MANUAL DE DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL

NORMA GTC-185 ICONTEC

6. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES

6.1 INFORMES CORTO, EXTENSO Y RESUMEN EJECUTIVO
La elaboracin de informes est a cargo de funcionarios o empleados autorizados,
mediante acto administrativo o e el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logosmbolo, de acuerdo con las normas internas
de la organizacin.
6.2 Utilizacin del informe
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en
cuenta los siguientes casos:
-

Regular o aclarar una situacin

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente
Impugnar o corregir una situacin y
Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

6.3 Clases de informes

Los informes pueden ser:
a. Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas
b. Informe corto, que consta de una a 10 pginas
c. Informe extenso, de 11 pginas en adelante
6.4 Resumen ejecutivo

6.4.1 Encabezamiento
6.4.1.1 Razn Social
Solamente se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la
organizacin. En este caso se ubica dentro de los tres o cuatro centmetros del margen
superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en mayscula sostenida. Ejemplo:
INDUSTRIAL DEL NORTE S.A.

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6.4.1.2 Dependencia
Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el resumen. Se
escribe dejando de cero a una interlnea libre del margen superior de la hoja (3 cm 4
cm), con mayscula inicial y sobre el margen izquierdo.
6.4.1.3 Cdigo
Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los informes
(resmenes ejecutivos), se escribe en la misma lnea de la dependencia.
Ejemplo:

Departamento de Capacitacin DC-050

6.4.1.4 Ttulo
Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlneas libres de
la dependencia, con maysculas y centrado. Ejemplo:
CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
6.4.1.5 Lugar de origen y fecha de elaboracin
Se escribe contra el margen izquierdo, a dos o tres interlneas libres del ttulo, con
mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
6.4.1.6 Autora del resumen ejecutivo
Contra el margen izquierdo y en mayscula inicial seguido de dos puntos, se escribe a
dos interlneas libres de la fecha, precedidos por las expresiones elaborado por
preparado por o responsable.
Los datos de la fecha de elaboracin y del responsable del resumen se tabulan a dos
espacios de la expresin ms larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en
ese orden, si estn en igual condicin de autora, se relacionan en orden alfabtico de
apellido.
6.4.1.7 Objetivo
El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve el
propsito de los mismos. Se pueden enunciar en un solo prrafo o presentarlos as:
De dos a tres interlneas libres del ltimo responable del resumen y sobre el margen
izquierdo, se escribe la palabra objetivo(s) seguida de dos puntos (:) y con mayscula
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Sostenida. En caso de requerir ms de un rengln, el segundo de los subsiguientes

retorna contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y
enuncian a interlineacin sencilla, conservando la tabulacin.
Ejemplos 1:
OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso d evaluacin de la norma de Servicio al Cliente.

Ejemplo 2:
1. Cumplir con requisito exigido para acta final de contratacin
2. Elaborar informe o resumen que abarque el proceso completa de la capacitacin
con base en
Competencias laborales.
3. Presentar conclusiones sobre.
4. Hacer recomendaciones para..
6.4.1.8 Temas o numerales
El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos. Si es ms de
uno, se enumeran y enuncian. Se inician a dos interlneas libres despus del ltimo
rengln del prrafo anterior y despus del ttulo, se deja una interlnea libre para digitar el
texto correspondiente.
Ejemplo 1: (De captulo sin enunciar)
SENSIBILIZACIN Y DESARROLLO DEL PROCESO
Como parte esencial de la capacitacin fue necesario realizar la sensibilizacin de todos
aquellos preseleccionados.
Ejemplo 2: (De numeral y ttulo)
1. SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO
La sensibilizacin tuvo lugar el 7 de enero de 2011, de 08:00 a las 011:00 horas.
Asistieron 50 personas de la cuales se seleccionaron 20
2. CAPACITACIN Y EVALUACIN
Se envi el programa y horarios, adems del plan de evaluaciones.

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6.4.1.9 Pginas subsiguientes
Para su presentacin vase 2.3.3.13 de la carta comercial.
6.4.1.10 Conclusiones
Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o
propuestas se escriban en maysculas sostenidas y contra e margen izquierdo, dos
interlneas libres del ltimo rengln del texto. La primera lnea de escritura se inicia a dos
interlneas del ttulo.
6.4.1.11 Nombres, cargos y firmas
Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre
se anota en mayscula sostenida, de cuatro a cinco interlneas libres del ltimo prrafo y
a continuacin se escribe el cargo.
SI son necesarias varias firmas, stas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo
de la otra o por parejas; en el segundo caso si el nmero de firmas es impar, la ltima se
escribe centrada.
6.4.1.12 Rbrica
Segn el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores
pueden escribir su rbrica encada una de las hojas del mismo, en la parte inferior al
margen izquierdo.
6.4.1.13 Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin
organizacional.
Vanse los numerales 2.3.3.12.1; 2.3.3.12.2; 2.3.3.12.3, de la carta comercial

RAZN SOCIAL (si el papel no tiene membrete)

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3 cm y 4 cm

0 a 1 interlnea libre
Dependencia y Cdigo
2 interlneas libres
TTULO RESUMEN EJECUTIVO
2 a 3 interlneas libres
Lugar y fecha de elaboracin
2 interlneas libres
ELABORADO POR: Nombres y apellidos de autor(es)
2 a 3 interlneas libres
3 cm y 4 cm

1. TTULO

2 cm y 3 cm

cmcm

1 interlnea libre
Texto del primer ttulo

.
2 interlneas libres
2. TTULO
1 interlnea libre
Texto del segundo
ttulo.
.

Figura 1 Esquema resumen ejecutivo, informes corto y extenso

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Resumen ejecutivo
2 interlneas libres
4. CONCLUSIONES
1 interlnea libre
Texto..

1 interlnea libre
Texto.
...........
2 interlneas libres
5. RECOMENDCIONES
1 interlnea libre
Texto
......
1 interlnea libre
Texto..
....
4 a 5 interlneas libres
NOMBRE Y FIRMA
Cargo

NOMBRE Y FIRMA
Cargo

2 interlneas libres
Anexos: (opacional)
Copia: (opacional)
1 interlnea libre
Transcriptor:

Figura 2 Esquema resumen ejecutivo, informes corto y extenso (pgina final)

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Departamento de Capacitacin DC-050

CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE
COMPETENCIAS LABORALES

Fecha:

Medelln, 4 de enero de 2011

ELABORADO POR:

Julio Anbal Castro Peralta

Juan Carlos Botero Caas

1. OBJETIVOS
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.

Cumplir con requisito exigido para la terminacin del contrato como Facilitador de
Acompaamiento.
Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final.
Presentar conclusiones
Hacer las recomendaciones del caso

2. RESUMEN
Despus de firmar el contrato..........................................

.
2.1 SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO
Para esta actividad se dedic el.

Durante el inicio

..
2.2 DESARROLLO DEL PROCESO
En la sensibilizacin se explic..

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..

Resumen ejecutivo DC-050

Todo se realiz..

..
3. CONCLUSIONES
* El proceso.
* Falt..

4.

RECOMENDACIONES

* Aclarar.
* Hacer..
* Para

JULIO ANBAL CASTRO PERALTA

Facilitador de Acompaamiento

JUAN CARLOS BOTERO CAAS

Facilitador de Acompaamiento

Copia: Doctora Natalia Contreras, Asistenta de Direccin

Anexos: cuatro (ocho folios)
Redactor: Juan Gonzalo Donado
Transcriptor: Julia Mara Corts

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Figura No. 1. Esquema zonas disponibles de carta estilo bloque extremo

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