A.

IDENTIFICACIN DE NECESIDADES
La identificacin de necesidades es la fase inicial del ciclo de vida del proyecto. El
cliente identifica una necesidad, un problema o una oportunidad para una mejor
forma de hacer algo y por consiguiente ve algn beneficio en llevar a cabo un
proyecto que dar como resultado una mejora o ventaja sobre la condicin
eistente. !or lo general el cliente epone por escrito la necesidad y los requisitos
relacionados con ella en un documento denominado solicitud de propuesta "#$!%.
El propsito de preparar una #$! es epresar, en forma amplia y detallada, lo que
se requiere desde el punto de vista del cliente para resolver la necesidad
identificada. &na buen #$! permite a los contratistas o al equipo del proyecto
comprender lo que esp'rale cliente, en forma tal que puedan preparar una
propuesta minuciosa que satisfar los requisitos a un precio realista.
(lgunas de las pautas para un proyecto de una #$! formal a contratistas eternos
son las siguientes)
*. +iene que proporcionar una descripcin del trabajo "$$+%.
,. +iene que incluir los requisitos del cliente, que definan las especificaciones y
los atributos.
-. $ebe especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione el
contratista o el equipo del proyecto.
.. $ebe relacionar cualesquiera artculos suministrados por el cliente.
/. $ebe epresar las aprobaciones que requiere el cliente.
0. 1encionar el tipo de contrato que piensa usar el cliente.
2. Epresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente.
3. $ebe epresar el programa requerido para la terminacin del proyecto.
4. $ebe proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las
propuestas del contratista.
*5. $ebe se6alar la fecha de vencimiento para la cual el cliente espera que los
posibles contratistas presenten sus propuestas.
**. #e incluyan los criterios de evaluacin, entre los cuales se podran incluir)
a% La eperiencia con proyectos similares del contratista.
b% El enfoque t'cnico propuesto por el contratista.
c% El programa.
d% Los costos
*,. En casos raros, se6alar los fondos que tiene disponible el cliente para gastar
en el proyecto.
#e hace 'nfasis en que no todos los ciclos de vida de proyectos incluyen la
preparacin de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas
de los contratistas. En algunos intentos, el ciclo de vida pasa directamente de
definir las necesidades a cubrir la fase del proyecto donde se planea y desarrolla
el proyecto para satisfacer la necesidad. Este proceso pasa por alto los pasos de
la #$! y la propuesta.
(unque los proyectos pueden ser sistemticos o informales, todos se inician con la
identificacin de una necesidad, un problema o una oportunidad, y despu's se
pasa a que el cliente defina "por escrito o en forma verbal% el alcance, los
requisitos, el presupuesto y el programa de lo que se tiene que lograr.
B. SOLUCIONES PROPUESTAS
El desarrollo de soluciones propuestas por los contratistas interesados o por el
equipo interno de proyectos del cliente, como respuesta a una solicitud de
propuestas, es la segunda fase del ciclo de vida del proyecto. 7sta se inicia
cuando queda disponible la #$! y se termina cuando se llega a un acuerdo con la
persona, organi8acin o contratista seleccionado para poner en prctica la
solucin propuesta.
1ercadotecnia previa a la #$!9!ropuesta
#on actividades o esfuer8os previos a la propuesta por parte del contratista, son
cruciales para establecer las bases para, con el tiempo, ganar un contrato del
cliente a fin de desarrollar el proyecto.
$ecisin de Licitar9:o licitar
El hecho de evaluar si seguir o no adelante con la preparacin de una propuesta
se conoce como la decisin de licitar9no licitar. El contratista puede tomar en
cuenta algunos de los siguientes factores)
*. La competencia
,. El riesgo
-. 1isin
.. (mpliacin de capacidades
/. ;eputacin
0. <ondos del cliente
2. ;ecursos para la propuesta
3. ;ecursos para el proyecto.
$esarrollo de una propuesta ganadora
&na propuesta es un documento vendedor, no un informe t'cnico. En la propuesta
el contratista tiene que convencer al cliente de que)
=omprende lo que est buscando el cliente.
!uede llevar a cabo el proyecto propuesto.
!roporcionar el mayor valor para el cliente.
Es el mejor contratista para solucionar el problema.
(provechar su eperiencia eitosa con proyectos anteriores similares.
>ar el trabajo en forma profesional.
Lograr los resultados deseados.
=ompletar el proyecto dentro del presupuesto y acorde al programa.
$ejar satisfecho al cliente.
!reparacin de la !ropuesta
La preparacin de una propuesta puede ser una tarea directa reali8ada por una
persona, o puede ser un esfuer8o con uso intensivo de recursos que requiera de
un equipo de organi8aciones y personas con diversos conocimientos y
habilidades.
La propuesta debe contener el detalle suficiente para convencer al cliente de que
el contratista le proporcionar el mejor valor. $emasiados detalles, qui8 abrumen
al cliente y aumenten en forma innecesaria los costos de la preparacin.
