Guía Básica - Control de Asistencia Zksoftware: Scimic Technologies Sac

SCIMIC TECHNOLOGIES SAC
SCIMIC Technol ogi es

Sol uci ones real es en gesti n.
Trabaj amos para proveerl e l as
sol uci ones mas si mpl es.
Permi ti ndol e comprenderl o
fci l mente y usarl o en su
Integri dad.
Software de Control de Asistencia
Hecho por Scimic Technologies
Nuestro software de Control de Asistencia es una
herramienta que facilita la administracin del cumplimiento de
horarios del trabajador y realiza un seguimiento de la
asistencia, ausencias y tiempo adicional incurridos de los
trabajadores.
BENEFICIOS
- Proporciona mayor rapidez en consultas de tiempos,
asistencias y justificacin de inasistencias.
- La automatizacin de control de asistencia reduce los
errores ya que se evitan los registros manuales.
- Informacin segura de las marcaciones, sin opciones a
fraudes.
- El mismo software se pueda usar para cualquier tecnologa
del equipo de marcacin sea este de proximidad o de
huella digital.
- Soporta el crecimiento de su personal sin disminuir el
rendimiento del sistema..
- El software permite la asignacin de los horarios, goce
fsico de vacaciones, justificaciones y permisos.
- Incluye indicadores de gestin de la asistencia.
- Todos los reportes generados por el sistema son
exportables a Excel.
3 Contenido
3
Scimic Technologies SAC.
Contenido del Manual
Uso del Equipo
5
................................................................................................................................... 5 1 Procedimientos Operativos Recomendados
................................................................................................................................... 6 2 Pantalla Principal
................................................................................................................................... 7 3 Registro de Empleados
Uso del Sistema
12
................................................................................................................................... 12 1 Interfaz de Trabajo
................................................................................................................................... 12 2 Recursos Humanos
.......................................................................................................................................................... 12 Definir Departamentos
.......................................................................................................................................................... 14 Registro de Empleados
................................................................................................................................... 16 3 Parmetros de Asistencia
.......................................................................................................................................................... 16 Mantenimiento de Horarios
.......................................................................................................................................................... 18 Mantenimiento de Turnos
.......................................................................................................................................................... 19 Asignacin de Turnos
.......................................................................................................................................................... 22 Reglas de Asistencia
.......................................................................................................................................................... 23 Registro de Feriados
................................................................................................................................... 25 4 Excepciones
.......................................................................................................................................................... 25 Permisos/ Salidas de Trabajo
.......................................................................................................................................................... 27 Olvidos de Marcaciones
.......................................................................................................................................................... 28 Registros de Sobre Tiempo
................................................................................................................................... 30 5 Comunicacin
.......................................................................................................................................................... 31 Configuracin de Comunicacin
.......................................................................................................................................................... 33 Carga y Descarga
................................................................................................................................... 36 6 Reportes
.......................................................................................................................................................... 36 Reportes en Pantalla
.......................................................................................................................................................... 40 Reportes Impresos
......................................................................................................................................................... 41 Impresin de la Vista en Pantalla
.......................................................................................................................................................... 42 Exportacin de Datos
Software de Control de
Asistencias
Parte
I
Uso del Equipo 5
1 Uso del Equipo
1.1 Procedimientos Operativos Recomendados
Procedimientos Operativos Recomendados
1. Instal ar el di sposi ti vo, conectarl o a l a corri ente y encenderl o.
2. Enrol ar a l os usuari os regi strando sus huel l as di gi tal es, contraseas y/o tarjetas. Asi gnar
l os usuari os con pri vi l egi os ( admi ni stradores para que sol o l os responsabl es puedan
tener acceso a l a admi ni straci n) .
3. Despus de regi strar a l os usuari os, veri f i car si l a huel l a, contrasea y tarjeta
regi stradas son vl i das.
4. Conf i gure l a comuni caci n entre el equi po y el si stema. Luego descargue l a i nf ormaci n
de l os usuari os al sof tware. La data puede ser transmi ti da, dependi endo del equi po, por
TCP/IP, RS232 y RS485, USB o Memori a USB.
5. Veri f i car que el equi po muestre el da y hora correcta. Entonces se puede empezar a
regi strar asi stenci as.
6. Descargar l os regi stros de asi stenci a en l os l apsos de ti empo conveni entes. Puede ser
al i ni ci o o f i n de mes, a l a qui ncena, o a l a semana, de acuerdo a su eval uaci n de
asi stenci as.
Como Registrar su Asistencia Correctamente.
Enrolar una huella digital presionando el dedo ndice, medio o anular en el sensor (el pulgar o
el meique no son recomendables).
