Manual de Excel 2000 PDF

Microsoft
Excel 2000 Professional

Mdulo Bsico

Microsoft Office 2000 Professional Excel Bsico

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INDICE GENERAL
MICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONAL

EXCEL 2000 BSICO

LECCIN 01: INTRODUCCIN A
EXCEL 2000 ................................................................ 03
Introduccin
La ventana principal
Los mens de Excel
El primer libro
Salir de Excel

LECCIN 02: LIBROS DE TRABAJO ................... 09
Conceptos generales
Desplazamiento
Insertar y eliminar hojas
Mover y copiar hojas
Guardar archivos

LECCIN 03: INTRODUCCIN DE DATOS ....... 17
Conceptos fundamentales
Forma de introducir datos
Introducir nmero y texto
Introducir fechas
Llenado de celdas adyacentes
Creacin de series
Creacin de tendencias

LECCIN 04: EDICIN DE UNA HOJA .............. 25
Edicin de celdas
Copiar y mover celdas
Insertar y eliminar celdas
Pegado especial
Buscar y reemplazar

LECCIN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR
HOJAS .......................................................................... 35
Ventanas
Paneles
Revisar ortografa
Configurar pgina
Saltos de pgina
Imprimir

LECCIN 06: FRMULAS ...................................... 47
Sintaxis
Referencias
Referencias a otras hojas
Mover y copiar frmulas
Rtulo y nombre

LECCIN 07: TRABAJO CON FUNCIONES ....... 57
Funciones
Autosuma
Pegar funcin
Funciones sugeridas
Insertar referencias
Funciones animadas

LECCIN 08: FORMATO DE CELDAS ................ 63
Introduccin
Anchura y altura de celdas
Alineacin de datos
Fuente de texto
Borde y rellenos

LECCIN 09: FORMATOS DE CELDAS (II) ....... 71
Formatos de nmeros
Formatos personalizados
Formatos condicionales
Estilos
Autoformato

LECCIN 10: CREACIN GRFICOS ................. 81
Introduccin
Conceptos generales
Grficos incrustados
Hojas de grfico
Seleccin de elementos
Agregar datos

APNDICE I: FORMATO DE FECHA CON
CUATRO DGITOS PARA LOS
AOS.

APNDICE II: FORMATO DE MONEDA.
EL EURO.

Introduccin a Excel 2000

Una hoja de clculo es una aplicacin que permite la introduccin de datos y la
obtencin de resultados a partir de su anlisis, de forma que nos ayuden a la hora de tomar
decisiones en la empresa.

La posibilidad de incorporar frmulas complejas, de representar grficamente los datos
introducidos y de realizar el anlisis de qu sucedera si variamos algn parmetro de nuestro
modelo, hacen de una hoja de clculo una herramienta indispensable en entornos econmicos o
administrativos.

Excel 2000 es una hoja de clculo potente y sencilla. Su principal cualidad es la de
incorporar elementos que permiten un anlisis de los datos desde casi cualquier punto de vista
sin que ello implique dificultad en su manejo.

Tareas como la creacin de presupuestos, clculos de facturas, impuestos y otras ms
complejas, como el anlisis de inventarios, anlisis de ventas o anlisis estadsticos son ms
sencillas en un entorno como el de Excel 2000.

Adems, las aplicaciones que pertenecen a la familia Office 2000 permiten preparar
documentos para trabajar en Internet.
1.1. INTRODUCCIN


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ste tambin es el caso de Excel, donde el poder guardar una hoja de clculo en
formato HTML permite publicarla como una pgina Web en la World Wide Web de Internet.

Como cualquier otra aplicacin Windows, Excel 2000 (a partir de ahora simplemente
Excel) se inicia a travs del men Inicio. Busque el elemento en la carpeta Programas que
identifique esta hoja de clculo y, al elegirlo, se cargar la aplicacin.

Si es un usuario asiduo de Excel, debera crear un acceso directo al mismo de forma
que su inicio sea ms rpido.

Al iniciar Excel, aparece su ventana principal, con la que trabajaremos a lo largo del
curso. Dentro de ella se abre una ventana de libro cuyo nombre figura en el ttulo de la ventana
principal (Libro n).

Excel ya est preparado para la introduccin de datos, frmulas, la creacin de
grficos, etc., utilizando el libro nuevo que aparece en pantalla o recuperando uno que haya
creado con anterioridad y que tenga guardado.

Antes de centrarnos en las posibilidades que nos ofrece Excel para el clculo,
presentacin e introduccin de datos, fijmonos en los distintos elementos que se visualizan en
su ventana principal.

1.2. LA VENTANA PRINCIPAL


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En la parte superior de la ventana aparece la llamada barra de ttulo. En ella se indica
el libro que est utilizando en Excel. Excel asigna inicialmente el nombre Libro 1, Libro 2,
etc., a los libros que se van creando. Lgicamente usted podr cambiar dichos nombres.

Seguidamente puede ver la zona de la ventana donde se sitan las barras de
herramientas. Inicialmente Excel aparece con la barra de mens (que es tratada como una
barra de herramientas ms) y las barras de herramientas Estndar y Formato.

Las barras de herramientas permiten acceder rpidamente a los comandos de la
aplicacin. En la mayora de casos habr un botn en una barra de herramientas y un comando
equivalente en la barra de mens. En otros casos slo podr realizar la accin a travs de la
barra de herramientas adecuada.

Seguidamente puede ver la llamada rea de edicin. En esta parte de la ventana
destaca, a su izquierda, el cuadro de nombres que permite un desplazamiento rpido a
cualquier posicin de la hoja. A su derecha est la barra de frmulas donde introducir los
datos o funciones que desee.

La parte central de la ventana, que ocupa la mayora de sta, es la zona de datos. Est
dividida en filas (1, 2, 3,.... ) y columnas (A, B, C, ...). A la interseccin de una fila con una
columna se le llama celda que es el rectngulo donde usted puede introducir datos o frmulas.
Para identificar una celda, por lo tanto, deber indicar tanto su columna como su fila (Al, A2,
B5,...). En esta zona aparecen las barras de desplazamiento, que permiten situarnos en
cualquier parte de la hoja de clculo.

Finalmente aparece la barra de estado en la parte inferior de la ventana. En esta zona
Excel le informa de algunos detalles, como el estado en el que se encuentra (introduciendo
datos, realizando una copia de celdas, etc.) y la situacin de algunas teclas como [ Bloq
Mays], [Bloq Num], etc...,


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El men principal de Excel contiene la mayora de las acciones que es posible realizar
con esta hoja de clculo. Estas acciones podrn realizarse utilizando la opcin de men o con
un botn equivalente en una barra de herramientas.

Vamos a ver de forma general para qu sirven las distintas partes del men principal de
Excel.

- Men Archivo: desde este men podemos, entre otras cosas, abrir un libro, cerrarlo,
guardarlo, imprimirlo o abandonar Excel. Tambin podr acceder a la nueva
caracterstica Guardar como pgina Web desde este mismo men.

- Men Edicin: permite copiar, mover o borrar celdas y, adems, rellenarlas con un
valor. Tambin aparecen los comandos Buscar y Reemplazar con los que podr
encontrar y/o sustituir un elemento por otro.

- Men Ver: proporciona la posibilidad de cambiar el aspecto de la ventana que muestra
Excel. Podr ver cmo va a imprimirse una hoja de clculo a travs de la vista previa
de salto de pgina.

- Men Insertar: proporciona la posibilidad de insertar celdas, hojas, saltos de pgina,
nombres, funciones, comentarios, grficos, etc. En definitiva, cualquier elemento que
pueda tener en su hoja de clculo.

- Men Formato: con este men, podemos cambiar el aspecto de las celdas o del
elemento que hayamos seleccionado previamente. Si no ha seleccionado nada, el
formato slo afectar a la celda en la que se encuentre.

- Men Herramientas: desde este men podr hacer una revisin ortogrfica, una
auditora o realizar trabajos con marcos, entre otras muchas cosas.

- Men Datos: proporciona utilidades de bases de datos, como manejo de listas,
ordenacin de tablas y acceso a datos. Adems podr mostrar la hoja de una forma
resumida o esquemtica.

- Men Ventana: permite reorganizar ventanas o activar la ventana especificada. La lista
de libros abiertos se presenta al final de este men.

- Men Ayuda (?): proporciona informacin sobre aprendizaje y uso de Microsoft
Excel. Se incluye la posibilidad de llamar al Ayudante de Office.

Como ya comentamos al principio del captulo, existen unos botones que permiten
acceder a algunas opciones del men de un modo ms rpido.
1.3. LOS MENS DE EXCEL


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As, por ejemplo, el botn es equivalente a la opcin del men Archivo / Abrir.

Existe otro tipo de mens: los llamados mens contextuales. Aparecen al hacer clic
con el botn derecho del ratn en un determinado objeto.

Dicho tipo de men permite acceder de una forma rpida a las acciones ms usuales
que se realizan sobre el objeto que ha pulsado. Por ello el men que aparece depende de dicho
objeto.

En definitiva, Excel permite realizar sus distintas funciones y comandos de diferentes
formas: a travs de un men desplegable, con un botn de una barra de herramientas o con el
men contextual de un determinado objeto.

Lo importante es que usted conozca que tiene a su disposicin estas posibilidades y las
utilice cuando lo necesite.

Este captulo sirve para que tenga una idea de cmo se trabaja en Excel, pero sin
pretender que aprenda los conceptos que se introducen. A lo largo del curso podr aprender y
practicar todo lo que en este captulo ni siquiera se explica.

En el curso en pantalla ver cmo seleccionar celdas, introducir datos o frmulas y con
qu sencillez se puede crear un grfico a partir de los datos de la hoja de clculo. Podr ver
cmo la existencia de asistentes facilita en gran medida el proceso, que de otra forma sera
mucho ms complejo de llevar a cabo. sta es la filosofa de Office.

Para salir de Excel una vez hemos terminado el trabajo, puede seleccionar la opcin
Salir del men Archivo. Tambin es posible abandonar Excel mediante cualquiera de los
modos normales de cerrar una ventana de Windows.

Si usted no ha realizado cambios en el libro de trabajo, Excel se cerrar y saldr al
escritorio de Windows. Sin embargo, si ha realizado alguna modificacin, se le preguntar si
desea guardar los cambios. Si responde que no, se perdern los cambios que realiz desde la
ltima vez que grab.

1.4. EL PRIMER LIBRO
1.5. SALIR DE EXCEL


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Libros de Trabajo

Cuando trabaje en Excel, siempre lo estar haciendo en un determinado libro. En Excel
los archivos son llamados libros, debido a que son los recipientes donde se guardan las hojas
de clculo. Por lo tanto, es lo mismo hablar de un archivo de Excel que de un libro de Excel.

As, un libro de Excel puede contener distintas hojas de clculo, identificadas a partir
de sus etiquetas (Hoja1, Hoja2, ...), que es donde usted introducir los datos y el resto de
elementos que se pueden insertar.

Al iniciar Excel, se encontrar con un libro nuevo de trabajo en el que podr ver tres
etiquetas de hoja de clculo, nmero de hojas predeterminado para los libros.

Si desea un nmero diferente de hojas de clculo para los nuevos libros, no tendr ms
que especificarlo en la ficha General del cuadro de Opciones (men Herramientas). A partir
de ese momento, todos los libros que se creen tendrn dicho nmero de hojas de clculo.

De todas formas, usted puede insertar nuevas hojas de clculo en un libro siempre que
lo necesite.

Como ya sabe, una hoja de clculo no es ms que una cuadrcula compuesta por filas y
columnas. El lugar donde realmente se pueden introducir datos es la celda, que es la
interseccin entre una determinada fila y una determinada columna.

El nombre de las columnas sigue el siguiente orden: A .. Z, AA .. BA .. BZ, as hasta
la columna IV. En cuanto a las filas, se dispone de hasta 65.536. Por tanto, la ltima celda de
una hoja de clculo de Excel ser la IV65536.

Desplazamiento en una hoja de clculo: Para visualizar cualquier punto de la hoja de
clculo, puede utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Si lo que desea es
situar la celda activa en un punto especfico de la hoja, debe utilizar el ratn o determinadas
combinaciones de teclas.

2.1. CONCEPTOS GENERALES
2.2. DESPLAZAMIENTO


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Si utiliza el ratn y la celda a la que quiere acceder est visible, slo tiene que pulsar
con el ratn sobre ella. Si la celda no est visible, primero debe visualizarla utilizando las
barras de desplazamiento y, una vez visible en pantalla, hacer clic sobre ella.

Para acceder a una celda mediante teclado, existen las siguientes posibilidades:

- Teclas de direccin: desplazan una posicin la celda actual.
- [RePg], [AvPg]: desplazan una ventana hacia arriba o hacia abajo
respectivamente.
- [Inicio]: sita la celda activa en la columna A.
- [Ctrl] + [Inicio]: sita la celda activa en la posicin de celda A l.
- [Ctrl] + [Fin]: posiciona la celda activa en la ltima celda con datos de la hoja.

Para situarse en una determinada celda existe tambin la orden Ir a, situada en el men
Edicin, a la que tambin se tiene acceso mediante la combinacin de teclas [Ctrl] + [I] o la
tecla [F5].

Otra forma de acceso es utilizando el Cuadro de nombres, en el que se puede
introducir la direccin o referencia a la que se desea acceder y despus pulsar [Intro]. Este
cuadro adems nos permite introducir un nombre que ser utilizado para referenciar la celda
activa o el grupo de celdas seleccionadas en el momento de crear el nombre.

Desplazamiento en un libro de trabajo: Para desplazarse por las diferentes hojas de
que consta un libro, se dispone de los botones de desplazamiento, que sirven para mostrar las
distintas etiquetas de las hojas. Estos botones estn situados a la izquierda de la barra de
desplazamiento horizontal.

Los botones de desplazamiento sirven nicamente para mostrar las diferentes etiquetas
de las hojas. Para activar una hoja, debe hacer clic en su etiqueta.

Tambin es posible acceder a las diferentes hojas mediante el teclado:

- [Ctrl] + [AvPg]: Pasa a la siguiente hoja
- [Ctrl] + [RePg]: Pasa a la hoja anterior.


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Por otra parte, podr saber en qu columna y fila se encuentra en todo momento ya que,
al situarse en una determinada celda, Excel destaca su ttulo de columna y de fila. Adems,
en el cuadro de nombre tambin aparece el nombre de la celda, que inicialmente es su
referencia (Al, B1, etc.)..

En un libro de trabajo se pueden insertar o eliminar hojas fcilmente. El nmero
mximo de hojas que puede contener un libro depende de la memoria disponible del
ordenador.

A la hora de insertar o eliminar hojas, el proceso puede hacerse bien para una nica
hoja o bien para un conjunto de hojas

En cualquiera de los casos es necesario seleccionar la/s hojas/s previamente. Si slo
desea seleccionar una nica hoja, pulse en su etiqueta, pero si desea seleccionar ms de una
hoja, deber seguir las siguientes instrucciones:

- Si lo que desea es seleccionar dos o ms hojas adyacentes, pulse sobre la etiqueta de
la primera y, manteniendo pulsada la tecla [Mays], haga clic en la ltima hoja.

- Si las hojas no son adyacentes, el proceso es similar, pero manteniendo presionada la
tecla [Ctrl] en lugar de [Mays] y haciendo clic en las distintas hojas.

- Tambin puede seleccionar todas las hojas de un libro mediante el men contextual de
una etiqueta de hoja de clculo.

Para insertar un determinado nmero de hojas, seleccionaremos tantas etiquetas como
hojas deseemos insertar y despus elegiremos en el men Insertar la opcin Hoja de clculo.
Las nuevas hojas aparecern a la izquierda de la primera etiqueta seleccionada.

Para eliminar hojas, seleccionaremos las etiquetas de las hojas a suprimir y elegiremos
del men de Edicin el comando Eliminar hoja.

Tambin se pueden insertar o eliminar hojas usando el men contextual de la etiqueta
de la hoja.

Cuando insertamos una hoja, sta se convierte en la hoja activa; si lo que hacemos es
suprimirla, la hoja de la derecha se convierte en la hoja activa.

2.3. INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS


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El nombre de una etiqueta de hoja puede tener un mximo de 31 caracteres,
permitindose espacios en blanco. Sin embargo, existen ciertas restricciones, como no
escribirlo entre corchetes [ ] o utilizar los caracteres /, \, ? y *.

Para cambiar el nombre de una etiqueta, haga doble clic sobre ella y escriba el nuevo
nombre. El cambio de nombre de hoja tambin se puede realizar desde la opcin Cambiar
nombre... de su men contextual.

Excel proporciona la posibilidad de reorganizar las hojas de un libro de trabajo, as
como mover hojas a otros libros e incluso a libros nuevos. Tambin se pueden copiar
fcilmente hojas dentro de un libro de trabajo en otro libro existente o en uno nuevo.

A continuacin se describen los procesos de mover y copiar hojas.

MOVER HOJAS:

Se selecciona la etiqueta y se arrastra por la fila de
etiquetas. Un tringulo negro nos indica la posicin donde se
inserta la hoja. Para situarla en la posicin elegida, soltaremos el
botn del ratn. Este mismo procedimiento se puede realizar
seleccionando varias hojas a la vez.

Si el libro destino de la hoja (ya sea al moverla o al
copiarla) est visible en pantalla, podr arrastrar la hoja a dicho
libro y soltarla en el mismo, producindose el efecto deseado, es
decir, mover o copiar la hoja de clculo.

En una prxima leccin aprender a mostrar ms de un
libro a la vez en pantalla.

Para mover hojas de un libro de trabajo a otro, se seleccionan las hojas a mover y se
elige el comando Mover o copiar hoja del men Edicin.

Est opcin muestra un cuadro de dilogo en el que se selecciona el libro de trabajo
destino (incluso uno nuevo) y el lugar donde se desea colocar las hojas.

COPIAR HOJAS:

Con el mismo procedimiento de arrastre del ratn que utilizamos para mover, podemos
crear una copia si se mantiene la tecla [Ctrl] pulsada al mismo tiempo.
2.4. MOVER Y COPIAR HOJAS


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Tambin, al igual que con mover, podemos utilizar la opcin Mover o copiar hoja del
men Edicin; pero en esta ocasin deberemos activar la casilla Crear una copia.

Si en el libro de trabajo destino existe una hoja con el mismo nombre que la hoja que
vamos a copiar o mover, Excel le cambia el nombre aadindole un nmero para diferenciarla.

Una vez haya acabado de trabajar con un libro, el paso siguiente es guardarlo en disco
para poder recuperarlo en otro momento.

Si el libro es nuevo, deber asignarle un nombre al guardarlo. Para ello, seleccione en
el men Archivo la opcin Guardar como.

El cuadro Guardar como es muy parecido al de Abrir, teniendo que indicar el nombre
del libro y el formato con el que quiere que se guarde.

Por defecto, el documento se graba con el formato de Libro de Excel, con la extensin
.xls, aunque en la lista Guardar como tipo de este cuadro de dilogo puede elegir formatos
distintos para ser ledos por otras aplicaciones.

Por ejemplo, se le permitir guardar los archivos con el formato de versiones
anteriores, de forma que pueda utilizar el documento en una versin anterior de Excel.

2.5. GUARDAR ARCHIVOS


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Esto es muy til. En muchas organizaciones coexisten diversas versiones de una
misma aplicacin. As, usted podra ser uno de los afortunados que disponen de Excel 2000,
pero tener que pasar un libro a un compaero que slo dispone de Excel 95.

La solucin es sencilla: guardar el libro con el formato de Excel 5.0/95, con lo que su
compaero podr abrir el documento, aunque deber tener en cuenta que perder las
caractersticas especiales de Excel 2000 que no aparecen en versiones anteriores.

Adems, es posible guardar el libro con dos formatos distintos a la vez. Esto se conoce
como el formato dual.

El tipo de archivo Libro de Microsoft Excel 97/2000 y 5.0/95 permite guardar el libro
para que se pueda abrir tanto en Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 y Excel 2000.

De esta forma, las caractersticas nuevas siguen estando disponibles siempre que abra
el libro con Excel 2000. Tenga en cuenta que esto supone una mayor ocupacin de espacio en
disco, por lo que slo es adecuado cuando realmente sea necesario.

Si desea conocer qu caractersticas de Excel 2000 se perdern al guardar el libro en un
formato distinto, utilice la ayuda, como aprendi en una leccin anterior.

El resto de caractersticas del cuadro de dilogo Guardar como es muy parecido al del
cuadro Abrir.

As, en el campo Guardar en se indica la ubicacin donde se guardar el libro. Puede
acceder a cualquier lugar de su disco duro o de cualquier otra ubicacin a travs de esta lista y
el botn Subir un nivel . puede guardar el documento en las carpetas Favoritos y
Carpetas Web, con el significado que esto tiene. Para ello utilice la barra de Direcciones.

Finalmente, comentarle algunas opciones que se establecen para el proceso de guardar
un libro. Estas opciones se establecen a travs del comando Opciones generales del men
Herramientas que se sita en el mismo cuadro de dilogo Guardar como.

As, es interesante la opcin Crear siempre una copia de seguridad, ya que cada vez
que guarde un libro en un archivo, Excel conservar la versin anterior del mismo como copia
de seguridad.

Otra forma de proteger los documentos es mediante una contrasea para que otros
usuarios no puedan abrirlos y modificar su contenido.

Con Contrasea contra escritura impedir que se modifique el contenido de un
documento, aunque estar permitido examinar su contenido (abrirlo como solo lectura).


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Para indicar a otros usuarios que abran un documento como slo lectura, active la
casilla Se recomienda slo lectura. As, al abrir el libro como solo lectura y realizar
modificaciones, tendr que guardar el documento con otro nombre.

Y si lo que desea es impedir que otros usuarios puedan incluso abrir el libro, utilice la
contrasea de proteccin. Tenga cuidado de no olvidar la contrasea, ya que, en dicho caso,
ni usted mismo podr acceder al libro.

Por otra parte, no es necesario acceder al men Archivo para guardar un libro de Excel.
Desde la barra de herramientas Estndar, con el botn guardar un documento que haya
sido almacenado con anterioridad, por lo que el proceso ser automtico sin pasar por el
cuadro Guardar como.

Sin embargo si el documento se guarda por primera vez, el hecho de pulsar en la barra
de herramientas correspondiente botn tendr el mismo efecto que acceder al comando
Guardar como.


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Introduccin de Datos

En Excel usted puede introducir dos tipos de datos en una celda:

- Un valor constante, que es todo dato que escriba directamente en una celda. Puede ser
un valor numrico, una fecha, texto, etc. Este valor no cambia nunca, a no ser que usted
vuelva a editar la celda y lo haga expresamente.

- Una frmula, que es una secuencia de valores, referencias a celdas, nombres,
funciones u operadores que producen un determinado resultado. Las frmulas
comienzan siempre con el signo igual (=), de forma que Excel puede distinguir entre lo
que es un valor constante y una frmula. El valor de una frmula puede modificarse si
modifica el valor de otras celdas.

En Excel, un valor numrico slo puede estar compuesto por los caracteres de dgito 0
al 9 y los caracteres +- ( ) , / $ % . E e. El punto sirve como separador de miles y la coma
como parte decimal del valor.

Si Excel no puede interpretar el valor introducido como un nmero o como fecha, hora,
valor lgico o error, entonces lo interpretar como texto.

En todo momento en la barra de frmulas podr ver el contenido de la celda activa. Si
el valor es numrico, independientemente de que tenga aplicado un determinado formato, en la
barra de frmulas slo se ver dicho valor.

Si se trata de una frmula, el valor resultante se mostrar en la celda, mientras que la
frmula en s lo har en la barra de frmulas.

NOTA: Es importante destacar que Excel utiliza los smbolos para la unidad monetaria y los
separadores de miles y decimales que indiquen en la Configuracin regional de Windows.
As, se ha indicado que se utiliza la coma para indicar la parte decimal de un nmero y
el punto como separador de miles. sta es la configuracin que se utiliza en Espaa, pero en
otros pases no tiene qu coincidir.
Lo mismo ocurre para el smbolo de moneda. Por ello, en nuestro curso hemos
utilizado la abreviatura u. m., es decir, unidades monetarias.
Para acceder a la Configuracin regional de su equipo, utilice al Panel de Control de
Windows.

3.1. CONCEPTOS FUNDAMENTALES


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Para introducir datos en una hoja de clculo, debe haber una o varias celdas
seleccionadas, dado que dichos datos se situarn en ellas. Por defecto, la celda activa es la
celda seleccionada.

Siempre deber seleccionar bloques rectangulares de celdas. Para seleccionar un rango
de celdas, hay que hacer clic en la primera celda del grupo, arrastrar con el ratn hasta la
ltima y soltar.

Para seleccionar celdas o rangos no adyacentes, se debe pulsar la tecla [Ctrl] mientras
hace clic sobre las celdas adicionales.

Tambin puede seleccionar toda una columna o toda una fila. Para ello, deber pulsar
en el ttulo de la columna o fila. Si desea seleccionar toda la hoja de clculo, haga clic en el
cuadro interseccin entre los ttulos de columnas y de filas.

Una vez seleccionado un determinado rango de celdas, puede introducir datos en dicha
seleccin, trasladndose de una celda a otra. Si presiona la tecla [Intro] el movimiento ser de
arriba a abajo, si utiliza la tecla [Tab], el desplazamiento es hacia la derecha. Para ir en el
sentido opuesto, presione [Mays] y las teclas anteriores.

Al introducir un valor en una
celda, en la barra de frmulas
aparecen dos botones. Uno en forma
de aspa, que cancela la introduccin
del valor (equivalente a pulsar la tecla
[Esc] en el teclado) y otro en forma
de v, que acepta los datos
introducidos (tambin podra pulsar la
tecla [Intro].

El botn con el signo Igual (=), permite indicar que desea establecer una formula en la
celda y le da acceso a las funciones disponibles en Excel. Ya lo veremos cuando estudiemos la
forma de introducir frmulas.

En ocasiones, desear rellenar un rango de celdas con un mismo valor. En ese caso,
seleccione el rango, introduzca el valor en la primera celda del mismo y no acepte con [Intro],
sino hgalo con [Ctrl] + [Intro].

Si ha cometido un error en el ltimo comando o entrada de datos realizada, puede
deshacerlo seleccionando Edicin / Deshacer o haciendo clic sobre el botn Deshacer .

3.2. FORMAS DE INTRODUCIR DATOS


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NMEROS: En Excel existen distintos formatos de nmero. Cuando se crea una hoja
nueva, todas las celdas poseen el mismo formato de nmero, el formato General. Mediante
este formato se muestran los nmeros de la forma ms exacta posible y si el dato no cabe en la
celda se visualizar en formato cientfico.

Al introducir valores numricos, puede introducir los siguientes signos:

- El signo punto ( . ) se utiliza como separador de miles en una cantidad.
- El signo coma ( , ) se utiliza para expresar decimales.
- El signo menos ( - ) se utiliza para indicar una cantidad negativa, aunque tambin se
puede indicar encerrando la cantidad entre parntesis.
- El signo ( % ) se utiliza para dar al nmero un formato de porcentaje.

En Excel se ha de llevar especial cuidado al introducir datos en forma de
fracciones ya que si se utiliza la nomenclatura del tipo 4/3, Excel entender que se
ha introducido una fecha. Las fracciones se deben introducir como fracciones
mixtas, por ejemplo 4/3 =1 1/3.

La forma en que se visualizan los nmeros en una celda depende del formato que la
celda tiene asignado, pero internamente Excel almacena los valores con 15 dgitos de exactitud
para los nmeros decimales y este valor interno es el utilizado para los clculos realizados por
Excel. Si desea que se utilicen los valores con la precisin con que aparece en pantalla, deber
acceder al cuadro Opciones mediante la orden Herramientas / Opciones y activar en la ficha
Calcular la casilla de verificacin Precisin de pantalla. Debe tener en cuenta que, si se
utiliza la precisin de pantalla, ya no ser posible recuperar los valores internos anteriores.

Si el nmero no cabe en la celda y sta tiene asignado un formato, aparecer como
#######para indicar que la celda es muy pequea para presentar el dato.

Excel dispone de un comando para fijar el nmero de decimales en la hoja de clculo
de forma que cualquier cantidad introducida ser dividida por una potencia de 10 Igual al
nmero de decimales introducido. Para indicar esta opcin, deber seleccionar Herramientas /
Opciones, seleccionar la ficha Modificar y activar la casilla de verificacin Nmero fijo de
decimales, indicando el nmero de decimales deseado.

Por ejemplo, si se elige un nmero de decimales igual a 3 y se introduce el valor 5, se
visualizar en la celda activa el valor 0,005.

Esta opcin tambin sirve para introducir ceros a la derecha de un nmero entero. Por
ejemplo, para introducir 28000 simplemente introduciendo 28 en la celda, se pone el nmero
fijo de decimales a -3. Tenga en cuenta que al hacer estas operaciones, los valores anteriores a
la activacin del nmero de decimales no se vern afectados.
3.3. INTRODUCIR NMEROS Y TEXTO


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Si desea introducir un nmero como si fuera texto, deber escribir un apstrofo ( ' )
delante de la cifra. Podr distinguir si una cifra est introducida como texto ya que el texto por
defecto siempre est alineado a la izquierda.

TEXTO: Un texto es cualquier conjunto de caracteres que se introduce en una celda y que no
se corresponde con el formato de nmero, frmula, fecha, hora o valor lgico. Una celda puede
contener hasta 32.767 caracteres a los cuales se les puede dar formato individualmente. En
versiones anteriores el nmero de caracteres estaba limitado a 255.

Un texto puede invadir la celda de la derecha siempre que sta est vaca, pero se
truncar su contenido cuando la celda contigua de la derecha contenga datos. Para evitar que
un texto invada la celda del lado derecho, se puede introducir el texto en varias lneas dentro
de una celda. Para ello, deber seleccionar en el men Formato la opcin Celdas y despus
seleccionar la ficha Alineacin activando en esta ficha la casilla de verificacin Ajustar texto.

Las fechas se almacenan internamente como nmeros de serie, es decir, el nmero de
das transcurridos a partir del origen, y las horas como un porcentaje del da. En Excel, el
origen de las fechas es 1 de Enero 1900; aunque puede modificar este parmetro.

Cuando se introduce en una celda de la hoja de clculo un valor en un formato
reconocible por Excel como de fecha o de hora, automticamente se le asigna a la celda ese
formato y cualquier otro valor introducido despus en la celda ser tomado como fecha u hora.

Un ejemplo de introduccin de flechas sera 24/ 06/1999. Los distintos formatos para
introducir fechas se vern ms adelante en este manual.

En Excel 2000 usted puede escribir 2 o 4 cifras para la parte correspondiente al ao de
una fecha. Lo mejor es hacerlo siempre con 4 cifras, de forma que no haya posible
ambigedad.

Sin embargo, si lo hace slo con 2 cifras, tenga en cuenta las siguientes reglas de
interpretacin:

- Si se introduce desde 00 hasta 29 para el ao, Excel interpretar que desea indicar del
2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretar que es el 21 de julio
de 2018.

- Si se introduce desde 30 hasta 99, Excel interpretar que desea indicar del 1930 al
1999. Por ejemplo, sise escribe 21/7/89, se interpretar como el 21 de julio de 1989.

3.4. INTRODUCIR FECHAS


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Las horas se pueden expresar en formato de 12 24 horas. En el primer caso, despus
de la cantidad se debe aadir am pm con un espacio de separacin entre ellos. Tambin
puede utilizar a o p en lugar de am o pm respectivamente

Pulsando las teclas: En la celda aparecer:
[Ctrl]+[Mays]+[;] La fecha actual
[Ctrl]+[Mays]+[:] La hora actual

Una vez introducido un dato en un formato reconocible, Excel asocia el tipo de formato
utilizado a esa celda y permanece asociado hasta que se cambia explcitamente, aunque se
borre el contenido de la celda.

Deber borrar el formato con la opcin Borrar / Formatos del men Edicin, para que
la celda elimine el formato anterior.

Cuando desee llenar selecciones de celdas adyacentes, puede utilizar el controlador de
relleno o bien seleccionar un rango de celdas y utilizar ordenes del men Edicin.

Al seleccionar una celda o un grupo de
celdas, quedan marcadas por un rectngulo
que las engloba en cuyo extremo inferior
derecho est situado el controlador de
relleno. Al situar el cursor sobre l, se
transforma en una pequea cruz. El
controlador de relleno relleno slo nos
permite movernos en una direccin a la vez.

COPIAR DATOS: Deber seleccionar la celda cuyo contenido desea copiar y arrastrar el
controlador de relleno hasta la posicin deseada. Este mismo procedimiento se puede realizar
mediante la seleccin de un rango de celdas que contenga en la primera celda del rango el
valor a copiar y seleccionar en el men Edicin la opcin Rellenar, eligiendo despus el
sentido en que se quiere llenar.

El controlador de relleno tambin se puede utilizar para eliminar el contenido de las
celdas dentro de una seleccin. Si se mueve el controlador de relleno hacia arriba o hacia la
izquierda sin pasar de la primera columna o fila de la seleccin, las celdas situadas abajo y a la
derecha del controlador de relleno se oscurecen y, cuando se suelta el botn del ratn, son
borradas. Si el lmite superior o el lmite izquierdo se sobrepasa, los datos se copiarn en las
nuevas celdas seleccionadas.
3.5. LLENADO DE CELDAS ADYACENTES


PAG. 22

Seleccionando la opcin Rellenar en el men Edicin ver las diferentes posibilidades
para el llenado de celdas. Las opciones dejan de estar inhabilitadas cuando se selecciona un
grupo de celdas.

Las opciones de este submen relacionadas con el copiado de celdas son:

- Hacia abajo.
- Hacia la derecha.
- Hacia arriba.
- Hacia la izquierda.
- Otras hojas.

Se puede acceder a la opcin Otras hojas slo si existen varias hojas seleccionadas.
Mediante esta orden se copia el contenido del rango de celdas seleccionado de la hoja activa en
el mismo rango de celdas de todas las hojas previamente seleccionadas. Al utilizar esta opcin,
se tiene la posibilidad de elegir entre copiar el contenido de la celda, su formato o ambas cosas.

El controlador de relleno tiene asociado un men contextual en el que tambin esta
situado la orden Copiar celdas. Este men contextual aparece al realizar el llenado con el
botn derecho.

