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Guia Metodoligica Paraa Uditoria de Gestion
Guia Metodoligica Paraa Uditoria de Gestion
047 - CG - 2011
Art. 1.- Objetivo.- La gua metodolgica para la prctica de la auditora de gestin tiene
por objeto ayudar a los auditores a desarrollar su trabajo en el campo, para lo cual el
documento incluye el marco normativo vigente, los fundamentos tericos y prcticos
existentes, relacionados con las fases del proceso de auditora: Planificacin, Ejecucin y
Resultados.
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Art. 2.- mbito.- La gua metodolgica para la auditora de gestin regir para las
unidades de auditora de la Contralora General del Estado y para las unidades de
auditora interna de las entidades y organismos del sector pblico, sujetas al Control del
Organismo Tcnico de Control.
Art. 3.- Difusin y capacitacin.- Las Direcciones de Investigacin Tcnica, Normativa y
de Desarrollo Administrativo y la Direccin de Capacitacin de la Contralora General del
Estado, sern responsables de la difusin y capacitacin de la Gua para la Auditora de
Gestin.
Art. 4.- Actualizacin.- La Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo
Administrativo se encargar de la revisin y actualizacin de la Gua para la auditora de
gestin, en funcin a los cambios en la legislacin ecuatoriana y a los documentos que
sobre la materia, emitan los organismos internacionales correspondientes.
Art. 5.- Vigencia.- Este acuerdo entrar en vigencia desde su publicacin en el Registro
Oficial.
Dado, en el despacho del Contralor General del Estado, en la ciudad de San Francisco
de Quito, Distrito Metropolitano, a 2 de diciembre de 2011.
Comunquese,
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Pgs.
ACUERDO
INTRODUCCIN
Seccin I. GENERALIDADES
1. Gestin pblica
2. Auditora de gestin
2.1 Eficacia o efectividad
2.2 Eficiencia
2.3 Economa
2.4 Impacto
2.5 Legalidad
3. Importancia de la auditora
4. Objetivos de la auditora
5. Alcance de la auditora
6. Enfoque de la auditora
7. Marco legal
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2. Ejecucin de la Auditora
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3. Comunicacin de resultados
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INTRODUCCIN
La evaluacin integral es un nuevo enfoque dentro de la administracin moderna que
consiste en implantar, utilizar y desarrollar mtodos y tcnicas que refleje en forma
objetiva la situacin de la entidad.
Muchos trabajos, mtodos, tcnicas y procedimientos se pueden encontrar en libros y
manuales para la realizacin del diagnstico de los problemas y sus causas. No ajena
a este desarrollo y derivado de una integracin horizontal y vertical ha surgido en el
campo de la auditora la Auditora de Gestin; accin de control que evala objetivos
econmicos, sociales y ecolgicos y por tanto su diseo corresponde a una actividad
especfica, que generalmente no puede ser utilizada, en su totalidad, en otra entidad
diferente.
Es necesario, por tanto, el diseo de una gua que responda a las caractersticas
estructurales y funcionales de las entidades objeto de examen. De esta forma se
contar con una herramienta esencial para incrementar los niveles de economa,
eficiencia y eficacia en las entidades enmarcadas en un desarrollo sostenible. Se
evaluar la gestin que se realiza en la planificacin, control y uso de los recursos y se
comprobar el cumplimiento de las disposiciones pertinentes para verificar su racional
utilizacin y contribuir a mejorar las actividades examinadas. Lograr, a travs de sus
resultados que los directivos evalen la efectividad de los procedimientos seguidos y
si stos sirven para cumplir los objetivos planteados
El marco normativo vigente faculta a la Contralora General del Estado que para
regular el funcionamiento del sistema de control administrativo, expedir, aprobar y
actualizar, entre otras disposiciones, las normas de control y fiscalizacin sobre el
sector pblico, adaptadas de Normas Internacionales y de las emitidas por la
Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, INTOSAI; as
como las normas de auditora gubernamental, en sus distintas modalidades; y los
reglamentos, regulaciones, manuales generales y especializados, guas
metodolgicas, instructivos y ms disposiciones necesarias para la aplicacin del
sistema y la determinacin de responsabilidades.
