No.

1
2
3
Prepara el material, y ejecuta la capacitacin
sobre la elaboracin del PAA a los servidores
de las diferentes Dependencias encargados de
su elaboracin.
Coordinador Grupo de
estructuracin y
adquisiciones
A-FM-TH-DE-03-04
Listado de asistencia a
capacitacin
Registra la informacin de la contratacin que
ha tenido tanto la entidad como en entidades
del sector pblico, con necesidades de
contratacin similares, con el fin de hacer
compras eficientes y suministrando la
informacin requerida para fines
presupuestales, formulacin de proyectos y
costos para la elaboracin del PAA.
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
6.1.1.3
Bases de datos (NEON)
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
Determina el plan de trabajo - cronograma para
la elaboracin del plan anual de adquisiciones
PAA del MEN de la siguiente vigencia, teniendo
en cuenta los ciclos de la planeacin y del
presupuesto nacional, hacindolo conocer a
todas las Dependencias por los canales
internos de comunicacin establecidos; y
gestiona la inclusin de la capacitacin de PAA
en el plan de actualizacin para servidores de la
Subdireccin de Talento Humano.
Coordinador Grupo de
estructuracin y
adquisiciones
6.1.1.2
Cronograma de
elaboracin PAA
FORMATO PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO
Elaboracin, actualizacin y seguimiento del plan de anual de adquisiciones (PAA)
1. OBJETIVO
Establecer las necesidades de contratacin del Ministerio de Educacin Nacional- MEN, de tal
manera que se cuente con un plan anual de adquisiciones -PAA- que sea una herramienta para la
toma de decisiones, que incremente la posibilidad de lograr mejores condiciones de competencia
a travs de una mayor participacin de oferentes.
2. ALCANCE
Inicia con la preparacin del plan de trabajo - cronograma para la elaboracin del plan anual de
adquisiciones, continua con el procesamiento en el sistema de informacin o aplicativo de
contratacin de la ejecucin del PAA y el anlisis segn los parmetros establecidos y finaliza con
la publicacin en la pgina web del MEN y en SECOP.
3. PROCEDIMIENTO
INICIO
Registrar Informacin
Capacitar a los
servidores en la
elaboracin del PAA
Determinar el plan de
trabajo para la
elaboracin del PAA
1 .
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
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5
6
7
9
10
11
Revisa el PAA, previo visto bueno del
Coordinador del Grupo de Estructuracin y
Adquisiciones y traslada al Comit de
Contratacin, si no tiene observaciones.
Subdirector de
Contratacin
Atiende las observaciones efectuadas por el
lder del rea terminando de confeccionar el
PAA segn la informacin requerida para el
efecto y devuelve para su visto bueno. Registra
el PAA del rea de su competencia en el
sistema de informacin aplicativo de
Contratacin, previo visto bueno del lder del
rea.
Servidor asignado
Dependencia MEN
Integra todos los PAA registrados de las
Dependencias realizando las operaciones para
conformar los grupos de los bienes y servicios
de caractersticas tcnicas uniformes y de
comn utilizacin que se adquirirn mediante
acuerdos marco de precios.
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
Realiza el procesamiento para consolidar el
PAA del MEN y comunica que est disponible
para aprobacin.
Servidor asignado
Grupo de apoyo
Elabora el PAA de la dependencia de
conformidad con los anlisis de las
necesidades de adquisicin de las actividades,
estratgicas, programas y proyectos aprobados
para la siguiente vigencia. En el caso de
proyecto, esta actividad tiene relacin directa
con los procesos de Gerencia de proyectos.
Servidor asignado
Dependencia MEN
Revisa PAA elaborado del rea.
Lder de la
Dependencia de la
necesidad - proyecto
Presenta observaciones?: Si es afirmativo
contina paso siguiente; de lo contrario da visto
bueno y contina actividad "Registrar el PAA
del rea"
Lder de la
Dependencia de la
necesidad - proyecto
Presta la asesora y acompaamiento en
puesto de trabajo a los servidores de la entidad,
en la elaboracin del PAA efectuando los
ajustes o complementos si fuere necesario.
