ADMISTRACION GENERAL

SISTEMA DE PRESUPUESTOS
QU ES UN SISTEMA?


QU UN PRESUPUESTOS?



SISTEMA PRESUPUESTARIO
El Sistema de Presupuesto es un conjunto ordenado y coherente de principios, disposiciones
normativas, procesos e instrumentos tcnicos, que tiene por objeto la formulacin,
aprobacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin, de los presupuestos pblicos, segn los
programas y proyectos definidos en el marco del Plan General de Desarrollo Econmico y
Social de la Repblica.
NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE PRESUPUESTOS
Las Normas Bsicas son de aplicacin obligatoria en todas las entidades y rganos pblicos
comprendidos en el alcance de los Artculos 3 y 4 de la Ley 1178 de Administracin y
Control Gubernamentales
Elaboracin de Reglamentos Especficos
I.- En cumplimiento de lo dispuesto por el Artculo 27 de la Ley 1178 y en el marco de las
Normas Bsicas y otras disposiciones legales inherentes al Sistema, las entidades y rganos
pblicos debern elaborar, y en su caso ajustar, el Reglamento Especfico del Sistema de
Presupuesto, en un plazo no mayor a 180 das computables a partir de la aprobacin de las
presentes normas.
II.- El Reglamento Especfico deber ser aprobado en cada entidad y rgano pblico, por la
mxima instancia resolutiva facultada en su norma legal de creacin, previa
compatibilizacin por el rgano Rector.
Un sistema es un conjunto
de partes o elementos
organizados y relacionados
que interactan entre s
para lograr un objetivo.
Es un proceso formal en el
que se realizan las
estimaciones de costos para
un perodo futuro.
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III.- Sujeto a las facultades y atribuciones establecidas en la norma legal de creacin de cada
entidad y rgano pblico, el Reglamento Especfico deber establecer:
a) Las instancias resolutivas de aprobacin del Reglamento Especfico, del Anteproyecto de
Presupuesto Institucional y de las modificaciones de estos documentos.
b) Los procesos inherentes al Sistema, las unidades encargadas de estos procesos y los
plazos de realizacin.
c) Los mecanismos y/o actividades de control, en el marco de las disposiciones legales y
normativa inherentes al Control Interno Gubernamental, emitidas por la Contralora General
de la Repblica.
Asimismo tiene por objeto la generacin y obtencin de informacin confiable, til y oportuna
sobre la ejecucin presupuestaria, para la evaluacin del cumplimiento de la gestin pblica.
El sistema de presupuesto cumple un doble papel, es uno de los sistemas que integran la
administracin financiera pblica y, al mismo tiempo es una herramienta de ejecucin de
polticas y planes a mediano y corto plazo.
Elaborar un presupuesto, es una actividad muy importante dentro de las organizaciones, y
para elaborarlo es conveniente que se pueda tomar en cuenta los siguientes factores:
Ventajas que ofrecen.
Limitaciones que se presentan al elaborar un presupuesto.
Perodos y subperodos presupuestarios.
Elementos del presupuesto.
Duracin de los perodos del presupuesto.
- Ventajas de los presupuestos
Los presupuestos se pueden preparar de diferentes formas, dependiendo de la complejidad
deseada. Todos ellos conllevan una serie de ventajas, incluso los presupuestos ms simples
presentan enormes ventajas por razones internas y externas.
A continuacin se presentan algunas ventajas:
1. Obliga a la Direccin a especificar los objetivos a mediano y largo plazo.
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2. Obliga a la Direccin a analizar los problemas futuros, para que puedan identificar las
diferentes alternativas.
3. Dirige el esfuerzo y la inversin hacia la alternativa ms rentable de todas.
4. Hace hincapi en la necesidad de coordinacin entre todos los elementos de la empresa,
ya que permite ver rpidamente las debilidades de una organizacin.
5. Sirve como medio de comunicacin.
6. Proporciona las normas de funcionamiento que sirven para obtener mejores rendimientos.
7. Indica aquellas reas faltas de control, proporcionando datos que se pueden emplear para
analizar las varianzas entre los valores reales y los presupuestados. Estas varianzas sirven
como plataforma para el estudio de la causa del problema.
- Limitaciones de los presupuestos
Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los
acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de
balance al proceso.
Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:
- Estn basados en estimaciones.
- Deben ser adaptados constantemente a cambios importantes que surjan.
- Su ejecucin no es automtica, se necesita comprender su importancia.
- Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin.
