T11.09 L959d PDF

1
DISEO Y PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE GESTIN

DE PROYECTOS DIRIGIDO A SOLUZIONA LTDA BOGOTA BAJO
ESQUEMA PMI

ANYELINE LOZADA MARTINEZ
DIANA LISSETH MARTINEZ VELA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BOGOTA D.C.
2.009
2
DISEO Y PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE GESTIN DE
PROYECTOS DIRIGIDO A SOLUZIONA LTDA BOGOTA BAJO ESQUEMA
PMI

ANYELINE LOZADA MARTINEZ
DIANA LISSETH MARTINEZ VELA

Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al ttulo de
Administrador de Empresas

Director
Omar Augusto Vivas
MG Estudios Polticos

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BOGOTA D.C.
2.009
3
Nota de Aceptacin

Firma del Director del Proyecto

Firma del Jurado

Firma del Jurado

Bogot D.C. Marzo de 2.009

4

Texto de dedicatoria

A mis padres y mi familia que tantas veces entendieron mi ausencia, y que fueron el motor primordial de
mi carrera.
A mis amigos que entendieron mis estados de nimo y mis prioridades.
A mis profesores por el tiempo y la dedicacin, a la universidad por hacer de m un profesional integral, y
ante todo
A Dios por darme la sabidura y la paciencia para no desistir en los momentos de cansancio y
desesperacin

Anyeline L.

5

A Dios por permitir que mis padres me dieran la vida y
Por darme la serenidad que en ciertos momentos he necesitado.
A mis padres por ser mis guas y consejeros en los momentos de zozobra
angustia.
A mis hermanas por su paciencia y compaa en las noches fras y oscuras.
Y a todas aquellas personas que me han acompaado durante estos aos en mi formacin
personal y profesional con sus sugerencias y correctivos respectivos,
Finalmente a la institucin y a sus formadores quienes a diario
nos educan para ser cada da personas integras sociedad abrumadora.

Diana L.

6
Agradecimientos

A la UNIVERSIDAD DE LA SALLE, por su programa de formacin como
profesionales integrales.

Al Doctor OMAR VIVAS por su dedicacin y apoyo en la direccin del trabajo de
grado.

Al equipo de proyectos de SOLUZIONA LTDA, quienes colaboraron de forma
activa con la redaccin y ajustes de este documento.

Al Doctor GERMAN MURILLO, Director de la lnea de outsourcing de
SOLUZIONA LTDA, quien apoyo directamente la formulacin de este trabajo de
grado.

7
CONTENIDO

pg.

INTRODUCCION
1 APROXIMACION TERICA ..................................................................... 15
1.1 MARCOS DE REFERENCIA ..................................................................... 15
1.1.1 Marco Conceptual ..................................................................................... 15
1.1.2 Marco terico. ............................................................................................ 19
1.1.3 Marco Institucional .................................................................................... 23
1.2 PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA ......................... 23
1.3 FORMULACION DE OBJETIVOS ............................................................. 24
1.3.1 Objetivo General. ...................................................................................... 24
1.3.2 Objetivos Especficos ................................................................................ 24
1.4 JUSTIFICACION ....................................................................................... 25
1.5 SISTEMA DE HIPOTESIS ......................................................................... 25
1.5.1 Planteamiento de Hiptesis ...................................................................... 25
1.5.2 Hiptesis Especfica .................................................................................. 26
1.5.3 Hiptesis operacional ................................................................................ 26
1.6 DISEO METODOLOGICO ...................................................................... 26
1.6.1 Poblacin y muestra .................................................................................. 27
1.6.2 Tipo de investigacin ................................................................................. 28
1.6.3 Instrumentos y tcnicas para la recoleccin de informacin ..................... 28
1.6.4 Fuentes primarias y secundarias ............................................................... 28
1.6.4.1 Fuentes primarias ...................................................................................... 28
1.6.4.2 Fuentes secundarias ................................................................................. 29
1.6.5 Resultado esperados................................................................................. 29
1.6.5.1 Campo administrativo ................................................................................ 29
1.6.5.2 Campo acadmico .................................................................................... 29

2 DIAGNOSTICO DE SOLUZIONA LTDA ................................................... 30
2.1 ORGANIGRAMA GENERAL SOLUZIONA LTDA ...................................... 30
2.2 DEFINICIN DE PROCESOS ................................................................... 32
2.2.1 Gestin de propuestas y contratos ............................................................ 32
2.2.2 Planificacin del proyecto .......................................................................... 33
2.2.3 Ejecucin y seguimiento del proyecto ....................................................... 34
2.3 CADENA DE VALOR DE SOLUZIONA LTDA ............................................ 34
2.4 APROXIMACION FUNDAMENTAL AL RECONOCIMIENTO TEORICO ... 35

3 PROPUESTA DE MEJORA ...................................................................... 38
8
3.1 PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DISEO DEL MODELO DE
GESTIN DE PROYECTOS BAJO ESQUEMA PMI DIRIGIDA A
SOLUZIONA LTDA .................................................................................... 41

4 MANUAL PARA LA GESTIN DE PROYECTOS BAJO ESQUEMA PMI
(PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) PARA SOLUZIONA LTDA -
PROPUESTA ......................................................................................................... 43
4.1 ENFOQUE Y CARACTERSTICAS DEL MTODO SOLUZIONA PARA LA
GESTIN DE PROYECTOS ..................................................................... 43
4.2 ELEMENTOS QUE COMPONEN EL MTODO SOLUZIONA PARA LA
GESTIN DE PROYECTOS ..................................................................... 44
4.3 ESTRUCTURA DEL MTODO .................................................................. 45
4.4 ETAPA PRECONTRACTUAL .................................................................... 47
4.4.1 Fase 1 iniciacin ........................................................................................ 49
4.4.1.1 Visin General y Aspectos a Considerar .................................................. 49
4.4.1.2 Propuesta de Iniciacin del Proyecto (Propuesta de Elaboracin de Oferta)
.................................................................................................................. 51
4.4.2 Fase 2 Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas ....... 57
4.4.2.1 Desarrollo del concepto ............................................................................. 58
4.4.2.2 Elaboracin de la oferta............................................................................. 59
4.4.2.3 Definicin de la misin y contenido del proyecto ....................................... 60
4.4.2.4 Lista de Comprobacin de la Fase ............................................................ 64
4.4.2.5 Decisin Ejecutiva DE2: Aprobacin de la oferta .................................... 65
4.4.2.6 Formatos ................................................................................................... 66
4.4.3 Fase 3 negociacin de ofertas .................................................................. 69
4.4.3.1 Visin general y aspectos a considerar ..................................................... 69
4.4.3.2 Documentacin de la Negociacin de la oferta ......................................... 70
4.4.3.3 Decision Ejecutiva DE3: Autorizacin para comenzar la realizacin del
proyecto ..................................................................................................... 71
4.5 ETAPA CONTRACTUAL ........................................................................... 72
4.5.1 Fase 4 Planificacin del proyecto .............................................................. 74
4.5.1.1 Plan maestro del proyecto ......................................................................... 75
4.5.1.2 Planes de soporte ..................................................................................... 77
4.5.1.3 Consolidacin del equipo de proyecto ....................................................... 78
4.5.2 Definicin del proyecto .............................................................................. 80
4.5.2.1 Estructura de desglose del trabajo, definicin, determinacin de costos y
duracin de sus elementos ........................................................................ 81
4.5.2.2 Estructura de desglose primario del trabajo, definicin de sus elementos 82
4.5.2.3 Estructura de desglose ampliado de trabajo ............................................. 83
4.5.2.4 Establecimiento del plan integrado de trabajo calendario y Costos .......... 84
4.5.3 Lista de Comprobacin de la fase ............................................................. 85
4.5.4 Formatos ................................................................................................... 86
4.5.5 Fase 5 ejecucin, seguimiento y control.................................................... 90
4.5.5.1 Visin General y Aspectos a Considerar ................................................... 92
9
4.5.5.2 Identificacin de Acciones Correctivas y Para la Mejora Continua ............ 93
4.5.5.3 Lista de Comprobacin de la fase ............................................................. 94
4.5.5.4 Formatos ................................................................................................... 95
4.5.6 Fase 6 cierre ............................................................................................. 97
4.5.6.1 Evaluacin formal del proyecto ................................................................. 98

5 PLAN DE IMPLEMENTACIN Y CAPACITACION ............................... 100
5.1 CAPACITACIN........................................................................................... 100
5.1.1 Evaluacin ............................................................................................... 100
5.2 IMPLEMENTACIN ....................................................................................... 100
5.3 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN ............................................................ 101
6 INFORMACIN FINANCIERA ................................................................ 102
6.1 ANLISIS VERTICAL Y HORIZONTAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ................ 102
6.1.1 Anlisis Vertical ....................................................................................... 103
6.1.2 Anlisis Horizontal ................................................................................... 103
6.1.3 Indicadores Financieros ao 2008 .......................................................... 105
6.2 COSTO DE IMPLEMENTACIN DEL DISEO METODOLGICO DE GESTIN DE
PROYECTOS DIRIGIDO A SOLUZIONA LTDA. ................................................... 105
6.3 FUENTES DE FINANCIACIN ........................................................................ 105
7 BENEFICIOS .......................................................................................... 107
8 CONCLUSIONES ................................................................................... 108
9 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................... 110
10 ANEXOS ................................................................................................. 111
10.1 ANEXO 1. GUA PARA ESTABLECER EDT O ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL
TRABAJO ................................................................................................... 111
10.1.1 Niveles de desglose ................................................................................ 112
10.1.2 Aplicaciones de la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo ............... 113
10.1.3 Recomendaciones para el establecimiento de la EDT o Estructura de
Desglose del Trabajo (WBS) ................................................................... 115
10.1.4 Mtodos para la representacin grafica .................................................. 116
10.1.4.1Mtodo de Diagrama de Precedencia o MDP
................................................................................................................ 116
10.1.4.2Diagrama de Flechas, PERT, CPM
................................................................................................................ 116
10.1.5 Control del proyecto ................................................................................ 118
10.2 ANEXO 2. SNTESIS DE ENTREVISTAS ......................................................... 120
10.2.1 Entrevistas ............................................................................................... 120

10
LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1. Estructura de la Tesis.. ..12
Ilustracin 2. Estructura PMBOK .......................................................................... 22
Ilustracin 3. Estructura del diseo Metodolgico ................................................. 27
Ilustracin 4. Organigrama General ...................................................................... 30
Ilustracin 5. Organigrama General con extensin en proyectos.......................... 31
Ilustracin 6. Flujograma del proceso de gestin de propuestas y ....................... 32
Ilustracin 7. Flujograma del proceso de planificacin del proyecto ..................... 33
Ilustracin 8. Flujograma del proceso de ejecucin del proyecto .......................... 34
Ilustracin 9. Cadena de Valor Soluziona ............................................................. 35
Ilustracin 10. Propuesta basada en esquema PMBOK o Project Management
Body of Knowledge ......................................................................................... 39
Ilustracin 11. Estructura del Mtodo .................................................................... 42
Ilustracin 12. Enfoque del mtodo ....................................................................... 43
Ilustracin 13. Elementos del Mtodo ................................................................... 45
Ilustracin 14. Estructura del Mtodo para Gestin de Proyectos ........................ 45
Ilustracin 15. Figura 2. Correlacin estructura PMBOK- Estructura del mtodo . 46
Ilustracin 16. Etapa Precontractual ..................................................................... 47
Ilustracin 17. Figura 2. Etapa precontractual - elementos ................................... 48
Ilustracin 18. Procesos ........................................................................................ 49
Ilustracin 19. Desarrollo y elaboracin de Ofertas .............................................. 57
Ilustracin 20. Identificacin de la fase ................................................................. 58
Ilustracin 21. Desarrollo del Concepto ................................................................ 58
Ilustracin 22. Elaboracin de la oferta ................................................................. 59
Ilustracin 23. Etapa Contractual .......................................................................... 73
Ilustracin 24. Planificacin del proyecto y procesos de soporte .......................... 74
Ilustracin 25. Visin general de la fase ............................................................... 75
Ilustracin 26. Plan Base o maestro: Elementos Bsicos ..................................... 76
Ilustracin 27. Principales planes de soporte ........................................................ 78
Ilustracin 28. Fase 5 ejecucin, seguimiento y control ........................................ 91
Ilustracin 29. Visin general de la fase 5 ............................................................ 92
Ilustracin 30. Fase 6. Procesos de cierre ............................................................ 97
Ilustracin 31. Ejemplo de EDT proyecto parcial ............................................. 112
Ilustracin 32. Ejemplo Diagrama de Flechas ..................................................... 117

11
RESUMEN

Este documento surge como una propuesta al problema planteado, en el rea de
gestin de proyectos de SOLUZIONA LTDA, donde se hace un anlisis
diagnostico y se evidencia la necesidad de implementar una metodologa para la
gestin de proyectos representada en un estndar mundial emitido por el PMI, y
que se adapta a proyectos de toda naturaleza.

La metodologa esta planteada en 2 etapas y 6 fases como se describe a
continuacin:

12

Estructura
Marcos de Referencia
Diagnostico
Aproximacin terica
Propuesta Plan de
implementacin
Informacin
financiera
Mtodo para Gestin
de proyectos
Enfoque
Elementos
Estructura
Etapa Precontractual Etapa Contractual
FASE 1 Iniciacin
FASE 2 Desarrollo
FASE 3
Negociacin
FASE 4 Planificacin
EDT
Planes de Soporte
FASE 5 Ejecucin
seguimiento y control
Identificacin de
las desviaciones
Seguimiento y
control
FASE 6 Cierre
Mtodo para Gestin
de proyectos
Enfoque
Elementos
Estructura
Etapa Precontractual Etapa Contractual
FASE 1 Iniciacin
FASE 2 Desarrollo
Ilustracin 1 Estructura de la Tesis en Gestin de Proyectos para Soluziona Ltda.
13
INTRODUCCION

En este documento se plasma la investigacin adelantada sobre la Gerencia de
Proyectos, la cual se define de manera simple pero directa como la serie de
actividades y tareas ordenadas, con una secuencia lgica que contemplan todos
los elementos necesarios partiendo de los recursos humanos, el tiempo, los
materiales y las comunicaciones entre otros, con el propsito de cumplir un
objetivo especifico.

La principal caracterstica de la Gerencia de Proyectos es lograr el cabal
cumplimiento de todos los objetivos trazados al inicio del mismo, identificando las
desviaciones y tomando las medidas que permitan garantizar el xito tanto para el
cliente como para la empresa que lo ejecuta, maximizando el uso eficiente de los
recursos humanos y fsicos, obteniendo beneficios econmicos y de conocimiento
Know How, para que as este se convierta en referencia de nuevos o recurrentes
proyectos, bajo un estndar o lenguaje universal para el manejo de los mismos.

Para realizar el anlisis de la problemtica con que se enfrentan las empresas
cuando no existen esquemas o metodologas definidas, slidas y probadas de
administracin y Gerencia de Proyectos, se tom como punto de partida la
elaboracin del diagnostico en las reas involucradas con la Gerencia de
Proyectos, incluyendo el rea de Recursos Humanos, en la cual se identificaron
las debilidades y las posibles causas que originan las fallas en la forma de
gestionar el principal valor, las personas y de cmo lograr el compromiso para
cumplir los objetivos en el tiempo pactado con los clientes.

La principal motivacin para realizar esta investigacin fue el inters por conocer
las debilidades en torno a la Gestin de Proyectos y buscar una posible solucin a
las mismas, adems la innegable oportunidad acadmica de aplicacin en el
mbito profesional como Administradores de Empresas.
En el marco de la Teora Administrativa la investigacin se realiz a travs de una
serie de entrevistas espontneas a los lideres de proyectos y a los directores de
cada mercado para apoyar la elaboracin del diagnostico, basados en este se ha
planteado una solucin para la empresa evaluada, propuesta para implementar el
uso del esquema para la Gerencia de Proyectos bajo la norma del Project
Management Institute, entidad emisora del manual PMBOK constituido y
reconocido como estndar mundial para la Gerencia de Proyectos, el cual aplica a
diversidad de proyectos sin importar su naturaleza, pero con matices sutiles que
marcan la diferencia.

La investigacin esta dividida en 7 captulos y 2 anexos distribuidos as:
1. Aproximacin Terica, donde se encuentran los marcos de referencia, el
planteamiento del problema, la justificacin y los objetivos del trabajo realizado
adems del diseo metodolgico.
2. Diagnostico, el cual describe la situacin actual de la empresa.
14
3. Propuesta que va dirigida a Soluziona Ltda.
4. Manual para la Gestin de Proyectos bajo esquema PMI, donde se describen
el enfoque y las caractersticas del mtodo, la estructura de 5 fases con
formatos y listas de comprobacin.
5. Plan de Implementacin, que servir en caso de ser aprobado por la empresa
objeto del estudio.
6. Beneficios de implantacin.
7. Informacin financiera de la empresa, en el cual se hace un anlisis vertical y
horizontal, se identifican fuentes de financiacin con informacin completa de
las entidades bancarias y costo del proyecto.

15
1 APROXIMACION TERICA

En este captulo, se plantearon los marcos de referencia dando una perspectiva
acerca de la gestin de proyectos, definiendo la problemtica, los objetivos y la
justificacin preliminar de la investigacin realizada.

1.1 MARCOS DE REFERENCIA

1.1.1 Marco Conceptual
Calendario del Proyecto. Un calendario de das o turnos laborales que establece
las fechas en las cuales se realizan las actividades del cronograma, y de das no
laborales que determina las fechas en las cuales no se realizan las actividades del
cronograma. Habitualmente define los das festivos, los fines de semana y los
horarios de los turnos
1
.
Controlar / Control [Tcnica]. Comparar el rendimiento real con el rendimiento
planificado, analizar las variaciones, calcular las tendencias para realizar mejoras
en los procesos, evaluar las alternativas posibles y recomendar las acciones
correctivas apropiadas segn sea necesario
2
.
Costo El valor monetario o precio de una actividad o componente del proyecto
que incluye el valor monetario de los recursos necesarios para realizar y terminar
la actividad o el componente, o para producir el componente. Un costo especfico
puede estar compuesto por una combinacin de componentes de costo, incluidas
las horas de mano de obra directa, otros costos directos, horas de mano de obra
indirecta, otros costos indirectos y precio de compra
3
.
Costo Planificado o Costo Presupuestado costo determinado al establecer el
plan de base o plan maestro.
CPTP Costo Presupuestado del Trabajo Planificado (BCWS): costo en que se
debera haber incurrido en el proyecto en un momento determinado si no se
hubiera producido desviacin alguna respecto del plan.

1
[Documento en CD-ROM - Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK) Tercera Edicin, Pg. 354]
2
[Documentos en CD-ROM - Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK) Tercera Edicin, Pg. 357]
3
PMBOK) Tercera Edicin, Pag 357]
16
CPTR Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (BCWP): costo que debera
haber supuesto el trabajo realmente realizado hasta el momento si no se hubieran
producido desviaciones en costo respecto de los presupuestos del plan.
CRTR Costo Real del Trabajo Realizado (ACWP): costo en que realmente se ha
incurrido en el trabajo realizado hasta el momento.
Desviacin de calendario: desviacin porcentual del costo presupuestado del
trabajo realizado o CPTR (BCWP) respecto del costo presupuestado del trabajo
planificado o CPTP (BCWS), negativa cuando el CPTP Costo Presupuestado del
Trabajo Planificado (BCWS) es mayor que el CPTR Costo Presupuestado del
Trabajo Realizado (BCWP)
4
.
Desviacin de Costos: desviacin porcentual del Costo Real del Trabajo
Realizado o CRTR (ACWP) respecto del Costo Presupuestado del Trabajo
Realizado o CPTR (BCWP), negativa cuando el CRTR Costo Real del Trabajo
Realizado (ACWP) es mayor que el CPTR Costo Presupuestado del Trabajo
Realizado (BCWP)
5
.
Equipo: grupo de personas con habilidades complementarias comprometidas con
un propsito comn, y una serie de metas de desempeo de los que son
mutuamente responsables
6
.
EDT Estructura de Desglose del Trabajo En gestin de proyectos, una
Estructura de Desglose de Trabajo (WBS) es una estructura de rbol exhaustiva y
jerrquica (de lo general a lo especfico) con las entregas y con las tareas que se
tienen que realizar para terminar un proyecto. El propsito de una WBS es
identificar los elementos terminales (las acciones reales que se tienen que realizar
en un proyecto). Por tanto, WBS sirve como base para la planificacin del
proyecto
7
.
Gestin de la Calidad del Proyecto: describe los procesos necesarios para
asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido
emprendido. Se compone de los procesos de direccin de proyectos Planificacin
de Calidad, Realizar Aseguramiento de Calidad y Realizar Control de Calidad
8
.

