PROCEDIMIENTO

ACCIONES DE MEJORA

OBJETIVO:

Establecer la metodologa para tomar acciones correctivas o preventivas dirigidas a
eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales.


ALCANCE:

Se dirige a todas las reas de la organizacin que estn involucradas en el sistema
integral de gestin. Rige a partir de la fecha de aprobacin


DEFINICIONES:

NORMA NTC-ISO 9000: Vocabulario y fundamentos

NORMA NTC-OHSAS 18000: Vocabulario y fundamentos

ACCION CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable.

ACCION PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial o una situacin potencialmente indeseable.


PROCEDIMIENTO

xxxxxxxxxxxxxxxx., ha establecido disposiciones documentadas para la toma y
administracin de las acciones correctivas y/o preventivas relacionadas con el sistema
integral de gestin, bajo la coordinacin de la Gerencia General, la gerencia
administrativa y el coordinador de calidad, quienes definen si la situacin amerita accin
correctiva o preventiva, de igual manera, asignar el responsable y acciones a seguir.

Los cambios que resulten de la accin correctiva o preventiva se implementan,
modificando los documentos relacionados, a partir del diligenciamiento del formato
solicitud de acciones correctivas o preventivas.

Las fuentes para identificar las no conformidades son las siguientes:
1- Quejas y reclamos de los clientes
2- Reuniones Comit Paritario
3- Auditorias de gestin
4- Revisin por la Gerencia
5- Experiencia referida (suceso fuera de lo comn presentado en otra empresa).






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6- Seguimiento, revisin y anlisis de los registros.
7- Encuestas de satisfaccin.
8- Reportes de No conformidades.
9- Producto no conforme (cuando amerite accin correctiva).
10- Identificacin de peligros, valoracin de riesgos e informes de control de riesgos.
11- Reportes de incidentes (accidentes y casi-accidentes)
12- Reporte de actos y condiciones inseguras
13- Informes de mantenimiento
14- Planes de emergencia.
15- Informes de Gestin de los Procesos


RECOPILACIN DE INFORMACIN


Cada vez que se presente una no conformidad, se debe informar al coordinador del
sistema de gestin de la calidad, al coordinador de SSOMA y al responsable del rea
en donde se presento la no conformidad, quien rene al personal involucrado con el fin
de recopilar la informacin necesaria.

Luego de la reunin con el personal involucrado se definen los siguientes aspectos:

Especificar si la no conformidad amerita una solicitud de accin correctiva o si
con el correctivo a tomar es suficiente.
Definir el correctivo inmediato a seguir y el responsable.
Diligenciar el formato de accin Correctiva o Preventiva.
Encontrar la causa-raz del problema.
Determinar e implementar las acciones necesarias.
Registrar los resultados de las acciones tomadas.
Establecer el seguimiento para revisar y asegurar la efectividad de las acciones
correctivas tomadas.


IDENTIFICACIN DE CAUSAS


El anlisis de las causas que generan no conformidades potenciales o reales se realiza
con el fin de establecer acciones que permitan eliminar los problemas detectados. Esta
investigacin se puede efectuar utilizando alguna metodologa (5 por que, lluvia de
ideas, espina de pescado, diagrama de causa efecto, etc.). Entre las causas de las
no conformidades de acuerdo a su naturaleza pueden estar:

Fallas en los equipos o herramientas.
Procedimientos deficientes, inadecuados o inexistentes.






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Omisin en el cumplimiento de los procedimientos.
Desconocimiento de los procedimientos.
Falta o fallas en la programacin.
Falta de entrenamiento del personal.
Inadecuadas condiciones de trabajo.
Recursos inadecuados.
Falta de personal con la competencia y experiencia requerida.
Falta de recursos.
Fallas en el seguimiento y en la inspeccin.
Supervisin y liderazgo deficientes
Capacidad fsica o sicolgica inadecuada.

Las acciones de mejora tomadas para la eliminacin de las causas debern ser acordes
a la magnitud de los problemas o del hallazgo detectado.

Las acciones propuestas deben ser revisadas y aprobadas por el coordinador del
sistema de gestin de la calidad, el coordinador de SSOMA, antes de su
implementacin para verificar que sea la accin adecuada.

Cuando las acciones identifiquen peligros nuevos, o que han cambiado, o la necesidad
de controles nuevos o modificados, las acciones propuestas deben ser revisada por el
coordinador SSOMA a travs del procedimiento identificacin de peligros, valoracin de
riesgos.


