por lo tanto se considera factible desde el punto de vista operacional.
Factibilidad Tcnica: La tecnologa que se requiere para poner en funcionamiento el

nuevo sistema, existe en el mercado, es de fcil adquisicin y por lo tanto se necesita un
equipo con las siguientes caractersticas:
27
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIOS Y EVALUACIN

Hardware Disponible
- Procesador Intel Pentium III,
Similar o superior.
- Monitor SVGA 15 o superior.
- Teclado y Mouse.
- Unidad de CD y Floppy.
- Impresora de cualquier tipo
Escner o Cmara Fotogrfica Digital
Software Disponible
Sistema Operativo Windows Xp
Microsoft SQL SERVER 7.0
Microsoft Visual Basic 6.0
Hardware Requerido
- Procesador Intel Pentium III, Similar o
superior.
- Monitor SVGA 15 o superior.
- Teclado y Mouse.
- Unidad de CD y Floppy.
- Impresora de cualquier tipo
- Escner o Cmara Fotogrfica Digital
Software Requerido
- Windows XP
- Microsoft SQL SERVER 7.0
- Microsoft Visual Basic 6.0
Cuadro N 1. Factibilidad Tcnica del Sistema Propuesto

Fuente: Elaboracin Propia. Ao 2.009
La Escuela De Msica Jos ngel Lamas, cumple con todos los requerimientos
de Hardware y Software necesarios para la puesta en marcha del sistema propuesto. Por lo
tanto el proyecto se considera factible desde el punto de vista tcnico.
Factibilidad Econmica: Para el desarrollo del presente proyecto de investigacin se ha

considerado la siguiente tabla de precios:
ESCUELA DE MSICA JOS NGEL LAMAS
Proceso Manual
Implantacin del Sistema
Gastos de Papelera: 700
Gastos de Consumibles: 350
Gastos de Utilera: 200
Total: 1.250
Diseo de la Base de Datos:

Carga de Informacin:
Interfaz de usuario:
Programacin:
Anlisis de la propuesta:
Instalacin del software:
Gastos de Consumibles:
Total:
250
50
200
400
100
100
100
1.200
Nota: El costo aqu reflejado ser exonerado por

tratarse de un trabajo especial de grado para optar por el
ttulo de TSU en Informtica.
Cuadro N 2. Factibilidad Econmica del Sistema Propuesto

28
Si se hace un pequeo anlisis del cuadro anterior, se podr observar que los gastos
que genera el actual sistema de inscripcin son ligeramente superiores a los gastos de
desarrollo del sistema. La diferencia est en que el sistema actual genera gastos por el
orden de 1.250 Bs., anualmente mientras que el sistema propuesto implicar un gasto de
1.200 Bs. durante su desarrollo. Luego que se ponga en marcha el gasto ser mucho menor.
Es por ello que se considera factible desde la perspectiva econmica ya que se reducen
considerablemente los gastos de insumo y de operacin.
Factibilidad Psicosocial: El personal directivo y docente de la Escuela De Msica Jos

ngel Lamas ha mostrado aceptacin en cuanto a la implantacin del sistema propuesto,
ya que ellos reconocen que se puede llevar un mejor control de los procesos Inscripcin,
Actualizacin de datos de Estudiantes, Profesores y Vaciados de Notas. Es por ello que
una vez implantado el sistema, ellos adoptarn la nueva forma de trabajo que el mismo trae
consigo.
Por lo tanto el sistema es factible desde el punto de vista psicosocial.
Fase de Elaboracin
En esta fase se dise un prototipo de sistema en base a las necesidades presentadas

en la fase anterior este sistema de informacin va a controlar de manera integral y
eficiente todos los procesos de inscripcin, actualizacin de datos de los estudiantes,
elaboracin de constancias, y carga de notas; permitiendo as el suministro de informacin
de manera veraz y oportuna, lo que contribuye al mejoramiento sustancial de la calidad
de servicio.
29
Luego se realiz una revisin ms a fondo del prototipo elaborado para comprobar
que satisfaga los requerimientos establecidos con el fin de disear un plan de accin
orientado a organizar el curso de las actividades para el desarrollo del sistema de
informacin. Una vez hecho el plan de accin, se realiza la arquitectura con un diseo
detallado de los diferentes componentes del sistema propuesto siguiendo los lineamientos
establecidos en la primera fase.
Fase de Construccin
En base al prototipo de la arquitectura del sistema diseado se inicia la fase de

