3.1.

CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS

EVENTO. CONCEPTO
- CLASIFICACIN DE EVENTOS
- AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO.
- ETAPAS DEL EVENTO
- ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO (ORGANIGRAMA).
- OBJETIVOS: GENERAL Y ESPECFICOS
- MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN Y REALIZACIN DEL
EVENTO
- DEFINICIN DE LA POBLACIN OBJETO
- FECHA Y DURACIN DEL EVENTO.
- COMIT ORGANIZADOR! COMIT DE ADMINISTRACIN! COMIT DE RELACIONES P"BLICAS!
COMIT DE SERVICIOS! COMIT ACADMICO! COMIT DE SECRETARA! ENTRE OTROS# Y
SUBCOMITS. CONCEPTO! FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA UNO.
- FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. CONCEPTOS:
- PLANEACIN
- ORGANIZACIN
- DIRECCIN O EJECUCIN
- CONTROL
- PERFIL PROFESIONAL DEL ORGANIZADOR DE EVENTOS. CONCEPTO.
- MEDIOS DE COMUNICACIN.
- CRITERIOS PARA LA PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES DENTRO DE UN EVENTO: ACADMICAS!
CIENTFICAS! CULTURALES Y SOCIALES
- AGENDA DEL EVENTO. CONCEPTO.
- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. CONCEPTO.
- LOGSTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACIN DEL EVENTO: SERVICIOS! INSCRIPCIONES!
- RESERVACIONES: PASAJES Y ALOJAMIENTO.
- RECEPCIN EN AEROPUERTOS Y TERMINALES.
- TRANSPORTE
- SE$ALIZACIN
- PRIMEROS AU%ILIOS Y MDICOS
- TRADUCCIN SIMULT&NEA
- INTRPRETE.
- PARTICIPANTES: TIPOS DE PARTICIPANTES DE ACUERDO CON LA CLASE DE EVENTO:
CONFERENCISTAS O PONENTES! ASISTENTES! INVITADOS Y COLABORADORES.
- PERFIL DE LOS ASISTENTES.
- UBICACIN GEOGR&FICA:
- INFRAESTRUCTURA Y RECURSOS
- INSTALACIONES LOCATIVAS
- MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIN.
- EQUIPOS! MATERIALES Y ELEMENTOS REQUERIDOS PARA LA ORGANIZACIN Y REALIZACIN DE
EVENTOS.
- MEDIDAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: PARA EL PERSONAL ASISTENTE! LAS
INSTALACIONES Y LOS EQUIPOS AUDIOVISUALES.
- NORMAS DE ETIQUETA Y PROTOCOLO: INTERNACIONAL! NACIONAL!
- MONTAJE DEL SITIO PARA EL EVENTO: ESPACIOS! EQUIPOS!
- CONCEPTOS DE: - MEMORIAS! CONFERENCIA! PONENCIA.
- INFORMACIN
- RECOLECCIN DE INFORMACIN
- EDICIN Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACIN.
- PRESUPUESTO. CONCEPTO
- ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO
- TIPOS DE PRESUPUESTO:
- INGRESOS Y EGRESOS
- BASE CERO
- HISTRICOS
- PROYECCIN PRESUPUESTAL REQUERIDA POR COMITS: PROGRESIN ARITMTICA!
GEOMTRICA Y E%PONENCIAL.
- RAZONES FINANCIERAS: CONCEPTOS Y APLICACIN# TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)! VALOR
NETO ACTUAL (VNA) O VALOR PRESENTE NETO (VPN)! NDICE DE PRECIOS AL CONSUMIDOR (IPC).
NORMAS Y POLTICAS INSTITUCIONALES.
- MEDIOS DE DIVULGACIN: CAMPA$A PUBLICITARIA: AFICHES! CIRCULARES! BOLETINES!
VALLAS!
FOTOGRAFAS! VOLANTES! PLEGABLES! AVISOS DE PRENSA! RADIO! TELEVISIN E INTERNET.
DIVULGACIN DE EVENTOS:
- TECNOLOGA: 'EB! VIDEOS! OTROS.
- TIPOS DE DIVULGACIN: MASIVOS Y PERSONALES.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES.
FASES DE ALISTAMIENTO DE ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO:
- REGISTRO DE ASISTENTES: INVITADOS ESPECIALES Y PARTICIPANTES INSCRITOS.