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE PRESUPUESTOS
Los principios que sustentan el Sistema de Presupuesto, adems de la eficacia, eficiencia y
oportunidad, establecidos en la Ley 1178, son:
a) Equilibrio: Para cada gestin fiscal, en cada entidad y rgano pblico, el monto total del
presupuesto de gastos debe corresponder al monto total de recursos incluido en el
Presupuesto.
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b) Sostenibilidad: El Presupuesto de cada entidad debe sujetarse a las posibilidades reales
de su financiamiento.
c) Universalidad: El presupuesto de cada entidad y rgano pblico debe contener todos los
recursos y gastos que se estimen disponer y realizar para cada gestin fiscal.
d) Transparencia: El presupuesto debe ser expresado en trminos claros, y difundido tanto
al interior de cada entidad como para conocimiento pblico.
e) Flexibilidad: El presupuesto puede ser objeto de ajustes o modificaciones, debindose
sujetar los mismos a las disposiciones legales y tcnicas establecidas o que se establezcan
para este efecto.
INTERRELACIN CON OTROS SISTEMAS
El Sistema de Presupuesto se interrelaciona con todos los Sistemas previstos por la Ley
1178, en los siguientes trminos
Con el Sistema Nacional de Planificacin
Que permite definir los objetivos, polticas, programas y proyectos, de los planes generales y
sectoriales de desarrollo, a nivel nacional, departamental, regional y municipal, y de los
planes estratgicos institucionales.
Con el Sistema Nacional de Inversin Pblica
Mediante la definicin de proyectos de inversin pblica, consistentes con los planes
generales y sectoriales de desarrollo, para la correspondiente asignacin de recursos.
Con el Sistema de Programacin de Operaciones
Que establece los objetivos de gestin, objetivos especficos y operaciones que deben
realizar las entidades y rganos pblicos para alcanzar estos objetivos.
Con el Sistema de Organizacin Administrativa
Que permite la definicin de la estructura organizacional de cada entidad, necesaria para la
ejecucin de los programas y proyectos.
Con el Sistema de Administracin de Personal
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Que permite definir la planilla presupuestaria para programar y efectuar los pagos de
salarios.
Con el Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
Que permite establecer el cronograma de adquisiciones de bienes y servicios segn los
requerimientos identificados en el Programa de Operaciones Anual y las asignaciones
presupuestarias aprobadas.
Con el Sistema de Tesorera y Crdito Pblico
Que permite la programacin de pagos en funcin del flujo de caja y de las asignaciones
aprobadas.
Permite asimismo establecer los lmites mximos de endeudamiento.
Con el Sistema de Contabilidad Integrada
Que registra las transacciones que resultan de la ejecucin de las operaciones y proporciona
informacin para el seguimiento y evaluacin de la ejecucin financiera de la entidad.
Con el Sistema de Control Gubernamental
Que establece los mecanismos necesarios para inducir el cumplimiento de objetivos de
gestin, con transparencia, eficiencia, economa y eficacia; y para la evaluacin del grado de
cumplimiento y eficacia del Sistema de Presupuesto.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO
El Sistema de Presupuesto est compuesto por los subsistemas de:
a) Formulacin del Presupuesto
Cada entidad y rgano pblico deber elaborar y emitir en forma peridica, reportes de
ejecucin financiera del presupuesto. Estos reportes deben ser preparados a nivel agregado
o institucional y por categora programtica.
Los reportes de ejecucin financiera debern considerar la relacin con la ejecucin fsica
prevista en el Programa de Operaciones Anual.
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b) Ejecucin del Presupuesto
La ejecucin del presupuesto es un proceso complejo, que incorpora diversas fases del
proceso presupuestal, dentro de las cuales podemos mencionar.
- El programa de caja
Se trata de un programa presentado a nivel mensual, que comprende la totalidad de los
ingresos y gastos autorizados por la ley de presupuesto a las diversas entidades. Lo
elaboran el Ministerio de Hacienda y el Departamento Nacional de Planeacin con base en
proyectos que envan las diversas entidades. Es aprobado por el Consejo Superior de la
Poltica Fiscal.
c) Seguimiento y evaluacin del Presupuesto
Cada entidad y rgano pblico deber efectuar la evaluacin de la ejecucin del presupuesto
de recursos y gastos, vinculando esta evaluacin con el cumplimiento gradual y total de los
objetivos de gestin previstos.
Esta evaluacin deber realizarse en forma peridica, durante la ejecucin, y al cierre del
ejercicio fiscal.
La evaluacin deber posibilitar:
La identificacin de los factores o circunstancias que hubieran incidido en la ejecucin
del presupuesto.