En Excel se pueden crear series a partir del valor de la celda activa aumentndolo o
disminuyndolo en el rango de celdas seleccionadas al arrastrar el controlador de relleno
automtico. Cuando se introduce un valor en un formato reconocible por Excel como valor
extensible, lo aumenta o disminuye al arrastrar el controlador de relleno. Ejemplos de valores
extensibles son: Enero, Lunes, Trimestre1, ler Tri.

Los formatos en que se pueden introducir los datos para valores extensibles se vern
ms adelante en la leccin de formatos.

Otra posibilidad a la hora de crear series es introducir los dos primeros valores de la
serie para que Excel observe la diferencia entre valores al crear el resto de la serie.

Si, al crear mediante llenado automtico una serie, no desea que valores como ENE o
Pl aumenten automticamente, deber mantener pulsada [Ctrl] a la hora de arrastrar el
controlador de relleno.

Si desea crear series descendentes, deber desplazar el controlador de relleno en
sentido contraro al seguido para crear la serie. Recuerde que deber sobrepasar los lmites de
la seleccin, ya que, de otra forma, se eliminaran datos.

3.6. CREACIN DE SERIES


PAG. 23

Es posible crear series a partir de valores
sencillos. Para ello deber seleccionar la celda
inicial y arrastrar el controlador de relleno
manteniendo [Ctrl] pulsado.

En el men contextual del controlador de
relleno existen opciones para la creacin de
series.

Para poder acceder a las opciones de
llenado de series de este men contextual, el
dato de partida debe estar presente en la celda.
Para llenar la serie con los das de la semana,
das, meses o aos, deber introducir el dato
inicial en formato fecha, de otra forma no
estarn habilitadas estas opciones.

En Excel es posible crear listas personalizadas de datos para utilizarlas despus en el
llenado automtico. Para crear una lista personalizada, deber seleccionar Herramientas /
Opciones eligiendo la ficha Listas personalizadas. Dentro del cuadro Entradas de lista
deber escribir en lneas separadas los distintos elementos de la lista de llenado personalizada.
Estas listas personalizadas se pueden eliminar seleccionndolas y pulsando el botn Eliminar,
de esa misma ficha.


PAG. 24

En Excel es posible crear series sencillas de tendencias geomtricas y lineales mediante
el men contextual del controlador de relleno o bien en el men Edicin eligiendo la opcin
Rellenar / Series.

Estas operaciones se deben utilizar nicamente para crear series sencillas, ya que para
crear series ms complejas, deber utilizar funciones de hoja de clculo como TENDENCIA,
CRECIMIENTO, ESTIMACIN LINEAL, etc...

Para crear una tendencia lineal o geomtrica, deber seleccionar las celdas con los
datos iniciales de la tendencia, arrastrar el cuadro de llenado presionando el botn derecho del
ratn hasta seleccionar el rango deseado y soltar: aparecer el men contextual del controlador
de relleno y podr elegir la opcin Tendencia lineal o Tendencia geomtrica.

Ejemplos de tendencias lineales son:

- 1, 2 --- >3, 4, 5, 6.
- 1, 3 --- >5, 7, 9, 11.
- 100, 95 --- >90, 85, 80, 75.

Ejemplos de tendencias geomtricas son:

- 2 con incremento 2 =2, 4, 8, 16.
- 2 con incremento 3 =2, 6, 18, 54.

3.7. CREACIN DE TENDENCIAS


PAG. 25

Edicin de una Hoja

Las celdas de una hoja de clculo se pueden editar para cambiar su contenido o aadir
datos a los existentes.

Existen varias formas de editar una celda: hacer doble clic sobre ella, situarse en la
celda y pulsar [F2] o, finalmente, situarse en la celda y hacer clic en la barra de frmulas.

En cualquier caso aparecer el punto de insercin, es decir, aquel punto en el que est
situado el cursor cuando la celda est en modo edicin y a partir del cual se pueden introducir
o eliminar caracteres. Si la celda no est vaca al editarla, el punto de insercin se sitiar en el
lugar donde se realice el doble clic. Para desplazar el punto de insercin puede utilizar las
flechas de direccin o seleccionar el nuevo punto de insercin realizando un clic con el ratn
en la posicin elegida.

Cuando una celda est en modo edicin, se puede seleccionar una palabra realizando
doble clic sobre ella. Para seleccionar caracteres en una celda, deber seleccionarlos mediante
el arrastre del ratn.

Cuando una celda est editada, se pueden utilizar las opciones del men Edicin:
Cortar, Copiar, Pegar y Borrar, pero debe tener en cuenta que estas operaciones harn
referencia a los caracteres seleccionados dentro de la celda. Tambin se puede acceder a estas
rdenes mediante sus botones correspondientes de la barra de herramientas o a travs del men
contextual de celda.

A continuacin se citan las funciones que realizan:

- Cortar: Elimina de la celda los elementos seleccionados y los coloca en el
portapapeles.
- Copiar: Copia los elementos seleccionados en el portapapeles.
- Pegar: Inserta el contenido del portapapeles en la celda a partir del punto de
insercin.
- Borrar: Elimina los caracteres seleccionados. Slo se puede acceder a l desde
el men Edicin o mediante la tecla [Supr].

Cuando se est editando una celda, es conveniente disponer de alguna opcin para
deshacer el ltimo cambio introducido o volver a repetirlo. Se puede acceder a estas rdenes
desde el men Edicin o mediante los botones Deshacer y Repetir de la barra
de herramientas.

4.1. EDICIN DE CELDAS


PAG. 26

Cada uno de estos dos botones guarda en una lista las acciones llevadas a cabo,
permitiendo volver a la situacin anterior si se ha equivocado. Esta lista acta como una pila,
en el sentido de que la ltima accin realizada es la que se encuentra encima de las dems. Si
selecciona deshacer una accin de la lista, se desharn dicha accin y todas las situadas encima
de sta en la lista.

Si slo desea deshacer la ltima accin realizada, pulse en el botn Deshacer, sin
necesidad de mostrar la lista, El botn Rehacer sigue el mismo funcionamiento, pero con el
sentido contrario.

Tenga en cuenta que no siempre podr deshacer las acciones que realice. Por ejemplo,
guardar o imprimir una hoja de clculo no pueden deshacerse.

Una de las operaciones que ms se utilizan en cualquier aplicacin de Office es la de
cortar o copiar y pegar.

En Excel, usted podr mover o copiar el contenido de unas celdas en otro lugar de la
misma hoja de clculo, de una hoja de clculo distinta e incluso de un libro distinto.

Esto ahorra mucho trabajo, ya que no es necesario volver a escribir datos que hemos
introducido en algn lugar de la hoja de clculo.

Para realizar estas operaciones puede utilizar los comandos Cortar ,Copiar y
Pegar o arrastrar las celdas directamente con el ratn.

La diferencia entre cortar o copiar unas celdas es clara. En el primer caso movemos las
celdas a un lugar distinto, por lo que desaparecen del lugar original. En el caso de copiar, las
celdas no desaparecen de la ubicacin original, sino que se crea una copia que podemos
utilizar en cualquier otro lugar.

Antes de pegar las celdas seleccionadas, debemos elegir la celda sobre la cual
queremos pegar. Si hemos copiado ms de una celda, la celda elegida se convertir en la
esquina superior izquierda del rea de pegado.

Cuando pegamos celdas sobre otras existentes, se reemplaza su contenido.

Se pueden insertar celdas entre celdas existentes. Para ello, se deben cortar o copiar
las celdas seleccionadas y despus elegir el comando Celdas copiadas o Celdas cortadas del
men Insertar. La diferencia entre pegar e insertar celdas es fundamental ya que, al insertar
4.2. COPIAR Y MOVER CELDAS


PAG. 27

celdas, podr indicar qu debe pasar con las celdas que va a ocupar. En el caso del pegado,
simplemente se reemplazan unas por otras.

Cuando ha realizado ms de una accin "cortar" o "copiar", podr comprobar que
aparece la barra de herramientas Portapapeles.

El Portapapeles de Office es una de las novedades de Office 2000. Es como el
Portapapeles de Windows pero con mas capacidad, de forma que no slo se guarda el ltimo
elemento fruto de una accin de cortar o copiar, sino que puede almacenar los ltimos 12
elementos.

Esto puede ser muy til, permitindole disponer de ms opciones de pegado. Lo nico
que tiene que hacer es elegir el elemento que desea pegar.

Adems, el Portapapeles de Office es compartido por todas las aplicaciones de Office,
por lo que podr pegar un elemento de Excel en Word, en PowerPoint o en cualquier otra
aplicacin de Office (o viceversa).

Los elementos situados en el Portapapeles de Office
aparecen representados mediante un icono que indica su
naturaleza. Sin embargo, si usted desea saber exactamente lo que
contienen, puede situar el puntero del ratn por encima de dichos
elementos con lo que le aparecer una etiqueta en la que se
muestra el contenido. De esta forma, puede elegir con seguridad
el elemento a pegar.

El Portapapeles de Office funciona como una lista en la que se van aadiendo
elementos al final de la misma y se borran desde el principio cuando no caben ms,
manteniendo siempre los ms recientes.

Por otra parte, elegir el ltimo elemento de la lista del Portapapeles de Office es
equivalente a pulsar en el botn Pegar de la barra de herramientas Estndar, es decir, se
pega el contenido que tiene el Portapapeles de Windows.

Existen otros botones en la barra de herramientas Portapapeles:

- Copiar : Realiza una copia del elemento seleccionado.
- Pegar todo : Permite pegar todos los elementos que estn en el Porta-
papeles de Office. Si alguno de esos elementos es una imagen, entonces este botn no
podr utilizarse.


PAG. 28

- Borrar Portapapeles : Elimina todos los elementos. No puede borrar un elemento
individualmente.

Para hacer varas copias de una celda o de un rango de ellas de una sola vez, debe
seleccionar la esquina superior izquierda de las celdas que formaran las reas de pegado.

Recuerde que, para hacer selecciones de celdas no adyacentes, debe mantener
presionada la tecla [Ctrl] mientras selecciona las celdas adicionales.

Adems, si va a pegar en varias celdas a la vez, deber utilizar el Portapapeles de
Windows, ya que los elementos situados en el Portapapeles de Office solo pueden ser pegados
en un lugar a la vez.

Las operaciones de copiar y desplazar celdas tambin se pueden realizar mediante el
uso del ratn.

Lo nico que tiene que hacer es arrastrar la seleccin de celdas utilizando el borde de
dicha seleccin. Si desea copiar las celdas en lugar de moverlas, mantenga pulsada la tecla
[Ctrl] al mismo tiempo.

Si el destino de las celdas es una hoja distinta, utilice la tecla [Alt] al mismo tiempo. Si
el destino es un libro distinto, deber mostrarlo en una ventana para poder arrastrar a l.

Por eso, en estos dos casos suele ser ms cmodo utilizar los comandos Cortar/Copiar
y Pegar.


PAG. 29

Adems, si en lugar de arrastrar con el botn izquierdo del ratn lo hace con el
derecho, entonces, al soltar, aparecer un men contextual con las opciones ms utilizadas.

De esta forma no tiene que preocuparse por ninguna combinacin de teclas ni nada
parecido. Simplemente elija la opcin adecuada.

Para modificar la presentacin de datos de una hoja de clculo se pueden insertar
celdas en blanco e incluso filas y columnas enteras en blanco, eliminar y borrar celdas, etc.

Al insertar celdas, las dems celdas se desplazan para incluir las nuevas. Excel se
encarga de realizar todos los ajustes necesarios para que cualquier referencia a las celdas
desplazadas sea actualizada.

El proceso para insertar filas es el siguiente: deber seleccionar las filas que desee
insertar mediante la seleccin de un nmero de ttulos de filas (tantas como desee insertar y en
la posicin donde se insertarn las filas), despus deber elegir la opcin Filas del men
Insertar. Las celdas insertadas desplazan a las restantes hacia abajo

Para insertar columnas, el procedimiento es similar, seleccionando los ttulos de las
columnas y despus en el men Insertar seleccionar la opcin Columnas. Las nuevas
columnas aparecern a la izquierda de las seleccionadas.

Si desea insertar una rango de celdas en blanco, deber seleccionar un rango de celdas
igual al que va a insertar y seleccionar en el men Insertar la opcin Celdas. Aparecer el
4.3. INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS


PAG. 30

cuadro de la figura en el que indicar la direccin con que se deben desplazar las celdas que
ocupan esa posicin.

Debemos distinguir aqu entre los conceptos Eliminar y Borrar celdas.

El primero desplaza las celdas situadas alrededor de las eliminadas hasta ocupar el
espacio que stas dejan; mientras que el segundo elimina el contenido o el formato de las
celdas dejando las celdas en blanco sin destruirlas.

Al utilizar el comando Borrar del men Edicin, tendr varias opciones: la opcin
Contenido elimina slo el valor de la celda; Formato elimina el formato de la celda dejndolo
de nuevo en formato General. Si desea eliminar ambas cosas, debe elegir la opcin Todo.
Comentarios permite eliminar las sugerencias de celda, sin afectar al contenido ni al formato
de la misma.

Cuando utilice la tecla [Supr], debe tener en cuenta que el comando equivalente es
Edicin / Borrar / Contenido y que, por lo tanto, la celda sigue manteniendo el formato que
tena asignado.

Finalmente, recuerde que la mayor parte de las acciones para la estructuracin de los
datos de una hoja se pueden realizar tambin desde el men contextual de celda.


PAG. 31

El comando Pegado especial es accesible desde el men Edicin y nos permite
realizar procesos de pegado ms especficos que con el comando habitual. Este comando se
muestra disponible cuando se llevan datos al portapapeles mediante el comando Copiar, no
cuando lo hace con el comando Cortar.

En el cuadro Pegado especial se indican por un
lado los elementos que se desean pegar de los datos del
portapapeles y por otro, la operacin que se deber
realizar con las celdas copiadas y las del rea de
pegado.

Al pegar los datos del portapapeles mediante el
comando Pegado especial, se pueden separar aquellas
partes de los datos copiados a la hora de pegar en el
destino. Las distintas opciones que se presentan bajo el
ttulo Pegar son:

- Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posicin. Esto significa pegar su
contenido, su formato, sus notas, etc...
- Frmulas: pega las frmulas del mismo modo en que se escriben sobre la barra de
frmulas en rea destino.
- Valores: nicamente pega los valores como se muestran en las celdas.
- Formatos: pega solo los formatos en las celdas destino de forma que, a partir de ese
momento, aunque aparentemente estn vacas, tendrn asociado un formato.
- Comentarios: solo se copian los comentarios de las celdas.
- Validacin: se pegan las reglas de validacin de entrada de datos, cosa que ya veremos
en una leccin posterior.
- Todo excepto bordes: pega valores y formatos, pero no bordes grficos.
- Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna al valor de la celda/s que
ha/n sido copiada/s.

Bajo el ttulo de Operacin se muestran una serie de operaciones que se pueden
realizar al pegar los datos con aqullos situados en el rea de pegado. Por defecto, no se realiza
ninguna operacin.

La casilla de verificacin Saltar blancos se deber activar cuando quiera evitar escribir
encima de celdas en blanco del rea de pegado.

4.4. PEGADO ESPECIAL


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Para trasponer una seleccin de celdas, es decir cambiar filas por columnas en el rea
destino, deber activar la casilla de verificacin Transponer.

El botn Pegar vnculos pega los datos seleccionados y establece un vinculo con la
fuente de datos. Si los datos de la fuente cambian, tambin los datos pegados en la nueva
posicin reflejarn los cambios.

Cuando se quiere copiar nicamente el formato, se puede realizar de forma ms rpida
accediendo al botn Copiar formato de la barra de herramientas Estndar.

El cuadro de dilogo Pegado especial ofrece un aspecto diferente al de la figura
anterior cuando se trata de pegar datos en otro libro o en otra aplicacin, pero tambin ofrece
la posibilidad de Pegar o Pegar vnculos en el libro destino. Si los vnculos no se pueden
establecer, esta opcin no estar disponible. Debe tener en cuenta que un objeto copiado se
pega como un objeto separado en la esquina superior izquierda del rea destino seleccionada.

En este nuevo cuadro de dilogo bajo el ttulo Como: se muestra una lista de los
formatos con los que se pueden pegar los datos. Si el objeto copiado fuera una imagen, en la
lista Como apareceran los distintos tipos que se pueden elegir a la hora de pegar el objeto. Por
ejemplo, un texto de WordPerfect se podra pegar en Excel como texto o como grfico.

La casilla de verificacin Mostrar como icono, al ser seleccionada, muestra el objeto
pegado en el destino como un icono que representa a los datos de la aplicacin origen.


PAG. 33

Excel proporciona dos comandos para buscar y reemplazar un grupo de caracteres en
un texto. Estos comandos son Buscar y Reemplazar y se encuentran en el men Edicin.

En el campo superior Buscar se debe introducir la cadena de caracteres a buscar. En la
lista Buscar se debe indicar si la bsqueda ha de realizarse primero por filas o por columnas.
El campo Buscar dentro de se utiliza para indicar el mbito de la bsqueda; por ejemplo,
celdas que slo contengan frmulas, constantes, etc.

La casilla de verificacin Coincidir maysculas y minsculas debe activarse si se
desea que la palabra est escrita de la misma forma. La activacin de la casilla Buscar celdas
completas implicara una bsqueda exacta entre el texto introducido y el contenido total de la
celda.

Cada vez que se pulse el botn Buscar siguiente, se localiza la siguiente palabra que
cumple con el patrn introducido.

Al introducir el patrn a buscar, se pueden utilizar caracteres comodn:

- El signo de interrogacin ? representa cualquier carcter individual que se
encuentre en la misma posicin que el signo.
- El signo asterisco * representa cualquier nmero de caracteres (incluso ninguno)
en la posicin del asterisco.

Si quiere buscar asteriscos y signos de interrogacin reales deber precederlos de una
tilde (~)

El botn Reemplazar activa una nueva orden en la que, adems de buscar un
determinado texto, se puede introducir un texto que sustituir a la palabra encontrada. Esta
orden tambin puede ser accedida directamente en el men Edicin.

4.5. BUSCAR Y REEMPLAZAR


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En el cuadro de dilogo Reemplazar podr reemplazar una a una las ocurrencias que
aparezcan a travs del botn Reemplazar o bien sustituir automticamente todas las
ocurrencias mediante el botn Reemplazar todas.


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Organizar e Imprimir Hojas

Excel permite tener varias ventanas en el escritorio en las que se pueden presentar
partes diferentes de una hoja, hojas diferentes del mismo libro de trabajo o incluso dos o ms
libros de trabajo.

Para crear ventanas, deber elegir en el men Ventana el comando Nueva ventana. Al
ejecutar esta orden, aparecer una nueva ventana. Si existe un libro abierto, ste aparecer en
la nueva ventana y cualquier cambio que se realice en una de las ventanas de un libro se ver
reflejado en el resto de ventanas del libro. En el ttulo de la ventana aparecer el nombre del
archivo seguido de [ : ] y un nmero.

Una vez creadas las distintas ventanas, existen comandos
para organizarlas de forma que puedan verse todas a la vez. El
comando Organizar del men Ventana organiza las ventanas
visibles de la pantalla. En el cuadro de dilogo Organizar
ventanas se puede seleccionar el modo en el que se quiere
organizar las ventanas.

Las ventanas del escritorio de Excel pueden
estar ocultas o visibles, en su forma normal o
reducidas a iconos. Para ocultar una ventana, deber
seleccionar la opcin Ocultar del men Ventana.

Aunque las ventanas estn ocultas, permanecen abiertas. Para volver a mostrar una
ventana oculta en el men Ventana, deber seleccionar la opcin Mostrar.

En el men Ventana aparece una lista de las ventanas no ocultas presentes; si
selecciona una de las ventanas de la lista, la ventana seleccionada pasar a ser la activa.

Si existen varias ventanas de un mismo libro, cuando se cierran las ventanas, no se
cierra el archivo, excepto si la ventana cerrada es la ltima de ese libro.

Adems, en Excel 2000 cada una de las ventanas que cree o cada uno de los libros que
abra tiene su propio icono en la barra de tareas de Windows.

Esto quiere decir que puede pasar de uno a otro libro simplemente pulsando en el icono
correspondiente, lo que puede ser muy til cuando trabaje con ms de un libro, copiando de
una parte a otra o simplemente contrastando datos.
5.1. VENTANAS


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En una hoja de clculo se pueden establecer distintas secciones, de forma que se
puedan ver simultneamente diferentes reas distintas.

Una ventana se puede dividir horizontal o verticalmente en dos o cuatro paneles. Estos
paneles se pueden inmovilizar para ver en todo momento una determinada zona de su hoja de
clculo.

Esta funcin es menos potente que la de Nueva ventana ya que, en este caso, slo
podr mostrar la misma hoja de clculo y no tendr disponibles acciones como la de minimizar
la ventana o acceder a cada panel desde la barra de tareas de Windows.

Al dividir en paneles, podr ver partes distintas de la misma hoja o incluso la misma
parte. Cualquier cambio efectuado en un panel se produce tambin en los otros ya que est
trabajando en la misma hoja de clculo.
5.2. PANELES


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Los paneles pueden ser tiles si se desea separar unos datos de otros en la misma hoja
de clculo. Por ejemplo, en alguna ocasin podr interesarle realizar una seccin de forma que
queden separados los ttulos de una tabla del resto de datos de la tabla e inmovilizar los
primeros; de esta forma, al desplazarse en la hoja de clculo, los datos de la tabla variarn,
mientras que los ttulos de la celdas no cambiarn quedando siempre visibles en pantalla.

Para especificar los paneles, deber elegir el comando Dividir del men Ventana.
Existen distintas formas de realizar divisiones en la hoja actual:

- Si selecciona un identificador de fila, la divisin ser horizontal.
- Si selecciona un identificador de columna, la divisin ser vertical.
- Si est situado en una celda, la divisin ser en cuatro paneles.

Una divisin horizontal en paneles permite que las secciones se desplacen de forma
independiente en sentido vertical y de forma conjunta en el sentido horizontal. Si la divisin es
vertical, sucede lo contrario.

Para inmovilizar paneles, deber ejecutar la orden Inmovilizar paneles del men
Ventana. Cuando se ejecuta la orden Inmovilizar, siempre se fija la seccin superior o la
seccin izquierda, dependiendo de que el tipo de divisin sea horizontal o vertical
respectivamente. Si se establecen cuatro secciones, se inmoviliza la seccin superior izquierda.


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Si se selecciona directamente Inmovilizar secciones sin haber hecho previamente la
divisin, Excel realiza automticamente la divisin y las inmoviliza.

El resto de captulos que compone la leccin nos permitir aprender cules son las
tareas que debe llevar a cabo a la hora de imprimir en papel un libro u hoja de calculo.

La primera tarea que debe realizar es la revisin ortogrfica de su hoja. Presentar un
trabajo con faltas ortogrficas es un detalle de poca profesionalidad que puede ser fcilmente
evitado aplicando la revisin ortogrfica incorporada en Excel.

Excel adems incorpora la posibilidad de corregir "errores sobre la marcha", es decir,
al mismo tiempo que se escribe en la hoja de clculo. Esta caracterstica se llama
Autocorreccin y est disponible en el men Herramientas.

El cuadro de dilogo de la figura siguiente proporciona la posibilidad de corregir de
forma automtica los errores ms comunes a la hora de teclear texto en la hoja de clculo.

As, teniendo activada la casilla Corregir Dos Maysculas Seguidas, nos aseguramos
que, cuando Excel encuentre en una palabra que comienza por dos maysculas seguidas,
sustituya la segunda por su correspondiente minscula.

Tambin puede asegurarse de que la primera letra de las oraciones aparezca siempre en
maysculas; Excel reconocer el principio de una oracin despus de un punto. O reemplazar,
5.3. REVISAR ORTOGRAFA


PAG. 39

mientras escribe, unas palabras por otras. En la lista inferior ya aparecen casos tpicos de
errores mecanogrficos; pero usted puede disminuir o aumentar dicha lista con aquellas
palabras en las que suele caer en errores.

Todas estas opciones de Autocorreccin slo funcionarn si tiene activada la casilla
Reemplazar texto mientras escribe. Pero si le molesta esta caracterstica de Excel, no tiene
ms que desactivar esta casilla.

De todas formas, es ms aconsejable realizar la revisin ortogrfica una vez haya
terminado de introducir todo el texto, aunque puede combinar la autocorreccin con la
revisin.

Para comenzar la revisin ortogrfica, puede seleccionar la opcin del men
Herramientas / Ortografa, pulsar la tecla [F7] el botn de la barra de herramientas.

Si seleccionamos un grupo de celdas, la revisin ortogrfica se har sobre esas celdas,
si no, se revisar toda la hoja. Cuando se revisa la ortografa de toda una hoja, se comprueba la
ortografa de todos sus elementos, texto, grficos, comentarios, etc. A continuacin se muestra
el cuadro de dilogo que aparece al ejecutar la revisin ortogrfica.

En la parte superior del cuadro de dilogo aparece un mensaje indicando que la palabra
no se encuentra en el diccionario.

Bajo este mensaje se encuentra una lista con las sugerencias que proporciona Excel
para sustituir esa palabra. Sobre la lista, dentro del cuadro Cambiar por:, se encuentra la
palabra que sustituir a la incorrecta.

- El botn Omitir contina la revisin sin realizar ninguna accin.
- El botn Omitir todas no mostrar a lo largo de la hoja ms veces la palabra
no encontrada.
- El botn Cambiar sustituye la palabra no encontrada por la palabra
seleccionada en el campo Cambiar por:
- El botn Cambiar todas sustituye todas las ocurrencias de la palabra no
encontrada actual por la palabra seleccionada en el campo Cambiar por:


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- El botn Agregar introduce la palabra no encontrada en el diccionario que est
utilizando.

En el campo Agregar palabras a: Podemos elegir el diccionario en el que queremos
introducir la palabra que no se encuentra en el diccionario principal. Inicialmente tenemos el
diccionario PERSONAL.DIC, que se encuentra vaco hasta que le aadimos palabras.

A partir del momento en que introducimos una palabra en el diccionario, dejar de ser
una palabra incorrecta. Excel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de Office, por lo
que si ha aadido palabras desde, por ejemplo Word, dichas palabras estarn disponibles en
Excel y viceversa.

El botn Sugerir se activa cuando seleccionamos un diccionario distinto o cuando no
tenemos activada la casilla de verificacin Sugerir siempre y nos muestra las distintas
posibilidades que tenemos para sustituir la palabra.

Por ltimo, el botn Deshacer cancela el ltimo cambio realizado.

Una vez ha comprobado la correccin ortogrfica de su hoja de clculo, es el momento
de empezar a prepararla para que la impresin en papel sea lo ms elegante posible.

Aplicar mrgenes, indicar la
orientacin del papel, introducir
encabezados y pies de pgina, etc., son
tareas que se realizan mediante la
opcin Configurar pgina del men
Archivo. En la figura siguiente puede
ver el cuadro de dilogo que aparece al
ejecutar este comando.

As, en la ficha Pgina indicar
la orientacin del papel, que por defecto
es vertical. Tambin puede establecer
opciones como el tamao del papel, la
calidad de la impresin, aspecto ste
que depende de la impresora que tenga
seleccionada, etc.
5.4. CONFIGURAR PGINA


PAG. 41

En la seccin Escala puede reducir o aumentar la hoja de clculo de forma por
ejemplo, que ocupe menos pginas impresas. Si la hoja de clculo tiene poco espacio escrito en
la ltima pgina impresa, podr reducir el nmero utilizando la opcin Ajustar a.

En la ficha Mrgenes se muestran los mrgenes que desea aplicar a las pginas Un
margen es la distancia que existe entre el borde fsico del papel y el texto impreso. Podr
ajustar los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho.

Otro dato importante es el de la distancia tanto del encabezado como del pie de pgina.
Estos elementos deben situarse dentro del margen superior e inferior respectivamente; si indica
una distancia mayor que estos mrgenes, su contenido ocultar probablemente datos de la hoja
de clculo.

En la ficha Encabezado y pie de pgina podr indicar qu texto desea que aparezca
como encabezado y pie de pgina. En estos elementos se suelen situar datos como la fecha de
la impresin, el nmero de pgina, el nombre de la empresa, etc.

Finalmente, la ficha Hoja
permite indicar caractersticas
importantes a la hora de imprimir. Lo
primero que destaca es la posibilidad
de indicar qu rea de la hoja de
clculo desea imprimir. Para ello
utilice el campo rea de impresin.

Si desea que cierta
informacin de la hoja de clculo se
repita en cada una de las paginas,
deber indicarlo en la seccin
Imprimir ttulos.

Esto es til cuando, por ejemplo, tiene una lista larga ordenada por filas o columnas,
donde la primera fila o la primera columna representa los campos de informacin de dicha
lista.
Cuando Excel necesita que en un cuadro de dilogo se indique la referencia de alguna
celda o rango de celdas, le presentar el botn Contraer o Minimizar dilogo pulsando este
botn , el dilogo disminuye su tamao, de forma que pueda indicar en la hoja de clculo
el conjunto de celdas.

En la seccin Imprimir podr especificar si desea o no imprimir las lneas de divisin
(es decir la cuadrcula de la hoja de clculo), los ttulos de columna y de fila, etc.

Finalmente, en la seccin Orden de las pginas se indica cul debe ser el orden en que
Excel imprimir la hoja de clculo.


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Con la opcin Hacia abajo, luego hacia la derecha, Excel imprimir primero la hoja
de clculo en vertical (hacia abajo) y las columnas que no quepan en la hoja sern impresas en
una pgina aparte, despus de imprimir todas las filas.

Con la otra opcin, ocurre lo contrario: primero una pgina, despus otra con las
columnas de la derecha que no quepan, ...

Una vez se han establecido los mrgenes y otros detalles mediante el cuadro de dilogo
Configurar pgina, Excel permite ver dnde se sitan los Saltos de pgina e incluso permite
modificarlos si lo desea. Es decir, podr indicar dnde debe terminar una pgina y comenzar la
siguiente.

Deber configurar la pgina antes de modificar los saltos de pgina ya que, si despus
cambia algn detalle en el cuadro Configurar pgina, los saltos de pgina pueden variar, por lo
que tendr que volver a ajustarlos.

Para acceder al modo de ver de saltos de pgina, elija Vista previa de salto de pgina
en el men Ver.

5.5. SALTOS DE TEXTO


PAG. 43

Cuando est en este modo de ver, Excel le indica mediante una lnea discontinua cul
es la situacin de los saltos de pgina automticos, mientras que una lnea ms gruesa muestra
los lmites del rea de impresin, es decir, de lo que se va a imprimir.

Adems, en el fondo de cada pgina puede ver con letras grises el texto Pgina X,
indicando en cada una cul es dicha pgina.

Si cambia la situacin de un salto de pgina, Excel modificar el tamao de la hoja de
forma que se acomode al nuevo salto de pgina. Excel puede necesitar cambiar la escala de
visualizacin actual para acomodar la nueva posicin del salto de pgina. Es decir, Excel
cambiar el tamao de la fuente de texto de su hoja de clculo si es necesario.

Por otra parte, es posible que, al eliminar un salto de pgina, tambin se elimine otro,
debido a la disminucin del tamao de la hoja que es necesario realizar.

Mediante este modo de ver tambin podr establecer el rea de impresin. Puede
desplazar las lneas gruesas que indican dicha rea y reducir o aumentar la parte de la hoja de
clculo que desea imprimir.

Adems, en cualquier modo de ver podr insertar un salto de pgina manual. Para ello,
seleccione la fila o columna a partir de la cual desea que se cree el salto y elegir Salto en el
men Insertar.

Este tipo de saltos de pgina se muestra en forma de lneas continuas en el modo Vista
previa de salto de pgina.

El ltimo paso antes de imprimir la hoja de clculo es comprobar cul va a ser el
resultado de esta impresin. Es posible que, al ajustar los saltos de pgina, haya hecho que la
hoja de clculo se vea a una escala demasiado pequea, por lo que la impresin no ser muy
satisfactoria.

Por ello es fundamental comprobar cul va a ser el resultado real de la presin y
modificar todo aquello que no sea de su agrado: mrgenes, situacin de los encabezados,
tamao, etc...

Excel dispone de la herramienta Presentacin preliminar, que nos permite ver como
quedar la hoja de clculo o mejor dicho, el rea de impresin, antes de realizarla. Para ver la
hoja en presentacin preliminar, utilice el botn .

5.6. IMPRIMIR


PAG. 44

En este modo de ver podr ver toda la pgina para comprobar la distribucin de la
misma o hacer un zoom y comprobar cul es el resultado de la impresin.

La pgina quedar impresa tal como la ve ahora. Si el tamao de la letra fuera
demasiado pequeo, debera pensar en volver a ajustar los saltos de pgina.

Desde la presentacin preliminar tambin podr mostrar el cuadro de dilogo
Configurar pgina mediante el botn Configurar. Adems puede comprobar cul es la
situacin de los mrgenes e incluso modificarlos directamente sobre la pgina pulsando en
Mrgenes.

Excel le muestra con
una lnea dnde est situado
cada margen, as como el
encabezado y pie de pgina. Si
desea cambiar la distancia de
algn margen, site el ratn en
alguna de estas lneas y, cuando
cambie el cursor, arrstrela
hasta la nueva posicin.

Si todo es correcto, ha
llegado el momento de imprimir
finalmente la hoja de clculo.
Utilice el comando Imprimir
del men Archivo el botn.

En este cuadro de dilogo puede seleccionar la impresora a utilizar, establecer el
intervalo de pginas a imprimir, el nmero de copias, etc. Mediante el botn Propiedades
podr cambiar algunas caractersticas de la impresora que tenga seleccionada.


PAG. 45

La impresora que aparece es la predeterminada en Windows, pero puede utilizar
cualquiera de las que tenga disponibles.


PAG. 47

Frmulas

Una frmula es una expresin que relaciona valores con operadores para producir un
nuevo valor. Las frmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias,
funciones, texto y nombres para realizar diferentes tareas.

Para introducir frmulas, deber editar la celda o bien seleccionar la celda y despus
introducir datos mediante la barra de frmula. Una frmula siempre debe comenzar con el
signo igual ( =) y puede producir diferentes resultados: Un valor concreto, un valor lgico
(VERDADERO o FALSO) o un texto.

