Facultad 10

Tema: Sistema de Gestin Documental

Qu es la Gestin Documental?
Sistema de gestin documental
Software de gestin documental
Estado del arte de la Gestin Documental.
Vnculos de la Gestin Documental con el !"S# D"S# E"S.
Autora: $ng. Velmour "u%o& !asals
'00(
)*%o del +, ani-ersario de la .e-olucin/
Qu es la Gestin Documental?
0a gestin documental consiste en el uso de tecnologa 1 2rocedimientos 3ue
2ermiten la gestin 1 el acceso unificado a informacin generada en la
organi&acin4
*l 5ersonal de la Em2resa
* clientes 1 5ro-eedores
0a gestin documental se 6a con-ertido en una necesidad 1 en un 2ro7lema
2ara las organi&aciones# re2resentados en gastos en locales 1 almacenes#
infraestructuras 2ara garanti&ar el estado de conser-acin# tiem2o dedicado a
la organi&acin 1 78s3ueda de documentos# du2licaciones# gastos de
fotoco2ias9fa:# etc.
0a ma1ora de las organi&aciones necesitan acceder 1 consultar de forma
frecuente la informacin arc6i-ada. En otros es la im2ortancia de los
documentos o el -olumen de informacin lo 3ue estimula a 7uscar nue-as
soluciones inno-adoras 3ue ofre&can -enta;as 1 -alor a%adido so7re los
sistemas tradicionales de arc6i-o 1 almacenamiento.
0a Gestin Documental su2one un -erdadero reto 2ara muc6as
organi&aciones. $nclu1e conce2tos como son <auditorias de la informacin<#
<gestin electrnica de documentos<# etc.
Beneficios de emplear la prctica de la Gestin Documental
Esta7lecer un nue-o es2acio de tra7a;o com2artido Em2resa = !liente.
*umentar el -alor de la informacin de la em2resa.
E-itar la du2licacin de tareas as como los tiem2os de 78s3ueda de
informacin interna.
$ncrementar la calidad de ser-icio 1 la 2roducti-idad.
Sistema de Gestin Documental
>n sistema de gestin documental es un sistema com2utari&ado# un con;unto
de 2rogramas# utili&ado 2ara rastrear 1 almacenar documentos electrnicos 1=o
im?genes de documentos so2ortados en 2a2el. El trmino 2uede ser
relacionado con conce2tos como sistemas de administracin de contenido
@!"SA 1 es com8nmente -isto como un sistema de administracin de contenido
cor2orati-o 1 relacionado con el trmino Digital.
Software de gestin documental
Son todos a3uellos 2rogramas de ordenador creados 2ara la gestin de
grandes cantidades de documentos. Estos documentos no tienen una
organi&acin clara de sus contenidos# al contrario de lo 3ue suele suceder con
la informacin almacenada en una 7ase de datos. 0a com7inacin de este ti2o
de 7i7liotecas de documentos con ndices almacenados en una 7ase de datos
2ermite el acceso r?2ido mediante di-ersos mtodos a la informacin contenida
en los documentos. Estos generalmente se encuentran com2rimidos 1 adem?s
de te:to 2ueden contener cual3uier otro ti2o de documentos multimedia como
im?genes o -deos.
stado del arte de la Gestin Documental!
El a%o '00' 6a sido el a%o del )des2ertar/ mundial de los directi-os de las
em2resas so7re la im2ortancia de la gestin de los documentos de sus
res2ecti-os negocios. 0as ra&ones del )des2ertar/ 6a1 3ue 7uscarlas en
acontecimientos 3ue se desencadenan desde fines de '0014 la 3uie7ra de
EB.CB# la desa2aricin de *rt6ur *ndersen# el 2ro7lema de Dorldcom. En
todos ellos# la gestin de los documentos no 6a sido el moti-o 2rinci2al del
esc?ndalo# 2ero si 6a ser-ido 2ara demostrar o no 2oder demostrar cual 6a7a
sido la actitud 1 acciones 3ue 6a7an tomado las distintas em2resas 1 las
2ersonas 3ue en ellas tra7a;a7an. 0a im2re-ista desa2aricin de *rt6ur
*ndersen 1 las 2osi7les condenas de directi-os de estas em2resas 6a
desatado un inters 6asta a6ora desconocido 2or la gestin de los
documentos. 0os 2rinci2ales 2ro-eedores de Software de gestin de
contenidos# se 6an a2resurado a resaltar las funcionalidades 3ue 2ermiten
gestionar los documentos# des2us de un tiem2o en 3ue las a2licaciones de
gestin documental creadas en los a%os ,0# 2arecan 6a7er de;ado de )estar
de moda/ frente a funcionalidades m?s modernas como la gestin de 2ortales o
2?ginas De7.
