Software de Negocios I PDF

Software de
Negocios I

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CARRERAS PROFESIONALES CIBERTEC

SOFTWARE DE NEGOCI OS I 3

CIBERTEC CARRERAS PROFESIONALES
NDICE

Pgina
Presentacin 5
Red de contenidos 6

Edicin de documentos con Microsoft Word 2007
1.1 Tema 1 : Word 2007
1.1.1. : Novedades de Office Word 2007 8
1.1.2. : Interfaz Grfica 9
1.1.3. : Edicin de documentos 11
1.1.4. : Formatos 13
1.1.5. : Configuracin de pgina 21
1.2 Tema 2 : Tabulaciones y Tablas
1.2.1. : Tabulaciones 25
1.2.2. : Tablas 28
1.2.3. : Tablas rpidas 36
1.3 Tema 3 : Encabezados y pies, notas al pie, columnas y secciones
1.3.1. : Encabezados y pies de pgina 39
1.3.2. : Notas al pie de pgina 44
1.3.3. : Columnas 45
1.3.4. : Secciones de un documento 47
1.4 Tema 4 : Estilos y tabla de contenido, ndice y tabla de ilustraciones
1.4.1. : Estilos 53
1.4.2. : Tablas de contenido 59
1.4.3. : Tablas de ndice 64
1.4.4. : Tablas de ilustraciones 66
1.5 Tema 5 : Plantillas y elementos rpidos
1.5.1. : Plantillas 70
1.5.2. : Elementos rpidos 75
Diseo de presentaciones con Microsoft PowerPoint 2007
2.1 Tema 6 : Presentaciones con PowerPoint 2007
4

2.1.1. : Novedades de Office PowerPoint 2007 84
2.1.2. Ilustraciones 85
2.1.3. Diseo de una presentacin 92
2.1.4. Efectos de transicin y animacin 95
2.2 Tema 7 : Patrn de diapositivas, integracin con Office, vnculos y
accin

2.2.1. : Patrn de diapositivas 103
2.2.2. : Integracin con Office 105
2.2.3. : Vnculos 108
2.2.4. : Insertar accin 112
Anlisis de datos con Microsoft Excel 2007
3.1 Tema 8 : Excel 2007
3.1.1. : Novedades de Office Excel 2007 116
3.1.2. : Frmulas 118
3.1.3. : Operadores de clculo 119
3.1.4. : Orden de las operaciones en las frmulas 121
3.1.5. : Referencias de celdas 123
3.2 Tema 9 : Formatos y estilos de celdas
3.2.1. : Formatos de celdas 129
3.2.2. : Estilos de celdas 133
3.3 Tema 10 : Funciones
3.3.1. : Funciones matemticas 145
3.3.2. : Funciones estadsticas 145
3.3.3. : Definir nombres de celdas 146
3.4 Tema 11 : Grficos 151
3.4.1. : Tipos de grficos 152
3.4.2. : Creacin de grficos 160



PRESENTACIN

Software de Negocios I es un curso que pertenece a la lnea de software de
aplicaciones y se dicta en las carreras de Administracin, Administracin de
Negocios Internacionales, Contabilidad, Traduccin y Marketing. Brinda a los
alumnos un conjunto de herramientas de software como Word, PowerPoint y
Excel para la creacin de documentos, presentaciones y hojas de clculo. Ello le
permite crear las aplicaciones informticas ms utilizadas en el medio laboral.

El manual para el curso ha sido diseado bajo la modalidad de unidades de
aprendizaje, las que se desarrollan durante semanas determinadas. En cada una
de ellas, hallar los logros que debe alcanzar al final de la unidad; el tema
tratado, el cual ser desarrollado; y los contenidos, que debe desarrollar, es
decir, los subtemas. Por ltimo, encontrar las actividades que deber
desarrollar en cada sesin, que le permitirn reforzar lo aprendido en la clase.

El curso es eminentemente prctico. Se inicia con el uso de la aplicacin Word
2007 y abarca temas como aplicacin de formatos e insercin de informacin.
Asimismo, se indica como utilizar la aplicacin PowerPoint 2007 para crear una
presentacin con animaciones e integrarlo a diferentes elementos de Office.
Finalmente, se emplea la aplicacin Excel 2007 para crear cuadros, escribir
frmulas, funciones y grficos para el anlisis de la informacin.

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RED DE CONTENIDOS

Sofware de Negocios I
Edicin de documentos con
Word 2007
Diseo de presentaciones con
PowerPoint 2007
Word 2007
Anlisis de datos con Excel
2007
Presentaciones con PowerPoint 2007

Tabulaciones y tablas
Encabezados y pies, notas al pie,
columnas y secciones
Estilos y tabla de contenido, ndice ey
tabla de ilustraciones
Patrn de diapositivas, integracin con
Offices, vnculos y accin
Excel 2007
Formatos y estilos de celdas
Funciones
Plantillas y elementos rpidos
Grficos


EDICIN DE DOCUMENTOS CON MICROSOFT WORD
2007
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al trmino de la unidad, el alumno elabora documentos y emplea plantillas
utilizando las herramientas de formatos de estilos, columnas, insercin de
encabezados y pies, tablas, tablas de contenido, ndices y tablas de
ilustraciones utilizando un procesador de textos.

TEMARIO
Word 2007
Tabulaciones y tablas
Encabezados y pies, notas al pie, columnas y secciones
Estilos y tablas de contenido, ndices y tablas de ilustraciones
Plantillas y elementos rpidos

ACTIVIDADES PROPUESTAS
Los alumnos reconocen los elementos de la nueva interfaz grfica del
programa Word 2007, crean documentos y aplican formatos para mejorar la
apariencia del texto.
Los alumnos crean cuadros con tabulaciones e insertan tablas.
Los alumnos disean un documento con encabezados y pies de pgina,
insertan notas al pie de pgina, aplican formato de columna a un documento
e insertan secciones a un documento.
Los alumnos crean y aplican estilos en un documento, insertan tablas de
contenido, ndices y tablas de ilustraciones.
Los alumnos utilizan y crean plantillas.
Los alumnos utilizan y crean elementos rpidos

UNIDAD DE
APRENDIZAJE
1
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1.1 WORD 2007

1.1.1. Novedades de Office Word 2007

Los editores o procesadores de textos existen ya hace
bastante tiempo y desde la aparicin del programa de Word,
este se ha convertido en el ms popular y utilizado por la
mayora de los usuarios en el mundo. La versin de Microsoft
Word 2007 no slo proporciona nuevas y mejores
herramientas para crear documentos de manera profesional,
sino tambin,, ofrece nuevas caractersticas generales del
programa a travs de su nueva interfaz grfica.

La nueva versin de Word 2007 ayuda a los usuarios a crear
documentos de aspecto mucho ms profesional, brindando
para ello, un completo set de herramientas y una nueva
interfaz grfica. Entre las novedades ms destacadas de la
nueva versin figuran las siguientes:

Nueva interfaz grfica

Esta nueva versin ha dejado de utilizar los mens
desplegables y las barras de herramientas para agrupar los
comandos ms comunes y lgicos en lo que ahora
denominan cintas de opciones, ubicadas en la parte superior de la ventana. Cada
una de ellas, est clasificada en fichas, que a su vez contienen varios grupos de
comandos.

Conversin de documentos con formatos PDF o XPS

PDF (Formato de documento porttil) o XPS (XML Paper
Specification) son formatos de archivo que mantienen el formato
del documento y permite el uso compartido del mismo. El formato
PDF o XPS garantizan que cuando el archivo se visualiza en lnea o se
imprime, conserva el formato deseado y que los datos del archivo no se
pueden cambiar con facilidad.

Grficos ms atractivos

Las nuevas caractersticas de elaboracin de grficos y diagramas incluyen
formas tridimensionales, transparencias, sombras y otros efectos.

Facilidad para corregir errores ortogrficos

Si cambia una de las opciones del corrector ortogrfico en un programa de Office,
tambin se cambia en los dems programas de Office. Incluye adems, el
diccionario francs posterior a la reforma a diferencia de la versin 2003, en la
que se trataba de un complemento que haba que instalar por separado.


Firmas digitales o una lnea de firma a los documentos

Puede ayudar a confirmar la autenticidad, integridad y el origen del documento
agregando una firma digital al mismo. Office Word 2007 puede agregar una firma
digital invisible al documento o insertar una lnea de firma de Microsoft Office para
capturar una representacin visible de una firma junto a una firma digital.

Deteccin instantnea de documentos que contienen macros incrustadas

Office Word 2007 utiliza un formato de archivo independiente (.docm) para los
documentos que contienen macros, por lo que puede determinar al instante si un
archivo puede ejecutar macros incrustadas.

Documentos de tamao ms pequeo

El nuevo formato de archivo basado en XML permite que los archivos de Office
Word 2007 sean ms pequeos, ms resistentes y estn integrados con sistemas
de informacin y orgenes de datos externos. Este tamao reducido permite
mejorar la recuperacin en caso de daos.

1.1.2. Interfaz Grfica

La nueva apariencia de la ventana de Word 2007 es similar a la siguiente:

Esta nueva interfaz grfica agrupa los comandos de una manera lgica, por
ejemplo, los comandos de tabla se localizan junto con todas las herramientas de
tabla. A continuacin, se muestran los nuevos elementos de la nueva ventana de
Word 2007.
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Adems de los nuevos elementos mostrados; existen otros tales, como los
siguientes:

Herramientas contextuales, que
permiten trabajar con un objeto que
seleccione en la pgina, como tablas,
imgenes o dibujos. Al hacer clic en ese
objeto, junto a las fichas estndar aparece
el conjunto pertinente de herramientas
contextuales con un color resaltado.

Iniciadores de cuadros de dilogo son pequeos iconos que aparecen en
ciertos grupos. Al hacer clic en una de ellos, se abre un cuadro de dilogo o un
panel de tareas relacionado, lo cual proporciona ms opciones relacionadas con
dicho grupo.

Botn de
Office
Barra de
herramientas de
acceso rpido

Cinta de opciones

Barra de zoom
Comandos
Ficha
Grupos

Botn de
ayuda



Minibarra de herramientas, permite dar formato
a un texto de manera rpida, simplemente
seleccionando el texto que desea modificar.

1.1.3. Edicin de documentos

La edicin de textos no slo se refiere al modo como se
escribe un texto, en el cual debe tenerse mucho cuidado para
emplear una buena ortografa y redactar de manera apropiada
un prrafo; tambin se refiere a tomar en cuenta, cual es la
apariencia ms adecuada para el documento dependiendo del
tipo de texto que se elabora. Por esa razn, la aplicacin de
algunos formatos que permiten mejorar la apariencia de un
documento tambin es importante.

Se le recomienda revisar la ortografa cuando ya termin de escribir todo
el documento. Para ello, utilice el comando llamado Ortografa y gramtica
que se encuentra en la ficha Revisar y en el grupo Revisin.

Creacin de un nuevo documento

Si desea crear un nuevo documento realice lo siguiente:

1. Haga clic en el botn Office y elija la opcin Nuevo.
Enseguida, aparecer la siguiente ventana.

2. Ahora seleccione Documento en blanco y haga clic
en el botn Crear.

Como ejemplo, escriba el siguiente texto:

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Guardar un documento

Si desea guardar el documento realice lo siguiente:

1. Haga clic en el Guardar de la Barra de
herramientas de acceso rpido.

De inmediato, aparecer la siguiente ventana.

2. En el cuadro Guardar en, seleccione la carpeta o unidad donde desea
almacenar el archivo. Tambin, verifique si el nombre de archivo es el que
usted desea utilizar y, finalmente, elija el tipo de archivo a guardar.

3. Despus de verificar los datos anteriores, haga clic en el botn Guardar.


Word 2007 utiliza un nuevo formato de archivos que
permite tener archivos ms pequeos y seguros. Los
documentos de Word pertenecientes a versiones
anteriores tenan la extensin .doc. Ahora la nueva
extensin de los archivos es .docx este nuevo formato de
archivos est basado en los nuevos formatos de XML
abierto (XML es la abreviatura de Extensible Markup Language, Lenguaje de
marcado extensible) de Office.

Si desea abrir el archivo en versiones anteriores a la de Word 2007,
deber escoger el tipo de archivo Documento de Word 97-2003.

1.1.4. Formatos
Los formatos son caractersticas que mejoran la
apariencia de los textos, prrafos y documentos. A
continuacin, se aplicarn los siguientes formatos:

Fuente
Prrafo
Numeracin y vietas

Formato Fuente

Las maneras posibles de realizar cambios en el formato fuente de un texto son las
siguientes:

Con la Ficha Inicio y los comandos del grupo Fuente

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Con la minibarra de herramientas

Con el cuadro de dilogo fuente

Seleccione la fuente
Forte, tamao 14,
negrita y color verde.

Con el men contextual

Formato Prrafo

Las maneras posibles de realizar cambios en el formato prrafo son las mismas
que para el formato fuente.

Con la Ficha Inicio y los comandos del grupo Prrafo


Con el cuadro de dilogo prrafo

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Numeracin y vietas

Las maneras posibles de realizar cambios del formato prrafo son las mismas que
para el formato fuente.

Con la Ficha Inicio, grupo Prrafo y botn Vietas




Los mismos mtodos utilizados para aplicar un formato de vietas son
empleados para aplicar formatos de numeracin.

Despus de realizar algunos cambios de formatos en el documento, es posible
que la apariencia del documento sea similar a la siguiente:

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Estilos

Una de las novedades de la versin Word 2007 es el cambio de formatos a travs
de la aplicacin de estilos, cambio de colores y cambio de fuentes de todo un
documento.

Cambio de estilos

1. Haga clic en cualquier lugar del documento.

2. Seleccione la ficha Inicio y el grupo Estilos.

3. Haga clic en el botn Cambiar Estilos y elija Conjunto de estilos.

4. Seleccione uno de los estilos mostrados.

Observe como todo el texto adquiere otra apariencia.



.

Cambio de colores



3. Haga clic en el botn Cambiar Estilos y elija Colores.

4. Seleccione una de las opciones mostradas.

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Cambio de fuente



3. Haga clic en el botn Cambiar Estilos y elija Fuentes.

4. Seleccione una de las opciones mostradas.

Podr observar que la apariencia del documento ha cambiado
notablemente.


1.1.5. Configuracin de pgina
Uno de los procesos que se debe utilizar cuando se crea un documento est
relacionado a elegir las caractersticas que tendr, como por ejemplo, cules son
los mrgenes, la orientacin y el tamao del papel que se utilizarn, entre otros.
Para modificar estas caractersticas, seleccione la ficha Diseo de pgina, luego,
haga clic en el cuadro de dialogo del grupo Configurar pgina. Finalmente,
seleccione las opciones que necesita cambiar.

Mrgenes de pgina

Los mrgenes de pgina son los espacios en blanco alrededor de los bordes de
una pgina. Por lo general, el texto y los grficos se insertan en el rea de
impresin dentro de los mrgenes. No obstante, algunos elementos pueden
colocarse en los mrgenes, por ejemplo, los encabezados, pies de pgina y los
nmeros de pgina.

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Microsoft Word ofrece varias opciones de mrgenes de pgina.

Utilice los mrgenes de pgina
predeterminados o especifique otros.

Agregue mrgenes de encuadernacin.
Utilice este margen para agregar un espacio
adicional al margen lateral o superior de un
documento. Un margen de encuadernacin
evita que se oculte texto al encuadernar un
documento.
Establezca mrgenes de pginas opuestas.
Utilice mrgenes simtricos para configurar
pginas opuestas en documentos de doble cara, como libros o revistas.
En este caso, los mrgenes de la pgina izquierda son un reflejo
simtrico de los de la derecha; es decir, los mrgenes interiores y
exteriores son del mismo ancho en las dos pginas.
Agregue un libro plegado. Mediante la
opcin Libro plegado en el cuadro de
dilogo Configurar pgina, puede crear
un men, una invitacin, un programa de
evento o cualquier otro tipo de
documento con un solo plegado central.

Tras configurar un documento como folleto, trabaje de la misma manera que
con cualquier otro documento, insertando texto, grficos y otros elementos
visuales.

Orientacin de la pgina

Esta opcin permite cambiar la orientacin de la pgina
activa o de todas las pginas del documento.

Tamao de papel

En la ficha Papel, puede cambiar el tamao del papel de todo un documento o de
una parte de l. Para ello, seleccione las pginas y, a continuacin, cambie el
tamao del papel con la opcin que desea. En el cuadro Aplicar a, haga clic en
Texto seleccionado. Microsoft Word inserta saltos de seccin antes y despus
de las pginas con el nuevo tamao de papel.



Utilice el botn predeterminar cuando desee que las opciones elegidas se
apliquen a todos los nuevos documentos de Word.

Actividad 1

1. En un nuevo documento, escribe el siguiente texto:

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1. Configura el documento con tamao de papel Carta, los mrgenes superior,
inferior, izquierdo y derecho de 3cm. La orientacin en vertical.
2. Cambia el formato fuente por Calibr y aplica tamao 11 a todo el documento.
3. El tamao del ttulo es 18 y los subttulos tienen tamao 12. Adems, aplcales
formato de negrita.
4. Aplica el estilo de colores Urbano y cambia la fuente por Opulento.
5. Aplica las vietas de tu preferencia a la lista de alimentos recomendados.
6. Inserta una imagen prediseada en la posicin y con el tamao de acuerdo al
modelo. Indica qu formatos aplicaste a la imagen.

7. Qu otros formatos utilizaste para lograr la apariencia del modelo?

Actividad 2
Crea un nuevo documento que contenga informacin sobre el coaching empresarial.
Luego, aplica los formatos que consideres convenientes para mejorar la apariencia del
texto.

