rea Sistema Nacional de Contabilidad

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Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre 2012
Notas de contabilidad
Cmo y cundo registrarlas?
rea
Sistema Nacional de
Contabilidad
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Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza*
Ttulo : Notas de contabilidad
Cmo y cundo registrarlas? - Parte nal
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 48 - Octubre 2012
Ficha Tcnica

Introducin
m) 140000 Cuentas de orden
n) 150000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusin
) 170000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusin cierre
o) 180000 Saneamiento contable
Sumari o
* Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado.
Introducin
En esta parte fnal, sobre la elaboracin de notas de contabilidad,
debemos recalcar la importancia de estas ya que al igual que
los registros administrativos del SIAF, sirven para alimentar de
informacin adecuada a los estados fnancieros y presupuestales.
Un aspecto que se debe tomar en cuenta al momento de registrar
las notas contables, es la identifcacin de los cdigos establecidos
en la base de datos del SIAF. El registro oportuno y consistente de
dichas notas constituye un indicador de la calidad y consistencia
de los estados fnancieros.
Espero que las instrucciones brindadas en esta secuencia de tres
captulos publicados en meses distintos de la revista Actualidad
Gubernamental sirvan como un manual prctico que oriente el
buen registro de las notas contables. En cuya parte fnal se con-
sidera las notas de tipo 140000 - Cuentas de orden y 150000
- Asientos de extincin, liquidacin y/o fusin. Y 180000 - sa-
neamiento contable.
m) 140000 Cuentas de orden
- 023 Cartas rdenes
- 024 Control de cartas rdenes
- 025 Bienes en prstamo y/o cedidos en uso entregados
- 026 Bienes en prstamo y/o cedidos en uso devueltos
- 027 Bienes en custodia
- 028 Bienes en custodia devueltos
- 029 Bienes no depreciables
- 030 Extorno de bienes no depreciables
- 031 Bienes a ser monetizados
- 032 Extorno de bienes a ser monetizados
X DEBE HABER
9105 BIENES EN PRSTAMO, CUSTODIA
Y NO DEPRECIABLES 290
910503 Bienes no depreciables
91050301 Equipos no depreciables
9106 CONTROL BIENES EN PRSTAMO, CUSTODIA
Y NO DEPRECIABLES 290
910603 Bienes no depreciables
91060301 Equipos no depreciables
Por el control de bienes menores a 1/8 de la UIT.
La UE 000015 realiza la compra de una impresora valoriza-
da en S/.290.00, dicho monto resulta menor a 1/8 de la UIT
y que, segn el Instructivo de Contabilidad N 2, debern ser
controlados a travs de cuentas de orden. Por lo que la ofcina
de contabilidad, independientemente de la contabilizacin de
la fase del compromiso, devengado y pago, deber controlar
dicha compra mediante notas de contabilidad, para ello utiliza
el cdigo 140000-029.
Caso prctico N 26
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l
- 036 Reconocimiento de obligaciones previsionales obtenidas
por clculo actuarial
- 037 Rebaja de la alcuota de obligaciones previsionales
registradas en el ejercicio
- 038 Garantas otorgadas
- 039 Garantas a favor de terceros
- 040 Registro de la deuda e intereses por devengar por arren-
damiento fnanciero
- 041 Para rebajar el saldo de la obligacin por la transferencia
efectuada al MEF
- 042 Cuentas de contingencias
- 043 Cuentas de contingencias por contra
- 044 Por el registro de los intereses por devengar
- 045 Por la rebaja de los intereses por devengar
- 046 Entrega de certifcados de inversin pblica regional y
local CIPRL Tesoro Pblico
- 047 Documentos emitidos y/o recibidos
- 048 Control de documentos emitidos y/o recibidos
- 050 Convenios aprobados por ejecutar
- 051 Ejecucin de convenios aprobados
Informe Especial
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Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre 2012
X DEBE HABER
9103 VALORES Y GARANTAS 750.00
910306 Valores y documentos en cobranza
9104 VALORES Y GARANTAS POR CONTRA 750.00
910406 Control de valores y documentos en cobranza
Por el control de cuentas de cobranza dudosa castigadas cuyo
derecho a cobro no se ha extinguido.
Caso prctico N 27
El pliego 003 ha realizado la provisin y castigo de cuentas
de cobranza dudosa bajo el mtodo directo por la suma de S/.
750.00, sin embargo el derecho a cobro no se ha extinguido,
En tal sentido, la ofcina de contabilidad controla dicho monto
a travs de cuentas de orden, pare ello elabora la nota de con-
tabilidad utilizando el cdigo 140000-021.