PLAN DE ACCION


Una vez identificadas y analizadas las causas de la no conformidad o reporte de
incidente (accidente o casi-accidente) de trabajo en el formato solicitud de accin
correctiva o preventiva, se plantean las acciones teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:

1- Descripcin de las actividades a realizar
2- Investigacin de incidentes de trabajo (accidentes o casi-accidentes)
3- Asignar los responsables por aplicar, hacer seguimiento y verificar
4- Identificar los recursos necesarios para implementar el plan de accin
5- Establecer un cronograma de actividades para acciones correctivas y preventivas, el
cual consta de la identificacin de las actividades a realizar, seguimientos, recursos
y cierre
6- Fijar los objetivos y resultados que se desean obtener

Para lo cual se renen a las personas involucradas en la no conformidad y se analizan
entre otros los siguientes aspectos:







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Reconocimiento textual del objeto y defecto de la no conformidad.
Asignar prioridades en el anlisis, lo cual es necesario que se analice de la
siguiente manera:

Gravedad: Qu importancia tienen los resultados ajustados por sta situacin?
Urgencia: Cuan apremiante es la necesidad de tomar accin?
Crecimiento: Cul ha sido la tendencia?

Se deben plantear acciones correctivas tendientes a desaparecer la causa de la no
conformidad acordes con la magnitud del problema que se presenta, fijando plazos y
responsables.

Lo anterior se tiene en cuenta siguiendo el ciclo de Deming (P.H.V.A.)

A. PLANEAR: Detectar el problema, visualizar la situacin, analizar las causas del
problema y tomar la accin pertinente para eliminar el problema.

B. HACER: Se refiere a la ejecucin del plan trazado.

C. VERIFICAR: Comprobarla efectividad de las acciones desarrolladas sobre los
resultados parciales o finales definidos en la plantacin.

D. ACTUAR: Elaborar nuevos procedimientos, estandarizados y monitorearlos para
asegurar que el nuevo procedimiento se est cumpliendo.









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PROCEDIMIENTO

A. ACCION CORRECTIVA
Para la aplicacin de acciones correctivas se cuenta con el siguiente procedimiento:



FLUJOGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO












Incluyendo las quejas de los
clientes cuando aplique



Establecer de forma clara y
concisa la descripcin de la
situacin presentada


Se analizan las causas, se
debe evaluar la necesidad de
actuar para evitar la ocurrencia.


Las acciones correctivas,
deben ser apropiadas a los
efectos de las No Conformidad
encontradas


Se realiza seguimiento para
verificar que se hayan
implementado las acciones
propuestas y analizar si se
elimino la causa del problema.




Se determina si la accin
correctiva tomada fue o no
efectiva




Se registra en el formato de
informe de no conformidad las
acciones realizadas y los
resultados obtenidos




Cualquier persona



Director de rea




Director de rea




Director de rea





Gerencia, Director
de rea y de SIG







Gerencia, Director
de rea y de SIG





Director de rea y
de SIG





Solicitud de Accin
Correctiva o
Preventiva y Matriz
de control

solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control

solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control


solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control





solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control




solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control
1. Detectar e identificar la
fuente que genera una No
conformidad
2. Levantar una No
conformidad
3. Investigar y determinar las
causas de No conformidad
4. Determinar la accin
correctiva a implementar
para evitar que vuelva a
ocurrir
7. Fue efectiva?
NO
SI
6. Registrar los resultados
de las acciones tomadas
5. Verificar que las
acciones propuestas se
hayan implementado
9. FIN






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B. ACCION PREVENTIVA
Para la aplicacin de acciones preventivas se cuenta con el siguiente procedimiento:

FLUJOGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO









Aunque aun no existe el
problema es muy probable que
suceda (potencial)

Establecer de forma clara y
concisa la descripcin de la
situacin que se puede llegar a
presentar

Se analizan las causas, se
debe evaluar la necesidad de
actuar para prevenir la
ocurrencia.

Las acciones preventivas,
deben ser apropiadas a los
efectos de la No Conformidad
potencial





Una vez se cumpla el tiempo
establecido, se realiza el
seguimiento, registrando en el
formato de informe de no
conformidad las acciones
realizadas y los resultados
obtenidos








Se determina si la accin
preventiva tomada fue o no
efectiva, se registran los
resultados obtenidos.



Cualquier persona



Director de rea




Director de rea




Director de rea



Gerencia, Director
de rea y de SIG



Gerencia, Director
de rea y de SIG




Solicitud de Accin
Correctiva o
Preventiva y Matriz
de control

solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control

solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control

solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control


solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control












solicitud de accin
correctiva o
preventiva y Matriz
de control

REGISTROS:
- Solicitud de Accin Correctiva o Preventiva
- Matriz de control de acciones correctivas y preventivas
1. Ubicar la fuente que da
lugar a una accin preventiva
2 Levantar reportes de no
conformidad
3. Investigar la causa de no
conformidad en el formato de
no conformidad
7. La accin
preventiva
implementada fue
efectiva?
4. Determinar la accin
preventiva a implementar,
8. Paso 3
NO
9. Registrar el seguimiento y
los resultados obtenidos.
5. Comunicar la accin
preventiva a las personas
involucradas
SI
10. FIN
6. Realizar seguimiento a la
accin tomada,