Auditoria Administrativa

Unitec-Cuitlhuac
Departamento de Bolsa de Trabajo
Seguimiento al proceso de Postulacin

Maestra: Griselda Camacho Godnez


Integrantes del Equipo Auditor:
Reyes Corts Elizabeth, Meja Lpez Bethsab,
Aparicio Almaraz Evelina, Lpez Domnguez Ral
Coordinador: Arias Coln Ricardo

Grupo: LAC09W Ciclo: 14-3

05/08/2014








Aspectos Generales
Propsito
Universidad Tecnolgica de Mxico-Campus Cuitlhuac
Norte 67 N2346, Col. San Salvador Xochimanca, CP. 02870 Mxico D. F.

Alcance
Se realiz la presente Auditoria administrativa al Departamento de
bolsa de trabajo, especficamente al proceso de seguimiento a la
postulacin de candidatos con el objetivo de descubrir deficiencias o
reas de oportunidad.

Periodo
La investigacin realizada con objeto de la presente auditora se llev a
cabo durante el periodo de tiempo de 40 das, comprendido del 20 de
mayo al 22 de julio de 2014.

Mtodos utilizados
Los mtodos utilizados para el desarrollo de la presente auditoria
fueron los siguientes: Visitas, Entrevistas, Cuestionarios, Observacin.

Visitas

Se realizaron 3 visitas en diferentes das y horarios

Visita 1, 27/05/2014, 10:00 a 12:00 horas
Los espacios de trabajo son reducidos.
No hay a la vista una misin y visin del departamento.
Hay desorganizacin para realizar las actividades.
No se cuenta con buzn para quejas y sugerencias.

Visita 2, 28/05/2014, 17:00 a 19:00 horas
Hay mucho ruido en el rea.
Los lugares de trabajo estn desordenados.
No hay privacidad para dialogar con los prospectos.
Los empleados tienen muchos pendientes y no llevan un orden de ellos.

Visita 3, 30/05/2014, 14:00 a 16:00 horas
Los empleados tienen mucha carga de trabajo.
Los empleados no tienen buena presentacin.
Se percibe desmotivacin en los empleados.



Entrevistas
Se llevaron a cabo 2 entrevistas con la
Lic. Berenice Prudencio Gatica coordinadora del
departamento de bolsa de trabajo de la Unitec Cuitlhuac

En la segunda entrevista se cont con la participacin de la
Lic. Silvia Snchez gerente de bolsa de trabajo de Unitec

Las entrevistas tuvieron lugar en las instalaciones de BDT
Unitec Cuitlhuac los das 4 y 6 de julio de 2014 ambas en el
horario de 17:00 a 19:00 horas

Cuestionarios
Se aplicaron 25 cuestionarios de 50 preguntas que
abarcaron cuatro elementos estructurados de la siguiente
manera:






Ms 10 preguntas de informacin general y una de
sugerencias que no se tabulan.

Elemento N de preguntas
Informacin 10
Atencin 10
Postulacin 10
Seguimiento 09
Tabulacin
Se realiz la evaluacin de los 25 cuestionarios de 39
preguntas y se establecieron los grados de tabulacin de
acuerdo a la siguiente formula:

Preguntas por cuestionario X total de cuestionarios
( 39 X 25 ) = 975



GRADO RANGO CALIFICACIN
I 0 - 325 DEFICIENTE
II 326 - 650 ACEPTABLE
III 651 - 975 EFICIENTE
Resultados







































Elemento 1. Informacin
Puntuacin de 705.9. Este elemento es considerado EFICIENTE

Los postulados a una vacante en la bolsa de trabajo de Unitec consideran:
Atractivas las empresas que se promocionan, saben cules son los medios
por los que se brinda informacin sobre las vacantes, creen que las
opciones de empresas son atractivas, se les da la opcin de colocarse en
una empresa de su inters.

