Manual OCS PDF

Manual Usuario
Open Conference System

(OCS 2.1.0.1)
Ttulo: Manual usuario OCS
Autor: Soli !oc" #T
C$i%o: &ersi$n: 1.0 'ec(a: )0*0+*200,
Manual usuario -.-: OCS
2
ndice
1- Vista General...................................................................................................................................4
1.1 - Caractersticas de OCS............................................................................................................4
1.2 - Roles de usuario dentro de OCS..............................................................................................5
1.3 - Flujo de trabajo OCS...............................................................................................................7
1.4 - Flujo de trabajo si!li"icado...................................................................................................#
1.5 - Vista r$!ida de OCS................................................................................................................%
2- Consejos de na&e'aci(n................................................................................................................12
3- Gestor de )&entos.........................................................................................................................13
3.1 - Flujo 'esti(n de usuarios.......................................................................................................15
3.2 - *s!ectos cla&e de Gesti(n General del Gestor de )&entos...................................................1+
3.2.1 - Gesti(n del sitio ,eb.....................................................................................................1+
3.2.2 - Con"erencias-con'resos !ro'raados...........................................................................17
3.2.3 - *nuncios........................................................................................................................17
3.2.4 - .lantillas de correo........................................................................................................17
3.2.5 - /erraientas !ara la lectura.........................................................................................1#
3.2.+ - Fic0eros e1ainados.....................................................................................................1%
3.2.7 - 2dioas..........................................................................................................................1%
3.2.# - 3o's del e&ento .............................................................................................................1%
3.2.% - .lu'in del sistea..........................................................................................................1%
3.2.14 - 5suarios.......................................................................................................................24
3.2.11 - Roles -6 Gestores de )&ento........................................................................................24
3.3 - *s!ectos cla&e de la adinistraci(n de cada e&ento7 con"erencia o con'reso......................21
3.3.1 - .uesta en arc0a...........................................................................................................21
3.3.2 - Calendario de la Con"erencia-Con'reso........................................................................22
3.3.3 - Secciones de la con"erencias..........................................................................................22
3.3.4 - )8ui!o or'ani9ador........................................................................................................22
3.3.5 - .ro'raa .......................................................................................................................22
3.3.+ - 2!ortar-)1!ortar datos.................................................................................................23
3.3.7 - )stadsticas e in"ores..................................................................................................23
3.3.# - 2nscri!ci(n.....................................................................................................................23
3.3.% - .lani"icador de recursos.................................................................................................24
3.3.14 - Foras de !a'o............................................................................................................24
3.3.11 - *lojaiento..................................................................................................................24
3.3.12 - Roles............................................................................................................................25
4- :irector o :irector de )&ento.......................................................................................................2+
5- :irector de Secci(n.......................................................................................................................2%
+- Re&isor o Recensor.......................................................................................................................34
7- *utores..........................................................................................................................................32
#- 3ectores.........................................................................................................................................34
%- .artici!antes..................................................................................................................................35
14- .re'untas "recuentes....................................................................................................................3+
11- Glosario.......................................................................................................................................3#
Soli !oc" #T Opera erai"ina San -ruent/io )1 2. solairua 01. 2ule%oa 01003 &itoria*4astei/ Ara2a (5 )0) ,03 10 16 00 info7soli*roc"*it.com
)
8ste manual (a sio reali/ao por Soli !oc" #T a petici$n e la &ice%erencia e
las T#C e la U-&98:U.
8ste ocumento est; licenciao 2a<o la licencia Creative Commons
Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa): no se permite un
uso comercial e la o2ra ori%inal ni e las posi2les o2ras eri=aas> la istri2uci$n
e las cuales se e2e (acer con una licencia i%ual a la ?ue re%ula la o2ra ori%inal.
-ara =er una copia e esta licencia =isite
http://es.creativecommons.org/licencia/.
0
1- Vista General
1.1 - Caractersticas de OCS
8st; ise@ao para a(orrar tiempo y esfuer/o en las tareas relacionaas con la
or%ani/aci$n e e=entos> conferencias o con%resos.
OCS me<ora la %esti$n e las conferencias en 2ase a polticas m;s transparentes e
acceso> e*mails con notificaciones automati/aas> %esti$n e usuarios> ineAac$n> etc ...
OCS permite:
1. Crear un sitio Be2 e e=entos> conferencias o con%resos
2. 4estionar conferencias ?ue ocurran m;s e una =e/ en el tiempo
). Componer y en=iar un Ccall for papersD para promo=er la recepci$n e tra2a<os por
parte e los autores
0. Aceptar electr$nicamente tra2a<os> ocumentos y ori%inales
3. -ermitir eitar su tra2a<o a los autores ?ue lo en=iaron
+. !e=isar ic(os tra2a<os
1. -ro%ramar en el tiempo un e=ento> conferencia o con%reso
6. -oer 2uscar ic(os tra2a<os una =e/ aca2aa la conferencias
,. -u2licar <ue%os e atos ori%inales
10. !e%istrar participantes y sus pa%os
11. #nte%rar iscusiones reali/aas tras aca2ar el e=ento> conferencia o con%reso
12. Utili/ar plantillas preise@aas para el en=o e e*mails
1). Soporta mEltiples len%ua<es
3
1.2 - Roles de usuario dentro de OCS
dmin: este rol lo e<ercer; C#F#! y se encar%ar; e la instalaci$n y
confi%uraci$n inicial e OCS. 8l C#F#! %enerar; las iferentes Conferencias !a/
entro e OCS. Ga escripci$n e este rol ?uea fuera e este manual e usuario.
