PROCEDIMIENTO

N : BEC-P-SGI-02.00
Rev. : 09
AUDITORIAS INTERNAS
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I NGENI ERI A CONSTRUCCI ON MANTENCI ON Y MONTAJ E I NDUSTRI AL OBRAS CI VI LES SERVI CI OS ESPECI ALI ZADOS
Av. Manantiales # 810 - Concn : Chile :: Fonos Fax 56 32 248 12 73 - 248 10 35 :: bec@becingenieria.cl - www.becingenieria.cl


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1.- OBJETIVO Y ALCANCE

Este procedimiento tiene por objeto determinar la metodologa para la realizacin de las
Auditoras Internas, con el fin de verificar el nivel de cumplimiento de nuestra empresa,
con los requisitos de la normativos ISO 9001/2008, OHSAS 18001/2007 e ISO
14001/2004.
Este procedimiento es de aplicacin a todas las auditorias que se realicen la empresa.

2.- RESPONSABILIDADES

Administrador del SGI: Es el responsable de disear en conjunto con la Gerencia, el
programa de auditoras para el ao en curso, adems de las siguientes actividades:
- Asignar el equipo de auditores y elaborar en conjunto con el equipo auditor el Plan
de Auditora.
- Comunicar y confirmar asistencia de las personas involucradas el el procedo de
auditar y ser auditado.
- Verificar la implementacin de las acciones correctivas y el cierre de las no
conformidades, en conjunto con las reas afectadas por hallazgos.

Gerente General: Es el responsable de aprobar la ejecucin del Programa Anual de
Auditorias.
Recibir el informe de auditora junto con las no conformidades detectadas.
Entregar al SGI el informe de auditora junto con las no conformidades detectadas.
Validar junto con el Auditor lder los anlisis de causas y acciones a implementar por
las reas involucradas.


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Equipo de Auditores: Son los responsables de realizar el ejercicio de auditoras,
comprendido en lo siguiente:
- Participar en las reuniones previas y posteriores al ejercicio de planificar y auditar.
- Entregar el informe de auditora, correspondiente al rea o proceso auditado al auditor
Lder.
- Informar al auditado las no conformidades detectadas durante el proceso de auditora.
- Participar de la reunin de cierre de la auditora y elaboracin del informe final y no
conformidades detectadas.
IMPORTANTE:
No podrn liderar ni participar en ningn caso del equipo auditor los miembros
de SGI.

Auditor Lder : Responsable de liderar el equipo auditor, participar en las reuniones
previas y posteriores al ejercicio de planificar y auditar.
- Elaborar el informe final de auditora y no conformidades detectadas.
-Entregar a la gerencia General el informe de auditora junto con las no conformidades
detectadas.
- Validar junto con el Auditor lder los anlisis de causas y acciones a implementar por
las reas involucradas.

Encargado del rea Auditada: Asistir a las reuniones de apertura y cierre de
auditoras internas, cooperar en las Auditoras efectuadas, vigilar el cumplimiento de las
Acciones Correctivas o preventivas definidas por el equipo de Auditores y efectuar el
Cierre de No Conformidades en conjunto con el Administrador del SGI.

Personal: Es responsabilidad de todo el personal, cooperar y prestar la mejor
disposicin durante la realizacin de las Auditoras Internas.



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3.- DEFINICIONES

Auditoria: Proceso sistemtico realizado al Sistema de Gestin integrado, para obtener
evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el nivel de
cumplimiento normativo.

Auditor Interno: Persona calificada para realizar auditoras, el cual se encuentra
acreditado para tal propsito.

Evidencia Objetiva: Datos que apoyan la evidencia o verdad de algo.

Hallazgo: Declaracin escrita de una situacin, posterior a la deteccin de una
evidencia objetiva.

Observacin: Potencial no conformidad, para lo cual se deben tomar acciones
preventivas.

Oportunidad de Mejora: Accin que permite mejorar los procesos o servicios, sin
necesidad de que se pueda generar una no conformidad.

No Conformidad: incumplimiento de un requisito especificado que requiere la
aplicacin de una accin correctiva y preventiva.

4.- REFERENCIAS

- Norma ISO 9001/2008, OHSAS 18001/2007 e ISO 14001/2004 Pto 8.2.2

5.- REGISTROS


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BEC-R-SGI-02.01 Listado de auditores autorizados
BEC-R-SGI-02.02 Programa de auditorias
BEC-R-SGI-02.03 Plan de auditoria
BEC-R-SGI-02.04 Informe auditora interna

6.- INDICADORES DE GESTIN

Indicador Descripcin Unidad Tipo Estndar Responsable
Auditorias
ejecutadas
Nmero de auditorias realmente
ejecutadas respecto de lo
planificado a la fecha.
% Eficiencia Histrico
Administrador
SGI

Clasificacin del Indicador
Malo Regular Bueno
Menos de 65% 75% 85%


7.- PROCEDIMIENTO

7.1 Elaboracin del programa de Auditorias: Al termino de cada ao se confeccionar el
programa anual de auditoras internas, en el formulario registro BEC-R-SGI-02.02
Programa de Auditoria, considerando las siguientes fuentes de informacion:
Resultados de auditoras anteriores.
Analizando que procesos obtuvieron mayor nmero de no conformidades.
Las veces que fueron auditados los distintos procesos y areas, considerando
el estado y la importancia de estos.
Cambio en los procesos o la adicin de procesos nuevos.
Quejas o reclamos de los clientes.
Solicitud de Gerencia.
La Programacin de Auditoria es revisada y modificada cuando ocurren algunas de las
siguientes circunstancias:

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Nuevos procesos o cambios substanciales en los existentes.
Cambios en la organizacin posterior a la emisin del programa.