La gua es un documento de consulta y orientacin para los equipos de trabajo que
realicen esta accin de control, por lo que la aplicacin parcial o total de las
actividades en ella descritas depender de las circunstancias de cada caso y del
criterio profesional del auditor, quien podr aplicar procedimientos adicionales, de
acuerdo con las necesidades que demande la auditora.
Lejos de pretender un completo desarrollo terico del tema, se describen en la primera
parte algunos aspectos conceptuales bsicos, dando especial nfasis en la segunda y
tercera, a la gua propiamente dicha.
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Metas Cualitativas
Son metas que generalmente tienen una alta carga de subjetividad por lo que son
difciles de cuantificar. Este tipo de metas estn ligadas a los objetivos estratgicos
de la entidad.
2.2 Eficiencia
El concepto de eficiencia, se refiere al ptimo aprovechamiento de los recursos para el
logro de objetivos, considerando la calidad y el tiempo asignado; se obtiene comparando
el monto de recursos consumidos frente a bienes o servicios producidos; es la medicin
del desempeo.
Por tal razn, la auditora de gestin concibe a la eficiencia bajo un criterio integral, al
relacionar la productividad de las operaciones o actividades, con un estndar de
desempeo o con una medida o criterio de comparacin.
La eficiencia relaciona los siguientes trminos:
Productividad y Rentabilidad
Por productividad se entiende la relacin entre el monto de los bienes o servicios
producidos y el monto de los recursos utilizados en su produccin. La rentabilidad
es la capacidad que tienen los capitales propios o ajenos invertidos en una empresa o
entidad, de generar una renta o utilidad a favor de las mismas, u optimizar los
servicios.
Un ejemplo de rentabilidad en el sector pblico, podra ser: la capacidad de cada
entidad para retribuir con servicios de calidad, los impuestos que pagan los
contribuyentes.
Estndares de Desempeo o Medidas de Comparacin
Otros de los elementos requeridos por la auditora de gestin, en materia de
eficiencia, es la necesidad de identificar o establecer estndares de desempeo,
o medidas de comparacin, contra los cuales confrontar la relacin entre las
metas logradas, eficacia o efectividad y los costos invertidos para lograrlas, economa.
Estos estndares o medidas, pueden ser los indicadores de gestin determinados en
la planificacin de una entidad que deben lograrse en el futuro; tambin pueden ser
los ndices histricos o sea aquellos establecidos por la entidad sobre la base de
hechos sucedidos en el pasado.
En la auditora de gestin se han adoptado indicadores de gestin o estndares para
la evaluacin de la eficiencia, como por ejemplo:
De produccin de bienes o servicios (cantidad, calidad, tiempo y costo);
De trabajo realizado en un periodo determinado;
De costo por unidad de bien o servicio producido.
2.3 Economa
La economa, consiste en reducir al mnimo el costo de los recursos utilizados para
realizar un sistema, un programa, un proyecto, un proceso o una actividad, con la
calidad requerida; mide si los resultados se estn obteniendo a los costos ms bajos
DIRECCION DE INVESTIGACIN TCNICA, NORMATIVA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
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d. Informacin gerencial
Ejecucin presupuestaria
Informacin financiera
Informes sobre seguimiento de la gestin
Informes de auditora y de seguimiento de recomendaciones (auditora interna
o externa).
e. Informacin adicional
Grado de aceptacin por parte de los usuarios (a travs de denuncias,
encuestas, prensa, otros)
Procedimientos adoptados para medir e informar el desempeo.
