Manual Excel A Vanz A Do

EXCEL AVANZADO
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Indice
Mdulo I. Trabajo con Excel..........................................................
U.D. 1. Manejo de varios documentos. El men Ventana.......... 3
U.D. 2. Manejo de varias hojas de clculo............................ 6
U.D. 3. Herramientas avanzadas de edicin......................... 8
U.D. 4. Personalizacin de las barras de herramientas........... 12
U.D. 5. Macros........................................................... 18
Prctica. Aplicar validacin y formato condicional................. 25
Mdulo II. Frmulas y funciones.....................................................
U.D. 1. Frmulas......................................................... 27
U.D. 2. Referencias...................................................... 29
U.D. 3. Funciones........................................................ 31
U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.................... 39
Prctica. Insercin y copiado de frmulas y funciones............ 44
Prctica. Creacin de una tabla de doble entrada................. 45
Mdulo III. Filtro y orden..............................................................
U.D. 1. Ordenar datos................................................... 47
U.D. 2. Autofiltro.......................................................... 52
U.D. 3. Filtro avanzado................................................. 58
Prctica. Uso del orden y filtros....................................... 63
Mdulo IV. Subtotales y tablas dinmicas.........................................
U.D. 1. Subtotales....................................................... 64
U.D. 2. Tablas dinmicas............................................... 70
U.D. 3. Grficos dinmicos............................................. 82
Prctica. Totalizar por grupos.......................................... 92
Plataforma de Teleformacin de IFES Pgina 1 de 120
Prctica. Tabla y grfico dinmico.................................... 93
Mdulo V. Herramientas avanzadas................................................
U.D. 1. Auditora......................................................... 95
U.D. 2. Buscar objetivo................................................. 98
U.D. 3. Escenarios..................................................... 101
U.D. 4. Solver........................................................... 110
Prctica. Usar escenarios para tomar decisiones................ 118
Prctica. Usar solver para tomar decisiones...................... 119
Links de inters......................................................... 120
EXCEL AVANZADO
EXCEL AVANZADO
Pgina 2 de 120 EXCEL AVANZADO
Mdulo I. Trabajo con Excel.
U.D. 1. Manejo de varios documentos. El men Ventana.
U.D. 1. Manejo de varios documentos. El men
Ventana.
Si bien MS Excel es una aplicacin para crear hojas de clculo, a cada uno de los
documentos (o archivos con extensin XLS) que se generan con este programa se les
llama "libros" ya que engloban varias hojas en el mismo, accesibles desde la zona
inferior izquierda de la pantalla, como ya se profundizar en la siguiente unidad
didctica.
Cuando tengamos abiertos ms de dos libros o documentos a la vez, podremos pasar
de uno a otro mediante el men Ventana.
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Segn qu sistema operativo estemos usando tambin
podremos cambiar de documento haciendo uso de la
barra de tareas para cambiar de ventana o de la
combinacin de teclas Alt+Tabulador.
Control de distintas zonas de la hoja
A menudo se hace necesario ver dos partes de la misma hoja a la vez aunque no estn
juntas, para ello el men Ventana nos ofrece tres posibilidades:
Inmovilizar paneles. Muy til cuando queremos fijar las primeras filas y/o
columnas, de forma que no desaparezcan de nuestra vista cuando nos
desplazamos hacia abajo y/o hacia la derecha. Por ejemplo para dejar fijos
los encabezados de una tabla de datos.
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Si queremos que dejen de estar fijas ests zonas elegiremos Ventana/Movilizar
paneles.
Dividir. Con esta opcin podemos ver hasta cuatro zonas distintas de la
hoja, independientemente de su situacin, por ejemplo cuando queremos ver
como cambia el total de una factura abajo del todo mientras cambiamos
valores mucho ms arriba.
Si queremos volver a ver una sola zona elegiremos Ventana/Quitar divisin.
Resulta ms rpido arrastrar los
manipuladores que tenemos encima y a la derecha de
las barras de desplazamiento vertical y horizontal,
respectivamente.
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Nueva ventana. Abre otra ventana del mismo documento de forma que
se puede visualizar otra zona distinta a la de la ventana original, a la que
podremos volver por el men Ventana tal y como se ha explicado al principio
de esta unidad. Si guardamos un documento visualizado en varias ventanas,
seguir presentndose de esta forma la prxima vez que lo abramos.
Abrir una nueva ventana es la nica forma de ver a la
vez dos hojas del mismo libro. Una vez se ejecuta el
comando habra que ir a Ventana/Organizar... y
elegir Mosaco, Horizontal o Vertical.
U.D. 2. Manejo de varias hojas de clculo.
U.D. 2. Manejo de varias hojas de clculo.
Hemos visto que al lado de la barra de desplazamiento horizontal tenemos unas
solapas selectoras de hojas. Pulsando sobre ellas con el botn izquierdo del ratn,
cambiamos entre las distintas hojas que puede contener un mismo documento XLS.
El nmero de hojas que tendr un documento nuevo por
defecto es el establecido en
Herramientas/Opciones/Pestaa General/Nmero de
hojas en nuevo libro.
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Pulsando en una de esas solapas sobre el botn derecho del ratn nos aparecen las
siguientes opciones:
Insertar una nueva hoja inmediatamente a la izquierda de la actual
Eliminar la hoja actual (nos pedir confirmacin)
Cambiarle el nombre a uno ms descriptivo que Hoja1...
Moverla o copiarla a otro sitio en la ordenacin que llevan las hojas
Seleccionar todas las hojas de vez (para imprimirlas o copiarlas, por
ejemplo)
Los botones , que estn al lado de las solapas, sirven para buscar alguna que
en un momento dado no nos sea visible. Nos llevan, respectivamente, a ver la primera
solapa, la anterior, la siguiente y la ltima. Si pulsamos sobre ellos con el botn
derecho, nos aparece un men conceptual con el que nos podemos dirigir directamente
a una hoja concreta ya que se ven los nombres de todas.
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Para hacer referencia a una celda de otra hoja dentro del
mismo libro o documento de Excel, se antepone a la
referencia normal el nombre de la hoja seguido de una
exclamacin !. Por ejemplo: Hoja2!H8 se refiere a la
celda H8 de la hoja Hoja2.
U.D. 3. Herramientas avanzadas de edicin.
U.D. 3. Herramientas avanzadas de edicin.
VALIDACIN
Mediante la herramienta de validacin se puede controlar que el valor que se introduce
en una celda cumple determinados criterios. Para usarla hay que seleccionar la celda o
rango en cuestin e ir a la opcinDatos/Validacin..., donde tendremos que
especificar:
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El tipo de dato a permitir: cualquiera, nmeros enteros, valores de una lista
sacada de otras celdas, decimales, fechas, horas, textos.
El tipo de restriccin a usar, dentro de las comparaciones
lgicas: comprendido entre dos valores, distinto, menor, mayor y/o igual que
otro valor.
Los valores o lmites a los que se refiere la restriccin anterior.
Tambin se puede exigir que el valor de la celda cumpla lo expresado por una frmula,
donde pueden ser utiles las funciones de informacin, ESNUMERO(), ESTEXTO(),
ESNOTEXTO(), etc.
Existe la posibilidad de configurar que salga automticamente un mensaje en el
momento en que se entre en la celda con validacin.
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Y tambin puede configurarse un mensaje de error que saldr cuando el valor
introducido no cumpla con las reglas de validacin, en cuyo caso podr tener tres
estilos:
Lmite, avisar del error sin permitirnos que el valor no vlido siga en la
celda.
Advertencia, avisar y nos dejar elegir si cambiamos el valor no vlido o
seguimos trabajando con l.
Informacin, slo informar de que no se cumplen las reglas de validacin
sin pedirnos que lo cambiemos.
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FORMATO CONDICIONAL
Se trata de formatos que se aplican automticamente siempre y cuando una celda o el
resultado de una formula calculada cumpla una o varias condicines (hasta tres). Para
usarlo hay que seleccionar la celda o rango en cuestin e ir a la
opcinFormato/Formato condicional...,nos saldr un cuadro como el del siguiente
ejemplo, en el que se ha configurado que el color de relleno y del texto de las celdas
seleccionadas dependa del valor de otra celda llamada "NOTA".
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U.D. 4. Personalizacin de las barras de herramientas.
U.D. 4. Personalizacin de las barras de
herramientas.
Las barras de herramientas constan de distintos botones y listas despegables con las
opciones ms frecuentemente utilizadas en el uso del programa, evitando al usuario el
rodeo de ejercitarlas mediante opciones de men. Los botones estn decorados con
iconos ms o menos representativos de su labor, adems si situamos el puntero del
ratn sin pulsarlo sobre cualquier botn al momento nos aparecer una pequea
descripcin de su funcin.
Algunas de uso muy comn son:
Barra Estndar
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La mayora de sus botones son comunes a otras aplicaciones de Office:
-con opciones generales del documento como crear uno nuevo, abrir uno
existente, guardarlo, imprimirlo, ver como quedara antes de imprimirlo y
buscar errores ortogrficos.
-operaciones de edicin como las del portapapeles ( cortar, copiar y pegar),
copiar formato y deshacer/rehacer acciones.
-botones que nos activan otras barras como Web y Dibujo.
-opciones de visualizacin como el zoom.
Si bien hay otros ms propios de una hoja de clculo como insertar una suma
automtica (autosuma), insertar una funcin, ordenar ascendentemente una
seleccin, ordenarla descendentemente y ejecutar el asistente para grficos.
Barra de Formato
Las celdas que conforman una hoja de clculo van a tener un formato al que se
sujetar su contenido. Los botones de esta barra se destinan a ese formato, y el
funcionamiento de algunos seguramente ya lo conozcamos. Los relativos al tipo de
letra no cambian respecto a otros programas, la alineacin se refiere a los lmites de las
celdas.
Propios de la hoja de clculo son los siguientes botones:
Funde las celdas seleccionadas en una sola, centrando en la misma el contenido
resultante.
Aplica a las celdas seleccionadas el formato numrico de porcentaje.
y Aplican el formato numrico de contabilidad, el segundo slo pone los puntos
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de millar mientras que el primero aade el smbolo monetario que se establezca
enFormato/Celdas.../Nmeroo, en su defecto, enInicio/ Configuracin/ Panel de
Control/ Configuracin Regional/ Moneda.
y aaden o quitan, respectivamente, un decimal redondeando la cantidad hacia
arriba o hacia abajo, segn el caso.
Al aadir o quitar decimales, el valor que contiene la
celda no cambia, el resultado es slo a efectos de
visualizacin. Si se quiere que los clculos se limiten a
los decimales que se ven habr que ir a
Herramientas/Opciones/Clculo/Precisin de
Pantalla.
Las paletas de bordes y rellenado permiten cambiar estas caractersticas
de las celdas seleccionadas.
Barra de Dibujo
Para trazar dibujos y cambiar sus formatos.
Barra de Imagen
Para insertar imgenes y cambiar sus matices y ajustes respecto al texto que las rodea.
Barra Web
Para explorar cualquier documento que pueda abrir Excel tanto de nuestro ordenador,
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como de otro de una red local e incluso navegar por Internet.
Barra WordArt
WordArt es la denominacin de unos llamativos rtulos con ms posibilidades estticas
que el texto normal y que podremos manejar con los botones de esta barra.
Barra de Grfico
Para modificar elementos y opciones de los grficos.
Manipulacin de las barras
Para activar una barra de herramientas podemos ir aVer/Barras de Herramientaso
ms rpido pulsando con el botn derecho sobre cualquier barra de menus o de
herramientas. De ambas formas nos aparecer un men con las posibles barras
activadas (marcadas con a) o desactivadas, pudiendo respectivamente quitar o
ponerlas con el botn izquierdo.
Para cambiar la ubicacin en la pantalla de las barras de herramientas
debemos considerar estas como meras ventanas de Windows, pudiendo asirlas por su
barra azul de ttulo o en su defecto por una zona con dos rugosidades paralelas que
tienen en su extremo, para luego arrastrar.
Para aadir y quitar botones a las barras de herramientas iremos aVer/Barras de
Herramientas/Personalizary arrastrarlos desde/hasta supestaa
Comandos.Esto nos vendr muy bien para ubicar botones de las macros que
crearemos en un futuro. En la siguiente ilustracin se est emplazando en la barra
estndar un botn para activar el autofiltro sin necesidad de ir a su correspondiente
men.
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Si, por el contrario, lo que queremos es eliminar botones, bastar con arrastrarlos
desde su sitio en la barra de herramientas hasta cualquier punto fuera de esa u otras
barras. Estaremos eliminando botones si vemos que al puntero le acompaa un signo
en forma de aspa "x".
