El arte de la comunicacin

Establecimiento

de objetivos
Conceptos bsicos en gestin de proyectos
Caso Prctico: Implementacin tecnolgica

Fase de anlisis
Fase de implantacin

Conclusiones

Mejores prcticas
Dudas

Objetivo Versus Deseo

Realista
Alcanzable
Medible

Tres consignas sobre objetivos en la gestin de

proyectos:
Establecer

objetivos realistas y no ambiguos

Evaluar peridicamente si se estn
cumpliendo los objetivos
Implementar acciones correctivas.

Objetivos en un proyecto

Variados: Objetivos del proyecto, del producto, de coste, de tiempo, de

los stakeholders (interesados).
Se registran por va documental:
Enunciado o declaracin preliminar del alcance de proyecto
Enunciado o declaracin del alcance del proyecto
Los proyectos se consideran completos cuando se logran cumplir los
objetivos.
Una razn para terminar un proyecto antes de su completitud, es no
poder alcanzar los objetivos
Un entendimiento ms completo de los objetivos se alcanza a lo largo del
proyecto (conforme transcurre)
Forma parte del role de PM conseguir los objetivos del proyecto
La razn de la existencia de las actividades de calidad es estar seguro de
que el proyecto consigue sus objetivos.
La razn de los procesos de gestin de riesgos es analizar y reducir
amenazas y fomentar oportunidades a los objetivos del proyecto.
Los factores que podran impactar de forma negativa sobre los objetivos
del proyecto (amenazas, influencias de los stakeholders) deben ser
observados y monitorizados.
Los proyectos requieren frecuentemente de acuerdos entre los requisitos
y los objetivos de un proyecto.
Uno de los propsitos de desarrollar un plan de gestin de proyecto es
determinar cmo se llevar a cabo el trabajo para conseguir los objetivos
del proyecto

 Qu

es un proyecto? Temporal, con principio

y fin, crea un nico producto, servicio o
resultado. Se elabora de forma progresiva

reas de conocimiento:
Integracin
Alcance
Tiempo
Coste
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Riesgos
Compras

Conocimiento que debe tener un PM:

Gestin de equipos humanos, relaciones
interpersonales.
Negociacin
Liderazgo
Mentoring (de tutora)
Conocimiento del entorno del proyecto: quienes
son todos los interesados en el proyecto desde
todas las perspectivas (stakeholders), por qu se
est realizado dicho proyecto y cul es el plan
estratgico de la organizacin compaa/divisin
encargada.

Si queris saber mas..

 mbito:

Tecnologa, pero encontrareis

situaciones que aplican a cualquier tipo de
proyecto en otros mbitos
Descripcin: proyecto de implantacin de un
sistema de gestin integral para varios dpts.
del Banco.
Actores principales: Empresa, Proveedor
de Software, Consultora.
Equipo de proyecto
Conclusiones sobre resultados de proyectos
reales

 Un

sistema de gestin integral es un software

que permite gestionar todos los procesos de
negocio de diferentes reas de forma
integrada. Por lo general, est compuesto de
mdulos, ofreciendo informacin cruzada de
todos los procesos del negocio.
Este software debe ser adaptado para
responder a las necesidades especficas de
cada organizacin, y una vez implementado,
debe permitir a los empleados del banco
administrar eficazmente sus recursos y
obtener informacin en tiempo real.

Un proyecto de este tipo pasa por varias etapas:

Anlisis: fase en la que, tras analizar las
necesidades y objetivos de la organizacin, se
decide implementar un sistema de gestin
integral.
Planificacin: la fase de decisin sobre qu
software concreto se quiere implantar, seleccin
de proveedores que participarn en su
implantacin y qu otros recursos se van a
necesitar.
Ejecucin: la fase de implementacin,
incluyendo desarrollos, redefinicin de procesos,
formacin del personal,
Utilizacin: la etapa de uso y mantenimiento del
sistema.

A travs de la implantacin de un sistema de

gestin integral se pueden obtener enormes
beneficios, pero el proyecto tambin puede
ser un desastre para aquellas organizaciones
que fracasan en la gestin del proceso.

