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Procedimiento de

Denuncia de Fraude
Aprobado por el Directorio de Celulosa Arauco y Constitucin S. A.

2008

ndice
Aplicacin y Alcance

Objetivo
Definicin

Denuncia de Fraude

Proteccin de las Personas Denunciantes


Canales de Denuncia de Fraude
Recepcin de la Denuncia
Registro de las Denuncias
Tratamiento de la Denuncia
Confidencialidad
Informe de Investigacin
Resolucin de la Denuncia

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Aplicacin y
Alcance
Objetivo

El objetivo de este documento es definir el procedimiento de denuncia, investigacin y solucin de fraudes, con el fin de garantizar el anonimato del denunciante, evitar filtracin de informacin e involucrar a
inocentes y garantizar las acciones legales.
Celulosa Arauco y Constitucin S.A. y sus filiales (Arauco) ha adoptado este programa para recibir, aceptar, investigar y actuar en caso de
denuncias directas o annimas de trabajadores, clientes, proveedores,
accionistas y terceros, con respecto principalmente a todo aquello relacionado con la observancia de los Principios Empresariales, Normas
de Conducta tica, Conflictos de Inters y todo tema relacionado a
incumplimiento regulatorio, control interno, alteracin de los Estados
Financieros y Situaciones o hechos que requieren la atencin de la
Administracin y/o del Directorio, proporcionando seales o informacin distorsionada al mercado, inversionistas, propietarios, clientes
o acreedores, respecto de la realidad de la empresa y garantizar el
anonimato del denunciante, evitar filtracin de informacin e involucrar a inocentes y garantizar las acciones legales.
Para todas las denuncias recibidas se asegura su anlisis independiente,
confidencial y sin represalias.

Definicin

Para los efectos de este Procedimiento, entendemos como fraude una


gama completa de irregularidades y actos ilegales, caracterizada por
un engao intencionado. El fraude puede ser perpetrado en beneficio
o en detrimento de la Organizacin y puede ser efectuado tanto por
personas de fuera como de dentro de la misma.
Engao es el empleo de cualquier astucia, falacia o maniobra que persiga inducir a error a una persona determinada, para causar un dao
patrimonial.

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Aplicacin y
Alcance
Definicin (cont.)

Algunos ejemplos de fraudes en beneficio de la Organizacin son:


- Venta o asignacin de activos ficticios o falseados.
- Pagos impropios, tales como aportaciones polticas ilegales,
cohechos, sobornos o pagos a funcionarios del gobierno,
intermediarios de funcionarios del gobierno, clientes o
proveedores.
- Presentacin o valoracin premeditada e irregular de transacciones, activos, pasivos o beneficios.
- Precios de transferencia premeditados e irregulares (por
ej.: valoracin de bienes intercambiados entre sociedades
relacionadas).
- Transacciones premeditadas e irregulares entre partes
relacionadas entre s, en las cuales una de las partes percibe
algn beneficio, que no se puede obtener en una transaccin sin trato a favor.
- Errores intencionales en el registro o publicacin de informacin relevante con el objeto de mejorar la presentacin
financiera de la organizacin frente a terceros.
- Actividades de negocio prohibidas, tales como las que violan
las leyes, normas, reglamentos o contratos.
- Fraude fiscal.
Algunos ejemplos de fraude para el beneficio directo o indirecto de
un trabajador, de un tercero ajeno o de otra organizacin son:
- Aceptacin de sobornos o cohechos.
- Desviacin hacia un empleado o un tercero ajeno, de una
transaccin potencialmente lucrativa que, normalmente,
generara beneficios para la organizacin.
- Desfalco, tipificado como la apropiacin fraudulenta de
dinero o propiedades, y la subsiguiente falsificacin de los
registros financieros para encubrir el hecho, haciendo difcil
su deteccin.
- Ocultacin o falsificacin intencionada de hechos o datos.
- Reclamaciones cursadas por bienes o servicios no suministrados realmente a la organizacin.

