MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DIGARMAS

DE FLUJO EN LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Mara Patricia Ugalde R!er
PRESENTACION
El vertiginoso ambiente que envuelve a todas las organizaciones, la
creciente complejidad en sus estructuras, la adopcin de tecnologa
avanzada, el alto volumen de operaciones que realizan, la variada
cantidad de recursos que se les asignan y el aumento generalizado en la
demanda por sus productos y servicios, ha generado una nueva
dimensin en las funciones directivas clsicas: la administracin del
cambio.
a rede!nicin de roles y funciones en las organizaciones, conlleva
indefectiblemente a la rede!nicin funcional al interior de ellas. a tarea
es determinar qu" hacemos, de qu" forma lo ejecutamos y qu" labores
requieren ser creadas, modi!cadas o eliminadas.
#e desprende de inmediato que las nuevas estructuras institucionales,
requieren la implantacin e implementacin de un nuevo estilo de
gestin, que implica la transformacin del antiguo modelo de gestin
por normas a uno de gestin por resultados.
En el seno de todas las organizaciones espec!camente en nuestros
archivos, se vuelve imperativa la necesidad de contar con instrumentos
administrativos como los Manuales de Procedimientos, que apoyen la
atencin del quehacer cotidiano, de modo que, en forma ordenada,
plani!cada y oportuna consigan la comunicacin, coordinacin, direccin
y evaluacin administrativas e!cientes.
a solucin al problema del cambio constante, no radica en un individuo
con per!l de h"roe que deslumbre a todos los integrantes de la
organizacin hasta lograr que lo secunden !elmente en su propsito. En
el mundo moderno, hablar de transformacin implica considerar
procesos estandarizados, debidamente estructurados y esquematizados
que permitan transmitir al nuevo empleado y reforzar en los antiguos,
en forma gil y oportuna la cambiante dinmica laboral.
1
$entro de esta perspectiva de cambio, las organizaciones demandan
colaboradores cada vez ms comprometidos y partcipes del quehacer
organizacional y es precisamente aqu, donde debe surgir el profesional
en archivstica como soporte y facilitador de la dinmica institucional.
El archivista posee, adems de su potencial acad"mico sobre t"cnicas y
procesos rigurosamente establecidos, la mayor fuente de poder que
e%iste en la actualidad la informacin porque es precisamente en los
archivos, especialmente de gestin donde se llega a dominar al pie de la
letra todas las actividades, movimientos y secuencia de las operaciones
que se ejecutan en la o!cina, as como sus interrelaciones con otras
dependencias.
&onscientes del papel fundamental que representa el archivista en la
'rganizacin, se pretende en este trabajo, dotar a este profesional de
los aspectos metodolgicos bsicos de anlisis administrativo, para el
dise(o, elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo, revisin y
actualizacin permanente de )anuales de *rocedimientos y $iagramas
de +lujo de uso diario en cualquier proceso archivstico que se quiera
estandarizar y simpli!car.
Es conveniente anotar que no se pretende abarcar toda la gama de
manuales administrativos que e%isten ni todas las posibilidades para su
formulacin. ,ntes bien, se propone aportar elementos de juicio
espec!cos para la elaboracin de )anuales de *rocedimientos y
$iagramas de +lujo que puedan ser verdaderamente -tiles a archivistas
o cualquier persona que desee estandarizar y agilizar la ejecucin de sus
actividades cotidianas.
*ara efectos didcticos, el trabajo se esquematiza en seis apartados. El
primero, e%pone las generalidades sobre manuales administrativos,
concepto, importancia y objetivos que persiguen.
El segundo apartado se re!ere a la clasi!cacin de manuales y
contiene una breve e%plicacin de cada uno de ellos.
El tercer apartado para mejor interpretacin del lector, e%pone en
forma espec!ca y detallada en que consisten los )anuales de
*rocedimientos, su contenido y pautas esenciales a considerar para su
elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo, revisin y actualizacin
permanente.
2
El cuarto apartado presenta uno de los formatos ms utilizados para la
elaboracin de )anuales de *rocedimientos.
El quinto apartado enfoca los aspectos ms relevantes sobre
$iagramas de +lujo o +lu%ogramas, de!nicin, ventajas de la t"cnica de
diagramacin, algoritmos utilizados y su elaboracin.
*or -ltimo, el sexto apartado enlaza los )anuales de *rocedimientos
con su insercin en la &ultura 'rganizacional, como instrumentos
esenciales para aplicar cambios trascendentales en la 'rganizacin y
erradicar viejas prcticas y procedimientos obsoletos.
I. MANUALES AMINISTRATI!OS
"." Concepto de Manua#es Administrati$os
os manuales administrativos, son documentos de uso diario. #on
documentos que contienen informacin vlida y clasi!cada sobre una
determinada materia de la organizacin.
)anual ...es un conjunto de instrucciones, debidamente
ordenadas y clasifcadas, que proporcionan informacin
rpida y organizada sobre prcticas administratias.
!ontiene datos e informacin respecto a procedimientos,
instrucciones, normas de sericio etc.
"
".% Importancia de #os Manua#es Administrati$os
, lo largo del quehacer diario en toda clase de organizacin, se adoptan
reglas, normas de servicio, instrucciones, rdenes y formas de hacer las
cosas, que los empleados deben conocer para realizar en forma
satisfactoria su trabajo.
Estas instrucciones son comunicadas a las personas en el momento
oportuno, en muchos casos verbalmente, pero con el paso del tiempo
aun cuando consten en soportes escritos, informticos magn"ticos o
cualesquiera que sean, son archivadas y, por lo general, caen en el
olvido por falta de consulta, por no saber donde estn o por
desconocimiento por parte de nuevas personas.
&on el tiempo las normas y reglamentos cambian, algunos son
reemplazados por otros y su contenido se hace cada vez ms disperso.
.o hay control y los empleados no saben en realidad cuales estn en
vigencia y cuales no, tienen dudas de cmo proceder en su trabajo
ocasionando con ello: p"rdida de tiempo, trabajos incompletos o
incorrectos, bajas en los parmetros de control de calidad y lo que es
1
Idalberto Chiavenato. Administracin de Recursos Humanos. Tercera Edicin. Mxico: Mc Graw Hill,
19, !. 9".
#
peor errores que no son percibidos de inmediato y son trasladados y
continuados por otros empleados y que con el paso del tiempo
ocasionan p"rdidas irreparables que desvirt-an a la empresa o
institucin.
En respuesta a lo antes mencionado, surgen los manuales
administrativos como documentos que sirven de medio de comunicacin
y coordinacin entre los diferentes niveles de la organizacin,
registrando en forma ordenada y sistemtica, toda la informacin de la
organizacin: legislacin, estructura, historia, objetivos, polticas,
procedimientos e instrucciones y lineamientos necesarios para el mejor
desempe(o de labores cotidianas de todos y cada uno de los miembros
de la organizacin.
$
".& O'(eti$os de #os Manua#es Administrati$os
*resentar una visin de conjunto de la organizacin /individual,
grupal o sectorial0.
*recisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa
para establecer responsabilidades, evitar duplicidad de trabajo y
detectar omisiones.
*ropiciar la uniformidad del trabajo para su correcta ejecucin.
,horrar tiempo y esfuerzos en la realizacin de labores
encomendadas al personal, evitando la repeticin de instrucciones
y directrices.
+acilitar el reclutamiento y la seleccin de personal.
,gilizar el estudio de la organizacin.
*romover el uso racional de los recursos humanos, materiales,
!nancieros y tecnolgicos disponibles.
+uncionar como medio de coordinacin con otras organizaciones.
Establecer el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerrquicos de la organizacin.
#ervir a la organizacin como instrumentos de diagnstico y
anlisis administrativo.
+uncionar como medio informativo para los usuarios e%ternos de la
organizacin /proveedores, consultores, auditores y otros0
#istematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y ejecucin de
los cambios requeridos en la organizacin.
%
II. CLASI)ICACION E MANUALES AMINISTRATI!OS
%." Por su natura#e*a o +rea de ap#icaci,n
Macrad!i"i#trati$#% #on instrumentos que tienen informacin de
ms de una organizacin.
Me#ad!i"i#trati$#% #on documentos que contemplan a todo un
sector o grupo, o a dos o ms de las organizaciones que lo componen.
Micrad!i"i#trati$#% #on los que competen a una sola organizacin
en su totalidad o parte de ella, como un rea, departamento o unidad
espec!ca.
%.% Por su contenido
E%iste gran variedad de manuales administrativos y t"cnicos. #in
embargo los ms utilizados son los siguientes:
1. $e 'rganizacin y
+unciones
2. $e 3istoria de la
'rganizacin
4. $e *uestos
5. $e *olticas
6. 7"cnicos
8. $e *ersonal
9. $e +inanzas
:. $e *rocedimientos
Ma"&al de Orga"i'aci(" ) F&"ci"e#%
;e-ne informacin clasi!cada sobre la naturaleza, legislacin,
antecedentes, objetivos, el organigrama, la estructura de objetivos y
funciones de cada una de los departamentos que componen la
organizacin. El siguiente esquema presenta un ejemplo de manual de
organizacin.
ES-UEMA SIMPLI)ICAO
OR.ANI/ACION EL POER 0UICIAL