Resultados en implantaciones reales

El

objetivo que prevalece ha sido el

organizarse mejor. Despus mejorar y por
ltimo la integracin de sistemas, que es la
capacidad que da nombre a este tipo de
aplicaciones, lo cual resulta paradjico.
Un dato importante es poder estimar qu
fuerzas dentro de una organizacin
impulsan la toma de decisin para poner en
marcha el proyecto: muy importante el
apoyo de la direccin.

Resultados en implantaciones reales

En cuanto a las razones que empujan a

seleccionar la implantacin de una solucin
concreta, el argumento ms ampliamente
respetado es la funcionalidad que aporta el
producto, muy por encima del resto de criterios
que pueden ser considerados, e
independientemente de tamao y sector de la
organizacin.
A pesar de la tremenda importancia que supone
la actividad de consultora necesaria para
desarrollar un proyecto de este tipo, muchas
veces se adopta la decisin con una actitud de
compra de producto, ms que de
contratacin de servicio.

Tecnologa

Organizacin

Factores de xito genricos Estratgicos (largo plazo)

Implicacin de la direccin
Capacidad de adaptacin de la
empresa
Claridad de los objetivos del
proyecto
Eleccin de integrantes del
equipo de proyecto
Rediseo de los procedimientos
de trabajo
Implicacin de los trabajadores
de la empresa (usuarios)
Papel del responsable interno de
proyecto
Cercana y disponibilidad del
proveedor
Estrategia de implementacin
adecuada
Trabajo realizado para adaptar el
producto a la forma de trabajo de
la empresa
Versin de software adecuada

Factores de xito genricos Tcticos (corto plazo)

Implicacin de los mandos intermedios

Flujo de informacin y comunicaciones durante
el proyecto
Cumplimiento de la planificacin establecida
Plan de formacin de los usuarios
Actitud previsora de problemas de uso
Capacidad del equipo consultor
Agilidad con que se han resuelto situaciones no
previstas

Compatibilidad con los equipamientos

informticos
Compatibilidad con el sistema y necesidades de
comunicacin
Compatibilidad con Software preexistente

Para nuestro proyecto

Los tres principales factores de xito

identificados tanto por las empresas como
por los proveedores han sido, en idntico
orden:
La

capacidad del equipo consultor

el papel que puede desempear el
responsable de proyecto en la empresa
la implicacin de la direccin

Los factores menos valorados por las empresas de cara

a afrontar un proyecto de estas caractersticas son los
genuinamente tecnolgicos, por este orden:
Compatibilidad con el Software preexistente
Compatibilidad con los equipamientos informticos
Versin de software adecuada
Por su parte, los tres aspectos a los que las consultoras
conceden menor importancia son todos estratgicos,
y por este orden:
rediseo de los procedimientos de trabajo
implicacin de los trabajadores de la empresa
(usuarios)
trabajo realizado para adaptar el producto a la forma
de trabajo de la empresa.

 Queda

puesto de manifiesto que cada una de

las partes evita lo que podramos considerar
el mbito de conocimiento de la otra.

 Problemas

detectados durante la implantacin

..

Segn las Empresas

Perspectiva

Factores problemticos segn las empresas

Organizacional Tctico
Tecnolgico Estratgico
Organizacional
Estratgico
Organizacional Tctico

Cumplimiento de la planificacin establecida

Estrategia de implementacin adecuada
Rediseo de los procedimientos de trabajo
Agilidad con que se han resuelto situaciones no previstas
Trabajo realizado para adaptar el producto a la forma de
trabajo de la empresa
Flujo de informacin y comunicaciones durante el proyecto
Actitud previsora de problemas de uso
Plan de formacin de los usuarios
Compatibilidad con el sistema y necesidades de
Comunicacin
Capacidad del equipo consultor

Tecnolgico Estratgico
Organizacional Tctico
Organizacional Tctico
Organizacional Tctico
Tecnolgico Tctico
Organizacional Tctico

Segn las consultoras

Perspectiva

Factores problemticos segn las consultoras

Tecnolgico tctico
Organizacional
Estratgico
Tecnolgico estratgico

Compatibilidad con el Software preexistente

Claridad de los objetivos del proyecto
Trabajo realizado para adaptar el producto a la forma de
trabajar de la empresa
Actitud previsora de problemas de uso
Trabajo realizado para adaptar el producto a la forma de
trabajo de la empresa
Compatibilidad con los equipamientos informticos
Compatibilidad con el sistema y necesidades de
comunicacin
Implicacin de la direccin
Flujo de informacin y comunicaciones durante el proyecto
Estrategia de implementacin adecuada