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Si nos encontraramos una barra con muchos botones cambiados y quisisemos que
volviera a estar como cuando se instal el programa, iremos aVer/Barras de
Herramientas/Personalizar/Pestaa "Barras de herramientas"y pulsaremos el
botn"Restablecer...".
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En este mismo cuadro tenemos un botn para crear una nueva barra de herramientas
en blanco para personalizar aadiendo los botones que queramos.
U.D. 5. Macros.
U.D. 5. Macros.
Por macro (abreviatura de macroinstruccin) podemos entender un pequeo programa
compuesto por una serie de acciones que se han grabado para su futura ejecucin en
serie. Dicho programa queda elaborado en lenguaje VBA (Visual Basic para
Aplicaciones). Aunque para elaborar la macro no hay necesidad de conocer dicho
lenguaje, un mnimo conocimiento del mismo viene muy bien para conseguir
personalizarla y adaptarla mejor a nuestras necesidades.
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Para grabar una macro, hay que ir aHerramientas/Macro/Grabar macro...,darle un
nombre (sin espacios) a la futura macro y cuando aceptemos, la macro empezar a
grabar nuestros movimientos hasta que accionemos el botn Detener grabacin de la
barra del mismo nombre.
Para editar una macro, hay que abrir el editor Microsoft Visual Basic
desdeHerramientas/Macro/Editor de Visual Basico pulsar el botn Modificar del
cuadro Macro deHerramientas/Macro/Macro....
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Lo mejor para entender las macros, sin duda alguna, es ir creando algunas,
empezando por procedimientos fciles e introduciendo maniobras ms complicadas
paulatinamente. Aunque el lenguaje en el que quedan almacenadas las macros es
Microsoft VBA (Visual Basic for Applications), se pueden hacer macros sencillas como
la siguiente sin necesidad de conocer dicho lenguaje de programacin. Pero a poco
que persigamos unos resultados ms sofisticados necesitaremos conocimientos de
VBA, sean superficiales o en profundidad, para retocar el cdigo que construye
automticamente Excel al grabar la macro.
Grabar una macro se podra comparar con grabar un mensaje en un contestador
automtico. Lo hacemos para automatizar algo que puede hacer una mquina en
nuestro lugar un nmero indefinido de veces. Esa comodidad supone un esfuerzo
inicial de indicarle minuciosamentea y punto por punto lo que la mquina deber repetir
en el futuro. De hecho, todo lo que grabemos, sea necesario o no (por
ejemplo, moverse por la hoja con las barras de desplazamiento) ser repetido cada vez
que ejecutemos la macro, al igual que si estornudamos al grabar el mensaje, se oir el
estornudo cada vez que salte el contestador. Por ello es muy importante planificar
todos los pasos antes de empezar, as como asegurarse de que ninguno de los pasos
est ya hecho, para que haya que hacerlo de nuevo y as no se quede fuera de la
grabacin.
Ejemplo: Macro que borre slo ciertas celdas
En este sencillo ejemplo, vamos a hacer que la macro borre las celdas que contienen
los datos variables de la plantilla de una factura, para facilitar la tarea a usuarios
posteriores y evitar posibles despistes y destrozos involuntarios. Vayamos paso por
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paso:
1. Vamos aHerramientas/Macro/Grabar macro...,para especificar el nombre de la
macro (sin espacios), si queremos disponer de ella en futuros libros o slo en este y
reflejar algn comentario que nos ayude a recordarla en futuras revisiones.
2. Realizamos los pasos a grabar, en este caso seleccionar las celdas que queremos
que se borren, aunque realmente estn en blanco...
...y despus borrarlas con la tecla "Supr" o con la opcinEdicin/Borrar/Contenido.
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Ntese que no hemos seleccionado las celdas con frmulas, como las que calculan los
subtotales, pues valdrn cero cuando borremos los valores de las columnas "Cantidad"
y "Precio" y adems necesitamos que la frmula permanezca intacta para futuros usos
de esta hoja (como si de una plantilla se tratara).
Si olvidamos detener la grabacin con el botn de la ilustracin anterior se seguirn
grabando todos nuestros movimientos posteriores y que no tienen sentido en nuestra
macro. Aunque pueda parecer raro, es un despiste muy habitual cuando se hacen las
primeras macros.
Un fallo relativamente habitual que debemos evitar al no
detener la grabacin es grabar incluso el momento
posterior de comprobarla con lo que se produce un error
de "memoria insuficiente", debido a que Excel nunca
parara de ejecutar la macro, pues una de sus
instrucciones es ponerse en marcha de nuevo a ella
misma, entrando en un bucle infinito.
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Con la accin anterior ya tenemos el botn preparado aunque de momento no se
produce accin alguna al interactuar con l, por lo que hay que asignarle una macro
como pasamos a ilustrar. Empezamos haciendo un clic derecho, eligiendo la
opcin"Asignar macro..."para seleccionar la macro por su nombre.
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Obsrvese en el men contextual de la ilustracin que
hay ciertas opciones para darle un aspecto ms
personalizado al botn como elegir que su apariencia
sea la de un icono (estilo predeterminado), un texto
descriptivo o ambas cosas. Adems se puede cambiar el
icono por otros preestablecidos, modificarlo (con un
rudimentario editor de mapa de bits a tal efecto) o
incluso pegar cualquier imagen de pocos pixeles que
tengamos en el portapapeles.
A partir del momento en que cerramos el cuadro de personalizar ya tendremos el botn
preparado para desencadenar mediante una pulsacin todas las acciones que tenga la
macro para la que est signado. En este caso: seleccionar determinadas celdas, borrar
su contenido y desplazarse a otra celda para anular la seleccin.
Dada la dificultad que entraa confeccionar macros, no nos extrae tener fallos en los
comienzos. Si vemos que el resultado no es el deseado o queremos perfeccionarla
tenemos dos vas:
Si no tenemos conocimientos de VBA (Visual Basic for Applications, lenguaje
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de programacin que no nos hace falta para hacer los pasos anteriores pero
que es en el que quedan almacenadas las macros para futuras
modificaciones) no nos queda ms remedio que volver a grabarla desde
cero, reemplazando a la existente.
Con unas mnimas nociones de VBA, podremos adentrarnos en el editor de VBA y
hacer los cambios pertinentes en su cdigo, ahorrndonos la molestia de repetir la
grabacin. Este es un motivo de peso por el que se propone al alumno interesado en
ampliar conocimientos al respecto que prosiga con el aprendizaje de VBA. Se accede
mediante la opcinHerramientas/Macros/Editor de Visual Basico mediante el
botn"Modificar"de la opcinHerramientas/Macros/Macros...y presenta un aspecto
como el de la siguiente ilustracin.
Prctica. Aplicar validacin y formato condicional.
Prctica. Aplicar validacin y formato
condicional.
Esta prctica consiste en dotar a una hoja como la de la izquierda de las caractersticas
que tiene la de la derecha:
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Validacin: que en las notas del rango C1:D16 slo se puedan introducir
valores de 0 a 10 sin decimales, saltando un mensaje de error en caso de
que se intente teclear un valor no vlido.
Formato condicional: que cada fila adopte un color en funcin del valor que
tenga la calificacin correspondiente de la columna E.
Para ello descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
navegador, haz un clic derecho en el enlace anterior y elige "Guardar enlace como..." o
"Guardar destino como..."). Una vez est descargado en tu disco, desarrolla las
propuestas anteriores en la hoja llamada "Hazlo aqu". Cuando termines, manda el
archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
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Mdulo II. Frmulas y funciones.
U.D. 1. Frmulas.
U.D. 1. Frmulas.
Bsicamente, una celda tiene contenido y formato.
El contenido es la informacin que alberga, puede ser de dos tipos:
dato, depende directamente de lo que introduzca el usuario.
frmula, es un clculo cuyo resultado depende de sus operadores, sean
valores constantes o variables (los de otras celdas que, a su vez, pueden ser
datos o frmulas).
El formato se refiere a la presentacin del contenido en la cuadrcula (tipo de letra,
alineacin, bordes, tramas y formatos numricos ms all de lo meramente esttico
como el nmero de decimales, el smbolo monetario, el porcentaje etc).
Dotar de contenido a las celdas
Introducir datos y modificarlos
Para ello basta con activar la celda en la que queramos actuar y teclear su contenido, si
bien es necesario un ltimo paso: el dato no se considerar introducido hasta que se
active otra celda (con Intro, Tabulador o Flechas de desplazamiento).
Excel distingue automticamente el tipo de dato (texto, numrico o fecha), alinendolo
por defecto a la derecha de la celda, excepto los textos, que los alinea a la izquierda.
Ntese que mientras se est introduciendo un dato aparecen dos botones en la barra
de frmulas:
EXCEL AVANZADO
Para cambiar un dato ya introducido, podemos:
sustituirlo en su totalidad, activando la celda en cuestin e introduciendo el
nuevo dato. Ntese lo voltil que es el contenido de una celda, pues
cualquier cosa que se teclee dentro de ella sustituir a lo existente. Por ello
ser til proteger nuestra hoja para evitar errores ajenos e incluso propios.
modificar slo una parte, bien haciendo clic en el dato de la barra de
frmulas o bien haciendo doble clic en la propia celda, de ambas maneras
aparecer un cursor que nos facilitar esta labor.
Proteger una hoja consta de dos pasos:
1) Especificar qu celdas se quiere que no estn
protegidas, es decir, en las que queremos dejar abierta
la posibilidad de que sean cambiadas por futuros
usuarios. Para ellos las seleccionamos y luego nos
dirigimos a la pestaa Proteger de la opcin
Formato/Celdas...
2) Elegir la opcin Herramientas/Proteger/Proteger
hoja... (este ser el mismo camino que tomaremos para
volver a desproteger la hoja)
Introducir y modificar frmulas
Se hace igual que los datos, con la diferencia de que tienen que ir necesariamente
precedidas por el signo igual =, el cual lo podemos conseguir va teclado o pulsando
sobre el botn "=" de la barra de frmulas (este ltimo mtodo tiene la ventaja de que
nos da una vista previa del resultado conforme se va construyendo la frmula).
De hecho, la barra de frmulas toma su nombre de que en ella aparece la expresin
algebraica de la misma, mientras que en la cuadrcula del rea de trabajo slo se ve el
valor que toma en ese momento.
EXCEL AVANZADO
A efectos de deteccin de errores, si se desea se puede
hacer que en la cuadrcula aparezcan tambin frmulas
en vez de valores activando la casilla o Frmulas de
Herramientas/Opciones.../Ver (ah tambin se puede
especificar si se quiere dejar de ver los encabezados y
las lneas de divisin de celdas), con el teclado es ms
rpido pulsando Alt+ (ordinal).
Para modificar frmulas, oprese de la misma forma que con los datos, si bien se
finalizar o con las teclas ENTER o con tabulador o con el botn de la barra de
frmulas, ya que activar otra celda podra ser considerado como que se est indicando
una variable de la frmula.
IMPORTANTE:
cuando se formulen expresiones algebraicas debe tenerse en cuenta la prioridad de
clculo que tienen unas operaciones respecto a otras y que slo se puede romper
mediante el uso de parntesis, recordemos:
1) la potencia, que en Excel se expresa con el acento circunflejo ^. Ejemplos:
2
3
2^3
5^(1+1/2)
(50*2)^(1/2)
2) el producto y la divisin, caracteres * y /, respectivamente. Ejemplos:
2x3 2*3
(5+3*2/6)/(2+7/2)
3) la suma + y la diferencia -.
U.D. 2. Referencias.
U.D. 2. Referencias.
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Cuando se copia una frmula de una celda, Excel no la copia exactamente, sino que
copia la posicin relativa que ocupan las celdas referenciadas respecto a la celda
origen que las contiene. De esta forma si la celda E5 contiene la frmula =F6+F7, su
copia en B2 resultar ser =C3+C4.
Si se quiere que alguna de las coordenadas de una referencia no vare cuando
posteriormente se copie, previamente debemos poner un signo $ delante de esa
coordenada que significa que esa referencia ser absoluta y no variar cuando sea
copiada. As, si E5 contiene =$F6+F$7, su copia en B2 ser =$F3+C$7. Explicado de
otra forma:
referencias absolutas que no cambian: las indicadas anteponiendo el
signo "$".
referencia relativa a la fila 6: lo que en la fila 5 es 6, en la 2 ser 3.
referencia relativa a la columna C: lo que en la columna E es F, en la B ser
C.
En la figura, las celdas sombreadas contienen las cuatro formas posibles de hacer una
referencia a otra celda. Cada una de ellas ha sido copiada a sus celdas contiguas por
debajo y por la derecha, obtenindose los distintos resultados que seguramente
contribuirn a una mejor comprensin de este concepto.