Gestor de !ventos: confi%ura los e=entos o conferencias a reali/ar entro e
caa conferencia ra/. 8s responsa2le e las cuentas el resto e usuarios y el
aspecto e toos los e=entos> conferencias o con%resos ?ue resian entro e
caa conferencia ra/. 8l 4estor e 8=entos es tam2iHn responsa2le el re%istro
e los participantes en el e=ento> conferencia o con%reso.
"irector o "irector de !vento: %estiona la recepci$n e tra2a<os e los
autores> asi%na tra2a<os a Firectores e Secci$n o !ecensores> as como la
pu2licaci$n el tra2a<o entro el e=ento> conferencia o con%reso. Tam2iHn puee
eciir aceptar o no los tra2a<os y en=iar e*mails a los usuarios el e=ento>
conferencia o con%reso.
"irector de #ecci$n: responsa2le e %estionar los tra2a<os e los autores
reci2ios para su clasificaci$n en secciones (cate%oras> etc.)> super=isa el proceso
e re=isi$n y eici$n> y ecie aceptar o no los tra2a<os para el e=ento o
conferencia.
Revisores o Recensores: anotan recomenaciones so2re los tra2a<os
reci2ios para su inclusi$n o no en el e=ento> conferencia o con%reso. 8l Firector
e 8=ento o Firector e Secci$n eterminar; si incluir o no el tra2a<o en el e=ento>
utores: en=an su propuesta e tra2a<os al e=ento> conferencia o con%reso
y participan en el proceso e re=isao y super=isi$n.
%ectores: usuarios ?ue pueen re%istrarse para leer el temario y procesos el
e=ento. Al%unos e=entos> conferencias o con%resos pueen no re?uerir re%istrarse
para ello.
&articipantes: personas ?ue se re%istran para asistir fsicamente al e=ento o
conferencia. 8l re%istro es %estionao por el 4estor e 8=entos.
+
1
1.3 - Flujo de trabajo OCS
Un usuario puee asumir iferentes roles a la =e/> por e<emplo 4estor e 8=entos e la
conferencia ra/ y Firector e 8=ento e un e=ento> conferencia o con%reso eterminao
e la conferencia ra/.
6
1.4 - Flujo de trabajo simplificado
,
1.5 - ista r!pida de OCS
4racias al C#F#! isponremos e una Con'erencia Ra() multilin%Ie one el 4estor e
8=entos por; confi%urar y %estionar los iferentes e=entos> conferencias o con%resos.
10
8n el si%uiente e<emplo> entro e la Conferencia Ra" #$osca %b&rica' un usuario
=aliao pora tener uno o m;s e=entos> conferencias o con%resos pro%ramaos en
iferentes fec(as.
11
Si ele%imos el enlace e la conferencia> e=ento o con%reso =eremos su contenio .
Si por el contrario (u2iHramos ele%io el enlace el rol !ecensor o !e=isor tenramos
acceso a iferentes opciones entro e ese e=ento> conferencia o con%reso.
12
*- Conse+os de navegaci$n
8s muy f;cil pererse entro e la na=e%aci$n en OCS> si%uieno estos sencillos trucos
poremos situarnos m;s f;cilmente:
Validaci$n: al =aliar con usuario9contrase@a nos aparecer; un menE
personali/ao en 2ase al rol ?ue ocupemos entro el sistema OCS e la
U-&98:U.
8n el e<emplo> el usuario es 4estor e 8=ento e toa la Conferencia !a/ y e los
uno o mas e=entos> conferencias o con%resos ?ue eAistan entro e ella. Sin
em2ar%o> este mismo usuario es Autor pero solo entro e la CConferencia e la
Mosca #2Hrica e Junio e 200,D.
Roles: entro e caa e=ento> conferencia o con%reso tenremos acceso a
iferentes opciones en funci$n el rol ?ue eli<amos en caa momento. 8n el caso
inmeiatamente anterior tenramos opciones e tra2a<o iferentes si
seleccionamos CGestor del EventoD o CAutorD.
Volver a men, principal: es muy sencillo pulsano so2re CUsuarioD en la 2arra e
menE superior.
1)
-- Gestor de !ventos
8l usuario9contrase@a ?ue a acceso a este rol ser; creao por el C#F#!. 8n caso e no
isponer e ella contactar con el C#F#!.
8l 4estor e 8=entos confi%ura los iferentes e=entos> conferencias o con%resos a
reali/ar entro e caa conferencia ra/K es responsa2le e las cuentas e usuarios y el
aspecto e los e=entos> conferencias o con%resos ?ue resian en esa conferencia ra/.
As pues> una =e/ ?ue acceemos con este perfil isponemos e 2 tipos e opciones:
1. Una Gesti$n General one se reali/ar; el alta> pro%ramaci$n y %esti$n e la
apariencia e toos los e=entos> conferencias o con%resos ?ue cuel%an e la
conferencia ra/.
Ga 4esti$n el sitio Le2 consta e + pasos> es el apartao m;s comple<o y one
se confi%ura la mayor parte e la apariencia e un e=ento> conferencia o con%reso.
