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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE

MXICO
FACULTAD DE CONTADURIA Y
ADMINISTRACION
Tcnicas del control
la auditoria administrativa como
tcnica auxiliar de los procesos del
control
Alcaraz Vargas Mara Fernanda
Guevara Monroy Sonny Atenas
Hernndez Vzuez !renda "aren
#$%ez !a&ena 'ric(
Velzuez )imnez Francisco
TCNICAS DE CONTROL
*A A+,-T./0A A,M-#-ST/AT-VA 1.M. T21#-1A A+3-*-A/ 4A/A *.S
4/.1'S.S ,' 1.#T/.*
Auditoria administrativa
)oaun /odrguez Valencia de5ne a la auditoria administrativa como6
7+n examen detallado8 met9dico y completo practicado por un
pro:esional de la administraci9n so;re la gesti9n de un organismo social<
1onsiste en la aplicaci9n de diversos procedimientos8 con el 5n de
evaluar la e5ciencia de sus resultados en relaci9n con las metas 5=adas>
los resultados &umanos8 5nancieros y materiales empleados> la
organizaci9n8 la utilizaci9n y coordinaci9n de dic&os recursos> los
mtodos y controles esta;lecidos y su :orma de operar<
?illiam 4< *eonard expresa ue6
7la auditoria administrativa puede de5nirse como un examen
completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa8
instituci9n o departamento gu;ernamental8 o de cualuier entidad y de
sus mtodos de control8 medios de operaci9n y empleo ue d a sus
recursos &umanos<@
*a auditora administrativa es una &erramienta valiosa para la
planeaci9n y el control estratgico de la empresa<
*os resultados de una auditoria administrativa ayudan a la
administraci9n de la empresa en una autocrtica8 autoevaluaci9n y
retroalimentaci9n para proyectar nuevos ciclos o la cultura
organizacional8 desde su misi9n y visi9n &asta los nuevos resultados
pasando por reorganizaci9n y el esta;lecimiento de controles en puntos
estratgicos8 entre otros8 seg$n sea el caso<
*a auditora es una revisi9n ue se realiza en el presente8 de la
actuaci9n en el pasado y presente de la administraci9n de la empresa
para visualizar cam;ios &acia el :uturo<
*os controles esta;lecidos en una organizaci9n ayudan a la
administraci9n para compro;ar ue se est tra;a=ando con e5ciencia y
e5cacia de acuerdo a lo planeado> o sea8 de acuerdo con los o;=etivos<
*a auditora administrativa es un control ue revisa y eval$a a otros
controles de operaci9n en la organizaci9n> es decir8 un medio ms de
control en la organizaci9n< 4or lo tanto la auditoria administrativa6
Se apoya de los controles esta;lecidos en la empresa8 los cuales le
son de gran utilidad para o;tener in:ormaci9n so;re la e5ciencia y
e5cacia de la administraci9n y sus administradores<
1onoce mediante los controles8 riesgos en reas8 operaciones o
:unciones> como riesgo de errores8 ue=as de clientes8 mala
calidad8 siniestros y posi;les :raudes8 etctera<
,e;e conocer y tener acceso a los sistemas y programas de
control de la organizaci9n8 por lo menos del rea de la auditoria
ue est realizando8 as como conocer las polticas8 estndares y
dems in:ormaci9n relativa<
PROPSITOS DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA
'n la actualidad8 es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar
la calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales
opera una organizaci9n< 1ualuier tipo de organizaci9n tiene la
necesidad de examinar su situaci9n8 para sa;er si los sistemas ;a=o los
cuales tra;a=a son los 9ptimos de acuerdo a su realidad<
1on el avance de la tecnologa tam;in es necesario evaluar la
in:ormaci9n administrativa ue se provee a la alta direcci9n para la
planeaci9n Aestratgica y operacionalB8 la organizaci9n8 la toma de
decisiones8 el control y dems :unciones administrativas de alto nivel<
Hoy en da8 inversionistas8 accionistas8 entidades del go;ierno y p$;lico
en general8 ;uscan in:ormaci9n con el 5n de =uzgar 7la calidad de la
administraci9n@< *a raz9n principal para llevar a ca;o una auditora
administrativa es la necesidad de detectar y superar las de5ciencias
administrativas existentes Ay los pro;lemas operacionales ue acarreanB
en las operaciones en la etapa de realizaci9n> eval$a la :orma en ue la
gerencia cumple con los o;=etivos trazados por la organizaci9n8 su
e:ectividad en la planeaci9n8 organizaci9n8 direcci9n y control de las
actividades de la organizaci9n y lo apropiado de las decisiones de la
gerencia respecto a los o;=etivos a largo plazo de la organizaci9n<
Mediante la auditora administrativa se pueden conocer los pro;lemas
ue di5cultan el desarrollo operativo y o;staculizan el crecimiento de la
empresa< 's importante para esta disciplina valorar la importancia de los
pro;lemas8 encontrar las causas y proponer soluciones
Actualmente8 con la glo;alizaci9n8 se &a recurrido a no s9lo evaluar los
aspectos internos8 sino tam;in los externos6 :actores econ9micos8
sociales8 am;ientales8 polticos8 etc<8 con los cuales la organizaci9n
puede verse a:ectada< 'l anlisis y evaluaci9n se de;e realizar de :orma
sistemtica e integral si se uiere una me=ora e:ectiva de la empresa<
Objetivos.
