Cuadern

Cuaderno de
Contabi l i dad
Argumento y contenido: Licda. Yolanda Alvarez de Garca
Correcciones: Ana Bella Vargas / Azucena Aguilar
Ilustraciones y diseo: Alfredo y Andrea Burgos.
Artes Finales: Balam Tijax Oscar Meja
NDICE
Carta de Presentacin ------------ e 3
Introduccin ----------------------- r 4
Manejo del Cuaderno ------------ t 5
Personajes del Recorrido --------- y 6
Hoja de Ingresos y Egresos ------- u 7
Libro de Caja ---------------------- T 15
Banco ------------------------------ I 18
Cuentas por Cobrar --------------- q t 25
Cuentas por Pagar ---------------- q o 29
Estados Financieros --------------- q R 34
Obligaciones Laborales ---------- qI 38
Glosario ---------------------------- wi 48
Estimada amiga lectora.
Estimado amigo lector.
Para muchas personas el hablar de contabilidad, de procesos administrativos, de exigencias
laborales, de llenar formularios, etc., es frustrante, no porque no estemos acostumbrados a los
nmeros a los procesos ya que estos han venido acompaando nuestra vida, desde la niez
conocemos como nuestros padres, hombres y mujeres trabajadores van haciendo que alcance el
presupuesto familiar, cuando somos jvenes nos permiten ir midiendo el cumplimiento de las
metas que nos hemos propuesto cumplir en la vida.
Al momento de plasmar en una hoja lo que tenemos disponibles para suplir las necesidades
de nuestros hogares u organizaciones nos da temor hacerlo y pensamos que no tenemos las
habilidades para cumplir y entonces delegamos esta tarea en otro persona.
Por esta razn, Federacin Luterana Mundial ha facilitado el fortalecimiento de capacidades
administrativas contables de cada mujer y hombre que trabaja en organizaciones y/o
comunidades, para que optimicen el manejo de los bienes y recursos con los que cuentan y que
no choquen con lo que se quiere hacer y cmo se debe hacer.
Al lograr un vnculo entre la prctica y la teoria que se requiere para llevar un registro
contable se obtiene que las Juntas directivas, coordinadores de proyectos, tcnicos y tcnicas,
asociados, contadores y cada persona que se involucra en las organizaciones cuenten
con este Cuaderno bsico que les sirva de referencia y les permita tomar
decisiones acertadas.
Es un instrumento que esperamos no se quede en el rincn del olvido
sino sea de correccin desde la experiencia de cada persona, y que
sea mejorado.
Agradecemos a todas las personas que intervinieron en la mediacin
de este Cuaderno, principalmente a quienes representan a las
organizaciones Socias que participaron en los diferentes talleres
de Administracin y Contabilidad, a Alfredo y Andrea Burgos,
Yolanda de Garca y al Equipo de Cholsamaj.
Fraternalmente.
Ana Bella Vargas. Lesdvia Azucena Aguilar.
Guatemala, 12 de noviembre de 2010
3
e
Siempre se ha dicho que los nmeros son fros, sin vida, que
trabajar con nmeros, cifras y cuentas es aburrido. Desde
nuestra experiencia vemos los nmeros como los que expresan
las vivencias de personas en diferentes actividades.
Detrs de cada nmero, de cada cifra, de cada Cuenta
deberan haber nios y nias felices con acceso a la educacin
y salud, mujeres que saben de economa familiar porque da a
da estiran y encogen los centavos para mantener el equilibrio
en el presupuesto, varones y las mujeres que trabajan la tierra,
la madera, la arcilla, jvenes y seoritas que laboran en
fbricas, en ocinas privadas y pblicas que llevan el producto
de su esfuerzo al hogar, todos y todas, tienen contacto con los
nmeros. Algunos y algunas para medir su produccin y otros
para rendir resultados de lo que crean diariamente.
Los nmeros, las cifras y las cuentas nos hablan tambin de
hechos, de indicadores, de planes y de esperanzas por una
vida mejor. Tambin nos hablan de desastres, de cantidades
de logros o de actividades que se dejaron de hacer.
Por estas y otras razones proponemos este pequeo Cuaderno
de Contabilidad Popular en el que cada persona involucrada
en los procesos de desarrollo de sus organizaciones/
comunidades encuentren una gua para conocer una manera
sencilla, cmo llevar sus Cuentas Personales, Familiares o
institucionales donde laboran o sirven.
El antecedente para producir el Cuaderno fueron las
expectativas, crticas, comentarios y aportes de quienes
asistieron a las capacitaciones sobre Contabilidad,
Administracin, exigencias Laboral y Fiscal facilitado a las
socias de la Federacin Luterana Mundial FLM- en el rea de
la Media Luna Qqch
1
.
Deseamos que este cuaderno sea gua en los diferentes
temas que se han tratado. No es un cuaderno de texto,
es un instrumento que cuando lo necesite estar a su lado
auxilindole en el registro de los ingresos y egresos que
administra en forma personal, familiar o comunitaria.
Esperamos tambin sus observaciones y comentarios para
mejorarlo cotidianamente.
1 Comprende los Municipios de San J os, San Luis, Sayaxch, Poptn en Petn,
Cobn, Chisec, Carch, de Alta Verapaz e Ixcn, Quich.
r
4
Cuaderno de Contabilidad
Los siguientes puntos son recomendaciones para que
aproveche este cuaderno.
Lea despacio cada tema y trate de relacionar las
situaciones y conocimientos que se presentan, segn
su propia experiencia.
No avance a otro tema si tiene dudas en alguna idea
nueva que se presente, antelas para no olvidarlas y
las aclare con la persona capacitadora.
Es importante, que todo lo que aprenda lo aplique
en la asociacin lo ms rpido posible.
Tenga en cuenta las recomendaciones y sugerencias
dadas.
Para explicar cada tema se emplea un lenguaje
sencillo.
5
Cuaderno de Contabilidad
t
Los personajes que le acompaarn en este
recorrido son:
Julia:
Mujer tcnica en
el rea contable,
quien acompaa
a Toms en su
capacitacin.