En la hoja de clculo las celdas que contienen frmulas suelen mostrar el resultado de
la frmula, mientras que la frmula en s de la celda activa aparece en la barra de frmulas.
Los operadores utilizados al crear frmulas son:

ARITMTICOS:

- Suma. (+)
- Resta. (-)
- Multiplicacin. (*)
- Divisin. (/ )
- Porcentaje. (%)
- Funcin exponencial. (^)

COMPARATIVOS:

- Igual. (=)
- Distinto. (<>)
- Mayor. (>)
- Menor. (<)
- Mayor o igual. (>=)
- Menor o igual. (<=)

OPERADOR DE TEXTO: El operador de texto (&) une dos valores de texto para
producir un nuevo valor resultado de aadir un texto a continuacin del otro.

A continuacin se muestran algunos ejemplos de frmulas:

Frmula: Resultado:
= 2^2 +5 9
=10 *(2+20) 220
6.1. SINTAXIS


PAG. 48

Cuando se introducen en una frmula compleja varios operadores, hay que tener
presente el orden de precedencia que poseen los operadores. Esto quiere decir que unos
operadores se ejecutan antes que otros, siempre que no se indique lo contrario mediante la
utilizacin de parntesis.

Orden de evaluacin de operadores ordenados de mayor a menor prioridad:

- Porcentaje.
- Funcin exponencial.
- Multiplicacin y divisin
- Suma y resta.
- Concatenacin de texto.
- Comparacin.

A la hora de escribir frmulas, para indicar nmeros negativos, no deber utilizar los
parntesis sino el signo ( - ). Si una frmula contiene operadores con igual prioridad, se
evalan de izquierda a derecha; pero utilizando parntesis podr alterar el orden de
precedencia.

Por ejemplo, la frmula =(10 * 2) +20 produce un valor de 40, mientras que
modificando la posicin de los parntesis =10 * (2 +20) se obtiene el valor 220.

Cada operador acta sobre tipos de datos determinados. Si al escribir frmulas se
introduce un dato con un tipo distinto al esperado, Excel intenta convertir el tipo del dato en
uno del tipo requerido por el operador y, si no es posible la conversin, se visualiza un mensaje
de error en la celda.

A continuacin se muestran los valores de error que pueden aparecer en Excel al
introducir frmulas:

- # DIV/0! - Error de divisin por cero.
- #N/A - Valor no disponible.
- #NOMBRE? - Utilizacin de un nombre que Excel no reconoce.
- #NULO! - Especifica una interseccin no vlida de dos reas.
- #NUM! - Nmero usado de forma incorrecta.
- #REF! - Referencia a una celda no vlida.
- #VALOR! - Operando o argumento equivocado.
- #######- Marcador de columna demasiado pequea para albergar los datos.

Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que escribe las frmulas. En
ocasiones lo har sin ms (por ejemplo, si falta algn parntesis de cierre), ya que el error es
obvio; en otras le pedir confirmacin para llevar a cabo la modificacin.


PAG. 49

Cuando se utiliza varias veces un valor para la realizacin de clculos, resulta
interesante poder escribirlo una sola vez en una celda para despus referenciarlo en varias
frmulas.

Las referencias indican la posicin de las celdas en las que se deben buscar datos. Para
introducir una referencia en una frmula, deber introducir el nombre de la columna y de la
fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos.

Una referencia a una celda es por ejemplo A3. Una referencia a un rango de celdas es
A3: B5. Existen tres tipos de referencias:

- RELATIVAS: Indicarn la posicin de la celda de datos como un desplazamiento a
partir de la celda actual en la que se est introduciendo la frmula. Si las celdas
referenciadas cambian de posicin, Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la
nueva situacin. Un ejemplo de referencia relativa sera la celda A3.

- ABSOLUTAS: Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de clculo.
Una referencia absoluta se indica aadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el
nmero de columna. Por ejemplo $B$3 indicar siempre la celda de la columna B en
la fila 3, aunque se inserten filas o columnas delante de esta celda.

- MIXTAS: Este tipo de referencia es una combinacin de los dos tipos de referencia
anteriores. Para indicar que se trata de una referencia mixta, deber poner el smbolo
$ delante del nombre de fila o de columna de la celda a referenciar. Por ejemplo,
referencias relativas seran A$3, $B4.

En una frmula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un nmero para indicar
formato moneda sino que deber elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato / Celdas.

Mediante la tecla [F4] se puede cambiar el tipo de referencia que tiene una celda en
una frmula cambiando de forma circular de la siguiente manera:

Relativa (D1) / Absoluta ($D$ 1) / Mixta ($D1) / Mixta (D$1)

Existen unos, operadores para construir referencias en las frmulas.

- Rango ( : ) Crea una referencia a todas las celdas existentes entre las dos
referencias escritas. Por ejemplo B1: C4.

6.2. REFERENCIAS


PAG. 50

- Unin ( , ) Produce una referencia que incluye las dos referencias. Por ejemplo
C3,C5.

- Interseccin (espacio). Produce una referencia para las celdas comunes a las
dos referencias. Por ejemplo A3:C3 B2:B4.

Para referenciar filas o columnas completas o un rango completo de ellas, citamos
algunos ejemplos que le puedan servir como gua.

- Toda una columna A:A - Toda una fila: 1:1
- Filas de la 2 a la 4: 2:4 - Columnas de la A a la C: A:C
- La hoja completa A:IV 1:65536

Otra forma ms sencilla de introducir referencias en las frmulas es mediante la
seleccin de las celdas con el ratn. Una vez se ha introducido el signo (=) en la celda, basta
con hacer clic sobre la celda a la que quiere referenciar en la frmula o realizar una seleccin
de un rango de celdas. De esta forma las referencias pasan directamente a formar parte de las
frmulas.

Existe otra forma de referenciar las celdas de la hoja de clculo denominado L1C1. En
este estilo de referencia la posicin de una celda se indica situando el nmero de fila tras la
letra L y el nmero de columna tras la letra C.

En el estilo L1C1
una referencia relativa se
indicara del siguiente
modo: L(3)C(2), mientras
que una referencia absoluta
se indica por ejemplo
mediante L3C2 y una
referencia mixta sera
L3C(2).

Si desea activar el
estilo L1C1, deber
seleccionar en el men
Herramientas la opcin
Opciones. En el cuadro
Opciones deber elegir la
ficha General y en el
apartado Configuracin,
indique el estilo L1C1.

Cuando edita una celda en la que ha incluido una frmula, podr ver (si ha hecho
referencias a celdas), a que celdas se est refiriendo la frmula. Excel colorear los distintas
rangos para que usted pueda comprobar la correccin de la frmula. Por ejemplo si introduce


PAG. 51

una frmula en la que intervienen el rango C3:C5, cuando la edite, podr ver resaltado dicho
rango en la hoja de clculo.

Cuando se trabaja con referencias, en ocasiones es necesario hacer referencia a datos en
otras hojas del libro. En Excel, para indicar una referencia en otra hoja, se debe indicar el
nombre de la hoja separado de la referencia de la celda mediante un signo de exclamacin,
como por ejemplo: Hoja6!$B$5:$D$9.

Si el nombre de la hoja incluye espacios, se deber escribir entre comillas simples.

Para evitar equivocaciones al introducir las referencias, le recomendamos que utilice el
ratn. De esta forma, mediante la seleccin de hojas y celdas se va actualizando la frmula con
las referencias correctas.

Cuando est introduciendo una frmula y tenga que introducir una referencia a celdas
situadas en otra hoja, simplemente tendr que seleccionar la hoja y las celdas elegidas; Excel
automticamente incluye el smbolo de admiracin o las comillas simples si fuese necesario.

En Excel puede introducir referencias a celdas en un rango de hojas de un libro e
incluso a datos en otros libros de trabajo en otras aplicaciones.

La sintaxis necesaria para realizar una referencia de un rango de celdas en un rango de
hojas es la siguiente:

Hoja1: Hoja 3! A1: C6

La referencia anterior incluye las celdas del rango A1:C6 de cada una de las hojas
indicadas en el rango de hojas, incluyendo la primera y la ultima hoja. Estas referencias suelen
denominarse Referencias 3D.

Mediante el ratn puede introducir Referencias 3D con facilidad seleccionando el
rango de hojas y el rango de celdas elegidas. Recuerde que, para hacer una seleccin mltiple
de hojas, deber mantener la tecla [Mays] pulsada mientras selecciona la primera y la ltima
hoja del rango.

6.3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS


PAG. 52

Al mover celdas que contienen frmulas, los valores o las referencias que contienen
nunca cambian; sin embargo si se mueven las celdas a las que hace referencias una frmula,
Excel actualizar las frmulas para ajustarse a las nuevas posiciones.

Las frmulas que hacen referencia a unas celdas sobre las que se han movido nuevas
celdas, producen un error #REF! ya que las nuevas celdas reemplazan a las existentes.

Fjese cmo, en este caso, siguen existiendo las celdas como tales, pero ya no son sobre
las que se cre la frmula, por lo que Excel entiende que la frmula ya no es correcta.

Cuando se copian celdas que contienen frmulas, el resultado es diferente en funcin
de los tipos de referencias utilizados en la frmula. Si las referencias son relativas, al copiar
las celdas Excel las ajusta automticamente y tambin lo hace con las partes relativas de las
referencias mixtas. Si las referencias son absolutas, al copiar las celdas, no se modifican
puesto que siempre se refieren a una zona concreta de la hoja de clculo.

Al insertar celdas, filas o columnas en la hoja de clculo, las referencias se modifican
automticamente para que sigan apuntando a las mismas celdas ya sean referencias absolutas,
relativas o mixtas. Esto mismo ocurre si se eliminan celdas, filas o columnas, excepto si una
frmula hace referencia directamente a alguna celda eliminada, en cuyo caso aparecer un
error #REF! en la frmula. Si las celdas eliminadas pertenecen a un rango, Excel ajusta las
referencias y no produce ningn error.

Si se traba a con Referencias 3D que afectan a un rango de hojas, se deber tener en
cuenta ciertos aspectos a la hora de mover, insertar y eliminar hojas:

Al eliminar una hoja perteneciente a un rango de una referencia 3D, los valores de la hoja
eliminada sern excluidos de la frmula a la hora de realizar el clculo.

- Si se inserta una nueva hoja dentro del rango de hojas de la referencia 3D, Excel
incluye el mismo rango de celdas de la nueva hoja que estaba seleccionado en las
restantes hojas de clculo en la frmula.

- Si se mueven las hojas que estn en el rango fuera de l, los valores se eliminarn
del clculo de la frmula.

- Si se desplazan las hojas primera o ltima del rango, el clculo se ajustar para
acomodar el nuevo rango de hojas entre ellas.

6.4. MOVER Y COPIAR FRMULAS


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En muchas ocasiones, su hoja de clculo presentar rtulos o ttulos en la parte
superior de cada columna y a la izquierda de cada fila, representando las categoras de la
informacin que se presenta en la hoja

En el ejemplo de la figura anterior puede ver que tenemos informacin referente a cada
divisin (Norte, Sur, Este y Oeste) y para cada uno de los vendedores.

En estos casos es posible utilizar dichos rtulos directamente en las frmulas e incluso
crear nombres alternativos a celdas en el interior de la hoja, de forma que la confeccin de las
frmulas sea ms natural.

Por ejemplo, sera vlida una frmula del tipo =SUMA(Empresa 1). En este caso,
Excel reconocera Empresa 1 como el rtulo de la fila 5 y devolvera la suma de los valores
situados en dicha fila.

Si le interesa hacer referencia a una celda en particular, simplemente debe recordar que
es la interseccin entre una fila y una columna. Por lo tanto, para hacer referencia a ella podr
utilizar el rtulo de fila y de columna. Siguiendo el ejemplo anterior, la frmula =TOTAL
Vendedor 2, hara referencia a la celda C9 (recuerde el uso del espacio como operador de
interseccin).

Aunque puede aprovecharse de esta caracterstica de Excel, es posible tambin asignar
nombres descriptivos a cualquier otra parte de la hoja, sin necesidad de que sea la parte
superior de las columnas o la izquierda de las filas.

En estos casos, se utiliza el comando Nombre del men Insertar o lo puede hacer
directamente en el cuadro de nombre.

Para introducir un nombre, debe situarse en la celda a la que se quiere dar nombre
seleccionar el cuadro de nombres e introducir el nombre de la celda. Para nombrar un rango de
celdas, ha de realizar la misma operacin, pero deber seleccionar el rango de celdas a
nombrar.

6.5. RTULOS Y NOMBRES


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Debe tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de introducir nombres:

- El primer carcter debe ser una letra o un carcter subrayado. El resto de caracteres
pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres de subrayado.
- No se permite usar espacios.
- El nombre puede contener hasta 255 caracteres de largo.

Puede utilizar letras maysculas y minsculas. Excel almacena el nombre tal como se
escribe. Sin embargo, no diferencia entre maysculas y minsculas cuando lee los nombres en
las frmulas. Esto quiere decir que dos palabras que slo se diferencian por sus letras
maysculas o minsculas, son interpretadas como la misma palabra.

Si introducimos en el cuadro de nombres un nombre ya existente, no se registrar de
nuevo, sino que nos llevar a la posicin que referencia el nombre (como ya aprendi en la
leccin correspondiente al desplazamiento por la hoja de clculo).

Si lo hacemos desde el men Insertar / Nombre, el nombre har referencia a la ltima
celda o rango de celdas para el que lo definimos.

Excel utiliza referencias absolutas para definir nombres ya que, de esta forma, no
cambia si se mueve o copia la celda que contiene el nombre.

Si lo que desea es utilizar nombres con
referencias relativas, puede modificar las referencias
desde el cuadro de dilogo Definir nombre, en el
campo Se refiere a:. Este cuadro de dilogo es
accesible desde Insertar / Nombre / Definir...


PAG. 55

Las operaciones efectuadas en este cuadro tendrn efecto sobre las celdas seleccionadas
en la hoja.

- El botn Agregar aade a la lista el nuevo nombre.
- El botn Eliminar elimina el nombre de la lista y no aparecer en el cuadro de
nombres.
- La casilla Se refiere a: muestra la referencia de la celda o celdas activas en la
hoja de clculo.

Cuando est creando una frmula, podr utilizar el comando Insertar / Nombre /
Pegar para elegir un nombre creado en la hoja de clculo y que desee incorporar a su frmula.
De esta forma evita la posibilidad de escribir errneamente un nombre.

Excel permite crear nombres automticamente a partir del contenido de las celdas. Para
ello deber seleccionar las celdas y utilizar el comando Insertar / Nombre / Crear.

Aparecer un cuadro de dilogo en el que podr indicar cules son las celdas donde
desea crear nombres. Si en lugar de elegir la opcin Crear elige la opcin Rtulo del mismo
men, el resultado es la posibilidad de crear rtulos y no nombres.

Una vez que se han introducido nuevos nombres, tenemos la posibilidad de actualizar
la hoja de clculo. A este comando se le llama Aplicar nombres y sustituye cualquier
referencia que coincida con la del nombre por el propio nombre.

Si seleccionamos un rango de hojas, la sustitucin slo se lleva a cabo en ese rango; de
lo contrario, se sustituyen en toda la hoja.

La diferencia fundamental entre un rtulo y un nombre se basa en que un nombre puede ser
utilizado para acceder directamente a la ubicacin nombrada, no as con un rtulo que slo
puede ser utilizado como referencia en una frmula.

Si crea un nombre en la hoja de clculo que coincida con alguno de los rtulos
existentes, deber distinguir entre uno y otro poniendo entre comillas simples () el rtulo. Si
ya haba utilizado el rtulo en alguna frmula, Excel se encargara de ello.

Utilice nombres y rtulos para mejorar la legibilidad de sus frmulas. Es mucho ms
significativa una frmula del tipo =SUMA(Vendedor 1) que su equivalente con referencias,
=SUMA(B5:B8).

Trabajo con Funciones

Hay que entender el concepto de funcin como una frmula ya escrita y que puede ser
utilizada para realizar operaciones. Las funciones aceptan valores de entrada, realizan clculos
y producen resultados. Los valores de entrada se denominan argumentos.

El uso de funciones hace que el proceso de creacin de frmulas sea ms simple ya que
reduce la extensin de las frmulas, especialmente de aqullas que, realizan clculos muy
extensos.

Las funciones se deben utilizar dentro de una frmula y manteniendo la sintaxis de
funciones, tal como se indica en la siguiente figura:

Si no se mantiene la sintaxis, se indicar un error en la frmula en la celda en la que se
incluye la misma

Deber mantener las siguientes pautas al utilizar funciones:

- Los parntesis indican a Excel dnde empiezan y terminan los argumentos y deben
ser incluidos sin dejar espacios ni antes ni despus de cada uno de ellos.

- No utilice ningn smbolo como separador de miles en valores numricos. Utilice el
formato de nmero para indicar como se presentaran los resultados.

- Los argumentos especificados dentro de una funcin pueden ser numricos,
referencias, texto, valores lgicos, matrices o valores de error.

- Los argumentos de una funcin pueden ser valores constantes o frmulas. Cuando el
argumento de una funcin es otra funcin, se la denomina funcin anidada.
7.1. FUNCIONES


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Cuando introduzca una funcin o frmula, Excel marcar los parntesis emparejados
durante unos segundos. Ante un mensaje de error deber asegurarse de que todos los parntesis
coincidan, que los argumentos de las funciones estn en la posicin adecuada y sean del tipo
requerido. Si desea omitir un argumento en una funcin, escriba un punto y coma como
marcador de lugar. Si al introducir una funcin Excel no convierte el nombre de la funcin a
letras maysculas, la funcin no ser valida y deber asegurarse de no haber cometido errores
de ortografa.

La funcin SUMA es la funcin ms utilizada en una hoja de clculo. Con su uso se
reduce considerablemente el tamao de las frmulas, por lo que Excel facilita el uso de esta
funcin. As, adems de poder usarla como cualquier funcin podr acceder a ella desde la
barra de estado o utilizando el botn Autosuma.

En la parte derecha de la barra de estado aparece un rectngulo que tiene asignado el
uso de una funcin sobre las celdas que estn seleccionadas en la hoja de clculo. Por omisin
la funcin que proporciona es la de suma, pero accediendo a su men contextual (clic con el
botn derecho del ratn en el recuadro), podr utilizar otras funciones como:

- Promedio: media aritmtica de los valores numricos de las celdas seleccionadas.
- Cuenta: nmero de celdas seleccionadas no vacas.
- Cuenta nm: nmero de celdas con valores numricos.
- Mx y Mn: mximo y mnimo, respectivamente, de la seleccin.

Tenga en cuenta que estas funciones se deben realizar
sobre valores numricos, que son con los que tiene sentido
realizarlas. Slo puede servirle la funcin Cuenta para valores no
numricos, ya que devuelve el nmero de celdas no vacas
seleccionadas. Adems, es necesario tener seleccionada mas de
una celda con valores para que proporcione informacin.

La otra forma de utilizar la funcin SUMA es a travs del
botn Autosuma situado en la barra de herramientas. Cuando
se usa el botn de Autosuma, Excel escribe la funcin y hasta
sugiere el rango de celdas a utilizar.

Para introducir frmulas mediante el botn Autosuma, deber seleccionar una celda
adyacente a las que se sumarn y pulsar sobre el botn Autosuma. Excel escribir en la celda
la frmula con la funcin SUMA y resaltar el rango de celdas sobre el que acta. Si el rango
sugerido por Excel es incorrecto, podr modificarlo mediante el arrastre del ratn o bien
introduciendo las nuevas referencias.
7.2. AUTOSUMA


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Otra forma de realizar autosumas es mediante la seleccin del rango de celdas a sumar.
Para ello deber seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los valores que
desea sumar como las celdas en blanco que contendrn los resultados. Deber tener en cuenta
que los resultados aparecern en las primeras celdas libres de la hoja prximas a los datos
tomados como argumentos.

Observe esta situacin en la figura siguiente. Pulsando en el botn Autosuma, los
totales apareceran en las celdas B9:E9 y E5:E9.

La suma total se podra calcular tanto sumando las filas como las columnas, pero Excel
lo hace siempre sumando las columnas.

Excel le ayudar a la hora de utilizar funciones, guindole en la introduccin de los
argumentos para que la sintaxis sea correcta.

Incluso, como ver en el prximo captulo, podr pedir al Ayudante de Office que le
sugiera una determinada funcin, si no sabe bien cul es la mejor a utilizar.

Si conoce la sintaxis correcta de la funcin, podr escribirla directamente en una celda,
formando parte de una determinada frmula.

Sin embargo, si no conoce exactamente dicha sintaxis, lo mejor es pedir informacin a
Excel. Mediante el botn Pegar funcin , acceder a un cuadro de dilogo donde podr
elegir la funcin adecuada.
7.3. PEGAR FUNCIN


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Como puede ver, las funciones se clasifican
por categoras, de forma que la localizacin de la
funcin requerida sea ms sencilla. Adems obtiene
una breve descripcin de la funcin que tenga
seleccionada.

Una vez seleccionada la funcin que desea
incorporar en la frmula, Excel le facilita la
introduccin de sus argumentos.

En muchos casos usted tendr los argumentos de la funcin en determinadas celdas de
la hoja de clculo. En estos casos recuerde que puede utilizar el botn Minimizar dilogo
para reducir el tamao del cuadro de dilogo y poder indicar con el ratn en qu celda se
encuentra el argumento.

Al mismo tiempo que va
introduciendo los argumentos, Excel
le muestra tanto el valor de la funcin
debajo de la lista de argumentos,
como el valor de la frmula en la
parte inferior del cuadro de dilogo.

Recuerde que una funcin
puede estar incluida en una
determinada frmula que utilice el
resultado de la funcin. En estos
casos, el resultado de la frmula no
tiene por qu coincidir con el de la
funcin que estamos introduciendo

Por ejemplo, podra estar creando una frmula en la que se sumase al valor de la
funcin PROMEDIO una determinada cantidad. En este caso, no coincidiran ambos
resultados: la funcin devolvera un resultado y la frmula otro.

Para finalizar, recuerde que una funcin debe estar en el interior de una frmula. Si no
es as, Excel entender el nombre de la funcin como texto y lo introducir as en la celda. De
hecho, cuando introduce el signo =al principio de una celda, Excel muestra en la parte
izquierda de la barra de frmulas una lista de funciones que puede utilizar.

Utilizar dicha lista ser lo mismo que pulsar en el botn Pegar funcin de la barra de
herramientas.


PAG. 61

En ocasiones, conocemos el clculo que deseamos realizar, pero no si Excel aporta
alguna funcin que nos pueda ayudar.

En estos casos, es posible pedirle que sea la propia aplicacin la que nos sugiera una o
un conjunto de funciones que puedan ser adecuadas. Usted podr describir con sus propias
palabras la funcin que desea utilizar.

Cuando necesite este tipo de ayuda, acuda al comando
Pegar funcin y pulse en el botn de ayuda que aparece en
la parte inferior del correspondiente cuadro de dilogo.
Aparecer el Ayudante de Office que le sugerir ayuda sobre el
proceso que est realizando.

Si no conoce muy bien la funcin que desea utilizar,
escriba una breve descripcin en el globo del Ayudante de
Office y ste, tras una breve bsqueda, le informar de aquellas
funciones que estn disponibles en Excel y que pueden
ajustarse a la que usted necesita.

Aunque en ocasiones el resultado de la bsqueda no siempre coincide con lo que usted
ha pedido, esta forma de buscar funciones puede ahorrarle mucho tiempo e incluso conocer si
realmente Excel incorpora o no una funcin que pueda ser til para el proceso que usted
necesita.

Normalmente los argumentos de una funcin estn situados en celdas de la hoja de
clculo. Como ya se le ha indicado, Excel le facilita la tarea de indicar qu celdas son las que
contienen los valores que deben ser utilizados como argumentos a la hora de ejecutar la
funcin. La forma de indicarlo ser tan sencilla como pulsar con el ratn en dichas celdas.

Cuando est en un cuadro de dilogo y necesite indicar la referencia de una o de un
conjunto de celdas, Excel le facilitar el botn Minimizar dilogo, de forma que el cuadro de
dilogo disminuye de tamao, permitindole trabajar en la hoja de clculo.

Es importante entender que en un mismo cuadro de dilogo puede aparecer ms de un
botn Minimizar dilogo y que no es lo mismo pulsar en uno u otro. Es decir, si pulsa en el
7.4. FUNCIONES SUGERIDAS
7.5. INSERTAR REFERENCIAS


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botn del Argumento 1, estar introduciendo dicho argumento y no cualquiera de los otros
que pueda tener la funcin.

Se llama funcin anidada a aquella que acta como argumento de otra funcin. Al
calcular el resultado de la funcin, Excel calcula primero las funciones que actan como
argumentos (las funciones anidadas) y despus el resultado de la funcin exterior teniendo en
cuenta ya el resultado de las funciones interiores.

Por ejemplo, si tenernos la funcin RAIZ(POTENCIA(10;2)), primero se calcular el
resultado de la funcin interior, es decir, de POTENCIA(10;2) cuyo resultado es 100 y
despus se calcular el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir,
RAIZ(100), cuyo resultado es 10.

RAIZ(POTENCIA(10;2)) RAIZ(100) 10

Fjese cmo es necesario que la funcin que acta como argumento devuelva un
resultado acorde con dicho argumento. Si en el ejemplo anterior, la funcin POTENCIA
devolviese un valor no numrico, la funcin RAIZ dara un error al intentar calcularse.

De esta forma puede llegar hasta 7 niveles de anidamiento. En el caso anterior los
argumentos de la funcin POTENCIA tambin podran ser a su vez, nuevas funciones y as
hasta 7 niveles.

7.6. FUNCIONES ANIDADAS


PAG. 63

Formato de celdas

Un asunto importante al crear una hoja de clculo es el dar un aspecto a los datos y
a las celdas para que presenten resultados fcilmente legibles y atractivos.

Cada una de las celdas de la hoja de clculo pueden tener un formato diferente y se
le puede asignar antes o despus de introducir los datos en ellas. Debe recordar que los
formatos son entidades independientes de las celdas y que se pueden eliminar, copiar
modificar sin alterar su contenido.

Los formatos nicamente afectan al aspecto visual con que se presentan las celdas y
los datos que contienen. Para aplicar formatos a las celdas, lo primero es seleccionarlas y
despus elegir la opcin Celdas del men Formato; aparecer el siguiente cuadro de
dilogo:

A continuacin se listan las distintas fichas y las posibilidades que proporcionan:

- Nmero: presenta las distintas opciones para asignar formato a los valores
numricos de una celda.
- Alineacin: en esta ficha se especifica la posicin del contenido de la celda
con respecto a sus bordes.
- Fuente: se muestran una serie de campos y listas donde podr seleccionar la
fuente de caracteres apropiada, su tamao, estilo, etc.
- Bordes: en esta ficha se puede especificar el aspecto que tendrn los bordes de
la celda, grosor, color, etc.
- Tramas: se presentan opciones para el aspecto interior de la celda, color de
fondo, trama, etc.
8.1. INTRODUCCIN


PAG. 64

- Proteger: aspectos relacionados con la visualizacin y la proteccin de la
celda.

El cuadro Formato de celdas, adems de ser accesible mediante el men, tambin lo
es mediante el men contextual de una celda. Por otra parte, algunas rdenes para establecer
formatos son accesibles mediante botones de la barra de herramientas, que permiten acceder a
los comandos de forma rpida.

Para establecer una combinacin de formatos sobre una seleccin de celdas, Excel
ofrece la orden Autoformato. Con est orden, automticamente se reconoce el texto, los
valores y las frmulas del rango seleccionado y se aplican los formatos correspondientes.

Otra caracterstica de Excel son los Estilos de celdas, que son combinaciones de
formatos de celdas que pueden ser guardados para ser aplicados posteriormente sobre un rango
de celdas. Cuando se modifica el estilo de una celda, se actualizan todas las celdas donde se ha
aplicado dicho estilo.

Cuando se abre por primera vez un libro de trabajo, las celdas tienen un tamao
estndar. Pero se puede modificar el ancho y alto de las celdas mediante el ratn o mediante
rdenes del men. Para ajustar el alto de las celdas mediante el men, deber seleccionar
Formato / Fila.

La opcin Ajustar a la seleccin ajusta la seleccin de celdas respecto a la celda que
contiene mayor texto. La opcin Alto muestra un cuadro de dilogo mediante el cual se fija el
alto de la fila, que podr ser un valor entre 0 y 409, representando el nmero de puntos que
caben en la celda.

Para ajustar el ancho de las celdas, deber seleccionar Formato / Columna. Al activar
esta orden, se muestran las mismas rdenes que en el ajuste del alto de la celda. La opcin
Ajustar a la seleccin ajusta automticamente la columna respecto a la entrada ms larga.
Mediante la opcin Ancho podr introducir un valor entre 0 y 255 para indicar el ancho de la
columna; en este caso, este nmero indicar el ancho de la columna en caracteres utilizando la
fuente estndar. Para dotar a la columna otra vez de un ancho estndar, deber seleccionar
Ancho estndar.

Tanto si establece el alto como el ancho de una celda al valor 0, entonces lo que
realmente estar haciendo es ocultar su columna o fila.

8.2. ANCHURA Y ALTURA DE CELDAS


PAG. 65

Si desea modificar el ancho de una columna mediante el ratn, deber pulsar sobre la
lnea de separacin entre los ttulos de las celdas a modificar y arrastrar hasta la anchura
deseada. Si desea que la columna se ajuste a la seleccin ms larga, haga doble clic sobre dicha
divisin.

Para modificar el alto de una fila, deber realizar el mismo procedimiento pulsando
sobre la lnea que separa las filas. Cuando el ratn se sita en el punto correcto para desplazar
la lnea de separacin entre celdas, cambiar su aspecto.

Recuerde que deber cambiar el ancho de una columna si observa en ella la aparicin
del texto ######, que indica que no cabe el valor con la anchura actual de la celda.

Los datos introducidos en una hoja de clculo adoptan en principio el formato General,
alinendose los datos de texto a la izquierda y los nmeros a la derecha, mientras que los
valores lgicos y de error se centran en la celda.

Todas las rdenes de alineacin actan sobre las celdas seleccionadas. Las operaciones
bsicas de alineacin son accesibles mediante los botones de alineacin de la barra de
herramientas Formato.

Si el contenido de una celda supera su anchura, puede hacer que se centre en varias
celdas adyacentes. Para ello deber seleccionar como extremo izquierdo de la seleccin la
celda cuyo contenido se quiere centrar y arrastrar por un rango de celdas adyacentes. Una vez
8.3. ALINEACIN DE DATOS


PAG. 66

seleccionado el rango de celdas en el que centrar los datos, deber pulsar el botn Combinar y
centrar.

Tenga en cuenta que, aunque la presentacin de los datos est centrada en una serie de
columnas, el texto en s permanece en la celda del extremo izquierdo de la seleccin. Adems,
si alguna de las celdas que han sido combinadas tena datos, dichos datos se pierden al realizar
la combinacin, manteniendo slo los de la primera celda.

Una vez combinadas varias celdas, es posible volver a la situacin en la que las celdas
se muestran de forma separada.

Para ello, lo que debe hacer es seleccionar la primera celda de la combinacin, que es
donde realmente est el contenido, y acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas. En la
ficha Alineacin deber desactivar la casilla Combinar celdas.

El resto de botones de alineacin sitan el contenido de la celda a la derecha, a la
izquierda o en el centro de la misma.

El cuadro de dilogo Formato de celda
dispone de la ficha Alineacin para introducir
el tipo de alineacin deseada. En esta ficha,
bajo la lista Horizontal, encontrar las
posibilidades para situar los datos respecto al
ancho de la celda, mientras que en la lista
Vertical, podr especificar la posicin respecto
al alto de la celda.

La opcin Justificar (horizontal) alinea
a la derecha y a la izquierda el texto siempre
que el texto disponga de retorno automtico y
est compuesto por varias lneas.

Si marcamos la casilla de verificacin Ajustar texto, al escribir en una celda, lo
haremos en varias lneas.

Tambin puede introducir siempre que quiera un retorno de carro manual en una celda.
Para ello pulse la combinacin de teclas [Alt] +[Intro].


PAG. 67

Si las dimensiones de la celda no son muy grandes, es posible que parte de su
contenido no se pueda ver completamente. En este caso, no es necesario aumentar el ancho o
alto de la celda, tambin puede hacer que el texto aparezca con un determinado giro. Observe
este ejemplo en los rtulos del Informe:

Otra caracterstica que puede utilizar es la posibilidad de sangrar el texto de las celdas,
como si fuera texto de un documento de Word.

Mediante el botn aumentar la sangra y mediante la disminuir. La sangra
es la distancia que existe desde el lado izquierdo de la celda. Excel proporciona 15
tabulaciones predeterminadas.

Puede cambiar la apariencia del texto en
las celdas eligiendo un determinado tipo de
fuente de caracteres, un aspecto de presentacin
as como su tamao y otras caractersticas.

Para asignar un cierto formato de
fuente, se debe seleccionar el rango de celdas,
el carcter o la palabra sobre la que aplicar el
formato y despus seleccionar el formato
deseado. Se puede aplicar un formato diferente
a cada una de las palabras o a cada uno de los
caracteres de una celda por separado.

8.4. FUENTES DE TEXTO


PAG. 68

Las opciones para el formato de texto estn disponibles a travs de la ficha Fuente en
el cuadro de dilogo Formato de celdas.
En esta ficha podr seleccionar el tipo de letra en el campo Fuente, el estilo de la
fuente y el tamao de los caracteres. Al seleccionar una fuente se presentar en la ficha un
ejemplo del aspecto de la fuente elegida de acuerdo con el tamao y estilo seleccionados.

Para seleccionar la fuente de caracteres, no es necesario acceder siempre a la ficha
Fuente ya que en la barra de herramientas. Formato se dispone de la mayora de estas
opciones.

Cuando se presentan los datos en una hoja de clculo, suelen presentarse de forma que
sean fcilmente legibles. Para ello ser necesario remarcar algunas celdas mediante la
eliminacin de lneas, asignando colores de fondo o cambiando el tamao de los bordes de las
celdas.

Las rdenes para cambiar los bordes o elegir los colores son accesibles desde el men
Formato / Celdas seleccionando la ficha Bordes o la ficha Tramas, respectivamente.

En la ficha Bordes podr indicar el
aspecto que tendrn los bordes de las
celdas. Podr seleccionar el lado de la
celda a marcar, incluyendo la posibilidad
de bordes diagonales que partan la celda.
El borde de la celda o celdas seleccionadas
se dibujarn con el color y estilo elegido en
los cuadros Color y Estilo.

