Politicas de Desarrollo Administrativo 2

Modelo Integrado de
Planeacin y Gestin
Diciembre 14 de 2012
Equipo de Trabajo
Decreto 2482 de 2012

Esquema del Modelo
DESARROLLO
Metas de Gobierno
PRESUPUESTO
Front-Office
RESULTADOS
Gestin Misional y de
Gobierno
Transparencia,
Participacin y
Servicio al Ciudadano
Gestin del Talento
Humano
Eficiencia
Administrativa
Ejecucin Plan
Estratgico
Sectorial
Ejecucin Plan
Estratgico
Institucional
Ejecucin Plan de
Accin Anual
Ejecucin
presupuestal
Gestin Financiera
GOBIERNO EN LNEA
MECI SINERGIA SEGUIMIENTO

Monitoreo, Control y Evaluacin
Formulario nico Reporte de Avances de la Gestin
PLAN NACIONAL DE
Back-Office
COMPETENCIAS
LEGALES
GESTIN
Polticas de Desarrollo Administrativo
INSUMOS/REFERENTES
Polticas de Desarrollo
Administrativo
Transparencia,
Participacin y
Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano

Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica
Participacin Ciudadana
Rendicin de Cuentas
Gestin del Talento

Humano
Plan Estratgico de RRHH

Plan Anual de Vacantes
Capacitacin
Bienestar e Incentivos
Eficiencia
Administrativa
Gestin de la Calidad
Eficiencia Adtiva y Cero Papel
Racionalizacin de Trmites
Modernizacin Institucional
Gestin de Tecnologas de Informacin
Gestin Documental
Gestin Financiera
Programacin y Ejecucin Presupuestal

PAC
Proyectos de Inversin
Plan de Anual de Adquisiciones
GOBIERNO EN LNEA
MECI
Indicadores y metas de gobierno
SINERGIA
SEGUIMIENTO
Gobierno

mbito de aplicacin. Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder
Pblico del Orden Nacional, organizados en los trminos sealados en el artculo
42 de la Ley 489 de 1998.
Instancias: Responsables de liderar, coordinar y
implementacin del modelo a nivel sectorial e institucional.
Sectorial
Institucional
facilitar
la
Monitoreo, control y evaluacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin:

Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno del Departamento Nacional de
Planeacin
Modelo Estndar de Control Interno MECI
Marco Conceptual
Alineacin de la Planeacin
Crecimiento y
competitividad
Igualdad de
oportunidades
PROSPERIDAD
DEMOCRTICA
Plan Nacional de Desarrollo PND
Consolidacin de
la paz
Plan Estratgico Sectorial

Mapa Estratgico 2012 - 2014
Perspectiva
Cliente
Proceso
Aprendizaje,
Crecimiento e
Innovacin
Plan Estratgico Institucional
Recursos
Plan de Accin Anual

Programacin Presupuestal Proyectos de Inversin Plan
de Anual de Adquisiciones
Administrativo
Transparencia,
Participacin y

Pblica
Rendicin de Cuentas
Gestin del Talento

Humano

Capacitacin
Eficiencia
Administrativa
Gestin Documental
Gestin|
Gestin Financiera
Financiera

PAC
GOBIERNO EN LNEA
MECI
SINERGIA
SEGUIMIENTO
Gobierno
Gestin Misional y de Gobierno

Orientada al logro de las metas establecidas, para el
cumplimiento de su misin y de las prioridades que el
Gobierno defina. Incluye, entre otros,
para las
entidades de la Rama ejecutiva del orden nacional, los
indicadores y metas de Gobierno que se registran en el
Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno,
administrado por el Departamento Nacional de
Planeacin.
Pasos para construir el nuevo Sistema

de Seguimiento
1. Envo del Plan Estratgico Sectorial

Plan
Estratgico
Sectorial
Documento que contiene los Programas de Accin Gubernamental

(PAG) e indicadores priorizados en el marco del Plan Nacional de
Desarrollo de cada uno de los sectores de la Rama Ejecutiva.
Plan
Estratgico
Sectorial
Metas del
Sector
Indicadores
Metas del
PND
Practicas del Seguimiento
Esquema piramidal de uso de la informacin
Seguimiento
Territorial
Evaluacin
SEGUIMIENTO
OBJETIVO: fortalecer las capacidades de

gestin del gobierno central. Permitiendo
monitorear y gestionar los intereses
prioritarios de la Presidencia.
ANALISIS ESTRATGICO: Tiene un enfoque
basado en indicadores de gestin y no
posee gran visin estratgica.
HERRAMIENTAS: Batera de indicadores
sectoriales.
PERIODICIDAD: nfasis en el anlisis de
mediano plazo (semestral y anual)
USO: Ofrece informacin sobre aspectos
administrativos, de ejecucin y de gestin
en contraste con aspectos ms amplios de
eficacia de las polticas pblicas.
OBJETIVO: Verifica de manera continua el

cumplimiento de las metas del PND, a travs
de alertas tempranas y el uso de
informacin de calidad para la toma de
decisiones.
ANLISIS ESTRATGICO: Enfoque de gestin
publica orientada a resultados e involucra la
percepcin de cambio entre partes
interesadas.
HERRAMIENTAS: Batera de indicadores
transversales, sectoriales, de gestin y
tableros de control como herramienta
gerencial.
PERIODICIDAD: nfasis en el anlisis de
corto plazo (mensual y trimestral)
USO: Genera Informes sistemticos con
informacin cuantitativa y cualitativa sobre
los avances del PND, basndose en los
tableros de control.
Productos del Seguimiento
Productos del Seguimiento
Administrativo
Transparencia,
Participacin y