Toms:
Campesino, Director
de la asociacin
Artesanos Unidos
Don Toms Chub es Director administrador de la Asociacin Artesanos
Unidos. l es una persona emprendedora, disciplinada y ordenada, por eso
l quiere tener en orden la contabilidad de la Asociacin. Para ello decidi
capacitarse por medio de algn programa de fortalecimiento en esta rea.
Don Toms, sabe que tener la funcin de director de la asociacin es una
gran responsabilidad porque tiene que conocer y entender la estructura
administrativa de la Asociacin (Asamblea, J unta Directiva, Coordinacin),
los Estados Financieros que prepara el contador (Estado de Ingresos y Egresos
y Estado de Situacin Financiera) y otros aspectos como salario mnimo,
Obligaciones Laborales y scales de la Asociacin.
Se pregunta: Cmo saber si la forma en que se ha hecho es la mejor?
J ulia Pop es capacitadora en el rea contable, ella apoyar a Toms para
ser una persona entendida de estos asuntos.
6
Cuaderno de Contabilidad
y
7
Cuaderno de Contabilidad
u
Por medio de la contabilidad se puede conocer todas las
transacciones que realiza y saber si son buenas para administrar. La
contabilidad va desde anotar en un Libro de Ingresos y Egresos o
Entradas y Salidas, as como otras operaciones hasta preparar lo que,
generalmente, hacen los contadores: Los Estados Financieros.
HOJA DE INGRESOS Y EGRESOS
Creo que ya pagamos esta factura,
pero no encuentro la nota. Le hablar
al proveedor para preguntarle no,
porque que tal si quiere cobrar doble,
aprovechando que no me acuerdo,
tampoco se cuanto ha ingresado
cada mes
J usto esto es lo que necesito
yo para hacer ms fcil mi
trabajo de pagos, gastos
Que pase adelante.

Que oportuna!! Revisaba la contabilidad porque
tengo muchos problemas con los pagos, notas,
registros de ingresos y movimientos que se hacen ac.
Toms Aqu lo buscan
la seorita de la
capacitacin!
8
Cuaderno de Contabilidad
i
Este tema es importante para que una
asociacin funcione bien. Ponga toda su
atencin y ver que pronto aprende a llevar
una contabilidad sin fallas.
Sabe don Toms a algunas personas
encargadas de administrar les sucede que,
al nal del da, cuando cuentan los ingresos
y gastos no recuerdan los conceptos pues
anotaron slo las cantidades de dinero en una
hoja de papel.
S, eso lo hago y algunas
veces se me pierden las
hojitas porque no tengo
un lugar especco
para guardar todas las
anotaciones.
sta es la manera tradicional
de llevar las cuentas. Puede ser
rpida, cmoda y no requiere sea
ordenada, pero tiene desventajas:
esas anotaciones no dan la
informacin, no ayudan a tomar
decisiones con ellas y no sirven
para llevar la contabilidad.
4.50
3.00
15.30
18.00
5.00
2.50
100.00
50.00
48.30 150.00
C omo por
ejemplo:
9
Cuaderno de Contabilidad
o
Veamos un ejemplo:
Suponiendo que en el mes de Marzo del ao 2,009, Toms realiz las
operac iones siguientes:
21/ 03/ 09 La Asoc iac in Artesanos Unidos rec ibi una donac in por
un monto de Q.35,000.00.
31/ 03/ 09 C uatro asoc iados pagaron c uotas c orrespondientes al mes
de Marzo del ao 2009.
J uana Ruiz Q.25.00
J orge C alito Q.25.00
Pedro Rosales Q.25.00
Maria C orleto (2 meses) Q.50.00 Q.125.00
31/ 03/ 09 C anc elac in de un prstamo que anteriormente se le hizo
a la sec retaria: Q.500.00
Los ingresos son lo que usted recibe
en efectivo o en cheques.
Los egresos o salidas, es el dinero
que sale de la asociacin para
el pago de las compras o de los
gastos normales de la misma.
Veamos si qued claro eso del
registro de ingresos y egresos.
Hagamos juntos el Libro de Ingresos
y Egresos de la Asociacin, para
eso, tomemos el ejemplo anterior.
INGRESOS
FECHA CONCEPTO PARCIAL TOTAL
21.03.09
31.03.09
31.03.09
Ingreso por Donac in
Pago c uotas de Asoc iados:
J uana Ruiz
J orge C alito
Pedro Rosales
Mara C orleto
Abono a prstamo c onc edido en Enero
a la Sec retaria
25.00
25.00
25.00
50.00
500.00
35,000.00
35,125.00
35,625.00
10
Cuaderno de Contabilidad
p
Bueno, pues existe otra manera de llevar sus nmeros. Tiene ventajas como:
ayudar a tomar decisiones, tendr la informacin ordenada, podr revisar y
saber en qu se equivoc o acert, le sirve para llevar su contabilidad. Es legal,
cumple con los requisitos que marca la Superintendencia de Administracin
Tributaria -SAT-.
Esta manera ordenada de llevar sus nmeros es conocida como el Libro de
Ingresos y Egresos o Entradas y Salidas.
Bien, ya vio qu fcil es. Al igual que se hacen anotaciones de las entradas
de dinero, deben de hacerse las anotaciones de las salidas de dinero. Las
salidas pueden ser por compras de equipo o mobiliario o por gastos que
tenga la asociacin.
Los gastos se reeren a los pagos por
el funcionamiento de la asociacin
como es el pago de luz, agua,
telfono, sueldos, etc., mientras que
las compras se reeren a los pagos
de equipo o mobiliario verdad?
S. Para anotar los egresos
necesitar otra hoja del
cuaderno y usar el mismo
formato que el de los ingresos.
