N 166 Primera Quincena - Setiembre 2008

I
n
f
o
r
m
e

E
s
p
e
c
i
a
l
VIII -1
Actualidad Empresarial
La Carta de Gerencia o Carta de Representacin
INFORME ESPECIAL
C o n t e n i d o
VIII
1. Aspectos generales
La Carta de Gerencia viene a ser el do-
cumento obtenido por la Sociedad de
Auditora, a travs del cual el titular de
la entidad auditada y/o el nivel gerencial
competente (Gerente General, Gerente
Regional o Gerente Municipal) reconoce
haber puesto a disposicin de la comisin
de auditora toda informacin requerida,
as como haber obtenido manifestaciones
o cualquier hecho signicativo ocurrido du-
rante el perodo del examen realizado.
Base legal.- NIA 580. Represen-
taciones de la gerencia
El auditor debe obtener evidencia
respecto de que la direccin del ente
reconoce su responsabilidad sobre la
presentacin razonable de los estados
nancieros de acuerdo con las normas
contables vigentes y que los ha aproba-
do debidamente. Para ello, el auditor
debe obtener una carta de representa-
cin escrita de la direccin que incluya
las armaciones signicativas, tanto ex-
plcitas como implcitas, que contienen
los estados nancieros, cuando ninguna
otra evidencia apropiada es razonable
pensar que pueda existir. Por ello, esta
carta no sustituye los procedimientos
de auditora que debe efectuar el au-
ditor. La norma provee un ejemplo de
carta de representacin.
NIA N 580.- Representacin de
Gerencia, en su numeral 15, seala
lo siguiente:
Si la direccin se rehusara a propor-
cionar esta carta de representacin,
ello constituira una limitacin al
alcance del trabajo y, por lo tanto, el
auditor debera emitir una opinin con
salvedad indeterminada o abstenerse
de opinar. En tales casos, el auditor
debe evaluar la conanza que ha depo-
sitado en otras representaciones hechas
por la administracin durante el curso
de su examen y considerar tal nega-
tiva puede tener efectos adicionales
sobre su dictamen.
Por otro lado, la NAGU 3.70 Carta
de Representacin reconoce tambin
que el auditor debe obtener una carta
de representacin del titular y/o nivel
gerencial competente.
2. Importancia
Es importante porque las posibilidades de
interpretaciones equivocadas entre el audi-
tor y la administracin se reducen cuando
las manifestaciones verbales son conrmadas
por escrito por la administracin.
Por otro lado, las manifestaciones vertidas
por la administracin o gerencia constituyen
una de las fuentes de evidencia de auditora
ms significativas. Estas manifestaciones
se efectan verbalmente a lo largo de la
auditora en respuesta a determinadas
interrogantes y, por escrito al concluirse,
a travs de una Carta de Representacin
es necesario discutir su contenido con
los funcionarios apropiados con suciente
tiempo, para reducir la posibilidad de en-
frentarse con el rechazo de la gerencia a su-
ministrar informacin y documentacin.
3. Objetivos
- Obtener el reconocimiento expreso
de parte de la entidad de la responsa-
bilidad de los Estados Financieros, de
que no existan asuntos considerables
o de materialidad que puedan afectar
la razonabilidad de los Estados Finan-
cieros.
- Conrmar la evidencia corroborativa
de las armaciones o reconocimien-
tos dentro y fuera de la entidad.
- Conrmar las aseveraciones orales y
escritas proporcionadas por la enti-
dad examinada.
- Evaluar si las representaciones, ar-
maciones, hechas por la administra-
cin son razonables y congruentes
con otras evidencias obtenidas inclu-
yendo otras armaciones.
- Tomar en consideracin si las per-
sonas que representan a la entidad
pueden ser consideradas bien infor-
madas sobre los asuntos pertinentes
de la auditora.
