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Curso de Excel Basico
Curso de Excel Basico
Es un software ms del paquete OFFICE y est dirigido a cualquier persona que quiera
obtener el mximo beneficio posible de su computadora y de sus programas, con un
mnimo de tiempo y esfuerzo.
Si pasas demasiado tiempo volviendo a escribir informes financieros, dibujando
diagramas y buscando la calculadora, es ms probable que ests deseando empezar a
utilizar Excel.
Excel es un programa de tipo hoja de clculo, un tipo de software que puedes utilizar
para grabar, analizar y presentar una informacin cuantitativa. Con Excel puedes
rastrear y analizar ventas, organizar las finanzas, crear presupuestos y realizar
diversas tareas empresariales en apenas una fraccin del tiempo que se tardara
utilizando el lpiz y el papel.
El archivo que creas y guardas en Excel se llama libro de trabajo. Contiene una coleccin
de hojas (paginas) que aparecen en la parte inferior de la ventana, tienen tal parecido a
la de un libro contable, pero puedes utilizar Excel para hacer clculos matemticos y
otras tareas.
Con Excel puedes crear distintos documentos que se pueden utilizar para anlisis y
mantenimiento de registros, tales como:
Los informes mensuales de ventas y gastos.
Los grficos que muestran los datos de ventas anuales.
Un inventario de productos.
Una planificacin de pago para la compra de equipamiento.
Al iniciar Excel la ventana del programa, se abre con un libro en blanco, la cual esta lista
para comenzar a trabajar.
La ventana principal de Excel cuenta con las siguientes herramientas:
Barra estndar: Contiene los comandos de Excel mas utilizados, estn disponibles
a travs de la barra de mens, organizados en esta barra, para utilizarlos de
manera inmediata.
Comandos nuevos dentro de la barra estndar.
!
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos
en este programa se almacenar formando un libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin XLS para identificarlos de los dems
programas. XL se deriva de la palabra EXCEL y la S de la palabra spread sheet que
significa hoja de balance.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo,
con el nombre provisional de Libro1. Esto se puede comprobar en la pantalla de Excel,
en la barra de ttulo, ubicada en la parte superior de la venta.
Cada vez que empezamos un nuevo libro de trabajo con Excel, el nmero del libro ir
variando dependiendo de cuantos se hayan creado en esta sesin. As, si empezamos
otro trabajo, el nombre que se asigna ser libro2, el siguiente libro3 y as sucesivamente.
Cuidado!, que el nombre asignado solo sirve como referencia para identificar los
trabajos mientras no se hayan guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se
encuentra almacenado en alguna unidad.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3, aunque el
nmero puede variar entre 1 y 255, segn la necesidad de la tarea que se est
realizando.
HOJA DE CLCULO.
Es un programa que se utiliza para
realizar clculos matemticos, desde
un nivel sencillo hasta operaciones
altamente complejas. Consiste en una
serie de datos distribuidos en celdas,
formadas por filas y columnas. Estos
datos pueden ser de varios tipos y son
capaces de relacionarse unos con
otros para la resolucin final de
clculo.
Utilizadas tambin para realizar
clculos matemticos, pero que tienen
otras posibilidades que la hacen mas
potente, como la incorporacin de
imgenes, representaciones de datos
matemticos mediante grficos.
Tambin es considerada como una de los distintos tipos de hojas que puede contener un
libro de trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajan
con gran cantidad de nmeros y necesitan realizar clculos u operaciones con ellos.
El manejo de las hojas de clculo es muy sencillo, se les puede cambiar el nombre, el
color de la etiqueta, eliminarlas, insertar hojas nuevas, etc.
CUADRO DE NOMBRE
La direccin de la celda relacionada actualmente (o activa) aparece en el cuadro
nombre.
BARRA DE FORMULA (O FUNCIN).
Muestra cualquier dato contenido en la celda activa. Nmeros, letras, formulas o
funciones aparecen en esta barra.
PESTAA DE HOJA.
Cada hoja contiene una pestaa sobre la que puedes hacer clic
para ir de una hoja a otra, puedes renombrar las hojas para
recordar mejor la informacin que contiene
Del lado izquierdo de las hojas encontramos los botones que permiten desplazarnos a
travs de las hojas.