4
SANTOLAYA Manuel, Mtodo para Gestin de proyectos Octubre de 2.000
5
SANTOLAYA Manuel, Mtodo para Gestin de proyectos Octubre de 2.000
6
Koonzt Harold, Administracin una perspectiva global.
7
Disponible en Internet: Estructura de desglose de trabajo (WBS)
http://docs.kde.org/kde3/es/koffice/kplato/wbs.html
8
PMBOK) Tercera Edicin Pg. 10]
17
Gestin de proyectos es la rama de la ciencia de la administracin que trata de
la planificacin y el control de proyectos
9
. Es la aplicacin de conocimientos,
habilidades, tcnicas y herramientas a las actividades de los proyectos para
satisfacer los requisitos de los mismos
Gestor de proyectos: persona con responsabilidad sobre el proyecto y sus
resultados y autoridad suficiente para desarrollarlo.
Informacin de seguimiento del proyecto conjunto de documentos
programados para ser realizados regularmente en las actividades, paquetes de
trabajo, o el proyecto entero para el equipo del proyecto y para los responsables
del mismo. Los informes de seguimiento deben ser utilizados para promover
acciones conducentes a corregir las desviaciones y conseguir que se alcancen los
objetivos
10
.
Hitos: Un hito es una tarea de duracin cero que simboliza el haber conseguido
un logro importante en el proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance
del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de
duracin cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto
11
.
ICCO Indice de Cumplimiento de Costos Presupuestados (CPI): Cociente
entre el Costo Presupuestado del Trabajo Realizado o CPTR (BCWP) y el Costo
Real del Trabajo Realizado o CRTR (ACWP).
ICCA ndice de Cumplimiento del Calendario Planificado (SPI): Cociente entre
el Costo Presupuestado del Trabajo Realizado o CPTR (BCWP) y el Costo
Presupuestado del Trabajo Planificado o CPTP (BCWS).
12

Mtodo del camino critico: es una tcnica de anlisis de la red del cronograma
que se realiza utilizando el modelo de cronograma. El mtodo del camino crtico
calcula las fechas de inicio y finalizacin tempranas y tardas tericas para todas
las actividades del cronograma, sin considerar las limitaciones de recursos,
realizando un anlisis de recorrido hacia adelante y un anlisis de recorrido hacia
atrs a travs de los caminos de red del cronograma del proyecto
13

PERT (Red de Actividades) Sistema de anlisis de red de tiempo-acontecimiento
en el cual se relacionan los diversos acontecimientos de un programa o proyecto

9
Disponible en Internet: Ada Consultores http://www.iusc.es/recursos/gesproy/index.html
10
M. Nava Metodologa para la Gestin de proyectos Octubre de 2.000
11
Disponible en Internet: http://iaap.wordpress.com/2007/01/24/hitos-del-proyecto-milestones/
12
[Documento en CD-ROM - Glosario extrado del PMBOK. GUIDE ]
13
[Documento en CD-ROM -Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK) Tercera Edicin Pg. 145]
18
con el tiempo planeado para cada uno, y se colocan en una red que muestra las
conexiones de cada evento con los dems
14
.
Plan de trabajo: documento que incluye todas las actividades necesarias para
realizar el proyecto, su definicin y los resultados de las mismas, los recursos a
asignar a cada una de ellas, duracin y secuencia
15
.
Planificacin: Planear la ejecucin de un proyecto antes de su inicio. "La
planificacin consiste en determinar qu se debe hacer cmo debe hacerse, quin
es el responsable de que se haga y por qu
16
."
PMBOK o Libro de Estndares para la Gestin de Proyectos (Project
Management Body of Knowledge) Es un estndar reconocido
internacionalmente, trabaja con el uso del conocimiento, de las habilidades, de las
herramientas, y de las tcnicas para resolver requisitos del proyecto.
Presupuesto: Exposicin de planes y resultados esperados, expresados en
trminos numricos: programa convertido en nmeros
17
.
Proceso: es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden
(alternativa o simultneamente) con un determinado fin
18
.
Programa Conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para
ejecutar un determinado curso de accin, normalmente respaldado por capital y
presupuestos se operacin
19
.
Proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o
resultado nicos
20
. Un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un
fin especfico, con una duracin predeterminada. Completar con xito el Proyecto
significa cumplir con los objetivos dentro de las especificaciones tcnicas, de costo
y de plazo de terminacin. A un conjunto de Proyectos orientados a un objetivo

14
KOONTZ Weihrich. Administracin una perspectiva global. Ed. 11. Editorial Mc Graw- Hill. 783 p
ISBN 9701065247. ISBN-13: 9789701065242
15
RAMIREZ Mauricio, Gestin de proyectos, Soluziona LTDA
16
American Management Association. Ada Consultores
17
ISBN 9701065247. ISBN-13: 9789701065242
18
Disponible en Internet: http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso
19
ISBN 9701065247. ISBN-13: 9789701065242
20
[Documento en CD-ROM -Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK) Tercera Edicin 4 2004]
19
superior se denomina PROGRAMA, y un conjunto de Programas constituye un
PLAN, como corresponde generalmente a los grandes Planes Nacionales.
21

Subestructura, actividad o paquete de trabajo: elemento simple de la EDT
(WBS) Estructura de Desglose del Trabajo del proyecto que puede ser asignado a
un centro de trabajo o unidad organizativa para su realizacin. Para cada
subestructura se debe poder identificar su contenido, criterios que permitan
establecer que ha sido completada, duracin, recursos requeridos y costo de la
misma.
Sistema. Un conjunto integrado de componentes interdependientes o que
interactan regularmente, creado para alcanzar un objetivo definido, con
relaciones definidas y continuas entre sus componentes, que al formar un todo
produce y funciona mejor que la simple suma de sus componentes. Los sistemas
pueden estar basados en un proceso fsico, en un proceso de gestin, o lo que es
ms comn, en una combinacin de ambos. Los sistemas para la direccin de
proyectos estn formados por procesos, tcnicas, metodologas y herramientas de
direccin de proyectos operadas por el equipo de direccin del proyecto
22
.
Tormenta de Ideas / Brainstorming [Tcnica]. Una tcnica general de
recoleccin de datos y creatividad que puede usarse para identificar riesgos, ideas
o soluciones a problemas mediante el uso de un grupo de miembros del equipo o
expertos en el tema. Generalmente, una sesin de tormenta de ideas consiste en
registrar las opiniones de cada participante para su posterior anlisis. Tambin
conocido como: Lluvia de Ideas
23
.
1.1.2 Marco terico.
La gestin de Proyectos ha existido desde tiempos muy antiguos, histricamente
relacionada con proyectos de ingeniera de construccin de obras civiles (como los
proyectos de ingeniera hidrulica en Mesopotamia, donde entraban en juego la
logstica o la creacin de equipos de trabajo, con sus categoras profesionales
definidas, o la cultura ingenieril desarrollada por el Imperio Romano, donde
aparece el control de costos y tiempos y la aplicacin de soluciones normalizadas,
como por ejemplo en la construccin de una calzada), y en campaas militares,
donde tambin entran en juego muchos elementos de gestin (identificacin de
objetivos, gestin de recursos humanos, logstica, identificacin de riesgos,
financiacin, etc.). Pero es a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el

21
Disponible en Internet: http://www.getec.etsit.upm.es/docencia/gproyectos/gproyectos.htm
22
PMBOK) Tercera Edicin 4 2004]
23
PMBOK) Tercera Edicin 4 2004 Pg. 383]
20
avance de estas tcnicas desde el punto de vista profesional ha transformado la
administracin por Proyectos en una disciplina de investigacin.
24

En la primera mitad del siglo XX, los proyectos eran administrados con mtodos y
tcnicas informales, basados en los grficos Gantt una representacin grfica
del tiempo basada en barras, til para controlar el trabajo y registrar el avance de
tareas. En los aos 50, se desarrollaron en Estados Unidos dos modelos
matemticos: PERT (Program Evaluation and Review Technique, tcnica para
evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina) y CPM (Critical Path
Method, mtodo de ruta crtica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para
manejar proyectos de mantenimiento de plantas). Sin embargo, los ndices de
fallas en proyectos llevaron a cambios progresivos en la forma de dirigirlos. Surge
la moderna Direccin y Gestin de proyectos que se preocupa por mtodos y
tcnicas que sean aplicables a proyectos de diferentes portes y complejidad,
aunque con un enfoque fuertemente de gestin y no meramente tcnico.
Planificacin, seguimiento y ejecucin de los proyectos de forma consistente y
lgica pasaron a ser vistos como una forma de aumentar el ndice de xito de los
proyectos
25

La administracin es el proceso de disear y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente los objetivos
especficos
26
. Los proyectos son esfuerzos temporales emprendidos para crear
un producto o servicio nicos; sin embargo su caracterstica de temporalidad no
excluye su funcionamiento bajo el de concepto administracin; es por esto que la
disciplina Direccin de proyectos ha pasado por una casi revolucin en las dos
ltimas dcadas. Henry Fayol hizo su aporte a la administracin con la creacin
del proceso administrativo, Chester Barnard introdujo la teora general de los
sistemas, Drucker que se intereso en los empleados que trabajan con sus mentes
mas que con sus manos, Deming con la teora de la calidad total, Porter con
teoras acerca de la cadena de valor y la ventaja competitiva, y otros tantos
autores que han aportado a la evolucin de la teora administrativa y a la gestin
de proyectos.
En 1969, se form el PMI (Project Management Institute, Instituto de Gerencia de
Proyectos), bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar su naturaleza,
utiliza las mismas bases metodolgicas y herramientas. Es esta organizacin la
que dicta los estndares en esa materia.
27

24
Disponible en Internet en la Pg. Web:
www.getec.etsit.upm.es/docencia/gproyectos/gproyectos.htm
25
Citado por Kerzner en 1996
26
KOONTZ Weihrich. Administracin una perspectiva global. Ed. 11. Editorial Mc Graw- Hill. 6 p.
ISBN 9701065247. ISBN-13: 9789701065242
27
Disponible en Internet en la Pg. Web: www.degerencia.com/tema/gerencia_de_proyectos
21
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de
forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las
restricciones de alcance, tiempo y costo planteados a su inicio.
Dada la naturaleza nica de un proyecto, en contraste con los procesos u
operaciones de una organizacin, administrar un proyecto requiere de una filosofa
distinta, as como de habilidades y competencias especficas. De all la necesidad
de la disciplina Gerencia de Proyectos.
La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen
recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energa, comunicacin (entre
otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.
La gestin de proyectos adopta diferentes enfoques desde el punto de vista
administrativo, y dependiendo de la naturaleza del proyecto a realizar; entre los
que se destacan enfoque de contingencia o situacional, enfoque teora de las
decisiones, enfoque de sistemas, enfoque de la calidad total, enfoque del proceso
administrativo u operacional. Todos convergen la gestin de proyectos, aportando
en cada etapa del proyecto herramientas necesarias para garantizar el xito del
mismo.
Como se menciono en prrafos anteriores el estndar mundial en materia de
gestin de proyectos esta dado por el PMI, quien emite un manual para el manejo
de proyectos de diversa naturaleza llamado PMBOK, del que a continuacin se
hace una descripcin de sus principales elementos, y que son la base fundamental
para la formulacin de la propuesta de DISEO DEL MODELO DE GESTIN DE
PROYECTOS DIRIGIDO A SOLUZIONA LTDA.

22
ESTRUCTURA GENERAL DEL PMBOK (PROJECT MANAGEMENT BODY OF
KNOWLEDGE)
Ilustracin 2 Estructura PMBOK

Planificacin
Distribucin de la informacin
Informe de rendimiento
Gestin de alcance
Gestin del tiempo
Gestin de
comunicacin
Gestin de Riesgo
Gestin de
adquisiciones
Gestin de Costos
Gestin de Calidad
Planificacin
Definicin
EDT
Verificar alcance
Control Alcance
Estimacin
Presupuesto
Control
Planificacin
Identificacin del riesgo
Anlisis Cuantitativo y
Cualitativo
Planificacin y Seguimiento
Planificacin
Identificacin
Anlisis
Seguimiento y Control
Planificacin
Adquirir
Desarrollar y gestionar
Planificacin
Identificacin
Anlisis

Ciclo de vida
del proyecto
Gestin de
Recursos Humanos
Gestin de
Integracin

r
e
a
s

d
e

C
o
n
o
c
i
m
i
e
n
t
o
CIERRE

PMBOK
Desarrollo
Direccin
Control
Definicin de Actividades
Seguimiento de actividades
Estimacin
Cronograma
Control
23
La Estructura del PMBOK nos permite determinar las facetas y etapas que se
deben seguir en el momento de la implementacin determinada por varias reas
de conocimiento entre las cuales se determinan la gestin y los procesos a seguir.

1.1.3 Marco Institucional
La propuesta que en adelante se desarrolla esta enfocada a suplir una necesidad
identificada en el mbito profesional de Soluziona Ltda., que integra las
actividades de servicios profesionales desarrolladas a lo largo de una dcada y
que hoy se encuentran extendidas en un gran nmero de pases. Cuenta con
oficinas en 27 pases de 4 continentes (Asia, frica, Amrica y Europa), desde los
que cubre cualquier punto del mundo. El equipo de consultora, con amplia
experiencia en mas de 61 pases, ofrece soluciones de gestin, tecnologas de la
informacin y outsourcing a los clientes all donde estn. Cuenta con un equipo
internacional de profesionales expertos en los distintos sectores de actividad:
utilities y energa, telecomunicaciones y medios, entidades financieras, industria,
infraestructuras y transporte, sanidad, administracin pblica y servicios. Un
equipo unido por una cultura comn, y por el intercambio de conocimiento y
experiencia. Centros de soporte tcnico y fbricas de software locales garantizan
el mejor servicio y accesibilidad. Con centros de proceso de datos en 9 pases
ofrece servicios especializados de outsourcing tecnolgico integral a sus clientes
en todo el mundo.
Estas actividades son depositarias de la experiencia, el conocimiento y la
capacidad de innovacin tecnolgica que Soluziona Ltda., ha acumulado durante
aos en las reas de ingeniera, calidad y medio ambiente, telecomunicaciones y
consultora. Con 10 aos de experiencia en procesos de consultora, cuenta con
una plantilla media de 350 profesionales, altamente cualificados y en continuo
proceso de formacin para ofrecer el mximo valor agregado en sus proyectos,
ubicados en las ciudades de Bogot, Medelln, Cali y Barranquilla, as como en
algunas filiales internacionales.
1.2 PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA

Soluziona Ltda, es una empresa que basa su objeto social en consultora de
proyectos de diversa naturaleza, enfocados a suplir las necesidades del cliente. A
travs de una trayectoria de 10 aos en el mercado colombiano ha capitalizado
experiencia en gestionar proyectos, asumiendo los retos que el mercado demanda
y aportando valor al cliente.

Sin embargo se evidencia una falta de metodologa definida que establezca un
lenguaje universal para los gestores de proyectos y equilibre los problemas
24
cotidianos que generan sobrecostos, perdida de oportunidades, duplicidad de
actividades, perdida de documentacin, falta de productividad, desviacin de
tiempos de entrega, desviacin de costos, dilaciones en el proyecto que no
contribuyen a las mejores practicas empresariales.

As mismo se manifiesta una dificultad en la construccin de equipos de proyecto
eficientes, y se desaprovecha el desarrollo de las competencias de las personas,
la gestin del conocimiento mediante la aplicacin de etapas, fases, procesos y
formatos para la gestin de proyectos y la resolucin de problemas al no
establecer guas y herramientas adecuadas para este fin.
Por otra parte se dilata el establecimiento de sistemas de informacin y
comunicacin para facilitar la gestin corporativa, la planificacin de recursos,
terminologa y sistemas de medida comunes a todos los proyectos de la
compaa.

No se define correctamente el alcance del proyecto y los requerimientos del
cliente, ni se identifican las limitaciones que tiene Soluziona en referencia a las
necesidades.

Finalmente dificulta la integracin de las diferentes reas y personas que la
componen, desviando los objetivos y el enfoque de los proyectos respecto a los
objetivos corporativos de las diferentes reas y programas de la empresa.

1.3 FORMULACION DE OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General.
Proponer una solucin para la gestin de proyectos a travs del diseo de un
manual para la compaa y para los gestores de proyectos con procedimientos y
herramientas para asegurar la repetitividad del xito de los mismos.

1.3.2 Objetivos Especficos

Disear el manual corporativo de uso de la herramienta, donde se muestren las
diferentes fases a seguir durante la ejecucin del proyecto.

Disear la Gua para el establecimiento de la Estructura de Desglose del
Trabajo o EDT (Work Breakdown Structure o WBS)

25
Elaborar un plan de implementacin

1.4 JUSTIFICACION

El propsito de esta investigacin es suministrar una herramienta que aporte una
opcin para la solucin de las necesidades de gestin de proyectos para
SOLUZIONA LTDA.

La dinmica empresarial y del mercado plantea el reto implementar el programa
de gestin de proyectos, que funcione como marco de referencia para ofrecer este
servicio a un grupo de clientes actuales, potenciales y futuros, de una manera
efectiva que permita la administracin de proyectos de una forma ms eficiente y
que aporte valor agregado y genere estndares de calidad referenciables basados
en el uso de nuevas tecnologas, desarrollando as un programa homologable y
compatible con la PMI (Project Management Institute), y con posibilidad de
aplicacin a cualquier tipo de proyecto y empresa.

El procedimiento asegura que los requisitos para el desarrollo de los proyectos
quedan definidos y documentados adecuadamente, de acuerdo con los
estndares de calidad de la compaa, desde el origen con la generacin de la
oferta y la firma del posterior contrato, pasando por el seguimiento y control del
proyecto, su facturacin y cobro, hasta el cierre definitivo del proyecto.

El Mtodo Soluziona para la Gestin de Proyectos abarca la totalidad del ciclo de
vida de los proyectos, desde su concepcin hasta la conclusin total o etapa de
cierre.

1.5 SISTEMA DE HIPOTESIS

1.5.1 Planteamiento de Hiptesis

Es viable establecer que el diseo de modelo de gestin de proyectos dirigido a
SOLUZIONA LTDA bajo esquema PMI (Project Management Institute) y en
aplicacin junto al manual PMBOK (Project Management Body Of Knowledge)
puede mejorar la administracin de los proyectos que se gestionan en la
empresa.

26
1.5.2 Hiptesis Especfica

Los gestores de proyecto de Soluziona entrenados en gestin de proyectos bajo
esquema PMI (Project Management Institute) podran obtener un mejor
desempeo del proyecto al mejorar sus tcnicas de administracin.

1.5.3 Hiptesis operacional

La utilizacin de los componentes de mtodo de gestin de proyectos bajo el
modelo del manual PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), permitir
generar indicadores de calidad para calidad para cada proyecto

1.6 DISEO METODOLOGICO

Los pasos desarrollados en la determinacin de la investigacin se identifican a
continuacin:

Reconocimiento de la norma; conocimiento de los requisitos y protocolo de la
norma (entindase norma como PMBOK Project Management Body of
Knowledge)
Elaboracin del diagnostico de la empresa Soluziona Ltda.; basado en el
levantamiento de procesos involucrados en la gestin de proyectos
Realizacin de entrevistas a gestores de proyecto
Tabulacin de la informacin obtenida; sntesis de entrevistas
Documentacin y soporte de las entrevistas realizadas a gestores de proyecto-
Anlisis de la informacin obtenida y comparacin con la norma para
determinar el cumplimiento de la misma.
Propuestas y recomendaciones.

27
Ilustracin 3 Estructura del diseo Metodolgico

Fuente: Elaboracin propia

1.6.1 Poblacin y muestra

La poblacin de la cual se tomar la informacin fundamental para el desarrollo y
ejecucin de este proyecto se fundamenta en el personal calificado, los cuales
deben estar en la capacidad de proporcionar la informacin bsica y necesaria
para el desenvolvimiento de la informacin requerida entre estos estn; Altos
ejecutivos, Gerentes de programa y gerentes de directores del proyecto,
directores del proyecto y otros miembros del equipo del proyecto, Miembros de
una oficina de gestin de proyectos, clientes y otros interesados, gerentes
funcionales con empleados asignados a equipos del proyecto, educadores de
direccin de proyectos y materias relacionadas, consultores y otros especialistas
en direccin de proyectos y reas afines, Formadores que desarrollan programas
de educacin en direccin de proyectos, Investigadores que analizan la direccin
de proyectos.

La poblacin son los consultores de Soluziona Ltda., que actualmente estn
desplazados en el cliente gerenciando y administrando proyectos de diversa
naturaleza, sin embargo el levantamiento de la informacin se har con los lderes
de cada proyecto (Fidubogota, Fosyga, Bancafe entre otros), que constituyen el
total del universo requerido para este tipo de investigacin.

Recoleccin de la
informacin
PMBOK
Fuentes
primarias
Requisitos y
protocolo
Entrevistas
Sntesis
Documentacin
Anlisis Propuesta
Plan de
implementacin
Costos
Diagnostico
Levantamiento
de procesos
28
1.6.2 Tipo de investigacin

La informacin para identificar las necesidades de la empresa en cuanto a la
gestin de proyectos se recolectara a travs de entrevistas directas, para conocer
los procesos actuales que llevan los gerentes y encargados de cada proyecto, que
permitirn establecer un diagnostico de la situacin actual y disear un modelo de
gestin de proyectos que permita comprobar el sistema de hiptesis formulado
anteriormente.

La investigacin realizada corresponde a un modelo descriptivo, intencional y no
probabilstico, aplicado los gerentes de proyecto de Soluziona Ltda., que utilizan
sta como una herramienta de trabajo constante. Este estudio conlleva a
establecer un modelo de gestin de proyectos que les permita gerenciar cada uno
de stos de forma independiente a la naturaleza del mismo, utilizando un
instrumento de implantacin, control y gestin en los proyectos tanto internos
como externos de la organizacin.
1.6.3 Instrumentos y tcnicas para la recoleccin de informacin

De acuerdo con el tipo de investigacin, las variables e indicadores que se
elegirn y las tcnicas ms apropiadas para recolectar la informacin necesaria
con miras a establecer un diagnstico de la realidad sern: entrevistas con los
gerentes de los proyectos, quienes constituyen el universo poblacional objeto de
esta investigacin; donde no se definen los tems de la entrevista y se perfilan
con tpicos acerca de la gestin de proyectos. Y entrevistas elaboradas
enmarcadas en el conocimiento y los estndares de gestin de proyectos, bajo
manual PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

1.6.4 Fuentes primarias y secundarias

Las fuentes primarias y secundarias para la obtencin de la informacin necesaria
en la elaboracin de la propuesta del modelo de gestin de proyectos para
Soluziona Ltda. Adems del estndar o norma mundial, PMBOK (Project
Management Body of Knowledge) se describen a continuacin.

1.6.4.1 Fuentes primarias

Se establecen principalmente entrevistas realizadas a los gerentes de proyecto de
Soluziona Ltda., con el fin de determinar y conocer las necesidades reales de
estos gestores.
29

1.6.4.2 Fuentes secundarias

Las fuentes secundarias son consultas de textos de gestin de proyectos de
diferentes autores y consulta con expertos en gestin de proyectos de firmas
diferentes a la del objeto de la investigacin.

1.6.5 Resultado esperados

Los resultados esperados son de tipo administrativo por la naturaleza de la carrera
y el perfil de los proponentes, y en el campo acadmico haciendo un aporte a la
universidad y la facultad de administracin de empresas.
1.6.5.1 Campo administrativo

Desarrollar la capacidad de gerenciar un proyecto independiente de su naturaleza,
origen, tamao y duracin, aplicando herramientas de carcter universal que
sustenten su gestin en el mbito gerencial. Fortalecer su perfil profesional con las
nuevas tendencias impuestas por la globalizacin y el mundo moderno
expandiendo su campo de accin y potenciando sus habilidades.

As mismo busca la aplicacin de un modelo o herramienta administrativa
formalizada y de utilizacin universal a una empresa, bajo el modelo PMI

1.6.5.2 Campo acadmico

Aportar a la facultad de Administracin de Empresas de la Universidad de La Salle
un diseo Metodolgico de Gestin de Proyectos bajo el esquema del PMI (Project
Management Institute) que es una herramienta universal que contribuye al proceso
de acreditacin de alta calidad en el cual se fundamenta la universidad y que es
adaptable a todas las organizaciones y todos los tipos de proyectos.

30
2 DIAGNOSTICO DE SOLUZIONA LTDA

A continuacin se hace una descripcin de los procesos crticos para el rea de
proyectos, identificando los procesos, mtodos de gestin, los recursos
disponibles, se presenta el organigrama de la organizacin y la cadena de valor
para plantear el anlisis de la situacin actual que identifica los principales puntos
fuertes y puntos de mejora que influyen en las reas estudiadas, que permitan
parametrizar la situacin objeto de esta investigacin e identificar las necesidades
en cuanto a la gerencia de proyectos.

2.1 ORGANIGRAMA GENERAL SOLUZIONA LTDA

Se presenta el organigrama general de la empresa objeto de la investigacin, que
muestra un esquema matricial, en donde se relaciona la oferta y los mercados
objetivos de la empresa.

Ilustracin 4 Organigrama General
Direccin General
Asesora Jurdica
Calidad Dir. Recursos Humanos
Dir. Control de Adm. y
Gestin
MERCADOS
Telecomunicaciones
& Media
Energa &
Industria
Servicios
Financieros
Administracin
Publica y
Sanidad
Transporte y
Trafico
O
F
E
R
T
A
BPO
Software Factory
Sol. D Terceros
Outsourcing
CORPORATIVOS
Consultora
ORGANIGRAMA GENERAL- COLOMBIA
Versin No. 1.1 Fecha de edicin Octubre de 2008 SLZ-SGC-DO-Organigrama-v1.1

Fuente: Manual de Calidad SLZ-SGC-DO-Organigrama-v1.1
31

El organigrama esta compuesto por reas corporativas que a su vez estn
implicadas constantemente en el funcionamiento del proyecto, (backoffice) y
mercados que son el front office para el cliente y la organizacin. En la oferta se
distingue el rea de consultora que bsicamente es la gestora de proyectos de la
organizacin dada su naturaleza.

