Tema: Evaluacin y seguimiento

Fecha: 24 de noviembre del 2014

Contenido
Evaluacin
Una vez implantado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios
innovaciones mediante la identificacin, clasificacin y cuantificacin de las
realizaciones, as como de los ajustes operativos que se desprendan de estas.
Para ello ordenarse el manejo de datos a partir de los parmetros delineados en el
proyecto de estudio, lo que permitir traducir las acciones en indicadores para evaluar
las medidas de mejoramiento introducidas.
Mecanismo de informacin
Se ponen en prctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la
informacin administrativa, tanto como la implantacin de mejoras como de
respuestas a desviaciones, llegue con agilidad y claridad a las reas y los niveles que la
necesiten.
Seguimiento de las acciones
La organizacin tiene que verificar y registrar en forma analtica y secuencial la
repercusin de las reformas incluidas, toda vez que las acciones de implantacin
deben seguir dos vertientes.
a) Llevarse a cabo sin contratiempos y de conformidad con las proyecciones
esperadas
b) Realizarse en forma desfasada
En ambos casos, las opciones de respuestas que podran contemplarse para su
atencin para su atencin son distintas, por los que se anotan a continuacin.
Acciones programadas
Resultados obtenidos en cuanto a:

Responsable(s): papel desempeado por la unidad o grupo encargado de su

implantacin.
Productos y/o servicios: cumplimiento de metas en la materia.
Aspectos organizacionales: adecuacin de la estructura y el personal al cambio.
Periodo de realizacin: tiempo real empleado para su generacin
Porcentaje de realizacin: avance obtenido en relacin con el calendarizado.
Costo: recursos financieros empleados para su consecucin.
Apoyo y soporte utilizados: apoyo recibido en cuanto apoyo humanos, materiales y
tecnolgicos.
Porcentaje de eficiencia: aprovechamiento real de los recursos.
Porcentaje de eficacia: objetivos alcanzados
Interaccin con el entorno: progreso en las relaciones de coordinacin y
funcionamiento con potras instancias e instituciones.
Medicin de resultados.- En esta fase efecta un anlisis cuantitativo y cualitativo del
desarrollo global del estudio para precisar los avances logrados luego de su
implementacin.
Se recomienda realizar una evaluacin continua de resultados.

Es conveniente que la organizacin considere la alternativa de evaluar su

comportamiento mediante una auditoria administrativa.

En trminos generales, esta valoracin permite a la organizacin disponer de

informacin especfica sobre los aspectos siguientes:

Logro efectivo de los fines propuestos

Resultados de las medidas adoptadas en la estructura orgnica, procesos,

funciones, procedimientos, sistemas y nivel tecnolgico.

Beneficios obtenidos en la generacin de productos y servicios.

Ventajas competitivas derivadas del estudio.

Anlisis de costo-beneficio.

Asimilacin del cambio por parte del personal y consecuencias en el clima

organizacional.

Necesidad de capacitacin y entrenamiento para el cambio sostenido.

Entre otros aspectos.1

Seguimiento
El seguimiento consiste en el anlisis y recopilacin sistemticos de informacin a
medida que avanza un proyecto. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad del
estudio organizacional. Se basa en metas establecidas y actividades planificadas
durante las distintas fases del trabajo de planificacin. Ayuda a que se siga una lnea de
trabajo, y adems, permite a la administracin conocer cuando algo no est
funcionando. Si se lleva a cabo adecuadamente, es una herramienta de incalculable
valor para una buena administracin y proporciona la base para la evaluacin. Te
permite determinar si los recursos disponibles son suficientes y estn bien
administrados, si tu capacidad de trabajo es suficiente y adecuada, y si ests haciendo
lo que habas planificado (ver tambin la herramienta sobre Planificacin de accin).

El seguimiento tiene una orientacin, hacia un aprendizaje a partir de aquello que

haces y cmo lo haces, concentrndose en:

Eficacia

Efectividad

Impacto

La eficacia.- te informa sobre la adecuada aportacin en el trabajo en cuanto a

produccin.
Podra tratarse de aportacin en cuanto a dinero, tiempo, personal y equipamiento,
entre otros. Cuando diriges un proyecto y ests interesado por las posibilidades de su
reproduccin o su aplicacin a escala, entonces la eficacia resulta de gran importancia.

http://www.slideshare.net/disorg/tema-42-proceso-de-implantacin-7932265

La efectividad.- mide los logros obtenidos por un programa o proyecto de desarrollo

en relacin con aquellos objetivos especficos que se haban establecido. Si, por
ejemplo, establecimos mejorar la preparacin de los todos los profesores de educacin
secundaria en un rea determinada, tuvimos xito?
El impacto.- te informa sobre la influencia causada en la situacin del problema que
intentabas afrontar. Es decir, era til tu estrategia?, mejor el ndice de aprobados
en el ltimo curso escolar gracias a la mejora en la preparacin del profesorado? Antes
de tomar la decisin de una ampliacin o una reproduccin del proyecto en otro
mbito, necesitas estar seguro de que tiene sentido aquello que ests haciendo en
relacin con el impacto que quieres lograr.

