DIRECTIVA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE

BIENES A TRAVES DE LA OFICINA DE ALMACEN

I. OBJETIVOS
Normar los criterios, procedimientos y condiciones que se tendrn en
cuenta para el control de bienes del rea de almacn de la Municipalidad
Distrital Alto de la Alianza.
II. FINALIDAD
Fijar lineamientos de carcter administrativo, que permitan optimizar el
procedimiento para el buen control de los bienes a travs del rea de
almacn, quien custodia los bienes que la entidad suministra , en
cumplimiento de la unidad de almacn donde solo en almacn se realiza el
inreso de bienes adquiridos y!o recuperados
III. BASE LEGAL
- "ey No. #$%%#, "ey Marco de la Administraci&n Financiera del 'ector
(ublico.
- "ey No. #$)%% "ey *eneral del 'istema Nacional de (resupuesto.
- "ey N+ #,#)-, de .acionalidad y /ransparencia Fiscal, mod. (or "ey No.
#,0-$
- "ey N+ #,,$1 "ey de 2ases de la Descentralizaci&n.
- "ey N+ #,0,#, "ey 3rnica de Municipalidades.
- "ey N+ #$%%#, Marco de la Administraci&n Financiera del 'ector (ublico.
- "ey N+ #$)%%, "ey *eneral del 'istema Nacional de (resupuesto.
- "ey N+ #$0#,, "ey de (resupuesto del 'ector (ublico para el A4o Fiscal
#55,
- "ey N+#$0#0, "ey de 6quilibrio Financiero del (resupuesto del 'ector
(ublico para el A4o Fiscal #55,.
- "ey N+ #$0#$, "ey del 6ndeudamiento del 'ector (ublico para el a4o
7iscal #55,.
- Decreto de 8rencia N+ %0#%9#55:
- .esoluci&n Directoral N+ 5519#55,9 6F! ,:.5% que aprueba la Directiva
N+ 5519 #55,9 M!6F! ,:.5%
- Decreto 'upremo No. 5$19#55)9(;M, /e<to 8nico 3rdenado de la "ey
de ;ontrataciones y Adquisiciones del 6stado.
I=. ALCANCE
"a presente Directiva es de aplicaci&n a la Municipalidad Distrital Alto de la
Alianza y a los di7erentes >ranos desconcentrados que la con7orman.
=. DISPOSICIONES GENERALES
A. DE LA UNIDAD DE ALMACEN
- /odos los bienes que adquiere la Municipalidad Distrital Alto de la Alianza
deben inresar 7?sicamente a travs de almacn, antes de ser utilizados,
aun cuando la naturaleza 7?sica de los mismos requiera su ubicaci&n
directa en el luar o dependencia que lo solicita. 6llo permitir un control
e7ectivo de los bienes adquiridos.
- "a ubicaci&n, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso,
equipamiento y personal de almacn, sern plani7icados atendiendo a las
necesidades y posibilidades de la entidad.
- 'olo por el almacn de la 'ub *erencia de "o?stica, se realiza el
inreso 7?sico de bienes adquiridos y !o recuperados.
- 6<isten bienes que por sus caracter?sticas especiales tienen que ser
almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los
encarados de su utilizaci&n. 6n estos casos, el encarado de almacn
tendr que e7ectuar la veri7icaci&n directa y la tramitaci&n de la
documentaci&n correspondiente.
- "os bienes que, en aplicaci&n de normas del 'istema de ;ontabilidad, se
consideran de Activo Fijo lueo del inreso sern codi7icados por el rea
de *esti&n (atrimonial, para identi7icarlos individualmente. 6l c&dio
contendr bsicamente datos sobre la entidad, c&dio que corresponde
se@n el ;ataloo de 2ienes aprobado, numero correlativo, c&dio de la
cuenta en que se incluye y luar al que se asina, ser colocado en luar
visible del propio bien, de manera indeleble.
2. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
- RECEPCIN:
;onsiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del
momento que los bienes Aan lleado al local del almacn y termina con
la ubicaci&n de los mismos en el luar desinado para e7ectuar la
veri7icaci&n y control de calidad.
"a recepci&n se e7ect@a teniendo a la vista los documentos de recibo
B3rden de ;ompra o *u?a de .emisi&n u otro documento anlooC.
"as operaciones concernientes a la recepci&n de bienes se ejecutaran
con7orme a lo siuienteD
6<aminar en presencia de la persona responsable de la entreaE los
bienes que se estn recepcionando a 7in de in7ormar cualquier
anormalidad e incluso pedir opini&n tcnica se@n sea el caso.