Aem;s> se pueen %estionar toos los usuarios e la conferencia ra/ y los
usuarios con rol 4estor e 8=entos en particular.
2. Una Gesti$n &articular de cada evento. con'erencia o congreso activo (por
e<emplo> la Conferencia Mosca #2Hrica Junio e 200, y por otro lao la e Julio e
200,). 4estionaremos el pro%rama> secciones> e?uipo or%ani/aor> inscripciones>
fec(as para la recepci$n e tra2a<os en el Call for -apers y re=isiones ... en caa
e=ento> conferencia o con%reso ?ue cuel%a e la conferencia ra/.
-ara acceer a las opciones el 4estor e 8=entos seleccionar CGestor del EventoD. A
continuaci$n> mostramos las opciones el 4estor e 8=entos comentao para facilitar una
me<or compresi$n %lo2al> so2re la %ran cantia y comple<ia e tareas ?ue reali/a el
4estor e 8=entos. 8n la parte i/?uiera se encuentran las opciones y en la erec(a los
comentarios.
10
13
3.1 - Flujo (esti)n de usuarios
Como paso pre=io a la eAplicaci$n e las opciones el 4estor e 8=entos e2emos
eAplicar la %esti$n e usuarios. 8n el %r;fico a continuaci$n eAplicamos como se e2e
reali/ar la %esti$n e usuarios en OCS ese iferentes opciones y en caa uno e ellos
con iferente perspecti=a.
O2ser=ar como los usuarios (autores> re=isores> lectores y participantes) pueen %estionar
autom;ticamente sus altas al interesarse por un e=ento> conferencia o con%reso. -ara los
Gectores y -articipantes es necesario ?ue el 4estor e 8=entos (aya confi%urao el
e=ento> conferencia o con%reso prestano atenci$n a los CTipos de registrosD en
CInscripcinD y a las fec(as el CCalendario de la Conferencia/congresoD. -ara Autores y
!e=isores =er fec(as el CCalendario de la Conferencia/congresoD y CPuesta en marchaD.
1+
3.2 - *spectos cla+e de ,esti)n ,eneral del ,estor de -+entos
/uy importante: Ga conferencia ra/ tenr;n un iioma principal o por efecto y puee
?ue soporte otros iiomas. -ara a?uellos e=entos> conferencias o con%resos ?ue
?ueramos sean multilin%Ies> primero e2emos rellenar toos los formularios en el iioma
principal o por efecto e la conferencia ra/. FespuHs> en los formularios one apare/ca
el esple%a2le e la ima%en> ele%imos el iioma secunario y rellenamos e nue=o el
formulario. Fe2eremos rellenar toos los formularios tantas =eces como iiomas
?ueramos tener isponi2les.
Gos participantes e estos e=entos o conferencias al conectarse y en funci$n el iioma
?ue eli<an se les mostrar; la escripci$n e comentarios> recomenaciones> polticas e
acceso> copyri%t( ... relati=os al e=ento o conferencia en el iioma corresponiente.
-0*01 - Gesti$n del sitio 1eb
Si seleccionamos CGestin del sitio webD en + sencillos pasos poremos confi%urar el
aspecto %eneral e toos los e=entos> conferencias o con%resos pertenecientes a nuestra
conferencia ra/.
Ga mayora e las pantallas e los + pasos ?ue e2emos reali/ar para confi%urar la
conferencia ra/ se eAplican por si mismas pero en este apartao prestamos especial
atenci$n a puntos cla=e:
-aso 1 CAcerca de esta Conferencia/CongresoD: escripci$n el e=ento>
conferencia o con%reso> contacto principal> nota so2re el copyri%(t> etc.
-restar especial atenci$n al punto 1.3 one se efine la poltica e acceso a e
los e=entos> conferencias o con%resos con usuarios re%istraos o no> poer reali/ar
comentarios o no una =e/ cele2raos y arc(i=aos ...
-aso 2 CContenidos adicionales de esta ebD: contenio e la p;%ina e inicio>
11
informaci$n so2re el usuario y anuncios
8n el paso 2.1 se confi%ura la reirecci$n e usuarios para ?ue accean
irectamente al e=ento> conferencia o con%reso pro%ramaa en caso e ?ue entro
e la conferencia ra/ eAista solo un Enico e=ento> conferencia o con%reso
8n el el paso 2.3 se controla el acceso a las presentaciones (tra2a<os e autores
apro2aos y pu2licaos).
-aso ) CCabeceras! Pies! "istas # $arra de %avegacinD: ttulos> lo%os> ca2eceras>
pies> etc.
-aso 0 CEstilo de los eventos o conferenciasD: (o<a e estilos y temas para la
conferencia ra/. Gos e=entos> conferencias o con%resos (erear;n el estilo e la
conferencia ra/.
-aso 3 CControl de accesos &logs'D: si se %uara o no re%istro e los en=os e
ocumentos> e*mails y accesos a los e=entos> conferencias o con%resos.
-aso + CConferencia/Congreso Indi(adoD: pala2ras cla=e para ineAar el e=ento >
conferencia o con%reso y sea posi2le 2uscarlo m;s f;cilmente
Con respecto al paso +.2 esta acci$n ser; reali/aa por el C#F#!.