- EQUIPOS! IMPLEMENTOS! "TILES DE OFICINA Y DEM&S ELEMENTOS.
- INSTALACIONES LOCATIVAS! DOTACIN E INVENTARIOS.
- LOGSTICA: SE$ALIZACIN Y SERVICIOS.
- DECORACIN! ILUMINACIN Y AMBIENTACIN.
MEDIOS DE DIVULGACIN.
- CARACTERSTICAS: OPORTUNIDAD Y COBERTURA.
- TECNOLOGA REQUERIDA
- VENTAJAS
- DESVENTAJAS
CONVENIOS INSTITUCIONALES
NEGOCIACIN: INTERCAMBIO! DONACIN! COMPRA Y VENTA! ALIANZA ESTRATGICA
FASE DE EJECUCIN: INAUGURACIN E INSTALACIN! DESARROLLO DE LA AGENDA! CIERRE Y
CLAUSURA
FASE DE EVALUACIN DEL EVENTO (POST-EVENTO):
- AN&LISIS Y DIAGNSTICO
- PLAN DE MEJORAMIENTO
AGRADECIMIENTOS:
- TARJETAS
- COMUNICACIONES PROTOCOLARIAS.
ARCHIVO DEL EVENTO:
- CONSERVACIN DOCUMENTAL
- SOPORTES DOCUMENTALES
MEMORIAS
3.2. CONOCIMIENTOS DE PROCESO
- DEFINIR EL OBJETIVO DEL EVENTO.
- INTERPRETAR LA CULTURA ORGANIZACIONAL! MISIN Y VISIN.
- INTERPRETAR LOS OBJETIVOS Y PROPSITOS DEL EVENTO.
- IDENTIFICAR LAS CLASES DE EVENTOS.
- DIFERENCIAR LAS ETAPAS DEL EVENTO.
- PROPONER EL PROYECTO DE MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIN Y REALIZACIN DEL EVENTO.
- PRESENTAR EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN Y
REALIZACIN DEL EVENTO.
- UTILIZAR LAS DIFERENTES TECNOLOGAS PARA PROCESAR E INTERCAMBIAR INFORMACIN.
- CONSERVAR LA INFORMACIN REGISTRADA EN LOS DIFERENTES SOPORTES DOCUMENTALES!
DE ACUERDO CON LAS NORMAS DE LA ORGANIZACIN Y LA LEGISLACIN VIGENTE.
- CONFORMAR COMITS: ORGANIZADOR Y DEM&S COMITS.
- APLICAR EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN Y
REALIZACIN DEL EVENTO.
- IDENTIFICAR EL PERFIL DE LOS INTEGRANTES DE CADA COMIT Y PRECISAR LAS
RESPONSABILIDADES DE CADA UNO.
- IDENTIFICAR LAS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
- APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
- ESTABLECER LOS MEDIOS DE COMUNICACIN ENTRE LOS DIFERENTES COMITS.
- IDENTIFICAR E INTERPRETAR EL VOCABULARIO TCNICO! EN INGLS! RELACIONADO CON LA
PLANEACIN DEL EVENTO Y CONFORMACIN DE LOS COMITS REQUERIDOS! DE ACUERDO CON
EL TIPO DE EVENTO.
- APLICAR EL VOCABULARIO TCNICO! EN INGLS! RELACIONADO CON LA PLANEACIN DEL
EVENTO Y LA CONFORMACIN DE LOS COMITS REQUERIDOS! DE ACUERDO CON EL TIPO DE
EVENTO.
- DEFINIR ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DE LOS COMITS.
- APLICAR EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIN Y
REALIZACIN DEL EVENTO.
- DETERMINAR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMIT ORGANIZADOR! Y
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE CADA COMIT.
- DEFINIR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DE CADA COMIT.
- ELABORAR CRONOGRAMAS! GENERAL Y POR COMITS.
- REALIZAR CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES PARA CADA COMIT Y PARA CADA UNO DE LOS
INTEGRANTES.
- PLANEAR LA AGENDA! DE ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO.
- AJUSTAR LA AGENDA DE ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO.
- APLICAR EL VOCABULARIO TCNICO! EN INGLS! RELACIONADO CON EVENTOS! DEFINICIN DE
ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DE LOS COMITS.