EXCEL AVANZADO
Una forma rpida de cambiar el tipo de una referencia es
pulsar la tecla F4 cuando se est con el cursor en dicha
referencia, con cada pulsacin cambiar en este orden:
FC $F$C F$C $CF FC $F$C F$C $CF...
U.D. 3. Funciones.
U.D. 3. Funciones.
Las funciones son expresiones cuyo verdadero valor depende de unos argumentos.
Por ejemplo: los argumentos de la funcin suma son sus sumandos, de tal manera que
si esos argumentos son 2 y 3, se dice que el valor que toma (o devuelve) esa funcin
es 5.
Sintaxis de una funcin
Una funcin requiere que se escriba con una sintaxis concreta.
FUNCIN(argumento1;argumento2;...;...;...;argumento n)
El nmero (n) de argumentos (que siempre irn separados por punto y coma ;)
depende de la funcin utilizada:
la mayora tienen un nmero fijo.
Por ejemplo, REDONDEAR(nmero;nm_decimales) tiene 2
argumentos: el nmero que se quiere redondear y los decimales que se
desea conservar del mismo.
REDONDEAR(4,5278;2) devolver el valor 4,53.
las hay que no tienen un nmero fijo. Por ejemplo: SUMA puede tener desde
1 hasta 30 sumandos.
SUMA(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devolvera el valor 48.
PROMEDIO(5;8;2;4;9;3;2;7;8) devuelve la media aritmtica de esos
EXCEL AVANZADO
argumentos, cuyo valor es 5,333.
otras no necesitan parmetro alguno, si bien conservan los parntesis:
HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula.
ALEATORIO() devuelve un nmero al azar comprendido entre el 0 y el
1.
Argumentos posibles
Los argumentos pueden ser
Constantes, es decir, nmeros, textos, fechas o valores lgicos cuyo valor no
cambia en funcin del valor de otras celdas.
Los dos nicos valores lgicos son VERDADERO y
FALSO. Ambos son los dos nicos resultados posibles
de evaluar una proposicin o prueba lgica, de tal forma
que la prueba 3<5 tiene el valor lgico VERDADERO
mientras que 3>5 es igual a FALSO.
Variables, valores tomados por otras celdas. Se escribir la referencia de la
celda o bien su nombre.
Como en las frmulas puede resultar incmodo el uso de
referencias como B5, se pueden definir nombres ms
claros para ciertas celdas en la opcin Insertar/
Nombre/ Definir...,que tiene el siguiente cuadro de
dilogo:
EXCEL AVANZADO
Tambin se puede dar nombre directamente a la celda activa
escribindolo a la izquierda en la barra de frmulas.
Para usar un nombre en una frmula bastar con escribirlo, si no lo
recordamos exactamente podemos seleccionarlo de la lista que
aparece en opcinInsertar/Nombre/Pegar....
Ejemplo: SUMA(100000;CAPITAL_PRESTADO;J5) devolver la suma
del valor constante 100.000 y los valores variables contenidos en las
celdas CAPITAL_PRESTADO (referencia nombre) y J5 (referencia
normal).
Otras funciones. Una funcin secundaria queda englobada en los parntesis
de otra funcin principal de la cual es argumento. Por ejemplo:
SUMA(2;8;REDONDEAR(5,32187;3)) devolver el valor 15,321.
Introduccin de funciones
Una forma arriesgada de hacerlo es teclearla directamente, como cualquier otro valor.
Para ello tendremos en cuenta que la frmula que contiene una celda puede
componerse de una operacin aritmtica, una funcin o de una combinacin de ambas
cosas. Por lo tanto, al introducir funciones no habr que olvidarse de poner el signo
igual = al principio de la frmula a la que pertenezca, o mejor an: pulsando el botn
EXCEL AVANZADO
= de la barra de frmulas.
Si la forma anterior ha sido tachada de arriesgada es porque se puede cometer errores
sintacticos al mnimo despiste. Estos errores son ms prevenibles usando la opcin
Insertar/Funcin... o el botn .
Lo primero que veremos ser este cuadro de dilogo:
Una vez hayamos elegido la funcin nos aparece el cuadro de introduccin de
argumentos reproducido bajo esta lneas. Es fcilmente reconocible porque no tiene
barra de ttulo con la que moverlo, para ello basta con pinchar en cualquier parte gris
del mismo y arrastrarlo.
EXCEL AVANZADO
En dicho cuadro nos aparecern unos campos en blanco con los distintos argumentos
que se requieren dispuestos unos debajo de otros. Nosotros los rellenaremos
teclendolos o bien pinchando directamente en la hoja de clculo tras minimizar este
cuadro mediante el botn . El cuadro queda reducido a la zona en blanco del
campo, de esta forma:
Cuando se pulse sobre Aceptar quedar introducida la frmula. Para modificarla basta
con activar su celda y volver a Insertar/Funcin..., acto seguido nos aparecern
los argumentos de la misma.
Si hay unas funciones dentro de otras, los argumentos que aparecern sern los
correspondientes a la funcin donde se encuentre situado el cursor, bastar moverlo
para ver los parmetros de otra funcin (dentro de la misma frmula). Tal y como dice
la figura de encima, para poner como argumento cualquier otra funcin hay que acudir
al desplegable de la izquierda de la barra de frmulas.
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FUNCIONES AVANZADAS
Matemticas y Trigonomtricas
SUMA(nmero1;nmero2; ...) devuelve la suma de los argumentos (puede
haber hasta 30 de ellos). Una forma muy rpida de insertar esta funcin es
activar la celda donde se quiere tener el resultado de la suma y presionar el
botn Autosuma de la barra Estndar. Si bien Excel nos propondr un
rango, nosotros podremos seleccionar otro distinto, incluso de celdas no
adyacentes (valindonos de la tecla Ctrl).
REDONDEAR, REDONDEAR.MAS..., hay varias formas de redondear.
SUMAR.SI, suma las celdas de un rango si en otro rango encuentra cierto
valor.
Bsqueda
BUSCAR, BUSCARV, BUSCARH, buscan un valor en un rango (o matriz) y
devuelve un dato relacionado en dicho rango. Por ejemplo, busca un cdigo
de cliente en la primera columna y devuelve sus apellidos en otra ms a la
derecha.
INDICE, devuelve de un rango el valor especificado por unas coordenadas.
Texto
CONCATENAR(texto1;texto2; ...) concatena argumentos de texto, que sern
o bien textos entrecomillados o bien referencias a celdas que contengan
texto. Por ejemplo: CONCATENAR(Fernando; ;Garca) devolver el
texto Fernando Garca.
MAYUSC(texto) convierte el texto en maysculas, NOMPROPIO slo pone
en mayscula la primera letra.
TEXTO y MONEDA, convierten cifras en textos. VALOR hace lo
contrario, algo muy util si involuntariamente alguna cifra de la hoja slo es
considerada como texto pero no se tiene en cuenta su valor a la hora de
hacer clculos, como ilustra la imagen bajo estas lneas. Suele pasar con
valores sacados de archivos con formatos distintos al de Excel (por ejemplo,
de una pgina web) o cuando a la celda se le asin en el pasado la
categora de texto en la solapa"Nmero"de la opcin"Formato/Celdas..."
EXCEL AVANZADO
Financieras
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) devuelve el pago constante de un periodo en un
prstamo con sistema francs de amortizacin, donde tasa es la tasa de
inters, nper el nmero de periodos del prstamo, va el valor actual de los
futuros pagos (lo que se presta), vf el valor residual o saldo final (en un
prstamo suele ser cero) y tipo es la modalidad del prstamo
(0=postpagable, 1=prepagable).
PAGOPRIN y PAGOINT calculan, respectivamente, la parte de devolucin
de principal (amortizacin del prstamo) la parte de inters de una cuota
concreta.
Fecha y hora
AHORA() devuelve la hora y fecha del momento en que se calcula.
HOY() devuelve la fecha del momento en que se calcula.
Estadsticas
PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...) devuelve la media aritmtica de los
argumentos.
CONTAR.SI(rango;criterio) devuelve el nmero de veces que se cumple
cierto criterio en el rango especificado. Por ejemplo:
CONTAR.SI(F4:F8;Gil).
MAX(nmero1;nmero2; ...) devuelve el valor mximo de un conjunto de
valores.
EXCEL AVANZADO
MIN(nmero1;nmero2; ...) devuelve el valor mnimo de un conjunto de
valores.
Lgicas
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) devuelve un valor si la
condicin especificada (prueba lgica) es VERDADERO (se cumple) y otro
valor si dicho argumento es FALSO (no se cumple).
Ejemplo (siendo NOTA el nombre de una celda que contiene un nmero):
SI(NOTA<5;SUSPENSO;APROBADO) devolver el texto SUSPENSO cuando
NOTA sea menor que 5 y APROBADO en cualquier otro caso.
Aunque es ms claro hacerlo con la funcin BUSCARV, es usual anidar funciones SI
unas dentro de otras (un mximo de 7) para conseguir clasificaciones, por ejemplo:
SI(NOTA<5;SUSPENSO;SI(NOTA<7;APROBADO;SI(NOTA<8,5;NOTABLE;SOBRESALIENTE)))
devolvera las distintas calificaciones que conlleva una nota. Vemos que cada funcin
SI es el argumento que da el valor si no se cumple la funcin precedente.
O(valor_lgico1;valor_lgico2;...) devolver VERDADERO si alguno de los
argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos
son FALSO. Ejemplo: SI(O(NOTA<5;ASISTENCIA<80%);NO APTO;
APTO).
Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...) devuelve VERDADERO si todos los
argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos
son FALSO. Ejem.: SI(Y(NOTA>=5;ASISTENCIA>=80%);APTO;NO
APTO).
Los signos de comparacin "menor o igual", "mayor o
igual" y "distinto" en Excel se escriben, respectivamente,
<=, >= y <>.
Funciones definidas por el usuario
Un usuario conocedor de VBA puede construir sus propias funciones personalizadas.
Como ejemplo sencillo de comprender, se muestra la funcin LETRANIF() que a partir
de una cifra (dni) clcula la letra del NIF correspondiente.
Para hacerla hay que ir aHerramientas/ Macros/ Editor de Visual Basicy transcribir el
EXCEL AVANZADO
siguiente texto en cualquiera de los mdulos pertenecientes al libro de clculo en
cuestin:
Function LETRANIF(dni As Long) As String
la siguiente lnea extrae (Mid) de esa cadena de
letras
una (1) posicin correspondiente al resto (Mod) de
dividir dni por 23, +1
LETRANIF = Mid("TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE", (dni
Mod 23) + 1, 1)
End Function
U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.
U.D. 4. Tablas de datos de una y dos variables.
Tablas de una variable
Trabajando con la hoja de clculo es habitual tener que comparar el abanico de
resultados que pueden producirse al alterar el valor de una variable, almacenada en
una celda, claro est. Para ello podramos ir haciendo cambios sucesivos en esa celda,
observando los efectos en los clculos e imprimiendo o anotando de alguna manera los
que nos interesaran.
Creando una tabla de una variable nos podemos ahorra esa tediosa labor, facilitando el
anlisis conjunto de los posibles efectos en una o ms frmulas causados por el
cambio de una celda (para el caso de dos celdas, ms adelante se estudian las tablas
de dos variables). Un ejemplo lo tenemos bajo estas lneas:
EXCEL AVANZADO
En el ejemplo se analiza el efecto del cambio de la variable "unidades fabricadas" (D6)
en los ingresos, los gastos y los beneficios, teniendo en cuenta las frmulas de los
mismos:
Ingresos = Precio Vta. * Unidades =
Gastos = Coste variable * Unidades + Coste fijo =
Beneficio = Ingresos - Gastos = (Precio Vta. * Unidades) - (Coste variable *
Unidades + Coste fijo) = Unidades * (Precio Vta. - Coste variable) - Coste fijo
= D6 * (D5 - D4) - D3
Para ello, primero preparamos la hoja con los datos de la variable que queremos
cambiar y las frmulas que hay que calcular dispuestas como en la figura que sigue:
EXCEL AVANZADO
Una vez est la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular con las frmulas
en la primera fila (o columna) y los valores de la variable en la primera columna (o fila)
y despus elegimos la opcinDatos/Tabla...
Seguidamente se nos pedir que indiquemos la celda de entrada o variable (que debe
estar fuera de la tabla) en la casilla correspondiente segn los datos los hayamos
dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En nuestro
ejemplo, la celda toma los valores de la columna.
EXCEL AVANZADO
Tablas de dos variables
Al hilo de lo anterior, se suele dar el caso de que nos preguntemos por los efectos no
de una, sino de dos variables sobre el valor de una frmula (no se puede de ms,
debido a que trabajamos slo con dos dimensiones: filas y columnas). En este caso
podremos hacer tablas de doble entrada de forma similar a como hemos hecho las de
una sola variable.