-0*0* - Con'erencias2congresos programados
Se crean y 2orran aem;s e efinir el oren e =isuali/aci$n. 8s imprescini2le crear un
e=ento> conferencia o con%reso ese a?u para ?ue apare/ca en la Le2 el sistema
OCS.
-0*0- - nuncios
-oemos incluir patrocinaores y anuncios e estos en nuestros e=entos o conferencias.
-0*03 - &lantillas de correo
Una lista preefinia e plantillas e e*mail con mensa<es preefinios ?ue poemos
16
personali/ar. Gos e*mails ser;n en=iaos a los !e=isores> Autores> Firectores el 8=ento>
Firectores e Secci$n ... para confirmar la correcta reali/aci$n o no e iferentes acciones
y estaos (tra2a<o car%ao> en espera> re=isao o rec(a/ao> pa%o reali/ao ...)
Se pueen moificar las plantillas para iferentes iiomas al in%lHs pero tenieno en
cuiao en no 2orrar las =aria2les tipo MNuser'ullOameP> MNconferenceOameP> ... ?ue se
sustituir;n por el nom2re e usuario> nom2re e conferencia ...
-0*04 - 5erramientas para la lectura
-ermite a los Gectores e los tra2a<os pu2licaos (presentaciones) en los e=entos>
conferencias o con%resos isponer e un conteAto ?ue facilite la interpretaci$n> e=aluaci$n
y utili/aci$n e los tra2a<os a leer. 8l 4estor e 8=entos permite acti=ar estas
(erramientas as como seleccionar iferentes funcionaliaes.
8n la ima%en poemos o2ser=ar como entro e un tra2a<o pu2licao o presentaci$n
aparecer;n a la erec(a las C:erramientas e GecturaD one CAcerca del AutorD> CComo
Citar el art)culoD> etc son (erramientas ?ue nos facilitan o2tener informaci$n e la
presentaci$n y su utili/aci$n.
1,
8l enlace C*osca ib+ricaD es un conteAto creao ?ue permite a los Gectores isponer e
2Es?ueas preefinias entorno al tema ?ue nos ocupa.
-0*06 - 7ic8eros e9aminados
Usar con precauci$n ya ?ue se trata e una funcionalia a=an/aa ?ue permite
manipular irectamente los fic(eros y irectorios asociaos con caa e=ento o
conferencia. Si se 2orra un fic(ero ese esta opci$n no se 2orrar; en la 2ase e atos y
se creara una inconsistencia e atos.
-0*0: - Idiomas
#iomas principal y secunarios soportaos en la conferencia ra/ y por consi%uiente en
los e=entos> conferencias o con%resos ?ue cuel%uen e ella.
-0*0; - %ogs del evento
-ermite =er cam2ios reali/aos en la confi%uraci$n e e=entos> conferencias o con%resos.
-0*0< - &lugin del sistema
-ro%ramas ?ue a@aen funcionalia eAtra y ?ue al%unos epenieno e su naturale/a
poremos confi%urar ese a?u. Oormalmente estos pro%ramas ser;n instalaos en el
sistema OCS por el C#F#! y el 4estor e 8=entos ecie si utili/arlos o no.
20
-0*01= - >suarios
Apartao para la %esti$n e usuarios y especficamente para el rol 4estor e 8=entos
4esti$n e toos los usuarios e la conferencia ra/ one poremos crear nue=os
usuarios> fusionar usuarios y reutili/ar usuarios el sitio para asi%narle el rol e 4estor e
8=entos. Gos usuarios nue=os ?ue creamos en este apartao se crear;n sin rol o con el
rol 4estor e 8=entos. 8n este apartao no se con'iguran los roles ("irector. "irector
de #ecci$n. utor. etc00) de acceso a cada evento. con'erencia o congreso. 8sto se
reali/a en el apartao C,olesD e caa e=ento> conferencia o con%reso.
8n CUsuarios ,egistradosD poemos %estionar toos los usuarios re%istraos en la
conferencia ra/. -oremos en=iarles e*mails> eitarlos> 2orrarlo o es(a2ilitarlo
temporalmente. Aem;s> se permite al 4estor e 8=entos acceer a la aplicaci$n con
usuarios e iferentes roles para poer =er Cin situD si el e=ento> conferencia o con%reso
?ue aca2a e confi%urar se =isionar; correctamente cuano los usuarios se conecten con
ese rol especfico.
8n C,egistrar un usuario de este sitio en esta conferenciaD poemos acceer a toos los
usuarios el sistema OCS e la U-&98:U. 8s ecir> usuarios e otras conferencias ra/
y asi%narle un rol e C4estor e 8=entosD en nuestra conferencia ra/.
8n CCrear nuevo UsuarioD poemos crear nue=os usuarios y asi%narles un rol 4estor e
8=entos o no asi%narles rol nin%uno.
8n C-usionar usuariosD poemos fusionar os usuarios e cual?uier rol en uno solo.
-0*011 - Roles -? Gestores de !vento
Sir=e para %estionar los usuarios con rol 4estor e 8=entos tareas como en=iar e*mails>
es(a2ilitar usuario> moificarlo y acceer como un usuario 4estor e 8=entos
eterminao.