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Denuncia
de Fraude
Proteccin de las
Personas Denunciantes

Este procedimiento ofrece proteccin contra cualquier medida


discriminatoria, producto de la denuncia, que pudiere adoptar Arauco
contra el trabajador que realice una denuncia de buena fe y bajo los
parmetros de este procedimiento.
Para facilitar el cumplimiento de la obligacin que tienen los trabajadores de denunciar los hechos, conductas o circunstancias que puedan
constituir a su juicio una infraccin a este Cdigo, se utilizar el
siguiente conducto de denuncia.
Consistentemente con las polticas y principios de Arauco en ninguna
instancia, se podr tomar represalias o tratar de tomar represalias,
contra cualquier persona que de buena fe y bajo los parmetros de
este procedimiento formule una denuncia a Arauco.

Canales de
Denuncia de Fraude

i. Correo Tradicional: El denunciante podr realizar la denuncia por


medio de carta confidencial, dirigida al Secretario del Directorio o
a cualquiera de sus miembros. La denuncia no ser considerada si la
carta no incluye un telfono o correo electrnico vlido de contacto.
Particularmente en el caso de las filiales en Argentina y Brasil, la
denuncia deber ser dirigida al Secretario de su propio Directorio
o a cualquiera de sus miembros. En adelante, toda referencia que se
realice a Directorio, miembros de ste y otros relacionados, exclusivamente para Argentina y Brasil corresponder a su propio Directorio.
ii. Pgina web: www.arauco.cl, en la cual se deber ingresar a la seccin
Acerca de Arauco tica, Se excepta a lo anterior; Argentina,
pgina web: www.altoparana.com.ar, en la cual se deber ingresar a la
seccin Alto Paran tica, y Brasil, pgina web: www.araucodobrasil.com.br, en la cual se deber ingresar a la seccin Placas do Paran
tica.
Cualquiera sea el caso, aparecer un formulario para redactar la denuncia. Si la denuncia se desea realizar en forma annima, esta comunicacin no ser considerada si el denunciante no indica un nmero
telefnico o un correo electrnico vlido de contacto.

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Denuncia
de Fraude
Recepcin de la Denuncia

El Secretario del Directorio o cualquiera de sus miembros, especialmente delegado al efecto y/o el Presidente del Directorio, estarn
facultados para recibir y gestionar el inicio de la investigacin de las
denuncias. Estas sern dadas a conocer al Presidente del Directorio
en la siguiente sesin que se realice. En esta calidad y para dar inicio al
proceso investigativo acta bajo la autoridad y mandato del Directorio
de Celulosa Arauco y Constitucin S.A.
La persona que haya sido designada para esta funcin deber investigar, resolver y elaborar un reporte de la investigacin, que ser entregado y presentado al Directorio.
En el caso de las filiales en Argentina y Brasil, si bien las denuncias sern recepcionadas y gestionadas por El Directorio respectivo, siempre
se deber mantener informado al Directorio de Arauco Casa Matriz.

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Denuncia
de Fraude
Registro de las Denuncias

El Secretario del Directorio deber mantener un registro de las denuncias recibidas, independiente si son o no investigadas conteniendo,
entre otros, la siguiente informacin:
(i) La fecha y naturaleza de la denuncia y las personas
involucradas;
(ii) Estado actual de la investigacin;
El Secretario del Directorio deber proporcionar una actualizacin de
este registro, destacando el estatus de las investigaciones en curso.
Todas las denuncias e informaciones reciben tratamiento y/o consideracin legal, acorde a su contexto, a travs de asesora especfica.
Si se acoge la denuncia por parte del Directorio, ste podr entregar
el caso a cualquier persona idnea para llevar a cabo la investigacin
de fraude.
El Secretario del Directorio o algn miembro del Directorio designado para investigar la denuncia recibida, deber evaluar si sta tiene
el mrito de ser abordada y dar cuenta de su recomendacin en la
siguiente sesin del Directorio, instancia que decidir finalmente si
debe o no darse curso a una investigacin.

