Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos
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Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos
Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 3
Ing. Narciso Agndez Montao Gobernador Constitucional del Estado de Baja California Sur
Dr. Romn Pablo Rangel Pinedo Contralor General del Estado
C. Mara Lourdes Arias Meza Directora de Desarrollo Administrativo
Lic. Dinorah Yazmn Unzn Rojas Encargada de Seguimiento y Evaluacin
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CONTENIDO Pgina
PRESENTACIN
5 I. Objetivo de la Gua
6 II. Marco Jurdico
6 III. Conceptos Bsicos
7 IV. Importancia del Manual de Procedimientos
8 V. Elementos que integran el Manual de Procedimientos
9 1. Identificacin
10 1.1 Cartula 10 1.2 Hoja de Aprobacin 11 1.3 Hoja de Actualizacin
12 2. Contenido
13 2.1 ndice 13 2.2 Introduccin 14 2.3 Organigrama 14 2.4 Objetivo del Manual 15 2.5 Presentacin de los Procedimientos 16 2.6 Portada del Procedimiento 17 2.7 Objetivo del Procedimiento 18 2.8 Alcance 18 2.9 Normas de Operacin 18 2.10 Descripcin Narrativa del Procedimiento 21 2.11 Diagrama de Flujo del Procedimiento 25 2.11.1 Simbologa para la Elaboracin del Diagrama de Flujo 27 2.12 Anexos 29 2.13 Bibliografa 30 2.14 Glosario
30 VI. Normas para la Redaccin del Manual de Procedimientos
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VII. Lineamientos
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1. En materia de Elaboracin 33
2. En materia de Autorizacin 33
3. En materia de Pblicacin 33 Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 5
4. En materia de Distribucin y Control 34
5. En materia de Revisin y Actualizacin
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VIII. Metodologa de Investigacin
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1. Planeacin 36
2. Recopilacin de Datos 39
3. Anlisis de la Informacin 45
4. Registro de Informacin 46
4.1 Descripcin Narrativa de los Procedimientos 46
4.2 Diagrama de Flujo 47
5. Revisin y Actualizacin
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Anexos
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Bibliografa 49
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PRESENTACIN
Uno de los propsitos fundamentales sealados por el Ejecutivo del Estado, en el Plan Estatal de Desarrollo 2005 - 2011, es el mejoramiento de la Administracin Pblica, mediante la revisin y constante actualizacin de sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo, por lo que la Contralora General del Estado a travs de la Direccin de Desarrollo Administrativo, pone a disposicin de las Dependencias y Entidades Gubernamentales, la presente Gua Tcnica, en la que se establecen los lineamientos bsicos para la elaboracin, actualizacin, autorizacin, impresin, pblicacin, distribucin y control de los Manuales de Procedimientos, los cuales son fundamentales para la coordinacin, direccin, evaluacin y seguimiento en el desarrollo cotidiano de la funcin pblica.
La utilidad prctica de los Manuales de Procedimientos, consiste en que permiten conocer detallada y secuencialmente la forma en que se desarrollan las tareas y actividades que tienen asignadas las Unidades Administrativas para cumplir con sus objetivos y funciones.
El presente documento pretende servir de orientacin y gua a quienes tienen bajo su responsabilidad la elaboracin de los Manuales de Procedimientos, al interior de los rganos que integran la Administracin Pblica Estatal.
Dr. Romn Pablo Rangel Pinedo Contralor General del Estado.
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I. Objetivo de la Gua
Proporcionar a las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal, los lineamientos, elementos tcnicos y metodolgicos para la elaboracin y/o actualizacin de los manuales de procedimientos administrativos, que permitirn uniformar los criterios de forma y contenido de los mismos, facilitando su revisin y seguimiento.
II. Marco Jurdico
Leyes:
Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Baja California Sur; principal ordenamiento jurdico que sustenta la elaboracin del manual de procedimientos:
Artculo 20.- Los titulares de las Dependencias del Poder Ejecutivo tienen las siguientes obligaciones comunes:
Fraccin IV. Elaborar y publicar los manuales de organizacin, de procedimientos y de servicios al pblico en su caso, necesarios para su funcionamiento. Estos instrumentos de apoyo contendrn la informacin sobre los principales procedimientos administrativos que se establezcan para facilitar la prestacin del servicio.
Programas:
Programa para la Modernizacin e Innovacin Gubernamental 2005 2011; B.O. No. 08, de fecha 20 de febrero 2006.
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III. Conceptos Bsicos
Actividad.- Cantidad de trabajo especfico que debe realizar una unidad o una persona para que se puedan realizar las funciones.
Cronograma.- Grfico de programacin y control de actividades, utilizando diferentes unidades de medicin y tiempo.
Formato.- Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con informacin variable que se usa en los procedimientos de oficina. Una forma puede constar de varias copias, que pueden tener destinos o usos diversos.
Funcin.- Agrupamiento de las principales unidades de trabajo, es decir, la reunin lgica y armnica de las actividades afines.
Manual de Procedimientos.- Documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa.
Mtodo.- Es la manera de efectuar una operacin o una secuencia de operaciones.
Operacin.- Cada una de las acciones fsicas o mentales necesarias para ejecutar una actividad o labor predeterminada.
Procedimiento.- Sucesin cronolgica o secuencial de activicades concatenadas, que precisan de manera sistemtica la forma de realizar una funcin o un aspecto de ella.
Proceso.- Mezcla y transformacin de un conjunto especfico de insumos en uno de resultados ms valiosos.
Unidad Responsable.- Es el idividuo, puesto u rgano administrativo que participa en las actividades descritas en el procedimiento.
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IV. Importancia del Manual de Procedimientos Los Manuales de Procedimientos no slo garantizan la uniformidad de operaciones repetitivas, sino que son instrumentos que permiten respetar las polticas del organismo, sostienen el nivel organizacional y facilitan la toma de decisiones para implementar mejoras, tanto en la productividad como en la calidad del servicio. Adems, constituyen una fuente formal y permanente de informacin y orientacin acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado.