Primer hoja
Hoja anterior
Hoja Siguiente
Ultima hoja
"
#" $ %"
!#
CAMBIAR NOMBRE
Es importante cambiar el nombre a una hoja de clculo para que sirva como gua al
momento de desplazarnos para buscar informacin en ellas. Cambiar el nombre es una
accin muy sencilla, se logra mediante las siguientes formas:
1. Pulsar doble clic sobre el nombre actual de la hoja (Hoja1) y cuando est
seleccionada, escribe directamente el nuevo nombre, posteriormente pulsa enter
para finalizar.
2. Una segunda forma de cambiar el nombre es desde el men formato + la opcin
Hoja + cambiar nombre.
3. La tercer forma que puedes usar es la del men contextual (botn derecho del
Mouse) + la opcin cambiar nombre.
CAMBIAR COLOR A LA ETIQUETA
1. La forma que puedes usar es la del men contextual (botn derecho del Mouse) +
la opcin color de etiqueta
INSERTAR HOJAS
Dos maneras diferentes de hacerlo:
1. Men insertar + Hoja de clculo.
2. clic secundario del Mouse y del men contextual
elegir la opcin insertar
##
" "% (
Puedes pasear por una hoja o un libro de trabajo utilizando el ratn o el teclado. Puede
que encuentres mas conveniente utilizar el ratn para moverte de celda en celda, aunque
es mas fcil utilizar varias combinaciones del teclado para cubrir rpidamente varias
reas de la hoja de trabajo, sin embargo, no hay un solo mtodo de hacerlo; debes de
utilizar el que te resulte mas cmodo.
CAMBIO DE HOJAS CON EL TECLADO
MOVIMIENTO
Hoja siguiente
Hoja anterior
TECLADO
CTRL + AV. PAG.
CTRL +RE. PAG.
PARA MOVER
Una celda a la izquierda
Una celda a la derecha
Una celda arriba
Una celda abajo
Una celda izquierda
Una celda a la izquierda
Una pantalla hacia arriba
una pantalla hacia abajo
A la columna A de la fila actual
A la celda A1
A la celda A65536
A la celda IV1
A la celda A1
A la celda en que se escribi el primer dato
A la celda en que se escribi el ultimo dato
"
"
FORMATO A UN NUMEROS
1. Selecciona una celda o rango que contenga los nmeros que quieres formatear.
2. Haz clic en el men formato y luego haz clic en celdas.
3. Para seleccionar una categora segn la necesidad de tu trabajo, da un clic sobre
una de ellas y haz clic en el botn aceptar.
4. La ventana que se muestra anterior se puede visualizar siguiendo los mismos
pasos para dar formato al texto.
GENERAL
Este es el formato predefinido que
utiliza Excel cuando no se especifica
ningn otro tipo. Cuando se introduce
cantidades numricas en la hoja, el
programa automticamente asigna
este formato, los nmeros los toma
como enteros, puede escribir signos
de puntuacin u otros.
NUMERO
Este es el clsico para las cantidades
numricas. El cuadro de dialogo
permite definir el numero de decimales
que tendrn los datos, as como se
deben llevar separadores de miles y
como se mostraran e imprimirn las
cantidades negativas.
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MONEDA
Se utiliza para denotar cantidades de pesos, dlares pesetas, euros, etc. Cualquier
unidad que sea monetaria.
CONTABILIDAD
Es muy similar al de moneda, salvo que los signos de moneda, las comas y puntos
decimales se alinean a una columna de datos monetario.
FECHA
Se emplea para registrar fechas en varios formatos predefinidos. Las fechas
programadas en Excel van del primero de enero de 1990 hasta 9999.
HORA
Funciona de manera similar a fecha. Se pueden configurar horas con minutos y
segundos, presentacin de doce horas que incluye AM. O PM.
PORCENTAJE
Al asignar este formato a una celda o a un rango de celdas que incluyen nmeros, estos
se presentar como porcentaje. El 1 ser el 100%, .1 se presenta como el 10%, .01 es el
1%, .001 da el .10% y as sucesivamente.
FRACCIN
Los nmeros que contiene decimales se pueden convertir en fraccionarios o sea , ,
etc.