Pblica
Rendicin de Cuentas
Gestin del Talento

Humano

Capacitacin
Eficiencia
Administrativa
Gestin Documental
Gestin Financiera

PAC
GOBIERNO EN LNEA
MECI
SINERGIA
SEGUIMIENTO
Gobierno
Transparencia, Participacin y Servicio al

Ciudadano
Orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible
la gestin pblica. Permite la participacin activa de la
ciudadana en la toma de decisiones y su acceso a la
informacin, a los trmites y servicios, para una atencin
oportuna y efectiva. Incluye entre otros, el Plan
Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano y los
requerimientos asociados a la participacin ciudadana,
rendicin de cuentas y servicio al ciudadano.
Plan Anticorrupcin y de Atencin

al Ciudadano
Componentes
Mapa de riesgos de corrupcin y mitigacin
Estrategia antitrmites
Rendicin de cuentas
Mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano

al Ciudadano
Riesgo de corrupcin
Posibilidad de que por accin u omisin, mediante el

uso indebido del poder, de los recursos o de la
informacin, se lesionen los intereses de una entidad
y en consecuencia, del Estado, para la obtencin de
un beneficio particular.

al Ciudadano
Debilidades: registros
histricos o informes
de aos anteriores y
memoria institucional.
Amenazas: procesos
similares de otras
entidades.
Descripcin Riesgo
de Corrupcin.
Causas
Debilidades
IMPACTO NO
(Factores Internos)
Probabilidad
Amenazas
(Factores Externos)
Evitar
Riesgo:
medidas
encaminadas
a
prevenir
su
materializacin.
Anlisis
Administracin
Alta Direccin
Evitar o
Reducir
Reducir el riesgo: Implica

tomar medidas encaminadas
a disminuir la probabilidad
Casi seguro: Evento

ocurrir en la mayora
de las circunstancias.
Posible: Evento puede
ocurrir
en
algn
momento.
Casi Seguro.
Posible
Controles
Preventivos
y
Correctivos
C. Preventivo:
disminuyen probabilidad
ocurra o materialice.
C. Correctivo: combaten
o eliminan causas que lo
generaron.

al Ciudadano
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIN
Entidad:
Misin:
IDENTIFICACIN
ANLISIS
Causas
No.
Descripcin
SEGUIMIENTO
VALORACI
N
Riesgo
Proceso y
objetivo
MEDIDAS DE
MITIGACIN
Probabilidad de
materializacin.
Tipo de
control
Administracin
del riesgo
Acciones
Responsable
Indicador

al Ciudadano
Seguimiento y Control
Elaboracin Plan
Anticorrupcin
Consolidacin
Publicacin
Jefe de Planeacin en coordinacin con los

responsables de los procesos o procedimientos
Jefe de Planeacin de la entidad o quien haga

sus veces.
Entidad designa responsable.
Mecanismo de
Oficina de Control Interno realiza seguimiento.
seguimiento y control

al Ciudadano
SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS PARA LA CONSTRUCCIN DEL PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO
Entidad: _____________________________________________________________ Ao: ________
Estrategia,
mecanismo,
medida, etc.
Publicacin
Actividades
Mapa de riesgos de
corrupcin.
1.
2.
3.
Estrategia
Antitrmites.
1.
2.
3.
Estrategia de
rendicin de
cuentas
1.
2.
3.
Mecanismo para
mejorar la atencin
al ciudadano.
Enero 31
1.
2.
3
Otras :
___________
________________
1.
2.
3.
Consolidacin del
documento
Cargo ____________________________
Nombre: __________________________
Firma:_____________________________
Seguimiento de la
Estrategia.
Jefe de Control Interno

Nombre: __________________________
Firma:_____________________________
Actividades realizadas
Abril 30
Agosto 31
Diciembre 31
Responsable
Anotaciones
Transparencia y acceso a la
informacin
Principios del acceso a la informacin
Transparencia y
mxima
publicidad para
titular universal
Toda informacin en posesin, bajo

control o custodia del Estado es pblica
y no podr ser reservada o confidencial,
salvo que est contemplada en la ley o
en la Constitucin y que sean acordes
con los principios de una sociedad
democrtica.
La informacin se debe proporcionar y
facilitar en los trminos ms amplios
posibles y a travs de los medios y
procedimientos que al efecto se
establezcan.
informacin
El derecho de acceso a la informacin
El derecho de acceso a la informacin genera la obligacin

correlativa de divulgar activamente la informacin pblica y
responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna
y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez
conlleva la obligacin de producir o capturar la informacin
pblica.
informacin
Acceso a la Informacin Pblica
Predominio de la
cultura del
secreto
Dispersin
normativa en
Colombia
Voluntad poltica en
aras de un gobierno
transparente
Derecho reconocido
por la Constitucin,
pero sin norma que lo
reglamente
Cumplimiento de
convenciones
internacionales
Herramienta
indispensable para
fortalecer la democracia y
la participacin ciudadana
Derecho fundamental necesario para El Buen Gobierno y la

lucha contra la corrupcin
informacin
Proyecto de Ley de acceso a la Informacin Pblica
Iniciativa de proyecto
de ley por parte de la
organizaciones de la
sociedad civil
Implementacin de la
ley
Apoyo,
acompaamiento y
contribuciones por
parte del gobierno
nacional al proyecto
Revisin del
proyecto por parte
de la Corte
Constitucional
Inclusin de otros sectores del