72%
28%
INFORMACIN
CALIFICACIN SI CALIFICACIN NO
Elemento 2. Atencin
Puntuacin de 647.4. Este elemento es considerado ACEPTABLE

Los postulados a una vacante en la bolsa de trabajo de Unitec consideran:
Que el tiempo de atencin es adecuado, se les brindo la asesora
pertinente y resolvieron sus dudas, el trato del personal es bueno, la
informacin que recibi fue satisfactoria.


66%
34%
ATENCIN
CALIFICACIN SI CALIFICACIN NO
Elemento 3. Postulacin
Puntuacin de 713.7. Este elemento es considerado Eficiente

Los postulados a una vacante en la bolsa de trabajo de Unitec consideran:
que el proceso que debe seguir para postularse no es complicado, los
comunicados en relacin a una vacante los motivan a postularse, las
empresas que ofrecen vacantes les parecen buenas opciones, la
informacin acerca de las vacantes es suficiente, las vacantes estn
ligadas al rea laboral de su inters.



73%
27%
POSTULACIN
CALIFICACIN SI CALIFICACIN NO
Elemento 4. Seguimiento
puntuacin de 288.1. Este elemento es considerado deficiente

Los postulados a una vacante en la bolsa de trabajo de Unitec:
Consideran que no se da seguimiento a la postulacin sea sta aceptada o
rechazada, no reciben retroalimentacin en caso de ser rechazados, no se
verifica que las condiciones de trabajo sean las ofrecidas por parte de las
empresas ni que la empresa haya cumplido con sus expectativas laborales.

30%
70%
SEGUIMIENTO
CALIFICACIN SI CALIFICACIN NO
Evaluacin general
Elemento evaluado Calificacin
Informacin Eficiente
Atencin Aceptable
Postulacin Eficiente
Seguimiento Deficiente
61%
39%
EVALUACIN GENERAL
SI NO
Deficiencias de las reas
funcionales
Derivado de la investigacin realizada y el anlisis de la
informacin obtenida se determinan los siguientes
problemas:

Falta de seguimiento al proceso de postulacin
Falta de eficiencia en la atencin a los usuarios
Falta de misin, visin y valores en el rea
Mala presentacin de los colaboradores

Y se elaboraron las siguientes propuestas de solucin a
manera de sugerencias.