A partir de aqu, debera quedar claro que el seguimiento se lleva a cabo de la manera
ms adecuada si se ha realizado correctamente una planificacin con la que evaluar el
progreso y los logros. Tres de las herramientas ofrecidas tratan sobre la planificacin:
Descripcin general de la planificacin, Planificacin estratgica y Planificacin de
accin.

POR QU ES NECESARIO EL SEGUIMIENTO?

El seguimiento te permite comprobar como el estudio organizacional se est

desarrollando: no si estamos obteniendo beneficios, sino si estamos generando un
cambio. A travs del seguimiento y la evaluacin puedes
: Revisar el progreso;
Identificar problemas en la planificacin y/o en la puesta en prctica;
Hacer ajustes de modo que tengas ms probabilidades de generar un cambio.

En muchas organizaciones el seguimiento est considerado como un requerimiento

de los donantes ms que una herramienta de administracin. Los donantes tienen
derecho a saber si su dinero se gasta adecuadamente. Sin embargo, el uso primordial
(ms importante) del seguimiento para una organizacin o proyecto debe ser la
observacin de su propio trabajo en relacin con los objetivos: si est haciendo

impacto; si est trabajando eficazmente; y de este modo, aprender a trabajar de mejor

manera.
Los planes son esenciales, pero no se establecen sobre una base rgida (totalmente
fija). En caso de que no funcionen o las circunstancias cambien, los planes tambin
necesitan cambiar. El seguimiento como la es una herramientas que ayudan a un
proyecto u organizacin a conocer cuando no estn funcionando los planes y cuando
estas circunstancias han cambiado. Ofrecen a la administracin la informacin
necesaria para tomar decisiones sobre el proyecto u organizacin y los cambios que
son necesarios en la estrategia y los planes. A travs de esto, las constantes se quedan
como los pilares del marco estratgico: el anlisis de problemas, la visin y los valores
del proyecto u organizacin. Todo lo dems es susceptible de ser negociado. Una
equivocacin no supone ningn crimen, pero el hecho de no aprender de los errores
del pasado por no hacer el seguimiento, s que lo es. 2

Anlisis
La evaluacin comporta una valoracin, se refiere a la calidad. La calificacin permite
una cuantificacin, se refiere a la cantidad. Al valorar se deben tomar en cuenta varios
elementos subjetivos, por ejemplo: opiniones, sentimientos, percepciones. La
medicin refiere nicamente elementos observados y cuantificados. As es posible
evaluar y acreditar sin que existan calificaciones de por medio.
La evaluacin es la 5 fase del estudio organizacional, las mismas que se la realiza
despus de la implantacin ya que debemos identificar, clasificar y cuantificar los
cambios que se ha implantado en la organizacin.
La evaluacin se hace utilizando como criterios los que mejor se consideren
convenientes, teniendo sumo cuidado en examinar la tendencia, direccin, exactitud y
precisin, para darle la evaluacin correspondiente, ya que se la realiza con el objetivo
de diagnosticar los cambios que se ha realizado en la empresa , estas tambin se la
realizado para que las mejoras que realizamos en la implantacin llegue con agilidad y
claridad a las reas y los niveles que la necesiten.
2

http://www.slideshare.net/disorg/tema-42-proceso-de-implantacin-7932265

El seguimiento se utiliza para comprobar la eficacia de las mejoras implementadas son

sumamente variables de acuerdo a las caractersticas particulares del rea objeto de
estudio, el mismo tambin se lo hace para ayudar a mejorar el desempeo y conseguir
mayores resultados. Dicho de manera ms precisa, el objetivo general del seguimiento
es la medicin y anlisis del desarrollo de la organizacin para observar si el estudio
organizacional est dando resultados, a fin de gestionar con ms eficacia y efectividad
el estudio organizacional y por ende los cambios que se realiz mediante el estudio
organizacional.

El seguimiento se pone nfasis en analizar las contribuciones de los distintos factores

al logro de un determinado efecto de desarrollo de la organizacin y para alcanzar los
objetivos de la misma. El principal objetivo del seguimiento proporcionar a los lderes y
a los colaboradores de la organizacin, como la empresa va teniendo a largo y a corto
plazo indicaciones tempranas de progreso, o de la falta de progreso, en el logro de
resultados.

Glosario
Valoracin: Efecto de valorar.
Contratiempos.- Se denomina contratiempo al sonido mtrico que ocurre por la
aparicin de silencios en las partes del comps normalmente acentuadas.
Asimilacin: Proceso de transformacin de un elemento lingstico en otro que est
prximo en la cadena hablada o que el hablante relaciona mentalmente con l.
Susceptible.- Que tiene las condiciones necesarias para que suceda o se realice aquello
que se indica.
Recopilacin.- Texto en el que se renen varios textos del mismo tipo.
Primordial.- Que es muy importante o fundamental.
Fuente

Campero, Gildardo H., metodologa de investigacin en anlisis administrativo

2000.

Dvila L. de Guevara, Carlos, teoras organizacionales y administracin.

http://www.slideshare.net/disorg/tema-42-proceso-de-implantacin-7932265