Regi stro Correcto
Centre el dedo en l a ventana del sensor con l a mayor rea
de contacto posi bl e.
Regi stros Erroneos
No muy abajo o muy arriba
Gua Bsica - Control de Asistencia ZKSoftware 6
No a un costado
No I nclinado
Poco contacto, toca solo la punta del dedo
Adopte el modo correcto para presionar el dedo en el sensor para evitar operaciones
errneas, as como degradacin del desempeo del equipo.
1.2 Pantalla Principal
Mantener presi onado el botn Men por un momento hasta que l e muestre l a si gui ente pantal l a.
1. Gestin de Usuarios: Navega por l a i nf ormaci n bsi ca de l os usuari os como: ID, nombre,
huel l a di gi tal , tarjeta, contrasea y pri vi l egi os, adems de l as opci ones de agregar , edi tar o
borrar usuari os.
2. Comunicacin: Se confi guran l os parmetros de comuni caci n entre el equi po y l a
computadora, i ncl uyendo l a di recci n IP, Mascara, Puerta de Enl ace, Baud Rate, Nmero de
Equi po, cl ave de comuni caci n, etc.
3. Sistema: Maneja l a data y conf i gura l os parmetros del si stema, i ncl uyendo parmetros
bsi cos, parmetros de i nterf ace, parmetros de huel l a di gi tal y de regi stro de asi stenci as,
pantal l a y otros.
4. Fecha/Hora: La Fecha y hora del equi po debe ser preci so para asegurar el regi stro de
Uso del Equipo 7
asi stenci as.
5. Pen Drive (Memoria USB): Para transf eri r por medi o de una memori a USB l a
i nf ormaci n de usuari os y l os regi stros de asi stenci a al sof tware o a otros equi pos.
6. Auto Test: Para probar automti camente si l as f unci ones de cada modul o estn
operati vas, i ncl uyendo l a pantal l a, el sensor, l a voz parl ante, el tecl ado y el rel oj.
7. Record: Para consul tar l a data de regi stros de asi stenci as al macenada en el equi po.
8. SysInfo: Inf ormaci n del si stema como el estado del equi po, l as versi ones, etc..
1.3 Registro de Empleados
1. Agregar un nuevo usuario:
ID Numero de Identi f i caci n del Personal .
Nombre Nombre del Usuari o
FP Huel l a Di gi tal del Personal . Pueden usarse hasta 10 huel l as por persona.
PWD Cl ave. Del 1- 8. Para usar una cl ave para marcar l as asi stenci as
Tarjeta Si se usa una tarjeta para el regi stro.
Pri vi l egi o Sol o l os admi ni stradores ti enen acceso a l as opci ones de conf i guraci n.
REGISTRAR HUELLAS DIGITALES
Presionar adecuadamente la huella digital 3 veces en el sensor ,
la calidad de la muestra se visualizara en la pantalla. Si las
muestras son aceptadas presionar OK para capturar otra huella
digital, presionar ESC para retornar a la interface anterior
REGISTRAR CLAVE O PASSWORD
Ingresar l a clave con nmeros del 1 al 8, l uego presi onar OK para guardar o ESC para cancel ar.
Cuando se guarde se mostrara una l l ave que si gni f i cara que se ha def i ni do una cl ave para
Uso del Equipo 9
el usuari o.
REGISTRAR TARJETA
Sol o para equi pos con l ector de tarjetas de proxi mi dad
Acercar la tarjeta hasta que reconozca y se muestre el xito del registro. Luego
presionar Ok para guardar o ESC para cancelar
2. Manejo de usuarios
Muestra l a i nf ormaci n de usuari os regi strados en el equi po. Aqu tambi n se pueden edi tar
o el i mi nar.
Signi fi ca que el empl eado es dmi ni strador
Si gni fi ca que una cl ave se ha asi gnado al empl eado.
Si gni fi ca que una tarjeta se ha asi gnado a un
empl eado.
Seleccionar al empleado con las teclas
direccionales y
Presi onar este botn para mostrar
el menu y entrar a la opcion de:
Nuevo Usuario: para agregar un nuevo
usuario
buscar: busqueda por ID de un usuario
Edita: ingresa a la pantalla para editar la
informacion del empleado. adicionar una
huellas, cambiar contrasea, cambiar el
tipo de usuario, etc..
Borrar: Se puede borrar la huella, la tarjeta, el password
o el usuario.
Software de Control de
Asistencias
Parte
II
2 Uso del Sistema
2.1 Interfaz de Trabajo
Aqu usted podr visualizar los dif erentes puntos de acceso para el uso del sistema, y los dif erentes accesos
para la emisin de reportes de asistencia.
