Evaluacin administrativa del departamento de informtica

Una vez elaborada la planeacin de la auditora, la cual servir como plan maestro de los
tiempos, costos y prioridades, y como medio de control de la auditora, se debe empezar
la recoleccin de la informacin. Para ello se proceder a efectuar la revisin
sistematizada del rea, a travs de los siguientes elementos:
a) evisin de la estructura orgnica:
!erar"uas #definicin de la autoridad lineal, funcional y de asesora).
$structura orgnica
%unciones
&b'etivos
b) (e deber revisar la situacin de los recursos )umanos.
c) $ntrevistas con el personal de procesos electrnicos:
!efatura Personal administrativo
*nlisis esponsable de comunicaciones
Programadores esponsable de capacitacin
esponsable de internet e intranet
&peradores esponsable de sala de usuarios
Personal de bases de datos
Personal de comunicacin y redes
esponsable de redes locales o nacionales
d) (e deber conocer la situacin en cuanto a:
Presupuesto
ecursos financieros
ecursos materiales
+obiliario y e"uipo
costos
e)(e )ar un levantamiento del censo de recursos )umanos y anlisis de situacin en
cuanto a:
,-mero de personas y distribucin por reas.
.enominacin de puestos y personal de confianza y de base #sindicalizados y no
sindicalizados)
(alario y conformacin del mismo #prestaciones y adiciones)
+ovimientos salariales
/apacitacin #actual y programa de capacitacion)
/onocimientos
$scolaridad
$0periencia profesional
*ntig1edad #en la organizacin, en el puesto y en puestos similares fuera de la
organizacin)
2istorial de traba'o
3ndice de rotacin del personal.
Programa de capacitacin #vigente y capacitacin otorgada en el -ltimo a4o)
(e deber revisar el grado de cumplimiento de los documentos administrativos5l
&rganizacin
,ormas y polticas
Planes de traba'o
/ontroles
$stndares
Procedimientos
6a informacin nos servir para determinar:
(i las responsabilidades en la organizacin estn definidas adecuadamente.
(i la estructura organizacional est adecuada a las necesidades.
(i el control organizacional es el adecuado
(i se tienen los ob'etivos y polticas adecuadas, si se encuentran vigentes y si
estn bien definidas.
(i e0iste la documentacin de las actividades, funciones y responsabilidades.
(i los puestos se encuentran definidos y se4aladas sus responsabilidades.
(i el anlisis y descripcin de puestos est de acuerdo con el personal "ue los
ocupa.
(i se cumplen los lineamientos organizacionales.
(i el nivel de salarios est de acuerdo con el mercado de traba'o.
(i se tiene un programa de capacitacin adecuado y si se cumple con l.
(i los planes de traba'o concuerdan con los ob'etivos de la empresa.
(i se cuenta con los recursos )umanos necesarios "ue garanticen la continuidad de
la operacin o si se cuenta con los 7indispensables8.
(i se eval-an los planes y se determinan las desviaciones.
(i se cumple con los procedimientos y controles administrativos.
6a organizacin debe estar estructurada de tal forma "ue permita lograr eficiente y
eficazmente los ob'etivos, y "ue esto se logre a travs de una adecuada toma de
decisiones.
Una forma de evaluar la forma en "ue la gerencia de informtica se est
desempe4ando es mediante la evaluacin de las funciones "ue la alta gerencia debe
realizar:
Planeacin: .eterminar los ob'etivos del rea y la forma en "ue se van a lograr
estos ob'etivos.
Organizacin:Proveer de las facilidades, estructura, divisin del traba'o,
responsabilidades, actividades de grupo y personal necesario para realizar las
metas.
Recursos humanos: (eleccionando, capacitando y entrenando al personal
re"uerido para realizar las metas.
Direccin: /oordinando las actividades, proveer liderazgo y gua, y motivando al
personal.
Control: /omparando lo real contra lo planeado, como base para realizar los
a'ustes necesarios.
Principales planes que se requieren dentro de la organizacin de informtica
Estudio de viabilidad
9nvestiga los costos y beneficios de los usos a largo plazo de las
computadoras, y recomienda cuando debe o no usarse. $n caso de re"uerirse el uso de la
computacin, sirve para definir el tipo de )ard:are, el soft:are y el e"uipo perifrico y
de comunicacin necesarios para lograr los ob'etivos de la organizacin.
$l estudio de viabilidad consiste en la evaluacin para determinar, primero, si la
computadora puede resolver o me'orar un determinado procedimiento, y segundo, cul es
la me'or alternativa.
Planeacin de cambios modificaciones ! actualizacin
$specifica las metas y actividades "ue se deben realizar para lograr los
cambios y modificaciones, su independencia, tiempos, responsables y restricciones,
cuando la organizacin toma la decisin de )acer cambios sustanciales de soft:are,
)ard:are, comunicacin o e"uipos perifricos.
Plan maestro
$l plan maestro o plan estratgico de una instalacin informtica define
los ob'etivos a largo plazo y las metas necesarias para lograrlo.