1.2. TABULACIONES Y TABLAS

1.2.1. Tabulaciones
Un tabulador es un punto de parada en una lnea de texto, en un rengln, al que
se puede "saltar" pulsando la tecla de tabulacin <TAB>. Por defecto, Word
establece las paradas de tabulacin a 1.25 cm. una de otra, que aparecen
reflejadas en la regla como unas marquitas grises en su perfil inferior. Las
tabulaciones permiten alinear el texto a la izquierda, a la derecha, al centro o a un
carcter decimal o visualizar una barra. Tambin, puede insertar caracteres de
relleno especficos como puntos o guiones delante de las tabulaciones.
A continuacin se muestra un cuadro hecho con tabulaciones, el cual tiene relleno
tipo puntos.

Creacin de tabulaciones

Se puede crear tabulaciones antes de escribir el texto o despus. En este ltimo
caso, debe seleccionar primero el texto a formatear con tabulaciones. Para ello,
puede utilizar la regla o el cuadro de dilogo Tabulaciones que se encuentra en el
cuadro de dilogo de prrafo.

Los tipos de tabulaciones son:

Tabulacin izquierda

Tabulacin centrada

Tabulacin derecha

Tabulacin decimal

Tabulacin barra

Utilizando la regla
1. Ubique el cursor donde desea fijar la tabulacin
2. Seleccione el tipo de tabulacin haciendo clic en el botn de tabulaciones.
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3. Elija la posicin de la regla horizontal donde desee establecer una tabulacin y
luego, haga clic.

Para mover una tabulacin, simplemente, arrastre la marca de la
tabulacin a otra posicin.
Si desea eliminar una tabulacin, arrastre la marca de la tabulacin hacia
el documento.

Utilizando el cuadro de dilogo Tabulaciones
1. Ubique el cursor donde desea fijar la tabulacin
2. Haga clic en la ficha Inicio
3. Seleccione el indicador del cuadro de dilogo del
grupo Prrafo.
4. Haga clic en el botn Tabulaciones.


5. En el cuadro Posicin escriba el nmero 9.5.

Tome en cuenta, escribir en forma correcta, el smbolo decimal. Por
ejemplo en la ventana anterior, el sistema est utilizando como smbolo el
punto, eso lo puede observar en el cuadro Tabulaciones predeterminadas
en l figura el valor 1.25 cm.
Si desea saber cul es el smbolo decimal de su equipo, ingrese al panel
de control y en la opcin de Configuracin Regional encontrar esta
informacin.
6. Luego, elija la alineacin, por ejemplo Derecha.
7. Ahora, elija un relleno. En este caso puede elegir el relleno tipo 2.
8. Haga clic en el botn Fijar y finalmente en el botn Aceptar.
El resultado se ver reflejado en la regla de la siguiente manera:

Escribiendo el cuadro con tabulaciones
1. Haga clic en la lnea donde estn las tabulaciones fijadas.
2. Presione la tecla <TAB> y escriba el primer dato, por ejemplo Artculo.
3. Presione la tecla <TAB> y escriba el segundo dato, por ejemplo Cantidad.
Luego presione la tecla <ENTER>.
4. Ahora, complete el cuadro de acuerdo al siguiente modelo:

Eliminacin de tabulaciones
1. Haga clic en la lnea donde estn las tabulaciones fijadas y donde desea
eliminarlas. Usualmente, es una lnea vaca.
2. Seleccione el indicador del cuadro de dilogo del grupo Prrafo.
3. Haga clic en el botn Tabulaciones.
4. Seleccione el botn Eliminar todas.

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1.2.2. Tablas
Las tablas se componen de filas y columnas de
celdas que se pueden rellenar con texto y
grficos. Las tablas se utilizan a menudo para
organizar y presentar informacin.
Tambin, puede utilizar tablas para crear
diseos de pgina interesantes o crear texto,
grficos y tablas anidadas en una pgina Web.

Partes de una tabla

Resulta til saber cmo se denominan las diversas partes de una tabla.

Columna
Fila
Celda

Algunas partes de una tabla slo pueden verse si muestra todas las marcas de
formato haciendo clic en Mostrar todo que est en el grupo Prrafo en la
ficha Inicio.

Controlador de movimiento de tablas
Marca de fin de fila
Controlador de ajuste de tamao de tablas
Marca de fin de celda

Insertar una tabla

Microsoft Word ofrece varias maneras de crear una tabla. La manera ms idnea
depende de cmo prefiera trabajar el usuario y del grado de complejidad que
tenga la tabla.

1. Coloque el cursor en el lugar en que desee crear una tabla.

2. Seleccione la ficha Insertar y el comando Tabla


3. Arrastre para seleccionar el nmero de filas y columnas que desee. Por
ejemplo 3 columnas con 4 filas.

El resultado ser el siguiente:

Dibujar una tabla ms compleja

Puede dibujar una tabla compleja, por ejemplo,
una con celdas de diferente alto o un nmero
variable de columnas por fila.

1. Coloque el cursor en el lugar en que desee
crear una tabla.

2. Seleccione la ficha Insertar y el comando
Tabla

3. Elija la opcin Dibujar tabla.

Observe que el
puntero del mouse
adquiere la forma de
un lpiz.

4. Ahora dibuje la tabla, por ejemplo realice algunos trazos como los siguientes:

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Cuando desee terminar con el dibujo de la tabla, presione la tecla <ESC>.
Si desea continuar con el trazo, ubique el curso sobre la tabla, seleccione
la haga clic en la ficha Diseo y luego clic en el botn Dibujar tabla.

Complete la informacin en las siguientes tablas:

Puede crear tablas anidadas, es decir una tabla grande que contiene otras
tablas. Esta opcin es bastante utilizada cuando disea pginas web con
ayuda de Word.

Resultado

Seleccionar elementos de una Tabla

Algunas partes de una tabla slo pueden verse si muestra todas las marcas de
formato haciendo clic en Mostrar todo del grupo Prrafo de la ficha Inicio.

Elemento Mtodo
Una celda
Haga clic en el borde izquierdo de la celda.
Una fila
Haga clic a la izquierda de la fila.
Una columna Haga clic en la lnea de separacin superior o
en el borde superior de la columna.
Varias celdas,
filas o
columnas
Arrastre a lo largo de la celda, fila o columna.
O bien, seleccione varios elementos que no,
necesariamente, estn ordenados. Haga clic en la
primera celda, fila o columna que desee, presione la
tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en las
siguientes celdas, filas o columnas que desee.
Texto en la
siguiente celda
Presione la tecla TAB.
Texto en la
celda anterior
Presione las teclas MAYS+TAB
La tabla
completa
Haga clic en el controlador de movimiento de la tabla
o arrastre a lo largo de toda la tabla

Tambin, puede seleccionar filas, columnas o toda la tabla arrastrando los
elementos que necesite.

Diseo de tabla

Puede cambiar algunos formatos de diseo de la tabla creada, ubicando el cursor
sobre la tabla y seleccionando la ficha Diseo.

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Opciones de estilo de la tabla

Puede cambiar algunos formatos de diseo de la tabla creada, ubicando el cursor
sobre la tabla y seleccionando en Herramientas de tabla la ficha Diseo.

Haga clic en un estilo para aplicarlo a la tabla.

En el grupo Opciones de estilo de
tabla, active o desactive la casilla de
verificacin que aparece junto a cada
uno de los elementos de tabla para
aplicarle o quitarle el estilo
seleccionado.

Estilos de tabla

Puede cambiar el estilo de la tabla creada, ubicando el cursor sobre la tabla y
seleccionando en Herramientas de tabla la ficha Diseo.

En el grupo Estilos de tabla, haga clic en el estilo deseado. Inmediatamente, ver
el cambio en la tabla creada.

Puede encontrar ms estilos de tabla y hace en el botn Ms.


Bordes y sombreado

Puede aplicar sombreados o bordes en una tabla, seleccionando las celdas que
desee y haciendo clic en Herramientas de tabla, ficha Diseo y botn
Sombreado.

Puede cambiar el estilo, grosor y color del
borde de una tabla, seleccionando las
celdas que desee y eligiendo las opciones
que desee del grupo Dibujar bordes de la
ficha Diseo. Y luego elija en el botn
Borde, el borde que necesita.

Herramientas de tabla

Tambin, es posible realizar otras operaciones de seleccin, edicin, formatos u
ordenacin de los datos de una tabla creada. Para ello, debe ubicar el cursor
sobre la tabla, seleccione Herramientas de tabla y la ficha Presentacin.

La apariencia final
de la tabla podra
ser la siguiente:
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Alineacin

Seleccione la tabla o las celdas en las que desea cambiar la alineacin. Luego,
haga clic en Herramientas, ficha Presentacin, seleccione el grupo Alineacin y
elija lo que desee.

Direccin del texto

Seleccione las celdas en las que desea
cambiar la direccin del texto. Luego, haga
clic en Herramientas, ficha Presentacin,
seleccione el grupo Alineacin y haga clic en
el botn Direccin del Texto.

Si desea cambiar, nuevamente, la direccin del texto, vuelva a hacer clic en el
botn.

Puede observar que la tabla va adquiriendo un formato cada vez ms especial.


Ordenar datos de una tabla

Al ordenar texto en tablas, puede seleccionar si desea ordenar una sola columna
de la tabla o toda la tabla.

Tambin, puede ordenar por varias palabras o campos
dentro de una sola columna de tabla. Por ejemplo, si una
columna contiene tanto el nombre como el apellido, podr
ordenar por el apellido o por el nombre, tal y como hara
si el nombre y el apellido se encontrasen en una lista en lugar de una tabla.

Haga clic sobre cualquier dato de la tabla.

Seleccione Herramientas de tabla, ficha Presentacin, en el grupo Datos elija el
botn Ordenar.

En la ventana siguiente, seleccione el campo Nombre y Apellido. Luego, haga clic
en el botn Aceptar.

El resultado final ser el siguiente:

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Repetir filas de ttulo

Cuando se trabaja con una tabla de gran tamao, es preciso dividirla cuando se
produce un salto de pgina. Para que los ttulos de la tabla puedan repetirse al
inicio de la tabla ser necesario realizar lo siguiente:

1. Ubique el cursor en la primera fila.

2. Haga clic en Herramientas de tabla, ficha Presentacin, grupo Datos y
botn Repetir filas de ttulo.

1.2.3. Tablas rpidas

Una de las novedades de Word 2007 es la insercin de tablas rpidas que son
tablas que se almacenan en galeras como bloques de creacin. Puede tener
acceso y reutilizar las tablas rpidas en cualquier momento. Si utiliza con
frecuencia, una tabla con formato especfico, puede guardar una copia de la
misma en la galera de tablas rpidas de modo que no sea necesario volver a
crear la tabla cada vez que desee utilizarla.

1. Haga clic en el lugar donde desee insertar una tabla.

2. En el grupo Tablas de
la ficha Insertar, haga
clic en Tabla.

3. Seleccione Tablas
rpidas y, a
continuacin, haga clic
en la tabla que desee.


En el resultado podra ser el siguiente:

Actividades

1. Disee el siguiente cuadro con
tabulaciones. Tome en cuenta que
deber elegir el tipo de tabulacin y la
posicin ms conveniente.

2. Disee un cuadro con tabulaciones que muestre la informacin del curso, crditos
y profesor de su ciclo actual.

3. En un documento nuevo, elabore la tabla mostrada e inserte la imagen de su
preferencia en la posicin y tamao segn el siguiente modelo.

4. En un documento nuevo, escriba la siguiente tabla. Tome en cuenta los formatos
de alineacin, sombreados, bordes y fuentes que se aprecian en el modelo.

5. Disee una tabla con
informacin de su horario
actual de clases y aplique el
estilo de tabla que prefiera.

6. En un documento nuevo con
orientacin horizontal, escriba
el siguiente texto y aplique en
l los formatos fuente que
desee, la imagen de su
preferencia, el cuadro con
Cdigo .........................................Ventas
V-011 .............................................. 1500,7
V-014 ................................................ 850,4
V-018 .................................................. 45,5
V-020 ................................................ 711,4
Nombre y Apellido
Administracin I Comunicacin I
Software I Matemtica I
Fundamentos Fin. Introd.. Marketing
C
i
c
l
o

Inicio Fin
Vacaciones
dd-mm al dd-
mm
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tabulaciones en las posiciones 1, 7, 13.25, 17.5 y 20 segn el siguiente modelo.
Tome en cuenta que el cuadro con los ttulos Elaborado por y Autorizado por son
tablas.

7. En un documento nuevo, escriba el siguiente cuadro considerando que la
orientacin de la pgina es de forma horizontal.

8. En un documento nuevo, cree la siguiente
tabla rpida y modifique los formatos que
se aprecian en la muestra.


1.3 ENCABEZADOS Y PIES, NOTAS AL PIE, COLUMNAS Y
SECCIONES

1.3.1. Encabezados y pies de pgina

Los encabezados y pies de pgina son espacios o reas que
se ubican fuera de los mrgenes inferior y superior de un
documento.

Puede insertar texto o grficos en encabezados y pies de
pgina como, por ejemplo, el nmero de pgina, la fecha, el
logotipo de la organizacin, el nombre del archivo o el ttulo
del documento, o el nombre del autor, que se imprimen en la
parte superior o inferior de todas las pginas del documento.

Para trabajar en las reas del encabezado o pie de pgina,
haga clic en Encabezado y pie de pgina del men Ver.

Insertar encabezado de pgina

1. Seleccione la ficha Insertar.

2. En el grupo Encabezados y pie de pgina, haga clic en el botn Encabezado.

3. Elija el tipo de encabezado que
desee trabajar, por ejemplo,
seleccione el modelo Alfabeto.

Puede observar que
inmediatamente aparece la
cinta Diseo.

40


4. Escriba el texto del encabezado. Por ejemplo, escriba Software de Negocios I.

5. Para salir del encabezado, puede hacer clic en el botn
Cerrar Encabezado y pie de pgina.

Tambin, puede hacer doble fuera del encabezado para cerrar el
encabezado o pie de pgina. Cuando vea el documento, notar que este
encabezado est en todas las pginas del documento.

6. La apariencia del encabezado en el documento ser similar a la siguiente:

Insertar pie de pgina


2. En el grupo Encabezados y pie de pgina, haga clic
en el botn Pie de pgina.

3. Elija el tipo de pie de pgina que desee trabajar, por ejemplo, seleccione el
modelo Alfabeto.

Puede observar que,
inmediatamente, aparece la
cinta Diseo como en el caso
anterior.


4. Escriba el texto del encabezado. Por
ejemplo, escriba Primer Ciclo.

5. Para salir del pie de pgina, puede hacer clic en el botn Cerrar Encabezado y
pie de pgina.

Tambin, puede hacer doble fuera del pie de pgina para cerrar el
encabezado o pie de pgina. Cuando vea el documento, notar que este
encabezado est en todas las pginas del documento.

6. La apariencia del pie de pgina en el documento ser similar a la siguiente:

Puede observar que
dependiendo del modelo que
se seleccione se muestran los
elementos en el pie de pgina.
En este caso, se ha mostrado
automticamente el nmero de
pgina.
42


Puede editar la informacin del encabezado o pie de pgina haciendo
doble clic en la zona a modificar. Tambin puede elegir la ficha Insertar y
en el grupo Encabezado y pie de pgina, elegir el cambio que desee.

Insertar nmero de pgina


2. En el grupo Encabezados y pie de pgina, haga clic
en el botn Nmero de pgina.

3. Seleccione el modelo que desea incluir.

Herramientas para encabezado y pie de pgina

Puede observar que cuando edita un encabezado o pie de pgina, se activa la
ficha Diseo con una cinta de opciones que incluye la posibilidad de definir
encabezados o pies diferentes y tambin, cambiar la posicin o los mrgenes de
estos elementos en el documento. Para ello, realice lo siguiente:

Opciones de encabezado y pie de pgina

1. Edite un encabezado o pie de pgina.

2. En la ficha Diseo y en el grupo Opciones, active la casilla Primera pgina
diferente.



Puede observar que en el documento la primera pgina ya no tiene el encabezado
anterior; sin embargo, la segunda pgina si lo tiene.

3. Escriba en la primera pgina el texto que desee.

Tambin, puede activar la opcin Pginas pares e impares diferentes
activando la casilla. En este caso, Word crear dos zonas adicionales para
incluir un encabezado o pie de pgina en las pginas pares o en las
impares.

Posicin del encabezado y pie de pgina

Esta opcin se utiliza para modificar el margen del encabezado y pie de pgina.
Para ello, realice lo siguientes pasos.

1. Edite un encabezado o pie de pgina.

2. En la ficha Diseo y en el grupo Opciones, cambie la
posicin del encabezado en 2cm.

44

1.3.2. Notas al pie de pgina

Las notas al pie son utilizadas,
normalmente, para hacer citas
bibliogrficas, realizar
aclaraciones sobre algn tema
o para hacer comentarios
sobre algn tema.

Insertar una nota al pie de pgina

Para insertar una nota al pie realice el siguiente procedimiento:

1. Ubique el cursor en la posicin donde desea la nota al pie.

2. Seleccione la ficha Referencia.

3. En el grupo Nota al pie, haga clic en el botn
Insertar nota al pie.

4. Escriba la nota al pie.

5. Luego, ver un resultado similar al siguiente:

Si coloca el puntero del mouse sobre el superndice de la nota al
pie, aparecer la anotacin escrita anteriormente.

Borrar una nota al pie de pgina

Para borrar una nota al pie realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione el superndice generado al insertar la nota al pie.

2. Presione la tecla <Supr>.

Si desea cambiar el formato de la nota al pie, haga clic derecho
sobre la nota y elija Opciones de Notas.



1.3.3. Columnas

Puede disear texto o artculos en documentos de estilo
boletn, folletos y prospectos creando columnas de estilo
boletn o cuadros de texto vinculados.

El texto de las columnas de estilo boletn fluye de forma
continua desde la parte inferior de una columna hacia la
superior de la siguiente columna.