Observe el aspecto de la ficha
Tramas. La paleta de colores sirve para
elegir el sombreado de la celda. Al pulsar
sobre la lista del rectngulo Trama, se
desplegar otra paleta para seleccionar el
tipo y el color que tendr el sombreado de
la celda.
8.5. BORDES Y RELLENOS


PAG. 69

En la barra de herramientas Formato tambin estn situadas tres paletas para
seleccionar el aspecto de la celda.

Las paletas porttiles se pueden mantener abiertas y situadas en
cualquier parte de la hoja de clculo. Para asignar el formato adecuado,
deber seleccionar el elemento de la hoja y seleccionar en las paletas
porttiles el formato deseado.

Si al dar formato a las celdas no desea ver las lneas de divisin
de la hoja de clculo, deber seleccionar en el men Herramientas el
comando Opciones; despus seleccione la ficha Ver y desactive la
casilla de verificacin Lneas de divisin.

Otra opcin que tiene es aplicar un determinado fondo a la hoja de clculo. En estos
casos, suele ser adecuada una imagen con colores suaves, al estilo de los fondos utilizados en
las pginas Web.

Para ello, utilice el comando Formato / Hoja / Fondo... e indique la imagen a utilizar.
Excel admite multitud de formatos grficos, incluidos BMP, J PG, GIF, etc.

Tenga en cuenta que el fondo no llegar a imprimirse, slo se mostrar en pantalla.

Formato de Celdas (II)

Al introducir nmeros en una hoja de clculo, las celdas toman el formato General.
En algunas ocasiones, Excel cambia el formato por defecto por otro ms adecuado. Por
ejemplo, si se le antepone a un nmero el smbolo de moneda o el signo de porcentaje, se
pasara de formato general al de moneda o al de porcentaje, respectivamente.

Los formatos ms habituales para nmeros estn disponibles en la barra de
herramientas Formato a travs de los siguientes botones:

Para pasar del formato de una celda a un formato predefinido, deber acceder a la
ficha Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas. En esta ficha se presentan todos los
formatos disponibles para cada una de las diferentes categoras.

Por ejemplo, podr indicar si desea que
se muestren cifras decimales, qu smbolo se
utilizar como separador de miles, etc...

Tenga en cuenta que Excel se rige por las
caractersticas indicadas en la Configuracin
regional de Windows.

Esto quiere decir, por ejemplo, que si
desea cambiar el smbolo de separador de miles,
deber cambiarlo en este componente de
Windows.

9.1. FORMATOS DE NMERO


PAG. 72

Cuando se seleccione un cdigo de formato, se presentar una muestra de la celda
activa de la hoja de clculo segn el formato de nmero seleccionado, siempre que la celda
activa contenga datos que se puedan ajustar al formato elegido.

Los nmeros pueden adoptar tambin formato de texto; para ello deber hacer que
les preceda un apstrofo o el smbolo @ al introducir el valor.

Cuando se abre un libro de trabajo, los nicos formatos de nmero disponibles son
los de la ficha Nmero. Se pueden crear nuevos formatos y Excel automticamente los
introduce dentro de la categora Personalizada pasando a estar disponibles en todas las hojas
del libro de trabajo.

La especificacin de un nuevo formato de nmero puede tener hasta tres secciones
de nmero y una cuarta seccin de texto. Las distintas opciones debern estar separadas por ( ;
) y con el orden siguiente:

- Formato para nmeros positivos.
- Formato para nmeros negativos.
- Formato para ceros.
- Formato para texto.

Si se especifican slo dos formas, la primera se utilizar para nmeros positivos y los
ceros, mientras que la segunda se utilizar para los negativos. Si quiere incluir un formato de
texto, se deber incluir en la ltima posicin el texto entre comillas que desee que se presente
si se opta por ese formato. Por ejemplo:

##.###; (##.###);0,00; "Saldo" @

Si en el apartado de texto se incluye el carcter @, entonces cualquier entrada sustituir
dicho carcter. Si el formato no tiene un apartado de texto, el nmero introducido como texto
no sufrir ninguna modificacin.

Para crear un formato personalizado, deber seleccionar un formato de los disponibles en
la categora Personalizada y modificarlo en el campo Tipo. La modificacin de un formato de
Excel para personalizarlo no implica que el formato de partida desaparezca.

9.2. FORMATOS PERSONALIZADOS


PAG. 73

Al crear formatos personalizados, deber tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Deber utilizar 0 y el signo # como indicadores de dgitos. El primero indica que el
dgito se presentar siempre, mientras que el segundo suprime la presentacin de
dgitos no significativos.
- El carcter ( - ) crea un espacio del tamao del ancho de un carcter.
- Para establecer el color del formato deber indicar el color entre corchetes. Por
ejemplo [Rojo], [Azul].
- Para mostrar puntos como separadores de millares, deber incluirlos en el formato.
- Si desea que no aparezca un determinado tipo de nmero (positivo, negativo o
cero), deber omitir el cdigo de la seccin correspondiente.

Cuando se selecciona un cdigo de formato personalizado, el botn Eliminar deja
de estar inactivo permitiendo la eliminacin del formato seleccionado.

Al crear formatos personalizados, se pueden crear formatos para las fechas y para las
horas que tengan horas superiores a 24, minutos mayores que 60, etc

Para ello debe encerrar entre corchetes las primeras letras del cdigo de formato de
la hora, de los minutos o de los segundos. Por ejemplo el formato [h]:mm con la entrada en la
celda 25:02 presentar en la celda 25:02, indicando el valor de fecha y hora 1/01/1900
01:02:00 a.m.

En ocasiones desear aplicar un determinado formato u otro a la misma celda,
dependiendo del valor que sta contenga. Por ejemplo, el formato:

[Azul] [>1000]#.###; [ Rojo] [<-1000]#.###,"N Cta"@

presentar los valores mayores de 1000 en azul, los menores de - 1000 en rojo y los dems en
negro, que es el color por defecto. Los nmeros introducidos como texto se situarn al lado del
texto NCta.


PAG. 74

En la tabla siguiente se presentan los cdigos ms utilizados a la hora de crear formatos.

Smbolo de
Formato
Significado

#
Marca de lugar para dgito. Si el nmero introducido en la celda tiene ms
nmeros decimales que los especificados en el formato, Excel redondea
para ajustarse al formato. Si el nmero presenta ms dgitos a la izquierda
de la coma decimal que los esperados, se mostrarn los dgitos extra.
0
Marca de lugar para dgito. Su comportamiento es el mismo que el
anterior con la nica diferencia de que, si el nmero de la celda tiene
menos dgitos que los especificados en el formato, se aade los ceros
extras hasta completar el formato.
?
Marca de lugar para dgitos. Se comporta como los anteriores con la
excepcin de que se aaden ceros no significativos para que las comas
decimales queden alineadas.
coma (,) Simboliza la coma decimal.
% Porcentaje. Excel multiplica por 100 y agrega el carcter %.
Punto (.) Separador de millares.
\
Escribe textualmente el carcter que le sigue en el formato. Para incluir
carcter \, debe encerrarlo entre comillas dobles.
_ Deja el ancho de un carcter en blanco en el formato.
texto Presenta el texto que est entre comillas.
@
Si se introduce un texto en la celda, aparecer en la posicin donde est
situado este smbolo en el formato.


PAG. 75

Para introducir fechas y horas, algunos de los cdigos disponibles son:

Smbolo de formato Significado
M Los meses como 1 - 12
Mm Los meses como 01 - 12
Mmm Los meses como ene. - dic.
Mmmm Los meses como enero - diciembre
D Los das como 1 - 31
Dd Los das como 01 - 3
Ddd Los das como lun.- sb.
Dddd Los das como lunes - sbado
Aa Los aos como 00 - 99
Aaaa Los aos como 1900 - 9999
H Las horas como 0 - 23
Hh Las horas como 00 - 23
M Los minutos como 0 - 59
Mm Los minutos como 00 - 59
S Los segundos como 0 - 59
SS Los segundos como 00 - 59

Para indicar los colores, tenemos las siguientes posibilidades [Negro], [Azul], [Verde],
[Aguamarina], [Fucsia], [Rojo], [Blanco] y [Amarillo]. El color debe ser el primer elemento de
la seccin.


PAG. 76

En el anterior captulo se le ha indicado que puede establecer el color de la fuente de
una celda dependiendo de alguna condicin, como puede ser el valor de la celda.

Excel incorpora el comando Formato condicional que extiende esta caractersticas,
pudiendo aplicar otros formatos, como pueden ser los colores del relleno, realces de la fuente,
etc.

Podr establecer hasta tres condiciones distintas que hagan que una celda tenga un
formato u otro. Estas condiciones pueden basarse en el valor de la celda o en la aplicacin de
una frmula cuyo resultado sea un valor lgico, es decir, VERDADERO FALSO. Utilice el
comando Formato condicional en el men Formato y aparecer el siguiente cuadro de
dilogo.

En este cuadro de dilogo aparece primero una lista en la que se puede indicar que la
condicin se basar en el valor de la celda o en una determinada frmula. Si la condicin se
basa en una frmula, recuerde que sta debe devolver un valor lgico. Por ejemplo, sera
vlida una expresin del tipo =SUMA(A1:B2)>0, ya que esta expresin slo puede evaluarse
a VERDADERO (si la suma es positiva) o a FALSO (si la suma es negativa o igual a cero).

Seguidamente aparece otra lista donde se indicar cul es el criterio que debe
establecerse para comparar el valor de la celda. Una vez indicada la condicin que se aplicar
para decidir qu formato utilizara, debe indicar dicho formato. Para ello pulsar en el botn
Formato y podr especificar caractersticas del cuadro de dilogo Formato de celda: fuente,
bordes o tramas.

Si desea agregar otra condicin, no tendr ms que pulsar en el botn Agregar >> y
volver a establecer la condicin y el formato a aplicar. As hasta tres condiciones distintas. Si
ninguna de las condiciones se cumple, Excel aplicar el formato predeterminado para la celda
o el que se le haya aplicado directamente. Si se cumple ms de una condicin, Excel aplicar el
formato de la primera condicin que se cumpla.

9.3. FORMATOS CONDICIONALES


PAG. 77

En ocasiones, usted utilizar un con junto de caractersticas de formato (tipo de fuente,
tamao, color, realces, tramas, etc.) en distintos lugares de una hoja de clculo o incluso de
distintas hojas de clculo. En esos casos es deseable tener una forma de aplicar dicho conjunto
de formatos de una vez, sin tener que indicar todas las caractersticas cada vez que desea
aplicarlas. Excel soluciona este problema incorporando el concepto de estilo.

Un estilo es una combinacin de formatos que se pueden aplicar de forma conjunta. Si
modificamos alguna de las caractersticas de un estilo, las celdas sobre las que se haba
aplicado el estilo cambian para ajustarse a las modificaciones realizadas.

Adems de los estilos disponibles al trabajar con un libro nuevo, se pueden crear
nuevos estilos o copiar estilos creados en otros libros. Los estilos estn disponibles en todas las
hojas del mismo libro.

Para crear un nuevo estilo, utilice el comando Estilo del men Formato

Si la celda actual ya posee el conjunto de formatos que constituirn el estilo,
simplemente deber darle un nombre y agregarlo a la lista de estilos disponibles. Si no es as,
podr utilizar el botn Modificar para establecer las caractersticas que deben formar parte del
estilo.

En el cuadro de dilogo Estilo se indican los distintos formatos que formarn parte del
estilo. Si desea que algunos de los formatos no queden incluidos, debe desactivar las casillas
de verificacin correspondientes.

Una vez escrito el nombre del estilo en el campo Nombre del estilo, mediante el botn
Agregar introducimos el estilo en la lista de estilos disponibles. Despus podr modificar
cualquiera de los formatos que se corresponden con el estilo. Para ello utilizar el botn
Modificar que le permitir acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, donde indicar
todas las caractersticas que compondrn el nuevo estilo.

9.4. ESTILOS


PAG. 78

En este cuadro de dilogo aparecen otros botones que pasamos a comentar:

- Eliminar: permite borrar el estilo de la lista de disponibles. Cuando se elimina un
estilo, las celdas sobre las que se haba aplicado recuperan el estilo Normal, que es
el predeterminado para todas las celdas de la hoja de clculo. El nico estilo que no
puede eliminarse es el estilo Normal.

- Mediante el botn Combinar, puede copiar estilos de un libro de trabajo a otro, y
as aprovecharse del trabajo que ya realiz en otro libro de trabajo.

- Si lo que desea es seleccionar un estilo para aplicarlo a la celda activa, debe
desplegar la lista de estilos y seleccionar uno de ellos. Al aplicar un estilo sobre
una celda, desaparecen todos los formatos aplicados previamente sobre la celda.

Otra forma de utilizar un determinado conjunto de formatos es mediante el botn
Copiar formato . Con este botn, tambin puede utilizar un determinado estilo, si lo ha
aplicado en alguna celda.

Los pasos a seguir son: primero sitese en la celda donde ha aplicado el estilo o
conjunto de formatos que desea utilizar en otro lugar; pulse el botn Copiar formato y
finalmente pulse en la celda donde desea aplicar dicho formato. Si desea aplicarlo en ms de
un lugar, pulse dos veces el botn Copiar formato y [Esc] cuando ya no desee utilizar ms
este comando.

Excel ofrece una serie de formatos que se pueden aplicar en conjunto y de forma
automtica mediante el comando Autoformato del men Formato. Al utilizar esta orden, se
revisan los valores, el texto y las frmulas de los datos de la hoja de clculo que forman la
tabla y se aplican los formatos segn convenga, de forma automtica.

Para utilizar cl comando
Autoformato, la celda activa debe estar
situada en el rango de celdas en el que se
encuentra una tabla de datos, es decir, un
conjunto de celdas que contengan datos.
De lo contrario Excel emite un mensaje
advirtiendo la no existencia de ninguna
tabla.

En el cuadro Autoformato se
listan todos los autoformatos disponibles
en Excel.
9.5. AUTOFORMATO


PAG. 79

Los autoformatos estn formados por una combinacin de las siguientes caractersticas:

- Formato de nmero.
- Alineacin.
- Fuente.
- Bordes
- Tramas
- Ancho y alto de celdas.

Cuando trabaje con autoformatos, puede indicar que no se modifiquen ciertas
caractersticas aunque se aplique el formato automtico, mediante el botn Opciones. En la
parte inferior del cuadro podr desactivar las casillas de verificacin de los formatos que no
desea modificar.

Si desea eliminar un autoformato, podr elegir la orden Deshacer del men Edicin o
su botn en la barra de herramientas inmediatamente despus de aplicarlo o bien podr
seleccionar una celda del rango de celdas en el que se ha aplicado el autoformato y seleccionar
Formato / Autoformato, seleccionando de la lista de autoformatos la opcin Ninguno.


PAG. 81

Crear Grficos

En Excel tiene la posibilidad de incluir elementos grficos en sus hojas de clculo y no
limitarse a tablas de datos.

La incorporacin de este tipo de elementos no es un factor simplemente esttico. En
muchas ocasiones, es mucho ms sencillo interpretar un grfico que estudiar una tabla con
decenas y decenas de cifras.

Adems Excel, como parte integrante de Microsoft Office, comparte todas las
herramientas que se incorporan en el paquete. En Excel podr agregar objetos de dibujo como
rectngulos, crculos y otras formas ms sofisticadas, imgenes, cuadros de texto, objetos
WordArt, etc.

La mayora de estos elementos estn disponibles a travs de la barra de herramientas
Dibujo, que aqu puede ver.

En el curso de Excel no vamos a estudiar estos elementos y nos centraremos en los
grficos, que son los elementos ms utilizados en una hoja de clculo.

Un grfico en Excel representa de forma visual los datos de una hoja de clculo. Los
grficos se pueden incrustar en una hoja de clculo o bien crearlos en una hoja distinta (hojas
de grficos). Los datos utilizados en la creacin de un grfico se vinculan automticamente a la
hoja de clculo de forma que cualquier cambio en los datos se ver reflejado en el grfico.

En Excel usted dispone del Asistente para grficos, accesible a travs de su botn en
la barra de herramientas . Este asistente le ayudar en la creacin de grficos.

El paso previo a la creacin de un grfico es la seleccin de los datos que va a
representar. Lo normal ser seleccionar rangos rectangulares de celdas pero tambin puede
seleccionar celdas no adyacentes utilizando al mismo tiempo la tecla [Ctrl]. Una vez
10.1. INTRODUCCIN
10.2. CONCEPTOS GENERALES


PAG. 82

seleccionados los datos, nicamente tiene que reclamar la presencia del asistente pulsando en
el botn anteriormente comentado.

El Asistente para grficos consiste en una serie de cuadros de dilogo que le guiarn
paso a paso en el proceso de creacin de un grfico. Antes de finalizar el proceso de creacin
del grfico, el asistente le mostrar un ejemplo del grfico que est creando dndole la
oportunidad de modificar cualquier aspecto que no sea de su agrado.

-
2.000,00
4.000,00
6.000,00
8.000,00
10.000,00
12.000,00
14.000,00
16.000,00
18.000,00
20.000,00
Por cent ajes Anuales
Nminas
Publicidad

Los datos de cada una de las celdas se denominan puntos de datos y aparecen en los
grficos en forma de lneas, columnas, etc. Estos puntos de datos se agrupan en series de datos
y se distinguen entre s por sus colores o diseos.

Usted podr crear grficos con formatos predeterminados o crearlos con un formato
propio. Adems podr aadir o eliminar ttulos, leyendas o cualquier elemento a un grfico.

Un grfico incrustado es un elemento ms de la hoja de clculo, al igual que el texto,
una imagen o cualquier otro elemento grfico. Como tal, usted podr cambiar su tamao, su
ubicacin, etc., seleccionndolo y utilizando el ratn.

Antes de crear un grfico, debemos seleccionar los datos a partir de los cuales se crear
el grfico. Debe incluir en la seleccin los rtulos de las distintas series si desea que se
muestren en el grfico. Aunque si no lo hace, despus podr agregar dichos rtulos.

10.3. GRFICOS INCRUSTADOS


PAG. 83

Una vez seleccionado el rango de celdas a representar grficamente, utilizar el
Asistente para grficos e ir eligiendo las opciones que ste le presenta en cada uno de los
pasos de dicho asistente.

En el primer paso del Asistente para grficos se selecciona el tipo de grfico a utilizar.
Aunque ste es tal vez el detalle ms importante a elegir en la creacin de un grfico, no debe
preocuparse demasiado si despus no le gusta el que ha elegido ya que podr cambiarlo
fcilmente.
El nmero de tipos de grficos es lo
suficientemente grande, pero adems, tiene la
posibilidad de elegir un tipo personalizado en el
que se han combinado distintas caractersticas e
incluso crear su propio tipo de grfico.
Al utilizar uno de los tipos
personalizados, se asegura un aspecto muy
cuidado que le costara mucho esfuerzo conseguir
usando un tipo de grfico estndar.
Dentro de cada tipo de grfico existen
subtipos o variantes del mismo. En la lista de la
izquierda puede ver el tipo seleccionado, mientras
que en la parte de la derecha puede ver los
subtipos de este tipo de grfico. En la mayora de
ocasiones habr subtipos en dos y en tres
dimensiones.

En el segundo paso del Asistente para
grficos tendr la posibilidad de variar el rango
de celdas que desea representar grficamente.
Adems puede indicar si las series de datos a
representar se sitan en la hoja de clculo por
filas o por columnas.

En el paso 3 se pueden introducir la
mayora de opciones de un grfico. Podr incluir
un ttulo para el mismo, indicar la presencia o
no de la leyenda, etc.

Finalmente, debe decidir la ubicacin
del grfico. Puede ser incrustado en la hoja de
clculo actual o en una hoja aparte. Si decide
esta ltima opcin, tenga en cuenta que se crea
una hoja de clculo adicional donde se ubicar
el grfico y que, por lo tanto, podr trabajar con
el grfico como con cualquier otra hoja de
clculo.


PAG. 84

Una vez creado el grfico podr situarlo en cualquier lugar de la hoja as como cambiar
su tamao y otras caractersticas.

Adems, Excel le proporciona la barra Grfico y leindica, en la tabla de datos, cul es
el rango de stos que est siendo representado en el grfico, como ocurre al editar una frmula
en la que interviene un rango de celdas.

Puede eliminar un grfico como cualquier otro objeto ms. Primero seleccinelo
haciendo clic en los lados del mismo y pulse la tecla [Supr].

Por otra parte, tenga en cuenta que, al hacer clic con el ratn en alguno de los
elementos del grfico, dicho elemento es el que se selecciona y no el grfico mismo. Deber
hacer clic en alguno de los lados o en una zona libre del grfico para seleccionarlo
completamente. Podr saber qu elemento esta seleccionado consultando la lista de la
izquierda en la barra de herramientas Grfico o en el cuadro de nombre de la zona de edicin.


PAG. 85

Normalmente utilizar grficos incrustados cuando desee mostrar ms de un grfico en
una misma hoja de clculo o cuando desea tener cerca los datos y el grfico que los representa.

En ocasiones desear tener por una parte los datos y por otra el grfico que los
representa. Para ello, lo mejor es crear el grfico como una hoja ms y no insertarlo en la
misma hoja que contiene los datos fuente.

La creacin de un grfico en una hoja de grfico es exactamente igual que la vista en
el anterior captulo. Lo nico que tendr que hacer es indicar, en el ltimo paso del Asistente
para grficos, que el grfico se cree en una nueva hoja y no en una existente.

Sin embargo, tambin es posible transformar un grfico incrustado en una hoja de
grfico o al revs. Para ello es necesario seleccionar el grfico.

Si es un grfico incrustado, haga clic en los lmites del grfico y si es un grfico
incluido como una hoja, pulse en su etiqueta.

Una vez seleccionado el grfico, utilice la opcin Ubicacin a travs del men
Grfico; aparecer el ltimo cuadro de dilogo que ya pudo ver al utilizar el Asistente para
grficos. Lo nico que le falta por hacer es indicar la nueva ubicacin.

Por otra parte, puede crear una hoja de grfico en un nico paso, pulsando la tecla
[F11]. Si Excel necesita ms informacin para crear el grfico, aparecer el Asistente para
grficos en el paso adecuado; si no, crear un grfico predeterminado.

Cuando est creando un grfico a travs del Asistente para grficos, decide muchas de
las caractersticas que va a presentar el nuevo grfico.

Sin embargo, cuando ya tiene el grfico creado, puede que necesite modificar alguna de
las decisiones tomadas inicialmente.

En este caso, es necesario distinguir si el cambio a realizar se refiere al grfico en su
conjunto (por ejemplo, cambiar el tipo de grfico utilizado) o est relacionado con alguno de
los elementos que constituyen el grfico, como puede ser la leyenda, los rtulos, los ejes, etc.
10.4. HOJAS DE GRFICO
10.5. SELECCIN DE ELEMENTOS


PAG. 86

En cualquiera de los casos, el paso previo a efectuar la modificacin es seleccionar el objeto
implicado.

Como ya se ha indicado, la seleccin se realiza pulsando con el ratn en dicho
elemento. Recuerde que en todo momento podr saber qu tiene seleccionado observando la
lista situada en la barra Grfico o a travs del cuadro de nombres de la barra de frmulas, que
tambin presenta esta informacin.

Con el teclado tambin puede seleccionar componentes del grfico. Pulsando las teclas
[Flecha arriba] o [Flecha abajo], pasara de un elemento a otro, mediante [Flecha izquierda]
y [Flecha derecha], acceder a los elementos de una misma categora.

Si en lugar de hacer clic con el ratn en un determinado objeto del grfico, hace doble
clic, entonces dicho elemento (tambin podra ser el grfico mismo) se selecciona y se realiza
la accin que tenga predeterminada para dicho objeto, que en la mayora de ocasiones se
corresponder con el formato del mismo

Por ejemplo, en el caso de hacer doble clic sobre la leyenda, se selecciona y se muestra
el cuadro de dilogo Formato de leyenda, donde podr establecer las opciones de la leyenda.

Si, una vez creado un grfico, desea representar en el mismo otras series de datos, no es
necesario volver a crear el grfico.

Existen varias formas de agregar datos:

- Puede extender el rango de datos en la misma hoja de clculo donde estn los datos
representados. Cuando selecciona un grfico, Excel le indica qu datos son los que
se representan, mostrando el rango rodeado por un rectngulo de color.

- Puede copiar las nuevas series de datos y pegarlas en el grfico.

- Puede utilizar el comando Datos de origen en el men Grfico y aadir las nuevas
series.

- Puede arrastrar la nueva serie de datos al grfico, con lo que ste la mostrar si es
posible.

Tenga en cuenta que el tamao del grfico no vara cuando aade ms datos al grfico,
por lo que es posible que deba cambiar usted mismo el tamao para que se muestre
correctamente.
10.6. AGREGAR DATOS


PAG. 87

Si modifica los datos en la hoja de clculo, Excel actualizar inmediatamente el
grfico. Esto tambin es recproco, es decir, si selecciona una serie en el grfico y cambia su
tamao, la hoja de datos se actualizar al nuevo dato representado.

Si elimina un rango de datos en la hoja en que est siendo representado el grfico, el
grfico se actualizar. Pero no al revs: al eliminar una serie en el grfico, no se elimina el
rango en la hoja de datos.


PAG. 88

FORMATO DE FECHA CON CUATRO DGITOS PARA LOS AOS

Excel 2000 est preparado para admitir fechas con dos o cuatro dgitos para la parte
correspondiente al ao.

Sin duda, la mejor recomendacin es utilizar siempre cuatro dgitos, de forma que no
exista posible ambigedad. Una forma sencilla de asegurarse de ello es establecer el formato
de fecha corta de Windows mostrando cuatro dgitos, en lugar de los dos dgitos que aparecen
por defecto.

Al hacer el cambio que a continuacin se detalla, usted podr introducir los cuatro
dgitos para el ao en todas las fechas que introduzca en Excel y aparecern de esa forma por
defecto, es decir, sin necesidad de crear un formato personalizado para ello.

Adems, si slo introduce dos dgitos para el ao, entonces Excel aadir por usted los
otros dos, segn las reglas que ya conoce y que a continuacin se vuelven a detallar:

- Si se introduce desde 00 hasta 29 para el ao, Excel interpretar que desea indicar
del 2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretar que es el 21 de
julio de 2018 y aparecer en la celda el valor 21/07/2018.

- Si se introduce desde 30 hasta 99, Excel interpretar que desea indicar del 1930 al
1999. Por ejemplo, si se escribe 21/7/89, se interpretar como el 21 de julio de
1989 y aparecer en la celda el valor 21/07/1989.

Para modificar el formato de fecha corta de Windows (tenga en cuenta que al ser de
Windows y no de Excel, otras aplicaciones se pueden ver afectadas por este cambio), siga los
siguientes pasos:

- Elija Configuracin - Panel de control en el men Inicio de Windows.
- Haga doble clic en el elemento Configuracin regional.
- Acceda a la ficha Fecha.
- Utilice un formato para la fecha corta en el que aparezcan cuatro dgitos para el
ao. En espaol, deben aparecer cuatro letras a; en ingls seran cuatro letras y. Si
no hay ninguno disponible con estas caractersticas, aada usted manualmente las
letras que faltan. Por ejemplo, un formato vlido podra ser: dd/mm/aaaa.
- Acepte el cuadro de dilogo.


PAG. 89

FORMATO DE MONEDA. EL EURO

Excel 2000 permite la utilizacin de cualquier smbolo de moneda que tenga disponible
a travs de la Configuracin regional de Windows.

Esto quiere decir que usted puede crear su propio smbolo de moneda y utilizarlo en
Excel 2000. Para ello siga los siguientes pasos:

1.- Elija Configuracin / Panel de control en el men Inicio de Windows.
2.- Haga doble clic en el elemento Configuracin regional.
3.- Acceda a la ficha Moneda.
4.- Introduzca el smbolo de moneda que desee en el campo Smbolo de moneda o
elija uno de los que tiene disponibles. Podr utilizar el smbolo de las pesetas, del dlar,
del euro, etc.
5.- Acepte el cuadro de dilogo.

A partir de ese momento al utilizar un formato de moneda en Excel 2000, se utilizar
dicho smbolo de moneda. Lgicamente usted puede cambiar el formato de las celdas
utilizando para ello el men Formato / Celdas.

Este procedimiento es necesario excepto para el caso del Euro, ya que para la nueva
moneda de la Unin Europea, Excel facilita el botn en la barra de herramientas
Estndar que, al pulsarlo, se aplica directamente el formato adecuado para esta moneda,
incluyndose los dos decimales que se aplican por defecto.

Usted puede escribir directamente el smbolo del euro en una celda y Excel reconocer
dicha moneda, aplicndole el formato adecuado. Para ello normalmente dispondr de una tecla
en el teclado con dicho smbolo. Si no es as, puede probar con la combinacin de teclas Alt +
0128 (los nmeros del teclado numrico)

Otra herramienta que aporta Excel para el trabajo con euros es la funcin
EUROCONVERT. Esta funcin convierte un nmero dado en euros, convierte un nmero de
euros a la moneda de un estado que ha adoptado el euro, o bien convierte un nmero de una
moneda de un estado que ha adoptado el euro a otro, utilizando para ello el euro como moneda
intermedia (triangulacin)

Acceda a la ayuda de Excel si necesita ms informacin al respecto.

Ejercicios Prcticos
Microsoft Excel 2000
Modulo Bsico


PAG. 93

INDICE PRACTICAS MICROSOFT EXCEL BSICO

LECCIN 01: INTRODUCCIN A EXCEL 2000
Prctica 1

LECCIN 02: LIBROS DE TRABAJO
Prctica 2

LECCIN 03: INTRODUCCIN DE DATOS
Prctica 3

LECCIN 04: EDICIN DE UNA HOJA
Prctica 4

LECCIN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJAS
Prctica 5

LECCIN 06: FRMULAS
Prctica 6

LECCIN 07: TRABAJO CON FUNCIONES
Prctica 7

LECCIN 08: FORMATO DE CELDAS
Prctica 8

LECCIN 09: FORMATO DE CELDAS (II)
Prctica 9

LECCIN 10: CREAR GRFICOS
Prctica 10

EJERCICIO FINAL EXCEL 2000 BSICO


PAG. 95

LECCIN 01: INTRODUCCIN A EXCEL 2000

- En esta prctica va a configurar el entorno de Excel 2000 para el resto del curso.
Adems, realizar algunas acciones que le permitan conocer mejor la aplicacin.

- Ejecute Excel 2000 utilizando el men Inicio de Windows.

- Si es necesario, realice las acciones necesarias para que las barras de herramientas
Estndar y Formato se muestren en filas separadas.

- Mueva el puntero del ratn a lo largo de los distintos botones de las barras de
herramientas. Compruebe cmo, al pasar por un botn, dicho botn adquiere un
aspecto de relieve. Detngase momentneamente en alguno de los botones y
compruebe que aparece un mensaje indicando su naturaleza.

- Seleccione la opcin Pantalla Completa del men Ver y observe que ahora la ventana
de Excel slo muestra la zona de edicin y la barra de mens. Vuelva a visualizar la
pantalla normal.

- Utilice el men textual de cualquiera de las barras de herramientas para ocultar las
barras Estndar y Formato. Vuelva a hacer lo mismo ahora para mostrarlas.

- Visualice el cuadro Acerca de Microsoft Excel a travs del men Ayuda. Observe en
este cuadro la memoria que tiene disponible y la informacin de licencia del producto.

- Cree en el Disco A:\ una nueva carpeta y asgnele el nombre: Prcticas Microsoft
Word 2000 Professional Bsico.

- Salga de Excel hasta la prxima prctica.


PAG. 96

LECCIN 02: LIBROS DE TRABAJO

- Asigne el nombre ltima a la celda IV65536 y compruebe que puede acceder a ella
utilizando nicamente su nombre.

- Observe que el libro de trabajo actual tiene 3 hoja. Sitese en la celda B5 de la Hoja 3.

- Utilice el cuadro de nombres para volver a la celda IV65536 de la Hoja 1.

- Inserte una hoja nueva entre la Hoja 2 y la Hoja3. Asigne el nombre Hoja nueva a la
hoja que ha creado y cpiela detrs de la Hoja1.

- Elimine de una vez todas las copias de Hoja nueva.

- Guarde el libro actual dndole el nombre de Prctica 02.xls en el disco A:\ Prcticas
Microsoft Word 2000 Professional Bsico e introduciendo la contrasea contra
escritura "Excel" (sin comillas). Despus cirrelo y bralo de nuevo. Compruebe que
necesita la contrasea para modificar el libro, aunque tambin puede abrirlo como slo
lectura.


PAG. 97

LECCIN 03: INTRODUCCIN DE DATOS

Este ejercicio tiene como objetivo que se familiarice con la forma de introducir datos
en una hoja de clculo haciendo el menor esfuerzo al utilizar las caractersticas de Excel.

Introduzca la tabla anterior del modo ms rpido posible teniendo en cuenta que:

- Los meses y vendedores forman una serie y el texto Ventas % se repite tres veces.

- Los datos del Vendedor 1 forman una tendencia lineal y los del Vendedor 2 una
geomtrica.

- Los datos del Vendedor 3 y los coeficientes 1 y 2 deber introducirlos manualmente.

- Guarde el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\
Prctica 03.xIs en el disco y salga de Excel hasta la prxima prctica.


PAG. 98

LECCIN 04: EDICIN DE UNA HOJA

Esta prctica permite trabajar con el comando Pegado especial.

- Abra el libro A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\Prctica 03.xIs,
creado en la prctica anterior.

- Elimine la columna de separacin entre los dos coeficientes (columna F) e inserte una
nueva entre los coeficientes y los datos de ventas.

- Realice una copia de la tabla en otra posicin de la hoja teniendo en cuenta que:

- Los textos de los ttulos permanecen igual.
- No queremos copiar la fila de J unio.
- Hay que cambiar filas por columnas.

- A continuacin borre los datos de Coeficiente 1 y realice una copia de los de la tabla
anterior sumndoles 10. Fjese que habr que seleccionar Transponer adems de la
accin de Sumar

Con todo el resultado de la tabla es el siguiente:

- Utilice el comando Reemplazar para sustituir el texto Vendedor por el de Empleado.


PAG. 99

- Guarde el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\
Prctica 04.xIs y salga de Excel.
LECCIN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJAS

Acceda a Excel y en un libro nuevo introduzca los datos que puede ver en la figura.
Cuando acabe, guarde el libro con el nombre A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional
Bsico\Prctica 05.xIs.