CIENTFICA
Esta opcin cambia el formato general de los nmeros de una celda o rango de celdas a
notacin cientfica. Es muy til cuando se tiene que escribir nmeros muy grandes, por
ejemplo: 9,200,000 se convierte en un 9.20 E + 06 aplicando el formato cientfico.
TEXTO
Sirve para especificar a Excel que tome el contenido de una celda como texto, aunque
contenga nmeros o alguna formula matemtica. El programa le dar un tratamiento de
texto a los datos, de tal manera que aunque se trate de una cantidad numrica, no se
puedan realizar clculos con ella.
PERSONALIZADA
Esta opcin presenta un listado de cdigos de formato numrico, de fecha,
exponenciales, de porcentaje y otros; muchos de los cuales se encuentran en las
opciones anteriores.
ALINEACIN
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La opcin alineacin nos conduce a una ficha que presenta diversas opciones para
configurar la posicin de los textos en las celdas.
Para asignar una alineacin a cualquier dato de Excel, es necesario llevar a cabo los
siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda o el rango de celdas a la cual desea aplicar la alineacin.
2. De un clic en el men formato y elija la opcin celdas, posicinese en la ficha
alineacin.
3. Elija cualquier posicin para sus datos, entre las cuales estn: de menos 90 a 90
grados, centrar, superior, inferior, justificar, rellenar, etc.
EJEMPLO DE ALINEACIONES DE TEXTO.
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BORDES
Los bordes, como ya lo hemos manejado en el programa anterior, debes recordar que
son lneas que fluyen alrededor e interior de alguna tabla.
En esta ocasin los bordes fluirn alrededor de una celda y cuando sea una seleccin de
un rango de celdas los bordes estarn en el interior del rango.
Cmo aplicar una trama a una celda o a
un grupo de celdas.
1. Seleccionar la celda o el rango de
celdas a las que desea aplicar los
bordes.
2. Dar un clic en el men formato y elegir
la opcin celdas.
3. Se abrir la ventana formato de celdas
donde se deber activar la pestaa
Bordes.
4. Elige un color y estilo para el borde.
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"
Introducir datos en Excel resulta fcil, pero tenemos que saber a que tipo de dato
corresponde la informacin que se esta introduciendo en cada una de las celdas.
Exciten tres tipos bsicos de datos de celda.
Las etiquetas, los valores y las formulas.
VALORES CONSTANTES.- todo tipo de datos que escribamos directamente ya
sea texto o nmeros. Este valor no cambia a no ser que lo modifiquemos o
borremos, puede ser un nmero, una fecha, un texto, una hora, etc.
Dentro de este tipo de valores encontramos dos:
VALOR NUMERICO.Es un nmero que introduces en una celda. Excel sabe incluir los valores en sus
clculos, para introducir los valores de modo rpido y fcil, se pueden formatear
una celda, un rango de celdas, una fila o una columna con un formato de relacin
numrica.
Por ejemplo si necesitas introducir $693 en una celda, puedes formatear la celda
como moneda con el signo de pesos y dos puntos decimales. As en vez de
introducir $693.00 introduces 693 y luego pulsas enter.
Excel posee los valores numricos en formato general, es decir que podemos
escribir un numero como 30000 si separadores de miles y Excel lo dejara tal y
como lo hemos escrito.
Si el valor no cabe en la celda se visualizaran los signos ########. Pero no
es nada de lo que debamos preocuparnos ya que esto se puede remediar
cambiando el ancho de la columna, para poder visualizar todas las cifras.
Si deseamos introducir un numero y que Excel lo tomo como un texto
debemos anteponer al numero el signo del apostrofe (). Ejemplo. 1996
ao de ventas anuales.
Se puede usar el signo (-) para indicar cantidades negativas. Estas se
pueden indicar tambin entre parntesis.
VALOR DE TEXTO.- un texto es cualquier conjunto de caracteres que Excel no
considera como un nmero. Podemos introducir directamente los caracteres en la
celda.
Los textos pueden ajustarse, es decir alinearlos al centro, a la derecha, a la
izquierda, etc.)