&
AMBITO
JUDICIAL
AMBITO
ADMINISTRATIVO
CONSEJO SUPERIOR
PRESIDENCIA
AMBITO AUXILIAR DE
JUSTICIA
CORTE PLENA
$ireccin Ejecutiva: #alas de la &orte 'rg.de <nv. =udicial
$epto. *roveedura 7ribunales #uperiores $efensores *-blicos
$epto. +inanciero &ont. =uzgados Escuela =udicial
$epto. <nformtica )inisterio *-blico
$epto. #erv. >enerales &entro inf. =urisp.
$epto. #eguridad
$epto. *ublicaciones
?iblioteca =udicial
,rchivo y ;egistro
$epto. *ersonal
$epto. ,uditoria
$epto. <nformacin
$epto. *lani!cacin
.ota: Este esquema no incluye niveles de jerarqua ni de subordinacin.
+uente: Escuela =udicial. )anual de <nduccin al nuevo empleado.
'
Ma"&al de Hi#tria de la I"#tit&ci("%
#on instrumentos que detallan los antecedentes de la organizacin,
como su creacin, crecimiento, logros, evolucin, estructura, situacin y
composicin.
Este tipo de manuales proporciona al nuevo empleado una visin de la
organizacin y su cultura, lo que facilita su adaptacin y ambientacin
laboral. #irve de mecanismo de enlace con otras organizaciones,
usuarios o clientes y proveedores.
Ma"&ale# de P&e#t#%
7ambi"n conocidos como instructivos de trabajos. ;e-nen la informacin
referente a las clases, naturaleza, objetivos, funciones,
responsabilidades asignadas y requisitos de cada uno de los puestos de
la organizacin, con el respectivo per!l deseado. *ueden clasi!carse por
clase, nomenclatura alfab"tica, categora salarial o por departamento.
Ma"&al de Pltica#%
&ontempla el conjunto de polticas institucionales ms relevantes. #e
pueden clasi!car por materia, alfab"tico o por unidades. #irven de
marco de actuacin para la realizacin de acciones en una organizacin.