desarrollo, evaluacin y visn del proyecto hasta que este listo para ser probado por el
personal administrativo de la institucin. En esta fase se desarrolla la base de datos del
sistema y se programan los mdulos de captura de datos as como los reportes y los niveles
de seguridad.
Una vez desarrollado todo por separado se hace la integracin del sistema para
realizar las primeras pruebas de funcionamiento. De acuerdo con los resultados de las
pruebas realizadas se realiz la correspondiente refinacin del sistema hasta que este
cumpli con las condiciones mnimas de funcionalidad. Para el desarrollo del sistema
automatizado se utilizaron las herramientas: Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL
SERVER 7.0., el diseador de reportes de Crystal Report 8.5, los componentes de
Microsoft Windows Common Control 6.0 SP6, Microsoft ActiveX Data Object 2.8, VB
Acelerator y Help & Manual.
Fase de Transicin
En esta fase que forma parte de la metodologa slo se llega a la fase de

construccin por falta de tiempo para las pruebas e implantacin.
30
CAPTULO III
SISTEMA ACTUAL Y PROPUESTO
El Sistema Actual
Generalidades
El sistema actual para el registro de las inscripciones, actualizaciones datos de

docentes, estudiantes, vaciado de notas y emisin de certificados, consiste en una serie de
procedimientos manuales que son realizados en la direccin de la Escuela de Msica Jos
ngel Lamas. Estos procesos son realizados unos anualmente y otro cada trimestre. El
proceso que se realiza anualmente es el de inscripcin, en donde los estudiantes que desean
cursar estudios en la institucin presentan una serie de evaluaciones como lo son: prueba
rtmica y auditiva. En el caso de aprobar, el estudiante es enviado a la direccin del plantel
en donde se procede a confirmar la inscripcin. Este proceso consiste en la recepcin de los
requisitos exigidos como lo son: la constancia de aprobacin de la prueba rtmica y
auditiva, fotocopia de la cdula de identidad del estudiante, fotocopia de la cdula de
identidad del representante (si el estudiante es menor de edad), fotografa del estudiante y
del representante (si el estudiante es menor de edad). Posteriormente se procede a llenar la
planilla de inscripcin correspondiente (Ver Anexo C), para finalmente archivarla en una
carpeta junto con todos los recaudos consignados.
El proceso de vaciado de notas es manual en donde el docente consigna los listados

de estudiantes con sus respectivas calificaciones correspondientes al final de cada trimestre
(lapso). Estos listados son vaciados en una hoja electrnica de clculo, en donde queda
31
almacenada toda la informacin que luego ser utilizada en las emisiones de constancias de
notas, de estudios y boletines para los estudiantes.
A continuacin se muestra el modelo de dominio que representa el contexto del

sistema actual.
+ CONSULTAR NOTAS
Figura N 1. Modelo de Dominio del Sistema Actual

Como se puede observar en el sistema actual intervienen actores como los

estudiantes que son los que se inscriben en la Escuela de Msica Jos ngel Lamas,
tambin son los que solicitan constancias de notas, boletas y constancias de estudios.
Tambin intervienen actores como los docentes, que se encargan casos de consignar
calificaciones y evaluar a los estudiantes de nuevo ingreso. Las secretarias son las
32
encargadas de emitir las constancias de estudios, notas, boletines y de realizar las

inscripciones de estudiantes.
A continuacin se muestran los casos de usos del sistema actual:
Figura N 2. Caso de Uso del Sistema Actual de Inscripcin