Ea 6ace muc6os a%os# 3ue muc6os 2rofesionales en distintos 2ases# se
-enan em2e%ando en la im2ortancia de estos temas# la necesidad de
encontrar caminos comunes 1 de normali&ar las 2r?cticas 3ue en algunas
em2resas esta7an 1a e:tendidas. !omo resultado de estas iniciati-as en el a%o
'00' 1a se conta7a con dos documentos esenciales a tener en cuenta en el
desarrollo de esta acti-idad.
1. "o.e3. "odel re3uirements for t6e management of electronic records.
.esultado de un 2ro1ecto de la >nin Euro2ea en el 3ue tra7a;aron
2ersonas de distintos 2ases entre '000 1 '001 1 3ue 6a sido u7licado
2or la C5C!E en '00'.
2. $SC=F. 1G+H,9' .ecords management# 2u7licada en el '001.
En Euro2a# esta tendencia se de;a tam7in sentir en 2ases como .eino >nido
1 *lemania# en el conte:to de sus 2rogramas de E9*dministracin. En estos
2ases# entre otras muc6as medidas# se 6a 2uesto un 2la&o 2ara 3ue los
ciudadanos tengan acceso a todos los documentos 3ue mane;a la
administracin de forma electrnica# lo 3ue su2one la im2lantacin de sistemas
de gestin de documentos electrnicos en todas las instancias
corres2ondientes.
0a >nin Euro2ea se encuentra com2rometida en el a2o1o de estas iniciati-as
en mu1 distintos frentes. >n e:2onente im2ortante es la cele7racin este a%o
del tercer D0"9Forum# en Iarcelona en "a1o de '00'. Esta reunin 3ue se
cele7r 2or 2rimera -e& en 1,,J de7e sus siglas en inicio al conce2to de
)Documents 0egi7le a "ac6ine/# 3ue fue cam7iado en Iarcelona 2or
unanimidad 2or )Document 0ifec1cle "anagement/# dando una idea de donde
se 2one actualmente el foco de atencin.
En Es2a%a# 6a1 muc6as organi&aciones 3ue se est?n 2lanteando seriamente el
tema# aun3ue la tendencia no se o7ser-e de una forma tan clara como en otros
2ases. En el conte:to de la e9administracin se 6a incidido m?s en 2ro1ectos
de -entanilla 8nica o de informacin 2ara el ciudadano# 3ue en la organi&acin
interna de documentos. Dic6o de otra manera# en la conce2cin de un sistema
glo7al# se 6a dado m?s im2ortancia a la 2arte 3ue afecta a la relacin con los
usuarios o )front9office/# 3ue a la organi&acin interna 3ue da so2orte al sistema
o )7acK9office/. Sin em7argo# muc6os 2rofesionales 2iensan 3ue am7as son
inse2ara7les 1 3ue antes o des2us se tendr?n 3ue desarrollar sistemas de
gestin documental 3ue den so2orte a las a2licaciones 3ue se relacionan con
el usuario @sea ciudadano o clienteA. En la legislacin a2ro7ada 1 2u7licada
este a%o# se 6a tratado el tema aun3ue 3ui&?s de forma tangencial en dos
dis2osiciones de la 8ltima 2arte del a%o4
9 0SS$. 0EE L+='00'# de 11 de ;ulio# de ser-icios de la sociedad de la
informacin 1 de comercio electrnico @ICE 1' de Cctu7re de '00'A. Sin tratar
e:2lcitamente el tema se di7u;a un 2anorama 2ara los 2restadores de ser-icios
de la sociedad de la informacin# 3ue im2lica 3ue estos de7an tener organi&ado
su sistema de gestin de documentos electrnicos 2ro-enientes de sus
o2eraciones. Es2ecialmente cuando se refiere a los datos 3ue de7en
guardarse 1 o a la -alide& de los contratos electrnicos'
9 .E*0 DE!.EFC 11J+='00'# de H de no-iem7re# 2or el 3ue se regula la
conser-acin del 2atrimonio documental con -alor 6istrico# el control de la
eliminacin de otros documentos de la *dministracin General del Estado 1 sus
organismos 287licos 1 la conser-acin de documentos administrati-os en
so2orte distinto al original. Sin entrar es2ecficamente en materia se a7re la
2uerta 2ara 3ue incluso los documentos con -alor 2atrimonial 2uedan
conser-arse en so2ortes electrnicos# lo 3ue a7re otra 2uerta m?s a las gestin
documental en el entorno de la *dministracin 287lica.
