Febrero 2007 1

Manual de Contabilidad








BOLETN DE NEGOCIOS Y FINANZAS
CONTABILIDAD BSICA

QU ES LA CONTABILIDAD?

La contabilidad es el idioma de negocios. Su
propsito es recolectar la informacin necesaria
para la toma de decisiones econmicas.

Se trata de un sistema de informacin mediante
el cual se recolecta, clasifica, resume y se
informa de las operaciones cuantificables en
dinero que realiza una persona o una empresa.
La informacin pertinente es la referente a un
Perodo o Ejercicio Contable que normalmente
se refiere a un ao calendario (enero a
diciembre).

A pesar de que el proceso de registrar datos
financieros puede ser una actividad tediosa,
resulta ser indispensable para determinar si una
empresa o individuo ha producido ganancias o
prdidas durante un perodo determinado.

La contabilidad es una herramienta de control
que indica en cuales actividades se estn
utilizando los fondos y el costo de producir un
producto o artculo. En proyectos de inversin la
contabilidad ayuda a verificar que los gastos y
ganancias se estn realizando de acuerdo con
el presupuesto establecido.

De todos los reportes contables que se
producen, hay dos de suma importancia para la
toma de decisiones.

1. El Balance General permite conocer la
situacin econmica de la empresa, las
propiedades (Activos) existentes as como
las deudas (Pasivos) que tiene con otros.
2. El Estado de Resultados permite conocer
la utilidad o prdida de un ejercicio, cuantos
Ingresos (Ventas) y cuantos Egresos
(Gastos) se realizaron durante el perodo.
Las caractersticas de los estados financieros
son:

Comprensibilidad: Quien los prepara debe
conocer el negocio para presentar los datos de
una manera muy clara.

Relevancia: Dado que esta informacin influye
en la toma de decisiones, se deben incluir todo
dato relevante.

Confiabilidad: Deben tener la menor cantidad
de errores u omisiones posibles y deben poder
ser verificados con documentos de respaldo.

Comparabilidad: Deben prepararse de tal
forma que se pueda hacer una comparacin
entre perodos.

CMO SE REGISTRA LA
INFORMACIN CONTABLE?

La base del sistema contable es la partida
doble. Es decir, por cada transaccin financiera
se registra una entrada y una salida en las
cuentas. El Contador las registra en el Libro
Diario que es como la bitcora de produccin
nada ms que aqu las actividades se ponen
con valor en Lempiras.

Por ejemplo: Si se compra un bote de
insecticida, hay una entrada a inventario y una
salida de caja, por el mismo valor.

Para recolectar y clasificar estas transacciones,
se debe tener una evidencia por escrito de lo
que se ha realizado. Por eso se tienen que pedir
y guardar las facturas de todo lo que se compra.
Si no hay facturas para gastos menores como
gastos de transporte (bus o taxi), se tiene que
elaborar recibos para documentar el gasto.

Febrero 2007 2
Manual de Contabilidad
Tambin hay que hacer una factura para todos
los productos que se venden, recibos firmados
por los trabajadores de todo lo que se les paga,
etc.

Con esta documentacin el Contador procede a
registrarla en el Libro Diario, poniendo al lado
izquierdo el debe (entrada) y al lado derecho el
haber (salida). Se registran todas las
operaciones detalladas, con fecha y en el orden
que se van realizando, afectando todas las
cuentas involucradas en cada transaccin.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si
compramos al contado un insecticida por
Lps.125.00, el 18 de Octubre de 2006, el
asiento de diario es:

18 de Octubre de 2006
Debe Haber
Inventario de insecticida 125.00
Caja 125.00

Ese mismo da se compra donde un proveedor
fertilizante por Lps. 8,500.00, y se paga el 50%
y el 50% se pagara en 30 das. El libro se vera
as:

18 de Octubre de 2006
Debe Haber
Inventario de insecticida 125.00
Caja 125.00
Inventario de fertilizante 8,500.00
Caja 4,250.00
Proveedores 4,250.00
8,625.00 8,625.00
Al final del da se totalizan las dos columnas de
debe y haber (entradas y salidas) para verificar
que estn cuadrados los registros.