) #"
Una formula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. La formula que utilice debe empezar siempre
por el signo =(igual). El resultado de una formula aparece en la celda donde se ha
introducido. Al trabajar con formulas necesitara utilizar operadores, para que realicen la
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operacin que se desea, la siguiente tabla muestra los diferentes operadores para
trabajar con formulas.
Operadores aritmticos
OPERADOR
OPERACIN
EJEMPLO
+
SUMA
A+B
RESTA
A-B
*
MULTIPLICACIN
A*B
/
DIVISIN
A/B
^
POTENCIA
A^B
Operadores de comparacin o relacionales
=
<>
>
<
>=
<=
IGUAL
DIFERENTE
MAYOR QUE
MENOR QUE
MAYOR O IGUAL
MENOR O IGUAL
De Texto
A=B
A<>B
A>B
A<B
A>=B
A<=B
&
concatenacin
A&B
El operador de texto sirve bsicamente para unir cadenas de texto y obtener un nuevo
valor a partir de esa unin. Por ejemplo: HOLA&A TODOS = HOLAA TODOS.
Podemos clasificar las formulas de la siguiente manera:
Formula por valores constantes
Cuando se utilizan nmeros o valores que no cambiaran, que siempre tienen el mismo
valor. Por ejemplo: si se desea hacer la suma de las cantidades: 1,000.00, 2,500.00,
3,700.00, la formula seria: =1000+2500+3700
Formula por referencias
Cuando se utiliza los nombres de las celdas en vez de los valores constantes.
Por ejemplo: =c4+c5+c6, el contenido de la celda c4 es 1000, de c5 es 2500 y de c6 es
3700
=c4*d4 (es decir el valor de estas celda, es igual al producto del contenido de la celda c4
por el contenido de la celda d4). El contenido de la celda aparece en la barra de formula.
Y el resultado en la celda donde se introdujo la formula.
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(
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas en Excel para utilizar la
creacin en una hoja de clculo, estudiando la sintaxis de esta as como el uso del
asistente para funciones herramienta muy til cuando no conocemos las funciones
existentes, o la sintaxis de esta.
Una funcin es una formula ya escrita y preparada para realizar clculos y simplificar el
uso de formulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de
funciones. Imagnate sumar un rango de 200 celdas con una formula del tipo
=A1+A2+A3+A4+
Existen funciones que realizan complejos clculos financieros, estadsticos, matemticos,
etc., etc. Y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una formula.
Las funciones al igual que las formulas, deben comenzar con el signo igual, adems no
debe haber ni un solo espacio entre los caracteres que forman toda la funcin.
Ejemplo de la funcin suma
=SUMA(A1:A200)
: operador que nos indica un rango de celdas, en el ejemplo indica todas las celdas
incluidas entre las celdas a1y c8, as la funcin anterior seria equivalente a todos los
valores contenidos desde a1hasta c8.
AUTOSUMA
En ocasiones para algunas personas tener que escribir la funcin resulte tedioso o
aburrido por lo cual se inclinan mas a la utilizacin al comando de la funcin auto suma
que se encuentra en la barra estndar.
Hay dos formas de utilizar este comando.
1. Escribe las cantidades en sus respectivas celdas, despus
ubica el cursor una celda despus de la ultima cantidad que
tecleaste, ah es donde aparecer el resultado. Posteriormente
da un clic en el comando auto suma y presiona la tecla enter,
obtendrs el resultado.
2. Escribe las cantidades en sus respectivas celdas, despus
selecciona todas las celdas que contiene los valores que
deseas sumar, da un clic en la opcin auto suma y el resultado
aparecer en la ultima celda que haya quedado seleccionada.
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Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de funcin o clculo que realice,
hay funciones matemticas, trigonometricas, estadsticas, financieras, de textos, de
fechas y hora, lgica, de base de datos, de bsqueda de informacin.
REALIZAR UNA SUMA CON LA HERRAMIENTA INSERTAR FUNCION DE LA BARRA
DE FORMULAS
CREACIN DE GRFICOS
Cuando estn listos para compartir datos con otros una hoja de trabajo puede no ser la
forma ms efectiva de presentar la informacin. Una pgina llena de nmeros aun
cuando tenga un formato atractivo puede ser difcil de entender y llegar hacer aburrido.