Las principales ventajas de los Manuales de Procedimientos pueden resumirse en:
o Ayudan a incrementar la eficiencia, la calidad y la productividad. o Son una fuente importante y constante de informacin. o Aumentan la presdisposicin del personal para asumir responsabilidades. o Facilitan el proceso de hacer efectivas las normas, procesos y funciones administrativas. o Ayudan a fijar criterios y patrones, asi como la uniformidad en la terminologa tcnica.
V. Elementos que Integran el Manual de Procedimientos Los elementos que integran el Manual de Contenido.
Esquema No.1.- Manual de Procedimientos.
Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos Elementos que Integran el Manual de Procedimientos os elementos que integran el Manual de Procedimientos son dos: De Identificacin y Manual de Procedimientos. Contralora General del Estado de Manuales de Procedimientos 10 Elementos que Integran el Manual de Procedimientos Procedimientos son dos: De Identificacin y
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1. Identificacin:
1.1 Cartula La identificacin portada se refiere a la cartula, la cual da a conocer los datos ms elementales como son:
a) Escudo Oficial del Gobierno del Estado de Baja California Sur. b) Logotipo de la Dependencia Entidad. c) Tipo de Manual que se presenta. d) Nombre de la Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa. e) Lugar y fecha de elaboracin o actualizacin del Manual de Procedimientos.
Ejemplo:
Manual de Procedimientos
Direccin de Patrimonio Inmobiliario y Regularizacin de la Tenencia de la Tierra de la SEPUIE
La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2010.
a
b
c d e Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 12
1.2 Hoja de Aprobacin En los recuadros siguientes se incluyen, aparte de los datos de la portada, las firmas de quien elabora, presenta y aprueba el documento:
(1) Enunciar el cargo del Titular de la Unidad Administrativa, as como nombre y firma. (2) Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia Entidad. (3) Anotar el nombre y firma de aprobacin del Titular de la Contralora General del Estado, sealando en la parte superior la siguiente leyenda: Aprobado de acuerdo a lo establecido en el artculo 32, fraccin I inciso b) de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Baja California Sur.
Manual de Procedimientos
Direccin de Patrimonio Inmobiliario y Regularizacin de la Tenencia de la Tierra de la SEPUIE
Elabor (1)
Directora de
Ing. Elsa Lorena Domnguez Molina Present (2)
Secretario de Planeacin Urbana, Infraestructura y Ecologa
Ing. Guillermo Juregui Moreno Aprob (3)
Aprobado de acuerdo a lo establecido en el artculo 32, fraccin I inciso b) de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Baja California Sur Contralor General del Estado
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1.3 Hoja de Actualizacin Es la hoja en la que se deben asentar cada una de las actualizaciones que se realizan al manual, las cuales, entre otras, pueden ser cambios en los formatos que se utilizan en el procedimiento, inclusin o derogacin de normas de operacin, modificacin de requisitos de trmite, eliminacin de actividades innecesarias, establecimiento o modificacin de actividades de registro de control, etctera.
Ejemplo: Hoja para la Actualizacin de Procedimientos
El manual de procedimientos de la Direccin de Patrimonio Inmobiliario, Regularizacin de la Tenencia de la Tierra de la SEPUIE, en vigor a partir del da mircoles10 de Febrero del 2010, presenta cambios en los procedimientos que a continuacin se enuncian:
El da mircoles 10 de Febrero la Direccin de Desarrollo Administrativo recibi un ejemplar de los procedimientos modificados registrndose con la clave PRC-DPIRTT-01
PROCEDIMIENTO BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO
Regularizacin de la Tenencia de la Tierra
Traslado de Dominio
Licitacin de Predios
Se dise un formato especial para la solicitud de esta prestacin.
La localizacin de los predios sujetos a donacin se har utilizando el programa de cmputo
El Departamento de Control de Patrimonio Estatal, modifica su Formato para la Convocatoria de licitacin, incluyendo el requisito de
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2. Contenido :
2.1 ndice Con la finalidad de uniformar la presentacion del documento, en este apartado se enlistan de forma ordenada los captulos que constituyen la estructura del manual, sealando la numeracin progresiva que facilite su localizacin. Ejemplo:
INDICE
Pgina
I. Introduccin .. 5 II. Organigrama.. ... 6 III. Objetivo del Manual 7 IV. Presentacin de los Procedimientos.................. 8 1. Regularizacin de la Tenencia de la Tierra 10 Objetivo Alcance Normas de Operacin Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Anexos 13 2.- Traslado de Dominio .. 14 Objetivo Alcance Normas de Operacin Descripcin Narrativa Diagrama de Flujo Anexos.... 17 Bibliografa.. 18 Glosario .. 19
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2.2 Introduccin Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido general del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y actualizaciones. La redaccin deber ser concisa, clara y comprensible.
Ejemplo:
2.3 Organigrama Es la representacin grfica de la estructura orgnica de una Unidad Administrativa, refleja en forma esquemtica la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad; as como sus respectivas relaciones .
I. Introduccin
El presente Manual de Procedimientos, contiene la descripcin de los principales procedimientos que realiza el personal de la Direccin de Patrimonio Inmobiliario y Regularizacin de la Tenencia de la Tierra de la SEPUIE.
El manual es de observancia general, se usar como instrumento de informacin y de consulta, su actualizacin se har cuando haya algn cambio en los procedimientos que en el documento se presentan.
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2.4 Objetivo del Manual Debe contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el manual, indicando el qu y para qu, asi como: o Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento. o La redaccin ser clara, concreta y directa. o La descripcin se iniciar con un verbo en infinitivo. o Se describir en una extensin mxima de doce renglones. o Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.
Ejemplo:
III. Objetivo del Manual
Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en la Direccin de Patrimonio Inmobiliario y Regularizacin de la Tenencia de la Tierra .
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2.5 Presentacin de los Procedimientos Se dan a conocer de manera general los nombres de los Procedimientos. El nombre del Procedimiento debe dar idea clara de su contenido, se recomienda no incluir dos procedimientos diferentes en uno.
Ejemplo:
IV. Presentacin de los Procedimientos
1.- Regularizacin de la Tenencia de la Tierra
2.- Traslado de Dominio
3.- Licitacin de Precios
4.- Realizacin de un Fraccionamiento
5.- Integracin de un expediente del inventario de bienes inmuebles propiedad del Gobierno del Estado.