4. Requisito Formal de la Carta
de Gerencia
La Carta de Gerencia o Carta de Repre-
sentacin deber ser formulada en papel
membretado de la entidad y rmada por
funcionarios de nivel jerrquico adecua-
do (Gerente General, Gerente Regional,
Gerente Municipal, etc.), los cuales tienen
pleno conocimiento y son responsables
de los asuntos materia de la carta.
5. Qu debe contener la Carta
de Gerencia?
El alcance y contenido de la Carta de
Gerencia debe reejar las manifestaciones
reales, debindose ajustar a las circuns-
tancias especcas de cada auditora. Por
lo general, debe contener los siguientes
aspectos:
- Declaracin de la administracin o
gerencia sobre su responsabilidad
en la preparacin de los Estados
Financieros.
- Reconocimiento de la disponibilidad
y entrega de todos los registros, do-
cumentos y libros de contabilidad.
- Declaracin formal, que no existan
errores signicativos en los Estados
Financieros ni en las transacciones no
registradas.
- Declaracin de incumplimiento de
parte de la entidad de cualquier con-
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisl
Ttulo : La Carta de Gerencia o Carta de Represen-
tacin
Fuente : Actualidad Empresarial, N 166 - Primera
Quincena de Setiembre 2008
Ficha Tcnica
La Carta de Gerencia o Carta de Representacin ................................................................................................... VIII-1
Instituto Pacco
Informe Especial
VIII-2
N 166 Primera Quincena - Setiembre 2008
VIII
trato que pudiera afectar la razonabi-
lidad de los Estados Financieros.
- Reconocimiento y detalle de los even-
tos subsecuentes o hechos posteriores
despus del balance.
- Declaracin de que no existen irregu-
laridades o actos ilegales.
- Reconocimiento de inventarios con-
cernientes a bienes obsoletos.
- Reconocimiento de otros pasivos
que no estn incluidos en el Balance
General.
- Declaracin sobre reclamos o juicios
pendientes que los asesores estimen
ser defendibles.
- Otros aspectos o cuestiones en las
que el conocimiento de los hechos
se limitan a la entidad o gerencia.
6. Responsabilidad penal de los
auditores internos y externos
Por otro lado, hoy en da es importante
conservar esta carta ya que constituye
una prueba a favor del auditor, por fu-
turas consecuencias que pudieran ocurrir
a consecuencia de la modicacin de los
artculos 198 y 254 del cdigo penal, vi-
gentes a partir del 7 de junio de 2006.
7. Modelo de Carta de Gerencia
o Representacin (Elaborado
por la entidad auditada)
Modelo de Carta de Gerencia o Repre-
sentacin (Elaborado por la entidad
auditada)
Lima dede.
Seores.
F Y. L. Asociados S.C. Sociedad de Auditora.
Lima.-
Muy seores nuestros:
A nuestro mejor saber y entender, les
conrmamos las siguientes informaciones
y aseveraciones que les suministramos du-
rante el examen de los Estados Financieros
del 01 de enero al 31 de diciembre de
; con el propsito de expresar una
opinin sobre si dichos estados presentan
razonablemente la situacin nanciera,
los resultados de las operaciones y ujos
de efectivo a dicha fecha, de acuerdo a los
Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, y las Normas Internacionales de
Contabilidad para el sector pblico.
1. Reconocemos la responsabilidad de
la administracin en cuanto a pre-
sentar razonablemente en los Estados
Financieros la situacin nanciera, los
resultados de las operaciones y los
ujos de efectivo, de acuerdo a los Prin-
cipios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
2. Hemos puesto a su disposicin
todo(a)s.
- Las actas de directorio y/o sesiones
de consejo, y;
- Los registros de contabilidad, la
documentacin sustentatoria y la
informacin respectiva les han sido
facilitadas.
3. No conocemos la existencia de
saldos, operaciones o contratos de
importancia que no estn razona-
blemente expuestos o debidamen-
te contabilizados en los registros
contables que amparan los Estados
Financieros.