"as personas a caro del almacn tiene la responsabilidad de acreditar
en documentos, la con7ormidad de los bienes que inresan Bsi se ajustan
a los requerimientos y especi7icaciones tcnicas solicitadas por las
dependencias de la Instituci&nC, as? como los que salen.
- VERIFICACIN Y CONTROL DE CALIDAD
6l encarado de Almacen e7ectuara "a veri7icaci&n cuantitativa, para
comprobar que las cantidades recibidas son iuales a las que se
consinan en la documentaci&n de recibo. Incluye las comprobaciones
dimensi&nales de identi7icaci&n, tales comoD lonitud, capacidad,
volumen, peso, etc.
"a veri7icaci&n denominada control de calidad se realizara para veri7icar
que las caracter?sticas y propiedades de los bienes recepcionados estn
de acuerdo con las especi7icaciones tcnicas solicitadas.
"a veri7icaci&n y control de calidad se e7ect@a en presencia de la persona
que Aace la entrea cuando la cantidad y caracter?sticas de los bienes
permitan realizar la veri7icaci&n cuantitativa y cualitativa en el momento
de la recepci&n
'i por el n@mero y caracter?sticas de los bienes recepcionados 7uera
necesario mayor tiempo para e7ectuar la veri7icaci&n y control de calidadE
el Fe7e de Almacn suscribir la u?a respectiva dando con7ormidad solo
por el n@mero de bienes recibidos y el peso bruto respectivo.
/ratndose de bienes que por sus caracter?sticas ameritan ser sometidos
a pruebas de con7ormidad, las pruebas o e<menes sern encarados
por el je7e de Abastecimiento a especialistas del *obierno .eional.
"a con7ormidad de la recepci&n ser suscrita por el responsable de
almacn en el rubro de la 3rden de ;ompra y u?a respectiva. 'e
sustenta en la veri7icaci&n que este realice o con el in7orme 7avorable de
las pruebas de con7ormidad a que se re7iere el prra7o anterior.
- INTERNAMIENTO
;omprende acciones para la ubicaci&n de los bienes en los luares
previamente asinados. 'e ejecutaran las labores siuientesD
Arupar los bienes se@n su tipo, periodo de vencimiento, dimensi&n,
etc.
8bicar los bienes en el luar que previamente se les Aa desinado en la
zona de almacenaje. 'e Aar de tal manera que su identi7icaci&n sea il
y oportuna.
'e evitara dividir un rupo de bienes del mismo tipo en zonas de
almacenaje distintas.
6n caso de que los espacios disponibles resulten reducidos, se
proceder a internar el intero del rupo en zonas previstas para las
ampliaciones.
'i el almacn de abastecimiento no cuenta con los equipos o ambientes
especiales para la conservaci&n de determinados bienes, estos se
internaran a travs de otros &ranos u oranismos que cuenten con ellos.
"a .esponsabilidad de la custodia corresponde a estos @ltimos. 6l je7e
de almacn e7ect@a la constataci&n del inreso y da con7ormidad del
mismo.
- REGISTRO Y CONTROL
(ara el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de
reistro permanente del movimiento de estos, por unidades de iuales
caracter?sticas. 'olo las personas que laboran en el almacn deben tener
acceso a sus instalaciones y distribuir los bienes se@n requerimiento.
8na vez que los bienes Aayan inresado a almacn se proceder a
reistrar su inreso en la /arjeta de ;ontrol =isible, la misma que ser
colocada junto al rupo de bienes reistrado.
(ara aquellos bienes que proceden de donaciones, trans7erencias u otros
conceptos distintos de la compra, se proceder previamente a 7ormular la
correspondiente Nota de 6ntrada de Almacn
;opia del documento de inreso B3rden de compra *u?a de
Internamiento o Nota de entrada a AlmacnC, ser remitida al rea
respectiva para e7ecto del reistro del inreso en Garde<.
- CUSTODIA
6l encarado de Almacn e7ectuara las coordinaciones necesarias con la
7inalidad de que los bienes almacenados conserven las mismas
caracter?sticas 7?sicas y numricas en que 7ueron recibidos.
"a protecci&n de los materiales esta re7erida a los tratamientos
espec?7icos que son necesarios a cada articulo almacenado, a 7in de
proteerlos de elementos naturales como la Aumedad, luz lluvia,
temperatura.