- APLICAR EL VOCABULARIO TCNICO! EN INGLS! EN LA ELABORACIN DE LA AGENDA DEL
EVENTO.
- PREVER LOS DIFERENTES CONTACTOS (ASISTENTES! INVITADOS! PONENTES Y OTROS).
- IDENTIFICAR LAS CARACTERSTICAS DEL EVENTO.
- ESTABLECER EL PERFIL PROFESIONAL DE LOS ASISTENTES AL EVENTO.
- DETERMINAR EL PERFIL DE LOS CONFERENCISTAS O PONENTES.
- APLICAR LAS NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS Y DE CALIDAD PARA LA ELABORACIN Y
PRESENTACIN DE DOCUMENTOS.
- APLICAR EL VOCABULARIO TCNICO! EN INGLS! EN LAS COMUNICACIONES CON LOS
DIFERENTES CONTACTOS! RELACIONADOS CON EL EVENTO.
- PREVER LA INFRAESTRUCTURA! LOS EQUIPOS AUDIOVISUALES Y LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD!
DE ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO.
- PROPONER Y DEFINIR LA UBICACIN GEOGR&FICA Y EL SITIO PARA LA REALIZACIN DEL
EVENTO.
- IDENTIFICAR LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD.
- DETERMINAR LOS SISTEMAS DE SEGURIDAD.
- ESPECIFICAR LAS CONDICIONES DE LAS INSTALACIONES! INFRAESTRUCTURA! MUEBLES!
EQUIPOS AUDIOVISUALES! ELEMENTOS Y DEM&S RECURSOS REQUERIDOS PARA LA REALIZACIN
DEL EVENTO.
- APLICAR EL VOCABULARIO TCNICO! EN INGLS! CORRESPONDIENTE A MUEBLES! EQUIPOS
AUDIOVISUALES! ELEMENTOS Y DEM&S RECURSOS REQUERIDOS PARA LA REALIZACIN DEL
EVENTO.
- PLANEAR EL MONTAJE DEL SITIO DONDE SE REALIZAR& EL EVENTO! DE ACUERDO CON LOS
REQUERIMIENTOS.
- APLICAR LAS NORMAS DE PROTOCOLO! INTERNACIONALES Y NACIONALES! ACORDES CON EL
TIPO DE EVENTO.
- ESPECIFICAR LAS NECESIDADES Y DISTRIBUCIN DE ESCENARIOS DE ACUERDO CON LOS
REQUERIMIENTOS DE LOS PONENTES Y EL TIPO DE EVENTO.
- ESTABLECER LOS EQUIPOS Y MEDIOS AUDIOVISUALES REQUERIDOS POR CADA PONENTE.
- VERIFICAR EL MONTAJE DEL SITIO DESTINADO PARA LA REALIZACIN DEL EVENTO.
- PLANEAR LA RECOPILACIN DE LA INFORMACIN DE LAS MEMORIAS.
- ESTABLECER CONTACTOS CON LOS PONENTES PARA CONCERTAR FORMA Y ENTREGA DE LAS
PONENCIAS O CONFERENCIAS.
- COMPILAR LAS PONENCIAS O CONFERENCIAS RECIBIDAS DE LOS DIFERENTES PONENTES! PARA
LAS MEMORIAS DEL EVENO.
- ELEGIR EL SOPORTE Y MEDIOS EN EL CUAL SE HAR& LA ENTREGA DE LAS MEMORIAS A LOS
PARTICIPANTES.
- PROYECTAR EL PRESUPUESTO TENIENDO EN CUENTA EL TIPO DE EVENTO Y EL MEDIO DE
DIVULGACIN.
- SOLICITAR COTIZACIONES A LOS POSIBLES PROVEEDORES DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS.
- IDENTIFICAR LOS DIFERENTES MEDIOS DE DIVULGACIN.
PREVER SERVICIOS DE TRADUCCIN Y MEDIOS DE COMUNICACIN! TENIENDO EN CUENTA LOS
REQUERIMIENTOS.
- ESTABLECER LAS NECESIDADES DE SERVICIOS DE TRADUCCIN Y MEDIOS DE COMUNICACIN.