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
La Municipalidad 007 suscribe un contrato con la empresa Bob
El Constructor S.A.A. para la realizacin de la obra denominada
Construccin del C.E. N 47300 fnanciada con recursos del
Foncomn por la suma de S/.350,000.00. En tal sentido, la of-
cina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando
el cdigo 140000-001.
Caso prctico N 28
X DEBE HABER
9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 350,000
910101 Contratos y proyectos aprobados
9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 350,000
910201 Contratos y proyectos por ejecutar
Por la suscripcin de contrato.
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
La Municipalidad 007 recibe de la empresa Bob El Constructor
S.A.A la carta fanza N 12-0-11111 por concepto de garanta de
fel cumplimiento por la suma de S/.35,000.00. En tal sentido, la
ofcina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando
el cdigo 140000-019.
X DEBE HABER
9103 VALORES Y GARANTAS 35,000
910304 Garantas recibidas
9104 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 35,000
910404 Control de garantas de terceros
Por la recepcin de la carta fanza.
Caso prctico N 30
La Municipalidad 007, despus de la culminacin de la obra
de la construccin del C.E. N 47300, realiza la devolucin de
la carta fanza N 12-0-11111 a la empresa Bob El Constructor
S.A.A. la por la suma de S/.35,000.00. En tal sentido, la ofcina
de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el
cdigo 140000-020.
X DEBE HABER
9104 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 35,000
910404 Control de garantas de terceros
9103 VALORES Y GARANTAS 35,000
910304 Garantas recibidas
Por la devolucin de la carta fanza.
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
Caso prctico N 29
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
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X DEBE HABER
X
9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 500,000
910102 Prstamos internos aprobados
9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 500,000
910202 Contratos de prstamos por utilizar
Por el contrato del prstamos aprobado.
9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 500,000
910202 Contratos de prstamos por utilizar
9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 500,000
910102 Prstamos internos aprobados
Por el contrato atendido por el BN.
Caso prctico N 31
La Municipalidad Provincial 333 celebra un fnanciamiento con el
Banco de la Nacin por la suma de S/.500,000.00 para la com-
pra de maquinaria pesada. En tal sentido, independientemente
de la contabilizacin de los registros administrativos, la ofcina
de contabilidad registra la nota de contabilidad por el contrato
aprobado y atendido, para ello utiliza los cdigos 140000-003
y 140000-004, respectivamente.
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
Caso prctico N 32
Caso prctico N 33
La Municipalidad Provincial 333 recibe el prstamo del Banco
de la Nacin por la suma de S/.500,000.00, el mismo que
genera un inters de S/.18,000.00. En tal sentido, independien-
temente de la contabilizacin de los registros administrativos, la
ofcina de contabilidad registra la nota de contabilidad por los
intereses por devengar, para ello utiliza el cdigo 140000-044.
La Municipalidad Provincial 333 realiza el primer pago de la
cuota del prstamo del Banco de la Nacin por la suma de
S/.33,000.00, el mismo que genera un inters de S/.650.00.
En tal sentido, independientemente de la contabilizacin de
los registros administrativos, la ofcina de contabilidad registra
la nota de contabilidad por los intereses devengados, para ello
utiliza el cdigo 140000-045.
X DEBE HABER
9103 VALORES Y GARANTAS 18,000
910310 Intereses por devengar
9104 VALORES Y GARANTA POR CONTRA 18,000
910410 Intereses por devengar por el contrario
Por los intereses por devengar.
X DEBE HABER
9104 VALORES Y GARANTAS POR CONTRA 650.00
910410 Intereses por devengar por contra
9103 VALORES Y GARANTA 650.00
910310 Intereses por devengar
Por los intereses devengados.
n) 150000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusin
En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son
reconocidas a travs de los cdigos siguientes:
- 002 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado del saldo
acreedor de la hacienda Nacional adicional a la Hacienda
nacional.
- 003 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado del saldo
deudor de la Hacienda Nacional adicional a la Hacienda
Nacional.
- 004 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado de traspasos
y remesas recibidas a la Hacienda Nacional adicional.
- 005 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado de traspasos
remesas entregadas a la Hacienda Nacional adicional.
- 006 Liquidacin, extincin y/o fusin, capitalizacin de
reservas a la Hacienda Nacional.
- 007 Liquidacin, extincin y/o fusin, capitalizacin de
supervit acumulado a la Hacienda Nacional.