Como se puede observar en el proceso de inscripcin intervienen actores como el

representante y el estudiante, en donde el representante inscribe al estudiante en caso de ser
este ltimo menor de edad (edad menor a 18 aos). En caso de ser mayor de edad el
estudiante puede inscribirse directamente.
A continuacin se muestra el caso de uso del sistema actual para la consignacin

de notas y solicitud de constancia de trabajo:
Figura N 3. Caso de Uso del Sistema Actual de Consignaciones de Notas y Solicitud de Constancias
33
Como se puede observar en el diagrama anterior, en los procesos de consignacin

notas intervienen el docente de la asignatura, quin es el que entrega los listados de notas
de sus estudiantes y la secretaria, quien es la receptora y la que vaca la informacin en la
hoja electrnica de clculo. El docente tambin puede solicitar constancias de trabajo a la
secretaria, cada vez que lo consideren necesario.
A continuacin se muestra el caso de uso para la solicitud de constancias de

estudios, historiales acadmicos y certificados:
Figura N 4. Caso de Uso del Sistema Actual para la Solicitud de Constancias de Notas, Historiales
Acadmicos y Certificados
En este proceso intervienen todos los estudiantes que cursan estudios en la

institucin los cuales tienen el derecho de solicitar sus respectivos historiales acadmicos,
constancias de notas y certificados cuando lo consideren necesario. La secretaria es la
encargada de recibir y procesar las solicitudes.
34
El sistema propuesto
Generalidades
El Sistema de Informacin Computarizado para el Control de los Procesos de

Inscripcin, Actualizacin de Datos de Estudiantes, Profesores y Carga de Notas de la
Escuela de Msica Jos ngel Lamas del Municipio Barinas, Estado Barinas, es una
aplicacin que viene a resolver todos los inconvenientes que se presentan con los proceso
de inscripcin y control de notas descritos en el captulo I. la aplicacin consta de una serie
de mdulos desarrollados en atencin a las necesidades encontradas.
El sistema est estructurado por una serie de mdulos, los cuales cumplen con
funciones muy especficas, entre los que se cuentan los de captura de datos, los que
permiten realizar los procesos de inscripcin, de carga de notas, los de actualizacin de
datos de los docentes, estudiantes y los de emisin de reportes.
El sistema propuesto tambin consta de un mdulo de seguridad que permite asignar

y quitar privilegios a los usuarios. Esta funcin solo la debe cumplir el administrador del
sistema que autorice la Escuela de Msica Jos ngel Lamas
A continuacin se presenta el diagrama de requerimientos funcionales del sistema

propuesto
35
Figura N 5. Determinacin de Requerimientos Funcionales del Sistema Propuesto

36
Para el desarrollo del Sistema de Informacin Computarizado para el Control de los

Procesos de Inscripcin, Actualizacin de Datos de Estudiantes, Profesores y Control de
Notas de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas del Municipio Barinas, se utiliz la
herramienta de programacin Microsoft Visual Basic 6.0, el gestor de bases de datos SQL
Server 7.0, el diseador de reporte de Report Manager, los componentes de Microsoft
Windows Common Control 6.0 SP6, Microsoft ActiveX Data Object 2.8, VB Acelerator y
Help & Manual. A continuacin se muestra el diagrama de componentes que describe la
arquitectura del sistema propuesto:
Figura N 6. Diagrama de componentes del sistema propuesto.

Como se puede observar en el diagrama de componentes el sistema combina el uso

de varias aplicaciones en donde cada una de ellas cumple una funcin especfica. Por
ejemplo Microsoft ActiveX Data Object 2.8 permite la comunicacin de la base de datos
37
con la interfaz de usuario, VB IGRD 1.0 es un componente de interfaz que permite

visualizar la informacin en una rejilla que proporciona al usuario la mayor amigabilidad
posible y la flexibilidad en el manejo, el Report Manager permite la creacin y
visualizacin de los diferentes reportes, Microsoft SQL Server 7.0 es el servidor que
contiene la base de datos fsica y Help & Manual es la aplicacin que permite crear
manuales de usuarios amigables.
En la siguiente pgina se muestra el diagrama de Entidad Relacin y el diagrama

de clases del sistema propuesto en donde el primero representa la base de datos fsica y el
segundo las diferentes operaciones que se realizan con las tablas:
38
Figura N 7. Base de datos del sistema propuesto.

