HERRAMIENTAS DE ANLISIS DE PROBLEMAS

5 POR QUS? Y 5W+H

Por.
ALEJANDRO LONDOO MNERA
CARLA LORENA GELES
JULIO CESR RENDN
MAYERLIN ORTIZ CASTAEDA

SMED - SMM92-1
PROFESOR: ELKIN RAFAEL ZAPA PREZ



INSTITUTO TECNOLGICO METROPOLITANO
FACULTAD DE INGENIERAS
MEDELLIN
2014


INTRODUCCIN

En la actualidad el medio exige a las organizaciones ser ms eficientes y efectivas, por lo que
sus procesos deben asegurar la manera de optimizar la calidad y el precio de los productos o
servicios ofrecidos.
Para lograrlo, muchas organizaciones recurren a costosas intervenciones, que determinar
causas de posibles fallas en los procesos, pero que en muchas ocasiones no se tiene en
cuenta al personal propio de esta, dejando brechas en las mejoras. Para subsanar esto
ltimo, la empresa puede recurrir a las bien llamadas Herramientas de anlisis de problemas,
pues facilitan el anlisis de procesos, y ayuda a la toma de decisiones, ya que busca en
conjunto (empleados, proveedores, directivos y hasta clientes), la raz de los problemas o
inconsistencias en los procesos.
Las Herramientas de Anlisis de problemas, son muy tiles y su proceso de elaboracin debe
ser lo ms riguroso posible, si se quiere llegar a informaciones precisas y verdaderamente
valiosas para la organizacin. En este trabajo se desarrollarn los pasos para aplicar los 5
por qus? y las 5W+H.











OBJETIVO GENERAL

Dar a conocer el significado de los 5 Por qus? Y de las 5W+H. Analizando problemas y/o
situaciones que se presentan en las empresas; aplicando los pasos para su utilizacin, lo que
nos permitir llegar a las posibles causas de los problemas y/o situaciones planteadas.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Comprender la importancia de los 5 Por qus? Y las 5W+H.
Analizar la causa-efecto de problemas que se presentan.
Conocer y aplicar las tcnicas y mtodos necesarios para resolver los problemas o
situaciones que se presentan en las organizaciones, tanto de servicios como de
produccin.
Analizar y dar una descripcin lo ms exacto posible de los problemas que
encontremos, aplicando las diferentes herramientas expuestas.











JUSTIFICACIN

En las empresas manufactureras y de servicio a diario se encuentran con problemas los
cuales no saben de donde surgen, llegando a conclusiones de hasta cerrar sus instalaciones
porque no saben qu solucin dar al problema. Algunas de estas empresas investigan y se
encuentran con los 5 Por qus? Aplicando el mtodo se encuentran que el problema
proviene de ms all de lo que se crea. Buscando paso a paso y con una lluvia de ideas
terminan con todas las preguntas que necesitaban dndole solucin al problema.
Por otro lado, nos encontramos con la tcnica de las 5W+H, que surgi como una necesidad
de dar veracidad y credibilidad a las noticias e informacin que se brindaba a las personas,
herramienta que ha trascendido y posibilitado la aplicacin en diversas reas como las
administrativas, produccin y de servicios. De all, la necesidad de saber emplear dichas
herramientas para tratar de encontrar la raz de los problemas o situaciones, y facilitar el
panorama al momento de tomar una decisin.













LOS 5 POR QUS?

Los cinco Por qus? es una tcnica sistemtica de preguntas utilizada durante la fase de
anlisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Es aqu
cuando los integrantes de un equipo de trabajo se deben preguntar el "Por qu?" al menos
cinco veces; una vez sea difcil para el equipo de trabajo responder al Por qu?, la causa
posiblemente haya sido identificada. Fue desarrollada originalmente por Sakichi Toyoda
(creador de Toyota), el cual consista en hacer preguntas para explorar las relaciones de
causa-efecto que generan un problema en particular. La primera vez que se utiliz fue la
empresa Toyota, lo que permiti desarrollar una metodologa llamada TPS; tambin los
fabricantes japoneses adoptaron la costumbre de preguntar "Por qu?" cuando descubran
un importante problema de produccin o distribucin, ya que pensaban que las causas se
encontraban por lo menos cuatro niveles por debajo de la superficie.
En general permiten definir y analizar datos y facilitar la toma de decisiones. As como
facilita encontrar la causa de un problema.