- 008 Liquidacin, extincin y/o fusin, cobertura de dfcit
acumulado.
- 013 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado a resultado
de operacin.
- 014 Liquidacin, extincin y/o fusin, traslado a resultado
del ejercicio.
Informe Especial
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Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre 2012
X DEBE HABER
3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 950,000
320101Traspasos y remesas
32010101 Traspasos de fondos
3201010101 Tesoro Pblico
3101 HACIENDA NACIONAL 950,000
310101 capitalizaciones de la Hacienda Nacional
Por la capitalizacin de la Hacienda Nacional adicional -
Fusin de las UE.
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
) 170000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusin
cierre
En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son
reconocidas a travs de los cdigos siguientes:
- 001 Lliquidacin, extincin y/o fusin - asientos de cierre/
cuentas de balance
- 002 Liquidacin, extincin y/o fusin - asientos de cierre/
cuentas de orden
- 003 Liquidacin, extincin y/o fusin - asientos de cierre/
cuentas presupuestarias
- 004 Liquidacin, extincin y/o fusin - asiento de liquidacin
de cuentas de balance
- 005 Liquidacin, extincin y/o fusin - liquidacin de cuentas
de orden
o) 180000 Saneamiento contable
En este grupo, se registran las notas de contabilidad, que son
reconocidas a travs de los cdigos siguientes:
- 001 Saneamiento contable de cuentas patrimoniales
- 002 Saneamiento contable del activo (cuentas de orden)
- 003 Saneamiento contable del pasivo (cuentas de orden)
Caso prctico N 35
La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso del sanea-
miento contable en la cuenta 1101 Caja y bancos, se denota un
saldo en exceso de S/.200.00. En tal sentido, la Municipalidad,
despus de haber realizado todos los procesos del saneamiento
contable, elabora la nota de contabilidad, para ello utiliza los
cdigos 180000-001 y 180000-002.
X DEBE HABER
3401 RESULTADOS ACUMULADOS 200.00
340103 Efectos del saneamiento contable
34010301 Caja y bancos
1101 CAJA Y BANCOS 200.00
11010 Caja
Por el saneamiento contable.
X
9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO 200.00
911101 Caja y bancos
9112 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL ACTIVO 200.00
911201 Caja y bancos
Por el saneamiento contable.
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
Caso prctico N 36
La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de sanea-
miento contable ha encontrado diferencias entre el inventario
fsico y los libros contables en la cuenta 150108 Otras estructuras
por un valor de S/.150,000.00. En tal sentido, la Municipalidad,
despus de haber realizado todos los procesos del saneamiento
contable, elabora las notas de contabilidad, para ello utiliza los
cdigos 180000-001 y 180000-002.

X DEBE HABER
3401 RESULTADOS ACUMULADOS 150,000
340103 Efectos del saneamiento contable
34010321 Edifcios y estructuras
1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 150,000
150108 Otras estructuras
15010802 Infraestructura vial
1501080205 Otros
Por el saneamiento contable.
Caso prctico N 34
La UE 002 es fusionada a la UE 010, esta ltima absorbe los
saldos de la Hacienda Nacional adicional de la entidad fusiona-
da por la suma de S/.950,000.00. En tal sentido, la UE 010
elabora la nota de contabilidad, para ello utiliza el cdigo
150000-002.
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Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre 2012
Caso prctico N 37
La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de sa-
neamiento contable tiene un saldo de S/.5,300.00 en Cuentas
por pagar, sin embargo este saldo est referido a deudas a pro-
veedores y acreedores que no han sido ubicas y son por montos
menores a una UIT. En tal sentido, la Municipalidad, despus de
haber realizado todos los procesos del saneamiento contable,
elabora las notas de contabilidad, para ello utiliza los cdigos
180000-001 y 180000-003.


X DEBE HABER
X DEBE HABER
X
9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO 150,000
911119 Edifcios y estructuras
9112 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL ACTIVO 150,000
911219 Edifcios y estructuras
Por el saneamiento contable.
2103 CUENTAS POR PAGAR 5,300
210301 Bienes y servicios por pagar
21030101 Bienes y servicios por pagar
2103010102 Servicios
3401 RESULTADOS ACUMULADOS 5,300
340103 Efectos del saneamiento contable
34010331 Cuentas por pagar
Por el saneamiento contable.
9113 SANEAMIENTO DEL PASIVO 5,300
911301 Impuestos, contribuciones y otros
9114 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL PASIVO 5,300
911401 Impuestos, contribuciones y otros
Por el saneamiento contable.