Puede especificar el nmero de columnas de estilo
boletn que desea, ajustar su ancho y agregar
lneas verticales entre las columnas. Tambin,
puede agregar un ttulo que ocupe todo el ancho de la pgina.

Crear columnas

El texto en las columnas de estilo boletn fluye de una columna a otra en la misma
pgina.

Antes de aplicar columnas a un texto, personalice la barra de estado y
active la opcin Seccin. Para ello, haga clic derecho en cualquier lugar de
la barra y luego haga clic a la opcin Seccin.

1. Active la vista Diseo de impresin.

2. Seleccione el texto al que desee aplicar formato en las columnas.

3. Elija la ficha Diseo de pgina y haga clic al comando Columnas

46

4. Haga clic en el nmero de columnas que desee aplicar.

Puede observar que en la barra de
estado aparece la seccin 2.
Asimismo, si ubica el cursor debajo
de las columnas, podr leer que la
seccin es la nmero 3.

5. Si elige la opcin Ms columnas, ver la siguiente
ventana:

6. Elija una de las opciones en el grupo Preestablecidas. Tambin, puede activar
una lnea entre las columnas. Finalmente, puede cambiar el ancho y espacio
de las columnas.

7. Luego, haga clic en el botn Aceptar.

Si desea eliminar columnas, tiene 2 alternativas. La primera opcin es
seleccionar el texto y aplicar una columna. Y la segunda opcin es activar
el botn Mostrar todo y suprimir las lneas donde aparecen los saltos
de columna producidos.

Insertar salto de columna

Si desea que un texto cambie de columna, entonces deber realizar los siguientes
pasos:

1. Ubique el cursor donde necesita hacer el salto de columna.

2. Elija la ficha Diseo de pgina y
haga clic en el comando Saltos.



3. Haga clic en la opcin Columna.

1.3.4. Secciones de un documento

Una seccin es una parte de un documento en el que se
establecen determinadas opciones de formato de
pgina. Puede crear una nueva seccin cuando desee
cambiar propiedades como la numeracin de lneas, el
nmero de columnas o los encabezados y pies de
pgina

Seccin con formato de una columna
Seccin con formato de dos columnas

Slo tiene que insertar saltos de seccin para dividir el documento en secciones y
despus aplicar a cada seccin el formato que desee. Por ejemplo, puede utilizar
formato de una columna para la seccin de presentacin de un informe y despus
utilizar formato de dos columnas para el texto independiente del informe en la
siguiente seccin.

Tipos de saltos de seccin

En los siguientes ejemplos, se muestran los tipos de saltos de seccin que se
pueden insertar.

Pgina siguiente
Inserta un salto de seccin e inicia la nueva
seccin en la pgina siguiente.

Continuo
Inserta un salto de seccin y empieza la siguiente seccin
en la misma pgina.
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Pgina impar o Pgina par
Inserta un salto de seccin y empieza la
siguiente seccin en la siguiente pgina
impar o par.

Tipos de formatos que se pueden establecer para las secciones

Puede cambiar los siguientes formatos de seccin:

Mrgenes
Tamao u orientacin del papel
Fuente del papel para una impresora
Bordes de pgina
Alineacin vertical
Encabezados y pies de pgina
Columnas
Numeracin de pgina
Numeracin de lnea
Notas al pie y notas al final

Recuerde que un salto de seccin controla el formato de la
seccin de texto que precede al salto. Por ejemplo, si elimina
un salto de seccin, el texto que le precede pasa a formar parte
de la siguiente seccin y adopta el formato de sta. Observe
que la ltima marca de prrafo () del documento controla el
formato de la ltima seccin del documento, o de todo el
documento si ste no tiene secciones.

Insertar un salto de seccin

1. Ubique el cursor donde desee insertar el salto de seccin.

2. Seleccione la ficha Diseo de pgina y haga clic en el comando Saltos.

3. Los tipos de saltos de seccin aparecern en la siguiente ventana. Elija uno de
ellos y haga clic en la opcin que describe dnde desea que comience la nueva
seccin.



Al igual de lo ocurrido en las columnas, puede observar que en
la barra de estado aparece el nmero de seccin actual.

Cambiar el tipo de salto de seccin

1. Coloque el cursor en la seccin que desee cambiar.

2. En la ficha Diseo de pgina, haga clic en el cuadro de dilogo del grupo
Configurar pgina.

3. En la ventana Configurar pgina y en la opcin Empezar seccin, elija la
opcin que describe dnde desea que comience la seccin actual. Por ejemplo,
elija la opcin continuo.

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Eliminar un salto de seccin

Si elimina un salto de seccin, tambin se elimina el formato del texto de la
seccin que se encuentra antes del salto. El texto formar parte de la seccin
siguiente y se le aplicar de forma predeterminada el formato de dicha seccin.

1. Coloque el cursor donde se encuentra el salto de seccin que desee eliminar.

2. Si se encuentra en la vista Diseo de impresin y no puede ver el salto de
seccin, muestre el texto oculto haciendo clic en Mostrar todo de la cinta
Inicio.



Actividades

1. Disee el siguiente documento en Word mediante el uso de columnas.

2. Escriba la siguiente carta.

Escriba el siguiente encabezado tomando en cuenta los formatos mostrados.
Asimismo, considere que la fecha deber actualizarse automticamente.

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3. Cree un documento sobre el tema del Cncer, aplique en l los formatos fuente,
prrafo y columnas. Finalmente, inserte los siguientes encabezados y pies de
pgina. Tome en cuenta que las figuras son slo referenciales, puede elegirlas a
su gusto.

4. Cree un documento nuevo con el tema de su preferencia y seccione el documento
de la siguiente manera:
La primera pgina que corresponde a la seccin 1 no debe tener numeracin
ya que es la cartula.
La segunda pgina deber tener el nmero de pgina con el numeral i como
encabezado. Esta pgina corresponde a la seccin 2 y aqu escribir como
ttulo el texto tabla de contenido.
La tercera pgina del documento debe corresponder a la seccin 3 y tendr
como encabezado una numeracin de pginas utilizando los nmeros arbigos
Inserte encabezados para las pginas pares e impares del documento.


1.4 ESTILOS Y TABLA DE CONTENIDO, NDICE Y TABLA DE
ILUSTRACIONES

1.4.1. Estilos

Un estilo es un conjunto formatos definido bajo un
nombre. Este tipo de formato se puede aplicar a textos,
tablas y listas de un documento para cambiar y mejorar
su aspecto rpidamente. Cuando se aplica un estilo, se
aplica un grupo completo de formatos en un solo proceso.

Por ejemplo, en lugar de realizar tres pasos distintos para
aplicar a un ttulo el formato de fuente Arial con tamao
de 16 puntos y alineacin centrada, puede obtener el
mismo resultado en un solo paso, aplicando el estilo Ttulo.

A continuacin, se ofrecen los tipos de estilo que se pueden crear y aplicar:

Un estilo de prrafo controla, totalmente, la apariencia de un prrafo, como la
alineacin del texto, las tabulaciones, el interlineado y los bordes, y puede
incluir formato de caracteres.

Un estilo de caracter afecta slo al texto seleccionado en un prrafo, como la
fuente y el tamao del texto, y los formatos de negrita y cursiva.

Un estilo de tabla proporciona un estilo coherente a bordes, sombreado,
alineacin y fuentes en las tablas.

Un estilo de lista aplica una alineacin, numeracin o vietas, y
fuentes similares a las listas.

Puede crear, ver y volver a aplicar estilos desde el panel de tareas Estilos y
formato. El formato que aplique, directamente, tambin se guarda en este panel,
para que pueda volver a aplicarlo rpidamente.

Aplicar estilos

1. Seleccione el texto al que desea aplicar un estilo.

2. Haga clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos. Si desea ms opciones de
estilos haga clic en el botn Ms.

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3. Ubique el mouse en el estilo que desee y ver que, automticamente, el texto
toma la apariencia del estilo seleccionado. Luego, haga clic

Tambin, puede aplicar un estilo predeterminado de Word a
travs del panel de estilos. Para ello, haga clic en el cuadro de
dilogo del grupo Estilos y luego seleccione el estilo de su
preferencia.

El efecto final podra ser similar al siguiente:

Si desea borrar un estilo aplicado, debe seleccionar el texto y
luego hacer clic en el estilo Borrar todo o Normal.


Crear un nuevo estilo

1. Haga clic en el cuadro de dilogo del grupo Estilos.

De manera inmediata, aparecer el panel de estilos.

2. En el panel de tareas Estilos, haga clic en el botn
Nuevo estilo.

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3. Escriba un nombre para el nuevo estilo.

4. Elija uno de los siguientes tipos de estilos:

5. Seleccione las caractersticas del formato con los botones o haga clic en el
botn Formato para realizar los cambios.

6. Luego, haga clic en Aceptar.

7. Ahora observe que el nuevo estilo se ha
agregado en la lista del panel de estilos.



Modificar un estilo

1. Active el panel de estilos.

2. Haga clic derecho en el estilo a cambiar. Luego, haga clic en la opcin
Modificar.

3. Seleccione las opciones que desee modificar.

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4. Luego, haga clic en el botn Aceptar

Eliminar estilos

1. Active el panel de estilos.

2. Haga clic derecho en el estilo a eliminar. Luego, haga clic en la opcin
Eliminar.

Si elimina un estilo de prrafo que ha creado, Microsoft Word
aplica el estilo Normal a todos los prrafos a los que se ha dado
formato con dicho estilo y quita la definicin del estilo del panel
de tareas.

Seleccionar texto formato similar

1. Seleccione el texto con el formato que desea localizar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en el botn Seleccionar.

3. Elija la opcin Seleccionar texto con formato similar.

Es posible que obtenga un resultado similar al siguiente:


1.4.2. Tablas de contenido

Una tabla de contenido es una lista de los
ttulos en un documento. Puede utilizar una
tabla de contenido para obtener un resumen
de los temas tratados en un documento. Si
crea un documento Web, podr colocar la
tabla de contenido en un marco Web de
modo que pueda desplazarse por el
documento con facilidad.

Puede crear una tabla de contenido utilizando los estilos de ttulo
predeterminados y los formatos de nivel de esquema de Microsoft Word. Si
desea utilizar un formato propio para los ttulos, aplique los estilos de ttulo
personalizados. Si desea utilizar opciones adicionales para personalizar la tabla
de contenido, puede utilizar campos. Por ejemplo, puede utilizar campos para
omitir los nmeros de pgina de una parte de la tabla de contenido.

Despus de especificar los ttulos que desee incluir, puede elegir un diseo y
generar la tabla de contenido terminada. Cuando genere una tabla de contenido,
Word buscar los ttulos especificados, los ordenar segn el nivel del ttulo y
mostrar la tabla de contenido en el documento.

Al mostrar un documento en la vista Diseo de impresin, la tabla de contenido
incluir nmeros de pgina con los ttulos. Al cambiar a la vista Diseo Web, los
ttulos se muestran como hipervnculos para que pueda saltar, directamente, a un
tema. Para desplazarse rpidamente por un documento mientras lo ve en Word,
considere utilizar el Mapa del documento.

Crear una tabla de contenido

La manera ms sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los formatos de
nivel de esquema o estilos de ttulo integrados. A continuacin, veremos un
ejemplo de cmo aplicar el nivel respectivo al ttulo que desea incorporar en la
tabla de contenido a travs de la vista esquema.

Asignar un nivel al ttulo con la vista Esquema

1. Active la vista Esquema.

2. Seleccione el texto al que desea aplicar un nivel de ttulo.

3. Haga clic en el nivel que desee.

4. Observe el nivel asignado y la marca
especial que le asigna a la izquierda
del texto.

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Tambin, puede establecer niveles a travs del uso de los
estilos, los cuales le asignan de manera automtica el nivel
correspondiente. Por ejemplo, si aplica a un texto el estilo Ttulo
1, el nivel del texto ser 1.

Insertar la tabla de contenido

1. Ubique el cursor donde desee insertar la tabla de contenido.

2. Elija la vista Diseo de impresin.

3. Seleccione la ficha Referencias y en el grupo Tabla de contenido, haga clic al
comando Tabla de contenido.

4. Haga clic en el modelo de su preferencia.


5. Observar un resultado similar al siguiente:

Tambin, puede insertar una tabla de contenido eligiendo la
opcin Insertar tabla de contenido. La diferencia es que con
esta opcin puede elegir otras opciones para la tabla.

1. Seleccione la opcin Insertar tabla de contenido.

2. En la ventana Tabla de contenido, podr elegir entre otras opciones, el formato
de la tabla, el tipo de relleno, las opciones, etc.

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3. Haga clic en el botn Opciones para indicar el nivel de cada estilo aplicado.
Luego, haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en el botn Aceptar.

5. El resultado ser un poco distinto al anterior.


Actualizar una tabla de contenido

Si ha realizado algn cambio como agregar ttulos al documento o borrar algn
estilo a un ttulo, es el momento de actualizar la tabla de contenido. Sin importar
como insert la tabla de contenido, puede utilizar el siguiente procedimiento:

1. Haga clic derecho sobre la tabla de contenido.

2. Haga clic en la opcin Actualizar campos.

3. Elija la opcin que ms le conviene y luego, haga clic en el botn Aceptar.

Tambin, puede colocar el cursor sobre la tabla de contenido y
presionar la tecla de funcin F9 para actualizarla.

Eliminar una tabla de contenido

1. Seleccione las lneas de la tabla de contenido.


Tambin, puede hacer clic en el botn tabla de contenido y elegir
la opcin Quitar tabla de contenido.

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1.4.3. Tablas de ndice

Un ndice enumera los trminos y los temas que se tratan en un documento, as
como las pginas en las que aparecen. Para crear un ndice, se marcan las
entradas especificando el nombre de la entrada principal y de la referencia
cruzada en el documento y, a continuacin, se genera el ndice.

Entrada de ndice

Puede crear una entrada de ndice para los siguientes elementos:

Para una palabra, una frase o un smbolo.
Para un tema que se extiende por un intervalo de pginas.
Que haga referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicletas".

Cuando selecciona texto y lo marca como entrada de ndice, Microsoft Office
Word agrega un campo especial XE (entrada de ndice) que incluye la entrada
principal marcada y la informacin de referencia cruzada que desee incluir.

Una vez marcadas todas las entradas de ndice, elija un diseo de ndice y genere
el ndice terminado. A continuacin, Word rene las entradas de ndice, las
ordena alfabticamente, crea referencias a sus nmeros de pgina, busca y quita
las entradas duplicadas de la misma pgina y muestra el ndice del documento.

Marcar entrada de ndice

1. Seleccione el texto.

2. En la ficha Referencias, en el grupo ndice, haga clic en Marcar entrada.

3. En la siguiente ventana, para crear la entrada de ndice principal que utilice su
propio texto, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada.



Si lo desea, puede personalizar la entrada creando una
subentrada, una entrada de tercer nivel o una referencia cruzada
a otra entrada:
Para crear una subentrada, escriba el texto en el cuadro
Subentrada.
Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la
subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuacin, escriba
el texto de la entrada de tercer nivel.

4. Para marcar la entrada de ndice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las
apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas.

5. Si desea dar formato al texto del ndice, seleccione el texto en el cuadro
Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuacin, seleccione las
opciones de formato que desea utilizar.

6. Para aplicar formato a los nmeros de pgina que aparecern en el ndice,
active la casilla de verificacin Negrita o Cursiva bajo Formato de los nmeros
de pgina.

7. Cuando termine de ingresar todas las entradas del ndice, haga clic en el botn
cerrar. Ahora, podr ver todas las marcas del texto seleccionado similar al
siguiente:

Insertar ndice

Despus de marcar las entradas, est listo para seleccionar un diseo de ndice e
insertar el ndice en el documento.

1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el ndice.

2. En la ficha Referencias, en el grupo ndice, haga clic en Crear
ndice

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3. Seleccione los formatos que desea que tenga el ndice y luego haga clic en el
botn Aceptar.

Si desea eliminar una entrada, active el botn Mostrar todo y
luego seleccione la marca y suprmala.
Asimismo, puede actualizar un ndice presionando la tecla F9.

1.4.4. Tablas de ilustraciones

Las tablas de ilustraciones se insertan del mismo modo que las tablas de
contenido.

Esta herramienta permite establecer una relacin entre todas las figuras,
ecuaciones, ejemplos u otros elementos contenidos en un documento, siempre y
cuando Word los pueda identificar, para lo cual lo mejor es numerarlos
previamente con los estilos de ttulos preestablecidos que ofrece el programa,
como por ejemplo Ttulo 1, Ttulo 2, etc. Al generar una tabla de ilustraciones,
Microsoft Word busca los ttulos, los ordena por el nmero y muestra la tabla de
ilustraciones en el documento.


Insertar ttulo

1. Seleccione la imagen.

2. Haga clic en la ficha Referencias, en el grupo Ttulos, haga clic en el botn
Insertar ttulo.

3. En la venta del ttulo escriba el ttulo que desea que aparezca en la tabla de
ilustraciones. Luego, haga clic en el botn Aceptar.

Si desea puede cambiar la numeracin arbiga por otra,
utilizando el botn Numeracin.

4. En la imagen, aparecer el nombre del ttulo que acaba de insertar.
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Insertar Tabla de Ilustraciones

1. Haga clic en la posicin en la que desee insertar la tabla de ilustraciones.

2. En la ficha Referencias, en el grupo Ttulos, haga clic en Insertar Tabla de
ilustraciones.

3. En la venta Tablas de ilustraciones, elija las opciones y formatos que desea
para la tabla. Luego, haga clic en el botn Aceptar.

4. El resultado podra ser similar a la siguiente muestra:



Si agrega, elimina, mueve o modifica ttulos u otro texto de un
documento, debe actualizar la tabla de ilustraciones. Por
ejemplo, si modifica un ttulo y lo mueve a una pgina diferente,
debe asegurarse de que la tabla de ilustraciones refleja el ttulo
revisado y el nmero de pgina. Para actualizar la tabla de
ilustraciones, haga clic a la izquierda de la misma y presione F9.