Se pueden dividir o;=etivos desde los cuales se van a deslindar los
prop9sitos de la auditoria administrativa6
De control: ,estinados a orientar los es:uerzos en la aplicaci9n
de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional
en relaci9n con estndares preesta;lecidos<
De pro!ct"#"$: 'ncauzan las acciones de la auditora para
optimizar el aprovec&amiento de los recursos de acuerdo con la
dinmica administrativa instituida por la organizaci9n<
De or%$n"&$c"'n: ,eterminan ue el curso de la auditora apoye
la de5nici9n de la estructura8 competencia8 :unciones y procesos a
travs del mane=o e:ectivo de la delegaci9n de autoridad y el
tra;a=o en euipo<
De (er#"c"o: /epresentan la manera en ue la auditora puede
constatar ue la organizaci9n est inmersa en un proceso ue la
vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y
satis:acciones de sus clientes<
De c$l"$: ,isponen ue la auditora tienda a elevar los niveles
de actuaci9n de la organizaci9n en todos sus contenidos y
m;itos8 para ue produzca ;ienes y servicios altamente
competitivos<
De c$)*"o: Trans:orman a la auditora en un instrumento ue
&ace ms permea;le y receptiva a la organizaci9n<
De $pren"&$+e: 4ermiten ue la auditora se trans:orme en un
mecanismo de aprendiza=e institucional para ue la organizaci9n
pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas
en oportunidades de me=ora<
De to)$ e ec"("one(: Traducen la puesta en prctica y
resultados de la auditora en s9lido instrumento de soporte al
proceso de gesti9n de la organizaci9n<
4artiendo de esto podemos resumir ue los prop9sitos de una auditora
administrativa son6
,eterminar puntos donde existe un peligro potencial para la
organizaci9n<
/esaltar las oportunidades para me=orar y8 en su caso8 prevenir<
/educci9n de costos<
'liminar desperdicios y prdidas de tiempo<
Apoyar el proceso de toma de decisiones con ;ase en la
in:ormaci9n examinada y evaluada de la organizaci9n<
PROCESO ,-SICO DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA
'l proceso de la Auditora Administrativa reuiere8 para su desarrollo8 de
cuatro etapas6
4laneaci9n
'xamen
'valuaci9n
4resentaci9n
Pl$ne$c"'n
*a planeaci9n de la auditora es la :unci9n donde se de5ne el desarrollo
secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas8 as
como la determinaci9n del tiempo reuerido para el desarrollo de cada
una de sus etapas<
*a 5nalidad de la planeaci9n consiste en poder prever8 anticipadamente
a la acci9n8 todos auellos :actores ue se reuieran8 y ue por ausencia
de stos no limiten el curso de acci9n a seguir en pro de los o;=etivos
esperados<
'n la planeaci9n8 el auditor de;e considerar entre otros8 los siguientes
puntos6
1aractersticas particulares de la empresa<
Finalidad de los tra;a=os
Secuencia de su desarrollo
'stimaci9n de tiempos8 para estimaci9n de cada tra;a=o
,eterminaci9n del personal ue intervenga
,eterminaci9n de las tcnicas ue se utilizarn
,eterminaci9n de medios materiales
,eterminaci9n del apoyo ue el organismo social proporcionar<
*a in:ormaci9n se captar por medio de los manuales de organizaci9n y
operaci9n8 catlogo de :ormas8 proyectos8 :undamento legal ue norme
y regule el desarrollo del tra;a=o8 planes y programas8 in:ormes emitidos
por la unidad8 etc< Todo esto con el o;=eto de contar con elementos ue8
adems de dar un conocimiento general de la unidad a auditar8 sirvan
de ;ase para la ela;oraci9n del programa espec5co de revisi9n<
's importante ue se considere ue el personal cuente con capacidad y
gran madurez en los pro;lemas ue se piensan auditar8 y en caso de
ue sur=an aspectos tcnicos especializados8 contar con tcnicos
especializados a nivel de asesora8 para comprender el pro;lema y
o;tener resultados concretos<
E.$)en
4rcticamente en esta etapa es en donde da comienzo la auditora8
