LA ORGANIZACIN DE LA AGENDA

Sin duda, eres consciente de la importancia que tiene una buena gestin de la agenda
de tu jefe. Pero gestionar correctamente tu propia agenda es tambin muy importante.
Dada la gran cantidad de herramientas y aplicaciones informticas a nuestra
disposicin en la actualidad, seguro que combinas tu agenda en papel tradicional con la
agenda electrnica, o utilizas slo esta ltima. Quizs es mejor que mantengas las dos
opciones por si hay algn problema o algo falla, al menos para las citas y eventos importantes.
Un elemento imprescindible de una buena agenda es decidir lo que va primero,
priorizar. Distintos expertos sealan la necesidad de dividir el trabajo en tres tipologas de
prioridades, para lo que tienes que asumir que lo importante siempre va antes que lo
urgente, porque esto ltimo es un factor temporal, mientras que lo importante es un factor de
objetivos empresariales.
Los tres criterios de prioridad son los siguientes:

Establece los trabajos ms importantes en la categora A y dispn la mayora

de tu tiempo en ellas.

En la categora B incluye las tareas que pueden aplazarse para ms adelante o

que puedes delegar, aunque sea en parte.

Incluye en la categora C trabajos rutinarios a los que dedicas mucho tiempo y

que no sirven para alcanzar objetivos.

Gestiona tu tiempo de tal modo que puedas gestionar las tareas clasificadas como
prioritarias evitando, sobre todo, que otras personas o trabajos te distraigan. La interrupcin
no slo nos quita tiempo del que disponemos para realizar una tarea, en muchas ocasiones
nos hace retroceder y tener que volver a retomarla no desde el punto en que lo dejamos sino
casi desde el principio, pues hemos perdido el hilo.
Los jefes suelen fijar sus propias citas a lo largo del da en sus reuniones de negocios,
entrevistas, encuentros o durante sus viajes. Por tanto, una buena coordinacin entre tu jefe
y t es imprescindible.
Lo ideal sera que cada tarde, antes de finalizar el trabajo, dedicarais un tiempo a
coordinar las citas y tareas del da siguiente. Si adems tambin te encargas de coordinar las
citas de otros compaeros o departamentos, necesitars que haya una muy buena
colaboracin. Tienes que concienciarlos y establecer algn sistema para que te avisen con
tiempo suficiente de sus ausencias, viajes, vacaciones, etc.
Si acuerdas fechas con colaboradores externos, como hoteles, organizaciones,..., pide
que te enven confirmacin por escrito. A veces tambin es necesario para reuniones internas
de la empresa; si no puede pasar que alguien no acuda a la hora indicada o incluso que no se
presente, porqu no entendi bien la hora o simplemente como no se lo haban comunicado
por escrito no se lo tom en serio.

Y para que nada falle y no haya ninguna posibilidad de error, ser imprescindible que
una vez programada:

Revises constantemente la agenda, sobre todo repasar las reuniones

Compares tu agenda con la de tu jefe

Compruebes la informacin interna y externa

Recuerdes a tu jefe con suficiente antelacin las citas y prioridades.

Un gran ladrn de tiempo: las reuniones

Para minimizar el impacto de una reunin en nuestro ritmo de trabajo, el primer paso
es diferenciar y clasificar las reuniones o citas en dos tipos:
Reuniones Flexibles: Entraran en este grupo las reuniones o citas con plazos que podemos
cambiar y adaptar, por ejemplo las reuniones, entrevistas, visitas, presentaciones,
etc.
Reuniones Fijas: Todas aquellas reuniones o citas con plazos fijos, tales como, los cumpleaos,
fechas de pago, ferias, exposiciones, etc.
A pesar de esta clasificacin estndar ser importante tener en cuenta que en funcin
de decisiones especficas o exigencias de la empresa un evento de tipo flexible podemos pasar
a considerarlo como de plazo fijo.
Una vez hayas determinado de qu tipo de reunin se trata ser muy importante que
determines, en cualquiera de las citas, reuniones, etc. de la agenda, la respuesta a las
siguientes preguntas:

Cundo?
Dnde?
Por qu?
Cunto tiempo?

De esta manera, sabiendo objetivos, medios, fecha, y duracin, podrs planificarla,

reservar sala, prever documentacin etc. sin mayor problema y sin constantes cambios.
Como bien sabes, la fijacin de una fecha para una reunin y la coordinacin de la misma
requieren una gran inversin de tiempo cuando son varios los asistentes.
Influyen muchos factores: intereses personales de cada participante, condiciones del
lugar, medios de transporte, disponibilidad de calendario, etc. Cuantas ms personas deban
acudir a una reunin conjunta, ms difcil es encontrar el da y la hora que ms convenga a
todos. Trabajar con una agenda electrnica compartida en la empresa ayuda mucho ya que en
ellos quedan plasmados los das y horas ocupados por las diferentes personas de la empresa y
los das todava libres.
Adems la agenda te avisa si sobrepones alguna cita. Si por el contrario planificas las
con el sistema convencional te recomendamos la elaboracin de una matriz de coincidencias.

Matriz para la coordinacin de reuniones

Apunta en la matriz el nombre de los participantes en la reunin. Anota las citas que
dichas personas ya tienen. Marca los das y horas en que debera celebrarse la reunin, De esta
forma con una simple y rpida ojeada vers el da y hora ms idneo para celebrarla.
Muchos son los factores que influyen en la duracin de una reunin: interrupciones,
problemas adicionales, retraso en el inicio de la reunin,... Por tal motivo, es muy difcil
establecer de forma exacta cunto puede durar.
Sin embargo, existen varias reglas de oro que no debemos olvidar:

Conocer el orden del da de la reunin ser imprescindible para concretar de

forma aproximada su duracin.

Programar siempre un amplio margen entre reuniones, nos evitar que una
reunin se sobreponga a otra por alargarse una ms de lo previsto.

Seleccionar las fechas ms adecuadas para los participantes, para tu empresa y

para ti.

Otros consejos:

Evitar la acumulacin de citas en un mismo da

Dejar espacios en blanco en la Agenda
Coordinar la Agenda permanentemente con tu jefe
Establecer dentro de la Agenda prioridades
Conocer de todos los actos programados su finalidad
Disponer de informacin objetiva y completa de todos los colaboradores
implicados.
Avisar con suficiente antelacin a todos los participantes
Confirmar por escrito las citas acordadas oralmente

(Fuente: SecretariaPlus)