Eliminar una tabla de ilustraciones

Puede eliminar una tabla de ilustraciones seleccionando las lneas de la tabla y
presionando la tecla <Supr>.

Actividades

1. En un documento nuevo, prepare un texto que tenga informacin sobre el Turismo
en el Per. Escriba una descripcin de algunos departamentos del Per indicando
su historia, geografa y lugares tursticos. Asimismo, incorpore imgenes por cada
uno de los departamentos que ha desarrollado. Tome en cuenta aplicar formatos
para mejorar la apariencia del documento.

2. En el documento anterior, inserte al inicio del documento una tabla de contenido
con los ttulos o subttulos que considere convenientes.

3. Al final del documento, inserte un ndice y una tabla de ilustraciones.

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1.5 PLANTILLAS Y ELEMENTOS RPIDOS

1.5.1. Plantillas

Cada documento de Microsoft Word se
basa en una plantilla, la cual determina la
estructura bsica de un documento y
contiene la configuracin del documento,
por ejemplo, fuentes, asignaciones de
teclas, formatos de prrafo, diseo de
pgina, formatos especiales y estilos.

Con slo escuchar el nombre Plantilla, ya uno se hace una idea de que nos
estamos refiriendo a un modelo de documento, que tras guardarlo nos servir
luego, como punto de partida para crear otros documentos, con la particularidad
de que nos ahorrar un gran trabajo, ya que tendr definida por ejemplo la fuente
de letra, el tamao y color, mrgenes, y cuanto hayamos establecido al crearla.

Lo especial de una plantilla reside en que abre una copia de s misma como un
nuevo documento.

Plantillas globales

Al trabajar en un documento, generalmente, slo se pueden utilizar los valores
almacenados en la plantilla adjunta al documento o en la plantilla Normal que es
la plantilla que Word utiliza de manera predeterminada. Para utilizar elementos de
este tipo que estn almacenados en otra plantilla, crguela como plantilla global.
Despus de cargarla, los elementos guardados en ella estarn disponibles para
cualquier documento durante el resto de la sesin de Word.

Los complementos y plantillas que cargue se descargan al cerrar Word.

Utilizar una plantilla instalada

Word incluye ms de 30 plantillas instaladas para tipos de documento como
cartas, faxes, informes, currculos y entradas de blog. Para buscarlas, siga este
procedimiento

Realice el siguiente procedimiento si desea crear un nuevo documento basado en

una plantilla instalada en Word.

1. Haga clic en el botn Office y luego, clic en la opcin Nuevo.

2. Elija la plantilla que desee del grupo Plantillas instaladas y haga clic en el
botn Crear.

3. Observe el resultado y empiece a escribir los datos en el nuevo documento.

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Usar plantillas de Microsoft Office Online

Puede utilizar plantillas para crear documentos especiales como boletines,
informes, agendas, calendarios, diplomas, etc. a travs del acceso a Microsoft
Office Online.

1. Haga clic en el botn Office y luego clic en la opcin Nuevo.

2. Elija la plantilla que desee del grupo de Microsoft Office Online.

3. Haga clic en el botn Descargar.

4. Luego observe el resultado, el trabajo ya est casi hecho y slo tiene ingresar
la informacin que usted necesita.


Crear una plantilla

Realice el siguiente procedimiento si desea crear un nueva plantilla.

1. Escriba el contenido de su nueva plantilla en un documento nuevo.

2. Haga clic en el botn Office, elija la opcin Guardar como y, finalmente, haga
clic en Plantilla de Word.

3. En el panel izquierdo, haga clic en el botn Plantillas de confianza y escriba
el nombre de la nueva plantilla. Por ltimo, haga clic en el botn Guardar.

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Puede observar que al hacer clic sobre el botn Plantillas
de confianza, de inmediato, el cuadro Guardar en se
direcciona a la carpeta Plantillas. Adems, note que la
extensin de las plantillas en Word 2007 es .dotx.

Utilizar una plantilla creada

Realice el siguiente procedimiento si desea utilizar su nueva plantilla.

1. Haga clic en el botn Office, elija la opcin Nuevo.

2. Seleccione la opcin Mis plantillas.

3. De manera automtica, ver la siguiente ventana con la nueva plantilla recin
creada.



4. Haga clic en la plantilla creada y luego clic en el botn Aceptar.

1.5.2. Elementos rpidos

Inserta piezas de contenido que se pueden volver a utilizar, incluyendo campos,
propiedades de documento como el ttulo, autor o cualquier otro tipo de
informacin.

Como en versiones anteriores, Microsoft Office Word 2007 le permite crear sus
propios estilos. Office Word 2007 tambin, incluye la caracterstica Estilos rpidos,
que facilita la creacin de documentos profesionales y bien diseados en cuestin
de minutos.

Crear elementos rpidos

Habr notado que al utilizar una plantilla de Word, el programa incorpora campos
para facilitar la escritura del documento. A continuacin, se ver como insertar el
campo de automatizacin llamado Macrobutton que podr utilizar en las plantillas
que cree y disee usted mismo.

1. Seleccione el texto que se crear como elemento rpido.

2. Haga clic en la ficha Insertar, grupo Texto y luego, haga clic en Elementos
rpidos.

3. Haga clic en la opcin Guardar seleccin en una galera de elementos
rpidos.

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4. Escriba el nombre del nuevo elemento rpido y asegrese de elegir las
opciones ms convenientes. Por ejemplo, en este caso se elegir la opcin
Insertar contenido en su propio prrafo, porque se est creando una firma.

5. Haga clic en el botn Aceptar.

Desde ahora, al hacer clic en el comando Elementos
rpidos puede seleccionar el elemento recin creado e
insertarlo en su documento.

Si desea modificar o eliminar un elemento rpido, llamado
tambin, bloque de creacin, realice el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en el botn Elementos rpidos.
2. Seleccione la opcin Organizador de bloques de creacin.
3. Elija el bloque o elemento a modificar o eliminar.
4. Finalmente, haga clic en la opcin deseada.


Insertar Campo MacroButton

Habr notado que al utilizar una plantilla de Word, el programa incorpora algunos
campos para facilitar la escritura del documento. A continuacin, se ver como
insertar el campo de automatizacin llamado Macrobutton que podr utilizar en las
plantillas que cree y disee usted mismo.

1. Ubique el cursor donde desea insertar el campo macrobutton.

2. Seleccione la ficha Insertar y el grupo Texto

3. Haga clic en el comando Elementos rpidos y elija la opcin Campo.

4. Seleccione la categora Automatizacin y elija el campo Macrobutton.

5. En el cuadro Mostrar texto, escriba el nombre del campo. Luego, haga clic en
el botn Aceptar.

78


Si desea modificar los caracteres que acompaan al nombre del
nuevo campo. Haga clic en el botn Cdigos de campo y
modifique dichos caracteres.

El resultado final ser similar al siguiente:

Actividades

1. Cree los siguientes elementos rpidos llamados informacin y locales
respectivamente:



2. Disee la siguiente plantilla:

SUBVENCIONES EN MATERIA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE
LA ENERGA Y FUENTES RENOVABLES. EJERCICIO 2010
ANEXO I SOLICITUD DE AYUDA ECONMICA 2007

PROGRAMA: (Marcar lo que proceda)
Ayudas para ahorro y eficiencia energtica
Ayudas para energas renovables

DATOS DEL SOLICITANTE:
Nombre/Razn Social:
Apellido 1.
Apellido 2:
Tipo del Documento de Identidad que aporta: DNI, NIF, CIF NIE nmero:
DOMICILIO DEL SOLICITANTE A EFECTOS DE NOTIFICACIONES:
Direccin:
Localidad:
Provincia:
Pas:

Inserte campos macrobutton para los campos siguientes campos: Nombre/Razn,
Social, Apellido 1, Apellido 2, tipo de documento de identidad, direccin,
localidad, provincia y pas.

3. Disee una plantilla que pueda ser utilizada para la creacin de un trabajo
monogrfico.

80


Resumen

Adems de redactar de forma correcta, un documento y asegurarse de que se est
utilizando una buena ortografa, es importante aplicarle formatos que mejoren su
apariencia, con herramientas tales como formato fuente, prrafo, numeracin y
vietas. Asimismo, antes de empezar a escribir en Word es necesario configurar el
documento para indicar los mrgenes, el tamao y la orientacin del papel.

Un tabulador es un punto de parada en una lnea de texto, en un rengln, al que se
puede "saltar" pulsando la tecla de tabulacin. Por defecto, Word establece las
paradas de tabulacin a 1.25 cm. una de otra. Las tabulaciones se utilizan para
alinear textos de diversas formas en la misma fila.

Las tablas se disean para organizar los elementos de un documento como
imgenes, textos, etc. Tambin, se pueden anidar las tablas si el diseo es muy
complejo. Solo tiene que ubicarse en una celda e insertar una tabla en ella. Las
tablas rpidas es una herramienta nueva en la nueva versin de Word 2007, estas
permiten aplicar formatos de una forma rpida y profesional.

El uso de encabezados, pi de pgina, notas al pie y columnas le dan a sus
documentos una apariencia ms profesional.

Una seccin es una parte de un documento de Word en la que podemos
establecer determinadas opciones del formato de pgina como numeracin, el uso
de columnas, el uso de encabezados, etc. Para eliminar una seccin, es
recomendable hacerlo desde la vista Borrador, desde la vista Esquema o activar el
botn Mostrar todo.

Para insertar columnas, lo ms aconsejable es que se escriba primero el texto y
luego, se aplique el formato de columnas. Si ya existe un texto, seleccinelo y
luego aplique el formato de columnas.

Puede crear una tabla de contenido utilizando los estilos de ttulo integrados y los
formatos de nivel de esquema de Microsoft Word. De manera similar a la que utiliza
para insertar una tabla de contenido, se inserta una tabla de ilustraciones; para
ello, debe insertar los ttulos en las imgenes y luego proceder a insertar la tabla de
ilustraciones. Asimismo, para insertar un ndice debe definir o marcar las entradas
del mismo, estos pueden incluir subentradas y as facilitar la bsqueda de algn
tema. Por otro lado, para actualizar una tabla de contenido, ndice o ilustraciones
puede utilizar la tecla de funcin F9.

Una plantilla determina la estructura bsica de un documento y contiene la
configuracin del documento, por ejemplo, elementos de autotexto, fuentes,
asignaciones de teclas, diseo de pgina, formatos especiales y estilos

Como en versiones anteriores, Microsoft Office Word 2007 le permite crear sus
propios estilos. Tambin, incluye la caracterstica Estilos rpidos, que facilita la
creacin de documentos profesionales y bien diseados en cuestin de minutos.


Si desea saber ms acerca de estos temas, puede consultar las siguientes
pginas.

http://www.microsoft.com/spain/office/eventosonline/trucos34.mspx
Aqu hallar un tutorial para estilos rpidos.

http://apuntesword.iespana.es/ejercicios_y_soluciones_word/tabulaciones.htm
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC100664433082&ofcr
esset=1
En estas pginas, hallar algunos ejercicios sobre tabulaciones.

http://www.aulaclic.es/word2007/t_8_1.htm
En esta pgina, hallar ms informacin sobre tablas.

En esta pgina, hallar un tutorial para crear encabezado y pie de pgina.

http://www.deseoaprender.com/Word2007/Tema7/columnas-en-Word-2007-
tema-7.html
En esta pgina, hallar un tutorial para crear columnas.

http://office.microsoft.com/es-es/word/CH060830033082.aspx
http://office.microsoft.com/es-es/word/HP051892973082.aspx
En estas pginas, hallar tutoriales sobre tablas de contenido, ndices y tablas
de ilustraciones.

http://www.deseoaprender.com/Word2007/Tema17/las-plantillas-en-Word-
2007-leccion-1.html
Aqu hallar un tutorial para crear plantillas.

http://www.microsoft.com/spain/office/eventosonline/videos2007/Word_2007/Wor
d_2007/word_2007_files/Default.htm
Aqu hallar videos sobre el tema de plantillas.

82



DISEO DE PRESENTACIONES CON MICROSOFT
POWERPOINT 2007

Al trmino de la unidad, el alumno crea presentaciones utilizando formatos
de diseo, animaciones, ilustraciones, hipervnculos, patrones y diversos
objetos integrados.

TEMARIO
Presentaciones con PowerPoint 2007
Ilustraciones
Diseo de una presentacin
Efectos de transicin y animacin
Patrn de diapositivas
Integracin con Office
Vnculos y accin

Los alumnos crean presentaciones e insertan ilustraciones como formas,
SmartArt y grficos.
Los alumnos cambian el diseo de una presentacin.
Los alumnos aplican efectos de transicin y animacin a las diapositivas.
Los alumnos modifican el patrn de diapositivas de la presentacin e insertan
objetos provenientes de otros programas como Excel.

UNIDAD DE
APRENDIZAJE
2
84

2.1 PRESENTACIONES CON POWERPOINT 2007

2.1.1. Novedades de Office PowerPoint 2007

Cree presentaciones dinmicas, de
gran impacto y con mayor rapidez que
nunca con esta nueva versin que te
ofrece, ahora, no slo una nueva
interfaz ms intuitiva sino tambin
varias herramientas que facilitan su
trabajo.

Interfaz nueva e intuitiva

Office PowerPoint 2007 cuenta con una novedosa
e intuitiva interfaz de usuario denominada Interfaz
de usuario de Microsoft Office Fluent que ayuda a
crear presentaciones mejores con mucha ms
rapidez que en versiones anteriores de
PowerPoint. Office PowerPoint 2007 incluye
efectos nuevos y mejorados, temas y opciones de
formato mejoradas que puede usar para crear presentaciones dinmicas de
aspecto profesional.

La nueva apariencia de la ventana de PowerPoint 2007 le permite buscar
caractersticas y comandos en fichas y grupos relacionados clasificados
intuitivamente.


Compartir informacin eficazmente

En las versiones anteriores de PowerPoint, el gran tamao de los archivos
dificultaba compartir el contenido o enviar presentaciones mediante el correo
electrnico y, adems, no se podan compartir presentaciones con toda
confiabilidad con personas que utilizasen distintos sistemas operativos.

Proteger y administrar la informacin

Al compartir la presentacin con otras personas, desea tener la confianza de que
las personas que deban verla puedan tener acceso a ella. Adems, desea
asegurarse de que la presentacin no incluya contenido involuntario, informacin
confidencial ni marcas de edicin que puedan hacer llamadas a palabras que no
contenga el diccionario del destinatario. Lo que es ms, puede que desee limitar
el acceso al contenido de la presentacin para que no se distribuya informacin
confidencial.

2.1.2. Ilustraciones

Para lograr una presentacin ms efectiva, es preferible
utilizar ilustraciones o grficos para transmitir una idea.
Estos pueden ser imgenes, formas, SmartArt y grficos.

Formas

Para insertar una ilustracin tipo forma realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la ficha Insertar y el grupo Ilustraciones.

2. Haga clic en el comando Formas.

3. Seleccione la forma a utilizar.

86


4. Dibuje la forma haciendo un arrastre en la diapositiva.

SmartArt

Son utilizados para crear presentaciones con aspecto profesional, ya que
proporciona un conjunto muy extenso de caractersticas que puede usar para
crear y dar formato a la informacin. Use este tipo de ilustracin para darle
dinamismo a su presentacin. Exprese a travs de ellos procesos, conceptos,
jerarquas y relaciones.


2. Haga clic en el comando SmartArt.



3. Seleccione el grfico SmartArt. Luego haga clic en el botn Aceptar.

Cada diseo permite expresar el contenido y mejorar el mensaje
de forma distinta. Algunos diseos, simplemente, agregan una
mejora visual a una lista con vietas, mientras que otros diseos
(tales como los organigramas o los diagramas de Venn) estn
diseados para representar clases de informacin especficas.

Tipos de diseo

La galera SmartArt muestra todos los diseos disponibles divididos en nueve
tipos diferentes todos, lista, proceso, ciclo, jerarqua, relacin, matriz, pirmide y
otros.

Lista

Utilice este tipo cuando desea prescindir de un texto con
vietas. Utilizando este diseo, los puntos principales
obtienen visibilidad e impacto en formas coloridas que
resaltan su importancia. Los diseos lista agrupan la
informacin que no sigue un proceso secuencial o paso a
paso. A diferencia de los diseos Proceso, los diseos Lista
normalmente no tienen flechas o un flujo direccional.

Proceso
Los diseos del tipo proceso reflejan un flujo direccional y se
utilizan para ilustrar pasos o etapas de un proceso o flujo de
trabajo como, por ejemplo, la secuencia de pasos para
completar una tarea, las fases generales del desarrollo de un
producto o un calendario o escala de tiempo. Utilcelos cuando
desee mostrar la evolucin de pasos o fases para llegar a un
resultado.
88

Ciclo

Aunque se puede utilizar un diseo de tipo proceso para
comunicar informacin paso a paso, un diseo de tipo ciclo
suele ilustrar un proceso circular o repetitivo. Puede utilizar
diseos de tipo ciclo para mostrar los ciclos de vida de
productos o animales, ciclos de aprendizaje, procesos
repetidos o en curso (como, por ejemplo, el ciclo continuo de
escritura y publicacin para un sitio Web) o el ciclo de
establecimiento de objetivos anuales y de revisin de
rendimiento de un empleado.

Jerarqua

Quizs el uso ms comn de los diseos de tipo
Jerarqua sea el del organigrama de una compaa.
Pero los diseos jerarqua tambin, se pueden utilizar
para mostrar rboles de decisin o una familia de
productos.

Relacin

Los diseos del tipo relacin muestran relaciones no
progresivas y no jerrquicas entre las partes (como, por
ejemplo, conceptos entrelazados o solapados) y,
normalmente, muestran relaciones conceptuales o
conexiones entre dos o ms conjuntos de cosas.