Para ayudarte a presentar la informacin de una forma ms atractiva y adems ms
entendible, Excel facilita la creacin y la modificacin de grficos basados en los datos
de una hoja de clculo.
CONCEPTOS
Un grafico tambin llamado grafo es una representacin visual de datos seleccionados
de la hoja de trabajo. Un grafico bien diseado llama la atencin del lector hacia los datos
importantes ilustrando tendencias y resaltando relaciones significativas entre los
nmeros.
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Excel genera grficos basndose en los datos que selecciona y el asistente para
grficos facilita la seleccin del mejor equipo de grficos, los elementos de diseo y los
mejores formatos de equipo de informacin
COMO ELEGIR EL TIPO ADECUADO DE GRFICOS
Al crear un grafico en Excel, puedes elegir entre varios tipos de grficos, cada hoja de
clculo con su respectiva informacin proporcionara los datos y el grafico se encargara
de interpretar la informacin de una manera distinta. Por ejemplo, un grafico circular es
estupendo para comparar partes de un todo tales como porcentaje regionales del total
de ventas, mientras que un grafico por columnas es mejor para la presentacin del
rendimiento de las distintas regiones de ventas a lo largo de un ao. Aunque existe
ciertas relaciones cada tipo de grafico se adecua mas a los datos que se presentan si
las elecciones de formatos clarifican la informacin.
A veces, un grafico 3-D (Tercera Dimensin), de gran colorido es justo lo que necesitas
para llamar la atencin a un cambio importante, otras veces los efectos visuales podran
ser, una distraccin o lograr que la presentacin del grafico sean extravagante.
PASOS PARA LA CREACIN DE UN GRAFICO.
1. Primeramente debers tener ya los datos en tu hoja de clculo. Selecciona los datos
de rango de parmetros que quieres incluir en el grafico.
2. Los datos seleccionados se aadirn al grafico automticamente. Posteriormente de
un clic en el men Insertar y elija la opcin grficos que podrn identificarlo con el
siguiente icono
que tambin podr encontrarlo en la barra estndar.
3. Aparecer el asistente paragraficos quien lo guiara el la elaboracin del mismo.
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6. En la siguiente ventana deber indicar el titulo11 del grafico, los ejes de divisin, la
leyenda, los rtulos y tablas de datos.
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PAPAYA
PLATANO
$60,000.00
COCO
$50,000.00
PIA
$40,000.00
MANDARINA
$30,000.00
NARANJA
$20,000.00
LIMON
$10,000.00
MANGO
SANDIA
$ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
GUAYABA
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En la siguiente ventana puede elegir las opciones del programa, como pagina 1, ruta de
almacenamiento del archivo, etc. O puede personalizar su encabezado dando un clic en
el botn personaliza encabezado (se puede agregar fecha, hora, numero de pgina,
elegir el tipo de fuente, tamao o simplemente escribir lo que se desea como
encabezado), tambin puede personalizar el pie de pagina.
Recuerde que a diferencia de Word Excel no muestra el encabezado en el rea de
trabajo, nicamente podr visualizarlo en la vista preliminar.
COMENTARIOS
Un comentario en Excel, sirve para agregar una nota o informacin extra dentro de una
celda, puede agregarlo desde el men insertar, eligiendo la opcin comentario
.
Ejemplo de Ejemplo de una celda con comentario
.
AUTO FILTROS
Puede ser difcil trabajar con una lista que contiene numerosos registros, a no ser que
pueda reducir la vista de la lista cuando sea necesario.
Por ejemplo, antes de buscar por todo una lista de inventario es posible que quieras
buscar un articulo en especifico en la practica se realizo con una lista de empleados, es
muy posible que quieras ver los registros de acuerdo al puesto.
La caracterstica auto filtro crea una lista de los elementos encontrado en cada campo.
COMO UTILIZAR EL AUTO FILTRO
1. Has clic en cualquier parte del rea de referencia de la lista
2. Has clic en el men datos, selecciona filtro y luego has clic en auto filtro.
3. Has clic en la flecha desplegable del campo para indicar lo que quieres buscar.
4. Has clic en el men datos, apunta a filtro y luego has clic en auto filtro para desactivar
auto filtro y volver a mostrar todos los registros de la lista.
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3.
4.
5.
6.
7.
8.
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