Con base en este organigrama y partiendo de la informacin obtenida en las
entrevistas espontneas se elaboro un organigrama especfico para proyectos
para poder identificar los procesos fundamentales objetos de esta investigacin.

Ilustracin 5 Organigrama General con extensin en proyectos
Fuente: Elaboracin propia con base en la informacin suministrada por la empresa

Direccin General
Asesora Jurdica
Calidad Dir. Recursos Humanos
Dir. Control de Adm. y
Gestin
MERCADOS
Telecomunicaciones
& Media
Energa &
Industria
Servicios
Financieros
Administracin
Publica y
Sanidad
Transporte y
Trafico
O
F
E
R
T
A
CORPORATIVOS
Consultora
Director Comercial del proyecto
Director de Lnea
Gerente de proyecto
Consultor Senior
Consultor Junior
Equipo del Proyecto
Este esquema puede variar de acuerdo a las necesidades y exigencias del cliente,
sin embargo es una referencia para establecer los procesos.

32
2.2 DEFINICIN DE PROCESOS

Dentro del Diagnstico de procesos, para cada uno de los procesos detectados
dentro del rea, se desarrollar la descripcin y el flujograma del mismo, las
debilidades encontradas.

2.2.1 Gestin de propuestas y contratos

Ilustracin 6 Flujograma del proceso de gestin de propuestas y
Fuente: Control de gestin SOLUZIONA LTDA

Descripcin del proceso: Se identifica la oportunidad comercial, se hace anlisis
junto con el rea jurdica de los requisitos del pliego, se evala riesgos, costos de
elaboracin de la propuesta, recursos humanos, requisitos, exigencias del cliente.
Se dispone del equipo de trabajo para la elaboracin de las propuestas se definen
tiempos de entrega, roles, y costo de la elaboracin del proyecto. Finalmente si el
proyecto es adjudicado se hace la gestin del contrato.

Identificacin de debilidades

1. Falta de planificacin y seguimiento.
2. Falta de polticas definidas en los procesos que intervienen en el ciclo
comercial.
3. No se encuentra definido en una ocupacin dentro de la organizacin, que
vele por el funcionamiento correcto de los procesos comerciales y proponga
mejoras a los mismos.
4. Se evidencio la falta de comunicacin en los tiempos de entrega de cada
uno de los roles, para cumplir con la entrega de las propuestas.
5. Falta formatos definidos para la obtencin de costos de elaboracin de la
propuesta y el contrato.
6. Falta un control ms preciso acerca de las causas de rechazo de las
propuestas, este define en el formato relacionado a continuacin:
Identificacin de la
oportunidad
comercial
Anlisis de las
exigencias del
pliego
Revisin de
requisitos
(recursos
disponibles)
Elaboracin y
revisin de la
propuesta
Cierre de contratos
33

Mes No. Ofertas aceptadas No. Ofertas presentadas No.de ofertas sin definir
Julio 2 12 4
Agosto 2 6 3
Sep 1 8 7

Fuente: Mauricio Ramrez Gerente de cuenta BBVA
2.2.2 Planificacin del proyecto

Ilustracin 7 Flujograma del proceso de planificacin del proyecto

Descripcin del proceso: Planificacin de los recursos necesarios para la
ejecucin del proyecto, identificacin de las fuentes de financiacin con la
Gerencia Financiera solicitud de recursos humanos, (metodologa de
reclutamiento y seleccin de perfiles de acuerdo al proyecto), fsicos,
tecnolgicos, estructurales, de infraestructura etc., gestin de compras de
materiales; identificacin de proveedores, negociacin de pagos, tiempos de
entrega, especificacin y disponibilidad de los materiales.

Identificacin de debilidades
1. No se evidencia un calendario de trabajo
2. No se evidencia un cronograma de actividades, con asignacin de
responsabilidades y roles especficos.
3. Falta establecer los hitos y entregables para el cliente
4. Falta un plan de identificacin de desviaciones y seguimiento
5. No hay una documentacin clara de la planificacin del proyecto.
6. Falta un plan de comunicacin para la ejecucin del proyecto

Planificacin de
los recursos
necesarios
Identificacin de
fuentes de
financiacin
Solicitud de
recursos
Gestin de compra
de materiales
Reclutamiento y
seleccin, procesos
de contratacin de
RRHH
34
2.2.3 Ejecucin y seguimiento del proyecto

Ilustracin 8 Flujograma del proceso de ejecucin del proyecto

Descripcin del proceso:
Se hace una reunin de apertura con el cliente y el equipo del proyecto donde se
designan roles, se especifican los entregables, se definen responsabilidades, se
emprende el proyecto (este depende de la naturaleza del p/s ofrecido al cliente),
se hacen las pruebas necesarias antes de la entrega definitiva al cliente, todo el
proceso esta acompaado de una revisin permanente y la evaluacin del trabajo
y de las personas.

Identificacin de debilidades:
1. Falta documentar la ejecucin del contrato, los hitos y los entregables
2. No se evidencian formatos de seguimiento
3. Falta un plan identificacin de acciones correctivas y de mejora
4. No se evidencia el uso de una herramienta de software especfico para gestin
de proyectos.
5. Falta un plan de evaluacin documentado dirigido al proyecto y los gestores.
6. No hay un control claro de los parmetros de cada proyecto ni un manual de
cmo obtener las estadsticas.

Proyecto % de Ejecucin
Tiempo de total de
ejecucin (meses)
Tiempo restante
(meses)
Desviacin
Fabrica de Crditos 10% 24 20 -1,6%
Fabrica de Software 90% 12 3 15%

Nota: esta tabla es una estadstica parcial del control de desviaciones, no incluye
observaciones, ni cifras inherentes a los proyectos, dado que son confidenciales.
2.3 CADENA DE VALOR DE SOLUZIONA LTDA

La siguiente cadena de valor fue suministrada por la empresa donde se recopilan
todos los procesos claves, los estratgicos y los de soporte que acompaan la
gestin de proyectos y que sirve como referencia para identificar el mtodo de
gestin de proyectos empleado por la empresa y dirigido a los clientes en la
Reunin de inicio
del proyecto
Desarrollo del
concepto de la
propuesta

Elaboracin de
pruebas piloto

Evaluacin y
Revisin
35
actualidad. El servicio posventa no se describi en los procesos anteriores dado
que este significa un valor agregado al proceso y se presta dependiendo la
naturaleza del servicio prestado.

Ilustracin 9 Cadena de Valor Soluziona

Fuente: Cartilla de presentacin de la empresa

2.4 APROXIMACION FUNDAMENTAL AL RECONOCIMIENTO TEORICO

Cada da son ms las empresas e instituciones de carcter publico y privado que
adoptan el concepto de proyecto como una unidad de trabajo en gestin y una
herramienta de administracin y planeacin estratgica.

El mundo inici su globalizacin hace varios aos, y no solo hace parte del
concepto mercantilista, tambin se ha globalizado el estilo de direccin y
administracin en las empresas, buscando una cultura comn para el manejo de
los negocios, el intercambio econmico y de conocimiento, de manera tal que hoy
da se habla de la exportacin e importacin de talento humano, por tanto se hace
CADENA DE VALOR SOLUZIONA COLOMBIA LTDA
M E
D
I
D A
,

A N L
I
S
I
S

Y

M E J
O R A

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS
MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
G E S T
I
N

D E

A D Q U
I
S
I
C
I
O N E S

GESTIN FINANCIERA
CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
E
S
T
R
A
T
GI
C
O
S

SERVICIO
POSTVENTA

GESTIN DE
PROPUESTAS
Y CONTRATOS

PLANIFICACIN
DEL
PROYECTO

EJECUCIN
DEL
PROYECTO
SEGUIMIENTO DEL
PROYECTO
C
L
A
V
E
S
O
P
O
R
T
E
GESTIN TECNOLGICA
36
necesario tener una visin internacional y globalizada de la gestin y
administracin de proyectos.

La enseanza y divulgacin de la tcnica conocida como gestin de proyectos
debe ampliar sus esquemas en el sentido de ofrecer una visin mas completa del
panorama en donde se insertara el proyecto, y el gestor deber dotarse de mayor
informacin sobre ocurrencias y usos de las tecnologas; sobre modelos
administrativos y de organizacin
28
.

El reconocimiento que autores como Juan Jos Miranda hacen a la gestin de
proyectos como herramienta administrativa y de uso pedaggico y por tanto
empresarial hace pensar en la orientacin a la administracin de proyectos bajo un
esquema definido y una metodologa que garantice el xito de los mismos, y que
maximice el beneficio para las organizaciones. Es por esto que organizaciones
como el PMI (Project Management Institute), han desarrollado una norma para la
gestin de proyectos homologable a nivel mundial.

En adelante se hace una descripcin de los conceptos principales en la gestin y
direccin de proyectos, y en las caractersticas de los mismos, donde se da una
visin completa acerca del tema.

La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto. La direccin de proyectos se logra mediante la aplicacin e
integracin de los procesos de direccin de proyectos de inicio, planificacin,
ejecucin, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona
responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

28
MIRANDA Miranda Juan Jos, Gestin de proyectos. Identificacion, formulacion, evaluacion
financiera- econmica-social-ambiental. 5 ed, Bogota D.C.: MM Editores, 2005. 34 p. ISBN
9589622720, 9789589622728
Objetivos de la
direccin de
proyectos
Identificar los requisitos
Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad,
alcance, tiempo y costos
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a
las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes
interesados.

37
Un proyecto es un proceso nico, consistente en un conjunto de actividades
coordinadas y controladas con fechas de comienzo y finalizacin que se emprende
para alcanzar uno o varios objetivos conforme a requisitos especficos e implica
limitaciones de tiempo, costo y recursos.

Las principales caractersticas de los proyectos son las siguientes:

1. Estn enfocados a alcanzar un objetivo o conjunto de objetivos definidos (o
definibles).

2. Se realizan por una combinacin de recursos humanos, frecuentemente
expertos en diferentes materias especficas, agrupados en una organizacin
temporal.

3. Estn limitados por el presupuesto y calendario establecidos y por el nivel de
desempeo y calidad especificados para el objetivo a alcanzar.

4. Implican realizar un conjunto de diferentes actividades no repetitivas e
interrelacionadas entre s que requieren coordinacin.

5. Hasta cierto punto cada proyecto es nico y entraa por ello riesgos e
incertidumbre hasta su culminacin.

En comparacin con un proyecto, las operaciones son un conjunto de actividades
y tareas continuas y frecuentemente repetitivas.

Es pertinente mencionar que en materia de gestin de proyectos adems del
estndar mundial conocido como PMBOK (Project Management Body of
Knowledge), existen herramientas tecnolgicas como el Microsoft Project que
permite tener un apoyo en la organizacin y parametrizacion de tiempo y
calendario del proyecto, sin embargo debe ser ejecutado por un profesional que
con su talento y metodologa optimice el uso de la herramienta en beneficio del
proyecto, este tambin es de uso globalizado.

38
3 PROPUESTA DE MEJORA

Una vez identificadas las debilidades del rea de proyectos de SOLUZIONA LTDA
como se resumen a continuacin; se hace una propuesta para la implementacin
de la norma general para gestin de proyectos dada por el PMI Project
Management Institute, en el manual PMBOK Project Management Body of
Knowledge que optimiza el manejo de los proyectos bajo una metodologa
internacional.

39
Ilustracin 10 Propuesta basada en esquema PMBOK o Project Management Body of Knowledge

Fuente: Elaboracin Propia
Fase 5
Planificacin
Gestin de alcance
Gestin del tiempo
Gestin de
comunicacin
Gestin de Riesgo
Gestin de
adquisiciones
Gestin de Costos
Gestin de Calidad
Planificacin
Definicin
EDT
Verificar alcance
Control Alcance
Estimacin
Presupuesto
Control
Planificacin
Anlisis Cuantitativo y Cualitativo
Planificacin
Identificacin
Anlisis
Planificacin
Adquirir
Planificacin
Identificacin
Anlisis

Ciclo de vida
del proyecto
Gestin de
Recursos Humanos
Gestin de
Integracin

r
e
a
s

d
e

C
o
n
o
c
i
m
i
e
n
t
o
CIERRE

PMBOK
Desarrollo
Direccin
Control
Estimacin
Cronograma
Control
Etapa
precontractual
Fase 1,2 y 3
Fase 4
Fase 6
40

Nota: Las fases 1, 2 y 3 corresponden a la etapa precontractual y no estn propuestas en la norma PMBOK (Project Management Body of Knowlegde)
PMBOK (PROJECT MANAGEMENT
BODY OF KNOWLEDGE)
DIAGNOSTICO PROPUESTA

Gestin de Tiempo
Gestin de Recursos
Humanos
Gestin de Riesgo
Gestin de Calidad
Gestin de Costos
Gestin de
Adquisiciones
Gestin de
Comunicacin
Gestin de Alcance

Gestin de
propuestas y
contratos

Planificacin
del Proyecto

No se evidencia un calendario
No se evidencia un cronograma de
actividades, Falta establecer los hitos y
entregables
Falta un plan de desviaciones y
seguimiento
Falta documentacin de la planificacin
del proyecto.
Falta un plan de comunicacin

Falta Documentacin
Falta de Formatos
Ausencia herramienta software
Control de parmetros
Determinacin de estadsticas

Falta de Planificacin
Falta definicin de polticas
Falta de Comunicacin
Control de Causas de rechazo
de propuestas
Ausencia de Formatos

Etapa
Precontractua
l
Etapa Contractual
Mtodo para Gestin
de proyectos

Ejecucin y
seguimiento
del proyecto
FASE 6 Cierre
FASE 1
Iniciacin
FASE 3
Negociacin
FASE 4 Planificacin
EDT
Planes de Soporte
FASE 5
Ejecucin
seguimiento y
control
Identificacin
de las
desviaciones
Seguimiento
y control
FASE 2
Desarrollo

F
a
s
e

4
F
a
s
e

5
Fase
6
Fase
4 / 5
Gestin de Integracin
41
3.1 PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DISEO DEL MODELO DE
GESTIN DE PROYECTOS BAJO ESQUEMA PMI DIRIGIDA A
SOLUZIONA LTDA

Una vez realizado y analizado el diagnostico en que se evidencia la necesidad de
adoptar un sistema de gestin de proyectos para SOLUZIONA LTDA, dada su
trayectoria y reconocimiento en el mercado se propone la implantacin de un
sistema de gestin de proyectos bajo un esquema estandarizado a nivel mundial.

La propuesta esta diseada en 2 grandes etapas y 6 fases con decisiones de
carcter ejecutivo, que conllevan a la consecucin de los objetivos planteados en
cada proyecto, haciendo un recorrido exhaustivo por el ciclo de vida del proyecto,
este procedimiento asegura que los requisitos para el desarrollo de los proyectos
quedan definidos y documentados adecuadamente, de acuerdo con los
estndares de calidad de la compaa, desde el origen con la generacin de la
oferta y la firma del posterior contrato, pasando por el seguimiento y control del
proyecto, su facturacin y cobro, hasta el cierre definitivo del proyecto.

Aunque el diseo se hizo teniendo en cuenta el manual PMBOK (Project
Management Body of Knowledge), se propone la primera etapa (Precontractual),
compuesta por 3 fases; iniciacin, desarrollo y elaboracin de ofertas,
negociacin de ofertas no contempladas en el manual, por su carcter comercial,
dado que esta concebido desde el momento en el que las ofertas se convierten en
proyectos, sin embargo en SOLUZIONA LTDA, se identificaron debilidades en el
proceso de gestin comercial y de contratos, para lo cual se disea una gua con
datos de partida, pasos recomendados, contenido del proceso, aspectos a
considerar, tcnicas aplicables y permite documentar la etapa preliminar en
formatos especficos para tomar decisiones, cuenta con listas de comprobacin
para verificar que todo el equipo de trabajo este de acuerdo con los requisitos y
poder concluir cada una de las fases.

La segunda etapa (Contractual) es un compilado de las 9 reas de conocimiento
del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que lo resume en 3 fases;
Planificacin del proyecto, Ejecucin; Seguimiento y Control y Cierre, define una
visin general de cada fase, contiene una descripcin bastante amplia y detallada
del esquema que se propone implementar, que al igual que la primera etapa
cuenta con un documento de definicin del proyecto, guas y herramientas
aplicables, formatos para la documentacin de los resultados, y listas de
comprobacin al final de cada fase que dan parmetros para cada decisin
ejecutiva.

Esquema propuesto para la gestin de proyectos

42
Ilustracin 11 Estructura del Mtodo


Fase 5 Fase 4
Etapa Contractual
DE
4
DE
5
Planificaci
n del
proyecto
Seguimiento
y Control
Ejecucin
Fase 6
Cierre
Fase 1 Fase 2 Fase 3
Etapa Precontractual
DE
3
Desarrollo
de
concepto,
elaboracin
de ofertas
DE
1
Iniciacin
Negociacin
de ofertas
DE
2
DE: Decisin
Ejecutiva
43
4 MANUAL PARA LA GESTIN DE PROYECTOS BAJO ESQUEMA PMI
(PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) PARA SOLUZIONA LTDA -
PROPUESTA

A continuacin se hace una descripcin paso a paso del mtodo para gestin de
proyectos bajo esquema PMI (Project Management Institute), que es un estndar
a nivel mundial, para la gestin de los mismos, detallando las fases y las acciones
a realizar en cada una, para obtener un resultado exitoso en cada proyecto.

4.1 ENFOQUE Y CARACTERSTICAS DEL MTODO SOLUZIONA PARA LA
GESTIN DE PROYECTOS

El Mtodo Soluziona para la Gestin de Proyectos est enfocado a proporcionar a
la compaa y a sus gestores de proyectos un instrumento eficaz para gestionar
los diferentes tipos de proyectos que se realizan en ella, culminndolos
repetitivamente con xito.

Constituye un instrumento de apoyo y soporte a los responsables de los proyectos
que no suple, sino potencia, su talento, experiencia y conocimiento para aumentar
las probabilidades de xito del proyecto.

Las caractersticas ms destacadas del Mtodo Soluziona para la Gestin de
Proyectos son las siguientes:

Ilustracin 12 Enfoque del mtodo

1. Se fundamenta en el ciclo de vida del
proyecto y dispone de lista de
comprobacin al final de cada fase
2. Factores de gestin relacionados por la
experiencia y la investigacin que
conllevan al xito

Definicin de la misin del proyecto
Apoyo de la direccin
Planificacin
Consultas con los clientes
Gestin de las personas
Tareas tcnicas
Aceptacin de los clientes
Control y realimentacin
Comunicacin
Resolucin de problemas
44

4.2 ELEMENTOS QUE COMPONEN EL MTODO SOLUZIONA PARA LA
GESTIN DE PROYECTOS

El Mtodo Soluziona para la Gestin de Proyectos lo componen un manual
corporativo y una gua para el establecimiento de la EDT (Estructura de Desglose
del Trabajo)

3. Comprende los procesos clave de
gestin de proyectos en un
procedimiento integrado
Gestin de clientes
Gestin conjunta de actividades,
calendario y costos
Aseguramiento de calidad
Gestin de configuracin
Gestin de riesgos
4. Proporciona guas y herramientas para
facilitar la aplicacin
5. Mejora la integracin competitiva y
refuerza la integracin de las diferentes
reas
Alineacin de objetivos con los corporativos,
de las diferentes reas y programas de la
empresa clasificndolos en:
Proyectos plataforma
Proyectos de derivacin o extensin de
gama
Proyectos de continuidad
45

Ilustracin 13 Elementos del Mtodo


4.3 ESTRUCTURA DEL MTODO

El Mtodo Soluziona para la Gestin de Proyectos abarca la totalidad de la vida de
los proyectos, desde su concepcin hasta la conclusin total y cierre de los
mismos. Est basado en el ciclo de vida del proyecto estructurado en las dos
etapas y seis fases siguientes:

Ilustracin 14 Estructura del Mtodo para Gestin de Proyectos


Fase 5 Fase 4
Etapa Contractual
DE
4
DE
5
Planificaci
n del
proyecto
Seguimiento
y Control
Ejecucin
Fase 6
Cierre
Fase 1 Fase 2 Fase 3
DE
3
Desarrollo
de
concepto,
elaboracin
de ofertas
DE
1
Iniciacin
Negociacin
de ofertas
DE
2
DE: Decisin
Ejecutiva
Elementos del
Mtodo
Manual Corporativo:

Presenta y explica las etapas,
fases.
Proporciona listas de comprobacin
para cada una de las fases

Gua para el establecimiento de
la EDT (Estructura del Desglose
del Trabajo)

Contiene una descripcin
completa para la elaboracin de
la EDT (Estructura del Desglose
del Trabajo)
46
Ilustracin 15 Figura 2. Correlacin estructura PMBOK- Estructura del mtodo


Fase 5
Planificacin
Gestin de alcance
Gestin del tiempo
Gestin de
comunicacin
Gestin de Riesgo
Gestin de
adquisiciones
Gestin de Costos
Gestin de Calidad
Planificacin
Definicin
EDT
Verificar alcance
Control Alcance
Estimacin
Presupuesto
Control
Planificacin
Anlisis Cuantitativo y
Cualitativo
Planificacin
Identificacin
Anlisis
Planificacin
Adquirir
Planificacin
Identificacin
Anlisis

Ciclo de vida
del proyecto
Gestin de
Recursos Humanos
Gestin de
Integracin

r
e
a
s

d
e

C
o
n
o
c
i
m
i
e
n
t
o
CIERRE

PMBOK
Desarrollo
Direccin
Control
Estimacin
Cronograma
Control
Etapa
precontractual
Fase 1,2 y 3
Fase 4
Fase 6
47

La etapa precontractual y la etapa contractual forman parte integrante del
proyecto y de su ciclo de vida. La mayor parte de los problemas que se
manifiestan a lo largo de la vida de un proyecto se originan durante la definicin de
ste y la negociacin de sus objetivos, contenido y alcance con los clientes del
mismo.

Una adecuada gestin de la etapa precontractual es el mejor camino para prevenir
problemas posteriores. Al final de cada una de las 5 primeras fases en que est
estructurado el Mtodo, se produce un resultado especfico que facilita una
decisin clave que enfoca y orienta la actuacin de la siguiente fase del proyecto,
reduciendo de esta forma el riesgo y la incertidumbre inciales del mismo.

Para cada una de las fases del proyecto el mtodo establece:

4.4 ETAPA PRECONTRACTUAL

Ilustracin 16 Etapa Precontractual

Etapa Contractual
FASE 1 Iniciacin FASE 4
Planificacin del
proyecto
FASE 2
Desarrollo de
concepto,
elaboracin de
ofertas y
propuestas
FASE 5
Ejecucin,
Seguimiento y
Control
FASE 3
Negociacin de
ofertas
FASE 6 Cierre

Objetivos de la fase
Procesos a desarrollar
durante la fase

Descripcin detallada para
el desarrollo de cada
proceso

Informacin y datos del
proyecto a ser documentados
imputados a los Sistemas de
Informacin de la Compaa.

48


Ilustracin 17 Figura 2. Etapa precontractual - elementos


Por tanto, durante la etapa precontractual, se determina en su mayor parte el
beneficio que el proyecto aportar a la compaa, su costo y las probabilidades de
culminarlo con xito.