Un buen ejemplo de los diseos relacin son los
diagramas de Venn, que muestran como las reas o
conceptos se solapan y se unen en una interseccin
central; los diseos de destino que muestran contencin y los diseos radiales
que muestran relaciones respecto a un ncleo o concepto central.

Matriz

Los diseos del tipo matriz clasifican la informacin y son
bidimensionales. Se utilizan para mostrar la relacin de partes
con un todo o con un concepto central. Los diseos de matriz
son una buena opcin si tiene cuatro puntos clave o menos y
una gran cantidad de texto.

Pirmide

Los diseos del tipo pirmide muestran relaciones
proporcionales o jerrquicas que por lo general, se
construyen hacia arriba. Funcionan mejor con informacin
que se desea mostrar de arriba hacia abajo o de abajo hacia
arriba. Si desea mostrar una jerarqua horizontal, debe elegir
un diseo Jerarqua.



Si desea cambiar la forma utilizada en un objeto SmartArt, puede
hacer clic derecho en el objeto y seleccionar la opcin Cambiar
forma.

Grficos

Los grficos estn, totalmente, integrados con otros programas de versin Office
2007, como Office PowerPoint 2007 y Office Word 2007. Ambos programas
proporcionan las mismas herramientas de grficos que Excel. Si tiene Excel
instalado, puede crear grficos de Excel en PowerPoint y Word


2. Haga clic en el comando Grfico.

3. Seleccione el tipo de grfico y haga clic en el botn Aceptar.
90


4. Inmediatamente, notar que se abre la aplicacin de Excel en forma
automtica.

5. Escriba los datos que desea graficar y cierre Excel.

6. Ver una diapositiva con el grfico similar a la siguiente muestra.



Tambin, puede copiar un grfico de Excel en PowerPoint 2007
y Word 2007. Cuando se copia un grfico, se puede incrustar
como datos estticos o vincularse con un libro. En el caso de un
grfico vinculado con un libro al que tiene acceso, puede
especificar que se compruebe, automticamente, si se han
realizado cambios en el libro vinculado siempre que se abra el
grfico.

Al seleccionar el grfico, se activa la ficha Diseo en el que encontrar comandos
para cambiar el tipo de grficos, los datos, el diseo o los estilos del grfico.

Asimismo, se activar la ficha Presentacin que contiene comandos para editar
las etiquetas, ejes y fondo del grfico, entre otras opciones.

Si desea eliminar un grfico seleccione el rea del grfico y
presione la tecla <Supr>.

92


2.1.3. Diseo de una presentacin

Microsoft PowerPoint proporciona varias herramientas de diseo que puede
aplicar a las presentaciones para que tengan un aspecto y un diseo totalmente
profesionales. Por ejemplo, puede aplicar temas,

Temas

Los temas de PowerPoint 2007 reemplazan las plantillas de diseo que se usaban
en versiones anteriores de PowerPoint.

1. Haga clic en la ficha Diseo.

2. En el grupo Temas seleccione el de su preferencia.

3. Si hace clic en el botn Ms, puede encontrar otros temas.

Observe que el cambio se apreciar en todas las
diapositivas de la presentacin.



Colores

Para cambiar la combinacin de colores del tema actual, deber hacer clic en el
botn Colores, de la ficha Diseo del grupo Temas. Y luego, elija la combinacin
que ms le agrade.

Estilos de Fondo

Los estilos de fondo son exclusivos de Office PowerPoint 2007 y utilizan el nuevo
modelo de colores del tema, que define dos colores oscuros y dos colores claros
para el texto y el fondo. Siempre, los colores claros son visibles sobre los colores
oscuros, y viceversa, como ocurre cuando se utiliza texto de color oscuro sobre
un fondo claro. Hay seis colores de nfasis que combinan, perfectamente, con los
cuatros colores de fondo posibles.

1. Seleccione la ficha Diseo.

2. Haga clic en el grupo Fondo.
94


3. Haga clic en el grupo Fondo.

Tambin, puede elegir la opcin Formato del fondo y realizar
cambios muy parecidos a los que eran posibles en versiones
anteriores a PowerPoint 2007 con el comando Formato Fondo.



Puede omitir la parte grfica del fondo activando la casilla
Ocultar grficos de fondo del grupo Fondo de la ficha Diseo.

2.1.4. Efectos de transicin y animacin

Transicin

Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animacin que se producen
en la vista Presentacin con diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a la
siguiente. Puede controlar la velocidad de cada efecto de transicin de
diapositivas y tambin, agregarle sonido.

Microsoft Office PowerPoint 2007 incluye muchos tipos diferentes de transiciones
de diapositivas, entre los que se incluyen los siguientes:

Sin transicin
Persianas horizontales
Persianas verticales
Recuadro entrante
Recuadro saliente
Cuadros bicolores hacia el lado
Cuadros bicolores hacia abajo
Barrido horizontal
Barrido vertical

1. Seleccione la ficha Animaciones.

2. En el grupo Transicin a esta diapositiva, elija la transicin de su preferencia.

3. Si desea, haga un clic en el botn Ms para ampliar las opciones.
96


4. Elija un sonido, una velocidad y decida como avanzar la diapositiva.
Finalmente, se recomienda hacer clic al comando Aplicar a todo.

Animaciones

Los efectos de animacin ms populares que puede usar en sus presentaciones
de Microsoft Office PowerPoint 2007 incluyen efectos de entrada, salida y sonido
aplicados a vietas individuales de texto y trayectorias de animacin aplicadas a
objetos.

Animar

Puede dar una animacin a un texto o a un objeto de manera rpida y sencilla.
Para ello realice lo siguiente:

1. Seleccione el objeto a animar, por
ejemplo haga clic en un ttulo.

2. Haga clic en la ficha Animaciones, y
la opcin Animar elija la animacin de
su preferencia.

3. Observe el efecto.



Las opciones del cuadro animar dependen del objeto que se
seleccione. Por ejemplo, si coloca el cursor en una lista con
vietas, las opciones que ver sern las siguientes.

Personalizar animacin

Puede animar texto, grficos, diagramas y otros
objetos en las diapositivas para centrar la atencin
sobre puntos importantes, controlar el flujo de
informacin y dar mayor inters a su presentacin.

Para simplificar el diseo con animaciones, aplique
una combinacin de animaciones preestablecida a
los elementos de todas las diapositivas. O bien,
utilice el panel de tareas Personalizar animacin,
para controlar cmo y cundo desea que aparezca
un elemento en una diapositiva durante la
presentacin, por ejemplo, que entre volando desde
la izquierda al hacer clic con el mouse.

Efectos de entrada

1. Seleccione el objeto a animar.

2. Elija la ficha Animaciones.

3. En el grupo Animaciones, haga clic en
el botn Personalizar animacin.

98

4. De manera inmediata, aparecer el panel
Personalizar animacin.

5. En el panel de tareas Personalizar animacin,
haga clic en el botn Agregar efecto, elija el
efecto de su preferencia. En este caso, se elegir
Entrada.

6. En la lista, haga clic a la opcin Ms efectos.

7. Seleccione el efecto de su preferencia. Luego, haga clic en el botn Aceptar

Si desea cambiar el modo
como ingresar el objeto,
utilice la opcin Inicio.
Asimismo, elija la
velocidad de la
animacin.

Efectos de nfasis


2. Elija la ficha Animaciones y en el grupo Animaciones, haga clic en el botn

3. En el panel de tareas Personalizar animacin, haga clic en el botn Agregar
efecto, elija la opcin nfasis.



Si desea, cambie las opciones del
efecto de nfasis.
100

Efectos de salida


2. Elija la ficha Animaciones y en el grupo Animaciones, haga clic en el botn

efecto, elija la opcin Salida.



efecto de nfasis.

Efectos de trayectoria


2. Elija la ficha Animaciones y en el grupo Animaciones, haga
clic en el botn Personalizar animacin.

efecto, elija la opcin Trayectoria de la animacin.



efecto de trayectoria.
102


Actividades

Disee una presentacin con las siguientes consideraciones:

1. Ingrese el titulo Turismo en el Per en la primera diapositiva.
2. Los contenidos de la segunda y tercera diapositiva sern los siguientes:

3. Inserte una tabla en la cuarta diapositiva con los siguientes datos:

Aos Nacional Extranjero
2000 100 500
2005 400 600
2010 700 1000
Fuente: INEI

4. La quinta diapositiva mostrar el siguiente grfico:

5. Aplique el tema de su preferencia a la presentacin. Si desea cambie los colores.
6. Convierta las vietas de la segunda diapositiva en objetos de SmartArt tipo Lista.
7. Aplique efectos de transicin a toda la presentacin.
8. Coloque efectos de animacin de entrada a los objetos de la primera de
diapositiva, efectos de nfasis a la segunda y efectos de salida a la quinta.


2.2 PATRN DE DIAPOSITIVAS, INTEGRACIN CON OFFICE Y
VNCULOS

2.2.1. Patrn de diapositivas

Un patrn de diapositivas es una parte de una plantilla
que almacena informacin como posiciones de texto y
objetos en una diapositiva, tamaos de los marcadores
de posicin de texto y objetos, estilos de texto, fondos,
temas de color, efectos y animacin.

Al guardar uno o varios patrones de diapositivas como
un solo archivo de plantilla (.potx), se crea una plantilla
que puede utilizarse para crear nuevas presentaciones.
Cada patrn de diapositivas contiene uno o varios
conjuntos de diseos estndar o personalizados.

Generalmente, el patrn de diapositivas se utiliza para
las siguientes tareas:

Cambiar la fuente o las vietas.
Insertar arte, como un logotipo, para que
aparezca en varias diapositivas.
Cambiar la ubicacin, el tamao y el formato de los marcadores de
posicin.

El patrn de diapositivas se cambia de la misma manera que las diapositivas,
pero recuerde que el texto del patrn es, nicamente, para diseo. El texto de la
diapositiva real, como ttulos y listas, deber escribirlo en la diapositiva, en la vista
Normal; y el texto de encabezados y pies de pgina en el cuadro de dilogo
Encabezado y pie de pgina.

Para ingresar a la vista de Patrn de diapositivas, realice lo siguiente:

1. Seleccione la ficha Vista, haga clic a la opcin Patrn de diapositivas del
grupo Vistas de presentacin.

2. De manera inmediata, ver una pantalla similar a la siguiente:

104


Observe que el esquema que se encuentra en el lado
izquierdo contiene cada uno de los diseos de diapositivas
y que cada uno indica el nmero de diapositiva que est
utilizando este diseo.

3. Seleccione el ttulo del patrn haciendo clic en el contorno del cuadro de texto.

4. Haga algunos cambios en el cuadro, como fuente, tamao, color, relleno, etc.

5. Haga clic en el botn Cerrar vista Patrn.

Aunque cambie el patrn de diapositivas, los cambios realizados
en diapositivas individuales se conservan.

Observe los cambios
en la presentacin.

2.2.2. Integracin con Office

Muchos programas diferentes admiten OLE, que se usa
para hacer que el contenido que se crea en un programa
est disponible en otro. Por ejemplo, puede insertar una
hoja de clculo de Excel 2007 en una presentacin de
PowerPoint 2007. Para ver qu tipos de contenido puede
insertar, haga clic en Objeto en el grupo Texto de la ficha
Insertar. Slo los programas que estn instalados en el
equipo y admitan objetos OLE aparecen en el cuadro Tipo
de objeto. Si no ve el programa que desea, tiene que instalarlo para insertar
contenido del mismo.

Objetos vinculados o incrustados

Si copia informacin entre PowerPoint, Word o
cualquier otro programa que admita OLE, como
Excel, puede copiarla como un objeto vinculado o
como un objeto incrustado. Una vez incrustado, el
objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Las
diferencias principales entre los objetos vinculados
y los objetos incrustados se hallan en el lugar donde se almacenan los datos y en
el modo en que los objetos se actualizan despus de colocarlos en el archivo de
destino. Los objetos incrustados se almacenan en el documento en el que estn
insertados y no se actualizan. Los objetos vinculados permanecen como archivos
independientes y se pueden actualizar.

Si desea que la informacin del archivo de destino se actualice
cuando los datos del archivo de origen cambien, use objetos
vinculados.
Si no desea actualizar los datos copiados cuando cambien en el
archivo de origen, use un objeto incrustado. La versin del origen
se incrusta completamente en el documento o la presentacin. Si
copia la informacin como un objeto incrustado, el archivo de
destino requiere ms espacio de disco que si la vincula.

Para colocar un cuadro hecho en Excel en PowerPoint, realice el siguiente
procedimiento:

1. Seleccione la diapositiva donde desea insertar el objeto de Excel.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el comando Objetos.

3. Active la opcin Crear desde archivo, haga clic en el botn Examinar para
localizar al archivo. Luego, haga clic en el botn Aceptar.

106


Si desea, puede activar la casilla Vnculo, para crear un enlace
con el origen.

4. Si desea cambie el tamao del objeto.

Copiar Grficos de Excel u otros objetos a PowerPoint

Para colocar objetos provenientes de otros programas, puede copiar desde la
aplicacin fuente y pegar el objeto en la aplicacin de destino. En el siguiente
ejemplo, se copiar un grfico hecho en Excel en PowerPoint.

1. Seleccione el grfico que est en Excel y haga clic en el comando Copiar.

2. Pase a la aplicacin de PowerPoint y seleccione la diapositiva.

3. Haga clic en la ficha Inicio y el grupo Portapapeles, elija el botn Pegar y la
opcin Pegado especial.


4. Seleccione la opcin Pegar y elija Imagen (JPEG), para garantizar que la
imagen del grfico ser idntica a la que se encuentra en Excel. Luego, haga
en el botn Aceptar.

5. Si desea modifique el tamao de la imagen.

A continuacin, se muestran las opciones de pegado especial
que se tienen disponibles para un grfico de Excel.

Objeto de Microsoft Office, pega el contenido del Portapapeles en la
presentacin como Objeto grfico de Microsoft Office.
Imagen (PNG, GIF o JPEG), Pega el contenido del Portapapeles en la presentacin
como una imagen.
Mapa de bits independiente, pega el contenido del Portapapeles en la
presentacin como un mapa de bits independiente del dispositivo.
Mapa de bits, pega el contenido del Portapapeles en la presentacin como un
mapa de bits.
Imagen (metarchivo mejorado), pega el contenido del Portapapeles en la
presentacin como una imagen de metarchivo mejorado.
Imagen (metarchivo de Windows), pega el contenido del Portapapeles en la
presentacin como una imagen de metarchivo de Windows.

108


Tambin, puede pegar el grfico vinculando con el origen de
Excel. Para ello, active la opcin Pegar vnculo.

2.2.3. Vnculos

En Microsoft PowerPoint 2007, se pueden establecer
vnculos a travs del uso de hipervnculos o los botones de
accin. Estos vnculos permiten crear una conexin entre
diapositivas, una pgina Web, una direccin de correo o un
archivo.

Insertar hipervnculos

Puede crear un hipervnculo a partir de texto o de un objeto, como imagen,
grfico, forma, etc. Los tipos diferentes tipos de hipervnculos permiten crear un
vnculo a cualquiera de los siguientes elementos:
Sugerencias

Para pegar un grfico como una imagen esttica, haga clic en cualquier opcin
Imagen o Mapa de bits. El formato de imagen suele proporcionar una mejor
calidad de presentacin que el formato de mapa de bits.
Haga clic en Objeto grfico de Microsoft Office para pegar un grfico como un
objeto grfico que se pueda modificar mediante las herramientas grficas de
PowerPoint. Esta opcin no est disponible si se est utilizando el Modo de
compatibilidad de PowerPoint.
Haga clic en Objeto grfico de Microsoft Office Excel y, a continuacin, en Pegar
vnculo para pegar un grfico como un objeto incrustado. Una vez incrustado, el
objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el
objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino. Esta opcin no est
disponible si se est utilizando el Modo de compatibilidad de PowerPoint.
Para pegar el grfico como un icono OLE (vinculacin e incrustacin de objetos)
de PowerPoint (en lugar de pegar el grfico real) en una presentacin, haga clic
en Objeto grfico de Microsoft Office Excel y, a continuacin, active la casilla de
verificacin Mostrar como icono. Puede hacer clic en el icono para abrir la
aplicacin y ver el grfico. Objeto grfico de Microsoft Office Excel no est
disponible si se est utilizando el Modo de compatibilidad de PowerPoint.


A una diapositiva de la misma presentacin
A una diapositiva de otra presentacin
A una direccin de correo electrnico
A una pgina o archivo en el Web
A un archivo nuevo

En PowerPoint, los hipervnculos se activan cuando se ejecuta la
presentacin, no en el momento de crearla.

Hipervnculo a una diapositiva de la misma presentacin

1. Seleccione el objeto que desea utilizar para insertar el hipervnculo.

2. Haga clic en la ficha Insertar, en el grupo Vnculos, seleccione el comando
Hipervnculo.

3. En la ventana Insertar hipervnculo, elija el tipo de vnculo que desea hacer.

Dependiendo del tipo de vnculo que se elija las opciones de la
ventana cambian.

4. Para este ejemplo elija el vnculo Lugar de este documento. Luego, elija la
diapositiva a la que desea vincular. Finalmente, haga clic en el botn Aceptar.

110


Tras sealar un hipervnculo, el puntero se transforma en una mano ,
para indicar que se puede hacer clic. El texto que representa un
hipervnculo aparece subrayado y en un color que coordina con la
combinacin de colores.

Hipervnculo a otro archivo o presentacin


Hipervnculo.

3. En la ventana Insertar hipervnculo, elija la opcin Archivo o pgina Web
existente, localice el archivo en el cuadro Buscar en. Luego, haga clic en el
botn Aceptar.

Hipervnculo a un correo electrnico



Hipervnculo.