Realice los pasos necesarios para conseguir inmovilizar la fila de ttulos (fila5) de
forma que, al movernos por las filas situadas por debajo de la pantalla visible, esta fila siga
vindose en todo momento.

Vuelva a dejar la hoja de clculo tal como estaba al principio.

Prepare la hoja para su impresin:

- La orientacin de la pgina debe ser horizontal.

- Los mrgenes deben ser: 3 cm para el superior e inferior, 5 cm para el izquierdo
y derecho, 1.5 cm. para el encabezado y pie de pgina.

- Deber centrarse horizontalmente en la pgina.

- En el encabezado de pgina debe de indicarse el nombre del libro (Prctica
05.xls), mientras que en el pie de pgina se mostrar el nombre de la hoja de
clculo (Hoja 1)

- Los datos debern imprimirse junto a las lneas de divisin de la hoja de
clculo.

Muestre la hoja en la Vista previa de salto de pgina y realice las acciones oportunas
para que no se imprima la columna E ni la fila 9.

Observe el resultado en Presentacin preliminar y finalmente imprima la hoja con la
impresora que tenga disponible en su equipo.

Salga de Excel, guardando los cambios efectuados.


PAG. 100

LECCIN 06: FRMULAS

Abra el archivo A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\Prctica 05.xls
Introduzca los ttulos y realice las sumas por filas y por columnas que se indican en la
tabla anterior. Observe que el total general se puede calcular del mismo modo por filas que por
columnas..

Guarde el libro de A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\Prctica
06A.xls y cirrelo.

Tras este comienzo con frmulas sencillas, vamos a realizar algunas ms tiles y
complicadas.

Abra el archivo A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\Prctica
03.xIs.

Inserte una hoja de clculo (Hoja4) y sitela detrs de la Hoja3.

Mueva la columna Coeficiente 1 a la Hoja2 y Coeficiente 2 a la Hoja3, tal como figura
en la imagen siguiente:

Hoja 2 Hoja 3
Sitese en la Hoja4 e introduzca la tabla siguiente teniendo en cuenta que el dinero que
cobra cada vendedor viene dado por la frmula:


PAG. 101

(Ventas % del mes * Coef1 del mes +Venta % del mes / Coef2 del mes) * 1000.

NOTA: Tenga en cuenta que tiene que utilizar las referencias mixtas para poder copiar la
frmula para todos los vendedores y todos los meses.

La tabla resultado tendr un aspecto como ste:

Guarde el libro actual como A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\
Prctica 6B.xls y abandone Excel.


PAG. 102

LECCIN 07: TRABAJO CON FUNCIONES

Esta prctica tiene dos partes: en la primera trabajar con la funcin Autosuma y en la
segunda utilizar el comando Pegar funcin.

AUTOSUMA

Abra el archivo A:\Prctica 05.xls y realice la tabla de la prctica anterior, que inclua
los totales, en un nico paso. Observe la rapidez y la utilidad de la funcin AUTOSUMA.
Guarde el libro actual con el nombre A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\
Prctica 07A.xls.

PEGAR FUNCIN

Introduzca los siguientes datos en un libro nuevo.

Cree, a partir de estos datos, los ttulos:

La funcin a utilizar es CONCATENAR y se encuentra en la categora Texto.

Vamos a introducir los valores de lo que cobra cada vendedor. Para ello utilizaremos la
funcin REDONDEAR aplicada a la funcin ALEATORIO, que se encuentran dentro de la
categora de funciones Matemticas y trigonomtricas del comando Pegar funcin.

Cree primero la funcin REDONDEAR y dentro de ella (como funcin anidada) utilice
como primer argumento la funcin ALEATORIO y como nmero de decimales (segundo
argumento de REDONDEAR) el valor cero.

La funcin ALEATORIO debe ser multiplicada por 100.000 para obtener un valor
entre 0 y 100.000.

La tabla resultado tendr un aspecto como ste ( aunque los nmeros variarn debido a
la funcin ALEATORIO).


PAG. 103

Guarde el archivo como A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\
Prctica 07B.xls y salga de Excel.


PAG. 104

LECCIN 08: FORMATO DE CELDAS

Abra el archivo A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\Prctica
07A.xls.

Vamos a darle formato a la tabla para mejorar la presentacin.

Centre el texto de InfoGrupsa Ao 1999 en las columnas A..G. Cambie la fuente
eligiendo Times New Roman tamao 14 y color rojo.

Centre los ttulos Nombre y Ciudad y pngalos en negrita y subrayado.

Alinee a la derecha los ttulos Periodo1.. Periodo3 y pngalos en negrita y subrayado.

Ponga el texto Total Empresas en negrita subrayado y del siguiente modo:

Total
Empresas

Los nombres de las empresas en Arial 9 y en negrita.

Los nombres de las ciudades centradas.

El texto Total Perodos en negrita. Cambie el ancho de la columna A para que se
ajuste a la seleccin ms grande.

Enmarque la tabla con un borde negro del grosor que desee.

Aplique fondo blanco a las cantidades de los totales. Aplique el color azul al texto del
valor correspondiente al total general.

Quite las lneas de divisin de la hoja

Utilice la imagen Fondo.jpg como fondo de la hoja de clculo. Podr encontrar dicha
imagen en la carpeta Trabajos\Lec8 del directorio donde se instal el curso. Acceda a la vista
preliminar para comprobar que el fondo no llegar a imprimirse (deber cambiar el rea de
impresin si no se muestra la hoja de forma completa).

Guarde el libro con el nombre A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\
Prctica 08.xls y salga de Excel.


PAG. 105

LECCIN 09: FORMATO DE CELDAS (II)

- Abra el libro A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\Prctica 08.xIs.

- D formato monetario a todos los totales incluido el total general. Utilice el comando
Formato / Celdas y el smbolo de moneda de su pas.

- Coloque los puntos de millares en el resto de cantidades.

- Consiga que en los valores seleccionados (los referentes a cada perodo), si alguno de
ellos es igual a cero, aparezca la celda resaltada con un borde simple de color rojo.

- Finalmente aplique a la tabla el autoformato Lista 2.

- Guarde el libro como A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\


PAG. 106

LECCIN 10: CREAR GRFICOS

- Inicie Excel y en el libro que aparece introduzca la siguiente tabla de datos. Aplique
el formato necesario.

- Cree un grfico de columnas en el que se muestre la evolucin de las ventas durante
cada uno de los meses del primer cuatrimestre del ao. No incluya los datos referidos
a las marcas Opel y Renault.
- Como ttulo del grfico debe aparecer el texto: Primer cuatrimestre de 2000, en el
eje x aparecer el texto Meses, y en el eje y aparecer el Texto: Unidades vendidas.
- El grfico debe aparecer en una hoja de grfico nueva.
- Una vez creado el grfico, incluya la serie de datos de las marcas Opel y Renault que
no incluy inicialmente y elimine la de Fiat.
- Guarde el libro con el nombre A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\
Prctica 10.xIs y salga de Excel hasta la prxima prctica.

PAG. 107
EJERCICIO FINAL

En este ejercicio debe calcular en un libro de trabajo el precio de un determinado
artculo en funcin de la cantidad comprada y de la fecha de pago.

Para el desarrollo de esta prctica es necesario calcular los precios de venta utilizando
una frmula que contemple el descuento por cantidad y el incremento por financiacin. De este
modo la frmula seria:

= Precio sin descuento - (Descuento * Precio sin descuento) + (Financiacin * Precio sin descuento)

Aplique el formato monetario a las cifras que representan precios en la hoja de clculo.

Las tablas de precios y descuentos se deben crear con el formato Efectos 3D-2.

Realice un grfico resumen de los datos creados en el primer punto, que represente los
precios de venta unitarios para 1000 unidades. El grfico resultado deber tener un aspecto
similar al de la figura.

PAG. 108
Guarde el libro con el nombre A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\
Ejercicio Final Excel Bsico.xls y salga de Excel.

Cree en una hoja de grficos un grfico que represente toda la tabla.

Imprima el libro de trabajo resultante visualizndolo previamente con la presentacin
preliminar y realice los ajustes necesarios para que todo quede centrado en la hoja, tanto
vertical como horizontalmente

Microsoft
Excel 2000 Professional
Mdulo Avanzado

Microsoft Office 2000 Professional Excel Avanzado

PAG. 111

INDICE GENERAL
MICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONAL

EXCEL 2000 AVANZADO

LECCIN 01: MATRICES Y CLCULO ........... 113

Frmulas matriciales
Constantes matriciales
Vnculos
Trabajo con vnculos
Control del clculo
Reemplazo

LECCIN 02: LISTAS ............................................ 121

Conceptos bsicos
Autocompletar
Formularios
Ordenacin de una lista
Validacin de datos
Funciones de bsqueda
Frmulas y formatos extendidos

LECCIN 03: FILTROS ........................................ 131

Autofiltro
Filtro avanzado
Copiar datos filtrados
Trabajar con listas filtradas

LECCIN 04: SUBTOTALES ............................... 137

Subtotales automticos
Organizacin de subtotales
Informes con subtotales
Totales avanzados

LECCIN 05:TEMAS AVANZADOS SOBRE
GRFICOS ................................................................ 143

Tipos de grficos
Aadir elementos al grfico
Formato de elementos grficos
Impresin de Grficos

LECCIN 06: MAPAS DE DATOS ...................... 151

Introduccin
Crear el mapa
Trabajar en Microsoft Map
Control del mapa
El libro Mapstats.xls

LECCIN 07: ACCESO A DATOS
EXTERNOS ............................................................... 157

Introduccin
El origen de datos
Crear la consulta
Trabajar en MS - Query
Actualizar los datos
Consultas con parmetros

LECCIN 08: TABLAS Y GRFICOS
DINMICOS ............................................................. 169

Creacin de tablas
Personalizacin de tablas
Actualizacin y grficos
Ocultar datos de detalles
Consolidacin de datos

LECCIN 09: ANLISIS DE DATOS Y OTROS
TEMAS ....................................................................... 177

Bsqueda de objetivos
Escenarios
Solver
Macros
Niveles de proteccin

LECCIN 10: COLOCAR DATOS EN LA
WEB ........................................................................... 187

Insertar hipervnculos
La barra de Web
Colocar datos estticos
Colocar datos interactivos
Publicar en el servidor Web


PAG. 113

Matrices y Clculos

Las frmulas que realizan clculos de valor mltiple se denominan Frmulas
matriciales y se diferencian de las frmulas de valor individual en que pueden producir ms
de un resultado, ocupando varias celdas.

Las frmulas matriciales pueden producir un ahorro considerable del tiempo de
escritura de frmulas. Por ejemplo, en una hoja de clculo puede necesitar aplicar una misma
frmula sobre distintos datos. Al utilizar frmulas matriciales, nicamente tendr que
seleccionar el rango donde se situarn los resultados (rango matricial) y escribir la frmula,
aceptndola con [Ctrl]+[Mays]+[lntro].

Una frmula matricial queda encerrada
entre llaves ({}). Excel automticamente coloca
las llaves en la frmula cuando es aceptada como
frmula matricial.

Al trabajar con frmulas matriciales,
deber tener en cuenta que todas las celdas
comparten una misma frmula. Si se edita una
celda de un rango matricial, se edita todo el rango
como si se tratase de una sola celda. As pues no
se pueden realizar operaciones como:

- Cambiar el contenido de las celdas que forman parte de la matriz.
- Eliminar o mover celdas que forman parte de la matriz.
- Insertar celdas en un rango matricial

Sin embargo, s que podr dar formato a cada una de las celdas del rango de forma
individual o copiar y pegar celdas correspondientes al rango matricial.

Para editar una matriz completa, deber utilizar el men Edicin y seleccionar la
opcin Ir a; a continuacin deber pulsar sobre el botn Especial, con lo que aparecer un
nuevo cuadro de dilogo en el que podr seleccionar la matriz que se desea editar.

1.1. FRMULAS MATRICIALES

PAG. 114

n las frmulas simples es posible introducir los argumentos en forma de referencias
a celdas o en forma de valores constantes. Tambin en las frmulas matriciales
existe un modo de introducir estos valores constantes, que son denominados constantes
matriciales.

Para introducir constantes matriciales, deber escribir los valores directamente en la
frmula encerrados entre llaves ({ }). Como separador de columnas deber utilizar el punto y
coma ( ; ) y para separar la filas el carcter (\ ).

Por ejemplo la matriz:
10 20
30 40

Deber introducirse en una frmula matricial como: {10;20\30;40}

- Las constantes matricial pueden ser nmeros, texto, valores lgicos o incluso
valores de error.
- Si se introduce texto, debe estar entrecomillado.
- En una misma constante matricial se pueden incluir distintos tipos de valores.
- No pueden estar formadas por frmulas.
- Todas las filas y todas las columnas deben tener la misma longitud.
- No pueden contener smbolos de moneda, parntesis ni smbolos de porcentaje.
E
1.2. CONSTANTES MATRICIALES

PAG. 115

Si una constante matricial se introduce en una frmula no matricial, slo el primer
elemento de la constante matricial ser utilizado en los clculos. Debe tener en cuenta que las
frmulas matriciales no tienen nada que ver con las operaciones matemticas para matrices, ya
que aqu las operaciones se realizan celda a celda dentro del rango matricial seleccionado. De
forma que es posible multiplicar una matriz de 2x3 por otra de 2x3 produciendo un resultado
de 2x3.

Cuando se trabaja con elementos matriciales, cada elemento involucrado en la frmula
debe tener el mismo nmero de filas y de columnas. De no ser as, Excel expande las
constantes matriciales. Por ejemplo, la frmula ={1;2;3}*{2\3} se transformara en =
{1;2;3\1;2;3}*{2,2;2\3;3;3}.

Recuerde que deber introducir las frmulas matriciales en un rango de celdas con las
mismas dimensiones que la matriz resultante producida por la frmula para que cada valor
resultante sea introducido en una celda del rango matricial. Si el resultado matricial excede el
rango seleccionado, los valores sobrantes no se visualizan en la hoja de clculo.

n una leccin anterior aprendimos cmo se referenciaban celdas que se
encontraban en hojas de clculo distintas de un mismo libro de trabajo. Pero,
adems, Excel tambin permite la creacin de vnculos entre dos o ms libros, de forma que la
informacin de un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro.

Por ejemplo, es interesante incluir los resultados de varios libros en un libro resumen,
de forma que se puedan contrastar los resultados de cada uno de ellos e incluso que cualquier
cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados.

Al establecer vnculos, se pueden tener libros ms pequeos ya que algunos libros se
pueden dedicar a almacenar datos y otros a mantener resultados estableciendo vnculos con los
libros fuente. Tener libros ms pequeos significa que sern ms fciles de editar y ms rpidos
de abrir, guardar y calcular.

Detalle Resumen Anlisis

E
1.3. VNCULOS
Ingresos
Gastos
Anlisis
Pronstico

Informe de
ingresos
Vnculo
Vnculo
Vnculo
Vnculo

PAG. 116

Existe una serie de conceptos para trabajar con vnculos:

- Referencia externa: es cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o
a un nombre de otro libro de trabajo.

- Libro de trabajo dependiente: es aquel libro que contiene vnculos con otro
libro y que, por lo tanto, depende de los datos de este ltimo.

- Libro de trabajo origen: es aquel libro que contiene los datos a los que hace
referencia una frmula de un libro de trabajo dependiente mediante una
referencia externa.

Para crear referencias externas, en primer lugar deber indicar la posicin del archivo
en el disco precedido de un apstrofo; a continuacin deber indicar el nombre del libro entre
corchetes seguido del nombre de la hoja, un apstrofo y un signo de exclamacin y por ltimo
deber indicar la referencia de la celda o celdas fuente.

Puesto que la sintaxis utilizada para este tipo de referencias es bastante complicada, un
modo fcil para incluir las referencias externas es mediante el uso del ratn evitando as la
posibilidad de cometer errores al escribir las referencias a las celdas.

Para seleccionar celdas de otros libros mediante el ratn, podr tener abiertos los libros
fuente y vinculado y organizarlos en ventanas dentro del escritorio. Al tener el libro fuente
abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta de acceso; si el libro fuente no est abierto,
la referencia externa se muestra en la barra de frmulas con la ruta de acceso completa.

Podr utilizar datos vinculados como argumentos de funciones y crear as informes que
muestren diversos resultados procedentes de los mismos datos.


PAG. 117

uando se trabaja con vnculos, tambin se pueden utilizar nombres de referencias.
La sintaxis utilizada es la misma que la usada para referencias externas, que ya
hemos visto, salvo que las referencias a la celda o celdas son sustituidas por el nombre de la
referencia. Por ejemplo:

='C:\Mis Documentos\[WEXCEL.XLS]HOJA3'!Total_Este

Al trabajar con libros vinculados, deber guardar el libro origen antes de guardar el
vinculado para asegurar de esta forma que todos los datos del libro vinculado estn
actualizados. Si se cambia el nombre del libro de trabajo origen, se debe tener el libro
vinculado abierto para que el cambio se refleje de forma automtica en la referencia externa.

En el men de Edicin se dispone del comando Vnculos, con el cual podemos
cambiar o actualizar los vnculos de un libro dependiente en el caso de realizar modificaciones
en el libro origen mientras el dependiente estaba cerrado.

Podremos cambiar el libro origen, para lo cual deber pulsar sobre Cambiar origen,
una vez seleccionado Edicin / Vnculos, seleccionando en el cuadro de dilogo el nombre del
archivo que ser el nuevo fichero origen al cual el libro dependiente estar vinculado.

En el cuadro de dilogo Vnculos se enumeran el libro de trabajo y el nombre de cada
hoja para cada una de las referencias externas utilizadas en el libro de trabajo activo. Mediante
el botn Abrir origen podr abrir el libro de trabajo origen. El botn Actualizar ahora
permite realizar una actualizacin manual de la informacin vinculada.

Mientras trabaje con libros vinculados, deber intentar no perder los vnculos
establecidos guardando los libros vinculados en las mismas carpetas. Sin embargo, si los libros
estn en carpetas diferentes, bastar con guardar el libro origen antes de guardar los
dependientes. Si al abrir un libro dependiente Excel no encuentra el libro origen, mostrara un
mensaje indicndolo.
C
1.4. TRABAJO CON VNCULOS

PAG. 118

En ocasiones un libro de trabajo vinculado puede necesitar una cantidad de espacio en
disco muy grande debido a que se guardan las copias de los valores contenidos en el libro de
trabajo origen junto con los datos del libro vinculado. Puede indicar que esto no suceda
seleccionando Herramientas / Opciones y seleccionando la ficha Calcular y en ella
desactivando la casilla de verificacin Guardar valores de vnculos externos.

l clculo es el proceso mediante el cual, al aceptar la frmula de una celda, se
presenta en ella el resultado de computar la frmula. Excel actualiza solamente
aquellas frmulas afectadas por valores que se han modificado, evitando as clculos
innecesarios.

El proceso de clculo por defecto en Excel es automtico, de forma que cada vez que se
introduce una nueva frmula se vuelven a calcular todas las frmulas del libro de trabajo. Para
evitar esta situacin en libros con excesivo tiempo de clculo, puede cambiar el clculo de
automtico a manual. Para realizar esto, deber seleccionar Herramientas / Opciones, mostrar
la ficha Calcular y seleccionando en ella la opcin Manual, situada en la seccin Clculo. En
el mismo cuadro de dilogo podr calcular slo las frmulas de la hoja actual, pulsando el
botn Calcular hoja.

Si elige el clculo manual, entonces deber ser usted quien indique cundo debe
volverse a calcular el resultado de las frmulas. Para ello utilizar la tecla [F9]

Normalmente, y a no ser que explcitamente se le indique lo contrario, los clculos se
realizan utilizando los valores subyacentes almacenados en las celdas y no los presentados en
ellas, esto significa que es posible modificar la apariencia de los datos sin que afecte al control
de clculo.

En ocasiones puede resultar interesante realizar clculos utilizando slo los valores
presentados.

Por ejemplo, es posible que no le interese mostrar decimales en pantalla. Si decide
utilizar la precisin de pantalla (sin decimales) en lugar de los valores verdaderamente
almacenados (hasta 15 dgitos de precisin), entonces los resultados de las frmulas pueden ser
errneos.

Para utilizar la precisin de pantalla deber activar la casilla Precisin de pantalla de
la ficha Calcular del cuadro Opciones (men Herramientas).

E
1.5. CONTROL DEL CLCULO

PAG. 119

Calcular con precisin de pantalla afecta a los clculos del libro siempre que no estn
en formato General. Una vez seleccionada la casilla de verificacin Precisin de pantalla, los
valores constantes pasan a ser los valores presentados en pantalla y no se pueden recuperar los
originales.

n una hoja de clculo puede interesar en un momento dado reemplazar una frmula
por su valor resultante. Para realizar esto, deber copiar la frmula y despus
mediante el Pegado especial del men Edicin seleccionar la opcin Valores. Al pulsar
[Intro], la frmula ser reemplazada por su valor resultante.

Tambin se puede reemplazar una porcin de una frmula con su valor resultante. En
este caso deber seleccionar la porcin de la frmula a calcular en la barra de frmulas y pulsar
[F9] (observe cmo es la misma tecla que se utiliza para el clculo manual y es que realmente
lo que se hace es calcular el fragmento de la frmula que se tiene seleccionada).

Otro aspecto relacionado con los clculos, es la utilizacin de referencias circulares en
las frmulas. Estas dependencias aparecen cuando dos frmulas dependen entre s para obtener
sus resultados.

Cuando Excel detecta una dependencia de este tipo, presenta un mensaje de aviso. Para
las frmulas que requieran una referencia circular deber acceder a Herramientas / Opciones
seleccionando la ficha Calcular y en ella activar la casilla de verificacin Iteracin. Excel
itera los clculos hasta que la diferencia entre una iteracin y la siguiente es menor que 0,001
bien cuando se sobrepasan las 100 iteraciones.

E
1.6. REEMPLAZO


PAG. 121

Listas

as listas permiten almacenar datos en una hola de clculo. Una lista se puede
entender como una base de datos simple, donde las filas de la hoja de clculo
seran los registros de la base de datos y las columnas constituiran los campos.

Las listas contienen una primera fila de ttulos de columnas que definen los
diferentes campos de la lista. El resto de filas presentan la informacin particular de cada
registro de la lista.

Las listas que Excel manipula tienen algunas caractersticas en comn:

- Las celdas de la misma columna tienen datos similares.
- En la primera fila de la lista estn situados los ttulos de las columnas.
- Las filas de la lista tienen la misma estructura.

Excel tiene rdenes para actuar sobre las listas de forma automtica. Por ello, las listas
se deben introducir siguiendo unos criterios, de forma que Excel pueda identificar los datos
como pertenecientes a una lista.

Para introducir una lista:

- Debe tener una nica lista en una hoja de clculo.
- Deje una fila y una columna en blanco entre la lista y los dems datos de la hoja
de clculo.
- El tamao de la lista tiene que ser como mximo del tamao de una hoja de
clculo.
- Los ttulos de las columnas deben situarse en la primera fila de la lista.
- Asigne un formato distinto a los ttulos y a los datos de la lista.
- Las filas deben tener datos similares en la misma columna.
- No se deben dejar espacios en blanco al principio de una celda pues afectara a
algunas operaciones sobre la lista.
L
2.1. CONCEPTOS BSICOS

PAG. 122

- Utilice el mismo formato para todas las celdas de una misma columna.

Al almacenar los datos en forma de lista, podemos realizar ciertas operaciones para
facilitar el manejo de la informacin. Por ejemplo, organizar los datos para que se puedan
obtener subtotales.

Las operaciones que se pueden realizar sobre una lista son:

- Utilizacin de un formulario para aadir, editar y eliminar registros de la lista.
- Ordenar la lista de forma alfabtica, numrica o cronolgica.
- Filtrar los datos, o sea, elegir slo las filas que cumplen unos determinados
criterios.
- Crear Informes de resumen.

i sigue las indicaciones del captulo anterior a la hora de crear una lista, Excel le
ayudar en la introduccin de los datos de la misma.

De especial importancia es diferenciar claramente entre la fila de ttulos del resto de la
lista. Para ello, deber aplicar a dicha fila alguna caracterstica que no est en el resto: una
determinada fuente, alineacin, borde, formato, etc. Adems, es conveniente aplicar dicha
caracterstica del formato antes de escribir los rtulos.

Excel posee la funcin de Autocompletar. Utilizando tecnologa IntelliSense, Excel,
cuando est introduciendo un dato en una determinada celda que pertenece a la lista, le sugiere
las entradas que haya hecho anteriormente en la misma columna y que empiecen por las letras
que ha introducido.

Si la sugerencia es la entrada que quiere realizar, bastar con aceptarla con [Intro] lo
que le habr evitado el tener que teclear toda la entrada.

Adems, tambin podr elegir de una lista compuesta por todas las entradas anteriores
realizadas en la columna en la que se encuentre. De esta forma es posible que no tenga que
teclear ningn carcter para completar la nueva entrada de la celda.

Para acceder a esta caracterstica, muestre el men contextual de la celda ( clic con el
botn derecho del ratn), y aleja la opcin Elegir de la lista. Excel le mostrar la lista
adecuada para que usted alija la nueva entrada. Como mtodo alternativo a utilizar el men
contextual est la posibilidad de pulsar [Alt] +[Flecha abajo] para mostrar la lista.

S
2.2. AUTOCOMPLETAR

PAG. 123

Para disponer de esta til caracterstica, asegrese de que est activada la casilla
Habilitar Autocompletar para valores de celda de la ficha Modificar del cuadro Opciones.

xcel permite mostrar las distintas filas (registros) de una lista en un formulario, es
decir, en un cuadro donde cada una de las columnas son tratadas como un campo
de la lista. Mediante este cuadro, podemos aadir, buscar, eliminar o editar datos de la lista.

Contraste la informacin de la siguiente figura,
que representa un formulario, con la del primer
captulo, donde se puede ver la lista en la hoja de
clculo.

Para mostrar la lista como un Formulario,
deber seleccionar una celda de la lista y elegir la
opcin Formulario del men Datos. Aparecer el
cuadro de dilogo que ha podido ver en la figura
anterior, cuyo ttulo ser el nombre de la hoja donde
est situada la lista. El formulario presentar los campos
de la lista y el primer registro en ella.

El Formulario consta principalmente de los campos de datos, los cuadros de
edicin y los botones de comandos.

- Campos del formulario: Los campos con valores constantes se editan, mientras que
los campos con valores calculados (resultados de las frmulas) nicamente se
muestran y no se podrn editar los campos aparecen en el formulario siguiendo el
orden que aparecen de izquierda a derecha en la lista de datos.
E
2.3. FORMULARIOS

PAG. 124

- Nombre de campos: Los nombres de los campos se crean a partir de los ttulos de
las columnas de la primera fila de la lista. Si desea modificar algn nombre de campo
deber modificarlo en la primera fila de la lista.
- Barra de desplazamiento: Est situada a la derecha de los campos del formulario su
seleccin permite visualizar registros de la lista.
- Indicador de nmero de registro: Est situado en la esquina superior derecha de la
fila y muestra el nmero de registro y el nmero de elementos de la lista.

Los botones que se muestran en el formulario sirven para modificar los registros de la lista
insertando, eliminando o modificando registros ya existentes.

- Nuevo: Aade un nuevo registro a la lista.
- Eliminar: Elimina el registro que se muestra en el formularlo.
- Restaurar: Restaura el contenido de los campos de edicin con los valores Iniciales.
- Buscar anterior: Presenta el anterior registro de la lista. Si se ha introducido un
criterio de bsqueda, presentar el anterior registro que cumpla el criterio.
- Buscar siguiente: Presenta el siguiente registro de la lista. Si se ha introducido un
criterio de bsqueda, presentar el siguiente registro que cumpla el criterio.
- Criterios: Al ser pulsado, transforma los campos del formularlo en campos de
edicin para introducir los criterios de bsqueda.

Una vez introducido el criterio, este ltimo botn tiene el nombre de Formulario y, al
pulsar sobre l, se mostrar la primera ficha de la lista que cumple el criterio. Los criterios de
bsqueda pueden ser una cadena a igualar o bien una expresin de comparacin.

Para introducir un nuevo registro desde el formulario, deber pulsar sobre el botn Nuevo
y a continuacin rellenar los campos de edicin pulsando [Intro] al finalizar para que el nuevo
registro sea introducido en la lista.

uede ordenar los registros de una lista de forma que queden estructurados para su
posterior utilizacin. Para ordenar una lista, deber indicar sobre qu columna de
datos debe realizarse la ordenacin.

Al ordenar una lista, adems de introducir el criterio de ordenacin, se debe indicar el
sentido de la ordenacin Ascendente Descendente.

Ejemplos de ordenacin ascendente son nmeros del 1 al 9, texto de la A a la Z y
fechas en orden cronolgico. Mientras que una ordenacin descendente sera: nmeros del
9 al 1, texto de la Z a la A y fechas de la ms actual a la ms antigua.
P
2.4. ORDENACIN DE UNA LISTA

PAG. 125

Para ordenar una lista, deber seleccionar como celda activa una celda de la lista y
despus elegir en el men Datos la opcin Ordenar. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro se establecen los criterios y su
orden. En ocasiones, los datos del campo elegido como
criterio se repiten en varios registros de la lista; por
ello es necesario tener la posibilidad de incluir un
segundo o un tercer criterio para precisar ms la
ordenacin.

De no existir ttulos en la lista, en el cuadro
Ordenar por se indica Columna A, Columna B, etc.
Mediante el botn Opciones se activa un nuevo cuadro
de dilogo en el que se puede precisar ms la
ordenacin.

Si, una vez realizada la ordenacin, sta no es de su agrado, puede deshacerla mediante
la opcin Deshacer Ordenar del men Edicin o pulsando sobre el botn Deshacer de la
barra de herramientas.

En la barra de herramientas estn situados los botones Orden
ascendente y Orden descendente que ordenan una lista de forma ascendente
o descendente si nicamente necesita ordenar una columna de la lista. Para
realizar la ordenacin mediante estos botones, primero tendr que situarse
sobre una celda del campo o columna que desee ordenar y despus pulsar
sobre uno de los botones.

En la ordenacin de listas deber tener cuidado cuando en la columna en la que se
establece la ordenacin aparecen nmeros y nmeros con letras, asignando a todos ellos el
formato texto ya que, de lo contrario, Excel ordenar los nmeros y despus los nmeros con
texto.


PAG. 126

i los datos que se sitan en la lista van a ser introducidos por ms de una persona,
es conveniente asegurarse de que todos lo harn de la misma forma.

Excel permite definir las entradas vlidas que puede tener una determinada celda. Esta
caracterstica no se utiliza slo cuando trabaja con listas, sino que puede validar la informacin
que contiene cualquier celda de su hoja de clculo.

Con la validacin de datos usted podr:

- Restringir entradas a rangos especficos, como nmeros enteros y decimales, horas y
fechas.
- Mostrar en las celdas listas desplegables con posibles entradas de forma que el
usuario tenga que elegir una de dichas entradas.
- Limitar el nmero de caracteres de las celdas.
- Mostrar mensajes de ayuda cuando se seleccionen celdas o mensajes de error cuando
las entradas realizadas sean incorrectas.

Debe situarse en la celda donde se introducirn los datos y elegir el comando Validacin
del men Datos. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

En este cuadro de dilogo podr establecer cules son los valores vlidos de las celdas y
adems, tendr la posibilidad de mostrar mensajes que ayuden a conseguir estos valores o que
adviertan al usuario de que ha introducido un valor incorrecto para la celda.

En la ficha Configuracin se indican los valores que puede contener la celda o conjunto de
celdas. Puede indicar su naturaleza: nmero entero, texto, flecha, etc. As como caractersticas
propias del tipo de informacin permitida: rango de valores vlidos, longitud en caracteres, etc.

S
2.5. VALIDACIN DE DATOS

PAG. 127

En la ficha Mensaje entrante se introduce el mensaje le que debe aparecer cuando se site
en la celda, antes de introducir un valor en la misma.

Finalmente, en la ficha Mensaje de error especificarel mensaje que aparece cuando
el usuario introduce un valor no vlido (segn la ficha Configuracin) en la celda. Si no indica
ningn mensaje e en esta ficha, Excel mostrar el mensaje que tenga predeterminado cuando
ocurra una entrada incorrecta.

Tenga en cuenta que es en la ficha Configuracin donde realmente se establece el
conjunto de valores vlidos para la celda. Si no establece ninguna limitacin, el mensaje de
error no tendr sentido, mientras que el mensaje entrante slo tendr carcter informativo, pero
no para limitar las posibles entradas en la celda.

as funciones de bsqueda proporcionan informacin a partir de los valores que se
les pasan como argumentos, de forma que se puede utilizar una frmula de la hoja
de clculo para buscar valores en las celdas que estn asociados con otros dentro de la misma
lista.

El elemento de informacin utilizado para buscar otro elemento de informacin se
denomina valor de bsqueda. Las funciones de bsqueda ms utilizadas en una lista son
BUSCARV, COINCIDIR e INDICE. Todas ellas se basan en el valor de bsqueda, ofreciendo
cada una de ellas un resultado:

- BUSCARV: compara el valor de bsqueda con la primera columna de la lista y
luego devuelve un valor asociado en la misma fila.
- COINCIDIR: Compara el valor de bsqueda con el contenido de cierta columna
que se le pasa como parmetro y devuelve el ndice del registro en la lista.
- INDICE: A partir del ndice de la lista proporciona el dato del campo o columna
que se le pasa como parmetro.

Para utilizar estas funciones de bsqueda, es aconsejable que utilice el comando Pegar
funcin, buscando en la categora Bsqueda y referencia. En el asistente se muestran todas
las funciones de bsqueda as como todos los argumentos que se le deben pasar a la funcin y
el resultado que sta produce.

L
2.6. FUNCIONES DE BSQUEDA

PAG. 128

na nueva caracterstica de Excel 2000 permite extender el formato y las frmulas
utilizadas en una lista al aadir nuevas filas al final de sta.

Por ejemplo, observe como en esta hoja de clculo tenemos una lista con 6 elementos que
mantienen un mismo formato.

Adicionalmente, la ltima columna obtiene su valor a partir de una sencilla frmula:
multiplicar el valor de la celda de la izquierda por la constante 350,25. Esta frmula es la
misma para toda la columna D.