2.2 Recursos Humanos
En esta seccion usted podra configurar las areas de la empresa y el registro de cada empleado
2.2.1 Definir Departamentos
En este modulo se proporcionan indicaciones para administrar cada departamento,
principalmente agregar o borrar departamentos y enrolar personal a los departamento.
Uso del Sistema 13
Si desea agregar un
departamento haga click en la
opcin AADIR, introduzca el
nombre del departamento en el
cuadro de dialogo y presione
ENTER para grabarlo
Si desea borrar un
departamento, debe seleccionar
el departamento que desea
borrar y dar click en la opcin
BORRAR y confirmar SI.
Para enrolar usuarios en cada
departamento primero de click
en la empresa principal y luego
en EMPLEADO, luego quitar
todos los empleados de la
empresa principal y cerrar.
Seleccione el rea o
departamento a donde se va a
agregar el personal y de click en
EMPLEADOS, luego seleccione el
personal que va a agregar al
departamento y Click en
AGREGAR
2.2.2 Registro de Empleados
El registro de los empleados puede realizarse desde cualquiera de estos tres puntos
Uso del Sistema 15
En esta ventana podra ingresar los datos de los empleados, se le asigna el mismo numero de ID que
esta en el equipo de control de asistencia.
2.3 Parmetros de Asistencia
De acuerdo a lo establecido se ingresara primero las horas establecidas, luego se creara los horarios
semanales agrupando las horas creadas anteriormente para asignar a cada empleado su horario
semanal. Tambien se puede crear horarios por meses.
2.3.1 Mantenimiento de Horarios
Se ingresa a MANTENIMIENTO DE HORARIOS
Click en Cancelar
Uso del Sistema 17
Registre un nombre a cada periodo de tiempo, luego asigne en la semana de trabajo
Todos los horarios se configuran en 24 horas.
HORARIO ENTRADA: la hora fija de entrada
HORARIO SALIDA: la hora fija de salida
TOLERANCIA ENTRADA (MIN): tolerancia de entrada depende de las polticas de la empresa
TOLERANCIA SALIDA (MIN): a partir de cuantos minutos antes puede salir y aun se marca como
salida en hora.
INICIO ENTRADA: a partir de que hora puede marcar, se recomienda 2 horas antes de la
hora de entrada
FINAL ENTRADA: hasta que hora es permitido la tardanza
INICIO SALIDA A partir de que hora puede salir, pero se marcara como sali temprano si
esta fuera del rango de salida
y la tolerancia.
FINAL SALIDA hasta que hora puede salir, esto incluye lo mximo de hora extra que
puede tener el empleado
CUENTA DIA DE TRABAJO se pone en decimal para obtener un da de trabajo, en la suma de
horarios creados
CUENTA EN (MIN): convierte las horas trabajadas en horas contadas, aqu se puede convertir
en menos horas, y se contabiliza en minutos. Ej., el horario de ventas esta presente 9 horas pero
se le descuenta 1 hora de refrigerio por que no se puede definir su horario fijo de almuerzo por
diversos factores, para convertir en 8 horas, se pone en esta opcin en minutos 8 x 60m = 480. Y
de aqu se contabiliza las horas trabajadas.
CAMBIO DE COLOR: se recomienda cambiar los colores al momento crear los horarios para su
fcil identificacin.
2.3.2 Mantenimiento de Turnos
Despus de configurar los periodos de tiempo, podr configurar la programacin de turnos.
Despus de configurar los periodos de tiempo, podr
configurar la programacin de turnos,
La pantalla se divide en CAMBIOS y PERIODO DE
TIEMPO, en la parte de CAMBIOS se edita el nombre,
la fecha de inicio, la cantidad de ciclos. y en Periodo
de tiempo se visualiza la configuracio de la semana.
Importante: la fecha de inicio debe ser configurado
correctamente para que los reportes sean correctos.
Seleccione el periodo de tiempo de la lista de la
izquierda y seleccione el(los) das que desea
asignarles dicho periodo de tiempo, click en OK y
puede nuevamente agregar mas horas en el mismo
CAMBIO con otro da y completar la semana de
trabajo.
Uso del Sistema 19
2.3.3 Asignacin de Turnos
Si al personal no se le asignan los tunos programados, el sistema no podr contarlos en los
reportes de asistencia, el personal tiene que estar asignado a un turno para validar la entrada y
salida y contabilizar el tiempo de trabajo
Despues de configurar los turnos, se asigna los turnos al personal
Indicar a que empleados se va asignar los horarios creados.