Estado involucrados en el
tema.
Discusin y
aprobacin en la
rama legislativa
informacin
Promocin de la Transparencia y el Acce|so a la Informacin
Unidad normativa con estndares internacionales.
Ampliacin de sujetos obligados, incluyendo rganos de control, partidos polticos, prestadoras de
servicio pblicos, entre otras.
Garantas jurdicas del derecho de Acceso a la Informacin como derecho fundamental.
Principios de proactividad y oportunidad .
Acceso a la Informacin, en un lenguaje comprensible para todas las comunidades del pas.
Fortalecimiento del Ministerio Pblico como entidad garante del derecho de acceso a la
informacin pblica.
Vigencias diferencidas territorialmente en aras de garantizar las herramientas necesarias para la
implementacin de la ley en las distintas entidades del pas.
informacin
Desafos de la transparencia y del Acceso a la Informacin
Actuacin coordinada en el marco del Modelo Integrado

de Planeacin y Gestin.
Capacitar a los funcionarios de entidades nacionales y locales
para cumplir con las obligaciones de informacin proactiva.
Indicadores para fomentar la transparencia
y promover el acceso a la informacin
Consolidar y fortalecer los sistemas
de archivos de las entidades pblicas
Participacin ciudadana en la
gestin
La gestin institucional debe

realizarse con principios de
democracia participativa y
democratizacin
de
la
gestin pblica.
Ello implica la obligacin de
involucrar a los ciudadanos y
las organizaciones de la
sociedad
civil
en
la
formulacin,
ejecucin,
control y evaluacin de la
gestin pblica.
gestin
Ley 489 de 1998. Democratizacin y

Control de la Administracin Pblica
Art. 32. Todas las entidades y organismos

de la Administracin Pblica tienen la
obligacin de desarrollar su gestin acorde
con los principios de la democracia
participativa y democratizacin de la
gestin pblica.
gestin
QU ES PARTICIPAR?
Participar es ejercer poder, actuar e intervenir en
sociedad, e interactuar en la vida social, poltica,
econmica y cultural.
No slo es informarse, opinar o sentirse consultado
frente a alguna situacin.
plantear
ES poder
problemas
gestionar propuestas y proyectos,
Controlar procesos
intervenir en las decisiones que
sobre la vida social se toman
Departamento
Administrativo
Participacin
ciudadana en la
de la Funcin Pblicagestin
Repblica de Colombia
Niveles o grados de participacin ciudadana en la

gestin pblica
Planeacin
participativa
Control ciudadano
Colaboracin
ciudadana en la
ejecucin
Informacin y
consulta
gestin
Lineamientos
Identificacin del nivel de participacin ciudadana en la gestin de la

entidad
Formulacin participativa de las polticas pblicas, planes y programas
institucionales
Uso de medios electrnicos y presenciales en el proceso de planeacin
y formulacin de polticas de la entidad.
Definir los programas y servicios que pueden ser administrados y
ejecutados por la comunidad
Inclusin de normas sobre participacin ciudadana relacionadas
directamente con la entidad, en su normograma
Identificacin de experiencias exitosas de participacin ciudadana en la
entidad
Uso de medios electrnicos y presenciales en el proceso de elaboracin
de normatividad
Uso de medios electrnicos en la definicin y uso de datos abiertos
Consulta en lnea para la solucin de problemas
Rendicin de cuentas
Disponibilidad,
exposicin y difusin
de datos, estadsticas,
informes.
Informacin
Dilogo
Justificacin de las
acciones;
Presentacin de
diagnsticos e
interpretaciones; y
Manifestaciones de los
criterios empleados para
las decisiones.
Acciones que refuerzan

los comportamientos de
los servidores pblicos.
Medios correctivos por
las acciones de estmulo
por el cumplimiento o de
castigo por el mal
desempeo.
Incentivos y
sanciones
Rendicin de cuentas
Diagnstico
proceso anterior
Mapa de
actores y
caracterizacin
ciudadanos
Necesidades de
informacin
Capacidad
operativa y
disponibilidad
de recursos
Insumos
Evaluacin y
monitoreo
Diseo
Eleccin y
cronograma
acciones de
informacin
Eleccin y
cronograma
acciones de
dilogo
Eleccin y
cronograma
acciones de
incentivos
Ejecucin e
implementacin
Evaluacin de cada
accin
Evaluacin estrategia
en conjunto
Informe de R.D.C.
general
Evaluaciones externas
Poltica de Servicio al
Ciudadano
Objetivo
Centra sus esfuerzos en garantizar el acceso de los