DE 3

Negociacin
de ofertas

DE 2
Fase 3
Desarrollo de
concepto,
elaboracin de
ofertas
DE 1
Fase 2 Fase 1
Iniciacin
Etapa Comercial del proyecto
Inicia con la oportunidad comercial
o la necesidad de preparar una
oferta para la realizacin de un
cliente interno o externo de
Soluziona
Se definen, concretan y
acuerdan con los clientes
internos o externos la misin,
contenido, productos, alcance,
calendario, precio y otros
requerimientos del proyecto.
Se concluye con el establecimiento
de un contrato con el cliente
interno o externo respectivamente
49
Para reducir al mximo posible los riesgos e incertidumbres de un proyecto y
aumentar con ello sus probabilidades de xito; esto es, las probabilidades de
conseguir los beneficios esperados por el cliente, por la propia Soluziona y por los
participantes e interesados en el proyecto, deben involucrarse en la etapa
precontractual en la medida de lo posible los mismos responsables (comerciales,
gestores y tcnicos) sobre los que recaer la responsabilidad del proyecto en las
etapas posteriores, y todas aquellas personas de Soluziona que tienen un inters,
influencia o una participacin relevantes en el proyecto y sus resultados.

Esta etapa se compone de las fases y decisiones ejecutivas que se indican a
continuacin.

4.4.1 Fase 1 iniciacin

Ilustracin 18 Procesos


El propsito de esta fase es lograr una autorizacin ejecutiva formal, aprobando la
iniciacin del proyecto y estableciendo las bases fundamentales para acometer las
siguientes fases del mismo, antes de comprometer costos y recursos
significativos.

4.4.1.1 Visin General y Aspectos a Considerar

Los proyectos se inician por una o ms de las siguientes causas:

Una expectativa o demanda del mercado
PROCESOS
1.0.1
Propuesta de
iniciacin del
proyecto
(Propuesta de elaboracin
de oferta)
50
Una peticin de un cliente
Una necesidad de la compaa
Un avance tecnolgico
Una exigencia legal

El trabajo de preparacin de un proyecto y la elaboracin de una propuesta
solvente para su realizacin, para los clientes externos, es una actividad que
consume recursos y requiere frecuentemente de la participacin de diferentes
personas y unidades organizativas de la empresa para ser realizada
adecuadamente.

La fase de iniciacin del proyecto trata de evitar problemas mediante una
estimacin preliminar del contenido, alcance, dimensin y beneficios para
Soluziona del proyecto potencial, una clasificacin inicial del mismo y una
estimacin del conocimiento disponible, de las dificultades para conseguir la
asignacin del proyecto y las limitaciones previsibles para su desarrollo. Con ello
se facilita la decisin empresarial relativa a la conveniencia de iniciar o no los
trabajos para la elaboracin de la oferta o propuesta del proyecto, la seleccin del
gestor y equipo de proyecto ms adecuados para realizarlos y la asignacin a los
mismos de los recursos, autoridad y apoyo requeridos para las siguientes fases
del proyecto.

Debe existir al menos un breve documento, que recoja explcitamente la
autorizacin ejecutiva para desarrollar el concepto y elaborar la oferta o propuesta
soportada para la realizacin del proyecto, estableciendo las bases fundamentales
para hacerlo. Este documento constituye el punto de arranque de procesos
posteriores consumidores de tiempo y recursos de la organizacin.

51
4.4.1.2 Propuesta de Iniciacin del Proyecto (Propuesta de Elaboracin
de Oferta)

CONTENIDO DEL PROCESO

Elaboracin de una propuesta soportada para
realizar
elaborar una oferta para un cliente de la
compaa.

ASPECTOS A CONSIDERAR

La propuesta de iniciar un proyecto se
origina en la mayora de los casos en las
funciones comerciales, o en el mbito de los
proyectos en curso
No obstante lo anterior, dichas propuestas
pueden y deben producirse en cualquier
unidad organizativa de Soluziona
Alinear los proyectos que se acometen con
los objetivos y capacidades de Soluziona,
exige una reflexin y una decisin ejecutiva
previas a la asignacin de recursos
humanos y materiales significativos para el
desarrollo de la oferta, o propuesta de
proyecto interno, correspondiente
La propuesta formal de iniciacin de un
proyecto facilita esta reflexin y soporta la
decisin ejecutiva consecuente, facilitando
as al equipo de proyecto la disponibilidad
del apoyo ejecutivo, la autoridad y los
recursos necesarios. Evita asimismo la
utilizacin de tiempo y recursos para
proyectos que nunca debieran haberse
emprendido.

GUIAS, TECNICAS Y HERRAMIENTAS
APLICABLES

Consultas a clientes, la Direccin e
interesados en el proyecto
Juicio de expertos
Estudios de mercado
Brainstorming
Tcnicas y herramientas para la resolucin
de problemas en grupo.

DATOS DE PARTIDA

Peticin de oferta de un cliente
Pliego de condiciones de concurso pblico o privado
Oportunidad de mercado
Necesidad interna
Otros datos e informaciones que aconsejen acometer
un proyecto
Estrategia del rea organizativa
Informacin histrica de proyectos y ofertas
relacionados o similares

RESULTADOS
Propuesta soportada y documentada de emprender un
proyecto
DOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS
Formato 1.0.1/F1: Propuesta de iniciacin del
proyecto. Propuesta de elaboracin de oferta
PASOS RECOMENDADOS

1. Anlisis de los datos de partida
2. Identificacin de razones para la realizacin de la oferta
3. Definicin de la naturaleza del proyecto, la necesidad del cliente
a satisfacer y ventajas para l, e identificacin de los procesos
de negocio del cliente a los afecta el proyecto, plataforma
tecnolgica, documentacin relevante disponible...
4. Identificacin de las caractersticas que se prevn para el
proyecto: soluciones y servicios que comporta, productos y
alcance del proyecto potencial
5. Clasificacin preliminar del proyecto y exploracin del
conocimiento existente en Soluziona aplicable al proyecto
6. Estimacin preliminar del costo y duracin del proyecto
7. Identificacin de las unidades organizativas de Soluziona y las
entidades externas que deberan participar en el proyecto
8. Anlisis de las limitaciones que pueden afectar al proyecto
9. Anlisis de la informacin comercial referente al proyecto
(competidores, sus fortalezas, debilidades y estrategia
comercial, relaciones de Soluziona con el cliente...)
10. Estimacin del esfuerzo de elaboracin de oferta (tiempo y
costo)
11. Evaluacin preliminar de los beneficios para Soluziona de la
realizacin del proyecto
12. Revisin de conclusiones
13. Documentacin de las conclusiones. Elaboracin y
comunicacin de la propuesta de iniciacin del proyecto,
propuesta de elaboracin de oferta
52
4.4.1.2.1 Lista de comprobacin de la fase

Una copia de esta lista deber rellenarse individualmente por cada uno de los
responsables de la fase de iniciacin y, con base a los resultados conjuntos
obtenidos, dichos responsables se pondrn de acuerdo sobre las reas y
conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que
se deben realizar para poder dar por concluida la fase.

Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que este de acuerdo

1. Se ha definido la necesidad u oportunidad del proyecto
2. Se han identificado las razones que justifican dicha necesidad u oportunidad
3. Se han estimado los beneficios que obtendr el cliente de la realizacin del proyecto
4. Se han identificado los procesos de negocio del cliente a los que afectar el proyecto
5. Se ha considerado la plataforma tecnolgica que conllevar el proyecto
6. Se ha recopilado la documentacin relevante disponible
7. Se han definido las caractersticas que se prevn para el proyecto: soluciones y servicios
que comporta
8. Se han determinado en la medida de lo posible los productos y el alcance del proyecto
potencial
9. Se han identificado las funciones y requisitos preliminares de los productos
10. Se ha realizado una clasificacin preliminar del proyecto como Plataforma, de Derivacin o
de Continuidad
11. Se ha indagado en busca del conocimiento existente en Soluziona aplicable al proyecto
12. Se ha estimado la magnitud aproximada del costo total del proyecto
13. Se ha realizado una estimacin preliminar de la duracin del proyecto
14. Se han identificado las unidades organizativas de Soluziona y los colaboradores externos
(aliados estratgicos, suministradores, subcontratistas crticos...) cuya participacin
previsiblemente se requerir si se realiza el proyecto
15. Se han considerado las limitaciones previsibles (de conocimiento, personal especializado,
recursos...) que podran afectar al proyecto
16. Se ha comprobado si el proyecto potencial est en lnea con la estrategia del rea y/o la
unidad de negocio de Soluziona en que se desarrolla
17. Se ha analizado la informacin comercial referente al proyecto (competidores vs.
Soluziona)
18. Se ha estimado el esfuerzo de elaboracin de oferta (tiempo y costo) y se ha establecido la
estrategia comercial recomendable en la elaboracin de oferta y accin comercial
19. Se han identificado los beneficios que obtendr Soluziona con la realizacin del proyecto
20. Se ha considerado la probabilidad de continuacin del proyecto tras su finalizacin
21. Debera procederse a la siguiente fase de este proyecto
4.4.1.2.2 Formato propuesta de iniciacin

Propuesta de iniciacin del proyecto
Formato
1.0.1/F1

Propuesta realizada por

Fecha
EMPRESA

MERCADO/ACTIVIDAD DE SOLUZIONA

Indicar lnea de negocio y descripcin de la solucin

53
Denominacin propuesta para el proyecto
Cliente Nuevo Antiguo
Sector Econmico
1. Razones para la realizacin de una oferta para el proyecto
a. Peticin del cliente
Oportunidad de promover la realizacin del proyecto
b. El proyecto deriva de un proyecto padre S Indicar ______________
No

2. En qu consiste el proyecto

a. Qu es el proyecto
Breve descripcin de la naturaleza del proyecto.

b. Necesidad del cliente que debe ser satisfecha y ventajas para l de la realizacin del proyecto

c. Procesos de negocio del cliente a los que afecta el proyecto

d. Plataforma tecnolgica

e. Documentacin relevante disponible
3. Caractersticas del proyecto. Soluciones y servicios ofrecidos

Cada proyecto se identificar mediante una solucin y un servicio. En el caso de que existieran ms de uno (servicios
o soluciones) se seleccionar el ms relevante en el proyecto.
Se clasificarn como servicios Outsourcing todos los proyectos de Asistencia Tcnica y Mantenimiento.
Se clasificarn como Otras Soluciones de Negocio (indicando cul) aquellas aplicaciones/sistemas que no se
encuadren en la clasificacin de soluciones establecida
SOLUCIONES OFRECIDAS
Detalle de las soluciones del proyecto
Estrategia Internet
e-commerce (B2C)
Marketing/Branding
Gestin de la Cadena de Suministros
(SCM)/B2B
Gestin Relaciones con el Cliente
(CRM)
Publicacin websites
Gestin del Conocimiento (KM)
Administracin y Gestin de redes

Soluciones ERP
Indicar
______________________________
Soluciones Business Intelligence
Indicar
______________________________
Soluciones Outsourcing
Soluciones Finanzas y Seguros
- Sistemas Centrales (Host)
- Canales de distribucin
- Inversiones y Banca Privada
- Tesorera y Mercados de
Capitales
- Sistemas Corporativos
- Sistemas de Pagos
- Otros
__________________________
Otras Soluciones de Negocio
Otros sistemas y productos
______________________________
______________________________

SERVICIOS PARA EL PROYECTO
Consultora
1. Estratgica
2. De procesos de Negocio
Servicios de outsourcing
1. Outsourcing global T.I.
54
3. Tecnolgica
4. Otros _____________________________

2. Outsourcing de procesos de
negocio
3. Gestin de aplicaciones (AM)
4. Gestin de Mantenimiento de
Sistemas Electrnicos
5. Asistencia tcnica para
mantenimiento de aplicaciones
6. Asistencia tcnica para explotacin Sistemas
7. Webhosting
8. ASP
9. Explotacin redes y Microinformtica

10. Otros servicios __________________________
Desarrollo e implantacin de sistemas
1. Sistema Nuevo
2. Mejora/Ampliacin/Actualizacin
3. Adaptacin/Parametrizacin de Soluciones

Fabricacin, instalacin e integracin
1. Fabricacin y
homologacin/calificacin de
prototipos
2. Fabricacin de una o varias uds individuales
3. Adquisicin de capacidad de
fabricacin en serie
4. Fabricacin de series
5. Fabricacin, instalacin e integracin
Venta de productos software (licencias)
Indicar producto
_____________________________________
4. Clasificacin preliminar del proyecto
Indicar con una X en la matriz el cuadrante en el que se situara el proyecto

Si el proyecto que se propone ha sido clasificado como plataforma, indicar el conocimiento existente en SOLUZIONA que
le es o podra ser aplicable
5. Estimacin preliminar de costo y duracin del proyecto:
Costo total del proyecto

Duracin del proyecto

6. Unidades organizativas de SOLUZIONA que deberan participar en la elaboracin de la oferta y fases siguientes

Programas de Calidad Internacional Compras
Programas de Tecnologa Administracin / Fiscal Recursos Humanos y laboral
Centros de Competencia Finanzas Comercio Exterior
Centros de Produccin Control Otros (indicar)
Outsourcing Asesora Jurdica

7. Limitaciones que se prev podran dificultar el proyecto

8. Informacin comercial del proyecto
Proyecto plataforma
Proyecto de derivacin o
extensin de gama
Proyecto de continuidad
55

Fecha para la presentacin de oferta
Lo antes posible
Fecha __/__/__ Deseable
Exigida por el cliente
Fecha para la adjudicacin de oferta
Fecha __/___/__ Estimada
Confirmada

9. Esfuerzo estimado de elaboracin de la oferta (tiempo y costo)
Indicar con el detalle que sea posible en este momento el tiempo estimado para la elaboracin de la oferta y el costo de
la misma (horas de profesionales, costos de elaboracin de modelos, software...)

10. Beneficios para SOLUZIONA de la realizacin del proyecto
Qu se pretende conseguir

1. Qu se perder si no se realiza el proyecto:

2. Probabilidad de continuacin tras la finalizacin: Alta Media Baja Nula

11. Estrategia comercial recomendable en la elaboracin de la oferta y accin comercial
12. Otros comentarios

4.4.1.2.3 Decisin Ejecutiva DE1: Autorizacin para la iniciacin del
proyecto (Autorizacin para la Elaboracin de Oferta)

Autorizacin ejecutiva, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa,
para proceder a la Fase 2. Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y
propuestas, definiendo las bases de actuacin durante la misma:

Cdigo de la oferta
Denominacin del proyecto
Interlocutor responsable ante el cliente
Gestor y equipo del proyecto
Personas y unidades organizativas cuya colaboracin se requiere
Patrocinador del proyecto (si procede)

DE1
56
Limitaciones de la aprobacin

La Decisin ejecutiva DE1 se documenta en el formato:
Formato DE1/F1.- Autorizacin para la iniciacin del proyecto

4.4.1.2.3.1 Formato Decisin ejecutiva 1

Propuesta de iniciacin del proyecto
Formato
DE1/F1

Propuesta realizada por

Fecha
EMPRESA

MERCADO/ACTIVIDAD DE SOLUZIONA

Indicar lnea de negocio y descripcin de la solucin

Propuesta Realizada por__________________________________________________Fecha ____/____/____

Ha sido aprobada y puede procederse a la fase de desarrollo de concepto, elaboracin de
ofertas y propuestas, en la forma indicada abajo
Ha sido pospuesta. (Ver las acciones adicionales requeridas en el apartado de comentarios)
No ha sido aprobada y no deben realizarse trabajos adicionales

Denominacin del proyecto____________________________________________________________________________

Interlocutor responsable ante el cliente __________________________________________________________________

Gestor del Proyecto___________________________ Telfono_______________ email__________________________

Equipo de Proyecto

Nombre Telfono Mercado / Unidad

Colaboracin con el proyecto

Nombre Telfono Mercado / Unidad

Limitaciones de la aprobacin (costos, Plazos)

57

Comentarios, recomendaciones

Propuesta aprobada por:________________________________________ Fecha____________________

4.4.2 Fase 2 Desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y propuestas

Ilustracin 19. Desarrollo y elaboracin de Ofertas


El propsito de la fase de desarrollo de concepto, elaboracin de ofertas y
propuestas, es definir la misin, productos y alcance del proyecto, as como
estimar las actividades que componen, su costo, calendario de ejecucin, riesgos
y limitaciones principales con el nivel de detalle y precisin necesarios para poder
elaborar una oferta competitiva para clientes externos o una propuesta soportada
para proyectos internos de la compaa. Durante esta fase se definen as mismo
los factores claves para el xito del proyecto.

PROCESOS
SI
NO
Estructura
de desglose
ampliado del
trabajo
Se puede proceder ya a la
elaboracin de la oferta (estimacin
de costos, calendario... con un
nivel de precisin aceptable) o es
necesario ampliar la estructura de
desglose del trabajo?
Definicin de
la misin y
contenido
del proyecto
Estructura de
desglose primario
del trabajo.
Contraste con la
informacin
histrica existente
Estimacin
de costo y
calendario
del proyecto
Consolidacin de
estimaciones.
Anlisis financiero.
Elaboracin de la
oferta (propuesta
para proyectos
internos)
58
Ilustracin 20. Identificacin de la fase


4.4.2.1 Desarrollo del concepto

Ilustracin 21. Desarrollo del Concepto

Precisar y acordar
Misin
Contenido
Alcance del
proyecto
Gestor del proyecto
Objetivos a alcanzar
Compromiso de
costo y calendario
Informacin y
conocimiento
Propsito principal
Contenido
Tareas
Factores de xito
Fase 2
Visin General Construccin del equipo
del proyecto
Consultas con los clientes

Necesidades y
Expectativas

Productos y
servicios que
comprende

Beneficios de
realizacin
Clasificacin
Dimensin
Complejidad
Inters
estratgico

Limitaciones
Factores de
xito
59
4.4.2.2 Elaboracin de la oferta

Ilustracin 22. Elaboracin de la oferta

El conocimiento de las necesidades del negocio, del cliente y de las ventajas en
relacin a sus competidores que los proyectos que Soluziona le propone pueden
proporcionarle y su descripcin con la mayor concrecin posible, suele ser un
factor determinante para que las ofertas de los mismos se materialicen en un
contrato
29
.

29
RAMIREZ Mauricio. Gerente de proyectos Soluziona LTDA
Precisar elementos
Costos
Calendario
Riesgos
Limitaciones
Elaborar EDT
(Estructura de
Desglose del Trabajo)
Nivel de desglose
que permita
identificar el grado de
precisin adecuado
Oferta competitiva
Satisfacer limitaciones
y peticiones del cliente
Necesidad del cliente

Descripcin del producto

Alcance

Enfoque

Metodologa

Plan y Calendario

Organizacin y equipo del
proyecto

Beneficios para el cliente

Precio y condiciones de
pago
60
4.4.2.3 Definicin de la misin y contenido del proyecto


Definicin de las expectativas y necesidades del cliente,
Soluziona y los usuarios que debe satisfacer la
realizacin del proyecto.
Descripcin del producto resultante y de los
componentes y servicios complementarios del mismo
que satisfarn dichas expectativas y necesidades.
Limitaciones, asunciones y riesgos identificados para la
culminacin del proyecto.
Factores clave para el xito del proyecto.


Para poder establecer la viabilidad de un proyecto y
estimar cmo, en qu tiempo y a qu costo se podr
realizar es necesario disponer previamente de una visin
lo ms clara posible del producto que deber resultar del
mismo para satisfacer las necesidades y expectativas
del cliente, los usuarios y la organizacin que lo lleva a
cabo

Para identificar las mismas es clave en la mayora de
los casos, efectuar consultas a los clientes y/o usuarios
del producto

Aun cuando la peticin o pliego de condiciones de un
cliente potencial defina estos aspectos, la reflexin que
comporta este proceso facilita el consenso entre los
miembros del equipo de proyecto sobre los objetivos a
alcanzar y las limitaciones y riesgos para conseguirlos,
siendo el primer paso en la constitucin de un equipo de
proyecto eficiente

Es recomendable abrir durante este proceso un archivo
del proyecto en el que el gestor y equipo de proyecto
puedan acceder en todo momento a lo largo del mismo
a:
La documentacin de las fases y procesos
anteriores
Los formatos cumplimentados de gestin del
proyecto
Los informes de contactos, reuniones y acuerdos
con el cliente, usuarios, proveedores y accionistas
Los documentos escritos intercambiados con ellos
Los informes de las reuniones del equipo de
proyecto
Otros documentos relevantes relativos al proyecto

La existencia y administracin eficaz de este archivo se
hace indispensable para la excelencia en la gestin de
proyectos complejos y/o de gran dimensin

GUIAS, TECNICAS Y HERRAMIENTAS APLICABLES

Consultas a clientes y usuarios
Juicio de expertos
Tcnicas y herramientas para la resolucin de
problemas en grupo (Brainstorming, anlisis causa -
efecto, anlisis del campo de fuerzas, establecimiento de
consenso...)

DATOS DE PARTIDA

Autorizacin ejecutiva de iniciacin del proyecto
Peticin de oferta del cliente
Pliego de condiciones de concurso pblico
Oportunidad de mercado
Necesidad del cliente
Necesidad de Soluziona
Estrategia del rea organizativa
Informacin histrica de proyectos y ofertas similares
Informacin de productos y proyectos de competidores
PASOS RECOMENDADOS

2. Consultas a los clientes y usuarios
3. Definicin de necesidades y expectativas de clientes y
usuarios
4. Identificacin del personal clave del cliente
5. Definicin de necesidades y expectativas de
Soluziona
6. Identificacin de productos y alcance del proyecto
7. Bsqueda o confirmacin del conocimiento existente
en Soluziona aplicable al proyecto
8. Estimacin de limitaciones y supuestos para la
realizacin del proyecto (factores de riesgo)
9. Identificacin de los factores clave para el xito del
proyecto
10. Documentacin de los resultados

Formato 2.0.1/F1: Misin y contenido del
proyecto
RESULTADOS

Descripcin consensuada de la misin,
contenido, alcance, asunciones, limitaciones y
factores clave para el xito del proyecto
61
4.4.2.3.1 Estructura de Desglose Primario del Trabajo


Primer desglose del proyecto en el conjunto de
productos y/o actividades bsicas necesarias para la
obtencin del producto final.
Comparacin con la informacin histrica relevante de
proyectos.
Decisin sobre el curso a seguir para la elaboracin de
la oferta.