39
Figura N 8. Diagrama de clases del sistema propuesto.

40
Diccionario de Datos
Escuela de Msica
Jos ngel Lamas
Ref.
DESCRIPCIN DE
LA ESTRUCTURA
DE DATOS
Pg. 1/9
ESTRUCTURA DE DATOS
USUARIO
BARINAS EDO BARINAS

NOMBRE DE LA ESTRUCTURA: USUARIO
DESCRIPCIN: Tabla que contiene todos los registros de usuarios autorizados para utilizar el Sistema de
Informacin Computarizado para el Control de los Procesos de Inscripcin, Actualizacin de Datos de Estudiantes,
Profesores y Control de Notas de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas del Municipio Barinas
ESTRUCTURA DE DATOS
NOMBRE DEL CAMPO
ID_U
USUARIO
LONG.
4
30
DEC.
-
TIPO
INT
VACHAR
CLAVE
25
VACHAR
DESCRIPCIN
CAMPO CLAVE
USUARIO AUTORIZADO PARA MANEJAR
EL SISTEMA
CONTRASEA DEL USUARIO
CEDULA
NIVEL
12
4
VARCHAR
INT
N DE CDULA DEL USUARIO

NIVEL DE ACCESO
ARCHIVOS RELACIONADOS
CAMPO(S)
NOMBRE
CAMPO(S)
OBSERVACIONES:
41
NOMBRE
Escuela de Msica
Jos ngel Lamas
Ref.
DESCRIPCIN DE
LA ESTRUCTURA
DE DATOS
Pg. 2/9
ESTRUCTURA DE DATOS
ESTUDIANTES
BARINAS EDO BARINAS

NOMBRE DE LA ESTRUCTURA: ESTUDIANTES
DESCRIPCIN: Tabla que contiene todos los Estudiantes de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas.
ESTRUCTURA DE DATOS
NOMBRE DEL CAMPO
ID_E
CEDULA
NOMBRES
LONG.
4
12
150
DEC.
-
TIPO
INT
VACHAR
VARCHAR
DESCRIPCIN
CAMPO CLAVE
NUMERO DE CEDULA DEL ESTUDIANTE
NOMBRES Y APELLIDOS
EDAD
SEXO
NACIONALIDAD
LUGAR_NAC
ESTADO
MUNICIPIO
4
1
1
50
50
50
INT
CHAR
CHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
EDAD DEL ALUMNO

EDAD DEL ALUMNO
NACIONALIDAD
LUGAR DE NACIMIENTO
ESTADO
MUNICIPIO
DIRECCION
50
VARCHAR
DIRECCIN
TELEFONO
20
VARCHAR
TELEFONO
EMAIL
30
VARCHAR
EMAIL
CAMPO(S)
ID_R
ID_E
ID_E
NOMBRE
REPRESENTASTES
ESTUDIANTE
ESTUDIANTE
CAMPO(S)
ID_E
ID_I
ID_C
OBSERVACIONES:
42
NOMBRE
ESTUDIANTE
INSCRIPCIONES
CALIFICACIONES
Escuela de Msica
Jos ngel Lamas
Ref.
DESCRIPCIN DE
LA ESTRUCTURA
DE DATOS
Pg. 3/9
ESTRUCTURA DE DATOS
REPRESENTANTE
BARINAS EDO BARINAS

NOMBRE DE LA ESTRUCTURA: REPRESENTANTE
DESCRIPCIN: Tabla que contiene todos los representantes de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas.
ESTRUCTURA DE DATOS
NOMBRE DEL CAMPO
ID_R
LONG.
4
DEC.
-
TIPO
INT
CEDULA
12
VACHAR
NOMBRES
PROFESION
LUGAR_T
TELEFONO
150
50
50
50
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
DESCRIPCIN
CAMPO CLAVE
NUMERO DE CEDULA DEL
REPRESENTANTE
NOMBRES Y APELLIDOS
PROFESION DEL REPRESENTANTE
LUGAR DE TRABAJO
TELEFONOS
CAMPO(S)
ID_R
NOMBRE
REPRESENTANTE
CAMPO(S)
ID_E
OBSERVACIONES:
43
NOMBRE
ESTUDIANTES
Ref.
Escuela de Msica
Jos ngel Lamas
DESCRIPCIN DE
LA ESTRUCTURA
DE DATOS
Pg. 4/9
ESTRUCTURA DE DATOS
ANYO
BARINAS EDO BARINAS

