Lic.

Luis Antonio Hevia Jimnez, Oficial Mayor del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado
de Yucatn, con las atribuciones y facultades que me confieren los artculos 27 fraccin III
y 31 fracciones II, IX, X y XI del Cdigo de la Administracin Pblica de Yucatn, artculo
11 apartado A fraccin XVI y apartado B fracciones I y XV del Reglamento del Cdigo
de Administracin Pblica del Estado de Yucatn, expido el siguiente documento:


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA ADMINISTRACIN Y CONTROL DE
ALMACENES GENERALES.







Enero 2009


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NDICE
Pg.
1. Glosario de Trminos 4
2. Marco Legal 5
3. Propsito 6
4. Alcance 7
5. De las Disposiciones Generales 8
6. De los Recursos Humanos 9
7. Del Encargado de Almacn 10
8. Del Equipo de Trabajo del Almacenista 11
9. De la Operacin del Almacn 12
10. De la Entrada y Salida del Almacn 13
11. De las Mermas Mercanca ya Caducada 14
12. Inventario Fsico 15
12.1 De las Condiciones del Almacn para el Conteo Fsico del Inventario 15
13. De la Seguridad Fsica 16
13.1 Custodia Fsica 16
13.2 Robos Siniestros 16
14. De los Requisitos de los Formatos de Control 18
15. De las Atribuciones de la Oficiala Mayor 19
16. Cumplimiento 20


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17. Transitorios 21
18. Anexos 22
18.1. Anexo 1 22
18.2 Anexo 2 23


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1. Gl osari o de Trmi nos.

En los trminos de este manual se entender por:

Al macenes General es: Inmuebles para depsito, recepcin, revisin, manejo, guarda,
expedicin, suministro y control de recursos materiales de las Dependencias o Entidades.
Base de datos: Hoja de registro en donde se vaca informacin (manual o
electrnicamente.)
Dependenci as: Organismos centralizados del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado.
DCPIA: Direccin de Control Patrimonial, Inmobiliario y Almacenes de la Oficiala Mayor
del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado.
Enti dades: Lo conforman los Organismos Pblicos Descentralizados, las Empresas de
Participacin Estatal Mayoritaria y los Fideicomisos Pblicos.
Encargado de Al macn: Servidor pblico responsable de la administracin de los
recursos materiales del almacn general.
Inventari o: Relacin de recursos materiales existentes en un almacn.
Marbete: Etiqueta para adherir a los recursos materiales para identificar el contenido,
precio, caractersticas y en su caso caducidad de los mismos.
Ni vel pti mo de i nventari o: Existencia recomendable de recursos materiales para el
funcionamiento en un almacn.
Obsol eto: Recursos materiales que se encuentran en desuso, inadecuados o anticuados.
O.M.: Oficiala Mayor.
Recursos materi al es: Todos los bienes muebles y consumibles que las Dependencias y
Entidades utilizan para realizar sus funciones.
Si ni estro: Todo suceso que conlleve a la prdida parcial o total de los recursos materiales
y que puede ser por caso fortuito o de fuerza mayor.
Si stema de Al macn: Proceso establecido por la Oficiala Mayor para la administracin
y control de los almacenes generales.
V a Ofi ci o: Escrito impreso o medio magntico autorizado a travs del cual las
Dependencias o Entidades se dirigen hacia la O.M.


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2. Marco Legal .

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley de Bienes del Estado de Yucatn.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios relacionados con
Bienes Muebles.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico de Yucatn.
Ley de Acceso a la Informacin Pblica para el Estado y los Municipios de Yucatn.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Yucatn.
Ley de Proteccin al Ambiente del Estado de Yucatn.
Cdigo de la Administracin Pblica del Estado de Yucatn.
Reglamento del Cdigo de la Administracin Pblica del Estado de Yucatn.
Decreto nmero 684 publicado el 16 de junio de 2006 en el Diario Oficial del
Gobierno del Estado de Yucatn.


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3. Propsi to.

Establecer las normas y procedimientos de aplicacin general para todas las Dependencias
y Entidades de la Administracin Pblica Estatal que administren y controlen Almacenes
Generales contenidos en el presente manual.



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4. Al cance.

El presente manual tendr aplicacin obligatoria para las Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica del Estado de Yucatn referidas en los artculos 22 Y 48 del
Cdigo de la Administracin Pblica de Yucatn.


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5. De l as Di sposi ci ones General es.

Se entendern como atribuidas a las Dependencias y Entidades las disposiciones
normativas que se establecen en el presente manual, sin perjuicio de las que les confieran
otros ordenamientos.