Si ahora usted contina aadiendo elementos a la lista, lo lgico es que desee mantener
tanto el formato como la frmula de la ltima columna, Excel coincide en este pensamiento y
extender el formato y las frmulas de las filas anteriores al aadir nuevas filas al filial de la
lista.

De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene la coherencia con el
resto de sus elementos.

Puede activar o desactivar esta nueva caracterstica de Excel 2000 a travs de la casilla de
verificacin Extender formatos de lista y frmulas de la ficha Modificar del cuadro
Opciones.

Adems, para que se puede aplicar esta caracterstica automtica de Excel, tres de las
anteriores cinco filas de la lista deben incorporar el formato y las frmulas que desea extender.

En otro caso, Excel no extender el formato o las frmulas ya que entender que no es un
formato o frmula que usted desee tener en toda la lista.

U
2.7. FRMULAS Y FORMATOS EXTENDIDOS

PAG. 129

Finalmente, tenga en cuenta que si las celdas disponen de algn formato personalizado,
seguramente Excel no ser capaz de extenderlo en las nuevas filas.


PAG. 131

Filtros

uando se trabaja con listas de datos extensas, es interesante disponer de algn
mtodo que permita seleccionar un subconjunto de datos dentro de la lista para
despus poder realizar operaciones sobre los mismos. Esta herramienta est disponible en
Excel y recibe el nombre de Filtro.

Las opciones de filtrado estn disponibles a travs del men Datos mediante la opcin
Filtro.

Autofiltro: Esta opcin del men provoca que Excel busque en la lista activa la fila
que contiene los ttulos de las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los
campos de la lista. Al pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos
distintos que aparecen en una misma columna. Si se selecciona uno de estos valores en una
columna determinada, se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podr restringir todava ms la lista eligiendo otro criterio de otra columna.

Cuando trabaja con listas filtradas, Excel indica el modo en el que se est trabajan al
cambiar el color de los ttulos de las filas y las flechas de aquellas columnas que se han
utilizado como criterios de filtrado. Adems, en la barra de estado se indica la cantidad de filas
que cumplen los criterios elegidos.

Si no desea que aparezcan las flechas de las columnas en todos los campos deber
seleccionar los campos que desee antes de activar el Autofiltro. En la figura se puede observar
un desplegable con las distintas opciones que presenta una columna de lista.

Con la opcin vacas seleccionara aquellas filas que tienen celdas vacas en el campo
utilizado para el filtrado. Por el contrario, no vacas puede ser utilizado para encontrar filas
que contengan datos en una columna en concreto. Estas dos opciones slo estarn disponibles
cuando existan celdas vacas en la columna de filtrado.

C
3.1. AUTOFILTRO

PAG. 132

Para eliminar los criterios de filtrado de una columna y que se vuelvan a visualizar
todas las filas, deber seleccionar la opcin Todas. La opcin Las 10 ms permite
seleccionar de la lista aquellas entradas superiores o inferiores numricamente sin tener que
ordenar la lista.

Para visualizar la lista completa deber seleccionar en el men Datos la opcin Filtro y
despus Mostrar todo. Si desea eliminar las flechas de filtrado, deber seleccionar la orden
Filtro y desactivar Autofiltro.

Con el autofiltro podr especificar criterios personalizados para cada columna. Por
ejemplo, para introducir criterios de seleccin doble o mostrar filas con valores pertenecientes
a un rango. Para introducir criterios personalizados, deber seleccionar de la lista de opciones
de un campo la opcin Personalizar y aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

En el cuadro de la figura podr seleccionar operadores e introducir datos que
conformarn el criterio para el campo seleccionado. Si especifica en el cuadro dos criterios,
deber seleccionar el campo Y o el campo O segn desee que los dos criterios se cumplan o
que al menos uno de ellos lo haga. Fjese cmo no puede introducir ms de dos condiciones a
travs del Autofiltro.

a opcin Autofiltro, an permitiendo introducir criterios personalizados, no ofrece
la posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente ms de dos
condiciones para una misma columna. Para especificar criterios ms complejos, deber
seleccionar las opciones de men Datos / Filtro / Filtro Avanzado.

La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro, pero
no muestra las listas desplegables de las columnas. Para introducir los criterios en este tipo de
filtrado, es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de clculo.

L
3.2. FILTRO AVANZADO

PAG. 133

En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado, deber crear el rango de criterios, se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos cuando
se filtre la lista. A continuacin deber seleccionar una celda de lista y seleccionar la orden
Filtro avanzado.

Existen dos tipos de criterios complejos:

- Criterios de comparacin: muestran las filas que contienen los valores
especificados en el criterio las que se corresponden a los lmites establecidos.

- Criterios calculados: evalan una columna seleccionada de la lista contra
valores no contenidos en la misma. Se introducen mediante una frmula y, si
su resultado es VERDADERO, se muestra la fila correspondiente.

Para introducir criterios en un rango de criterios, deber introducir una fila con los
ttulos de los criterios que debe coincidir con los ttulos de aquellas columnas elegidas sobre
las que se realiza el filtro. Bajo los ttulos de criterio deber introducir el criterio en s.

Cuando se introducen los criterios en la misma fila, se indica que se tiene que cumplir
cada uno de ellos, mientras que se sitan en distintas filas, indica que se debe cumplir al menos
uno de los criterios de las filas. Si desea introducir dos o ms criterios en los que intervenga la
misma columna, deber repetir sta las veces necesarias en el rango de criterios.

Para introducir criterios calculados en un rango de criterios, deber:

- Introducir una frmula que tenga u resultado de VERDADERO FALSO.

- La frmula tendr que referirse por lo menos a una columna de la lista.

- El ttulo del criterio calculado, en caso de existir, debe ser un texto que no
coincida con el de una columna de la lista a filtrar.

Una vez introducidos los criterios en el rango de criterios, deber activar la opcin Filtro
avanzado a travs de Datos / Filtro: aparecer un cuadro de dilogo en el que podr introducir
el rango donde est situada la lista de rango donde estn situados los criterios.

PAG. 134

Adems, tambin podr indicar si el filtro se realiza en la misma posicin donde est
situada la lista o el resultado del filtrado debe copiarse en otra posicin de la hoja. Si la lista
tiene filas repetidas, existe la opcin de no visualizarlas en el filtrado desactivando la casilla de
verificacin Slo registros nicos.

Por otra parte, debe tener en cuenta que, si cambia los criterios en el rango de criterios
y realiza de nuevo el filtrado, ste se realizar sobre todas las filas y no slo sobre las que no
haban sido ocultadas tras realizar el anterior filtrado.

En definitiva, utilice Filtro avanzado si va a establecer criterios en dos o ms
columnas, con tres o ms condiciones en alguna columna o si quiere introducir valores
calculados en los criterios. En caso contrario, es ms sencillo y rpido el Autofiltro.

tilizando el comando Filtro avanzado, podr copiar automticamente las filas de
resultado de una lista filtrada en otro lugar de la hoja de clculo o en la hoja de
clculo.

Una vez activado el Filtro avanzado, deber
seleccionar la accin Copiar a otro lugar indicando en el
cuadro Copiar a la posicin de la hoja de clculo (podra ser
una hoja distinta a la actual) donde debern copiarse las filas
que cumplan los criterios especificados.

A la hora de especificar el rango Copiar a, deber
tener en cuenta lo siguiente:

- Si especifica slo una celda en blanco, Excel copia todas las filas que cumplen los
criterios en un rango que comienza en esa celda incluyendo todos los rtulos de
columnas de la lista.

- Si se especifica un rango de celdas como el rango Copiar a, copia todas las filas que
quepan en el rango. Si no hay espacio suficiente para todas las filas que cumplen los
criterios, aparecer un mensaje preguntndole si desea pegar las filas restantes.

- Si se especifica un rango en Copiar a que posee un conjunto limitado de ttulos de
columnas, Excel copiar slo aquellas columnas de la lista que coinciden con los
ttulos de las columnas del rea Copiar a.

U
3.3. COPIAR DATOS FILTRADOS

PAG. 135

Si se filtran listas mediante criterios sencillos, quizs le resulte ms sencillo utilizar
Autofiltro y luego copiar el resultado utilizando la orden Copiar del men Edicin. Si esta en
modo de filtrado, el comando Copiar slo copia los datos presentados.

l filtrado permite realizar operaciones como edicin, impresin, ordenacin, etc.,
en un subconjunto de la lista. Por ejemplo, cuando se imprime una lista con la
orden Imprimir del men Archivo, se imprimen solo los datos visibles de la lista.

Las operaciones que estn afectadas por el Modo filtrar son:

- Celdas del men Formato. Slo asigna el formato seleccionado a las celdas
visibles.
- Borrar del men Edicin. Slo borra las celdas visibles en la seleccin.
- Copiar del men Edicin. Copia solo las celdas visibles de la seleccin.
- Eliminar del men Edicin. Se transforma en el comando Eliminar fila y
elimina slo las filas visibles.
- Insertar del men contextual. Se transforma en el comando Insertar fila e
inserta filas enteras en una hoja.
- Celdas copiadas. Se transforma en el comando Insertar pegar fila. Podr pegar
solo filas enteras en una hoja que contenga una lista filtrada.

La orden Autosuma tambin se ve modifica por la presencia de una lista filtrada en la
hoja de clculo, ya que al utilizarla slo mostrar el valor total correspondiente a los datos
visibles. Si una vez calculado el total se vuelve a visualizar la lista en su totalidad, Excel
ajustar el total en base a los nuevos datos presentados.

Cuando se ordena una lista filtrada, slo se ordenan las filas visibles, pero las filas no
presentes no se desplazan de su posicin inicial. Para ordenar una lista, nicamente tendr que
seleccionar la columna y elegir la opcin Ordenar del men Datos o bien utilizar los botones
de la barra de herramientas Orden ascendente y Orden descendente.

E
3.4. TRABAJAR CON LISTAS FILTRADAS


PAG. 137

Subtotales

l trabajar con listas en Excel, no es necesario introducir frmulas para calcular
subtotales, sino que se dispone de una opcin automtica para realizar clculos
parciales y generales. A esta orden accedemos desde el men Datos mediante la opcin
Subtotales.

Al utilizar subtotales automticos, se insertan y se escriben automticamente los ttulos
de las filas de totales. Excel presenta estos resultados en forma de esquema y permite el
desplazamiento sobre los distintos niveles de resumen.

Cuando se utilizan subtotales, se debe elegir una funcin de resumen como por ejemplo
SUMA PROMEDIO.

Antes de utilizar la opcin de subtotales, deber agrupar los elementos cuyo subtotal va
a calcular. Recuerde que se puede ordenar la lista mediante Datos / Ordenar.

Una vez ordenada la lista, deber seleccionar la
opcin Subtotales que mostrar el siguiente cuadro de
dilogo:

Deber seleccionar en el campo Para cada cambio
en la columna que se utiliza para clasificar los diferentes
grupos. En el campo Usar funcin, deber indicar la
funcin utilizada para realizar los subtotales. Las columnas
a partir de las cuales se realizan los clculos deber
sealarlas en el campo Agregar subtotal a.

A
4.1. SUBTOTALES AUTOMTICOS

PAG. 138

Al seleccionar la opcin subtotales, automticamente Excel incorpora los campos de la
lista al cuadro anterior seleccionando algunas opciones por defecto que usted podr modificar
si lo considera oportuno.

Es posible anidar subtotales, lo que significa incluir grupos de subtotales ms pequeos
dentro de otros mayores. Para incluir estos subtotales anidados, deber incluir otro campo a
calcular en Para cada cambio en y desactivar la casilla de verificacin Reemplazar
subtotales actuales.

Deber tener ordenada como segundo criterio la columna que utilice como subtotal
anidado. Por ejemplo, podra tener una lista en la que se guarde informacin de clientes y
desear obtener subtotales por provincias y dentro de stas, por poblaciones. Debera tener la
lista ordenada primero por provincias y luego por poblaciones. Posteriormente aplicara el
comando subtotales por dos veces, desactivando en la segunda vez la casilla indicada.

Si desea elegir ms de una columna de resumen, deber seleccionar ms de un ttulo de
columna en el campo Agregar subtotal a.

Siempre que la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales est activa, se
cambiarn todos los clculos al elegir una nueva funcin de resumen y aceptar el cuadro.

Adems, si desea utilizar dos funciones de resumen deber ejecutar dos veces la orden
Subtotal eligiendo cada vez una funcin distinta y desactivando la casilla de verificacin
Reemplazar subtotales actuales la segunda vez que se llama a la orden.

Al desplegar la lista de Usar funcin, encontrar la funcin CUENTA, que calcula el
nmero de filas presentes en cada subtotal. Para eliminar los subtotales, deber ejecutar la
orden Subtotales y pulsar el botn Quitar todos.

Tenga en cuenta que los valores de totales generales siempre se calculan a partir de
datos detallados y no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la funcin de resumen
PROMEDIO, la fila de totales mostrar el promedio de todos los datos detallados (no incluye
las filas de subtotales), y no el promedio de los valores de subtotales. Adems los valores de
subtotales y totales se vuelven a calcular automticamente al editar datos detallados.


PAG. 139

uando se muestran los subtotales automticos, Excel esquematiza la lista
agrupando las filas de detalle con cada fila de subtotal asociada y las filas de
subtotales con la fila de Total General.

Como puede observar en la imagen adjunta, en la parte superior del rea de datos de la
hoja de clculo se sitan tres botones para seleccionar el nivel de esquema deseado. Bajo los
botones se presenta un esquema del estado actual de la hoja. Los botones con smbolo +y - en
su interior indican que se puede ampliar o disminuir respectivamente el contenido del subtotal
al que representa, visualizando la totalidad de las filas que lo forman.

La siguiente figura presenta un resumen con el mnimo nivel de detalle de una lista a la
que se le ha aplicado un subtotal.

Cuando se trabaja con subtotales, se pueden ordenar los resultados como con cualquier
otra lista, para ello deber seleccionar el nivel de detalle que presente nicamente los
resultados de subtotales y seleccionar en el men Datos la opcin Ordenar. Al ordenar la lista
de subtotales con las filas de mayor detalle ocultas, stas se ordenan con las filas de subtotales
asociadas.

os subtotales automticos permiten dar formato e imprimir con rapidez un informe
a partir de una lista. Por ejemplo, una vez que se ha aplicado un subtotal sobre una
lista, se le puede asignar un autoformato para obtener de forma rpida un aspecto ms legible
de los datos. Tambin es interesante, al crear informes aadir grficos para mostrar la totalidad
de los datos de un modo sencillo.

Al imprimir una lista a la que se le ha aplicado un subtotal, tiene la opcin de insertar
saltos de pgina entre grupos mediante la casilla de verificacin correspondiente en el cuadro
de dilogo Subtotales. Una vez aceptado el cuadro de dilogo, podr imprimir el informe
mediante Archivo/ Imprimir.
C
L
4.2. ORGANIZACIN DE SUBTOTALES
4.3. INFORMES DE SUBTOTALES

PAG. 140

Los grficos y los formatos slo se aplican sobre el nivel de detalle visible en la hoja,
es decir, los datos que se presentan en los grficos son los de las filas visibles en la hoja. As
pues, realizar un informe utilizando todas las posibilidades que proporciona Excel puede
convertirse en una tarea fcil.

En los captulos anteriores se ha visto cmo realizar clculos de forma automtica,
pero en ocasiones necesitar realizar clculos de celdas que satisfagan slo ciertos criterios.
Estos clculos se pueden realizar mediante el uso de funciones en las frmulas y, por tanto,
se pueden ubicar en cualquier posicin de la hoja de clculo para ver los resultados. A
continuacin se describen dos funciones para realizar totales avanzados mediante el uso de
funciones:

- SUMAR.SI (rango;criterio;sum_rango). Esta funcin puede ser utilizada para sumar
slo aquellos valores de una lista que satisfacen un cierto criterio. En el argumento
rango deber introducir el rango de la columna a evaluar, el argumento criterio es el
criterio que deber aplicarse sobre el rango especificado y el argumento sum_rango es
el rango que contiene los valores a resumir. Por ejemplo: =SUMAR.SI
(D2:D8;<30/04/2000;F2:F8).

4.4. TOTALES AVANZADOS

PAG. 141

Esta funcin comprueba para cada una de las filas entre la 2 y la 8 que los
valores de las celdas situadas en la columna D sean anteriores al 30/04/2000 y, si lo
son, suma el contenido de las celdas de la columna F ofreciendo el resultado total de
la suma.

- CONTAR.Sl (rango;criterio). Esta funcin proporciona el nmero de filas que
satisfacen un cierto criterio. El argumento rango es el rango de columna a evaluar y el
argumento criterio es el criterio que se debe aplicar al rango. Por ejemplo:
=CONTAR.SI (D2:D8;"<30/04/2000).

Esta funcin ofrece el nmero de filas que han cumplido el criterio anterior.

- CONTAR.BLANCO (rango). Cuenta las celdas en blanco de un campo de una lista.

Los operadores que pueden ser utilizados en las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI
al introducir criterios son los operadores relacionales:

= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Distinto a

El criterio especificado en las funciones puede ser tanto una expresin como un texto a
igualar pero siempre encerrado entre comillas dobles.

Al utilizar estas funciones de totales avanzados, puede ayudarse del comando Pegar
funcin, que insertar las funciones en la frmula y le informar sobre los argumentos
necesarios en cada funcin y el valor resultado que ofrece cada una de ellas.

Si necesita realizar clculos ms complejos sobre la lista, puede utilizar las funciones
para bases de datos disponibles en Excel. Estas funciones aparecen bajo la categora de Bases
de datos. Todas las funciones que se citan a continuacin necesitan tres argumentos:

- El rango de la lista incluyendo la fila de ttulos.
- El ttulo de la columna a resumir.
- El rango de celdas donde est situado el criterio.


PAG. 142

Tabla de Funciones:

FUNCIN RESULTADO
BDPROMEDIO Calcula el promedio de nmeros.
BDCONTAR Contar nmeros.
BDCONTARA Extrae un valor sencillo.
BDMAX Encuentra un valor mximo.
BDMIN Encuentra un valor mnimo
BDPRODUCTO Multiplica nmeros.
BDDESVEST Calcula desviaciones estndar.
BDSUMA Suma nmeros.
BDVAR Calcula varianzas.
BDVARP Calcula la varianza real.
BDEXTRAER Extrae valores nicos.


PAG. 143

Temas Avanzados sobre Grficos

estas alturas del curso, usted conoce cmo crear un grfico a partir de los datos
situados en una hoja de clculo siguiendo un sencillo Asistente para grficos.

Recuerde que puede incrustar el grfico en la misma hoja de clculo o crear una hoja
de grfico. Adems conoce cmo agregar datos al grfico sin necesidad de volver a crearlo.

En esta leccin aprender a realizar tareas que necesitar cuando desee conseguir
grficos ms complejos que los que ha utilizado hasta ahora.

Sin duda, el cambio ms radical que puede producir es cambiar el tipo de grfico.
Cada uno de los tipos de grficos que tiene disponibles tiene sus propias caractersticas que
hacen que sea ms o menos adecuado para los datos a representar.

Cuando trabaje con un grfico, debe diferenciar claramente si el proceso a realizar se
refiere al grfico en s o a un determinado elemento del mismo. Si desea cambiar un aspecto
global del grfico, utilice el men Grfico; si la modificacin va a ser realizada para un
elemento del mismo, deber seleccionar primero dicho elemento y despus utilizar la opcin
oportuna del men Formato.

Para cambiar el tipo de grfico, acuda a la opcin de mismo nombre en el men
Grfico; aparecer el cuadro de dilogo correspondiente al primer paso del Asistente para
grficos.

Puede cambiar a un subtipo diferente del tipo de grfico actual o cambiar a otro tipo de
grfico distinto. Las posibilidades son numerosas: columnas, barras, circular, lneas, reas, etc.

En cualquier caso, si desea ver cmo quedar el grfico antes de decidirse a aceptar el
nuevo tipo, pulse el botn Presionar para ver muestra.

En los grficos tridimensionales tiene la posibilidad de cambiar el ngulo de la vista
respecto al eje Z, as como el punto de vista. Esto puede producir una mejor compresin del
grfico.

Utilice el comando Vista en 3D del men Grfico y acceder al siguiente cuadro de
dilogo:
A
5.1. TIPOS DE GRFICOS

PAG. 144

Con los botones de giro, cambiar el ngulo respecto al eje Z, mientras que con los de
elevacin, modificar el punto de vista. Estas opciones slo estn disponibles cuando el tipo de
grfico es tridimensional.

Si despus de todo, no consigue el tipo de
grfico que est buscando, lo mejor es utilizar un
tipo personalizado. Estos grficos son como
plantillas para la construccin de grficos. Poseen
una combinacin de tipos, diseos, colores, etc.,
que hacen que el grfico adquiera un aspecto
atractivo con el simple hecho de aplicarle el tipo,
sin tener que realizar nada ms.

Al elegir un determinado tipo, podr ver
cul va a ser el resultado sin tener que aplicarlo.
El cuadro Muestra adquiere la presentacin del
grfico con todos los elementos que constituyen
la aplicacin del tipo personalizado.

Si una vez ha aplicado un determinado tipo, desea volver al que tena antes, no tiene
ms que utilizar el comando Deshacer. Sin embargo, si desea aplicar un tipo de grfico
diferente, podr hacerlo sin deshacer la aplicacin del tipo actual.

travs del Asistente para grficos puede incluir muchos elementos en el grfico al
crearlo. Sin embargo, si el grfico ya ha sido creado y desea agregar algn
elemento ms, no ser necesario que vuelva a crear el grfico para ello.

A
5.2. AADIR ELEMENTOS AL GRFICO

PAG. 145

A travs del comando Opciones de grfico del men Grfico se accede al cuadro de
dilogo, donde podr modificar casi cualquier caracterstica del grfico, excepto las que ya ha
visto en el anterior captulo o las referentes a los datos de origen.

- En la ficha Ttulos podr incluir un ttulo genrico del grfico o para cada uno de los
ejes que tenga.

- En la ficha Eje podr indicar qu ejes y, por lo tanto, qu divisiones desea que se
muestren en el grfico.

- Puede mostrar u ocultar las lneas de divisin en el grfico, para lo que est la ficha
Lneas de divisin. Estas lneas ayudan a situar los valores representados en el grfico,
aunque si existen demasiadas divisiones, el grfico puede llegar a ser confuso.
- La ficha Leyenda permite indicar dnde se situar este elemento e incluso eliminarla,
si es su deseo. En la leyenda aparece como interpretar las series del grfico.

- En la ficha Rtulos de datos se indica qu informacin descriptiva respecto a la serie
de datos debe aparecer en el grfico. Dependiendo del tipo de grfico utilizado, tendr
ms o menos posibilidades en esta ficha. Por ejemplo, en un grfico circular de
sectores, es muy til poder mostrar junto a cada sector, cul es el porcentaje que
representa respecto del total.

- Finalmente en la ficha Tabla de datos podr indicar que se muestren los datos
representados en una tabla, bajo el grfico. Esta opcin es til cuando crea un grfico
en una hoja de clculo y no lo incrusta donde estn los datos fuente. De todas formas la
puede utilizar en cualquier tipo de grfico.

Tambin podr agregar lneas de tendencia de los datos representados.


PAG. 146

A travs del comando Grfico / Agregar lneas de tendencia acceder al siguiente
cuadro de dilogo, donde podr elegir el tipo de tendencia deseada. Puede agregar una lnea de
tendencia para cada serie representada, siempre que su tipo de grfico lo permita.

na vez haya seleccionado un elemento del grfico, est en disposicin de realizar
cualquier proceso que afecte nicamente a dicho elemento.

El men Formato se adaptar al elemento que tenga seleccionado, ya que podr
realizar una u otra accin dependiendo de dicho elemento. De forma equivalente podr utilizar
el botn en la barra de herramientas Grfico.

El texto que aparece en el grfico puede ser modificado como cualquier otro que
incluya en la hoja de clculo. Podr cambiar la fuente, el tamao, aplicar ms o menos realces,
colores, etc. Por ejemplo, podra aplicar el estilo moneda para algn eje del grfico que
represente valores monetarios.

Adems, podr indicar un ngulo con el que se presente el texto escrito. Esto es til si
tiene poco espacio en el grfico y desea aprovecharlo al mximo, sin que el texto ocupe
demasiado lugar. En otros elementos podr establecer un color para el fondo, una trama, etc.
Las opciones que tenga disponibles dependen del objeto seleccionado.

En ocasiones tendr una determinada serie de datos que diste mucho (sus valores) de
las otras series de datos. Si las representa todas juntas, es muy posible que la escala de los ejes
impida ver la que tiene los valores mucho ms pequeos que el resto.

U
5.3. FORMATO DE ELEMENTOS GRFICOS

PAG. 147

En este caso es posible incluir dicha serie en un eje secundario. Para ello seleccinela,
pulse en el botn Formato de la serie o utilice el comando equivalente del men Formato y
en la ficha Eje indique que se represente en un eje secundario.

Adems, tambin podr combinar ms de un tipo de grfico en el mismo grfico.
Podr tener una serie de datos con un tipo de grfico y otras con otro, siempre que todos los
tipos sean bidimensionales.

Recuerde que la mayora de comandos pueden realizarse tanto desde el men Formato
como desde la barra de herramientas Grfico.

ntes de imprimir grficos es conveniente observar qu resultados se obtendrn con
el grfico creado. Si el grfico est incrustado puede observarlo en Presentacin
preliminar de la hoja de clculo o en la vista previa de salto de pgina. Si es una hoja de
grficos, puede cambiar el tamao y la escala de cualquier manera deseada, especificar cmo
debe colocarse en el papel y verla en la ventana para saber qu aspecto tendr antes de
imprimirla.

Los grficos incrustados se imprimen con el tamao, las proporciones y la posicin
que tienen en la hoja de clculo. Deber tener en cuenta que cambiar el tamao de un grfico
no implica que cambie el tamao del texto contenido en el grfico, por lo que en ocasiones
ser necesario ajustar el tamao del texto al nuevo tamao de grfico.

Las hojas de grficos tienen un comportamiento diferente respecto a los grficos
incrustados a la hora de imprimirlos. Para comenzar con la impresin de una hoja de grficos,
A
5.4. IMPRESIN DE GRFICOS

PAG. 148

deber ver una presentacin preliminar de la hoja y comprobar que el grfico tiene el tamao
adecuado y muestra la informacin deseada. Por defecto la configuracin del grfico est
predeterminada para una orientacin horizontal ocupando toda la pgina.

Para realizar una presentacin preliminar de una hoja de grfico, actvela y ejecute la
orden Archivo / Vista preliminar. Si el tamao del grfico en relacin con la pgina no es de
su agrado. modifquelo a travs del botn Configurar... en la ventana Presentacin preliminar

Otra forma de cambiar el tamao del grfico seria acceder directamente mediante la
orden Archivo / Configurar pgina con la hoja de grficos activa.

Existen tres posibilidades para modificar el tamao del grfico en la ficha Grfico del
cuadro de dilogo Configurar pgina.

- Usar pgina completa: Se ajusta automticamente el tamao del grfico al tamao del
papel. El grfico siempre llena la pgina. Las proporciones se ajustan segn sea
necesario, de tal forma que se utilice la pgina completa sin incluir los mrgenes. No es
posible desplazar y ajustar el tamao del grfico con esta opcin ya que por definicin
el rea del grfico llena la pgina.

- Ajustar a la pgina: El grfico se ajusta al tamao de la pgina, pero manteniendo las
mismas proporciones que se visualizan en pantalla.

- Personalizar: El tamao del grfico es independiente del tamao del papel. Al
imprimir, se hace con las mismas proporciones y posicin relativa en la pgina.Cuando
selecciona esta opcin, puede colocar el rea del grfico en cualquier lugar de la
pgina.

En la ficha Pgina dispone de las opciones para seleccionar los distintos tamaos de
papel.


PAG. 149

Si en la impresin de grficos desea incluir los encabezados y pies de pgina, deber
elegir la ficha Encabezado y pie de pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina. Si desea
establecer los mrgenes de la hoja de grficos, deber utilizar la ficha Mrgenes.

En Excel los grficos trasladan sus colores a matices de grises para la impresin si la
impresora no admite el color. Para imprimir en color, si dispone de impresora para ello, deber
seleccionar la orden Configurar pgina en el men Archivo y seleccionar la ficha Grfico.
En esta ficha deber desactivar la casilla de verificacin Imprimir en blanco y negro en el
cuadro Calidad de impresin. Esta casilla ya estar desactivada si su impresora tiene un
controlador de color.


PAG. 151

Mapas de Datos

uando trabaja con datos asociados a regiones geogrficas, la forma ms clara de
presentarlos es mediante un mapa. Si ha instalado en su ordenador la aplicacin
Microsoft Map, tendr la posibilidad de crear mapas de datos de una forma sencilla.

Con esta aplicacin se adjuntan numerosos mapas y datos geogrficos que podr
utilizar directamente a la hora de crear sus mapas de datos. Si los mapas proporcionados no
son adecuados para su trabajo, podr adquirir otros nuevos conectndose a la red de Microsoft
en el foro MapInfo o pidindolos directamente a MapInfo Corporation a travs de su direccin
en Internet.

Entre los datos geogrficos que incluye, se pueden destacar: aeropuertos, carreteras,
ciudades, cdigos postales, lagos, ocanos, poblacin, etc. Podr aadir dichos datos a sus
mapas de forma que aparezcan junto a las series de datos particulares.

Si no sabe cmo se escribe algn elemento
del mapa, como puedan ser ciudades y pases
extranjeros, puede acudir al libro MAPSTATS.XLS
donde aparece la ortografa correcta de los mapas
que se adjuntan.

Debe tener una columna con los datos
geogrficos que pueda entenderMicrosoft Map.
En el caso de que desconozca algn elemento
geogrfico que incluya en sus datos, se lo indicar,
realizando posibles sugerencias sobre los mapas que
posee.

NOTA: Inicialmente no se instala Microsoft Map, por lo que deber ejecutar el instalador e
indicar que desea instalar esta funcin.
Microsoft Map es una aplicacin independiente, lo que quiere decir que puede ser
utilizada en cualquier otra aplicacin de Office.
Adems, es conveniente aadir el botn Mapa a la barra de herramientas estndar
para acceder rpidamente a esta funcin.
Para ello, utilice el comando Personalizar del men Herramientas de Excel y
bsquelo en la categora Insertar.
Lo nico que tiene que hacer es arrastrar este botn a la posicin deseada de dicha
barra de herramientas.
C
6.1. INTRODUCCIN

PAG. 152

El primer paso para crear un mapa es
seleccionar los datos que se incluirn en el
mismo. La seleccin debe contener una
columna de datos que identifique las
regiones geogrficas y una o ms columnas
con los datos significativos que quiere
representar en el mapa.

Tambin puede agregar posteriormente
los datos a representar en el mapa, de forma
que inicialmente cree un mapa en blanco donde
ir colocando series de datos. Adems, si ya
tiene creado un mapa, podr copiarlo y
utilizarlo en otro lugar ahorrndose as el tener
que introducir las distintas series. Despus
podr dar formato y agregar nuevos datos.

Una vez seleccio-
nados los datos, pulse en el
botn y dibuje un
rectngulo en su hoja de
clculo donde se ubicar el
mapa de datos. Al hacerlo, se
iniciar la aplicacin
Microsoft Map

Si todos los datos son
entendidos por Map, el mapa
se crear automticamente;
si no, le indicar qu datos le
son desconocidos e incluso
podr indicar el mapa que
desea utilizar.

6.3. TRABAJAR CON MICROSOFT MAP
6.2. CREAR EL MAPA

PAG. 153

l crear el mapa de datos, ha entrado en la aplicacin Microsoft Map. Esta
aplicacin posee su propio men y barra de herramientas y puede ser utilizada
desde ms aplicaciones componentes de Office.

Como en todas las aplicaciones de Office, usted trabajar en Microsoft Map a travs de
su barra de herramientas o utilizando sus mens desplegables. La barra de herramientas que
presenta la aplicacin, aunque sencilla en cuanto al nmero de botones, permite realizar la
mayora de acciones necesarias.

- El botn permite seleccionar los elementos del mapa, no el mapa mismo para lo
cual deber utilizar el botn . Al utilizar este ltimo botn, podr mover el mapa en
el interior de su marco.

- Mediante el botn podr indicar el punto que haga de centro del mapa, ajustndose
la posicin del mismo respecto a dicho punto.

- El botn Mostrar entero permite mostrar todo el mapa, centrndolo en el marco y
ajustando el tamao del mismo si es necesario. Este botn puede ser til cuando se ha
movido el mapa en el interior del marco o cuando ste es demasiado pequeo para que
el mapa se muestre completo con las dimensiones actuales.

- Con el botn mostramos u ocultamos la ventana de control de datos, de la que
hablaremos en el siguiente captulo.

- El botn permite redibujar el mapa, proceso necesario cuando ha estado agregando
y eliminando elementos del mismo.

- Cuando vara algn dato que es representado en el mapa, deber actualizarlo para que
lo represente. El botn le indicar la necesidad de realizar la actualizacin. Si no
est activado, indica que los datos origen no han variado.

- Como se le indic, puede agregar series de datos a un mapa ya creado, para ello
simplemente deber elegir Datos en el men Insertar y especificar el rango de datos
donde estn las nuevas series de datos. El mapa se actualizar automticamente
mostrando estos nuevos datos.

Desde la opcin Elementos del men Mapa podr indicar qu elementos de los
disponibles para el mapa desea mostrar junto a sus series de datos. Podr agregar
aeropuertos, carreteras, ciudades, etc.

Adems, podr agregar nuevos elementos al mapa utilizando otros mapas que proporciona
la aplicacin.
- Mediante el botn , podr agregar texto al mapa o incluso marcadores
personalizados para destacar elementos del mapa. Un marcador no es ms que un
A

PAG. 154

smbolo que se aade al mapa en determinados lugares para resaltar los elementos que
se encuentran en l.

- Tambin puede agregar rtulos que identifiquen pases, regiones o ciudades. Para
ello, haga clic en el botn ,elija los elementos que desee rotular y despus haga
clic en cada punto del mapa que desee

- Mediante el comando Opciones del men Herramientas acceder al siguiente cuadro
de dilogo, donde se pueden modificar opciones de carcter general del mapa de
datos.

Si durante la generacin del mapa recibe el
mensaje: No se pudo crear el mapa, asegrese de tener
activado el cotejado de mapas en profundidad.

