1. MAPEO DE PROCESOS (Mtra. Emma Mendoza).

I. Descripcin de cada uno de los procesos que se encuentran en la empresa.

Procedimientos de Cobranza: El proceso de cobranza de la empresa Esencia
Maya consiste en un proceso bsico en el cual la persona encargada de
realizar la cobranza, toma el producto y lo registra en la base de datos de la
compaa, luego lo facturan o se realiza la nota dependiendo de lo que el
cliente requiere, luego se cobra y da el producto al consumidor.

Procedimiento de elaboracin de guayaberas: Se comienza por trazar el
molde sobre la tela que se va a cortar dicho molde, posteriormente se utiliza
una cortadora industrial para cortar las piezas de una guayabera, se realiza el
bordado de los diseos que se debern aplicar a la prenda, despus se van
creando pequeos pliegues llamados alforzas, los cuales son tpicos de las
guayaberas, el siguiente paso es planchar la alforza para dejarlo presentable,
posteriormente se encajan todas las piezas por medio de un proceso llamado
armado, por medio de una mquina llamada cerradora se costuran los
costados de la guayabera, despus hacen los pequeos orificios para
introducir los botones y despus se pegan en la prenda y por ltimo, se
plancha la guayabera para que pueda tener una buena presentacin en el
aparador.


Procedimiento de solicitud de materia prima: Primero se hace pedido de la
fbrica (produccin) hacia el almacn, por lo tanto almacn prepara la
solicitud de compras de materias primas y se envan al Depto. de compras,
para que realicen el conteo de materia prima con la que cuenta la empresa,
una vez que se tiene la cantidad de materiales que se solicitaran, se cotizan los
precios y la calidad con los proveedores, y se selecciona el proveedor ms
adecuado basndose en estos criterios.



II. Flujo grama de los procesos.

Procedimientos de Cobranza:


Inicio


Registro de producto


Se hace la Factura/nota


Se cobra


Se entrega al consumidor


Fin











Procedimiento de elaboracin de guayaberas

Inicio

Fin
Se traza el molde sobre la tela

Se almacena el producto
Se cortan las piezas

Se empacan.
Se realiza el bordado

Se etiquetan.
Se hacen las alforzas.

Se encajan las piezas. Se plancha la prenda.

Costuran los Costados. Control de calidad

Hacen los orificios Se pegan los botones.

.





Procedimiento de solicitud de materia prima



Inicio


Produccin hace el pedido a almacn

Almacn hace la solicitud de comprar MP

Se enva la solicitud a compras. Fin.


Compras hace el conteo de MP. Se transporta a P.


Se cotiza con los proveedores. Se registra la MP.


Se selecciona el proveedor adecuado Se compra la MP.









III. Descripcin de los puestos que integran cada uno de los procesos.

Procedimientos de Cobranza
Nombre del puesto: Director de Ventas y Cobranza.
Departamento: Administrativo.
Resumen del puesto:
Analizar, gestionar y controlar los crditos y las cobranzas, registrando y actualizando los estados
los estados de los clientes y cumpliendo con las normas y polticas; con el propsito de garantizar
la recuperacin oportuna de la cartera y documentos por cobrar de la organizacin.

Responsabilidades:
.
Recibir, clasificar, verificar y archivar facturas, giros y otros documentos de cobro.
Hacer seguimiento de la cobranza de las facturas pendientes y lmites de crdito de las
cadenas de supermercados y vendedores independientes.
Hacer seguimiento del envi por parte de los clientes, las retenciones del IVA en los
pagos.
Notificar al departamento de Administracin y hacer seguimiento de reclamos
efectuados a proveedores por promociones, devoluciones de mercanca y otros.
Ejecutar y coordinar acciones para la realizacin de los cobros.
Elaborar reporte mensual de devoluciones de mercanca de cadenas de supermercado.
Caractersticas: Conocimientos avanzados en el uso de sistemas bajo ambiente Windows
(Excel, Word, Power Point), hojas de clculo, outlook, Manejo de Programas Administrativos,
anlisis de anlisis de cuentas por cobrar, crdito y cobranza. Debe poseer competencias y
habilidades tales como trabajo en equipo, trabajo bajo presin, capacidad analtica,
flexibilidad de horario y adaptabilidad, discrecin, organizacin, redaccin de informes, as
como orientacin al logro y saberse comunicar con el cliente.






Procedimiento de elaboracin de guayaberas:
Nombre del puesto: Director de Produccin.
Departamento: Produccin.
Descripcin de puesto:
Supervisa la prctica que maneja el personal y el proceso de produccin para
asegurar que se cumplan los objetivos de produccin, optimizando los precios
de este mismo y cumpliendo con los estndares de calidad para la
satisfaccin del cliente.