4. Desconocemos la existencia de
irregularidades que involucren la
administracin o empleados que
desempeen roles de importancia
dentro del sistema de control interno
contable o cualquier irregularidad
en que de alguna forma est invo-
lucrado otro personal y que podran
afectar en forma signicativa los
Estados Financieros, o alguna viola-
cin o posibles violaciones a leyes o
reglamentos cuyos efectos debieran
ser considerados para su exposicin
en los Estados Financieros.
5. No existen noticaciones de organis-
mos superiores rectores con respecto
al incumplimiento de, o deciencias
en, la preparacin de informacin
nanciera que podran tener tener
un efecto significativo sobre los
Estados Financieros.
6. La entidad ha cumplido con todos
los aspectos contractuales que po-
dran tener un efecto importante
sobre los Estados Financieros.
7. No existe incumplimiento o:
- Violaciones o posibles violaciones
de leyes o regulaciones, cuyos
efectos deben ser considerados en
los Estados Financieros o como una
base de registro de una prdida
contingente.
8. Todos los fondos de caja y bancos y
otros bienes y activos de la entidad,
segn nuestros conocimientos, han
sido incluidos en los Estados Finan-
cieros.
9. La entidad tiene a su nombre los
correspondientes ttulos de propie-
dad de los activos de gravmenes
y/o garantas de importancia sobre
cualquier activo se exponen en los
anexos o en las notas correspondien-
tes.
10. Las cuentas por cobrar al 31 de
diciembre de.por un total de
S/.representan los ingresos
tributarios y no tributarios u otros
conceptos hasta esa fecha y no estn
sujetos a descuentos con excepcin
de los pagos en efectivo.
11. Las existencias al 31 de diciembre
depor un total de S/.
estn valuadas a su costo o valor
neto de realizacin, el que fuere
menor, sobre la base promedio de
manera uniforme con relacin al
ejercicio anterior.
12. La existencia al 31 diciembre de
.han sido determinadas en
base a los registros permanentes
de control de la entidad; los cuales
fueron ajustados de acuerdo con los
resultados de los recuentos fsicos
efectuados al cierre del ejercicio
por empleados capacitados para
ello, efectundose las estimaciones
necesarias en cuanto a los inventarios
obsoletos.
13. No existen deudas, segn nuestro en-
tender, al 31 de diciembre de..
que no estn incluidas en los Estados
Financieros. No existen otros pasivos
de importancia o prdidas contin-
gentes no previstas o expuestas.
14. Hemos revelado en notas a los EE.FF.
todas las garantas otorgadas a terce-
ros.
15. No existen compromiso de compra
por cantidades y precios que pudie-
ran originar prdidas para la entidad.
El cumplimiento de los compromisos
contrados o la imposibilidad de ha-
cerlo no generaran mayores perdidas
que las ya contabilizadas.
16. No existen activos fijos dado en
prenda o garanta.
17. No existen acuerdos formales o infor-
males que comprometen los saldos
por ninguna de nuestras cuentas de
efectivo o inversionesexcepto
por lo revelado en la nota No..
a los Estados Financieros.
18. Los Estados Financieros y notas ad-
juntas incluyen todas las exposicio-
nes necesarias para una presentacin
razonable de la situacin nanciera y
los resultados de las operaciones de
la entidad de acuerdo a los Princi-
pios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, as como aquellas expo-
siciones exigidas por la legislacin a
las cuales est sujeta la entidad.
19. No conocemos la existencia de acon-
tecimiento producido con posteriori-
dad al cierre y fecha que, pese a no
afectar a los mencionados Estados
Financieros, hayan provocado o es
probable que lo hagan, algn cam-
bio de importancia en la situacin
nanciera o en los resultados de la
entidad.
20. No tenemos planes que afecten
signicativamente la clasicacin de
los activos y pasivos.
21. Les conrmamos que los activos tota-
les ascienden a S/., los pasi-
vos totales S/y el patrimonio
asciende a S/, el dcit o
supervit asciende a S/,no
existiendo ninguna operacin no
registrada que pudiera variar los
referidos saldos.
22. No hay afirmaciones negativas
sobre reclamos informados por
nuestros abogados como probables
aseveraciones que deberan ser
reveladas.