ciudadanos, a travs de distintos canales, a los trmites y
servicios de la Administracin Pblica con principios de
informacin completa y clara, eficiencia, transparencia,
consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las
necesidades, realidades y expectativas del ciudadano.
Ahorra costos al ciudadano porque

cuenta con informacin completa y clara
Procedimientos,
mecanismos y
estrategias que
establecen las entidades
de la Administracin
Pblica para facilitar a
los ciudadanos el acceso
a los servicios y el
cumplimiento de sus
obligaciones
Acerca al Ciudadano a la Administracin
Promueve la transparencia, la rendicin

de cuentas y la lucha contra la
corrupcin
Garantiza
la
satisfaccin
de
las
necesidades o requerimientos de los
ciudadanos
Marco Conceptual
80 90
Nueva Gerencia
Pblica
Ciudadano cliente
nfasis en la
precisin y rapidez
del servicio
2000
Nuevo servicio
pblico
Ciudadano socio
nfasis en el
empoderamiento del
ciudadano
2010
Gerencia colaborativa,
Gobernabilidad en red, egovernment
Ciudadano socio y cliente
Rapidez y precisin
depende de la colaboracin
entre Estado y ciudadanos
Decreto Ley 0019 de

2012: ejemplo de este
tipo de iniciativas
Modelo de Eficiencia al
Servicio del Ciudadano
Principios de la Poltica
1. Lenguaje claro:
La entidad me ofrece informacin clara y
fcil de entender
2. Eficiencia:
La entidad me ofrece una respuesta
oportuna y coherente con mi necesidad
3. Transparencia:
Puedo hacer seguimiento en tiempo real a

la gestin de las entidades en relacin con
mi solicitud
4. Consistencia:
Recibo la misma informacin de todos los
servidores pblicos a los que contacto en
relacin con mi solicitud
5. Oportunidad en el servicio:
Recibo una atencin rpida y oportuna y se

me ofrecen soluciones en los trminos
acordados
6. Calidad:
Los asuntos que pongo en consideracin de la

Administracin Pblica son manejados
profesionalmente y se ofrece una solucin adecuada
7. Ajuste a necesidades y expectativas:

Las entidades entienden mis necesidades, situacin
econmica y personal y disea canales y mecanismos
que me permiten interactuar con ellas
Elementos clave del

Un lenguaje claro y sencillo para que los ciudadanos tengan informacin completa y
clara sobre el portafolio de trmites y servicios de las entidades
El ciudadano valora la agilidad en los tiempos de entrega y espera y la reduccin de
los costos de transaccin (desplazamientos, papeleo)
La cualificacin del recurso humano es una prioridad para garantizar mejoras

efectivas en el servicio
Recurrir a la innovacin y a la tecnologa para ampliar la oferta y cobertura de lo

servicios
Garantizar que las entidades trabajan entre s para disminuir costos y aumentar la
eficiencia y calidad de los productos o servicios
Esquemas de atencin al ciudadano

por canales no electrnicos
D Implementar protocolos de atencin

Implementar sistema de turnos para la atencin
ordenada de requerimientos
Adecuar espacios fsicos de acuerdo con la
normativa vigente en materia de diseo,
accesibilidad y sealizacin.
Integrar canales de atencin e informacin para
asegura consistencia de la informacin
Asegurar que la informacin cumpla con
parmetros de completitud, claridad y precisin
Esquemas de atencin al ciudadano

por canales electrnicos
Soporte en lnea: habilitar chats o salas de

conversacin como mecanismos de
atencin
Suscripcin a servicios de informacin a
correo electrnico o RSS
Suscripcin a servicios de informacin al

mvil
Estndares para la gestin de

Peticiones, Quejas, Reclamos,
Sugerencias y Denuncias PQRSD
Definir dependencias encargadas de

recibir, tramitar y resolver PQRSD
Disponer un enlace en la pgina web para
la recepcin de PQRSD
Contar con un sistema de registro
ordenado de PQRSD
Estndares para la gestin de

Peticiones, Quejas, Reclamos,
Sugerencias y Denuncias PQRSD
Implementar mecanismos de seguimiento a

la respuesta de PQRSD
Integrar sistemas de PQRSD con
plataformas de los organismos de control y
superintendencias
Registro pblico de PQRSD
Administrativo
Transparencia,
Participacin y

Pblica
Rendicin de Cuentas
Gestin del Talento

Humano

Capacitacin
Eficiencia
Administrativa
Gestin Documental
Gestin Financiera

PAC
GOBIERNO EN LNEA
MECI
SINERGIA
SEGUIMIENTO
Gobierno
Gestin del Talento Humano