En este caso el ejemplo va a analizar el efecto de dos variables (el precio en D5 y las
unidades en D6) sobre el resultado, cuya frmula (D6*(D5-D4)-D3) est en la esquina
superior izquierda de la tabla (H3).
Para ello disponemos la tabla de forma que la frmula cuyos resultados queremos
analizar est en la esquina superior izquierda y los valores de una variable en fila a su
derecha y los de la otra variable debajo en columna.
EXCEL AVANZADO
Una vez est la hoja preparada, seleccionamos un rango rectangular que englobe la
frmula de la esquina y los distintos valores a analizar y despus elegimos la
opcinDatos/Tabla...
Aqu tambin se nos pedir que indiquemos las celdas de entrada o variables (que
EXCEL AVANZADO
deben estar fuera de la tabla) en las casillas correspondientes segn los datos los
hayamos dispuesto en la primera fila o en la primera columna, respectivamente. En
nuestro ejemplo, la fila da los valores del precio de venta y la columna los de las
unidades.
Al igual que con las tablas de una variable, podemos comprobar la enorme catidad de
clculos que nos hemos ahorrado.
Prctica. Insercin y copiado de frmulas y funciones.
Prctica. Insercin y copiado de frmulas y
funciones.
Esta prctica consiste en disear frmulas de todo tipo en una hoja con datos variados.
Para demostrar que se sabe copiar frmulas y definir bien las referencias que deban
ser absolutas, las frmulas deben disearse slo en las celdas verdes, las amarillas se
completarn copiando las anteriores.
Las frmulas a desarrollar, por orden de dificultad son las siguientes:
1. Media de la fecha de nacimiento (PROMEDIO)
2. Ao de la media de encima (AO)
3. Redondear a cero decimales los ingresos multiplicados por 166,386
(REDONDEAR)
4. Contar cuantos son de cada situacin laboral (CONTAR.SI)
5. Sumar cuanto gana cada sexo (SUMAR.SI)
6. Comparar sus ingresos con el Salario Mnimo Interprofesional (SI)
7. Buscar el DNI que corresponde al cdigo de encima (BUSCARV)
8. Concatenar los apellidos con el nombre que corresponde al cdigo de
encima (BUSCARV anidada dentro de CONCATENAR)
EXCEL AVANZADO
Aunque en esta imagen orientativa no se vean ntidamente los enunciados, en la hoja
que tienes que descargar se visualizan sin problemas.
Para empezar descarga el archivo de Excel que se te facilita (para que no lo abra tu
propuestas anteriores sobre la misma hoja. Cuando termines, manda el archivo
resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
Prctica. Creacin de una tabla de doble entrada.
Prctica. Creacin de una tabla de doble
entrada.
Esta prctica consiste en crear una tabla de doble entrada que calcule el ndice de
Masa Corporal (IMC) a partir de el peso (Kg) y la talla (m) segn la siguiente frmula:
IMC = Peso/Talla
2
La tabla resultante tiene que parecerse a esta:
EXCEL AVANZADO
Desarrolla el ejercicio desde cero en un libro nuevo. Cuando termines, manda el
archivo resultante al tutor mediante el correo de la plataforma.
EXCEL AVANZADO
Mdulo III. Filtro y orden.
U.D. 1. Ordenar datos.
U.D. 1. Ordenar datos.
El cometido principal de Excel es realizar clculos numricos de una manera potente y
flexible, pero tambin es un buen aliado a la hora de manejar una sencilla base de
datos. Si bien no es la herramienta adecuada cuando lo que se necesita es una base
de datos relacional (la formada por varias tablas relacionadas entre s), puede sernos
muy util para crear y manejar bases de una sola tabla, tambin llamadas planas. Una
tabla puede definirse como una cuadrcula en la que cada fila es un registro y cada fila
es un campo, de forma que cada celda contiene el valor cierto campo de un registro
concreto. En el ejemplo siguiente, una tabla de clientes, cada fila o registro es un
individuo (Aarn Ramrez, Adrin Gonzlez, Ainhoa Garca...) y cada columna o dato
es un dato personal (el cdigo de cliente, el nombre, los apellidos...)
Cuando se manejan bases de datos hay tres necesidades bsicas para gestionar los
datos que Excel resuelve de manera sencilla:
Ordenar registros respecto a uno o ms campos, la forma ms clsica de
facilitar una bsqueda, por ejemplo: ordenar alfabticamente los clientes por
su apellido. En Excel se consigue con la opcinDatos/Ordenar...o con
botones a tal efecto, y .
Buscar valores aunque los registros no est ordenados, por ejemplo, buscar
cierto NIF. Como en la mayora de los programas que manejan texto la
opcin necesaria esEdicin/Buscar...que cuenta con una variante muy util
para realizar reemplazos rpidos:Edicin/Reemplazar...Por ejemplo,
podramos ordenar que en la columna del campo "Sexo" se reemplazasen
automticamente todos los valores "H" por la palabra "Hombre" o la "M" por
"Mujer", ahorrndonos el trabajo de hacerlo manualmente.
Filtrar los registros que cumplen cierta condicin dejando temporalmente
invisibles los que no la cumplen, por ejemplo, ver slo los clientes que son
de Barcelona. Para ello, Excel, reserva las opciones del menDatos/Filtro
Ms adelante profundizaremos en estas y otras necesidades ms avanzadas (o menos
bsicas pero verdaderamente tiles que veremos en el siguiente mdulo) como
EXCEL AVANZADO
conseguir subtotales e informes dinmicos. De momento nos centramos en la primera
que hemos mencionado, ordenar, algo muy fcil pero que precisa tener unas cuantas
consideraciones previas.
En la siguiente ilustracin se demuestra lo fcil que es ordenar una tabla por un slo
campo, tras seleccionar basta con pulsar el botn "Orden ascendente" (u "Orden
descendente" , en su caso). Slo hay que tener cuidado de no seleccionar ms de
una celda si no queremos que se disgreguen los datos seleccionados respecto de los
no seleccionados. Tambin hay que tener en cuenta que si hubiera alguna fila con
todas las celdas en blanco, la ordenacin no trascendera ms abajo de la misma, en
ese caso habra que seleccionar todas las celdas de la tabla (incluidas las celdas en
blanco) antes de ordenar.
El siguiente es un ejemplo de lo advertido anteriormente, si antes de ordenar se
selecciona ms de una celda slo se ordenarn los datos seleccionados,
disgregndose de los no seleccionados.
EXCEL AVANZADO
Si no se tiene en cuenta lo anterior, ordenar puede convertirse en una maniobra
peligrosa. Podramos preguntarnos, por qu Excel acta de esta forma?
Sencillamente porque puede haber muchas ocasiones en que s que nos interes la
disgregacin de datos, es decir que slo se ordene lo seleccionado,
independientemente de los valores que lo rodean.
El siguiente ejemplo ilustra uno de esos momentos, queremos ordenar
descendentemente los participantes en un campeonato segun los puntos que han
obtenido pero no nos interesa para nada que se desordene la columna "Puesto" que
tiene que quedar inmutable. Para ello se han seleccionado previamente slo los datos
de las columnas "Participante" y "Puntos" y Excel se limita a ordenar dicho rango.
EXCEL AVANZADO
Como hemos visto, por criterio de ordenacin toma la
celda activa, es decir, la nica que no se oscurece al
seleccionarla (en este caso la que tiene el valor "3").
Para cambiar de celda activa sin perder la seleccin
basta con pulsar la tecla "Tabulador" (para pasar a la
siguiente, o "Maysculas" + "Tabulador" para pasar a la
anterior).
Las posibilidades no se quedan en el orden por un solo criterio, sino que se puede
ordenar hasta por un mximo de tres campos, para ello es necesario recurrir al men
Datos/Ordenar... y rellenar el siguiente cuadro en el que se especifican los criterios de
ordenacin (ascendente o descendente) por orden de prioridad. En el ejemplo se
ordenan los datos prioritariamente por provincia, a su vez los de la misma provincia se
ordenan por localidad y, por ltimo, los de la misma localidad se ordenan por apellidos.
EXCEL AVANZADO
Ntese en la parte inferior del cuadro que podemos especificar si la tabla tiene una
primera fila de encabezamiento, es decir, que la primera fila (en este caso la 1)
contiene los nombres de los campos y no datos los registros (en este caso clientes),
para que no la incluya en la ordenacin. Es habitual que as sea y Excel lo suele
detectar cuando la fila con los encabezados tiene formato distinto al resto (en este caso
tiene fondo gris y letra en negrita) pero no viene mal saber dnde se especifica este
aspecto cuando dicha fila no es detectada.
Si se quiere ordenar por ms de tres criterios debera
recurrirse a una aplicacin de bases de datos que
permita realizar consultas como Access, Oracle, Fox
Pro, MySQL... Aunque sin salir de Excel podra crearse
una columna que concatenase los valores de los
campos que se quieran tener como criterios y ordenar
slo por esa columna. Dicha columna contendra una
funcin de esta forma:
=CONCATENAR(columna 1, columna 2,
columna 3, columna 4, etc...)
EXCEL AVANZADO
U.D. 2. Autofiltro.
U.D. 2. Autofiltro.
En Excel hacer un filtro, como su propio nombre puede llevar a adivinar, consiste en
visualizar slo los registros (filas) que cumplen uno y/o varios criterios, por ejemplo:
slo los clientes que son de Teruel.
Puntualicemos que un filtro no elimina registros, sino que los deja de visualizar. En
otras palabras, filtra slo los que cumplen con determinados criterios, no en vano se
suele representar con un icono que recuerda al filtro de una cafetera . La variante
ms rpida de los filtros es el autofiltro, que al activarse permite establecer de una
forma rpida e intuitiva cualquier columna de la tabla como criterio de filtrado.
Como muestra la siguiente imagen, el autofiltro se activa y desactiva alternativamente
desde la opcinDatos/Filtro/Autofiltro. Una vez activado, podremos establecer filtros
desde los botones desplegables que acompaan a los ttulos de las columnas (los que
estn filtrando filas quedarn evidenciados en color azul) y fcilmente anularemos esos
filtrados eligiendo en sus correspondientes desplegables la primera opcin (Todas).
EXCEL AVANZADO
Bajo estas lneas se muestra el efecto de haber elegido filtrar los registros cuya
provincia sea "Sevilla". Ntese como el correspondiente botn desplegable ha tomado
color azul para advertir al usuario de que no est viendo todas las provincias.
Si se activan filtros en ms de un campo, se hace un filtrado cada vez ms excluyente
ya que slo se visualizan los registros que cumplen con todos y cada uno de los
criterios. Esto en teora de conjuntos nos buscara la interseccin del conjunto de
registros que cumplen un criterio con el de los que cumplen con el otro.
En el siguiente ejemplo slo se filtrarn los registros que adems de ser de la provincia
"Sevilla" su sexo sea "M" (mujer). Ntese como a la izquierda los nmeros que
EXCEL AVANZADO
referencian las filas toman color azul (dando a antender que no estamos viendo todos
los que hay) a la vez que en la barra de estado aparece un recuento rpido de los
registros filtrados.
Si se quieren volver a ver todos los registros se puede acudir a la
opcinDatos/Filtro/Mostrar todo. Si lo que queremos slo es retirar un criterio del
filtrado manteniendo el resto, nos dirigiremos al desplegable de la columna en cuestin
y elegiremos "Todas". En esta imagen vemos como podramos volver a visualizar
registros de cualquier sexo, pero seguira vigente el criterio de que slo se vean los de
la provincia "Sevilla".
Tambin es muy probable que en vez de elegir los que cumplen cierto criterio de
igualdad, nos interesen sencillamente los que son distintos, mayores, menores,
comiencen, terminen o contengan cierta expresin. Para ello, elegiremos "Personalizar"
y rellenaremos el cuadro emergente conforme al criterio deseado.
EXCEL AVANZADO
Cuando los datos no son numricos, las comparaciones
"mayor que" (>) o "menor que" (<) se refieren a su
posicin en orden alfabtico. Por ejemplo: "Blasco" es
"mayor que" (>) "Blanco".
Siguiendo con el ejemplo, ahora nos interesamos por los registros cuya localidad no es
"Sevilla". Teniendo en cuenta que sigue activo el criterio de que la provincia sea
"Sevilla" (le delata su desplegable de color azul), el resultado ser que veremos
registros de la provincia de Sevilla pero no de la capital.