Veamos el siguiente ejemplo:
11
Cuaderno de Contabilidad
Q
Al da 31 de Marzo de 2,009, Toms como director de la Asociacin, con el aval de la J unta
Directiva compr lo siguiente:
1 Mesa de Trabajo Q.1,500.00
4 Bancos de Trabajo Q. 400.00 Q. 1,900.00
1 Escritorio Secretarial Q. 650.00
1 Silla Q. 230.00 Q. 880.00
1 Calculadora Q. 225.00
Adems cancel las facturas de servicios as:
Luz Elctrica Q. 300.00
Agua Q. 75.00
Uso de Telfono Q. 200.00
Sueldo Secretaria Q. 2,500.00
Sueldo Contador Q. 2,500.00
Sueldo Director Q. 4,000.00 Q. 9,575.00
Q.12,580.00
12
Cuaderno de Contabilidad
W
De acuerdo con el ejemplo anterior, el registro de las compras de equipo o mobiliario, gastos y
pagos quedar de la siguiente manera:
EGRESOS POR COMPRA DE EQUIPO O MOBILIARIO
FEC HA
C ANTIDAD/
UNIDADES
C ONC EPTO / EQUIPO
PREC IO
UNITARIO
TOTAL
24.03.09
24.03.09
24.03.09
26.03.09
26.03.09
1
4
1
1
1
Mesa de Trabajo
Banc os de Trabajo
Esc ritorio Sec retarial
Silla
C alc uladora
Q.1,500.00
100.00
650.00
230.00
225.00
Q.1,500.00
400.00
650.00
230.00
225.00
Total Adquisic in de Equipo Q.3,005.00
Es la forma para llenar los
egresos por c ompra de
Equipo o Mobiliario, ahora
le dir qu hac er c on los
egresos de gastos.
Pero se llena tambin
una forma de egresos,
Verdad?
S, pero c on la diferenc ia que la c olumna de
unidades y c osto unitario no existen.
El formato para los gastos es el siguiente:
1. Escribir la fecha.
2. Qu se pag.
3. Cul fue el monto total de los pagos.
4. Se pag en efectivo.
13
Cuaderno de Contabilidad
E
Si usamos la informacin del
ejercicio anterior, el registro de
egresos por gastos se llenara
as:
EGRESOS POR GASTOS
FEC HA C ONC EPTO TOTAL
31.03.09
Pago de Luz Elc tric a
Pago de Agua
Pago de Telfono
Sueldo Sec retaria
Sueldo C ontador
Sueldo Direc tor
Q. 300.00
75.00
200.00
2,500.00
2,500.00
4,000.00
Total de Gastos Q. 9,575.00
Ahhh bueno, todas estas
notas no me sirven para
llevar el Libro de ingresos y
Egresos.
Exac to, pero no los tire, porque
debe llevar tambin un arc hivo de
todas las notas, rec ibos y fac turas.
14
Cuaderno de Contabilidad
R
15
Cuaderno de Contabilidad
T
Una de las cosas
importantes de la
contabilidad es conocer
la cantidad de dinero o
efectivo disponible en caja,
en determinado momento.
Debe saber exactamente,
cunto dinero ingresa,
cunto sale y en qu se
gasta.
Para esto necesitamos
otro cuaderno que le
llamaremos Libro de Caja
y por medio de l sabr si
la Asociacin cuenta con
dinero o no para hacer
frente a sus compromisos y
esto ayudar a controlar el
efectivo. Cmo lo ve?
Ahora si la voy a hacer!
Veamos el contenido y la forma
correcta de operar el Libro de Caja:
CONTENIDO DEL LIBRO DE CAJA
1. Da y mes en que se realiza la operacin.
2. Anotar al inicio el dinero que qued en la Caja el
da anterior.
3. Iniciar con el registro de entradas o ingresos de
fondos, sumar.
4. anotar las salidas de dinero en compras y gastos,
sumar.
5. Sumar los ingresos.
6. Sumar los egresos.
7. La suma de los ingresos menos la suma de los
egresos nos da el saldo a una fecha determinada.
8. Saldo =dinero disponible en Caja.
Libro de Caja
16
Cuaderno de Contabilidad
Y
Con los datos anotados en las hojas o formatos de Ingresos y Egresos
trabajemos el Libro de Caja.
LIBRO DE CAJ A DEL MES DE MARZO 2,009
FEC HA C ONC EPTO INGRESOS EGRESOS
21.03.09
31.03.09
31.03.09
31.03.09
Ingresos por donac iones
Pago c uotas asoc iados
Abono a prstamo
C ompra de Mobiliario
Q.35,000.00
125.00
500.00
Q. 3,005.00
1 Mesa
4 Banc os
1 Esc ritorio
1 Silla
Sec retarial
1 C alc uladora
1,500.00
400.00
650.00
230.00
225.00
31.03.09
31.03.09
31.03.09
31.03.09
Pago Luz Elc tric a
Pago Telfono
Pago servic io de Agua
Sueldos y Salarios
300.00
200.00
75.00
9,000.00
Sec retaria
C ontador
Direc tor
2,500.00
2,500.00
4,000.00
Suman Q.35,625.00 Q.12,580.00
Saldo al 31 de marzo 2009 Q.23,045.00
Sumas Iguales Q.35,625.00 Q.35,625.00
Saldo es la diferenc ia entre Ingresos y
Egresos. Es la c antidad de dinero disponible
a una fec ha determinada.
Ingresos
(-) Egresos
Q. 35,625.00
Q. 12,580.00
Saldo Q. 23,045.00
17
Cuaderno de Contabilidad
U
18
Cuaderno de Contabilidad
I
Los ingresos que tenga por
c uotas de los asoc iados
y las donac iones que
vengan del exterior debe
depositarlas en un banc o,
es mejor que tener el dinero
guardado en la asoc iac in.
La c uenta del banc o
tambin es parte de la
c ontabilidad?
Si, es parte importante de la
c ontabilidad.
Por qu si se nec esita.
PuesEs que a vec es
piden muc ho dinero
para empezar y luego
sin saber lo de las
c omisiones
Existen c uentas en
los banc os que se
pueden abrir c on poc o
dinero y aunque le
dan poc os intereses,
le permiten tener
seguro el dinero. Esto
permite tener mayor
c ontrol de lo que entra
y sale de dinero de la
Asoc iac in.