' M Qu tendencias se o7ser-an como m?s consolidadas?
En 2rimer lugar# la utili&acin del trmino de )gestin de contenidos/ 2ara
englo7ar toda una serie de tareas relacionadas con la gestin del a informacin
en las em2resas. Este trmino# 3ue se em2e& a utili&ar en el a%o '0011 fue
r?2idamente ace2tado 2or los -endedores de 6erramientas de software ?-idos
de nue-as estrategias comerciales 3ue les 2ermitiesen ele-ar sus -entas# se 6a
ace2tado como denominacin de una nue-a forma de entender la gestin de la
informacin en las em2resas @en ingls las siglas E!" 9 Enter2rise !ontent
"anagement 1a son com8nmente entendidasA. En esta conce2cin se entiende
la gestin de todo ti2o de contenidos creados 1=o utili&ados en la em2resa 1 su
acceso 2or cual3uier 2ersona de la organi&acin. >na -e& m?s la tecnologa
2ermite 6acer realidad una -ie;a as2iracin de muc6os 2rofesionales 3ue desde
6ace muc6o tiem2o a7ogan 2or una -isin integradora de la gestin de la
informacin. En la 2r?ctica la gestin de contenidos une la gestin documental#
con la gestin de los sitios De7 1 las intranets 1 con la gestin de las fuentes
e:ternas de informacin# 2rimando la idea de descentrali&acin de la gestin 1
la unin ine-ita7le a los 2rocesos de negocio o flu;os de tra7a;o. En los
2r:imos tiem2os oiremos 6a7lar toda-a m?s de la gestin de contenidos. En
segundo lugar# la 2reocu2acin 2or la regulacin del nue-o entorno digital en el
3ue 2arece ine-ita7le 3ue se mo-er?n todas las em2resas 1 organi&aciones# en
un futuro mu1 cercano.
Qu se 2uede es2erar en general de a%os 2osteriores?
Seguramente se seguir? consolidando el lugar cada -e& m?s im2ortante 3ue se
concede en el entorno em2resarial a la gestin de la informacin# la
documentacin 1 los contenidos. Foda-a 6a1 algunas em2resas 3ue se niegan
a dar 2asos im2ortantes en este sentidoN 2ero slo se trata de retardar la toma
de decisiones# 2ues antes o des2us las em2resas tendr?n 3ue 6acerlo como
algo tan im2rescindi7le como lle-ar la conta7ilidad seg8n el 5lan General
!onta7le# auditar sus cuentas# im2lantar un sistema de calidad o tener un 5lan
de marKeting. Sin em7argo# como todo este desarrollo re3uiere de grandes
in-ersiones 2or 2arte de las em2resas# la situacin econmica mundial 3ue no
aca7a de recu2erarse 1 la amena&a
"#nculos de la Gestin Documental con el $%S& D%S& %S!
!"S 1 Gestin Documental
0os gestores de contenidos !"S @!ontent "anagement S1stemA son
a2licaciones orientadas a la generacin 1 2u7licacin de contenidos. Oace
unos a%os eran sistemas claramente definidos. Oo1# sin em7argo# e:iste una
am2lia gama de ellos con diferentes orientaciones 1 287lico o7;eti-o. Dentro de
la am2lia gama de !"S se encuentran lo 3ue se llaman Gestores
Documentales o D"S @Document "anagement S1stemA. Esta su7categora
dentro de los !"S est?n es2eciali&ados en la gestin de documentos 1
dis2onen de funcionalidades 8tiles 2ara el me;or desem2e%o de tareas
administrati-as dentro de cual3uier de2artamento de cual3uier mediana o
2e3ue%a em2resa.