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2.6 Portada del Procedimiento Es la primera hoja del procedimiento, cuya finalidad es identificarlo.
a) Logotipo de la Dependencia Entidad. b) Unidad Administrativa de la Dependencia. c) rea responsable del Procedimiento. d) Nombre del Procedimiento. e) Fecha de elaboracin del Procedimiento.
Ejemplo:
Direccin de Patrimonio Inmobiliario y Regularizacin de la Tenencia de la Tierra
Departamento de Control del Patrimonio Inmobiliario Estatal
Traslado de Dominio
Febrero del 2010
a b
c
d e
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2.7 Objetivo del Procedimiento Consiste en describir en forma clara y concreta la finalidad o meta que se pretende alcanzar con el procedimiento.
2.8 Alcance Este apartado se refiere al mbito de aplicacin de un procedimiento y contiene una relacin de las Unidades Administrativas que intervienen en los procedimientos y la delimitacin precisa de sus respectivas responsabilidades.
2.9 Normas de Operacin Son las reglas fundamentales e inflexibles de la actuacin y obligatoriedad respecto a las funciones, operaciones y/o actividades desarrolladas por reas que integran la dependencia o entidad.
Para la elaboracin de las normas se deben considerar los siguientes aspectos: Son ordenamientos imperativos y especficos de acciones que persiguen un fin determinado, con la caracterstica de ser exactos y rgidos en su aplicacin.
Se establecern normas de las actividades principales del procedimiento documentado, como son: autorizaciones, plazos, montos, responsabilidades, erogaciones y restricciones. Extraerlas y captarlas de los procedimientos, instructivos, circulares, disposiciones vigentes, etc., o en su caso, tratndose de nuevos procedimientos, definirlas.
Es conveniente que las normas se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que puedan presentarse en el desarrollo del procedimiento, es decir, definir expresamente qu hacer o a qu criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que se presentan habitualmente. Las normas no sern limitativas en cuanto a su cantidad, recomendando que sean claras y concisas en su redaccin, pueden establecer tambin los criterios de aceptacin o rechazo del producto o servicio.
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Para la presentacin del procedimiento se utilizar el Formato A Formato A
Secretara de Planeacin Urbana Infraestructura y Ecologa
Clave del Procedimiento
Nombre del Procedimiento:
Fecha: Unidad Administrativa:
rea Responsable:
Versin Pgina
Objetivo:
Alcance:
Normas de Operacin:
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a) Del llenado del Formato A
o Nombre del Procedimiento.- Sealar el ttulo completo del procedimiento especfico del cual se est tratando, debiendo ser claro y conciso.
o Unidad Administrativa.- Nombre de la Direccin del rea responsable.
o rea responsable.- Nombre del rea responsable del procedimiento.
o Clave del Procedimiento. PROC-DCPIE-01
Ejemplo: PROC.- Indica que es un procedimiento, por lo tanto no se debe modificar. DCPIE.- En este espacio debern anotar las siglas del rea responsable del Procedimiento. 01.- Se anotarn los dos dgitos del nmero consecutivo que le corresponda al Procedimiento de la Unidad rea.
o Fecha.- Da, mes y ao en que se autoriza el procedimiento.
o Versin .- Nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia con el 1.0.
o Pgina.- Nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10 etc.
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2.10 Descripcin Narrativa del Procedimiento Es el punto central del Manual de Procedimientos, en este apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que se realizan dentro de un procedimiento, al explicar en qu consisten y sealar la Unidad Administrativa o puesto responsable de su ejecucin, el texto debe ser claro y de manera normativa, explicando cada paso en qu consisten, cundo, cmo, con qu, dnde y en qu tiempo se llevan a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y por lo mismo comprenda varias reas, deben indicarse para cada paso,la Unidad Administrativa responsable de su ejecucin.
Si se trata de un procedimiento detallado dentro de una Unidad Administrativa, debe indicarse el puesto del responsable de la ejecucin de cada operacin.
Para la descripcin de actividades se utilizar el Formato B: Formato B Secretara de Planeacin Urbana Infraestructura y Ecologa Clave del Procedimiento PROC- - 001 Nombre del Procedimiento: Fecha: Unidad Administrativa: rea Responsable:
Versin: Pgina: Tiempo: Descripcin de Actividades Paso Responsable Descripcin de la Actividad Documento de Trabajo
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b) Del llenado del Formato B
o Nombre del Procedimiento.- Se anotar el nombre del Procedimiento tal como se anot en el formato A. o Unidad Administrativa.- Nombre de la Direccin de rea responsable. Ejemplo: Direccin de Patrimonio Inmobiliario y Regularizacin de la Tenencia de la Tierra.
o rea responsable.- Es el nombre del puesto que ejecuta la actividad. Ejemplo: Departamento de Control de Patrimonio Inmobiliario Estatal.
o Si las actividades subsecuentes son realizadas por el mismo responsable no es necesario volver a nombrarlo.
o Al usar otra hoja, se debe anotar en la columna rea responsable, el nombre del puesto o de la Unidad Administrativa correspondiente.
o Clave del Procedimiento.- Se anotar el mismo cdigo del procedimiento sealado en el formato A.
o Fecha.- Da, mes y ao en que se autoriza el procedimiento.
o Versin .- Nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia con el 1.0.
o Pgina.- Nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento, ejemplo: 1 de 10,2 de 10, 3 de 10 etc.
o Paso .- Nmero de actividad.
o Responsable.- Nombre del rea responsable de la actividad. Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 24
o Documento de Trabajo.- Nombre o las siglas del documento al que se hace referencia en la actividad.
o En la columna tiempo se anotar en el rengln correspondiente a las actividades, la suma del tiempo que se utiliza en realizarlas.
o En el espacio descripcin de la actividad, se describirn en forma narrativa las actividades del procedimiento, la redaccin ser tipo libreto; es decir, en el orden en que las Unidades Adminitrativas van apareciendo en el desarrollo de las actividades y as se tendr un orden secuencial y lgico.
o Al inicio de la redaccin y de cada paso o actividad, se utilizar un verbo en tiempo presente de modo indicativo.