Personalizar el filtro de un campo nos permite adems establecer un segundo criterio
de comparacin, unido al primero mediante dos posibilidades:
la conjuncin "Y" (es decir, queremos que se cumplan ambos criterios,
queremos registros que estn en la interseccin de ambos conjuntos)
la conjuncin "O" (es decir, nos conformamos con que se cumpla alguno de
los dos criterios o ambos, queremos registros que estn en la unin de
ambos conjuntos)
El siguiente ejemplo devolvera registros cuyo valor en la columna "Ingresos Brutos"
sea mayor o igual que 5.000 y a la vez no pase de 10.000 . Como lo que queremos
es una interseccin de conjuntos, unimos ambos criterios con "Y". Unirlos con "O" no
tendra sentido, pues todos los registros superaran el filtrado, ya que todo el mundo
gana o ms de 5.000 o menos de 10.000 o ambas cosas a la vez.
EXCEL AVANZADO
Por su parte, este otro ejemplo devolvera registros cuyo valor en la columna "Situacin
Laboral" sea "Desempleado" o "Jubilado". Como lo que queremos es una unin de
conjuntos, unimos ambos criterios con "O". Unirlos con "Y" no tendra sentido, pues
ningn registro superara el filtrado, ya que en esta tabla o se figura como
"Desempleado" o se figura como "Jubilado" pero no ambas cosas a la vez.
EXCEL AVANZADO
Ntese en las dos imgenes anteriores como se nos
propone el uso de los llamados "caracteres comodn" (?
y *), de los que trata al final de esta unidad didctica.
Otra posibilidad es filtrar un nmero fijo de elementos que sean los superiores o los
inferiores en cierto criterio. Se consigue eligiendo en el desplegable del criterio en
cuestin la opcin "Las 10 ms...", aunque esta denominacin no hay que tomarla en
sentido estricto, no tienen por qu ser 10 y pueden ser "las menos". Tambin, en vez
de un nmero fijo se puede extraer un porcentaje del recuento total de registros, lo que
en Estadstica se denomina un percentil (para ello se elige "por ciento" en el cuadro
que emerge).
En el siguiente ejemplo queremos filtrar los 20 clientes ms ancianos, por lo que nos
dirigimos al desplegable del campo "Fecha de nacimiento" y solicitamos los "inferiores
20 elementos", es decir los 20 que tienen una fecha de nacimiento menor, por lo tanto
los de mayor edad.
Caracteres comodn
Como adelantbamos en la nota anterior, es reseable que para este mbito de los
filtros se aprovecha un clsico de la informtica: los caracteres comodn. Se usan
cuando se desconoce la secuencia exacta de caracteres a filtrar. La bsqueda tendr
xito cuando encuentre en su lugar las equivalencias citadas en esta tabla:
Carcter
comodn
Equivale a... Ejemplo
EXCEL AVANZADO
* Cualquier nmero de
caracteres (incluso ninguno)
co*ta encuentra costa,
corbata, cota, etc...
? Cualquier carcter individual co?ta encuentra costa,
corta pero no corbata ni
cota
Aunque su utilizacin se suele poder sustituir por el uso de criterios tipo "contiene",
"comienza por" o "termina por", los usuarios que estn acostumbrados a usarlos no
dudarn en hacerlo.
Primer ejemplo: si buscamos clientes que viven en cualquier portal de la "Calle del
Desengao" pero sospechamos que tambin pueda venir escrita como "Calle
Desengao" podramos acudir al filtro personalizado y solicitar aquellos registros cuyo
domicilio sea igual a "calle*desengao*" evitndonos tener que filtrar aquellos cuyo
domicilio comience por "calle" y contenga "desengao".
Segundo ejemplo: si buscamos clientes que su primer apellido sea Jimnez pero
desconocemos si va con "G" o con "J" ni si se habr introducido con su correspondiente
tilde en la "" podramos solicitar aquellos registros cuyo campo "Apellidos" sea igual a
"?im?nez*". As encontraramos registros tuvieran su primer apellido Jimnez,
Gimnez, Jimenez, Gimenez, etc. sea cual sea el segundo. Es triste pero tanto en las
bsquedas como los filtros no es lo mismo pedir una palabra con tilde que sin ella, algo
que no pasa, por ejemplo, en la mayora de los buscadores de Internet.
U.D. 3. Filtro avanzado.
U.D. 3. Filtro avanzado.
Aunque se usa en casos ms excepcionales, el filtro avanzado es una herramienta
diseada para llegar a los objetivos que no se pueden alcanzar con el autofiltro, como
plantear criterios de comparacin respecto a otra celda o a una frmula, no
necesariamente un valor constante. Tambin permiten la unin no excluyente
(mediante "O") de criterios en distintas columnas, algo imposible con el autofiltro. Otra
ventaja considerable es que permiten indicar que las celdas filtradas resultantes se
EXCEL AVANZADO
copien a otro punto de la hoja de clculo.
En el uso del filtro avanzado ya no especificaremos los criterios a golpe de desplegable
sino introducindolos en celdas en la parte superior de la hoja, de hecho es preciso que
la tabla deje libres para los criterios al menos tres filas libres por encima.
Para utilizarlo hay que acudir a la opcinDatos/Filtro/Filtro avanzado.Al ser de
naturaleza ms complicada, se hace necesario recurrir a ejemplos para facilitar su
comprensin.
Primer ejemplo: queremos que se filtren aquellos registros cuya columna "Ingresos
brutos" tenga valores que no sobrepasen los del valor variable de una celda (Q2, que
contiene el Salario Mnimo Interprofesional, cambiante de un ao para otro). Lo primero
que se ha hecho es introducir en la celda P2 la frmula "=O6<=$Q$2" que le hace
tomar el valor de dicha comparacin (es decir, podr ser VERDADERO o FALSO).
Para que se entienda mejor la frmula de la comparacin, O6 se refiere al primer valor
de la columna a comparar, por eso se ha dejado su referencia relativa (sin signos $),
para que no slo compare el registro de la fila 6 sino tambin de la 7, 8 y todas las
inferiores. Por el otro lado, $Q$2 se refiere al valor de la celda variable con el Salario
Mnimo Interprofesional, por lo que su referencia es absoluta (con signos $) ya que su
posicin no va a bajar de la fila 2 sea cual sea el registro que se compare con ella.
Encima del criterio establecido en P2 se ha dejado una celda en blanco que da a
entender que este criterio no se refiere a un campo concreto sino a una frmula
calculada a partir de uno de ellos.
El siguiente paso es elegir la opcinDatos/Filtro/Filtro avanzadoe introducir el rango
de la lista (que lo detecta automticamente si antes estaba seleccionada cualquiera de
sus celdas), el rango con los criterios (no solo P2 sino tambin P1, que vendra a ser su
ttulo inexistente) y pulsar sobre "Aceptar".
EXCEL AVANZADO
Segundo ejemplo: nos interesa ver los desempleados que ingresan menos de 3.000 .
Se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas diferentes
(interseccin de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el criterio 2).
Para ello, ambos criterios deben convivir en la misma fila.
EXCEL AVANZADO
Tercer ejemplo: nos interesa ver los autnomos que ingresan ms de 30.000 . De
nuevo, se necesita filtrar registros que cumplan a la vez dos criterios en columnas
diferentes (interseccin de conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "Y" el
criterio 2). Otra vez, ambos criterios deben convivir en la misma fila.
Cuarto ejemplo: nos interesa ver los clientes que, o bien son autnomos o
bien ingresan ms de 30.000 , o ambas cosas. Esta vez, se necesita filtrar registros
que cumplan al menos uno de los dos criterios en columnas diferentes (unin de
conjuntos, pues se tienen que cumplir el criterio 1 "O" el criterio 2). Para ello, ambos
criterios deben estar en distintas filas.
EXCEL AVANZADO
Quinto ejemplo: nos interesa ver los clientes que sean de una localidad extremea pero
no de las capitales de provincia. Este caso es una combinacin de lo dicho ltimamente
y junta la unin de dos intersecciones, es decir, basta con que se cumpla cualquiera de
los siguientes enunciados: o bien ser de la provincia de Cceres pero de localidad
distinta (<>) a Cceres, o bien ser de la provincia de Badajoz pero de localidad distinta
(<>) a Badajoz. Expresado de otra forma, buscamos el siguiente conjunto:
((Provincia="Cceres") Y (Localidad<>"Cceres")) O
O ((Provincia="Badajoz") Y (Localidad<>"Badajoz"))
Por ello los criterios unidos por "Y" deben ir en la misma fila y a su vez, la unin con "O"
de los criterios resultantes debe ponerlos en distintas filas.
EXCEL AVANZADO
Prctica. Uso del orden y filtros.
Prctica. Uso del orden y filtros.
Esta prctica consiste en ordenar y filtrar la tabla del libro a descargar:
Ordena los clientes ascendentemente por provincia, luego ascendentemente
por localidad y luego descendentemente por fecha de nacimiento.
Filtra de una sola vez tanto los jubilados como los desempleados de la
provincia Madrid nacidos entre 1/1/1970 y 31/12/1989
propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo
EXCEL AVANZADO
Mdulo IV. Subtotales y tablas
dinmicas.
U.D. 1. Subtotales.
U.D. 1. Subtotales.
El uso de subtotales permite la realizacin rpida de clculos estadsticos en una tabla
de datos. En este proceso, Excel realiza agrupaciones de registros que tienen el mismo
valor en un campo y les aade una fila debajo en la que ubica el clculo solicitado: la
suma, un recuento u otras estadsticas. Para ello slo es preciso que la tabla est
ordenada por dicho campo pues, en caso contrario, registros pertenecientes a un
mismo grupo se encontraran desperdigados por la hoja y en vez de una fila nica con
el subtotal, habra varios parciales que no serviran de mucho.
Los clculos que puede hacer Excel con los subtotales son los siguientes:
Suma: de los valores numricos.
Contar: recuento de las celdas que no estn vacas, tal como hara la funcin
CONTARA().
Promedio: La media aritmtica de los valores numricos.
Mx: extrae el mayor valor
Mn: extrae el menor valor.
Producto: multiplicacin de los valores numricos.
Contar nmeros: recuento de las celdas con valores numricos, tal como
hara la funcin CONTAR().
Desvest y Desvestp: la desviacin estndar de una poblacin, donde la lista
es la muestra o toda la poblacin, respectivamente.
Var y Varp: la varianza de una poblacin, donde la lista es la muestra o toda
la poblacin, respectivamente.
En el sencillo ejemplo que sigue vamos a pedir un recuento de clientes de cada
comunidad autnoma. Como ya se ha comentado, para conseguir una buena
agrupacin por dicho criterio previamente ordenaremos por el mismo para que los
valores idnticos queden juntos. Para ello seleccionamos slo una celda de la columna
"Comunidad Autnoma" y pulsamos el botn "Orden Ascendente" .
EXCEL AVANZADO
Hay que tener especial cuidado con que los valores de
un mismo grupo estn escritos de forma idntica (incluso
en lo que se refiere a acentos y ees, dando igual las
maysculas), pues la mnima diferencia hara que Excel
los separara en distintos grupos.
Una vez estn ordenados los datos, vamos a la opcinDatos/Subtotales...y elegimos
la columna por la que agrupar (por la que se orden), la funcin estadstica a realizar, y
el campo sobre el que dicha funcin va a realizar los clculos.
EXCEL AVANZADO
Ntese las tres casillas de verificacin en la parte inferior del cuadro:
Reemplazar subtotales actuales, est marcada por defecto para que al
volver a pedir un subtotal borre el anterior, la desactivaremos cuando
queramos hacer subtotales anidados, como en el siguiente ejemplo.
Salto de pgina entre grupos: para que, a la hora de imprimir, no salgan dos
grupos en la misma pgina.
Resumen debajo de los datos: si se desmarca esta casilla, las filas con los
subtotales se aadirn encima, no por debajo de los grupos que es la opcin
por defecto.
Adems, el botn "Quitar todos" permite dejar la tabla de nuevo sin subtotales, como al
principio.
El resultado es un esquema automtico al estilo de los que se pueden conseguir
manualmente desdeDatos/Agrupar y esquema/Agrupar...Este esquema encierra tres
niveles a los que se puede acceder desde los tres botones numricos que aparecen a
la izquierda de los encabezados de columna:
El 1 es el ms resumido, que muestra el clculo total de todos los registros
(en este caso, el recuento de todos los clientes). Para desglosarlo al nivel 2
de subtotales tambin podemos pulsar sobre el botn "+" que aparece a la
izquierda de los encabezados de fila (botn que se tornar en un menos si
queremos recoger de nuevo las filas de ese subtotal).
El 2, desglosa propiamente los subtotales de grupos que se han pedido,
ofreciendo el clculo parcial solicitado (en este caso, el recuento de clientes
de cada provincia). Para desglosar al nivel 3 algn subtotal y ver los
registros concretos que lo han propiciado tambin basta con pulsar sobre el
botn "+" que aparece a la izquierda de los encabezados de fila (botn que
se tornar en un menos si queremos recoger de nuevo las filas de ese
subtotal).