Ma"&ale# T*c"ic#%
&ontienen la informacin clasi!cada sobre la operacin o estructura de
un determinado equipo y su mantenimiento /7@, radio, computadoras0.
*or lo general contienen mucha informacin gr!ca. Asualmente se
dirigen a un p-blico muy amplio por lo que se confeccionan en varios
idiomas.
Ma"&ale# de Per#"al%
7ambi"n conocidos como manuales de induccin al nuevo empleado.
&ontempla las reglas de empleo, informacin sobre las condiciones de
trabajo, servicios que ofrece la organizacin, derechos laborales y otros.
Ma"&ale# de Fi"a"'a#%
;espaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos de la
organizacin en todos sus niveles, en particular en las reas
responsables de su captacin, administracin y control.
Ma"&ale# de Prcedi!ie"t# & O+eraci"e#%
#on documentos que incluyen ordenadamente todas las actividades que
se desarrollan para una determinada labor, con sus respectivos
algoritmos o Bu%ogramas, as como el per!l del producto o servicio
resultante y los formularios utilizados como instrumentos de apoyo.
El manual de procedimientos permite establecer las responsabilidades
de los funcionarios respecto al cumplimiento de los objetivos de la
organizacin.
#e confeccionan a partir del diagnstico de los procedimientos actuales
con la !nalidad de eliminar a partir de ellos, las operaciones y papelera
innecesarias reduciendo as los costos y agilizando las actividades.
&ontar con un manual de procedimientos, permite comprender mejor el
desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerrquicos, lo
que propicia la disminucin de fallas u omisiones y por ende el
incremento de la productividad o e!ciencia del servicio que se brinde.
, modo de ejemplo, un manual de procedimientos para la elaboracin
de 7ablas de *lazos para la &onservacin y Eliminacin de $ocumentos,
nos indica en forma secuencial y esquematizada, las actividades a
9
ejecutar para su confeccin y los responsables de la ejecucin de cada
funcin.
1"
III. MANUALES E PROCEIMIENTOS U OPERACIONES
&." 1-u2 son procedimientos3
#on la sucesin cronolgica o secuencial de operaciones concatenadas,
que realizadas por una o varias personas, constituyen una unidad y son
necesarias para ejecutar una funcin. ;epresentan la rutina del trabajo,
la forma cotidiana de hacer las cosas.
#n procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que afectan
generalmente a diersos empleados que trabajan en sectores
distintos, y que se establece para asegurar el tratamiento
uniforme de todas las operaciones respectias para producir un
bien o sericio determinado.
$
&.% Prop,sito de #os procedimientos
<ntegrar la documentacin bsica usada para la administracin de
las actividades.
*roporcionar formalidad a la <nstitucin o empresa.
<denti!car responsabilidades.
<nterrelacionar al personal que administra, ejecuta, veri!ca o
revisa el trabajo.
&.& !enta(as de tener #os procedimientos documentados
Estandarizar y uniformar el desempe(o de las personas.
#impli!car los procesos.
,gilizar el funcionamiento de la <nstitucin o Empresa, al evitar
p"rdidas innecesarias de tiempo.
*erdurar en el tiempo. ,l documentar procedimientos
garantizamos su permanencia en el tiempo, evitando con ello que
nuevos empleados por olvido, desconocimiento o mala intencin
dejen de hacer esa labor.
&.4 Contenido de# Manua# de Procedimientos
1. <denti!cacin.
2. <ndice.
4. <ntroduccin.
5. 'bjetivos de los
procedimientos.
6. ,lcance de los
procedimientos.
2
Carlo( Hern)nde* +ro*co. Anlisis Administrativo. Tcnicas y Mtodos. Tercera rei,!re(in. -an .o(,
Co(ta /ica: E01E2, 2""2, !. 1"#.
11
8. ;esponsables.
9. *olticas o normas de
operacin.
:. &onceptos.
C. $escripcin de las
operaciones.
1D. +ormularios o
impresos.
11. $iagramas de Bujo.
12. >losario de t"rminos.
,-.-/ Ide"ti0caci("
&ontiene la siguiente informacin:
1. ogotipo de la organizacin.
2. .ombre de la organizacin.
4. .ombre de la unidad o seccin /si es espec!co0.
5. ugar y fecha de elaboracin.
6. Anidades responsables de la elaboracin, revisin y autorizacin.
8. &lave de la forma. *rimero las siglas de la organizacin, siglas de la unidad
donde se utiliza el manual y por -ltimo el n-mero de la forma. Entre siglas y
n-mero se coloca un guin o diagonal.
,-.-1 I"dice-
$isposicin de los captulos que conforman el documento.
,-.-, Pr(lg i"trd&cci("-
E%posicin sobre el documento, su contenido, objetivo general, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. *uede incluir mensajes de la m%ima
autoridad.
,-.-.- O23eti$#-
*ropsitos espec!cos que se pretende cumplir con el manual. *or ejemplo: El manual
de procedimientos para el recibo, archivo y pr"stamo de documentos en los archivos
de gestin, tiene como objetivo uni!car y estandarizar el manejo de la documentacin
en todos los archivos de la <nstitucin.
,-.-4 Area de a+licaci(" alca"ce-
Esfera de accin que cubre el manual. En el ejemplo anterior: 7odos los archivos de
gestin de la <nstitucin.
,-.-5 Re#+"#a2le#-
Anidad administrativa yEo puestos que intervienen en los procedimientos en todas y
cada una de las fases. .o se indican nombres de personas pues, lo que intenta dejar
12
claro es el puesto que tiene asignada la ejecucin de esa labor y no la persona que
momentneamente realiza esa labor. En nuestro caso espec!co, nos interesa conocer
las funciones y la forma en que debe ejecutarlas el encargado de archivo, no la
persona que en ese momento ocupa el puesto.
,-.-6 Pltica# "r!a# de +eraci("-
&riterios o lineamientos necesarios para ejecutar lo descrito. +acilita la cobertura de
responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos.
&omo ejemplo, en un manual de procedimientos para la elaboracin de 7ablas de
*lazos de &onservacin y Eliminacin de $ocumentos, es imprescindible anotar su
fundamento legal, a saber: ey .F 92D2, del #istema .acional de ,rchivos y leyes o
normas pertinentes en la <nstitucin.
,-.-7 C"ce+t#-
7"rminos de carcter t"cnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su
grado de especializacin requieren mayor informacin o ampliacin de su signi!cado,
para ser ms accesible al usuario la consulta del manual. En nuestro caso, es
importante aclarar los conceptos de: ,rchivo de gestin, archivo central, archivo !nal,
ndices, catlogos, inventarios, listas de referencia y otros.
,-.-8 Prcedi!ie"t# 9de#cri+ci(" de +eraci"e#:-
*resentacin secuencial por escrito de cada una de las operaciones que se realizan
para un determinado procedimiento. E%plica en que consiste la operacin, cmo se
efect-a dnde, con qu" materiales, formularios, herramientas o equipos y en cunto
tiempo se ejecuta, se(alando los responsables de llevarlas a cabo.
&uando se describe un procedimiento general, solo se anotan las unidades que
intervienen y no los puestos involucrados. #i se trata de un manual espec!co dentro
de una unidad administrativa, se debe indicar el puesto responsable para cada
operacin.
Re;&i#it# +ara la redacci(" de l# +rcedi!ie"t#%
os procedimientos se redactan en tiempo presente.
os t"rminos y sus de!niciones se mantienen a lo largo de todo el documento, y
deben ser conocidos y entendidos por el personal encargado de su ejecucin.
a descripcin de las actividades debe ser clara y concisa.
,-.-/< Fr!&lari# i!+re##-
1#
#on las formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del manual o se adjuntan como ap"ndices.
En la descripcin de operaciones, debe hacerse referencia espec!ca a las frmulas
utilizadas, empleando n-meros indicadores que permitan asociarlas en forma correcta.
#e puede adicionar los instructivos para su llenado. , modo de ejemplo, si
mencionamos en los manuales la utilizacin de listas de referencia, es importante
que el lector tenga claro su concepto, que conozca su formato, la informacin
contenida y la forma correcta de llenarla.
,-.-// Diagra!a# de =&3-
&onsisten en la representacin gr!ca matricial de la sucesin en que se realizan las
operaciones de un procedimiento yEo el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas /en procedimientos generales0, o los puestos
que intervienen /procedimientos espec!cos0, en cada operacin anotada. os
diagramas de Bujo presentados en forma sencilla y accesible, dan una descripcin
clara de las operaciones, facilitando visualmente su comprensin. #e recomienda el
empleo de smbolos yEo gr!cos simpli!cados.
os diagramas de Bujo, son un elemento de decisin invaluable para los individuos y
para la organizacin. *ara los colaboradores porque les permite percibir en forma
clara y detallada la secuencia de las actividades que deben realizar. *ara la
organizacin porque posibilita el seguimiento de las operaciones ms relevantes con
sus respectivos responsables por procesos.
*or otra parte, al descomponer procesos complejos en partes, se revela visualmente
la duplicidad de actividades y los trmites engorrosos permitiendo as la simpli!cacin
del trabajo.
,-.-/1 Gl#ari de t*r!i"#-
ista general de conceptos de carcter t"cnico o muy espec!cos relacionados con el
contenido y t"cnicas de elaboracin de los manuales. #on de ndole global.
,-4 I"terrga"te# +ara el di#e> de Ma"&al de Prcedi!ie"t#
*ara hacer un estudio detallado de procedimientos, el analista debe estar seguro que
tiene respuestas a preguntas espec!cas, tales como:
1. GHu" es lo que haceI GHu" propsito tiene esta operacinI
2. G&mo se haceI /teniendo en cuenta la aplicacin de los principios de economa de
movimientos0
4. GHui"n hace el trabajoI GHui"n podra hacerlo mejorI
1$
5. G$nde se haceI G*odra hacerse en alguna otra parte en forma ms econmicaI
6. G&undo se haceI G*odra hacerse mejor en otro momentoI
8. G*or qu" se haceI GHu" podra suceder si no se hicieraI G#on todas las partes del
trabajo necesariasI
'tras preguntas ms generales tendientes a constatar que el procedimiento es
funcional y respeta el esquema organizativo, son:
9. G#e ha proyectado el procedimiento para promover el logro de los objetivos de la
<nstitucinI #i la respuesta es a!rmativa: G #e ha ejecutado en forma efectivaI
:. G'pera el procedimiento dentro del esquema que se ha organizadoI
C. G*roporciona el procedimiento actual, de forma efectiva los mecanismos de control
que permitan el m%imo rendimiento al mnimo costo y esfuerzoI
1D. Gas rutinas anotadas en el procedimiento revelan una secuencia lgicaI
11. GEl procedimiento abarca todas las funciones necesariasI
12. G#e pueden hacer modi!caciones que agilicen las actividades y logren
efectividadI
a respuesta clara y concreta a estas preguntas, garantizan al analista la seguridad de
no omitir aspectos importantes del procedimiento adems de contar con todos los
elementos que se deben considerar para proponer modi!caciones en las rutinas de
trabajo.
,-5 C! de#cri2ir acti$idade#
&ada operacin o conjunto de operaciones que sean realizadas por una unidad
responsable, debern quedar claramente indicadas en el diagrama.
as operaciones a desarrollar, debern e%presarse en forma breve, precisa y con
el smbolo correspondiente.
&ada operacin se numerara en forma progresiva, de acuerdo con la secuencia
indicada en la descripcin narrativa.
$entro del smbolo de documento se deber indicar el nombre del formato,
documento, reporte, etc.
1%
I!. )ORMATOS E MANUALES E PROCEIMIENTOS.
.-/ Fr!at detallad-
&lave / 0
1&
Nom're de #a
organi*aci,n
Manua# de
Procedimientos
Logotipo
$e fecha
+echa
#ustituye a
$e fecha
+echa
Nom're de# procedimiento
Autori*, Re$is, E#a'or,
escripci,n Responsa'#e N5
4.% )ormato a're$iado
PROCEIMIENTO6 ACTUAL PROPUESTO6 N5 "."
O)ICINA6 77777777777777777777777777
PASO
N5
RESPONSA8LE ESCRIPCI9N
NOM8RE EL PROCEIMIENTO.
;eferencias.
.-, C"?ecci(" del Ma"&al de Prcedi!ie"t#-
os objetivos primordiales por los cuales nos damos a la tarea de confeccionar
)anuales, son: en primer lugar e#ta"dari'ar +rcedi!ie"t# y en segundo lugar,
poder $i#&ali'ar &"a !e3r ?r!a de e3ec&tar la# acti$idade# que forman parte
de un procedimiento.
El siguiente apartado, pretende concretar todo lo e%puesto, partiendo de una situacin
presente para visualizar un procedimiento ideal, en el cual se eliminen actividades que
lejos de ayudar a alcanzar procedimientos efectivos, obstaculizan y socavan los
esfuerzos por alcanzar objetivos.
.-,-/Ma"&al de Prcedi!ie"t# PROPUESTO-
N!2re% Arc@i$ de dc&!e"t# ad!i"i#trati$#-
PROCEIMIENTO6 ACTUAL PROPUESTO N5 "."
NOM8RE6 ARC:I!O E OCUMENTOS AMINISTRATI!OS ;a<.