Indicar si el personal registra Horas Extras y se asigna el horario
Uso del Sistema 21
Aqu se escoge que horario se va a asignar y el rango de tiempo que es valido este horario
Importante el rango de horario debe ser bien asignado, de lo contrario los reportes pueden salir
sin informacin
Se puede asignar distintos horarios de acuerdo a la fecha que se asigne
Se puede aadir mas turnos con fechas distintas, se guardan los cambios.
2.3.4 Reglas de Asistencia

Todos los calculos estadisticos de asistencia cumpplen con las reglas de asistencia que se configuran
en esta ventana.
Uso del Sistema 23
Reglas de Asistencia Ingresar el nombre la empresa.
Definir cuando no se realiza una
marcacion, si se considera falta o se
aplica una sancion en minutos.
Se define las horas extras y partir de
cuantos minutos se cuentan para el
calculo del reporte
2.3.5 Registro de Feriados
En los das festivos, de acuerdo a las leyes y regulaciones de cada lugar, el personal tendr el da
libre y no tendr registro de asistencia durante ese periodo.
Se configura todos los dias festivos no laborables
Uso del Sistema 25
2.4 Excepciones
Las excepciones se dan deacuerdo a la situacion que se presenta, estan pueden ser
PERMISOS Y SALIDAS DE TRABAJO
OLVIDO DE MARCAR
REGISTRO DE SOBRETIEMPO
2.4.1 Permisos/ Salidas de Trabajo
Cuando el personal tenga un viaje de negocios o pida permiso para salir y no pueda registrar su
asistencia normal, con el fin de asegurar que los resultados finales de las estadsticas sean
correctos, se requiere que utilice esta opcion.
Primero debemos configurar los tipos de permisos que puede tener la empresa
Click Aqui para configurar los Tipos de
Permisos
Editar o aadir un tipo de permiso
Editar el nombre del permiso
Definir el tipo de tiempo del permiso, si es por horas o
dias
definir el simbolo del Tipo de Permiso
Se activa la casilla de Cuenta a licencia
cuando se considera falta, pero al
desactivarla, en el reporte se considera como
horas trabajadas
AHORA SE DESIGNA EL PERMISO AL EMPLEADO QUE SE SOLICITE
Uso del Sistema 27
Ingresar a la siguiente opcion
.
Luego ------>
1 Se escoge el area donde se
encuentra el usuario.
2 Se escoge la usuario o usuarios
que se les va a asignar el permiso
3 Aadir el permiso.
Verificar a los usuarios que se les va a asignar la salida
1 indicar la fecha de inicio y fin del permiso
2 Fijar las horas de inicio y fin del permiso
3 Elegir el tipo de permiso, anteriormente ya configurado.
5 Guardar los cambios

2.4.2 Olvidos de Marcaciones
Estas marcaciones se realizan solo cuando el personal se olvida de marcar.
Ingresar a esta opcion:
1. Indicar el usuario que se le asigne la
marcacion
2. Indicar el tipo de marcacion
3. Indicar la fecha y hora de la marcacion
4. Click en aadir.
2.4.3 Registros de Sobre Tiempo
Primero se debe verificar que la opcion este habiltada, dentro de Reglas de Asistencia usted debe
configurar a partir de cuantos minutos se consideraran los sobre tiempo.
Uso del Sistema 29
Ingresar a REGLAS DE ASISTENCIA y a la
pestaa CALCULOS

Activar la casilla si se desea contabilizar las horas
extras (en cualquiera de las 2 versiones del sistema)
Segundo se tiene que verificar que en Mantenimiento de Horarios, el horario creado para el empleado
tenga un rango de salida por encima de las horas extras estimadas, se recomiendo poner 23.59 horas o
mas si es que puede quedarse mas tiempo.
Aqui se considera la salida por encima de las horas extras del horario que
se va a asignar al usuario.
Para Asignar que personas o grupo de personas pueden contabilizar horas extras, se configura junto
con la Asignacin de Turnos
Aqui usted habilita las dos casillas para que la persona que asigne el horario pueda contabilizar horas
extras
En el momento de Asignacin de Turnos se activa estas 2
casillas para indicar que el usuario contabiliza horas extras.
2.5 Comunicacin
Uso del Sistema 31
2.5.1 Configuracin de Comunicacin
La configuracion de la comunicacion entre el sistema y el equipo se realiza segun el modelo del equipo.
CONFIGURACION ETHERNET
Se realiza cuando el equipo se encuentra conectado a la red de la empresa o esta conectado
directamente a una computadora. (La conexion directa se realiza con un cable CROSSOVER)
Se debe asignar al equipo un numero IP fijo que este dentro de su rango de IP permitidas, debe ser una
IP libre, al equipo se le configura como una PC adicional en la red.