21
3.3 - *spectos cla+e de la administraci)n de cada e+ento. conferencia
o con(reso
/uy importante: Ga conferencia ra/ tenr;n un iioma principal o por efecto y puee
?ue soporte otros iiomas. -ara a?uellos e=entos> conferencias o con%resos ?ue
?ueramos sean multilin%Ies> primero e2emos rellenar toos los formularios en el iioma
principal o por efecto e la conferencia ra/. FespuHs> en los formularios one apare/ca
el esple%a2le e la ima%en> ele%imos el iioma secunario y rellenamos e nue=o el
formulario. Fe2eremos rellenar toos los formularios tantas =eces como iiomas
?ueramos tener isponi2les.
Gos participantes e estos e=entos o conferencias al conectarse y en funci$n el iioma
?ue eli<an se les mostrar; la escripci$n e comentarios> recomenaciones> polticas e
acceso> copyri%t( ... relati=os al e=ento o conferencia en el iioma corresponiente.
-0-01 - &uesta en marc8a
1 * C.etallesD: escripci$n> locali/aci$n> contactos> e*mails y patrocinaores.
2 Q CPresentacionesD: confi%uraci$n el proceso e en=o e los tra2a<os e los autores o
CCall for -apersD> tipos e tra2a<os> solicitu e ori%inales> instrucciones para autores>
ineAaci$n e ientificaci$n.
8s muy recomena2le rellenar el paso 2.0 e ineAaci$n para ?ue los contenios
e nuestra conferencia puea ser 2uscaos m;s f;cilmente y ten%amos m;s HAito
y posi2iliaes e ifusi$n.
) Q CEvaluacinD> re=isi$n o recensi$n: polticas respecto al proceso e recensi$n o
re=isi$n> instrucciones para autores y acceso.
22
-0-0* - Calendario de la Con'erencia2Congreso
Se confi%uran:
'ec(as e inicio y final el e=ento> conferencia o con%reso
Cuano se mostrar; la conferencia en la Le2 y cuano se arc(i=ar;.
'ec(as para ?ue los autores se re%istren y en=en sus tra2a<os o Call for -apers.
Oo aparecer; el enlace CCall for PapersD en el el e=ento> conferencia o con%reso
(asta ?ue no se pro%rame una fec(a acore.
'ec(as para ?ue los re=isores se re%istren
'ec(as en las ?ue los tra2a<os (presentaciones) ser;n mostraos en la Le2
-0-0- - #ecciones de la con'erencias
8l o2<eti=o es clasificar por tem;ticas o secciones iferentes aspectos e un e=ento>
conferencia o con%reso. -or e<emplo entro e la conferencia CMosca #2HricaD pora
(a2er secciones para reco%er tra2a<os e autores tales como: 4eneral> -atolo%as
asociaas a la Mosca #2Hrica> -erfil e po2laci$n e la Mosca #2Hrica> etc ...
-0-03 - !@uipo organi)ador
8n funci$n e las personas y roles creaos el propio sistema nos propone un e?uipo
CComit+ /rgani(adorD o sino poemos confi%urar nuestro propio e?uipo creano un
nom2re e e?uipo y asi%nano personas al mismo.
-0-04 - &rograma
Cuano el pro%rama e la Conferencia9Con%reso estH listo para los usuarios> se e2e
epositar a?u o introucirlos como teAto plano.
2)
-0-06 - Importar2!9portar datos
-osi2ilia e importar y eAportar usuarios> tra2a<os> metaatos para ineAao e tra2a<os
e incluso e=entos> conferencias o con%resos.
-0-0: - !stad(sticas e in'ormes
8stasticas so2re tra2a<os reci2ios y apro2aos o en proceso e re=isi$n>
participantes ... Se pueen %enerar informes en formato .cs= para su uso en (o<as e
c;lculo.
-0-0; - Inscripci$n
8s necesario efinir un CTipos de InscripcinD y permitir ?ue los usuarios se inscri2an
autom;ticamente ese la Le2. #nscri2irse supone ?ue el usuario participar; y asistir; a la
conferencia fsica o =irtualmente. Si una conferencia est; pu2licaa y a2ierta a
inscripciones> se pueen %estionar las inscripciones ese ) ;reas> 0Inscripcin1 ! 0Tipos
de inscripcin1 y 0Pol)ticas sobre la inscripcin12
0Inscripcin1 3 muestra los usuarios inscritos ini=iualmente. -ara %estionar el
pa%o seleccionar CEditarD. Aem;s> poemos reali/ar inscripci$n manual e
usuarios eAistentes pero si y solo si pre=iamente (emos efinio los CTipos de
InscripcinD.
0Tipos de inscripcin13 podemos definir en Ccrear un nuevo tipo de inscripcinD
inscripciones con iferentes precios o fec(as para #nscripciones preliminares>
8stuiantes> Foctores> etc ... 8l acceso a la conferencia puee ser online> fsico
(presencial) o fsico (presencial) y online.
0Pol)ticas sobre la inscripcin1: se efine la persona encar%aa e las
inscripciones. Aem;s> en caso e ?ue el C#F#! as lo (aya confi%urao> se
permiten opciones a=an/aas so2re el en=o autom;tico e e*mails antes el cierre
el perioo e inscripciones> en=o e contenios por e*mail a lectores si la
20
conferencia es eclaraa COpen AccessD o inclusi$n e teAto eAplicati=o para
cuano la conferencia sea arc(i=aa.