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
A-FM-TH-DE-03-04
Listado de asistencia a
capacitacin
Revisar PAA del rea
Atender observaciones
al PAA y registrarlo
Prestar asesora y
acompaamiento en
puesto de trabajo a los
servidores de la Entidad
Elaborar PAA en las
reas
Integrar los PAA de las
reas y conformar
Grupos de bienes y
servicios
Procesar PAA del MEN
Revisar PAA del MEN
Presenta
observacio-
Si
1
No
1
2 .
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
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13
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18
Realiza los ajustes segn observaciones del
Comit, consultando las Dependencias
afectadas si fuere necesario y lo devuelve al
Comit para su aprobacin definitiva.
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
Publica el PAA aprobado en el SECOP y
traslada archivo a Oficina Asesora de
Comunicaciones para su publicacin en la
pgina WEB del MEN conforme al
procedimiento establecido para tal fin.
Servidor asignado
Grupo de apoyo
6.1.1.1
Plan anual de
adquisiciones PAA -
NEON
Contina procedimiento. "Atencin de
solicitudes de divulgacin va Brief"
Aprueba el PAA consolidado habiendo
verificado los ajustes solicitados; traslada al
Secretario General y para publicacin.
Comit de
Contratacin
Presenta el PAA consolidado del MEN para
conocimiento del Comit Directivo.
Secretario General
Revisa el PAA consolidado del MEN y si no se
presenta observaciones imparte la aprobacin
para su divulgacin; de lo contrario contina
paso siguiente.
Comit de
Contratacin
Se presentan observaciones? Si Revisa el
PAA consolidado del MEN y si no se presenta
observaciones imparte la aprobacin para su
divulgacin; de lo contrario contina actividad
"Realizar ajustes al PAA del MEN"
Comit de
Contratacin
Realiza procesamiento de datos en el sistema
de informacin o aplicativo de contratacin
para establecer estado de ejecucin del PAA
con las variables definidas y analizar la
evolucin/comportamiento de las diferentes
variables del PAA del perodo transcurrido del
ao con respecto a lo planeado.
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
Publicar PAA en SECOP
y en la pgina Web del
MEN
Revisar el PAA e
impartir aprobacin
Realizar ajustes al PAA
del MEN
Revisar PAA del MEN
Presentar el PAA al
Comit Directivo
Se
presentan
observacio-
nes?
Si
No
Publicacin en
Pgina WEB
2
2
Realizar procesamiento
de datos y analizar
evolucin/comportamien
to de las variables
definidas del PAA
3 .
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
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20
21
22
Solicita y obtiene los informes del cumplimiento
de acciones preventivas, correctivas y de
mejoramiento de las Dependencias del perodo
objeto del anlisis, incluyendo los informes de
gerencia de proyectos.
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
Elabora informe de seguimiento a la ejecucin
del PAA soportado en los datos e informes
obtenidos con las conclusiones y
recomendaciones que diere a lugar segn
contenido aprobado, incluyendo necesidad de
Actualizar PAA y lo enva para aprobacin del
Subdirector de Contratacin, previo visto bueno
del Coordinador del Grupo estructuracin y
adquisiciones
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
Efecta las aclaraciones y ajustes requeridos al
Informe haciendo las consultas a las
Dependencias, cuando sea necesario y
comunica que est disponible para aprobacin
y firma.
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
Aprueba informe de seguimiento a la ejecucin
del PAA, comprobando que se hayan
introducido las aclaraciones y ajustes
requeridos, previo visto bueno del coordinador
del Grupo de Estructuracin y Adquisiciones;
enva a Oficina Asesora de Planeacin y
autoriza distribucin a las Dependencias.
Subdirector de
Contratacin
6.1.2.1.
Informe de Seguimiento
a la Ejecucin del PAA
Requiere ajustes?: Si requiere ajustes
contina paso siguiente; de lo contrario
contina actividad "Aprobar Informe de
Seguimiento a la ejecucin del PAA".
Subdirector de
Contratacin
Requiere Actualizacin del PAA?: en caso
afirmativo contina paso siguiente; en caso
contrario contina actividad "Presentar PAA
actualizado e Informe de Seguimiento a la
ejecucin del PAA a Comit Directivo".