Se comienza el establecimiento de la Estructura de
Desglose del Trabajo o EDT (WBS - Estructura de
Desglose del Trabajo) del proyecto a partir de la
totalidad de productos y servicios complementarios
que debern entregarse al cliente
El desglose primario llega solamente al nivel de
detalle en que cada uno de sus elementos de nivel
inferior sea:

Completo y separado de la EDT (WBS - Estructura
de Desglose del Trabajo)
Definible en su inicio y terminacin
Integrable de forma que el proyecto total resulte
visible
Realizable en su totalidad por un grupo homogneo
de personas bajo la dependencia del jefe de proyecto
o por un solo departamento o unidad organizativa de
Soluziona, subcontratista o proveedor externo
Habitualmente comprender tres niveles de desglose
para proyectos grandes, dos para pequeos

Es especialmente importante al establecer la EDT
(WBS - Estructura de Desglose del Trabajo)
incluir en la misma todas las actividades (elaboracin
de prototipos para aprobacin por el cliente,
instalacin, formacin de usuario, mantenimiento,
certificaciones, garantas...) necesarias para cumplir
los requisitos del cliente hasta la entrega y
aceptacin final por ste del resultado del proyecto, y
los ensayos, inspecciones y pruebas necesarios para
garantizar la calidad del producto. Deben, por ello,
participar en el establecimiento de la EDT (WBS -
Estructura de Desglose del Trabajo ) los
responsables de calidad cuando sea necesario


Gua para el establecimiento de la Estructura de
Desglose del Trabajo o EDT (Work Breakdown
Structure o WBS - Estructura de Desglose del
Trabajo)
Tcnicas de trabajo en grupo, especialmente de
creatividad y establecimiento de consenso
(Brainstorming,)

DATOS DE PARTIDA
Definicin de la misin y contenido del proyecto
similares
PASOS RECOMENDADOS

2. Seleccin del tipo de estructura de desglose del
trabajo ms adecuado
3. Establecimiento de EDT (WBS- Estructura de
Desglose del Trabajo) primaria del proyecto
4. Anlisis comparativo con informacin histrica
relevante de proyectos y ofertas anteriores
5. Evaluacin de la informacin de que se dispone
para la estimacin de los costos, calendario y
riesgo del proyecto con el nivel de precisin
adecuado (Se puede proceder ya a la
elaboracin de la oferta o es necesario ampliar
la estructura de desglose del trabajo?)
6. Establecimiento de consenso sobre el curso a
seguir para la elaboracin de la oferta
RESULTADOS
Estructura de desglose primario del trabajo
Datos relevantes para el proyecto (costos, recursos,
complejidad tcnica, riesgos...) derivados de
proyectos anteriores con estructura de desglose del
trabajo similar

Se documentan al final de los procesos de esta fase en
los formatos
Formato 2.2.1/F1. Estimacin de costos y calendario del
proyecto
Formato 2.2.1/F2. Previsin de recursos profesionales
(Desglose)
Formato 2.2.1/F3. Resumen de costos presupuestados

62
4.4.2.3.2 Estructura de Desglose Ampliado del Trabajo


Ampliacin de la estructura de desglose del
trabajo en la medida necesaria para la elaboracin
de la oferta.

Desglose de los elementos (actividades,
adquisiciones, subcontratas...) que comporta la
realizacin del proyecto hasta el nivel necesario
para poder estimar el costo y duracin de cada
uno de los mismos, sus riesgos y limitaciones, con
el nivel de precisin adecuado para proceder a la
elaboracin de la oferta.

-
Este proceso slo debe realizarse para
satisfacer las demandas del cliente en
relacin al contenido de la oferta.
En este caso, deber ampliarse el desglose
de los elementos de la EDT (WBS -
Estructura de Desglose del Trabajo) primaria
para los que la informacin histrica existente
de proyectos anteriores no permita establecer
una estimacin de su costo y duracin con el
nivel de precisin adecuado

Dicho desglose deber llegar hasta que, a
juicio de los responsables de la elaboracin
de la oferta, los elementos al nivel inferior del
mismo permitan establecer estimaciones
aceptables de su costo y duracin e identificar
las limitaciones y riesgos que conllevan

APLICABLES

Gua para el establecimiento de la Estructura
de Desglose del Trabajo o EDT (Work
Breakdown Structure o WBS)

DATOS DE PARTIDA

Definicin de la misin y contenido del proyecto
similares
PASOS RECOMENDADOS

2. Identificacin de los elementos de la EDT (WBS-
Estructura de Desglose del Trabajo) primaria cuyo
desglose debe ser ampliado para poder estimar su
costo y duracin con el nivel de precisin adecuado
3. Ampliacin de la EDT (WBS - Estructura de
Desglose del Trabajo) primaria con la colaboracin de
los departamentos y unidades organizativas de
Soluziona involucrados en el proyecto que sea preciso
RESULTADOS

Estructura de desglose ampliado del trabajo

Listado de elementos de la EDT (WBS -
Estructura de Desglose del Trabajo) que
comporta el proyecto: definicin (descripcin y
especificacin) de los mismos al nivel de detalle
preciso para la estimacin de su costo y duracin.

Se documentan al final de los procesos de esta fase en
los formatos
proyecto
(Desglose)

63
4.4.2.3.3 Estimacin de costos y calendario del proyecto


Estimacin de los costos y duraciones de los elementos
de la EDT (WBS) establecida en los procesos anteriores.
Identificacin de sus dependencias de precedencia y
consideracin de las restricciones que condicionan el
calendario del proyecto, para establecer una estimacin
del costo y duracin total del proyecto, y una previsin
de las fechas en que se producirn sus hitos principales
y de la evolucin de los costos en el tiempo, con el nivel
de precisin adecuado para el establecimiento de una
oferta competitiva.

ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR

La complejidad de este proceso es directamente
proporcional al tamao, complejidad y novedad del
proyecto
Para proyectos pequeos el proceso es muy simple y
en todo tipo de proyectos puede simplificarse en gran
medida mediante la utilizacin de la informacin
histrica, disponible en la compaa, de proyectos y
ofertas similares en todo o en parte
En lo referente a las estimaciones de costos y
duracin de los elementos de la EDT (WBS), debe
prestarse especial atencin a la estimacin
correspondiente a la implantacin e instalacin del
producto y su integracin con los procesos y
sistemas del cliente hasta lograr la operatividad
exigida, que, con frecuencia, se suelen infravalorar
en esta fase. Se debe valorar asimismo el impacto de
la implantacin e instalacin en las operaciones
habituales del cliente (por ej.: necesidad de
interrumpir servicios clave para las operaciones del
cliente) y contrastar con ste que dicho impacto sea
aceptable
Los costos de los elementos a asignar a unidades
organizativas de Soluziona diferentes del equipo de
proyecto, suministradores y subcontratistas externos
deben estimarse en lo posible con su colaboracin, o
con base a sus presupuestos de dichos elementos
Para la estimacin de la duracin de las actividades
que precisan personas altamente especializadas para
realizarlas, es conveniente contrastar en el mbito de
la organizacin la disponibilidad o accesibilidad de las
mismas en las fechas propuestas
Para proyectos grandes, complejos y novedosos, la
tarea de secuenciar los elementos de la EDT (WBS)
para el establecimiento del calendario del proyecto,
puede ser ardua y requerir la ayuda de software
especfico para la Gestin de Proyectos

Gua para el secuenciado de actividades para el
establecimiento del calendario del proyecto

DATOS DE PARTIDA

EDT (WBS) del proyecto
Lista y definicin de elementos de la EDT (WBS)
similares
Misin y contenido del proyecto
Calendario laboral
PASOS RECOMENDADOS

2. Estimacin de recursos, costo y duracin de los elementos de
la EDT (WBS) al nivel inferior de desglose. Identificacin de
sus dependencias de precedencia
3. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS).
Establecimiento del calendario preliminar del proyecto e
identificacin del camino crtico
4. Aplicacin de las restricciones y dependencias externas que
condicionan el calendario del proyecto (plazos impuestos por el
cliente, suministros externos que condicionan el calendario...).
Ajustes del calendario preliminar y costos si procede
5. Establecimiento del calendario propuesto del proyecto (fecha
de inicio y terminacin de cada elemento de la EDT o WBS).
Clculo del costo del proyecto y de la evolucin de costos en el
tiempo
RESULTADOS

Propuesta del plan de proyecto:
Estimacin de recursos, duracin y costos de los
elementos de la EDT (WBS) del proyecto
Estimacin del costo total y duracin del proyecto
Previsin de la evolucin de costos en el tiempo

proyecto
(Desglose)
64
4.4.2.4 Lista de Comprobacin de la Fase

Lista para la comprobacin por parte del equipo de proyecto de la calidad
del desarrollo de la fase.

miembros del equipo de proyecto y, con base a los resultados conjuntos
obtenidos, stos se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no
precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben
realizar para poder dar por concluida la fase.

Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que est de acuerdo.

1. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas del cliente respecto al proyecto
2. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas de los usuarios respecto del
producto/servicio resultante
3. Se dispone de informacin sobre la experiencia del cliente en proyectos o iniciativas similares
4. Se han definido apropiadamente el alcance y los objetivos del proyecto
5. Se ha establecido una descripcin detallada y precisa del producto/servicio
6. Se ha comprobado las normas y reglamentos que son aplicables al producto
7. Se ha comprobado la legislacin (laboral, fiscal...) aplicable al proyecto, especialmente para
proyectos internacionales
8. Se han definido los beneficios que obtendr el cliente con la realizacin del proyecto
9. Se han identificado las necesidades, deseos y expectativas de Soluziona con respecto a este
proyecto
10. Se han identificado los factores clave para el xito del proyecto
11. Se han identificado y estn disponibles los recursos e informacin necesarios para llevar a
cabo el proyecto
12. Se han identificado y definido las limitaciones que afectan o pueden afectar al proyecto
13. Se han establecido los supuestos a considerar como ciertos o reales en la planificacin
14. Se ha determinado una fecha intencional de terminacin del proyecto y los hitos del mismo
de acuerdo a las necesidades del cliente
15. Se han identificado las actividades necesarias para la ejecucin del proyecto, estimado los
costos y el calendario del mismo
16. Se han identificado los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto y definido su perfil
profesional de acuerdo al Catlogo de Conocimientos de la Compaa
17. Se ha considerado, entre las actividades necesarias para realizar el proyecto, la garanta que
hay que ofrecer al cliente y actividades complementarias como la formacin de usuario...
18. Las estimaciones de costos y calendario del proyecto se han basado en su mayor parte en
informacin histrica de proyectos similares anteriores, por lo que su nivel de fiabilidad es alto
19. No existe informacin histrica de proyectos similares anteriores, pero las estimaciones de
costo y calendario del proyecto son fiables por la calidad del anlisis realizado
20. Se ha establecido el perfil tecnolgico del proyecto
21. Se han evaluado los riesgos para la ejecucin del proyecto o pedido
22. El gestor y equipo de proyecto participan en el proceso de elaboracin y negociacin de la
oferta
23. Se ha analizado la viabilidad de la implantacin-instalacin del producto final
24. Tenemos confianza en nuestra capacidad de desarrollar el proyecto a satisfaccin del cliente
produciendo los beneficios esperados por Soluziona

65
4.4.2.5 Decisin Ejecutiva DE2: Aprobacin de la oferta

Aprobacin de la oferta, establecimiento del precio, condiciones de facturacin y
pago, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, y autorizacin
ejecutiva para presentar la oferta al cliente y negociarla con l, definiendo:

Condiciones econmicas de la oferta
Responsable de la negociacin con el cliente
Colaboracin requerida en la negociacin
Limitaciones de la negociacin

4.4.2.5.1 Aprobacin de la oferta

Aprobacin de la oferta
Formato
DE2/F1
PROYECTO CDIGO DE LA OFERTA
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO

La oferta presentada por__________________________________________________ con fecha ___ / ___ /____
Ha sido aprobada, y puede procederse a su entrega y negociacin con el cliente, en la forma indicada a continuacin

Condiciones econmicas de la oferta

Costo Precio de Venta
Recursos Profesionales
Subcontratacin
Materiales
Otros Gastos
TOTAL

DE2
66

Condiciones de Pago

Precio, Costo y Margen
Total precio de venta
Total Costo Directo
Margen

Responsable de la negociacin con el cliente____________________________________ Tel ______________________

Colaboracin en la negociacin
Nombre Telfono Unidad

Limitaciones de la Negociacin

Comentarios, Recomendaciones

Oferta aprobada por:___________________________________________ Fecha______________

4.4.2.6 Formatos

Formato
2.0.1/F1
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO

1. Necesidades y expectativas del cliente
Necesidades del negocio del cliente que el proyecto debe satisfacer y expectativas del cliente expresadas en trminos de
los beneficios que la realizacin del proyecto debe proporcionar.

2. Necesidades y expectativas de los usuarios del producto
Caractersticas del producto resultante del proyecto necesarias o deseadas por los usuarios del mismo

Personas clave del cliente
Personas que determinan las necesidades y expectativas a satisfacer por el proyecto y en consecuencia valorarn la
adecuacin de la oferta a las mismas y el xito o fracaso del proyecto.

67
Necesidades y expectativas de Soluziona (para proyectos internos y para clientes externos)
Necesidades del negocio de la empresa que el proyecto trata de satisfacer (Ej: volumen de venta, margen, introduccin
en nuevo sector/pas, desarrollo de nuevo producto, mejora de productividad, de calidad).

Documentacin relevante relativa al proyecto
Pliego de condiciones, peticin de oferta de cliente, descripcin de proyectos/productos similares

Descripcin del producto
Descripcin, tan clara, completa y concisa como sea posible, de la naturaleza del producto o servicio resultante del
proyecto y su relacin con la necesidad del cliente que debe satisfacer, incluyendo los servicios colaterales requeridos.

Alcance del proyecto (qu est incluido en el proyecto)
Lista de los subproductos principales del proyecto cuya entrega completa y satisfactoria al cliente supone la culminacin
del proyecto. Las exclusiones deben aparecer cuando se conozcan

Limitaciones
Factores que limitan las opciones del equipo de proyecto o que implican un cierto nivel de riesgo (Ej: atributos del
producto/proyecto poco claros o insuficientemente definidos, limitaciones presupuestarias, de tiempo para presentacin
de ofertas y terminacin del proyecto, de recursos, tecnolgicas, de conocimiento...).

Supuestos
Factores que, a efectos de la planificacin del proyecto, se consideran ciertos o reales (Ej: el cliente facilitar una
determinada informacin o recursos a partir de una fecha concreta, existir la posibilidad de subcontratar mano de obra
cualificada en la localizacin del cliente...). Los supuestos implican generalmente cierto nivel de riesgo; si no pueden ser
clarificados sern un dato de partida para el plan de riesgos.

Factores Clave para el xito del Proyecto
Lista priorizada de entre tres y cinco factores (enfoques, habilidades, prioridades...) que considerando la novedad,
dimensin, complejidad, clasificacin e inters estratgico del proyecto, contribuirn en mayor medida a que el proyecto
sea considerado un xito

Estimacin de costos y calendario del proyecto
Estimacin de Costos y Calendario del Proyecto
Formato
2.2.1/F1
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO

EDT del proyecto Calendario Estimacin de Costos
Numero de
estructura
Numero de
subestructura
Denominacin Responsable
Fecha
de Inicio
Fecha de
Terminacin
Tipo de
Unidad
Unidad en
subestr
Costo
Unitario
Costo
Total

68

Costo Total presupuestado

Previsin de recursos profesionales (Desglose)
Previsin de Recursos Profesionales
Formato
2.2.1/F2
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO
Estructura Subestruc.

Perfil
profesional

Categora
profesional
Fecha
inicio
Fecha
terminacin
N
horas
Costo

Costo Total Presupuestado
Resumen de costos presupuestados

Resumen de Costos Presupuestados
Formato
2.2.1/F3
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO


Concepto Categora Costo /hora Horas Total Costo

Total Recursos Profesionales

Subcontratacin

Concepto Categora Costo /hora Horas Total Costo

Total Subcontratacin

Materiales

69
Concepto Unidades Precio Total Costo

Total Materiales

Otros Gastos
Concepto Unidades Precio Total Costo

Total Otros Gastos
Total Costos Directos Oferta/Contrato

4.4.3 Fase 3 negociacin de ofertas

El propsito de la fase de negociacin de ofertas es concluir en un acuerdo
beneficioso para el cliente y para Soluziona para la realizacin del proyecto
ofrecido.

4.4.3.1 Visin general y aspectos a considerar

No est incluido entre los objetivos del Mtodo Soluziona para la Gestin de
Proyectos y excede de su alcance incidir en el proceso de negociacin de ofertas
en s mismo.

No obstante lo anterior y por lo que se refiere a la gestin del proyecto, durante
dicha negociacin:

Aclarar con el cliente las indefiniciones y los malentendidos que pueden
producirse en relacin al proyecto y su contenido, productos y servicios que
comprende.

Identificar la variacin de la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo y el
impacto en costo y plazo de ejecucin del proyecto de los cambios que se
propongan, sus riesgos y las limitaciones para aplicarlos.

Actualizar la informacin relativa a la oferta recogida en los Sistemas de
Informacin Corporativos siempre que los cambios en la negociacin impliquen
una variacin significativa del proyecto (misin, contenido, EDT o Estructura de
Desglose del Trabajo, recursos, necesidades, costos, plazo, riesgos)

Negociar las contraprestaciones (precio, ampliacin del plazo de ejecucin) para
la aplicacin de cambios respecto a la oferta

70
Precisar las facilidades que debe proporcionar el cliente y las tareas a realizar
por su personal para el desarrollo del proyecto y el impacto en el proyecto del
incumplimiento o retraso en las mismas

Procurar que el documento resultado de la negociacin o el contrato resultante,
reflejen lo ms fielmente posible los acuerdos establecidos, especialmente
aquellos que impliquen una modificacin de la oferta

4.4.3.2 Documentacin de la Negociacin de la oferta

La fase de negociacin de la oferta de un proyecto se documenta en el formato
INCE/F1 (Informe de Estado/Cambio de Estado), que debe ser capturado por los
Sistemas de Informacin Corporativos en los hitos y/o con la periodicidad
establecida para cada oferta por la poltica y normas de la Compaa y las
instrucciones de la Direccin del Mercado correspondiente.

4.4.3.2.1 Formato

Informe de Cambio de Estado
Formato
INCE/F1
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO

Situacin de la negociacin con el cliente

Acciones a Realizar (Fecha de realizacin)

Fecha prevista de cambio de estado ____/____/_____

Cambio de estado

La oferta ha sido aceptada por el cliente El proyecto no se realizara

Con modificaciones Ha sido adjudicada a un tercero
Sin Modificaciones Adjudicatario______________________

Motivo para la no realizacin del proyecto o adjudicacin a un competidor

Cuando la oferta ha sido aceptada con modificaciones respecto a la misma, rellenar los apartados siguientes
71
Modificaciones de alcance (Contenido de proyecto)

Modificaciones de condiciones econmicas
Oferta Original Modificacin Total aceptado por el cliente
Costo Precio de
Venta
Costo Precio de
Venta
Costo Precio de
Venta
Subcontratacin
Materiales
Otros Gastos
TOTAL

Precio, Costo y Margen
Total precio de venta
Total Costo Directo
Margen
Informe realizado por:_____________________________________________ Fecha________________

4.4.3.3 Decision Ejecutiva DE3: Autorizacin para comenzar la
realizacin del proyecto

Autorizacin ejecutiva, al nivel establecido por la poltica y normas de la compaa,
para dar comienzo a la realizacin del proyecto y proceder a la Fase 4.
Planificacin del proyecto.

Puede suponer tambin la autorizacin para dar comienzo a la realizacin del
proyecto a riesgo, esto es, sin que exista todava un contrato o acuerdo con el
cliente

Formato DE3/F1: Autorizacin para dar comienzo a la realizacin del proyecto

DE3
72
4.4.3.3.1 Autorizacin para la realizacin del proyecto

Inicio de la etapa contractual
Formato
DE3/F1
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO

Especificacin del proyecto

Con modificaciones
Indicadas en el informe de cambio de estado de fecha ____/____/_____
Sin Modificaciones

Requiere contrato Si Contrato Firmado
NO Pendiente de Firma

Objetivos del proyecto

1. Objetivos econmicos

Costo __________________________
Precio de Venta __________________________
Margen __________________________

2. En relacin al cliente y los usuarios

a.
b.
c.

3. Objetivos estratgicos y de mercado en relacin al proyecto

a.
b.
c.

Autorizado por:_____________________________________________ Fecha________________

4.5 ETAPA CONTRACTUAL

Con el establecimiento de un contrato con un cliente, Soluziona y los responsables
del proyecto adquieren un compromiso especfico que entraa la responsabilidad
de su cumplimiento a satisfaccin del cliente y de alcanzar los objetivos
propuestos para el proyecto. La etapa se inicia con la designacin del gestor y
equipo de proyecto que, en la medida de lo posible, sern los mismos que en la
etapa precontractual.

73
Esta etapa se compone de las fases y decisiones ejecutivas, que se indican a
continuacin.

Ilustracin 23. Etapa Contractual


Durante la etapa contractual, tiene lugar la planificacin, la ejecucin del proyecto
y el seguimiento y control del progreso del mismo, para identificar desviaciones
sobre el plan previsto y aplicar las acciones correctivas oportunas. Se procede, por
ltimo, al cierre del proyecto una vez se han cumplido los compromisos y
obligaciones con el cliente.

DE 3 DE 4 DE 5

Planificacin
del proyecto
Fase 4
Seguimiento y
Control

Ejecucin

Cierre
Fase 5 Fase 6
Etapa Contractual
74
4.5.1 Fase 4 Planificacin del proyecto

Ilustracin 24. Planificacin del proyecto y procesos de soporte


Los propsitos fundamentales de la planificacin del proyecto son:

Proporcionar a todos los relacionados con el mismo un conocimiento preciso de
cules son los resultados que se deben conseguir y cul es el camino, paso a
paso, para alcanzarlos. Determinar qu, quin, cmo, cundo, con qu recursos y
a qu costo

Proporcionar una pauta precisa para el seguimiento y control del proyecto que
permita identificar tempranamente las desviaciones, facilitando as la correccin
de las mismas

PROCESOS
PRINCIPALES

Consolidacin
del plan de
proyecto
Establecimiento
del plan
integrado de
trabajo,
calendario y
costos
Definicin del
proyecto
EDT.
Definicin,
determinacin de
costo y duracin de
sus elementos
Establecimiento
del calendario y
costos
preliminares del
proyecto
Estructura de desglose
primario del trabajo.
Definicin de sus
elementos
Estructura de
desglose ampliado
del trabajo.
Determinacin de
costo y duracin de
sus elementos
PROCESOS DE SOPORTE

Plan de calidad Plan de comunicacin
Plan de
aprovisionamientos
Plan de organizacin
Plan de riesgos
Plan de gestin de
configuracin
75
Ilustracin 25. Visin general de la fase


Definido el proyecto, su planificacin comprende una sucesin ordenada y
sistemtica de procesos destinados a establecer y definir, con la mayor precisin
posible, las actividades necesarias para realizarlo alcanzando los objetivos
establecidos, sus resultados, los recursos que consumirn y los costos en que
incurrirn, cundo se realizar cada actividad (duracin y secuencia de las
mismas) y quin ser responsable de realizar cada una de ellas.

4.5.1.1 Plan maestro del proyecto

El producto principal de la fase de planificacin del proyecto es el plan de base o
plan maestro del proyecto (Figura 23) que comprende:

El plan de trabajo para realizarlo y cumplir sus objetivos, incluyendo todas las
actividades del proyecto, su definicin y resultados, los recursos a asignar a
cada una de ellas, su costo, duracin y secuencia.

El calendario detallado correspondiente a dicho plan de trabajo, mostrando el
periodo de tiempo en el que se desarrollar cada actividad y, por tanto, se
incurrir en los costos planificados para ella, as como la duracin total del
proyecto, con indicacin del camino crtico y las actividades que abarca
Visin general
La planificacin es la
fase crucial del ciclo de
vida del proyecto
xito

Calidad
Producto y sus
componentes
Hitos y Limitaciones
Objetivos
Enfoques
Potenciales
Definicin
compartida del
equipo del proyecto,
cliente y empresa
76

El plan de costos, o curva de evolucin de los costos a lo largo del proyecto de
acuerdo al plan de trabajo del mismo

Ilustracin 26. Plan Base o maestro: Elementos Bsicos


Los tres componentes principales del plan maestro del proyecto (plan de trabajo,
calendario detallado y plan de costos) estn totalmente relacionados entre s. Las
desviaciones de costo de las actividades, de su duracin o del tiempo en que se
producen respecto del plan, repercutirn en desviaciones del calendario y la
evolucin de los costos de ejecucin del proyecto, respecto del calendario y plan
de costos maestros.