Configuracion del equipo en la red de la empresa o conexion directa a una PC
Se edita el numero IP y se ingresa el numero IP que se asigno al equipo
Se realiza la conexion
Se verifica si esta conectado
CONFIGURACION CABLE USB, solo para equipo que soportan este tipo de conexion
Uso del Sistema 33
Se realiza la conexion entra el sistema y el equipo y se verifica.
2.5.2 Carga y Descarga
Esto es el intercambio de datos entre el software y el equipo. La utilidad de intercambio es
utilizada para descargar o subir datos de registros e informacin de usuarios. . Antes de empezar
este procedimiento, primero complete la conexin del dispositivo.
CARGA DE DATOS DE USUARIO DEL SISTEMA AL EQUIPO
Una vez conectado el equipo se ingresa aqui para cargar al equipo los
datos de los usuario
1 Indicar el area
2 Indicar los usuarios que se desean subir la informacion
3 indicar el tipo de informacion a subir
4 cargar la informacion
5 Verificar la finalizacion de la operacion
DESCARGA DE INFORMACION DE USUARIOS DEL EQUIPO
AL SISTEMA
Uso del Sistema 35
Ingresar en DESCARGA INFORMACION DE USUARIO
1 navegar Usuario en Dispositivo
2 Indicar los datos a descargar
3 descargar los datos
4 Verificar la descarga
DESCARGA DE MARCACIONES
Ingresar a DESCARGA DE REGISTROS DE ASISTENCIA
Automaticamente se descargan los registros y da una confirmacion de finalizacion
2.6 Reportes
Para visualizar e imprimir reportes se necesite que todo este configurado, todos los horarios y
todos los empleados
2.6.1 Reportes en Pantalla
Los reportes en pantalla usted lo puede visualizar y tener un calculo exacto de las horas trabajadas del
personal
Para ingresar en los reportes
Ingresar aqui
Interfaz de trabajo
Uso del Sistema 37
Tenemos 4 pestaas en la parte de reportes.
MOVIMIENTOS
Usted visualizara el reporte si todas las configuraciones estn correctamente realizadas y segn
las reglas de asistencia que ha seleccionado con cada empleado.
Se escoge el area y se indica el renago de fachas para sacar
portes
Click en calcular y se visualizara los reportes segun la
configuracion programada.
Aqui usted podra visualizar los reportes segun la configuracion
realizada
MARCACIONES
Se podr visualizar todas las marcaciones que se realizaron en el equipo, as como las invalidas
(no estn dentro del rango establecido, repetidas (que se repitieron en la entrada o salida).
Calcula el reporte segn el area y el rango
de tiempo que deses
Verifica todas las marcaciones que se
realizaron en el equipo
se verifica las marcaciones invalidas que son
por que no estan dentro de los parametros
configurados
se verifica las marcas repetidas, se
encuentran dos o mas marcaciones dentro
de un lapso de tiempo configurado.
Uso del Sistema 39
MISCELANIOS
Podr visualizar marcaciones que estn fuera del rango de fechas pero que podran ser validas,
(venir un domingo o feriado) o que tuvieron alguna excepcin que sea auditable.
Generar el reporte y click en miscellaneous
RESUMEN DE CALCULO
En la pestaa RESUMEN DE CALCULOS, podr
visualizar WTIEMPO o tiempo trabajado en
unidades de horas, TPO AST tiempo asistido en
unidades de horas, NDIAS_OT tiempo extra en
unidades de horas.
2.6.2 Reportes Impresos
Para imprimir reportes se necesite que todo este configurado, todos los horarios y todos los
empleados.
Se indica que rea se desea sacar el reporte o que persona del rea, tambin se configura el rango
de tiempo y se da click en CALCULAR.
Una ves que se visualiza el reporte, usted va a tener que editar algunas columnas que no se
utilizan, primero de click derecho en el reporte
Una vez terminado la edicion de columnas se da click en GUARDAR ACTUALES para guardar la
configuracion
Uso del Sistema 41
2.6.2.1 Impresin de la Vista en Pantalla
CREAR REPORTE DE LA PANTALLA ACTUAL
2.6.3 Exportacin de Datos
Para exportar los datos del cuadro que esta visualizando a un archivo de Excel que pueda ser
editado tiene que hacer click derecho dentro del reporte y escoger la opcin EXPORTACION
AVANZADA.
Uso del Sistema 43
Soluciones Reales en Gestin
www.scimic.net

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