Responsabilidades:

Recibir los pedidos y cajas que los proveedores entregan a la empresa.
Fabricar productos de calidad al menos costo por unidad.
Formula y ejecuta los planes y objetivos de fabricacin.
Supervisar la calidad de la materia prima que entregan los proveedores.
Supervisar la calidad que se envan a los clientes.
Escribir en la pizarra de avisos, los pedidos que hay que entregar en el da con
las especificaciones correspondientes para cada uno.
Solicitar al director de compras la MP que se requiera.
Hacer la programacin de los viajes para cumplir adecuadamente con los
pedidos.
Contratar el camin necesario para el traslado del producto.
Monitorear el trayecto de los camiones desde la empresa hasta su destino
final.
Supervisar la limpieza y el orden del rea de produccin.
Caractersticas: Tener un ttulo universitario en administracin o Ingeniera
Industrial y experiencia en el mercado para conocer las caractersticas propias de
este, as como su proceso de empaque, y debe contar con habilidades de
liderazgo, administrativas, organizativas y de comunicacin.


Procedimiento de solicitud de materia prima:
Nombre del Puesto: Director de Compras
Departamento: Administrativo.
Resumen del Puesto:
Es el responsable de tener en existencia la materia prima necesaria para
realizar el proceso de produccin, as como atender los pedidos de los clientes
y realizar el envi de la documentacin correspondiente.
Responsabilidades:
Atender y tomar los pedidos de los clientes.
Pasar diariamente la informacin de los pedidos al departamento de
produccin.
Llamar a los proveedores para solicitar cotizaciones y pedidos.
Realizar el pago con cheques a proveedores.
Autorizar los pagos a los proveedores.
Caractersticas:
Contar con experiencia de compra, as como conocimientos de los proveedores de
este tipo de productos.
Es necesario que sea una persona responsable y organizada con el manejo de
efectivo, as como con habilidades de comunicacin.






IV. Sugerencia en la mejora de procesos.

Procedimientos de Cobranza:
Analizando el proceso de cobranza, se coincide en que este es muy bsico y simple con
respecto a la calidad que el cliente est acostumbrado a obtener de las distintas
empresas del mismo giro o un giro similar; por lo tanto, se estableci mejorar dicho
procedimiento, las funciones bsicas de cobrar seguirn siendo lo mismo, sin
embargo, consideramos que al inicio de la cobranza se debera dar un saludo cordial al
cliente y preguntarle si los productos que encontr en la tienda fueron de su agrado o
no, posteriormente realizar la cobranza o factura, entregarle la nota o factura y al
mismo tiempo una encuesta con respecto a la calidad de los productos y de la
atencin al cliente, que esta sea sencilla y rpida pero concisa, de tal manera que se
pueda obtener informacin valiosa para la empresa con respecto a la satisfaccin del
cliente, adems de pedir datos como Facebook y nmero telefnico para hacerle
llegar las diversas promociones con las que cuenta la organizacin, posteriormente
hacer entrega del producto comprado y darle las gracias por haber realizado la compra
y hacerle saber que le gustara que regrese.
Consideramos que con este proceso sencillo pero un poco ms completo que el
anterior el cliente se siente atendido por la empresa y de esta manera se logre volver
un cliente fiel.

Procedimiento de elaboracin de guayaberas:
En cuanto al procedimiento para llevar a cabo a las guayaberas, se detectaron algunos
puntos que podran realizar determinadas correcciones para mejorar el proceso. En
cuanto al paso de realizar el bordado del diseo se aconseja estandarizar el proceso,
debido a que se pierde mucho tiempo en la decisin del bordado es decir, clasificar al
personal para realizar determinado diseo, un empleado realizar los diseos clsicos,
otro empleado realizara los diseos de temporada, etc. Con el objetivo de optimizar el
tiempo del proceso. Por otro lado, tambin en el proceso de hacer los orificios para
aplicar los botones y pegarlos, los realizan personas diferentes y en el momento de
hacer el traslado se desperdicia mucho tiempo, por lo cual se recomienda unir ambas
funciones y que lo realice un empleado nada ms. Consideramos que con las
recomendaciones mencionadas anteriormente, se mejorar el tiempo del proceso, por
lo cual se podr mejorar la calidad de las prendas, debido a que se podr dedicar ms
a la elaboracin y detalles de las guayaberas, adems de mejorar la capacidad mensual
de elaboracin de dicha prenda.


Procedimiento de solicitud de materia prima:
El orden que manejan para solicitar MP no es ptimo en cuanto a tiempo, por lo tanto
se recomienda que el orden que debera llevar sea el siguiente:
Primero almacn debera de manejar un Stock que es un punto de reorden que
debera de llevar para saber en qu momento debe de hacer el pedido de la materia
prima a compras, de tal manera que cuando produccin la solicite lo que requiere
almacn se la entregue inmediatamente, de esta manera almacn nunca se quedara
sin MP, por lo tanto se evitaran retrasos que pueda tener produccin al no contar con
cierto material y tener que esperar a que compras realice la compra.