Estas transacciones del libro diario se deben
trasladar a un Libro Mayor que es un resumen
de los movimientos por cada una de las cuentas
contables existentes.

Los registros en el Libro Mayor se llevan en una
cuenta T donde el lado izquierdo es el debe
(entradas) y el derecho el haber (salidas). Aqu
se trasladan todos los movimientos del Libro
Diario y al final del mes se totaliza.

Caja
10,000 125.00
4,250.00

5,625.00


Con los saldos (Totales) de cada cuenta se
trabaja para obtener los Estados Financieros.

La contabilidad se puede llevar manualmente o
por computadora, que es lo ms utilizado en la
actualidad, pero para eso hay que solicitar
autorizacin a la Direccin Ejecutiva de
Ingresos.






EL ESTADO DE RESULTADOS

Al Estado de Resultados tambin se le conoce
como Estado de Prdidas y Ganancias. El
Estado de Resultados es el resumen de todas
las actividades realizadas durante el Perodo
Contable. Est compuesto por:

Ventas Netas: son todas las ventas realizadas
sean de contado o a crdito, menos los
descuentos, bonificaciones o devoluciones que
se dan en algunos productos.

Otros Ingresos: pueden ser, por ejemplo, el
sueldo que recibe el Sr. Juan Buen Da porque
trabaja en la finca del vecino.

Costos de Produccin: se pueden presentar
de diferentes formas, pero aqu se reportan por
actividades del proceso productivo, esto con el
objeto de poder compararlos con el presupuesto
inicial del cultivo e ir monitoreando si los costos
estn dentro de lo esperado en cada actividad.

Si los costos son diferentes de lo que se tena
presupuestado, tiene que buscarse la
explicacin. Por ejemplo, si se dio un costo ms
alto en control de plagas, tal vez hubiese ms
insectos porque no se limpiaron los alrededores
del cultivo. Si se obtuvo un costo ms bajo en
riego, puede ser porque llovi bastante y no fue
necesario regar.

Febrero 2007 3
Manual de Contabilidad


Juan Buen Da
ESTADO DE RESULTADOS
Enero a Diciembre 2,006

INGRESOS
Ventas
Ventas 221,000.00
Devoluciones, Descuentos y Bonificaciones 7,854.00
Ventas Netas 213,146.00

Otros Ingresos 3,500.00

TOTAL INGRESOS 216,646.00

COSTOS
Costos de Produccin
Preparacin de Suelo 3,492.50
Siembra 37,424.33
Control de Malezas 1,078.00
Control de Plagas 42,637.16
Fertilizacin 18,820.73
Riego 16,742.00
Cosecha 3,804.00
Vigilancia 1,144.00
Destruccin 330.00

TOTAL COSTOS DE PRODUCCION 125,472.72

UTILIDAD BRUTA 91,173.28

GASTOS
Gastos de Comercializacin 5,300.00
Gastos Administrativos 9,650.00
TOTAL GASTOS 14,950.00

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS E
INTERESES 76,223.28

Gastos Financieros 7,800.00

UTILIDAD DESPUES DE INTERESES 68,423.28

PAGO DE IMPUESTOS

GANANCIA NETA 68,423.28



Febrero 2007 4
Manual de Contabilidad

Utilidad Bruta: son los Ingresos menos los
Costos de Produccin (desde la siembra de
vivero, si la hay, hasta la cosecha). Esto indica
cuanto gana antes de restar los gastos que no
estn relacionados con la produccin.

Gastos de Comercializacin: incluyen el
transporte y empaque del producto.

Gastos Administrativos: son los gastos en
papelera, honorarios del contador, etc.

Utilidad antes de Impuestos e Intereses: se
obtiene al restar los Gastos de la Utilidad Bruta
y muestra cuanto queda de ganancia. Despus
se resta los Gastos Financieros, que son los
intereses que paga si utiliza algn prstamo
para capital de trabajo o para inversin.
Finalmente se resta el Impuesto Sobre la Renta
y lo que queda es la Utilidad Neta, la ganancia
despus de haber pagado todo.