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el
SIAF-SP:
Reportes notas de contabilidad
El SIAF nos facilita la emisin de reportes relacionados a notas de
contabilidad, dicho mecanismo se detalla en el mdulo contable
en la ruta siguiente: Reportes/Notas de contabilidad.
Ingresando a dicha opcin, se puede fltrar por mes, por
nmero y por cdigo y secuencia, tal como se aprecia a
continuacin:
Veamos algunos ejemplos de reportes:
a) Incorporacin saldos de balance
Base legal:
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Pblico
Artculo 29.- Ejercicio Presupuestario
El ejercicio presupuestario comprende el ao fscal y el pe-
riodo de regularizacin:
a) Ao Fiscal, en el cual se realizan las operaciones gene-
radoras de los ingresos y gastos comprendidos en el
Presupuesto aprobado, se inicia el 1 de enero y culmina
el 31 de diciembre. Solo durante dicho plazo se aplican
los ingresos percibidos, cualquiera sea el periodo del
que se deriven, as como se ejecutan las obligaciones
de gasto que se hayan devengado hasta el ltimo da
Informe Especial
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Actualidad Gubernamental N 48 - Octubre 2012
Depreciaciones 090000-004
PECOSAS 020000-015
Incorporacin de saldos de balance 100000-020
del mes de diciembre, siempre
que corresponda a los crditos
presupuestarios aprobados en los
Presupuestos.
b) Periodo de Regularizacin, en el
que se complementa el registro de
la informacin de ingresos y gastos
de las Entidades sin excepcin;
ser determinado por la Direccin
Nacional del Presupuesto Pblico
mediante Directiva, conjuntamen-
te con los rganos rectores de los
otros sistemas de administracin
fnanciera; sin exceder el 31 de
marzo de cada ao.
Artculo 42.- Incorporacin de
mayores fondos pblicos
42.1.d) Los recursos fnancieros, dis-
tintos a la Fuente de Financia-
miento Recursos Ordinarios,
que no se hayan utilizado
al 31 de diciembre del ao
fscal, constituyen Saldos de
Balance, los mismos que se
pueden incorporar durante la
ejecucin en el presupuesto
de la Entidad, bajo la modali-
dad de incorporacin de ma-
yores fondos pblicos que se
generen por el incremento de
los crditos presupuestarios.
El Saldo de Balance de las Fuentes de
Financiamiento recursos por operacio-
nes ofciales de crdito y donaciones y
transferencias que requiera de contra-
partida, ser asumida, exclusivamen-
te, con cargo al respectivo presupuesto
institucional aprobado para el pliego.
b) Depreciacin
Mtodo y Porcentaje de Depreciacin
Mtodo
Las entidades responsables a efec-
tuar la depreciacin de los bienes
del activo fjo utilizarn el mtodo
de lnea recta.
Porcentajes
Los porcentajes anuales de depre-
ciacin sern los siguientes:
- Edifcios 3%
- Infraestructura Pblica 3%
- Maquinaria, Equipo y otras
Unidades para la Produccin
10%
- Equipo de Transporte 25%
- Muebles y Enseres 10%
- Equipo de cmputo 25% (R.C.
N 143-2001-EF/93.01)
Las entidades podrn modifcar
los porcentajes de depreciacin
con Resolucin de la Alta Direc-
cin, en los casos debidamente
justifcados, a tal efecto, harn de
conocimiento de este cambio de
poltica a la Contadura Pblica de
la Nacin.
Los porcentajes anuales de deprecia-
cin que se venan efectuando al 31
de diciembre de 1997, continuarn
hasta completar dicha depreciacin.
Una vez que los activos se encuen-
tren 100% depreciados seguirn
figurando en libros con su valor
residual.
c) Documentos que intervienen en la
adquisicin y control de los Bienes
y Servicios que sustentan el regis-
tro contable
DOCUMENTOS FUENTE
1.1 rea de Bienes
Orden de Compra - Gua de Inter-
namiento
Orden de Servicios
Pedido-Comprobante de Salida
(PECOSA)
Inventario fsico
Existencia valorada de Almacn
Control Visible de Almacn
DOCUMENTOS CONTABLES
Orden de Compra - Gua de Internamiento
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Nota de entrada al Almacn
1.2 rea de Fondos
Recibo de Ingresos
Papeleta de depsitos
Nota de cargo
Nota de abono
Comprobantes de pago
Planillas de Haberes y Pensiones
Valorizacin de Obra
Otros