El plan maestro del proyecto es por ello el elemento fundamental para el
seguimiento y control del mismo y para poder realizar estimaciones fiables de los
resultados finales a lo largo de su ejecucin. Por ello, debe mantenerse inalterado
a lo largo de la ejecucin del proyecto, salvo cambios en los objetivos y alcance
del mismo, debidamente justificados y documentados. El elemento fundamental
para la elaboracin del plan maestro del proyecto es la Estructura de Desglose del
Trabajo o EDT (WBS).

Calendario

SEMANAS
2. Hardware
21. Disear
22. Fabricar
23. Validar

Plan Integrado de Trabajo
Calendario y Costos

Plan de
Trabajo
Calendario
del proyecto
Plan de
Costos
77

4.5.1.2 Planes de soporte

Adicionalmente al plan maestro, la planificacin comprende la elaboracin de los
planes necesarios para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto,
soportar y facilitar su gestin; que se denominan planes de soporte a la gestin del
proyecto. Los principales son los planes de calidad, el plan de organizacin o
asignacin de responsabilidades, el plan de riesgos, el plan de comunicacin y el
plan de aprovisionamiento. Es responsabilidad del gestor del proyecto decidir
cules de estos planes de soporte es necesario realizar y el nivel de detalle al que
deben elaborarse.

4.5.1.2.1 Elaboracin de planes de Soporte

El objetivo de la elaboracin de planes de soporte del proyecto es el de asegurar
el cumplimiento de sus objetivos, disminuir los riesgos, aumentar su predictibilidad
y facilitar la gestin del proyecto.

78

Los principales planes de soporte son:

Ilustracin 27. Principales planes de soporte

El riesgo debe valorarse, en la medida de lo posible, en trminos econmicos
considerando su impacto econmico y la probabilidad de ocurrencia.

4.5.1.3 Consolidacin del equipo de proyecto

La fase de planificacin del proyecto es fundamental as mismo para la
consolidacin del equipo de proyecto. Durante la misma se definen con precisin
los objetivos y la forma de alcanzarlos, se asigna responsabilidades entre sus
miembros y se deben establecer las normas bsicas de comportamiento en el

Plan de Riesgos
Identificar los
riesgos, evaluarlos
y establecer la
forma de contener
su impacto

Plan de
Organizacin
Asignar y
documentar los
roles,
responsabilidades
jerrquicas y de
colaboracin
Plan de
Aprovisionamiento

Incluir todos los
aspectos; equipos
materiales y
servicios
Plan de
comunicacin

Determinar las
necesidades (que
se necesita,
cundo y cmo)
Plan de calidad

Estndares y
normas aplicables
determinar como
satisfacerlos

Planes de
Soporte
79
equipo y para la gestin de las crisis. A lo largo de la fase de planificacin, el
gestor del proyecto debe tener as mismo la posibilidad de negociar con la
Direccin y el patrocinador del proyecto las modificaciones que considere
necesarias en la composicin del equipo de proyecto.

80
4.5.2 Definicin del proyecto


Establecimiento de consenso documentado en el
mbito del equipo de proyecto, y de ste con los
accionistas del mismo y la Direccin, sobre:

El contenido y alcance del proyecto
Los objetivos del cliente y usuarios
Los criterios para la medida del xito
Las limitaciones para conseguir el xito
Los enfoques potenciales para superar dichas
limitaciones
Los objetivos del proyecto


Este proceso se inicia como resultado de un
contrato o autorizacin interna para ejecutar
un proyecto
El compromiso entre Soluziona y el cliente,
externo o interno, es firme en este momento, y
el principal responsable de cumplirlo es el
equipo de proyecto
Para poder hacerlo, es necesario definir con
precisin el contenido y alcance de dicho
compromiso (productos, servicios,
calendario...)
Deben asimismo ser consensuados en el
mbito del Equipo de proyecto los objetivos de
ste, y aclarada cualquier duda respecto a los
mismos con los accionistas internos del
proyecto
Tiene extraordinaria importancia celebrar
consultas con el cliente para aclarar
indefiniciones y acordar las ayudas y tareas a
realizar por l para la realizacin del proyecto
Cuando el gestor y equipo de proyecto
responsable de la realizacin del proyecto es
diferente del que elabor y negoci la oferta,
es preciso asegurar la adecuada transmisin
de toda la informacin relativa al proyecto y al
cliente entre ambos equipos, e informar
tempranamente al cliente de dicho cambio

APLICABLES

Consultas a clientes y a proveedores
potenciales (externos e internos)
Anlisis costo-beneficio
Juicio de expertos
Tcnicas de trabajo en grupo, especialmente
de definicin del problema, creatividad y
establecimiento de consenso (Brainstorming,)

DATOS DE PARTIDA

Documentacin de peticin de oferta, pliego de
condiciones
Oferta
Pedido, contrato
Otras informaciones del cliente
Normativa aplicable
Directrices y objetivos de la Direccin
PASOS RECOMENDADOS

1. Apertura, codificacin de contrasea
3. Asignacin del Gestor y Equipo de proyecto e
identificacin del responsable del proyecto por el
cliente
4. Consultas a los clientes. Aclaracin y correccin
de indefiniciones y contradicciones
5. Definicin del contenido, alcance, hitos y duracin
del Proyecto
6. Recogida de informacin sobre capacidades y
limitaciones de Soluziona
7. Identificacin y evaluacin preliminar de enfoques
potenciales que aseguren el xito del proyecto
8. Documentacin de las conclusiones obtenidas
RESULTADOS

Descripcin consensuada, en el mbito de Soluziona,
de:

Producto, componentes principales
Objetivos del cliente y usuarios en relacin al
producto y su nivel de desempeo
Hitos del proyecto, criterios y consecuencias de su
cumplimiento
Criterios para la medida del xito del proyecto
Limitaciones propias para satisfacer las
expectativas de los clientes
Enfoques potenciales para asegurar el xito del
proyecto
Objetivos del proyecto consensuados en el mbitos
del Equipo de proyecto

Formato 4.0.1/F1: Definicin del proyecto
81
4.5.2.1 Estructura de desglose del trabajo, definicin, determinacin de
costos y duracin de sus elementos


Desglose del proyecto en el conjunto de productos y/o
actividades bsicas necesarias para la obtencin del
producto final hasta el nivel necesario para establecer
el grado de esfuerzo previsto para realizar cada uno de
los elementos y determinar los presupuestos de costos
y duracin de los mismos.
Comprende los criterios de inicio y terminacin de cada
elemento, su especificacin y los requisitos y pruebas
de calidad necesarias para su aceptacin.
Debe incluir los procesos de recepcin y pruebas del
producto y sus componentes exigidos por el cliente,
por la normativa aplicable y por la propia Soluziona. En
su elaboracin deben participar, adems de los
miembros del equipo de proyecto, los responsables
funcionales que sean necesarios para establecerlos.


El desglose del trabajo llega hasta el nivel de
detalle en que cada uno de sus elementos a nivel
inferior sea:

Completo y separado, o con mnimo
solapamiento con otros elementos
Integrable de forma que el proyecto total
resulte visible
Realizable en su totalidad por un grupo
homogneo de personas bajo la dependencia
de un responsable
Medible en trminos de progreso, esfuerzo
requerido para realizarlo y presupuestable en
costos y duracin en funcin de los recursos
que se le apliquen
De duracin no superior a cuatro semanas,
siempre que ello sea posible

El software especfico para la Gestin de
Proyectos, puede facilitar la codificacin y
representacin grfica de la EDT (WBS) del
proyecto; pero la determinacin de los elementos
que la componen, la definicin de los mismos y el
nivel de desglose a que es necesario llegar para
planificar el proyecto adecuadamente, son tareas
que deben realizar el gestor y equipo de proyecto
con base a su conocimiento y experiencia, a las
exigencias del cliente y a las normas de la
compaa
El proceso se completa con la presupuestacin de
los costos y duracin (en funcin de los recursos
disponibles) de los elementos de la EDT (WBS),
comenzando por los de nivel inferior de desglose de
la misma, y el anlisis de la coherencia y
consistencia del resultado final de este proceso

APLICABLES
Gua para el establecimiento de la EDT
Tcnicas de trabajo en grupo, especialmente de
creatividad y establecimiento de consenso
DATOS DE PARTIDA

Documentacin del proyecto (pliego de
prescripciones tcnicas y administrativas, oferta
comercial, carta de adjudicacin, contrato...)
Definicin del proyecto
Documentacin generada (EDT o WBS,
estimaciones de costos, calendario...) en la
etapa precontractual
Informacin histrica de proyectos similares
PASOS RECOMENDADOS

trabajo ms adecuado
3. Establecimiento del primer nivel de desglose del
proyecto
4. Ampliacin de los niveles de desglose hasta que
para cada elemento de nivel inferior puedan
identificarse las actividades y el nivel de
esfuerzo requerido, necesarios para realizarlo
5. Identificacin de los recursos a aplicar,
presupuesto de los costos y duracin de los
elementos de la EDT (WBS) al nivel inferior de
desglose
6. Anlisis de coherencia y consistencia,
establecimiento de consenso
RESULTADOS

Estructura de desglose del trabajo
Definicin (descripcin y especificacin) de
cada uno de los elementos de dicha
estructura
Contenido del trabajo de los elementos de la
estructura al nivel inferior de desglose
Recursos previstos, presupuesto de costos y
duracin de cada uno de los elementos de la

Formato 4.1.1/F1: Estructura de desglose del
trabajo
82
4.5.2.2 Estructura de desglose primario del trabajo, definicin de sus
elementos


Proceso aplicable a proyectos en los que partes o
elementos importantes del mismo deben ser realizados
por unidades organizativas de Soluziona no
dependientes del equipo de proyecto, suministradores o
subcontratistas externos, que los desarrollarn y/o
ejecutarn bajo su propia responsabilidad.
Para el establecimiento de la estructura completa de
desglose del proyecto, es necesario establecer una
estructura de desglose primario del trabajo que permita
la identificacin precisa de los elementos a realizar por
cada uno de ellos.
Esta debe incluir los procesos de recepcin y pruebas
del producto y sus componentes exigidos por el cliente,
por la normativa aplicable y por la propia Soluziona. En
su elaboracin deben participar, adems de los
miembros del equipo de proyecto, los responsables
funcionales) que sean necesarios para establecerlos.
En este tipo de proyectos, el gestor normalmente
utilizar la estructura de desglose primario del trabajo
como elemento bsico para la gestin integrada del
proyecto y a efectos de seguimiento y control de su
situacin durante la ejecucin del mismo.


Durante este proceso, el proyecto se desglosa en el
conjunto de elementos (actividades, compras,
subcontratas, pruebas, certificaciones...) que debern
ser realizados por cada unidad organizativa de Soluziona
(grupo homogneo de personas), suministrador o
subcontratista externos El desglose primario llega
solamente al nivel de detalle en que cada uno de estos
elementos es:
Completo y separado, o con mnimo solapamiento con
otros elementos de la EDT (WBS)
Integrable de forma que el proyecto total resulte visible
Realizable en su totalidad por un grupo homogneo de
personas bajo la dependencia del jefe de proyecto o por
un solo departamento o unidad organizativa de
Soluziona, suministrador o subcontratista externos
Habitualmente comprender tres niveles de desglose
para proyectos grandes, dos para pequeos
Este desglose permite identificar las reas internas y
colaboradores externos que deberan participar en el
proyecto
El proceso se completa mediante la definicin
(descripcin y especificacin) del trabajo a asignar a
cada uno de ellos al nivel de detalle suficiente para
facilitar su comprensin y el establecimiento de las
fechas aproximadas en que el trabajo deber ser
realizado a efectos de facilitarles la planificacin del
mismo. Dicha definicin debe incluir todos los requisitos
a cumplir por el trabajo o producto resultante del mismo:
su calidad, pruebas, inspecciones, certificados

Gua para el establecimiento de la EDT
DATOS DE PARTIDA

Documentacin del proyecto (pliego de
prescripciones tcnicas y administrativas,
oferta comercial, carta de adjudicacin,
contrato)
Documentacin generada (EDT o WBS,
estimaciones de costos, calendario) en la
etapa precontractual
Informacin histrica de proyectos similares
PASOS RECOMENDADOS

trabajo ms adecuado
3. Establecimiento de EDT (WBS) primaria
4. Definicin (descripcin y especificacin) de los
elementos de la EDT (WBS) primaria
5. Secuenciado de los elementos de la EDT (WBS)
primaria e incorporacin de los hitos del
proyecto
6. Establecimiento del calendario provisional:
determinacin de las fechas de inicio y
terminacin intencionales de los elementos de la
EDT (WBS) primaria
7. Establecimiento de consenso entre los
participantes en el proceso sobre la EDT (WBS)
primaria, la definicin de sus elementos y el
calendario provisional de realizacin de los
mismos
RESULTADOS

Definicin de los elementos de la EDT (WBS)
primaria
Calendario provisional de realizacin de los

Formato 4.2.1/F1: Estructura de desglose
primario del trabajo
83
4.5.2.3 Estructura de desglose ampliado de trabajo


Desglose en detalle de los elementos de la EDT (WBS)
primaria.
Incluye el desglose de cada uno de los elementos
establecidos en el desglose primario, hasta el nivel
necesario para determinar el grado de esfuerzo previsto
para realizar cada uno de sus elementos y determinar
los presupuestos de costos y duracin de los mismos.
Comprende los criterios de inicio y terminacin de cada
elemento, su especificacin y los requisitos y pruebas de
calidad necesarias para su aceptacin.


El desglose ampliado o completo del trabajo llega
hasta el nivel de detalle en que cada uno de sus
elementos a nivel inferior sea:

Completo y separado
Integrable de forma que el proyecto total resulte
visible
Realizable en su totalidad por un grupo homogneo
de personas bajo la dependencia del jefe de proyecto
o por un solo departamento o unidad organizativa de
Soluziona, suministrador o subcontratista externos
Medible en trminos de progreso, esfuerzo requerido
para realizarlo y presupuestable en costos y duracin
en funcin de los recursos que se le apliquen
De duracin no superior a cuatro semanas, siempre
que ello sea posible

En los proyectos en los que intervienen unidades
organizativas de Soluziona no dependientes del
equipo de proyecto, suministradores y subcontratistas
externos clave, este proceso requiere acordar con
ellos el nivel de detalle al que deben llegar en la
elaboracin de la estructura de desglose del trabajo
asignado a los mismos. Esto requerir en muchos
casos el uso de las capacidades de liderazgo y
negociacin del gestor y equipo de proyecto y, en
ocasiones, el apoyo de la Direccin y/o del
patrocinador del proyecto
El software especfico para la Gestin de Proyectos,
puede facilitar la codificacin y representacin grfica
de la EDT (WBS) ampliada; pero la determinacin de
los elementos que la componen, la definicin de los
mismos y el nivel de desglose a que es necesario
llegar para planificar el proyecto adecuadamente, son
tareas que deben realizar el gestor y equipo de
proyecto con base a su conocimiento y experiencia, a
las exigencias del cliente y a las normas de la
compaa
El proceso se completa con la presupuestacin de los
costos y duracin (en funcin de los recursos
disponibles) de los elementos de la EDT (WBS)
ampliada, comenzando por los de nivel inferior de
desglose de la misma, y el anlisis de la coherencia y
consistencia del resultado final de este proceso

DATOS DE PARTIDA

Definicin y calendario provisional de la EDT
(WBS) primaria
Informacin Histrica de proyectos similares
PASOS RECOMENDADOS

2. Solicitud, a las unidades organizativas de
Soluziona y suministradores y subcontratistas
externos, de que realicen la EDT (WBS) del
elemento del proyecto que les ha sido asignado,
definiendo actividades, recursos, presupuesto
de costos y duracin, indicndoles el nivel de
detalle requerido
3. Realizacin de la EDT (WBS) ampliada de los
elementos de la EDT (WBS) primaria a ejecutar
por el propio equipo de proyecto. Identificacin
de actividades, recursos, presupuesto de costos
y duracin de dichos elementos al nivel de
detalle requerido
4. Recogida e integracin de resultados.
Elaboracin de la EDT (WBS) ampliada o
completa del proyecto, incluyendo la
planificacin de recursos, presupuesto de
costos y duracin de los elementos al nivel
inferior de desglose. Anlisis de coherencia y
consistencia
RESULTADOS

Definicin (descripcin y especificacin) de cada
uno de los elementos de dicha estructura
Contenido del trabajo de los elementos de la
Recursos previstos, presupuesto de costos y
duracin de cada uno de los elementos de la
estructura al nivel inferior
de desglose

Formatos 4.2.2/F1: Estructura de desglose ampliado
del proyecto (EDT o WBS especfica de cada
elemento de nivel inferior de la estructura de desglose
primario del trabajo
84
4.5.2.4 Establecimiento del plan integrado de trabajo calendario y
Costos


Proceso interactivo entre el equipo de proyecto,
subcontratistas y unidades de Soluziona participantes
en el proyecto, para ajustar el calendario a los
objetivos del proyecto, introducir mejoras y conseguir
el compromiso de los participantes relevantes en el
proyecto con un plan de trabajo, calendario y plan de
costos ambiciosos pero realistas.


El calendario y plan de costos preliminares pueden
no ajustarse a las necesidades y expectativas del
cliente y satisfacer los objetivos de Soluziona para el
proyecto, y son siempre mejorables

Este es un proceso que implica el ejercicio de las
capacidades de negociacin y liderazgo del gestor y
equipo de proyecto. Debe involucrar a todos los
participantes en el proyecto para identificar los
cambios y actuaciones que es necesario aplicar al
plan preliminar del proyecto para satisfacer las
necesidades y expectativas del cliente y los objetivos
establecidos por la compaa, mejorndolos en lo
posible. Debe asimismo comprometerlos para aplicar
dichos cambios y actuaciones

La identificacin de los cambios y actuaciones a
introducir para ajustar el plan preliminar del proyecto
a las necesidades y expectativas del cliente y los
objetivos establecidos por la compaa, pueden
precisar efectuar simulaciones, considerando
diferentes alternativas de utilizacin de recursos,
costos y duracin de las actividades

APLICABLES

Ingeniera Concurrente
Tcnicas de resolucin de problemas en grupo
Tcnicas de liderazgo y negociacin

DATOS DE PARTIDA

Objetivos del proyecto
EDT (WBS) del proyecto
Lista y definicin de elementos de la EDT (WBS)
Dependencias entre elementos
Dependencias y restricciones externas
Calendario y plan de costos preliminares del
proyecto
PASOS RECOMENDADOS

2. Comparacin del calendario y plan de costos
preliminares con las necesidades del cliente y
los objetivos del proyecto
3. Identificacin de incumplimientos
4. Identificacin de cambios a introducir para
evitar incumplimientos
5. Identificacin de actuaciones de mejora
posibles (Ingeniera Concurrente, anlisis de
valor...)
6. Negociacin de los cambios y mejoras con el
cliente y proveedores externos e internos
cuando sea preciso
7. Elaboracin del plan integrado. Consecucin
de compromiso de todos los afectados con
los objetivos acordados
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
RESULTADOS

Plan maestro del proyecto (Plan integrado de
trabajo, calendario y costos)
Acuerdos con el cliente y proveedores externos e
internos soportando el plan (documentados cuando
sea preciso) de desglose
85
4.5.3 Lista de Comprobacin de la fase

miembros del equipo de proyecto y, con base a los resultados conjuntos
obtenidos, stos se pondrn de acuerdo sobre las reas y conceptos no
precisados satisfactoriamente y las acciones complementarias que se deben
realizar para poder dar por concluida la fase.

Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que est de acuerdo
1. Se dispone de informacin suficiente en relacin al proyecto
2. Se ha asignado gestor y equipo de proyecto al proyecto
3. El contenido y alcance del proyecto estn bien definidos
4. Se conocen los objetivos del cliente y usuarios respecto al proyecto
5. Se sabe cmo medir el cliente el xito del proyecto
6. Se conocen las limitaciones que tenemos para lograr el xito del proyecto
7. Se han identificado enfoques potenciales para superar estas limitaciones
8. Se ha establecido acuerdo sobre los objetivos del proyecto
9. Los objetivos del proyecto son ambiciosos pero realistas
10. Se han definido los componentes principales del producto
11. Se han determinado las pruebas, procesos y documentacin necesarios para la garanta y el
aseguramiento de la calidad del proyecto y requeridos por el cliente
12. Se han identificado todas las actividades necesarias para la realizacin del proyecto, incluidas
las correspondientes al punto anterior, y se ha desarrollado una EDT (WBS) que las recoge
13. Se ha documentado y explicado cada paquete de trabajo a asignar a las unidades
organizativas involucradas en la realizacin del proyecto y stas lo han entendido
14. Se ha elaborado un plan de trabajo completo que refleja todas las actividades recogidas en la
EDT (WBS), cundo se realizarn, quin las realizar, qu recursos utilizar y cul ser su costo
15. Se ha establecido un plan maestro que recoge el plan de trabajo, el calendario y la evolucin
de los costos en el tiempo que corresponde al mismo
16. Se han establecido y comunicado las normas y procedimientos para la gestin de
configuracin, calidad y los cambios que se pueden producir en el proyecto
17. Se han identificado y evaluado los riesgos probables del proyecto y se ha elaborado un plan de
vigilancia y contencin de los mismos
18. Se han asignado claramente las responsabilidades para el desarrollo del proyecto y stas han
sido aceptadas por los afectados, incluidos los subcontratistas y proveedores externos clave
19. Estn definidos y acordados todos los compromisos y responsabilidades del cliente en relacin
al proyecto
20. Se sabe quines son los responsables e interlocutores por parte del cliente y de Soluziona en
relacin al proyecto
21. Se han analizado las necesidades de informacin para cada participante o interesado en el
proyecto y se han determinado la periodicidad, los medios y canales ms adecuados para
satisfacerlas
22. El equipo de proyecto ha establecido los aspectos crticos a controlar para el xito del proyecto
23. Se tiene confianza en que el seguimiento del plan garantiza que el producto/servicio ser
entregado a satisfaccin del cliente y cumpliendo los objetivos del proyecto
24. Debera procederse a la ejecucin de este proyecto

86

DECISION EJECUTIVA DE4: Aprobacin del Plan del Proyecto

Aprobacin del plan consolidado del proyecto, comprendiendo el plan maestro
(trabajo, calendario y costos) y los planes de soporte; autorizacin ejecutiva, al
nivel establecido por la poltica y normas de la compaa, para proceder a la
ejecucin del proyecto segn el plan aprobado

4.5.4 Formatos

Definicin del Proyecto
Formato
4.0.1/F1
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO

Gestor del proyecto Nombre: _____________________________________________________
Responsable del proyecto (por el cliente). Nombre _____________________________________

Equipo de proyecto
Nombre Unidad organizativa

Colaboracin en el proyecto
Nombre Unidad organizativa

Fecha de Inicio_________________________ Fecha de Terminacin ____________________ Duracin (meses)______

DE4
87

Descripcin del Producto

Qu espera del producto el cliente
(Mximo tres beneficios o atributos del producto no explcitos en el contrato (Ej: alta fiabilidad, facilidad de uso...)

Que esperan los usuarios

Documentacin del proyecto
(Oferta, propuesta, contrato, pliego de especificaciones)

Hitos contractuales y/o acordados con el cliente, ordenados cronolgicamente en la medida de lo posible.