En las cuentas bancarias se pueden hacer depsitos y
retiros para manejar el dinero de la asociacin, investigue
en los bancos ms cercanos sobre las cuentas que existen,
revise los benecios y las comisiones.
No se quede con ninguna duda sobre el manejo de cuentas
bancarias, pregunte a los asesores de los bancos y luego
tome una decisin. Recuerde que est hablando del dinero
de la asociacin y de los asociados que trabajan en ella.
Bancos
19
Cuaderno de Contabilidad
O
Y C mo se
maneja una c uenta
banc aria?
Depende Existen dos
c lases de c uentas: la de
ahorro y la monetaria.
Y C mo hago para
diferenc iar y saber c ual
abrir?
Le explic ar: la c uenta
de ahorro se abre
c on poc o dinero. Le
entregan una libreta
en la que anotan lo
que usted deposita
y tambin anotan lo
que usted retira.
C ada vez que va al banc o a
depositar debe llenar un formulario
pequeito en el que se anota:
Fec ha
Nombre de la C uenta.
Nmero de la c uenta.
C antidad que se deposita.
Firma de la persona autorizada.
Nmero de c dula de vec indad
de la persona que firma.
Y para sac ar dinero de la
c uenta?
Es el mismo proc edimiento,
se llena un pequeo formato
que le entregan en el banc o
en el c ual se indique:
Fec ha
Nombre de la C uenta.
Nmero de la c uenta.
C antidad que va a
retirar del Banc o.
Firma de la persona
autorizada.
Nmero de c dula de
vec indad de la persona
o us DPI.
20
Cuaderno de Contabilidad
qP
Y la c uenta
Monetaria?
C uenta monetaria
o de c heques c omo
se c onoc e. sta
tiene ms c ontrol.
Al abrirla le dan uno
o dos talonarios de
c heques para que
los llene y pueda
retirar dinero de su
c uenta.
Podra ensearme un
c heque?
C laro que s, vea el siguiente:
BANCO XXX
Guatemala, C.A.
CUENTA 000-07000-00
NOMBRE DE LA CUENTA
Cheque No. 006470
Lugar y Fecha ________________________________________________
Q. _____________________
Pago a la
Orden de: ______________________________________________________________________________
Quetzales: _____________________________________________________________________________

REF._____________ ____________________________________________________
FIRMAS AUTORIZADAS
3:00000:50000:00007000-00ll:006470

Lugar y Fecha deEmisin
Nombredel beneficiario
Cantidad a pagar
Firma del emisor
Nmero dela cuenta
Nmero decheque
Se llena c on los datos que
all indic a. Se le entrega
a la persona a quien se
le va a pagar por algn
servic io o c ompra. Esta
persona para que se lo
paguen debe endosarlo
o sea firmar atrs del
c heque y anotar el
Nmero de C dula o DPI,
adems debe presentar
en la ventanilla la C dula
o DPI mismo.
Esta c uenta monetaria
quiere ms trabajo, pero
si sabe uno a quien le
paga. Me gustara sta
para c ontrolar los gastos
en la asoc iac in.
Solo que. C mo voy
a saber si la asoc iac in
tiene sufic iente dinero en
el banc o?
21
Cuaderno de Contabilidad
qq
En los talonarios de cheques
queda una parte que se le
llama codo de chequera.
En ese codo se anota
la cantidad que se ha
depositado, si hay ms
depsitos se suma al saldo
anterior, se resta el monto
del cheque que se emiti y
el resultado es la cantidad
que tendra disponible en el
banco y es la cantidad que
se reejara en la Contabilidad
de la Asociacin.
Existe un control que
se llama Conciliacin
Bancaria, esta se llama as
porque concilia o est de
acuerdo el saldo del banco
y el saldo en contabilidad.
Funciona as:
Y Cmo voy a saber si
lo que est en el banco
es lo mismo que en la
contabilidad?
FORMATO DE CONCILIACIN
Saldo en el Banc o
(-) C heques no c obrados o en c irc ulac in
C heque No. xx Q.xxx.xx
C heque No. xx Q.xxx.xx
Q. xxx.xx
(Q. xxx.xx)
= Saldo en la c hequera / en c ontabilidad Q. xxx.xx
Este control debe hacerse cada nal
de mes.
22
Cuaderno de Contabilidad
qw
Nos reuniremos con la J unta
Directiva y les contar lo que usted
me ha dicho. Ellos estarn de
acuerdo en abrir la cuenta en el
banco.
Y Quin rmar los cheques?
Cuando se rena con la
J unta Directiva deben tomar
decisiones sobre quines
rmarn los cheques. Lo mejor
es que se registren 3 rmas por
si no se encuentra una de
las personas que rman los
cheques lo rman las otras dos
en forma mancomunada.
Es decisin del grupo. Puedo
sugerir que sean dos miembros
de J unta Directiva y usted.
Quiere decir que si no lleva dos
rmas no pagarn el cheque en el
banco?
As es.
Es todo lo que se hace con
la cuenta bancaria?
No lo es todo, existen otros
documentos importantes: Nota
de Dbito y Nota de Crdito.
La Nota de Dbito se usa
cuando el banco cobra
comisiones por servicios.
Ejemplo: cobra por las
chequeras, por emitir cheques
sin tener sucientes fondos,
entonces rechaza los cheques
y cobra una comisin, adems
cuando se va a un cajero
electrnico y se retira dinero
con una tarjeta el banco debita
o resta esa suma.
O sea que el banco controla
esas cosas?
23
Cuaderno de Contabilidad
qe
S, ahora. La Nota de Crdito
es lo contrario. Supongamos que
en lugar de darles un cheque por
donacin a la asociacin para
que lo depositen, la persona u
organizacin que les manda los
fondos lo deposita en la cuenta
de la asociacin, el banco slo les
avisa que lleg un fondo. Les enva
una nota de crdito en la cual dice:
Procedencia del
fondo o quin lo
enva.