- REALIZAR CONTACTOS PARA LA CONSECUCIN DE SERVICIOS DE TRADUCCIN Y MEDIOS DE
COMUNICACIN! Y OBTENER LAS COTIZACIONES RESPECTIVAS.
- COORDINAR LA CONSECUCIN DE SERVICIOS DE TRADUCCIN Y MEDIOS DE COMUNICACIN! DE
ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS! LAS NORMAS Y LOS PROCEDIMIENTOS DE LA
ORGANIZACIN.
ELABORAR LA PROPUESTA DE ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO! EL PROTOCOLO Y EL
PRESUPUESTO ASIGNADO.
- CONSULTAR EL PRESUPUESTO DEL EVENTO..
- APLICAR LAS NORMAS TCNICAS PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS.
- PRESENTAR PROPUESTA DE SERVICIOS Y COSTOS DE ACUERDO CON EL PRESUPUESTO
ASIGNADO PARA
LA REALIZACIN DEL EVENTO.
- ESTABLECER EL PRESUPUESTO GENERAL Y PARA CADA COMIT.
- IDENTIFICAR LOS SERVICIOS Y COSTOS QUE OFRECE EL EVENTO.
- ESTIMAR UN PORCENTAJE SOBRE EL COSTO DEL EVENTO PARA IMPREVISTOS.
- CUANTIFICAR LOS COSTOS DEL EVENTO.
ELEGIR EL MEDIO DE DIVULGACIN ACORDE CON LA COMUNIDAD A LA CUAL VA DIRIGIDO EL
EVENTO.
- IDENTIFICAR LOS MEDIOS DE DIVULGACIN.
- SELECCIONAR LOS MEDIOS DE DIVULGACIN ACORDES CON EL TIPO DE EVENTO! LA
OPORTUNIDAD Y LA COBERTURA.
PREVER LAS ALIANZAS ESTRATGICAS EN LA DIVULGACIN! TENIENDO EN CUENTA EL PLAN
GENERAL.
- IDENTIFICAR ESTRATEGIAS DE DIVULGACIN.
- IDENTIFICAR LOS CONTACTOS PARA POSIBLES ALIANZAS.
- SELECCIONAR LOS CONTACTOS PARA CONCRETAR LAS POSIBLES ALIANZAS ESTRATGICAS.
REALIZAR LA DIVULGACIN DEL EVENTO CON ANTELACIN Y CON BASE EN EL PLAN GENERAL.
- PREVER LOS TIEMPOS PARA LA DIVULGACIN OPORTUNA DEL EVENTO.
- APLICAR EL VOCABULARIO TCNICO! EN INGLS! EN LA DIVULGACIN DEL EVENTO! DE ACUERDO
CON EL PLAN GENERAL.
APLICAR EL PROTOCOLO DE ACUERDO CON LAS NORMAS INTERNACIONALES Y NACIONALES.
- DIFERENCIAR LOS PROTOCOLOS! SEG"N LA CLASE DE EVENTO Y SU DURACIN: CONGRESO!
CONVENCIN! SEMINARIO! ASAMBLEA! COLOQUIO! CONVERSATORIO! OTROS.
- APLICAR EL MODELO DE ORGANIZACIN DEL AUDITORIO! DE ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO.
AJUSTAR EL PRESUPUESTO.
- DETERMINAR LOS GASTOS GENERADOS PARA LA REALIZACIN DEL EVENTO.
- CALCULAR LOS INGRESOS POR INSCRIPCIONES Y OTROS SERVICIOS! PRODUCTO DEL EVENTO.
- PREVER EL ESTIMATIVO PARA IMPREVISTOS.
- AJUSTAR EL PRESUPUESTO DE ACUERDO CON LOS COSTOS REALES O IPC VIGENTE.
- CUANTIFICAR LOS BENEFICIOS DEL EVENTO.
- CALCULAR EL COSTO BENEFICIO DEL EVENTO! DE ACUERDO CON EL TIPO DE EMPRESA
APLICAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO PARA LA REALIZACIN DEL EVENTO.
- APOYAR LOS PROCESOS DE LOS COMITS QUE LO REQUIERAN.
- REALIZAR LA RECEPCIN DE PARTICIPANTES! INVITADOS Y CONFERENCISTAS! EN ESPA$OL Y EN
INGLS.