3. En la ventana Insertar hipervnculo, elija la opcin Direccin de correo
electrnico, escriba el email en el cuadro Direccin de correo electrnico.
Luego, haga clic en el botn Aceptar.

Hipervnculo a una pgina web


Hipervnculo.

3. En la ventana Insertar hipervnculo, elija la opcin Archivo o pgina Web
existente, escriba la direccin en el cuadro Direccin. Luego, haga clic en el
botn Aceptar.

Puede modificar o quitar un hipervnculo haciendo clic derecho
sobre el objeto.

112

2.2.4. Insertar accin

Agrega una accin a un objeto seleccionado para especificar lo que debera pasar
cuando hace clic sobre el objeto, o cuando pasa el mouse.

Lo botones de accin (que se encuentras en el grupo
Ilustraciones en el comando Formas, incluyen botones con
smbolos convencionales para ir a las diapositivas siguiente,
anterior, primera o ltima. PowerPoint tambin, tiene botones de
accin para reproducir pelculas o sonidos. Los botones de
accin se utilizan normalmente para ejecutar presentaciones sin
supervisin, por ejemplo, en una cabina o exposicin.

1. Seleccione el objeto que desea utilizar para insertar la accin.

Accin.

3. En la ventana Configuracin de la accin, seleccione la ficha Clic del
mouse.

4. En la opcin Hipervnculo a, elija el vnculo que desea. En este caso, se elegir
Diapositiva.

5. Elija la diapositiva a vincular y luego, haga clic en el botn Aceptar.



6. Luego, ver el ttulo de la diapositiva en la ventana de configuracin. Despus,
haga clic en el botn Aceptar.

En PowerPoint, el efecto de la configuracin de la accin se
puede apreciar cuando se ejecuta la presentacin, no en el
momento del diseo.

Actividades

Disee una presentacin con un tema de su eleccin y considere los siguientes
criterios:

Utilice animacin personalizada con una imagen.
Aplique dos estilos diferentes a su presentacin.
Modifique el patrn de diapositivas de los dos estilos aplicados.
Inserte un grfico de Excel en una diapositiva con datos relacionados al tema
elegido.
El avance de las diapositivas debe hacerse con botones de desplazamiento
Siguiente y Anterior en cada diapositiva.
114


Resumen

Cuando disee una presentacin en PowerPoint aplique temas, colores y fondo
para mejorar su presentacin. Asimismo, mejore la calidad de sus presentaciones
incorporando ilustraciones como grficos, formas, imgenes y objetos SmartArt.

Los efectos de transicin son animaciones que se aplican a las diapositivas
cuando se visualizan una despus de otra. Mientras que los efectos de animacin
se aplican de manera individual a los objetos de una diapositiva.

La finalidad del patrn de diapositivas es permitir los cambios globales y que los
cambios se reflejen en todas las diapositivas de la presentacin, como reemplazar
el estilo de fuente, alineacin de todos los ttulos de las diapositivas, etc. La
aplicacin de efectos en las presentaciones permiten dar movimiento a los objetos
que forman parte de ellas e incluso al texto hacindolas as ms profesionales o
ms divertidas, adems de conseguir llamar la atencin de las personas que la
estn viendo.

La integracin de PowerPoint con Office permite el uso eficiente de la informacin.
Permite actualizar los datos desde cualquier aplicacin.

Los botones de accin son botones predefinidos que pueden insertarse en una
presentacin y para los que pueden definirse hipervnculos. Contienen formas,
como flechas derecha e izquierda, y smbolos convencionales para ir a la
diapositiva siguiente, anterior, primera y ltima, as como para reproducir pelculas
o sonidos. Estos botones se suelen usar para presentaciones autoejecutables; por
ejemplo, en presentaciones que se muestran en una cabina o en una exposicin.

pginas.

http://www.aulaclic.es/power/f_power.htm
http://www.deseoaprender.com/PowerPoint2007/presentacion-curso-power-
point-2007.html
http://office.microsoft.com/es-es/powerpoint/HA101662893082.aspx
En estas direcciones hallar tutoriales para insertar grficos y efectos de
transicin.

http://www.aulaclic.es/power2007/t_15_1.htm
Aqu hallar un tutorial sobre animacin con PowerPoint.

http://office.microsoft.com/es-
es/powerpoint/HA100214793082.aspx?pid=CH100668193082
En esta pgina, hallar ms informacin sobre hipervnculos.

http://www.deseoaprender.com/PowerPoint2007/presentacion-curso-power-
point-2007.html
http://office.microsoft.com/es-es/powerpoint/HA101662893082.aspx
En estas direcciones hallar tutoriales para insertar grficos y efectos de
transicin.


ANLISIS DE DATOS CON MICROSOFT EXCEL 2007

.Al trmino de la unidad, el alumno elabora cuadros y grficos utilizando
frmulas y funciones bsicas de la hoja de clculo.

TEMARIO

Novedades de Office Excel 2007
Frmulas y operadores de clculo
Orden de las operaciones en las frmulas
Referencias de celdas
Funciones matemticas y estadsticas
Definir nombres de celdas
Grficos


Los alumnos usan operadores en el ingreso frmulas y emplean el
direccionamiento de celdas de manera conveniente.
Los alumnos insertan formulas con referencias relativas, absolutas y mixtas
para analizar datos.
Los alumnos aplican formatos y estilos de celda.
Los alumnos insertan funciones para resolver problemas ms complejos.
Los alumnos definen nombres para rangos de celdas para facilitar el ingreso
de frmulas y/o funciones.
Los alumnos disean grficos para analizar los datos.
UNIDAD DE
APRENDIZAJE
3
116

3.1 EXCEL 2007

3.1.1. Novedades de Office Excel 2007

Microsoft Office Excel 2007 es una
herramienta eficaz que se puede usar
para crear y aplicar formato a hojas de
clculo, y para analizar y compartir
informacin para tomar decisiones mejor
fundadas. La interfaz de usuario de
Microsoft Office Fluent, la visualizacin
de datos enriquecida y las vistas de
tabla dinmica permiten crear, de un
modo ms sencillo, grficos de aspecto
profesional y fcil uso.

Entre las nuevas caractersticas se encuentran las siguientes:

Interfaz de usuario orientada a los resultados
Ms filas y columnas y otros lmites nuevos
Temas de Office y estilos de Excel
Formato condicional enriquecido
Nuevo aspecto de los grficos
Nuevos formatos de archivo

Interfaz de usuario orientada a los resultados

La nueva interfaz de usuario
orientada a los resultados
facilita el trabajo en Microsoft
Office Excel. Los comandos y
funciones que solan estar
ocultos tras complejos mens y
barras de herramientas ahora
son ms fciles de encontrar en
las fichas orientadas a tareas
que contienen grupos lgicos
de comandos y caractersticas.
Muchos cuadros de dilogo han
sido reemplazados por galeras
desplegables que muestran las
opciones disponibles. Adems,
se ofrece informacin descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo
para ayudarle a elegir la opcin adecuada.

Ms filas y columnas y otros lmites nuevos

Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de clculo, Office
Excel 2007 admite hasta 1 milln de filas y 16.000 columnas por hoja de clculo.

Especficamente, la cuadrcula de Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por
16.384 columnas, lo que ofrece un 1500% ms de filas y un 6300% ms de
columnas comparadas con las que haba en Microsoft Office Excel 2003. Para su
informacin, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV.

En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un nmero ilimitado en el
mismo libro y el nmero de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al
que limite la memoria disponible.

Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administracin de
memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2007.

Tambin, experimentar una aceleracin de los clculos en hojas de clculo de
gran tamao con muchas frmulas gracias a la compatibilidad de Office Excel
2007 con varios procesadores y conjuntos de chips multiproceso.

Office Excel 2007 admite, asimismo, hasta 16 millones de colores.

Temas de Office y estilos de Excel

En Office Excel 2007, puede dar formato, rpidamente, a los datos de la hoja de
clculo aplicando un tema y utilizando un estilo concreto. Los temas se pueden
compartir con otros programas de versin Office 2007, como Microsoft Office
Word y Microsoft Office PowerPoint, mientras los estilos estn diseados para
cambiar el formato de elementos especficos de Excel, como tablas, grficos,
tablas dinmicas, formas o diagramas de Excel.

Formato condicional enriquecido

En versin Office 2007, puede utilizar el formato condicional para comentar,
visualmente, los datos con fines analticos y de presentacin. Para encontrar
fcilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos, puede
implementar y administrar varias reglas de formato condicional que apliquen un
formato visual enriquecido en forma de degradados de color, barras de datos y
conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas. Los formatos
condicionales son, asimismo, fciles de aplicar; basta con hacer varias veces clic
para ver las relaciones de los datos que puede utilizar para fines de anlisis.

Nuevo aspecto de los grficos

En Office Excel 2007, puede utilizar las nuevas herramientas grficas para crear
fcilmente grficos de aspecto profesional que comuniquen informacin
eficazmente. En funcin del tema que aplique al libro, el nuevo y actualizado
aspecto de los grficos incluye efectos especiales como 3D, transparencia y
sombras suaves.

La nueva interfaz de usuario facilita la exploracin de los tipos de grfico
disponibles de manera que pueda crear el grfico adecuado para los datos. Se
proporcionan numerosos estilos y diseos de grficos predefinidos para que
pueda aplicar, de manera rpida, un formato atractivo e incluir los detalles que
desea en el grfico.
118

Nuevos formatos de archivo

En 2007 Microsoft Office system, Microsoft presenta nuevos formatos de archivo
para Excel que se denominan formatos XML. Estos nuevos formatos de archivo
facilitan la integracin con orgenes de datos externos a la vez que reducen los
tamaos de archivo y mejoran la recuperacin de datos.

Puede comprobar un libro de Office Excel 2007 para ver si contiene funciones o
formatos que no son compatibles con una versin anterior de Excel y poder llevar
a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor compatibilidad con
versiones anteriores.

3.1.2. Frmulas

Las frmulas son expresiones que efectan clculos
con los valores de la hoja de clculo. Una frmula
comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la
siguiente frmula multiplica 12 por 2 y, a continuacin,
suma el resultado de 21 entre 3.

Una frmula puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y
constantes.

Funciones, la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,1416...
Referencias (o nombres), A2 devuelve el valor de la celda A2.
Constantes, nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula,
por ejemplo, 2.
Operadores, el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia,
y el operador * (asterisco) multiplica.

Referencias en las frmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e
indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que
desea utilizar en una frmula. En las referencias se puede utilizar datos de
distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de
una celda en varias frmulas. Tambin, pueden hacerse referencias a las celdas
de otras hojas en el mismo libro y a otros libros que estn abiertos. Las
referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos.

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se
refiere a columnas con letras (por ejemplo A, B, etc.) y a las filas con nmeros
(por ejemplo 1, 2, etc.). Estas letras y nmeros se denominan ttulos de fila y de
columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna
seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la
interseccin de la columna B y la fila 2.


Para hacer referencia a Utilice
La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

Referencia a otra hoja de clculo
En el siguiente ejemplo, la funcin de la hoja de clculo PROMEDIO calcula el
valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de clculo denominada Marketing
del mismo libro.

Observe que el nombre de la hoja de clculo y un signo de exclamacin (!)
preceden a la referencia de rango.

Constantes en las frmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 14-04-20010,
el nmero 213 y el texto "Nexol Per" son constantes. Una expresin, o un valor
obtenido como resultado de una expresin, no es una constante. Si utiliza valores
constantes en la frmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo,
=30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la frmula.

3.1.3. Operadores de clculo

Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea
realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel
incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo:
aritmtico, comparacin, texto y referencia.

Operadores aritmticos

Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma,
resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados
numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
120


Operador aritmtico Significado Ejemplo
+ (signo ms) Suma 3+3
(signo menos) Resta
Negacin
31
1
* (asterisco) Multiplicacin 3*3
/ (barra oblicua) Divisin 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponenciacin 3^2

Operadores de comparacin

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se
comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico:
VERDADERO o FALSO.

Operador de comparacin Significado Ejemplo
= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenacin de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin
de generar un solo elemento de texto.



Operador
de texto
Significado Ejemplo
& ("y"
comercial)
Conecta o concatena dos
valores para generar un valor
de texto continuo
"Viento"&"norte

Operadores de referencia

Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores.

Operador de
referencia
Significado Ejemplo
: (dos puntos) Operador de rango,
que genera una
referencia a todas las
celdas entre dos
referencias, stas
incluidas.
B5:B15
; (punto y
coma)
Operador de unin,
que combina varias
referencias en una sola
SUMA(B5:B15;D5:D15)
(espacio) Operador de
interseccin, que
genera una referencia
a las celdas comunes a
dos referencias
B7:D7 C6:C8

3.1.4. Orden de las operaciones en las frmulas

Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel
siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los
caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los
elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de
clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico
de cada operador de la frmula.

Precedencia de los operadores

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las
operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuacin. Si una frmula
contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una frmula
122

contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los
operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripcin
: (dos puntos)
(un solo
espacio)
; (punto y
coma)
Operadores de referencia
Negacin (como en 1)
% Porcentaje
^ Exponenciacin
* y / Multiplicacin y divisin
+ y - Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
=
< >
<=
>=
<>
Comparacin

Uso de parntesis

Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la
frmula que se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un
resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La
frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.

= 5+2*3

Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5
y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

= (5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula
indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la
suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

= (B4+25) / SUMA(D5:F5)

3.1.5. Referencias de celdas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en
una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu
celdas debe buscar los valores o los datos que desea
utilizar en una frmula. Las referencias permiten utilizar
datos de distintas partes de una hoja de clculo en una
frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias
frmulas. Tambin, puede hacerse referencia a las celdas
de otras hojas en el mismo libro y a otros libros.

Referencia (direccionamiento) Relativa

Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa
de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si
cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si
se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente.
De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas.
Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se
ajusta, de manera automtica, de =A1 a =A2.

Frmula copiada con referencia relativa

Referencias Absolutas

Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace
referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la
celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se
copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario
cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta
de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Frmula copiada con referencia absoluta

Referencias Mixtas

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila
absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la
forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1,
etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la
referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la
124

frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta, de manera
automtica, y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una
referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Frmula copiada con referencia mixta

Alternar entre referencias relativas, absolutas y mixtas

1. Seleccione la celda que contenga la frmula.

2. En la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte
superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar
valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el
valor constante almacenado en la celda activa.), seleccione la referencia que
desee cambiar.

3. Presione F4 para alternar las combinaciones. La columna "Cambia a" refleja
cmo se actualiza un tipo de referencia si la frmula que la contiene se copia
dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.

Frmula que se copia

Referencia (Descripcin) Cambia a
$A$1 (columna absolutay fila absoluta) $A$1
A$1 (columna relativa y fila absoluta) C$1
$A1 (columna absoluta y fila relativa) $A3
A1 (columna relativa y fila relativa) C3

Ejemplos de frmulas con direccionamiento absoluto

Ejemplo 1

La columna Inters se calcula multiplicando cada monto de la columna Capital
con el porcentaje de inters fijo. Por ejemplo, 1000*10%., 2000*10%, y as
sucesivamente. Por ello, se considera que la celda B1 debe mantener su posicin
cuando se copie la frmula del inters a las celdas restante.

Escriba el siguiente cuadro:



1. En la celda B4, escriba la siguiente frmula = A4 * B1

2. Ahora, presione la tecla de funcin F4 y busque la la referencia $B$1 para
que pueda mantener su posicin en el momento que se copie la frmula
hacia abajo.

3. Ahora, presione la tecla ENTER.

4. Copie la frmula hacia abajo y observe los resultados.

Ejemplo 2

Calcule la venta en soles de acuerdo al tipo de cambio. Use una referencia
absoluta en la frmula para el tipo de cambio.

126


Solucin

En la celda H6 escriba la frmula =G6*$G$2 y presione la tecla ENTER.

Ahora copie la frmula hacia abajo.

Actividades

1. Escriba y llene el siguiente cuadro con las siguientes consideraciones:
La columna SALDO es la diferencia entre lo programado y lo ejecutado.
La columna %, calcula el % AVANCE por cada concepto, dividiendo la columna
Ejecutado entre la columna Programado
Calcule la fila TOTAL.

2. Escriba y llene el siguiente cuadro con las siguientes consideraciones:
La columna DCTO S/. es el producto del precio, la cantidad y %DCTO.
La columna VENTA S/., se calcula multiplicando precio * unidad y restando el
DCTO S/.
Calcule la fila de Totales.


3. Calcule la informacin faltante del cuadro tomando las frmulas siguientes:
IMPORTE = CANTIDAD * PRECIO
IGV = IMPORTE * 0.19
MONTO VTA S/. = IMPORTE + IGV
MONTO VTA $ = MONTO VTA S/. / 2.95
Considere los valores del IGV y del tipo de cambio como constantes en la frmula
que vaya a insertar para las dos ultimas columnas.

4. Calcule la informacin faltante del cuadro tomando las frmulas siguientes:
El total Anual es la suma de los 3 cuatrimestres.
El total Anual es el promedio de los 3 cuatrimestres.
Aada una columna y calcule el %Total Anual de cada sucursal.
Calcule el % de cada cuatrimestre con respecto al total anual de todas las
sucursales.

128


5. Calcule la columna Participacin dividiendo cada venta de un producto entre el
total. Por ejemplo, 300/2100. La siguiente formula seria 800/2100 y as
sucesivamente.

6. Complete el siguiente cuadro utilizando las frmulas adecuadas en las columnas
Venta $, IGV $, PRECIO S/., PRECIO $ y % VENTA. Adems complete la fila Total
y calcula la cantidad total, las ventas y el IGV.

7. Escriba y complete el siguiente cuadro considerando que el gasto de cada mes es
el Gasto del mes anterior ms el % Incremento. Utilice las frmulas con las
referencias ms convenientes para este caso.