Fecha
Moneda y
El equivalente en
Quetzales que fue
acreditado o sumado
a su saldo.
Adems puede
comprender mejor el
trabajo del contador
y entre los dos
pueden estudiar los
Estados Financieros.
Es interesante, esto lo debe saber el contador de
la asociacin verdad? A m me interesa conocer
todo esto para dirigir mejor la asociacin, pues
los compaeros y compaeras confan en que lo
estoy haciendo bien.
24
Cuaderno de Contabilidad
qr
25
Cuaderno de Contabilidad
qt
No encuentro unas hojas en donde
anot quienes nos deben por los
productos que los asociados elaboran.
Debo drselos al contador.
Debo haberlos dejado en el escritorio
Ver, con permiso, voy a buscar
Pero Toms! El asunto no es as.
Usted debe llevar un control estricto
de cada cliente que debe a la
asociacin en un libro especial para
eso, no tener hojas sueltas.
El libro que el contador debe operar lleva los datos siguientes:
1. Nombre del Cliente
2. Direccin y Telfono
3. Fecha de emisin de la factura o recibo.
4. Nmero de la factura o recibo.
5. Concepto de la venta
6. Monto o cantidad de la factura o recibo.
7. Fecha de cancelacin.
8. Pago o abono que el cliente haga.
9. Saldo de la cuenta.
Control de Cuentas por Cobrar
26
Cuaderno de Contabilidad
qy
Tambin se puede llevar una Tarjeta por
cada cliente y colocarlas en un archivador.
LIBRO DE CUENTAS POR COBRAR
NOMBRE DEL CLIENTE: (1)
DIRECCIN Y TELFONO (2)
FECHA DE
EMISION
No.
FACTURA/
RECIBO
CONCEPTO CANTIDAD
FECHA DE
COBRO
ABONO SALDO
(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
27
Cuaderno de Contabilidad
qu
Con el formato anterior, hagamos un ejemplo:
La Asociacin coloc productos elaborados por sus asociados en la Tienda
Nuevo Amanecer situada en 4. Calle 3-05, Zona 1, telfono 2238-2238 el da 15
de Mayo, emiti recibo No. 008 por la cantidad de Q. 500.00, la tienda prometi
pagarle el 30 de Mayo el primer pago y el 15 de J unio la cancelacin. A la fecha
ya cancel la totalidad de la deuda.
Cmo registramos este movimiento en el Libro o Tarjeta de Cuentas por Cobrar?
LIBRO DE CUENTAS POR COBRAR
NOMBRE DEL CLIENTE: Tienda Nuevo Ama nec er
DIRECCIN Y TELFONO: 4. C a lle 3-05 Zona 1. Tel. 2238-2238
FECHA DE
EMISION
No.
FACTURA/
RECIBO
CONCEPTO CANTIDAD
FECHA DE
COBRO
ABONO SALDO
15.05.09 008
Va rios
Produc tos
Q. 500.00 Q.500.00
30.05.09 250.00 250.00
15.06.09 250.00 0.00
Recuerde las
recomendaciones siguientes:
Comprar un cuaderno o
tarjetas especcamente
para Cuentas por Cobrar.
Que el contador
registre la informacin
oportunamente.
Guardar los
comprobantes, recibos y
facturas en un archivador.
Ese asunto del manejo de dinero es muy
delicado e importante. Que bueno
conocer esto de la contabilidad!
28
Cuaderno de Contabilidad
qi
29
Cuaderno de Contabilidad
qo
Ahora imagine que un da olvida pagarle a algn proveedor. ste ya no tendr conanza
y ya no le dar crdito. Para evitarlo debe llevar un registro especial de las Cuentas por
Pagar, este puede ser en un cuaderno o en tarjetas con formato especco.
Se debe incluir lo siguiente:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de Factura.
3. Concepto por lo cual se va a pagar.
4. Datos del proveedor (al que se le
debe)
5. Cantidad a pagar.
6. Abonos.
7. Saldo.
FECHA DE
EMISIN
No. DE
FACTURA
CONCEPTO
DEL PAGO
DATOS DEL
PROVEEDOR
CANTIDAD A
PAGAR
ABONOS SALDO
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR
Ejemplo del Libro o Tarjeta de Cuentas por Pagar con la siguiente informacin.
Se compr al crdito material de construccin: 30 bolsas de cemento a
Q.40.00 Cada una; 20 bolsas de cal hidratada a Q.15.00 cada una; arena
de ro 30mts. A Q.300.00, por esta compra la ferretera El Hormigo emiti
factura cambiaria No. 2015 el da 10 de Octubre de 2,009. El plazo para
cancelar la deuda es de 30 das.
Ordenemos la informacin anterior.
Qu informacin debe incluirse en las
cuentas por pagar?
30
Cuaderno de Contabilidad
qp
LIBRO O TARJETA DE CUENTAS POR PAGAR
FECHA DE
EMISIN
No. DE
FACTURA
CONCEPTO DEL
PAGO
DATOS DEL
PROVEEDOR
CANTIDAD A
PAGAR
ABONOS SALDO
10.10.09 2015 Cemento
Ferretera El
Hormigo
1,200.00
Cal
Ferretera El
Hormigo
300.00
Arena de ro
Ferretera El
Hormigo
300.00 1,800.00
10.11.09 1,800.00 0.00
El libro de Cuentas por Pagar se usa para anotar las compras al crdito. Las facturas
recibidas de los proveedores se guardan en el libro de Cuentas por Pagar. Cuando
se hagan abonos o pagos parciales deben anotarse en el mismo libro. Debe pedir
recibo por cada pago que haga y archivarlos. Cuando se cancele totalmente la
factura debe colocarse en el archivo de comprobantes.
31
Cuaderno de Contabilidad
qQ
me parece importante
conocer quienes le deben y
a quienes debe la Asociacin.
Eso me lleva a querer saber
que es o que realmente tiene.
Me puede ayudar con eso?