Servidor asignado
Dependencia MEN
Solicitar y obtener
informes relacionados
Elaborar Informe de
seguimiento a la
Ejecucin del PAA
No
Si
Efectuar aclaraciones y
ajustes al Informe
Aprobar Informe de
Seguimiento a la
ejecucin del PAA
Requiere
ajustes?
3
3
Si
Requiere
Actualiza-
cin del
PAA?
4
No
4 .
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
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27
28
Verifica que la solicitud y los documentos
anexos contengan la informacin y la
justificacin de actualizacin e integra todas las
solicitudes de actualizacin de los PAA
registrados de las Dependencias en el sistema
de informacin o aplicativo de Contratacin, y
comunica que est disponible para aprobacin.
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
Revisa el PAA actualizado, previo visto bueno
del Coordinador del Grupo estructuracin y
adquisiciones y traslada al Comit de
Contratacin, si no tiene observaciones.
Subdirector de
Contratacin
Atiende las observaciones y previo visto bueno
del Lder de la Dependencia de la necesidad -
proyecto, registra el PAA actualizado del rea
de su competencia en el sistema de
informacin o aplicativo de Contratacin, en el
perodo establecido con este fin (Inicialmente
mensual).
Servidor asignado
Dependencia MEN
Solicitud de Actualizacin
del PAA revisada
Elabora solicitud de actualizacin y/o
modificacin del PAA y enva al lder de la
dependencia de la necesidad-proyecto quien
revisa que debidamente sustentada. Si tiene
observaciones las hace llegar al Servidor
asignado para su correccin.
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
Asigna profesional del Grupo de Estructuracin
de Adquisiciones para analizar la solicitud de
actualizacin del PAA.
Coordinador Grupo de
estructuracin y
adquisiciones
6.1.1.1
Plan anual de
adquisiciones PAA -
NEON (actualizado)
Requiere adicin o traslado presupuestal?: en
caso afirmativo contina paso siguiente; de lo
contrario contina actividad "Presentar PAA
actualizado e Informe de Seguimiento a la
ejecucin del PAA a Comit Directivo".
Profesional asignado
Grupo estructuracin y
adquisiciones
Aprueba el PAA actualizado, previa revisin. Si
lo requiere solicita aclaraciones para su
aprobacin.
Comit de
Contratacin
Elaborar solicitud de
actualizacin del PAA y
revisa
Asignar profesional para
analizar solicitud de
actualizacin del PAA
Aprobar actualizacin
del PAA
Integrar solicitudes de
actualizacin del PAA de
las Dependencias
Atender observaciones
y Registrar PAA
actualizado del rea
Revisar el PAA
actualizado
Si
4
Requiere
adicin o
traslado
presupuestal
No
Si
5 .
No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
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30
31
Versin Pgina
Elaborado y
Revisado por:
UT - ITS Fundacin Creamos
Cristina Losada Senz -SDO
Aprobado
por:
Dunia Semmir Montaez
Subdirectora Contratacin
PROCESO: PRECONTRACTUAL Dependencia Responsable: Subdireccin de Contratacin Cdigo:
Contina procedimiento "Elaboracin de
estudios y documentos previos (Insumo)"
MACROPROCESO: CONTRATACIN
Fecha
Elaboracin:
11/22/2013
Fecha
Actualizacin
Publica el PAA actualizado aprobado en el
SECOP y traslada archivo a Oficina Asesora de
Comunicaciones para su publicacin en la
pgina WEB del MEN conforme al
procedimiento establecido para tal fin
Servidor asignado
Grupo de Apoyo
Solicita y obtiene adicin o traslado
presupuestal requerido y registra en el sistema
de informacin o aplicativo de contratacin.
Remitir al procedimiento financiero.
Servidor asignado
Dependencia MEN
Presenta el PAA actualizado del MEN y el
Informe de Seguimiento a la Ejecucin del PAA
para conocimiento del Comit Directivo.
Subdirector de
Contratacin
Elaboracin de
estudios y
documentos
previos (Insumo)
FIN
4
Publicar el PAA
actualizado en SECOP y
pgina Web del MEN
Solicitar y obtener
adicin o traslado
presupuestal
Presentar PAA
actualizado e Informe de
Seguimiento a la
ejecucin del PAA a
Comit Directivo
6 .