SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIN Y
SEGUIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y DE
OTRA INDOLE



CDIGO: S-P-12





CDIGO: S-P-12
PROCEDIMIENTO

FECHA: 26/02/2013
VERSIN: 02
IDENTIFICACIN Y SEGUIMIENTO
DE REQUISITOS LEGALES Y DE
OTRA INDOLE
PGINA 2 DE 6


1. OBJETO

Establecer la metodologa para identificar, mantener actualizado, tener acceso
y garantizar el conocimiento y cumplimiento de los requisitos legales de
Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, aplicable a Servicer
Ltda.

2. ALCANCE

Este procedimiento comprende desde la Identificacin de Requisitos legales
de calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente hasta el
seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales aplicables a los servicios
que Servicer Ltda. Presta.

3. RESPONSABLE

Los responsables de garantizar la aplicacin y ejecucin de este
procedimiento son las reas de calidad en relacin a los requisitos definidos
en el mbito de calidad y Salud ocupacional en relacin a los requisitos
definidos en los mbitos de Seguridad-Salud Ocupacional y Medio ambiente
de Servicer Ltda.

4. RECURSOS

Tecnologa, informtica y comunicaciones, papelera, econmicos.

5. VOCABULARIO

Requisito legal de calidad, seguridad y salud ocupacional: Es el marco legal
aplicable a la empresa de obligatorio cumplimiento.

Parte interesada: Individuos o grupos interesados o afectados por el
desempeo en seguridad y salud ocupacional de una organizacin.

Empresa: Compaa, firma, empresa, institucin, asociacin o combinacin
de ellas, pblica o privada, que tiene sus propias funciones y
administracin.

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Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

Siso: Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

SGI: Sistema de Gestin Integrado.

6. ACTIVIDADES

N ACTIVIDADES RESPONSABLE
1
Identificacin de los requisitos del SGI tanto legales
como de otra ndole aplicable a la empresa: Se realiza la
identificacin de requisitos legales y de aquellos que
guarden relacin con la empresa en materia de calidad,
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, por medio
de la consulta a diferentes medios de comunicacin y la
informacin recibida por cada uno de los diferentes
procesos.

Se tendra como referencia la siguiente:

- Matriz de identificacin de peligros y priorizacin.
- Matriz de aspectos e impactos ambientales.
- Mapa de proceso y caracterizacin de los mismos.
- Requisitos contractuales del cliente.
- Procesos nuevos, insumos, y servicios nuevos.
Coordinador De Calidad

Coordinador Siso
2
Consultar los requisitos legales y de otra ndole que
aplican a la empresa en materia de calidad y Siso: Para
lo cual se debe consultar lo siguiente:

- www.imprenta.gov.co
- www.corteconstitucional.gov.co
- www.ramajudicial.gov.co
- www.belisario.com.co
- www.colpatria.com
- www.minminas.gov.co
- www.rds.org.co
- www.minambiente.gov.co
- www.laseguridad.ws
- www.suratep.com/legislacin
- Informacin suministrada por los entes territoriales,
corporaciones regionales donde se desarrollen los
Coordinador De Calidad

Coordinador Siso
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proyectos.
- Requisitos contractuales adquiridos por la empresa.

Adicionalmente se tiene en cuenta la legislacin enviada por
la suscripcin al consejo colombiano de seguridad.
3
Consolidacin de la Informacin en formato: las areas
de calidad y Siso consolida en el S-F-59 MATRIZ DE
IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTRA
INDOLE, en este formato se incluye lo siguiente:

1. Fecha de actualizacin: Es la fecha en que se incluye
un requisito o se incluye algun cambio al mismo.

2. Ambito o gestion: Se debe contemplar si es un requisito
Administrativo, Tcnico, Seguridad-Salud Ocupacional
y Medio Ambiente.

3. Norma: Norma, Ley y otros requisitos que segn la
actividad desempeada por la empresa sea objeto de
cumplimiento

4. Entidad que lo emite: Organizacin, Empresa que
emite el requisito a cumplir.

5. Numeral, articulo aplicable: El nmero y el ao de
vigencia del requisito a cumplir.

6. Descripcin requisito legal: especificar los aspectos
ms relevantes que apliquen al requisito.

7. Ubicacin: Donde se encuentra enmarcado este
requisito.

8. Partes interesadas: Son aquellas personas, procesos o
reas de trabajo que les interesa el cumplimiento de
este requisito.

9. Cumplimiento: Es el medio por el cual se hace cumplir
el requisito dentro de la empresa.

10. Responsable: Son aquellas personas, reas o
procesos que hace que se cumpla el requisito definido.

11. Seguimiento:

a. Cumple/ No cumple: Cumplimiento en la empresa
de la norma.
b. Observacin: Espacio para relacionar apartes
Coordinador De Calidad

Coordinador Siso
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importantes sobre la revisin del requisito.

12. Plan de accin: se define actividades a realizar para
darle cumplimiento a la legislacin.

La informacin contenida en este formato debe ser revisada
y comprendida por la Gerencia, con el fin de asegurar el
cumplimiento.
4
Disponibilidad, consulta y comunicacin: Este registro se
encuentra disponible en el portal para consulta del personal
que lo requiera.

La divulgacin de los requisitos legales se realiza a las
partes interesadas.

Las reas de calidad y siso son las responsable de dar a
conocer al personal de la empresa ya sea empleados
directos, temporales, contratistas o visitantes los requisitos
legales que aplican a la organizacin de acuerdo a la
actividad realizada.
Coordinador De Calidad

Coordinador Siso
5
Actualizacin de Requisitos Legales: Mensualmente
mediante consulta a las fuentes mencionadas en la
actividad 4.2, el rea de Calidad y Siso actualizan la matriz
de requisitos legales.
Adems siempre que se detecte una modificacin en algn
requisito debe actualizarse inmediatamente la matriz.
Coordinador De Calidad

Coordinador Siso
6
Seguimiento al Cumplimiento de los Requisitos Legales:
Al menos con una periodicidad semestral el rea de calidad
y Siso en la Matriz De Identificacin De Requisitos
Legales Y Otra ndole S-F-59. Se dar el cumplimiento de
los requisitos legales aplicables a la empresa.
Coordinador De Calidad

Coordinador Siso

7. GENERALIDADES

No aplica

8. FORMATOS RELACIONADOS

S-F- 59 Matriz de identificacion de Requisitos Legales y de otra indole

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Nombre del documento
NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad, FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO.
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NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.
NTC-OHSAS 18001:2007, Sistemas de Gestin de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. Requisitos.
NTC ISO 14001:2004, Sistemas de Gestin Ambiental. Requisitos con orientacin para su uso.
Legislacin Colombiana aplicable a la empresa en Calidad y Siso.
Gua del Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas (Consejo Colombiano de
Seguridad), 2010.
S-F-59 Matriz De Identificacin De Requisitos Legales Y Otra ndole

10. CONTROL DE DOCUMENTOS

VERSIN
FECHA DE
ACTUALIZACIN
CAMBIO REALIZADO
00 26/12/2012 Se cambi imagen corporativa.
01 26/02/2013
Se cambi la estructura de la definicin de las
actividades, y se modific la actividad 6 donde
describimos el seguimiento que se realizara a la
Matriz De Identificacin De Requisitos Legales Y Otra
ndole.















REVIS: APROB:


Jos Navarro
Coordinadora SISO

Soffi Santis Martnez
Gerente Comercial y Administrativo