Claro, entre los dos lo haremos.
Vamos a ver qu es lo que tiene
la Asociacin.
Tiene lo
siguiente:
Dinero en efectivo
Terreno y la casa donde est la
ocina
Un Pick-up propiedad de la
Asociacin
Mobiliario y Equipo de la ocina
Una computadora.
Bien ordenemos esto as:
Caja (Dinero en efectivo) Q. 23,045.00
Mobiliario y Equipo Q. 12,000.00
Pick-Up Toyota color gris Q. 27,000.00
Equipo de Computacin Q. 5,500.00
Inmuebles (Terreno y Casa) Q.120,000.00
Tiene la Asociacin Q.187,545.00
32
Cuaderno de Contabilidad
qW
La Asociacin tiene una deuda de Q.17,500.00, pues falta hacer cinco pagos de la
casa, cada pago de Q.3,500.00
Lo que tiene Q.187,545.00
Lo que debe - Q.17,500.00
Diferencia o Patrimonio Q.170,045.00
La diferencia es lo que realmente tiene la Asociacin. Lo que tiene menos lo que debe
se le llama PATRIMONIO.
A lo que tiene, que le sirve para trabajar, para actuar econmicamente se
le llama ACTIVO. Por el contrario las deudas de la Asociacin se le llama PASIVO.
Entonces, las cosas a favor de la Asociacin se llama ACTIVO.
Las deudas que crean obligacin se llaman PASIVO. La
diferencia entre estos dos se llama PATRIMONIO.
33
Cuaderno de Contabilidad
qE
34
Cuaderno de Contabilidad
qR

Se entiende por Estados Financieros la presentacin adecuada y razonable de
informacin nanciera expresada en unidades monetarias de las transacciones
que realiza una entidad econmica. Esta informacin se hace a travs del
Balance General o Estado de Situacin Financiera y el Estado de Resultados o
Estado de Ingresos y Egresos por un perodo determinado (generalmente de un
ao). Las cifras deben expresarse en la unidad monetaria del pas en que est
establecida la entidad. En este caso, en Quetzales moneda nacional de curso
legal.
La informacin contable presentada en los estados nancieros debe contener
en forma clara y comprensible todos los aspectos necesarios para que el usuario
de dichos estados pueda interpretar adecuadamente.
Los Estados Financieros deben ir certicados y rmados por el contador y
rmados por el representante legal de la institucin.
Estados nancieros
35
Cuaderno de Contabilidad
qT
Al ordenar los datos del ejercicio anterior, los Estados
Financieros se presentan de la siguiente manera:
Asociacin Artesanos Unidos
Balance General
Al 31 de Diciembre de 2,009
(Cifras expresadas en Quetzales)
ACTIVO
Caja
Mobiliario y Equipo
Vehculos
Equipo de Computacin
Inmuebles
23,045.00
12,000.00
27,000.00
5,500.00
120,000.00
Suma el Activo
Q. 187,545.00
PASIVO
Cuentas por pagar
Q. 17,500.00
Suma el Pasivo
PATRIMONIO
Patrimonio de la Asociacin
Q. 17,500.00
Q. 170,045.00
Suma Pasivo y Patrimonio igual Activo
Q. 187,545.00
El Infrascrito Contador registrado ante la Superintendencia de Administracin Tributaria
con el Nmero xxxx CERTIFICA: Que el Balance General que antecede, fue elaborado
conforme los registros contables de la Asociacin Artesanos Unidos y que el mismo
reeja sus resultados de operacin por el periodo de imposicin que termin el 31 de
Diciembre de 2,009.
F. F.
Contador Representante Legal
36
Cuaderno de Contabilidad
qY
Asociacin Artesanos Unidos
Estado de Ingresos y Egresos
Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2,009
(Cifras expresadas en Quetzales)
INGRESOS
Donaciones
Otros Ingresos
Q. 35,000.00
625.00
Suman los Ingresos Q. 35,625.00
EGRESOS
Mobiliario y Equipo
Gastos de Funcionamiento
Sueldos y Salarios
Q. 3,005.00
575.00
9,000.00
Suman los Egresos Q. 12,580.00
Excedente de Ingresos sobre Egresos al 31 de Diciembre de 2,009
Q. 23,045.00
El Infrascrito contador registrado ante la Superintendecia de Administracin Tributaria
con el Nmero xxxx CERTIFICA: Que el Estado de Ingresos y Egresos que antecede, fue
elaborado conforme los registros contables de la Asociacin de Artesanos Unidos y que
el mismo reeja sus resultados de operacin por el perodo de imposicin que termin el
31 de Diciembre de 2,009.
F. F.
Contador Representante Legal
37
Cuaderno de Contabilidad
qU
38
Cuaderno de Contabilidad
qI
Pero Toms! Los pagos de
sueldos los anota tambin en
papeles sueltos?
Pero Toms! Los pagos de
sueldos los anota tambin en
papeles sueltos?
Pues es que
es ms fcil!
Mire Toms, es recomendable que a partir
de este mes registre los sueldos justos por el
trabajo de los empleados de la asociacin
y as llevar el control. Segn Acuerdo
gubernativo No. 347-2009 de fecha 29
de Diciembre de 2,009 el salario mnimo
vigente para el ao 2,010 es de Q.56.00
diarios haciendo un total de Q.1,680.00
ms Q.250.00 de bonicacin, total a
pagar son Q.1,930.00.
Explqueme, as yo
c omparto c on el c ontador
lo que usted me diga.
Para tener un estricto
control de los sueldos es
recomendable llevar un
registro en el libro de Planillas si
son menos de 10 trabajadores.
Si el nmero de trabajadores
es mayor de 10 debe llevarse
un libro de Salarios.
Obligaciones Laborales
39
Cuaderno de Contabilidad
qO
Nosotros somos slo 5 personas.
Eso quiere decir que solo las planillas debemos
tener verdad?