Orientada al desarrollo y cualificacin de los servidores
pblicos buscando la observancia del principio de mrito
para la provisin de los empleos, el desarrollo de
competencias, vocacin del servicio, la aplicacin de
estmulos y una gerencia pblica enfocada a la
consecucin de resultados. Incluye, entre otros, el Plan
Institucional de Capacitacin, el Plan de Bienestar e
Incentivos,
los
temas
relacionados
con
Clima
Organizacional y el Plan Anual de Vacantes.
Planeacin del Recurso Humano
En qu consiste?
La Planificacin de Recursos Humanos, permite realizar el

estudio de las necesidades cuantitativas y cualitativas de
recursos humanos y facilita la coherencia estratgica de
las polticas y prcticas organizacionales con las
prioridades de la organizacin.
PLAN ESTRATGICO DE RECURSOS HUMANOS
PLANEACIN
TALENTO
HUMANO
Plan anual de
vacantes
Sistemas de
Informacin de
Empleo Pblico
SIGEP
GESTION DEL
DESEMPEO
Y DESARROLLO
GESTIN
DE RELACIONES
HUMANAS Y
SOCIALES
Evaluacin del
Desempeo y
de gerentes Pblicos
Programa de
Bienestar Social
Formacin y
Capacitacin
Programa de
Incentivos
Administrativo
Transparencia,
Participacin y

Pblica
Rendicin de Cuentas
Gestin del Talento

Humano

Capacitacin
Eficiencia
Administrativa
Gestin Documental
Gestin Financiera

PAC
GOBIERNO EN LNEA
MECI
SINERGIA
SEGUIMIENTO
Gobierno
Eficiencia Administrativa
Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trmites,
procesos, procedimientos y servicios, as como optimizar el uso de
recursos, con el propsito de contar con organizaciones modernas,
innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de
transformarse, adaptarse y responder en forma gil y oportuna a las
demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los
objetivos del Estado. Incluye, entre otros, los temas relacionados con
gestin de calidad, eficiencia administrativa y cero papel,
racionalizacin de trmites, modernizacin institucional, gestin de
tecnologas de informacin y gestin documental.
Gestin de Calidad
OBJETIVO
Mejorar el desempeo de las

entidades y su capacidad para
proporcionar productos y/o
servicios que respondan a las
necesidades y expectativas de
sus clientes a travs de un
enfoque basado en procesos.
Gestin de Calidad
Enfoque basado en procesos

Obtencin de
Mejora
Elaborar los
resultados
continua de
procesos en
del
los procesos,
trminos que desempeo y con base en
aporten valor la eficacia del mediciones
proceso
objetivas.
Gestin de Calidad
Tener en cuenta para su

implementacin
Definir la secuencia e
interrelacin de los procesos
Asegurar la disponibilidad de
recursos
Seguimiento y medicin de los
procesos
Implementar acciones de mejora
Establecer controles a los riesgos
Gestin de Calidad
Aspectos a tener en cuenta

Realizar la
revisin por
Programar
parte de la
auditoras
Actualizar
Revisar y
Revisar y
Verificar la
Controlar
internas
procesos y
actualizar
actualizar el
Alta
satisfaccin
documentos
procedimien
del mapa de
Direccin normogram
para su
del cliente
y registros
(Al menos
seguimiento
tos
riesgos
a
y medicin
una vez al
ao)
Objetivos de la Poltica
1.
Racionalizar los trmites y procedimientos administrativos, a travs de la

simplificacin, estandarizacin, eliminacin, optimizacin y automatizacin,
mejorando la participacin ciudadana y la transparencia en las actuaciones
administrativas.
2. Facilitar y promover el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones

con el fin de facilitar el acceso de la ciudadana a la informacin sobre trmites y a su
ejecucin por medios electrnicos, creando condiciones de confianza en el uso de las
TIC.
3. Hacer ms eficiente la gestin de los las entidades pblicas para dar una gil
respuesta a las solicitudes de servicio de la ciudadana, a travs de la mejora de
los procesos y procedimientos internos de las entidades y el mejor uso de los
recursos.
Promover en las entidades la confianza en el ciudadano aplicando el

principio de la buena fe, as como la excelencia en la prestacin de sus
servicios a la ciudadana, con el fin de hacerle ms fcil y amable la vida
a los ciudadanos.
INSTITUCIONALIDAD
Actores
Mecanismos de
Coordinacin
Otras
rgano coordinador de la poltica

DAPRE,
Altas Consejeras
Secretara
Transparencia
Instancias
MINTICS
Lineamientos poltica y
Apoyo Tecnolgico
Seguimiento
ENTIDADES
Responsables de racionalizacin y
Registro en el SUIT
Comits
Sectoriales
GRAT
ESTRATEGIAS DE LA POLTICA DE RACIONALIZACIN
Actividades al interior de las entidades

Encaminadas a prestar mejor servicio al ciudadano
Racionalizacin
Actividades
entre entidades
de Trmites
Fases
Priorizacin
De Trmites
Simplificacin
Diagnstico de
trmites a
intervenir
Estandarizacin
Eliminacin
Optimizacin
Automatizacin
Interoperabilidad
Identificacin
De Trmites
Actividades
Revision de procesos
Anlisis normativo
Interoperabilidad
Identificacin de
escenarios y aplicacin
del marco de
interoperabilidad de GEL
Resultados
Inventario de Trmites
Trmites en el sistema
Cronograma de
Actividades
Trmites Optimizados
Cadenas de Trmites
Ventanillas Unicas
Cronograma de actividades- Lineas de accin