Ejemplo: Revisa documento, Elabora oficio
o Cada actividad debe dividirse en las acciones que se consideren necesarias.
Ejemplo: Elabora oficio en original y tres copias, recaba firma de autorizacin, sella, pone folio y turna.
o Se deben usar nmeros arbigos de manera continua para numerar las actividades o Suprimir las palabras innecesarias. Una buena redaccin es concisa.
Ejemplo: INNECESARIO RECOMENDABLE Adjunto este documento Adjunto Con el fin de Para En el caso de S En relacin a Sobre Para cumplir las disposiciones De conformidad con Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 25
o Colocar las frases aclaratorias y subordinadas despus de los nombres que califican.
INCORRECTO CORRECTO
Encargada de Despus del Encargada de Entrevista al Admisiones examen mdico Admisiones paciente, previo entrevista al paciente examen mdico
o Evitar las palabras ostentosas. Sustituir las palabras rebuscadas por frases sencillas y claras ya que el manual lo interpretar el usuario. A continuacin se muestra un ejemplo de la definicin de buzn, en forma rebuscada:
Dispositivos de insumos de activacin manual para desarrollar la recuperacin de los materiales introducidos por quienes lo manejan.
o Expresarse con claridad. La eliminacin de palabras intiles es una buena manera de contribuir a la claridad, as como de uniformidad en el estilo.
Referencias de actividades o Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a otra actividad dentro del mismo procedimiento se sealar con las palabras retorna o contina y el nmero de la actividad donde sea requerida. Ejemplo: No apruba documento, (Retorna a la actividad No.3).
Decisiones En el caso de las disyuntivas o alternativas que se deriven de una actividad, stas debern anotarse en la descripcin del procedimiento en letras negritas.
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2.11 Diagrama de Flujo del Procedimiento
Tiene por objeto facilitar la comprensin del Procedimiento de quien lo consulta, los diagramas de flujo representan la manera de visualizar el desarrollo de las actividades de un determinado procedimiento, as como de los encargados de realizarlas.
Algunas de las ventajas que ofrece la tcnica de diagramacin son las siguientes:
o Explica a travs de smbolos y textos condensados, las actividades que componen un procedimiento . o Facilita la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico. o Reduce la cantidad de explicaciones que se dan en la descripcin narrativa. o Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.
Nota: Las actividades se deben numerar con nmeros arbigos pequeos.
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Para su elaboracin se utilizar el Formato C. Formato C
Secretara de Planeacin Urbana Infraestructura y Ecologa Clave del Procedimiento PROC- -01 Nombre del Procedimiento: Fecha: Unidad Administrativa: rea Responsable:
Versin: Pgina: Tiempo: (REA) (REA) (REA)
Documento
SI
NO
Actividad
Decisin o Alternativa 1 2 3 A 4 5 6 7 8 Nota: Inicio Termina T Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 28
2.11.1 Simbologa para la Elaboracin del Diagrama de Flujo Los smbolos que a continuacin se sealan son los que convencionalmente se han tomado para representar las operaciones de un procedimiento por lo que debern aplicarse en todas las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal.
Smbolo Nombre Descripcin
ACTIVIDAD Describe una actividad por medio de una frase breve y clara dentro del smbolo.
DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se enve, se reciba, se genere o salga del procedimiento.
INICIO O TERMINACIN DEL FLUJO Accin o lugar, se escribe dentro del smbolo la palabra inicio o final.
FLUJO O LINEA DE UNIN Conecta los smbolos sealando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.
SI
NO DECISIN O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varias alternativas derivadas de una decisin, es decir, en una Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 29
situacin en la que existen opciones y debe elegirse entre algunas de ellas.
CONECTOR DE OPERACIN
Representa la concexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
CONECTOR DE PGINA Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo.
ARCHIVO Representa un archivo comn y corriente de oficina, donde se guarda un documento en forma permanente.
ARCHIVO TEMPORAL Representa la guarda o almacenamiento de documentos de manera temporal. NOTA Describe dentro del smbolo de manera breve alguna aclaracin o instruccin dentro del procedimiento.
T Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 30
2.12 Anexos En este apartado se deben incluir las formas, instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecucin de un procedimiento.
Toda oficina o rea administrativa, requiere de un control interno que le permita registrar la informacin obtenida en la realizacin de sus actividades, utilizando para ello formatos que permiten el manejo y control de la misma. Por lo tanto, los formatos que se utilizan dentro de un procedimiento deben tambin formar parte del Manual y se debern incluir al final, en el apartado de Anexos.
Los formatos, que por su tamao no sea posible presentar en sus medidas originales, es necesario obtener fotocopia en reduccin para agregarlos. En este caso, se deber anotar la leyenda La medida original de este formato es tamao , e indicar la dimensin del tamao original o anotar en centmetros sus dimensiones, cuando se trate de formatos de tamao especial.
Nota: Los casos en que se debe usar un anexo son, entre otros: o Cuando se debe asentar un dato en un formato. o Cuando se verifica el correcto llenado de un formato. o Para informar al usuario del documento que va a recibir o enviar.
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2.13 Bibliografa Es la relacin de libros y fuentes de informacin utilizadas para la elaboracin del documento. Ejemplo:
2.14 Glosario Es el vocabulario de trminos poco usuales que se utiliza en el contenido del documento y que se considera requieren ser definidos en este apartado para facilitar su comprensin y unificar el lenguaje utilizado. Ejemplo:
Bibliografa
Gua tcnica para la elaboracin de manuales de organizacin; Contralora General del Estado, 2006.
Gua tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos; Contralora General del Estado, 2010.
18 Glosario
Operacin.- Cada una de las acciones fsicas o mentales necesarias para ejecutar una actividad o labor determinada.
Modelo.- Es un patrn conforme al cual debe ser elaborado un documento.
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VI. Normas para la Redaccin del Manual de Procedimientos Con la finalidad que el manual de procedimientos sea presentado con una estructura de redaccin homognea, a continuacin se describen las reglas que se debern observar:
o Se utilizarn letras maysculas y minsculas en ttulos y letra tipo arial tamao 14 . o Letra tipo arial tamao 12 en la redaccin de los procedimientos y en el resto del contenido del documento. o La numeracin empezar a partir de la Introduccin, contando desde la cartula del Manual. o Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin. o Que los formatos sean de 28x21 cm (tamao carta). o Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones queden separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre. o Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o contenido, organigrama, introduccin y cuerpo.