-0-0< - &lani'icador de recursos
Se efinen eificios y salas para los e=entos> conferencias o con%resos.
Tam2iHn poemos efinir en ?uH salas y a ?uH (ora se reali/ar;n las presentaciones
(tra2a<os e los autores> re=isaos> aceptaos y pu2licaos en la Le2) pro%ramaas. Gas
presentaciones pro%ramaas confieren un mayor atracti=o al e=ento> conferencia o
con%reso para ?ue los -articipantes se re%istren.
-0-01= - 7ormas de pago
-a%o electr$nico (-ay-al) o manual. Gos pa%os manuales e2en ser =erificaos ese la
opci$n CInscripcinD y CEditarD e caa e=ento> conferencia o con%reso. 8n un futuro OCS
pora inte%rarse con la plataforma electr$nica e pa%o Mi-a%o el 4o2ierno &asco.
-0-011 - lo+amiento
#nformaci$n so2re $ne alo<arse> transporte pE2lico y lo%stica relacionao con el e=ento>
23
-0-01* - Roles
4esti$n> altas> 2a<as y moificaciones> e los usuarios (Firector e 8=ento> Firector e
Secci$n> !e=isor> Autor> Gector y los -articipante) el e=ento> conferencia o con%reso.
Aem;s> se permite al 4estor e 8=entos acceer a la aplicaci$n con iferentes roles
para poer =er Cin situD si el e=ento> conferencia o con%reso ?ue aca2a e confi%urar se
=isionar; correctamente cuano los usuarios se conecten con su rol especfico.
Gos enlaces e Firector e 8=ento> Firector e Secci$n> !e=isor> Autor y Gector
muestran los usuarios ?ue cumplen este rol entro el e=ento> conferencia o con%reso.
2+
3- "irector o "irector de !vento
Gos usuarios ?ue esenpe@an este rol son creaos por el 4estor e 8=entos.
Fentro el Firector e 8=ento isponemos e 3 opciones:
1 * C4in asignarD: =eremos tra2a<os en=iaos por autores al e=ento> conferencia o
con%reso. -ulsano so2re el ttulo el tra2a<o poremos =er el contenio el
tra2a<o. Tenemos os opciones:
1) Asi%nar el tra2a<o a nosotros mismos o a un Firector e Secci$n al
seleccionar so2re C.irector de 4eccinD. Oos aparecer; una pantalla para
en=iar un e*mail e notificaci$n para el Firector e Secci$n pre=iamente
seleccionao y el tra2a<o se le ser; asi%nao autom;ticamente.
2)DArchivar el env)oD o escartar el tra2a<o por no a<ustarse a la tem;tica e
la conferencia u otras ra/ones. Se en=a un e*mail al autor.
2 * CEn ,ecensinD: el tra2a<o reciHn asi%nao en el apartao C4in asignarD
aparecer; a(ora en este apartao. Fese a?u seleccionamos ttulo el tra2a<o. A
continuaci$n> asi%naremos un re=isor a este tra2a<o en C!ecensi$n e Tra2a<oD.
OJO ?ue tras seleccionar C4eleccionar el recensorD> en pantallas pe?ue@as> por un
fallo en el ise@o e la aplicaci$n en la ta2la el apartao !e=isor> (ay ?ue situarse
so2re la ta2la y ar al ta2ulaor para mostrar la opci$n e CAsigneD. 'inalmente
pulsamos en el icono e en=o e e*mail para notific;rselo al !ecensor o !e=isor
seleccionao.
21
Cuano el re=isor asi%nao facilite su recomenaci$n so2re el tra2a<o> el Firector
e 8=ento o Firector e Secci$n reci2ir; un e*mail y e2er; eciir en CFirector
?ue toma e ecisionesD si acepta el tra2a<o el autor o no y C4uarar la Fecisi$nD.
26
8n un momento ao un Firector e 8=ento o un Firector e Secci$n pora
aceptar un tra2a<o irectamente sin pasar por la recomenaci$n el !e=isor.
Una =e/ aceptao el tra2a<o e2emos pu2licarlo en el e=ento> conferencia o
con%reso. Tenemos os opciones:
1. :acerlo irectamente ese la secci$n CCompletarD .
2. -asar el tra2a<o a un estaio intermeio CMa?uetaci$nD o C'ormatoD en el ?ue
poremos a@air =ersiones comentaas> cam2iar formato e fic(eros (oc> ppt>
ot>op ... a pf ) o formatos aecuaos para impresi$n> etc ... Fe2emos
seleccionar CCompletarD una =e/ (ayamos actuali/ao el tra2a<o.

Una =e/ epositaos> e2emos seleccionar completar y el tra2a<o pasa a la /ona
e C-resentaciones C y se pu2lica en el e=ento> conferencia o con%reso.
Cuano el tra2a<o (a sio pu2licao es el 4estor el 8=entos ?uiHn> en 2ase al
tra2a<o recientemente pu2licao> puee pro%ramar una presentaci$n.
2,
) * CPresentacionesD: tra2a<os aceptaos y pu2licaos en el e=ento> conferencia o
con%reso.
0 * C-icherosD: muestra los tra2a<os e autores arc(i=aos o rec(a/aos por el
Firector e 8=ento.
3 * C%otificar a los UsuariosD: permite manar un mensa<e a iferentes usuarios el
e=ento> conferencia o con%reso so2re el estao e los tra2a<os aceptaos.