O)ICINA6 Arc=i$o de gesti,n.
PASO
N5
RESPONSA8LE ESCRIPCION
I. REUNION
1 Encargado del ,rchivo
/E.,0
;ecibe del jefe de la o!cina yEo personal autorizado,
documentos varios para archivar.
1'
XXX
/b0
2 /E.,0
@eri!ca que cada documento tenga impreso el Sell
de Arc@i$ y que contenga la correspondiente
informacin. $evuelve el documento al =efe de
'!cina yEo al personal autorizado, si no posee la
autorizacin respectivaJ en caso contrario coloca el
documento en una carpeta de manila rotulada con la
frase Kpara ,rchivarL.
II. CLASI)ICACION
4 /E.,0
7oma un documento de la carpeta indicada en el
*aso .F 2, lo lee y analiza su contenido.
5 /E.,0
Atiliza el Pla" de cla#i0caci(" para determinar el
nombre o asunto bajo el cual es ms probable que
pidan el documento. $e ser solicitado de diferentes
formas, establece las referencias necesarias.
III. ESCRIPCION
6 /E.,0 ,nota en el espacio colocado dentro del #ello de
,rchivo, el nombre, asunto o cdigo donde colocar
el documento.
8 /E.,0 &onfecciona las li#ta# de re?ere"cia necesarias,
seg-n la determinacin realizada en el *aso .F 5.
9 /E.,0
;epite los *asos .F 4, 5, 6 y 8 tantas veces como lo
demande la cantidad de documentos contenida en la
carpeta mencionada en el *aso .F 2.
PROCEIMIENTO6 ACTUAL PROPUESTO N5 ".%
NOM8RE6 ARC:I!O E OCUMENTOS AMINISTRATI!OS ;a<.

