Sistemas Administrativos Son un conjunto de elementos (recursos humanos: puestos, personas, recursos materiales, equipo, maquinaria, etc.; recursos tcnicos: mtodos, procedimientos, actividades, etc.) que se interrelacionan entre s con el objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso administrativo aplicado en las reas funcionales de la empresa como son produccin, finanzas, mercadotecnia, etc. Para que de manera integral la empresa viva, evolucione y se desarrolle.
La utilizacin de los sistemas administrativos parece ser el mtodo ms adecuado para el logro de los objetivos centrales de cualquier organizacin.
Tipos de Sistemas Administrativos La empresa en su organizacin est integrada por los sistemas administrativos como son: Sistema de Planeacin. Sistema de Organizacin. Sistema de Direccin. Sistemas de Control. Sistema de Finanzas. Sistemas de Produccin, etc.
Componente del sistema administrativo. El sistema de planeacin fija objetivos, metas, polticas (Filosofa de la organizacin) que debern cumplirse. La planeacin posibilita ampliar el foco de atencin hacia los cambios del entorno. Est presente en todos los niveles organizacionales con sus propias caractersticas. Existen tres tipos de planeacin: Planeacin Estratgica. Planeacin Tctica. Planeacin Operacional.
Sistema que tiene como funcin coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos. Proceso del Sistema De Organizacin: Parte de los objetivos globales descritos en la base filosfica y legal de la empresa. Anlisis de las caractersticas de los recursos. Luego evaluar dentro de la empresa el lugar donde se realizaran las operaciones, acciones, y ellas sern asignados a los delegados. Se dar manuales, instrumentos para conseguir un desempeo adecuado y llegar al objetivo planteado. Estructuras Organizacionales: Se ubica el marco de actuacin Se combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin. Divisin ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.
Existe un sistema de direccin dentro de una empresa para: Fijar objetivos Desarrollar planes Disear una estructura de atribuciones y responsabilidades estableciendo reglas y procesos Establecer un control dentro de todos sus organismos de la empresa. Para que se cumpla lo anterior la empresa debe cumplir estos requisitos: Debe establecer una comunicacin formal e informal entre toda la estructura empresarial. Debe orientar las actividades de la organizacin desde dos perspectivas: la estratgica y la operativa. Debe buscar un equilibrio con otros dos sistemas que pueden afectar su libertad y capacidad de trabajo: el sistema cultural y el de poder.
Elementos de un sistema de direccin: Debe tener los siguientes sub sistemas: El sistema de decisin: Realizar acciones necesarias para cumplir con los objetivos. El sistema de informacin: La informacin es el elemento esencial para tomar las decisiones eficaz y eficientemente. El sistema de planificacin: La planificacin fija objetivos y establece lneas de actuacin para su cumplimiento. El sistema de organizacin: Organiza las tareas y la estructura de la empresa. El sistema de gestin: Analiza soluciones a los problemas de la explotacin de la empresa. El sistema de control: Observacin y medida del cumplimiento de los objetivos. El objetivo del sistema de direccin es conseguir la mxima eficiencia directiva a travs de la eficacia y de la eficiencia
Un sistema de control tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan. Constando de 4 partes: Establecimiento de Estndares: Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos. Los estndares pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin. Medicin de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que estn haciendo los subordinados, la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil. Correccin: Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentacin: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la informacin obtenida causante del desvo. Factores de Control: Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar un sistema de control. Cantidad. Tiempo. Costo. Calidad. Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de l se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.
Cantidad Tiempo Costo Calidad Productos terminados Programas Costos estndar Inspecciones visuales Unidades vendidas Tiempo - mquina Pronsticos Coeficientes Unidades rechazadas Medicin del trabajo Contabilidad Rendimiento del personal Importancias de tener un sistema de control: Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro. Localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeacin. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Finanza: Es el uso ptimo de recursos, en cuanto a cantidad, calidad y oportunidad, tanto de las fuentes que suministran los fondos como del empleo que de ellos se hacen. Sistema Financiero: El sistema financiero es un mercado regulador que facilita la movilidad de flujos entre las empresas. Se puede definir como el proceso de obtener y agregar fondos para el adecuado funcionamiento de los diversos subsistemas que integran una organizacin para poder alcanzar objetivos organizacionales. Se ocupa de los estudios de adquisiciones de dinero, rentabilidad, inversiones, liquidez, reinversiones, de estar al da de las fluctuaciones en el mercado, de conocer las tendencias econmicas y sus implicaciones, de mantenerse al tanto de la legislacin fiscal; es una funcin bsica de planeacin, pronstico, clculo y de aprovisionamiento de dinero. Se ocupa de procurar y mantener el equilibrio econmico de la empresa. Finanzas en la empresa: Se ocupa del dinero, se dedica a la administracin de fondos recibidos y obtenidos y a su administracin de dicha cantidad de dinero.