4- "irector de #ecci$n
Gos usuarios ?ue esenpe@an este rol son creaos por el 4estor e 8=entos o Firector e
8=entos.
!eali/a las mismas funciones e aceptaci$n> asi%naci$n e re=isores> rec(a/o y
pu2licaci$n e tra2a<os ?ue el Firector e 8=entos pero siempre entro el ;m2ito e una
secci$n o ;rea el e=ento> conferencia o con%reso.
)0
6- Revisor o Recensor
Gos usuarios ?ue esenpe@an este rol son creaos por el 4estor e 8=entos> Firector e
8=ento o Firector e Secci$n o se crean autom;ticamente al interesarse por un e=ento>
conferencia o con%reso..
Al !e=isor o !ecensor se le =an asi%nano por parte e los Firector e 8=ento o Firector
e Secci$n los tra2a<os e los autores a re=isar.
8n el e<emplo se muestran un tra2a<o acti=o por re=isar y otro arc(i=ao ya censao o
re=isao.
Seleccionano el ttulo el tra2a<o por re=isar poremos o2ser=ar sus metataos> fec(a
lmite para su re=isi$n> pasos a reali/ar para su re=isi$n> un 2ot$n e e*mail para informar
al Firector e 8=ento o al Firector e Secci$n si se acepta reali/ar la re=isi$n el tra2a<o y
finalmente la recomenaci$n el censor o re=isor so2re el tra2a<o.
)1
Se en=a e*mail al Firector e 8=ento o Firector e Secci$n so2re el resultao e la
re=isi$n y el tra2a<o pasa a la /ona CArchivarD.
Si acceemos a CArchivarD poremos =er si el Firector e 8=entos o el Firector e Secci$n
ecie efiniti=amente aceptar y pu2licar el tra2a<o re=isao por el Censor o !e=isor.
)2
:- utores
Gos autores pueen arse e alta en el sistema en este rol por si mismo cuano el 4estor
e 8=entos e un e=ento> conferencia o con%reso acti=a el CCall for -aperD.
8l 4estor e 8=entos puee ar e alta> 2a<a o moificar autores cuano consiere
necesario.
Si pulsamos so2re en enlace CCall for papersD entro el ;rea C#nformaci$n el e=entoD e
un e=ento> conferencia o con%reso> el sistema nos ofrece iniciar un proceso e en=o e
tra2a<o.
-ara iniciar ese proceso e
en=o e2eremos tener un usuario con el rol Autor ya creao o nos ofrecer; la posi2ilia
e crear uno.
Cuano entramos en el sistema con el rol e Autor el sistema nos ofrece opciones para
%estionar los tra2a<os ?ue (ayamos emitio y su estao. Si ?ueremos en=iar un nue=o
tra2a<o seleccionar CPrimer paso del proceso de env)oD.
))
Al seleccionar el ttulo el tra2a<o o estao poremos en=iar e*mails y con comentarios
aicionales so2re los tra2a<os en recensi$n o re=isi$n> etc ...
Gos nue=os tra2a<os tras ser asi%naos> aceptaos para su pu2licaci$n (estao
C!emitioD) o rec(a/aos (estao CArc(i=aoD) aparecer;n en la /ona CArc(i=arD.
)0
;- %ectores
Una =e/ ?ue el e=ento> conferencia o con%reso est; confi%urao el Gector tenr; acceso a
ella y por; crear su cuenta autom;ticamente.
Si los tra2a<os remitios al e=ento> conferencia o con%reso y epositaos en
CPresentaciones # AutoresD son e li2re acceso too el muno por; consultarlos. 8n caso
e ?ue el e=ento> conferencia o con%reso no sea e li2re acceso solamente los lectores
re%istraos por;n acceer a estos tra2a<os.
)3
<- &articipantes
Gos -articipantes e2en inscri2irse en el e=ento> conferencia o con%reso al i%ual ?ue los
lectores. Son usuarios ?ue =an asistir presencialmente. Si ya tienen un usuario entro el
sistema e2en =aliarse primero y si no por;n crearse uno.
Gos -articipantes potenciales pueen =isuali/ar pro%rama y9o contenio el e=ento>
conferencia o con%reso se%En como estH confi%urao> e li2re acceso o no> por;n leer
el contenio e los tra2a<os remitios por los autores> apro2aos y pu2licaos .
Si el e=ento> conferencia o con%reso est; confi%uraa meiante pago manual> una =e/
inscritos al 4estor el 8=ento le lle%ar; un e*mail comunic;nole ?ue e2er; %estionar el
pa%o el usuario reciHn inscrito. Cuano el 4estor e 8=entos reci2a el <ustificante e
pa%o cam2iar; el estao e inscripci$n el participante a pa%ao ese CInscripcinD y
CEditarD.
Si el e=ento> conferencia o con%reso est; confi%uraa meiante pago electr$nico se
reen=iar; al participante a una pasarela e pa%o.
)+
1=- &reguntas 'recuentes
1 Tras (a2erme =aliao en OCS> Rc$mo puee acceer al menE inicial
corresponiente a mi ni=el e usuarioS 8n el menE superior seleccionar CUsuarioD.
2 RUn usuario puee asumir iferentes rolesS S. Un autor puee ser lector y
participante> un re=isor o censor puee re=isar tra2a<os e otro autor> etc ...