Una de las principales obligaciones del rea de gerencia en informtica es
la construccin de un plan maestro. $l plan maestro debe contener los ob'etivos, metas y
actividades generales a realizar durante los siguientes a4os, incluyendo los nuevos
sistemas "ue se pretenden implementar. Puede comprender un periodo corto o largo,
dependiendo de las caractersticas y necesidades de la organizacin, y de lo cambiante de
los sistemas.
Plan de pro!ectos
/onsiste en el plan bsico para desarrollar determinado sistema y para asegurarse
"ue el proyecto es consistente con las metas y ob'etivos de la organizacin y con a"uellos
se4alados en el plan maestro. $s importante "ue este plan no solo contemple los sistemas,
sino tambin las prioridades y el momento en el cual se desarrollarn los sistemas.
Plan de seguridad: seguros contingencias ! recuperacin en caso de siniestro
Una instalacin de informtica est e0puesta a sufrir un desastre por
muc)as razones: )uracanes, fuego, inundaciones, terremotos, sabota'e, fraude, problemas
de e"uipo. (e debe tener un plan "ue permita eliminar en lo posible la ocurrencia de un
desastre o de prdida por causas internas o e0ternas a la organizacin
(e debe contar con una adecuada planeacin sobre los seguros "ue se deben tener en caso
de "ue ocurra un desastre. ;ambin se debe tener un plan de recuperacin para "ue en
caso de "ue ocurra un desastre la instalacin se encuentre en funcionamiento en el menor
tiempo posible y con el menor impacto para la organizacin.
Evaluacin de la estructura orgnica
Para lograr la evaluacin de la estructura orgnica se deber solicitar el manual de
organizacin de la direccin, el cual deber comprender, como mnimo:
&rganigrama con 'erar"uas
%unciones
&b'etivos y polticas
*nlisis, descripcin y evaluacin de puestos.
+anual de procedimientos.
+anual de normas.
9nstructivos de traba'o o guas de actividad.
;ambin se deben solicitar:
&b'etivos de la direccin
Polticas y normas de la direccin
Planeacin
$l director de informtica y a"uellas personas "ue tengan un cargo directivo deben llenar
los cuestionarios sobre estructura orgnica, funciones, ob'etivos y polticas.
<sicamente, el departamento de informtica puede estar dentro de alguno
de estos tipos de dependencia:
a) .epende de alguna direccin o gerencia, la cual normalmente, es la direccin de
finanzas.
$l "ue informtica dependa del usuario principal, normalmente se presenta
en estructuras pe"ue4as o bien "ue inician en el rea de informtica.
b)6a segunda posibilidad es "ue la direccin de informtica dependa de la gerencia
general= esto puede ser en lnea o bien en forma de asesora.
c) 6a tercera posibilidad es para estructuras muy grandes, en las "ue )ay bases de datos,
redes o bien e"uipos en diferentes lugares. $n esta estructura se considera la
administracin corporativa. 6a direccin de informtica depende de la gerencia general y
e0isten departamentos de informtica dentro de las dems gerencias, las cuales reciben
todas las normas, polticas, procedimientos y estndares de la direccin de informtica,
aun"ue funcionalmente dependan de la gerencia a la cual estn adscritas. 6a direccin de
informtica es la responsable de las polticas, normatividad y controles.
d) 6a cuarta forma de organizacin es la creacin de una compa4a independiente "ue d
servicio de informtica a la organizacin.
$structura orgnica
Uno de los elementos ms crticos es el relativo al personal y a su organizacin. Un
personal calificado, motivado, entrenado y con la adecuada remuneracin, repercute
directamente en el buen desempe4o del rea de informtica.
"unciones
6as funciones en informtica pueden diferir de un organismo a otro,
aun"ue se designen con el mismo nombre= por e'emplo la funcin del programador en
una organizacin puede ser diferente en otra organizacin.
Ob#etivos
Uno de los posibles problemas o descontentos "ue puede tener el personal
es el desconocimiento de los ob'etivos de la organizacin, lo cual puede deberse a una
falta de definicin de los ob'etivos= esto provoca "ue no se pueda tener una planeacin
adecuada.
Entrevistas con el personal de informtica
(e debern efectuar entrevistas con el personal de informtica, para lo cual puede
entrevistarse a un grupo de personas elegidas, sin de'ar de se4alar "ue "uienes deseen
e0teriorizar sus opiniones lo podrn )acer en un lugar y )ora determinados. $n algunos
casos es conveniente proporcionar un n-mero telefnico para poder )acer la reunin
fuera de la direccin de informtica y )ay "ue solicitar "ue las opiniones sean
debidamente fundamentadas.
$sto nos servir para determinar:
>rado de cumplimiento de la estructura organizacional administrativa.
>rado de cumplimiento de las polticas y los procedimientos administrativos.
(atisfaccin e insatisfaccin
/apacitacin
&bservaciones generales
(ituacin presupuestal y financiera
Presupuestos
(e obtendr informacin presupuestal y financiera del departamento, as
como del n-mero de e"uipos y caractersticas para )acer un anlisis de su situacin desde
un punto de vista econmico. $ntre esta informacin se encuentra:
/ostos del departamento, desglosado por reas y controles.
Presupuesto del departamento, desglosado por reas.
/aractersticas de los e"uipos, n-mero de ellos y contratos.