Objetivos de la administracin financiera: La maximizacin del valor actual neto de la empresa La financiacin para la actividad comercial y respaldar sus operaciones, las inversiones de capital y crecimiento Analizar informacin financiera. Informar sobre el rendimiento de la inversin o del capital empleado Importancia de la administracin de las finanzas: Es importante por que distribuye los fondos de la empresa para la compra de materia prima, equipar una fbrica de maquinaria y la publicidad entre otros. Las finanzas hacen posible afrontar necesidades y su administracin es de vital importancia para toda la empresa. El Gerente financiera se enfrenta a dos problemas bsicos: cuanto debera invertir la empresa y en que activos debe hacerlo, y como deberan conseguirse los fondos para tales inversiones.
Produccin: Es cualquier actividad que produzca algo, se definir de manera ms como aquello que toma un insumo y lo transforma en una salida o producto con un valor agregado por efecto de una transformacin. Sistema de produccin
Empresa
Concepcin Administracin operativa Produccin como sistema: Se componen de los siguientes procesos: Localizacin. Arreglo de las instalaciones. Manutencin. Producto. Procedimiento. Capacidad de produccin.
Produccin como sistema: Se componen de los siguientes procesos: Administracin de inventarios. Planificacin y control. Administracin de compras. Administracin de mantenimiento. Administracin de la calidad. Funciones del sistema de produccin: Funciones esencial: Revisin. Planificacin de la produccin y control. Funciones complementaria: Organizacin cientfica del trabajo. Administracin de la calidad Administracin del mantenimiento Seguridad del trabajo
Importancia De Los Sistemas Administrativos: La importancia de aplicar los sistemas administrativos en una empresa es que tiene una funcin sinrgica la cual consiste en unir las acciones simultneas de las partes separadas producindose un efecto total mayor que el de los efectos de las partes independientemente. Principios de los sistemas administrativos: El funcionamiento de los sistemas sigue una serie de principios que regulan su actuacin para mantenerlos en condiciones de eficacia. Son los siguientes: Principio Del Auto Control: Todo sistema debe tener mecanismos autos regulables que aseguren su funcionamiento. Al disear un sistema administrativo deben considerarse los posibles errores y contar con mecanismos que los procesan y puedan realizar los ajustes para solucionar dichos problemas. Principio Del Determinismo: Todo hecho o fenmeno que actu en o a travs de los sistemas de la empresa es el resultado de causas definidas o constatables, toda accin al interior de la empresa es constatable de manera que puede determinarse el origen y naturaleza de los actos que modifican la situacin de la empresa.
Principio De la Igualdad de Finalidad: El sistema puede alcanzar un objetivo a travs de medio y acciones diferentes, la flexibilidad de la administracin se encuentra presente en los sistemas administrativos ya que es la flexibilidad y la estabilidad la que da direccin al cumplimiento de un objetivo. Principio De Interaccin o Coordinacin: Todos los sistemas que integran la empresa estn mutuamente relacionados entre s. Principio Del Objetivo: Toda implantacin de sistema debe estar dirigido a un propsito definido a alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del objetivo de un plan general. Principio De Subsidiaridad o Jerarqua: Todo sistema se subordina a otro sistema del cual forma parte, ningn sistema es completo en s mismo. Principio De Economa: Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido y al mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar el monto de dinero que cuesta. Principio De La Determinacin De Responsabilidades: Debe acordarse la responsabilidad que el personal tendr con respecto al diseo y participacin de la ejecucin de los sistemas.
Principio De La Especializacin: Los sistemas deben precisarse al grado de conocer los subsistemas que los componen de manera que sea fcil entenderlos, manejar su funcionamiento y ejercer control al llevarlos a cabo. Los sistemas administrativos deben especificar claramente al jefe que ejerza el mando. Principio De Difusin: Todos los planes y objetivos deben ser difundidos en toda la empresa. Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de control. Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones peridicas para su buen funcionamiento. Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.