NOMBRE DE LA ESTRUCTURA: ANYO
DESCRIPCIN: Tabla que contiene todos los registros de los aos escolares.
ESTRUCTURA DE DATOS
NOMBRE DEL CAMPO
ID_ANYO
ANYO
ACTIVO
LONG.
4
10
1
DEC.
-
TIPO
INT
VARCHAR
VARCHAR
DESCRIPCIN
CAMPO CLAVE
AO ESCOLAR
ACTIVO DEL AO ESCOLAR EN CURSO
CAMPO(S)
ID_ANYO
NOMBRE
ANYO
CAMPO(S)
ID_C
OBSERVACIONES:
44
NOMBRE
CATEDRAS
Escuela de Msica
Jos ngel Lamas
Ref.
DESCRIPCIN DE
LA ESTRUCTURA
DE DATOS
Pg. 5/9
ESTRUCTURA DE DATOS
CATEDRAS
BARINAS EDO BARINAS

NOMBRE DE LA ESTRUCTURA: CATEDRAS
DESCRIPCIN: Tabla que contiene todos los ctedras de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas.
ESTRUCTURA DE DATOS
NOMBRE DEL CAMPO
ID_C
CODIGO
CATEDRA
NIVEL
LONG.
4
10
50
DEC.
-
10
TIPO
INT
VARCHAR
VARCHAR
DESCRIPCIN
CAMPO CLAVE
CODIGO DE LAS CATEDRAS
CATEDRAS O INSTRUMENTOS
CHAR
NIVEL DE ESTUDIO
CAMPO(S)
ID_C
ID_C
ID_A
ID_D
ID_C
NOMBRE
CATEDRAS
CATEDRAS
ANYO
DOCENTES
CATEDRAS
CAMPO(S)
ID_S
ID_C
ID_C
ID_C
ID_I
OBSERVACIONES:
45
NOMBRE
SECCIONES
CALIFICACIONES
CATEDRAS
CATEDRAS
INSCRIPCIONES
Escuela de Msica
Jos ngel Lamas
Ref.
DESCRIPCIN DE
LA ESTRUCTURA
DE DATOS
Pg. 6/9
ESTRUCTURA DE DATOS
DOCENTES
BARINAS EDO BARINAS

NOMBRE DE LA ESTRUCTURA: DOCENTES
DESCRIPCIN: Tabla que contiene todos los profesores o docentes de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas.
ESTRUCTURA DE DATOS
NOMBRE DEL CAMPO
ID_D
CEDULA
NOMBRES
DIRECCION_HAB
TELEFONO
PROFESION
CELULAR
EMAIL
ESPECIALIDAD
LONG.
4
12
150
DEC.
-
TIPO
INT
VACHAR
VARCHAR
DESCRIPCIN
CAMPO CLAVE
NUMERO DE CEDULA DEL DOCENTE
NOMBRES Y APELLIDOS
150
35
50
20
30
30
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
DIRECCION DEL DOCENTE

TELEFONOS DEL DOCENTE
PROFESION DEL DOCENTE
NMERO DE CELULAR DEL DOCENTE
CORREO ELECTRNICO DEL DOCENTE
ESPECIALIDAD DEL DOCENTE
CAMPO(S)
ID_D
ID_D
ID_D
NOMBRE
DOCENTE
DOCENTE
DOCENTE
CAMPO(S)
ID_I
ID_C
ID_C
OBSERVACIONES:
46
NOMBRE
INSCRIPCIONES
CATEDRA
CALIFICACIONES
Escuela de Msica
Jos ngel Lamas
Ref.
DESCRIPCIN DE
LA ESTRUCTURA
DE DATOS
Pg. 7/9
ESTRUCTURA DE DATOS
SECCIONES
BARINAS EDO BARINAS

NOMBRE DE LA ESTRUCTURA: SECCIONES
DESCRIPCIN: Tabla que contiene todos las secciones de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas.
ESTRUCTURA DE DATOS
NOMBRE DEL CAMPO
ID_S
SECCION
LONG.
4
5
DEC.
-
TIPO
INT
VARCHAR
DESCRIPCIN
CAMPO CLAVE
SECCIONES DE LA INSTITUCION
CAMPO(S)
ID_S
ID_S
ID_C
NOMBRE
SECCIONES
SECCIONES
CATEDRAS
CAMPO(S)
ID_I
ID_C
ID_S
OBSERVACIONES:
47
NOMBRE
INSCRIPCIONES
CALIFICACIONES
SECCIONES
Escuela de Msica
Jos ngel Lamas
Ref.
DESCRIPCIN DE
LA ESTRUCTURA
DE DATOS
Pg. 8/9
ESTRUCTURA DE DATOS
CALIFICACIONES
BARINAS EDO BARINAS