El Director de Administracin o equivalente de cada una de las Dependencias y Entidades
tendr las siguientes responsabilidades:

Implementar el sistema de almacn establecido por la O.M.
Designar al encargado de almacn de la Dependencia o Entidad.
Facilitar a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad la
inspeccin fsica del inventario del almacn de la Dependencia o Entidad.
Vigilar el correcto funcionamiento del almacn de la Dependencia o Entidad.
Cumplir con lo establecido en el presente manual.

El Director de Administracin o equivalente de las Dependencias o Entidades tendr las
siguientes facultades:

Podr delegar en las unidades administrativas de su Dependencia o Entidad,
mediante va oficio, las responsabilidades asignadas en el presente manual.



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6. De l os Recursos Humanos.

El almacn deber contar con un encargado quien ser la persona responsable de la
administracin de los recursos materiales del mismo.
El responsable deber ser seleccionado entre aquellos que por su experiencia y
conocimiento cubra el perfil adecuado para realizar esta funcin.
Los dems puestos administrativos y de oficina de almacn se establecern de acuerdo con
las necesidades y funciones de ste.
Se definirn para el personal de cada almacn, hasta donde sea posible, sus funciones de
recepcin, almacenamiento, despacho y ayuda en el control de los inventarios.


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7. Del Encargado de Al macn.

Es obligacin del encargado de almacn:
Recibir, identificar y revisar el estado fsico de los recursos materiales que
entren al almacn.
Revisar que los requerimientos de informacin de los recursos materiales por
almacenar estn completos; debiendo de cumplir los siguientes requisitos:
a) Concepto.
b) Folio.
c) Fecha.
d) Capacidad.
e) Caducidad.
f) Firmas de revisin y aprobacin de las entradas y salidas de los bienes.
g) Distribucin de copias de las requisiciones.
Tener un registro actualizado de movimientos del almacn de la Dependencia o
Entidad.
Exhibir al momento en que la O.M. le requiera o en quien sta decida delegar
dicha responsabilidad el registro actualizado de movimientos de almacn.
Generar y enviar a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad
un reporte de inventario trimestral segn formato anexo (anexo 1).
Controlar las entradas y salidas de producto del almacn.
Custodiar todo los recursos materiales guardados en el almacn tanto en su
cantidad como de su buen estado.


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8. Del Equi po de Trabaj o del Al maceni sta.

Deber contar de manera enunciativa y no limitativa con los siguientes recursos
materiales:
Un rea administrativa con:
a. Instalaciones amplias y seguras para el manejo del inventario.

b. Activos fijos como: bscula, tarimas, anaqueles, escritorios, sillas, equipo de
cmputo, mquina de escribir, mesa de trabajo, sumadoras y todos aquellos bienes
que faciliten o permitan su labor de acuerdo a la naturaleza de los bienes
almacenados.

c. Bienes de consumo como: papelera, material de limpieza, fumigantes, insecticidas.

d. Equipo de seguridad e higiene: extintores, botas, guantes, delantales y fajas.



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9. De l a Operaci n Del Al macn.

El encargado tendr el nivel ptimo de inventario de conformidad con lo aprobado por la
Direccin Administrativa a la cual est adscrito.


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10. De l a Entrada y Sal i da del Al macn.

Los conceptos de entrada de los recursos materiales son:
Compras.
Transferencias recibidas de otras Dependencias o Entidades.
Devoluciones.
Donaciones.
Comodatos.

Los conceptos de salida de los recursos materiales son:
Transferencias otorgadas a otras Dependencias o Entidades.
Devoluciones.
Mermas (Mercanca daada u obsoleta).
Consumo interno.
Robo o siniestro.
Donaciones.
Comodatos.


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11. De l as Mermas o Mercanc a ya Caducada.