Problema I. Falta de seguimiento
al proceso de postulacin
Propuesta de solucin N 1
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac
Qu
Asignacin de un colaborador para dar
seguimiento a las postulaciones.
Cmo
Elaborar un rol de das y horarios en que el
colaborador designado deber dedicarse a
dar seguimiento a las postulaciones.
Cundo De inmediato.
Dnde
En la oficina de coordinacin del rea de BDT
Unitec Cuitlhuac.
Propuesta de solucin N 2
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu
Servicio social en la modalidad Home
office
Cmo
Implementar la modalidad de home office
para dos colaboradores de servicio social
ms, quienes se encargaran de realizar el
seguimiento a las postulaciones.
Cundo A partir del inicio del prximo ciclo escolar.
Dnde
Casa u oficina del colaborador y oficina de
coordinacin de BDT Unitec Cuitlhuac.
Propuesta de solucin N 3
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac
Qu Ampliacin de la plantilla de personal a 10 asesores.
Cmo
Asignar a 5 asesores por turno de 4 horas. Un colaborador de cada turno se dedicara
a realizar actividades exclusivas de seguimiento a la postulacin de los candidatos a
las vacantes.
Cundo De inmediato
Dnde En el rea de BDT de Unitec Cuitlhuac.
Problema II. Falta de eficiencia
en la atencin a los usuarios
Propuesta de solucin N 1
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu Sensibilizacin de los colaboradores de BDT.
Cmo
La coordinadora del rea se encargara de
sensibilizar a los colaboradores en cuanto a la
atencin a los usuarios del servicio.
Tomando en cuenta la rotacin de los
colaboradores esta actividad se realizara
peridicamente.
Cundo De inmediato.
Dnde En el rea de BDT Unitec Cuitlhuac.
Propuesta de solucin N 2
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu
Curso de atencin a usuarios entre los
colaboradores de BDT.
Cmo
La coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac
solicitara a la direccin que personal docente o
el CADE de la universidad impartan un curso de
atencin a usuarios entre los colaboradores de
BDT Unitec Cuitlhuac.
Tomando en cuenta la rotacin de los
colaboradores el curso se impartira
peridicamente.
Cundo Durante el siguiente periodo de receso.
Dnde En un aula asignada por la universidad.
Propuesta de solucin N 3
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu Curso de capacitacin a los colaboradores de BDT.
Cmo
Contratacin de una compaa especializada para que imparta un curso de atencin a usuarios
entre os colaboradores de BDT Unitec Cuitlhuac.
Tomando en cuenta la rotacin de los colaboradores el curso se impartira peridicamente.
Cundo Durante el siguiente periodo de receso.
Dnde En un aula asignada por la universidad.
Problema III. Falta de misin,
visin y valores en el rea
Propuesta de solucin N 1
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu
Elaboracin de una misin, visin y valores
propios de la BDT de Unitec.
Cmo
Solicitar a la universidad que genere la
misin, visin y valores de la BDT. Una
vez elaborada, difundirla en el rea y
procurar que los colaboradores se
identifiquen con la filosofa.
Cundo De inmediato.
Dnde
En la oficina de direccin de la Universidad as
como en el rea de BDT de Unitec Cuitlhuac.
Propuesta de solucin N 2
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu
Elaboracin de una misin, visin y valores
propios de la BDT.
Cmo
La coordinacin de la BDT se encargara de
determinar y elaborar la misin, visin y
valores de la BDT, as como de difundirla
en el rea y procurar que los colaboradores
se identifiquen con la filosofa.
Cundo De inmediato.
Dnde
En la oficina de coordinacin del rea de BDT de
Unitec Cuitlhuac.
Propuesta de solucin N 3
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu Elaboracin de una misin, visin y valores propios de la BDT.
Cmo
Contratar los servicios de un especialista para que elabore la misin, visin y valores
de BDT. Una vez reali zada procurar que los colaboradores se identifiquen con la
filosofa.
Cundo De inmediato
Dnde En el rea de BDT Unitec Cuitlhuac.
Problema IV. Mala presentacin
de los colaboradores
Propuesta de solucin N 1
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu
Mejoramiento de la imagen corporativa del
personal de la BDT.
Cmo
Establecer un cdigo de vestimenta para
los colaboradores de BDT Unitec. Como
sugerencia, casual de vestir. La
combinacin de colores quedara a
criterio de la coordinadora de BDT
Unitec. Proporcionar gafetes de
identificacin a los colaboradores de la
BDT Unitec.
Cundo De inmediato.
Dnde En el rea de BDT Unitec Cuitlhuac.
Propuesta de solucin N 2
Quin Coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu
Mejoramiento de la imagen corporativa
del personal de la BDT.
Cmo
Solicitar al director del campus que autorice se
proporcionen camisas tipo polo con el logotipo
de la escuela, as como gafetes de identificacin
a los colaboradores de la BDT Unitec.
Cundo De inmediato.
Dnde
En la oficina de direccin de la Unitec
Cuitlhuac.
Propuesta de solucin N 3
Quin La coordinadora de BDT Unitec Cuitlhuac.
Qu Mejoramiento de la imagen corporativa del personal de la BDT.
Cmo
Solicitar al director del campus que autorice se proporcionen uniformes formales, as como gafetes
de identificacin a los colaboradores de la BDT Unitec.
Cundo De inmediato.
Dnde En la oficina de direccin de la Unitec Cuitlhuac.
Conclusin
Se concluye que el rea de Bolsa de Trabajo de la
Unitec Cuitlhuac es eficiente en trminos
generales, pero se debe mejorar la atencin a los
usuarios, la imagen del personal, establecer
misin, visin y valores y principalmente se
deben implementar medidas para mejorar el
proceso de seguimiento a la postulacin de
vacantes.

G R A C I A S !!!!!!!