Sobre el uso de notas, parntesis, comillas y prrafo con negritas.
Notas o Cuando se requiere aclarar o recalcar alguna instruccin se usarn notas en el procedimiento, stas deben ser breves e irn al final de la actividad referida, no incluir demasiadas.
Parntesis o Se usa para hacer referencia a alguna actividad del procedimiento, indicar el retroceso o avance de una actividad, el orden o color de la copias de un formato o para proporcionar informacin adicional que se juzgue conveniente.
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Comillas o Se usan cuando se transcribe textualmente un prrafo de algn documento, para alguna leyenda o para resaltar alguna referencia.
Prrafos con negritas o Solamente se usa cuando sea muy relevante lo que se trata de resaltar.
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VII. Lineamientos 1. En materia de Elaboracin La elaboracin de los Manuales de Procedimientos iniciar cuando la Dependencia o Entidad cuente con su Manual de Organizacin, el cual debe servir como marco de referencia para definir el rea responsable de la realizacin de los procedimientos.
Las Dependencias y Entidades que integran la Administracin Pblica Estatal, sern los responsables de la elaboracin de sus respectivos manuales, enviando a la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Contralora General del Estado, en forma impresa y en medios magneticos, los anteproyectos de los Manuales para su revisin.
2. En materia de Autorizacin Los Manuales de Procedimientos se sometern a la aprobacin y autorizacin de las instancias correspondientes, en el siguiente orden: o Del Titular de la Dependencia o Del Consejo Consultivo o Junta Directiva. o De la Contralora General del Estado.
La Contralora General del Estado, remitir tres tantos al organismo interesado acompaado del oficio de aprobacin correspondiente.
3. En materia de Publicacin Una vez autorizado, las Dependencias o Entidades podrn hacerlo del conocimiento pblico a travs de publicaciones, peridicos murales, medios electrnicos o cualquier otro medio de comunicacin pertinente; ya que los manuales contienen informacin pblica en trminos de lo establecido en el artculo 7 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica para el Estado de Baja California Sur.
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Para su publicacin en el Boletin Oficial del Gobierno del Estado, las Dependencias o Entidades enviarn a la Direccin de Asuntos Jurdicos y Estudios Legislativos de la Secretara General de Gobierno su manual aprobado.
4. En materia de Distribucin y Control La distribucin de los ejemplares se llevar a cabo por personal de las reas responsables de su elaboracin, debindo efectuar reuniones o plticas de difusin y de instruccin sobre su uso con el personal encargado de realizar las funciones, actividades y las operaciones sealadas en el mismo.
La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga del manual de procedimientos, depender de la determinacin del nmero de funcionarios y empleados que deben contar con este instrumento administrativo.
Para llevar un control de los Manuales de Procedimientos, las Dependencias y Entidades debern remitir a la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Contralora General del Estado, el registro de funcionarios y unidades administrativas que cuentan con ejemplares de los mismos, asi como en original el documento debidamente firmado.
5. En materia de Revisin y Actualizacin Cuando una unidad administrativa requiera hacer cambios, adiciones o revisiones al manual, la Dependencia o Entidad presentar los proyectos de modificaciones correspondientes a la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Contralora General del Estado.
El Departamento de Modernizacin e Innovacin Gubernamental de la Contralora General del Estado revisar los proyectos de manuales de procedimientos para asegurar la vinculacin de stos con los reglamentos interiores, manuales de organizacin y normatividad aplicable; as como para verificar que los mismos se realicen de acuerdo con las polticas generales de la Dependencia o Entidad y prever los posibles efectos en otras unidades, as como mantener la uniformidad de estilo y presentacin.
VIII. Metodologa de Investigacin Es difcil seleccionar un mtodo como el ideal y pues muchos de ellos se complementan y relacion propuesta de la manera que se puede realizar esta investigaci los recursos y las circunstancias, lo que permitir al investigador aplicar mas adecuado para documentar los procedimientos.
La primera decisin que deber tomar el titular de la Dependencia Entidad Administrativa es designar al responsable para pueden presentar dos escenarios:
El primero es que el organismo cuente con una rea especfica encargada de determinar las polticas laborales, del desarrollo organizacional, de innovacin y gestin de calidad, etc., en cuyo caso ser la idnea para realizar este trabajo.
El segundo escenario implica la necesidad de integrar un equipo de trabajo para elaborar los manuales administrativos, de lo contrario, stos pueden contener inconsistencias de formato, diseo y estilo, e incluso, contenidos contradictorios que los conviertan en inoperan
Para ambos casos, se propone el siguiente esquema metodolgico:
Esquema No.2.- Metodologa de Investigacin Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos Metodologa de Investigacin onar un mtodo como el ideal y nico camino para realizar una i pues muchos de ellos se complementan y relacionan entre si. Este apartado es s propuesta de la manera que se puede realizar esta investigacin, depender circunstancias, lo que permitir al investigador aplicar el mtodo documentar los procedimientos. decisin que deber tomar el titular de la Dependencia Entidad Administrativa es para la elaboracin del Manual de Procedimientos dos escenarios: El primero es que el organismo cuente con una rea especfica encargada de determinar las polticas laborales, del desarrollo organizacional, de innovacin y gestin de calidad, etc., en cuyo caso ser la idnea para realizar este trabajo. nario implica la necesidad de integrar un equipo de trabajo para elaborar los manuales administrativos, de lo contrario, stos pueden contener inconsistencias de formato, diseo y estilo, e incluso, contenidos contradictorios que los conviertan en inoperan Para ambos casos, se propone el siguiente esquema metodolgico: Metodologa de Investigacin Contralora General del Estado de Manuales de Procedimientos 36 nico camino para realizar una investigacin, entre si. Este apartado es slo una n, depender de los objetivos, de mtodo que considere decisin que deber tomar el titular de la Dependencia Entidad Administrativa es el Manual de Procedimientos, en este sentido se El primero es que el organismo cuente con una rea especfica encargada de determinar las polticas laborales, del desarrollo organizacional, de innovacin y gestin de calidad, etc., en nario implica la necesidad de integrar un equipo de trabajo para elaborar los manuales administrativos, de lo contrario, stos pueden contener inconsistencias de formato, diseo y estilo, e incluso, contenidos contradictorios que los conviertan en inoperantes.