El manejo de artculos considerados de alto riesgo como medicamentos, lubricantes,
combustibles y otros deber apegarse a lo establecido en las regulaciones ambientales y
sanitarias estatales y federales vigentes.
El encargado de almacn dar aviso al Director Administrativo o su equivalente de la
Dependencia o Entidad, para que tramite el destino o en su caso, la destruccin de
mercancas o artculos y productos de consumo obsoletos, en caducidad o en mal estado.
Es responsabilidad del Director Administrativo o su equivalente de la Dependencia o
Entidad:
Solicitar por escrito a la Secretara de Salud o a la Secretara de Desarrollo Urbano y
Medio Ambiente, segn sea el caso, una evaluacin tcnica que d soporte administrativo y
seguridad a la destruccin de materiales considerados nocivos o altamente contaminantes.
Informar por escrito a Contralora Interna y a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha
responsabilidad, sobre el proceso de destruccin de materiales que se le haya autorizado
realizar.
La destruccin de materiales nocivos deber estrictamente apegarse a lo establecido en
las disposiciones normativas y legales vigentes en la materia y ser respaldado con un acta
administrativa que indique la evaluacin tcnica y el finiquito de este proceso.
Se deber anexar al acta administrativa de destruccin de material y suministros en mal
estado la evaluacin tcnica de las Secretaras de Salud y/o de Desarrollo Urbano y Medio
Ambiente.
Las Dependencias o Entidades que cuenten con recursos materiales que por razones
justificadas fuesen dados de baja y que queden catalogados como obsoletos y cuenten con
un inventario debern de informar por va oficio a la O.M. o en quien sta decida delegar
dicha responsabilidad.
La O.M. podr decidir si los recursos materiales obsoletos son objeto de transferencia a
otra Dependencia o Entidad.
El proceso de transferencia de los recursos materiales obsoletos se har de conformidad
con lo que establezca la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad.


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12. Inventari o F si co.

El conteo fsico al cien por ciento del inventario del almacn de la Dependencia o Entidad
se har de manera obligatoria cuando menos dos veces al ao; uno al final del primer
semestre y el segundo al cierre de cada ejercicio, as como cuando exista cambio de
autoridad administrativa o cuando la O.M. o en quien sta decida delegar dicha
responsabilidad lo requiera.
El procedimiento que deber seguir es:
1. El Director de Administracin o su equivalente en la Dependencia o Entidad
designar al personal que realizar el inventario.
2. La O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad llevar a cabo un
segundo conteo del inventario del almacn en la Dependencia o Entidad con el fin
de identificar cualquier error cometido en el primer conteo.

12. 1 De las condiciones del almacn para el conteo fsico del
inventario.

Previo a la realizacin del inventario fsico del almacn debern haber estado cumplidas las
siguientes indicaciones:
Todos los recursos materiales estarn ordenados y separados de acuerdo a sus
caractersticas fsicas y funcionales con el fin de facilitar la toma fsica de inventarios.
Las cajas, envases y dems empaques de recursos materiales cerrados de origen, deben de
ostentar en un lugar visible el marbete de identificacin, ya sea en el anaquel en el que
estn contenidos o en el mismo estante.
Determinar el manejo de la recepcin y entrega de las mercancas antes de la fecha del da
del inventario por parte del responsable del almacn, tratando de evitar las entregas el da
del inventario.
Al trmino del inventario fsico se levantar una constancia de hechos en la que
intervendrn el Director Administrativo o su equivalente en la Dependencia o Entidad, la
O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad, y la Secretara de la Contralora
General del Estado, y el encargado del almacn.
La constancia de hechos del inventario fsico se har en el formato anexo del presente
manual (anexo 2).


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13. De l a Seguri dad F si ca.
13. 1. Custodia Fsica

El almacn deber ser un lugar estructurado y planificado para custodiar, proteger,
controlar y mantener en buen estado fsico los recursos materiales.
Los almacenes tendrn un sistema de seguridad acorde a las necesidades especficas del
mismo. La custodia fiel y eficiente de los recursos materiales debe encontrarse siempre
bajo la responsabilidad del Director de Administracin o su equivalente en la Dependencia o
Entidad y del encargado del almacn.
Los almacenes de las Dependencias o Entidades debern tener s las condiciones as lo
permiten un acceso de entrada y uno de salida.
Slo personal autorizado por el Director de Administracin o su equivalente en la
Dependencia o Entidad y la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad
podr tener acceso al almacn.

13. 2. Robos o Siniestros.

Cuando se presenten casos de robos que afecten los recursos materiales de las
Dependencias o Entidades, se proceder a lo siguiente:
Interponer la denuncia correspondiente de manera inmediata ante la autoridad
judicial competente.
Notificar por va oficio a la Contralora General del Estado y a la O.M. o en quien
sta decida delegar dicha responsabilidad anexando copia de la denuncia respectiva.
Elaborar y resguardar un expediente el cual debe contener una relacin de los
recursos materiales sustrados, la baja respectiva, copia del acta de hechos y copia
de la denuncia interpuesta.
Cuando se presenten casos de siniestros que afecten los recursos materiales de la
Dependencia o Entidad, se proceder a lo siguiente:
Notificar va oficio a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad y
a la Contralora General del Estado del siniestro ocurrido.
Elaborar un acta de hechos con intervencin del Titular de la Dependencia o Entidad,
la Secretara de la Contralora General del Estado, el Director de Administracin o
su equivalente y el encargado del Almacn.


