Qu es xito de proyecto?

Como director de proyecto, el dominar todas las bolas es importante, pero mantener el ojo en
la pelota correcta es la clave para la entrega de proyectos verdaderamente exitosos
Mientras el entendimiento de las causas del fracaso del proyecto es importante, sin una
definicin comn de "xito", no existe una base clara para diferenciar un xito de un fracaso.
Claramente ninguno de los proyectos en el Catlogo de la catstrofe puede considerarse como
un gran xito (algunos dieron lugar a quiebras, muchos fueron cancelados antes de su
finalizacin y algunos causaron daos importantes a las relaciones pblicas). Sin embargo, esos
ejemplos representan el extremo de fracaso del proyecto y en la prctica; hay una escala mvil
entre el fracaso total y absoluto xito. Dada que nuestra definicin de xito debe ser la luz que
gue para la cual los proyectos estn enfocados, creo que es importante que tengamos una
clara definicin de lo que constituye el "xito".
En la superficie se podra pensar que la definicin de xito sera relativamente sencilla, pero en
la prctica diferentes personas define el xito de diferentes maneras. Basndose en
conversaciones con una amplia variedad de participantes en el proyecto y la observacin de
los comportamientos reales de las personas en los proyectos de la vida real, he clasificado las
diferentes definiciones en cinco niveles:
- El proyecto fue un xito si entrega todo o casi lo que dijo que hara (el mbito), sin
importar el horario o el rendimiento del presupuesto
- El proyecto fue un xito si se entrega lo que dijo que hara, en horario y / o dentro
del presupuesto acordado
- El proyecto fue un xito si entrega lo que dijo que hara, en la fecha prevista, dentro
del presupuesto acordado y con los estndares de calidad esperados
- El proyecto fue un xito si se entrega sobre todos los objetivos del proyecto
acordado, ya sean alcance, cronograma, presupuesto, calidad o resultados basados en (es
decir, los metas a ser alcanzadas o posiciones estratgicas que hay que alcanzar)
- El proyecto fue un xito si el producto producido por el proyecto crea valor neto
significativo para la organizacin despus de que se complete el proyecto.

La definicin clsica de libros dice que un proyecto es un xito si logra todos los objetivos del
proyecto acordados (es decir, la definicin del nivel 4). Sin embargo, tal vez debido a que el
calendario y el presupuesto son las dimensiones ms visibles, en medio de un proyecto,
muchas personas asegura que o el nivel 2 o 3 son la respuesta correcta. Una vez que un
proyecto ha terminado y una vez que el producto es producido por el proyecto tiene tiempo
para ser utilizado, la perspectiva a veces cambia as como las personas (especialmente el
Patrocinador, los miembros del pblico y los medios de comunicacin) a menudo miran a la
definicin de nivel 5, al presentar su juicio de retro perspectiva definitiva.
Estas perspectivas diferentes significan que el grado relativo de un proyecto de xito o fracaso
puede cambiar con el tiempo. La Casa de pera de Sydney es un buen ejemplo. El proyecto
original de 195 llamado para que el proyecto estuviese terminado en 5 aos a un costo de $
7M. Al final, el proyecto cost $ 110M y tom 13 aos. Por cualquier medida que fue un
proyecto severamente problemtico y en ese momento, la prensa ataco ferozmente el
proyecto por sus muchos plazos y proyecciones perdidas. En retrospectiva, ahora que
podemos mirar hacia atrs, muchos aos despus, est claro que el proyecto cre algo de
enorme valor. Hoy la casa de la Opera es un icono de Australia y un imn que atrae a los
turistas a Australia. Parece razonable que los dlares de los turistas habran pagado los costos
de desarrollo muchas veces y dudo que haya mucha gente que ahora diga que el proyecto
nunca debi haber sido hecho.
Una de las razones la gente tiene dificultades para ponerse de acuerdo sobre una definicin se
debe a que hay dos dimensiones interconectadas en el que el xito o el fracaso del proyecto se
juzga . Hay "xito de gestin de proyectos" (es decir, la entrega de conformidad con los
objetivos acordados del proyecto) y hay "el xito del producto" (es decir, la cantidad de valor
de los entregables del proyecto se traen una vez que el proyecto est terminado). Esos dos
equivaldra al nivel 4 y 5, respectivamente, las definiciones. Con esa separacin en su lugar, es
justo decir que la pera de Sydney fue un producto exitoso nacido de un proyecto
profundamente complicado.
Cuando le preguntas a los patrocinadores del proyecto cual definicin de xito es mas
importante para ellos, por lo general eligen el nivel 5 de la definicin (la creacin de valor real).
Dado que los patrocinadores son generalmente los que pagan por el proyecto (es decir, el
cliente), entonces tiene sentido para m que la definicin de nivel 5 debe ser el punto de
partida en la planificacin de un proyecto. Eso no quiere decir que el calendario y el
presupuesto no son importantes, porque sin lo son! Pero la creacin de valor debe ser el
contexto en el que se toman las decisiones, dentro de la cual se establecen los planes y contra
la cual se juzga el progreso. Este enfoque lleva bastante ambiente maduro y muchas
organizaciones tendran que mirar largo y duro en su cultura corporativa si fueran a tratar de
adoptarla de una manera significativa. Nos obliga a hacer decisiones basadas de valor cuando
se enfrentan a disyuntivas y, a veces, puede significar valor de priorizacin sobre el calendario
y el presupuesto.