EXCEL AVANZADO
Por ltimo, el nivel 3 desglosa al mximo detalle todos los registros de la
tabla, con sus correspondientes filas de subtotales intercalada. Lgicamente
no pueden desglosarse ms, pero siguiendo con la misma pauta, pueden
resumirse de nuevo a nivel 2 de subtotal pulsando sobre los botones "-" de la
izquierda.
EXCEL AVANZADO
Tambin se pueden anidar unos subtotales dentro de otros, creando ms niveles de
desglose. Para ello, previamente habr que ordenar por los criterios por los que se
quiere agrupar, comenzando por el ms amplio y terminando por el ms concreto.
Despus se irn solicitando subtotales, teniendo cuidado de desactivar la casilla
"Reemplazar subtotales actuales".
EXCEL AVANZADO
Como ejemplo, supongamos que queremos un recuento de clientes de cada
comunidad autnoma como antes, pero que cuente tambin los de cada provincia y,
finalmente, los de cada localidad. Para ello, el paso previo es ordenar por los tres
criterios, dando preferencia a los ms amplios. Iremos aDatos/Ordenar...y
ordenaremos ascendentemente por comunidad autnoma, luego por provincia (los que
sean de la misma comunidad) y finalmente por localidad (los que sean de la misma
comunidad y provincia).
Una vez ah iremos tres veces a la opcinDatos/Subtotales...,donde pediremos un
recuento del DNI tanto en cada cambio de comunidad autnma, despus por provincia
y finalmente por localidad (evitando borra los subtotales existentes en las dos ltimas
veces). La siguiente figura describe el proceso y el resultado final.
EXCEL AVANZADO
Ntese como esta ves tenemos 5 niveles, el del recuento general, los 3 de los
subtotales solicitados y el nivel detallado con todas las filas originales.
U.D. 2. Tablas dinmicas.
U.D. 2. Tablas dinmicas.
Las tablas dinmicas dan un paso ms all de los subtotales, pues tambin sirven para
sacar toda clase de informes resumidos de grupos de registros, la diferencia es que las
EXCEL AVANZADO
conclusiones las sacan en una hoja aparte y, en principio, no permiten ver los registros
concretos a los que se refieren. El apelativo de dinmicas les viene de la facilidad con
la que un mismo informe se puede transformar en otro cambiando o aadiendo criterios
de agrupamiento y funciones de clculo. Una vez se comprenden las tablas, cualquiera
puede hacer el informe que se proponga con unos pocos clics y arrastres de ratn.
Para ponerlas en marcha no hace falta ni hacer una ordenacin previa, basta con tener
una tabla con los encabezados de los campos en la primera fila e ir a la
opcinDatos/Informe de tablas y grficos dinmicos...y al momento se iniciar un
asistente (una sucesin de cuadros de dilogo) para orientarnos en las opciones a
elegir.
En el primer paso se nos pregunta la ubicacin de los datos, que puede ser:
en una tabla del libro Excel (la opcin por defecto y ms usada).
en cualquier base de datos externa compatible con los orgenes de datos
ODBC (como Access, dBase, etc...) que tengamos configurados en el panel
de control de nuestro sistema operativo (vase "Herramientas
Administrativas").
dispersos en varios rangos de varias hojas del libro (consolidacin).
en una tabla dinmica anterior, as ocupar menos memoria el archivo
resultante (esta opcin, lgicamente, slo est disponible si ya existe otra
tabla en el libro Excel.
Tambin se nos da a elegir entre crear una tabla (informe numrico) o un informe
grfico (opcin que se estudia ms a fondo en la siguiente unidad didctica).
En nuestro ejemplo no cambiamos ninguna opcin por defecto y pulsamos sobre
"Siguiente >".
EXCEL AVANZADO
En el segundo paso podemos especificar el rango de celdas completo con los datos a
analizar, trabajo que nos ahorraremos si previamente ya estaba seleccionada cualquier
celda de la tabla y la misma no tiene filas en blanco. Nos aseguramos de que el rango
es el correcto y pulsamos de nuevo sobre "Siguiente >".
EXCEL AVANZADO
Por ltimo (tal y como nos da a entender la bandera a cuadros indicadora de meta
automovilstica), el tercer paso nos permite decidir la ubicacin de la tabla. La opcin
por defecto es en una hoja nueva, tambin es la ms recomendable en los comienzos
para verlo todo ms claro y porque no sabemos las dimensiones finales de la tabla, por
lo que situar la tabla en una de las hojas existentes podra hacer peligrar los valores de
otras celdas.
En este momento, podramos acceder al diseo a priori y a las opciones avanzadas de
la tabla con los respectivos botones de la parte inferior, aunque seguramente se
entienda todo ms claro si se cambia a posteriori, por lo que pulsaremos sobre
"Finalizar".
Al momento tendremos la tabla en blanco junto a una nueva barra de herramientas
llamada "Tabla dinmica" que contiene los nombres de los campos de la tabla. Para
darle contenido a la tabla basta con arrastrar los nombres de los campos a alguna de
estas zonas:
"Coloque campos de fila aqu", ah arrastraremos opcionalmente los campos que
queramos que sean criterio de agrupacin para formar categoras de registros
dispuestas en filas, una debajo de otra. Nos confirmar que estamos arrastrando el
campo a esta zona un puntero como el de la izquierda (ntense las sutiles diferencias
en el sombreado entre este y los tres siguientes).
"Coloque campos de columna aqu", ah arrastraremos opcionalmente los campos que
EXCEL AVANZADO
sean criterio de agrupacin para formar categoras de registros dispuestas en
columnas, una al lado de otra. Nos confirmar que estamos arrastrando el campo a
esta zona un puntero como el de la izquierda.
"Coloque datos aqu", ah arrastraremos necesariamente los campos sobre los que
queramos que se hagan clculos (el repertorio de funciones es el mismo que
para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuando arrastremos campos
numricos, automticamente har la suma, cuando se trate de valores de texto,
sumarlos no tendr sentido y Excel se decantar por contarlos. Nos confirmar que
estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la izquierda.
"Coloque campos de pgina aqu", ah arrastraremos opcionalmente los campos que
queramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma que podamos
optar por ver slo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos si no se activa
el filtro). Nos confirmar que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero
como el de la izquierda.
Vista la teora, se entender mejor unos ejemplos. Para ello hemos preparado una
tabla cuyos registros son las facturas de gastos de una pequea empresa, como puede
verse en la primera ilustracin de esta unidad didctica. Vamos a ir proponiendo
enunciados de consultas estadsticas y comprobaremos como la tabla dinmica puede
dar respuesta a todas ellas:
Primer enunciado: cunto le hemos comprado a cada proveedor?
Solucin: Elegimos "Proveedor" como campo de fila y "BI" (base imponible) como dato.
Al tratarse el dato de un nmero, automticamente ser sumado. Cada fila resumen es
encabezada por un proveedor y una ltima fila clcula el total general.
EXCEL AVANZADO
Segundo enunciado: de lo que le hemos comprado a cada proveedor, cunto era de
cada tipo de IVA?
Solucin: elegimos "% IVA" como campo de columna. Se separan los clculos en tres
columnas, una por tipo de IVA y una columna a la derecha calcula su respectivo total
general.
Tercer enunciado: bajo qu concepto contable realizamos esas compras de cada
proveedor y de cada tipo de IVA?
EXCEL AVANZADO
Solucin: elegimos "Concepto" como campo de fila por el que crear grupos, a la
izquierda del existente ("Proveedor"). De esta forma, primero crea categoras por
conceptos y despus las subdivide por proveedores. Si se arrastra a la derecha, el
efecto de agrupamiento sera el inverso.
Otra forma de subdividir una categora en otra es hacer
un doble clic en cualquiera de los rtulos de los grupos
existentes (cuidado, no en el campo de fondo gris, pues
nos llevar a la configuracin del campo) y eligiendo la
subcategora con el siguiente cuadro de dilogo:
EXCEL AVANZADO
Cuarto enunciado: cunto nos hemos gastado por concepto, sin subdividir por
proveedor?
Solucin: arrastramos el campo "Proveedor" fuera de la tabla hasta que al puntero le
acompae el smbolo de un tachn rojo, como el que se observa abajo en la ilustracin.
La subcategora "Proveedor" deja de actuar.
EXCEL AVANZADO
Quinto enunciado: cunto hemos comprado cada da?
Solucin: arrastramos el campo "Concepto" fuera de la tabla y elegimos "Fecha" como
campo de fila. Ahora, cada fila la forma la suma de las compras que se hicieron en un
mismo da.
Sexto enunciado: estoy haciendo la declaracin trimestral de IVA cunto he comprado
en cada trimestre de cada tipo?
Solucin: hacemos un clic derecho en el campo de fila recin instaurado Fecha" y
elegimos la opcin "Agrupar".
EXCEL AVANZADO
En el cuadro "Agrupar" que aparece seguidamente, elegimos "Trimestres" y al pulsar
sobre "Aceptar" ya tendremos lo que buscbamos.
EXCEL AVANZADO
Sptimo enunciado: No me basta con saber la BI de cada trimestre, necesito tambin el
IVA y el total.
Solucin: elegimos "IVA" y "TOTAL" como campos de datos. Cada categora de fila
desglosar los tres clculos, BI, IVA y total.
Octavo enunciado: quiero que se vuelva a quedar slo la suma del IVA.
Solucin: no se pueden arrastrar los campos fuera de la tabla pero se pueden excluir
desde el desplegable del encabezado gris "Datos". La tabla vuelve a calcular slo la
suma del IVA.
Noveno enunciado: quiero que los distintos tipos de IVA se vean de forma separada
conforme los vaya eligiendo, no todos a la vez en columnas.
Solucin: arrastramos el campo "% IVA" para que deje de ser campo de columna y se
convierta en campo de pgina. Ahora, veremos o el total general de todos los tipos (lo
que antes estaba en la columna de ms a la derecha) o el parcial de cada tipo, sin
mezclarse con los otros, tan slo accionando el desplegable de arriba del todo.
EXCEL AVANZADO
Decimo enunciado: qu importe tuvo la compra ms importante que hice en cada
trimestre?
Solucin: accionamos el botn "configuracin de campo" de la barra "Tabla dinmica",
tambin sale esta opcin haciendo un clic derecho en el campo de la esquina superior
izquierda de la tabla o, ms rpido todava, un doble clic (como se mencionaba en el
truco anterior). Ah cambiamos la configuracin del campo de datos y elegimos la
funcin "Mximo" en vez de "Suma".
EXCEL AVANZADO
Como se puede observar en el cuadro de la derecha de la imagen, al configurar el
campo, adems de cambiar de funcin se puede cambiar el formato de nmero como
se hace ordinariamente con las celdas.
U.D. 3. Grficos dinmicos.
U.D. 3. Grficos dinmicos.
Los grficos dinmicos son una herramienta de anlisis visual derivada de las tablas
dinmicas. Permiten la representacin grfica de los datos que resume una tabla
dinmica al igual que un grfico ordinario hace con series de valores en celdas. De
hecho cuando creemos un grfico dinmico, automticamente se crear una tabla que
le acompaar para proporcionarle los datos que necesita.
Para crear un grfico dinmico hay que accionar la misma opcin que con las tablas
dinmicas,Datos/Informe de tablas y grficos dinmicos...,pero eligiendo la opcin
"Grfico dinmico", como es lgico.
EXCEL AVANZADO
El siguiente paso nos volver a preguntar por el rea de celdas que contiene los datos
a analizar, igual que con las tablas_
Si despus del paso anterior, Excel detecta que ya hay una tabla referida a esos datos,
EXCEL AVANZADO
podremos basarnos en ella para ahorrar memoria, aunque sern interdependientes
entre ellas. La eleccin es nuestra y nos ser consultada con el siguiente cuadro:
En el caso de responder afirmativamente o si en el paso 1 hemos indicado que nos
basaremos en otra tabla existente, deberemos indicarle cul en el siguiente cuadro:
Finalmente, el paso 3 nos consultar dde queremos ubicar la tabla que
necesariamente tiene que acompaar a todo grfico dinmico. Como ya hicimos en su
momento, recomendamos desviarla a una hoja nueva para que no entre en conflicto
con valores existentes en nuestras celdas.
EXCEL AVANZADO
Una vez pulsemos "Finalizar", tendremos el grfico preparado en blanco y la
correspondiente barra de herramientas de tabla dinmica, que ya nos es familiar,
adems de la barra de grficos para editar el grfico resultante conforme a nuestra
conveniencia.
Antes de seguir convendra recapitular qu es un grfico y qu partes lo componen.