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1. Planeacin S. Diamond, en su libro (Cmo preparar manuales administrativos, editorial Interamericana, pp. 9), propone algunas condiciones que deben tomarse en cuenta para una adecuada planeacin:
Disponga del tiempo suficiente para la planeacin. Si no planea cuidadosamente el trabajo es probable que se enfrente a muchos problemas que hacen perder tiempo.
Haga que otras personas revisen sus planes. La revisin no slo debe incluir a su supervisor, cuya aprobacin puede ser obligatoria, sino tambin a las personas que participen en la elaboracin de manuales.
Confirme por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y personal. Mucha gente hace estimaciones verbales de momento y posteriormente se olvida de ellas.
Planee desde ahora las actualizaciones. El mejor manual necesitar revisiones y actualizaciones dentro de los seis meses siguientes a su implantacin.
Anticpece a los problemas. Reparar en los problemas antes que se presenten da como resultado un gran beneficio.
Adems de las condiciones propuestas por S. Diamond, deben tomarse en cuenta los objetivos de la dependencia o entidad, del rea donde se operan los procedimientos y del manual de procedimientos; los recursos materiales y el nivel de organizacin.
Para elaborar el Plan de estudio, se proponen dos tcnicas de programacin de actividades, desde la recopilacin de datos hasta la impresin y distribucin de los manuales de procedimientos: Las grficas PERT (Tcnicas de evaluacin y revisin de programas) y CPM (Mtodo del camino crtico). Si ambas tcnicas se aplican simultneamente, se obtienen mejores resultados. Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 38
Pasos para elaborar una grfica PERT y determinar el camino (ruta) crtico (CPM):
1. Determine las etapas para elaborar el manual. 2. Establezca la secuencia de las etapas. 3. Estructure la secuencia en forma de diagrama de bloques. 4. Estime los tiempos (das o semanas) para cada etapa. 5. Indique los tiempos estimados sobre las flechas del diagrama. 6. Determine el tiempo total requerido para cada ruta.
Ejemplo: Grfica de PERT para elaboracin de manuales.
Recoleccin Fuentes de Procesamiento Aprobacin Correccin Autorizacin Control de informacin Informacin de informacin
Recopilar datos del depto. A Recopilar datos del depto. B Recopilar datos del depto. C Esquematiz acin del manual Redaccin del primer borrador del depto. A Redaccin del primer borrador del depto. B Redaccin del primer borrador del depto. C Elaboracin de grficas Formato de los manuales Revisin por parte del responsable Revisin por parte del responsable Revisin por parte del responsable Hacer cambios y correcciones Revisin final Imprimir y encuadernar Distribucin 13 10 10 7 7 7 7 3 2 2 6 4 4 4 4 5 2 1 7
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Estimacin de tiempos para el camino crtico:
Ruta Tiempo en das Total Departamento A 13 7 3 4 5 2 1 35 Departamento B 10 7 2 4 5 2 1 31 Departamento C 10 7 2 4 5 2 1 31
El camino que requiere mayor tiempo total, es el camino crtico, en nuestro ejemplo se refiere al Departamento A; la actividad crtica de la ruta es la recopilacin de informacin del Departamento A, lo que significa que cualquier decisin que altere esta actividad crtica, retrasar la conclusin del manual. A la red de actividades que componen la grfica de PERT se le puede adicionar los costos estimados, personal responsable, etc., lo que permitir hacer la mejor propuesta en cuanto a tiempos y costos de elaboracin.
Habindo establecido la ruta crtica, se prepara el cronograma de actividades que defina las etapas y tiempos hasta la conclusin del manual. Esto puede hacerse mediante una grfica de Gantt, tambin conocida como grfica de barras. Ejemplo: Etapas Actividades Tiempo en dias 3 6 9 12 15 18 21 24 27 30 1 Recoleccin de informacin 2 Esquematizacin del manual 3 Redaccin del primer borrador 4 Revisin por el responsable 5 Cambios y correcciones 6 Revisin final 7 Impresin y encuadernacin 8 Distribucin
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2. Recopilacin de Datos En una investigacin, la recoleccin de datos es una de las etapas ms delicadas, pues de la veracidad y confiabilidad de ellos depender la validez de los resultados. Existen varios mtodos para recopilar informacin. Una investigacin puede requerir de uno o varios de ellos, los de mayor uso son: Investigacin documental, observacin, cuestionario y entrevista.
Investigacin documental. Consiste en utilizar fuentes de informacin escrita como manuales de organizacin, boletines oficiales, oficios, circulares, formatos diversos, registros estadsticos, actas de reuniones, etc.
Observacin. Tiene como objetivo complementar, confrontar y verificar los datos obtenidos por otras fuentes. Consiste en registrar lo que se observa en el ambiente de trabajo. Puede realizarse de forma no estructurada o estructurada; la primera se utiliza con fines exploratorios, cuando hay poca informacin sobre los procedimientos; la segunda, implica que el observador posee un plan sobre lo que va a observar y cmo lo va a registrar.
Para estructurar un evento de observacin puede usarse la Tabla de Segmentacin, cuyo objetivo principal es registrar y entender lo que hacen las personas que all se encuentran, por qu lo hacen, y qu debieran hacer y no estn haciendo.
Para construir la Tabla de segmentacin se requiere de seis columnas, cuyos encabezados corresponden a las preguntas: Quin?, Qu?, Cundo?, Dnde?, Por qu? y Cmo?. Las columnas se llenan de arriba hacia abajo, con independencia una de otra; es decir, una respuesta de Quin?, puede tener varias del Qu? durante la observacin, debiendo registrarse todas ellas; cuando se realicen varias operaciones consecutivas en un mismo lapso de tiempo, narrarlas todas en la misma casilla manteniendo su secuencia. Ejemplo: Si la secretaria contesta el telfono y toma notas, registrar estas acciones en la misma casilla, pues todas ellas pudieran definir una actividad: Informacin telefnica.