D"S 1 Gestin Documental
Que es un D"S?
D"S @sistema mane;ador de documentacinA
>n documento se define como informacin registrada en cual3uiera 3ue sea su
formato el medio utili&adoN los cuales son 2roducidos o reci7idos en una
entidad en desarrollo de sus funciones o como com2lemento de ella @D"SA es
el software 3ue almacena 1 2ermite la 78s3ueda de m8lti2les formatos de
documentos @"etadatosA 7asados en categoras seleccionadas.
5ara 3u es un D"S?
Este se 7asa en el conce2to de Gestin Documental# 3ue 3uiere decir# con;unto
de acti-idades administrati-as 1 tcnicas tendientes a la 2lanificacin# mane;o 1
organi&acin de la documentacin 2roducida 1 reci7ida 2or las entidades#
desde su origen 6asta su destino final# con el o7;eto de facilitar su utili&acin 1
conser-acin.
0os D"S est?n orientados al almacenamiento# gestin# 78s3ueda 1
-isuali&acin de arc6i-os de una manera co6erente 1 ordenada#
com2letamente configura7les 2or el usuario o el cliente. 0os arc6i-os son
almacenados en una 7ase de datos @e:isten -arias 2osi7ilidadesA# organi&ados
seg8n decida la organi&acin o el 2ro2io usuario. *l contrario de lo 3ue ocurre
en el escritorio# estos sistemas 2oseen 2otentes sistemas de 78s3ueda 3ue
2ermiten locali&ar los arc6i-os r?2idamente.
0os D"S son accesi7les -a we7 @a tra-s del na-egadorA. Sin em7argo#
e:isten otros modos de acceder a la informacin desde el 2ro2io escritorio 2ara
a3uellos 3ue 2refieran -isuali&ar los arc6i-os como una car2eta m?s del 2ro2io
escritorio. *s# 2uede accederse -a Sam7a# De7D*V o FF5# 2or e;em2lo.
>na -e& se 6a almacenado un documento en el D"S# es 2osi7le 3ue un
usuario lo modifi3ue. Esta modificacin figurar? como la -ersin m?s reciente#
sin em7argo# la -ersin anterior 3ueda almacenada. Se trata de la -ersin
actual 1 la -ersin anterior. Fodas las -ersiones anteriores se almacenan. En
caso de 3ue sea necesario# las -ersiones anteriores 2ueden ser recu2eradas.
Esto es 8til 2ara 2ro2oner modificaciones en un documento 3ue 2ueden o no
ser autori&adas 2or el coordinador. Fam7in 2ermite mantener registro de las
diferentes contri7uciones a un documento reali&ados 2or uno o -arios usuarios
@tra7a;o cola7orati-oA.
E"S 1 Gestin Documental
6tt24==www.mirol.com=
6tt24==www.7si9s2ain.com=$m2lantacionSistemasGestion=inde:.:alter
Glosario de Trminos
Documentos: dentro de una organi&acin inclu1e todas las formas de
informacin desestructurada 3ue se 2roducen o reci7en en el e;ercicio de la
2ro2ia acti-idad @esto inclu1e 7orradores# documentos de tra7a;o# etc.A
Art'ur Andersen: Fue el 3uinto estudio m?s grande de asesores financieros#
con m?s de (#000 2rofesionales# cientos de socios# filiales 1 di-isiones enteras#
adem?s de (00 clientes de los cuales# (J coti&antes en la cartera Standard P
5oorQs G00.
()*( nron $orporation 4 Fue una em2resa de energa con sede en
Houston# Texas 3ue em2lea7a cerca de '1.000 2ersonas 6acia mediados de
2001 @antes de su 3uie7raA.
)eferencias
http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n_documental

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
http://www.grupocpd.com/archivos_documentos/cms_gestion_documental/cms__gest
ion_documental/view
http://el!directorio.org/So"re_como#_$ue_de_%&S
http://www.mvconsultoria.com/mvconsultoria/es/pmes/dms/