Estrategia Antitrmites
Eliminacin u
optimizacin
normativa
Racionalizacin
Interoperabilidad
Compromisos pendientes Decreto 19 de

2012
Eliminacin o modificacin mediante
Decretos o Resoluciones Ordinarios
Simplificacin
Estandarizacin
Eliminacin
Optimizacin
Automatizacin
Cadenas de Trmites
Ventanillas nicas
Articulo 9 (Pargrafo) y 15 del Decreto 19 de
2012
Que ofrece el SUIT 3.0

Estadsticas
indicadores:
Registro FACIL y AGIL

del trmite con un
nuevo
FORMATO
INTEGRADO
TRMITE - FIT
DEL
Sistema
ESTRUCTURADO Y
NORMALIZADO
Se promueve la
AUTOGESTIN,
AUTOCONTROL
y
AUTOREGULACIN
de las Entidades
Menor tiempo en la publicacin

de
trmites
mejorando
la
oportunidad de la informacin
de cara al ciudadano
Comunicacin
(push)
de
cambios
y
eventos en los
en los tramites o
servicios:
Diferentes canales
de
Soporte
y
atencin
Optimizacin de bsquedas
Se promueve el NIVEL de
MADUREZ y ACUERDOS DE
NIVEL DE SERVICIOS
Poltica dirigida a orientar el diseo de organizaciones modernas,

innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, alineadas a las estrategias,
estructuras y procesos definidos para el logro de los propsitos y
resultados que de ellas se esperan; en un marco de racionalidad de
asignacin de recursos, eficiencia y eficacia en el uso de los mismos; con
capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma gil y
oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de
los objetivos del Estado.
PROCEDIMIENTO
Solicitud de asesora para acompaar el proceso de reforma organizacional
Elaboracin del Estudio Tcnico para la reforma organizacional
Elaboracin de memoria justificativa
Solicitud de concepto tcnico favorable frente a la reforma
organizacional
Solicitud de concepto de viabilidad presupuestal

Registro en el SIGEP de la reforma organizacional
Justificacin tcnica de reformas salariales
SIGEP
SIGEP
SUBSISTEMA DE ORGANIZACIN INSTITUCIONAL
Normas
Planta de Personal
Instituciones
Organigrama
Nomenclatura y Escala
Salarial
Estructura Organizacional
Simulacin
SIGEP
Estructura Informal.
Manual de funciones y competencias.
Distribucin de Planta de Personal.
JUSTIFICACIN TCNICA DE REFORMAS SALARIALES

La justificacin tcnica para las
reformas salariales deber contener los
siguientes componentes:
Anlisis
salariales
para
la
identificacin brechas, costo de la
propuesta y cobertura.
Comparativo de salarios con otras
entidades similares.
Certificado
de
Disponibilidad
presupuestal.
Eficiencia
Administrativa
GESTIN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de los documentos producidos
y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trmite,
utilizacin, conservacin y consulta.
Esta poltica es liderada por el Archivo General de la Nacin cuyos
lineamientos estn articulados con la NTCGP1000.
Incluye el Programa de Gestin Documental, el cual debe estar

articulado con el Plan Estratgico Institucional y en el Plan de
Accin Anual de acuerdo con los procesos de la Gestin
Documental.
Artculo 21 de la Ley 594 de 2000
Eficiencia
Administrativa
PLANEACIN
VALORACIN
PRESERVACIN A
LARGO PLAZO
PRODUCCIN
PROCESOS
DE LA
GESTIN
DOCUMENTAL
DISPOSICIN DE
DOCUMENTOS
GESTIN Y
TRMITE
ORGANIZACIN
TRANSFERENCIA
Eficiencia
Administrativa
Gestin
Misional y de
Gobierno
Participacin activa de la ciudadana
Transparencia,
Acceso a la informacin pblica
Programar,
controlar y registrar
participacin
y
Gestin
Visibilidad de la gestin
pblica
las operaciones
financieras
servicio al
Oportunidad en elFinanciera
servicio
ciudadano
GESTIN
DOCUMENTAL
Planificacin, desarrollo y gestin

Identificar,
Gestin delracionalizar, simplificar y
Eficiencia
del recurso humano
automatizar:
Talento trmites, procesos,
Plan estratgico sectorial
administrativa
Desarrollo competencias laborales
procedimientos
Humano
y servicios.
Plan estratgico institucional
Sistema de seguimiento a metas de Gobierno
Eficiencia
Administrativa
GESTIN DOCUMENTAL
Publicacin de Informacin de la Entidad
Gestin Documental:
Programa de Gestin Documental PGD.
Cuadro de Clasificacin Documental CCD.
Tablas de Retencin Documental TRD.
Inventarios Documentales.
Cero Papel
Uso de medios electrnicos en procesos y
procedimientos internos, para
RACIONALIZAR
los procesos y procedimientos internos
ELIMINAR EL
USO DE PAPEL
en la gestin interna de las entidades
MEJORAR LA
INTERACCION
entre las entidades pblicas
Cero Papel
Actividades:
Implementacin de buenas prcticas para
reducir consumo de papel
Uso de documentos electrnicos
Procesos y procedimientos internos
electrnicos
Cero Papel
Actividades:
Implementacin de buenas prcticas para
reducir consumo de papel
Establecer la lnea base: cunto papel se consume?
Identificar oportunidades claves para la reduccin del consumo de papel
Reconocer y adoptar experiencias exitosas de reduccin del consumo de
papel y promover el cambio de cultura organizacional
Cero Papel
Actividades:
Uso de documentos electrnicos
Anlisis de los procesos y servicios de la entidad.