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De las seis preguntas que encabezan la Tabla de Segmentacin, para conocer el Por qu? puede ser necesario preguntarle directamente a la persona; si ste es el caso, aprovechemos la ocasin para cuestionarle sobre el Para qu?, lo que dar oportunidad de saber el grado de conocimiento que tiene el individuo sobre el procedimiento, polticas de la organizacin y posibilidad de mejorarlos.
Para seleccionar un segmento de la Tabla se encierra en crculos un elemento de cada columna que estn relacionados entre s, de acuerdo a las observaciones; los elementos se unen mediante lneas para definir acciones de un procedimiento. Deben identificarse todos los segmentos posibles, por lo que se recomienda: realizar la Tabla el mismo da de la observacin, mximo al da siguiente; incluir en el equipo de observadores a quien conozca el rea de trabajo, al personal y los procedimientos, ya que podr ayudar a clarificar el por qu de las acciones y actitudes observadas. Cada segmento seleccionado deber describirse con redaccin concreta y clara, evitando elementos subjetivos y circunstanciales, los que pueden registrarse en un apartado de Notas relevantes.
Adems de la Tabla de Segmentacin, se recomienda hacer un esquema fsico del rea laboral registrando acciones, recorridos y, de ser posible, los tiempos. La simbologa utilizada es totalmente a eleccin del investigador.
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Ejemplo: Tabla de segmentacin del rea del proceso: Recepin de Correspondencia.
Quin realiza la accin? Qu hace? Cundo en qu etapa, antes o despus de qu ocurre la accin? Dnde y con qu se realiza la accin? Por qu o para qu se realiza? Cmo se realiza la accin? Responsable del Mdulo de informacin Espera para ser atendido Despus de recibir informacin de la Responsable del Mdulo Oficina Define polticas y estrategias Sigue el procedimiento establecido Secretaria del Titular Recibe informacin y se dirige a la Direccin A Despus de recibir informacin de la Secretaria del Director rea de espera Cumple con su funcin Sigue un mismo procedimiento propio Usuario Entrega documentos Al llegar a la oficina Mdulo de informacin Es su responsabilidad La misma actividad, con diferente secuencia de acciones Revisa, sella, firma y entrega documentos Despus de recibir documentos sellados y firmados Escritorio Por costumbre La misma actividad, con diferentes instrumentos de trabajo Se retira de la oficina Despus de recibir correspondencia Pasillos Por convivir Apresuradamente Registra informacin en formato de control Despus de registrar informacin en formato de control de Etc. Por participar Con seguridad Turna documentos revisados y sellados Etc. Con inseguridad Etc. Recibe documentos firmados y sellados Sentado
Nota: A la tabla de segmentacin tambien se le conoce como de las 5W1H.
Descripcin del segmento: En el Mdulo de informacin, la Responsable recibe la correspondencia, la revisa, sella, firma y entrega los documentos, siguiendo el procedimiento establecido.
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Ejemplo: Esquema fsico del rea del proceso: Recepin de Correspondencia.
Obervador: Notas relevantes: Lugar: Fecha:
El usuario realiza los siguientes pasos: o Entra a la oficina, accin 1. o El usuario muestra los oficios a la Recepcionista del mdulo de informacin, accin 2. o La Recepcionista del Mdulo revisa la correspondencia; si est dirigida al Titular, la sella, firma de recibido y turna a la Secretaria particular del Titular. o El usuario recibe las copias selladas y firmadas y sale de la oficina, accin 3. o Si la correspondencia est dirigida a un Director de rea, se le indica la ubicacin de sta para que sea entregada. o La Recepcionista del rea, recibe la documentacin, la revisa, sella, firma, fecha de recibido y turna al Director del rea, accin 2. o El usuario recibe las copias selladas, firmadas y sale de la oficina, accin 3.
Entrada Mdulo de informacin Recepcin de documentos del Titular Recepcin de documentos del rea C Recepcin de documentos del rea D Recepcin de documentos del rea A Recepcin de documentos del rea B Oficina Titular 1 3 2 2 2 2 2 Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 44
Cuestionario. Es una tcnica estructurada para recopilar datos, su uso permite conocer hechos y opiniones, arroja informacin objetiva y cuantitativa. Es la tcnica ms utilizada en la investigacin, por su bajo costo y facilidad de anlisis.
Para elaborar el cuestionario, deben considerarse los siguientes aspectos: o Objetivo de la investigacin. o Informacin a recabar. o Perfil y disponibilidad de quienes contestarn el cuestinario. o Tiempo y costo de aplicacin.
Las preguntas que integran el cuestionario deben ser confiables y vlidas. Una pregunta es confiable si tiene el mismo significado para quienes la contestan y es vlida si genera informacin exacta y relevante. De manera general, la confiabilidad de la pregunta implica consistencia en las respuestas, y la validez se obtiene con la congruencia entre pregunta y respuesta (a menor trabajo mental por quien responde, mayor validez de la pregunta). As, tenemos que una pregunta puede ser confiable pero no necesariamente vlida.
Ejemplo 1: Si al Responsable del Mdulo de informacin le preguntamos Eres casado?, la respuesta SI o NO, ser confiable, pero no necesariamente vlida para el procedimiento en estudio, ya que es una variable que no interviene en l.
Ejemplo 2: Si al Responsable del Mdulo de informacin se le pregunta Cuntas personas atiendes diariamente?; si no existe un registro diario de las personas que se atienden en el mdulo, que sera la fuente ideal de informacin, la respuesta implicara un esfuerzo mental que generara datos inexactos y, probablemente diferentes, en caso de existir ms de una persona responsable del mdulo. En su lugar, una pregunta ms confiable sera proponer una escala de personas atendidas, adecuadas a los objetivos de la investigacin: Menos de 10, entre 10 y 20, entre 20 y 30, ms de 30.