Organizacional Tctico
Tecnolgico Tctico

Tecnolgico Tctico
Tecnolgico Tctico
Organizacional
Estratgico
Organizacional Tctico
Tecnolgico estratgico

 La

mayor parte de las implantaciones que

no funcionan tanto a nivel de proyecto
como de resultados se deben a una falta
de previsin/planificacin.
Se detecta ms madurez en aquellas
empresas que ya tienen un sistema de
gestin implantado, y que han tenido
tiempo para asimilar el anterior

 Se

presta poca atencin a evaluar el

impacto de la implementacin
Los beneficios de implantar un sistema de
gestin integral estn claros para las
empresas
Los fallos son subsanables

 El

ritmo de implantacin debe ser

establecido por la empresa, as como la
decisin de pasar de una fase a otra
El problema no es que el consultor
conozca o no el sector de actividad de la
empresa, sino que la empresa conozca sus
propios procesos
Se ayuda poco al consultor

La satisfaccin disminuye al aumentar la

envergadura del proyecto
Se confan en soluciones tecnolgicas para
solventar problemas organizativos
El mayor factor de xito en las
implantaciones es la madurez de la
organizacin
La falta de formacin adecuada de las
personas en las que reside la capacidad de
decisin les lleva a confiar en exceso en
argumentos comerciales y descuidar criterios
que deberan tener mayor peso

 Aunque

muchas organizaciones aprovechan

estos proyectos como una va para
organizarse mejor, quizs tenga ms sentido
el adelantarse y solucionar los problemas
organizativos con carcter previo al inicio
de los trabajos
La solucin tecnolgica no es una panacea
que nos permita organizarnos mejor, al
contrario es una herramienta que exige un
nivel previo que no siempre se encuentra en
las empresas.

Anlisis de necesidades y objetivos

Se

trata de establecer las especificaciones

que debe cumplir la solucin que se desea
implantar a partir de un anlisis que a
partir de la informacin recogida o
suministrada por los responsables de las
distintas reas.
Anlisis DAFO del proyecto
Identificar y evaluar necesidades reales de
la empresa mediante un listado, y a partir
de ah, definir objetivos cuantificables y muy importante-, acordes con la estrategia
de la organizacin

Estrategia de implementacin: empezar con

tiempo
Realizar

una planificacin realista del

proyecto.
Probablemente realizar la implantacin
secuencialmente

Eleccin del Sistema

Conocer

adecuadamente las
tecnologas disponibles
Contactar con proveedores del
software
Solicitar propuestas
Tomar la decisin

Seleccin de la consultora
Tiempo estimado de implementacin, fecha
estimada de arranque del proyecto y de puesta en
marcha del sistema.
Costes del proyecto, discriminado el coste de la
implementacin del coste de soporte post
implementacin.
Listado de consultores del equipo de trabajo con los
CV de cada uno, funcin en el equipo, condiciones de
sustitucin.
Plan de contingencia en caso de no cumplir con el
tiempo o presupuesto estimados.
Alcance del trabajo: implementacin,
mantenimiento, formacin de usuarios
Listado con las obligaciones y recursos que tendr
que proveer la empresa
Experiencia en la implementacin del sistema
elegido: referencia de otros proyectos similares

Inicio del proyecto

Una vez seleccionada la tecnologa y la
consultora, comunicar el inicio del proyecto a
todos los implicados y fijar un cronograma
provisional de implementacin no muy
detallado pero que fije una fecha para empezar
a trabajar.
La empresa no debe olvidar que ser ella quien
deber controlar la implantacin, marcar el
ritmo, llevar las riendas del proyecto.
Es muy importante saber comunicar los
beneficios del proyecto a los integrantes de la
organizacin para conseguir que todo el mundo
perciba la potencial mejora

Formacin del personal

La formacin debe ser contemplada
separadamente por un lado a los directivos y
mandos intermedios, y por otro lado, al resto
del personal de la organizacin.
Hay que tener en cuenta la Importancia del
orden de las actividades formativas: Es til
comenzar primero por los que participan en el
proyecto y, adems, no esperar a la fase de
post-implementacin.
Resulta adecuado realizar una evaluacin
previa del nivel que tiene el personal que
utilizar la herramienta.