Se profundizar en el anlisis de la informacin general ya recopilada, para obtener la
siguiente informacin de detalle:
Objetivos de la entidad y de sus unidades
Polticas generales y de cada rea
Actas de directorio
Indicadores de gestin institucionales y del sector
Tipo de relacin entre el personal y el nivel directivo
Estructura de los sistemas de informacin y de comunicaciones
Procesamiento de la informacin utilizada
Niveles de autorizacin
Caractersticas de la tecnologa en uso
DIRECCION DE INVESTIGACIN TCNICA, NORMATIVA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
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c)
funcin
de
grupos
aos,
homogneos,
para
medir
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Ejecucin de la Auditora
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Comunicacin de resultados
La redaccin del informe de auditora de gestin, al igual que de otro tipo de auditora,
observar las normas nacionales e internacionales y dems disposiciones emitidas
para el efecto y presentar una estructura en la cual se establezcan los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones.
En la fase de comunicacin de resultados, se mantendr informada a la administracin
de la entidad permanentemente, sobre las observaciones encontradas durante la
ejecucin del examen, con la finalidad de obtener los justificativos y comentarios
pertinentes, previo a la elaboracin del informe final.
La estructura y contenido de los informes de auditora de gestin se guiar por los
lineamientos establecidos en el Manual de Auditora de Gestin.
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Respuesta
SI
NO
Realizado
por
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Respuesta
SI
NO
Realizado
por
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Respuesta
SI
NO
Realizado
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Respuesta
SI
NO
Realizado
por
canales
de
comunicacin,
con
terceros
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1.5 Seguimiento
CUESTIONARIO
Respuesta
SI
de
NO
Realizado
por
las
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Realizado
por
Referencia
P/T
Objetivos
1. Obtener evidencia suficiente, competente, relevante y
pertinente que permita conocer la situacin de la entidad
bajo examen.
2. Llevar a cabo la recopilacin, registro y anlisis de la
informacin necesaria y suficiente para efectuar las pruebas
selectivas de la auditora, as como la evaluacin de los
resultados obtenidos.
Procedimientos
1. Desarrolle los procedimientos definidos en el programa detallado
de trabajo, aplicando las pruebas de auditora seleccionadas para
los procesos o programas que deben evaluarse.
2. Evale si la misin es consistente con el propsito establecido
para la entidad.
3. Verifique si las estrategias, lneas de accin, objetivos y metas
contempladas para alcanzar la visin se encuentran alineadas con el
Plan Nacional de Desarrollo, con los planes sectoriales, especiales,
institucionales o regionales y con los programas que le son
aplicables.
4. Verifique, mediante pruebas selectivas, si la misin, visin y
objetivos de la entidad han quedado debidamente comprendidos
entre el personal. En caso de desviaciones comente con los niveles
directivos.
5. Identifique si la estructura orgnica y funcional de la entidad est
vinculada con la misin y propsitos que persigue, en la cual estn
plenamente definidas las tareas, las cadenas de mando y los
niveles apropiados de responsabilidad y autoridad, verificando que:
- La estructura orgnica est aprobada y la funcional corresponda
a la cantidad de puestos y niveles autorizados.
- El manual de funciones guarde consistencia con el Reglamento
Orgnico Funcional, identificando las unidades responsables de
las funciones y competencias conferidas.
- En el analtico presupuestario se identifiquen las unidades
responsables autorizadas en la estructura orgnica y las definidas
en la funcional, a fin de determinar reas sin funciones medulares.
6. Analice las estructuras orgnica y funcional; compruebe que son
adecuadas para cumplir los objetivos del ente, y permiten planear,
coordinar, ejecutar, supervisar y controlar las operaciones
medulares para la consecucin de las metas y objetivos.
7. Verifique que las estructuras orgnica y funcional de la entidad,
definan claramente las reas clave de autoridad y responsabilidad,
determinando una adecuada segregacin y delegacin de
funciones; as como la delimitacin de facultades entre el personal
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niveles directivos.
