COMO REDACTAR UNA SOLICITUD

INGRID JOHANA VILLANUEVA

INSTITUTO EDUNORTE
CCUTA COLOMBIA
2014

COMO REDACTAR UNA SOLICITUD

PRESENTADO POR:
INGRID JOHANA VILLANUEVA
PRESENTADO A:
MARTHA CORZO

INSTITUTO EDUNORTE
CCUTA COLOMBIA
2014

Como redactar una solicitud

Uno de los problemas ms frecuentes que se plantea a la hora de elaborar un

documento administrativo (DA) es la confusin en la estructura. As, se confunde
la diligencia (Hago constar) con el certificado (Certifico); la nota interior con el
oficio, o incluso con la carta; el anuncio con el aviso; la solicitud con el recurso; la
notificacin con la resolucin, etctera. Y es que es fundamental que el
destinatario de un DA pueda identificarlo rpidamente, a primera vista, sin
necesidad de bucear en el texto hasta averiguar qu le quieren decir.

Estructura bsica

La estructura es el modo en que se organiza el DA, es decir la forma en que se

distribuyen ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenacin se
realiza mediante la separacin de prrafos. En general los textos administrativos
presentan una estructura bsica, que se complica o desarrolla ms o menos
segn la naturaleza del documento:
Identificacin del emisor (autoridad que dicta el acto administrativo).
Motivacin o justificacin del acto.
Parte dispositiva o resolucin.
Inclusin final de la fecha y otros elementos que contextualizan el acto.
Este patrn estructural coincide, ms o menos, con el esquema de la
oracin gramatical: sujeto verbo predicado (Yo, alcalde [sujeto],
dispongo [verbo] tal o cual cosa [complemento 1] por determinadas razones
[complemento 2]).

Frmulas y modelos

En la elaboracin del DA, por regla general, quienes redactan no firman: redactor y
emisor no coinciden en la misma persona.

Esta circunstancia constrie la libertad de expresin del redactor, que recurrir a

frmulas y modelos consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de
cambio requerir la aceptacin del firmante.

El estilo administrativo viene determinado por frmulas que inician, prolongan o

finalizan: casi todos los actos administrativos se expresan en documentos
mediante frmulas. El abuso en el empleo de esas frmulas puede considerarse
como uno de los defectos de estilo del lenguaje administrativo. La parte perversa
de este aspecto es el uso ciego del copia/pega, que dar lugar a verdaderos
disparates.

En definitiva, la estructura vendr determinada por el emisor (la Administracin o

el ciudadano), la tipologa (documentos resolutorios, informativos o de los
ciudadanos) o incluso el medio por el que se ponga a disposicin del destinatario
(electrnico o en papel). Y todo conjugado con el principio de inteligibilidad (que el
DA pueda ser entendido), lo que exige, a su vez, un buen uso del espaol y una
clara legibilidad (aspecto fsico).

A continuacin doy quince pasos para elaborar un documento de solicitud:

1. Disposicin adecuada a la norma institucional de los elementos de

identidad corporativa (smbolos, fuentes y tamao o cuerpo de la letra,
colores, etctera).

2. Se deber disponer el texto en prrafos breves y utilizando un lenguaje

comprensible (sencillo y directo) para los ciudadanos.

3. Se evitarn saludos y despedidas, as como otras frmulas de cortesa, que

no tienen cabida en el lenguaje administrativo.

4. En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un

ttulo. Es un recurso formal que facilita la comprensin del mensaje por su
receptor. El ttulo denomina el tipo de acto que contiene (notificacin,
diligencia, nota interior, etctera).

5. nicamente se requerirn del ciudadano los datos imprescindibles para la

tramitacin correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en
poder de la Administracin.

6. En los documentos destinados a ser cumplimentados por los ciudadanos se

incluirn instrucciones claras y concisas.

7. El centro o unidad de procedencia estar debidamente identificado, con la

direccin postal completa, nmero de telfono y correo electrnico, para
que el destinatario pueda ponerse en contacto.

8. Se evitar el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se

atender a la forma femenina de ttulos, profesiones y cargos. Sustantivos
no marcados, desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando
no se alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje.

9. Los documentos bsicos de informacin debern contar con versiones

simplificadas para personas con discapacidad intelectual o problemas de
comprensin escrita.

10. La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la

denominacin completa. Se evitarn siempre las abreviaturas.

11. En los formularios, los datos han de seguir un orden lgico y distinguiendo
los espacios destinados para que rellene el interesado.

12. En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanizacin a la hora

de disponer los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar, as
como su posterior archivo.

13. Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensin del

texto, tales como ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con
mrgenes y espacios en blanco Es decir, que hay que aprovechar
aquellos recursos grficos que nos ofrecen los medios electrnicos e
informticos para el diseo de los impresos.

14. Si el impreso dispone de varias copias, habr que distinguir en cada una al
destinatario (para la Administracin, para el interesado, para el banco,
etctera).

15. El nmero de ejemplares se adecuar a las necesidades objetivas, por lo

que se evitarn tiradas excesivas y no justificadas.

Podra concluir con la afirmacin de que la eficiencia de la actuacin administrativa

est supeditada a la comunicacin correcta de su contenido.