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Para construir el cuestionario debe decidirse sobre cmo se ordenarn los datos y presentarn los resultados, de esta manera, se recurrir a las preguntas abiertas o cerradas. En las preguntas abiertas, despus del enunciado se deja un espacio en blanco para que la persona conteste lo que considere necesario, tienen el inconveniente de no poder analizarse estadsticamente. En las preguntas cerradas, se ofrecen varias opciones de respuesta y slo podr seleccionarse una de ellas. Este ltimo tipo de preguntas es preferible cuando se requieren datos puntuales y concretos; las preguntas abiertas se recomiendan para conocer contextos y opiniones. Existe una tercera opcin que se conoce como preguntas mixtas, que consiste en una pregunta cerrada seguida de una abierta, generalmente la identificamos con un otro, por qu, o explique.
En cuanto a la estructura, debe decidirse el nmero de preguntas y el rden de presentacin. En general, se considera adecuado alrededor de 30 preguntas; el orden puede ir de lo general a lo particular (Mtodo del envudo), o de lo particular a lo general (Mtodo del envudo invertido); en todo caso, se recomienda aplicar el mismo mtodo en todo el cuestionario. Las preguntas se agrupan cuando se refieren a un mismo aspecto, manteniendo coherencia secuencial en tiempo, para evitar a quien responde, movimientos mentales hacia atrs y hacia delante de un proceso.
Para mayor informacin sobre este tema, se recomienda visitar la pgina electrnica: http://www.scribd.com/doc/238904/COMO-SE-ELABORA-UN-CUESTIONARIO.
Entrevista. Consiste en una conversacin entre dos o ms personas, sobre un tema determinado de acuerdo a ciertos esquemas o pautas. Tiene como ventaja la obtencin de datos relevantes que puedieran no encontrarse por ningn otro mtodo; pero tiene como limitaciones, que todas las respuestas poseen el mismo valor, posibles incoherencias entre lo que se dice y lo que se hace, adems, el entrevistador debe tener claros los objetivos y amplio conocimiento del tema.
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Al igual que la observacin, la entrevista puede ser estructurada o no estructurada; la primera implica el uso de cuestionario o gua de preguntas, lo que facilitar el anlisis estadstico de los datos; la segunda es ms libre, pero toda pregunta que se formule debe estar relacionada con el objetivo de la investigacin. En ambos casos, las respuestas deben registrarse tal como las menciona el entrevistado.
Para que la entrevista sea vlida y confiable debe ser intencionada (tener un objetivo) y documentada (dejar evidencias), para ser consultada en el momento que se desee.
3. Anlisis de la Informacin Consiste en el estudio crtico de los datos recopilados, debidamente ordenados y sistematizados, con el propsito de conocer su naturaleza, describir sus caractersticas y comportamientos, as como la interaccin entre elementos internos y ambientales que reflejan y definen la realidad operativa.
La mecnica para el anlisis de la informacin puede tener la siguiente secuencia: o Conocer el hecho o la situacin que se analiza. o Describir el hecho o la situacin. o Descomponerlo, con el fin de conocer sus detalles y aspectos. o Examinar crticamente y comprender cada uno de los elementos. o Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido haciendo comparaciones y buscando analogas y discrepancias entre los hechos y las situaciones. o Definir las relaciones que operan en cada elemento, considerados individualmente y en conjunto. o Identificar y explicar su comportamiento para formular un dignostico de la situacin.
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El analista debe adoptar y mantener una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis preguntas fundamentales que guiarn su anlisis. o Qu trabajo se hace? o Para qu se hace? o Quin lo hace? o Cmo se hace? o Con qu se hace? o Cundo se hace? La Tabla de Segmentacin es muy til para responder a cada una de las preguntas anteriores, complementndose con las dems fuentes de informacin. Cada respuesta implicar una nueva pregunta: por qu?, hasta obtener un trabajo definitivo que responda a todos los objetivos planteados. 4. Registro de Informacin En la etapa de registro de informacin, es necesario describir el proceso y el mtodo de trabajo; con este fin se emplean de preferencia dos herramientas:
o Descripcin Narrativa de los Procedimientos. o Diagramas de Flujo.
4.1 Descripcin Narrativa de los Procedimientos Es una relacin ordenada y progresiva de las operaciones que se realizan en la ejecucin de determinada funcin y se registra en el Formato Descripcin de Actividades, el cual contiene la siguiente informacin. ( Ver formato B pg.21).
o Dependencia. o Nombre del Procedimiento. o Unidad Administrativa.
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o rea responsable de la ejecucin en cada fase del Procedimiento o Clave del Procedimiento o Fecha o Versin o Pgina o Tiempo o Paso o Responsable o Descripcin de la Actividad o Documento de Trabajo
4.2 Diagrama de Flujo Constituye una representacin grfica de las operaciones que integran determinado(s) procedimiento(s), utilizando para su elaboracin la simbologa ANSI ( Analisis de Sistema) . (Ver formato C pg.26) . 5 Revisin y Actualizacin La necesidad de revisar y actualizar los Manuales de Procedimientos surge cuando se modifican las tareas al interior de los rganos administrativos.
En este sentido, el Titular de la Dependencia o Entidad, deber informar oportunamente al responsable de elaborar el Manual de Procedimientos, sobre todo cambio en torno a las actividades o responsables de proporcionar un servicio ya sea al pblico, usuario o de apoyo interno, con objeto de que realicen las adecuaciones correspondientes.
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Anexos ANEXO I Verbos para la Descripcin de los Procedimientos.
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Bibliografa
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DUHALT KRAUSS, Miguel, los manuales de procedimiento en las oficinas pblicas, segunda edicin, Universidad Nacional Autnoma de Mxico, Ciudad Universitaria., Mxico, D.F. 1977.
RODRGUEZ VALENCIA, Joaqun, Cmo elaborar y usar los manuales administrativos, tercera edicin, International Thomson Editores, S.A. de C.V., Mxico , D.F. 2002.
SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORES, Gua Tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos, Junio 2004. http://www.sre.gob.mx/normateca/doc/guia_elab_manu_proc.pdf
GUA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS; Cinvestav.
Contralora General del Estado Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos 51
La Paz, Baja California Sur, 23 de Febrero de 2010
Autorizan la Gua Tcnica para la Elaboracion de Manuales de Procedimientos.
C. Lourdes Arias Meza Dr. Romn Pablo Rangel Pinedo
__________________________________ __________________________________ Directora de Desarrollo Administrativo Contralor General del Estado