O)ICINA6 Arc=i$o de gesti,n.
PASO
N5
RESPONSA8LE ESCRIPCI9N
I!. ORENACION
: /E.,0 ,grupa los documentos y las hojas de referencia, de
acuerdo con el sistema de clasi!cacin y m"todo de
ordenamiento utilizados para los diferentes tipos
documentales.
!. ARC:I!O
C /E.,0 &oloca el grupo en el espacio que as lo identi!ca
dentro del respectivo mueble /carpetero, archivador
1
XXX
de cartn, etc.0, manteniendo al frente el documento
ms reciente.
a0 #e re!ere a los distintos tipos documentales en uso por las o!cinas, tales como: o!cios, informes,
estudios, formularios, e%pedientes, etc. *ara cada uno de ellos se recomienda su conservacin por
separado, a efecto de facilitar su posterior localizacin y transferencia al ,rchivo &entral.
b0 &orresponde al archivista que, aparte de sus labores cotidianas, tiene bajo su responsabilidad la
conservacin y custodia de la documentacin en la o!cina.
19
!. IA.RAMAS E )LU0O
4-/ C"ce+t
#on una herramienta fundamental para la elaboracin de los procedimientos,
permiten visualizar gr!camente y en forma consecutiva las actividades de un
procedimiento determinado.
4-1 Ve"ta3a# de la t*c"ica de diagra!aci("
E%plica las actividades que componen un procedimiento a trav"s de smbolos y
te%tos condensados
*ermite al personal que opera los procedimientos, identi!car en forma rpida la
manera de realizar e!cazmente sus actividades
+acilita la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico.
4-, AC(! #e diagra!aB
*ara representar un algoritmo se puede recurrir a un m"todo gr!co, en el cual cada
uno de los pasos a seguir est representado por un smbolo acorde al tipo de
instruccin que se debe ejecutar. os smbolos se enlazan entre s por medio de
Bechas que indican desde y hacia donde va el Bujo de la informacin, o sea, el orden
lgico en que deben ejecutarse las instrucciones.
#eguidamente, se muestra la simbologa bsica para el dise(o y el tipo de plantilla
clsica que se emplea.
4-. Si!2lga de di#e>
FUNCION SCMDOLO DESCRIPCION
Proceso
;epresenta una instruccin
que debe ejecutarse.
'peracin.
ecisi,n
Eleccin. ;epresenta una
pregunta e indica el destino
del Bujo de informacin con
base en respuestas
alternativas de s y no.
Preparaci,n
*reparar. ,condicionar.
<mplica un proceso
prede!nido. *uede ser parte
o un todo de otro sistema.
2"

ocumento
<ndica lectura de alg-n
documento. &asi siempre se
re!ere a un producto
impreso.
Entrada > Sa#ida
7rmite u operacin
burocrtica de rutina.
<mplica entrada o salida de
informacin por cualquier
parte del sistema.
Arc=i$o
<mplica guardar o almacenar
documentos, productos,
materiales u otros.
Extracci,n
e arc=i$o
#igni!ca Ksacar del archivoL
o desalmacenar productos,
materiales u otros.
)#ec=as
;epresentan Bujo de
informacin. <ndican
direccin que sigue el Bujo
en el sistema.
21
Si!2lga de di#e>%
FUNCION SCMDOLO DESCRIPCION
Conector
Interno
&one%in con otro paso. #e
utiliza para asociar partes o
pasos dentro de un mismo
sistema, pero que por
razones de dise(o sea poco
asequible.
Conector
Externo
&one%in con otro proceso.
El conector e%terno se usa
para unir un sistema o una
parte de "l, con otro sistema.
Termina#
;epresenta inicio E !n del
sistema. <ndica donde
comienza y donde termina el
algoritmo.
Tar(eta
;epresenta una tarjeta, !cha
o cheque.
Cinta
Magn2tica
;epresenta una cinta
magn"tica de grabacin o
video. #e utiliza un crculo
con una tangente.
22
4-4 Diagra!a de =&3 +r+&e#t- Arc@i$ ad!i"i#trati$-
O0ci"a 9#:% Arc@i$ de ge#ti("-
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
"5 Etapa6 Reuni,n de documentos
RESPONSA8
LE
ACTI!IAES
Encargado de
archivo
/E.,0
#<

.'