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Enviar por va oficio a la O.M. o en quien sta decida delegar dicha responsabilidad
copia del acta de hechos citada en el prrafo que antecede.

El acta de hechos deber contener como requisitos mnimos los siguientes:
a) Fecha y hora del levantamiento del acta.
b) Nombre y firma de los funcionarios pblicos que intervienen.
c) Descripcin de los hechos.
d) Relacin de recursos materiales afectados.
e) Acuerdos, y
a) Elaborar y resguardar un expediente el cual contenga la relacin de los recursos
materiales siniestrados, la baja respectiva y copia del acta de hechos.


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14. De l os Requi si tos de l os Formatos de Control .

Los formatos de las requisiciones, entradas y salidas, a utilizar para el control de los
recursos materiales de los almacenes de las Dependencias o Entidades debern contener
como mnimo.
Concepto
Un Folio consecutivo
Fecha
Hora
Descripcin (especificando unidades o piezas)
Firmas de elaboracin, revisin, autorizacin y recepcin.


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15. De l as Atri buci ones de l a Ofi ci al a Mayor

La Oficiala Mayor por su conducto o en quien decida delegar dicha responsabilidad tendr
las siguientes atribuciones:

I. Supervisar el cumplimiento de las normas establecidas en este documento.

II. Difundir el presente manual a las dependencias y entidades.


20

16. Cumpl i mi ento

El seguimiento y verificacin del cumplimiento del presente manual est a cargo del
Titular de la Dependencia o Entidad correspondiente o en quien se delegue dicha
responsabilidad y de la Oficiala Mayor.


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17. Transi tori os

I. El presente manual entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario
Oficial del Gobierno del Estado de Yucatn.

II. Quedan sin efecto todos los manuales, polticas, lineamientos y criterios
administrativos que al respecto se hayan emitido con anterioridad o que se opongan
a este manual.



GOBIERNO DEL ESTADO DE YUCATN



( RBRICA )
_________________________
LIC. LUIS ANTONIO HEVIA JIMNEZ
OFICIAL MAYOR DEL PODER EJECUTIVO


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18. Anexos.
18. 1 Anexo 1

SECRETARA
DIRECCIN
DEPARTAMENTO
INFORME TRIMESTRAL DE EXISTENCIAS DE ALMACN

TIPO DE REGISTRO DIARIO: TIPO DE ARTICULOS


SISTEMA DE
COMPUTO

TARJETAS KARDEX PERODO REPORTADO
FOLIOS DE
ENTRADA
FOLIOS DE
SALIDA


CLAVE DESCRIPCIN DEL
ARTCULO
UNIDAD DE
MEDIDA
EXISTENCIAS IMPORTE OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
#



23
18. 2 Anexo 2
CONSTANCIA DE HECHOS:
Lugar y Fecha:
En la ciudad de Mrida, Yucatn, estando presentes en el lugar que ocupa el Almacn de
________________________________________________________, siendo las ______ horas del da ______ de
___________________ de 20__.
Moti vo:
Hacer constar el resultado obtenido en el Inventario Fsico del Almacn de la Dependencia o Entidad o
Direccin antes mencionado, esto en cumplimiento con lo establecido en el Manual de Procedimientos para la
Administracin y Control de Almacenes Generales.
Intervi enen:
Por la Dependencia, Entidad o Direccin el o la C. __________________________________________
Responsable del Almacn el o la C. _______________________________________________________
Por la Oficiala Mayor __________________________________________________________________
Por la Secretara de la Contralora General del Estado__________________________________________
Para hacer constar l os si gui entes hechos:
Con fecha antes mencionada se procedi a realizar el Inventario Fsico en el almacn de recursos materiales de la
Dependencia, Entidad o Direccin, observndose lo siguiente:
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
Ci erre de l a Constanci a.
No habiendo otro asunto que tratar, se cierra la presente constancia, siendo las _______ horas del da de su
inicio, firmando al margen y al calce, todos los que en ella intervinieron para dejar constancia Legal y Administrativa.
____________________________ ____________________________
C. C.
Responsable de Almacn Jefe de Recursos Materiales


_______________________________ ____________________________
C. C.
Por la Oficiala Mayor Por la Contralora General del Edo.
______________________________________
C.
Director Administrativo