El Estado de Resultados no es acumulativo, se
calcula para el perodo contable. Luego el
resultado de fin del perodo, al iniciar el
siguiente perodo, se traslada al Balance
General en la lnea de Utilidades Retenidas.

EL BALANCE GENERAL

El Balance General tambin se le conoce como
Balance de Situacin. El Balance muestra lo
que tiene y lo que debe. El Balance en la
prxima pgina se presenta en dos columnas,
pero tambin se puede presentar como un
listado con los Activos primero, luego los
Pasivos y finalmente el Patrimonio.

En el Balance la sumatoria de los Activos debe
ser igual a la sumatoria de los Pasivos ms el
Patrimonio.

En el Balance se quedan las cuentas con saldos
y se van acumulando los movimientos ao tras
ao.

Para hacer los Estados Financieros se debe
contratar los servicios de un Contador
profesional ya que hay que cumplir con los
Principios Bsicos de Contabilidad y con las
Normas Internacionales de Informacin
Financiera.

Tanto el Balance como el Estado de Resultados
de un ejercicio contable completo deben ser
firmados por el propietario del negocio y
firmados y sellados por el Contador que los
elabora. Esta informacin sirve para hacer la
declaracin del Impuesto sobre la Renta (ISR)
que debe presentarse el 30 de marzo y pagarse
antes del 30 de abril de cada ao. Tambin
sirve para obtener prstamos ya que es parte de
la documentacin requerida por instituciones
financieras y principalmente para saber si la
actividad que se est realizando est dejando
utilidades.

Se pueden elaborar Estados Financieros
intermedios (cada mes o al final de un ciclo de
cultivo) para hacer anlisis especficos.

Los Activos es en lo que se ha usado el dinero.

Activo circulante es el efectivo o bienes fciles
de convertir en efectivo como el dinero en
bancos, cuentas por cobrar, inventarios, etc.

Activos fijos son las propiedades ms difciles
de convertir en efectivo como terrenos,
maquinara, etc.

Depreciacin es un valor asignado por el
desgaste del equipo y las instalaciones por
utilizarlos en el proceso de produccin. Se resta
del valor de compra de los Activos Fijos para
obtener el Activo Fijo Neto.

Los Pasivos son las fuentes de dinero que no
son de los propietarios.

Pasivo circulante pueden ser proveedores
(casas comerciales), bancos, financieras y/o
cooperativas que han otorgado prstamos a
corto plazo (un ao o menos).

Pasivo Largo Plazo son bancos, financieras y/o
cooperativas que han proporcionado prstamos
a largo plazo (ms de un ao).

El Patrimonio es el dinero de l o los
propietarios de la Empresa, y puede estar
compuesto por el capital social, las reservas
legales, las utilidades retenidas de ejercicios
anteriores y las utilidades del perodo.



Febrero 2007 5
Manual de Contabilidad
Cuando se revisa el Balance, simplemente recordar hacerse dos preguntas respecto al dinero:
de dnde viene? y a dnde se va?


Juan Buen Da
BALANCE GENERAL
Al 31 de Diciembre de 2,006

Acti vos Pasi vos
Acti vo Circulante Pasi vo Circulante
Caja y Bancos 105,625.00 Cuentas por Pagar 8,000.00
Cuentas por Cobrar 25,000.00 Prstamos de corto plazo 22,450.00
Inventarios 8,625.00 Total Pasivo Circulante 30,450.00
Gastos pagados por
adelantado
4,800.00
Total Acti vo Circulante 144,050.00 Pasi vo Largo Plazo
Prstamo hipotecario 60,000.00
Acti vo Fijo Total Pasivo Largo Plazo 60,000.00
Terrenos 78,833.28
Edificios 125,000.00 Total Pasivos 90,450.00
Maquinaria y Equipo 22,000.00
Equipo de Computo 18,000.00 Patrimonio
Mobiliario y Enseres 7,000.00 Capital Social 83,750.00
(Menos) Depreciacin 15,460.00 Reservas Legales 3,500.00
Acti vo Fijo Neto 235,373.28 Utilidades Retenidas 133,300.00
Utilidades del Perodo 68,423.28
Total Capital 288,973.28

Total Acti vo 379,423.28 Total Pasivo y Patrimonio 379,423.28


CUNDO SE REALIZAN LOS
REGISTROS CONTABLEMENTE?