As es Toms. En el registro de los sueldos
debe anotarse los datos siguientes:
1. Nombre del empleado o laborante.
2. Direccin, Telfono
3. Fecha de Nacimiento
4. Fecha de pago
5. Mes o quincena que se le cancela
6. Cargo que desempea
7. Sueldo mensual
8. Horas extras
9. Bonicacin incentivo de Q.250.00 mensuales
10. Anticipos
11. Cuota trabajadores al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
IGSS, corresponde el 4.83% del monto del sueldo base ms horas
extras cuando la institucin se encuentra ubicada en la ciudad de
Guatemala o en otro de los departamentos cubiertos por el IGSS a
excepcin de Petn, Santa Rosa y el Progreso (Guastatoya) en donde
los porcentajes varan
1
.
12. Monto total a pagar.
13. Firma del empleado
Cuando son tres (3) o ms trabajadores la Asociacin, Fundacin o
Empresa tiene la obligacin de inscribir a sus trabajadores en el IGSS.
1 Ver Anexo
40
Cuaderno de Contabilidad
wP
Si ustedes son 5 trabajadores
la Asociacin debe inscribirse
como patrono en el IGSS
y contribuir con el 10.67%
de cuota Patronal y los
trabajadores con el 4.83% del
monto total del sueldo base.
Las empresas de iniciativa
privada deben pagar el 1% de
IRTRA y el 1% de INTECAP. Las
Organizaciones no lucrativas
no estn obligadas a contribuir
por no ser iniciativa privada.
No tienen derecho a gozar
de las instalaciones de IRTRA.
Si lo hacen, deben pagar
la entrada a los parques de
recreacin.
Algunas organizaciones
que no se inscriben en el
IGSS han optado por pagar
un seguro mdico para los
trabajadores, del cual los
trabajadores pagan el 50% y
la organizacin el otro 50%.
Ya estamos inscritos en el
IGSS y cada mes nos restan
del sueldo una parte. Ahora
s que es el 4.83% del sueldo
de cada uno.
Tengo una duda. La
bonicacin de Q,250.00
se toma en cuenta para
calcular el IGSS?
No, la bonicacin no paga IGSS, es decir est exenta. nicamente es el sueldo.
Volviendo a los registros y control de sueldos. Cuando el contador les pague a los laborantes, cada uno
debe rmar un recibo. stos deben guardarse o archivarse junto con los otros documentos del mes.
Esos recibos le servirn al contador para elaborar la planilla que debe presentar al IGSS cancelando la
cuota mensual de los trabajadores (4.83%) y la patronal (10.67) en los prximos veinte (20) das del mes
siguiente.
Adems, cada trabajador debe rmar Contrato de Trabajo con la Institucin, stos ya vienen impresos y
slo se llenan con los datos que all indica y la rma de el trabajador y el patrono.
Ese registro de
sueldos que dijo
es opcional?
O cmo se
hace?
41
Cuaderno de Contabilidad
wq
En las libreras venden el libro de Planillas, el cual
ya tiene impresos los datos que le mencion
antes.
Este libro debe presentarse a una dependencia
del Ministerio de Trabajo para su autorizacin.
De todas formas haremos un ejemplo de
registro de sueldos para que usted lo conozca.
REGISTRO DE SUELDOS
NOMBRE: (1)
DIRECCIN:(2) TELFONO:
FECHA DE NACIMIENTO: (3)
FECHA MES CARGO
SUELDO HORAS BOFICACION DEDUCCIONES
MONTO
A
PAGAR
FIRMA
EMPLEADO
MENSUAL EXTRAS INCENTIVO ANTICIPOS IGSS



(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)







Bueno, ya me qued esto claro, pero tengo otra
pegunta:
Y para pagar el aguinaldo y el Bono 14 cmo se
cancela? El contador hace los cheques y los entrega.
Nosotros conamos en l y en su trabajo, sin embargo me gustara saber algo
de esto.
42
Cuaderno de Contabilidad
ww
No hay problema Toms, con mucho gusto comparto con usted esa informacin.
El aguinaldo se calcula en base al sueldo pagado en los ltimos seis (6) meses. Es decir que suma el monto
de esos sueldos y los divide entre 6 para sacar el promedio o la cantidad que hay que pagar.
Se paga el monto de un mes de trabajo por cada ao laborado. Se hace efectivo en el mes de Diciembre
de cada ao. Segn Decreto 76-78 del Congreso de la Republica.
Veamos un ejemplo:
Una persona tiene 3 aos de trabajar en la Asociacin, en el ao 2,009 ganaba Q.2,000.00 mensuales,
hasta el mes de agosto, en Septiembre le aumentaron a Q.2,500.00. En diciembre debe pagrsele el
aguinaldo.
Clculo
J unio
J ulio
Agosto
Septiembre
Oc tubre
Noviembre
Q. 2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,500.00
2,500.00
2,500.00
Q.13,500.00
Q.13,500.00 / 6 =Q.2,250.00 es el
promedio.
Esta es la cantidad que debe
pagar a ese empleado en
concepto de aguinaldo.
43
Cuaderno de Contabilidad
we
El Bono 14 Decreto No. 42-92, se cancela
en el mes de J ulio de cada ao. Es el
equivalente a un mes de trabajo por ao
trabajado al igual que el aguinaldo. Si trabaj
menos de un ao o tuvo incremento en el
sueldo se le cancela proporcionalmente.
Ejemplo:
La secretaria de la Asociacin gana en el mes Q.2,500.00 en
todo el ao 2,008 y 2,009 no tuvo ningn aumento. La suma a
pagarle por Bono 14 es igual al sueldo que devenga: Q.2,500.00.
Y las vacaciones?
44
Cuaderno de Contabilidad
wr
Estas deben gozarse o sea descansar para que el cuerpo
recupere las fuerzas para continuar con la tarea diaria.
El Cdigo de Trabajo no contempla el pago de las
vacaciones, no deben trabajarse. Dios descans
despus de haber creado los cielos, la tierra, los animales
y al ser humano. As tambin nosotros debemos hacerlo.