7.2 Conformacin del equipo de Auditores Internos: La conformacin del equipo de
auditores es propuesta por el administrador del SGI, considerando los criterios bsicos de
independencia de los procesos a auditar y su idoneidad para efectuar la auditoria. Estos,
son designados a partir del listado de auditores registrado en el formulario Lista de
Auditores Autorizados BEC-R-SGI-02.01. Para formar parte de este registro los Auditores
deben cumplir los siguientes criterios:
Acreditacin de curso de formacin de auditores.
Debe poseer aptitudes para inspeccionar procesos.
Haber pasado por un proceso de entrenamiento, habiendo efectuado auditorias
por lo menos como observador.
En el caso del auditor lder, este adems de todo lo anterior debe contar con un
mnimo de 1 ao de experiencia en sistemas de gestin integrados.
Personas naturales externas a la empresa, que evidencie acreditacin de
formacin de auditor.

7.3 Elaboracin del Plan de Auditoria: Este Plan de Auditoria BEC-R-SGI-02.03, deber ser
diseado entre el Administrador del SGI, junto al equipo de auditores, considerando los
recursos necesarios para el desarrollo de la auditoria, los objetivos y alcance de ella,
horarios de trabajo, identificacin unidades organizacionales que se auditarn,
coordinacin de reuniones y responsables de cada auditoria. Hay que destacar que un
dueo de proceso no puede auditar su propio proceso.
Debe quedar claramente establecido los auditores que cumplirn con la categora de
Auditor Lder, quien es el que gua la auditoria en curso
7.4 Comunicacin: Se debe comunicar mediante reunin formal, entre Administrador del
SGI, Auditores, Gerente Operaciones y Jefes de Areas, entregando toda la informacin
relevante para cumplir eficientemente la coordinacin del programa y los planes.

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7.5 Preparacin de Documentos: El equipo auditor debe revisar la informacin pertinente a
las tareas asignadas, adems de utilizar los documentos requeridos para facilitar las
investigaciones y para documentar e informar los resultados.

7.6 Reuniones previas a la auditoria: Al momento de una auditoria, se debe cumplir con una
reunin formal entre el equipo auditor y el jefe del rea a auditar con sus colaboradores,
con la finalidad de:
Confirmar el Plan de Auditoria.
Revisar el objetivo y alcance de la auditoria.
Proporcionar un breve resumen de cmo se llevar a cabo la actividad
Confirmar los canales de comunicacin
Proporcionar al auditado un espacio para preguntas.

7.7 Ejecucin Auditoria:
La auditoria se ejecutar de acuerdo al ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar):

Planificar: se debe enfocar la entrevista al cmo est planificado el proceso, ya sea a
nivel macro (al responsable del proceso) como a nivel micro, en cuanto a como se
proyectan los recursos, cargas de trabajo, plazos comprometidos, etc.

Hacer: Se debe verificar si se cumple con lo planificado, para lo cual se debe solicitar
registros asociados a cada actividad, etc.

Verificar: La entrevista debe estar enfocada a ver cmo se controla, se hace
seguimiento y se mide el proceso, por ejemplo indicadores por proceso, seguimiento y
control de actividades, etc.


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Actuar: Se debe verificar que acciones de mejoras se han implementado en el proceso
que se est auditando, mediante acciones correctivas y/o preventivas y las mejoras.

Al momento de detectarse desviaciones, stas deben ser comunicadas al interlocutor
vlido en ese momento y al trmino de la auditoria, al jefe del rea, mostrando la
evidencia objetiva que respalda la desviacin observada.
En caso de que existiese alguna duda o conflicto, ser el auditor lder quien resuelva el
problema en cuestin.

7.8 Revisin Auditoria e informes: Posterior a la realizacin de la auditoria, el equipo
auditor en pleno generar el informe de auditora, junto con las no conformidades y
opciones de mejoras de acuerdo a los hallazgos detectados, y harn entrega de el a la
Gerencia General.

7.9 Finalizacin del proceso: El cierre del proceso de auditora, se cumple cuando la
Gerencia General hace entrega del Informe final junto con las no conformidades al SGI,
quien gestionar la entrega a los responsables de cada proceso.

7.10 Anlisis de las No conformidades y seguimiento:
Los responsables de las reas involucradas en las no conformidades harn el anlisis
de causa y acciones a implementar, las cuales sern validadas por el Auditor Lder, en
conjunto con La gerencia General.
El seguimiento de estas sern responsabilidad del SGI, y su implementacin ser
verificada en la siguiente auditoria.

8.- ANEXOS

Todos los especificados en el punto 5.