Los registros se realizan cuando se tiene la
seguridad que ocurri la actividad. Por ejemplo:
si se hace una venta a crdito, se registra la
venta en seguida porque ya se entreg el
producto y se hizo la factura. No la pagaron
todava pero queda una cuenta por cobrar. Si se
tiene un contrato para vender, eso no se debe
registrar. Se tiene la seguridad que el producto
se vender pero todava no ha sucedido.

Para fines prcticos no se llevar un libro Diario,
eso se lo deja a los contadores, pero se utilizar
la Bitcora. La misma que se utiliza para
produccin, all debe anotar toda actividad que
se realiza en el cultivo, todo lo que se compra y
todo lo que se vende, ya que la memoria no es
suficientemente buena para tener toda la
informacin disponible cuando se quiere hacer
un anlisis o planificar una actividad.

Se requiere de disciplina y de compromiso para
estar escribiendo todo lo que sucede. Pero al
terminar el ciclo se dar cuenta que vale la pena
el tiempo invertido, porque sabr si en realidad
gan o perdi en la actividad que realiz.

CMO SE LLEVA UN CONTROL DE
LOS GASTOS?

Antes de iniciar cualquier actividad se debe
hacer un presupuesto, que en este caso se va a
separar por actividades del ciclo de produccin,
tal y como se presentan los costos en el Estado
de Resultados.

Diariamente se debe actualizar la Bitcora al ir
avanzando en el ciclo de produccin, al terminar
cada actividad se suman todos los gastos
realizados. Por ejemplo: preparacin de suelos,
preparacin de vivero, transplante, etc. Los
gastos realizados se comparan con el

Febrero 2007 6
Manual de Contabilidad
presupuesto para ver si se est cumpliendo. Si
hay diferencias, hay que buscar la explicacin.
Por ejemplo: se gast menos en control de
plagas porque no hubo mucha incidencia. El
gasto de fertilizacin es ms que el programado
a causa del incremento en el precio. Toda la
fruta cosechada no se pudo vender porque los
cosechadores cortaron y no estaba en su punto.

Las explicaciones de las variaciones deben ser
analizadas detenidamente para ver si son cosas
que se pueden controlar y corregir en el futuro.
De los ejemplos anteriores solo la prdida de
fruta se puede controlar capacitando a los
cosechadores.

Como se puede apreciar a travs de este
pequeo boletn, la Contabilidad es la
herramienta bsica para la toma de decisiones,
ya que de ella es de donde se toma la
informacin para hacer casi todos los clculos y
anlisis, por lo que no solo es importante
cosechar frutas, granos y verduras, tambin
es muy importante cosechar datos.







El EDA (Entrenamiento y Desarrollo de Agricultores) es un programa de la Cuenta del Desafo del Milenio de
Honduras (MCA-Honduras) con fondos provenientes de la Corporacin del Desafo del Milenio (MCC) de los
Estados Unidos de Amrica. EDA es implementado por Fintrac Inc., la Fundacin Hondurea de Investigacin
Agrcola y la Escuela Agrcola Panamericana.

Esta publicacin ha sido posible gracias al apoyo brindado por la oficina de MCA-Honduras, bajo los trminos del
contrato entre MCA-Honduras y Fintrac Inc. Las opiniones aqu expresadas corresponden a los autores de las
mismas y no necesariamente reflejan la opinin de MCA-Honduras, MCC, del Gobierno de Honduras ni del
Gobierno de los Estados Unidos.

EDA. Oficina de FHIA, La Lima, Cortes, Honduras.
Tel: (504) 508-2371 Fax: (504) 508-2372
eda@fintrac.com www.hondurasag.org www.fintrac.com