NOMBRE DE LA ESTRUCTURA: CALIFICACIONES
DESCRIPCIN: Tabla que contiene todos las calificaciones de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas.
ESTRUCTURA DE DATOS
NOMBRE DEL CAMPO
ID_C
CAL1
CAL2
CAL3
CAL4
DEF
ASIS
LONG.
4
9
9
DEC.
-
TIPO
INT
DECIMAL
DECIMAL
DESCRIPCIN
CAMPO CLAVE
CALIFICACION LAPSO 1
9
9
9
4
DECIMAL
DECIMAL
DECIMAL
DECIMAL
DEFINITIVA DE CALIFICACIONES
ASISTENCIA DE ALUMNO
CAMPO(S)
ID_D
ID_E
ID_C
ID_S
NOMBRE
DOCENTES
ESTUDIANTES
CATEDRAS
SECCIONES
CAMPO(S)
ID_CAL
ID_CAL
ID_CAL
ID_S
OBSERVACIONES:
48
NOMBRE
CALIFICACIONES
CALIFICACIONES
CALIFICACIONES
SECCIONES
Escuela de Msica
Jos ngel Lamas
Ref.
DESCRIPCIN DE
LA ESTRUCTURA
DE DATOS
Pg. 9/9
ESTRUCTURA DE DATOS
INSCRIPCIONES
BARINAS EDO BARINAS

NOMBRE DE LA ESTRUCTURA: INSCRIPCIONES
DESCRIPCIN: Tabla que contiene todos las inscripciones de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas.
ESTRUCTURA DE DATOS
NOMBRE DEL CAMPO
ID_I
NOMBRES_FAMILIAR
PARENTESCO
OBSERVACIONES
TURNO
FECHA_I
LONG.
4
150
50
DEC.
-
TIPO
INT
VARCHAR
VARCHAR
DESCRIPCIN
CAMPO CLAVE
NOMBRES FAMILIARES
RELACION CON ESTUDIANTE
16
50
8
TEXT
VARCHAR
DATATIME
OBSERVACIONES
TURNO DE CLASES
FECHA INCIAL
CAMPO(S)
ID_D
ID_E
ID_C
ID_S
NOMBRE
DOCENTE
ESTUDIANTE
CATEDRAS
SECCIONES
CAMPO(S)
ID_I
ID_I
ID_I
ID_I
OBSERVACIONES:
49
NOMBRE
INSCRIPCIONES
INSCRIPCIONES
INSCRIPCIONES
INSCRIPCIONES
Diagramas de Secuencia del Sistema Propuestos

A continuacin se muestra los diagramas de secuencia de los procesos principales
de capturas de datos como son los de registros de estudiantes, docentes, materias y
secciones:
Figura N 9. Diagrama de secuencias del proceso de registro de docentes.

50
Figura N 10. Diagrama de secuencias del proceso de registro de estudiantes.

51
Figura N 11. Diagrama de secuencias del proceso de registro de materias

52
Figura N 12. Diagrama de secuencias del proceso de registro de secciones.

53
Figura N 13. Diagrama de secuencias del proceso de registro de usuarios.

54
Figura N 14. Diagrama de Despliegue en Nodo de Ejecucin del Sistema Propuesto.

55

EZEQUIEL ZAMORA

ESTADO BARINAS.
MANUAL DE USUARIO
AUTORES
LOBO KEILA
JAVIER CASTRO
56
El Sistema de Informacin Computarizado para el control de los procesos de