Este parmetro afecta a la forma en que
Microsoft Map analiza sus datos para crear el mapa. Si
realiza un estudio en profundidad, el proceso ser ms
lento, pero se asegura de que los datos se cotejan con
todos los mapas que tenga Map. De la otra forma slo
lo hace con los mapas que ms se ajusten.

Tambin puede especificar las unidades de
medida que aparecen en los cuadros de dilogo de la
aplicacin, la forma en que se actualizar el mapa, etc.

La casilla Mostrar leyendas abreviadas produce que las leyendas aparezcan siempre
en una sola lnea (abreviadas si es necesario) o de forma completa.

- Finalmente, si realiza doble clic en algn elemento del mapa, acceder a las opciones
que afectan a dicho elemento, pudiendo modificarlas.


PAG. 155

uando crea un mapa, aparece el cuadro de dilogo Control de Microsoft Map, al
que tambin puede acceder mediante el botn de la barra de herramientas de
Map.

Este cuadro de dilogo permite modificar el aspecto de las series de datos que aparecen
en el mapa. Tambin permite la introduccin de grficos en el mismo mapa, con lo que podra
combinar las dos funciones en un mismo objeto grfico.

En la parte superior del cuadro de dilogo Control de Microsoft Map aparecen los
ttulos de columna de las distintas series de datos que se muestran en el mapa. Mientras que en
la parte inferior podemos indicar con qu estilo se van a codificar las distintas series de datos,
adems de poder agregar grficos circulares y de barras.

Los formatos disponibles para las series son lo siguientes:

- Sombreado por valores La graduacin del sombreado establece el nivel del valor
representado. Valores pequeos corresponden a un sombreado claro mientras que
niveles altos se representan mediante un sombreado ms oscuro.

- Sombreado por categoras Diferencia las distintas categoras de valores con
colores distintos.

- Densidad de puntos Muestra los datos en forma de pequeos puntos. Cada punto
representa una cantidad determinada. Cuanto mayor es el valor representado, mayor
ser el nmero de puntos que aparecen.

- Smbolo graduado Muestra los datos en forma de smbolos dibujados con
diversos tamaos. Cuanto mayor sea el valor, mayor ser el tamao del smbolo.

Para combinar estos formatos debe arrastrar el icono que representa el formato hasta el
rectngulo de su parte derecha a la altura de la serie de datos que quiere cambiar de
codificacin.
C
6.4. CONTROL DEL MAPA

PAG. 156

Si lo que desea es eliminar una serie de la representacin del mapa, arrstrela fuera del
rectngulo. Automticamente Excel actualizar el mapa sin la serie eliminada.

Para introducir grficos circulares de barras , arrastre su icono y el/los
ttulo/s de columna/s de la/s serie/s que quiera utilizar en el grfico a una zona libre del
rectngulo de series. Tenga en cuenta, sin embargo, que no podr combinar grficos de los dos
tipos en un mismo mapa de datos. Cuando ha utilizado un grfico en el mapa, el men Mapa
aparece el comando Opciones de grfico, con el que podr cambiar alguna de las
caractersticas del grfico.

l libro Mapstats.xls se instala junto a la aplicacin Microsoft Map si as lo indica
en el momento de la instalacin de Excel. Podr utilizar el cuadro Abrir para
localizar este libro de Excel. Normalmente est ubicado en C:\Archivos de programa\Archivos
comunes\Microsoft Shared\Datamap\Data.

Dicho libro facilita numerosos datos geogrficos y demogrficos que usted puede
utilizar a la hora de crear sus mapas de datos o como base de los mismos, teniendo de esta
forma mucho trabajo adelantado. Utilcelo tambin para conocer la ortografa correcta de
nombres extranjeros.

Para utilizar los dalos existentes en Mapstats.xls, seleccione el rango que le interese y
cree de la forma normal el mapa de datos. Recuerde que una columna del rango seleccionado
debe ser la columna de los datos geogrficos para que Map pueda generar correctamente el
mapa. Sin embargo lo ms cmodo y aconsejable es copiar los rangos de datos en su libro
nuevo y all crear el mapa de datos, dejando intacto el libro fuente de datos.

E
6.5. LIBRO DE MAPSTATS.XLS

PAG. 157

Acceso a Datos Externos

n ocasiones es necesario trabajar con datos que no estn almacenados en el equipo
personal o que han sido creados con otras aplicaciones distintas a Excel.

Por ejemplo, podra tener una archivo de bases de datos donde se ha ido almacenando
informacin sobre los pedidos realizados. Este archivo habra sido creado con una aplicacin
de bases de datos como Access dBase.

Microsoft Query es una aplicacin que se incluye en Office y que permite el acceso a
datos desde distintos orgenes. Podr utilizar Query desde Excel y acceder as a la informacin
que necesite.

Es posible que slo le interese acceder a un conjunto de datos especficos y no a toda la
base de datos. Al trabajar en Query usted estar creando una consulta para acceder a la base de
datos.

Una consulta es un mtodo para extraer los datos que realmente nos interesen de la
base de datos. El resultado de la consulta ser enviado a Excel, donde podr realizar cualquier
proceso que necesite con dichos datos.

Para poder acceder mediante Query a una determinada base de datos, es necesario
haber instalado los controladores de bases de datos que permiten acceder a dichos datos.

Por ejemplo, si desea acceder a ficheros de bases de datos creados con dBase, deber
tener instalado en su equipo un controlador dBase para ello. Office incluye distintos
controladores, que deber seleccionar en el momento de la instalacin:

Bases de datos de Access.
Bases de datos de dBase.
Bases de datos de FoxPro.
Bases de datos de Paradox.
Bases de datos de un servidor SQL.
Bases de datos en formato texto.
Listas creadas en Excel.
Bases de datos de Oracle.
Servicios OLAP de Microsoft SQL Server.

Para acceder a otro tipo de bases de datos, deber conseguir su correspondiente
controlador.
E
7.1. INTRODUCCIN

PAG. 158

s necesario crear una consulta que defina claramente el conjunto de datos a los que
desea acceder. Al realizar una consulta, est extrayendo la informacin que desea a
partir de un origen de datos.

Para crear una consulta deber utilizar el comando Obtener datos externos / Nueva
consulta de base de datos en el men Datos.

Si es la primera vez que utiliza MS-Query, entonces Excel te indicar que debe
instalarlo previamente. Siga las indicaciones y podr utilizarlo sin necesidad de salir de la
aplicacin.

El primer paso para la realizacin de la consulta es indicar el origen de los datos, o sea,
entre otras cosas, la base de datos a la que deseamos acceder. Para ello debe indicar el tipo de
base de datos a acceder (en definitiva qu controlador de base de datos se debe utilizar) y otras
caractersticas, entre las que destaca la ubicacin de la base de datos.

En este aspecto es interesante hacer destacar cmo la base de datos podra no estar en
el propio equipo sino que podra acordarse a ella a travs de una red. Si necesita privilegios
para acceder a la base de datos, es ahora el momento de indicarlo introduciendo la posible
contrasea que sea necesaria.

E
7.2. EL ORIGEN DE DATOS

PAG. 159

Una base de datos se compone de una o ms tablas, adems de otros elementos. Si desea
utilizar una de dichas tablas como predeterminada para la creacin de consultas que se realicen
a travs de este origen de datos, puede indicarlo tambin. En una tabla la informacin se
almacena de forma similar a una lista de Excel, es decir, las columnas son campos (categoras
de informacin) y las filas son registros.

El origen de datos es el conjunto de
todas las caractersticas que necesita
conocer Query para acceder a sus datos. A
este conjunto de caractersticas se le da un
nombre, que ser utilizado como origen de
datos cuando quiera acceder a dicha
informacin a travs de una consulta.

Recuerde, por lo tanto, que necesita establecer un origen de datos para realizar
consultas. El origen de datos puede estar relacionada con un gran conjunto de datos, mientras
que una consulta simplemente es una forma de acceder a un subconjunto particular de dichos
datos.


PAG. 160

la hora de crear una consulta, tiene dos posibilidades: acceder directamente a
Microsoft Query y realizarla en esta aplicacin o utilizar el Asistente para
consultas, que le guiar paso a paso en la creacin de la consulta.

En la mayora de ocasiones ser suficiente el uso de este asistente. Sin embargo, si la
consulta es ms complicada que las conseguidas a travs del asistente, puede utilizar Query
para realizarla.
Como se le ha indicado, lo primero que debe realizar al crear la consulta es indicar a
qu origen de datos desea acceder. Recuerde que el origen de datos es el conjunto de
caractersticas que nos permiten acceder a unos determinados datos.
Para poder utilizar en ms de una ocasin ese conjunto de caractersticas, le damos un
nombre descriptivo al crearlo.

En la parte inferior de este cuadro de dilogo aparece una casilla de verificacin que le
permite indicar si desea o no utilizar el Asistente para consultas.

A
7.3. CREAR LA CONSULTA

PAG. 161

Una vez indica el origen de datos, se encuentra en el primer paso del Asistente para
consultas. En este paso, debe indicar qu columnas o campos de las tablas de datos desea
extraer. En la mayora de casos no ser necesario extraer todos los campos que tiene una tabla,
sino slo algunos que realmente le interesan.

En el segundo paso del asistente
puede indicar filtros para las columnas.
Es decir, indicar qu registros son los
verdaderamente interesantes. Por ejem-
plo, le podra interesar slo aquellos
clientes de Espaa.
Puede establecer ms de un
criterio que definan la consulta. Podr
indicar si deben cumplirse cada una de
las condiciones (activando la casilla y) o
que slo sea necesario que se cumpla
una de ellas (activando la casilla o).

En el siguiente paso puede indicar
qu columnas son las que establecern el
orden en que aparecern los datos
resultado de la consulta. Puede ordenar por
uno, dos tres campos que intervengan en
la consulta.
Finalmente el asistente le pregun-
tar si desea devolver los datos de la
consulta a Excel iniciar Microsoft
Querer con el objetivo de modificar
alguna caracterstica de la consulta.

Tambin podr guardar la consulta. Al guardar una consulta, estar almacenando la
definicin de la misma pero no los datos que aparezcan como resultado. Esto es as para que,
cada vez que ejecute la consulta, sta devuelva los datos actualizados y no los que se consigui
en el momento de la creacin de la consulta.


PAG. 162

Si decide devolver los datos a Excel, se le pedir que indique la celda que actuar como
esquina superior izquierda para el rango de datos que se va a crear, como resultado de la
consulta. Podr copiar los datos en la hoja actual, en otra hoja de clculo realizando una tabla
dinmica; tarea sta que ser tratada en la siguiente leccin.

Una vez tenga los datos de la consulta en Excel, podr realizar cualquier proceso que
crea oportuno con ellos desde Excel.

Adems, Excel proporciona la barra de herramientas Datos externos que facilita el
trabajo con estos datos.

Por ejemplo, podr modificar la consulta, es decir, volver a reclamar la aparicin del
Asistente para consultas, actualizar los datos si han sufrido algn cambio en el origen de datos,
etc.

l Asistente para consultas es una herramienta muy til cuando desee realizar
consultas sencillas como la del captulo anterior.

Sin embargo, si la consulta es ms compleja ser necesario trabajar en Microsoft Query
directamente. Para ello, al utilizar el comando Nueva consulta de base de datos, en el
E
7.4. TRABAJAR EN MS_QUERY

PAG. 163

momento de definir el origen de datos, deber desactivar la casilla Usar el Asistente para
consultas para crear o modificar consultas.

De esta forma accederemos a Microsoft Query para realizar la nueva consulta, en lugar
de utilizar el Asistente para consultas.

El funcionamiento es similar al del asistente. El primer paso es indicar sobre qu tablas
actuar la consulta; esta puede realizarse sobre una nica tabla o sobre ms de una tabla. Una
vez agregada/s la/s tabla/s, aparecer el panel de Microsoft Query, como ve en la figura
anterior.

En la parte superior se sitan las tablas que estn incluidas en la consulta. En el interior
de cada panel de tabla se incluyen los campos de la misma.


PAG. 164

En la zona inferior es donde se van ubicando los campos que intervienen en la consulta.
La forma de establecer estos campos es seleccionarlos en el panel de la tabla y arrastrarlos
hasta esta seccin de la ventana.

Si desea incorporar todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco que
se sita al principio de la lista de campos.

Cuando vaya incluyendo campos en la consulta, Query presentar automticamente la
informacin almacenada en la base de datos.

Esto es as gracias a que el botn Consulta automtica est activado.

Si estuviera desactivado, sera necesario ejecutar la consulta con el botn para
ver el resultado de la misma.

Si la informacin mostrada no es la deseada, lo normal es que necesite incluir criterios
de seleccin como hizo con el Asistente para consultas. Utilice el comando Agregar criterios
del men Criterios y especifquelo.

Al agregar un criterio pasar a la vista de Consulta de seleccin, accesible tambin a
travs del botn Ocultar o mostrar criterios. En esta vista podr agregar ms criterios si as
lo desea. Recuerde que, al agregar criterios, est indicando cules son los datos que realmente
le interesan del origen de datos.


PAG. 165

Si intenta modificar alguno de los datos que aparecen como resultado de la consulta,
comprobar que no puede. Inicialmente los datos estn protegidos ya que un cambio en una
consulta podra implicar el mismo cambio en el origen de los datos.

Si est seguro de lo que quiere hacer y desea cambiar un dato tanto en el origen de
datos como en la consulta, utilice el comando Permitir modificacin en el men Registros.

Por otra parte, podr ver la definicin de la consulta en el lenguaje SQL. Este lenguaje
pretende ser una forma estndar de acceso a las bases de datos relacionales, de forma que
utilizndolo pueda acceder a cualquier base de datos, sin importar el tipo de la misma o con
que aplicacin fue creada. Utilizar este lenguaje (que est fuera del objetivo del curso)
cuando deba crear consultas ms complejas.

Una vez especificada la consulta, no tiene ms que devolver los datos a Excel, como
hizo con el Asistente para consultas. Para ello utilice el botn Devolver datos la opcin
Devolver datos a Microsoft Excel en el men Archivo.

Todo lo que pueda realizar a travs del Asistente para consultas podr realizarlo en
Query: grabar la consulta, ordenar el resultado de la misma, establecer mltiples criterios, etc.
S lo necesita, acuda a la ayuda de esta aplicacin.

i el origen de datos sobre el que bas la consulta se modifica, es posible que usted
desee que estas modificaciones se vean reflejadas en los rangos externos que tiene
en Excel, resultado de la consulta.

A travs de la barra de
herramientas. Datos externos, tendr
siempre la posibilidad de actualizar la
consulta, haya ocurrido o no alguna
modificacin en la misma.

Fjese que esto es posible
porque Excel almacena en el libro de
trabajo la definicin de la consulta que
proporcion los datos, de forma que
pueda ejecutarse de nuevo cuando usted
desee actualizarlos.

S
7.5. ACTUALIZAR LOS DATOS

PAG. 166

Si utiliza el botn Propiedades del rango de datos, podr acceder a un cuadro de
dilogo donde establecer alguna de las caractersticas que afectan al modo en que Excel trabaja
con los datos externos.

Por ejemplo, si desactiva la casilla Guardar definicin de consulta y guarda el libro,
Excel no podr volver a actualizar los datos externos ya que estos sern guardados como un
rango esttico de datos.

Tambin puede indicar que se actualicen los datos externos cuando se abra el libro que
los contiene; para ello active la casilla Actualizar al abrir el archivo.

Finalmente, indicar que en una misma hoja de clculo podr tener ms de un rango de
datos externos. Si desea actualizar todos ellos, aunque provengan de consultas distintas, podr
hacerlo a travs del botn Actualizar todo de la barra Datos externos.

Recuerde que, para que sea posible la actualizacin de los datos externos, es necesario
haber almacenado la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de
nuevo.


PAG. 167

n tipo de consulta que slo puede crear si trabaja directamente en Query es el de
consulta con parmetros.

En este tipo de consultas, el valor que se establece en alguno de los campos que
determinan el criterio de la seleccin de registros no es un valor fijo sino que usted lo
proporciona cada vez que ejecuta la consulta.

Por ejemplo, la consulta que hemos creado en el curso nos ha permitido obtener la
informacin referente a aquellas compaas de Espaa cuya persona de contacto es el gerente
de ventas.

Qu sucede si desea realizar la misma consulta pero para un pas distinto? Lo mejor es
que el valor del campo PAIS sea un parmetro que le proporcionemos cada vez que
ejecutemos la consulta. De esta forma, se ahorra el tener que definir la consulta cada vez.

Puede modificar una consulta utilizando el botn Modificar consulta de la barra de
herramientas Datos externos. Volver a aparecer Microsoft Query para ello.

Para que se le pida el valor en un campo a la hora de ejecutar la consulta, debe escribir
entre corchetes el texto que desea que aparezca en el Valor del campo adecuado Este texto no
debe coincidir exactamente con el nombre del campo afectado. Observe esta situacin en la
figura de la pgina siguiente, respecto al campo PAIS.
U
7.6. CONSULTAS CON PARMETROS

PAG. 168

Al ejecutar la consulta, se te pedir que introduzca el valor de dicho parmetro y se
realizar la seleccin respecto a dicho valor.

La flexibilidad que ofrece los parmetros hace que una misma consulta pueda servir
para obtener distinta informacin en cada caso sin necesidad de modificar la consulta para
ello.


PAG. 169

Tablas y Grficos Dinmicos

na tabla dinmica permite presentar desde distintos puntos de vista una misma
informacin, usando para ello funciones de resumen, como la suma o el promedio.

Para construir una tabla dinmica, se deben indicar los campos a incluir y la forma en
que se van a organizar. Debe entender por campo a una categora de datos. Un elemento es una
subcategora dentro del campo.

Para crear una tabla dinmica puede utilizar datos procedentes de:

- Una lista, base de datos o cualquier rango de una hoja de clculo de Excel que
contenga columnas con rtulos.

- Un archivo o una tabla de base de datos de una aplicacin o de un sistema de
administracin de bases de datos externo.

Una tabla utiliza dos tipos de datos:

- Campos que se utilizarn como ttulos del campo de fila, columna y pginas
de la tabla. Estos campos suelen contener texto.

- Campos de datos. Se utilizarn para realizar los clculos. Estos campos
suelen tener datos numricos.

Para crear tablas dinmicas, podr utilizar un asistente que le gue en su creacin. Este
asistente estar disponible mediante la orden Datos / Informe de tablas y Grficos dinmicos.

U
8.1. CREACIN DE TABLAS

PAG. 170

En primer lugar el Asistente muestra un cuadro de dilogo en el que seleccionar el tipo
de origen de datos, como se muestra en la siguiente figura. Tambin se puede indicar si desea
crear una tabla o un grfico dinmico.

El segundo cuadro del Asistente muestra el rango de datos del origen de datos; si el
rango no fuera el correcto, podra cambiarlo en el campo Rango indicando el libro y la hoja
donde estn los datos si fuera necesario.

En el tercer paso del asistente se debe indicar la ubicacin de la tabla dinmica: una
hoja nueva o en la misma hoja en la que est trabajando. Adems, puede establecer el diseo
de la tabla dinmica, es decir, la distribucin de los distintos campos de pgina, fila y columna.
Para ello, utilizar el botn Diseo.

Si usted es un usuario de versiones anteriores de Excel, el cuadro de dilogo Diseo
debe serle familiar, ya que es la forma en que se creaban las tablas dinmicas.

Sin embargo, en Excel 2000 es posible hacerlo en ese paso del asistente o directamente
en la hoja de calculo, de forma que podamos ver, al mismo tiempo que diseamos la tabla
dinmica, los datos que sta contendr.

PAG. 171

Para incluir los diferentes campos en la tabla, hay que seleccionarlos de la barra de
herramientas Tabla dinmica y arrastrarlos sobre el rea elegida. Si sita algn campo sobre
el rea PGINA, la tabla dinmica mostrar los datos de un solo elemento a la vez.

Excel calcular adems, los totales de columnas y filas de la tabla dinmica. Aunque
ste es un detalle que usted puede cambiar a travs de las opciones de la tabla, como ya
veremos.

ara trabajar con tablas dinmicas, primero deber personalizar la tabla para que
presente y realice todo aquello que le sea de inters. Para personalizar la tabla,
puede utilizar la barra de herramientas Tabla dinmica.

Esta barra de herramientas permite volver a acceder al asistente para tablas dinmicas si
desea modificar algn aspecto de sta.

Aunque no siempre es necesario acceder al asistente. Por ejemplo, para eliminar un
campo de fila, de columna o de pgina, puede seleccionarlo y arrastrarlo fuera de la zona de la
tabla.

Incluir nuevos campos es de la misma forma. Simplemente los selecciona en la barra de
herramientas Tabla dinmica y los sita en la zona de la tabla deseada: campos de pgina, de
fila o de columna.

Para modificar los elementos de la tabla, deber pulsar sobre el botn Configuracin
de campo y, en el cuadro de dilogo que se activa, elegir la funcin resumen que se aplicar a
los elementos de la tabla.

P
8.2. PERSONALIZACIN DE TABLAS

PAG. 172

Cuando se crea una tabla dinmica, Excel aade automticamente las lneas de
subtotales y de totales automticos. Estas lneas se pueden ocultar y volver a mostrar segn sea
necesario mediante las opciones de la tabla. Para ello, pulse en el botn Tabla dinmica de la
barra de herramientas y seleccione el comando Opciones de tabla. Aparecer el cuadro de
dilogo siguiente.

Puede establecer opciones tanto para el formato de la tabla como respecto de los datos que
representa.

l modificar los datos a partir de los cuales se form la tabla, puede actualizarla sin
tener que volverla a crear. Para actualizar una tabla dinmica deber situarse en
ella y seleccionar en el men Datos la opcin Actualizar datos. Esta orden tambin se puede
realizar pulsando sobre el botn Actualizar datos de la barra de herramientas Tablas
dinmicas.

Los cambios que se pueden realizar son:

- Cambios en los datos de un campo de datos en la lista o en la tabla fuente.

- Campos o elementos eliminados de la lista o de la tabla fuente.

- Elementos nuevos o modificados en las filas o campos actuales de la lista o de
la tabla fuente.

A
8.3. ACTUALIZACIN Y GRFICOS

PAG. 173

Cuando se actualiza una tabla, Excel nicamente compara los datos originales que se
utilizaron para crear la tabla, si se han aadido nuevas filas en los datos iniciales, tendr que
indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente para tablas dinmicas: de otra forma
las filas aadidas no sern tomadas en cuenta.

La forma de actualizar una tabla dinmica tambin es una de las caractersticas que
puede establecer en el cuadro Opciones de tabla.

Por ejemplo, activando la casilla Actualizar al abrir, Excel actualizar la tabla cada
vez que se abre el archivo. Si lo que desea es actualizarla automticamente cada cierto tiempo,
tambin puede indicarlo en este cuadro de dilogo.

Otro asunto importante es la posibilidad de crear grficos dinmicos. Es la misma idea
que se tiene a la hora de crear tablas dinmicas, pero con un grfico.

Para que los grficos sean fciles de entender, la tabla dinmica no debe tener ms de
dos campos de filas y dos de columnas. Puede crear un grfico partiendo de una tabla dinmica
o crearlo desde el inicio, para resumir los datos de su hoja de clculo.

Si ha creado una tabla dinmica, sitese en una celda de la misma y pulse en el botn
Asistente para grficos de la barra de herramientas Tabla dinmica, no de la barra de
herramientas Estndar. De esta forma, se crea un grfico dinmico en un nico paso, que
despus podr modificar como en cualquier otro grfico.

Este tipo de grfico se llama dinmico porque puede cambiar la forma de presentar la
informacin. Por ejemplo, en el grfico de la figura siguiente lo primero que se ha hecho es
mostrar la informacin referente a los aos como un campo de pgina en lugar de filas. Para
ello, no ha sido necesario nada ms que arrastrar el marcador del campo Ao a la zona de
campos de pgina.

Cuando se tiene un campo de pgina, puede mostrar slo los datos referentes a alguno
de los valores de dicho campo. En el ejemplo, podramos obtener los valores referentes a los
aos 1998, 1999 o ambos.

Lo mismo ocurre con el resto de campos. Por ejemplo, podr mostrar informacin
referente a unos cuantos meses, en lugar de a todos, a uno o dos productos, etc. Para ello,
simplemente despliegue la lista de cada marcador de campo y active o desactive las casillas de
aquellos elementos que desea que se muestren en el grfico dinmico. El grfico se actualizar
automticamente.

Como puede ver, el hecho de que se llamen grficos o tablas dinmicas no es
casualidad. De esta forma est consiguiendo la informacin que realmente le interesa en cada
caso, sin necesidad de volver a crear ni la tabla ni el grfico.

Adems, gran parte de las posibilidades que tiene a la hora de trabajar con grficos
tambin estn disponibles cuando cree un grfico dinmico.

PAG. 174

As, podr cambiar el tipo de grfico, establecer opciones, ubicarlo como un grfico
incrustado, etc.

Finalmente, indicar que si lo que desea es crear un grfico desde el inicio, indquelo en
el primer paso del asistente para tablas y grficos dinmicos.

En lugar de activar la opcin Tabla dinmica, active la de Grfico dinmico, en la
seccin Qu tipo de informe desea crear? Despus deber ir situando en el lugar correcto
los distintos campos de informacin.

as tablas dinmicas en ocasiones presentan varios campos de filas y de columnas o
elementos agrupados. Al trabajar con ellas, puede ser interesante ocultar ciertos
elementos momentneamente para observar otros con mayor claridad.

Para ocultar filas o columnas de detalle, debe hacer doble clic en el elemento que desea
ocultar. El elemento a ocultar / mostrar no debe estar seleccionado antes de realizar el doble
clic, ya que, de esa forma, la celda entrara en modo edicin.
L
8.4. OCULTAR DATOS DE DETALLE

PAG. 175

Otra forma de ocultar los elementos de detalle es utilizar los botones de la barra de
herramientas Tabla dinmica.

Para utilizar estos botones, debe seleccionar primero el elemento a ocultar/mostrar.
Estas rdenes tambin son accesibles mediante el men Datos / Agrupar y esquema.

- Ocultar detalle

- Mostrar detalle

Si se desea comprobar los datos a partir de los cuales se ha calculado una celda en
concreto de rea de datos, debe realizar doble clic sobre la celda. Excel presenta los datos
fuente usados para calcular la celda en una nueva hoja, justo antes de la hoja actual.

Debe tener en cuenta que los datos presentados en esta nueva hoja son una copia de los
originales; cualquier modificacin no ser reflejada en los datos originales ni en la tabla
dinmica.

Observe esta situacin en la figura siguiente, donde al hacer doble clic en la celda C5 se
ha creado nueva hoja de clculo resaltando los datos a partir de los cuales se obtiene dicho
valor.


PAG. 176

uede utilizar una tabla dinmica para mostrar resultados consolidados a partir de
distintas hojas de clculo que mantengan distribuciones similares y que contengan
filas de ttulo idnticas. Para ello marque la casilla Rangos de consolidacin mltiple como
origen de los datos en el paso 1 del Asistente para tablas dinmicas.

Una vez introducidos los rangos a consolidar, deber indicar si va a utilizar un nico
campo de pgina, de forma que los datos consolidados aparecern agrupados, o personalizar
campos de pgina con lo que podr asignar distintos campos de pgina para distintos rangos
de datos a consolidar.

La construccin de la tabla dinmica es similar en el resto de pasos que le indica el
asistente, teniendo que ubicarla en una determinada posicin. La tabla dinmica consolidada
mostrar los rtulos de columna nicos (entre los distintos rangos) como elementos de un
campo de columnas, y de la misma forma con los rtulos de fila nicos.

Excel le mostrar, en principio, todos los datos consolidados en un nico campo de
pgina, pero si hizo uso de la personalizacin de campos de pgina, puede ver los distintos
campos o los distintos valores para un mismo campo, desplegando la lista que aparece en el/los
campo/s de pgina.

Tambin deber cambiar los nombres de campos de filas y columnas ya que Excel
asigna nombres como Columna, Fila, etc. Simplemente tendr que situarse sobre el campo de
la tabla dinmica a editar y realizar los cambios oportunos.

P
8.5. CONSOLIDACIN DE DATOS

PAG. 177

Anlisis de Datos y Macros

En ocasiones, cuando se trabaja con frmulas, se conoce el resultado que se desea
alcanzar, pero se desconocen las variables que necesita la frmula para alcanzar dicho
resultado. Para resolver ese tipo de problemas, podr utilizar la bsqueda de objetivos.

Para encontrar el valor que resuelve una frmula, deber situarse en la celda que
contiene la frmula y a continuacin seleccionar Herramientas / Buscar objetivo. Esta orden
presenta el siguiente cuadro de dilogo.

En el campo para cambiar la celda deber introducir la referencia o el nombre de la
celda que contiene la variable que se debe modificar para conseguir el valor deseado; en el
campo con el valor deber introducir el valor que la frmula debe alcanzar y en el campo
Definir la celda tendr que introducir la referencia o nombre de la celda que contiene la
frmula cuyo valor desea conseguir.

Cuando usted acepte el cuadro anterior, dar comienzo la bsqueda de valores y al
terminar sta, se mostrar un cuadro de dilogo informativo del resultado de la operacin. Si el
resultado es satisfactorio y acepta el cuadro informativo, las celdas se actualizarn con los
nuevos valores, de otra forma las celdas quedan como estaban.

Para realizar la bsqueda de objetivos de forma correcta, deber tener en cuenta estos
aspectos:

9.1. BSQUEDA DE OBJETIVOS

PAG. 178

- Una celda cambiante (variable) debe contener un valor del que dependa, directa o
indirectamente, la frmula para la que se desea encontrar una solucin especfica.

- Una celda cambiante no puede contener una frmula.

- El cuadro Estado de la bsqueda aparecer en pantalla durante la bsqueda del
objetivo. Si elige el botn Pausa interrumpir la solucin.

- Si despus de pulsar el botn Pausa desea seguir buscando el objetivo, puede
seleccionar el botn Paso a paso o bien el botn Continuar para reanudar la bsqueda
normal.

- Si acepta la solucin de la bsqueda y despus cambia de parecer, podr deshacer la
accin inmediatamente despus de aceptarla mediante la orden Deshacer Buscar
objetivo del men Edicin.

Otra posibilidad que proporciona Excel es la utilizacin de una tabla de datos
para calcular distintos resultados de una operacin. Despus usted pueda evaluarlos y
elegir el ms adecuado.

Existen dos tipos de tablas:

- Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cmo afecta un valor a
una o varias frmulas.
- Tabla de dos variables: cuando se quiere comprobar cmo afectan dos valores a una
frmula.

Para utilizar una tabla de datos, deber
seleccionar el rango de celdas que contenga la frmula y
las variables a utilizar seleccionando despus la orden
Datos / Tabla. Esta orden mostrar el siguiente cuadro
de dilogo.

Para utilizar esta orden, primero deber seleccionar un rango rectangular que contenga
la frmula y las variables que se sustituirn en la celda variable; despus deber seleccionar la
orden Datos / Tabla introduciendo en el cuadro que activa la orden, la celda a variar. Si las
variables se introducen en una columna, deber introducir el nombre en el campo Celda de
entrada (columna); si se introducen en una fila, deber seleccionar el otro campo. Al aceptar
el cuadro de dilogo Tabla, se presentarn todos los resultados obtenidos para la frmula con
la utilizacin de las diferentes variables introducidas.

Este proceso tambin es posible realizarlo para ms de una frmula. Para ejecutar la
orden, deber llevar a cabo los mismos pasos que para la solucin de una sola frmula, pero
seleccionando un rango rectangular que incluya las variables y las frmulas.

PAG. 179

Si el estudio se quiere realizar para dos variables, slo se podr aplicar sobre una
frmula. Los distintos elementos necesarios en la operacin debern tener la siguiente
disposicin en la hoja de clculo:

- La celda que contiene la frmula deber ocupar el vrtice superior izquierdo del rea
que contendr el resultado de los clculos.

- Los diferentes valores de una de las variables debern ser introducidos en una columna,
mientras que los valores de la otra variable debern estar dispuestos en una fila, de
forma que los valores queden a la derecha y debajo de la frmula.

Deber tener en cuenta que el resultado obtenido de una tabla de datos es una matriz y
por tanto no es posible editar cada una de las celdas por separado. Para trabajar con estas
celdas, deber realizar las mismas operaciones que al trabajar con matrices.


PAG. 180

n escenario es un grupo de variables denominadas celdas cambiantes que se
guardan bajo un nombre. Trabajar con escenarios es otra forma de obtener
resultados cambiantes en funcin de los datos presentes en las celdas.

Para manejar los diferentes escenarios, deber ejecutar el Administrador de
escenarios situado en el men Herramientas.

En el cuadro del Administrador de escenarios se indican las celdas cambiantes de la
hoja y dispone de los siguientes botones:

- Mostrar: Muestra el escenario seleccionado y
recalcula las frmulas para las nuevas variables.
- Agregar: Crea un escenario nuevo.
- Eliminar: Elimina el escenario seleccionando la
lista de escenarios. La eliminacin de escenarios
no se puede cancelar ni deshacer.
- Modificar: Edita un escenario para modificarlo.
- Combinar: Combina los escenarios de varias
hojas de un mismo libro de trabajo.
- Resumen: crea un resumen de todos los
escenarios existentes en una hoja para as
comparar los resultados.

Para crear un escenario, deber situarse en el Administrador de escenarios y pulsar
sobre el botn Agregar. Entrar en un cuadro de dilogo para introducir el nombre del
escenario y el rango de las celdas cambiantes. Para indicar varias celdas cambiantes, deber
separarlas mediante [ ; ].

Al aceptar el cuadro Agregar escenario, aparecer un nuevo cuadro denominado
Valores del escenario en el que deber introducir los valores de las celdas cambiantes que
forman el escenario.

olver se puede utilizar para resolver problemas complejos creando un modelo de
hoja de clculo con mltiples celdas cambiantes. Al utilizar el Solver, hay que
definir el problema que desea resolver identificando la celda objetivo, las celdas cambiantes y
las restricciones que tendr el problema.
U
S
9.2. ESCENARIOS
9.3. SOLVER

PAG. 181

Deber utilizar el Solver cuando desee calcular el valor ptimo para una celda
mediante el ajuste de algunas de las otras celdas.

Para resolver un problema deber definir la celda objetivo, las celdas cambiantes y
las restricciones.