Podra definirse grfico como la representacin visual de los datos o valores
alcanzados por unas series a lo largo de ciertas categoras. Un ejemplo adaptado al
fichero que usamos en la unidad didctica anterior: si realizamos un grfico que
represente las compras (campo "BI") realizadas para cada concepto contable durante
el ao (campo "Fecha"), los datos sern las bases imponibles, las series los conceptos
contables y las categoras las fechas.
La pauta a seguir ahora es arrastrar los campos dnde les correponda, teniendo en
cuenta que las 4 zonas que conocemos de las tablas dinmicas se ven un poco
alteradas:
"Coloque campos de categora aqu" (el eje de abscisas, X), ah arrastraremos
opcionalmente los campos que queramos que sean criterio de agrupacin para
formar categoras de registros dispuestas el eje de abscisas, una junto a la otra. Nos
confirmar que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la
izquierda.
"Coloque campos de serie aqu" (en la leyenda), ah arrastraremos opcionalmente los
EXCEL AVANZADO
sean criterio de agrupacin para formar series de registros, cada una de un
color. Nos confirmar que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como
el de la izquierda.
"Coloque datos aqu" (en el rea de trazado del grfico), ah
arrastraremos necesariamente los campos sobre los que queramos que se
hagan clculos y se representen los valores alcanzados (el repertorio de funciones es
el mismo que para los subtotales: suma, recuento, promedio, etc...). Cuando
arrastremos campos numricos, automticamente har la suma, cuando se trate de
valores de texto, sumarlos no tendr sentido y Excel se decantar por contarlos. Nos
confirmar que estamos arrastrando el campo a esta zona un puntero como el de la
izquierda.
"Coloque campos de pgina aqu" (arriba del todo), ah arrastraremos opcionalmente
los campos que queramos que sean criterio de filtrado de registros, de forma
que podamos optar por ver slo uno de los grupos que forman dichos campos (o todos
si no se activa el filtro). Nos confirmar que estamos arrastrando el campo a esta zona
un puntero como el de la izquierda.
Seguramente la siguiente imagen ayudar a comprender mejor este tema, teniendo en
cuenta que ilustra el ejemplo enunciado anteriormente, la configuracin de un grfico
que represente:
las compras... (el campo "BI" es el dato por lo que ir al rea de trazado)
...realizadas para cada concepto contable... (el campo "Concepto" define las
series, por lo que ir a la leyenda)
...durante el ao (el campo "Fecha" define las categoras del eje X, por lo
que ah hay que arrastrarlo).
EXCEL AVANZADO
El resultado de la maniobra anterior nos devuelve un grfico de columnas, cada color
es una serie y las fechas se suceden en el eje X. Seguramente la informacin que
suministra el grfico ser ms util si agrupamos las fechas por trimestres, al igual que
se hizo con las tablas dinamicas, para que en el eje X solo haya 4 categoras: los 4
trimestres del ao. Para ello nos valemos del clic derecho en el campo de las
categoras ("Fecha").
EXCEL AVANZADO
Bajo estas lneas se puede ver el grfico resultante, con los trimestres como
categoras. Si queremos cambiar cualquier opcin podemos activar el asistente de
grficos desde el botn o desde el menGrficoy acceder a cualquiera de sus 4
pasos:
Paso 1: tipo (columnas, barras, lneas, circular, etc...) y subtipo de grfico
(normal, apilado, porcentual, en 3 dimensiones, etc...).
Paso 2: datos de origen, es decir, la tabla que alberga los valores a
representar.
Paso 3: opciones de grfico, relativas al diseo (ttulos, ejes, lineas de
divisin, leyenda y tabla de datos).
Paso 4: ubicacin, o en una hoja nueva para l solo o flotando como un
objeto en una hoja existente, conviviendo con los valores de sus celdas.
Cmo no, tambin podremos hacer uso de la barra de grficos para cambiar el formato
de cualquier elemento concreto del mismo (a elegir del desplegable):
EXCEL AVANZADO
De esta forma se ha conseguido el siguiente ejemplo: es el mismo grfico de antes
pero de tipo "reas" y subtipo "Apiladas con efecto 3D" (adems de algn que otro
retoque de elementos sueltos: ttulo, colores...).
EXCEL AVANZADO
Otro ejemplo: de nuevo el mismo grfico pero de tipo "Circular" y subtipo "efecto 3D"
(adems de algn que otro retoque de elementos sueltos: ttulo, colores, alto de la
base, giro en 3D...).
EXCEL AVANZADO
Por ltimo, la siguiente figura ilustra el grfico anterior con otra ubicacin: flotando
como un objeto en la misma hoja que la tabla dinmica en la que se basa.
EXCEL AVANZADO
Prctica. Totalizar por grupos.
Prctica. Totalizar por grupos.
EXCEL AVANZADO
Esta prctica consiste en realizar subtotales en las siguientes hojas del libro a
descargar:
En la Hoja 1: el promedio de Ingresos Brutos de los clientes de cada sexo.
En la Hoja 2: la suma de Ingresos Brutos de los clientes de cada localidad.
En la Hoja 3: el cliente ms viejo y el ms joven de cada provincia.
propuestas anteriores sobre las hojas 1, 2 y 3. Cuando termines, manda el archivo
Prctica. Tabla y grfico dinmico.
Prctica. Tabla y grfico dinmico.
Esta prctica consiste en realizar una tabla y un grfico dinmico sobre los datos del
libro a descargar:
La tabla debe contar cuntos hombres y cuntas mujeres tienen unos
ingresos brutos comprendidos en estos tramos: de 0 a 9.999, de 10.000 a
19.999, de 20.000 a 29.999 y de 30.000 a 40.000.
Pista: hay que usar la opcin de agrupar categoras.
El grfico debe representar mediante lneas los ingresos medios de cada
sexo seg su situacin laboral.
EXCEL AVANZADO
propuestas anteriores. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante
el correo de la plataforma.
EXCEL AVANZADO
Mdulo V. Herramientas avanzadas.
U.D. 1. Auditora.
U.D. 1. Auditora.
La barra de frmulas (representada bajo estas lneas) debe su nombre a que en la
misma aparece la expresin algebraica de la celda que est seleccionada en ese
momento, mientras que en la cuadrcula del rea de trabajo slo se ve el valor que
toma.
Es inecitable que se produzcan errores en la elaboracin de las hojas de datos. De
algunos nos informan las propias celdas con los siguientes cdigos de error:
#####
#VALOR!
#DIV/0!
#NOMBRE?
#N/A
#REF!
#NUM!
#NULO!
Pero a menudo, los errores ms peligrosos son los que no detecta Excel porque dan un
valor correcto a efectos tcnicos pero que no concuerda con el proposito para el que
habamos formulado la celda. Son errores que pueden pasar fcilmente desapercibidos
entre la marea de cifras en la que se suele convertir cualquier hoja de clculo.
Para ello contamos con las herramientas de auditora, que sirven principalmente como
EXCEL AVANZADO
ayuda visual a la deteccin de ambas clases de errores, tanto tcnicos como de
formulacin.
A efectos de deteccin de errores, si se desea se puede
hacer que en la cuadrcula aparezcan tambin frmulas
en vez de valores activando la casilla o Frmulas de
Herramientas/Opciones.../Ver(ah tambin se puede
especificar si se quiere dejar de ver los encabezados
y las lneas de divisin de celdas), con el teclado es
ms rpido pulsando Alt+ (ordinal).
Dichas herramientas se activan desde los botones de su propia barra, la de auditora,
accesible desdeHerramientas/Auditoriay son los siguientes:
Rastrear y quitar precedentes (las que influyen en la celda activa)
Rastrear y quitar dependientes (en las que influye la celda activa)
Borrar todas las flechas
Insertar comentarios que nos ayuden a explicar lo que vemos en las celdas.
Rastrear precedentes es pedir que unas flechas azules indiquen las celdas que
intervienen en el resultado de la celda activa. En este ejemplo (sencillo para una mejor
comprensin) nos preguntamos por las celdas que influyen en el total de la factura.
Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar precedentes" (slo
de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas" .
EXCEL AVANZADO
Rastrear dependientes es pedir que unas flechas azules indiquen las
celdas en cuyo resultado interviene la celda activa. Ahora nos preguntamos por las
celdas en las que influye la base imponible del 4%.
Para eliminar las flechas resultantes pulsaremos sobre "Quitar dependientes" (slo
de esa celda) o sobre "Quitar todas las flechas" .
Durante el proceso de deteccin de errores puede sernos de gran ayuda comentar las
celdas, para un momento posterior en el que se necesite ms informacin acerca del
contenido de la celda, tanto para nosotros mismo como para futuros usuarios de la
hoja. Para insertarlos tenemos tres opciones:
El botn de la barra de auditora.
Clic derecho/Insertar comentario.
MenInsertar/Comentario.
Si necesitamos modificar el comentario tenemos dos opciones:
El botn "Modificar comentario" de la barra de auditora.
Clic derecho/Modificar comentario.
EXCEL AVANZADO
Por ltimo, si queremos borrar el comentario tenemos dos opciones:
Clic derecho/Modificar comentario.
MenEdicin/Borrar/Comentario.
U.D. 2. Buscar objetivo.
U.D. 2. Buscar objetivo.
EXCEL AVANZADO
Lo normal en las tareas diarias de Excel es disear frmulas que nos lleven a averiguar
un resultado que necesitamos conocer. Sin embargo, suelen darse casos en los que
conocemos el resultado al que queremos llegar, sabemos las frmulas que lo propician
pero nos preguntamos por el valor que deben tener las celdas precedentes o variables
para conseguir dicho resultado.
Una forma manual y tradicional de solucionar el problema sera plantear en un papel
aparte la expresin algebraca del mismo, resolver la ecuacin y trasladar la formula
resultante a Excel sustituyendo el resultado deseado en la misma para que nos
devuelva el valor de la variable. Un incoveniente puede radicar en que no confiemos
mucho en nuestra solvencia con el abstracto mundo del lgebra. Adems es un trabajo
que nos podemos ahorrar con la funcin que estamos tratando ahora.
Si no vamos tan bien en matemticas, otra forma rudimentaria de conseguirlo sera ir
introduciendo valores en las celdas precedentes para, por prueba y error, acercarnos al
valor deseado. Tarea harto difcil cuando no interminable.
En cualquier caso, si nos visemos obligados a hacer
"probatinas" siempre puede venir bien pedir a Excel que
la pulsacin de la tecla ENTER no cambie la seleccin a
la celda de debajo. Para ello, basta con ir a la pestaa
"Modificar" del men Herramientas/Opciones...y
desmarcar la casilla "Mover seleccin despus de
ENTRAR".
Desechemos pues esas opciones gracias a la herramienta "Buscar objetivo" siempre y
cuando la incognita que tengamos sea slo una, si son ms necesitaremos del
complemento "Solver" que se explica dentro de dos unidades didcticas.
El uso de "Buscar objetivo" es muy sencillo: una vez hemos completado las frmulas de
la hoja y llega el momento en que nos preguntamos por la variable, nos situamos en la
celda con el resultado (distinto al deseado, pues an no conocemos el valor necesario
de la celda variable). Paso seguido, nos dirigimos a Herramientas/Buscar objetivo... y
rellenamos los datos que se nos piden:
"Definir la celda" se refiere a la celda objetivo.
"Con el valor" que deseamos que alcance dicha celda.
"Para cambiar la celda" variable cuyo valor queremos obtener.
Acto seguido pulsamos "Aceptar".
EXCEL AVANZADO
En el ejemplo de las ilustraciones, nos preguntamos por la cantidad que hay que
producir y vender para que el beneficio sea cero, es decir, aquella por debajo de la cual
hay prdidas y a partir de la que empieza a ser rentable la actividad. En trminos
econmicos, lo que se llama el "umbral de rentabilidad".
Si el problema tiene solucin, Excel nos informar con el cuadro de abajo a la derecha,
adems de cambiar el dato de la celda variable que, a su vez, cambia el resultado para
coincidir con el que desebamos. Si estamos de acuerdo, pulsamos "Aceptar", si no:
"Cancelar".
EXCEL AVANZADO
U.D. 3. Escenarios.
U.D. 3. Escenarios.
Introduccin
Una de las utilidades de la hoja de clculo es realizar los clculos necesarios para
valorar situaciones o hiptesis alternativas. En ese proceso es habitual cambiar
numerosas veces los valores de las celdas variables y comparar los distintos resultados
y sera una pena que todas estas pruebas se las llevara el viento.
Ah radica la utilidad de los escenarios, en la posibilidad de guardar bajo una
denominacin las distintas combinaciones de valores que definen cada situacin, para
recuperarla en el futuro y compararla con las otras situaciones mediante informes a tal
efecto.