De acuerdo a la legislacin Laboral el trabajador y
la trabajadora tiene derecho a 15 das hbiles de
vacaciones por cada ao trabajado.
Eso es cierto, debemos
descansar y gozar a la
familia despus de un ao
de trabajo diario, constante,
el cual agradecemos a
Dios por la oportunidad
de servir a otros desde el
lugar donde estamos. Slo
una ltima pregunta: y la
Indemnizacin? Qu me
dice de eso?
De acuerdo al Cdigo de Trabajo en
el Artculo No. 82 la Indemnizacin
se cancela al trabajador y/o
trabajadora al nalizar la relacin
laboral en el lugar donde trabaja
(empresa, ocina, asociacin,
fundacin, iglesias, etc.). Al recibir el
pago en concepto de Prestaciones
Laborales, el trabajador debe
extender y rmar el niquito laboral
de conformidad con lo recibido.
La mayora de Asociaciones
indemnizan al personal cada
ao debido a que trabajan con
presupuestos anuales para ser
ejecutados en determinados
proyectos.
Se cancela el equivalente a un
sueldo de mes de trabajo por cada
ao trabajado o proporcionalmente
si ha laborado menos de un ao mas
la doceava parte del aguinaldo y la
doceava parte del bono catorce.
Por ejemplo una persona que inici su relacin
laboral con la Asociacin el 04 de Enero del ao
2,004 y la culmin el 04 de Febrero del ao 2,009.
El sueldo durante los ltimos seis meses fue de
Q.2,800.00
45
Cuaderno de Contabilidad
wt
CALCULO DE INDEMNIZACION:
DATOS:
Tiempo laborado: Del 04 Enero 2,004 04 de Febrero 2,009
Total: 5 aos 1 mes.
SUELDO ORDINARIO EXTRA ORDINARIO TOTAL
Septiembre 2,008
Octubre 2,008
Noviembre 2008
Diciembre 2008
Enero 2009
Febrero 2009
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
800.00
800.00
800.00
800.00
800.00
800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
12,000.00 4,800.00 16,800.00
Promedio sueldo ordinario y extraordinario ltimos 6 meses: Q.16,800.00/6
Proporcin de aguinaldo: 2,800.00/12
Proporcin Bono 14: 2,800.00/12
2,800.00
233.33
233.33
INDEMNIZACION POR AO TRABAJADO
Q. 3,266.66
5 AOS X 3,266.66
1 MES X 3,266.66/12
16,333.30
272.22
INDEMNIZACION A PAGAR Q. 16,605.52
Bueno Toms yo pasaba
nada ms a dejarle el
material que le promet y
mire todo lo que me tard.
Qu material?
El que me pidi de
Presupuestos para
estudiarlo con el
contador. Recuerda?
Ahora s, me voy, debo
ir con un grupo. No se
olvide del material que
le dej, estdielo. Si
necesita apoyo me llama,
as podremos con el
contador aclarar dudas.
Ahhhh s, gracias por
ayudarme a entender ese
asunto de la Contabilidad.
Ahora tengo claro algunas
cosas que me confundan.
Gracias nuevamente,
que le vaya bien.
46
Cuaderno de Contabilidad
wy
Ahora si podr informarme de la situacin contable de la
Asociacin y comprender los informes que prepara el contador
y presenta a la J unta Directiva cada mes. Adems podremos
mejorar el control de los fondos.
Me alegra enterarme de los salarios mnimos y las prestaciones
para cada trabajador, as no cometemos injusticias pagndole
menos de lo que debe ser.
47
Cuaderno de Contabilidad
wu
GLOSARIO
AVAL Permiso, estar de acuerdo.
CERTIFICACIN Documento o escrito en que se asegura algo.
CLIENTE Persona que compra en un establecimiento o utiliza sus servicios.
CDIGO Conjunto de reglas o preceptos sobre cualquier materia.
CONTABILIDAD Es un tcnica utilizada para producir informacin que sirva de base para tomar
decisiones.
DEDUCCIN Rebajar, restar, descontar alguna partida de una cantidad.
DEVENGAR Adquirir derecho a alguna retribucin por razn de trabajo, servicio.
ESTRICTO Ajustado a la ley, que no admite interpretacin.
EXENTA Libre, no sometido a las leyes scales.
FINIQUITO Liquidacin, saldo de una cuenta.
FIRMA MANCOMUNADA Firmar cheques dos personas de las tres autorizadas, rmar en conjunto,
en alianza.
FORMATO Tamao de un impreso, tabla numrica.IGSS Instituto Guatemalteco de Seguridad
Social.
INCREMENTO Aumento.
INFRASCRITO Persona con la calidad tcnica para rmar un escrito.
INTECAP Instituto Tcnico de Capacitacin
IRTRA Instituto de Recreacin de los Trabajadores de la Iniciativa Privada.
PATRIMONIO Conjunto de recursos, bienes, derechos y obligaciones que una empresa,
institucin o persona posee a determinada fecha.
PERIODO IMPOSITIVO El tiempo determinado por la Superintendencia de Administracin Tributaria para
la presentacin y pago de los impuestos.
PROPORCIONAL Adjetivo numeral que expresa cuntas veces una cantidad contiene en s otra
inferior, como doble, triple, etc.
PROVEEDOR Persona o entidad que abastece, suministra o provisiona lo necesario para un n.
SALARIO Remuneracin de la persona que trabaja por cuenta ajena en virtud de un
contrato laboral.
Cantidad mensual utilizada para calcular las prestaciones sociales.
SALARIO MNIMO El menor que se debe pagar a un trabajador segn la Ley.
SAT: Superintendencia de Administracin Tributaria.
SUELDO Retribucin que una persona recibe
como pago de un trabajo regular en
una empresa o asociacin. El sueldo
puede ser semanal, quincenal o
mensual.
TCNICA Especialista que conoce la
tcnica de una ciencia y
tiene habilidad para utilizar los
procedimientos.
TRANSACCIONES Operacin comercial.
48
Cuaderno de Contabilidad
wi