Identificacin de los requisitos y necesidades.
Evaluacin de los sistemas existentes.
Definicin de las estrategias y diseo del sistema requerido.
Cero Papel
Actividades:
Procesos y procedimientos internos
electrnicos
Caracterizacin de todos los procesos y procedimientos

Anlisis, priorizacin y racionalizacin de los procesos y procedimientos
Automatizacin de los procesos y procedimientos prioritarios y complejos
Mejoramiento de los procesos y procedimientos automatizados
Cero Papel
Actividades:
Se debe priorizar !! Antes de abril de 2013
La sustitucin de memorandos y comunicaciones internas en papel as como
otros tipos documentales de conservacin temporal, por soportes
electrnicos,
Implementacin mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia
y otros documentos entre las entidades por medios electrnicos,
Sustitucin del uso de papel por documentos y canales electrnicos, en la

elaboracin y difusin de materiales informativos, publicaciones, guas,
manuales, entre otros
Gestin de TI
Permite
determinar
las
condiciones tecnolgicas de
cada entidad y definir los
ajustes a que haya lugar para
garantizar el soporte y la
prestacin de servicios por
medios
electrnicos,
la
interoperabilidad y la seguridad
del manejo de la informacin
Gestin de TI
Actividades:
Revisin del plan de ajuste tecnolgico
Elaboracin del Protocolo de implementacin de

IPv6
Implementacin de un Sistema de Gestin de
Seguridad de la Informacin
Implementacin de servicios de intercambio de
informacin
Gestin de TI
Actividades:
Revisin del plan de ajuste tecnolgico
Anlisis de la infraestructura tecnolgica,
Anlisis de riesgos sobre seguridad fsica y del entorno y seguridad
informtica
Anlisis del crecimiento de la capacidad de la infraestructura
Plan para la recuperacin ante desastres.
Disposicin final de los residuos tecnolgicos
Implementacin de estrategias de computacin en la nube, uso de
esquemas de computacin por demanda o uso de centros de datos
centralizados
Gestin de TI
Actividades:
Implementacin de un Sistema de Gestin de
Seguridad de la Informacin
Administrativo
Transparencia,
Participacin y

Pblica
Rendicin de Cuentas
Gestin del Talento

Humano

Capacitacin
Eficiencia
Administrativa
Gestin Documental
Gestin Financiera

PAC
GOBIERNO EN LNEA
MECI
SINERGIA
SEGUIMIENTO
Gobierno
Gestin Financiera
Orientada a programar, controlar y registrar las
operaciones financieras, de acuerdo con los recursos
disponibles de la entidad. Integra las actividades
relacionadas con la adquisicin de bienes y servicios, la
gestin de proyectos de inversin y la programacin y
ejecucin del presupuesto. Incluye, entre otros, el
Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC,
programacin y ejecucin presupuestal, formulacin y
seguimiento a proyectos de inversin y el Plan Anual de
Adquisiciones.
Objetivos
- Identificar los usos y beneficios del Plan Anual de
Adquisiciones (PAA) dentro del proceso de compra.
- Reconocer las oportunidades de mejora del PAA utilizado
actualmente por las entidades pblicas.
- Conocer y entender las modificaciones sugeridas al PAA a
ser utilizado a partir de 2013.
Uso actual del PGC en Colombia

- Para identificar y justificar el valor total de recursos
requeridos por la entidad para temas de contratacin.
- Como referencia para evaluar los niveles de ejecucin de
la contratacin pblica.
- Para pronosticar la demanda de bienes y servicios de la
entidad.
Los PGC en la actualidad

- Multiplicidad de plantillas
- Diferencias en campos
- Diferencias en agregacin de informacin
- Diferencias en sintaxis utilizada
- Publicacin irregular
- Publicacin en diversos formatos (v.gr. .xls, .pdf)
Nuevos usos del PAA en Colombia

- Propiciar una comunicacin temprana con proveedores.
- Promover la participacin de proveedores en los procesos

de compra.
- Poder expresar con mayor claridad la necesidad
identificada por el comprador.
- Identificar sinergias con otras entidades pblicas para
realizar compras coordinadas y colaborativas.
- Disminuir la carga operativa del comprador.
Ttulo
Subttulo
Los PAA en el mundo

Australia
Nueva
Zelanda
Chile
Principales objetivos misionales que influyen en la

contratacin
Datos de contacto del responsable de planeacin
X
X
Informacin general de la entidad
Colombia
Informacin de las adquisiciones planeadas

Localizacin geogrfica
Descripcin del bien o servicio a adquirir
Clasificacin del bien o servicio
Cantidad
Monto
Entidades con acceso al bien o servicio adquirido
Fecha de inicio de acercamiento al mercado
Estado
Fecha de actualizacin
Qu debe contener el PAA para

2013?
El plan anual de adquisiciones debe

contener un listado de las adquisiciones
planeadas para la vigencia 2013, con cargo a
los recursos de funcionamiento e inversin.
Campos a incluir en el PAA para 2013

A. Informacin general de la entidad
-
Nombre de la Entidad, domicilio y otros datos.
Perspectiva Estratgica, a fin de suministrar una visin de la entidad y

el contexto en el que desarrolla sus adquisiciones. Debe incluir:
Unidades de negocio, iniciativas de poltica o programas

estratgicos.
Nmero de funcionarios, ubicacin geogrfica, presupuesto.
Forma en que lleva a cabo sus procesos de compra.