8n particular el 4estor e 8=ento es capa/ e entrar a la conferencia como
cual?uier usuario el 8=ento> Conferencia o Con%reso para =aliar si Hsta se (a
confi%urao correctamente.
3 RC$mo pueo confi%urar un e=ento> conferencia o con%reso multiiomaS
Fepenieno el iioma principal e la conferencia ra/> primero se e2er; crear
los recursos e los e=entos> conferencias o con%resos en el iioma principal. Si no
lo (acemos as frecuentemente tenremos el si%uiente error:
5a ocurrido un error mientras se procesaba este formulario3 el tipo de
inscripcin es obligatorio2 &Espa6a Castellano'
Una =e/ creaos los recursos en el iioma principal> en los formularios $ne
apare/ca la opci$n e iioma> ele%imos el iioma secunario el esple%a2le y
e2eremos rellenar el formulario tantas =eces como iiomas ?ueramos tener
isponi2les.
Gos participantes e estos e=entos o conferencias al conectarse y en funci$n el
iioma ?ue eli<an se les mostrar; la escripci$n e comentarios> recomenaciones>
polticas e acceso> copyri%t( ... relati=os al e=ento o conferencia en el iioma
corresponiente.
)1
4 RSe pueen pro%ramar anuncios multilin%IeS Solamente se pueen crear anuncios
en el iioma principal e la conferencia ra/. -oramos crear anuncios en =arios
iiomas escri2ieno en =arios iiomas entro e caa escripci$n y ttulo.
5 R-or ?uH no se pueen re%istrarse participantes en mi e=ento> conferencia o
con%resoS 8l 4estor e 8=entos e2e e efinir un CTipo de inscripcinD en la
%esti$n e CInscripcinD e caa e=ento> conferencia o con%reso aem;s e afinar
con las fec(as en CCalendario de de Conferencia/CongresoD.
+ R-or ?uH no est; acti=ao la recepci$n e tra2a<os e los autores o CCall for
-apersDS 8l 4estor e 8=entos e2e e efinir el apartao CPresentacionesD en la
CPuesta en marchaD y pro%ramar el CCalendario de de Conferencia/CongresoD con
especial atenci$n a la casilla Call for -apers y fec(as e en=os a<ustaas.
7 RTuH es una presentaci$nS Gos tra2a<os e los autores apro2aos e2en ser
pu2licaos por los Firectores y se con=ierten en presentaciones ?ue el 4estor e
8=entos e2e pro%ramar en iferentes salas el e=ento> conferencia o con%reso.
# RTuH es un trac" o secci$nS 8s una secci$n o tema so2re el ?ue los autores
en=iar;n ocumentaci$n entro e un e=ento> conferencia o con%reso. 8l trac" o
secci$n sir=e para preclasificar los tra2a<os e los autores para lue%o asi%nar e
eterminaos Firectores e Secci$n y !e=isores para la super=isi$n e esos
tra2a<os
, 8n=o e e*mails. Al%unos flu<os e tra2a<o como asi%nar re=isores> calificar
tra2a<os e los autores eAi%en o2li%atoriamente el en=o e e*mails. Sin em2ar%o>
siempre ?ue aparece el icono e correo pulsano encima tenremos la
posi2ilia e manar un e*mail al usuario corresponiente.
10 Oo pueo asi%nar un recensor. Tras seleccionar C4eleccionar el recensorD> en
pantallas pe?ue@as> por un fallo en el ise@o e la aplicaci$n en la ta2la el
apartao !e=isor> (ay ?ue situarse so2re la ta2la y ar al ta2ulaor para mostrar la
opci$n CAsigneD.
)6
11- Glosario
Fe2io a la muy me<ora2le traucci$n a espa@ol e la =ersi$n e OCS actual (emos
incluio este pe?ue@o apartao con el o2<eti=o e clarificar terminolo%a:
!ventos. con'erencias o congresos son sin$nimos y cuel%an e una Conferencia
!a/.
Gas presentaciones son tra2a<os e los autores> re=isaos> aceptaos y
pu2licaos en la Le2.
Gestor del !vento o Gestor de !ventos es lo mismo.
"irector o "irector de !vento es lo mismo.
Una submission es un traba+o e un autor ?ue ser; en=iao al sistema OCS para
su re=isi$n> apro2aci$n> etc ...
Un revie1er> revisor> recensor o censor son la misma persona ?ue re=isa los
tra2a<os en=iaos por los autores.
Recensi$n> censi$n y revisi$n son sin$nimos.
Un tracA es una secci$n o tema so2re el ?ue los autores en=iar;n ocumentaci$n
entro e un e=ento> conferencia o con%reso. 8l trac" o secci$n sir=e para
preclasificar los tra2a<os e los autores.
/etadatos son atos eAtra %uaraos <unto al tra2a<o el autor. Se %uaran atos
el tipo ttulo> resumen> cla=es e ineAaci$n para una facilitar la 2Es?uea e este
tra2a<o> entiaes or%ani/aoras> etc ...
Call 'or papers es el perioo e tiempo a2ierto para ?ue los autores puean en=iar
sus propuestas e tra2a<o ?ue ser;n eApuestos en el e=ento> conferencia o
con%reso si y solo si consi%ue el 2enepl;cito e re=isores y irectores.

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