La adopcin de medidas correctivas que permitan el cumplimiento de los objetivos de
gestin,
La evaluacin de la gestin pblica.
A nivel institucional, cada entidad deber presentar los informes de evaluacin, al rgano
Rector y a las instancias de fiscalizacin previstas en disposiciones legales, al cierre de cada
gestin fiscal o cuando los mismos les sean requeridos.
El Sistema de Seguimiento y Evaluacin Presupuestaria incorpora en un principio tres
instrumentos centrales para su desarrollo:
Indicadores de Desempeo (ID
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Balance Anual de Gestin Pblica (BAGP)
Evaluacin de Programas Pblicos (EPP)
TCNICA PRESUPUESTARIA
La elaboracin del presupuesto se efectuar utilizando las Directrices Presupuestarias
emitidas por el Ministerio de Hacienda, en su calidad de rgano rector del Sistema de
Presupuesto.

TIPOS DE PRESUPUESTOS.














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2. Tipos de sistemas presupuestarios.
1.4.1 Tipos de Sistemas Presupuestarios.
Central.
Seguridad Social.
Provincial.
Municipal.


2.3. Clases de presupuestos.
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuacin se
expone una clasificacin de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:
SEGN LA FLEXIBILIDAD.
Rgidos, estticos, fijos o asignados.
Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado ste, no se
permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efecta
un control anticipado sin considerar el comportamiento econmico, cultural, poltico,
demogrfico o jurdico de la regin donde acta la empresa.
Flexibles o variables.
Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden
adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos,
costos y gastos ajustados al tamao de operaciones manufactureras o comerciales.
SEGN EL PERIODO QUE CUBRAN.
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La determinacin del lapso que abarcarn los presupuestos depender del tipo de
operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee,
ya que a ms tiempo corresponder una menor precisin y anlisis. As pues, puede haber
presupuestos:
A corto plazo: Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de
operaciones de un ao.
A largo plazo: En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes
empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el
perodo presidencial establecido por normas constitucionales en cada pas.
SEGN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA.
De Operacin o Econmicos. Incluye la presupuestacin de todas las actividades para el
perodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de
prdidas y ganancias proyectadas. Entre stos podran incluirse:
Presupuesto maestro. Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa.
Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido
como el "presupuesto de presupuestos".
Presupuesto de ventas. Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y
productos.
Financieros. Incluye el clculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el
balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorera y el de capital tambin
conocido como de erogaciones capitalizables.
SEGN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN.
Presupuestos del Sector Privado. Los presupuestos del sector pblico cuantifican los
recursos que requieren la operacin normal, la inversin y el servicio de la deuda pblica de
los organismos y las entidades oficiales.
Presupuestos del Sector Pblico. Los utilizan las empresas particulares como base de
planificacin de las actividades empresariales
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Tambin existen otros presupuestos como:
Presupuestos intermedios
Presupuestos operativos
Presupuestos de inversiones
POR SU CONTENIDO.
Principales: Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los
elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.
Auxiliares: Son aquellos que muestran en forma analtica las operaciones estimadas por
cada uno de los departamentos que integran la organizacin de la empresa.
POR LA TCNICA DE VALUACIN.
Estimados: Son los presupuestos que se formulan sobre bases empricas; sus cifras
numricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan slo la
probabilidad ms o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
Estndar: Son aquellos que por ser formulados sobre bases cientficas o casi cientficas,
eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a
diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.
POR SU REFLEJO EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.
De Posicin Financiera: Este tipo de presupuestos muestra la posicin esttica que tendra
la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por
medio de lo que se conoce como Posicin Financiera Presupuestada.
De Resultados: Que muestran las posibles utilidades a obtener en un perodo futuro.
De Costos: Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronsticos
de ventas, y reflejan, a un perodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por
concepto del Costo Total o cualquiera de sus partes.
POR LAS FINALIDADES QUE PRETENDE
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De Promocin: Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansin; para su
elaboracin es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el
perodo presupuestal.
De Aplicacin: Normalmente se elaboran para solicitud de crditos. Constituyen pronsticos
generales sobre la distribucin de los recursos con que cuenta, o habr de contar la
Empresa.
De Fusin: Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de
resultar de una conjuncin de entidades.
POR REAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD.
Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las reas y niveles en
que se divide una compaa.
POR PROGRAMAS.
Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales,
descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relacin con
los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada
dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.
Base Cero. Es aquel que se realiza sin tomar en consideracin las experiencias habidas.
