Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Documento Administrativo
Documento Administrativo
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda informacin o hecho fijado o
registrado en cualquier tipo de soporte o material que sirvan para comprobar o acreditar
algo.
Tendrn la consideracin de documento pblico administrativo los documentos
vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. Cada
Administracin Pblica determinar reglamentariamente los rganos que tengan atribuidas
las competencias de expedicin de copias autenticas de documentos pblicos o privados.
Las copias de cualesquiera documentos pblicos gozarn de la misma validez y eficacia
que estos siempre que exista constancia de que sean autnticas.
El documento oficial rene, en general, las mismas caractersticas que los dems
documentos aunque con algunas salvedades:
a) En ellos se establece una relacin entre las personas fsicas o jurdicas con la
Administracin Pblica o de diferentes organismos pblicos entre s.
En este primer punto como ejemplo lo podemos basar en la entrega de los recibos
de pago a los servidores pblicos, quien en su efecto; al firmarnos comprueba la
conformidad la aportacin realizada por parte de esta secretaria de estado, misma
conformidad queda establecida en esta documentacin que sirve como respaldo a la
direccin general de recursos humanos y esta unidad de asuntos jurdicos.
b) La mayora de estas relaciones se realizarn a travs de unos impresos ya
preestablecidos o normalizados;
Un ejemplo claro de este punto es cuando la direccin general de recursos
humanos nos enva el listado, preestableciendo el monto total que va a recibir cada
servidor pblico de manera quincenal.
llevara a cabo el respaldo de dicho proceso ante la direccin general de recursos humanos y
esta unidad para futuras auditorias
Como podrs observar se te present una diapositiva en la que te explica que es un archivo
de gestin y la conservacin de la informacin.
Se dice que al conservar la documentacin transferida, custodiarla en las mejores
condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios bsicos:
PROCESOS ARCHIVISTICOS
Los documentos sern objeto de normalizacin, para que cada serie o tipo de los mismos
obedezcan a iguales caractersticas o formato, facilitando al mismo tiempo las tareas de
archivar, clasificar, extraer datos, mecanizacin e informatizacin, etc.
Ejemplo:
En el caso de la clasificacin u ordenamiento de los comprobantes de pago se podra
decir que es alfanumrico, porque a travs de los datos que se han generado de cada
trabajador de esta dependencia se le ha asignado a cada uno un nmero de empleado o
mejor conocido como (IDEM),un RFC; mismos que sirven como referencia que sirvan
como mas convenga encargada a esta rea de pagadura.
En el trabajo archivstico, una vez que hemos establecido la clasificacin de los
documentos de un fondo o de una seccin, atendiendo a los rganos o funciones de la
Normas:
1.- La comunicacin establecida a travs de la Notificacin, tendr carcter obligatorio para
todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma.
2.- Ser emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.
Usos:
1.- Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.
2.- Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.
3.- Noticias e informaciones de inters para la Organizacin.
4.- Aspectos de carcter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y
otros.
5.- Nombramientos de funcionarios.
Distribucin:
- Original: rea emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e informacin y
utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin de sus subordinados.
En el prximo capitulo continuaremos con mas sobre normas y usos de documentos.