ARCHIVO ADMINISTRATIVO
%5 Etapa6 C#asi?caci,n de documentos
RESPONSA8LE ACTI!IAES
Encargado de
archivo
/E.,0




ARCHIVO ADMINISTRATIVO
45 Etapa6 Ordenamiento de documentos
RESPONSA8
LE
ACTI!IAES
Encargado de
archivo
/E.,0



ARCHIVO ADMINISTRATIVO
&5 Etapa6 escripci,n de documentos
RESPONSA8LE ACTI!IAES
Encargado de
,rchivo
/E.,0



2#
inicio
;ecibe
document
os
;evisa que
tenga
informacin en
el sello de
,rchivo
est
autoriza
doI
$evuelve al =efe
o personal
autorizado
&oloca doc.
*ara
archivar
,nota el tipo
documental
seg-n ndice de
archivo
,naliza
contenido
del
documento
$iagnstico
1
1 %
,grupa los documentos
y las hojas de
referencia seg-n la
clasi!cacin y m"todo
de ordenamiento.
3 4
$iagnstico
,nota el
nombre, asunto
o cdigo donde
colocar el
documento.
3oja de
referencia
2
;epite el
proceso por
cada
documento que
ingrese.
3 &onfecciona las
hojas de
referencia
necesarias.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
@5 Etapa6 Arc=i$o de documentos
RESPONSA8
LE
ACTI!IAES
Encargado de
,rchivo
/E.,0