3.2 FORMATOS Y ESTILOS DE CELDAS

3.2.1. Formatos de celdas

El formato de refiere al cambio de aspecto de las celdas y su contenido (letras,
nmeros, borde, fondo, etc.). Para dar formato a las celdas, usamos la ficha Inicio
y los grupos fuente, alineacin y nmero.

Tambin, es posible cambiar estas opciones con el men contextual y la opcin
Formato de celdas.

Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz.

Formatos de nmero

Puede utilizar los formatos de nmero para
cambiar el aspecto de los nmeros, incluidas
las fechas y las horas, sin que cambie el
nmero. El formato de nmero no afecta al
valor real de la celda que Microsoft Excel
130

utiliza para realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de frmulas.

Formato de
nmero
General
El formato de nmero General es el formato predeterminado.
En la mayora de los casos, los nmeros a los que se aplica
el formato General se muestran tal como se escriben. Sin
embargo, si la celda no es, suficientemente, ancha para
mostrar todo el nmero, el formato General redondea los
nmeros con posiciones decimales y utiliza la notacin
cientfica para nmeros grandes.
Formatos de
nmero
integrados

Excel contiene numerosos formatos de nmero integrados.
Para obtener una lista de ellos, haga clic en Celdas en el
men Formato y despus en la ficha Nmero. La categora
Especial incluye formatos para cdigos postales y nmeros
telefnicos. Las opciones de cada categora aparecen a la
derecha de la lista Categora. Los formatos aparecen en
categoras a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha,
Hora, Fraccin, Cientfica y Texto.

Tambin, puede realizar cambios en la ficha Inicio y en el grupo
Nmero de la cinta de opciones.

Formatos de alineacin

Se utilizan los formatos de alineacin para cambiar la posicin de los datos en la
celda.



Horizontal
Seleccione una opcin en el cuadro de lista Horizontal para
cambiar la alineacin horizontal del contenido de la celda. De
forma predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto a la
izquierda, los nmeros a la derecha y los valores lgicos o
de error se centran. La alineacin horizontal predeterminada
es General. Si cambia la alineacin de los datos, no
cambiar el tipo de datos.
Vertical
Seleccione una opcin en el cuadro de lista Vertical para
cambiar la alineacin vertical del contenido de la celda. De
forma predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto
verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineacin
horizontal predeterminada es General.
Sangra
Sangra el contenido de una celda desde cualquier borde de
la celda, en funcin de si elige Horizontal o Vertical. Cada
incremento del cuadro Sangra es equivalente al ancho de un
carcter.
Orientacin
Seleccione una opcin en Orientacin para cambiar la
orientacin del texto de las celdas seleccionadas. Es posible
que las opciones de giro no estn disponibles si se
seleccionan otras opciones de alineacin.
Grados
Establece la cantidad de giro del texto en la celda
seleccionada. Utilice un nmero positivo en el cuadro Grados
para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior
izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice
grados negativos para girar el texto desde la esquina
superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda
seleccionada.
Control del texto
Seleccione las opciones disponibles en el control Texto para
ajustar el aspecto del texto en una celda.
Ajustar texto
Ajusta el texto en varias lneas en una celda. El nmero de
lneas ajustadas depender del ancho de la columna y de la
longitud del contenido de la celda.
132

Reducir hasta
ajustar
Reduce el tamao aparente de los caracteres de fuente de
forma que se ajusten todos los datos de una celda
seleccionada a la columna. El tamao de carcter se ajusta
automticamente al cambiar el ancho de la columna. El
tamao de la fuente aplicada no cambia.
Combinar celdas
Combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola celda.
La referencia de celda para una celda combinada es la celda
de la esquina superior izquierda del rango original
seleccionado.
Direccin del
texto
Seleccione una opcin en el cuadro Direccin del texto para
especificar el orden de lectura y la alineacin.

Tambin, puede realizar cambios en la ficha Inicio y en el grupo
Alineacin de la cinta de opciones.

Formatos de Fuente

En la ficha Fuente, puede encontrar la posibilidad de cambiar la apariencia del
texto, del mismo modo que se cambiaba en el programa de Word.
Tambin, puede realizar cambios en la Ficha Inicio y en el grupo Fuente de la
cinta de opciones.

Formatos de bordes

Se utilizan los formatos de alineacin para cambiar la posicin de los datos en la
celda.



3.2.2. Estilos de celdas

Microsoft Office Excel proporciona un gran nmero de
estilos de tabla (o estilos rpidos) predefinidos que
puede utilizar para dar formato, rpidamente, a una
tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no
satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un
estilo de tabla personalizado. Aunque slo se pueden
eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier estilo de tabla
para que ya no se aplique a los datos.

Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones
de estilos rpidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y
de totales, la primera y la ltima columna, y las filas y columnas con bandas.

Aplicar estilos de celda

Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas
presentan un formato coherente, se puede usar un estilo de celda.

Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de caractersticas de
formato, como fuentes (fuente: diseo grfico aplicado a todos los nmeros,
smbolos y caracteres alfabticos.

Para aplicar estilos de celda debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione las celdas a modificar.

2. Haga clic en la ficha Inicio, grupo Estilos opcin Estilos de celda.

134


3. Seleccione el estilo de celda de su preferencia.

Tambin, puede crear sus propios estilos de celda haciendo clic a la penltima
opcin del listado de estilos.

Si por el contrario quiere borrar un estilo aplicado, debe seleccionar el estilo
Normal.

Dar formato como tabla

Otra de las caractersticas nuevas en
la versin 2007, es el uso de formatos
automticos a las tablas con la opcin
Dar formato como tabla.

Para aplicar este tipo de formato realice lo siguiente:

1. En la hoja de clculo, ubique el puntero de celda sobre la tabla a la que desea
aplicar un estilo de tabla.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el comando Dar formato
como tabla.

3. Haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.



4. En la ventana Dar formato como tabla, verifique que el rango coincide con la
tabla que est utilizando. Tambin, active la casilla La tabla tiene
encabezados. Luego, haga en el botn Aceptar.

5. Observe el resultado en la tabla elegida.

Cuando se usa la funcin Dar formato como tabla, Office Excel,
automticamente, inserta una tabla; este tipo de elemento incluye filtros
automticos en la cabecera de las columnas. Si desea trabajar sin los filtros,
haga clic en el botn Ordenar y filtrar, luego, desactive la opcin Filtro.

136


6. Si decidi desactivar el filtro, entonces la apariencia final de la tabla ser
similar a la siguiente:

Tambin, puede convertir la tabla en un rango utilizando la ficha Diseo de
Herramientas de tabla y haciendo clic en el comando Convertir en rango.

Si desea convertir la tabla en rango haga clic en el botn S.
La diferencia es que de aqu en adelante, cada vez que aplique el comando
Dar formato de tabla, mantendr los formatos elegidos, pero no se activar
nuevamente el filtro.

Formato condicional

Las mejoras en el formato condicional son una caracterstica
popular en Microsoft Office Excel 2007. El anlisis de datos
nunca ha sido ms interesante y divertido. Ahora, puede realizar
un seguimiento de las tendencias, revisar el estado, localizar
datos y buscar valores mximos.

El formato condicional se utiliza para aplicar formatos a determinadas celdas de la
hoja de clculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones.



Para aplicar formatos condicionales realice lo siguiente:

1. Seleccione las celdas cuyo formato
condicional desee agregar, modificar o
quitar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos haga clic en el comando Formato
condicional.

3. Elija uno de los tipos de formato condicional.

4. Por ejemplo, utilizaremos la primera opcin Resaltar reglas de celdas.

138


5. Escriba el nmero 300 y observe que de manera inmediata el formato
condicional predeterminado se aplica sobre el rango seleccionado.

6. Si desea elija otro tipo de formato haciendo clic en el cuadro la lista Con.

7. Tambin, puede personalizar el formato, para ello, haga clic en la opcin
Formato personalizado. Inmediatamente, aparecer la ventana Formato de
celdas y en ella, podr elegir los formatos a su gusto.

Adems, puede solicitar ms reglas para definir los formatos condicionales.
Para ello, haga clic en la opcin Ms reglas.



Los tipos de regla que puede considerar al establecer formatos condicionales son
los siguientes:

Tipo de regla Descripcin
Valor de celda Identificar nmeros, fechas y texto especficos en una
lista de productos
Valor de celda (con
frmula)
Identificar un nmero o texto modificado de forma
dinmica en una lista de productos
Valores superiores e
inferiores
Por encima o por debajo
del promedio
Identificar los valores superiores, inferiores y por encima
del promedio en un informe sobre un reciente viaje de
promocin de libros
Valores superiores e
inferiores
Determinar quines son los dos mejores alumnos de la
clase
nico o duplicado Buscar las filas duplicadas de una lista de clientes
Conjunto de iconos Ver el estado de los ingresos y las tendencias de un
trimestre al siguiente
Conjunto de iconos Comparar los diferentes criterios de productos mediante
una escala de clasificacin
Conjunto de iconos Examinar las tendencias de beneficios mes a mes
Conjunto de iconos Identificar las ventas regionales por debajo de $900.000
Barras de datos Comparar la altura de las montaas ms altas
Escala de 3 colores Examinar las distribuciones de ventas totales en las
categoras de producto clave
Basado en frmulas Sombrear filas alternas en un rango
Basado en frmulas Comparar los datos en una celda fuera del rango de
140

Tipo de regla Descripcin
celdas con formato condicional
Basado en frmulas Sombrear una fila completa en la que deben cumplirse
varios criterios
Basado en frmulas Sombrear una fila completa si la fila es un valor nico

Un rango de celdas puede tener ms de una regla de formato condicional que
d como resultado verdadero. Ello puede ocasionar las siguientes situaciones:
Que las reglas no entren en conflicto.
Por ejemplo, si una regla aplica el formato a una celda con una fuente en
negrita y otra regla aplica el formato con la misma celda con un color rojo,
se aplica un formato a la celda con una fuente en negrita y color rojo.
Debido a que no hay conflicto entre los dos formatos, se aplican ambas
reglas.
Cuando las reglas entran en conflicto.
Por ejemplo, una regla establece un color de fuente de celda en rojo y otra
establece un color de fuente de celda en verde. Debido a que estas dos
reglas entran en conflicto, slo se puede aplicar una. La regla que se
aplica es la de mayor prioridad.

Nuevos tipos de formato condicional

Barra de datos

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con
relacin a las dems. La longitud de la barra de datos
representa el valor de la celda. Una barra ms grande
representa un valor ms alto y una barra ms corta
representa un valor ms bajo. Las barras de datos son
tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos
especialmente con grandes cantidades de datos, como las
mayores y menores ventas de juguetes en un informe de
ventas.

Escalas de color

Las escalas de colores son guas visuales que ayudan
a comprender la variacin y la distribucin de datos.
Una escala de dos colores permite comparar un rango
de celdas utilizando una gradacin de dos colores. El
tono de color representa los valores superiores o
inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde
y rojo, puede especificar que las celdas con el valor
superior tengan un color ms verde y las celdas de valor inferior tengan un color
ms rojo.


Conjunto de iconos

Utilice un conjunto de iconos para comentar y
clasificar datos de tres a cinco categoras
separadas por un valor de umbral. Cada icono
representa un rango de valores. Por ejemplo, en
el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha roja
hacia arriba representa valores ms altos, la
flecha hacia el lado amarilla representa valores
medios y la flecha hacia abajo verde representa
valores ms bajos.

Actividades

1. En el cuadro elaborado en la actividad de la sesin
anterior, aplique los formatos de celda y estilo que
desee, de tal manera, que se asemeje a la muestra.
Adems, aplique un formato condicional, tipo
conjunto de iconos 5 partes, a los datos de la
columna inters.

2. En el cuadro elaborado en la actividad de la sesin anterior, aplique los formatos
de celda y estilo que desee, de tal manera, que se asemeje a la muestra. Adems,
aplique los siguientes formatos condicionales:

El precio deber resaltar los 3 precios ms altos.
La cantidad deber resaltar las cantidades que estn por encima del promedio.
El % de descuento mostrar iconos.
El descuento en soles utilizar un formato condicional tipo barra de datos.
La venta en soles, resaltar los datos con escalas del color.

3. En el cuadro elaborado en la actividad de la sesin anterior, aplique los formatos
de celda y estilo que desee, de tal manera, que se asemeje a la muestra. Adems,
aplique un formato condicional, tipo escalas de color, a las filas cuya cantidad de
deposito sea mayor a 1750.

142


4. En la siguiente actividad se debe calcular la columna Demora (das), restando la
fecha actual menos la Fecha Vencimiento.
Adems, mediante el uso de formatos condicionales, se debe resaltar de color
morado (en degradado), todas las cuentas que tengan ms de 60 das de demora

5. Disee un cuadro que muestre sus notas obtenidas en ciclo hasta la fecha actual.
Aplique a las celdas el formato y estilo que desee. Finalmente, utilice el formato
condicional que desee a las notas que estn aprobadas.


3.3 FUNCIONES

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos
utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un orden
determinado o estructura.

Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
En la versin 2007, puede insertar una funcin utilizando la biblioteca de
funciones de la ficha Frmulas.

Estructura de una funcin

La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el
nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin
separados por comas y un parntesis de cierre.

Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, empiece a
escribir el nombre de la funcin. La lista aparecer de manera automtica.

Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de
celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el
mismo. Los argumentos pueden ser constantes, frmulas u otras funciones.

144

Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin,
aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos.
Por ejemplo, escriba = PROMEDIO( y aparecer la informacin relacionada a la
funcin.

Escribir frmulas Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el
cuadro de dilogo Insertar funcin le ayudar a introducir las funciones de la
hoja de clculo. A medida que se introduzca una funcin en la frmula, el cuadro
de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada uno de
sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado
actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.

Funciones anidadas

En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los
argumentos de otra funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin
anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

Resultados vlidos. Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento,
deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por
ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin
anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft
Excel mostrar el valor de error #VALOR!

Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo
64 niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la
Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin
PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque
son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin
PROMEDIO ser una funcin de tercer nivel, etc.


3.3.1. Funciones Matemticas

Funcin SUMA

=SUMA (Rango)

Realiza la suma de las celdas que contienen el rango especificado. Por ejemplo,
en el cuadro de la derecha, el total de comisin se obtiene insertando la funcin:

=SUMA(C2:C9)

3.3.2. Funciones Estadsticas

Funcin PROMEDIO

=PROMEDIO(Nmero1;Nmero2;.)

Funcin que nos devolver la media aritmtica de los nmeros o el rango
encerrado entre parntesis

Funciones MAX y MIN

=MAX(Nmeros) =MIN(Nmeros)

Estas funciones devuelven los valores
mximo y mnimo respectivamente de
un conjunto de nmeros.

146

Funciones CONTAR y CONTARA

=CONTAR (Rango)
Cuenta las veces que aparece un elemento numrico en una lista.

=CONTARA (Rango)
Cuenta las veces que aparece un elemento de texto en una lista

3.3.3. Definir nombres de celdas

Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, cuyo
propsito, a primera vista, podra resultar difcil de comprender. La siguiente
informacin muestra ejemplos habituales de nombres y de cmo pueden mejorar
la claridad y la comprensin.

Tipo de
ejemplo
Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre
Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)
Constante =PRODUCTO(A5;0,16) =PRODUCTO(Precio;IVA)
Frmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO);
-G5)
=SUMA(Existencias;-Pedidos)
Tabla C4:G36 =MayoresVentas06

Tipos de nombres

Se pueden crear y utilizar varios tipos de nombres.

Nombre definido. Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas,
una frmula o un valor de constante. Puede crear sus propios nombres definidos
aunque, en ocasiones, Microsoft Office Excel los crea por el usuario; por ejemplo,
cuando se establece un rea de impresin.

Nombre de tabla. Nombre de una tabla de Excel, que es un conjunto de datos
relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea
nombres de tabla predeterminados, como Tabla1, Tabla2, etc., cada vez que
inserte una tabla de Excel, pero le puede cambiar el nombre para darle un mayor
significado.


El mbito de un nombre

Todos los nombres tienen un mbito, para una hoja de clculo especfica o para
todo el libro. El mbito de un nombre es la ubicacin en la se reorganiza sin
calificacin. Por ejemplo:

Si ha definido un nombre, como Presupuesto_FY08 y su mbito es la Hoja1, el
nombre, si no se califica, slo se reconoce en la Hoja1, pero no en Hoja2 ni en
Hoja3 sin calificacin.

Para usar un nombre de hoja de clculo local en otra hoja de clculo, puede
calificarla si la precede del nombre de la hoja, como muestra el siguiente ejemplo:

Hoja1!Presupuesto_FY08

Si ha definido un nombre, como Objetivos_Dpto_Ventas, y su mbito es el libro,
ese nombre se reconoce en todas las hojas de clculo de ese libro, pero en
ningn otro libro.

Un nombre debe ser nico en su mbito. Excel impide que el usuario defina un
nombre que no sea nico en su mbito. Sin embargo, puede usar el mismo
nombre en mbitos distintos. Por ejemplo, puede definir un nombre, como
IngresosBrutos, cuyo mbito sean Hoja1, Hoja2 y Hoja3 en el mismo libro.
Aunque cada nombre sea el mismo, cada uno de ellos es nico en su mbito.
Debera hacerlo as para asegurarse de que una frmula que use el nombre,
IngresosBrutos, siempre haga referencia a las mismas celdas en el nivel de hoja
de clculo local.

Incluso, puede definir el mismo nombre, IngresosBrutos, para el nivel de libro
global, pero nuevamente el mbito es nico. En este caso, no obstante, se puede
producir un conflicto de nombres y para resolverlo, de forma predeterminada,
Excel usa el nombre definido para la hoja de clculo, ya que el nivel de hoja de
clculo local tiene prioridad respecto al libro global. Si desea reemplazar la
prioridad y usar el nombre del libro, puede eliminar la ambigedad del nombre si
coloca un prefijo en el nombre del libro como se muestra en el siguiente ejemplo:

ArchivoLibro!IngresosBrutos

Crear y especificar nombres

Puede crear un nombre con cualquiera de estos mtodos:

Cuadro Nombre de la barra de frmulas. Es la forma ms adecuada de crear
un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.