26. Realice la evaluacin de las metas alcanzadas, del cumplimiento
de los objetivos, del tiempo utilizado para el efecto y determine los
factores que impiden el cumplimiento satisfactorio de los objetivos
de la entidad.
27. Verifique que la entidad haya identificado y evaluado los riesgos
que puedan impactar negativamente en el logro de sus objetivos,
metas y programas.
Analice si una vez identificados los riesgos, se consider la
probabilidad de ocurrencia, sus efectos e identifique las acciones
tomadas para administrarlos.
Procedimientos para el examen de un rea especfica
28. Revise la planificacin del rea bajo examen y determine su
relacin con los objetivos de la entidad y del Plan Nacional de
Desarrollo, si las estrategias establecidas permiten el cumplimiento
de metas y si se expresan en indicadores estratgicos.
29. Verifique si los procesos o programas a cargo del rea auditada,
se estn ejecutando razonablemente, si los errores de operacin
son detectados oportunamente y, si estn claramente definidas las
tareas de control y de toma de decisin.
30. Determine las deficiencias que inciden en el desarrollo de los
procesos o programas, del rea bajo examen y verifique lo
siguiente:
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tica; est conformada por valores morales, que permiten a la persona tomar
decisiones y tener un comportamiento correcto, en las actividades que le corresponde
cumplir en la entidad.
Evidencia; pruebas que respaldan el contenido del informe del auditor, y que son
obtenidas a travs de los diversos medios empleados en el proceso de auditora.
Evidencia suficiente; evidencia objetiva y competente, obtenida a travs de las
pruebas de control y de los procedimientos propios de la auditora, para sustentar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor.
Factores crticos de desempeo: Son los elementos que se consideran decisivos para
alcanzar el xito en la misin y la visin; dan origen a los indicadores de desempeo o
de gestin, que constituyen la base para la evaluacin del desempeo.
Gestin; las actividades, tareas y acciones expresadas en programas, proyectos u
operaciones, a cargo de una organizacin, dirigida a la produccin de bienes o
servicios, para satisfacer propsitos, metas u objetivos previamente determinados.
Hallazgo de auditora; es toda informacin que a juicio del auditor, permite identificar
hechos o circunstancias importantes que inciden en forma significativa, en la gestin
de la entidad o programa que merecen ser comunicados en el informe; sus elementos
son: condicin, criterio, causa y efecto.
Impacto; nivel de repercusin a mediano o largo plazo en el entorno social, econmico
o ambiental, de los productos o servicios prestados.
Indicador; referencia numrica generada a partir de una variable, que muestra el
desempeo de la unidad, objeto de anlisis, que comparada con un valor de
referencia, interno o externo, podr indicar posibles desvos respecto de los cuales, se
debern tomar decisiones y acciones correctivas.
Indicadores estratgicos; proporcionan informacin sobre el avance de los proyectos o
programas, y permiten evaluar el alcance de los objetivos, pues miden la eficiencia,
eficacia, calidad, cobertura, resultados, impacto y costo-efectividad de las actividades.
Insumo; conjunto de recursos humanos, econmicos, tecnolgicos, materiales y de
informacin, que debe disponer o requerir la organizacin para realizar el proceso
productivo.
Integridad; constituye una calidad de la persona que mantiene principios morales
slidos y vive en un marco de valores.
Metas; resumen cuantitativo, especfico y cronolgico de las acciones y actividades a
realizar, para el cumplimiento de los objetivos planteados por la organizacin.
Misin; el objeto principal por el que fue creada la organizacin; en las entidades del
sector pblico, la definicin de la misin se establece por lo general, en el documento de
constitucin y define el beneficio que pretende dar a la sociedad.
Monitoreo; evala la calidad del control interno en el tiempo y permite al sistema
reaccionar en forma dinmica; se orienta a la identificacin de controles dbiles,
insuficientes o innecesarios y, promueve su reforzamiento.
Muestra: es el conjunto de elementos o unidades que representa a la poblacin o
universo, que se selecciona para el examen.
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