Objetivo de esta tcnica
Determinar la causa raz de un defecto o problema
Descubrir informacin vital de modo sistemtico
Analizar causas ocultas
Desarrollar preguntas perspicaces que requieren soluciones creativas.
Ayuda a la mejora de la gestin de activos, as como la confiabilidad, disponibilidad, y
mantenibilidad (MCD).
Mejorar en las quejas de los clientes.



APLICACIONES
La tcnica de los cinco Por qus?, ha sido ampliamente utilizada para diagnosticar
soluciones de conflictos, tomar decisiones y analizar una situacin paso a paso, llegando al
fondo de la misma.

PASOS PARA REALIZAR UN ANLISIS UTILIZANDO LOS 5 POR QUS

1. Identificar (enunciar) el dato, la oportunidad, el problema o la situacin en forma clara y
objetiva. En este punto el equipo de trabajo se puede apoyar de Lluvia de Ideas
normalmente utilizando el modelo del Diagrama de Causa y Efecto.
2. Pregunte el por qu? del dato, de una oportunidad, del problema o de la situacin.
3. Pregunte por qu? respecto de la respuesta dada.
4. Pregunte el por qu? de la respuesta anterior.
5. Pregunte por qu? respecto de la respuesta dada.
6. Pregunte el por qu? de la respuesta anterior. Este ejercicio reta a los miembros del
equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya probadas y ciertas. Una vez que sea
difcil al equipo responder al por qu?, la causa probable ha sido identificada.
7. Analice e interprete los resultados. Durante el proceso tener mucho cuidado de NO
empezar a preguntar quin. Recordar que el equipo debe siempre estar interesado en el
proceso y no en las personas involucradas.
8. Se escriben las causas principales.
9. Se establecen las acciones correctivas.

Ejemplo (1)
Situacin inicial: Llegue tarde al trabajo
Se describe el problema.
1. Por qu llegue tarde al trabajo?
R/ Porque el carro no encendi.
2. Porque el carro no encendi?
R/ Porque la batera no tiene carga.
3. Porqu la batera no tiene carga?
R/ Porque se quedo la luz interior encendida.
4. Por qu se quedo la luz interior encendida?
R/ Porque se quedo la puerta abierta.
5. Porque se quedo la puerta abierta
R/ Porque los nios jugaron en el carro (Respuesta al problema).

Ejemplo (2)
Situacin inicial: Monumento de Lincoln
- Se descubri que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando ms rpido que
cualquiera de los otros monumentos de Washington D.C., Por qu?
- Porque se limpiaba con ms frecuencia que los otros monumentos Por qu?
- Se limpiaba con ms frecuencia porque haba ms depsitos de pjaros en el monumento
de Lincoln que en cualquier otro monumento Por qu?
- Haba ms pjaros alrededor del monumento de Lincoln que en cualquier otro
monumento, particularmente la poblacin de gorriones era mucho ms numerosa por
qu?
- Haba ms comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln -
especficamente caros por qu?
- Descubrieron que la iluminacin utilizada en el monumento de Lincoln era diferente a la de
los otros monumentos y esta iluminacin facilitaba la reproduccin de caros.
- Cambiaron la iluminacin y solucionaron el problema.
5WH+H