Inscripcin, Actualizacin de Datos de Estudiantes, Docentes y Carga de Notas de la
Escuela de Msica Jos ngel Lamas del Municipio Barinas Estado Barinas es una
aplicacin orientada a mejorar el curso de los procesos acadmicos que se llevan a cabo en
la institucin antes mencionada. El mismo consta de mdulos diseados cumpliendo con
los requerimientos de amigabilidad y adaptabilidad encontrados durante el anlisis y
desarrollo.
Para ingresar al sistema es necesario poseer un nombre de usuario y clave de acceso

autorizada para poder operar el sistema, las cuales debe introducir en el formulario que se
muestra a continuacin:
57
Una vez ingresados el nombre de usuario y contrasea correcta se debe pulsar el botn
ACEPTAR para poder ingresar a la aplicacin. Si la clave no es correcta, el sistema dar
tres oportunidades para ingresar. Si falla en las tres, el sistema se cierra automticamente.
Una vez ingresado al sistema se puede observar una interfaz de mltiple documentos
(MDI) en donde se tienen los accesos a los diferentes mdulos del sistema. Esta interfaz se
muestra a continuacin:
58
La interfaz del men principal contiene una barra de herramientas que permite el acceso
rpido a las opciones ms utilizadas del sistema como los son los formularios mster de
registros de datos y los de los procesos de carga de notas y de inscripcin. Tambin consta
de una barra de estado, en donde se especifica el nombre del usuario activo, el nivel de
acceso y la fecha actual.
El men principal consta de una serie de submens entre los que se pueden
mencionar el men archivo que permite el acceso a las opciones de captura de datos de los
estudiantes, docentes, ctedras, secciones, aos escolares y usuarios. El men proceso
permite el acceso a las opciones de control de notas y las inscripciones. El men
constancias permite el acceso a los mdulos de generacin de constancias de trabajo para
los docentes, de estudio y los certificados. El men herramientas permite el acceso al
mdulo de respaldo de datos. El men permite el acceso a la informacin sobre los
desarrolladores de este sistema y a este manual de usuario. El men ventana permite ver las
ventanas activas y la ventana que tiene el foco en un momento determinado. La opcin salir
sirve para cerrar el sistema.
59
El funcionamiento de los formularios de captura de datos es muy simple, solo se

dispone de un formulario mster y al mismo tiempo para el registro o actualizacin de
datos. A continuacin se muestran los formularios del sistema propuesto:
FORMULARIO DE REPRESENTANTES:
Este formulario consta en la parte superior de los campos necesarios para el registro
de los datos de los representantes. En la parte inferior dispone de una grilla en donde se
muestran los datos que se encuentran registrados en la base de datos. Dispone tambin de
los botones de actualizacin necesarios para la manipulacin de los datos almacenados.
Para buscar un registro especfico solo es necesario introducir el nmero de cdula del
representante en el campo correspondiente y pulsar la tecla ENTER.
Los formularios que se muestran a continuacin tienen un funcionamiento similar al

descrito anteriormente:
60
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE ESTUDIANTES: La particularidad de este

formulario consiste en la insercin de los datos del representante antes de registrar el
estudiante.
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE DOCENTES: En este formulario se

registran los datos de los docentes que imparten clases en la escuela de msica Jos ngel
Lamas.
61
FORMULARIO DE REGISTRO DE CATEDRAS: La particularidad de este formulario

consiste en que debe haber por lo menos un docente y un ao escolar registrado para cada
ctedra que se desee registrar.
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE AOS ESCOLARES: Las ctedras y

secciones se organizan por aos escolares que son registrados en este formulario:
62
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE USUARIOS: En este formulario se pueden

registrar todos los usuarios del sistema.
FORMULARIO PARA EL REGISTRO DE INSCRIPCIONES: En esta interfaz es

donde se registran las inscripciones de los estudiantes. En esta pantalla se deben indicar los
datos del estudiante, del docente y finalmente los de la inscripcin.
63
FORMULARIO PARA LA CARGA DE NOTAS: En este formulario se pueden cargar

todas las calificaciones e inasistencias de los estudiantes. Para ello se debe carga indicar la
cdula del docente, la seccin, la ctedra y aparecern el listado de estudiantes para cargar
la nota en la grilla de la parte posterior.
CAPTULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De acuerdo con los mtodos y las tcnicas de recoleccin de datos utilizados se