=ontenido de la !ropuesta
Las propuestas se organi8an en tres secciones) t'cnica, administrativa y de
costos.
Seccin Tcnica. +iene como objetivo convencer al cliente de que el contratista
comprende la necesidad o el problema y que puede proporcionarle la solucin
menos riesgos y ms ben'fica. $ebe contener los elementos siguientes)
*. =omprensin del problema.
,. Enfoque o solucin propuesta, incluye)
a. La descripcin de la recopilacin, anlisis y evaluacin de la informacin
sobre el problema.
b. Los m'todos a usar para evaluar soluciones alternativas o desarrollar
an ms la solucin propuesta al problema.
c. La lgica para el enfoque de la solucin propuesta.
d. La confirmacin de que la solucin propuesta cumplir con cada uno de
los requisitos establecidos en la #$! del cliente.
-. ?eneficio para el cliente.
Seccin Administrativa. #u objetivo es convencer al cliente de que el contratista
puede hacer el trabajo propuesto y lograr los resultados deseados. $ebe contener
los elementos siguientes)
*. $escripcin de las tareas del trabajo.
,. !roductos o servicios a entregar.
-. !rograma del proyecto.
.. @rgani8acin del proyecto.
/. Eperiencia relacionada.
0. Equipos e instalaciones
#eccin de =ostos. El objetivo es convencer al cliente de que el precio del
contratista para el proyecto propuesto es realista y ra8onable. =onsta de
tabulaciones de los precios estimados por el contratista como los siguiente)
*. 1ano de obra
,. 1ateriales
-. #ubcontratistas y asesores
.. (lquiler de equipos e instalaciones
/. Aiajes
0. $ocumentacin
2. Bastos indirectos
3. (umentos
4. =ontingencias
*5. >onorarios o utilidades
=onsideraciones de fijacin de precios
El contratista tiene que tomar en cuenta las partidas siguientes)
*. =onfiabilidad de los estimados del costo.
,. ;iesgo
-. Aalor del proyecto para el contratista.
.. !resupuesto del cliente.
/. =ompetencia.
!resentacin de la propuesta y seguimiento
Cmplica la concrecin de la propuesta formulada por el contratista, de la cual habr
que entregar en nmero suficiente de copias para su perfecta revisin y
evaluacin. $urante esta etapa los contratistas deben asumir una actitud
proactiva.
Evaluacin de las propuestas por el cliente
Los criterios a considerar por los clientes durante esta etapa, son los siguientes)
=umplimiento con la descripcin del trabajo y los requisitos del cliente
presentados en la #$!.
=omprensin por parte del contratista del problema o de la necesidad
del cliente.
Lo correcto y prctico del enfoque propuesto por el contratista para
solucionar el problema.
La eperiencia y el 'ito del contratista en proyectos similares.
La eperiencia del personal clave que ser asignado a trabajar en el
proyecto.
La capacidad administrativa y del contratista para planear y controlar el
proyecto.
;ealismo del programa del contratista.
!recio.
+ipos de =ontratos
$e precio <ijo. El cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo
propuesto. Este tipo d contrato proporciona bajos riesgos para el cliente y altos
para el contratista. #on adecuados para proyectos que est'n bien definidos y
que representen poco riesgo.
$e ;eembolso del =osto. El cliente acepta pagar al contratista todos los costos
reales con independencia de la cantidad, ms alguna utilidad acordada. Este
tipo de contrato representa un alto riesgo para el cliente y bajo para el
contratista. #on los ms apropiados para proyectos que incluyen riesgo.
=lusulas del =ontrato
*. Eposicin falsa de los costos.
,. (viso de eceso en los costos o demoras en el programa.
-. (probacin de los subcontratistas.
.. El equipo o la informacin a proporcionar por el cliente.
/. !atentes.
0. $ivulgacin de informacin confidencial.
2. =onsideraciones internacionales.
3. =ancelacin.
4. =ondiciones de pago.
*5. !agos por primas9penalidades.
**. =ambios.
COENTARIO PERSONAL!
<ue una lectura bastante amplia, no slo en etensin de cuartillas sino en lo
sustancioso de los aspectos abordados en las dos primeras fases del ciclo de vida
del proyecto, la identificacin de necesidades y las soluciones propuestas. En el
caso de la primera fase, se pudo observar la importancia que representa la
claridad de la necesidad o problema detectado, a fin de poder plantear con
atingencia una solucin de propuesta que sirva de base, a su ve8, para el
concurso de las soluciones propuestas por personal capacitado.
En tanto la segunda fase se puede considerar medular dado que representa la
solucin propuesta a la necesidad identificada y se materiali8a a trav's del
proyecto a reali8ar. !or ello la diversidad de procedimientos a seguir para
asegurar, en principio, la confian8a del cliente a trav's de una propuesta realista y
apegada a los requerimientos establecidos por el cliente.
+ales procedimientos fueron lo suficientemente ilustrativos para determinar su
funcin e impacto en la reali8acin del proyecto, y a los que no hay ms que
agregarles.