Para que se entienda, exponemos un ejemplo que usa la funcin financiera PAGO()
para calcular la cuota de un prstamo en funcin del capital prestado, los aos de
duracin y el tipo de inters anual. Usaremos los escenarios para comparar las
posibilidades cambiantes segn cunto capital pedimos, a cuntos aos negociamos el
prstamo y el tipo de inters aplicado en cada situacin (o escenario, propiamente
dicho).
EXCEL AVANZADO
Si bien, para conseguir unos resultados ms claros en el uso de los escenarios, es
recomendable hacer uso de los nombres de celdas en lugar de sus referencias, por lo
que vamos a hacer un inciso para detallar su funcionamiento.
Uso de nombres para las celdas
Como bamos diciendo, usar nombres en las celdas permite referirse a ellas por un
nombre ms fcil de entender y recordar que lo que viene siendo su referencia. En este
ejemplo se entiende mejor "Cuota_Mensual" que "D7".
La forma ms rpida es seleccionar la celda, escribir el nombre que queramos en el
cuadro de nombres (parte izquierda de la barra de frmulas) y pulsar ENTER.
A partir de ahora nos podremos referir a esa celda tanto por su nombre
("Cuota_Mensual") como por su referencia de siempre ("D7").
EXCEL AVANZADO
Al asignar un nombre a una celda este se referir a la
referencia de la misma en trminos absolutos (aadir
smbolos $), por lo que no es recomendable usar
nombres en frmulas que usan referencias relativas y
van a ser copiadas a otros puntos de la hoja. A no ser
que se quite la referencia absoluta en el cuadro
Insertar/Nombre/Definir....
Si tenemos los nombres que queremos asignar etiquetados junto a las celdas en
cuestin podemos ahorrarnos el trabajo de ir una por una seleccionando tanto las
celdas a nombrar como las que contienen los nombres y acudir a la
opcinInsertar/Nombre/Crear.
Acto seguido especificaremos el lugar de las celdas con el nombre (tambin llamadas
"etiquetas") y ya tendremos todos esos nombres definidos de una sola vez.
EXCEL AVANZADO
Las frmulas creadas con anterioridad a la definicin de
nombres no se actualizarn para reflejar los nuevos
(seguirn con las referencias anteriores) pero las
frmulas que hagamos a partir de ahora tomarn esos
nombres (a no ser que tecleemos las referencias).
Si queremos administrar los nombres que hay definidos en todo nuestro libro de Excel
podemos ir aInsertar/Nombre/Definir...
Teniendo en cuenta lo anterior, si en nuestro ejemplo volvemos a construir la frmula
de la cuota mensual, quedar como sigue.
EXCEL AVANZADO
Uso de escenarios
Una vez tenemos planteadas las frmulas de nuestra hoja seleccionamos las celdas
cambiantes (para ahorrarnos especificarlas despus) y vamos a
Herramientas/Escenarios... Como no tenemos ningn escenario comenzare mos a
agregarlos de uno en uno. Para ello pasaremos por dos cuadros de dilogo:
el primero nos pregunta un nombre por el que referirse en el futuro al
escenario, las celdas cambiantes (si estaban seleccionadas puede verse que
no hace falta) y un comentario opcional de parte del autor.
el segundo nos pide los valores que tendrn en ese escenario las celdas
cambiantes.
EXCEL AVANZADO
Una vez hemos agregado el primero, seguimos con el segundo, al que pasamos
directamente mediante el botn "Agregar"...
...el tercero...
EXCEL AVANZADO
...el cuarto...
y el quinto, no necesariamente el ltimo porque siempre se pueden aadir ms en el
futuro, adems de modificarlos o eliminarlos.
EXCEL AVANZADO
Como ya no agreganmos ms, pulsamos sobre "Aceptar" y volvemos al administrador
de escenarios, donde podremos pasar de una a otro (y observar sus efectos en las
celdas de detrs) con el simple gesto de hacer doble clic en sus nombres. En este
mismo cuadro podremos agregar ms escenarios, modificar o eliminar los existentes.
EXCEL AVANZADO
Si pulsamos en el botn "Resumen..." se nos preguntar cul es la celda resultante que
queremos incluir en el informe y se nos darn dos opciones:
una nueva hoja resumen con esquema que resume todas las combinaciones
de valores y su resultado. Obsrvese lo bien que viene haber definido
nombres, de no haberlo hecho, veramos las clsicas referencia, dificultando
su comprensin.
EXCEL AVANZADO
o una tabla dinmica en una nueva hoja con los datos todava ms
resumidos.
U.D. 4. Solver.
U.D. 4. Solver.
Anteriormente hemos visto como la herramienta "Buscar objetivo" nos permita resolver
problemas con una incognita. Solver llega ms lejos, se hace necesario recurrir a esta
EXCEL AVANZADO
otra herramienta cuando hay ms de una incognita. Quin necesite resolver
enunciados de programacin lineal tiene aqu un buen aliado.
Antes de nada hay que asegurarse de que Solver est disponible en el men
Herramientas, pues depende de la modalidad que se eligiera al instalar Office. Si no lo
est, tendremos que activarlo desde la opcin Herramientas/Complementos o agregar
componentes desde el programa de instalacin de Office.
Tras seleccionar Solver y pulsar "Aceptar", un mensaje nos propondr instalar dicho
complemento.
Tendremos preparado el CD de instalacin de Office para cuando nos sea solicitado
mediante el siguiente cuadro.
EXCEL AVANZADO
Ya podemos usar Solver, previamente vamos a plantear el problema que nos servir de
ejemplo en las explicaciones:
Enunciado: una pequea empresa farmacutica elabora artesanalmente dos
preparados A y B, que vende a 56 /u y 44 /u, respectivamente. Cada frasco de
preparado A necesita 12 cc de principio activo, 88 cc de excipiente y lleva 3/4 de hora
de preparacin. Por su parte, cada frasco de preparado B necesita 8 cc de principio
activo, 92 cc de excipiente y conlleva 1/2 hora de preparacin.
Contamos con que este ao pueden adquirir un mximo de 50.000 cc de principio
activo a 0,75 /cc, 500.000 cc de excipiente a 0,15 /cc y que sus trabajadores tienen
contrato por 3.000 h con un coste de 10/h y no contemplan realizar horas extra.
Sabiendo que los costes fijos van a ser de 24.000 , qu cantidad debe fabricar de
cada preparado para conseguir el mximo beneficio?
Lo primero que hay que hacer es desarrollar el problema en la hoja con los datos con
los que contamos y crear las frmulas necesarias para calcular los recursos empleados
y el resultado final. No hay qu disponer las celdas de ninguna forma especial pero
procuraremos en todo momento darle una estructura clara para no confundirnos a la
hora de configurar las opciones de Solver. Nuestro enunciado quedara de esta forma:
EXCEL AVANZADO
Para una mejor comprensin del ejemplo, estas son las frmulas que, lgicamente, no
se pueden ver en la cuadrcula (a no ser que elijamos ver las frmulas en la solapa
"Ver" deHerramientas/Opciones...).
Estamos listos para ir aHerramientas/Solver...y especificar los siguientes parmetros:
Celda objetivo: aquella de la que queremos conseguir un resultado (saldr
automticamente la que estuviera seleccionada).
Valor de la celda objetivo: lo que queremos conseguir con la celda anterior:
el mximo, el mnimo o un valor concreto.
Cambiando las celdas: especificamos el rango en el que estn las variables.
En el cuadro de restricciones, vaco de momento, empezamos a agregar
restricciones.
EXCEL AVANZADO
La figura de debajo resume la forma de agregar las tres restricciones del problema, a
las que aadimos dos para especificar que las cantidades a calcular no pueden tener
decimales (no se puede fabricar medio frasco). Cada cuadro de "Agregar restriccin"
tiene tres partes:
La referencia a la celda que hay que restringir y que contiene la frmula cuyo
resultado se quiere restringir.
El tipo de restriccin a someter a la celda anterior: menor o igual que (<=),
igual a (=), mayor o igual que (>=), obligatoriedad de der un nmero entero
(int) u obligatoriedad de ser un binario (bin).
EXCEL AVANZADO
Una vez agregamos la ltima restriccin pulsamos en "Aceptar" y estaremos de nuevo
en el cuadro de "Parmetros de Solver" donde el botn "Opciones" nos lleva a otro
cuadro en el que podemos especificar opciones avanzadas respecto al mtodo iterativo
con el que Excel va a intentar resolver el problema.
De entre todas, destaquemos la posibilidad de especificar que asuma que las variables
halladas no pueden ser negativas, lo que nos ahorrar introducir (si viramos que
alguna variable arrojaba un valor negativo sin poder serlo) restricciones de tipo "mayor
o igual que cero" (>=0). Tambin se puede especificar el tiempo mximo en segundos o
el nmero mximo de iteraciones que se le concede a Excel para resolver el problema
en el caso de que tenga que hacer muchas.
Una iteracin es el clculo y comparacin del resultado final de cada posible solucin
(que cumpla con las restricciones). El mtodo iterativo no calcula la solucin, sino que
la busca a partir de hacer pruebas con todas las combinaciones posibles a las que le
da tiempo.
EXCEL AVANZADO
Una vez pulsemos el botn "Resolver" y dentro del plazo temporal que le hemos
concedido (100 segundos en este caso) Excel nos informar de la mejor solucin que
ha encontrado. Si antes de pulsar sobre "Aceptar" estamos de acuerdo en adoptarla,
elegiremos "Utilizar solucin de Solver", si no nos convence restauraremos los valores
originales. Si queremos someter la solucin a un futuro anlisis, podemos
almacenarla como un escenario pulsando "Guardar escenario..." tras lo que tan slo se
nos pedir un nombre de referencia.
EXCEL AVANZADO
Antes de pulsar sobre "Aceptar" en el cuadro anterior tambin se pueden pedir
informes de respuestas, de sensibilidad y/o de lmites. Si alguno de ellos carece de
sentido, se nos informar con un cuadro como el siguiente:
Este es el aspecto que presenta un informe de respuestas.
EXCEL AVANZADO
Prctica. Usar escenarios para tomar decisiones.
Prctica. Usar escenarios para tomar decisiones.
Esta prctica consiste en usar escenarios para almacenar datos de distintas hiptesis
para ayudar en la toma de decisiones.
Adems de manejar el uso de escenarios, se quiere valorar tu capacidad para plantear
las frmulas necesarias. Para ello desarrolla el siguiente problema desde cero en un
libro nuevo. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el correo
de la plataforma.
Problema:
EXCEL AVANZADO
Para fabricar cierto producto en nuestra empresa incurrimos en unos costes fijos de
50.000 y unos costes variables de 50 por cada unidad.
El precio al que vendamos el producto influir en la demanda del mismo en el mercado.
Tanto precio como demanda influirn en los ingresos totales y, por lo tanto en el
beneficio. Por ello hemos encargado a una empresa consultora un estudio de mercado
en el que ha estimado la demanda que tendr nuestro producto segn el precio de
lanzamiento. Un resumen de ese estudio plantea 4 posibles estrategias:
Salir con un precio de venta de 100 provocara una demanda de 5.000
unidades.
Con un precio de 90 , una demanda de 6.000 uns.
Con un precio de 80 , una demanda de 9.000 uns.
Y con un precio de 70 , una demanda de 15.000 uns.
Se te pide que generes un informe de escenarios en el que podamos comparar las
distintas alternativas y decidir cul es la ms lucrativa y cul es la que menos.
Prctica. Usar solver para tomar decisiones.
Prctica. Usar solver para tomar decisiones.
Esta prctica consiste en solucionar un problema de programacin lineal con dos
incgnitas mediante la herramienta Solver.
Adems de manejar esta herramienta concreta, se quiere valorar tu capacidad para
plantear las frmulas necesarias. Para ello desarrolla el siguiente problema desde cero
en un libro nuevo. Cuando termines, manda el archivo resultante al tutor mediante el
correo de la plataforma.
Problema:
Fabricamos dos artculos, A y B, que nos reportan un beneficio de 3 y 4 unidades
monetarias, respectivamente.
Disponemos de 180 unidades de materia prima, necesitando 2 para cada unidad de A
y 3 para cada unidad de B. A su vez, no podemos superar las 320 unidades de mano
de obra, requiriendo 4 cada unidad de A y 5 cada unidad de B.
Queremos saber cuntas unidades tenemos que fabricar de cada artculo para obtener
EXCEL AVANZADO
el mximo beneficio.
Links de inters
Links de inters
Microsoft, informacin del producto
Lotus 1-2-3, informacin del producto (en ingls)
Alternativa gratuita a Office: OpenOffice
Artculo en Wikipedia
PP+FF y trucos de Excel
Manuales de Excel
Casos resueltos de Excel para economistas
Modelos econmicos y financieros
Ejemplos de Excel
Galera de imgenes
EXCEL AVANZADO
Pgina 120 de
120
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