Actividad 3.

Caractersticas de los estados financieros

La generacin de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayora
de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un
flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operacin, invertir
para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su
vencimiento, y en general, a retribuir a los dueos un rendimiento satisfactorio.
El rea de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que
entra o entrar y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que
jams quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague dems y que nunca se
tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.
Las operaciones que el rea de control de efectivo maneja son en general, las siguientes:
1. Depsitos en bancos
2. Depsitos en caja
3. Facturas por cobrar
4. Gastos por efectuar o pago a proveedores
5. Pagos de nmina
Las funciones que el rea de control de efectivo realiza son en trminos generales las
siguientes:
1. Verificacin de depsitos en banco
2. Autorizacin de los pagos a realizar
3. Negociacin de pagos pendientes
4. Inversin de excedentes
5. Concilia cobrado contra depsitos
6. Concilia pagos contra montos de cheques
7. Concilia cuentas de bancos
Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:
1. Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
2. Promover la contabilizacin adecuada de los datos.
3. Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa.
4. Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.
El efectivo constituye el activo ms lquido de la empresa. Este se define como: Dinero al
contado al que se pueden reducir todos los activos lquidos. Sirve como una reserva de
fondos, que se utiliza para pagar cuentas conforme stas se van venciendo y adems
para
cubrir
cualquier
desembolso
inesperado.
Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como
medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no est sometida a
ningn tipo de restriccin. De acuerdo con lo expuesto, ser aceptado como efectivo lo
siguiente:
1. Efectivo en caja:
1.1. Monedas y billetes emitidos por el Banco de Mxico. Monedas y billetes de otras
divisas.
1.2. Cheques emitidos por terceras personas que estn pendientes de cobrar o depositar.
1.3. Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.

1.4. Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas

corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegrficos o postales, etc.
2. Efectivo en bancos:
2.1.
Cuentas
bancarias
de
depsitos
corrientes
en
bancos
nacionales.
2.2. Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en
esos pases no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio
que impidan su libre convertibilidad. De ser considerada esta partida como efectivo,
deber ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese
momento exista.
2.3. Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algn banco
pero que, para una determinada fecha, an no han sido entregados a sus beneficiarios.
Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del
saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero
para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que haban
sido emitidos.
Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen caractersticas de efectivo, no
cumplen con el requisito bsico de la disponibilidad para la liberacin de deudas u
obligaciones por parte de la empresa. Como son:
1. Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o
conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones
de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados ms bien como cuentas por
cobrar.
2. Cheques Post-fechados: se trata de cheques recibidos por concepto de pago por
parte de alguno de nuestros clientes o empleados para pago de algn adeudo con la
empresa, pero estos por no disponer con los fondos suficientes en sus cuentas bancarias
emiten el cheque con una fecha posterior a cuando lo entregan para que se a cobrado
en dicha fecha cuando haya los fondos suficientes. Estas partidas deben segregarse del
efectivo y ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.
3. Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y
recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos despus de haber sido
depositados en un banco.
SISTEMA DE CAJA CHICA
Para poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a la empresa o
negocio, es necesario contabilizar todos los gastos menores de da a da que se pagan en
efectivo, as como los gastos que paga con cheque o por medio de transferencias
bancarias. Los desembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es
importante
conocerlos
para
poder
contabilizarlos
y
controlarlos.
Tipos de Gastos que se Puede Pagar de una Caja Chica
Aunque el uso de tarjetas de dbito y de crdito est rpidamente reemplazando y
eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos
menores que son ms convenientes pagar en efectivo o que se prefiere pagar en
efectivo. Estos podran incluir franqueo, tiles de oficina, reparaciones menores, propinas,
estacionamiento y peajes y tarifas para el transporte pblico, entro otros.
Ventajas de Usar una Caja Chica

Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos
menores relacionados a un negocio:
Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilizacin de los gastos
menores en los libros del negocio.
El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentacin de estos
gastos todos juntos en un archivo.
Al saber dnde se est gastando el efectivo, estar en mejores condiciones para
controlarlo.
Procedimiento para la Caja Chica
Estableciendo la Caja Chica
Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta
especficamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio, la caja
chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el
efectivo segn las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los
desembolsos. El monto de la caja chica depender de la naturaleza del negocio: cuntos
desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se
trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos
menores durante un cierto perodo.
Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la
persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este
cheque est contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro
mayor. El cheque est canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una
pequea caja de seguridad, en un cajn del escritorio bajo llave o en algn otro lugar
donde est seguro.
Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente
funcionan de la siguiente manera:
Cada vez que se necesita efectivo para hacer algn trmite, hacer una compra o pagar
un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o
necesario y deja un comprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien
solicit el efectivo, la fecha, el monto y el propsito.
Cuando la persona quien solicit el dinero de la caja chica ha hecho su trmite o
compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el
caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo,
se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar el monto exacto del
gasto y ste servir como el respaldo. Si el gasto real fue mayor que el monto solicitado, el
custodio de la caja le paga la diferencia a la persona que efectu el gasto. Y al contrario,
si el gasto fue menor, la persona quien solicit el dinero devuelve la diferencia al custodio
de la caja chica. Una vez saldada la cuenta, se saca el comprobante de la caja y se
guarda el recibo.
En cualquier momento, el total del efectivo, los recibos y los comprobantes pendiente
recibos en la caja debe ser igual que el monto establecido para la caja chica.
El monto original establecido para la caja chica se mantiene fijo en la cuenta Caja Chica
en los libros de contabilidad. El saldo del efectivo en la caja va disminuyendo mientras se
hacen los desembolsos, por lo tanto es necesario reponer la caja peridicamente para
devolver el monto del efectivo a su saldo original. Cuando el custodio de la caja chica ve

que est quedando poco efectivo, debiera llenar una solicitud de reposicin de la caja
chica. Esta solicitud sirve como la manera en que se contabilizan los desembolsos de la
caja. En la solicitud de reposicin se indica el monto total de los gastos efectivamente
desembolsados de la caja y las cuentas del libro mayor que corresponde a los gastos.
Solamente los gastos efectivamente pagados, con recibos u otro respaldo, deben incluirse
en la solicitud de reposicin de la caja. Los comprobantes pendientes recibos deben
quedar en la caja hasta que se liquidan.
Se gira un cheque a nombre del custodio por el monto que se requiere para reponer la
caja chica y se contabilizan los desembolsos, con cargos a las cuentas de gastos y otros
segn corresponda y un haber a la cuenta Banco. La cuenta Caja Chica se mantiene en
su saldo fijo. El custodio canjea el cheque, repone la caja chica con el efectivo y la caja
vuelve a su monto original.