Por supuesto llegar a un acuerdo sobre cmo definir el xito no es fcil. Mientras que los
patrocinadores del proyecto por lo general piensan de los proyectos en trminos de valor
creado, algunos jefes de proyecto no les gusta ninguna definicin de xito que abarca valor
creado. Quizs por temor a que se llevar a cabo la rendicin de cuentas por las cosas sobre las
que no tienen control directo, algunos en la Comunidad de gestin de proyectos prefieren las
definiciones de nivel 3 o 4. Estos temores son ciertamente comprensibles. Muchas de las
decisiones clave que influyen en el valor creado estn fuera del control directo del Gerente de
Obras. Si tu eres contratado para construir condominios y entregar a tiempo y dentro del
presupuesto, pero el arquitecto disea unidades que no son atractivos en el mercado o el
desarrollador sobre los precios de las unidades diseadas, es difcil de tragar la amarga pldora
y llamar al proyecto un fracaso. Si bien esto es una perspectiva comprensible, mi pensamiento
es que la definicin de xito o fracaso debe ser desde la perspectiva del cliente y no de la de la
persona contratada para gestionar la entrega del proyecto. Para m, hacerlo al revs es un
poco como decir que el sol gira alrededor de la tierra (es decir, que "Gestin de Proyectos" el
xito es ms importante que el "producto" de xito).

Como un director de proyecto profesional, creo que es importante tener una idea clara de lo
que significa el xito y yo personalmente optar por utilizar la definicin de nivel 5 como mi
gua. Esa definicin enmarca el contexto en el que tomo decisiones y cmo me guo a mis
clientes. Dada la importancia del problema, es un tema que animo a todas las organizaciones
a pensar sobre ello. Si la definicin de la organizacin del xito es incorrecta entonces el
contexto dentro del cual se toman las decisiones ser equivocado y que fcilmente puede
convertirse en el detonante que conduce a un fracaso. Del mismo modo, si los interesados
tienen diferentes definiciones de xito que podemos terminar con diferentes personas tirando
el proyecto en diferentes direcciones.
Ahora estoy plenamente consciente de que algunos en la comunidad de gestin de proyectos
no estarn de acuerdo con el uso de la definicin de nivel 5. Algunos dirn que el proyecto
termina cuando el proyecto se cierra y ese momento en el tiempo es el punto en el que el
xito debe ser juzgado. Aunque respeto su punto de vista, no soy yo a quien van a tener que
convencer. La percepcin del pblico, los patrocinadores y los medios de comunicacin son el
foro en el que se juzga el xito o el fracaso. Si bien nos gusta imponer un punto muy especfico
en el tiempo en que el xito debe ser juzgado, es dudoso que alguien fuese capaz de influir en
cmo la gente de fuera de la comunidad de gestin de proyectos hacen su juicio. Tratar de
cambiar la percepcin pblica sera una batalla imposible y no es que yo elegira para luchar.