- La celda objetivo es la celda cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar.

- Las celdas cambiantes son aquellas celdas que son usadas por Solver para encontrar el
valor deseado en la celda objetivo.

- Las restricciones se aplican sobre la celda objetivo o sobre las celdas cambiantes para
que queden dentro de unos lmites establecidos.

La celda objetivo normalmente contiene una frmula y, de no ser as, deber ser una
celda cambiante. Si contiene una frmula, sta deber depender directa o indirectamente de las
celdas cambiantes especificadas.

Solver es una de las herramientas de anlisis ms potentes que proporciona Excel,
pudiendo resolver problemas de programacin lineal e incluso entera. Acceda a Solver a travs
del men Herramientas.

En el campo Cambiando las celdas deber indicar las celdas a cambiar por el Solver.
Si desea que Solver proponga las celdas basndose en la celda objetivo, deber seleccionar el
botn Estimar.

En el cuadro del Solver se presenta una lista de las restricciones incluidas para las
celdas. Estas restricciones pueden ser valores mnimos y mximos para cualquier celda. Para
especificar las restricciones, deber pulsar sobre el botn Agregar, accediendo a un cuadro de
dilogo con ttulo Agregar restriccin, donde podr incluir en el campo Referencia de la
celda la celda que contiene la frmula que depende directa o indirectamente de una o varias
celdas cambiantes.

PAG. 182

El proceso de solucin del problema se inicia al elegir el botn Resolver. Este proceso
consiste en pruebas sucesivas o iteraciones.

Durante cada iteracin Solver utiliza un conjunto nuevo de valores de celdas
cambiantes para volver a calcular la hoja y examina las restricciones y los valores de celda
ptimos. El proceso se detiene cuando se encuentra una solucin satisfactoria, cuando ya no es
posible avanzar o cuando alcanza el tiempo mximo permitido o el nmero mximo de
iteraciones.

Solver puede resolver tres tipos de problemas:

- Lineales (programacin lineal): las relaciones existentes entre las celdas cambiantes y
la celda objetivo son de carcter lineal.

- No lineales (programacin no lineal): las relaciones no son lineales.

- De enteros (programacin entera): el resultado del problema debe ser entero o de tipo
s o no (1 0).

as macros son funciones que permiten la ejecuten de distintos comandos de forma
consecutiva y automtica. Usted las utilizar cuando tenga que hacer un mismo
proceso una y otra vez y desee hacerlo de forma rpida.

Muchas de las funciones incluidas en Excel lo estn en forma de macros, como por
ejemplo el Guardado automtico.

Para crear una macro utilice el comando Herramientas / Macro / Grabar macro, con
lo que aparecer un cuadro de dilogo donde puede darle el nombre a la macro as como
indicar bajo qu combinaciones de teclas debe ejecutarse.

L
9.4. MACROS

PAG. 183

Tambin es importante decidir en qu lugar desea guardar la macro. Si desea que est
disponible siempre que trabaje en Excel, entonces deber guardarla en el libro de macros
personal, si slo desea que est disponible en el libro actual de trabajo, indique la opcin este
libro.

Una vez acepte el cuadro de dilogo, estar en disposicin de realizar las acciones
necesarias que constituyan la macro. A este respecto hay que advertir que todo lo que haga se
registrar en la macro, por lo que debe tener cuidado.

Para finalizar la macro pulse en el botn Detener macro. Tambin es importante
indicar que las referencias a las celdas se guardan de forma absoluta al crear las macros. Si
desea que se guarden de forma relativa, deber indicarlo pulsando en el botn Referencia
relativa. Ambos botones estn disponibles en la barra Grabar macro, que permanecer
visible en pantalla mientras est realizando las acciones que constituyen la macro.

La macro puede ejecutarse con la combinacin de teclas asignada o bien mediante el
comando Herramientas / Macro / Macros: elija la macro y pulse el botn Ejecutar.

Para finalizar, indicaremos que las macros son pequeos programas realizados en un
lenguaje comn a todas las aplicaciones de Office, el Visual Basic para Aplicaciones.
Aunque este lenguaje de programacin no es muy difcil, deber aprender a programar en el
mismo si desea realizar macros complejas o modificar las ya existentes.

xcel permite ciertos niveles de proteccin del trabajo que realiza. Cuando
hablamos de proteccin, nos estamos refiriendo a impedir que se produzcan
cambios no deseados bien en el libro de trabajo o bien en una determinada hoja de clculo.

Existen dos niveles fundamentales de proteccin: a nivel de libro de trabaja o a nivel de
hoja de clculo. Ambos comandos estarn disponibles a travs del men Herramientas /
Proteger.

PROTECCIN DEL LIBRO

Al elegir el comando Proteger libro del men
Herramientas / Proteger, aparecer el siguiente cuadro de
dilogo.

Si decide proteger la estructura del libro, un usuario
no autorizado no podr:

- Ver las hojas de clculo que estn ocultas.
- Mover, eliminar, ocultar o cambiar de nombre a las
E
9.5. NIVELES DE PROTECCIN

PAG. 184

hojas de clculo.
- Insertar nuevas hojas de clculo u hojas de grficos. Sin embargo, s que podr
agregar grficos incrustados en una hoja existente.
- Mover o copiar hojas de clculo en otro libro.

Si la proteccin se realiza activando la casilla Ventanas, entonces se incluye
proteccin para impedir:

- Cambiar el tamao y la posicin de las ventanas del libro cuando ste se abra.

- Mover, cambiar el tamao o cerrar las ventanas. Sin embargo, pueden ocultarse o
mostrarse las ventanas.

Para que la proteccin sea efectiva, deber incluir una contrasea, ya que en otro caso,
un usuario no autorizado, simplemente deber ejecutar el comando Desproteger libro para
poder realizar cualquier cambio en el mismo.

PROTEGER LA HOJA DE CLCULO

Al proteger la hoja de clculo en s y no el libro en su totalidad (a travs del comando
Proteger hoja del men Herramientas / Proteger), estar incluyendo un nivel de proteccin
ms concreto del trabajo que ha realizado.

Puede proteger la hoja contra cambios en su
contenido, con lo que impedir que otros usuarios puedan
cambiar el contenido de las celdas y los objetos grficos que
se incluyan en la hoja de clculo.

Si la proteccin es para objetos, entonces un usuario
de la hoja de clculo no podr eliminar o cambiar de
posicin o tamao cualquier objeto insertado en la hoja.
Finalmente, si lo que desea es que los usuarios no puedan
modificar los escenarios creados en la hoja, active esta
casilla.

Fjese como la proteccin es incrementar, es decir, puede activar una, dos o tres casillas
en este cuadro de dilogo (como ocurra tambin en la proteccin del libro), indicando en cada
caso el nivel de proteccin deseado.

Tenga mucho cuidado en no olvidar la contrasea que utilice para proteger su trabajo.
Sin ella no podr acceder a esa informacin.

En ocasiones desear proteger ciertas zonas de su hoja de clculo y dejar otras que s
puedan ser editadas.

PAG. 185

Por ejemplo, piense en la creacin de una factura. Usted desear que el usuario pueda
rellenar las lneas de detalle de la factura incluyendo el producto vendido, la cantidad y el
precio de cada uno, etc.

A travs de la ficha Proteger del comando Celdas (men Formato) podr desproteger
una determinada zona y mantener otra protegida. En esta ficha aparece la casilla Bloqueada,
que slo tiene sentido cuando la hoja est protegida. En ese caso si usted desactiva esta casilla,
las celdas seleccionadas estarn disponibles para el usuario. Lgicamente esta accin no podr
realizarse una vez se ha protegido la hoja de clculo.

Existe otro nivel de proteccin, se refiere a la posibilidad de proteger el archivo para
que slo pueda ser abierto por aquellos usuarios autorizados. Esta proteccin ya ha podido ser
vista en este curso, cuando estudiamos la forma de guardar un libro de trabajo.

A travs del comando Guardar como del men Archivo y pulsando el botn
Opciones de su cuadro de dilogo, podr establecer tanto una contrasea contra escritura como
una contrasea que impida abrir el libro a un usuario que la desconozca.

Si necesita ms informacin, acuda a la leccin que trata la forma de guardar libros en
Excel.


PAG. 187

Colocar Datos en la Web

Microsoft Office 2000 est preparado para trabajar y crear documentos con tecnologa
de Web, ya sea como objetivo Internet o una red local que funcione de la misma forma, es
decir, una intranet.

Una de las caractersticas que ms destacan es la posibilidad de insertar hipervnculos
en sus hojas de clculo que le permitan "navegar " entreellas.

Un hipervnculo es un elemento, es decir, texto, imagen o cualquier otro objeto, que
tiene la peculiaridad de responder al hacer clic con el ratn sobre l.

Al hacer clic sobre un hipervnculo, se salta a una nueva posicin. Esta posicin puede
ser otra zona del mismo libro, un libro distinto o incluso una direccin de Internet.

En la barra de herramientas Estndar de Excel aparece el botn Insertar hipervnculo
. Al . Al pulsar en l estar indicando que desea que el objeto seleccionado (puede ser la celda
activa u otro elemento situado en la hoja de clculo) va a contener un hipervnculo. Aparecer
el cuadro de dilogo de la figura adjunta.

En este cuadro de dilogo se indica dnde queremos saltar al hacer clic sobre el
hipervnculo. Como puede ver, la ubicacin donde va a saltar puede ser un documento de su
equipo, una direccin de red local o una direccin de Internet.

10.1. INSERTAR HIPERVNCULOS

PAG. 188

Si es un libro de Excel u otro documento de Office, podr indicar un lugar especfico
de dicha ubicacin. Para ello har uso del nombre del rango al que desee saltar, si es un libro
de Excel o, por ejemplo, de un marcador si es un documento de Word. Esto se consigue a
travs del botn Marcador.

Excel muestra la existencia de un hipervnculo aplicando el color azul al texto de la
celda donde se ha insertado. Una vez ha utilizado el hipervnculo, es decir ha pulsado en l,
dicho color cambia para indicarle que ya ha visitado la ubicacin a la que est marcando.

Esto no le impide que pueda volver a utilizar el hipervnculo.

Al situarse con el puntero del ratn por encima de un hipervnculo, podr observar
cmo Excel indica la existencia del mismo cambiando el puntero (se transforma en una mano).
Si decide pulsar en el hipervnculo, Excel se trasladar a la ubicacin apuntada.

Para permitirle una forma ms sencilla de trasladarse de un lugar a otro, Excel mostrar
la barra de herramientas Web, que ya debe conocer si ha utilizado alguna vez el explorador
Internet Explorer.

Cuando utilice los hipervnculos para trasladarse a las distintas ubicaciones que
marcan, es posible que llegue a perderse entre tanto salto. Para evitar esta circunstancia, Excel
incluye una barra de herramientas que facilita la navegacin por los distintos documentos que
est visitando, ya sea una pgina Web en Internet u otro documento en su equipo.

La barra de herramientas Web le ser familiar si ha utilizado Internet Explorer, que
es el explorador de Internet de Microsoft y viene incluido en el paquete Office 2000.

A continuacin se describe esta barra de herramientas.

10.2. LA BARRA WEB

PAG. 189

- Botones Atrs y Adelante: cuando se desplaza a distintos lugares, ya sea a travs de
hipervnculos que tiene insertado en su documento o a travs de la lista direccin de
esta misma barra, puede acceder a la anterior ubicacin o a la siguiente accedida a
travs de estos botones, en el orden en el que ha ido accediendo.

- Botn Detener: Cuando intenta acceder a una direccin de red o de Internet, es posible
que el acceso se realice extremadamente lento. Si es el caso, podr detener el acceso a
dicha direccin con este botn y volver a intentarlo en otro momento.

- Botn Actualizar: Vuelve a cargar la pgina actual. Es posible que necesite esta
circunstancia para ver claramente una pgina.

- Botn Pgina de inicio: permite acceder rpidamente a la pgina o documento que ha
establecido como de inicio. Esta pgina puede ser la que ms utilice frecuentemente,
por lo que desea poder acceder a ella rpidamente.

- Botn Buscar en el Web: Permite acceder a la pgina de bsqueda. En Internet existe
un gran nmero de direcciones donde se pueden realizar bsquedas. Tambin podra
tener una direccin de pgina de bsqueda en su propia red. Tiene el mismo sentido
que el botn del cuadro de dilogo Abrir.

- Botn Favoritos: al igual que sucede en los cuadros de dilogo Abrir y Guardar
como, puede buscar en la carpeta Favoritos o incluso insertar la direccin a la que ha
accedido en dicha carpeta de forma que despus el acceso sea ms rpido.

- Botn Ir: Permite acceder a un men en el que estn varios comandos, como abrir
cierta direccin, acceder a la pgina de inicio y cambiarla, acceder a la pgina de
bsqueda y cambiarla, ir hacia adelante, hacia atrs, etc. Todas estas opciones, excepto
las de establecer la pgina de inicio y de bsqueda, son accesibles a travs del resto de
botones de la barra.

- Botn Mostrar slo la barra Web: Oculta de pantalla el resto de barras de
herramientas, de forma que tenga ms espacio para trabajar con los distintos
documentos y pginas a los que est accediendo.

- Lista Direccin: permite escribir una determinada direccin para acceder a ella.
Adems, va guardando las direcciones a las que ha estado accediendo, de forma que
pueda volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

Excel permite que usted apunte a cualquier lugar a travs de los hipervnculos. Pero
tambin puede acceder directamente a cualquier direccin utilizando esta barra de
herramientas.

Fjese como hablamos de direcciones tanto para un documento situado en su propio
ordenador como para una direccin de un pgina Web que pueda estar en Internet.


PAG. 190

El objetivo es que trabaje con los documentos que necesite sin preocuparse de la
localizacin de estos. El hecho de que la informacin necesaria est en un pagina Web en
Estados Unidos o que est en su mismo equipo es una circunstancia que no le debe preocupar,
para ello ya estn las aplicaciones.

Aunque hemos visto que podemos trabajar en Excel como si estuviramos en un
explorador de Web, utilizando hipervnculos entre libros o accediendo a la barra Web, ste no
es el aspecto ms fuerte de Excel 2000 que vamos a estudiar en esta leccin.

Con Excel 2000 usted podr colocar sus libros u hojas de clculo en la Web de su
organizacin o incluso en la World Wide Web de Internet.

Las ventajas que esto implica son dos fundamentalmente:

- El resto de compaeros de su empresa no necesitan disponer de Excel para poder ver
e incluso modificar los datos que usted proporciona en la Web. Para ello slo
necesitarn disponer de un explorador de Web.

- Es mucho ms fcil mantener actualizados los datos que desea compartir, ya que
todos los usuarios accedern a la misma informacin.

Cuando usted decide colocar sus datos de Excel en la Web, debe tomar una decisin
crucial: permitir que los usuarios puedan interactuar con ellos o no.

En este captulo se estudia cmo colocar datos estticos, es decir, los usuarios podrn
ver dichos datos, pero no podrn hacer nada ms.

Para poder colocar datos de Excel en la Web, es necesario utilizar un tipo especfico de
formato de archivo, el formato HTML.

El formato HTML es aqul con el que se crean las pginas Web y es un formato de
archivo que est disponible en cualquier aplicacin de Office 2000.

Usted podr guardar en este formato cualquier documento, sin que ello implique que
desaparezca el documento original. Para ello, elija Guardar como pagina Web en el men
Archivo.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que las posibilidades de Excel son mayores
que las del lenguaje HTML. Esto quiere decir que en la versin Web de su hoja de clculo
10.3. COLOCAR DATOS ESTADSTICOS

PAG. 191

libro de trabajo es posible que se pierdan ciertas caractersticas. Acuda a la ayuda de Excel
para informase al respecto.

Al elegir el comando Guardar como pgina Web aparecer el cuadro de dilogo de la
pgina siguiente.

Lo primero que podemos hacer es guardar el libro completo. Por ejemplo, el libro de
la figura se guardar como Wingraf.htm, es decir, el mismo nombre que tena pero con la
extensin htm.

Es importante guardar previamente el archivo en el formato de Excel, de forma que
posteriormente sea sencillo modificarlo. Despus, lo har en el formato HTML.

Por otra parte, lo que nos interesa es saber cmo van a ver este libro los usuarios
que accedan a l a travs de un explorador, es decir, a travs de la Web. Puede verlo en la
figura siguiente, utilizando Internet Explorer.


PAG. 192

En la figura destaca la aparicin de las etiquetas de hoja de clculo en la parte inferior,
casi como aparecen en el propio Excel.

De la misma forma que se guarda un libro entero en formato HTML, puede guardar
una hoja de clculo o un grfico. Para ello, seleccione primero el elemento (si es la hoja de
clculo, simplemente sitese en ella) y en el cuadro de dilogo Guardar como, active la opcin
Seleccin, en lugar de la de Todo el libro.

Cuando guarda los datos de forma esttica, las pginas Web que se crean pueden ser
mostradas prcticamente con cualquier explorador de Web, como Internet Explorer o Netscape
Navigator.

As, los datos suelen transformarse en tablas HTML, y los grficos en un formato
adecuado: GIF J PEG.

Sin embargo, recuerde que de esta forma, los usuarios que acceden a travs de la Web a
dichos datos no tienen otra opcin ms que la de poder verlos. En muchas ocasiones, esto ser
ms que suficiente.

En Excel 2000 puede incluso proporcionar los datos de forma interactiva, es decir, que
los usuarios no se limiten a verlos, sino que incluso puedan modificarlos como si estuvieran en
el propio Excel.

Puede colocar los siguientes datos de forma interactiva:

- Una hoja de clculo: el usuario podr modificar los valores de las celdas para volver a
calcular los resultados.
- Una tabla dinmica: el usuario podr cambiar la forma de ver de los datos, mostrando
ms o menos detalle.
- Un grfico dinmico: igual que en el caso anterior, pero con un grfico dinmico.

Y todo esto sin disponer de Excel, sino simplemente con su explorador de Web y una
serie de complementos que aparecen con Office 2000.

En el caso de querer publicar un grfico interactivo, debe disponer ya de un grfico
dinmico o de una tabla dinmica en la que basarse. Despus, elija el comando Guardar como
pgina Web y active la casilla Agregar interactividad.

10.4. COLOCAR DATOS INTERACTIVOS

PAG. 193

En lugar de pulsar en Guardar, hgalo en Publicar, con lo que le aparecer el siguiente
cuadro de dilogo.

En este cuadro, en la lista Agregar interactividad con, indicar que tipo de
interactividad desea utilizar. Si es un grfico, slo tiene una opcin, pero si es una hoja de
clculo, podr hacer que se publique como una hoja de clculo o como una tabla dinmica.

La diferencia se encuentra en lo que usted puede hacer en cada caso. Por ejemplo, en la
hoja de clculo interactiva podra modificar el valor de alguna celda para obtener nuevos
resultados, mientras que en una tabla dinmica interactiva podra resumir ms o menos los
datos que aparecen reflejados.


PAG. 194

Adems, si est activada la casilla Abrir la pgina en el explorador Web, despus de
guardar el archivo, lo mostrar en su explorador.

J unto al grfico dinmico siempre aparece la tabla dinmica en la que se basa.
Modificando el nivel de resumen que desea mostrar en sta, estar modificando al mismo
tiempo el grfico dinmico.

Observe lo que esto significa: est hacindolo desde el explorador de Web y no desde
Excel. Sus compaeros podrn no slo ver los datos que usted ha publicado, sino que podrn
adaptrselos a lo que ellos necesitan.

Para poder ver y utilizar datos interactivos, los usuarios deben disponer de:

- Internet Explorer 4.01 o superior.

- Microsoft Office Web Components: son una serie de programas que aparecen junto a
Microsoft Office.


PAG. 195

Sin embargo, si slo desea que accedan a datos estticos, ser suficiente con
prcticamente cualquier explorador de Web.

Hemos insistido en que los usuarios accedern a los datos a travs de la Web de la
organizacin o incluso de Internet a travs de un explorador.

Para ello, es necesario publicar las pginas Web en un servidor Web, es decir, en un
equipo donde se guarden las pginas para que el resto pueda acceder a ellas. Este equipo
dispondr de todo el software necesario para actuar como servidor Web, independientemente
de si est conectado a Internet o es un equipo de la intranet.

Microsoft Office 2000 permite guardar los documentos directamente en este tipo de
ubicaciones a travs del cuadro de dilogo Guardar como.

Observe cmo en la barra de ubicaciones, situada a la izquierda de este cuadro,
aparecen las Carpetas Web.

Una carpeta Web no es ms que una ubicacin que se refiere a un servidor Web. Si
usted tiene acceso a este tipo de lugares, debe acceder a travs de este botn. Lgicamente
deber tener privilegios para poder guardar en dicho lugar.

A la hora de acceder a una pgina Web situada en un servidor Web, ya no es posible
abrirla como un archivo de su disco duro. Ahora usted debe acceder a su direccin ya que es
un recurso Web.

10.5. PUBLICAR SERVICIOS EN EL SERVIDOR WEB

PAG. 196

La direccin del recurso se compone de un protocolo y de su localizacin exacta. Por
ejemplo, en la direccin http://servidor/Pblico/Productos.htm, tenemos la pgina Web
Productos.htm en la carpeta Pblico del equipo servidor.

Para acceder a esta pgina, se utiliza el protocolo HTTP, que es el necesario para estos
casos.

La diferencia fundamental entre guardar un libro en formato HTML en su disco duro o
en un servidor Web es fundamental a la hora de que el resto de usuarios puedan acceder a l.

Slo si est en el servidor Web, el resto de usuarios podrn utilizar su explorador de
Web y solicitarlo como lo haran con cualquier otra pgina de Internet.

Observe cmo, al hacerlo, slo se crea una versin del libro en formato HTML al que
acceden el resto a travs de su navegador. Las modificaciones que stos realicen en su equipo
no se vern reflejadas en el archivo publicado en el servidor.

sta es la estrategia que persiguen las aplicaciones de Office 2000. Ahora ya no estn
enfocadas exclusivamente hacia Internet sino que, utilizando la misma tecnologa, enfatizan el
uso de pequeas redes o intranets en las organizaciones que funcionen de la misma forma.

El objetivo es que el explorador de Internet sea la aplicacin utilizada para acceder a la
informacin que necesite, sin importar el lugar en el que esta informacin se encuentre.

Por ello, es mejor hablar de explorador de Web que explorador de Internet.

Si desea ampliar sus conocimientos respecto al mundo de las pginas Web y la
creacin de servidores Web, tiene a su disposicin el curso Diseo de pginas Web.

Ejercicios Prcticos
Microsoft Excel 2000
Modulo Avanzado


PAG. 199

INDICE PRACTICAS MICROSOFT EXCEL AVANZADO

LECCIN 01: MATRICES Y CLCULOS
Prctica 1

LECCIN 02: LISTAS
Prctica 2

LECCIN 03: FILTROS
Prctica 3

LECCIN 04: SUBTOTALES
Prctica 4

LECCIN 05: AVANZADOS SOBRE GRFICOS
Prctica 5

LECCIN 06: MAPAS DE DATOS
Prctica 6

LECCIN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS
Prctica 7

LECCIN 08: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS
Prctica 8

LECCIN 09: ANLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS
Prctica 9

EJERCICIO FINAL EXCEL 2000 AVANZADO


PAG. 201

LECCIN 01: MATRICES Y CLCULOS

Acceda a Excel e introduzca la siguiente tabla en el nuevo libro que aparece por
defecto. Guarde dicho libro como A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
Prctica 11A.xls.

Los impuestos son el 25% del Beneficio del semestre y los Beneficios Netos son la
diferencia entre los Beneficios y los Impuestos. (Fjese cmo el nico valor constante es la
columna de Beneficios).

Utilice una frmula matricial para crear la fila de totales.

Cree un nuevo libro e introduzca una tabla anloga, pero con nuevos valores de
Beneficios, tal como puede ver en la siguiente figura. Puede copiar la tabla del primer libro
para ahorrarse trabajo. Guarde el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000
Professional Avanzado\ Prctica 11B.xls.

Cree un nuevo libro que servir de resumen de los dos anteriores. Introduzca los rtulos
necesarios e inserte las frmulas para que tenga el aspecto de la figura situada en la pagina
siguiente. Las frmulas de resumen deben hacer referencia a la suma de los totales de las dos
empresas (sern referencias externas). Es recomendable tener visibles los tres libros para no
equivocarse en la introduccin de las referencias.

Guarde el libro resumen con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000
Professional Avanzado\ Prctica 11C.xls y cierre todos los libros.


PAG. 202

Vuelva a abrir el libro A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
Prctica 11C.xls y compruebe cmo Excel le avisa de que este libro tiene vnculos con otros
libros de trabajo.

En la segunda parte de la prctica va a trabajar con la forma de clculo de Excel:

Abra el libro A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\ Prctica
07B.xls.

Escriba una frmula sencilla cualquiera (por ejemplo =3+4) en una celda fuera de la
tabla y pulse [Intro]. Observe cmo las ventas de cada vendedor han cambiado. Introduzca
otras frmulas y compruebe que esto sucede cada vez que cambia la frmula.

Realice los pasos necesarios para que esto no ocurra. Comprubelo introduciendo una
nueva frmula.

Vuelva a dejarlo como estaba y cierre el libro, descartando los cambios.


PAG. 203

LECCIN 02: LISTAS

Introduzca la lista de la figura teniendo en cuenta que los valores posibles para la
columna de Gnero deben aparecer en una lista desplegable (esta lista debe estar ordenada con
las opciones que aparecen en la figura). Adems deber indicar un mensaje en el momento de
seleccionar una celda de dicha columna indicando esta caracterstica.

Guarde el libro como A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
Prctica 12.xls.

Utilizando el formulario de datos, seleccione las pelculas que pertenezcan al gnero
Comedia y visualcelas mediante los botones Buscar anterior y Buscar siguiente.

Ordene la lista por orden alfabtico de gneros.

Salga de Excel sin guardar los cambios realizados.


PAG. 204

LECCIN 03: FILTROS

Abra el archivo A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Prctica
12.xls.

- Utilice el Autofiltro para seleccionar las pelculas que correspondan al gnero
Comedia
- De entre sas, seleccione aquellas pelculas cuyo ttulo sea mayor que T.
- Copie los registros de la lista (completa) que tiene como Gnero Western a partir de la
celda B15. Site el rango de criterios en la B12 (ttulo) y B13 (valor para el filtrado).
- Guarde el libro como Prctica 13.xls y salga de Excel hasta la prxima prctica.


PAG. 205

LECCIN 04: SUBTOTALES

Introduzca la tabla adjunta con los formatos adecuados.

Guarde en el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional
Avanzado\ Prctica 14A.xls.

- Realice los subtotales para cada empresa, acumulando las Ganancias y los
Ingresos.
- Elimine los subtotales.
- Cree unos nuevos subtotales por pases y acumulando las Ganancias.
- Calcule del mismo modo los promedios de Impuestos por pases (este subtotal
sustituir al anterior).
- Visualice nicamente el promedio general de Impuestos.
- Guarde el libro con los nuevos cambios dndole el nombre A:\ Prcticas Microsoft
Excel 2000 Professional Avanzado\ Prctica 14B.xls y abandone Excel.


PAG. 206

LECCIN 05: AVANZADOS SOBRE GRFICOS

Abra el archivo A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Bsico\ Prctica
10.xls y sitese (si no lo est) en la hoja de grfico.

Realice las siguientes operaciones sobre el grfico:

Cambiar el tipo de grfico al rea con efecto 3D.
Cambiar el tamao de la letra de los elementos de texto del grfico: el nuevo
tamao para todos ser de 16 puntos.
Aplique el realce negrita a los ttulos del grfico.
Oculte la leyenda.
Cambie la Vista en 3D de forma quien se aplique:
Giro de 80
Perspectiva de 40.

Indique que se muestren las lneas de divisin principales del eje X.

Guarde el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
Prctica 15.xls.

Aplique un tipo de grfico personalizado, exactamente el reas 3D en color. Observe el
resultado.

Salga de Excel sin guardar los cambios.


PAG. 207

LECCIN 06: MAPAS DE DATOS

En esta prctica utilizar el libro Mapstats.xls para representar datos demogrficos de
Espaa. Debe buscar la ubicacin de dicho libro en su ordenador. Normalmente se encontrar
en C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Datamap\Data. Si no es as,
utilice el cuadro de dilogo Abrir para localizarlo. (Si no lo encuentra, es posible que no lo
haya instalado, consulte el manual del curso para ms detalles).

- Abra el libro Mapatats.xls. Sitese en la hoja de clculo Espaa.
- Inmovilice las columnas A y B para poder verlas en todo momento
- Seleccione los siguientes rangos de datos: B3:B20, AY3:AY20 y BB3:BB20. Recuerde
que es una seleccin de celdas no adyacentes.
- Copie los datos los datos en el portapapeles y cree un libro nuevo. Pegue los datos en el
nuevo libro.
- Cree un grfico de columnas donde representar las dos series de datos.
- Modifique el color de la serie de datos que aparece con el color verde. Haga que
aparezca con el color azul.
- Modifique la altura de las columnas del mapa de forma que cada 500.000 habitantes el
alto sea de 1 cm.
- Debe conseguir que se vea completamente el mapa, incluidas las Islas Canarias, as
como la leyenda.
- Salga de Excel guardando el libro como A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000
Professional Avanzado\ Prctica 16.xls.


PAG. 208

LECCIN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS

Para realizar esta prctica, deber asegurarse de que tiene instalado Microsoft Query en
su ordenador. Lo podr comprobar al elegir el comando Nueva consulta de base de datos...
en el men Datos / Obtener datos externos.

Se utiliza una base de datos creada en dBase IV, que podr encontrar en la carpeta
Trabajos\Lec17 del directorio donde tenga instalado el curso. Esta base de datos tiene el
nombre Pedidos.dbf

Inicie Excel y cree una consulta de forma que se pueda acceder a la siguiente informacin:

Base de datos: Pedidos.dbf.
Tabla PEDIDOS.
Campos: N_PEDIDO, N_CLIENTE, N_EMPLEADO, NOM_DEST, F_PEDIDO,
F_ENTREGA, IMPORTE, GASTOS_ENV.
Filtro: slo nos interesan aquellos pedidos cuyo importe supere los 1000 dlares.
El resultado de la consulta deber aparecer ordenado por el campo N_ PEDIDO.

Devuelva los datos a Excel a partir de la celda Al.

Guarde el libro con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional
Avanzado\ Prctica 16.xls y salga de Excel.

NOTA: Ser necesario crear un nuevo origen de datos que permita acceder a la base de
datos. El nombre de la fuente puede ser Prctica de MS-Query 2000.


PAG. 209

LECCIN 08: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

Introduzca la tabla siguiente en el libro actual.

Cree una tabla dinmica como la siguiente en la hoja nueva.

Tenga en cuenta que, una vez creada la tabla, debe aadirle formato a los nmeros
mediante cl botn Configuracin de campo en la barra de herramientas Tabla dinmica,
pulsando el botn Nmero.

Cree un grfico dinmico en un solo paso y a partir de esta tabla dinmica.


PAG. 210

Modifique el grfico, de forma que el campo Marca sea un campo de pgina en lugar
de ser de fila. Observe cmo este cambio tambin se produce en la tabla dinmica asociada.

Compruebe cmo puede ver los detalles para todas las marcas o slo para una de ellas.

Guarde el libro como A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\


PAG. 211

LECCIN 09: ANLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS

La hoja de clculo de la figura representa la situacin actual de la empresa
FICTICIA S.A.

Esta empresa puede fabricar con una mquina dada tres productos distintos: P1, P2 y
P3. Debido a un problema de la mquina, su funcionamiento no puede sobrepasar las 45 horas
semanales, cifra sta que est siendo sobrepasada en la actualidad.

El producto Pl proporciona un beneficio neto unitario de 4 u.m., el beneficio de P2 es
de 12 u.m y el de P3 de 3 u.m.

Para realizar un producto P1, la mquina tarda 0,02 horas, 0,04 horas para los
productos P2 y 0,013 horas para los productos P3.

Adems, el departamento de ventas ha cuantificado las ventas mximas que se pueden
realizar de cada uno de estos productos a la semana: 1000, 500 y 1500 para los productos P1,
P2 y P3, respectivamente.

Realice un modelo utilizando la herramienta Solver de forma que Excel proporcione
una solucin para maximizar el beneficio que se pueda obtener, dadas las nuevas
circunstancias de la mquina.

Deber tener en cuenta que no se pueden fabricar partes de una pieza, es decir, en
cualquiera de los casos, el nmero de unidades a fabricar de cada uno de los productos debe
ser siempre un nmero entero.

Guarde el libro de trabajo con el nombre A:\ Prcticas Microsoft Excel 2000
Professional Avanzado\ Prctica 19.xls.


PAG. 212

EJERCICIO FINAL

En esta prctica final va a demostrar la consolidacin de varios conocimientos
adquiridos a lo largo del curso.

Cree un libro nuevo e introduzca la tabla de datos que a continuacin se adjunta. Se
trata de datos referentes a las cotizaciones de valores de bolsa.

Observe cmo los valores de la ltima columna se obtienen a partir de una frmula que
relaciona la variacin experimentada por un valor a lo largo de la semana.

Debe conseguir que, al pulsar en el texto Argentaria, se acceda inmediatamente a la
Hoja2, donde estarn los datos que puede ver en la figura siguiente. Pruebe que funciona bien.

Vuelva a la Hoja l, y muestre slo los 5 valores que ms han subido a lo largo de la
semana.

Vuelva a mostrar todas las filas y obtenga subtotales de forma que se pueda ver el
porcentaje del rendimiento conjunto para cada sector. El resultado ser como el de la figura
que se muestra a continuacin.

PAG. 213

Realice un grfico que represente slo los subtotales por sector. El grfico debe tener el
aspecto de la figura siguiente.

-2,0 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 14,0 16,0 18,0 20,0
Por cent aje
Total BANCOS
Total CARTERA
Total COMUNICACIONES
Total ELCTRICA
Total QU MICAS
Total SIDEROMETALRGICAS
Total VARIOS
S
e
c
t
o
r
VARIACIN SEMANAL POR SECTORES
Total VARIOS
Total SIDEROMETALRGICAS
Total QUMICAS
Total ELCTRICA
Total COMUNICACIONES
Total CARTERA
Total BANCOS

Guarde el libro como A:\Prcticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
Ejercicio Final Excel Avanzado.xls y salga de Excel.

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