Es una de las teoras periodsticas que ms se ha utilizado y que, actualmente, sigue vigente.
Adems, es una herramienta de anlisis que apoya la identificacin de los factores y
condiciones que provocan problemas en los procesos de trabajo o la vida cotidiana.
Su nacimiento responde al desarrollo de la informacin, de su manejo y de las necesidades
de estructuracin que en los medios iban apareciendo para lograr un mejor periodismo. Fue
entonces en 1948 cuando el politlogo americano Harold Dwight Lasswell (1902-1978)
desarroll uno de los modelos mas influyentes, es autor de la frmula Quin dice qu, a
quin, por qu canal y con qu efecto?, que se ha convertido en un esquema rector de los
anlisis de contenido para la sociologa de la comunicacin.
La teora de las cinco W se basa en cinco preguntas a las que cualquier informacin,
especialmente la de carcter noticioso, debe responder para que sea completa y para que
cumpla cabalmente con su primer y ms grande fin: lograr que las personas se enteren, de la
manera ms clara y completa, de lo que est sucediendo.

Estas preguntas son:
Who? (Quin?); What? (Qu?); Where? (Dnde?); When? (Cundo?); Why? (Por qu?);
How? (Cmo?).
Las 5 w's vienen del ingls, y son Who, What, Where, When, Why (quin, qu, dnde,
cundo, por qu), sta ltima (why, por qu), tantas veces como sea necesario (al menos 5
veces como sugera el Dr. Edwards Deming) y se incluye la H, "How" (cmo).






UTILIZACIN DE LA HERRAMIENTA

- Who (Quin participa en el problema)
Personas de la organizacin, proveedores, clientes o visitantes que estn presentes o forman
parte de la situacin a resolver.
- What (Qu es el problema)
Delimite las caractersticas del problema materiales, humanas, logsticas, tecnolgicas,
financieras. Relacin e impacto entre caractersticas, efectos ocasionados por el problema.
- When (Cundo ocurre el problema)
Identifique el momento, horario o poca del ao en que ocurre el problema, as como el
punto en el diagrama de flujo de actividades en que sucede. Es importante identificar en el
diagrama de flujo el punto en que ocurre el problema.
- Where (Dnde ocurre el problema)
Define "la zona del conflicto" ya sea por su ubicacin fsica en las instalaciones de la
organizacin, o el proceso de trabajo del que se trate.
- Why (Por qu ocurre el problema)
- How (Cmo ocurre el problema)
Secuencia de sucesos que desencadenan o forman el problema.
La regla de las 5W+H permite definir exactamente esas acciones. Obliga a definir quin,
cmo, cuando, por qu, dnde y cmo se mejorar. Es decir, todos los aspectos que definen
completamente una accin, lo que permite lograr una sinergia entre ambas reglas.





EJEMPLO (1)
Situacin: La bicicleta no frena bien
Qu? La bicicleta no cierra bien
Cundo? Cuando se accionan los frenos delanteros
Dnde? En el mecanismo de la rueda delantera
Quin? Depende de la habilidad de la persona
Cul? Especialmente en pendientes y alta velocidad
Cmo? La bicicleta disminuye de velocidad muy lentamente

En sntesis: La bicicleta no frena bien pues disminuye muy lentamente la velocidad, cuando
se acciona el mecanismo de la rueda delantera, especialmente en pendientes y a alta
velocidad y depende de la habilidad de la persona. Se observa entonces que con esta
herramienta, un problema o situacin queda bien definida, permitiendo analizar a fondo una
situacin.











CONCLUSIONES

- Las herramientas de anlisis de problemas, son muy importante ya que permiten identificar
la causa de algunas situaciones que no son muy claras a simple vista, pero que con la ayuda
de ciertas herramientas se puede llegar a la raz del problema o situacin.
- Los cinco Por qus, son una herramienta fcil de utilizar, pero que requiere de un
compromiso por parte de los integrantes que la aplican, as como de ser sinceros al
momento de responder a cada Por qu?
- La importancia de realizar un 5w+1H, se refleja en la ayuda que brinda para entender el
fenmeno del problema y poder realizar de manera eficiente el anlisis del mismo. Por eso
es vital comprender y redactar claramente el problema, lo que conlleva a una mnima
probabilidad de fallas en el anlisis del mismo.















BIBLIOGRAFA

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