a t"cnica de diagramacin, es una gran ayuda visual que permite evidenciar aquellas
actividades que interrumpen o di!cultan la efectividad de los procedimientos.
2$
,rchiva los grupos
de documentos
seg-n se identi!que
/carpetero,
archivador, etc0.
4
#opor
te
indica
do
+<.
!I. MANUALES E PROCEIMIENTOS A CULTURA
OR.ANI/ACIONAL
El objetivo primordial de este captulo radica en ayudar al lector a comprender que la
estandarizacin de procesos mediante la confeccin de )anuales de *rocedimientos,
tiene dos componentes. El primero, se re!ere al proceso de elaboracin y aprobacin.
El segundo componente se asocia con la fuerza que impulsa el cambio: erradicar los
iejos procedimientos y establecer los nueos, como la forma usual de %acer las cosas
en la &rganizacin. En una frase: Bi!+lica !di0car la C&lt&ra Orga"i'aci"alE-
5-/ AF&* e# c&lt&ra rga"i'aci"alB
&ultura se re!ere a las formas de comportamiento y valores compartidos entre grupos
de personas, en pocas palabras: Kla forma de hacer las cosas en la organizacinL. as
normas de comportamiento constituyen formas de actuar comunes o persistentes que
se observan en un grupo y que prevalecen porque los integrantes del mismo tienden a
comportarse en formas que imparten estas prcticas a los nuevos miembros,
recompensando a quienes se adaptan al grupo y sancionando al que no lo hace.
a forma de ejecutar las labores en una unidad u organizacin, generan costumbres
compartidas que constituyen intereses y objetivos comunes a la mayora de personas
que componen el grupo y tienden a normar el comportamiento del grupo y prevalecer
por largo tiempo.
Es com-n encontrar en los archivos, sobre todo de gestin, la vieja prctica de
clasi!car la documentacin seg-n lo acostumbrado por los antiguos encargados,
encontrndonos no en pocos casos con asuntos que ya no e%isten o que responden a
funciones que han sido modi!cadas con el tiempo o lo que es peor una espeluznante
carpeta de asuntos arios en donde a trav"s del tiempo se acumularon todos
aquellos documentos que no acoplaban en el tradicional sistema de clasi!cacin.
La c&lt&ra e# +der#a +r tre# !ti$# e#e"ciale#%
os individuos estn acostumbrados e indoctrinados en procedimientos que han
ejecutado durante largos perodos.
a cultura se a!rma a trav"s de las acciones de cientos o miles de personas.
7odo esto ocurre sin que e%ista una intencin consciente y por ello resulta difcil
desa!ar o incluso discutir el hecho. #e hacen las cosas por KtradicinL.
El impedimento ms grande para generar el cambio en la forma de hacer las cosas en
un grupo de trabajo, es la cultura. *or lo tanto, el primer paso en una transformacin
fundamental consiste en alterar las normas y los valores mediante una sana y
encausada motivacin. Ana vez que la cultura se empieza a transformar, lo que falta
2%
del esfuerzo de cambio se torna ms factible y resulta fcil llevar a cabo el
establecimiento de nuevos procedimientos.
a cultura se transforma -nicamente despu"s de que se han alterado con "%ito las
acciones de las personas, despu"s de que los nuevos procedimientos generan alg-n
bene!cio para un grupo durante un tiempo y despu"s que la gente percibe la cone%in
que e%iste entre las nuevas acciones y la mejora en el desempe(o.
5-1 Fac&ltar a l# cla2radre# +ara ;&e a+li;&e" l# "&e$#
+rcedi!ie"t#
&apacitar a los empleados en materia de actitudes, es tan importante como la
capacitacin en materia de habilidades. a capacitacin debe ir dirigida a que el
empleado entienda que se le va a con!ar parte importante del cambio y se le va a
capacitar para que asuma su nueva responsabilidad. El empleado no solo debe saber
cmo ejecutar una labor, tambi"n debe saber por qu" se ejecuta de esa manera.
,s por ejemplo, los individuos encargados de elaborar las 7ablas de *lazos para la
&onservacin y Eliminacin de $ocumentos, no solo deben conocer al pie de la letra
las actividades secuenciales que deben ejecutar, adems deben conocer la legalidad
detrs de su aprobacin y sus implicaciones a nivel histrico y cultural.
os empleados motivados, a los que se les han con!ado responsabilidades, convierten
a las empresas en organizaciones triunfadoras en un mbito econmico en vas de
globalizacin. *ara la transformacin, se requiere, la estructura, la capacitacin, los
sistemas y los supervisores adecuados para construir una visin comunicada de
manera adecuada.
'a asesor(a que le debe brindar el superisor a su subalterno es fundamental
para que )ste aprenda con la prctica. *ing+n programa de esta naturaleza
producir erdaderos resultados, a menos que el superisor reconozca y acepte
su responsabilidad en el proceso de formacin del trabajador, quien
debidamente motiado, encontrar, de frente a la realidad, sufcientes
oportunidades para desarrollar sus aptitudes.
,
Fr!a# de ?ac&ltar a la ge"te +ara i!+la"tar "&e$# +rce##
C!&"icar e" ?r!a #e"#ata l# "&e$# +rcedi!ie"t#% los empleados
deben contar con un sentido de propsito compartido para lograr un objetivo
com-n. *or ejemplo: ,gilizar y facilitar el desempe(o de sus funciones.
Hacer ;&e la# e#tr&ct&ra# #ea" c!+ati2le# c" la $i#i("% las estructuras
que no estn alineadas obstaculizan las acciones necesarias para emprender el
#
3l4redo 5ar67ero Corrale(. Administracin de Recursos Humanos (II Parte). 88 1". rei,!. de la I. ed. -an
.o(, C. /.: E01E2, 2""2, !. 11&.
2&
cambio. )uchos empleados desearan brindar productos y servicios superiores,
sin embargo, la estructura organizacional le impide poder actuar y en muchos
casos se ve limitado por la pared de las funciones de otra unidad o
departamento.
Pr+rci"ar la ca+acitaci(" "ece#aria% los jefes y encargados deben
cambiar su vieja visin de creer que su funcin solo consiste en tomar
decisiones, los nuevos retos se(alan que todos los empleados deben ser
facultados para decidir. as personas deben contar con las habilidades y
actitudes adecuadas para poder asumir nuevos retos.
Ali"ear l# #i#te!a# de i"?r!aci(" ) rec&r## @&!a"# c" la $i#i("%
los sistemas de informacin y recursos humanos generalmente son organismos
burocrticos en donde se desalienta cualquier indicio de liderazgo, sin embargo,
deben constituirse en la plataforma sobre la cual los nuevos procedimientos se
impulsan.
C"?r"tar a l# #&+er$i#re# ;&e #ca$a" el ca!2i "ece#ari% el papel
del jefe es vital en el sentido que del depende el empuje y motivacin que el
empleado pueda tener. #e debe confrontar mediante el dilogo honesto a
aquellos jefes reactivos a cooperar y motivarlo en virtud de los bene!cios
individuales que recibir si se convierte en fuente impulsora del cambio de
procedimientos.
5-, Rec!e"daci"e# +ara di?&"dir l# "&e$# +rcedi!ie"t#
Re;&iere !&c@a c!&"icaci("% el apoyo verbal y su rea!rmacin
contribuyen a fortalecer el arraigo. Ana vez aprobado, el manual debe
distribuirse en lugares estrat"gicos para que sirva como medio de orientacin a
los nuevos y antiguos empleados.
De2e ge"erar re#&ltad# a crt +la'% los nuevos procedimientos se
arraigan una vez que han demostrado que funcionan y que son mejores que los
viejos.
E#ti!&lar !edia"te el e3e!+l ) !ti$aci("% os propulsores de los nuevos
procedimientos, deben despertar el inter"s de los colaboradores en el manual
mediante su propio ejemplo, la consulta frecuente y la revisin peridica y
participativa, hasta que los nuevos procedimientos se conviertan en la forma
cotidiana de hacer las cosas en la organizacin.
A+) ) #eg&i!ie"t de l# 3erarca#% os nuevos procedimientos sin el
apoyo de los jerarcas, acabarn por desaparecer, imponi"ndose los viejos
procedimientos. *or ello, requieren su constante rea!rmacin y seguimiento.
5-. Arraig de "&e$# +rcedi!ie"t# e" la c&lt&ra rga"i'aci"al
Oc&rre al 0"al " al +ri"ci+i% las transformaciones mayores y que generan
cambios transcendentales en la organizacin, ocurren al !nal y no al inicio.
2'
De+e"de de l# re#&ltad#% los nuevos procedimientos se arraigan una vez
que han demostrado que funcionan y que son mejores que los viejos m"todos.
P&ede i!+licar rtaci(" de +er#"al% a veces la -nica forma de transformar
la cultura es rotar elementos claves en el desempe(o de las nuevas funciones.
Hace ;&e la# deci#i"e# #2re la# #&ce#i"e# e" el rga"igra!a #ea"
cr&ciale#% si los procesos de sucesin no se modi!can de modo que sean
compatibles con las nuevas prcticas, las viejas costumbres se volvern a
imponer. Es vital que los nuevos jefes compartan los nuevos procedimientos a !n
de que estimulen con su ejemplo su ejecucin y arraigo.
*ara concluir, se deduce que ante esta era de constantes cambios, los archivos
debern ajustarse a la evolucin vertiginosa de la ciencia y de la tecnologa, dando
paso a nuevos archivos con procesos rigurosamente establecidos, revisados y
reglamentados acorde las nuevas e%igencias del entorno.
&ada da es ms inminente la necesidad en los archivos de actualizar procedimientos,
estrategias y propuestas en pos de seguir brindando el fundamental servicio que
le es inherente: la conservacin del patrimonio documental, la proteccin de la las
identidades culturales y el resguardo de los cimientos de la memoria colectiva.
@ayamos hacia el futuro con criterios modernos y avancemos hacia una nueva realidad
archivstica fuertemente cimentada y con respaldo de todo su quehacer. Atilicemos los
manuales de procedimientos y hagamos de esta -til herramienta una necesidad
institucional.
8I8LIO.RA)IA
?arquero &orrales, ,lfredo. -dministracin de .ecursos /umanos. M M1D. reimp. de la 1.
ed. #an =os", &. ;.: EA.E$, 2DD2.
&hiavenato, <dalberto. -dministracin de .ecursos /umanos. 7ercera Edicin.
)"%ico: )c >raN 3ill, 1C::.
OOOOOOOOP 0ntroduccin a la 1eor(a 2eneral de la -dministracin. 7ercera Edicin.
&olombia: )c >raN 3ill, 1C::.
&osta ;ica. *oder =udicial. Manual de 0nduccin al nueo empleado. #an =os":
$epartamento de *ublicaciones e <mpresos del *oder =udicial, 1CCC.
OOOOOOOOOOOP Manual de Procedimientos. #an =os": $epartamento de *lani!cacin del
*oder =udicial, 1CC:.
2
$omnguez, 7ala. -rc%ionom(a, 1eor(a y Prctica. )"%ico: )c>raNM3ill <nteramericana
de )"%ico, #. ,. $e &. @., 1CCD.
+ranQlin, Enrique. &rganizacin de 3mpresas. -nlisis, dise4o y estructura. *rimera
Edicin. )"%ico: )c >raN 3ill, 1CCC.
3all, ;ichard. &rganizaciones5 3structura y Proceso. 7ercera edicin. )"%ico $.+.,
*renticeM3all 3ispanoamericana, #. ,., 1C:9.
3ernndez, &arlos. -nlisis -dministratio. 1)cnicas y m)todos. 7ercera reimpresin de
la *rimera Edicin. #an =os", &osta ;ica: EA.E$, 2DD2.
=im"nez, Rilburg. 0ntroduccin al estudio de la 1eor(a -dministratia. )"%ico: imusa,
1C:9.
Sotter, =ohn *. 3l 6actor 'iderazgo. Espa(a: Ediciones $az #antos, #. ,., 1CCD.
OOOOOOOOP 3l '(der del !ambio. #n plan de accin del especialista en liderazgo de
negocios ms afamado del mundo. )"%ico: )c >raNM3ill, 1CC9.
.-(ez +ernndez, Eduardo. &rganizacin y gestin de arc%ios. Espa(a: Ediciones
7rea, #.., 1CCC
29
ANECO N5".
MANUAL E PROCEIMIENTOS A
IA.RAMA E )LU0O.
PROCESO6 ECPEIENTES PERSONALES.
#"
Ma"&al de Prcedi!ie"t# PROPUESTO-
N!2re% Arc@i$ de eG+edie"te# +er#"ale#-
PROCEIMIENTO6 ACTUAL PROPUESTO N5 "."
NOM8RE6 ECPEIENTES PERSONALES ;a<.