Crear un nombre a partir de una seleccin. Puede crear nombres,
cmodamente, partiendo de los rtulos de fila y de columna existentes
mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo.

Cuadro de dilogo Nombre nuevo. Es el mtodo ms adecuado si desea tener
ms flexibilidad al crear nombres; por ejemplo, especificar un mbito de nivel
de hoja de clculo local o crear un comentario de nombre.

148

Reglas de sintaxis para los nombres

A continuacin, se muestra una lista de las reglas de sintaxis que necesita
conocer para crear y editar referencias estructuradas.

Restricciones Descripcin
Caracteres vlidos El primer carcter de un nombre debe ser una letra,
un carcter de subrayado (_) o una barra inversa (\).
El resto de los caracteres del nombre pueden ser
letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado.
Nombres de celda no
permitidos
Los nombres no pueden ser iguales a la referencia de
una celda, como Z$100 o L1C1.
Los espacios no son
vlidos
No se permiten espacios. Use el carcter de
subrayado (_) y el punto (.) como separadores de
palabras; por ejemplo, Ventas_Impuestos o
Primer.Trimestre.
Longitud del nombre Un nombre puede contener un mximo de 255
caracteres.
Distincin entre
maysculas y minsculas
Los nombres pueden contener letras en maysculas y
minsculas. Excel no diferencia entre caracteres en
maysculas y minsculas en los nombres. Por
ejemplo, Si cre el nombre Ventas y, a continuacin,
crea otro nombre denominado VENTAS en el mismo
libro, Excel le pide que elija un nombre nico.

No puede usar las letras "C", "c", "L" ni "l" como nombre definido, ya
que estas dos letras se usan como formas abreviadas para seleccionar
una fila o columna de la celda seleccionada, actualmente, cuando las
especifique en un cuadro de texto Nombre o Ir a.

Crear un nombre para la celda o el rango de celdas de una hoja de clculo

1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que
desee asignar un nombre.

2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de
frmulas

3. Escriba el nombre que desee usar para referirse a la seleccin. Los nombres
pueden tener una longitud mxima de 255 caracteres.

4. Presione la tecla <ENTER>.


Tambin, puede crear nombre a un rango utilizando la Ficha Frmulas y las
opciones del grupo Nombres definidos.

Actividades

1. Aplique las funciones promedio, mximo y mnimo en el siguiente cuadro de notas:

Aplique al cuadro los formatos que desee.

2. Aplique las funciones estadsticas solicitadas en los siguientes cuadros.

Zona Ene Feb Mar Total
Norte 1000 400 450
Centro 380 1000 1000
Sur 540 435 390
Total
Max
Min
Promedio

Alumnos Ingls Sw1 Mate Prom
Alumno 1 15 19
Alumno 2 20 15
Alumno 3 16 15
Alumno 4 8 18
Max
Min
Promedio

3. En un libro nuevo, inserte los siguientes datos:

150


Luego calcule las siguientes estadsticas:

Nro. de registros
Promedio Cantidad
Mnimo Precio
Mximo Descuento
Total Impuesto
Cuadro Estadstico


3.4 GRFICOS

Los grficos muestran los datos en imgenes y por ser llamativos, facilitan a los
usuarios las comparaciones, tramas y tendencias de los datos. En Excel, los
grficos pueden ser parte de una hoja de clculo o podra ocupar toda una hoja
de grfico.

En Microsoft Office Excel 2007, es fcil crear grficos de aspecto profesional. Slo
con seleccionar un tipo, un diseo y estilo de grfico, obtendr resultados
profesionales inmediatos cada vez que cree un grfico. Para hacerlo an ms
sencillo, puede guardar sus grficos favoritos como una plantilla de grfico que
podr aplicar cuando cree un nuevo grfico.

Elementos de los grficos

Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de
forma predeterminada y otros se pueden agregar segn las necesidades. Para
cambiar la presentacin de los elementos del grfico puede moverlos a otras
ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato. Tambin, puede
eliminar los elementos del grfico que no desee mostrar.

152

1 El rea del grfico es todo el grfico junto con todos sus elementos.
2 El rea de trazado del grfico.
3 Los puntos de datos son los valores individuales trazados en un grfico y
representados con barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras formas
denominadas marcadores de datos.
4 Los ejes son las lneas que rodean el rea de trazado de un grfico utilizada
como marco de referencia de medida.
5 La leyenda es el cuadro que identifica los diseos o colores asignados a las
series de datos o categoras de un grfico.
6 El ttulo es el texto descriptivo que se alinea con un eje o se centra en la parte
superior de un grfico.
7 La etiqueta de datos es la que proporciona informacin adicional acerca de un
marcador de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de
datos de una serie de datos.

3.4.1. Tipos de grficos

Microsoft Excel admite muchos tipos de grficos. A continuacin, se muestra una
galera de ejemplos de grficos para que pueda determinar qu tipos de grficos
son los mejores para sus datos.

Columnas

Se pueden trazar datos que se
organizan en columnas o filas de una
hoja de clculo en un grfico de
columnas. Este tipo de grfico es til
para mostrar cambios de datos en un
perodo de tiempo o para ilustrar
comparaciones entre elementos.

En los grficos de columnas, las categoras se organizan en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical

Los grficos de columnas tienen los siguientes subtipos de grfico:


Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D

Los grficos de este tipo comparan valores entre
categoras. Un grfico de columnas agrupadas
muestra valores en rectngulos verticales en 2D.
Un grfico de columnas agrupadas en 3D, de
forma simple, muestra los datos con perspectiva
3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de
profundidad).

Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D

Estos grficos muestran la relacin de
elementos individuales con el conjunto,
comparando la contribucin de cada valor con
un total entre categoras.

Puede utilizar un grfico de columnas apiladas
cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total.

Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D

Estos grficos comparan el porcentaje con que
contribuye cada valor a un total de categoras.

Puede utilizar estos tipos de grficos cuando
tenga tres o ms series de datos y desee
destacar las contribuciones al conjunto,
especialmente, si el total es el mismo para cada
categora.

Columnas 3D

Estos grficos utilizan tres ejes que se pueden modificar (un eje
horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan
puntos de datos.

Puede utilizar este tipo de grfico cuando desee comparar del
mismo modo datos entre categoras y entre series.

Cilindro, cono y pirmide

Los grficos de cilindros, conos y pirmides estn disponibles en los mismos tipos
de grficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para
grficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos de la misma
manera. La nica diferencia es que estos tipos de grficos muestran formas de
cilindro, cono y pirmide en lugar de rectngulos.

154


Barra

Los grficos de barras muestran
comparaciones entre elementos
individuales.

Piense en utilizar un grfico de barras
cuando:

Las etiquetas de eje son largas.
Los valores que se muestran son
duraciones.

Los grficos de barras tienen los siguientes subtipos de grfico:

Barra agrupada y barra agrupada en 3D
Barra apilada y barra apilada en 3D
Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D
Cilindro, cono y pirmide horizontales

Tome en cuenta las mismas consideraciones que se
mencionaron para los grficos de columnas.

Circular

En un grfico circular, se pueden
representar datos contenidos en
una columna o una fila de una
hoja de clculo. Los grficos
circulares slo tienen una serie de
datos.

Utilice un grfico circular cuando:

Slo tenga una serie de datos que desee trazar.
Ninguno de los valores que desea trazar es negativo.
Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
No tiene ms de siete categoras.
Las categoras representan partes de todo el grfico circular.


Lnea

Los grficos de lnea pueden mostrar datos continuos en
el tiempo, establecidos frente a una escala comn y, por
tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a
intervalos iguales. En un grfico de lneas, los datos de
categora se distribuyen, de manera uniforme, en el eje
horizontal y todos los datos de valor se distribuyen
uniformemente en el eje vertical.

Use este tipo de grficos si las
etiquetas de categoras son textos, y
representan valores que estn
separados entre s, por ejemplo
meses, trimestres o ejercicios
fiscales. Este tipo de grfico es
vlido, especialmente, si hay ms de
una serie. Si slo hay una, se
recomienda utilizar un grfico de
categoras. Utilice tambin, un
grfico de lneas si tiene etiquetas
numricas con valores separados entre s de manera uniforme, especialmente
aos. Si tiene ms de diez etiquetas numricas, utilice en su lugar un grfico de
dispersin.

Dispersin XY

Estos grficos muestran la relacin
entre los valores numricos de varias
series de datos o trazan dos grupos
de nmeros como una nica serie de
coordenadas XY. Este grfico
muestra intervalos desiguales, o
agrupaciones, de datos y se usa para
mostrar y comparar valores
numricos, por ejemplo datos
cientficos, estadsticos y de
ingeniera.

Piense en utilizar un grfico de dispersin cuando:

Desea cambiar la escala del eje horizontal.
Desea convertir dicho eje en una escala logartmica.
Los espacios entre los valores del eje horizontal no
son uniformes.
Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
Desea mostrar con eficacia datos de hoja de clculo
que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas
independientes de un grfico de dispersin para revelar ms informacin
acerca de los valores agrupados.
Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de
diferencias entre puntos de datos.
Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo;
156

cuantos ms datos incluya en un grfico de dispersin, mejores sern las
comparaciones que podr realizar.

rea

organizan en columnas o filas de una
hoja de clculo en un grfico de rea.
Los grficos de rea destacan la
magnitud del cambio en el tiempo y
se pueden utilizar para llamar la
atencin hacia el valor total en una
tendencia.

Utilice este tipo de grfico cuando desee representar el beneficio en el tiempo en
un grfico de rea para destacar el beneficio total.

Al mostrar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin, muestra la
relacin de las partes con un todo.

Burbuja

En este tipo de grfico, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas
en una hoja de clculo de manera que los valores x se muestran en la primera
columna y los valores y correspondientes y los valores de tamao de burbuja se
muestran en columnas adyacentes.

Por ejemplo, organizara los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.



Radial

El grfico radial compara los
valores agregados de muchas
series de datos.

Para crear un grfico radial, debe
tomar en cuenta una organizacin
de los datos como la siguiente:

158

Superficie

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de
clculo en un grfico de superficie. Un grfico de superficie es til cuando busca
combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa
topogrfico, los colores y las tramas indican reas que estn en el mismo rango
de valores.

Puede utilizar un grfico de superficie cuando ambas categoras y series de datos
sean valores numricos.

Este grfico muestra las diversas combinaciones de temperaturas y tiempos que
dan como resultado la misma medida de resistencia a la tensin.


Anillo

En un grfico de anillos se pueden representar datos organizados nicamente en
columnas o en filas de una hoja de clculo. Al igual que un grfico circular, un
grfico de anillos muestra la relacin de las partes con un todo pero puede
contener ms de una serie de datos

Cotizaciones

organizan en columnas o filas en un
orden especfico en una hoja de
clculo en un grfico de
cotizaciones. Este grfico se utiliza
con mayor frecuencia para mostrar
la fluctuacin de los precios de las acciones. Sin embargo, este grfico tambin,
se puede utilizar para datos cientficos. Por ejemplo, podra utilizar un grfico de
cotizaciones para indicar la fluctuacin de las temperaturas diarias o anuales.
Debe organizar los datos en el orden correcto para crear grficos de cotizaciones.

160

3.4.2. Creacin de grficos

Para crear un grfico bsico en Excel que
pueda modificar y dar formato ms adelante,
debe especificar, en primer lugar, los datos del
grfico en una hoja de clculo. A continuacin,
slo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de
grfico que desea utilizar en la cinta de
opciones de la ficha Insertar, grupo Grficos.

Datos de la hoja de clculo
Grfico creado a partir de datos de la hoja
de clculo

Realice los siguientes pasos para crear un
grfico:

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico.

Si las celdas que desea seleccionar para el grfico no estn en
un rango continuo presione la tecla CTRL y mantenindola
presionada seleccione con el mouse los otros grupos de celda
que desee incluir.

2. En la ficha Insertar, en el grupo, haga clic al tipo de grfico que sea insertar.
Por ejemplo, haga clic en el grfico Columna.

3. Seleccione el tipo de grfico.



4. De manera inmediata, podr observar el grfico en la hoja donde estn los
datos seleccionados.

162

Diseo de Grfico

Puede cambiar el diseo de un grfico realizando el siguiente procedimiento.

1. Haga clic sobre el grfico.

2. Seleccione la ficha Diseo y el grupo Diseos de grficos.

3. Si desea ver ms diseos, haga clic en el botn Ms y elija el de su
preferencia.

El resultado ser similar al siguiente:


Cambiar datos entre filas y columnas

Realice el siguiente procedimiento.

1. Haga clic sobre el grfico.

2. Seleccione la ficha Diseo y el grupo Datos.

3. Haga clic en el comando Cambiar entre filas y columnas.

El resultado ser similar al siguiente:

Utilice el recuadro del ttulo del grfico y escriba el ttulo ms
conveniente.

Consideraciones sobre grficos

1. Tenga listos los datos que va a graficar.

2. Si desea colocar un grfico en una hoja nueva, haga clic sobre l y elija Mover
grfico.

3. En caso quiera cambiar los colores preestablecidos del grficos, elija otro
estilo de grfico en la ficha Diseo, grupo estilos de diseo.

164

Actividades

1. En un libro nuevo, escriba los siguientes datos:

Tome en consideracin que las ventas estn en nuevos soles.

2. Realice el siguiente grfico en una hoja nueva.

3. Inserte un grfico circular con las ventas semestrales del vendedor Rafael Granda.

4. Inserte un grfico de barras con las ventas del segundo trimestre de las
vendedoras Alessandra Villacorta, Noem Delgado y Norelia Villalobos.

5. En un libro nuevo, escriba los siguientes datos:

6. Con los datos de la hoja 1, inserte el siguiente grfico en la hoja 2:



7. Con los datos de la hoja 1, inserte el siguiente grfico en la hoja 3:

0
100
200
300
400
N
u
e
v
o
s

S
o
l
e
s
Trim1 Trim2
Ventas 2007
Azcar Arroz Caf

8. En una hoja nueva inserte un grfico tipo barras apiladas que permita mostrar las
ventas del primer semestre del ao 2007 de los productos azcar y caf.

9. Inserte el siguiente grfico en una hoja nueva que se llamar Grfico2.

Producciones del Trimestre 4 - Ao 2007
31.37%
33.33%
35.29%
Azcar Arroz Caf
Fuente: Departamento de Produccin

166


Resumen

Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar clculos o
procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la
celda en la cual se introduce dicha frmula. En una frmula, por lo general,
intervienen valores que se encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo.

Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, llamados operandos y,
con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe
entrar como primer carcter el signo igual.

De forma predeterminada Excel convierte las referencias en relativas. Esto quiere
decir que la referencia indica una celda en un ubicacin especfica, y si por
ejemplo, se copia esta frmula en otras celdas, la referencia se ajustar
automticamente. Para cambiar la referencia de celdas en una frmula se utiliza la
tecla de funcin F4.

En cambio las referencias absolutas permanecen inalterables. De esta manera, si
se copia la celda en otra, la referencia permanecer. Las referencias absolutas van
precedidas del signo $. De modo similar, en las referencias mixtas una de las
coordenadas es fija y la otra es relativa, de tal manera que si la referencia es $J7,
la columna es absoluta y la fila es relativa.

Para distinguir los diferentes tipos de informacin se puede modificar las celdas
aplicando formatos de celdas o estilos. En la versin de Excel 2007, los estilos de
celdas abarcan la aplicacin de estilos de celdas, formatos condicionales y tablas.
Otra de las caractersticas nuevas en la versin 2007, es el uso de formatos
automticos a los cuadros con la opcin dar formato como tabla, lo cual permite
trabajar con los comandos de bases de datos como filtros de manera directa, as
como llenar frmulas de manera ms rpida y eficiente.

Una funcin, es una serie de frmulas pero en forma simplificada, ms sencilla y
ms fcil de escribirse. Las funciones resuelven problemas que tambin se pueden
resolver con frmulas normales, pero lo hacen en un slo paso en lugar de varios.

El presentar los datos en forma grfica nos permite compararlos, observar sus
cambios, verlos en forma conjunta y reducida. Adems de esto, las grficas se
pueden adecuar y modificar para crear un mayor impacto en la persona que recibe
la informacin, ayudando en su comprensin y anlisis.

pginas.

http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/lecc21excel.htm
En esta direccin hallar un tutorial sobre frmulas en Excel

http://office.microsoft.com/home/video.aspx?assetid=XT100484543082&width=88
4&height=540&startindex=0&CTT=11&Origin=HA100484503082&app=EXCEL&ver
=12
En esta direccin encontrar un video sobre las novedades de este programa.


http://www.aulaclic.es/excel2007/b_4_2_1.htm
Aqu hallar un tutorial sobre el uso de las referencias.

http://www.aulaclic.es/excel2007/epp_17_3_1.htm
http://www.videotutoriales.es/temario-curso-excel2007/formato-
condicional/index.html
Aqu hallar tutoriales sobre el uso de formato condicional.

http://www.scribd.com/doc/7422405/Ejercicios-excel-2007practicas-excel-
2007Practicar-Con-Las-Opciones-de-Formato-de-Condidiconal
Aqu hallar ejercicios sobre formato condicional.

http://www.aulaclic.es/excel2007/t_4_1.htm
Aqu hallar un tutorial sobre funciones de Excel.

http://www.aulaclic.es/excel2007/t_11_1.htm
http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP012337283082.aspx
http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/lecc32excel.htm
Aqu hallar tutoriales sobre la creacin de grficos con Excel.

http://office.microsoft.com/es-es/excel/HA102004993082.aspx
En esta pgina, hallar un video que le mostrar cmo crear un grfico.

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