Hito
Fecha de
cumplimiento Descripcin del hito
Criterio de
cumplimiento
Consecuencia
del cumplimiento
H1

H2

H3

Facturacin
Fecha Importe Condiciones Facturar a Condiciones de pago

Total

Limitaciones para el xito del proyecto

88

Enfoques potenciales para el xito del proyecto

Comentarios

EDT o Estructura de Desglose del Trabajo

Estructura de Desglose del trabajo
Formato
4.1.1/F1
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO

EDT del proyecto
Tipo de
unidad
Unidades en
subestructura
Costo
Unitario
Costo
Total
Duracin
(semanas)
Numero
de
estructura
Numero de
subestructura
Denominacin

TOTAL
89

Estructura de desglose primario

Estructura de Desglose primaria del trabajo
Formato
4.2.1/F1
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO

Estructuras Responsabilidad de la Realizacin
Numero
de
estructura
Numero de
subestructura
Denominacin
Departamento/ unidad
organizativa/
suministrador o
subcontratista responsable
Fecha de inicio
intencional
Fecha de terminacin
Intencional


Estructura de Desglose del trabajo
Formato
4.2.2/F1
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO
Departamento/unidad organizativa/suministrador/subcontratista responsable

EDT del proyecto
Tipo de
unidad
Unidades en
subestructura
Costo
Unitario
Costo
Total
Duracin
(semanas)
Numero
de
estructura
Numero de
subestructura
Denominacin

TOTAL

90
4.5.5 Fase 5 ejecucin, seguimiento y control

El propsito de la ejecucin del proyecto es llevarlo a cabo en concordancia con el
plan aprobado hasta la entrega del producto final al cliente, a su satisfaccin y
cumpliendo todos los objetivos establecidos.

El propsito del seguimiento y control del proyecto es asegurar que lo esperado
ocurra.

91

Ilustracin 28. Fase 5 ejecucin, seguimiento y control


Ejecucin del
Proyecto

Actualizacin del Plan de
acuerdo a los requisitos
y procedimientos de la
Compaa

5.0.1 5.1.1
Identificacin de
acciones correctivas y
para la mejora contina

Supervisin y anlisis
de desviaciones
respecto al plan

Informacin de
Seguimiento del
proyecto
Reconocimiento de
Ingresos y
Mrgenes
92
4.5.5.1 Visin General y Aspectos a Considerar

Ilustracin 29. Visin general de la fase 5


El control del proyecto se cierra con la identificacin y aplicacin de medidas
correctivas de las desviaciones, de contencin de riesgos y para la mejora
continua. Siendo sta la parte fundamental de esta fase, no puede realizarse de
manera efectiva sin haber identificado previamente las desviaciones respecto al
plan.

Visin General
Ejecucin Seguimiento y control Plan Maestro
Progreso con
base al plan
Introducir
Mejoras
Aumentar la
satisfaccin del cliente
Analizar informacin,
Identificar los riesgos
y desviaciones
respecto al plan
Indagar las causas,
definir actuaciones
para eliminarlos o
contrarrestarlos
EXITO
Facilita el
seguimiento y
control del
proyecto
Identificacin de las
desviaciones
De alcance
De costos
De calendario
93
4.5.5.2 Identificacin de Acciones Correctivas y Para la Mejora Continua


Identificacin y evaluacin de las medidas y
cambios a introducir en los programas de trabajo,
procesos, recursos, etc., Para corregir las
desviaciones y mejorar las previsiones de futuro
del proyecto.

Negociacin de dichas medidas y cambios con los
afectados; establecimiento de acuerdos y
elaboracin del plan de accin para la mejora.

ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR

Este proceso es una parte fundamental del
control del proyecto que frecuentemente se
omite. Permite corregir la mayor parte de las
desviaciones negativas que se producen
durante la ejecucin de los proyectos e
identificar y aplicar en continuidad acciones de
mejora
El desarrollo de este proceso por el equipo de
proyecto inmediatamente despus de cada
sesin de seguimiento y supervisin, es un
factor determinante del xito del proyecto

Es un proceso de resolucin de problemas y
establecimiento de planes de accin
consecuentes

Los mejores resultados se obtienen mediante
el trabajo en grupo para la resolucin de los
problemas identificados, el establecimiento de
consenso sobre las medidas a aplicar y su
negociacin con los afectados por las mismas

APLICABLES

Guas, tcnicas y herramientas para la resolucin
de problemas

DATOS DE PARTIDA

Plan maestro
Planes de soporte
Informacin para el seguimiento del proyecto
Anlisis de desviaciones, causas e impacto en el
proyecto
Anlisis de incidencias y riesgos
Verificacin de cumplimiento de hitos y calidad
PASOS RECOMENDADOS

2. Identificacin de alternativas para la
correccin de desviaciones, contencin de
riesgos y mejoras posibles
3. Evaluacin y seleccin de alternativas
4. Negociacin con los afectados por las
alternativas seleccionadas
5. Establecimiento del plan de accin
6. Revisin de conclusiones (utilizar la lista de
7. comprobacin)
8. Documentacin de resultados
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CON
RESULTADOS

Plan de actuacin para la correccin de
desviaciones, mejora de los resultados y
contencin de riesgos
Estimacin de los resultados de su aplicacin
SOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
NTROLDOCUMENTACION DE LOS RESULTADOS

Formato 5.1.1/F1: Informe de gestin
94
4.5.5.3 Lista de Comprobacin de la fase

Peridicamente durante la ejecucin del proyecto deber rellenarse una copia de
esta lista individualmente por cada uno de los miembros del equipo de proyecto,
y, con base a los resultados conjuntos obtenidos, stos se pondrn de acuerdo
sobre las reas y conceptos no precisados satisfactoriamente y las acciones
complementarias que se deben realizar para mejorar el seguimiento y control del
proyecto o poder dar por concluida la fase.

Marque con una X el recuadro correspondiente a las afirmaciones con las que est de acuerdo.
1. El cumplimiento de los requisitos e hitos acordados con el cliente y la satisfaccin de sus necesidades son
prioritarios para el equipo de proyecto
2. Se proporciona al cliente peridicamente la informacin adecuada sobre la evolucin e incidencias
del proyecto
3. Los responsables de las diferentes partes del proyecto gestionan y controlan eficazmente los
costos y calendarios de las mismas y facilitan, cuando se precisa, estimaciones soportadas y fiables
del porcentaje de avance alcanzado y la fecha y costo de finalizacin de las subestructuras bajo su
responsabilidad
4. Los costos en que incurre el proyecto se autorizan, registran y contabilizan de acuerdo a las
normas de Soluziona y del propio proyecto
5. Se dispone pronto de informacin actualizada y fiable de los costos incurridos hasta la fecha en
cada subestructura del proyecto
6. Est definida, se elabora, captura y procesa la informacin necesaria para el control conjunto de
hitos, costos y calendario del proyecto, y para el reconocimiento de ingresos y mrgenes
7. La informacin integrada y de detalle de costos y calendario del proyecto permite identificar las
desviaciones que se producen y dnde se producen, y facilita la indagacin de sus causas
8. Los miembros del equipo de proyecto conocen las tcnicas y herramientas de gestin de
proyectos para la identificacin y anlisis de desviaciones de costo y calendario del proyecto
9. El equipo de proyecto analiza, como mnimo una vez al mes, la evolucin de los costos y
calendario del proyecto respecto al plan; identifica las desviaciones y sus causas y las medidas
correctivas aplicables
10. Se aplican con prontitud las medidas para la correccin de las desviaciones de costo y calendario
identificadas, negociando las mismas cuando es necesario con los afectados por ellas
11. El reconocimiento de ingresos y mrgenes del proyecto se realiza de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos en Soluziona
12. Cuando es necesario cambiar el plan maestro del proyecto, se siguen las normas y
procedimientos de Soluziona al respecto
13. Los cambios de configuracin se negocian con el cliente cuando tienen un impacto en el producto
final y sus prestaciones, los costos o el calendario del proyecto; y se comunican y documentan
adecuadamente
14. La calidad de los procesos y productos se supervisa, gestiona y documenta satisfactoriamente
15. Se supervisan mensualmente los riesgos e incidencias del proyecto y el plan de contencin de
riesgos y se actualiza el mismo cuando es necesario
16. Se celebran reuniones peridicas, de informacin y coordinacin del proyecto, entre el equipo de
proyecto, los directivos funcionales y los responsables de las unidades organizativas de Soluziona
participantes en el proyecto. Se invita a las mismas a subcontratistas y proveedores clave cuando es
conveniente
17. Los informes mensuales de gestin del proyecto son precisos en los datos y fiables en las
estimaciones que aportan
18. La Direccin est informada de la evolucin del proyecto. Se consigue ayuda y apoyo de la
misma cuando es necesario
19. Debe procederse al cierre del proyecto
95
DECISION EJECUTIVA DE5: Autorizacin de cierre del proyecto

El Informe de Gestin, debe ser capturado por los Sistemas de Informacin
Corporativos en los hitos y/o con la periodicidad establecida para cada proyecto
en ejecucin por la poltica y normas de la Compaa y las instrucciones de la
Direccin de Mercado correspondiente hasta la conclusin del mismo

Anlisis del informe de gestin, recomendaciones de actuacin y autorizacin
ejecutiva, en su caso, para proceder al cierre del proyecto y entrega del producto
al cliente.
4.5.5.4 Formatos

Etapa contractual seguimiento y control del proyecto
Formato
5.1.1/F1
CLIENTE

SECTOR ECONOMICO

Evolucin general del Proyecto

Hitos Contractuales

Hito Descripcin
Semana contractual
de cumplimiento
Situacin
Ultima prevision del
cumplimiento
Desviacion
(Semanas)

Situacin; C = Cumplido; P= pendiente

Causas de las desviaciones

DE5
96
Calendario y Costos del proyecto

CPTP

CPTR

CRTR

Detalle de las desviaciones y causas de las mismas

Actual Anterior
Desviacin de calendario
respecto al plan
% (1) % (1)

Desviacin de costos respecto
al plan
% $ % $

Medidas para la correccin de las desviaciones

Causa de la desviacin Medida a aplicar Efecto previsto Plan de accin

Acciones de apoyo requeridas

Medidas para realizar mejoras posibles

Otros aspectos de inters

Calendario y costos. Anlisis de detalles

Costo total presupuestado del
proyecto.
Cambios negociados en el contrato Costo Total presupuestado actual

97

EDT Acumulado hasta la fecha
Numero de
estructura
Numero
de
Subestr
Denominacin
Costo total
presupuestado
% de
avance
a la
fecha
Costo presupuestado
Costo real
del trabajo
realizado
Desviacin
Del trabajo
realizado
Del trabajo
presupuestado
Calendario % Costo %

4.5.6 Fase 6 cierre

El objetivo de la fase de cierre es concluir el proyecto de una forma ordenada que
evite incidencias adversas pos-cierre del contrato y maximice la capitalizacin de
los beneficios del proyecto por parte de la compaa y el equipo de proyecto.
Ilustracin 30. Fase 6. Procesos de cierre


La fase de cierre del proyecto comprende las siguientes actividades:

Pruebas
Medidas
Ensayos
Emisin de certificados
de conformidad y
garanta de acuerdo al
contrato.
Entrega del
producto y
aceptacin por
el cliente
Procesos de cierre
Entrega del producto
y aceptacin por el
cliente

Cierre financiero
Elaboracin de
documentacin para el
archivo histrico del
proyecto
Identificacin,
documentacin y
comunicacin de lecciones
aprendidas y oportunidades
creadas

Evaluacin formal del
proyecto
Disolucin del
equipo de
proyecto
DE5
98

4.5.6.1 Evaluacin formal del proyecto

Se realiza por el gestor y equipo de proyecto y se comunica a la Direccin,
comprendiendo:

1. Evaluacin de los resultados
Resultados del proyecto versus objetivos establecidos
Costo, calendario y desempeo tcnico del producto versus plan maestro y
especificacin

2. Satisfaccin del cliente
Comprar en el futuro a la compaa?
Puede ser utilizado como referencia?
Cambios de alcance y su impacto en el costo, calendario y margen del proyecto
Factores que han afectado a la calidad del trabajo
Eficacia de los mtodos y procedimientos
Recomendaciones para proyectos futuros y para el propio proyecto
Identificacin, documentacin y comunicacin de lecciones aprendidas y
oportunidades creadas

3. Se realiza por el gestor y equipo de proyecto y se comunica a la Direccin
Resumen de resultados y evaluacin de los mismos
Resultados comparados con la propuesta
Satisfaccin del cliente
Nuevos productos y desarrollos realizados
Nuevas tecnologas aplicadas
Cmo se trataron los problemas
Lecciones aprendidas, competencias tcnicas y de gestin adquiridas por el
equipo de proyecto

4. Oportunidades creadas
5. Recomendaciones

Han finalizado todas las
actividades del proyecto
Se ha facturado la
totalidad del mismo
No existen provisiones
pendientes de aplicacin
Cierre
Financiero
99
6. Elaboracin de documentacin para el archivo histrico del proyecto
Debe comprender al menos:
Propuesta
Contrato
Documentacin de desarrollo de concepto
EDT (WBS- Estructura de Desglose del Trabajo) y plan integrado de proyecto
Evaluacin del proyecto
Disolucin del equipo de proyecto

100
5 PLAN DE IMPLEMENTACIN Y CAPACITACION

El plan de implementacin del mtodo para gestin de proyectos esta constituido
por 2 etapas; la etapa de capacitacin y evaluacin, y la etapa de
implementacin del mtodo en la gestin de los proyectos nuevos, es decir la
aplicacin del manual expuesto en este documento.

5.1 Capacitacin

La capacitacin se har en grupos de mximo 30 personas con talleres de 1 o 2
das, con dedicacin total; dirigidos por un experto que les brinde la oportunidad
de interactuar y realizar preguntas.

Este espacio estar dividido en 2 partes; la acadmica donde se expone el
mtodo en su totalidad, las fases y el objetivo que se persigue tanto para la
empresa como para cada proyecto y cada gestor, adems juego de casos donde
se le requerir a los gestores la construccin de esquemas con datos reales
suministrados por los proyectos en desarrollo.

Para los gestores que se encuentren fuera de la ciudad, desplazados donde el
cliente o trabajando en remoto, podrn usar el mtodo por medio de la intranet, a
travs del portal de capacitacin de la empresa, a travs de los cursos virtuales,
con autoevaluacin.

5.1.1 Evaluacin

La evaluacin se har al finalizar el taller donde se realizara una retroalimentacin
grupal, e individual y se dar un mnimo aprobatorio del taller, dependiendo los
resultados se harn los refuerzos necesarios y se retomaran los temas donde
hayan vacos.
5.2 Implementacin

El mtodo para gestin de proyectos se implementara en los proyectos nuevos o
aquellos que estn iniciando su etapa de planeacin, para los proyectos en
ejecucin se har una recopilacin de la informacin disponible e iniciara con la
etapa 5 del mtodo.

101
5.3 Cronograma de implementacin

102
6 INFORMACIN FINANCIERA

Soluziona Ltda., Permite la presentacin de los estados financieros
correspondientes al ao 2007 y 2008 con el fin de establecer y analizar su
comportamiento en este periodo. Se presentan los estados financieros de 2.008
con corte a octubre, dada la inyeccin de capital que realizo la casa Matriz para
recuperar la empresa de la quiebra y prepararla para el proceso de fusion que
atraviesa actualmente.

Por lo que se determinan la situacin real de la organizacin en cuanto a su
liquidez, capacidad de endeudamiento, eficiencia y rentabilidad, con el fin de
determinar la factibilidad de inversin en la implementacin del Diseo del Modelo
de Gestin de Proyectos bajo el Esquema PMI (Project Management Institute).
6.1 Anlisis Vertical y Horizontal de los estados Financieros

SOLUZIONA LTDA
Estado de Resultados
Del 01 de Enero a 09 Octubre de 2007 al 2008
(Expresados en miles de pesos)

Anlisis
Vertical
Anlisis
Horizont
al
2008 2007 2008 2007
2008-
2007
Ingresos operacionales, neto (nota 19) $ 17.476.503 $ 21.552.258 100% 100% -19%
Costo de ventas 14.774.819 20.363.449 85% 94% -27%
Utilidad bruta 2.701.684 1.188.809 15% 6% 127%
Gastos operacionales (nota 20):
Administracin 710.701 2.398.323 4% 11% -70%
Ventas 592.706 731.411 3% 3% -19%
Total gastos operacionales 1.303.407 3.129.734 7% 15% -58%
(Prdida) Utilidad operacional 1.398.277 -1.940.925 8% -9% -172%
Ingresos, Gastos no operacionales,
neto (nota 21) 156.440 -4.992.317 1% -23% -103%
Utilidad antes de correccin monetaria
e impuesto de renta 1.554.717 -6.933.242 9% -32% -122%
Correccin monetaria (nota 22) - -
Utilidad antes de impuesto de renta 1.554.717 -6.933.242 9% -32% -122%
Impuesto de renta (nota 13) 510.280 - 3% 0%
Resultados del ejercicio 1.044.437 -6.933.242 6% -32% -115%
Resultado neto por cuota (en pesos) 255,34 -2.375,13
103
6.1.1 Anlisis Vertical

La empresa Soluziona Ltda., para el ao 2008 presenta una disminucin en
sus costos de ventas en un 9%, debido a un control reflejado en los gastos
administrativos

Los gastos operacionales presentan una disminucin para el ltimo periodo
puesto que en el 2007 se encontraba en un 11% y para el 2008 alcanzo un 4%
lo que implica que sus obligaciones laborales dejaron de representar una salida
importante de ingresos, dado que la empresa empez su etapa de
estabilizacin por el proceso mencionado anteriormente.

Soluziona Ltda., en el ao 2007 no presentaba utilidad operacional en su
gestin, para el ao 2008 presenta una recuperacin del 9%, debido a la
inyeccin de capital que sirvi para el saneamiento de las deudas y permitir
que la utilidad del periodo sea positiva.

6.1.2 Anlisis Horizontal

Los ingresos operacionales que Soluziona Ltda., presenta para el ao 2008 no
han manifestado un incremento alto por el contrario un decrecimiento de -19%,
debido a que en el periodo anterior ocasiono deudas y salida constante de
efectivo.
La utilidad operacional presenta prdida de -172%, aunque en comparacin
con los aos anteriores su nivel de prdida ha generado una mejora relativa.

En cuanto a las ventas se gener un decrecimiento del -19% poniendo en
riesgo a la empresa a sus acreedores y clientes.

Los gastos operacionales se han ido disminuyendo pero es necesario
mantener el control y ajustar algunos cambios internos debido al nivel de
salida de efectivo para este periodo analizado presenta un gasto de -58% de la
operacin de empresa.

104
SOLUZIONA LTDA
Balance General
Al 09 de octubre de 2008
(Con cifras comparativas al 31 de diciembre de 2007)
(Expresados en miles de pesos)

Anlisis
vertical
Anlisis
Horizontal
2008 2007 2008-2007
Activo 2008 2007
Activo corriente:
Disponible (nota 4) 576.559 738.144 3% 5% -21,89%
Inversiones temporales (nota 5) 3.515.116 724.354 16% 5% 385,28%
Deudores, neto (nota 6) 16.604.226 11.690.850 75% 81% 42,03%
Inventarios - 6.364
Diferidos (nota 8) 328.268 228.598 1% 2% 43,60%
Total activo corriente 21.024.169 13.388.310 95% 93% 57,03%

Equipo, neto (nota 7) 661.116 842.686 3% 6% -21,55%
Diferidos, neto (nota 8) 398.138 129.735 2% 1% 206,89%
Otros activos 22.034 22.034 0,00%
Valorizaciones, neto (nota 9) 73.468 73.468 1% 0,00%
22.178.925 14.456.233 100% 100% 53,42%
Pasivo y Patrimonio
Pasivo corriente:
Obligaciones financieras (nota 10) 4.150.000 6.244.000 19% 43% -33,54%
Proveedores (nota 10) 2.046.513 4.034.269 9% 28% -49,27%
Cuentas por pagar (nota 12) 3.670.565 994.342 17% 7% 269,15%
Impuestos, gravmenes y tasas (nota 13) 1.268.037 465.714 6% 3% 172,28%
Obligaciones laborales (nota 14) 245.745 449.777 1% 3% -45,36%
Pasivos estimados y provisiones (nota 15) 5.452.466 2.657.687 25% 18% 105,16%
Otros pasivos 2.118 144.727 0% 1% -98,54%
Total pasivo 16.835.444 14.990.516 76% 104% 12,31%
(Dficit) Patrimonio, neto (nota 16) 5.343.481 -534.283 24% -4% -1100,12%
22.178.925 14.456.233 100% 100% 53,42%
Cuentas de orden (nota 18):
Deudoras 531.865 531.865
Acreedoras 16.856.028 16.856.028
105
6.1.3 Indicadores Financieros ao 2008

Indicador Valor Interpretacin Financiera
EBIT $ 156.440 Representa la Utilidad brura antes de impuestos
CAPITAL TRABAJO BRUTO $ 21.024.169
Soluziona Ltda. cuenta con estos recursos para pagar
sus obligaciones en menos de un ao
CAPITAL TRABAJO NETO $ 4.188.725
Soluziona Ltda. dispones de este recurso despus de
pagar el total de las obligaciones en menos de un ao
RENTABILIDAD BRUTA 15,46%
Es el porcentaje de rentabilidad con la que Soluziona
Ltda. opero durante el ao 2008

6.2 Costo de implementacin del Diseo Metodolgico de Gestin de
Proyectos dirigido a Soluziona Ltda.

PRESUPUESTO IMPLEMENTACION DISEO DEL MODELO DE GESTION DE PROYECTOS
DIRIGIDO A SOLUZIONA LTDA BAJO ESQUEMA PMI
PROYECTO RECURSOS
Cronograma 2 Meses Unidad Total
Profesionales en Formacin 2 Recursos $ 4.000.000 $ 16.000.000
Consultora 1 Recursos $ 8.000.000 $ 16.000.000
Capacitacin del Resultado
final
15 Materiales de apoyo $ 67.000 $ 1.005.000
15 Refrigerios $ 100.000 $ 1.500.000
1 Saln de Capacitacin $ 2.000.000 $ 2.000.000
1 Recurso $ 4.000.000 $ 4.000.000
Otros
2 Gastos de transporte terrestre $ 150.000 $ 300.000
2 Alimentacin $ 250.000 $ 500.000
2 Materiales de apoyo $ 75.000 $ 150.000
1 Cartillas de trabajo $ 180.000 $ 180.000
TOTAL PROYECTO $ 41.635.000

6.3 Fuentes de Financiacin

La fuente principal de financiacin es el disponible con que cuenta la empresa,
dado que la relacin costo beneficio es de 100/100, por todos los argumentos
expuestos a lo largo de este trabajo de investigacin, y los beneficios en el
numeral 7.
106

Por otra parte las entidades financieras resultan otra fuente de financiacin, con
plazos y tasas acorde a la necesidad de la empresa, que varan de acuerdo al
monto del crdito y el plazo de pago, la relacin comercial que tenga la empresa
con las entidades financieras entre otras.

107
7 BENEFICIOS

Puede utilizarse como instrumento de marketing para reforzar la imagen
corporativa de Soluziona Ltda., como empresa de un alto nivel de competencia y
capacidad para la gestin de proyectos en entornos de alta complejidad
tecnolgica.