O)ICINA6 Arc=i$o de .esti,n.
PASO
N5
RESPONSA8LE ESCRIPCION
I. RECEPCI9N E INSPECCI9N
1 Encargado del ,rchivo
/E.,0 /b0
;ecibe del jefe de la o!cina yEo personal autorizado,
e%pedientes de personal de reci"n ingreso para
archivar.
2 /E.,0
@eri!ca que cada e%pediente contenga toda la
documentacin de ingreso, a saber: 'ferta de
servicio, fotografa, recomendaciones, currculo,
declaracin jurada y contrato de trabajo.
4 /E.,0
,parta los e%pedientes que no satisfagan los
requisitos indicados en el *aso .F2 devolvi"ndolos
al jefe de la o!cina yEo personal autorizado.
)antiene en su escritorio los e%pedientes que
re-nan los requisitos mencionados.
II. RE.ISTRO
5 /E.,0
<ngresa al Si#te!a I"?r!Htic de C"trl de
EG+edie"te# y registra el e%pediente por su nombre
completo y n-mero de c"dula. $e tener varios
nombres /conocido como0, establece las referencias
necesarias.
6 /E.,0 ,nota en el <ndice de E%pedientes el nombre
completo y n-mero de c"dula del empleado.
III. COI)ICACION
8 /E.,0 #iempre en el Si#te!a I"?r!Htic de C"trl de
EG+edie"te#I registra para cada e%pediente el
cdigo de estado actual del e%pediente: ACTIVO. / c
0.
I!. ORENACION
9 /E.,0 ,grupa los e%pedientes ya incluidos en el Si#te!a
I"?r!Htic de C"trl de EG+edie"te#, de
acuerdo con su n-mero de c"dula.
: /E.,0 ;epite los *asos .F 4, 5, 6 y 8 tantas veces como lo
#1
XXX
demande la cantidad de e%pedientes que ingresen.
PROCEIMIENTO6 ACTUAL PROPUESTO N5 ".%
NOM8RE6 ECPEIENTES PERSONALES ;a<.

O)ICINA6 Arc=i$o de .esti,n.
PASO
N5
RESPONSA8LE ESCRIPCION
!. ARC:I!O
C /E.,0
&oloca los grupos de e%pedientes as dispuestos en
el *aso .F 9 en su correspondiente anaquel de
custodia, seg-n el n-mero de c"dula.
a0 Este procedimiento es vlido para aquellos e%pedientes de personal nuevo o que reingresa.
b0 El encargado de archivo, aparte de sus funciones cotidianas, tiene bajo su responsabilidad la
conservacin y custodia de los e%pedientes personales.
c0 os e%pedientes, adquieren la condicin de ,&7<@' una vez que se !rme el contrato de trabajo y
mantiene esa condicin hasta que se produzca una renuncia, despido, renuncia tcita /por
abandono de trabajo0, fallecimiento o jubilacin del empleado. El resto de e%pedientes que no
cumplen alguna de las condiciones citadas, se consideran ofertas de servicios y se mantienen en
el ?anco de Elegibles de la '!cina de ;eclutamiento y #eleccin de *ersonal.
#2
XXX
Diagra!a de =&3 +r+&e#t- EG+edie"te# +er#"ale#-
O0ci"a 9#:% Arc@i$ de Ge#ti("-
EJPEDIENTES PERSONALES
"5 Etapa6 Recepci,n e Inspecci,n
RESPONSA8L
E
ACTI!IAES
Encargado de
archivo
/E.,0
#<

.'

DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
%5 Etapa6 Registro
RESPONSA8L
E
ACTI!IAES
.'
Encargado de
archivo
/E.,0






DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
&5 Etapa6 Codi?caci,n
RESPONSA8L
E
ACTI!IAES
Encargado de
##
<nicio
;ecibe
e%pedien
tes
;evisa que cada
e%pediente
contenga toda
la
documentacin
de ingreso
Est
complet
o9
$evuelve al =efe o
personal
autorizado
&oloca
e%pediente
s para
archivar.
,nota en el <ndice
de E%pedientes, el
nombre completo
del empleado y
n-mero de c"dula.
;egistra en el
#istema
<nformtico el
nombre y
n-mero de
c"dula del
empleado
,nota en el
#istema
<nformtico el
cdigo para cada
e%pediente como:
,&7A,.
"
"
N
O

%
E%pedien
te
personal
;epite el
proceso por
cada
e%pediente que
ingrese.
<ndice de
e%pedientes
,rchivo
/E.,0



DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
45 Etapa6 Ordenaci,n
RESPONSA8L
E
ACTI!IAES
Encargado de
archivo
/E.,0



DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
@5 Etapa6 Arc=i$o
RESPONSA8L
E
ACTI!IAES
Encargado de
archivo
/E.,0



#$
% &
,grupa los
e%pedientes ya
incluidos, de
acuerdo con su
n-mero de
c"dula
4
@
;epite el
proceso por
cada
e%pediente que
ingrese.
@

,naqu
el
.Fc"d
ula
)IN
,rchiva los
e%pedientes por
n-mero de
c"dula
7oma cada
grupo de
e%pedientes
distribuidos por
n-mero de
c"dula