realiz un anlisis y diagnstico de los procesos de inscripcin, actualizacin de datos de
estudiantes, profesores y control de notas de la escuela de msica Jos ngel Lamas del
64
Municipio Barinas, Estado Barinas, lo que sirvi para detectar una serie de situaciones
problemticas entre las que se destac la complejidad y duplicidad de los procesos de
trabajo, aumentando el tiempo de respuesta y el tiempo requerido para su procesamiento,
dificultad para procesar la informacin y acceder a los archivos de estudiantes y
representantes, adems de las necesidades actuales de incrementar la eficiencia, reducir la
incertidumbre a travs del conocimiento de lo que acontece en la institucin, de agilizar los
procesos dentro de la misma y mejorar la calidad del servicio. Todo esto conllev a la
decisin de mejorar el sistema existente a travs de la incorporacin de un sistema de
informacin computarizado que controle y agilice la ejecucin de los procesos de
inscripcin. SGA 1.0, para solucionar la problemtica antes descrita.
Se est trabajando en el refinamiento del sistema de manera que se puedan

satisfacer en el mayor grado posible los requerimientos de informacin de los usuarios. La
programacin se realiz bajo un ambiente de interfaz grfica lo cual permitir una mejor
interaccin entre el sistema y los usuarios. La seguridad de la informacin se estableci a
travs de la utilizacin de niveles de acceso.
Recomendaciones
1. Continuar con el anlisis de los requerimientos de procesamiento de informacin de

la escuela de msica Jos ngel Lamas a fin de lograr en un futuro la integracin de
todos los procesos en un solo sistema de informacin computarizado.
2. Cuando se entre en la fase de implantacin del sistema se debern cumplir con las
siguientes indicaciones:
a) Hacer uso de los manuales de usuario.
65
b) Realizar mantenimientos al sistema de modo que se actualice continuamente

con el fin de mejorar las capacidades del mismo, en respuesta a las necesidades
organizacionales cambiantes, esto debido a las siguientes situaciones.
i) Los usuarios frecuentemente solicitan caractersticas adicionales despus
que se familiarizan con las funcionalidades del sistema.
ii) La institucin cambia con el tiempo. Por lo tanto se debe modificar el
software para abarcar cambios tales como: nuevos requerimientos de reportes
o producir una nueva informacin.
iii) Promover continuamente la importancia de la confiabilidad de la
informacin; evitando as que los usuarios no compartan las contraseas
personales con empleados autorizados o no autorizados de la institucin.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
ARLOW J. y Neustadt I. (2005). UML 2.Ediciones ANAYA MULTIMEDIA. Madrid

Espaa.
AUTOEVALUATIVA, L Ao 1999. Enciclopedia Temtica. Tercera Edicin.
BARRIOS, Maritza. Manual de Trabajos de Grado, Especializacin, Maestra y Tesis
Doctorales.
Fondo
Editorial
de
la
Universidad
Libertador.Tercera Edicin. 2004. Caracas - Venezuela.
66
Pedaggica
Experimental
CORNELL G. (1999). Manual de Referencia Visual Basic 6.0. Editorial Osborne McGrwHill. Madrid - Espaa.
CORDERO W. (2004). Sistema para el Registro y Control de Inscripcin, Notas y Pagos de
los estudiantes de la Unidad Educativa Cristiana El Buen Pastor. UNELLEZ.
Barinas - Venezuela
JACOBSON, I.,
BOOCH, G. y
RUMBAUGH, J. (2000). El Proceso Unificado de
Desarrollo de Software. Pearson Addisson-Wesley. Ao.

PRESSMAN R. (2006). INGENIERIA DE SOFTWARE. Ediciones McGraw Hill. Mxico
DF.
CONSULTAS ELECTRNICAS
http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_Unificado#Caracter.C3.ADsticas, consulta 12-02-09.

www.rational.com/media/whitepapers/xtalk.pdf, Kruchten, P (1996), consulta 12-02-09.
67
ANEXOS
Anexo A
Resea Histrica de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas del Municipio
Barinas Estado Barinas.
68
69
70
71
72
Anexo B
Estructura Organizacional de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas del
Municipio Barinas Estado Barinas.
DIRECTOR
DOCENTES
CONTROL DE
ESTUDIO
SECRETARIA
73
ASAMBLE DE
REPRESENTANTES
Anexo C
Planilla de Inscripcin de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas del Municipio
Barinas Estado Barinas
74
Anexo D
Constancia de Estudio de la Escuela de Msica Jos ngel Lamas del Municipio
Barinas Estado Barinas.
75

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

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