Facilita la construccin de equipos de proyecto eficientes y el desarrollo de las
competencias de las personas para la gestin de proyectos y la resolucin de
problemas y proporciona guas y herramientas

Soporta el establecimiento de sistemas de informacin y comunicacin para
facilitar la gestin corporativa, la gestin multiproyecto, la planificacin de recursos
y la gestin del conocimiento mediante la aplicacin de etapas, fases, procesos,
formatos, terminologa y sistemas de medida comunes a todos los proyectos de la
compaa.

Es una herramienta fcilmente transmisible y aplicable por los subcontratistas,
proveedores y asociados en los proyectos, favoreciendo el establecimiento con
ellos de un proceso integrado para la gestin del proyecto y reforzando el
liderazgo de Soluziona Ltda.

Es un instrumento eficaz en el mbito de la gestin de proyectos para la mejora de
la posicin competitiva de la compaa y para reforzar la integracin de las
diferentes reas y personas que la componen, facilita la alineacin de los
objetivos y el enfoque de los proyectos con los objetivos corporativos, de las
diferentes reas y programas de la empresa.

Es fcilmente actualizable y transmisible por la red corporativa, Internet o
mediante CD, lo que refuerza su utilidad para la gestin de proyectos con equipos
trabajando en diferentes localizaciones (proyectos virtuales) y para la formacin de
las personas. Establece una terminologa comn en el mbito de Soluziona Ltda.

Facilita la identificacin de las desviaciones, para evitar sobrecostos e inadecuada
utilizacin de los recursos econmicos asignados al proyecto, haciendo ms
eficiente y productiva la gestin para el proyecto, el cliente y la empresa.

108
8 CONCLUSIONES

A lo largo de la investigacin realizada a Soluziona Ltda., y de donde se obtuvo
informacin real de la empresa en cuanto a procesos por rea, presupuestos,
estrategias, y adems su contexto interno y externo se puede concluir:

Soluziona Ltda., cuenta con equipo de gestores de proyecto quienes aun no
disponen con un manual que determine un procedimiento y herramientas que
permitan asegurar la repetitividad del xito de los proyectos, a travs del diseo de
un manual.

La direccin de proyectos es una tcnica administrativa que aplicada al estndar o
norma mundial expedida por el PMI, puede contribuir a mejorar la gestin de
proyectos con una metodologa universal

Se propuso como solucin a la problemtica expuesta en el diagnostico, un
manual de gestin de proyectos bajo esquema PMI, cumpliendo as con uno de
los objetivos especficos propuestos al inicio de la investigacin, de la misma
manera se desarrollo la gua para establecer las EDT (estructura de Desglose de
Trabajo)

La norma PMBOK (Proyect Management Body of Knowledge) es un estndar
mundial que provee mltiples herramientas para gestin de proyectos del cual se
hizo una extraccin a criterio de las profesionales en formacin que orientan a la
empresa objeto de este estudio bajo una metodologa completa y dinmica.

Se realizo el manual corporativo por reas y regido por fases con el fin de
esclarecer un orden y jerarqua en cada actividad a realizar en la consecucin de
las propuestas de proyectos.

Se desarrollaron formatos que apoyan la gestin de propuestas y contratos, la
planificacin del proyecto y la ejecucin y seguimiento del proyecto donde se
destacan listas de comprobacin que se sometern a revisin de todo el equipo
del proyecto

En el desarrollo de la investigacin se presentaron inconvenientes para la
determinacin de la vulnerabilidad econmica, concluyendo, que la empresa
Soluziona Ltda., puede presentar inconvenientes en la Implementacin del
Proyecto, si no se cuenta con un rubro establecido para la Gestin de Proyectos.

109
Existen diversas tcnicas para la administracin de proyectos, las expuestas en
este documento representan las de utilizacin comn, sin embargo para el
cumplimiento de la metodologa expuesta se pueden utilizar las que el equipo del
proyecto decida

La documentacin de cada fase permite hacer un seguimiento puntual en
cualquier etapa de proyecto y realizar la trazabilidad por gestores externos de la
organizacin.

Si la organizacin pretende sistematizar el modelo se tendra una memoria
documentada de las fases, procesos, tiempos y momentos crticos del desarrollo
de cada proyecto.

Las entrevistas realizadas a los gestores de proyectos permiti determinar la
disponibilidad y receptividad con la que cuenta para la implementacin del diseo
metodolgico, siendo as un facilitador y no una tarea adicional a sus actividades
diarias.

110
9 BIBLIOGRAFIA

YOUNG, Trevor L., Gestione bien sus Proyectos, Barcelona, Editorial Gedisa S.A.,
2001, Pg. 59.

DRUDIS, Antonio, Gestin de proyectos, como planificarlos, organizarlos y
dirigirlos, 3 era Edicin, Barcelona, 2000.

MIRANDA, Miranda Juan Jos, Gestin de Proyectos, identificacin
Formulacin, Evaluacin Financiera, Social y Ambiental, 5ta edicin, MM Editores,
Bogota D.C., 2005

AJENJO, Domingo Alberto, Direccin y gestin de proyectos, un enfoque practico,
Alfaomega grupo Editor S.A., 2005

MIRANDA, Miranda Juan Jos, Proyectos Factibles, la cultura de proyectos
instrumento de modernizacin y competitividad, 3era Edicin, Nueva Colombia
industrial, Bogota D.C., 1996

HEERKENS, Gary S. Gestin de proyectos, Madrid, MacGraw Hill Profesional,
2002

111
10 ANEXOS

10.1 ANEXO 1. Gua para establecer EDT o Estructura de Desglose del
Trabajo

La EDT o Estructura de Desglose del Trabajo es una descomposicin jerrquica,
orientada al producto entregable, del trabajo que ser ejecutado por el equipo del
proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables
requeridos. La EDT o Estructura de Desglose del Trabajo organiza y define el
alcance total del proyecto
30
.

La Estructura de Desglose del Trabajo es una descomposicin sucesiva en rbol
de todos los elementos, productos y actividades necesarios para culminar el
proyecto, realizando y entregando al cliente sus productos finales.

Partiendo del proyecto completo, de los productos o servicios finales a entregar al
cliente (hardware, software, servicios, datos), muestra y define en los sucesivos
niveles de desglose y relacionndolos con ellos, los productos intermedios y las
actividades necesarias para realizarlos.

30
[Documento en CD-ROM - Gua de los fundamentos para direccin de proyectos, PMBOK Pg.
126]
112
10.1.1 Niveles de desglose

Ilustracin 31. Ilustracin 1 Ejemplo de EDT proyecto parcial

La Estructura de Desglose del Trabajo o EDT (WBS) es una parte esencial de la
planificacin y gestin de cualquier proyecto. Es la herramienta bsica para
visualizar el proyecto, identificar, definir, organizar y asignar las actividades y
tareas necesarias para su realizacin.

La responsabilidad de su elaboracin es del gestor y del equipo de proyecto. Los
diferentes paquetes de software de gestin de proyectos pueden ayudar a
codificar los elementos de la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)
para la mayora de los proyectos, pero no suplen el talento, la experiencia y la
reflexin del equipo de proyecto necesario para definirlos.

La calidad de la Estructura de Desglose del Trabajo determina la calidad de los
planes del proyecto. La EDT o Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) debe
definir con precisin el trabajo a realizar y desglosarlo en paquetes claramente
definidos que puedan ser utilizados para asignar responsabilidades y establecer
programas, calendarios y presupuestos.
1
Proyecto
Completo
Disear

Software Hardware Gestin
proyecto
Verificar y
Validar
Fabricar
Modelo B Modelo A
2-3 2.2
.
2.1
1
2 3
2.1.2 2.1.1
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Numero de
subestructura
Numero de
subestructura
Numero de
subestructura
113

10.1.2 Aplicaciones de la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo

La EDT o Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) permite visualizar el proyecto
completo como una suma de elementos independientes en cuanto a su contenido,
as como establecer las relaciones de dependencia entre los mismos en el tiempo.
Esto convierte a la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) en la piedra
angular de la planificacin y control de cualquier proyecto y es el elemento bsico
para:

Transmitir la especificacin y requerimientos de cada uno de los elementos a
ser asignados a las diferentes unidades organizativas de Soluziona Ltda,
subcontratistas y proveedores externos
Estimar costos
Establecer el calendario del proyecto consolidando los de las diferentes
actividades y paquetes de trabajo
Establecer planes integrados de calendarios y costos
Identificar riesgos
Desplegar el plan de aseguramiento de calidad
Establecer el plan de organizacin
Definir el plan de aprovisionamientos
Definir un sistema para el control integrado de costos y calendario del
proyecto y para la evaluacin de su grado de avance y nivel de desempeo
Facilitar las decisiones de fabricar o comprar, hacer uno mismo o subcontratar

114

Matriz de responsabilidades

Proyecto

EDT o Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)
Informes de
Seguimiento, costes
incurridos
Identificar Medidas
correctivas
Revisar el plan
Cmo vamos?
Quien hace que?
Proyecto
Qu
Cundo, Cmo
y a qu costo?
Continuar
Organizacin de la compaa

Caleario
SEMANAS
2. Hardware
21.
Disear
22.
Fabricar
23.
Validar

Ejecucin
Desviaciones
Segn Plan
Identificar Medidas
correctivas
Revisar el plan
Plan de
trabajo
Calendario
Costos
115
10.1.3 Recomendaciones para el establecimiento de la EDT o Estructura
de Desglose del Trabajo (WBS)

Aunque la unidad de los proyectos obliga a dar cierta flexibilidad al gestor y equipo
de proyecto para elaborar la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo de cada
proyecto especfico, se pueden establecer las siguientes recomendaciones
generales para ello:

La EDT o Estructura de Desglose del Trabajo debe recoger todos los trabajos
y actividades que comporta el proyecto a partir de los productos a recibir por el
cliente, incluidos los procesos de recepcin y pruebas del producto y sus
componentes exigidos por l, por la normativa aplicable al producto y por la
propia Soluziona. En su elaboracin deben participar, adems de los
miembros del equipo del proyecto, los responsables funcionales que sean
necesarios para establecerlos.

Los gestores de proyecto deben asegurarse de que todos los elementos
(productos y actividades) en los que se desglosa el proyecto al elaborar la EDT
o Estructura de Desglose del Trabajo sean completos y separados, o con
mnimo solapamiento, sean integrables de forma que el proyecto y los
paquetes que lo componen a los diferentes niveles de desglose se puedan ver,
estn definidos, pudindose precisar cundo se inician y cundo son
completados, sean gestionables de forma que se les pueda asignar una
autoridad y una responsabilidad especficas, sean medibles en trminos de
progreso, esfuerzo requerido para realizarlos y presupuestables en costos y
duracin en funcin de los recursos que se les apliquen, al menos al ltimo
nivel de desglose de la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo, tengan una
duracin no superior a cuatro semanas, siempre que sea posible.

Deben asegurarse asimismo que la EDT o Estructura de Desglose del Trabajo
sea consensuada por todos los miembros del equipo de proyecto y fcilmente
explicable al cliente y al resto de la organizacin, subcontratistas y
proveedores.

El aumento del nmero de niveles de desglose hace crecer el nmero de
elementos a definir, especificar, asignar y controlar, aumentando
exponencialmente con ello la complejidad de la planificacin y el control del
proyecto. Por tanto, debe establecerse el nmero mnimo de niveles de
desglose necesarios para que todos los elementos correspondientes al nivel
inferior de desglose de cada una de sus ramas o paquetes de trabajo sean
medibles en trminos de progreso, esto es, permitan identificar las tareas a
realizar y estimar su cuantificacin, duracin, y costo y el desglose del mismo
en costos por naturaleza
116
10.1.4 Mtodos para la representacin grafica

Para la descripcin de actividades y la representacin grfica de su secuencia
existen diferentes mtodos.

10.1.4.1 Mtodo de Diagrama de Precedencia o MDP

Se trata de un mtodo para construir un diagrama de red de tareas de un proyecto
utilizando cuadros para representar las actividades y conectndolas por medio de
flechas que muestren las dependencias. Incluye cuatro tipos de dependencias o
relaciones de precedencia estndar:

Finalizar para empezar: la actividad precedente debe terminar para que pueda
comenzar la siguiente
Finalizar para finalizar: la actividad precedente debe terminar para que pueda
terminar la siguiente
Empezar para empezar: la actividad precedente debe comenzar para que
pueda comenzar la siguiente
Empezar para finalizar: la actividad precedente debe comenzar para que pueda
terminar la siguiente

En el MDP el tipo de relacin lgica ms utilizado es finalizar para empezar,
mientras que las relaciones empezar para finalizar rara vez se utilizan
31
.

10.1.4.2 Diagrama de Flechas, PERT, CPM

Representacin grfica en forma de "red" de las secuencias lgicas de actividades
necesarias para realizar un proyecto
32
.

Mtodo de Diagramacin con Flechas (ADM)

El ADM es un mtodo para crear un diagrama de red del cronograma del proyecto
que utiliza flechas para representar las actividades, que se conectan en nodos
para mostrar sus dependencias. Esta tcnica tambin se denomina actividad en la
flecha (AOA) y, aunque menos comn que el PDM, todava se utiliza para ensear
teora de la red del cronograma y en algunas reas de aplicacin.
El ADM slo utiliza dependencias finalizar a inicio y puede requerir el uso de
relaciones ficticias, denominadas actividades ficticias, que se representan como
una lnea de puntos, para definir correctamente todas las relaciones lgicas. Como
las actividades ficticias no son actividades del cronograma reales (no tienen

31
Disponible en Internet: http://trevinca.ei.uvigo.es
32
Disponible en Internet: www.fundibeq.org/metodologias/herramientas/diagrama_de_flechas.pdf
117
contenido de trabajo), se les asigna un valor de duracin cero a los fines del
anlisis de la red del cronograma. Por ejemplo, en la Figura 6-6 la actividad del
cronograma F depende de la finalizacin de las actividades del cronograma A y
K, adems de la finalizacin de la actividad del cronograma H
33
.

Ilustracin 32. Ejemplo Diagrama de Flechas

PERT PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE Tcnica de
Evaluacin y Revisin de Programas

Mtodo de planificacin de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y
enfocado a la evaluacin de los tiempos y de la probabilidad de completar el
proyecto, dentro de los parmetros de tiempo definidos
34
.

CPM CRITICAL PATH METHOD-Mtodo del Camino Crtico
Mtodo de planificacin de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y
enfocado a la optimizacin simultanea de los tiempos y de la distribucin de
recursos entre las actividades que constituyen el proyecto
35
.

La cadena crtica es otra tcnica de anlisis de la red del cronograma que modifica
el cronograma del proyecto para contemplar los recursos limitados. La cadena
crtica combina los enfoques determinstico y probabilstico. Inicialmente, el
diagrama de red del cronograma del proyecto se construye usando estimaciones
no conservadoras para las duraciones de las actividades dentro del modelo de
cronograma, con las dependencias necesarias y restricciones definidas como
entradas. Luego se calcula el camino crtico. Despus de identificar el camino
crtico, se introduce la disponibilidad de recursos y se determina el cronograma

33
Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Tercera Edicin.
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Disponible en Internet : www.fundibeq.org/metodologias
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Disponible en Internet : www.fundibeq.org/metodologias
1
3
2
4
5
6
7
118
limitado por los recursos resultante. El cronograma resultante, en general, tiene un
camino crtico alterado
36
.
10.1.5 Control del proyecto

El propsito del control del proyecto es asegurar que lo esperado ocurra. Para ello
el sistema de control debe facilitar la identificacin de desviaciones tcnicas, de
costos y calendario respecto del plan establecido en cualquier momento durante la
ejecucin del proyecto, permitiendo as establecer tempranamente las medidas
correctivas necesarias para corregir o atenuar en la medida de lo posible dichas
desviaciones.

Para el control de las desviaciones tcnicas debe observarse estrictamente si una
actividad tcnica est completa o no. Una actividad tcnica no puede considerarse
completada al 100% hasta que se han cumplido los requisitos y pruebas
establecidos para ella.

Datos necesarios

Para poder controlar conjuntamente el cumplimiento del calendario y costos del
proyecto e identificar las desviaciones respecto al plan en una fecha determinada
es preciso disponer de las informaciones siguientes:

El plan maestro del proyecto (plan de trabajo desglosado en subestructuras o
actividades, calendario de las mismas y costos presupuestados para cada una
de ellas)

La informacin facilitada por el gestor del proyecto sobre la situacin (no
iniciada, iniciada, completada) y el porcentaje de avance econmico (en
costos) a la fecha de cada una de las subestructuras o actividades
correspondientes a dicho plan maestro. (Porcentaje del costo incurrido hasta la
fecha respecto del costo total estimado a la finalizacin de la actividad o del
presupuesto ya gastado respecto del presupuesto total asignado a la actividad)

La informacin facilitada por el sistema de control de costos sobre los costos
reales incurridos hasta la fecha en cada una de las actividades
correspondientes al plan maestro del proyecto y a la totalidad del mismo, o
Costo Real del Trabajo Realizado o CRTR (Actual Cost of the Work
Performed o ACWP)

Las desviaciones de costos y calendario respecto al plan pueden ser establecidas
manual o automticamente por los sistemas de informacin de la compaa una

36
[Documentos en CD-ROM - Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK) Tercera Edicin. Pagina 147]
119
vez se ha capturado en los mismos el plan maestro del proyecto, los datos
facilitados por el gestor del proyecto y por el sistema de control de costos,
anteriormente sealados.

Elementos bsicos

Los datos anteriores, permiten calcular para cada actividad del plan maestro y la
totalidad del proyecto

El Costo Presupuestado del Trabajo Planificado o CPTP (Budgeted Cost of
the Work Scheduled o BCWS)
El Costo Presupuestado del Trabajo Realizado o CPTR (Budgeted Cost of the
Work Performed o BCWP) que, conjuntamente con
El Costo Real del Trabajo Realizado o CRTR (ACWP) constituyen los
elementos bsicos para el clculo de las desviaciones en costos y calendario
del proyecto.

Clculo de las desviaciones

Dichas desviaciones se calculan de acuerdo a las frmulas siguientes:
Desviacin porcentual en costos = (CPTR - CRTR) x 100 / CPTR
Desviacin porcentual en calendario = (CPTR - CPTP) x 100 / CPTP

En ambos casos un resultado negativo significa una desviacin indeseable
(aumento de los costos o retraso del calendario).

120
10.2 ANEXO 2. Sntesis de entrevistas
10.2.1 Entrevistas

Objetivo: Recolectar informacin que sirva de soporte y complementacin para la
definicin de gestin de proyectos, y la importancia de su aplicacin en Soluziona
Ltda.

Entrevistado: Ricardo Lora
Cargo: Gerente Banca
Empresa: Soluziona LTDA

1 Que es la gestin de proyectos?

RL/ Es saber administrar un proyecto para obtener los resultados esperados.

2 Como se aplica en Soluziona Ltda?

Cada gerente establece los objetivos del proyecto consensuados con el cliente y
busca la mejor manera de llevar a cabo esos objetivos, utilizando de una manera
eficiente los recursos provistos para cada proyecto.

3 Considera importante involucrar un estndar en gestin de proyectos en la
empresa?

Seria importante que todos los proyectos se manejaran con un mismo lenguaje,
que permita una identificacin clara de cada etapa del proyecto y permita realizar
un control de todo el proyecto.

4 Ha identificado problemas en los proyectos y los entregables por falta de
metodologa?

Evidentemente la forma autnoma de manejar los proyectos, sin metodologa ha
trado consecuencias en los tiempos de entrega y ocasionalmente en el aumento
de costos para subsanar errores

5 Conoce el estndar del PMI (Project Management Institute)?

SI, es una metodologa para gestionar proyectos

6 Al disponer de un documento gua estara dispuesto a realizar la
implementacin con su grupo de gestores?
SI

121
Ltda.

Entrevistado: Adriana Cardona Jaramillo
Cargo: Consultor Proyecto ETB


Es aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las
actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. Es la
optimizacin de todos los recursos para lograr un equilibrio en la triple restriccin
de alcance, tiempo y costos.


Actualmente cada proyecto es autnomo en la gestin del proyecto, con algunos
lineamientos dados directamente por SOLUZIONA. Adicionalmente cada cliente
tiene algunos requerimientos particulares para esta gestin.

3 Considera importante involucrar un estndar en gestin de proyectos en la
empresa?

Importantsimo, pero debe realizarse una correcta clasificacin de los proyectos
por complejidad o algn criterio con el fin de no exigirle a proyectos pequeos
informacin compleja que implique mayor carga operativa y administrativa que no
agregue valor al proyecto y que vaya en contra del objetivo de la gestin de
proyectos.

metodologa?

Completamente, la falta de metodologa no permite tener claro el para donde
vamos ni como vamos a llegar. Genera incertidumbre tanto para el equipo de
proyecto como para el cliente que es el beneficiado con el proyecto. Se debe tener
una metodologa de trabajo que permita de forma estructurada llevar a cabo las
fases de la gerencia de proyecto, repito, sin volverse una carga operacional que
no permita llevar a cabo el objetivo del proyecto.

SI

122
Si

123
Ltda.

Entrevistado: Claudia Franco
Cargo: Consultor


Es la utilizacin y administracin de los recursos con el objetivo de sacar adelante
un proyecto dentro del alcance, tiempo y costos que han sido definidos.


La gestin de cada proyecto depende de las restricciones del cliente y la
naturaleza del proyecto, no todos siguen la misma metodologa aunque aplican
elementos comunes.

3 Considera importante involucrar un estndar en gestin de proyectos dado
el objeto de la empresa?

Si, considero que es importante y necesario un estndar que permita el
mejoramiento continuo del conocimiento y que vincule a los proyectos de tal
manera que se propicie aprendizaje entre ellos.

metodologa?

Se incurre en costos adicionales, incumplimiento y retrasos de entregables.

Slo lo bsico.


Si, implementara la metodologa propuesta.

124

definicin de gestin de proyectos, y la importancia de su aplicacin

Entrevistado: Mauricio Ramrez Espitia
Cargo: Gerente de Proyectos


La gestin de Proyectos es la Planeacin y administracin de recursos para la
ejecucin de Actividades y Tareas que permitan cumplir con calidad y oportunidad
un objetivo especifico, la Gestin de Proyectos implica el seguimiento continuo de
los planes y entregables, anticipndose a las eventualidades que puedan colocar
en riesgo el buen resultado e implementando alternativas para corregir las
desviaciones.


En Soluziona LTDA contamos con recursos humanos preparados y con
experiencia en gestin de proyectos que administran cada proyecto de manera
autnoma para garantizar el xito del mismo.

3 Considera importante involucrar un estndar en gestin de proyectos en
la empresa?

Es muy importante que existan estndares de Gestin en cualquier empresa y en
una Compaa de Consultora y Tecnologa no solo es importante sino que se
constituye en su pilar de operacin, sin estndares no se puede hacer una gestin
adecuada

metodologa?

Los proyectos que no tienen metodologa se dejan al azar y los resultados sern
como su administracin, estos proyectos se convierten en dolores de cabeza, en
administracin por emergencias o corazonadas y entregables que no siempre
cumplen con las expectativas o con la funcionalidad minima deseada, un proyecto
sin metodologa es casi siempre un proyecto para el fracaso o que tendr un
esfuerzo mayor, con un costo muy alto para las partes.


125
No en profundidad.


Por su puesto, estoy seguro que aumentara la eficiencia de nuestro equipo de
trabajo.

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DISEO Y PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE GESTIN

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