-
Informacin de contacto (nombre, telfono, direccin de correo

electrnico) del responsable directo de las compras en la entidad.
B. Informacin de las adquisiciones planeadas

-
Cdigo UNSPSC
Descripcin del bien o servicio a adquirir
Cantidad
Duracin estimada del contrato
Modalidad de seleccin del contratista
Fuente de los recursos
Valor total estimado de la contratacin
Valor estimado de la contratacin en la vigencia actual
Se requieren vigencias futuras?
Estado de solicitud de las vigencias futuras
Fecha de ltima actualizacin
Datos de contacto del responsable de la adquisicin
Observaciones
Cundo debo tener listo mi nuevo

PAA?
Se proporcionar un tiempo suficiente de 3 meses
despus de la expedicin del nuevo formato para
que las entidades ajusten sus planes. En este
formato se incluir un sistema de codificacin de
bienes y servicios UNSPSC, cuya versin 7 en
espaol se puede descargar libremente de la
pgina web de UNSPSC.
Gobierno en lnea
La Estrategia de Gobierno en
lnea est inmersa en el desarrollo
de las cinco polticas y se deber
implementar como una
herramienta dinamizadora en lo
relacionado con el uso de los
medios electrnicos y, en general,
de tecnologas de informacin y
comunicaciones
Evolucin del Gobierno en lnea
Gobierno en lnea 3.0 (2010)

Innovacin Gubernamental
Open data, Open Gov, IT servicios
Democracia y participacin en lnea
Gobierno en lnea 2.0 (2007-2010)

Centrado en el ciudadano
Servicios interactivos
Servicios mviles
Gobierno en lnea 1.0 (2007)

Centrado en el Gobierno
Presencia en la Web
Informacin en lnea
Avanzamos
gracias al diseo de una Estrategia
Iniciamos y avanzamos con el cumplimiento de 5 fases:
dividida por fases:
Gobierno Central
DEMOCRACIA
Entes Territoriales
TRANSFORMACIN
TRANSACCIN
INTERACCIN
INFORMACIN
NUEVO MODELO
Nuevo Decreto
Nuevo Manual
Nueva Metodologa de Monitoreo
Nueva Metodologa de Planeacin Modelo
Integrado de Planeacin y Gestin
NUEVO DECRETO
NUEVO DECRETO NUEVOS COMPONENTES NUEVOS PLAZOS

Para entidades del Orden Nacional:
Informacin
en lnea
201
2
201
3
201
4
201
5
50%
80%
95%
100%
Interaccin
en lnea
Transaccin
en lnea
Transformacin
Democracia
en lnea
Transversales
60%
40%
25%
55%
50%
80%
70%
70%
80%
75%
95%
95%
95%
95%
95%
100%
100%
100%
100%
100%
NUEVO MANUAL GEL
Un nuevo Componente
Se definen pesos y Avances

por ao
Explicacin de la relevancia
del componente
Visin a 2015 y 2017 por

componente
NUEVA METODOLOGA DE
DIAGNSTICO
Diagnstico
Autoevaluacin
Nuevas ponderaciones
Se evala proceso, resultado e impacto
Se combina avance en el ndice Gel y Modelo
de Madurez
Formulario nico Reporte

de Avance de la Gestin
Formulario nico
Qu es?
Herramienta en lnea de reporte
de avances de la gestin, como
insumo para el monitoreo,
evaluacin y control de los
resultados
institucionales
y
sectoriales
Formulario nico
Objetivos:
Contar en forma permanente con informacin actualizada y precisa del estado de la

implementacin de las polticas desarrolladas del Modelo Integrado de Planeacin y
Gestin
Medir los resultados obtenidos y proporcionar informacin relevante a las distintas

entidades lderes de las polticas que conforman el Modelo Integrado de Planeacin y
Gestin, que les permita apoyar y asesorar en la implementacin de las mismas y tomar
decisiones oportunas.
Retroalimentar a las entidades, en forma oportuna y sencilla, de los avances obtenidos en

la implementacin de las polticas de desarrollo administrativo contenidas en el Modelo
Integrado de Planeacin y Gestin, con el fin de generar estrategias para el mejoramiento
continuo.

Politicas de Desarrollo Administrativo 2

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Decreto 2482 de 2012

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Jefe de Planeacin en coordinacin con los

Jefe de Planeacin de la entidad o quien haga

Entidad designa responsable.

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Jefe de Control Interno

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