- REALIZAR EL ALISTAMIENTO INICIAL Y FINAL PARA LA INSTALACIN Y DESARROLLO DEL EVENTO!
SIGUIENDO EL PROTOCOLO Y LA ETIQUETA REQUERIDOS (HIMNOS! BANDERAS! ATRIL!
DISPOSICIN DE LA MESA DIRECTIVA! OTROS).
- ENTREGAR MEMORIAS.
- ENTREGAR CERTIFICADOS DE PARTICIPACIN Y ASISTENCIA.
- EVALUAR EL DESARROLLO DEL EVENTO POR PARTE DE LOS PARTICIPANTES.
- CLAUSURAR EL EVENTO.
- PARTICIPAR EN LA EVALUACIN QUE REALIZA EL COMIT ORGANIZADOR A CADA UNO DE LOS
COMITS.
- PRODUCIR Y ENVIAR TARJETAS Y COMUNICACIONES DE AGRADECIMIENTO EN INGLS Y EN
ESPA$OL.
ORGANIZAR Y ENTREGAR! A LA INSTANCIA RESPECTIVA! EL ARCHIVO CORRESPONDIENTE AL
EVENTO
4. CRITERIOS DE EVALUACIN
O()*+,-* ./ 0*+/(* 1(23,1* 456 /7/+356 8 696 /3*:*6# /4 5;</3,75! 4* 0*)+,39. 8 4* +*39(*4/-*.
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,+63,391,5+*4/6.
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/</191,=+ ./4 /7/+35.
A:4,1* (,)9(56*0/+3/ 4*6 +5(0*6 8 4* 4/),64*1,=+ 7,)/+3/ :*(* 4* 5()*+,-*1,=+ 8
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/7/+35! ./ *19/(.5 15+ 4* 14*6/ 8 4* 0*)+,39.# 4*6 *13,7,.*./6 * 1*()5 ./ 1*.* 150,3?! 8 *13,7,.*./6 8
(/6:5+6*;,4,.*./6 ./ 696 ,+3/)(*+3/6 ./ *19/(.5 15+ /4 0*+9*4 ./ :(51/656 8 :(51/.,0,/+356.
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3,:5! C5(*! 49)*( ./4 /7/+35! 4* /3,B9/3* 8 /4 :(5351545 (/B9/(,.56.
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3(*7?6 ./ 19*4B9,/( 0/.,5 3/1+54=),15.
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D,6/D* ./ 0*+/(* 5;</3,7* /4 :/(>,4 :(5>/6,5+*4 ./ 456 :5+/+3/6 5 15+>/(/+1,63*6! *6,63/+3/6 / ,+7,3*.56 8
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A:4,1* /63(,13*0/+3/ 4*6 +5(0*6 ./ /3,B9/3* 8 :(5351545 +*1,5+*4/6 / ,+3/(+*1,5+*4/6 .9(*+3/ /4 05+3*</
./4 6,3,5 .5+./ 6/ (/*4,-*(@ /4 /7/+35.
D,6:5+/ 19,.*.56*0/+3/ 456 /B9,:56! 0/.,56 *9.,57,69*4/6 8 ./0@6 /4/0/+356 (/B9/(,.56 :5( 456
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/7/+35 /+ /4 65:5(3/ /63*;4/1,.5 :5( 4* 5()*+,-*1,=+.
I./+3,>,1* ./ 0*+/(* (/6:5+6*;4/ 4*6 +/1/6,.*./6 :(/69:9/63*4/6 ./ 1*.* 150,3?.
P(58/13* .,4,)/+3/0/+3/ /4 :(/69:9/635 ./ *19/(.5 15+ .*356 (/*4/6 (15635 ./ 7,.* / 2+.,1/ ./ :(/1,56 *4
15+690,.5( ,:1) / ,0:(/7,6356 :*(* /4 ./6*((5445 ./4 /7/+35.
E6:/1,>,1* .,4,)/+3/0/+3/ 456 6/(7,1,56 ./ 3(*.911,=+ 8 0/.,56 ./ 1509+,1*1,=+! 4*6 1*(*13/(263,1*6 8
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15+>/(/+1,63*6 *4 /7/+35! /+ /6:*D54 8 /+ ,+)4?6! /+3(/)*+.5 /4 .,63,+3,75! 4* *)/+.* 8 0*3/(,*4 :(/7,635.
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