puesto ue se inicia con la e=ecuci9n de los programas para o;tener la
in:ormaci9n necesaria de las reas su=etas al estudio<
'l examen se inicia con la presentaci9n ue de;e &acer el responsa;le
de la unidad8 del personal ue participar en la auditora8 planteando el
o;=etivo y alcance del estudio<
'n dic&a presentaci9n de;e &acerse especial n:asis en los 5nes y
aspectos constructivos de la auditora8 indicando ue el resultado ue
arro=e la revisi9n8 cualuiera ue sea8 ser en ;ene5cio del rea
auditada<
'n esta etapa AexamenB es en donde se aplican las tcnicas de
investigaci9n Aencuesta de opini9n8 cuestionarios y o;servaci9n directaB8
para la captaci9n y anlisis de la in:ormaci9n8 documentaci9n8 :ormas y
aspectos operativos8 a sa;er<
'n cuanto a tcnicas de investigaci9n las ms utilizadas y aceptadas
son<
'ncuestas6
Ccuestionarios
Centrevistas
-nterpretaci9n de documentos
Cveri5caci9n
Co;servaci9n
E#$l!$c"'n
Terminada la investigaci9n8 el auditor proceder a :ormular sus
conclusiones8 atendiendo el siguiente orden6
1oncentraci9n de los datos o;tenidos en la investigaci9n
1lasi5caci9n de los datos
'valuaci9n de resultados
,eterminaci9n de la soluci9n
Concentracin de los datos obtenidos en la investigacin:
'l auditor proceder a &acer una recopilaci9n de todos auellos datos
contenidos en las in:ormaciones escritas o ver;ales ue le :ueron
proporcionadas8 as como los papeles de tra;a=o ela;orados en las
investigaciones e:ectuadas8 a 5n de proceder en su clasi5caci9n<
Clasifcacin de los datos obtenidos:
*a clasi5caci9n de los datos tiene por o;=eto :acilitar el mecanismo para
proceder a la evaluaci9n de resultados8 por lo ue el auditor proceder a
agruparlos de tal manera8 ue le sirvan de gua para :ormular sus
conclusiones<
Evaluacin de los resultados:
*os datos contenidos en los in:ormes ue &a;lamos en el prra:o
anterior8 as como sus apreciaciones personales8 sern los
determinantes para ue el auditor &aga una =usta evaluaci9n de las
situaciones y pro;lemas investigados< /euisito ue de;e llenar
satis:actoriamente8 a 5n de considerar los pro;lemas importantes y ue8
consecuentemente8 merecen mayor atenci9n para una correcta soluci9n<
*as o;servaciones y recomendaciones son la parte medular del tra;a=o
del auditor8 por lo ue de;e tener presente ue al emitir sus
apreciaciones8 contrae una responsa;ilidad8 ya ue ste puede
repercutir positiva o negativamente8 seg$n el caso 8 en las operaciones
de la empresa8 as como a todos los organismos y grupos sociales ue
tienen relaci9n con la misma<
Pre(ent$c"'n
-n:orme es la narraci9n escrita o ver;al so;re los resultados ue se
o;tienen de un encargo<
*os in:ormes rendidos por el auditor de;en &acerse por escrito8 ya ue
en esta :orma ueda constancia de su la;or< 4or otra parte8 el in:orme
escrito es prcticamente una prue;a de sus sugerencias8 acuerdos
tomados o resultado de su tra;a=o<
*a presentaci9n y contenido del in:orme de;e reunir8 entre otros8 los
siguientes reuisitos6
'star redactado en :orma sencilla8 clara y precisa<
*as conclusiones de;en estar apoyadas con argumentos
razonados y convincentes8 motivando la acci9n correspondiente<
,e;e estar escrito con limpieza y en papel adecuado<
'l in:orme8 seg$n el caso8 de;er acompa%arse de todos auellos
documentos :ormulados como resultado de los tra;a=os8 tales
como < gr5cas8 instructivos8 :ormas 8etc<
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Monta%o Snc&ez Francisco Arturo8 auditoria administrativa &erramienta
estratgica de planeaci9n y control 8 editorial Gasca sicco8 DEEF<
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TH-'/A/+F8 /o;ert< A+,-T./0A A,M-#-ST/AT-VA 1.# 1+'ST-.#A/-.S
,' T/A!A).< 'ditorial *imusa #oriega 'ditores< Mxico<
F/A#"*-#8 'nriue !< A+,-T./0A A,M-#-ST/AT-VA< 'ditorial McCGraH Hill
*a Auditora Administrativa<
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