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Denuncia
de Fraude
Tratamiento de la Denuncia

La instancia que realice la investigacin, deber tomar las medidas


para recabar el mximo de informacin que permita llevar a cabo la
indagacin y estar facultada para interactuar con la fuente emisora
de la denuncia para efectos de recabar mayores detalles y as dar un
apropiado y oportuno curso a la investigacin.
Si por el contrario no es posible obtener informacin suficiente para
dar curso a la investigacin, la denuncia se archivar y se incorporar
al registro estadstico de denuncias.
En caso de realizarse la investigacin, los pasos a seguir sern:
i. Se solicita y realiza una reunin con el denunciante fuera
de la oficina, donde da a conocer en detalle la operacin
y los supuestos involucrados. La persona designada como
responsable de realizar la investigacin, le da a conocer
las condiciones de resguardo de informacin y garanta de
anonimato, establecidos en este procedimiento.
ii. Se procede a tipificar y cuantificar la o las operaciones,
efectuando un control de los antecedentes proporcionados.
iii. Se definen los medios de prueba necesarios para acreditar
la denuncia.
iv. Se comprueba la realidad de la informacin.
v. Se define el impacto y los responsables del fraude.
Recabada toda la informacin y concluida la investigacin, la persona
designada como responsable de realizarla, deber preparar el informe
respectivo.

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Denuncia
de Fraude
Confidencialidad

Las investigaciones debern realizarse bajo una absoluta confidencialidad, permitindose la divulgacin slo de aquellos datos necesarios
para llevar a cabo las acciones que sta requiera. Dicha confidencialidad debe mantenerse durante todo el proceso de investigacin, y sus
resultados tambin se entienden como confidenciales, y slo podrn
ser conocidos por el Directorio.
En el caso que la denuncia involucre o implique directa o indirectamente a quien ha sido designado por el Directorio como responsable
por la investigacin de las denuncias, deber excusarse oportunamente de ella, informando de tal situacin por escrito al Presidente
del Directorio. Acto seguido, el Directorio deber nombrar a otro
responsable para que efecte la investigacin.

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Denuncia
de Fraude
Informe de Investigacin

El Secretario del Directorio, deber revisar y analizar las denuncias


que se hayan recepcionado, dejando evidencia de esta accin en sus
papeles de trabajo. Adems, una vez realizada la investigacin, deber
emitirse un informe con los antecedentes recopilados, con un razonable detalle y con una relacin clara de los hechos. Estos Informes de
Investigacin, entre otros antecedentes, debern describir:
(i) la denuncia recibida,
(ii) los procedimientos utilizados para investigarla;
(iii) resultados documentados de la investigacin, y
(iv) las medidas correctivas que se puedan recomendar.
El Directorio deber tomar las medidas pertinentes y en caso de ser
necesario, proceder a solicitar una ampliacin de antecedentes.
El Secretario del Directorio o la persona designada para llevar a cabo
la investigacin podr, previa aprobacin del Presidente del Directorio,
contratar auditores externos, asesores u otros peritos externos para
que le ayuden a investigar y analizar los resultados.
Todas las investigaciones debern hacerse confidencialmente de tal
manera que slo se divulgue la informacin necesaria para facilitar la
revisin de los documentos investigados o lo que exija la Ley.
Adicionalmente podr, si lo estima razonable y necesario, requerir la
ayuda del equipo de Auditora Interna, Gerentes, otros Ejecutivos u
otros colaboradores de Arauco para investigar y resolver la denuncia,
manteniendo siempre la confidencialidad.
Los costos que involucre la investigacin de las denuncias sern imputadas al presupuesto del Directorio.

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Denuncia
de Fraude
Resolucin de la Denuncia

El Directorio deber revisar el Informe de Investigacin recibido,


aplicar las sanciones disciplinarias que correspondan e instruir a la
Administracin que adopte cualquier medida correctiva en respuesta
a una determinada denuncia. El Directorio podr, a su discrecin, consultar a cualquier ejecutivo de Arauco o a cualquier tercero que pueda
tener los conocimientos especializados apropiados para que le ayude
en la investigacin.
Si la denuncia recibida y el informe final de la investigacin determine o concluya que la situacin reportada tiene aristas o implicancias
de carcter legal, el Gerente de Asuntos Legales o Fiscal de Arauco
deber asesorar y tomar todas las acciones pertinentes para efecto
de resguardar los intereses de la Compaa y poner, en el ms breve
plazo el caso, en conocimiento de la justicia ordinaria.

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