Manual para imprimir de Ayuda Digital

Unidad 17. Impresin

Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede
ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento
antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.

Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Nos permite ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de
pgina, el formato completo de la hoja.
Para ir a vista preliminar, seguir los siguientes pasos:
1 Selecciona el men Archivo.
2 Elegir la opcin Vista preliminar... Si esta opcin no aparece situarse primero sobre el
botn para ampliar el men.
O bien, hacer clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa

como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina
1 de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1).
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando
los botones:
para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado.
para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado.
Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en
una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte
de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a
visualizar la pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn .
Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el
botn , para que aparezca el cuadro de dilogo de Impresin explicados a continuacin.
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn ,
para que aparezca el cuadro de Configurar pgina explicado a continuacin.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para cerrar la Vista
preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que
nos indicarn donde har Excel2000 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn

Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel2000 nos permite modificar factores que
afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y
pies de pgina, tamao del papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos :
1 Selecciona el men Archivo.
2 Elige la opcin Configurar pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo inferior. Dicho cuadro consta de 4 fichas o pestaas.

La primera de las fichas se denomina Pgina.

3 Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar
el papel siempre de la misma forma).
4 En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora
venga determinado por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando
automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1
de alto, y as se imprimira en una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones:
Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has
entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botn no aparecer.
Otro para ir a la impresin, explicado en el punto siguiente.
Y otro para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir.

5 Haz clic sobre la ficha Mrgenes.

6 En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de
las hojas a imprimir. Por defecto stos estn a 0.
7 Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que se site.
8 Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto vertical como horizontalmente,
Excel2000 nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o
Verticalmente.

9 Haz clic sobre la ficha Encabezado y pie de pgina.

Hay dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado
ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo.
Tambin nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha
aparecern posibles encabezados o pies de pgina a utilizar.
10 Si deseas modificar el encabezado, haz clic sobre el botn Personalizar encabezado...

11 Si deseas modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de
pgina...
Para conocer cmo personalizar los encabezados o pies de pgina .

12 Haz clic sobre la ficha Hoja.

13 En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
LNEAS DE DIVISIN para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
BLANCO Y NEGRO por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a
utilizar una impresora en blanco y negro.
CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresin rpida pero menos bonita de
nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
TTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los
nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas
superiores) de la hoja.
Imprimir
Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, sera aconsejable guardarla, y
despus, seguir los siguientes pasos:

1 Selecciona el men Archivo.

2 Elegir la opcin Imprimir... Si esta opcin no se encuentra en el men, situarse
primero sobre el botn para ampliar el men.
O bien, hacer clic sobre el botn Imprimir de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha, slo en caso de acceder mediante el
men, no con el botn de la barra de herramientas.
3 En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la que se supone
que se va a imprimir.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir
otra impresora de la lista desplegable que se abrir.
4 En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo la
Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo
los objetos seleccionados de la hoja.
5 En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir
Todas las pginas, o bien slo un rango, especificndolo a continuacin.
6 En Copias, indicar el nmero de copias a realizar.
7 Haz clic sobre el botn Aceptar.

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