"a protecci&n del local del almacnD 'e re7iere a las reas 7?sicas
destinadas a servir de almacn se debe dar los medios necesarios para
proteer a las personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las
instalaciones de riesos internos y e<ternosE para este e7ecto se deben
tomar medidas a 7in de evitarD robos o sustracciones, acciones de
sabotaje, Incendios, etc.
- DISTRIBUCIN
;omo proceso tcnico de Abastecimiento, que consiste en un conjunto
de actividades de naturaleza tcnico9administrativa, re7erida a la directa
satis7acci&n de necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno.
Formulac!" #$l P$##o:
(ara la solicitud de bienes se emplea el 7ormulario (edido ;omprobante
de 'alida.
'e 7ormularan en base a los respectivos cuadros de necesidades
debidamente conciliados con las posibilidades 7inancieras de la entidad y
disponibilidad de bienes en almacn.
"a 7ormulaci&n del (edido de ;omprobante de 'alida corresponde a la
unidad usuaria y la autorizaci&n para la atenci&n debe ser dada por el
Fe7e de Abastecimiento.
Au%or&ac!" #$ D$'(ac)o:
"a autorizaci&n se otorara para aquellos bienes que 7iuran en el
respectivo ;uadro de Necesidades.
'e autorizara pedidos no proramados solo en el caso que se deriven de
situaciones de emerencia cali7icadas por la *erencia de Administraci&n
y Finanzas o quien Aaa sus veces y se atender siempre y cuando
e<ista stocGs.
6l ;omprobante de 'alida debe contener numeraci&n y reistro,
=alorizaci&n del (edido ;omprobante de 'alida, .eistro de las salidas
autorizadas en las /arjetas de 6<istencias =aloradas de Almacn.
- TRATAMIENTO DE LOS BIENES SOBRANTES:
"os bienes considerados como sobrantes ya sea de obra y!o de
Inventarios que estn sin uso B nuevos C, se proceder a inresarlos a
almacn con la respectiva u?a, el encarado de almacn proceder a
e7ectuar la Nota de 6ntrada a Almacn, entreando copia de esta al
encarado de Garde< para el control respectivo.
6n el caso que los bienes sobrantes de 3bra que estn considerados
como activos, estos pasaran al rea de patrimonio para su control y
custodia.
(ara el caso de obras ejecutadas por administraci&n directa encaro y!o
convenio la 8nidad de Almacn comunicara a la 'ub *erencia de
"o?stica, para que 7ormule el in7orme tcnico leal y solicitar ante el
;omit de Altas 2ajas y 6najenaciones, la baja de todos los materiales y
bienes sobrantes de las obras ejecutadas por proyectos de Inversi&n.
6l ;omit de Altas 2ajas y 6najenaciones previa evaluaci&n y de
encontrarlo con7orme, proceder a recomendar a la *erencia .eional
de Administraci&n la baja de los materiales y bienes sobrantes v?a acto
administrativo por 6<cedencia y ;ulminaci&n del (royecto, para lueo
disponer de su utilizaci&n en otros proyectos u obras a caro de la
entidad con la consiuiente reducci&n del presupuesto aprobado o en
todo caso en otras dependencias, 8nidades 6jecutoras o (roramas
(resupuestarios. 'i a nivel de la entidad no 7ueran requeridos, pueden
ser utilizados por otras entidades p@blicas previa trans7erencia a las
mismas con sujeci&n a las normas leales.
=I. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
- "a 'ub *erencia de "o?stica, ser la encarada de velar por el
cumplimiento de la presente Directiva e in7ormar a la *erencia de
Administraci&n y Finanzas, sobre el cumplimiento de la misma.
- 6l encarado de Almacn veri7icara que solamente el personal autorizado
debe tener acceso a los bienes de la entidad, el mismo que debe asumir
responsabilidad por su buen uso, conservaci&n y custodia.
- "a 'ub *erencia de "o?stica, dar las instrucciones necesarias al
personal encarado de almacn, para el buen cumplimiento de la
presente Directiva.
- 6l 6ncarado de Almacn deber conciliar mensualmente los saldos
e<istentes en almacn BGarde<C con la 37icina de ;ontabilidad.
=II. DISPOSICIONES FINALES
- "a *erencia de Administraci&n y Finanzas a travs de la 'ub *erencia
de "o?stica, dispondr el cumplimiento de la presente directiva, para el
buen control y custodia de los bienes.