Este presupuesto es til ante la desmedida y continua elevacin de los precios, exigencias
de actualizacin, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles,
bsicamente.
Sistema presupuestario
3. Concepto de sistema presupuestario.
El Sistema de Presupuesto es un conjunto ordenado y coherente de principios, disposiciones
normativas, procesos e instrumentos tcnicos, que tiene por objeto la formulacin,
aprobacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin, de los presupuestos pblicos, segn los
programas y proyectos definidos en el marco del Plan General de Desarrollo Econmico y
Social de la Repblica.
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El sistema de presupuesto est conformado por un conjunto de polticas, normas,
organismos, recursos y procedimientos, utilizados en las distintas etapas del proceso
presupuestario; el cual tiene por objeto prever las fuentes y montos
Los sistemas presupuestarios son reductores de incertidumbre, ofrecen a la empresa la
oportunidad de planificar, ejecutar y controlar los aspectos financieros de los planes
elaborados de una manera sistemtica, integral e integradora de todas las reas de la
organizacin. Para la consecucin de los objetivos de la organizacin bajo este entorno
cambiante, se requiere pronosticar los eventos y prepararse para ellos, en todos los
aspectos: materiales, humanos y financieros.
Para comprender del tema estudiado que es El Sistema Presupuestario debemos tener en
consideracin dos conceptos primordiales:
Qu es un Sistema? es un conjunto de partes lgicamente organizadas e
interdependientes, cuyo fin es lograr objetivos y metas que le son comunes.
Qu es el Presupuesto? es la estimacin programada, de manera sistemtica, de las
condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo
determinado.
3.1. Caractersticas de sistemas presupuestarios.
El proceso presupuestario se fundamenta en la ley orgnica de administracin financiera del
sector pblico.
Requiere de un proyecto y est comprendido en un plan.
El periodo presupuestario es la de duracin anual.
Permite determinacin de responsabilidades pblicas.
Cuenta con clasificadores de ingresos y gastos enlazados y consolidados.
Existe una oficina nacional de presupuesto.
Se clasifican los ingresos de acuerdo al criterio de periodicidad.
Hay participacin de todos los niveles de la administracin pblica.
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Participan diferentes instituciones.
Caractersticas de un sistema presupuestario del gobierno sonido.
Los siguientes elementos clave son caractersticas de un sistema de presupuesto del
gobierno sonido:
Un marco legal para definir los roles y responsabilidades institucionales, incluidos los
controles y equilibrios (rendicin de cuentas).
Un presupuesto global que capta la totalidad de las operaciones financieras del gobierno.
La informacin precisa y oportuna y proyecciones (esto depende del desarrollo de buenas
estadsticas demogrficas y de la capacidad a un coste eficiente implementacin de las
polticas).
Un proceso que es transparente, permite una participacin significativa de la legislatura y la
sociedad civil, y se basa en la supervisin del rendimiento del sistema presupuestario.
3.2. Tipos de sistemas presupuestarios.
1.4.1 Tipos de Sistemas Presupuestarios.
Central.
Seguridad Social.
Provincial.
Municipal.
3.3. Clasificacin del Sistema Presupuestario.
Administrativa y orgnica: muestra los gastos en funcin de los rganos gestores del Sector
pblico, o sea, muestra en que se gasta y cmo se hace.
Econmica: permite analizar el impacto de la actividad pblica sobre la actividad econmica
nacional. Se basa en el empleo adecuado de los gastos y los ingresos. Presenta los gastos
corrientes del gobierno, los de inversin, otorgamiento de subsidios y los prstamos
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gubernamentales. Se determina la proporcin de los gastos pblicos en relacin con el
producto nacional y su distribucin. Igualmente se trata de ordenar las transacciones
gubernamentales, segn su naturaleza y sus efectos en la vida nacional.
Por programas: tiene como finalidad utilizar el presupuesto no solo como un instrumento de
control de recursos, sino adems como un instrumento de gestin. Expresa la cuanta de
recursos destinados a los principales propsitos u objetivos del Sector pblico, pretende
convertir el presupuesto en un instrumento de asignacin eficiente de recursos, aunque es
una forma superior de concebir este, est orientado a la gestin y no a la administracin, o
sea, se vinculan recursos y resultados.
Modelo de sistemas presupuestarios
El sistema presupuestario debera captar y responder a las caractersticas ms relevantes
del contexto en que se desarrolla la gestin pblica para fomentar el comportamiento de
gasto ms adecuado a cada contexto. En la tabla siguiente se proponen los elementos
bsicos de un modelo presupuestario acorde con un contexto de incertidumbre.